Táblázatkezelés alapjai, feladata, műveletei…
A táblázatkezelésről általában A számítógépen megvalósítandó feladatok legnagyobb csoportját táblázat- vagy adatbáziskezelő programokkal oldjuk meg. Adott feladat megoldásakor sok esetben nehéz eldönteni, hogy táblázat-, vagy adatbázis kezelő programot használjunk. A választ az nem döntheti el, hogy mely programtípus kezelésében vagyunk járatosabbak, hiszen egyes feladatokat táblázatkezelővel könnyebben megvalósíthatunk, míg másokat szinte lehetetlen. Mindemellett az adatbázis- és táblázatkezelésnél a programokat profi módon ismerőnek is gondot okozhat az, hogy megtalálja az eredményhez vezető legmegfelelőbb matematikai algoritmust. További különbség, hogy az adatbázis kezelésnél többnyire nem látjuk egyben a teljes adathalmazt, viszont kényelmesebbek a lekérdezések, egyedi illetve pillanatnyi igények szerinti adatkiválogatások, továbbá jobban megváltoztathatók az adatbeviteli és megjelenítési módszerek. Táblázatkezelésnél inkább az előre definiált számolási módszer alapján meghatározott adatmegjelenítés kerül előtérbe. Az adatbázis-kezelőkkel többnyire bármilyen adat-struktúra felírható, a táblázatkezelőkkel viszont többnyire csak a két- esetleg háromdimenziós táblázatok. •
A táblázatok
Táblázatokkal, annak ellenére, hogy ezeket elsősorban üzleti tervezésre és könyvelésre tervezték, alkalmasak tudományos számításokra és általános adatkezelésre is. A táblázatban egy kétdimenziós rácsba, sorokba és oszlopokba lehet beírni az adatokat, s azután számtalan módon lehet ezeket manipulálni. A táblázatkezelő programok tehát elsősorban különböző számítási feladatok elvégzésére szolgálnak, régebben gyakran nevezték őket számolótáblának is. A számítások alapjául szolgáló adatokat táblázat formájában tároljuk, ezért is hívják őket táblázatkezelőknek. A táblázatokban a számokon kívül tárolhatunk szöveges adatokat is. Ezek leggyakrabban a szám jellegű információk kiegészítésére, azonosításra szolgálnak. A táblázatban található számokkal bármilyen matematikai műveletet elvégezhetünk. A táblázatkezelő programok természetesen ismerik az aritmetikai alapműveleteket, de az alkalmazott program szolgáltatáskészletétől függően számos magas szintű matematikai, statisztikai, pénzügyi számítást, vagy elemzést is elvégezhetünk a függvények és a különböző „elemzőeszközök” alkalmazásával. Az adatok kiértékelésében és elemzésében komoly segítséget nyújtanak a különböző grafikonok, diagramok, amelyek használatával az adatokat látványosan, grafikus formában jeleníthetjük meg. A táblázatokban tárolt adatoknak nem kell feltétlenül szárazon megjelenniük, a programok számos lehetőséget nyújtanak az adatok esztétikus formázására. Használhatunk különböző betűtípusokat és betűjellemzőket, keretezhetjük a táblázatokat szegélyekkel, kiemelhetjük a fontos adatokat árnyékokkal, színekkel. •
A táblázat részei
A táblázatok oszlopok –ból és sorok –ból állnak. A sorokat számokkal, az oszlopokat az „ABC” betűivel azonosítjuk. Az oszlopokból és sorokból álló táblázatot úgynevezett cellák –ra osztjuk. A cellák azonosítása úgy történik, hogy melyik betűvel jelzett oszlop hányadik számú soráról van szó. Az adatbáziskezelő programok mezői megfeleltethetők a táblázatkezelő oszlopainak, míg a rekordjai a soroknak. Eszerint a bal felső cellát A1 -vel, a harmadik oszlop negyedik sorában található cellát C4 -vel azonosítjuk. Az azonosítás az X, Y, Z után AA, AB, AC -vel folytatódik. A feladatvégzés során előfordul, hogy nem egy cellára, hanem több cellából álló területre kell hivatkozni, ezt tartomány –nak nevezzük. Egy összefüggő tartományra a bal felső és a jobb alsó cella meghatározásával hivatkozunk, egymástól kettősponttal elválasztva - C4:E8.
