Békéscsabai Lakásszövetkezet 5600 Békéscsaba, Hunyadi tér 6. sz.
Szervezeti és Mőködési Szabályzata 2011. február hó 3. napján történt módosítással egységes szerkezetben
2
Tartalomjegyzék Tartalom: I.
II.
Oldal:
Fejezet A lakásszövetkezet feladata, tevékenységi köre, munkaszervezete A lakásszövetkezet feladata A lakásszövetkezet szervezeti felépítése A lakásszövetkezet képviselete, aláírásra jogosultság
4 4 4 5
Fejezet A lakásszövetkezet szervei A. közgyőlés A részközgyőlés A küldöttgyőlés Tisztségviselık választása, a jelölıbizottság mőködése Titkos szavazás módja Tagértekezlet A tag alapvetı jogai A nem tag tulajdonos jogai és kötelezettségei
6 6 6 7 7 9 10 10 11
III. Fejezet Az Igazgatóság Az igazgatóság feladata Az igazgatóság tagjai jogosultak Az igazgatóság tagjainak kötelessége Az igazgatósági ülés napirendjén szereplı elıterjesztések elıadói Zárt ülés Ad hoc Bizottság A szövetkezet elnöke és hatásköre
11 11 12 12 13 13 13 14
IV. Fejezet A Felügyelıbizottság A felügyelıbizottság feladatai és hatásköre A felügyelıbizottság elnökének és tagjainak jogai és kötelezettségei A felügyelıbizottság tagjai jogosultak A felügyelıbizottság tagjai kötelesek A felügyelıbizottság ülései
14 15 15 16 16 16
V.
Fejezet A küldött jogosultsága, költséghatárok az épület karbantartási, felújítási munkáknál A küldöttek jogai és kötelezettségei
16 18
VI. Fejezet Felújítási kölcsön felvétele
19
VII. Fejezet A tıkeváltozás felhasználása
20
3
VIII. Fejezet Tisztségviselık és küldöttek díjazása IX. Fejezet A lakásszövetkezet munkaszervezetének tevékenysége, felépítése Munkaszervezet tevékenységi körén belüli fıbb feladatcsoportok A munkaszervezet dolgozóinak munkaköri leírása A munkaszervezet feladatai a részközgyőlések, tagértekezletek határozatainak végrehajtásában A lakásszövetkezet hivatalos levelezése − Kézbesítés − Bélyegzık használata Bejelentések − Panaszbejelentések − Hibabejelentések Záró rendelkezések
20
21 21 21 22 22 23 23 23 23 24
Mellékletek: 1. sz.
melléklet
Szervezeti felépítés
2. sz. melléklet 2/a. sz. melléklet 2/b. sz. melléklet 2/c. sz. melléklet 2/d. sz. melléklet 2/e. sz. melléklet 2/f. sz. melléklet 2/g. sz. melléklet
Iratminták Részközgyőlés Meghívó Jelenléti ív Részközgyőlési jegyzıkönyv Értesítés részközgyőlési határozatról Szavazás részközgyőlés összehívása nélkül Értesítés az írásbeli szavazás eredményérıl Jegyzıkönyv/írásbeli szavazás eredményének megállapítása
3. sz. melléklet 3/a. sz. melléklet 3/b. sz. melléklet 3/c. sz. melléklet 3/d. sz. melléklet
Tagértekezlet Meghívó Jelenléti ív tagértekezletrıl Tagértekezleti jegyzıkönyv Írásbeli nyilatkozat
4. sz. melléklet
Meghatalmazás
5. sz. melléklet
Ajánlószelvény
6. sz. melléklet 6/a. sz. melléklet 6/b. sz. melléklet
Szavazólap (Tisztségviselı választás) Szavazólap (testületi) Szavazólap (egyéni)
7/a. sz. melléklet 7/b. sz. melléklet
Tulajdonos váltás bejelentés Ingatlan tulajdonosváltás bejelentése (eladó)
4
I. Fejezet A LAKÁSSZÖVETKEZET FELADATA, TEVÉKENYSÉGI KÖRE, MUNKASZERVEZETE
A lakásszövetkezet feladata A lakásszövetkezet feladata lakóházak, gépkocsi tárolók, üzlethelyiségek és egyéb létesítmények építése, forgalmazása, fenntartása, tagjainak és nem tag tulajdonosoknak a jogszabályok keretei között – az igényekkel összefüggı lakossági szolgáltatások szervezése, nyújtása. A fenti ingatlanok fenntartására, folyamatos karbantartására, házkezelési, üzemeltetési és az igényeknek megfelelı tagi, nem tagi, társasházi szolgáltatások ellátására – szabad kapacitása erejéig és a jogszabályi lehetıség keretén belül – szakirányú vállalkozásokkal szerzıdhet. A lakásszövetkezet feladatai ellátása érdekében társasházkezelıi, ill. ingatlankezelıi szakmai képesítéső munkavállalót és szakirányú alkalmazottakat foglalkoztat. A lakásszövetkezet céljának megvalósítását szolgáló tevékenységét székhelyén kívül is végezheti. A lakásszövetkezet szervezeti felépítése A lakásszövetkezet jogi személy A lakásszövetkezet testületi szervei Közgyőlés – Részközgyőlés Küldöttgyőlés Tagértekezlet Igazgatóság Felügyelıbizottság A lakásszövetkezet tisztségviselıi Igazgatóság elnöke, elnökhelyettese és tagjai Felügyelıbizottság elnöke és tagjai Lakásszövetkezet Igazgatóságának munkaszervezete A Lakásszövetkezet munkaszervezeti struktúráját a Szövetkezet Igazgatósága alakítja ki, illetve a szövetkezet tagsága (a küldöttgyőlés) részérıl támasztott igények minél teljesebb kielégítése érdekében, az ügyvezetés javaslatainak figyelembe vételével azt szükség szerint átszervezi, korszerősíti. Ügyvezetı igazgató A munkaszervezet munkáltatói jogkörrel felruházott vezetıje az Ügyvezetı Igazgató. Az Ügyvezetı Igazgató munkakörében végzett tevékenységét tekintve önállóan jogosult a munkaszervezet hatékony, szakszerő mőködésének megszervezéséért és irányításáért.
5 A lakásszövetkezetet képviselve, felhatalmazással eljár a különbözı hatóságoknál és hivataloknál, folyamatosan kapcsolatot tart a közüzemi szolgáltatókkal és kivitelezı cégekkel, vállalkozásokkal, a szövetkezet tagjaival, küldötteivel. Munkáját, a törvények betartásával és beszámolási kötelezettséggel, a Szövetkezet Igazgatóságának határozatai alapján, a Felügyelı Bizottság ellenırzése mellett végzi. Közvetlen irányítása alá tartozik: − Központi ügyviteli ügyintézı − Építési mőszaki ellenır − Ép. gépész mőszaki ellenır − Energetikus − Liftügyelet − Főtık − Takarító csoportvezetık − Takarítók Fıkönyvelı A Fıkönyvelı, az Ügyvezetı Igazgatóval együttmőködve a vezetése alatt álló csoportok munkáját önállóan szervezi és irányítja. A Szövetkezet Küldöttgyőlését a jogszabályi elıírásoknak megfelelıen, hitelesen tájékoztatja a Szövetkezet gazdálkodásáról, vagyoni helyzetérıl. Gondoskodik a tagságot érintı, ilyen jellegő információk késedelem nélküli elérhetıségérıl. Együttmőködik a Könyvvizsgálóval, kapcsolatot tart az APEH, a partner pénzintézetek, biztosító társaságok érintett munkatársaival. Munkáját a törvények betartásával és beszámolási kötelezettséggel a Szövetkezet Igazgatóságának határozatai alapján a FEB ellenırzése mellett/alatt végzi. Irányítása alá tartozik: − Tagnyilvántartás − Könyvelés − Pénztár − Munkaügy − Behajtási csoport Ügyvéd A lakásszövetkezet képviselete, aláírásra jogosultság A szövetkezet törvényes képviselıje az elnök, cégjegyzési joga önálló. Együttesen képviseli a szövetkezetet az ügyvezetı igazgató és fıkönyvelı. Cégjegyzésük érvényességéhez mindkettıjük aláírására van szükség. Más tag vagy alkalmazott az elnök írásbeli felhatalmazása alapján képviselheti a szövetkezetet. Nem képviselheti a szövetkezetet az, aki az adott ügyben maga, vagy akinek a házastársa, élettársa, egyenes ágú rokona és testvére ellentétesen érdekelt.
