ACTIEPLAN 2013 DEZE VERSIE VAN HET ACTIEPLAN 2013 VAN PACKED VZW IS EEN BEKNOPTE VERSIE VAN HET ACTIEPLAN DAT WERD INGEDIEND BIJ HET AGENTSCHAP KUNSTEN EN ERFGOED (NOVEMBER 2012).
PACKED vzw - Expertisecentrum Digitaal Erfgoed Delaunoystraat 58 bus 23 1080 Brussel België E:
[email protected] T: ++32 (0)2 217 14 05 M: ++32 (0)486 67 36 07
INHOUDSTAFEL
A. Digitaal erfgoed ......................................................................................... 1 B. Operationele doelstellingen van PACKED vzw in 2012-2016 ................ 2 C. Overzicht van acties van PACKED vzw in 2013 ...................................... 4 D. Toelichting bij acties van PACKED vzw in 2013 ..................................... 7 1. PROJECTEN .....................................................................................................7 1.1. Digitaal-erfgoedprojecten Europa ................................................................ 7 1.2. Digitaal-erfgoedprojecten Vlaanderen en Brussel ........................................8 1.3. CultureelErfgoedStandaardenToolbox ....................................................... 10 1.4. Open Cultuur Data ....................................................................................14 1.5. SCART ......................................................................................................15 2. OVERLEG .......................................................................................................16 2.1. Cultureel-Erfgoedoverleg...........................................................................16 2.2. Gebruikersgroep ‘Cultureel erfgoed en auteursrecht’.................................16 2.3. Platform Digitale Duurzaamheid ................................................................ 16 2.4. Afstemmingsoverleg m.b.t. digitaal erfgoed ...............................................17 2.5. Europeana Vlaanderen Overlegplatform....................................................17 2.6. Europeana Network ...................................................................................17 2.7. Interprovinciaal registratorenoverleg .......................................................... 17 2.8. Vlaams-Nederlands overleg AAT-Ned ....................................................... 17 3. DISCURSIEVE ACTIVITEITEN ........................................................................17 3.1. Activiteiten Digitale Week ..........................................................................17 3.2. Artikels voor VVBAD-tijdschrift ‘META’ ......................................................18 3.3. Voorbereiding gastcolleges in hoger onderwijs ..........................................18 3.4. Bijdrage conferentie ‘Informatie Aan Zee’ ..................................................18 3.5. Andere PACKED-publicaties .....................................................................18 3.6. Uitbreiding Creative Media Days naar de cultureel-erfgoedsector .............18 4. ONDERSTEUNING .......................................................................................... 18 4.1. Loket (ad hoc) ........................................................................................... 18 4.2. Loket gesubsidieerde cultureel-erfgoedprojecten ......................................18 4.3. Loket andere ............................................................................................. 19 4.4. Ondersteuning opzetten Europese digitaal-erfgoedprojecten (ad hoc) ......20 5. EXTERNE COMMUNICATIE ...........................................................................20 5.1. Websites ...................................................................................................20 5.2. Nieuwsbrief ............................................................................................... 21 5.3. Directe communicatiecampagne PACKED vzw .........................................21 6. ALGEMEEN BEHEER .....................................................................................21 6.1. Algemeen beheer PACKED vzw ............................................................... 21
E. Begroting PACKED 2013 en toelichting ............................................... 24
A. Digitaal erfgoed Onder ‘digitaal erfgoed’ verstaan we de digitale erfgoedproducten of -collecties zelf, maar vooral ook het geheel van de ICT-processen rond het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitale erfgoedbronnen. De digitale erfgoedproducten of -collecties omvatten: - gedigitaliseerde erfgoedbronnen of -objecten waarbij analoge informatie in digitale formaten is omgezet; - van oorsprong digitale erfgoedbronnen of -objecten (digital born) waarbij de informatie digitaal is gecreëerd; - elektronische (meta)informatie over erfgoedbronnen en -objecten. Digitale informatieobjecten dreigen onleesbaar te worden of zelfs te verdwijnen vooraleer ze als cultureel erfgoed kunnen worden erkend.
1
B. Operationele doelstellingen van PACKED vzw in 2012-20161 OD 1: PACKED vzw heeft in onderzoeksprojecten (al dan niet internationaal) omtrent het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed geparticipeerd of ze zelf geïnitieerd, en heeft de bekomen onderzoeksresultaten gedissemineerd naar de cultureel-erfgoedsector en andere belanghebbenden. Ze heeft hierbij een bijzondere aandacht gehad voor het cultureel erfgoed van musea, alsook voor audiovisueel erfgoed. OD 2: PACKED vzw heeft haar website(s) verder uitgebouwd met als doel de informatie die ze over het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed verzamelt, op een gebruiksvriendelijke manier met behulp van registers en werkinstrumenten ter beschikking te stellen van de cultureel-erfgoedsector en andere belanghebbenden. PACKED vzw heeft hierbij een proactieve houding aangenomen, met een bijzondere aandacht voor het aanmaken en bewaren van digital born informatieobjecten in de cultureel erfgoed- en kunstensector. OD 3: PACKED vzw heeft een reeks discursieve momenten omtrent aspecten van het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed ge(co-)organiseerd. Hierop zijn vertegenwoordigers van de cultureel-erfgoedsector alsook andere belanghebbenden uitgenodigd. OD 4: PACKED vzw heeft als loket gefungeerd waar cultureel-erfgoedinstellingen terecht kunnen voor advies en begeleiding over aspecten van het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed. Indien PACKED vzw voor het beantwoorden van een bepaalde vraag zelf niet over de nodige kennis, ervaring en deskundigheid beschikte, heeft ze doorverwezen naar actoren die deze wel hebben. OD 5: PACKED vzw heeft overleg geïnitieerd met diverse (binnen- en buitenlandse) partnerorganisaties en actoren uit het cultureel-erfgoedveld (o.a. FARO) en heeft geparticipeerd in (regionale, nationale en internationale) werk- en stuurgroepen en in overlegorganen op het vlak van het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed. OD 6: Om innovatie m.b.t. gebruik van nieuwe standaarden, technologieën en methoden voor het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed mogelijk te maken, heeft PACKED vzw zowel instellingen uit het cultureel-erfgoedveld alsook andere relevante partners betrokken bij projecten en acties, en bij overleg. Onderzoeksprojecten ter ontwikkeling van nieuwe kennis rond het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed zijn opgezet over de institutionele en sectorale grenzen heen. OD 7: PACKED vzw heeft de opbouw en de spreiding van kennis, ervaring en deskundigheid m.b.t. het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed, alsook de acties met het oog op de erkenning en bewustmaking van de problematiek omtrent duurzame digitale bewaring en toegankelijkheid afgestemd met andere actoren uit het cultureel-erfgoedveld (met een bijzondere aandacht voor concrete taakafspraken met FARO). OD 8: PACKED vzw heeft een bijzondere aandacht gehad voor een maatschappelijk en cultureel diverse samenstelling van het personeelsbestand en de raad van bestuur en zet activiteiten op rond diversiteit. Er is getracht om in de raad van bestuur een vertegenwoordiger op te nemen van de privaatrechtelijke archiefsector. Bovendien heeft PACKED vzw zich geëngageerd om proactief vorm te geven aan acties die vervat zitten in het Vlaams Actieplan Armoedebestrijding en die betrekking hebben op hun doelstellingen. OD 9: PACKED vzw heeft in zijn werking de basisprincipes van duurzaamheid en ecologisch bewustzijn ingebouwd. Dit behelst onder meer constante aandacht voor de ecologische impact van de werking. Het behelst ook een duurzame werking, met kennisborging naast kennisdeling. In dit
1
Zoals opgenomen in de beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid.
2
kader heeft PACKED vzw er ook voor gezorgd dat de omgang met gedigitaliseerd of digital born cultureel erfgoed op een duurzame manier verloopt. OD 10: PACKED vzw heeft zich geëngageerd om te waarborgen dat de website van de organisatie toegankelijk is. Dit betekent dat de website ook bruikbaar moet zijn voor mensen met een visuele, auditieve of motorische beperking. Indien PACKED vzw een nieuwe website heeft gebouwd, voldoet deze aan de ijkpunten van de AnySurfer-checklist.
