Abony Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata (egységes szerkezetben)

Városi Önkormányzat Jegyzőjétől H-2740 Abony, Kossuth tér 1.

Abony Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata (egységes szerkezetben) Abony Város Képviselő-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.) 38. § (1) bekezdésében meghatározottak szerint, az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására létrehozta egységes hivatalát, Abony Város Polgármesteri Hivatala (továbbiakban: Hivatal) elnevezéssel. A Képviselő-testület a Hivatal belső szervezeti tagozódását, munka- valamint ügyfélfogadási rendjét a Képviselő-testület és szervei szervezeti és működési szabályairól szóló 21/2007.(VI. 29.) ( továbbiakban: Rendelet) számú Abony Város Önkormányzat Szervezeti és működési szabályzata 3. sz. mellékletében szabályozta. A Hivatal működését jelen Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SZMSZ) szabályozza, amely rögzíti a Hivatal irányításával és vezetésével kapcsolatos jogosítványokat és feladatokat. A Hivatal működésével kapcsolatos intézkedéseket csak a helyi önkormányzatokról szóló többször módosított 1990. évi LXV. törvényben felhatalmazottak tehetnek. A Hivatal SZMSZ-ét a helyi önkormányzatokról szóló többször módosított 1990. évi LXV. törvény 36. § (2) bekezdése, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.) 10. § (4) bekezdése alapján - a hivatkozott testületi döntések alapul vételével - az alábbiak szerint határozom meg:

I. fejezet A Hivatal jogállása, általános rendelkezések 1.) A Hivatal a képviselő-testület felügyelete alá tartozó, a polgármester irányításával, a jegyző vezetésével működő önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, jogi személy. Végzi a képviselő-testület által meghatározott önkormányzati ügyek előkészítését, szervezi a döntések végrehajtását, ellátja a testületek (képviselő-testület, bizottságok) működésével kapcsolatos feladatokat, valamint intézi a jogszabályban előírt államigazgatási ügyeket. A Hivatal belső szervezeti egységekre – osztályokra tagozódó egységes szervezet. 2.) A polgármesteri hivatal elnevezése: Abony Város Polgármesteri Hivatala 3.) A Hivatal székhelye:

Abony, Kossuth tér 1.

4.) a.) A Hivatal alapító okiratának kelte: 2003. november 6. b.) A hivatal alapító okiratának száma: 142/2003. (XI. 6.) 5.) A Hivatal állami feladatként ellátandó alaptevékenysége: a.) A Polgármesteri Hivatal alaptevékenységi körébe tartozik minden bevétel (bevételi előírás). b.) Alaptevékenységi körbe tartoznak a következőkben felsorolt szakfeladatokon, feladatokon elszámolt kiadások (kiadási előirányzatok) és költségek az állami költségvetés szakfeladat rendjének és számrendszerének megfelelően. 6.) A jelen fejezet 5. pontjában megjelölt feladatok, tevékenységek forrása a képviselő-testület által elfogadott éves költségvetési rendeletben meghatározott előirányzatok. 7.) Ámr. 10. § (4) bekezdés e.) pontja szerinti egységes feladatmutatók nem képezhetők, tekintettel a Hivatal működésének sajátosságaira. 8.) A Hivatal jogi személy. A képviselő-testület által megállapított költségvetési előirányzat körében költségvetési szervként működik. Költségvetési számlaszám: 11993609-06147486-10000104 Számlavezető pénzintézete: ERSTE BANK NYRT 9.) A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos általános feltételeket, évente kerülnek meghatározásra. II. fejezet A Hivatal belső szervezeti tagozódása l.) a.) A Hivatal feladatait a 2. pont szerinti osztályi szintű szervezeti tagozódásban látja el. b.) A szervezeti tagozódás szempontjából a titkárság az osztállyal esik egy tekintet alá. 2.) A hivatal osztályi szintű szervezeti tagozódása: Jegyzői titkárság Gazdasági osztály Humán közszolgáltatások és Munkaügyi osztály Hatósági és Építésügyi osztály Településfejlesztési osztály Okmányiroda Gyámhivatal

2

3.) Az osztályok ellátják a jogszabályokból, az önkormányzat testületeinek döntéseiből, vezetői döntésekből eredő nevesített feladatokat. 4.) A hivatal igazgatási létszámát a képviselő-testület az éves költségvetési rendeletben állapítja meg. 5.) Az osztályok részletes feladatait a hivatali SZMSZ-el összhangban az osztályok ügyrendjei tartalmazzák, a hivatali dolgozók munkaköri leírásai a osztályok ügyrendjeinek mellékletét képezik.

III. fejezet A Hivatal belső szervezeti egységeinek főbb feladatai 1. Jegyzői titkárság a.) Közreműködik a képviselő-testület és a bizottságok elé kerülő előterjesztések törvényességi ellenőrzésében az 1. sz. mellékletben foglaltak szerint. b.) Ellátja a tisztségviselői döntéstervezetek törvényességi ellenőrzését. c.) Közreműködik a jegyző egyéb törvényességi, ellenőrzési hatáskörébe tartozó feladatok ellátásában. d.) Tervezetet készít az önkormányzati és államigazgatási hatósági ellenőrzésére, a jegyző által meghatározott ütemterv alapján. Közreműködik az ellenőrzés végrehajtásában. e.) Jogalkalmazási, jogértelmezési kérdésekben a szakmai osztály állásfoglalásának megismerését követően segítséget nyújt a hivatal belső szervezeti egységei részére. A segítség kérése történhet szóban, vagy ha a kérdés összetettsége indokolja, a osztályvezető azt írásba foglalja. f.) Kapcsolatot tart a Kisebbségi önkormányzattal, végzi a szervezési és adminisztrációs, munkát jogi kérdésekben igény esetén segítséget nyújt. g.) Összeállítja a lejárt határidejű képviselő-testületi határozatok végrehajtásáról szóló jelentést. h.) Végzi a képviselő-testületi rendeletek, határozatok, tisztségviselői, jegyzői utasítások, körlevelek számítógépes feldolgozását, e körben gondoskodik a rendeletek, határozatok, utasítások, intézkedések egyéb normák folyamatos karbantartásáról, nyilvántartásáról. Vezeti a képviselői interpellációk nyilvántartását. i.) Gondoskodik az önkormányzati rendeletek egységes szerkezetbe foglalásáról, nyilvántartásáról, az egységes szerkezetű rendeletek Interneten történő megjelenítéséről. j.) Gondoskodik a képviselő-testület és bizottságainak működési feltételeiről. k.) Ellátja a képviselői munka segítésére irányuló szervező tevékenységet. l.) Közreműködik a feladatkörébe tartozó képviselő-testületi, bizottsági előterjesztések előkészítésében.

