MEMBUDAYAKAN E-MAIL DAN SCANNER DALAM BERSURAT & BERTABAYUN/TA’AWUN (Salah Satu Upaya Efesiensi Pelayanan Publik Yang Prima) Oleh: Drs. Suyadi,MH. PENDAHULUAN Asas Peradilan kita dapat dilihat antara lain dalam UU. No. 48 tahun 2009 pasal 2 (4) yang bunyinya bahwa: “Peradilan dilakukan dengan sederhana, cepat, dan biaya ringan”. Lalu pada pasal 4 (2) berbunnyi : “Pengadilan membantu pencari keadilan dan berusaha mengatasi segala hambatan dan rintangan untuk dapat tercapainya peradilan yang sederhana, cepat, dan biaya ringan”. Dengan adanya perkembangan dan kemajuan ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), mau tak mau dunia hukum (aktifitas peradilan) harus mengikutinya, jika tidak mengikutinya, tentu akan ketinggalan. Bahkan mungkin akan dianugerahi suatu gelar : « Mohon maaf », dengan berbagai cemoohan seperti Gaptek (Gagap teknologi), kuno, kolot, Hakim atau aparat hukum Staat Blaat dan sebagainya. Oleh karena itu bapak KMA Hatta Ali, telah menghimbau kepada aparat peradilan yang pada pokoknya semua harus mampu dan paham mengenai perkembangan Tehnologi Informasi, sehingga tidak gaptek.(badilag.net) Berbagai fasilitas telah disediakan dalam dunia maya, baik yang positif maupun yang negatif, tergantung para penggunanya (Usser). Tentunya bagi yang dapat menfaatkan dengan sebaik-baiknya pantas untuk berterimakasih (Alhamdulillah) namun bagi yang tidak dapat memanfatkannya atau justru mungkin tersesat karenanya, boleh mengucapkan : « Na’udzubillahi min dzalik », karena sudah banyak kejadian kedua-duanya. Penulis menyadari, sangat tidak ahli dalam bidang Iptek, lebih focus lagi mengenai Tehnologi Informasi (TI), namun karena tuntutan zaman, maka haruslah kita mengejarnya. Maka dari itu kalau boleh menghimbau kepada semuanya, kiranya tidak ada salahnya. Bagi yang merasa belum dapat mengoperasikan computer atau sejenisnya mulai detik ini mari kita bersama belajar dan terus belajar untuk mengejar terhadap Iptek dan TI, yang terus berkembang begitu pesatnya, meskipun mungkin kita tetap tertinggal namun upaya belajar sampai kapanpun tetap tidak boleh berhenti. Dalam praktek sehari-hari di Pengadilan Agama (PA), untuk menerapkan asas-asas Peradilan tersebut di atas, kadang-kadang masih sering dijumpai hambatan-hambatan antara lain karena kurang tenaga, kurang frofesional dan atau karena factor wilayah yuridis yang perlu meminta bantuan dengan Pengadilan lain karena di luar yuridiksi Peradilan yang menangani kasus tersebut. Hal-hal yang penulis maksud adalah masalah surat menyurat terkait pemanggilan, pemberitahuan isi Putusan, Penyitaan, Eksekusi dan lain, dan hal-hal tersebut sering dikenal dengan istilah “Tabayun”. Oleh Karena itu perlu adanya upaya pemangkasan dan solusi dari proses yang biasanya perlu waktu panjang menjadi pendek, hal yang ruwet menjadi sederhana, yang biasanya biaya mahal menjadi murah. Dengan kata lain mencari solusi proses Peradilan yang efektif dan efesien yang terkait minta bantuan dengan Pengadilan lain. Sebenarnya Mahkamah Agung (MA) dan Badilag sudah biasa membuat pengumuman, Pemanggilan Pelatihan melalui webset resminya, sehingga sudah tidak asing lagi mengenai TI dan sudah bukan eranya lagi untuk gaptek. 1