3
C. Overzicht van acties van PACKED vzw in 2013 1. PROJECTEN 1.1. Digitaal-erfgoedprojecten Europa 1.1.1. Voortzetten Digitising Contemporary Art 1.1.2. Voortzetten Linked Heritage 1.1.3. Opstarten ATHENAPlus 1.1.4. Voorbereiding andere Europese digitaal-erfgoedprojecten Subtotaal 1.2. Digitaal-erfgoedprojecten Vlaanderen 1.2.1. Bijdragen aan ‘Naar een digitaal depotmodel voor kleine archiefinstellingen’ (AMVB) 1.2.2 Bijdragen aan ‘Digitale containers voor preservatie’ (Boekentoren) 1.2.3.COLD 1.2.4. Erfgoedzorg in de kunstensector 1.2.5. Projecten die volgen op het verlenen van advies bij de opmaak van subsidiedossiers
1.2.6. Plugin voor erfgoedinstellingen: ‘INgeBEELD’ 1.2.7. Expertisedatabank ETWIE 1.2.8 MArcus Gerard InformatieSysteem (Bruggemuseum) Subtotaal 1.3. CultureelErfgoedStandaardenToolbox 1.3.1. Onderzoekstraject: archiveren van websites en andere born digital publicaties 1.3.2. Onderzoekstraject: software preservering 1.3.3. Onderzoekstraject: Vlaamse Erfgoedbibliotheek 1.3.4. Onderzoekstraject: Resonant 1.3.5. Onderzoekstraject: METS 1.3.6. Ontwikkelingstraject: duurzame opslag 1.3.7. Ontwikkelingstraject: informatieplannen 1.3.8. Ontwikkelingstraject: databanken in de erfgoedsector 1.3.9. Ontwikkelingstraject: uitbesteding digitaliseringsprojecten 1.3.10. Ontwikkelingstraject: identifier services 1.3.11. Onderzoekstraject: Linked Open Data 1.3.12. Af te ronden trajecten 1.3.13. Platform voor kennisdeling: CEST-communicatiekanalen 1.3.14. Platform voor kennisdeling: onderhoud CEST-registers 1.3.15. Platform voor kennisdeling: gevalstudies 1.3.16. Platform voor kennisdeling: richtlijnen 1.3.17. Vorming: technology watch 1.3.18. Vorming: glossarium 1.3.19. Vorming: CEST in de praktijk 1.3.20. CEST – Europeana Vl Wiki Subtotaal 1.4. Open Cultuur Data 1.4.1. Pilootproject rond persoonsnamen als open data 1.4.2. Sensibilisering en begeleiding 1.4.3. Organisatie evenementen Subtotaal 1.5. SCART 1.5.1. Afwerken digitalisering videowerk Danny Matthys (argos) 1.5.2. Verspreiding richtlijn bewaring AV apparatuur 1.5.3.Preservering games en cross-mediale toepassingen 1.5.4. Bijdragen aan onderzoeksproject Peter Beyls 1.5.5. Bijdragen aan de afwerking van case S.M.A.K. Subtotaal SUBTOTAAL PROJECTEN 2. OVERLEG 2.1. Cultureel-Erfgoedoverleg 2.2. Gebruikersgroep ‘Cultureel erfgoed en auteursrecht’ 2.3. Platform Digitale Duurzaamheid Vlaanderen 2.4. Afstemmingsoverleg m.b.t. digitaal erfgoed 2.5. Europeana Vlaanderen Overlegplatform
Bakkerijmuseum Azura argos
OD
Tijd
1,6 1,6 1,6 1,6
8 2,5 5,4 0,4 16,3
1,2 1,2 1,2 1,2
0,75 0,25 0,35 12
1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2
0,55 0,1 0,5 2,25 0,6 0,5 17,85
1, 2, 6 1, 2, 6 2, 6, 7 2, 6, 7
1,6 1,6 0,25 0,2
1, 2, 7
0,5
1, 2, 5, 6, 7 1, 2, 3, 6 1, 2, 3, 6 1, 2, 3, 6, 7
0,85 1
2
0,75
2, 3, 6, 9
0,5
1, 2, 3, 4, 6 2,6 1,6 1,6 1,6 1,2 2,6 3,6 2,6
1,9
0,9
0,3 0,65 0,3 0,5 1,3 1,2 0,8 0,4 0,2 15,7
1, 5, 6, 7 2, 3, 5, 6, 7 3, 5, 6, 7
0,8
2,4 1,2,6 1,2,6 1,2,6 1,2,6
1 0,1 2,2 1,6 0,5 5,4 57,05
5 5,7 5,7 7 5
0,2 0,3 0,25 0,15 0,2
0,5 0,5 1,8
4
2.6. Europeana Network 2.7. Interprovinciaal registratorenoverleg 2.8. Vlaams-Nederlands overleg AAT-Ned SUBTOTAAL OVERLEG 3. DISCURSIEVE ACTIVITEITEN 3.1. Activiteiten Digitale Week 3.2. Artikels voor VVBAD-tijdschrift ‘META’ 3.3. Voorbereiding gastcolleges in hoger onderwijs 3.4. Bijdrage conferentie ‘Informatie aan Zee’ 3.5. Andere PACKED-publicaties 3.6. Uitbreiding Creative Media Days erfgoedsector SUBTOTAAL DISCURSIEVE ACTIVITEITEN 4. ONDERSTEUNING 4.1. Loket (ad hoc) Subtotaal 4.2. Loket gesubsidieerde cultureel-erfgoedprojecten Subtotaal 4.3. Loket andere 4.3.1. Doorlichting online catalogus VKC/CAHF 4.3.2. Doorlichting opslag van digitale beelden LUKAS 4.3.3. Integratie Digitale Collecties Mechelen 4.3.4. Maarten Van Severen Foundation 4.3.5. FLACC 4.3.6. Artesis Hogeschool 4.3.7. Stuurgroep Multita-project Subtotaal 4.4. Ondersteuning opzetten Europese digitaal-erfgoedprojecten (ad hoc) Subtotaal SUBTOTAAL ONDERSTEUNING 5. EXTERNE COMMUNICATIE 5.1. Websites 5.1.1.Onderhoud van PACKED-website 5.1.2. Technisch optimaliseren van CEST-website 5.1.3. Onderhoud en uitbouw van SCART-website 5.1.4. Inbedden projectwebsites 5.1.6. Integratie Europeana API Subtotaal 5.2. Nieuwsbrief Subtotaal 5.3. Directe communicatiecampagne PACKED vzw Subtotaal SUBTOTAAL EXTERNE COMMUNICATIE 6. ALGEMEEN BEHEER 6.1. Algemene beheer PACKED 6.1.1. Rapportering aan algemene vergadering en raad van bestuur 6.1.2. Uitbreiding raad van bestuur 6.1.3. Personeelsbeheer 6.1.4. Financieel beheer 6.1.5. ICT-beheer 6.1.6. Beleid maatschappelijke en culturele diversiteit 6.1.7. Beleid duurzaamheid en ecologisch bewustzijn 6.1.8. Aansluiting Vlaams Actieplan Armoedebestrijding SUBTOTAAL ALGEMEEN BEHEER TOTAAL
5 5,7 5
0,2 0,15 0,25 1,70
3 1 1,3 3 1 3, 6
0,2 0,7 0,2 0,3 0,4 0,35 2,15
4
1,85 1,85 0,8 0,8
4 4 4 4 4 4 4 4 4
2,10 2,10 2,10 2,10 2,10 1,2
8 8 9 8 9 8
2,25 1 1,3 1 0,6 0,1 0,05 6,3 0,1 0,1 9,05
0,2 0,85 0,4 0,3 0,05 1,8 1,45 1,45 0,2 0,2 3,45
0,55 0,1 0,8 0,95 0,45 0,05 0,05 0,05 3 76,4
5
* Barbara Dierickx (BD): 12 PM: 12 maanden * Joris Janssens (JJ): 12 PM: 12 maanden * Bert Lemmens (BL): 12 PM: 12 maanden * Emanuel Lorrain (EL): 12 PM: 12 maanden * Christine Sauter (CS): 3,5 PM: 7 maanden (dienstverband eindigt op 31 juli 2013) * Henk Vanstappen (HV): 5,8 PM : 12 maanden * Rony Vissers (RV): 12 PM: 12 maanden * nog te bepalen nieuwe medewerker (EXTRA): 7,1 PM: 7,1 maanden 1 jaar = gemiddeld 225 actieve dagen; 1 persoonsmaand (PM) = gemiddeld 18,75 actieve dagen
6
D. Toelichting bij acties van PACKED vzw in 2013 1. PROJECTEN 1.1. Digitaal-erfgoedprojecten Europa 1.1.1. Voortzetten Digitising Contemporary Art Het project Digitising Contemporary Art (DCA) is een grootschalig Europees digitaliseringsproject voor hedendaagse kunst. Het project loopt nog tot en met juni 2013. De doelstellingen zijn: - het digitaliseren van ongeveer 27.000 kunstwerken en 2.000 contextuele documenten; - het toegankelijk maken van de digitale reproducties en metadata via de website van de collectiebeherende instellingen en Europeana; - het verzekeren van een duurzame bewaring en toegankelijkheid van de digitale reproducties en de metadata na afloop van het project. PACKED vzw is zowel initiator als projectleider en werkpakketleider. In deze functie heeft PACKED vzw een aantal partners uit België (argos – centrum voor kunst en media, MuZEE, iMinds, MAC’s, en Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België) bij het project betrokken. De opgedane expertise zal nadien in Vlaanderen en Brussel worden ingezet in andere contexten. PACKED vzw treedt naar argos en Mu.ZEE ook op als budgetbeheerder bij een toekenning van matching funds door de Vlaamse overheid. 1.1.2. Voortzetten Linked Heritage, Coordination of Standards and Technologies for the Enrichment of Europeana Het project Linked Heritage is het vervolg van ATHENA (2008-2011) waaraan PACKED vzw ook deelnam. Het project loopt nog tot en met oktober 2013. Linked Heritage heeft drie hoofddoelen: - het aanleveren van nieuwe digitale content aan Europeana; - het verrijken van de kwaliteit van de content, door rijkere metadata en persistente en unieke identifiers; - het verbeteren van doorzoekbaarheid en vindbaarheid van content. PACKED vzw staat vooral in voor het betrekken van Vlaamse partners. Dit vertaalt zich in het aanleveren van content van o.a. de Stedelijke Musea Mechelen, het Museum Plantijn-Moretus / Prentenkabinet, de Collectie Vlaamse Gemeenschap, het FotoMuseum (o.v.), MoVE en Provincie West-Vlaanderen aan Europeana. 1.1.3. Opstarten ATHENAPlus (onder voorbehoud goedkeuring projectmiddelen) Het project ATHENAPlus is het vervolg van Linked Heritage (zie hoger) en zal van start gaan op 1 maart 2013 (duurtijd: dertig maanden). ATHENAPlus heeft drie hoofddoelen: - het aanleveren van grote hoeveelheden nieuwe content aan Europeana; - het verbeteren van doorzoekbaarheid en vindbaarheid van content in Europeana; - het experimenteren met verrijkte metadata en hun hergebruik – toegespitst op verschillende gebruikersnoden en hun contexten (toerisme, scholen, onderzoekers) op basis van applicaties die in het project ontwikkeld worden en nadien met Europeana en andere (bv. nationale) aggregatie-initiatieven kunnen gekoppeld worden. PACKED vzw is co-werkpakketleider in het werkpakket rond de ontwikkeling van creatieve applicaties voor het gebruik van de content in de context van onderwijs, toerisme en virtuele tentoonstellingen. Het gaat om zowel content die wordt aangeleverd aan ATHENAPlus als content die als open data uit Europeana wordt onttrokken. PACKED vzw zal ook instaan voor het organiseren van training en het creëren van bijhorend instructiemateriaal om de projectpartners met de ontwikkelde applicaties te leren werken. PACKED vzw treedt naar OKV, de andere partner in Linked Heritage uit Vlaanderen, ook op als budgetbeheerder bij een toekenning van matching funds door de Vlaamse overheid.
7
1.1.4. Deelname aan voorbereiding van andere Europese digitaal-erfgoedprojecten (onder voorbehoud) PACKED vzw gaat actief op zoek om vanaf 2013-2014 te kunnen participeren in andere digitaalerfgoedprojecten waarvoor in 2013 subsidieaanvragen worden ingediend bij de Europese Commissie. PACKED vzw zal daartoe onderzoeken welke mogelijkheden er bestaan tot het initiëren van of participatie in een project binnen gepaste Europese subsidieprogramma’s, zoals onder andere het Zevende Kaderprogramma (FP7) en CIP-ICT PSP (vanaf 2014 opgenomen in het bredere Horizon 2020 kader).