6
II. Fejezet A LAKÁSSZÖVETKEZET SZERVEI
A közgyőlés A lakásszövetkezet legfıbb szerve, amely a törvényben és az alapszabályban meghatározott hatáskörben fejti ki tevékenységét. A határozatképességet a jelenléti ív alapján kell megállapítani. A közgyőlés megtartására vonatkozóan az alapszabályban leszabályozottak az irányadók. A részközgyőlés A lakásszövetkezet a közgyőlést azonos napirendi pontokkal részközgyőlések formájában tartja meg. Az alapszabály a részközgyőléseket a részközgyőlési körzet meghatározott belsı ügyeiben önálló döntési jogkörrel ruházza fel, ha az így hozott határozat más részközgyőlési körzetet nem érint. A szövetkezet szervezeti életében a részközgyőlés kettıs tartalommal bír. Egyrészt a ritkábban alkalmazott eredeti jelentéstartalmának megfelelıen a közgyőlés (az a fórum, ahol a szövetkezet minden tagja szavazati joggal részt vehet, közvetlenül személyesen gyakorolhatja tagi jogait, érvényesítheti érdekeit) megtartásának egyik módja, amikor a szövetkezet közgyőlést az alapszabály mellékletében meghatározott részközgyőlési körzetenként az igazgatóság által meghatározott idıpontban azonos napirenddel hívja össze és tartja meg. A részközgyőlési jegyzıkönyvek alapján az igazgatóság utólag állapítja meg a határozatképességet, számolja össze a szavazatokat és hirdeti ki a határozato(ka)t. Az ilyen közgyőlésen hozott határozatok a szövetkezet egészére érvényesek. A részközgyőlés másik, a napi gyakorlatban inkább alkalmazott módja, amikor a részközgyőlési körzetek az alapszabályban rájuk ruházott jogkör alapján a saját körzetük belsı ügyeiben önállóan döntenek, és az itt hozott határozatok más részközgyőlési körzetet nem érintenek. A részközgyőlés 5 éves idıtartamra küldöttet választ, aki megbízatásának idıtartama alatt szavazati joggal képviseli körzetét a szövetkezet küldöttgyőlésein. A küldött jogait és kötelezettségeit, tevékenységi körét az alapszabály vonatkozó fejezete írja elı. A részközgyőlést a szövetkezet igazgatósága hívja össze. A meghívón fel kell tüntetni a részközgyőlés helyét, idıpontját, napirendjét, a meghívott elıadó nevét, képviseleti minıségét. Fontos, hogy szerepeljen rajta a határozatképtelenség esetén a megismételt részközgyőlés idıpontja. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy az alapszabály elıírásait betartva a megismételt részközgyőlés azonos napirenddel az eredetileg kiírt idıpont után akár fél órával késıbb is megtartható. A küldött a részközgyőlés tervezett idıpontja elıtt legalább 15 nappal a lakásszövetkezet titkárságán átveszi a részközgyőlés megtartásához szükséges nyomtatványokat (meghívó, jelenléti ív, jegyzıkönyv). Az alapszabályban elıírt módon a részközgyőlést elıkészíti, és a meghirdetett idıpontban lebonyolítja. Ha ehhez a munkához segítségre van szüksége, azt még a nyomtatványok átvétele elıtt kérheti a szövetkezet ügyvezetı igazgatójától. A lezajlott részközgyőlés után 72 órán belül a hitelesített jegyzıkönyvet, a jelenléti ívet, a kitöltött meghívó egy eredeti példányát a szövetkezet titkárságán le kell adnia. Az átadott iratokról másolatot kell kapnia, amelyen az eredeti iratok átvételét az átvevı igazolja. A részközgyőlés
7 alapokmánya a jegyzıkönyv, amelynek tartozéka a helyszínen felfektetett jelenléti ív. A jelenléti ív alapján kell megállapítani a határozatképességet (részközgyőlés megkezdése után érkezık nevét a jegyzıkönyvben is meg kell jelölni). A jelenléti íven szereplı résztvevık közül levezetı elnököt, jegyzıkönyvvezetıt és két hitelesítıt kell megválasztani. A részközgyőlés az alapszabályban biztosított jogkörében határozatokat hozhat. Határozathozatalnál gondot kell fordítani a határozat szövegének megfogalmazására úgy, hogy a meghívóban meghirdetett napirendi pontok és a részközgyőlésen hozott határozatok összhangban legyenek. Ajánlatos a határozat szövegét elıre megfogalmazni, és a vitát ennek alapján vezetni. A jegyzıkönyvnek tartalmaznia kell a szavazás eredményére vonatkozó adatokat (…..Igen, ……Nem, …….Tartózkodás). A küldöttgyőlés A küldöttgyőlés az alapszabályban meghatározott ügyekben döntésre jogosult testület, melynek tagjait, a küldötteket 5 évi idıtartamra a részközgyőlés választja meg. A küldöttek számát az alapszabályban lefektetett taglétszám szerint kell megállapítani, illetıleg megválasztani. Ezzel lehetıség nyílik a szövetkezet növekedése mellett a küldöttek számának emelésére, továbbá az arányos képviselet biztosítására. A küldöttgyőlés napirendjére kerülı témákat az igazgatóság elızetesen megtárgyalja, kialakítja a határozati javaslatot. A napirendi pontokról a küldöttek részére írásos tájékoztatót küld. Terjedelmesebb elıterjesztésnél az írásbeli anyagok megtekintését biztosítani kell. A küldöttgyőlésrıl jegyzıkönyvet kell vezetni. A küldöttgyőlés jegyzıkönyvét a levezetı elnök, a jegyzıkönyvvezetı és a két hitelesítı írja alá. A küldöttgyőlésen külön jelenléti ívet kell vezetni a szavazati joggal rendelkezı megjelentekrıl a határozatképesség megállapításához, és külön jelenléti ívet a tanácskozási joggal résztvevı tagokról, meghívottakról. A küldöttgyőlésen tanácskozási joggal bármely tag részt vehet. Az igazgatóság és a felügyelıbizottság elnöke és tagjai – választott tisztségüknél fogva -, valamint az ügyvezetı igazgató, fıkönyvelı, jogi képviselı szavazati jog nélkül, állandó meghívottként, tanácskozási joggal vesznek részt a küldöttgyőlésen. A küldöttgyőlés határozatairól a küldött a legközelebbi részközgyőlésen köteles az ıt választó körzet tagjainak beszámolni. Egyebekben a küldöttgyőlés hatáskörére és eljárására azokat a szabályokat kell alkalmazni, amelyek a közgyőlésre vonatkoznak. Tisztségviselık választása, a jelölıbizottság mőködése A tisztségviselık megválasztásának elıkészítésére a jelölıbizottságot a választást lebonyolító küldöttgyőlés elıtt legalább 60 nappal elıbb kell létrehozni. A jelölıbizottság létrehozására az igazgatóság jogosult. A jelölıbizottság 5 fıbıl áll (elnök + 4 tag). Az Igazgatóság a szövetkezet tagjai közül további 2 fı póttagot is köteles kijelölni. A póttag bevonására a rendes tag akadályoztatása, lemondása esetén kerül sor. Bevonás esetén a jelölıbizottsági tag teljes körő jogai illetik meg. A bevonás a póttagok közül ÁBC sorrendnek megfelelıen történik. A tisztségviselı választás elıtt legalább 60 nappal az igazgatóság a szövetkezet tagjai közül kijelöli a jelölıbizottság elnökét, és javaslatot tesz a bizottság tagjaira. A bizottság elnökével
8 ismerteti a jelölıbizottság mőködési elveit és meghatározza a bizottság mőködésének idıtartamát. A jelölıbizottság megszervezése a kijelölt elnök feladata. A jelölıbizottság alakuló ülésén elfogadja a kijelölt elnököt. Kialakítja munkarendjét, a munkavégzése ütemét, munkáját az elıírt határidıre befejezi. Mőködése alatt gondot fordít az alapszabály és a jogszabályok betartására. A felállított jelölıbizottság összetételét az igazgatóság soron következı ülésén határozatban elfogadja. Munkája során a jelölıbizottság megkeresi a szövetkezet tagjait, nem tag tulajdonosait, esetleg a kívül álló számításba jöhetı szakembert, és ezek közül felkutatja a lehetséges jelölteket. Munkavégzéséhez rendelkezésére áll a szövetkezet tagnyilvántartása, illetve az abban található személyes adatok. − − −
A jelölésre a lépcsıházi hirdetı táblákon és a lakásszövetkezet központi hirdetıtábláján kifüggesztett hirdetmény útján javaslatokat kér a tagságtól a küldöttek részére küldött ajánló jegyzéken javaslatokat fogad be, a jelölıbizottság tagjai a bizottság ülésein írásban, ajánlójegyzéken ajánlanak jelölteket, és a szövetkezet irodaház portáján elhelyezett urnába, a mellette elhelyezett ajánlójegyzéken bármelyik szövetkezeti tag javaslatot tehet akár az egész testületre, akár egy személyre.