3

m.) Gondoskodik a képviselő-testület és bizottságok döntései végrehajtásának megszervezéséhez és a végrehajtási határidők betartásához szükséges vezetői intézkedések előkészítéséről. n.) Ellátja a bírósági ülnökök választásához kapcsolódó feladatokat. o.) Gondoskodik a polgármester, az alpolgármester, jegyző, aljegyző napi munkavégzéséhez kapcsolódó titkárnői feladatok ellátásáról. p.) Ellátja a város címeréről és zászlajáról szóló önkormányzati rendeletben foglalt feladatokat. q.) 1 r.) Közreműködik az írásban, vagy telefonon beérkezett közérdekű bejelentések, panaszok, továbbá a tisztségviselői fogadónapokon elhangzott kérelmek, panaszok kezelésében, megoldásában. A tisztségviselőknek visszajelzést ad a problémák megoldási lehetőségéről, a megtett intézkedésekről. s.) Feladatkörében ellátja a bűnmegelőzéssel kapcsolatos önkormányzati feladatokat. t.)Ellátja a közbiztonsággal kapcsolatos önkormányzati feladatokat, valamint feladatkörében kapcsolatot tart a rendőrséggel. v) Koordinálja és közreműködik a nemzeti és a városi ünnepek, kulturális, tudományos rendezvények előkészítésében és lebonyolításában. w.)Ellátja az önkormányzati képviselők és családtagjai vagyon- és gazdasági érdekeltségi nyilatkozataival kapcsolatos önkormányzati feladatokat, részt vesz az ezzel kapcsolatos bizottsági és képviselő-testületi előterjesztések előkészítésében. z.) Ellátja a beruházásokkal (önkormányzati, intézményi), pályázatokkal összefüggő statisztikai jelentéseket. zs.) Előkészíti a jegyző feladatkörébe tartozó képviselő-testületi bizottsági előterjesztéseket, elvégzi a szükséges egyeztetéseket 2. Gazdasági osztály 2.1 Költségvetési és számviteli feladatok a.) Szervezi és összehangolja az önkormányzat gazdasági programjának kidolgozását. b.) Ellátja és koordinálja az önkormányzat éves költségvetésének elkészítésével, annak évközi módosításával kapcsolatos feladatokat, beleértve a költségvetési koncepció összeállítását is. c.) Átfogó és részletes elemzéseket, összefoglalókat készít a költségvetési gazdálkodásról, annak egyes részterületeiről. d.) Információkat szolgáltat a (MÁK-on keresztül) az önkormányzat költségvetéséről és annak végrehajtásáról a központi költségvetés számára. e.) Elkészíti a költségvetés működésével kapcsolatos gazdasági, pénzügyi terveket, biztosítja a polgármesteri hivatal gazdálkodásához kapcsolódó pénzügyi információkat. f.) Gondoskodik az önkormányzat által jóváhagyott hitelek felvételéről, az átmenetileg szabad pénzeszközök lekötéséről. g.) Koordinálja az önkormányzati intézmények gazdálkodási tevékenységével kapcsolatos operatív feladatokat. h.) Ellátja a pénzügyi irányítás és szakmai segítségnyújtás feladatait.

1 Hatályos 2008. április 01-től 4

i.)Elvégzi a kisebbségi önkormányzat költségvetése készítésével kapcsolatos koordinációs feladatokat. j.) Kiemelt figyelmet fordít a vagyongazdálkodáshoz kapcsolódó hátralékosok, adósok tartozásainak behajtását akadályozó jogszabályi (hatásköri) hiányosságokból eredő anomáliák feloldására a helyi gyakorlat kialakítására, figyelemmel az Áht. 108. § (2) bekezdésében foglaltakra. k.) A jóváhagyott éves költségvetési rendelet alapján végzi az operatív gazdálkodást. l.) Biztosítja az elfogadott éves tervekben szereplő feladatok megvalósításához szükséges pénzügyi fedezetet. m.) Folyamatosan és teljes körűen vezeti a mérlegadatokat alátámasztó analitikus pénzügyi és számviteli nyilvántartásokat, biztosítja az analitikus és szintetikus nyilvántartások összhangját. n.) Elkészíti az önkormányzat költségvetési beszámolóját. Feladatkörében biztosítja az államháztartási információs rendszer szerinti pénzügyi információkat. o.) Kezeli az önkormányzat pénzügyeit, biztosítja és összehangolja az intézmények pénzellátását. p.) Gondoskodik az önkormányzat gazdasági, pénzügyi, számviteli rendjének betartásáról és betartatásáról. q.) A leltározás folyamatának koordinálása, e körben adatok és információk kérése, szakmai segítség nyújtása. r.) Biztosítja a vagyonkataszter pontosításával kapcsolatos osztályok közötti koordinációt. s.)Vezeti az önkormányzati vagyonkatasztert, gondoskodik naprakész karbantartásáról, ennek keretében nyilvántartja az önkormányzat vagyonát. 2.2 Adóigazgatással kapcsolatos feladatok a.) Ellátja a helyi és megosztott adók (gépjármű) kivetésével, nyilvántartásával és beszedésével kapcsolatos feladatokat. b.) Az egyes adónemek tekintetében adóellenőrzést végez. c.) Közreműködik a köztartozások, közmű-érdekeltségi hozzájárulások beszedésében. d.) Ellátja a jegyzői hatáskörbe tartozó adók módjára behajtandó követelések behajtásával kapcsolatos feladatokat. e.) Ellátja a szabálysértési eljárás keretében elkobzott vagyontárgyak közérdekű felhasználásával, értékesítésével, megsemmisítésével kapcsolatos, jegyzői hatáskörbe tartozó feladatokat. f.) Végrehajtja az egyéb adóigazgatási feladatokat. 3. Hatósági és Építésügyi Osztály 3.1 Kiemelt építésügyi igazgatási ügyekben körzetközponti illetékességgel: a.) Jogszabályban meghatározott illetékességi területen ellátja az elvi telekalakítási, telekalakítási, elvi építési, építési, bontási, használatbavételi és fennmaradási engedélyezési, továbbá az ezekkel összefüggő ellenőrzési és kötelezési ügyekkel kapcsolatos feladatokat. 5

b.) Szabálytalanul végzett építési munka esetében építésügyi bírságot állapít meg, és szükség esetén intézkedik annak behajtásáról. c.) Az országos településrendezési követelményekben meghatározott előírásoktól, kérelemre az érintett szakhatóságok hozzájárulásával eltérő megoldást engedélyez. d.) Helyi építési szabályzat és szabályozási terv szerint a teleknek kiszolgáló és lakóút céljára szolgáló részét a helyi önkormányzat javára lejegyzi. e.) Elrendeli az életet, egészséget, köz- és vagyonbiztonságot veszélyeztető építmény használatának, hibáinak, hiányosságainak megszüntetését, valamint a jóteljesítésre vonatkozó kötelezettség teljesítését, illetőleg szükség szerinti felülvizsgálatát, átalakítását, felújítását, helyreállítását vagy lebontását. f.) Közreműködik katasztrófák (ár- és belvíz, viharkár stb.) okozta károk felmérésében, és szükségszerűen hatósági intézkedést tesz a helyreállításra. g.) Vezeti az építésügyi hatóság műszaki nyilvántartását. Ellátja jogszabályban előírt statisztikai adatszolgáltatási kötelezettségét. h.) Javaslatot tesz rendezési terv készítésére, módosítására, véleményezi a rendezési terv, tervmódosítás tervezetét. i.) Feladatkörében együttműködik a főépítésszel. 3.2 Általános építésügyi igazgatási ügyekben Abony városi illetékességgel: a.) Ellátja a rendeltetés módosítás engedélyezésével kapcsolatos építésigazgatási ellenőrzési és kötelezési feladatokat. b.) Szakhatóságként közreműködik más hatóságok engedélyezési hatáskörébe tartozó ügyekben. c.) Nyomvonalas létesítmények építéséhez engedélyezéséhez, szakhatósági állásfoglalást ad a SZÉSZ előírásainak érvényre juttatása érdekében. d.) Önkormányzati rendelettel elrendelt tilalmat, vagy annak megszüntetését az érintettekkel határozattal közli. e.) Helyi építési szabályzat által megállapított, az ÉTV 29.§-a körébe tartozó településrendezési kötelezések elrendeléséről gondoskodik. f.) Elrendeli jogszabályban meghatározott esetekben a telek bekerítését. g.) Ellátja az ingatlanok házszámozásával kapcsolatos hivatali feladatokat, vezeti az utcanévjegyzéket. 3.3 Ügyfélszolgálati és Általános Igazgatási Feladatok a.) Ellátja a szabálysértési, birtokvitás ügyek intézését. b.) Végzi a hagyatéki eljárásokkal kapcsolatos feladatokat. c.) Ellátja az üzletek működésének engedélyezésével, és ellenőrzésével kapcsolatos feladatokat. d..) Kiadja a telephelyengedélyeket, ellenőrzi a működő telephelyeket. e.) Ellátja az ügyfelek általános tájékoztatásával kapcsolatos feladatokat. f.) Gondoskodik a hatósági bizonyítványok kiadásáról, a talált tárgyak kezeléséről. g.) Ellátja a jegyző gyermekvédelmi és gyámhatósági feladatait. h.) Ellátja a gondozási díj és gyermektartás-díj előleg behajtásával kapcsolatos Gazdasági Osztály feladatkörébe nem tartozó - feladatokat. i.) Társhatósági, bírósági, valamint egyéb szervek (MEP, méltányossági GYES, Nyugdíjbiztosítási Igazgatóság, APEH, más polgármesteri hivatalok, büntetésvégrehajtási intézet, stb.) megkeresésére környezettanulmányt készít. 6

j.) Ellátja az ügyiratkezelési, irattározási feladatokat. k.) Ellátja a lakáscélú hitelhátralék törlesztési kötelezettségének felfüggesztésével kapcsolatos feladatokat. l.) Ellátja a földművelésügyi, állat- és növény-egészségügyi, közterület-használat engedélyezési, ágazati feladatokat. m.) Ellátja a jegyzői hatáskörbe tartozó gyámhatósági feladatokat. n.) Közreműködik a járványügyi és közegészségügyi feladatok végrehajtásában. 4. Humán Közszolgáltatások Osztály