1.2. Digitaal-erfgoedprojecten Vlaanderen en Brussel 1.2.1. Bijdragen aan ‘Naar een digitaal depotmodel voor kleine archiefinstellingen’ (AMVB) Het AMVB ontwikkelt in dit project een standaardprocedure voor de overdracht van een digitale bestanden aan kleine archiefinstellingen. Deze standaardprocedure omvat handleidingen, richtlijnen en modeldocumenten voor de prospectie, administratieve en fysieke overdracht, opschoning en registratie van digitaal archieven. De bijdrage van PACKED vzw bestaat uit vier onderdelen: - de evaluatie van de ontwikkelde procedures, richtlijnen en werkdocumenten; - de integratie van het Scoremodel Digitale Duurzaamheid in het depotmodel; - de ontwikkeling van een metadataprofiel voor de registratie van digitale archieven; - de samenstelling van een toolbox met goedkope en eenvoudige software en hardware die het digitaal depotmodel ondersteunen. De resultaten van dit project zullen verspreid worden via de CEST-website. 1.2.2. Bijdragen aan ‘Digitale containers voor preservatie’ (Boekentoren) De Boekentoren ontwikkelt in dit project een eenvoudig te installeren en te gebruiken softwaretool om digitale bestanden te verpakken in een 'digitale container'. Een dergelijke container laat toe om een digitaal archief op een eenvoudige en veilige manier op te laten nemen in een langetermijnarchief. Deze softwaretool wordt ook geïntegreerd in het digitaal depotmodel van het AMVB en maakt gebruik van het metadataprofiel dat in dit project ontwikkeld wordt door PACKED vzw. De rol van PACKED vzw bestaat in het project van de Boekentoren uit ondersteuning bij de implementatie van het metadataprofiel in de softwaretool en het verspreiden van de documentatie voor het gebruik van deze softwaretool via de CEST-website. Wanneer de softwaretool klaar is zal PACKED vzw ook ondersteuning bieden bij de organisatie van praktische workshops. 1.2.3. Bijdragen aan ‘COLD – Voortraject voor het archiveren en bewaren van multimediale data’ (onder voorbehoud goedkeuring projectmiddelen) Dit project heeft als doel de archiverings- en bewaringsproblemen van Brusselse organisaties te verkennen vanuit een praktisch oogpunt. Het moet beschouwd worden als een voortraject waarbij de bestaande kennis binnen de sector en meer specifiek de partnerorganisaties AMVB vzw en PACKED vzw ten gelde wordt gemaakt in een praktische oplossing voor Brusselse organisaties. Concreet betekent dit enerzijds dat tools en procedures worden gevalideerd die de partnerorganisaties maar ook andere organisaties en onderzoeksprojecten hebben ontwikkeld, en anderzijds dat een klein aantal organisaties uit de Brusselse kunstensector gedurende het project wordt begeleid in het organiseren en duurzaam bewaren van hun archief. De realisatie van dit project is afhankelijk van een goedkeuring van projectsubsidies waarover in november 2012 nog gesprekken lopen met de VGC (directie cultuur) en de Vlaamse overheid (hoofdstedelijke aangelegenheden). 1.2.4. Erfgoedzorg in de kunstensector (onder voorbehoud goedkeuring projectmiddelen) Dit project sensibiliseert de kunstensector omtrent duurzaamheid en preservering in de processen van creatie, ontsluiting en presentatie. Het verduidelijkt, mede dankzij de expertise van de cultureelerfgoedsector, aan de kunstensector hoe men best (proactief) handelt als men zorg draagt voor het eigen archief, en in bredere zin het eigen erfgoed. Tegelijkertijd draagt het project ook in de cultureelerfgoedsector bij aan een beter begrip van de werking van de kunstensector en diens noden en wensen omtrent de zorg voor het eigen archief of cultureel erfgoed. 8
In de praktijk betekent dit project een uitbreiding van de expertise en dienstverlening van PACKED vzw naar de kunstensector. PACKED vzw zal in dit kader beroep doen op het bestaande netwerk van steunpunten, expertisecentra, kunsten- en erfgoedorganisaties en overheden en schreef de projectaanvraag dan ook in overleg met de steunpunten BAM, VTi, Muziekcentrum Vlaanderen, VAi en FARO en met de expertisecentra Resonant, CVAa en Het Firmament. De realisatie van dit project is afhankelijk van een goedkeuring van projectsubsidies van de Vlaamse overheid binnen het Kunstendecreet. 1.2.5. Projecten die volgen op het verlenen van advies bij de opmaak van subsidiedossiers (onder voorbehoud goedkeuring projectmiddelen) In 2012 werd PACKED vzw door drie organisaties benaderd met vraag om als partner te participeren in projecten waarvoor door hen een aanvraag voor projectsubsidies binnen het Cultureelerfgoeddecreet werd ingediend . Deze projecten zijn: - argos, centrum voor kunst en media (Brussel), wil onder de noemer Prometheus de structuur van de Europese EN 15907 standaard wil gebruiken als basis om een genormaliseerde databank te ontwerpen en te bouwen. Het doel hiervan is haar audiovisuele collectie op een gestandaardiseerde manier te kunnen beschrijven en ontsluiten. - Het Bakkerijmuseum (Veurne) plant de uitbouw van een databank voor bakspecialiteiten die op ambachtelijke wijze worden gemaakt. Via deze databank wil men informatie over bakspecialiteiten (o.a. herkomst, recepten, …) publiek toegankelijk maken. Het is van belang dat in de databank een geografische indeling van het materiaal mogelijk is. - Projectvereniging cultuuroverleg Antwerpse ZUidRAnd (Azura) is een gemeentelijk samenwerkingsverband dat de uitbouw beoogt van een filmdatabank als basis voor diverse publieksgerichte initiatieven in de regio. Hierbij zijn twee grote fasen te onderscheiden: o de ontwikkeling van de filmbank en digitalisering en ontsluiting van oud beeld- en filmmateriaal uit de Azura-gemeenten; o het reeds gedigitaliseerde filmmateriaal gebruiken voor diverse valorisatieprojecten voor de lokale gemeenschappen in de regio. Afhankelijk van de goedkeuring van de subsidieaanvragen door de Vlaamse overheid zal PACKED vzw in 2013 als partner zijn medewerking aan deze projecten verlenen. 1.2.6. Ontwikkeling plugin voor erfgoedinstellingen op INgeBEELD, het platform voor mediawijsheid (onder voorbehoud goedkeuring projectmiddelen) INgeBEELD is een op Mediamosa gebaseerd ‘platform voor mediawijsheid’ van de CANON Cultuurcel. Ze heeft de hulp ingeroepen van BAM om het team dat het platform helpt opzetten te professionaliseren en om partnerships met cultuureducatieve actoren te creëren in labotrajecten. Indien de beschikbare werkingsmiddelen e-cultuur 2012 kunnen ingezet worden om het INgeBEELDplatform beter af te stemmen op culturele (erfgoed-)organisaties - kan het INgeBEELD-platform worden aangepast zodat de culturele sector hiervan optimaal gebruik kan maken; - kunnen culturele partners worden begeleid die content willen aanbieden op het INgeBEELDplatform. Vanuit haar betrokkenheid binnen het INgeBEELD-platform is BAM de partner die de uitwerking van de plugin zal opvolgen. PACKED vzw zal de begeleidende rol op zich nemen bij de technische ondersteuning van de culturele partners. Vanzelfsprekend is ook CANON Cultuurcel zelf nauw bij dit project betrokken. De realisatie van dit project is afhankelijk van een goedkeuring van de werkingsmiddelen e-cultuur 2012. 1.2.7. Expertisedatabank ETWIE ETWIE, het expertisecentrum voor technisch, wetenschappelijk en industrieel erfgoed, wil in 2013 een databank bouwen waarin expertise omtrent dit erfgoed vastgelegd wordt. PACKED vzw zal ETWIE hierbij adviseren en ondersteunen. In een tweede projectfase zal een website aan de databank gekoppeld worden. ETWIE overweegt voor deze website het Anysurfer-label te behalen. Indien zij een dergelijk traject opzet, zal dit als een gevalstudie over het conformeren van een nieuwe website aan de Anysurfer-richtlijnen door ETWIE gedocumenteerd worden op de CEST-website. 9
PACKED vzw zal ETWIE ook adviseren en ondersteunen bij het beheer van hun eigen organisatiearchief (het maken van back-ups, technische infrastructuur, folderstructuur...). 1.2.8 MArcus Gerard InformatieSysteem (Bruggemuseum) In dit project ontwikkelt het Bruggemuseum een GIS-databank die de 16de eeuwse Marcus Gerardkaart omvormt tot een dynamisch werk-, beleids-, en publieksinstrument voor de stedelijke musea, wetenschappelijke onderzoekers en het brede publiek. In de eerste fase van het project wordt de historische kaart inhoudelijk ontleed, gegeorefereerd en gekoppeld aan een databank die gegevens over historische feiten koppelt aan locaties op de historische kaart en in het huidige Brugge. De bijdrage van PACKED vzw bestaat uit advies en onderzoek naar de gepaste GIS-technologieën en ondersteuning bij de ontwikkeling van het lastenboek en de aanbesteding van de GIS-databank. Nadien volgt een tweede fase waaraan PACKED vzw ook zijn medewerking zal verlenen.
1.3. CultureelErfgoedStandaardenToolbox CEST staat voor Cultureel ErfgoedStandaarden Toolbox en heeft tot doel de Vlaamse erfgoedinstellingen wegwijs te maken in het gebruik van standaarden bij het creëren, beheren en toegankelijk maken van digitale collecties. De activiteiten van CEST worden geconcentreerd rond de CEST-wiki die als platform dient voor iedereen die zijn expertise wil delen en wil meebouwen aan een breedgedragen visie over het beheer van digitaal erfgoed in Vlaanderen. Onderzoekstrajecten Onderzoekstrajecten zijn clusters van kleinere activiteiten rond een bepaald thema. Onderzoekstrajecten worden opgezet rond een actueel probleem of een hiaat in CEST. De resultaten van die acties worden in verschillende onderdelen van CEST verwerkt en in het daaropvolgende jaar als ontwikkelingstraject in de praktijk gebracht. 1.3.1. Onderzoekstraject: preservering van websites en andere born digital publicaties In 2013 wil PACKED vzw haar focus verder uitbreiden met onderzoek naar de onderzoek naar de bewaring van websites en andere born digital publicaties zoals e-mail, blogs en andere dynamische communicatiemiddelen. Het doel hiervan is richtlijnen te ontwikkelen die organisaties ondersteunen bij het zelf preserveren van hun eigen websites en andere born digital publicaties. Als onderwerp voor een case study zal PACKED vzw zich richten op websites en andere publicaties die verbonden zijn aan de eigen organisatie, projecten of andere activiteiten. 1.3.2. Onderzoekstraject: preservering van software Tussen 2009 en 2012 heeft PACKED vzw onderzoek verricht naar de preservering van hardware (zowel audiovisuele apparatuur als computer hardware). De resultaten hiervan worden gepubliceerd op de SCART-website. In het verlengde van dit onderzoek zal PACKED vzw vanaf 2013 onderzoek verrichten naar de preservering van software. Het preserveren van software (zowel besturingsprogramma’s als applicatiesoftware) kan belangrijk zijn om enerzijds migratie en emulatie mogelijk te maken en anderzijds om digitale bestanden raadpleegbaar te houden wanneer preserveringstrategieën als migratie en emulatie geen afdoende oplossing bieden Bovendien is de preservering van hardware vaak maar zinvol als ook de software wordt gepreserveerd. Dit onderzoek is des te belangrijker nu ook mobiele apps steeds meer ingang vinden. Het beoogde resultaat van dit onderzoek zijn richtlijnen. 1.3.3. Onderzoekstraject: digitalisering van handschriften en oude drukken (i.s.m. Vlaamse Erfgoedbibliotheek) In 2012 werd de CEST-richtlijn voor het digitaliseren van tekstdocumenten vernieuwd. In 2013 wordt deze problematiek verder uitgewerkt door het bijwerken van de standaarden, software en richtlijnen voor het digitaliseren van handschriften en oude drukken. Hierbij wordt samengewerkt met de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, die het voorbije jaar heel wat praktische kennis heeft opgedaan binnen het Flandrica-project. Met dit traject wordt deze expertise toegankelijk gemaakt via CEST.