Menyinggung Pengertian Tabayun Penulis belum menemukan devinisi makna « Tabayun « yang pasti benarnya , atau arti yang memenuhi setandar ilmiah, namun pernah mencoba membuka-buka kamus, namun belum juga mendapatkan makna yang memuaskannya . Apabila tidak kliru, istilah « Tabayun » berasal dari bahasa Arab, mashdar dari lafadz: تبين يتبين تبينا: (tabayyana- yatabayanu- tabayyunan) yang bermakna (menyatakan/menerangkan/croscek). Anehnya di dunia Peradilan Agama khususnya, sudah tidak asing lagi istilah tabayun tersebut. Mayoritas para senior kita mengartikan Tabayun adalah minta bantuan pemanggilan kepada Pengadilan Agama lain, karena di luar yuridiksinya, seperti Juru Sita PA.Jember minta bantuan memanggil kepada PA, Lumajang, PA. Tulungagung, minta bantuan kepada PA.Jakarta Pusat, PA.Merauke dan sebagainya.Hal tersebut hampir semua aparat Peradilan Agama telah memaklumi dan tanpa ada yang protes atas istilah tersebut. Sebagaimana telah terurai di atas, bahwa tujuan tabayun tersebut adalah Pengadilan tertentu minta bantuan kepada Pengadilan lain karena obyek atau subyek hukum di wilayah Pengadilan lain, oleh karena itu kiranya yang mendekati kebenaran istilah maksud tersebut, jika diambilkan dari bahasa Arab adalah dari lafadz :( )عا نdi ikutkan wazan ( ا ستعا ن- ) ا ستفعلartinya : minta pertolongan/bantuan, atau setidak=tidaknya yang mendekati makna minta bantuan adalah « Ta’awun » ( )تعا ونdari wazan “Tafaa’alayatafaa’alu-tafaa’ulan” sehingga menjadi “Ta’aawana-yata’aawanu- ta’aawunan”, bukan dari lafadz ( تبين ) يتبين تبيناartinya sebgaimana tersebut di atas yakni “Saling membantu/minta bantuan”. Lafadz tersebut juga dapat dilihat dalam Al-Qur’an yang berbunyi: “Ta’aawanu ‘alal birri wa taqwa…” Dengan demikian, jika memang yang dimaksud tabayun itu memang minta bantuan kepada pengadilan lain, dalam hal kegiatan keyustisialan seperti minta bantuan untuk memanggilkan pihak berperkara untuk hadir di Pengadilan Agama tertentu, maka istilah yang demikian menurut hemat penulis adalah suatu istilah “Yang Salah Kaprah”, yakni suatu istilah yang salah namun semua orang sudah samasama maklum dan secara umum telah menggunakannya tanpa ada yang mempermasalahkannya. Dari uraian-uraian di atas, menurut hemat penulis, minta bantuan kepada Pengadilan lain (Tabayun) harus diganti dengan istilah « Isti’an » atau lafadz yang mirip dengan Tabayun adalah « Ta’awun » yang dapat diartikan minta bantuan kepada Pengadilan lain. Hal-hal Yang Sudah Terbiasa Tabayun/Ta’awun Suatu sistem kerja sama antar Pengadilan Agama yang sudah biasa dilakukan oleh Pengadilan harus minta bantuan Pengadilan lain karena Subyek dan obyeknya berada di wilayah Pengadilan lain yakni antara lain:
Pemanggilan Pihak Perkara Pemberitahuan Putusan Sita Jaminan Pemeriksaan Setempat Eksekusi 2
Seringkali rentang waktu proses dalam berkirim surat yang terkait minta bantuan dengan Instansi lain, dengan memakai jasa Post, meskipun jaraknya dekat, target diterimanya memerlukan waktu berminggu-mingu, apalagi jika jauh seperti antar Provinsi antar Pulau, apalagi antar negara. Tentu perlu waktu lebih panjang lagi. Kini sudah ada fasilitas yang mudah, murah dan cepat yakni E-mail. Bahwa E-mail adalah singkatan dari Elektronik mail dengan kata lain surat elektronik. Kenapa hal ini tak dilakukannya oleh aparat peradilan. Hal itu menurut hemat penulis karena kurang dibudayakannya, kurang sosialisasi dan kurang penekanan oleh pemegang otoritas Pimpinan (Politicall Will), karena masih terbiasa pakai pola lama seperti masih memakai Jasa Post, yang pada era Orde Baru dulu tak masalah karena pernah tidak pakai biaya jasa Post tersebut, namun kini tidak gratis jasa pengiriman lewat Kantor Post tersebut. Tehnis Efesiensi Berkirim Surat Mengingat, perkembangan dan kemajuan zaman sangat luar biasa, jumlah perkara masuk di Pengadilan semakin banyak, maka untuk mengefektifkan dan dan mengefesienkan dalam kegiatan administerasi surat menyurat paling tidak sebagai berikut :