4.1

4.2

Ifjúsági, Sport és Társadalmi Feladatok a.) Gondoskodik az ifjúságpolitikai feladatok ellátásáról. b.) Kapcsolatot tart az önkormányzati és nem önkormányzati fenntartású ifjúsági és sport szervezetekkel. c.) Közreműködik a város nevelési-, oktatási intézményeinek testneveléssel, sporttal kapcsolatos fenntartói irányításában, ellenőrzésében, előkészíti az ezzel összefüggő önkormányzati döntéseket. d.) Előkészíti a sportfeladatokkal kapcsolatos önkormányzati döntéseket, közreműködik azok végrehajtásában. e.) Kapcsolatot tart a civil és társadalmi szervezetekkel, f.) Közreműködik az önkormányzat és a civil, illetve a társadalmi szervezetek együttműködésére vonatkozó szakmai anyagok kidolgozásában. g.) Részt vesz a civil tevékenységgel kapcsolatos programok, fórumok, rendezvények városi szintű koordinációjában, szervezésében. Egészségügyi és Szociális Feladatok a.) Közreműködik az önkormányzat szociális, gyermekjóléti és egészségügyi feladatait ellátó intézmények fenntartói irányításában, ellenőrzésében, előkészíti az ezzel kapcsolatos képviselő-testületi döntéseket. b.) Ellátja az önkormányzat szociális, gyermekjóléti feladataival kapcsolatos statisztikai adatszolgáltatást. c.) Ellátja a személyes gondoskodást nyújtó szociális, és a gyermekjóléti és gyermekvédelmi személyes gondoskodást nyújtó szolgáltatók és intézmények, valamint szociális vállalkozások működési engedélyezésével és törvényességi ellenőrzésével kapcsolatos feladatokat. d.) A tüdőszűrő vizsgálat elvégzésével kapcsolatos ügyviteli feladatokat ellátja. e.) Ellátja a személyes gondoskodást nyújtó bentlakásos szociális intézményekbe történő elhelyezéssel kapcsolatos tájékoztatási, valamint az önkormányzati szociális és gyermekjóléti intézményekben fizetendő személyi térítési díj megállapításával, valamint annak nem fizetéséből eredő díjhátralékok végrehajtásával összefüggő feladatokat. f.) Ellátja a Rehabilitációs Bizottság működésével kapcsolatos feladatokat. g.) Közreműködik a munkanélküliség kezelésére irányuló feladatok végrehajtásában, h.) Közreműködik az egészségügyi és szociális, gyermekjóléti és egészségügyi intézmények intézményvezetői álláshelyekre kiírt pályázati eljárások lebonyolításában. i.) Részt vesz a szociális, gyermekjóléti és egészségügyi intézmények gazdálkodásával kapcsolatos döntések előkészítésében. j.) Gondoskodik az önkormányzat kötelező egészségügyi alapellátási és az 7

önkormányzat által fontosabb szakellátási feladatok végző szakemberekkel való kapcsolattartásról.

4.3

Művelődési, Oktatási Feladatok a.) Közreműködik az önkormányzat nevelési-, oktatási, közművelődési és művészeti intézményeinek fenntartói irányításában, ellenőrzésében, előkészíti az ezzel kapcsolatos képviselő-testületi döntéseket. b.) Közreműködik a nevelési-oktatási, közművelődési és művészeti intézmények intézményvezetői álláshelyekre kiírt pályázati eljárások lebonyolításában. c.) Feladatkörében kapcsolatot tart az önkormányzat által alapított gazdálkodó szervezetekkel, ellátja a működésükhöz kapcsolódó feladatokat, e körben előkészíti az önkormányzati döntéseket. d.) Kapcsolatot tart a városban működő egyházakkal és felekezetekkel. e.) Együttműködik a pedagógiai szakmai szolgáltatást nyújtó szervezettel a nevelésioktatási intézmények számára nyújtott szakmai szolgáltatás figyelemmel kísérése, szolgáltatások szervezése érdekében. f.) Részt vesz a nevelési-oktatási intézmények gazdálkodásával kapcsolatos döntések előkészítésében. g.) A városban felállításra kerülő köztéri szobrok szakmai előkészítését végzi. h.) A döntésre előkészíti a hivatalba érkező óvodai, középiskolai felvételi fellebbezéseket.

4.4 Szociális feladok

4.4.1

a.) b.) c.) d.) e.) f.) g.) h.) i.) j.) k.) l.) m.) n.) p.)

Ellátja az önkormányzati és államigazgatási hatósági segélyezési, támogatási feladatokat, így különösen: rendszeres gyermekvédelmi kedvezménnyel rendkívüli gyermekvédelmi kedvezménnyel közgyógyellátási igazolványnyal, ápolási díjjal, időskorúak járadékával, rendszeres szociális segéllyel, súlyos mozgáskorlátozottak közlekedési kedvezményeivel (kivéve parkolási engedély), lakásfenntartási támogatással, adósságkezelési szolgáltatással, hadigondozottak ellátásával, átmeneti segéllyel, temetési segéllyel, köztemetéssel, egészségügyi szolgáltatásra való jogosultság igazolásával, első lakáshoz jutó fiatalok támogatásával kapcsolatos feladatokat.

8

4.4.2 Előkészíti és végrehajtja a „Bursa Hungarica” felsőoktatási önkormányzati szociális ösztöndíjjal kapcsolatos döntéseket. 4.4.3 Kapcsolatot tart többek között: a.) a munkaügyi ellátás alól kikerült személyek vonatkozásában a Közép magyarországi Regionális Munkaügyi Központtal, b.) Nyugdíjfolyósító Igazgatósággal, Vasutas Társadalombiztosítási Igazgatósággal, Megyei Egészségbiztosítási Pénztárral, c.) a gyermekekkel kapcsolatos ellátások esetén a gyermekek napközbeni ellátását végző oktatási-nevelési intézményekkel, gyermekotthonokkal, 4.5 Munkaügyi Feladatok a.) Intézi a hivatal dolgozóinak személyzeti és munkaügyeit, ennek során egységes központi személyi nyilvántartást vezet, biztosítja a szükséges adatszolgáltatásokat, előkészíti a személyzeti és munkaügyi döntéseket, megszervezi azok végrehajtását, szervezi a köztisztviselők oktatását, továbbképzését. b.) Gondoskodik a köztisztviselői törvény, a közalkalmazotti törvény és a Munka Törvénykönyve helyi végrehajtását biztosító képviselő-testületi, bizottsági, tisztségviselői, jegyzői intézkedések megtervezéséről, előkészítéséről, végrehajtásáról és nyilvántartásáról. c.) Ellátja a köztisztviselői vagyonnyilatkozattal összefüggő feladatokat. d.) Intézi az önkormányzati intézményvezetőkhöz kapcsolódó személyzeti és munkaügyi feladatokat alábbiak szerint: - előkészíti az intézményvezetői pályáztatást, megbízást - jegyzőkönyvet készít a pályázat elbírálhatóságáról, - az intézményvezető szabadságának polgármesteri hatáskörbe tartozó engedélyezése során ellátja az ezzel összefüggő feladatokat - az intézményvezetők közötti átadás átvétel során a szakmai osztállyal együttműködik. e.) Ellátja az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaság vezető tisztségviselőinek munkaviszonyával kapcsolatos feladatokat. f.) Vezeti a hivatal bér- és létszámgazdálkodással kapcsolatos nyilvántartásait, ezzel összefüggésben eleget tesz adatszolgáltatási kötelezettségeinek. g.) A létszámgazdálkodással kapcsolatos kérdésekben együttműködik a Gazdasági Osztállyal. 5.1