Kijelölhetünk olyan tartományt is, amely nem csak szomszédos, egy négyszög alakú területen elhelyezkedő cellákból áll. Ezt nem összefüggő tartománynak nevezzük. Az ilyen területekre úgy hivatkozhatunk, hogy egymástól pontosvesszővel elválasztva megadjuk az egyes négyzet alakú résztartományokat ( E3:E6;E9:F10 ) Azt a cellát, amelybe éppen adatot vihetünk be, aktív cellának nevezzük. Ezt a cellát vastag vonallal bekeretezve láthatjuk. Ha tartományt jelöltünk ki, az aktív cella a fekete színű tartományon belül, fehér színnel hívja fel magára a figyelmet. A cella tartalma igen sokféle lehet, melyek közül hármat célszerű kiemelni. • a fejlécet vagy információs szöveget tartalmazó cella – ez egy előre meghatározott szöveg, amely arra utal, hogy abban a sorban vagy oszlopban milyen adatok állnak, azok az adatok mire vonatkoznak. Ilyen cellák állhatnak a táblázatban bárhol önállóan is. E cellák tartalmát a munka során többnyire nem módosítjuk. • adatcella – ebbe a cellába íródnak be a felhasználó által a szerkesztő sorba begépelt adatot • a számolt cellák – a táblázatokat többnyire azért készítjük el, hogy a folyamatosan bevitt adatok alapján mindig aktuális képet kapjunk adatainkról. Ez csak úgy megy, ha a számolható adatokat nem nekünk kell állandóan újraszámolni. Ilyen számolt cella lehet például egy táblázat összesen oszlopában található érték, vagy az összesen sor bármelyik cellája. E cellákba tehát nem a felhasználónak kell adatot írni, hanem a táblázat elkészítésekor kell meghatározni, hogy az adott cella tartalmát a gép hogyan számolja ki. Ennek megfelelően e cellákba többnyire valamilyen matematikai formulák – aritmetikai alapműveletek, képletek, függvények, logikai műveletek – kerülnek. Természetesen a táblázatban nem a matematikai képlet látszik, hanem annak eredménye. A cellákba írt adatokat az adatbázis-kezelőkhöz hasonlóan megkülönböztethetjük típus szerint is, ennek megfelelően lehet például karakteres, numerikus, százalékos, pénznem, dátum, logikai, leíró, stb. adattípus. A nagyobb méretű táblázat esetén, a képernyő korlátozott méreténél fogva, csak egy része látható a táblázatnak, ez különösen akkor jelenthet problémát, ha nem tudjuk, hogy az adott cella mit tartalmaz, hiszen a fejléc már nem látható a monitoron. A táblázatkezelők e problémát úgy küszöbölik ki, hogy a táblázat készítője meghatározhat néhány sort és oszlopot, amelyek a munka során mindig a képernyőn maradnak. Az így kijelölt fejlécet akkor is láthatjuk, ha a
képernyőre mondjuk 15 sor fér ki, de mi a huszadik sorban lévő adatokkal akarunk dolgozni. A fejléc rögzítését természetesen külön kell kérni a programban. •
Milyen feladatot célszerű táblázatkezelővel megoldani Az üzleti élet adathalmazainak legnagyobb részét úgynevezett kétdimenziós adatbázisok képezik, azaz táblázatok formájában is felírhatók. Ez esetben a feldolgozandó adatokat sorokban és oszlopokban (esetleg további lapokban) rögzíthetjük. Jellemző, hogy egy-egy adathalmazt egy táblázatra úgy viszünk fel, hogy ha az bővül, akkor ez függőlegesen lefelé eredményezzen táblázatnövekedést. Ennek megfelelően például ha ismerőseink adatait szeretnénk egy táblázatban rögzíteni, akkor egymás mellé (természetesen külön oszlopba) írjuk az egy adott ismerős nevét, címét telefonszámát stb. Újabb ismerős nevét az előző alá kell felvinni úgy, hogy az azonos jellegű adatok azonos oszlopba kerüljenek. Tehát, mivel a táblázatkezelés kétdimenziós adatfeldolgozási folyamat, amelyben az adatokat sorokban és oszlopokban írjuk fel, ezért a táblázatkezelő programokkal az így leírható, többnyire számoltadatokat tartalmazó feladatokat célszerű megoldani.
Vegyünk most egy igen jellegzetes példát, melyben egy cég különböző bevételei és kiadásai szerepelnek havi bontásban. A táblázatban tehát egyrészt fel kell tüntetnünk a hónapokat és az éves összesítést, másrészt a különböző bevételi és kiadási adatokat valamint ezek összesítését is. Nézzük, hogy lehetne ezeket a legcélszerűbben felírni az előzőek figyelembevételével… Hónap
Bevételek Eladások rendszeres
Kiadások bér és jár. anyagktsg.