Hendaknya harus ada suatu gerakan, kebijakan dan membudayakan E-mail secara nasional. Untuk masa awal-awal suatu kebijakan tersebut perlu sosialisai mengenai manfaat E-mail oleh para pucuk pimpinan yang mempunyai power. Namun pengiriman melalui secara manual (melalui Kantor Pos), sementara tetap berjalan menunggu situasi memungkinkan. Setelah masa sosialisasi diperkirakan sudah cukup lebih kurang (1 s/d 3 bulan), pengiriman secara manual lambat laun harus dihentikan. Surat-surat atau dokumen apapun yang akan dikirim harus disecan dan di simpan dalam file tertentu, supaya aman dan masih ada aslinya dan jika dicetak seperti aslinya. Diikuti komunikasi lewat telpon, baik Telpon biasa ataupun HP (Hand Pound). Harus dipersiapkan petugas khusus sebagai pengakses Website terkait Administerasi Umum, yang stand by mengontol Surat masuk dan keluar dalam Email resminya atau mungkin pada Face Book( FB), dan harus disimpan (Save) pada file khusus, misalnya khusus Surat masuk bulan tertentu, Surat Keluar bulan tertentu tahun sekian dan seterusnya. Harus dipersiapkan Jaringan sinyal (signal) Internetnya yang handal, sehingga setiap butuh arsip atau mendounlood file tertentu tidak lemot.
Perbedaan waktu pengiriman secara Manual Dengan E-mail Kiranya, perlu di uraikan secara singkat mengenai perbedaan waktu yang diperlukan antara pengiriman surat secara manual dengan Elektronik (Email), yakni:
Suatu contoh PA. jember minta bantuan memanggil atau Pemberitahuan secara manual tentang sesuatu hal melalui PA. Lumajang atau PA. Banyuwangi, tidak cukup dalam waktu 1 bulan. Karena Petugas harus pergi ke kantor post, kemungkinan 2 minggu baru di terima oleh PA yang di tuju tersebut, lalu PA, yang dituju tadi 2 minggu lagi baru sempat memanggil kepada pihak yang dimaksud. Lalu 2 minggu lagi mungkin baru kembali surat Panggilan tadi di PA. Jember. Apabila melalui pengiriman dokumen melalui Elektronik, misanya PA Jember minta bantuan pemanggilan (bertabayun atau berta’awun) kepada PA Jakarta Pusat melalui Email, jika jaringan 3
inetrnet signal kuat, dalam tempo beberapa detik sudah sampai kepada tujuannya. Kemudian petugas khusus PA yang dituju tadi dalam beberapa menit segera mendownloud dan jangan lupa disimpan ke file khusus, supaya gampang mencarinya, lalu dicetak, dilanjutkan ke bagian administerasi umum, diteruskan kepada atasannya, supaya di disposisi dan esok harinya petugas Juru Sita dapat melaksanakan pemanggilan,kemudia hasil pemanggilan tersebut harus di scan pula, lalu di kirim lewat email kepada alamat PA. Yang minta bantuan tadi (misalnya PA.Jember). Dengan demikian proses pemanggilan cukup memakan waktu paling lambat 2 minggu dan sudah beres (sudah kembali di PA Jember relas tersebut). Tentang permintaan bantuan pemanggilan atau Pemberitahuan isi putusan Pemeriksaan setempat (PS), Penyitaan atau Eksekusi (Ta’awun) Secara Manual, ( melalui Kantor Pos), Memakan Tenggang waktu yang Relatif Lama. Mengirim dokumen melalui Faksimail, memang relative cepat dan murah, namun para Ahli Hukum umumnya meragukan atas keotentikannya, di samping itu tulisannya mudah kabur tulisannya. Sedangkan pengiriman dokumen suatu contoh Relas dengan disecan, kemudian di kirim melalui email sangat mirip dengan aslinya dan bisa diprin (dicetak sesuai dengan aslinya), sehingga dari segi keotentikannya relative lebih terjamin.