Településfejlesztési Osztály a.) Ellátja a Képviselő-testület által meghatározott önkormányzati fejlesztések megvalósításával kapcsolatos beruházási feladatokat, amely tevékenységhez - szükség szerint - külön lebonyolító szervezet igénybevételét kezdeményezheti. b.) Biztosítja az önkormányzati fejlesztésekkel összefüggő tervezési, előkészítő, pályáztatási, bonyolítói és műszaki ellenőrzési feladatok végrehajtását. c.) Ellátja a más önkormányzatok, szervezetek közreműködésével megvalósuló - közös beruházásokból adódó az önkormányzatra eső feladatokat. d.) Részt vesz a beruházások megvalósításának szervezésében, koordinálásában, ellenőrzésében. 9

e.) Irányítja és koordinálja az önkormányzati forrásból, valamint az önkormányzat által – pályázati úton nyert – külső forrásokból megvalósuló intézményi beruházásokat. Ezekkel összefüggésben részt vesz a közbeszerzési eljárások előkészítésében, valamint felügyeli és koordinálja a beruházások bonyolítói és műszaki ellenőrzési feladatok végrehajtását. E körben kapcsolatot tart az aljegyzővel, a jegyzői titkársággal és a Gazdasági osztállyal is f.) Gondoskodik a közbeszerzési eljáráson kívüli – beruházással kapcsolatos versenyeztetési feladatok lebonyolításáról. g.) A helyi közszolgáltatások körében közreműködik az épített és természeti környezet védelmében, vízrendezéssel, a csapadékvíz elvezetésével, a csatornázással, a közterületek fenntartásával, a település-tisztasággal, az egészséges ivóvízellátással, és a helyi közutak fenntartásával kapcsolatos feladatok ellátásában. h.) Ellátja az energiaellátási, útügyi igazgatási ágazati feladatokat. i.) Közreműködik a települési folyékony hulladékleeresztő helyének kijelölésével, a közcélú ártalmatlanító telep létesítésével kapcsolatos feladatok ellátásában. j.) Közreműködik a települési szilárd és folyékony hulladékkal kapcsolatos helyi közszolgáltatás megszervezésében. k.) Közreműködik a helyi jelentőségű természeti érték megóvásával, őrzésével, fenntartásával, bemutatásával, valamint helyreállításával kapcsolatos feladatok ellátásában. l.) Közreműködik a rendkívüli levegőtisztaság védelmi intézkedési terv megalkotásában, valamint a helyi környezetvédelmi program előkészítésével kapcsolatos feladatok ellátásában. m.) Közreműködik a helyi közút forgalmi rendjének kialakításával kapcsolatos feladatok ellátásában. n.) A Katasztrófavédelmi Igazgatósággal közösen részt vesz elemi csapás vagy rendkívüli időjárás esetén az élet és vagyonbiztonság, a mentés érdekében szükséges intézkedések megtételében, a keletkezett károk felmérésében, valamint a helyreállításhoz szükséges anyagok felmérésében, összeállításában. o.) Ellátja a tűzvédelmi hatósági, tovább a védelmi (honvédelmi, polgárvédelmi, katasztrófavédelmi) igazgatási feladatokat. Segíti a Helyi Védelmi bizottság munkáját, előkészíti üléseit. p.) Közreműködik az úthálózat-fejlesztés (építés, felújítás) dokumentációinak (tervek, engedélyek) előkészítésében és kezdeményezi a közbeszerzési eljárás lefolytatását. r) Koordinálja a közvilágítási, vízügyi, közterület-fenntartási, ár- és belvízvédelmi, útügyi ágazati feladatok végrehajtását. s.) Feladatkörében ágazathoz tartozó ügyekben kapcsolatot tart a lakossággal, kivizsgálja a közérdekű bejelentéseket, a vizsgálat eredményéről tájékoztatást ad. v.) Ellenőrzi és koordinálja a jelzett problémák teljesítésének határidőben történő végrehajtását. w.) Szükség szerint helyszínelést végez, annak eredményéről tájékoztatást ad a jegyzőnek z.) Lakossággal, közületekkel, közművekkel folyamatos kapcsolattartást végez, tájékoztatást ad a folyamatban lévő ügyekről, problémákról, hiányosságok megszüntetéséről. 5.2

Vagyongazdálkodási Feladatok a.) Végzi az önkormányzati vagyon működtetésével, hasznosításával kapcsolatos előkészítő, koordináló és végrehajtó feladatokat. 10

b.) Folyamatosan elemzi a forgalomképes vagyont, annak bővítésére, hasznosítására lehetőségeket tár fel, projekteket dolgoz ki. c.) Előkészíti a beépítésre alkalmas ingatlanok értékesítését. d.) Gondoskodik a vagyoni jellegű kiajánlások összegyűjtéséről, megjelenítéséről, propagálásáról. e.) Folyamatosan végzi az önkormányzati forgalomképes vagyon racionális gazdálkodási feltételének biztosításához szükséges telekalakításaival kapcsolatos feladatokat, ennek során együttműködik a társszervezetekkel, bizottságokkal és az illetékes külső szervekkel. f.) Kiemelt figyelmet fordít a vagyongazdálkodással kapcsolatos rendeletek és belső szabályzatok betartására. g.) Gondoskodik az önkormányzati lakások, nem lakás célú helyiségek fenntartásához, üzemeltetéséhez, értékesítéséhez és nem lakás célú helyiségek esetén bérbeadásához kapcsolódó feladatok végrehajtásáról. h.) Előkészíti az üres lakások értékesítését, és figyelemmel kíséri annak lebonyolítását, i.) Közreműködik a lakbérhátralékok behajtásával kapcsolatos feladatok végrehajtásában. j.) Előkészíti az önkormányzati bérlakásokkal kapcsolatos képviselő-testületi, bizottsági előterjesztéseket, az önkormányzati bérlakásokkal kapcsolatos döntéseket, közreműködik azok végrehajtásában; 5.3 Városfejlesztési feladatok a.) Kapcsolatot tart a megbízott pályázatíróval.2 b.) Előkészíti a városfejlesztési projekteket, összeállítja a városfejlesztési stratégia tervezetét, közreműködik megvalósításukban. c.) Elkészíti a különböző fejlesztési célú támogatások pályázatait, speciális szakmai ismereteket igénylő pályázat készítéséhez a hivatal belső szervezeti egységeinek, illetve külső szerv igénybe vételét kezdeményezheti. d.) Részt vesz a városfejlesztési feladatokat érintő gazdasági megállapodások előkészítésében. e.) Feladatkörében részt vesz a várost érintő országos, megyei, regionális képviseletekhez tartozó elemző, döntés-előkészítő, szervező tevékenységben f.) Szakmai programokat készít az önkormányzati pályázatok elkészítéséhez. . 5.4 Főépítészi feladatok a.) Gondoskodik a rendezési tervek készítésével, egyeztetésével, véleményeztetésével, jóváhagyásával, nyilvántartásával és karbantartásával kapcsolatos előkészítő és koordinatív feladatok ellátásáról. b.) Tájékoztatást ad az érvényben lévő rendezési tervekről. c.) Véleményezi a város arculatát meghatározó tisztségviselői döntés-tervezeteket és előterjesztéseket. d.) Közreműködik korlátozási kártalanítási ügyek előkészítésében. f.) Véleményezi a területrendezési, területfejlesztési programokat, koncepciókat, kiemelt figyelemmel a város helyzetére.