A javaslatok beérkezésére határidıt állapít meg, amelynek leteltével a beérkezett ajánlatokat összesíti, tisztázza, listát állít fel, amelynek élén a legtöbb ajánlással bíró jelölt lesz az elsı, a többiek az ajánlatok csökkenı sorrendjében követik egymást. Az így kialakult listán szereplı személyek jogosultságát ellenırzi. A jelölteket a jelölıbizottság tagjai személyesen vagy telefonon megkeresik és személyes beszélgetés keretében az alábbi kérdésekre kérnek választ: − a jelölt neve − tagja-e a szövetkezetnek − iskolai végzettsége − beosztása, képesítése − vállalja-e a jelölést a tisztségre. Az elbeszélgetések után a jelölés vállalásától függıen összeállítja a konszolidált jelölılistát, amelyen a jelöltek számát korlátozza (maximum: a betöltendı tisztségviselıi helyek 150 %-a) és amelyet a jelölıbizottság határozatképes ülésén kiértékel, sorrendbe állít, és többségi szavazással elfogad. A jelöltek közül a jelölések számától függetlenül a jelölıbizottság saját hatáskörében a legalkalmasabbakat elıre sorolhatja. A jelölıbizottság határozatképes, ha azon a tagok több mint fele részt vesz. Határozatát egyszerő szótöbbséggel hozza. Szavazategyenlıség esetén az elnök szavazata dönt. Az elfogadott jelölt listát bizalmasan kezeli. Az általa végzett munkáról és a bizottság mőködése közben felmerült esetleges problémákról statisztikus adatokat tartalmazó szóbeli tájékoztatót ad a lakásszövetkezet igazgatóságának. A jelölıbizottság munkájáról a jelölıbizottság elnöke a küldöttgyőlésen rövid statisztikai adatokat tartalmazó beszámolót tart és nyilvánosságra hozza az elfogadott jelölt listát. Ha a jelölıbizottság munkája során bármilyen szabálytalanságot, vagy mőködését akadályozó gondot észlel, köteles azt azonnal a szövetkezet elnökének tudomására hozni. Amennyiben a jelölıbizottság létszámában változás következik be, a bizottság elnöke köteles azt az igazgatóság felé jelezni. Az igazgatóság a jelölıbizottság teljes létszámát új tag kijelölésével a legrövidebb idın belül biztosítja.
9 A jelölıbizottság munkája során tudomására jutott adatokat és információkat köteles bizalmasan kezelni. A szavazólapra csak a jelölıbizottság által elfogadott és a küldöttgyőlés elé terjesztett jelöltek kerülhetnek fel. Tisztségviselı jelölésére a küldöttgyőlés helyszínén ajánlás nem tehetı. Amennyiben a tisztségviselı választásakor a jelölıbizottság valamely tagjára a tagság részérıl értékelhetı számú jelölési indítvány érkezne, az érintett jelölıbizottsági tag, választási esélyeit mérlegelve, csak abban az esetben fogadhatja el a jelöltséget, ha a bizottsági tagságáról írásban, vagy a jelölıbizottság ülésén az elnök és a tagok jelenlétében szóban lemond és a bizottság elnöke a további munkavégzés alól felmenti, a jelölıbizottsági tagságát megszünteti. Ebben az esetben a jelölıbizottság létszámát a póttagok közül kell kiegészíteni. A jelölıbizottság elnökére ilyen okból felmentés nem alkalmazható. Megbízatása hatálya alatt a jelölıbizottság elnöke tisztségviselınek nem jelölhetı. A jelölıbizottság mőködése során költségtérítésben részesül, amelynek forrása az általános költségben meghatározott, a küldöttgyőlés által elfogadott keretösszeg. A bizottság részére biztosított költségkeret nem léphetı túl. Titkos szavazás módja A titkos szavazás elıkészítésére, lebonyolítására a tagok körébıl 1 elnököt és 2 tagból álló szavazatszedı bizottságot kell választani. A szavazatszedı bizottságot nyílt szavazással a jelenlévı tagok egyszerő többséggel választják meg. A szavazólapokat – a határozati javaslatnak megfelelıen – el kell készíteni, azokat ki kell osztani ügyelve arra, hogy minden szavazásra jogosult tag egy szavazólapot kapjon. A titkos szavazáshoz szavazófülkét és a szavazás elıtt üres állapotában megvizsgált, majd hitelesítve lezárt szavazó urnát kell biztosítani. A szavazás urnába való győjtése, összeszámlálása, jegyzıkönyvbe rögzítése a szavazatszedı bizottság, az eredményhirdetés a szavazatszedı bizottság elnökének vagy erre kijelölt tagjának feladata. A titkos szavazás eljárási szabályait és módját a szavazatszedı bizottság elnöke ismerteti. A titkos szavazásra olyan szavazólapot kell készíteni, amelybıl egyértelmően megállapítható a szavazatot leadó akarata, az „Igen”, „Nem”, „Tartózkodás” tényét egyértelmően meg kell jelölni. Titkos szavazást csak a tárgyi feltételek biztosítása esetén lehet megtartani. A titkos szavazás lebonyolítása tárgyi feltételeinek biztosítása az igazgatóság feladata. Érvénytelen az a szavazat, amelybıl nem állapítható meg egyértelmően a szavazó akarata. Érvénytelen pl. a szavazólap, ha 2 ellentétes válasz esetén (igen, nem) mindkét válasz át van húzva, vagy egyik sincs áthúzva. Érvényes és eredményes a szavazás, ha a szavazólapokon leadott és összesített határozati javaslatot a megjelent tagok több mint 50 %-a elfogadta. Az eredményt jegyzıkönyvbe kell foglalni, feltüntetve az érvényes és érvénytelen szavazatok, a szavazásban részt vett tagok és a leadott szavazólapok számát. A jegyzıkönyvet a szavazatszámláló bizottság készíti el és a szavazást követıen annak elnöke, és tagjai írják alá. Tisztségviselı választás esetén is fentiek az irányadóak azzal, hogy a szavazólapokon a tisztségviselı jelölteket kell feltüntetni.
10 A szavazásra jogosult küldöttek – küldöttigazolványuk felmutatásával veszik át részközgyőlési körzetenként az 1 db szavazólapot, melyen a jelöltek neve mellett feltüntetett „Igen”, „Nem” válaszokból egyértelmően kell az egyiket megjelölni. Érvénytelen a szavazat, ha a feltüntetett jelöltek közül – a megválasztásra kerülı tisztségviselık számánál több személy kap igen szavazatot. Érvényes viszont, ha a jelöltlistából csupán kihúz, vagy nem jelölt meg és nem ír be helyette más nevet. Ez esetben a kihúzás ténye „Nem” ellenszavazatként értendı. Érvényesnek tekinthetı a szavazólap, amelybıl egyértelmően megállapítható az adott tisztségre jelölt személy(ek) neve. Ha a szavazólapon szereplı jelöltek közül az elsı szavazás alkalmával a szükséges számú jelölt a többségi szavazatot nem kapta meg, akkor a titkos szavazás újabb fordulójában a hiányzó tisztségviselıknek megfelelı számú jelölt + két fı neve kerül fel a szavazólapra az elızı szavazásnál a legtöbb szavazatot kapott jelöltek közül. Tagértekezlet A lakásszövetkezeti tagok és nem tag tulajdonosok részközgyőlési egységnél kisebb (lépcsıházi) csoportjai egymás jobb megismerése, szőkebb csoportérdek demokratikus megjelenítése, a tevékenyebb közösségi élet kialakítása érdekében tagértekezlet is tarthatnak. A tagértekezletet az igazgatóság jóváhagyásával, elızetes bejelentés alapján a küldött hívja össze és vezeti le. A tagértekezleten a megjelentek jelenléti íven igazolják részvételüket. A tagértekezlet határozatképes, ha azon legalább az érintett tulajdonosok legalább 50 % + 1 fı