10
1.3.4. Onderzoekstraject: digitalisering van bladmuziek en muziekopnames (i.s.m. Resonant) In 2012 startte Resonant met een inventarisatie van digitale bronnen voor muzikaal erfgoed, met als doel de beschikbare online ontsluitingskanalen voor bladmuziek en muziekopnames in kaart te brengen. In 2013 zet Resonant dit traject verder met een toolbox voor het digitaliseren van bladmuziek en muziekopnames. PACKED vzw ondersteunt de ontwikkeling van deze toolbox en evalueert tools voor het digitaliseren van muzieknotaties en geluidsopnames. Deze expertise wordt toegankelijk gemaakt via CEST. 1.3.5. Onderzoekstraject: METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) METS is een XML-schema dat gebruikt wordt om metadata van (complexe) digitale objecten te beschrijven. Het toepassen van METS kent echter nogal wat obstakels (vanwege de complexiteit van het schema) en variaties. In het kader van het gebruik van METS door de SIP-container software, is het belangrijk om de obstakels zoveel mogelijk uit de weg te ruimen en in Vlaanderen tot een gemeenschappelijke interpretatie te komen. PACKED vzw zal met de belangrijkste spelers een overleg organiseren om tot betere overeenstemming ter zake te komen. Ontwikkelingstrajecten Ontwikkelingstrajecten zijn acties waarbij CEST zelf tools ontwikkelt en vervolgens ter beschikking stelt via de CEST-wiki. 1.3.6. Ontwikkelingstraject: duurzame opslag CEST zal een traject voortzetten rond het opzetten van een infrastructuur voor het bewaren van digitale bestanden (digitaal depot). De nadruk ligt daarbij op concrete oplossingen voor kleinere en gemengde collecties en op het toetsen van bestaande oplossingen. Centraal hierin staat de verdere uitbouw van het ‘scoremodel voor duurzame opslag’, gebaseerd op een vertaling van eisen voor ‘trusted digital repositories’ (bv. OAIS). De criteria van dit model vormen een uitgangspunt voor het opzetten van concrete maatregelen en acties. Dit omvat onder meer: opstellen van modellen voor een data management plan; aanreiken van bouwstenen voor het schrijven van een preserveringsplan; in kaart brengen van beschikbare infrastructuur en hardware voor opslag (incl. cloud); in kaart brengen van software voor het beheer van digitale depots; rapportage van deze activiteiten op de CEST-wiki. Deze activiteit wordt uitgevoerd in samenwerking met DEN en bouwt in zekere mate ook voort op het werk dat gebeurde door het Nederlands Instituut voor Mediakunst in het DCA-project (in het kader van het werkpakket over langetermijnpreservering). 1.3.7. Ontwikkelingstraject: informatieplannen CEST zal in 2013 een traject starten rond het opstellen van informatieplannen voor en door cultureelerfgoedorganisaties. In eerste instantie worden met Museum M en MOMU activiteiten opgezet die hen bouwstenen aanreiken voor het schrijven van (elementen van) een informatieplan dat kan worden opgenomen in hun beleidsplan voor de periode 2014-2018, bv. databeheerplannen, preseveringsplannen en/of digitaliseringsplannen… Op basis van deze ervaringen zullen bestaande instrumenten, indien nodig, worden aangepast en verder uitgebreid. Nadien kan dit traject eventueel resulteren in het i.s.m. FARO opzetten van een collegawerkgroep omtrent informatieplannen. 1.3.8. Ontwikkelingstraject: databanken in de erfgoedsector CEST zal een traject voortzetten rond het selecteren en gebruiken van registratiesoftware. Hierbij zal de focus verbreed worden naar van gegevens over collectiestukken (collectieregistratie) naar feitelijke, historische kennis over cultureel erfgoed (immaterieel erfgoed, technisch-wetenschappelijk erfgoed, biografische kennis). CEST zal in 2013: erfgoedinstellingen aanspreken om hun ervaringen te delen bij de keuze van software voor collectieregistratie en kennisbeheer met behulp van de CEST-gevalstudies; de vergelijking van collectiebeheerssystemen in de software sectie van CEST actualiseren en uitbreiden met kennisbeheersystemen; de vergelijking van software voor collectie- en kennisbeheer verwerken in een meer 11
dynamische checklist op de CEST-wiki. De checklist zal op een studiedag rond registratiesoftware voorgesteld worden. Dit ontwikkelingstraject sluit aan bij twee activiteiten die door derden worden georganiseerd maar waaraan PACKED vzw een bijdrage levert: - de studiedag/rondetafelgesprek die het Cultureel-Erfgoedoverleg (zie 2.1. CultureelErfgoedoverleg) in de eerste helft van 2013 plant omtrent databanken; - de studiedag die VGC/Erfgoedcel Brussel samen met de Brusselse Museumraad in 2013 plant over collectieregistratie. 1.3.9. Ontwikkelingstraject: digitaliseringsprojecten CEST zet een traject voort rond het uitbesteden van digitaliseringopdrachten. De nadruk ligt daarbij op concrete oplossingen voor kleinere en gemengde collecties. Dit omvat onder meer: organisatie van een expertmeeting over de noden van erfgoedorganisaties terzake; in kaart brengen van beschikbare modeldocumenten (incl. lastenboeken, contracten) en beoordelingstools (incl. checklists); in kaart brengen van best practices m.b.t. de aanbesteding, begeleiding en controle van digitaliseringsopdrachten; organisatie van een expertmeeting over aanbesteding van massadigitalisering; in kaart brengen van voorbeeldprojecten; rapportage van deze activiteiten op de CEST-wiki. 1.3.10. Ontwikkelingstraject persistente identificatie In 2012 werd gekeken naar de haalbaarheid van het opzetten van een web service voor het aanmaken en onderhouden van PIDs. PIDs werden daar zeer eng begrepen als resolvable identifiers die afhankelijk zijn van een externe resolver service. Voorbeelden hiervan zijn Handle System, ARK, DOI. Uit intern onderzoek is gebleken dat het gebruik van dergelijke PIDs niet eenduidig positief geëvalueerd kan worden. De piste om vanuit PACKED vzw een centrale PID-webservice beschikbaar te stellen werd verlaten. Als vervolg op dit traject zal CEST in 2013 een identifier toolbox ontwikkelen met standaarden, richtlijnen en software voor het uniek identificeren van werken, representaties en beschrijvingen van cultureel-erfgoedobjecten op het web. De richtlijnen en tools uit de toolbox zullen getoetst worden op hun praktijkwaarde door deze actie te laten samenlopen met een uitgebreide gevalsstudie over het implementeren van persistente identifiers bij bestaande Vlaamse erfgoedcollecties (zie ook 4.3.1. Doorlichting online catalogus VKC/CAHF en 4.3.2. Doorlichting opslag van digitale beelden LUKAS). 1.3.11. Ontwikkelingstraject Linked Open Data CEST zal onderzoeken hoe Linked Open Data nuttig gemaakt kan worden voor erfgoedinstellingen. Dit ontwikkelingstraject zal deel uitmaken van de sensibilisering en ondersteuning binnen het project Open Cultuur Data (zie 1.4.2. Sensibilisering en begeleiding m.b.t. open data). 1.3.12. Af te ronden trajecten - Mondelinge bronnen In 2012 werd een traject opgezet rond het creëren, bewaren en ontsluiten van mondelinge bronnen. In het kader hiervan werd onder meer een beschrijvingsmodel gemaakt dat als standaard kan gelden voor het registreren van mondelinge bronnen. In 2013 zullen we dit traject afronden. - Ontwikkeling metadata- en Collective Access-profielen In 2012 werden in het kader van CEST een reeks metadataprofielen ontwikkeld, die al dan niet in het registratieprogramma Collective Access geïmplementeerd werden. Deze metadataprofielen omvatten: - een selectie van minimale en aanbevolen metadata-elementen; - een koppeling van deze elementen met hun respectievelijke standaard datastructuren en beschrijvingsregels; - een mapping van deze elementen naar een of meerdere standaard uitwisselformaten; - de specificatie van deze elementen in een gestructureerd formaat. 12
Enkele profielen dienen in 2013 nog afgewerkt en/of geïmplementeerd te worden in Collective Access. Platform Kennisdeling CEST is een platform waarop erfgoedorganisaties hun kennis met betrekking tot digitalisering kunnen delen. 1.3.13. Platform kennisdeling: CEST-communicatiekanalen Sinds 2012 omvat CEST enkele communicatievormen naast de gekende wiki, zoals de CESTblog en de CESTtwitter. Beiden blijken een goede manier te zijn om snel te kunnen inspelen op recente evoluties op het vlak van digitaal erfgoedcreatie, bewaring en standaardisering. In 2013 worden die kanalen verder benut. 1.3.14. Platform kennisdeling: onderhoud CEST-registers CEST verwijst doorheen de verschillende secties op de website, vaak terug naar informatie over standaarden die beschreven worden via de fiches in het standaardenregister. De informatie over deze standaarden evolueert met de tijd en een update van het register is dan ook noodzakelijk. Vanaf 2013 worden quota ingevoerd voor het regelmatige onderhoud van de fiches in het register. 1.3.15. Platform kennisdeling: gevalstudies CEST zal nog meer inzetten op de gevalstudies die op de wiki gepresenteerd worden. Gevalstudies bieden erfgoedorganisaties de mogelijkheid om hun ervaringen en expertise m.b.t. een bepaalde standaard of richtlijn te delen met de brede erfgoedsector. Ze geven een beeld van de toepassing van de richtlijnen in de (dagelijkse) praktijk. CEST zal actief op zoek gaan naar erfgoedorganisaties die een gevalstudie willen schrijven voor de CEST-wiki, op basis van de daartoe voorziene template. 1.3.16. Platform kennisdeling: richtlijnen CEST zal enkele bestaande richtlijnen actualiseren of aanvullen en enkele nieuwe richtlijnen aan de wiki toevoegen. Mogelijke onderwerpen voor nieuwe richtlijnen werden verzameld op de overlegpagina van de wikisectie i.v.m. richtlijnen: http://www.projectcest.be/index.php/Overleg:Richtlijnen Daarnaast zullen ook richtlijnen worden ontwikkeld in samenwerking met externe organisaties zoals Resonant en de Vlaamse Erfgoedbibliotheek (zie 1.3.3. Onderzoekstraject: digitalisering van handschriften en oude drukken (i.s.m. Vlaamse Erfgoedbibliotheek) en 1.3.4. Onderzoekstraject: digitalisering van bladmuziek en muziekopnames (i.s.m. Resonant)).