2 Hatályos 2008. április 01-től 11

6. Okmányiroda 6.1 a.) Gondoskodik a születési, házassági, halotti anyakönyvek vezetéséről, az anyakönyvekből történő adatszolgáltatásról, az anyakönyvi alapiratok kezeléséről. b.) Ellátja a családi események szervezésével kapcsolatos feladatokat. c.) Végzi a névváltoztatással, állampolgársággal kapcsolatos ügyintézést, biztosítja az állampolgársági eskü letételének megszervezését. d.) Városi illetékességgel vezeti a polgárok személyi adat- és lakcímnyilvántartását, abból adatszolgáltatást teljesít és gondoskodik a lakcímbejelentések fogadásáról, továbbításáról. e.) Vezeti a választói névjegyzéket és a városi címjegyzéket. f.) Előkészíti a kiegészítő kamattámogatás, valamint a lakásépítési kedvezmény személyi feltételeinek jegyzői igazolását

6.2

Országos illetékességgel végzi:

a.) A személyazonosító igazolvány iránti kérelem adat-felvételezését, vezeti az országos nyilvántartásban az ezzel kapcsolatos adatváltozást. b.) Az állampolgárok lakcímének és személyi adatainak nyilvántartásából történő adatszolgáltatást. c.) Az útlevél iránti kérelmek átvételével, adat-felvételezésével, ellenőrzésével és továbbításával kapcsolatos feladatokat. d.) A mozgásukban korlátozott személyek parkolási igazolványa kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat. e.) A vezetői engedélyek kiadásával nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat

6.3.

Megyei illetékességgel végzi:

b.) Közúti közlekedési szolgáltatást végző járművekkel kapcsolatos ügyintézést. 6.4.

Körzetközponti illetékességgel végzi:

a.) A személy-azonosítóról és lakcímről szóló hatósági igazolvány kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat. b.) Az egyéni vállalkozói igazolvány kiadásával, nyilvántartásával, valamint az ezzel kapcsolatos adatszolgáltatásokat. c.) A gépjármű forgalmi engedélyek és gépjármű törzskönyvek kiadásával, nyilvántartásával, adatszolgáltatással összefüggő feladatokat. d.) Az eljáró hatóságok értesítése alapján gondoskodik a járművezetéstől eltiltással összefüggő feladatok ellátásáról.

12

7.

Városi Gyámhivatal Jogszabályban meghatározott illetékességi területén: a.) Gondoskodik a gyermekek védelme érdekében szükséges intézkedések megtételéről. b.) Ellátja a gyermekek családi jogállásának rendezése ügyében a hatáskörébe tartozó feladatokat. c.) Ellátja az örökbefogadással kapcsolatos feladatokat. d.) Ellátja a szülői-felügyeleti joggal kapcsolatos feladatokat. e.) Ellátja a gyámsággal, gondnoksággal kapcsolatos, valamint a gyámi, gondnoki tisztség ellátásával kapcsolatos feladatokat. f.) Ellátja a kiskorúak és gondnokoltak vagyonának kezelésével kapcsolatos feladatokat. g.) Dönt az otthonteremtési támogatás megállapításáról, valamint a gyermektartásdíj megelőlegezéséről. h.) Peres eljárást kezdeményez a jogszabályban meghatározott esetekben. i.) Fentieken kívül ellátja azokat a feladatokat, amelyeket jogszabályok gyámhivatali hatáskörébe utalnak.

8. A Polgármesteri Hivatal valamennyi osztályát érintő egyéb feladatok a.) Biztosítja tevékenységi körébe tartozó közérdekű, illetve önkormányzati érdekű döntések Interneten történő megjelenítését. b.) Biztosítja a tevékenységi körébe tartozó jogszabály által előírt statisztikai adatszolgáltatást. c.) Tevékenységi körével összefüggésben gondoskodik a minőségbiztosítási rendszer karbantartásáról és fejlesztéséről. d.) Feladatkörében együttműködik a civil szervezetekkel. e.) Adatot szolgáltat a vagyonkataszter-nyilvántartáshoz, és részt vesz az osztályhoz tartozó eszközök és források leltározási feladataiban f.) Részt vesz az önkormányzat költségvetési rendelet-tervezetének kidolgozásában.

IV. fejezet A Hivatal irányításának, vezetésének módszere A Hivatal irányítási, vezetési rendszerének törvényen alapuló letéteményesei a polgármester és a jegyző. A polgármester, (alpolgármester) irányítási, a jegyző (aljegyző), valamint az osztályvezetők, irányítási, vezetési feladatokat látnak el. l.) Polgármester A képviselő-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a Hivatalt. 2.) Alpolgármester Az alpolgármester az SZMSZ-ben foglaltak szerint helyettesíti a polgármestert.

13

3.) Jegyző A polgármester irányításával gondoskodik az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról. Vezeti a Hivatalt és megszervezi annak törvényes működését. Működési és jogi felügyeletet gyakorol a hatósági tevékenység, illetőleg a közszolgáltatások szervezése felett. A testületekkel kapcsolatban fő feladata a működés törvényességének biztosítása, melynek során - az Ötv-ben előírtak szerint - jogszabálysértés észlelése esetén jelzéssel él. 4.) Aljegyző3 . Helyettesíti a jegyzőt és ellátja a jegyző által meghatározott feladatokat. 5.) Minőségbiztosítási vezető4 a.) Feladatköre a Polgármesteri Hivatal minőségirányítási rendszerének üzemeltetése, koordinálása, szakmai felügyelete, javítása, fejlesztése. b.) Feladata a minőséggel kapcsolatos tevékenységek kidolgozása, belső auditálások szakmai irányítása, helyesbítő, hibajavító tevékenységek indítása és ellenőrzése. c.) Véleményezésre jogosult a minőségügyi rendszert érintő kérdésekben, javaslattételi joga van a rendszer működését érintő minden témakörben. d.) Tevékenységét közvetlen jegyzői irányítással látja el, munkakapcsolatot tart fenn a hivatal szervezeti egységeinek vezetőivel, a minőségügyi tanúsító céggel. e.) Feladatát a Minőségügyi Kézikönyvben elfogadott munkaköri leírás, a vezetőségi átvizsgálásokon kitűzött minőségügyi célok, a vonatkozó jogszabályok, valamint a minőségügyi szabványok alapján végzi.

5.) Osztályvezetők Az osztályvezetők felelősek a vezetésük alatt álló osztályok szakszerű, hatékony, szervezett működéséért. Feladatuk a testületek által meghatározott célok megvalósítása. (A végrehajtás megszervezése, az ezeket akadályozó zavarok megszüntetése, stb.) Végrehajtják az osztályra, a hivatali SZMSZ-ben, illetve a jegyző által meghatározott feladatokat. Részt vesznek a képviselő-testület ülésein. A bizottsági üléseken az általuk készített és a feladatkörükbe tartozó előterjesztések tárgyalásánál. A vezetői értekezleteken képviselik az osztályt. A Hivatal osztályvezetőinek általános kötelességei: - az önkormányzati, továbbá önkormányzati hatósági és államigazgatási hatósági ügyek határidőben történő, törvényes és szakszerű elintézésének biztosítása, - az osztály feladatai ellátásában való közvetlen részvétel, valamennyi képviselő-testületi és bizottsági döntéstervezet ellenőrzése, vizsgálva azok szakmai, törvényességi megfelelőségét, - a polgármester, (alpolgármester), jegyző részére előkészített döntéstervezetek (ideértve a kötelezettség-vállalásokat, a lakossági tájékoztató leveleket is) ellenőrzése és szignálása,