Összesen
Január Február Március Április Május Június Július Augusztus szeptember Október November December Összesen Természetesen egy valódi célokat szolgáló táblázat ennél több oszlopot tartalmaz, de már ezen a kis táblázaton is jól látszik az adatfelvitel módja. Általában a táblázatkezelés is két jól elkülöníthető feladatból áll. Az egyik feladatrész a táblázat elkészítése, definiálása, amikor meghatározzuk, hogy a táblázat hogy nézzen ki, milyen elemeket, milyen formában tartalmazzon. A másik, pedig a táblázat használata, adatokkal való feltöltése, vagy a benne lévő adatok módosítása. Persze az egész feladatnak semmi értelme nem lenne, ha a felhasználónak a használat során bármit is számolni kellene. A táblázatkezelésnek pont az a lényege, hogy a számítógép a meglévő adatok figyelembe vételével a számolható adatokat állandóan aktuális értéken tartja. Így tehát az összesen sorokat nem nekünk kell állandóan számolgatni, hanem azt a gép tölti ki a meglévő adatok alapján.
•
Táblázatok készítésének alternatívái
Táblázatok elkészítéséhez több program közül is választhatunk, melyek között ma talán a legismertebb a Microsoft Office programcsomagjának Excel programja, vagy a korábban használt Lotus 1-2-3, a Quattro, melyek kezelése nagymértékben hasonlít egymásra. Azt, hogy melyik táblázatkezelőt alkalmazzuk, igen sokféle tényező befolyásolhatja… • Az egyik lényeges tényező a hardver. Egyszerűbb számítógépen ( 286 –os ) nem igazán kényelmes Windows alatt dolgozni, s az Excel program is lassan működni. A táblázat nyomtatását vesszük figyelembe, DOS alatti táblázatkezelő program ( Quattro ) a mátrixnyomtatót a tökéletesen működteti, míg a Windows alatt futtatható programok igen lassúak. A jó minőségű lézernyomtatók adta lehetőségeket DOS alatti programok esetén ( Quattro ) nem tudjuk kihasználni, míg az Excelhez szinte tökéletes. • A másik lényeges tényező az ember. A Quattro program kezelése lényegesen egyszerűbb, kevesebb ismeretet igényel, de igen sok hasznos szolgáltatást nyújtó funkció hiányzik belőle, amelynek más módon való pótlása bonyolíthatja a feladat-végrehajtást. Ezzel szemben az Excel sokkal több mindent tud, melyeket persze nem feltétlenül kell mind ismerni, de használatához lényeges a Windows alapvető ismerete.
Microsoft Excel Az Excel táblázatkezelő programot a Windows operációs rendszerből indíthatjuk. A program indításának feltétele a sikeres telepítés, mivel az Excel egy igen nagyméretű egyedileg telepítendő program. Az Excel indítását követően először a Microsoft Excel feliratot tartalmazó ábra jelenik meg, majd ez eltűnve egy üres táblázat. •
A program felépítése A program a többi Windows -hoz hasonlóan menürendszerű. A különböző tevékenységek kiválasztása úgy történik, hogy a program-ablak felső sorában található megfelelő menüpontra állva egyszer megnyomjuk az egér gombját, majd a legördülő menüből a kívánt menüpontot, rákattintva, kiválasztjuk. Adott funkció kiválasztása történhet az azt szimbolizáló, menüsor alatt található szimbólummal is. Ez esetben a kívánt gombra kell állítani az egérkurzor nyílhegyét, majd egyet kattintani az egér billentyűjével. A gombok használatáról tájékoztatást is ad a program olymódon, hogy az egérkurzorral a gombra állva, néhány másodperc elteltével megjelenik a gomb funkcióját leíró információ. A program bármely ismeretlen funkciójához, szolgáltatásához érve, igénybe vehetjük az ún. súgó szolgáltatásait, amely a többi Windows alkalmazáshoz hasonlóan itt is segít, ha feladat megoldása közben elakadtunk.
•
Az Excel táblázat felépítése Az Excel táblázat felépítése szintén sor és oszlopszerkezetű, annyi kiegészítéssel, hogy a program egyszerre több ilyen táblázattal képes dolgozni olymódon, hogy minden táblázatot külön munkalapra helyez, de ezeket egy állományban tárolja. Természetesen e munkalapok között is létrehozhatunk matematikai kapcsolatot, azaz hivatkozhatunk a másik munkalapra. További lehetőség, hogy egyszerre több állománnyal is dolgozhatunk, bár ennek használata már nem javasolt. Az Excel ablakának jobb felső részében a Windows szabályainak megfelelően a programablak kezeléséhez szükséges szimbólumokat találjuk. Ez alatt helyezkedik el a menüsor, majd alatta a különböző tevékenységeket realizáló nyomógombok. A nyomógombok alatti sor igen fontos, hiszen itt jelzi az Excel az aktuális cella azonosítóját, s mellette a tartalmát.