Vorming CEST organiseert activiteiten om het gebruik van en de kennis over richtlijnen, standaarden en software te stimuleren en te verspreiden. Deze activiteiten richten zich zowel tot de intermediairen als tot de erfgoedwerker op het veld. 1.3.17. Vorming: technology watch Nieuwe trends op het vlak van digitaal erfgoed worden opgevolgd, met bijzondere aandacht voor standaarden, software en vernieuwende projecten en rapporten waarin deze het onderwerp vormen. Het opvolgen van deze trends gebeurt door het volgen van berichtgeving van gespecialiseerde binnen- en buitenlandse organisaties (DEN, DCC, Digital Preservation LoC, Digital Preservation Coalition, ...), het opvolgen van verslaggeving van onderzoeksprojecten (bv. in het kader van Europeana), en het volgen van informele berichtgeving (twitter, blogs, mail, …) van experts in het veld. Deze informatie wordt gebruikt om de standaarden en software registers van CEST actueel te houden en wordt verwerkt in de CESTblog of CESTtweets. 1.3.18. Vorming: glossarium Het CEST-glossarium verklaart technische begrippen met betrekking tot digitalisering in heldere, voor de leek begrijpelijke taal. Het register wordt voortdurend aangevuld, op basis van vragen van 13
gebruikers en nieuwe lemma's die gesignaleerd worden vanuit de technology watch. De doelstelling is om: minstens twintig nieuwe lemma's toe te voegen aan het glossarium; de in het glossarium voorkomende lemma’s te koppelen met de wikipagina's waarin zij worden vermeld. 1.3.19. Vorming: CEST onder handen Op vraag van intermediaire organisaties (erfgoedcellen, expertisecentra, koepelverenigingen) zullen een aantal bijeenkomsten georganiseerd worden waarin de CEST-richtlijnen in kleine groepen nader worden toegelicht, zodat de verspreiding van deze basiseisen een breder draagvlak krijgt. PACKED tracht deze sessies in samenwerking met FARO te organiseren met het oog op gedeelde communicatie (bv. via de vormingskalender) en het bereiken van een nog breder erfgoednetwerk. 1.3.20. CEST – Europeana Vl Wiki CEST zal als antwoord op de vraag ‘Hoe breng ik mijn collectie op Europeana?’ een overzicht maken van richtlijnen, standaarden en software om collecties toegankelijk te maken via Europeana. Dit zal vorm krijgen in een gevalstudie die gepubliceerd zal worden op de CEST-wiki en via doorverwijzing op de wiki van het Europeana Vlaanderen Overlegplatform.
1.4. Open Cultuur Data Open Cultuur Data (OCD) staat voor een project dat in Vlaanderen de mogelijkheden van open data in de erfgoedsector wil onderzoeken, beter bekend maken en het gebruik ervan stimuleren. Het initiatief sluit aan bij de open data-beweging, die er naar streeft informatie vrij beschikbaar te maken en zo veel mogelijk te hergebruiken. Door nieuwe toepassingen te ontwikkelen kan informatie met betrekking tot erfgoed op innovatieve manieren worden ingezet en aan een nieuw publiek worden bekend gemaakt. Een succesvolle Nederlandse tegenhanger (opencultuurdata.nl) bestaat al; bij het Vlaamse luik van dit initiatief wordt door PACKED vzw samengewerkt met FARO, Creative Commons België en de Open Knowledge Foundation. Aangezien het gaat om ‘cultuur’-data zullen in het kader van dit project samenwerkingsverbanden met andere organisaties uit de erfgoed- én de kunstensector worden opgezet. 1.4.1. Pilootproject rond persoonsnamen als open data In 2012 werd het plan opgevat om een authority database te creëren van personen en organisaties die actief zijn op het domein van kunsten en erfgoed in Vlaanderen. Bestaande databanken zouden hiervoor de bouwstenen vormen. Dit idee wordt in het kader van OCD in 2013 opnieuw opgepikt. Aan de organisaties die hun dataset ter beschikking stellen, zal persoonsinformatie onttrokken worden. Op basis van deze sectie zal een pilootproject worden opgezet. Het resultaat wordt een databank met persoonsinformatie in de vorm van (linked) open data, die ter beschikking zal gesteld worden aan het hele erfgoedveld. 1.4.2. Sensibilisering en begeleiding m.b.t. open data Het welslagen van OCD is afhankelijk van de kwaliteit en hoeveelheid van de beschikbare data. Het Vlaamse erfgoedveld dient dan ook voldoende gesensibiliseerd en gemobiliseerd te worden. Het ter beschikking stellen van datasets als open data vereist ook enige technische en juridische ondersteuning. Voor sommige organisatie zal ook een repository voorzien worden om de datasets publiek beschikbaar te maken. PACKED vzw bouwt in samenwerking met de Nederlandse partners verder aan de uitbouw van het OCD-platform Om cultuurorganisaties te begeleiden in het openstellen van gegevens als open data zal PACKED vzw een onderzoekstraject rond dit thema uitwerken (zie ook 1.3.10. Ontwikkelingstraject persistente identificatie). Hierbij wordt minstens één instelling begeleid en zal de opgedane kennis in de vorm van een gevalstudie via de CEST-wiki bekendgemaakt wordt. Op basis hiervan kunnen nadien andere OCD-partners begeleid worden bij de voorbereiding van het beschikbaar stellen van datasets als open data.
14
1.4.3. Organisatie van evenementen m.b.t. open data In het kader van OCD zullen vooral aan het begin van het project activiteiten georganiseerd worden die gericht zijn op identificatie, bewustmaking en sensibilisering van potentiële kandidaat-partners. Dit kan o.a. gebeuren onder de vorm van presentaties op congressen, publicaties in vakliteratuur, regelmatige berichtgeving in de nieuwsbrief van PACKED vzw, FARO en andere expertisecentra, of het organiseren van informatiesessie voor (potentiele) deelnemers. Om de projectresultaten bij een nog ruimer publiek bekend te maken zal minimaal één evenement per jaar worden georganiseerd dat de bereikte vooruitgang in de kijker zet. Dit kan gebeuren in de vorm van een hackaton, brainstormsessies waarbij ideeën worden uitgewisseld tussen data-eigenaars en ontwikkelaars, of presentaties waarop de ontwikkelde applicaties worden voorgesteld. Waar mogelijk zullen deze events worden georganiseerd in samenwerking met Nederlandse partners. Voor aankondiging van dergelijke evenementen zal beroep worden gedaan op o.a. de Taalunie, opendataforum.be van de Vlaamse overheid en het Vlaams Audiovisueel Fonds (Gamefonds).
1.5. SCART Met 'SCART' lanceerde PACKED vzw in 2012 een website over de preservering van audiovisueel erfgoed. De website wil geheugeninstellingen en anderen helpen bij de duurzame bewaring van hun audiovisuele (deel)collecties. SCART bundelt de kennis rond audiovisuele preservering die PACKED vzw doorheen de voorbije werkingsjaren opbouwde, en is het platform voor het delen van nieuwe kennis. 1.5.1. Afwerken digitalisering videowerk Danny Matthys (i.s.m. argos) Danny Matthys is één van de pioniers van de videokunst in Vlaanderen. De digitalisering en restauratie omvat videowerken van begin jaren ’70 tot midden jaren ’80. Werken van hem maken deel uit van o.a. de collectie van argos – centrum voor kunst en media, M HKA en Mu.ZEE. Sinds 2009 werden op vraag van argos en PACKED reeds enkele proefdigitaliseringen verricht in Zentrum für Kunst und Medientechnolgie (ZKM, Karlsruhe). Deze proefdigitaliseringen hebben niet het verhoopte resultaat opgeleverd. In 2011 werd de samenwerking met ZKM stopgezet en werd op zoek gegaan naar een ander labo dat het werk zou kunnen digitaliseren. Dit werd gevonden in Nederland. In 2012 werd gewerkt aan de digitalisering van een achttal werken, In overleg met de kunstenaar zal in 2013 verder worden bestudeerd hoe deze werken opnieuw kunnen worden tentoongesteld. Dit hele traject wordt gedocumenteerd en zal als gevalstudie op de SCART-website gepubliceerd worden. 1.5.2. Verspreiding richtlijn bewaring audiovisuele apparatuur Eind 2012 wordt een handleiding opgeleverd die adviseert over de optimale bewaring van audiovisuele afspeel- en weergaveapparatuur. Begin 2013 zal deze richtlijn publiek verspreid worden, en dit zal gebeuren in samenwerking met o.a. ETWIE, het expertisecentrum voor technisch, wetenschappelijk en industrieel erfgoed, aangezien er een raakvlak is tussen audiovisuele apparatuur en technisch erfgoed. 1.5.3. Preservering games en cross-mediale toepassingen PACKED vzw zet in 2013 gevalstudies op met betrekking tot de preservering van een drietal erfgoedgames: - Wireless Puppetry (Firmament / Provinciale Hogeschool Limburg); - Het Laatste Continent (New Belgica vzw / Provinciale Hogeschool Limburg); - MaxiMine (Provinciale Hogeschool Limburg). Tegelijkertijd wordt er ook een gevalstudie opgezet i.v.m. de preservering van http://www.thespiral.eu/, een online game dat gebruik maakt van sociale media en dat gekoppeld is aan de televisiereeks The Spiral (Caviar). Onder voorbehoud is voorlopig nog een onderzoek naar welke bijdrage PACKED vzw kan leveren bij het uittekenen van een visie en beleid m.b.t. de preservering van de games die worden ontwikkeld met de financiële steun van het Gamefonds van het Vlaamse Audiovisueel Fonds.
15
1.5.4. Bijdragen aan het onderzoeksproject ‘Generatieve Kunst. De casus Peter Beyls’ (Sint-Lukas) (onder voorbehoud goedkeuring) Dit interdisciplinair onderzoeksproject beoogt de studie van Generatieve Kunst (GK) in diverse werkvormen. Het oeuvre van kunstenaar/wetenschapper Peter Beyls zal hierin fungeren als testcase. De bijdrage van PACKED vzw zal bestaan uit: - het uitwerken van één of meerdere conservatiestrategieën voor een werk van Peter Beyls dat in min of meerdere mate representatief is voor de conservatieproblemen m.b.t. zijn oeuvre; - het bieden van ondersteuning bij de tentoonstelling van dit bestudeerde werk; - het afnemen van een interview met Peter Beyls i.v.m. de conservatie van zijn werk; - het uitschrijven van het onderzoekswerk in een publiceerbare vorm; - het bepalen van technische parameters in functie van de duurzame bewaring en ontsluiting van de gedigitaliseerde contextuele documenten; - het bepalen van metadataprofielen in functie van de uitwisselbaarheid van beschrijvingen van zowel het oeuvre van Peter Beyls als de contextuele documenten Dit project is onder voorbehoud van toekenning van projectmiddelen. 1.5.5. Bijdragen aan de afwerking van case studies S.M.A.K. In 2009 startte S.M.A.K. in het kader van het project ‘Het behoud van afspeel- en weergaveapparatuur voor audiovisuele kunst’ enkele case studies met betrekking tot kunstwerken uit haar collectie. Door enkele personeelswissels in het S.M.A.K. werden deze case studies niet volledig afgewerkt. PACKED vzw engageert zich tot leveren van advies en ondersteuning als S.M.A.K. in 2013 deze case studies afwerkt en de resultaten ervan wil publiceren op de SCART-website.