3 -4 hatályos 2008. április16-tól

14

- a hatósági ügyekben gondoskodnak a törvényesség betartásáról, illetve betartatásáról, az osztály feladatainak folyamatos és zavartalan ellátásáról. A testület elé kerülő, vagy a polgármester által kiemelt egyéb ügy intézésében az osztályvezetők kötelesek gondoskodni: - az osztályok közötti egyeztetésről, - az osztály, valamint más önkormányzati szervek és nem önkormányzati szervek közötti koordináció lebonyolításáról, illetve ilyen koordináció kezdeményezéséről, 6.) A szolgálati út A köztisztviselők alapvető kötelezettsége, hogy a munkavégzés helyzetéről, a feladatok végrehajtásáról, vezetői beavatkozást igénylő eseményekről folyamatosan, míg a munkavégzés zavarairól haladéktalanul beszámoljanak az SZMSZ szerinti közvetlen vezetőjüknek. 7.) Minőségbiztosítás A polgármesteri hivatal MSZ EN ISO 9001: 2001 szabvány szerint tanúsított minőségirányítási rendszerben működik. A hivatal minden minőségét befolyásoló tevékenységének legfontosabb dokumentuma a minőségpolitikával összhangban megfogalmazott Minőségügyi Kézikönyv. 8.) Munkakör átadás-átvétel rendje Munkakör átadás-átvételre a közvetlen hivatali felettes által meghatározott körben személyi változás, valamint a tartós (előreláthatóan 30 napot meghaladó) távollét, betegség, kiküldetés stb. esetén kerül sor. A munkakört az új vezetőnek, illetve köztisztviselőnek, ezek hiányában a közvetlen hivatali felettesnek kell átadni. A munkakör átadás-átvételt jegyzőkönyvben kell rögzíteni az alábbi tartalommal: - átadásra kerülő munkakör szakmai feladatainak meghatározása (alapja a munkaköri leírás!), a folyamatban lévő fontosabb feladatok felsorolása: végrehajtásuk helyzetéről, eredményekről, a szükséges teendőkről szóló tájékoztatás, - átadásra kerülő iratok, utasítások, tervek, szabályzatok, nyilvántartások stb. jegyzéke, - az átadónak és az átvevőnek a jegyzőkönyv tartalmával kapcsolatos észrevételei, megállapításai, - átadás helye, ideje, az átadó, átvevő aláírása, - a jegyzőkönyv egy példányát a Humán Közszolgáltatások és Munkaügyi Osztályra meg kell küldeni.

V. fejezet A Hivatal osztályainak a testületek működéséhez kapcsolódó főbb feladatai 1.) Az osztályok javaslatot tesznek a jegyzőnek a testületek (képviselő-testület, bizottságok) munkaterveinek összeállításához, valamint jelzik helyi rendeletalkotás és határozathozatal szükségességét, illetőleg kezdeményezik a rendeletek, határozatok hatályon kívül helyezését, módosítását. 2.) Figyelemmel a szakmai és a törvényességi követelményekre, elkészítik a feladatkörükbe tartozó - testületek elé kerülő - előterjesztéseket, valamint biztosítják ezen anyagok jogszabályokkal való összhangját, és alaki-tartalmi megfelelőségét jelen utasítás 1.sz. mellékletében foglaltak szerint. 15

3.) A testületi anyagok előkészítése, a döntések végrehajtása során az érdekeltekkel (tisztségviselő, bizottsági elnökök, társosztályok, önkormányzati intézmények, külső szervek, szakhatóságok, érdekképviseleti szervek stb.) elvégzik a szükséges egyeztetéseket és a koordinációs feladatokat. 4.) Elvégzik a feladatkörükbe tartozó testületi döntések végrehajtásának megszervezését, a végrehajtásért felelős rendelkezései szerint. 5.) A testületi üléseken - különös tekintettel a Képviselő-testület ülésére - elhangzott és ott szóban meg nem válaszolt kérdésekre interpellációkra az osztályvezetők kötelesek a szakmailag megalapozott törvényes és teljes körű írásos választ az ülés napját követő 15 napon belül megadni, illetve a válasz-tervezetét időben elkészíteni. 6.) Az osztály működési területét érintő testületi döntések végrehajtására - szükség esetén intézkedési tervet készítenek, annak végrehajtásáról gondoskodnak és a képviselő-testület, vagy bizottság elé kerülő jelentést összeállítják, illetve az összeállításához feljegyzést készítenek. 7.) Az önkormányzati gazdálkodó szervezetek, vagy felkért külső előadó által készített testületi előterjesztéseket az osztályok feladatkörük szerinti illetékességgel szakmai szempontból az 1 sz. melléklet szerinti törvényességi kontroll előtt - véleményezik, felkérésre az előterjesztés elkészítéséhez szakmai segítséget nyújtanak. 8.) Az osztályvezető, vagy a helyettesítésével megbízott személy részt vesz a képviselőtestület ülésein és – az osztály feladatkörébe tartozó napirendek tárgyalásánál - a bizottságok ülésein. 9.) Felkérés esetén közreműködnek a bizottsági, eseti bizottsági vizsgálatokban, ellenőrzésekben. 10.) A regionális Közigazgatási Hivatalnak történő továbbítás céljából a Jegyzői titkárságra megküldik a feladatkörükbe tartozó: a polgármester saját és a Képviselő-testület által átruházott önkormányzati hatáskörben hozott határozatát, a döntés meghozatalától számított 15 napon belül. (Ez a szabály nem vonatkozik az önkormányzati hatósági ügyben hozott határozatokra.) 11.) Kezdeményezik az új jogszabályokból adódó önkormányzati intézkedések megtételét; gyakorlati tapasztalatok alapján a jegyző útján javaslatot tesznek jogszabály-módosítás kezdeményezésére.

VI. Fejezet A hatósági ügyintézés fontosabb szabályai 1.) E tevékenysége keretében a hivatal ellátja a jogszabályokból adódó államigazgatási és önkormányzati hatósági ügyek intézésével kapcsolatos feladatokat. 2.) Az önkormányzati hatósági ügyben folyó eljárásra is - az önkormányzati törvényben foglalt eltérésekkel - az Ket. szabályait kell megfelelően alkalmazni. (Ötv. 109. §) 3.) A hatósági ügyintézés általános szabályai, a hatáskörök gyakorlásának átruházása, az ügyintézői felelősség: - államigazgatási hatósági ügy esetében fő szabály, hogy e tevékenységi körben a hatáskör gyakorlója (polgármester, a jegyző és a hivatal ügyintézője) önállóan dönt, e jogosítványt más (felettes) szerv, személy nem csorbíthatja. - A polgármester dönt a hatáskörébe utalt ügyekben. - A jegyző dönt a saját hatáskörébe tartozó ügyekben.

16

- Önkormányzati hatósági ügyben döntési jogosítvánnyal a képviselő-testület, illetőleg az általa felhatalmazott polgármester, vagy bizottság rendelkezik. Ilyen ügyet a tárgya szerint illetékes osztály, vagy a jegyző által kijelölt köztisztviselő köteles döntésre előkészíteni. - Az ügyintéző köteles a rábízott feladatot önállóan, az anyagi és eljárási szabályokra figyelemmel ellátni. Amennyiben a köztisztviselő önkormányzati ügyben feladatot közvetlenül a tisztségviselőtől kapott, köteles azt - a szolgálati út betartásával - a jegyzőnek haladéktalanul jelenteni. - Az ügyintéző - a közvetlen felettesének - köteles jelezni, ha a kapott vezetői utasítás nincs összhangban jogszabályokkal, a jogalkalmazás során kialakult gyakorlattal. - Hatósági feladatok esetében kiemelt figyelmet kell fordítani az ügyintézési határidők betartására, - A szabályozatlan területekről és joghézagokról a jegyzőt tájékoztatni kell, a szabályozás kialakításáig a jegyző állásfoglalása szerint kell eljárni.

VII. Fejezet 1. A hivatal ügyfélfogadási rendje: A jegyző minden hétfőn 15.00 - 18.00 óra között ügyfélfogadást tart. A hivatalban az ügyfélfogadási idő: hétfőn: 13,00 - 18,00 óráig kedden: szünetel szerdán: 8,00 - 16,00 óráig csütörtökön: szünetel pénteken:. 8,00 - 12,00 óráig tart.