A felső sorban a címsor látható, melynek bal szélső részén vezérlő doboz található, rákattintva az Excel bezárása ( Close ) és ablakkezelő feladatokat indító opciók vannak. A jobb oldalán, pedig három ablakvezérlő gomb van, amelyek közül a baloldalival ideiglenesen minimalizálható az ablak, a középsővel teljes képernyős megjelenítésre térhetünk át, a jobb-szélsővel, pedig bezárható az ablak.. A címsor alatt a menüsor és az eszközsor van, amelyek a leggyakrabban használt parancsok gyors kiadását teszik lehetővé. Ha a kurzormutatót rávisszük ezekre a szimbólumokra, megjelenik alattuk a funkciójuk neve, ha pedig rájuk kattintunk, végrehajtódik a hozzá rendelt művelet. Az eszközsor alatt található a formázó sor, ez alatt, pedig a parancssor, ahol adatok vihetők be a fő munkatáblába. Az általunk begépelt szövegen kívül még a következők láthatók ebben a sorban… • • • •
név doboz – a kiválasztott cella azonosító nevét mutatja. A cella neve az oszlop betűjelének és a sor számának a kombinációja, mégsem ( x ) – ez a szimbólum csak adatbevitelkor válik láthatóvá. Az aktív cella tartalmának javítása során előfordulhat, hogy az új adatok begépelése nem megfelelő, ezért a javítás visszavonható. elfogad ( 3 ) – ez a szimbólum csak adatbevitelkor válik láthatóvá. Az aktív cellába begépelt adatok elfogadását, jóváhagyását hajtja végre. függvényvarázsló ( fx ) – segítségével könnyedén kiválaszthatók és beilleszthetők az Excel beépített függvényei a számolt-cellák tartalmának, ill. értékének meghatározásakor.
Egy Excel állomány Munkafüzetbe van szervezve, és mindegyik munkafüzet legalább 1, legfeljebb csak 256 Munkalapot tartalmazhat. Az Excel indítása után az üres munkafüzet jelenik meg, amelynek Munkafüzet1, ill. Munka1…Munka256 a neve. A munkafüzetben található munkalapok számát a Menüsor -> Beállítások pontjában lehet beállítani, egyébként legfeljebb csak 256 lehet egy munkafüzetben. Az egyes munkalapok a képernyő alján látható kapcsolósor segítségével választhatók ki. Az alkalmazás elindítása után egy üres táblázat nyílik meg a fő ablakban, mely az aktuális táblázat, aktív munkafüzetének munkalapjait tartalmazza. Egy aktív táblázat maximum 256 db oszlopból,
amelyet betűkkel jelölnek ( A, B, C, ... AA, AB, AC, ) és maximálisan 65.536 db számmal jelölt sorból áll ( 1, 2, 3,...), melyekből csak néhány fér a képernyőre. Az oszlopok és sorok cellákra osztják fel a táblázatot, amelyek adatbevitelre, ill. adattárolásra használhatók. Az egyes cellákra az oszlop betűjelének és a sor számának a kombinációjával hivatkozhatunk, pl. a legelső cella azonosítója A1. Az aktív cella kiemelt – vastag sötét – kerettel van megjelölve, és egy kis fekete téglalap található a jobb alsó sarkában. Az Excel ablakának legalsó sorában egy olyan státuszsort találunk, amely egyrészt megmutatja a program állapotát ( Kész, Táblázat újraszámolása, stb. ), másrészt a különböző billentyűk helyzetét ( Ins, Scroll Lock, stb. ). •
Excel oktatóprogram használata Az Excel program tartalmaz néhány beépített oktatóprogramot, amelyek a működtetés, ill. a működés alapelveinek bemutatását segítik. Ez a funkció bármely futási szituációban elérhető. Az indításhoz a Súgó menü, Gyors áttekintés menüpontját kell választani. Négy interaktív leckéből álló bevezetést tartalmaz. A Súgó menü segítségével elérhető egy „Példák és demó”, funkció is, amelyek abban nyújtanak segítséget, hogy az alkalmazás által nyújtott szolgáltatások alaposabban megismerhetők legyenek. Fontos és érdemes megjegyezni, hogy az F1 billentyű megnyomásával bármikor segítséget kérhetünk, mely nagyon egyszerűvé és gyorssá teheti munkánkat.