megjelent. Határozatképtelenség miatt megismételt tagértekezlet nem tartható. Határozatait egyszerő szótöbbséggel hozza. A tagértekezlet összehívásával és megtartásával kapcsolatban egyebekben a részközgyőlésre elıírtakat kell értelemszerően alkalmazni. A tagértekezlet, illetve a részközgyőlés a lépcsıház lakói közül egyszerő szótöbbséggel határozatlan idıre bizalmit (lépcsıházi megbízottat) választhat. A bizalmi feladata lehet: − A napi használat következtében keletkezı mőködési, mőszaki hibák, káresemények valamint az épület közös tulajdonban lévı részeinek karbantartására, felújítására vonatkozó igényeknek a küldött felé történı jelzése. − A lépcsıházban lakók panaszainak, személyes sérelmeinek meghallgatása, azok lehetséges orvoslására elfogulatlan közremőködés − A bizalmi feladata ellátásával a küldött tevékenységét segíti, munkáját a küldött irányításával végzi. − A küldöttnél a tagértekezlet összehívását kezdeményezheti. − Díjazásban nem részesül − Megbízatását az İt megválasztó tagértekezlet egyszerő szótöbbséggel visszavonhatja A tag alapvetı jogai
11 A szövetkezeti tagot, mint tulajdonost, megilletik a tulajdonához főzıdı jogok: − Az ingatlan (lakás, nem lakás célú helyiség) birtoklásának joga (a tulajdonos az ingatlant hatalmában tarthatja, illetve visszaszolgáltatását követelheti attól, aki azt jogosulatlanul használja) − Birtokvédelem joga − Használat joga (rendeltetésszerő, jogos használat) − Haszon szedésének és élvezetének joga (bérbeadás, haszonélvezet) − Rendelkezési jog (értékesítés, ajándékozás, öröklés) − Viseli tulajdonának terheit és a más által meg nem térített károkat. A nem tag tulajdonos joga és kötelezettsége Nem tag tulajdonos az, aki a lakásszövetkezet kezelésében lévı épületben lakás (nem lakás célú helyiség) tulajdonnal rendelkezik, de nem tagja a lakásszövetkezetnek, tagfelvételét nem kérte, illetve tagfelvételi kérelmét a Lakásszövetkezet Igazgatósága elutasította, vagy a lakásszövetkezet tagjai közül kizárták. A nem tag tulajdonost megilletik mindazok a jogok és terhelik mindazok a kötelezettségek, amelyek a tag tulajdonost megilletik, illetıleg terhelik, ám a nem tag tulajdonos − a lakásszövetkezet tagjainak nyújtott szolgáltatásokat kedvezmények nélkül, piaci áron veheti igénybe − a lakásszövetkezet vállalkozási bevételeibıl nem részesedhet − a lakásszövetkezet mőködésével kapcsolatos költségek tulajdonával arányos részét áthárítva viseli − a lakásszövetkezetben tisztségviselıvé nem választható
III. Fejezet AZ IGAZGATÓSÁG
Az igazgatóság létszáma 5 fı. Az igazgatóságot, annak elnökét és elnökhelyettesét a szövetkezet tagjai közül a küldöttgyőlés választja 5 éves idıtartamra. Az igazgatóság dönt és intézkedik a szövetkezet szervezeti életével és gazdálkodásával kapcsolatos minden ügyben, amelyet a jogszabály vagy az alapszabály nem utal a szövetkezeti közgyőlések és a küldöttgyőlés hatáskörébe, döntési jogkörébe. Az igazgatóság határozatait, döntéseit igazgatósági ülések keretén belül hozza meg. Az igazgatóság feladata: − Gondoskodik az alapszabályban foglalt feladatok végrehajtásáról. − Elısegíti, hogy a szövetkezet testületi szervei a jogszabályoknak, az Alapszabálynak és Szervezeti- és Mőködési Szabályzatnak megfelelıen mőködjenek. − Az Alapszabály felhatalmazása alapján megalkotja, jóváhagyja a Szervezeti és Mőködési Szabályzatot, valamint az Alapszabályban meghatározott szabályzatokat, szükség szerint gondoskodik azok idıben történı módosításáról. − Elıkészíti a közgyőlést, a küldöttgyőlést, részközgyőlést, valamint azok napirendjén szereplı elıterjesztéseket, és a munkaszervezet révén gondoskodik a közgyőlési és küldöttgyőlési határozatok közzétételérıl, nyilvántartásáról, végrehajtásáról.
12 − − − − − − −
Gondoskodik a szövetkezeti vagyon védelmérıl és gyarapításáról. Megvitatja és a küldöttgyőlés elé terjeszti az éves beszámolót, és a szövetkezet tárgyévi tervét jóváhagyás végett. A jogszabályokban, az Alapszabályban meghatározott körben munkáltatói jogkört gyakorol az ügyvezetı igazgató, és a fıkönyvelı felett, megbízza a szövetkezet jogi képviselıjét. Rendszeresen tájékoztatja a felügyelıbizottságot az általa hozott határozatairól, a szövetkezet gazdálkodásáról, vagyoni helyzetérıl, valamint a felügyelıbizottság javaslataira tett intézkedésekrıl. Köteles a felügyelıbizottság észrevételeit és javaslatait 30 napon belül de legkésıbb a soron következı igazgatósági ülésen napirendre tőzni és állásfoglalásáról 8 napon belül a felügyelıbizottságot tájékoztatni. Írásbeli tájékoztató kiadványok útján információkat nyújt a tagok részére a szövetkezet tevékenységérıl. Rendszeresen figyelemmel kíséri a tagsági bejelentésekben, részközgyőlési, tagértekezleti határozatokban és küldöttgyőlési hozzászólásokban felvetett és elé került problémákat, javaslatokat, gondoskodik azok megoldásáról, és hasznosításáról, illetve arról, hogy az érdekelt tagok az igazgatósági ülésen történt tárgyalást követıen 30 napon belül írásban tájékoztatást kapjanak. A részközgyőlést közvetlenül érintı ügyben az igazgatóság köteles a részközgyőlési körzetek véleményét az igazgatósági ülés elıtt legalább 7 nappal kikérni.
Az igazgatóság az Alapszabály 4.4 fejezetében biztosított hatásköre alapján, az elıírt fizetési kötelezettség mértékét, a költségeket érintı áremelés szövetkezetre esı arányában megemelheti. Az igazgatóság eljár a fizetési kötelezettségét nem teljesítıkkel szemben. Amennyiben a tag/nem tag tulajdonos az írásbeli felszólítás ellenére sem tesz eleget fizetési kötelezettségének, úgy a bírósági eljárás kezdeményezése elıtt a szövetkezet igazgatósága a hátralék behajtására az általa megbízott külsı adósságkezelı szervezetek szolgáltatásit is igénybe veheti Az igazgatóság tagjai jogosultak: − közremőködni az igazgatósági döntések elıkészítésében, részt venni az üléseken az elıterjesztések megvitatásában, a határozatok meghozatalában, − javaslatot tenni az igazgatóság munkatervének összeállításához, − kérni egyes kérdések megtárgyalását az ülésen, − az igazgatóság megbízásából más szervezetekkel a szövetkezet nevében tárgyalást folytatni, vagy rendezvényeken képviselni az igazgatóságot, − a szövetkezet munkaszervezetének vezetıitıl, bármely dolgozójától a szövetkezet ügyeiben felvilágosítást kérni, testületi felhatalmazás alapján ellenırzést végezni, − rendszeresen megkapni a szövetkezet gazdálkodásával és mőködésével kapcsolatos fıbb adatokat. Az igazgatóság tagjainak kötelessége: − rendszeresen közremőködjenek az igazgatóság testületi tevékenységében, − az igazgatóság által rájuk bízott feladatokat legjobb tudásuk szerint végezzék, arról az igazgatóságot tájékoztassák, − a tudomásukra jutott üzleti titkot megırizzék,
13 −
harmadik személy felé a szövetkezet gazdasági, szervezeti életérıl belsı információt nem szolgáltathatnak ki.