Az okmányirodában az ügyfélfogadási idő: - Hétfőn: 13,00 - 18,00 óráig - Kedden: 8,00 - 14,00 óráig - Szerdán: 8,00 - 16,00 óráig - Csütörtökön: nincs - Pénteken: 8,00 - 12,00 óráig 2. A hivatal munkarendje:

17

A hivatal köztisztviselőinek és közszolgálati munkaviszonyban álló munkavállalóinak munkaideje heti 40 óra.

A hivatalban a munkaidő: hétfőn: 7,30 - 18,00 óráig kedden, szerdán: 7,30 - 16,00 óráig csütörtök 7,30 - 15,00 óráig pénteken 7,30 - 12,30 óráig tart. A munkaközi szünet időtartama hétfőtől csütörtökig - 11,30 - 14,00 óra között - naponta 30 perc. 3. Értekezletek, megbeszélések rendje: a.) A hivatal dolgozói részére évente két alkalommal - illetőleg szükség szerint - apparátusi értekezletet kell tartani. b.) Havonta 1-2 alkalommal a polgármester, megbeszélést tart, ahol áttekint az időszerű önkormányzati feladatokat. c.) Havonta 1-2 alkalommal a jegyző és az aljegyző az osztályvezetők részére munkaértekezletet tart. A munkaértekezleten a jegyző meghatározza az időszerű feladatokat, illetőleg beszámoltatja az osztályvezetőket a végzett munkáról. d.) Az osztályvezető legalább hetente egy alkalommal tart munkamegbeszélést. A névre szóló feladat-meghatározás mellett biztosítani kell a folyamatos ellenőrzést, számonkérést.

4. A gazdálkodás alapvető szabályai a.) Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás Az önkormányzat saját tulajdonnal rendelkezik, illetve a költségvetési bevételeivel és kiadásaival önállóan gazdálkodik. A polgármesteri hivatal mint az önkormányzat gazdálkodásának végrehajtásában meghatározó szerepet játszó költségvetési szerv, a mindenkor hatályos költségvetésre, vagyongazdálkodásra, és a gazdálkodás más területére kiterjedő központi és helyi jogszabályok alapján gazdálkodik. A hivatal gazdálkodása tekintetében - a magasabb szintű jogszabályokkal összhangban biztosítani kell az önkormányzat éves költségvetése betartásának relatív prioritását. Minden költségvetést érintő előterjesztést, szerződést és más döntéstervezetet a Gazdasági osztállyal elfogadás (meghozatal, aláírás) előtt véleményeztetni kell. b.) Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés és utalványozás rendje E feladatkörben általános szabály, hogy: - az önkormányzat nevében kötelezettséget a polgármester vállalhat, - a kötelezettségvállalást a jegyző ellenjegyzi, 18

- az utalványozásra - a kiadások és bevételek teljesítésének elrendelése - a polgármester, vagy az általa felhatalmazott személy, az utalvány ellenjegyzésére a jegyző, vagy az általa felhatalmazott személy jogosult. Az általános szabálytól való eltérésre a polgármesteri hivatal gazdálkodással kapcsolatos kötelezettségvállalási, ellenjegyzési, érvényesítési és utalványozási rendjéről szóló polgármesteri, jegyzői együttes utasítás tartalmaz rendelkezéseket. 5. Kiadmányozás rendje A kiadmányozási jogkör gyakorlásának az átruházása, a hatáskörrel rendelkező szerven belüli munkamegosztást jelenti. Jogosultságot ad a döntésre, az intézkedésre, illetőleg az írásba foglalt döntések saját kezűleg történő aláírására. A hivatalban a kiadmányozás rendjét a 2. számú melléklet, valamint a hatályos jegyzői utasítások tartalmazzák. 6. Ügyiratkezelés általános szabályai A hivatalhoz érkező küldemények, valamint az ügyintézés során keletkezett iratok iktatásának és kezelésének rendjét külön jegyzői utasítás szabályozza. 7. Helyettesítési rend a.) A jegyzőt távollétében az aljegyző általános jogkörrel és teljes felelősséggel helyettesíti. b.) Az osztályon belüli helyettesítésre az osztályon belüli munkaköri leírások kertében kerül sor. c.) A helyettesítést ellátó személy a helyettesítést követően a helyettesített vezetőt minden lényeges eseményről, a munkavégzés körülményeiről részletesen tájékoztatni köteles. A helyettesítés során hozott intézkedéseiért, illetőleg annak elmulasztásáért, minden tevékenységéért ugyanaz a felelősség terheli, mint ami a helyettesített személyt terhelné. 8. Munkaköri rend, munkaköri leírás A köztisztviselők és ügykezelő(k) feladataikat személyre szabott munkaköri leírás alapján kötelesek végezni. A munkaköri leírások konkrétan megfogalmazott, végrehajtható és megkövetelhető feladatokat tartalmazhatnak. A munkáltatói jogok gyakorlásának rendjéről az SZMSZ 3. számú melléklete rendelkezik. Az osztályon dolgozó köztisztviselők munkaköri leírását az osztályvezetők készítik el. Munkaköri leírás tudomásulvételét a munkakört betöltő személy aláírásával igazolja. A munkáltató a köztisztviselő kinevezésével egyidejűleg köteles a dolgozó munkaköri leírását is átadni. A munkaköri leírásoknak mindig tükröznie kell a hivatali rendben, a feladatrendszerben, jogszabályokban bekövetkezett változásokat. Ezek betartásáért a munkaköri leírás elkészítője felelős. A munkavégzés során biztosítani kell a munkavédelmi szabályok betartását.

19

VIII. Fejezet A Hivatal kapcsolatrendszere, együttműködés 1. A hivatal kapcsolata a képviselő-testülettel, a képviselőkkel: - A hivatal végzi a képviselő-testület elé kerülő előterjesztések elkészítését, vagy annak koordinálását. - Ellátja a képviselő-testület és bizottságai, (ad-hoc bizottságai) működésével kapcsolatos szervezési és adminisztrációs feladatokat. - Az osztályvezetők, vagy helyetteseik részt vesznek a képviselő-testület ülésein, és a feladatkörükbe tartozó napirendek tárgyalásánál a bizottságok ülésein. - A polgármesteri hivatal dolgozói munkaidőben - ügyfélfogadási időn túl is - önkormányzati ügyben soron kívül kötelesek fogadni a képviselőket. A képviselők kérdéseire kötelesek teljes körű, szakszerű minden részletre kiterjedő tájékoztatást adni. Erről a szolgálati út betartásával a jegyzőt soron kívül tájékoztatni kell. 2. Bizottságokkal való kapcsolat, együttműködés A bizottságok munkáját a polgármester hangolja össze. Ha a bizottsági munkatervben nem szereplő, a polgármesteri hivatalhoz intézett különböző felkéréseket, javaslatokat a bizottságok a jegyzőhöz juttatják el, az ügyben eljáró belső szervezeti egység kijelöléséről a jegyző gondoskodik. A bizottsági üléseken a napirendi anyagok előterjesztői lehetnek a képviselő-testület elé kerülő anyagok előkészítésében résztvevők, egyéb előterjesztések esetén a bizottságok munkatervében szereplő, illetve a bizottság, a polgármester vagy a jegyző által felkért előterjesztők. A képviselő-testület állandó bizottságainak és az ad-hoc bizottság működési feltételeiről, a bizottsági ülések technikai előkészítéséről és lebonyolításáról a jegyzői titkárság, más bizottságok, vagy munkamegbeszélések esetében mindezekről a tárgy szerinti illetékes osztály gondoskodik. Az előkészítés és lebonyolítás alatt értendő a meghívók és az anyagok előkészítése. A hangfelvétel biztosítása, a jegyzőkönyv és a határozat-kivonatok elkészítése, és a meghívók és anyagok érintettekhez történő eljuttatása a jegyzői titkárság feladata.