Fungsi E-mail Apabila mengutip dari blog-blog dari teman-teman di Blogernya dan Website di dunia maya, seperti Wikipedia bahwa mengenai Surat Elektronik (E-mail, dapatlah diambil beberapa manfaat pada pokoknya antara lain:
Biaya murah tidak terpengaruh jarak Sebagai tempat konfirmasi bila mendaftar di situs lain seperti Facebook, Twitter, Blog, dan sebagainya. Bisa membaca/mengirim email dimana saja dan kapan saja selama ada koneksi internet. Untuk mengirim surat tidak perlu ke kantor pos, cukup duduk di depan komputer yang terhubung Internet dan ketik pesan lalu dikirim ke alamat tujuan. Bahkan sekarang ini E-mail bisa dikirim melalui media komunikasi mobile seperti ponsel dan PDA (Personal Assistant Data) serta HP (Hand Pound). Cepat Hanya dengan hitungan detik E-mail dapat dikirimkan ke belahan dunia manapun. Murah Biaya pengiriman relatif sangat murah dibandingkan penggunaan telepon atau surat, terutama jika mengirim surat atau interlokal ke luar daerah atau luar negeri. Hemat sumber daya Kita tidak perlu membeli kertas, pulpen, atau memboroskan tinta printer untuk digandakan lalu dikirimkan ke beberapa orang sekaligus yang tidak sedikit mengeluarkan biaya. E-mail bisa digunakan oleh siapa saja, di mana saja, dan kapan saja sebagai sarana komunikasi di seluruh penjuru dunia. Kita bisa menyimpan e-mail di server yang tidak akan hilang kecuali dihapus. Pesan multimedia Pesan yang dikirim tidak hanya sekedar teks (tulisan) saja. Isi e-mail dapat berupa gambar, foto, video, program, bahkan suara dan lain-lain.