Az igazgatósági ülés napirendjén szereplı elıterjesztések elıadói a következık lehetnek: − a szövetkezet elnöke, − elnökhelyettese − az egyes igazgatósági tagok, − ügyvezetıi igazgató, − fıkönyvelı, − jogi képviselı mindazok, akiket a szövetkezet elnöke felkér. Az igazgatósági ülés elsı napirendi pontja a lejárt határidejő határozatok végrehajtásáról szóló beszámoló, valamint a két igazgatósági ülés között történt fontosabb eseményekrıl és intézkedésekrıl tájékoztatás. Ezt a napirendi pontot a szövetkezet elnöke, illetve az ügyvezetı igazgató terjeszti elı. Az igazgatósági ülésrıl jegyzıkönyvet kell készíteni, amelyet az ülés elnöke és a jegyzıkönyvvezetı ír alá. Az igazgatóság ülésein jelenléti ívet kell vezetni. Az igazgatósági ülés határozatképes, ha az ülésen az igazgatóság tagjainak többsége jelen van. A meghozott határozatokról nyilvántartást kell vezetni. A határozatokat évenként eggyel kezdıdı sorszámmal kell ellátni és törni az évszámmal. Minden határozatban meg kell jelölni a végrehajtás határidejét és a végrehajtásért felelıs személy nevét. A határozatokat meg kell küldeni az igazgatóság tagjainak, a felügyelıbizottság elnökének, kivonatban az érintetteknek, valamint mindazoknak, akiknek az igazgatóság a határozat megküldését külön elrendeli. Az igazgatóság általában havonta, illetve szükség szerint tartja üléseit. Zárt ülés A Szövetkezet belsı mőködésével kapcsolatosan felmerülı problémák, valamint az Igazgatóság nyilvános ülésein napirendre kerülı bizalmas jellegő anyagok megvitatására, illetve az ilyen témákban hozandó határozatok elıkészítésére az Igazgatóság zárt ülést tarthat, ahol az Igazgatóság tagjain kívül csak az arra név szerint meghívott személy(ek) vehet (nek) részt. A zárt ülésen elhangzottakról 1 példányban jegyzıkönyv formájú emlékeztetı feljegyzést kell készíteni, amelyet két jelenlévı igazgatósági tag aláírásával kell hitelesíteni. A feljegyzést formailag és tartalmilag is bizalmasan kell kezelni, annak tartalma nem kerülhet nyilvánosságra az érintettek hozzájárulása nélkül! A bizalmas iratkezelésért az igazgatóság által megbízott személy felel. Zárt ülésen határozat nem hozható! Egyebekben, a zárt ülésre az ülésvezetés általános szabályai vonatkoznak (döntésképes létszám, a téma elıterjesztése, tárgyalás, döntéshozatal stb.). A levezetı elnöknek a zárt ülés résztvevıit figyelmeztetnie kell titoktartási kötelezettségükre! Ad hoc Bizottság
14 Ha az igazgatóság munkája során olyan problémával, feladattal találkozik, amelyet annak nagysága, összetettsége idıigényessége miatt igazgatósági ülésen nem tud megoldani, az igazgatóság elnöke Ad hoc (eseti) Bizottság felállítását rendelheti el. Ezzel egyidıben meghatározza a Bizottság feladatkörét, kinevezi a Bizottság elnökét és tagjait, megszabja a Bizottság mőködésének határidejét. A Bizottság elnöke kijelöli az alakuló ülés idıpontját. Az alakuló ülésen a Bizottság elnöke meghatározza a munkafeladatát, kialakítja a Bizottság munkatervét, és kijelöli az ülésnapokat. A Bizottság munkája során igénybe veheti a szövetkezet apparátusát, adatbázisát, szakmai, jogi segítıket vonhat be. A Bizottság vitás esetekben szavazással foglal állást, szavazategyenlıség esetén az elnök szavazata döntı. Amennyiben a szakmai segítık véleménye fontos, az elnök az ı szavazatukat is kérheti. A Bizottság üléseirıl jegyzıkönyv, jelenléti ív készül. A Bizottság munkájáról az elnök a szövetkezet igazgatóságának határidıre beszámol. (írásos anyag + szóbeli kiegészítés) Az elvégzendı munka fajsúlyától és feldolgozásának idıtartamától függıen az Ad hoc Bizottság részére díjazás állapítható meg. A szövetkezet éves tervében külön az általános költségek között tervezni kell, amelyet a küldöttgyőlés jóváhagy, és a részére megállapított keretet nem lépheti túl. A szövetkezet elnöke és hatásköre A szövetkezet elnöki tisztét társadalmi elnök látja el, aki egyben az igazgatóság elnöke, és a jogszabályokban meghatározottak szerint képviseli a szövetkezetet. − Az elnök az igazgatóságnak, mint testületi szervnek az elnöke, biztosítja a szabályszerő és a törvényes elıírásoknak megfelelı mőködést, gondoskodik az igazgatósági ülések jelen szabályzat szerinti összehívásáról és megtartásáról, az ülések jegyzıkönyvvezetésérıl, a hozott határozatok írásba foglalásáról és végrehajtásáról. − Az alapszabályban elıírtak szerint ellátja a közgyőlés (küldöttgyőlés) összehívásával kapcsolatos teendıket. Gondoskodik az ülések megtartásának és a határozatok meghozatalának szabályszerőségérıl, nyilvántartásáról. − Szervezi az igazgatósági tagok munkáját, biztosítja az egyes tagok aktív részvételét. − Rendezvényeken képviseli a szövetkezetet, vagy a képviseleti jogot átruházza. − Végzett munkájáról a testületi üléseken beszámol. − Beszámol a küldöttgyőlésnek a szövetkezet és az igazgatóság mőködésérıl. Amennyiben az igazgatóság valamelyik tagja három egymást követı igazgatósági ülésen önhibájából nem vesz részt, és hiányzását érdemben igazolni nem tudja, az igazgatóság elnöke jogosult az igazgatósági tag 1 havi tiszteletdíjának megvonására. Az elnök távollétében, vagy akadályoztatása esetén az elnökhelyettes látja el feladatait.
IV. Fejezet A FELÜGYELİBIZOTTSÁG
A felügyelıbizottság létszáma 5 fı. A felügyelıbizottságot, annak elnökét a szövetkezet tagjai közül a küldöttgyőlés választja 5 éves idıtartamra.
15 Üléseit szükség szerint, általában havonta – munkaterv szerint – tartja. Határozatait egyszerő szótöbbséggel hozza. A felügyelıbizottság határozatképes, ha az ülésen a bizottság tagjainak több mint a fele jelen van. Szavazategyenlıség esetén az elnök szavazata dönt. A felügyelıbizottság által végzett ellenırzések megállapításait írásba foglalja, és az ellenırzést követı 8 napon belül az igazgatóságot tájékoztatja. Az ülésen hozott határozatokról és az ellenırzési megállapításokról jegyzıkönyvet vesz fel. A jegyzıkönyvet, az ülést levezetı elnök írja alá. A felügyelıbizottság feladatai és hatásköre: A felügyelıbizottság látja el a tulajdonosi és tagi, testületi belsı ellenırzési feladatait. A felügyelıbizottság a törvény, az Alapszabály, és ezen szabályzat keretein belül maga állapítja meg és fogadja el ügyrendjét, munkatervét, valamint ellenırzési programját. Munkáját a lakásszövetkezet igazgatósága és alkalmazottai kötelesek elısegíteni, a kért dokumentációkat és információkat a felügyelıbizottságnak megadni. A felügyelıbizottság indítványait az igazgatóságnak érdemben meg kell tárgyalni. A felügyelıbizottság a törvényben és a lakásszövetkezet Alapszabályában meghatározott feladatai körében a törvényben meghatározott rendelkezésekkel összhangban: − A folyamatos tulajdonosi ellenırzést úgy köteles megszervezni, hogy az igazgatóság és a lakásszövetkezet tevékenységérıl állandóan tájékozott legyen. − A lakásszövetkezet mőködésének törvényessége és a gazdálkodás jogszabályoknak megfelelı vitele tekintetében rendszeresen tájékozódjék. − Az igazgatóság ülésein a felügyelıbizottság elnöke, vagy más képviselıje rendszeresen részt vesz és ott – hiba megelızı jelleggel – segíti az igazgatóság munkáját. − Évenként felülvizsgálja, ellenırzi a szövetkezet egyszerősített éves beszámolóját, költségvetését a közgyőlés (küldöttgyőlés) megtartása elıtt. − Jelentést tesz a közgyőlésnek (küldöttgyőlésnek) a végzett munkájáról, az ellenırzések tapasztalatairól. − Összehívhatja a közgyőlést (küldöttgyőlést) ha az igazgatóság nem tesz eleget erre vonatkozó kötelességének. − Szükség esetén mőszaki, jogi, számviteli és más szakértı segítségét vehet igénybe, amelynek költsége a szövetkezeti általános költséget terheli. − Véleményt nyilváníthat a közgyőlés (küldöttgyőlés) elé terjesztett más beszámolókról és jelentésekrıl. − Az éves beszámoló alapján véleményt nyilvánít a közgyőlés (küldöttgyőlés) részére a lakásszövetkezet gazdálkodásáról; e nélkül az egyszerősített éves beszámoló tárgyában érvényes határozat nem hozható. − Az ellenırzésekhez szükséges mértékben esetenként kapcsolatot teremt külsı szervekkel − A felügyelıbizottság mőködésének anyagi feltételeit a küldöttgyőlés állapítja meg. − Az igazgatóság köteles biztosítani a felügyelıbizottság számára az eredményes tevékenységhez szükséges technikai feltételeket. A felügyelıbizottság elnökének, tagjainak jogai és kötelezettségei: A felügyelıbizottság munkáját a jogszabályoknak, valamint a szövetkezet belsı szabályzatainak megfelelıen a küldöttgyőlés által megválasztott elnök szervezi és irányítja.
16 Amennyiben a felügyelıbizottság valamelyik tagja három egymást követı felügyelıbizottsági ülésen önhibájából nem vesz részt, és hiányzását érdemben igazolni nem tudja, a felügyelıbizottság elnöke jogosult a felügyelıbizottsági tag 1 havi tiszteletdíjának megvonására. A felügyelıbizottság tagjai jogosultak többek között: − Tisztségüknél, illetıleg megbízatásuknál fogva a küldöttgyőlésen küldötti megbízatás nélkül – tanácskozási joggal részt venni. − Részközgyőlési hovatartozásuktól függetlenül tanácskozási joggal bármelyik más részközgyőlésen is részt venni. − A felügyelıbizottsági vizsgálataik, ellenırzéseik során betekinthetnek a szövetkezet bármely iratába, számadásába, nyilvántartásába, a vizsgált ügyben érintett személyeket meghallgathatják, a szövetkezet bármely szervétıl, vezetıjétıl és dolgozójától felvilágosítást kérhetnek. A felügyelıbizottság tagjai többek között kötelesek arra, hogy: − Személyes közremőködésükkel elısegítsék az Alapszabályban rögzített feladataik megvalósítását, a program szerinti ellenırzések és vizsgálatok végrehajtását, és a reájuk bízott feladatokat legjobb tudásuk szerint elvégezzék. − Részt vegyenek a felügyelıbizottság ülésein és annak eredményességét észrevételeikkel, javaslataikkal elısegítsék, a felügyelıbizottság ellenırzési programjának összeállításához indítványokat tegyenek. − A vizsgálatok és ellenırzések során tudomásukra jutott hivatali és üzleti titkokat megırizzék. A felügyelıbizottság ülései: Az ülésen meghívottként, tanácskozási joggal vehetnek részt a szövetkezetnek a napirendre tőzött kérdésekben illetékes vezetıi és dolgozói, a szakértık, illetıleg más érdekelt személyek.