•
Gyorsbillentyűk A táblázatok létrehozása sokféleképpen tehető gyorsabbá. Gyorsmenük – ha az egérkurzor egy cellára mutat és lenyomja a jobboldali egér gombot, egy menü jelenik meg, ami a leggyakrabban használt parancsokat tartalmazz. Mivel ez a funkció megtalálható minden újabb Microsoft felhasználói programban, érdemes megismerni és használni.
•
Mozgás a táblázatban Az Excel indítása után a kurzor mindig az A1 –es, aktív cellára mutat. Az aktív cella mindig kerettel van megjelölve, melynek hivatkozási címe megjelenik a név dobozban. A táblázatban a négy nyílbillentyűvel, vagy a függőleges és vízszintes gördítősávok segítségével lehet mozogni. Ezeken kívül használhatók még az alábbi billentyűk is : o o o o o o o o
•
Ctrl + Home PgDn PgUp Tab Shift + Tab Alt + PgDn Alt + PgUp Ctrl + End
ugrás alaphelyzetbe (A1) lapozás egy ablakkal lejjebb lapozás egy ablakkal feljebb következő cellára ugrás (jobbra) előző cellára ugrás (balra) lapozás egy ablakkal jobbra lapozás egy ablakkal balra ugrás az utolsó cellára.
Adatbevitel A cellákba történő adatbevitelhez először ki kell jelölni a cellát a nyíl gombokkal, vagy rákattintással. Ezután be kell gépelni a szöveget, majd lenyomni az Enter billentyűt, vagy rákattintani az „Elfogad ( 3 )” szimbólumra. A cella tartalma lehet címke, szám, vagy képlet… o
címkék – normál szövegek, amelyek úgy jelennek meg, ahogy begépeltük őket. Ha a szöveg számjeggyel vagy műveleti jellel kezdődik, a program számként próbálja
o
o
értelmezni. Ezért ilyenkor aposztróffal kell kezdeni a szöveget, ami a cellában nem jelenik meg, de a Név dobozban igen. számok – numerikus információk, begépelésük hármas számcsoportokban vesszővel elválasztva, vagy a nélkül történhet. Az angol nyelvben az ezreseket vesszővel, a tizedes részt pedig ponttal választják el, a magyarban pontosan fordítva. Azt, hogy a program mit fogadjon el a Windows/Sajátgép/Vezérlőpult/Területi beállítások részben lehet beállítani ! képletek – lehetnek az alapvető matematikai alapműveletek, egyszerű kalkulációk, matematikai, statisztikai, egyéb függvények és számítások, amelyek egy vagy több cella aktuális tartalmán hajtódnak végre. Minden ilyen esetben a – címkéktől, vagy a számoktól való megkülönböztetés érdekében – egyenlősség-jellel ( = ) kell kezdeni az adatbevitelt.
Az adatbevitelnél a cella begépelt tartalma megjelenik a parancs- vagy szerkesztő sorban. •
A cella tartalmának változtatása Adatmódosításkor, az adott cella adatainak újraszerkesztésekor elkerülhető a teljes tartalom újragépelése. Ehhez a cellára duplán rá kell kattintani, vagy rávinni a kurzort és megnyomni az F2 billentyűt. Mindkét esetben a kurzor megjelenik a cellában, ami az egérrel, vagy a jobbra/balra nyíllal jelölt kurzorvezérlőkkel pozícionálható. Az ezután begépelt szöveg „be-inzertálódik” a vonal mögé. A vonaltól balra eső karaktereket a Backspace, a jobbra esőket a Delete billentyűvel lehet törölni. A szerkesztés az Enter lenyomásával fejezhető be.