2. OVERLEG 2.1. Cultureel-Erfgoedoverleg PACKED vzw blijft actief deelnemen aan het Cultureel-Erfgoedoverleg. Dit is een open overlegstructuur van organisaties en instellingen die, onafhankelijk van het steunpunt voor cultureel erfgoed en het steunpunt voor lokaal cultuurbeleid, een overkoepelende rol spelen binnen de cultureel-erfgoedsector. PACKED vzw neemt actief deel aan de bijeenkomsten van deze overlegstructuur (viertal keer per jaar). Vanuit dit overleg zal ook een initiatief genomen worden tot de organisatie van een evenement rond databanken in de cultureel-erfgoedsector (zie ook 1.3.7. Ontwikkelingstraject: registratiesoftware). 2.2. Gebruikersgroep ‘Cultureel erfgoed en auteursrecht’ In samenwerking met de Vlaamse Kunstcollectie, MovE en FARO nam PACKED in oktober 2010 het initiatief om een ‘Gebruikersgroep cultureel erfgoed en auteursrecht’ op te starten. Deze organisaties vormen nog steeds de kerngroep. De gebruikersgroep is beperkt tot cultureel erfgoedorganisaties en werkt complementair werken t.a.v. andere (bredere, culturele) initiatieven of platformen rond auteursrecht. De gebruikersgroep tracht de expertise van de leden te versterken en biedt vormingen aan die ook open staan voor externen. Daarnaast probeert de groep i.s.m. andere partners ook te wegen op de beleidsevoluties rond het auteursrecht. 2.3. Platform Digitale Duurzaamheid In 2011 achtten FARO, MovE, Kadoc, Amsab-ISG, Felixarchief, de Vlaamse Erfgoedbibliotheek en PACKED de tijd rijp om in Vlaanderen een samenwerkingsverband rond digitale duurzaamheid en toegankelijkheid op te richten. Het Platform Digitale Duurzaamheid Vlaanderen verenigt ondertussen een brede groep belanghebbenden in de cultureel-erfgoedsector die actief bijdragen aan het vinden van oplossingen voor de langetermijnbewaring en -raadpleging van digitaal cultureel erfgoed. Openheid, samenwerking, het nastreven van collectief voordeel en een leveranciersonafhankelijke benadering zijn daarbij richtinggevende principes. Momenteel mogelijkheden wordt onderzocht of PACKED vzw een aantal van haar activiteiten in 2013 kan organiseren in samenwerking met het Platform Digitale Duurzaamheid. 16
2.4. Afstemmingsoverleg m.b.t. digitaal erfgoed PACKED vzw en FARO stemmen waar relevant hun activiteiten op elkaar af en informeren elkaar actief met het oog op de verdere ondersteuning en ontwikkeling van expertise m.b.t. digitaal erfgoed in Vlaanderen. Zij maken ook concrete afspraken om de samenwerking vorm te geven en daartoe plegen ze in 2013 minimaal één keer overleg. PACKED vzw overlegt in 2013 ook met DEN (Digitaal Erfgoed Nederland): het doel hiervan is de informele samenwerking tussen DEN enerzijds, en PACKED vzw als beheerder van CEST anderzijds, verder vorm te geven ten einde de kwaliteitszorg voor digitalisering van erfgoed in Vlaanderen en Nederland zo efficiënt en uniform mogelijk te organiseren. In 2012 wordt ook een overleg m.b.t. digitaal erfgoed tussen de drie partijen PACKED vzw, FARO en DEN opgestart. Dit kan in 2013 worden voortgezet. Waar mogelijk en gewenst zal PACKED vzw in 2013 m.b.t. digitaal erfgoed ook afstemmen met andere cultureel-erfgoedorganisaties (bv. andere expertisecentra). 2.5. Europeana Vlaanderen Overlegplatform PACKED vzw blijft actief deelnemen aan het Europeana Vlaanderen Overlegplatform. Dit platform wil informatie over Europeana verspreiden naar mogelijke belanghebbenden, informatie en adviezen terugkoppelen naar Europeana en de relevante projecten waar Vlaamse partners in betrokken zijn onderling afstemmen. PACKED vzw neemt actief deel aan de bijeenkomsten van het platform (viertal keren per jaar). 2.6. Europeana Network PACKED vzw blijft actief deelnemen aan het Europeana Network dat de vroegere CCPA vervangt. Het Europeana Network heeft de ambitie een open forum te zijn voor experten uit heel Europa, voor content providers en aggregatoren en voor andere leveranciers van technische, juridische en strategische kennis. Het wil de diversiteit van Europeana representeren en weerspiegelen en tegelijkertijd de leden de kans bieden om hun stem te laten horen. PACKED vzw neemt deel aan plenaire activiteiten, en indien relevant aan de activiteiten van werkgroepen. 2.7. Interprovinciaal registratorenoverleg Het Interprovinciaal Registratieoverleg is een informeel overlegorgaan, waarin onderwerpen besproken worden met betrekking tot erfgoedregistratie. Zowel inhoudelijke als organisatorische en technische aspecten komen hierin aan bod. Het overleg is samengesteld uit een aantal vertegenwoordigers van de vijf Vlaamse provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussel Hoofdstedelijk gGewest, aangevuld met een vertegenwoordiger van PACKED vzw. De werkgroep komt vier maal per jaar samen. 2.8. Vlaams-Nederlands overleg AAT-Ned PACKED vzw blijft actief deelnemen aan de verdere ontwikkeling van de AAT-NED als instrument voor de ontsluiting van erfgoedcollecties. Dit omvat onder andere: deelname aan de AAT-Ned redactie; deelname aan de AAT-Ned klankbordgroep.
3. DISCURSIEVE ACTIVITEITEN 3.1. Activiteiten Digitale Week PACKED vzw neemt deel aan de activiteiten in het kader van de Digitale Week (april 2013). De activiteiten van de Digitale Week zijn laagdrempelige activiteiten waarbij het gebruik van multimedia centraal staat. Hiernaast is er tijdens de Digitale Week een grote publiciteitscampagne in heel Vlaanderen en zijn er studiedagen in het Vlaamse en federale parlement. Via deze drie benaderingen probeert de Digitale Week de digitale kloof te dichten. PACKED vzw zal bekijken hoe met Heemkunde Vlaanderen en/of Familiekunde Vlaanderen een interessant programma op poten kan gezet worden rond digitaal erfgoed – specifiek gericht op niet-professionelen. 17
3.2. Artikels voor VVBAD-tijdschrift ‘META’ PACKED vzw werd door VVBAD gevraagd om een tiental korte artikels te schrijven in een rubriek van het tijdschrift ‘META’. Op maximaal één pagina worden begrippen uit het digitaal cultureelerfgoedveld uitgelegd en toegelicht. Hierbij zal, aangezien META een VVBAD-publicatie is, de aandacht voor de bibliotheek- en archiefsector niet uit het oog verloren worden. 3.3. Voorbereiding gastcolleges in hoger onderwijs PACKED vzw zal in 2013 actief op zoek gaan naar kansen om haar werking en expertise kenbaar te maken binnen het hoger onderwijs – zowel aan docenten als studenten. 3.4. Bijdrage conferentie ‘Informatie Aan Zee’ In 2013 organiseert de VVBAD opnieuw een editie van de conferentie ‘Informatie Aan Zee’. PACKED vzw zal een aantal voorstellen indienen voor presentaties over projecten die in de loop van 20122013 werden uitgevoerd. 3.5. Andere PACKED-publicaties Doorheen het werkjaar creëert PACKED vzw in het kader van de verschillende activiteiten en projecten kennis en expertise, die indien gepast kunnen hertaald worden tot een kennisdossier, een rapport of artikel. In 2013 streeft PACKED vzw ernaar minstens twee dergelijke publicaties te kunnen produceren. Deze publicaties kunnen ook verschijnen in de periodieke publicaties van erfgoedverenigingen, het steunpunt, online, … 3.6. Uitbreiding Creative Media Days naar de cultureel-erfgoedsector PACKED vzw en FARO nemen samen het initiatief om de cultureel-erfgoedsector meer te betrekken binnen de jaarlijkse Creative Media Days (organisatie van iMinds). PACKED vzw en FARO bekijken welke vorm dit in 2013 kan aannemen. Eén van de mogelijke pistes is de organisatie van een evenement waarop de sectoren van het cultureel-erfgoed en de creatieve industrie elkaar beter kunnen leren kennen.
4. ONDERSTEUNING 4.1. Loket (ad hoc) PACKED vzw voorziet ook in 2013 tijd om vragen naar advies m.b.t. de verschillende aspecten die verbonden zijn aan het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitale erfgoedbronnen, te beantwoorden. Waar mogelijk en gewenst zal het expertisecentrum ook de implementatie van het advies opvolgen en ondersteuning voorzien. Afstemming loketfunctie Sommige loketvragen geven aanleiding tot samenwerking met of doorverwijzing naar andere expertisecentra of cultureel-erfgoedorganisaties, omdat een deel van de oplossing buiten het werkterrein van PACKED vzw ligt (bv. eerder in heemkunde). Verder zijn er ook erfgoedorganisaties die loketvragen ontvangen en deze dan naar PACKED vzw doorverwijzen. Zo heeft bv. ETWIE zich ertoe geëngageerd om vragen die zij ontvangen m.b.t. de preservering van audiovisuele apparatuur of computermateriaal, naar PACKED vzw door te verwijzen omwille van de specifieke expertise op dit vlak. 4.2. Loket gesubsidieerde cultureel-erfgoedprojecten PACKED vzw voorziet in 2013 tijd om projecten en organisaties die binnen het CultureelErfgoeddecreet ondersteund worden, te adviseren en de implementatie van het advies op te volgen.