V. Fejezet A KÜLDÖTT JOGOSULTSÁGA, KÖLTSÉGHATÁROK AZ ÉPÜLET KARBANTARTÁSI, FELÚJÍTÁSI MUNKÁKNÁL 10.000,-Ft-ig: Készpénzes vásárlási lehetıség kis értékő anyag-, eszköz beszerzésére − Ezen összeghatárig beszerezhetı a napi üzemvitelhez szükséges villanyégı, lábtörlı, seprő, hólapát, síkosság mentesítı anyag, motoros főnyíró üzemanyaga, kulcsmásolás, javító anyagok, stb. A vásárolt anyagoknak a Békéscsabai Lakásszövetkezet nevére és címére kiállított számláján (hátoldalán) a küldött feltünteti a felhasználás helyét (az épület címét) és aláírásával igazolja a vásárolt anyagok átvételét. A számlát az ügyvezetı igazgató, a fıkönyvelı vagy a könyvelés meghatalmazott dolgozója láttamozza és engedélyezi a kifizetést a szövetkezet
17 pénztárából. A vásárlás költsége az éves elszámolásnál tételesen megjelenik a mőködési alap kivonatán. 50.000,-Ft-ig: Sürgıs javítások, hibaelhárítás, azonnali vagy tervezhetıen kivitelezhetı kis értékő, lehetıleg a szövetkezet által javasolt, számlaképes vállalkozóval végeztetett munkák: − Ezen összeghatárig a küldött szóbeli megbízásával, szerzıdés nélkül, készpénzes vagy átutalásos számlával igazolt dugulás elhárítás, lépcsıház vagy közös helyiség ajtó- ablak üvegezése, zárcsere, elektromos hibaelhárítás, burkolatjavítás, főnyírás, hó eltakarítás, javító, karbantartó jellegő szakipari stb. munkák végeztethetık A vállalkozó által kiállított számla/munkalap mőszaki tartalmát, a kivitelezés minıségét és a munkavégzés idıtartamát a küldöttnek ellenıriznie kell, mielıtt a számlát aláírja és a munkavégzést igazolja. Ennek elmulasztása, illetve az ebbıl keletkezı, az épület tulajdonosi közösségét érintı anyagi és jogi hátrány a számlát aláíró küldöttet terheli. A vállalkozó által kiállított számla bruttó összege az épület felújítási alapját csökkenti. Nagy értékő (50.000,-Ft feletti) felújítási, beruházás jellegő munkák A tervezhetı, nagy értékő, pályázattal elnyerhetı támogatásokkal, hosszú futamidejő banki kölcsönnel, jelentıs önrész vállalásával járó, nagyobb szakmai körültekintést, beruházói szervezést, mőszaki ellenırzést, jogi támogatást igénylı (tetıszigetelés, homlokzati szigetelés, homlokzat felújítás, főtéskorszerősítés, villámhárító rendszer felújítása, központi szellızırendszer felújítás, az egész lakóközösséget érintı nyílászáró csere, lift felújítás, stb.) munkákat csak a lakásszövetkezet szervezésében az Igazgatóság által elfogadott és jóváhagyott KIVITELEZÉSI ÉS VERSENYEZTETÉSI SZABÁLYZAT elıírásait alkalmazva lehet kivitelezni. A kivitelezés során keletkezett munkalapokat, számlákat a részközgyőlés küldöttének igazolnia kell. A küldött aláírásától csak akkor lehet eltekinteni, ha a számla alapját képezı vállalkozási szerzıdésen, munkalapon, vagy mőszaki átadás-átvételi jegyzıkönyvön a küldött aláírása szerepel. A Lakásszövetkezet Igazgatósága a küldöttet, ha a küldött tevékenysége során az alapszabályban és az SZMSZ-ben meghatározott jogait, elıírt kötelességeit úgy gyakorolja, vagy azokat be nem tartva tudatosan úgy jár el, hogy a tulajdonosi közösségnek, közvetlenül vagy áttételes módon a lakásszövetkezetnek kárt okoz, vagy részükre hátrányos helyzetet idéz elı, személyes meghallgatáson, illetve írásban figyelmeztetheti. Amennyiben a küldött nem mőködik együtt a lakásszövetkezt vezetésével, az Igazgatóság az érintett részközgyőlési körzet tulajdonosait a küldött elégtelen tevékenységérıl írásban tájékoztathatja. Az elégtelen tevékenység tényét az Igazgatóság nyilvános ülésen bizonylatokkal alátámasztott határozatban állapítja meg. Az elégtelen tevékenység eredményeként jelentkezı / az elégtelen tevékenységgel okozott / anyagi kár megtérítését az Igazgatóság a küldöttıl jogi úton is követelheti. Ha az ily módon írásban figyelmeztetett küldött továbbra sem mőködik együtt a lakásszövetkezet vezetésével, vagy tevékenységével fokozottan veszélyezteti a szövetkezet vagyonát, az Igazgatóság az érintett részközgyőlési körzetben kezdeményezheti a küldött visszahívását.
18 A küldöttek jogai és kötelességei A küldött, a lakásszövetkezet tagjai közül, a részközgyőlés által megválasztott, szövetkezeti kezeléső épületben ingatlan tulajdonnal rendelkezı tulajdonostárs. Tevékenysége során a küldött, az İt megválasztó tulajdonosi közösség felhatalmazásával, annak érdekeit képviselve jár el, felelısséggel gyakorolja tisztségébıl fakadó jogait és kötelességeit. Megbízatása megszőnik: − megbízása idıtartamának lejártával − a küldött lemondásával − a részközgyőlés általi felmentéssel − a küldött halála esetén − a küldött lakásszövetkezeti tagságának megszőnésével − a részközgyőlési körzet megszőnésével A küldött évente legalább egy alkalommal, de szükség estén többször is kezdeményezi a Lakásszövetkezet Igazgatóságánál a körzetét érintı részközgyőlés összehívását az Alapszabály (4.1) pontjában foglaltak szerint, ahol minden alkalommal, napirendtıl függetlenül köteles beszámolni tulajdonostársainak az elızı részközgyőlésen hozott határozatok végrehajtásáról. A küldött segédkezik az alapszabályban elıírt módon összehívott részközgyőlés elıkészítésében, és minden alkalommal napirendtıl függetlenül köteles beszámolni tulajdonostársainak az elızı részközgyőlésen hozott határozatokról. Részt vesz a Lakásszövetkezet Küldöttgyőlésein, ahol körzetét képviselve joga van: − a napirend vitájában felszólalni − véleményt nyilvánítani − indítványt tenni − szavazni a napirenden lévı témában /az elıterjesztett határozati javaslatot elfogadni, azt elvetni, vagy a szavazástól tartózkodni/ − a lakásszövetkezet egységes mőködése érdekében a küldöttgyőlés által meghozott határozatok végrehajtásában, tekintet nélkül arra, hogy az abban foglaltakkal egyetértett vagy sem, a küldöttnek együttmőködıen részt kell vállalnia! − részközgyőlésen a lakásszövetkezet által rendelkezésére bocsátott adatok alapján, tájékoztatja tulajdonostársait a küldöttgyőlés határozatairól, a lakásszövetkezet gazdasági helyzetérıl és az esetleges szervezeti változásokról. − képviselve a tulajdonosi közösségét közremőködıen eljár a lakásszövetkezetnél és a lakásszövetkezet által szolgáltatott, a részközgyőlési körzet mőködésével kapcsolatos információkat közvetíti a tagok felé. − a tulajdonosi közösség tájékoztatása érdekében a lakásszövetkezetnél betekinthet a körzetét érintı folyó évi nyilvántartásokba, szerzıdésekbe, számlákba, munkalapokba. Ha kibocsátói másolat nincs birtokában, ezekrıl kivonatos másolatot kérhet. Regisztrált internet kapcsolat esetén a lakásszövetkezet honlapjáról a körzetét érintı közvetlen információkhoz juthat. − a lakásszövetkezet mőködését illetıen közösségi célú javaslattal, panasszal, észrevétellel fordulhat a Lakásszövetkezet Igazgatóságához, Felügyelı Bizottságához, illetve fogadó órákon a Lakásszövetkezet Elnökétıl szóbeli meghallgatást kérhet. − a körzetét érintı ügyekben a lakásszövetkezet ügyvezetésétıl mőszaki, pénzügyi, jogi felvilágosítást, útmutatást, tanácsot, állásfoglalást kérhet.