•
Tartomány kiválasztása Jó néhány Excel parancs egynél több cellára is vonatkozhat. A tartomány egy, vagy több téglalap alakú rész, ún. blokk a táblázatban. Néhány speciális tartomány kiválasztása a következőképpen történik… o o o
Egyetlen cella Teljes oszlop Teljes sor
rákattintás a cellára rákattintás az oszlop betűjelére rákattintás a sor sorszámára
A teljes táblázat rákattintás a bal felső cellára, ahol a sorszámok oszlopa és az oszlopbetűk sora metszi egymást. Egyszeres tartomány ( blokk ) – ún. folytonos tartomány egyetlen téglalap alakú blokk – háromféle módon választható ki... Pozícionáljunk a tartomány bal felső cellájára, nyomjuk le a bal egér gombot és lenyomva tartva azt vonszoljuk át a kurzort a tartomány jobb alsó sarkába, azaz „meszeljük le" a kívánt területet. Jelöljük ki a tartomány bal felső celláját, ezután vigyük át a kurzort a jobb alsóra, majd nyomjuk le a Shift billentyűt, s míg lenyomva tartja, kattintson az egérrel erre a cellára. Pozícionáljunk a tartomány bal felső cellájára, nyomjuk le az F8 billentyűt, és a nyíl gombokkal jelöljük ki a kívánt területet. Többszörös tartomány ( több blokk ) – nem folytonos blokk kiválasztása, legegyszerűbben az egérrel hajtható végre. Először jelöljünk ki egy blokkot a fenti három módszer egyikével, majd a Ctrl billentyűt nyomvatartása mellett jelöljük ki a következő blokkot az egérrel.
Tartomány feltöltése Gyakori követelmény, hogy sorokat vagy oszlopokat folyamatosan változó értékekkel töltsünk fel. Például… 1, 2, 3, 4, 5, …
Hétfő, Kedd, … Január, Február, … Az Excel olyan lehetőségeket nyújt ehhez, amelyek meglepik a kevésbé kifinomult táblázatkezelőkhöz szokott felhasználókat. Ugyanis az alkalmazás beépített szolgáltatása, hogy képes számtani sorozatok automatikus előállítására, vagy a hét, vagy a hónapok neveinek automatikus generálására adott egymás melletti vagy alatti, oszlop vagy sor celláiba
Adatok kimentése és betöltése ( Save, Open ) Az új munkalap ill. annak munkafüzeteinek celláiba felvitt adatok a számítógép memóriájában vannak tárolva, egyéb adattárolóra csak a felhasználó kérésére történik meg a kimentésük. Azért fontos az adatok rendszeres kimentése, hogy elkerüljük azok elvesztését. Van lehetőség azonos időközönként történő automatikus mentésre is, ezt a funkciót külön be kell kapcsolni. Ebben az esetben egy biztonsági másolat készül, ami az adatok „normális” kimentése és a programból történő kilépés után törlődik. Ám ha ez, pl. áramszünet miatt, nem történt meg, a program ismételt indítása után betöltődik ez a biztonsági másolat és a fejlécben az állománynév előtt a „Recovered” ( visszaállít ) felirat látszik. Az Excel első indításakor a megnyíló dokumentum a Munkafüzet1 nevet kapja. Kimentéséhez a Fájl menü, Mentés ( Save ) opcióját kell kiválasztani. Az Excel által felajánlott Munkafüzet1 dokumentum-név megváltoztatható egy max. 255 karakterből álló bármilyen más névre. Ha nem változtatja meg a dokumentum nevét, akkor Munkafüzet1.xls –ként kerül rögzítésre. Ha nem az Excel főkönyvtárába akarja menteni a dokumentumot, a könyvtár és a meghajtó nevét is meg kell adni. Egy korábban rögzített dokumentum betöltéséhez a Fájl menü Megnyitás ( Open ) opcióját kell választani, majd a megfelelő dokumentumot kiválasztani. Megjegyzendő, hogy más programokkal ( pl. Lotus 1-2-3 ) készített dokumentumok is betölthetők. A konvertálható állomány-típusok listája az Megnyitás párbeszédablakban a Fájl típusok kiválasztásával tekinthetők meg.
Formulák és függvények Az alapértelmezett aritmetikai operátorok minden cellában szerepelhetnek… + * / ^
összeadás, kivonás szorzás osztás hatványozás
Az egyértelmű adatmegadás érdekében zárójeleket kell használni, mert aritmetikailag helyesen kell az összefüggéseket megadni. Már csak azért is, hiszen itt kötelezően figyelembe kell venni a műveletek „precedenciáját”, s mivel ezt könnyű eltéveszteni, egyszerűbb a zárójelezés. Az Excel beépített függvények széles választékát kínálja, ami nagyon hatékonnyá teszi a használatát. A függvények teljes listája megtekinthető az Eszközsor, Függvényvarázsló funkció kiválasztásával.