Kekurangan E-mail Paling tidak E-mail mempunyai kelemahan antara lain sebagai berikut: 4
1. Hanya bisa dibuka (kirim/terima) di Komputer/mobile/handphone yang terkoneksi dengan Internet. 2. Bahwa E-mail tidak memiliki nada dering dan pengguna harus login serta mengecek kotak masuk (inbox) untuk mengetahui adanya email baru. 3. Apabila tak ada jaringan baik Listrik maupun Signyal pada Websitenya, tentu tak bisa di akses E-mail tersebut. Mengenal Scanner Mungkin ada baiknya sedikit menyinggung mengenai Scanner, sekedar untuk menambah wawasan kita. Dengan mengutip dari Blogger templates, , bahwa Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar. Bentuk dan ukuran scanner bermacam-macam, ada yang besarnya seukuran dengan kertas folio ada juga yang seukuran postcard, bahkan yang terbaru, berbentuk pena yang baru diluncurkan oleh perusahaan WizCom Technologies Inc. Scanner berukuran pena tersebut bisa menyimpan hingga 1.000 halaman teks cetak dan kemudian mentransfernya ke sebuah komputer pribadi (PC). Scanner berukuran pena tersebut dinamakan Quicklink. Pena scanner itu berukuran panjang enam inci dan beratnya sekitar tiga ons. Scanner tersebut menurut WizCom dapat melakukan pekerjaannya secara acak lebih cepat dari scanner yang berbentuk datar. Data yang telah diambil dengan scanner itu, bisa dimasukkan secara langsung ke semua aplikasi komputer yang mengenali teks ASCII. Pada saat ini banyak sekali scanner yang beredar di dunia dengan berbagai merk pula, Di antaranya scanner keluaran dari Canon, Hewlett Packard ( HP ), EPSON, UMAX dan masih banyak lagi. Perbedaan tiap scanner dari berbagai merk terletak pada pemakaian teknologi dan resolusinya. Pemakaian teknologi misalnya penggunaan tombol-tombol digital dan teknik pencahayaan. Tehnis pengoperasian scanner Tidak ada sesuatu yang sulit bagi orang yang mau belajar dan ingin bisa, tentu di mulai dari tombol mouse untuk memulai Scanning, yang prosesnya antara lain sebagai berikut:
Dokumen yang mau discan disiapkan seperti halnya mau memfoto copy. Penekanan tombol mouse dari komputer menggerakkan pengendali kecepatan pada mesin scanner. Mesin yang terletak dalam scanner tersebut mengendalikan proses pengiriman ke unit scanning. Kemudian unit scanning menempatkan proses pengiriman ke tempat atau jalur yang sesuai untuk langsung memulai scanning. Nyala lampu yang terlihat pada Scanner menandakan bahwa kegiatan scanning sudah mulai dilakukan. Setelah nyala lampu sudah tidak ada, berarti proses scan sudah selesai dan hasilnya dapat dilihat pada layar monitor.
5
Apabila hasil atau tampilan teks / gambar ingin dirubah, kita dapat merubahnya dengan menggunakan software-software aplikasi yang ada. Misalnya dengan photoshop, Adobe dan lainlain. pot scanned.
Ada dua macam perbedaan scanner dalam memeriksa gambar yang berwarna yaitu : 1. Scanner yang hanya bisa satu kali meng-scan warna dan menyimpan semua warna pada saat itu saja. 2. Scanner yang langsung bisa tiga kali digunakan untuk menyimpan beberapa warna. Warna-warna tersebut adalah merah, hijau dan biru. Scaner yang disebut pertama lebih cepat dibandingkan dengan yang kedua, tetapi menjadi kurang bagus jika digunakan untuk reproduksi warna. Kebanyakan scanner dijalankan pada 1-bit (binary digit / angka biner), 8-bit (256 warna), dan 24 bit (lebih dari 16 juta warna). Nah, bila kita membutuhkan hasil yang sangat baik maka dianjurtkan menggunakan scanner dengan bit yang besar agar resolusi warna lebih banyak dan bagus. Kwalitas Cetakan Dokumen Hasil Secanner Menurut pasal 5 UU. No.11 tahun 2008, tentang Informasi dan Transaksi Elektronik yang pada intinya sebagai berikut: (1) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetakannya merupakan alat bukti hukum yang sah. Dan ayat (4) ketentuan pada ayat (1) tak berlaku untuk (a) surat yang menurut Undang-Undang (UU) harus dibuat dalam bentuk tertulis dan oleh pejabat pembuat akta. (b) surat beserta dokumennya yang menurut UU. Harus dibuat akte Notarial. Muncul suatu pertanyaan, sejauh mana kwalitas dokumen (kefalidan) dari down loud dari E-Mail, misalnya pengiriman tabayun/ta’awun dari suatu Pengadilan berupa Relas panggilan pertama yang telah disecanner? Tentu harus merujuk kepada pasal 5 (1) dan (4) tersebut. Bahwa memang lazimnya cetakan dari dokumen yang telah disecanner itu mirip aslinya. Bolehkah hakim menilai bahwa hal itu jika ada aslinya, dan ada tanda tangan resmi dan seperti aslilya, dikategorokan dokumen/akte otentik?. Hal itu merupakan petunjuk awal yang semi falid, sehingga sikap hakim dapat mengagendakan memanggil ulang dan setelah pemanggilan kedua kalinya seperti itu juga, lalu majelis dapat membaca gugatan dan seterusnya, namun demikian hal itu terserah majelis hakim untuk menilainya, yang telah dijamin kemandirian dan keyakinannya dalam memeriksa suatu perkara. Menurut hemat penulis, cetakan dari dokumen yang telah di secanner, jika pengirim nya jelas misalnya dari PA. Surabaya kepada PA. Jember, tentunya diikuti komunikasi lewat Telpon ataupun HP, sebelum maupun sesudah ber-Email. Semacam ada ijab dan Kabul sebagaimana bertransaksi dalam ECommerce. jika memang saling meyakinkan, tentu tidak bisa terjamin 100 % falid, namun kwalitas dokumen tersebut kira-kira 85 % falid (semi otentik), namun tetap aslinya dalam minutasi harus disertakan dan ditunggu datangnya. Kesimpulan
6
Apabila permintaan bantuan kepada Pengadilan lain (Tabayun/Ta’awun) melalui e-mail setelah dokumen discan, sudah membudaya di seluruh Peradilan Di Nusantara, suatu saat nanti tidak ada lagi Majelis Hakim menunda persidangan lebih dari 2 Minggu atau bahkan sampai berbulan-bulan. Karena pengiriman dokumen melalui email memerlukan waktu dalam hitungan detik tidak seperti melalui jasa Pos. Semua Pengadilan sudah mempunyai Webset alamat Email, peralatan Scan dan lain-lainnya, sudah ada di kantor masing-masing, sebenarnya tinggal membudayakannya membiasakannya. Pengiriman Surat melalui Kantor Pos dan Faksimail tetap di pakai sebagai antisipasi, mungkin ada kerewelan perangkat tersebut. Namun hendaknya berangsur-angsur harus dikurangi, bahkan jika telah dipandang melalui Email tak ada kendala melalui Pos dihentikan untuk menghemat biaya dan waktu. Program seperti terurai di atas tak akan berjalan secara efektif, jika para pucuk pimpinan baik dari pusat hingga di bawah pro aktif. Semoga artikel yang sedehana ini, para fakar yang budiman sudi menyempurnakan nya, semoga dapat menambah wahana dalam berdiskusi, dan mudah-mudahan ada manfaatnya.Amin. Jember, 12 Desember 2013 TTD (Drs. Suyadi Hs, MH.)
Daftar Pustaka: Computer Laboratory & education System, oleh Tim PIKMI CLEdS, 2006 Iskandar. 2008. Panduan Lengkap Internet. Yogyakarta: Penerbit Andi Mahmud Yunus, H. Prof, Kamus Arab Indonesia, Jakarta, Cet. I 1973 Sumadi Suryabrata, BA.,Drs.,ED.S.,Ph.D., Metodologi Penelitian, Jakarta, PT Raa Grafindo Persada, th. 2002. Suhartono, H.SH.,MH. Transaksi E_Commerce Syari’ah, Mimbar Hukum, No 72, 2010. UU. No.11 tahun 2008, tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Wikipedia. Surat Elektronik. http://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik. WWW.nu.or.id www. Panduan templet. www.mk-pmk.hostei.com 7
www.umboh.net/2011/08/kelebihan-dan-kekurangan-internet. Hak Kekayaan Intelektual [www.umboh.net]
8