18
4.3. Loket andere 4.3.1. Doorlichting online catalogus VKC/CAHF PACKED vzw werd in 2012 door de Vlaamse Kunstcollectie (VKC) gevraagd een doorlichting te doen van de onderbouw van de online catalogus en aanverwante webpublicaties van de VKC. Het doel van deze doorlichting was tweeledig: de VKC wou enerzijds een beter zicht krijgen op hoe de technische onderbouw technisch wordt gerealiseerd en wou anderzijds graag aanbevelingen ontvangen met betrekking tot een mogelijk eenvoudigere en efficiëntere organisatie van de hardware- en softwarearchitectuur binnen de VKC en haar vaste partners. Nadien volgde een gelijkaardige vraag van Contemporary Arts Heritage Flanders (CAHF). De doorlichting voor CAHF zal in 2013 worden uitgevoerd. Tegelijkertijd zal worden onderzocht of VKC en CAHF gebruik kunnen maken van een gedeeld platform voor de creatie van een data hub. Verder zal ook onderzocht worden hoe een efficiënte en geautomatiseerde uitwisseling van data kan worden gerealiseerd met het Agentschap Kunsten en Erfgoed voor de werken die worden beheerd door partners van CAHF maar die deel uitmaken van de Collectie Vlaamse Gemeenschap. 4.3.2. Doorlichting opslag van digitale beelden LUKAS In 2012 werd PACKED vzw door Lukas gevraagd om een identificatie van de technische knooppunten in de procedure voor de bewaring en ontsluiting van digitale bestanden door LUKAS uit te voeren. Afhankelijk van de nieuwe beleidslijnen die LUKAS in 2013 voor de toekomst zal uittekenen, zullen een aantal van deze knooppunten in 2013 verder worden onderzocht. PACKED vzw maakt in 2013 alvast een CEST-gevalstudie over de productie van digitale reproducties bij LUKAS. Mogelijk verder onderzoek over bewaring is ook gekoppeld aan het onderzoek voor VKC en CAHF. 4.3.3. Voorstudie Integratie Digitale Erfgoedcollecties Mechelen De Erfgoedcel Mechelen en de Stedelijke Musea Mechelen vroegen PACKED vzw om begeleiding bij het integreren van de collecties van de Stedelijke Musea, het Stadsarchief en de Erfgoedbibliotheek, de Erfgoedcel Mechelen en de Stedelijke Dienst Archeologie. Door een goede integratie kunnen de organisaties makkelijk over elkaars data en digitale representaties beschikken om toepassingen te ontwikkelen voor hun doelpubliek. De integratie van de data uit de organisaties vormt een opstap naar de integratie van data en digitale representaties van allerlei erfgoedorganisaties in de regio Mechelen. In eerste instantie zal PACKED vzw nagaan welke technische infrastructuur en welke organisatiestructuur noodzakelijk is om de data over Mechelse erfgoedcollecties te kunnen integreren. PACKED vzw zal hierbij ook een aantal algemene aanbevelingen doen met betrekking tot de duurzame bewaren van de data en digitale representaties. 4.3.4. Maarten Van Severen Foundation PACKED vzw ontwikkelt in opdracht van de Maarten Van Severen Foundation een preservatieplan voor het archief van deze stichting. Het plan zal als basis dienen voor een gevalstudie die op de CEST-wiki wordt gepubliceerd en kan als model dienen voor organisaties die een gelijkaardig plan willen ontwikkelen. 4.3.5. FLACC PACKED vzw zal in 2013 een samenwerking opzetten met FLACC, werkplaats voor beeldende kunstenaars, om tot de implementatie van een nieuw databanksysteem te komen voor de archivering van de werking en het beheren van de kennis ontwikkeld binnen de werkplaats. Ook de bredere informatiearchitectuur (opslag, backups, informatiestromen, ..) van FLACC zal samen met de implementatie van het databanksysteem herzien worden. Dit traject vormt een vervolg op de activiteiten die door PACKED vzw in 2012 gedaan werden rond de ontwikkeling van een datamodel en de implementatie hiervan in Collective Access voor kunstenaar Walter Verdin en kunstencentrum Vooruit. De focus verschuift in 2013 van een objectgerichte benadering van een kunstenarchief, ontleend uit de museumwereld, naar een traditionele archiefbenadering, die de archivalische beschrijvingsregels en -standaarden volgt. De resultaten van dit traject zullen onder voorbehoud van een positief advies van de projectaanvraag 'Erfgoedzorg in de archiefsector' (zie 1.2.4. Erfgoedzorg in de kunstensector) mee in dit project 19
worden opgenomen. 4.3.6. Artesis Hogeschool Henk Vanstappen treedt voor PACKED vzw op als co-promotor voor het onderzoeksproject van de Artesis Hogeschool ‘Duurzaam digitaal archiveren van artistiek onderzoek binnen het hoger kunstonderwijs’. Dit onderzoeksproject wil nagaan hoe de resultaten van master thesissen duurzaam kunnen worden bewaard.. 4.3.7. Multita-project Bert Lemmens zetelt voor PACKED vzw in het begeleidingscomité van het Multita-project dat wordt gecoördineerd door het Koninklijk Museum voor Kunst en Geschiedenis en het Koninklijk Instituut voor Kunstpatrimonium. Dit project wil de collecties van beide wetenschappelijk culturele instellingen valoriseren door het ontwikkelen van een meertalige thesaurus voor de museologische en digitale ontsluiting van collecties. Het project ontwikkelt hiertoe een wetenschappelijke, meertalige en polyhiërarchische thesaurus voor artistieke en archeologische collecties. Het begeleidingscomité komt één keer per jaar samen en adviseert het project. 4.4. Ondersteuning opzetten Europese digitaal-erfgoedprojecten (ad hoc) Het participeren in of initiëren van een Europees project in het veld van digitaal erfgoed biedt een enorme kans voor Vlaamse organisaties om hun kennis m.b.t. best practices, internationaal gedeelde praktijken, e.d. uit te bouwen. Een dergelijk traject impliceert echter vaak een onderschatte werklast. De administratieve identificatie van een organisatie bij de Europese Commissie, de processen en richtlijnen die gekend dienen te zijn, de woordenschat die gebruikt wordt … zijn bij een eerste confrontatie allesbehalve vanzelfsprekend. Op basis van de ervaring die PACKED vzw opdeed bij het initiëren en coördineren van het project Digitising Contemporary Art wil de organisatie graag expertise uitwisselen met Vlaamse partners die een gelijkaardig traject wensen op te zetten. Deze uitwisseling van informatie wordt afgestemd op de werking van IWT (Agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie). Wanneer instellingen erom vragen zal PACKED vzw hen, op basis van de bestaande richtlijnen en eigen ervaringen, begeleiden bij het navigeren doorheen de vereiste workflow.
5. EXTERNE COMMUNICATIE 5.1. Websites 5.1.1. Onderhoud van de PACKED-website De PACKED-website www.packed.be bevat informatie over enerzijds de werking van PACKED vzw zelf en anderzijds over evenementen, projecten, publicaties, … die relevant zijn voor ons werkveld. Alle informatie m.b.t. standaarden, richtlijnen, software, … voor het aanmaken, bewaren, ontsluiten, delen en uitwisselen van cultureel erfgoed wordt verspreid via de CEST-website (www.projectcest.be). Alle informatie m.b.t. de archivering en conservering van audiovisueel erfgoed en audiovisuele kunst wordt verspreid via de SCART-website (www.scart.be). In 2013 wordt de PACKED-website actueel gehouden (algemeen onderhoud). 5.1.2. Technisch optimaliseren van de CEST-website In 2013 wordt de CEST-website (www.projectcest.be) technisch verder geoptimaliseerd, De databanken die de technische ruggengraat van het glossarium en de standaarden- en softwareregister vormen, zullen in 2013 verder ontwikkeld worden. Zo zal bijvoorbeeld meertalige invoer ondersteund worden, wat de uitwisseling met internationale initiatieven zal bevorderen. Via een RESTful API zal de data aangeboden worden in een standaardformaat zodat deze niet alleen op de PACKED-websites (CEST, SCART) getoond wordt, maar ook door andere websites kan worden overgenomen. Bovendien zal deze data bij wijze van experiment als linked data beschikbaar gesteld worden. Hierbij wordt rekening gehouden met de richtlijnen en standaarden die door CEST worden aanbevolen. Verder zal er gekeken worden welke nieuwe functionaliteiten aan het wiki-platform kunnen worden toegevoegd. 20
5.1.3. Onderhoud en uitbouw van de SCART-website In 2012 lanceerde PACKED vzw de SCART-website (www.scart.be). De SCART-website is voor PACKED vzw het kanaal bij uitstek voor het verspreiden alle mogelijke informatie m.b.t. de archivering en conservering van audiovisueel erfgoed en audiovisuele kunst. Alle onderzoeksresultaten (incl. richtlijn rond bewaring van audiovisuele- en computerapparatuur) van het project ‘Het behoud van afspeel- en weergaveapparatuur voor audiovisuele kunst’ zullen ook via de SCART-website gepubliceerd worden. De website zal in 2013 aangevuld worden met nieuwe content. waaronder de output van de projecten onder rubriek 1.5. SCART. 5.1.4. Inbedden van projectwebsite(s) Eind juni 2013 loopt het DCA-project ten einde. Als projectleider heeft PACKED vzw zich van bij het begin van het project geëngageerd om de projectwebsite te onderhouden en waar mogelijk te blijven actualiseren. Naast de algemene website wordt er ook een specifieke wiki-site opgericht rond een digitaliseringsworkflow voor hedendaagse kunstobjecten. Deze wiki wordt gehost door PACKED vzw en wordt uitgewerkt in samenwerking met o.a. de Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België en andere projectpartners. Voor de afloop van het project zal er een plan ontwikkeld worden voor de inbedding van deze wiki in de huidige bestaande online platformen van PACKED vzw, om de inhoud en opgedane expertise optimaal te kunnen koppelen aan CEST en SCART en te kunnen onderhouden op langere termijn. Voor het project ‘Erfgoedzorg in de kunstensector’ zal onderzocht worden of er een aparte website dient te worden opgezet om de projectresultaten te verspreiden of dat zij beter in één van de bestaande websites worden ondergebracht. 5.1.5. Integratie Europeana API PACKED vzw faciliteert via projecten zoals Linked Heritage en DCA (in het verleden ook via ATHENA) de opname van Belgische cultureel-erfgoedcontent in Europeana. Via de Europeana API (Application Programming Interface) is het mogelijk om geselecteerde Europeana-content in te bedden in de eigen website. PACKED vzw wil de Europeana API integreren in de DCA-projectwebsite om op die manier de aangeleverde DCA-content voor Europeana voor te stellen. De API zal ook geïntegreerd worden op de PACKED-website, om een overzicht te geven van alle content die met ondersteuning van PACKED vzw reeds op het Europeana-portaal terecht kwam. 5.2. Nieuwsbrief PACKED vzw verspreidt tien keer per jaar een digitale nieuwsbrief naar ongeveer 1.500 geïnteresseerden. De nieuwsbrief bevat informatie over de werking van PACKED en over activiteiten in binnen- en buitenland die relevant zijn voor ons werkveld. In 2013 plant PACKED vzw om in de nieuwsbrief steeds prominent plaats te bieden aan updates in het kader van de CEST-, SCART- en DCA-werkzaamheden. Daarnaast zal ook bekeken worden hoe opinievorming/editoriaal in verband met (digitale) kunst en cultureel erfgoed deel kan uitmaken van de nieuwsbrief. 5.3. Directe communicatiecampagne PACKED vzw De kennis van de werking van PACKED vzw en vooral van haar gratis dienst- en adviesverlening kan naar de doelgroep toe nog geoptimaliseerd worden. Om die reden zal PACKED vzw in 2013 een directe communicatiecampagne opstarten waarin de loketfunctie als één van de meest prominente elementen naar voren zal geschoven worden. Door de kennis van datgene waar PACKED vzw voor staat in het erfgoedveld te vergroten willen we de impact van de werking vergroten.