Adatmozgatás Kivágás és beillesztés – válasszuk ki a mozgatni kívánt tartományt. Kattintsunk az Olló szimbólumra az eszközsoron a tartomány kivágásához, majd vigyük a kurzort abba a cellába, amelyik a tartomány új kezdőpozíciója lesz. Kattintsunk a Beilleszt szimbólumra, amikor is a kivágott rész beíródik az új helyére. Vonszolás és elejtés ( Drag and drop ) – az előbbi művelet gyorsabban hajtható végre a „fogd és vidd” módszer segítségével. Válasszuk ki a mozgatni kívánt tartományt. Pozícionáljunk a tartomány keretére úgy, hogy a kurzor bekeretezett, belül üres nyíllá változzon. A baloldali
egérgombot benyomva tartva vonszolja el a tartományt az új helyre, majd dobja le a gomb elengedésével.
Cellahivatkozások Alapértelmezetten a cellahivatkozások relatívek. Ez azt jelenti, hogy a cella tartalmának másolásakor a cellahivatkozásokat is viszi magával, az új helynek megfelelően. Pld.: ha a C1 cella az A1+B1 képletet tartalmazza, a más helyre történő másolás a következő eredményeket adja : C1 =A1+B1 C2 =A2+B2 C3 =A3+B3 stb. Bizonyos esetekben fontos, hogy a cellahivatkozások ne változzanak, tehát abszolút legyen, például amikor egy cella konstans matematikai kifejezést tárol. Ha el karjuk kerülni a cellahivatkozás megváltozását másolásnál, a cella oszlop és sor azonosítója elé dollár jelet kell írni ( $ ). Tehát például B1 helyett $B$1-et kell írni. Úgy is abszolúttá tehetjük a cellába eredetileg dollárjelek nélkül beírt formulát, ha beírás után megnyomjuk az F4 funkcióbillentyűt. Az előző példánál maradva, ha a B1 cellára abszolút módon hivatkozunk, akkor a másolás a következő eredményeket adja… C1 =A1+$B$1 C2 =A2+$B$1 C3 =A3+$B$1 stb. A cellahivatkozás bármikor abszolúttá tehető, ha rákattintunk, majd megnyomjuk az F4 billentyűt. Arra is lehetőség van, hogy csak a sor-, vagy csak az oszlophivatkozást tegyük abszolúttá ( B$1, vagy $B1 ), ezt vegyes cellahivatkozásnak nevezzük
Cellák és tartományok elnevezése Eddig az A2…C5 típusú cellahivatkozásokat használtuk a formulákban és kifejezésekben. A kifejezések könnyebben érthetővé válnak és csökken a hibalehetőség, ha a celláknak jelentéssel bíró neveket adunk és ezek után ezekre hivatkozunk. Például érthetőbbek lesznek a képletek, ha az ÁFASZÁZALÉK ( VATRATE ) szöveget használjuk az A2 konstans megjelölésére. A tartománynév beállításához ki kell választani a cellát, majd az Beszúrás menüből ki kell választani a Név megadása opciót. Ha a cellához tartozó sornak, vagy oszlopnak van cím mezője, a program megpróbálja kitalálni a cella nevét. A felajánlott nevet el lehet fogadni, de át is lehet írni másra. Ha definiáltunk egy tartomány nevet, akkor azt a továbbiakban használhatjuk a formulákban. Ha például a B2 cellához az EGYSÉGÁR ( UNITCOST ), a C2 -höz pedig az ÁFA ( VAT ) nevet rendeltük, akkor a következő kifejezés helyett : =B2*C2 azt is írhatjuk, hogy… =UNITCOST*VAT Név természetesen több cellát tartalmazó tartományhoz is rendelhető.
Dátumok használata Az Excel kezeli a beírt dátumokat és ezekkel aritmetikai műveletek is végezhetők. A program az alábbi formában beírt karaktersorozatok bármelyikét automatikusan dátumként értelmezi… Formátum Példa d/m/yy 14/6/92 d-mmm-yy 14-Jun-92 d-mmm 4-Jun mmm-yy Jun-92
A dátumok valójában számként tárolódnak, ezért könnyű velük számításokat végezni. A dátum is a nemzetközi beállításoknál változtatható meg a Vezérlőpult – Területi beállítások, pl. a számunkra kellemesebb, megszokott, ún. Európai sorrendre, ami yy.mm.dd, azaz év, hónap, nap, pl. 97.09.31.
A táblázat formattálása A munkalapok, táblázatok formátumának megváltoztatása többféle módon a történhet. A legegyszerűbb lehetőség a kívánt tartomány beállítása után a Formátum menüben felajánlott opciók kiválasztása után a táblázat, a kijelölt tartomány, de akár egyetlen cella formátuma is beállítható.
A szövegstílus változtatása A formázósor alapértelmezett kelléke a „Stílus”, a „Betűtípus”, a „Betűméret” opció. Ezekkel a funkciókkal beállítható a leírt karakter stílusa, betűtípusa, betűmérete.