19 − az SZMSZ-ben meghatározott módon, keretösszegtıl függıen a részközgyőlési körzetében lévı ingatlanok, illetve azok szövetkezeti tulajdonú részeinek üzemszerő mőködésében, építészeti vagy épületgépészeti elemeiben keletkezı mőszaki hiba, üzemzavar vagy bekövetkezett anyagi kár javítását, elhárítását, akár sürgısséggel is kezdeményezheti, ezek megelızésére a lakásszövetkezet ügyvezetésének javaslatot tehet. − jogosultsági körében elvégeztetett munkákról, beszerzésekrıl kiállított munkalapokat, számlákat, azok tartalmi ellenırzésével, anyagi felelısséggel igazolhatja. − jogosult az ingatlanon /épületen/ végzett jelentısebb munkák mőszaki átadásátvételénél jelen lenni, észrevételt tenni, az ott készült jegyzıkönyvet aláírni. − hatósági szemléken, mőszaki bejárásokon, közmőszolgáltatók közösségi mérıcseréjénél jelen lenni, észrevételt tenni, az ott készült jegyzıkönyvet, munkalapot aláírni. Az SZMSZ-ben összegszerően meghatározott nagy értékő beruházások esetében csak részközgyőlési határozattal a Lakásszövetkezet Kivitelezési és Versenyeztetési Szabályzata alapján járhat el. Személyes megállapodás alapján vállalkozókkal, kivitelezıkkel ilyen mértékő munkákat, jogosultság híján, anyagi és jogi felelısség terhe mellett nem végeztethet, szerzıdést nem köthet! A küldött a részközgyőlés jóváhagyásával tiszteletdíjban részesülhet. A tiszteletdíj mértékét az Igazgatóság javaslata alapján a Küldöttgyőlés évente határozza meg. A küldött képviseleti, ügyintézıi jogait csak a lakásszövetkezet keretén belül érvényesítheti. Az ingatlankezeléssel kapcsolatos ügyekben hatóságok, közmőszolgáltatók, pénzintézetek, biztosítók, kivitelezı cégek és vállalkozók felé csak a lakásszövetkezet jogosult eljárni! Azokban a részközgyőlési körzetekben, ahol nincs küldött, a lakásszövetkezet az épületfenntartási és korlátozott küldötti tevékenység ellátására, rendhagyó módon, gondnokot alkalmazhat. A Lakásszövetkezet Igazgatósága írásbeli figyelmeztetés után határozatban megállapíthatja a küldött tevékenységének elégtelenségét.
VI. Fejezet FELÚJÍTÁSI KÖLCSÖN FELVÉTELE A lakásszövetkezet lakásvagyonának állagmegóvásához, korszerősítéséhez, illetve felújításához a részközgyőlési körzetek részközgyőlési határozatban kérhetik a szövetkezet igazgatóságát hitelfelvétel lehetıség biztosítására. A részközgyőléseken ismertetni kell, hogy mennyi az épület számlákon lévı pénzeszköze, milyen önerıvel, elıtakarékossági formával rendelkezik, milyen nagyságrendő többletterhet vállalnak (lakástakarék szerzıdés kötése vagy pótelıírás vállalása). Ugyanezen részközgyőlésen meg kell állapítani a felveendı hitel nagyságát, a szóba jöhetı pénzintézetek nevét, és a hitel futamidejét. Az ilyen irányú döntéseket tartalmazó részközgyőlési határozatot az igazgatóság elé kell terjeszteni, amit az
20 igazgatóság a legközelebbi ülésén megvitat és jóváhagyás esetén a szövetkezet ügyvezetéséhez továbbít. A lakásszövetkezet ügyvezetése felkeresi a megfelelı pénzintézeteket és a lehetı legjobb ajánlatot kiválasztja. A hitelfelvétel lehetıségérıl a részközgyőlést tájékoztatja. A részközgyőlés egy újabb határozatban az ajánlatok közül a legkedvezıbbet jóváhagyja, és kötelezettséget vállal a hitel visszafizetésére. A határozatot ismételten az igazgatóság elé kell terjeszteni és az igazgatóság döntése alapján a szerzıdést a szövetkezet ügyvezetése köti meg a kiválasztott pénzintézettel. Az ügyintézés elıre látható ideje 4-6 hónap. A hitelfelvételekkel kapcsolatos költségek is a hitelt felvevı épület (részközgyőlési egység) tulajdonosait terheli. A szövetkezet, mint hitelfelvevı a tag nem teljesítésébıl eredı hitelfelvétellel kapcsolatos összes költséget az érintett tulajdonosokra áthárítja. Amennyiben a felújítási hitelért folyamodó részközgyőlési körzet (önálló elszámolású épület) felújítási/ mőködési alapja, kinnlevıség, tulajdonosi díjtartozás miatt hiányos, a lakásszövetkezet a hitelszerzıdés megkötésekor az alaphiány mértékével megemelt összegő hitelt igényel a kiválasztott pénzintézettıl. A lakásszövetkezet az így keletkezı többletforrást az épület (részközgyőlési körzet) alapjainak feltöltésére köteles fordítani, illetve a beruházás költségeinek fedezetéhez önrészként beállítani.
VII. Fejezet A TİKEVÁLTOZÁS FELHASZNÁLÁSA A lakásszövetkezetnél képzıdı tıkeváltozás felhasználására gazdálkodási rendjére vonatkozó jogszabályok az irányadók.
a
lakásszövetkezetek
A tıkeváltozás (tartalékalap) felhasználásáról a küldöttgyőlés dönt.
VIII. Fejezet TISZTSÉGVISELİK ÉS KÜLDÖTTEK DÍJAZÁSA A lakásszövetkezet tisztségviselıit és küldötteit tiszteletdíj, illetve jutalom illeti meg. A tiszteletdíjat a lakásszövetkezet elnöke és a felügyelıbizottság elnöke részére, valamint a küldöttek díjazását a küldöttgyőlés határozza meg. Az igazgatóság és a felügyelıbizottság tagjainak járó tiszteletdíj keretösszegét a küldöttgyőlés határozza meg. Az igazgatóság és a felügyelıbizottság tagjait megilletı díjazás mértékét a keretösszegen belül az igazgatóság, illetve a felügyelıbizottság elnöke határozza meg. A tiszteletdíj kifizetése a tıkeváltozásból lekötött tartalék terhére történik. A küldöttet a küldöttként eltöltött idı arányában jubileumi jutalom illeti meg, melynek mértékérıl minden évben a küldöttgyőlés dönt. Az elsı adható jubileumi jutalom 10 éves munka után adható, azt követıen 5 évenként jár.
21
IX. Fejezet A LAKÁSSZÖVETKEZET MUNKASZERVEZETÉNEK TEVÉKENYSÉGE, FELÉPÍTÉSE
Munkaszervezet tevékenységi körén belüli fıbb feladatcsoportok − − − − − − −
Tagsági kapcsolatok rendje, személyzeti munka, igazgatási feladatok. Lakásszövetkezeti ingatlanok fenntartása (üzemelés, karbantartás, felújítás). Vállalkozásban végzett ingatlankezeléssel kapcsolatos szolgáltatás. Lakóépületek fenntartásának szervezése Külsı vállalkozók által végzett fenntartási munkák ügyintézése Saját szervezeten belüli üzemeltetési feladatok ügyintézése Ingatlankezeléssel kapcsolatos adatszolgáltatás
A feladatcsoportok végrehajtását a lakásszövetkezet igazgatóságának döntései alapján a szövetkezet munkaszervezete végzi. A lakásszövetkezet munkaszervezetének szervezeti felépítését az 1. sz. melléklet tartalmazza.
A munkaszervezet dolgozóinak munkaköri leírása Az ügyvezetı igazgató és a fıkönyvelı munkaköri leírását az igazgatóság készíti el. A munkaszervezet munkaköri leírását az ügyvezetı igazgató készíti el. A lakásszövetkezet jogi képviseletét megbízásos jogviszony alapján ügyvéd vagy ügyvédi iroda végzi. A jogi képviselı feladatait a megbízási szerzıdés tartalmazza. A megbízási szerzıdést az igazgatóság készíti el és hagyja jóvá.