6. ALGEMEEN BEHEER 6.1. Algemeen beheer PACKED vzw 6.1.1. Rapportering aan algemene vergadering en raad van bestuur De algemene vergadering van PACKED vzw komt één tot twee maal per jaar samen, de raad van bestuur gemiddeld een vijftal keer. Op deze bijeenkomsten legt de PACKED-coördinator de 21
beleidsplannen, actieplannen, begrotingen, jaarafrekeningen, … ter goedkeuring voor. Ook brengen hij en andere PACKED-medewerkers verslag uit over de voorbije en de geplande activiteiten. 6.1.2. Uitbreiding raad van bestuur In 2013 blijft PACKED vzw attent wat betreft het opnemen van een vertegenwoordiger van de privaatrechtelijke archiefsector in haar raad van bestuur, alsook wat betreft een maatschappelijk en cultureel diverse samenstelling van de raad van bestuur. 6.1.3. Personeelsbeheer PACKED vzw voert een gelijkekansenbeleid. Bij eventuele personeelsaanwerving zal PACKED vzw ook in 2013 een bijzondere aandacht hebben voor een maatschappelijk en cultureel diverse samenstelling van haar personeelsploeg. Met het oog hierop werd in het verleden o.a. advies gevraagd bij het Minderhedenforum. Dit advies verschafte een beter inzicht te verschaffen in hoe PACKED vzw zijn eventuele vacatures via minderhedenkanalen gericht kan verspreiden, of op welke manier PACKED vzw bv. stagiairs met een andere cultureel-etnische achtergrond kan aantrekken. De huidige personeelsploeg van PACKED vzw heeft een internationaal karakter: één medewerker heeft de Franse en Zweedse nationaliteit, een andere de Duitse. Ecologische duurzaamheid is een onderdeel van het personeelsbeleid. Alle werknemers nemen de fiets of het openbaar vervoer voor het dagelijkse woon-werkverkeer of om vergaderingen bij te wonen. Bovendien zijn er afspraken rond telewerk om de verplaatsingen te beperken. 6.1.4. Financieel beheer Het financiële beheer van PACKED vzw gebeurt grotendeels intern. De uiteindelijke verwerking van financiële resultaten gebeurt in samenwerking met het externe boekhoudkantoor Studifisk (Leuven). 6.1.5. ICT-beheer Sinds eind 2011 heeft PACKED vzw een eigen ICT-infrastructuur. De verschillende digitale bestanden die vroeger verspreid waren over de verschillende computers, bevinden zich vanaf 2012 op één server, die door de werknemers ook van buitenaf kan worden geraadpleegd via een beveiligde VPN-verbinding. PACKED vzw heeft een uitgebreide back-upstrategie uitgewerkt waarbij dagelijks zowel on- als offsite een backup gemaakt wordt, en backups van meerdere generaties (wekelijks, maandelijks, jaarlijks) bewaard worden. PACKED vzw beschikt bovendien over een eigen webserver waardoor er meer controle is over de eigen websites, en betere onlinediensten kunnen worden aangeboden. Het onderhoud en de update van de ICT-infrastructuur wordt in 2013 intern opgevolgd. 6.1.6. Maatschappelijke en culturele diversiteit Zoals hoger beschreven wordt ook in de samenstelling van de raad van bestuur (zij het passief) en de personeelsploeg rekening gehouden met maatschappelijke en culturele diversiteit. Om te onderzoeken hoe PACKED vzw de maatschappelijke en culturele diversiteit van haar acties kan vergroten nam de organisatie in 2012 contact op met o.a. het Minderhedenforum, projectmedewerkers van de Migrantenerfgoeddatabank en MANA vzw – Expertisecentrum Islamitische Culturen in Vlaanderen. PACKED vzw zal op dit vlak in 2013 haar aandacht behouden. Het PACKED-kantoor bevindt zich in het hart van Molenbeek in een maatschappelijk en cultureel diverse buurt. Door samenwerking met het lokale tewerkstellingsagentschap tracht PACKED vzw zich in te schrijven in het multiculturele lokale weefsel. 6.1.7. Beleid duurzaamheid en ecologisch bewustzijn Zoals hoger aangegeven zijn duurzaamheid en ecologisch bewustzijn een belangrijke factor in het personeelsbeleid. Als expertisecentrum digitaal erfgoed gebeurt de dagelijkse werking bijna volledig digitaal. Behalve financiële stukken en inkomende briefwisseling, worden alle documenten meestal enkel in digitale, en niet langer geprinte, vorm bewaard. Met het oog op een duurzame bewaring van haar digitaal archief volgt PACKED vzw niet alleen haar eigen richtlijnen maar ook degene die ontwikkeld werden door AMVB (DigiGids). 22
PACKED vzw betrekt een kantoor in een reeds bestaand gebouw dat via herbestemming recent gerenoveerd werd. We delen daarbij de gemeenschappelijke infrastructuur met een aantal andere (hoofdzakelijk culturele) organisaties. Via kleine ingrepen proberen we als organisatie onze ecologische voetafdruk zo klein mogelijk te houden. 6.1.8. Aansluiting Vlaams Actieplan Armoedebestrijding PACKED vzw zal in 2013 onderzoeken hoe het proactief kan vorm geven aan acties die vervat zitten in het Vlaams Actieplan Armoedebestrijding en die betrekking hebben op haar doelstellingen.
23
E. Voorlopige begroting 2013 PACKED vzw Noot: aangezien de afsluiting van het boekjaar 2012 nog niet is afgerond op het moment van de indiening van dit PACKED vzw Actieplan 2013, gaat het hier om een voorlopige begroting. De uiteindelijke begroting voor het werkingsjaar 2013 wordt pas in maart 2013 bekrachtigd door de Algemene Vergadering van PACKED vzw. KOSTENREKENINGEN 610 000 611 000 612 000 613 000 613 500 614 000 615 000 620 000 630 000 640 000 650 000 660 000 690 000
700 000 730 000
750 000 790 000
DIENSTEN EN DIVERSE GOEDEREN HUISVESTING ADMINISTRATIEKOSTEN VERGOEDINGEN AAN DERDEN / DIENSTVERLENING VERZEKERINGEN VERPLAATSINGS EN VERBLIJFSKOSTEN (BINNEN/BUITENLAND) PROMOTIE BEZOLDIGING EN SOCIALE LASTEN AFSCHRIJVINGEN VOORZIENINGEN ANDERE BEDRIJFSKOSTEN FINANCIELE KOSTEN (EN AF TE DRAGEN BTW) UITZONDERLIJKE KOSTEN RESULTAATSVERWERKING TOTAAL UITGAVEN
€ 6.600,00 € 372.429,20 € 5.525,00 € 600,00 € 7.574,00 € 36.100,00 € 23.566,80 € 532.850
OPBRENGSTENREKENINGEN Omzet Andere bedrijfsopbrengsten Opbrengsten ATHENAPlus Opbrengsten DCA Opbrengsten Linked Heritage Financiële opbrengsten Resultaatsverwerking TOTAAL INKOMSTEN
€ 35.534,00 € 366.849,70 € 53.025,30 € 65.698,00 € 11.743,00 € 0,00 € 0,00 € 532.850
RESULTAAT
€ € € €
87.055,00 18.160,00 12.350,00 31.280,00 € 2.465,00 € 16.200,00
€ 0,0
24
Toelichting bij de voorlopige begroting 2013 PACKED vzw INKOMSTEN Omzet PACKED streeft er naar om in 2013 € 35.534,00 eigen inkomsten te genereren door het vervullen van opdrachten voor derden. Andere bedrijfsopbrengsten Deze bestaan uit: - werkingssubsidies Erfgoeddecreet 2013 (90%) € 258.149,70 - werkingssubsidies Erfgoeddecreet 2012 (10%) € 28.500,00 - VIA subsidies € 5.000,00 - projectsubsidie 'Erfgoedzorg in de kunstensector' € 75.200,00 (onder voorbehoud) Europese en aanvullende Vlaamse subsidies voor deelname aan enkele Europese projecten Deze bestaan uit - subsidie ATHENAPlus Europese Commissie € 47.133,60 - matching funds ATHENAPlus Vlaamse Gemeenschap € 5.891,70 - subsidie DCA Europese Commissie € 13.779,00 - matching funds DCA Vlaamse Gemeenschap € 27.558,00 - overgedragen subsidies uit 2012 € 24.361,00 - subsidie Europese Commissie € 3.134,00 - matching funds Vlaamse Gemeenschap € 1.560,00 - overgedragen subsidies uit 2012 € 7.049,00
UITGAVEN Personeelskosten De personeelsploeg die in 2012 bij PACKED vzw actief was, blijft grotendeels behouden. De opgegeven loonkosten zijn gebaseerd op de loonbarema’s van paritair comité 329.01. Het PACKED-team bestaat in 2013 uit - Coördinator - deskundige (1 VTE): - Assistent coördinator – deskundige (1 VTE) - Deskundige (1 VTE) - Deskundige (+/- 0,5 VTE) - Projectmedewerker (1 VTE) - Projectmedewerker (1 VTE) - Projectmedewerker (+/- 0,6 VTE) - Projectmedewerker (+/- 0,6 VTE) Loonkost gebaseerd op te bepalen barema. Op dit moment werd € 30.000 voorzien voor de aanwerving van een tijdelijke medewerker. De procedure voor deze aanwerving dient nog opgestart te worden. De coördinator - deskundige en de assistent coördinator – deskundige zijn omwille van hun ervaring ook betrokken bij de tijdelijke Europese projecten DCA, Linked Heritage en/of ATHENAPlus, en een deel van hun loonkost wordt dan ook betaald door deze projectmiddelen. De structurele werkingsmiddelen voor personeelskosten die hierdoor vrijkomen worden ingezet om een deel van de loonkost van de projectmedewerkers te bekostigen.
25
Bijkomende personeelskosten zijn vergoeding van het woon-werkverkeer (openbaar vervoer) (€ 4.464) en de toekenning van maaltijdcheques per gewerkte dag (verwerkt in totale loonkost, plus € 648 administratiekost). Kosten inhoudelijke werking - Eind 2012 installeerde PACKED vzw een gedeeld serversysteem dat ook in continue back-up van digitale (werk)documenten voorziet. PACKED vzw voorziet voldoende middelen om dit systeem naar behoren te kunnen onderhouden. De drie websites die PACKED vzw momenteel rechtstreeks beheert (packed.be, projectcest.be, scart.be) worden vanaf juni 2013 vergezeld door een derde (dcaproject.eu). PACKED vzw voorziet voldoende middelen om deze websites inhoudelijk en technisch up-to-date te houden. - Een belangrijk deel van de structurele werkingsmiddelen zullen worden ingezet voor het uitbouwen, beheren en modereren van de Cultureel ErfgoedStandaarden Toolbox (kortweg CEST) als discussieplatform en netwerk van expertise; CEST wordt door PACKED vzw beschouwd als ruggengraat van haar inhoudelijke werking. Financiële kosten en voorzieningen PACKED vzw activeerde opnieuw haar BTW-nummer omdat de dienstverlening die de basisondersteuning overstijgt en tegen betaling gebeurt onderworpen is aan de BTW-wetgeving. Om deze reden werdt er een provisie voorzien voor een eventuele BTW-regularisatie. Middelen over te dragen naar 2014 30% van de totale Europese middelen ontvangen in het kader van ATHENAPlus, zullen worden overgedragen naar 2014 om een goede voortzetting van het project te kunnen garanderen. Het gaat om een bedrag van € 23.566,80.
26