Számformátum megváltoztatása A számformátum megváltoztatása a Formátum – Cellák – Számok választás után megjelenő opciók segítségével lehetséges. Három kategóriában történhet a változtatás, megváltoztatható a tizedes-jegyek száma, pénznemjelzés szúrható be és meghatározható, hogy százalékban vagy törtformában íródjanak-e ki a számok.
Szövegek és számok igazítása Alapbeállításban a szövegek a cellák bal széléhez, a számok a cellák jobb széléhez igazodnak. Ez a beállítás nagyon egyszerűen megváltoztatható. Kiválasztva egy vagy több cellát az eszközsoron lévő ikonokra kattintva a cellák tartalma a baloldalhoz, középre, jobboldalhoz igazítható. A negyedik lehetőség az, hogy ha több cellát egyesítünk, és azok közepéhez igazítjuk a szöveget.
Grafikonok készítése A grafikonkészítés az Excel fontos részét képezi, s erre nagyon hatékony és rugalmas eszközök állnak rendelkezésre. A grafikonok egy munkalap részét is képezhetik, de előállíthatók külön munkalapon is. A grafikonok mindkét esetben, dinamikus kapcsolatban vannak a táblázat adataival, vagyis ha az adatokat megváltoztatjuk, a grafikon ennek megfelelően azonnal mutatja az adatok változását.
Adatcsere más alkalmazásokkal Az alapértelmezett Windows rendszer sajátosságainak megfelelően, amikor az Excelben adatokat másolunk, vagy kivágunk, ezek vágólapra kerülnek a következő ilyen műveletig. Ezek az adatok beilleszthetők más alkalmazói programmal készített dokumentumokba is. Különösen fontos ez a lehetőség Excelben készített grafikonok esetében, amiket például a Word -vel készített dokumentumokba illeszthetők be. Ehhez hasonlóképpen a más alkalmazásokban előállított adatok is beilleszthetők az Excel munkalapokba, tehát a Word –ben készített táblázat adatai integrálhatóak az Excel táblázatba.
Lista rendezése Az adatok tárolásának egyik formája a lista. Ez egy olyan táblázat, amelyben az első sor tartalmazza a tételek címeit, a következő sorok, pedig az adatok tárolására szolgálnak. Ez a módszer teljesen megegyezik a relációs adatbázis-kezelésben szokásos tárolással, az első sor a mezőneveket, a következő sorok az egyes rekordokat tartalmazzák. Egyébként, ha relációs
adatbázist importálunk Excelbe, pl. dBASE -ből vagy ACCESS -ből, ugyanilyen formában jelenik meg az adatbázis, s az ilyen táblázatok exportálhatók is relációs adatbázis-kezelők számára olvasható állományokba. Excelben sokféle feladat során van szükség listák növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezésére, s ezért a program egyszerű és komplex eszközöket biztosít ehhez.
Cellák igazítása és sortördelése Ezek nagyon fontos lehetőségek az Excelben. Arra szolgálnak, hogy a szöveget a Word -höz nagyon hasonló módon igazíthassuk, tördelhessük. Ezen túl, az Excel az egyetlen olyan program a Microsoft Office programcsomagban, amellyel a cellák szövege 90°-kal elfordítható.
Nyomtatás Nyomtatás előtt a Fájl menüben válassza ki az Oldalbeállítás menüpontot és állítsa be a nyomtatási paramétereket, beleértve a lap beállításait… Álló Fekvő Margókat Fej- és láblécek Cellarácsozat
( portrait ) ( landscape ) ( Header és Footer ) ( cell gridlines ) be- vagy kikapcsolását (on/off).
Végül a File menüben válassza ki a Nyomtatási kép a képernyőre menüpontot, amivel ellenőrizheti, hogy a nyomtatás megfelelő lesz-e. Ebben az üzemmódban a margók vonszolással megváltoztathatók, egyes részek, pedig kinagyíthatók a pontosabb ellenőrzéshez. Az opció használata megakadályozhatja a felesleges nyomtatásokat.
Munkalapok összekapcsolása Az Excel Munkafüzet egy vagy több munkalapból állhat. Mindegyik munkalap tartalmazhat táblázatos adatokat és grafikonokat, de lehetőség van arra is, hogy ezeket a lapokat „linkeljük”, vagyis összekapcsoljuk, láncoljuk egymással. Így az adatokat alcsoportokba sorolhatjuk, amelyek adatai egymástól függetlenül változtathatók, míg az összegző jellegű lapok a különböző munkalapok adataitól függően változnak meg.