A munkaszervezet feladatai a részközgyőlések, tagértekezletek határozatainak végrehajtásában. − a beérkezett jegyzıkönyvek iktatása, átvétele, − formai, tartalmi és jogi feltételek ellenırzése, felülvizsgálata (az ügyintézés határideje 10 munkanap), − a határozatokról a tagok, tulajdonosok tájékoztatása Amennyiben a részközgyőlési jegyzıkönyv nem felel meg a formai, tartalmi követelményeknek, ellentmondásos vagy nem teljesíthetı, a küldöttet írásban értesíteni kell és ebben a témában az igazgatóságnak 30 napon belül a részközgyőlést ismételten össze kell hívni. A formai, tartalmi és jogi feltételeknek megfelelı részközgyőlési jegyzıkönyvek határozatairól az érdekelt tulajdonosokat írásban a részközgyőlés megtartásától számított 30 napon belül értesíteni kell. A munkaszervezet vezetıje a befogadott részközgyőlési határozatokat azok tartalmának megfelelıen a munkaszervezet ügyintézıje felé személy szerint kiszignálja, külön megjelölve a feladat megkezdésének és várható befejezésének idıpontját.
22 A kiadott feladat végrehajtását a szakmai vezetı köteles ellenırizni. Amennyiben a feladat teljesítésével kapcsolatban probléma merül fel, úgy haladéktalanul jelezni kell a munkaszervezet vezetıjének a szükséges intézkedések megtétele érdekében.
A lakásszövetkezet hivatalos levelezése Hivatalos levél: A lakásszövetkezet cégjeles papírján írt, borítékba zárt, leragasztott, postán továbbított, vagy kézbesített értesítés,válasz, tudósítás vagy közlés. A hivatalos levelekben a következı alaki részeket kell tagoltan megkülönböztetni: Fejrész: (élıfej)
- a feladó neve, címe (irányítószámmal), elérhetısége, egyéb adatai
Bal felsı sarokba:
- kibocsátó iktatószáma - az ügyintézı géppel írt teljes azonosítható neve, (pl: Kissné) és kézjegye - hivatkozási szám (válaszleveleknél, ha szükséges) - címzett ügyintézıje (ha szükséges)
Jobb felsı sarokba: - a címzett neve, címe, postafiók száma, irányítószám Fırész: − a levél tárgyának megjelölése − megszólítás − a levél szövege − helységnév, dátum Zárórész: − üdvözlés − aláírás /aláírások/ − bélyegzılenyomat A levelet az ügyintézı írja, ám az elkészített hivatalos levelet, a zárórészben, csak a lakásszövetkezet képviseletére felhatalmazott /felhatalmazottak/ írhatja /írhatják/ alá a Cégbíróságnál bejelentett módon, illetve a banki aláírásra jogosultak a levél végén géppel írt teljes nevük és beosztásuk fölé. A hivatalos levelet a lakásszövetkezet körbélyegzıjének jól olvasható lenyomata hitelesíti. Az elektronikus levelek hasonló alaki szabályoknak megfelelıen készülnek, a számítógép adta lehetıségek/sablonok/ felhasználásával. A zárórészben az aláírásra jogosult vezetıknek géppel írt neve szerepel. Az elektronikus levelet a kibocsátó számítógépes azonosítója teszi hitelessé. Kézbesítés A szövetkezet mőködése során számos esetben kötelezett a tagok értesítésére.
23 A meghívók és egyéb közgyőlési írásos anyagok kézbesítése alatt a lakásszövetkezet által szervezett, a tagok lakásához tartozó levélszekrénybe történı lakásszövetkezeti saját kézbesítést kell érteni. Emellett a kézbesítés mellett a részközgyőlési meghívót a lakóépületek (lépcsıházak) hirdetıtábláin is ki kell függeszteni, az igazgatóság további lehetıségeket is meghatározhat a meghívás érdekében. A kézbesítésre vonatkozó elıírást alkalmazni kell a részközgyőlési, a küldöttgyőlési, a tagértekezleti, valamint a lakásszövetkezet tagi, nem tag tulajdonosi tájékoztatóinak, körleveleinek és egyéb hirdetményeinek kézbesítési eseteire is. Bélyegzık használata A lakásszövetkezet munkaszervezete munkavégzése során az alábbi bélyegzıket használja: −
Cégbélyegzı (kerek) Békéscsabai Lakásszövetkezet Békéscsaba felirattal Cégbélyegzıt azokon az iratokon szabad használni, amelyet a cégbejegyzésre, képviseletre jogosultak, valamint pénzintézetek felé bankügyintézésre bejelentett dolgozó(k) írtak alá.
−
Számlabélyegzı (hosszú) Csak abban az esetben lehet használni, ha nem zárt rendszerben, és nem számítógéppel készül a számla. Békéscsabai Lakásszövetkezet 5600 Békéscsaba, Hunyadi tér 6. és adószám felirattal
−
Postabélyegzı (hosszú) Békéscsabai Lakásszövetkezet 5600 Békéscsaba, Hunyadi tér 6. felirattal.
A megrendelt és kiadott bélyegzı nyilvántartó könyvet a pénztár trezorjában kell tartani. Bejelentések Panaszbejelentések A szövetkezet a tagnak a lakásszövetkezetre, illetıleg a jogaira és kötelezettségeire vonatkozó írásbeli megkeresésére, illetıleg az abban felvetett kérdésekre – a kézhezvételtıl számított 30 napon belül - írásban köteles választ adni. A szövetkezet életével kapcsolatos tagi sérelmeket vagy kritikai észrevételeket tartalmazó bejelentéseket a szövetkezet portáján elhelyezett panaszkönyvben írásban lehet megtenni, vagy a szövetkezet címére írásban lehet eljuttatni. Név nélküli panaszbejelentéseket a szövetkezet vezetésének nem áll módjában kivizsgálni. A névvel, címmel írásban tett panaszokra a kivizsgálási és válaszadási idı 30 nap. Aki szóban kíván panaszt tenni, havonta egyszer az igazgatóság által kijelölt igazgatósági tag fogadóóráján teheti meg. A panaszmeghallgatás idıpontját a lakásszövetkezet portáján vagy hirdetıtábláján, illetve a „Lakásszövetkezeti Híradó”-ban közzé kell tenni. A szóbeli panaszok kivizsgálására és a válaszadásra 30 nap a határidı. Hibabejelentések Alapvetıen a részközgyőlési körzetben jelentkezı mőszaki jellegő problémák bejelentése a megválasztott küldött kötelessége.
24 Amennyiben a részközgyőlési körzetben nincs küldött, vagy a választott küldött akadályoztatása miatt nem tud intézkedni, illetve sürgısségi beavatkozást igénylı esetekben a szövetkezet tagja vagy nem tag tulajdonosa is tehet a szövetkezet ügyfélszolgálatánál bejelentést. A bejelentést írásban, szóban, vagy telefonon lehet megtenni az alábbiak szerint: − Írásbeli bejelentés esetén: A szövetkezet ügyfélszolgálatánál az ügyintézı aláírással igazolja a panasz megtételét, és a panasz tárgyának megszüntetésére közvetlenül intézkedik. Írásbeli bejelentést lehet tenni a szövetkezet ügyfélszolgálatánál Szóbeli bejelentés esetén: A bejelentı a szövetkezet ügyfélszolgálatánál lévı ügyintézı részére szóban teszi a bejelentését, aki a bejelentést rögzíti, és azt a bejelentınek szignálnia kell. A bejelentıbıl egy példány lehet forgalomba, melyet mindig a bejelentést felvevı ügyfélszolgálati ügyintézı vezet. − Telefonon történı bejelentés esetén: − Az ügyfélszolgálati ügyintézı a bejelentést rögzíti, és a telefonon bejelentést tevınek megmondja a bejelentı lap és a bejelentési tétel rögzítésének számát, dátumát. A hibajelentı lapra felvett mőszaki hibák megszüntetésére az ügyintézık önálló jogkörüknél fogva azonnal intézkednek. A hiba és panaszbejelentı lapokat az ügyvezetı igazgató hetente ellenırizni, és az ellenırzés tényét kézjegyével ellátni köteles. Amennyiben a bejelentett mőszaki probléma olyan jellegő és mértékő, ami azonnali beavatkozást igényel, de annak anyagi vonzata részközgyőlési állásfoglalást tesz szükségessé, a hiba elhárítását vagy a hiba megszüntetését az ügyintézı nem tagadhatja meg, de a részközgyőlési határozat szükségességérıl a küldöttet tájékoztatja és egyidejőleg az ügyvezetı igazgatót értesíti.
Záró rendelkezések A Békéscsabai Lakásszövetkezet Igazgatósága az alapszabály szerint biztosított jogkörénél fogva 16./2006. február 09./ sz. Ig. határozat alatt elfogadott, és a 120/2007. december 06. sz. Ig. határozat, valamint a 28/2009. február 19. sz., a 17/2010. február 4. sz. Ig. határozata, a 60/2010. július 1. sz. Ig. határozata, valamint a 12/2011. február 3. sz. Ig. határozata alapján módosított Szervezeti és Mőködési Szabályzat.
Békéscsaba, 2011. február 3.
………………………………… Békési Albert elnök ………………………………… Suhajda István hitelesítı
……………………………… Kárpáti Károlyné hitelesítı