3. A hivatal külső kapcsolata A hivatal a lakossággal, az érdekképviseleti és más szakmai szervekkel folyamatos kapcsolatot tart. E kapcsolattartás egyrészt az ügyintézői tevékenység során, másrészt a hírközlő eszközök, valamint személyes tárgyalások alkalmával valósul meg. Az osztályvezetők, illetve az általuk, vagy a jegyző által kijelölt személyek a jegyzővel egyeztetett módon végzik, a hírközlő szervek tájékoztatását a hivatal munkáját érintő témákról. 20

Jogszabály alapján, vagy a jegyző utasítására a hivatal illetékes osztálya lakossági fórumokat szervez, a lakosság széles körét érintő kérdések megvitatására (pl.: rendezési tervek, képviselő-testületi rendelet-tervezetek stb.). A jegyző, illetve az általa kijelölt személy: - az önkormányzat által létrehozott és fenntartott költségvetési szervekkel több oldalú kapcsolatot tart. Ennek legfontosabb formái: = a feladatellátás jogszerűségének felügyelete, = az intézmények gazdálkodási feladatainak figyelemmel kísérése, = az intézmények személyi feltételeinek biztosításában való együttműködés, = folyamatos kapcsolatot tart a szolgáltatást végző intézményekkel, továbbá a rendőri szervekkel, a tűzoltósággal, a polgári védelemmel, a Cigány Kisebbségi Önkormányzattal és egyéb társszervekkel, illetve hatóságokkal. Segíti a különböző szintű önkormányzati szövetségek működését. 4. Belső kapcsolat, együttműködés A hivatal belső szervezeti egységei feladataik ellátásában együttműködnek. E kölcsönösségen alapuló együttműködés az önkormányzati, vagy hatósági ügyek szakszerű megoldásához szükséges mértéken túl, kiterjed minden olyan területre, amely a hivatal egészére feladatot jelent, vagy a hivatali működés külső; vagy belső megítélése szempontjából jelentős szerepet játszik. Az együttműködési kötelezettség nem csorbítja az osztályok feladat- és hatáskörét, illetőleg felelősségi rendszerét. A belső szervezeti egységek egymással mellérendeltségi viszonyban vannak. Egymás irányába feladatot, utasítást nem adhatnak csak a jegyző hozzájárulásával. Több osztályt érintő feladat ellátásánál a felelős (koordináló) osztályt, vagy munkatársat a jegyző jelöli ki. Az osztályvezetők működésük keretében felelősek a más osztályokat, hivatali vezetőt, tisztségviselőt, testületi vagy külső szerveket érintő - a feladatok ellátásához szükséges tájékoztatás megadásáért. Bármely vezető vagy munkatárs a munkakörének gyakorlása közben tudomására jutott, de más szakterületet (osztályt) érintő információt az intézkedésre jogosult számára továbbítani köteles. A polgármester személyes kezdeményezéseiből ellátandó feladat esetében külön egyeztetéssel (a jegyző és az érintett hivatali szervezet vezetője, munkatársai bevonásával) kerül sor a feladatok meghatározására. IX. Fejezet Vegyes és záró rendelkezések a.) A hivatal SZMSZ-ét a munkaköri leírásokkal együttesen kell alkalmazni. b.) Ezen SZMSZ hatálybalépésének időpontja 2007. szeptember 30. azzal, hogy az 5-7. mellékletek teljeskörű alkalmazását 2008. december 31-i folyamatosan kell bevezetni. c.) Az SZMSZ mellékletei: 1. számú melléklet: A testületek elé kerülő előterjesztések elkészítésének rendjére vonatkozó eljárási szabályok 21

2. számú melléklet:

A kiadmányozás rendje


A munkáltatói jogok gyakorlása


Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök


Ellenőrzési Szabályzat a jegyző hatáskörébe tartozó pénzügyigazdasági ellenőrzések körére


Szabálytalanságok kezelésének eljárási rendje


Kockázatkezelési Szabályzat

Abony, 2007. szeptember 30.

Dr. Németh Mónika jegyző

Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 10. § (4) bekezdése, valamint a 21/2007(VI.29.) KR. számú rendelet mellékletében kapott felhatalmazás alapján jóváhagyom:

Abony, 2007. Romhányiné Dr. Balogh Edit polgármester

22

1. számú melléklet A testületek elé kerülő előterjesztések elkészítésének rendjére vonatkozó eljárási szabályok A testületek elé kerülő előterjesztések elkészítésének rendjét a KR. 7. számú melléklete tartalmazza. 1.) Az előterjesztés előkészítő szakaszában a következő eljárási szabályokat kell érvényesíteni: A munkaterv-tervezetek (képviselő-testület, bizottságok) összeállításához az osztályvezetők javaslatot tesznek az év során tárgyalásra javasolt napirendi pontokra. A körültekintő javaslat kialakítása érdekében az alábbiakra kell figyelemmel lenni: - a központi jogszabályi rendelkezésekből adódó önkormányzati feladatokra, - feladat-meghatározó képviselő-testületi rendeletekre, határozatokra, - a helyi és magasabb szintű jogszabályi változásokból adódó feladatokra, - a képviselő-testületi rendeletek, határozatok hatályosulására, - a jogszabályok által nem szabályozott, de szabályozásra javasolt helyi társadalmi viszonyokra. 2.) A beérkezett munkatervi javaslatok alapján a éves munkaterv-tervezeteket a Jegyzői titkárság készíti el. 3. a.) A képviselő-testület által jóváhagyott munkaterv alapján az osztályoknak úgy kell elkészíteni a feladatkörükbe tartozó (és a munkatervben is meghatározott) előterjesztéseket, hogy az érintett bizottságok azokat a képviselő-testület ülését megelőző soros üléseiken megtárgyalhassák. b.) Amennyiben az előterjesztés előkészítése során munkatervben szereplő napirendi pont tárgyalásának napirendről való levétele válik szükségessé, az erre vonatkozó javaslatot az előkészítésben közreműködő osztály indokolni köteles. c.) Az előterjesztés időbeni elkészítéséért, annak szakmai, törvényességi megfelelőségéért és a vonatkozó jogszabályokkal, valamint korábbi képviselő-testületi döntésekkel való összhangjáért, a szükséges egyeztetések lefolytatásáért, az előterjesztés előkészítésében közreműködő osztály vezetője felelősséggel tartozik. A testület elé kerülő előterjesztések elkészítését a polgármesteri hivatal, megbízás (felkérés) esetén külső szerv (személy), illetve önkormányzati gazdálkodó szervezet végzi. Külső szerv (személy), illetve önkormányzati gazdálkodó szervezet általi előkészítést az ágazatilag illetékes belső szervezeti egység koordinálja. 4.) Amennyiben az előterjesztés személyi ügy tárgyalására vonatkozik (választás, kinevezés, felmentés, vezetői megbízás adása, illetőleg visszavonása, fegyelmi büntetés kiszabása, stb.) az előterjesztés előkészítésében közreműködő osztály köteles beszerezni az érintett személy nyilatkozatát arra vonatkozóan, hogy a nyilvános tárgyalásba beleegyezik-e. 5.) Az előterjesztés címszó alatt meg kell határozni azt az időpontot, amikor a testület (képviselő-testület, bizottság) az adott témát tárgyalja az alábbiak szerint: a.) E l ő t e r j e s z t é s Abony Város Képviselő-testületének 200. . ____..-i ülésére (ezt követi a pontos cím!)

23

b.) E l ő t e r j e s z t é s Abony Város Képviselő-testülete _______ bizottságának 200. .____.-i ülésére (ezt követi a pontos cím!) 6.) A határozati javaslat "Értesülnek" részében az előkészítő köteles mindazokat névvel és címmel megjelölni, akik részére a Jegyzői titkárságnak a határozatot postázni kell. Amennyiben a határozat végrehajtásáért az előterjesztő is felelős, az értesítendők között fel kell tüntetni. 7.) A testületek elé kerülő előterjesztések előkészítése során az előkészítésben közreműködő osztályvezető köteles az előterjesztővel (polgármesterrel és/vagy az előterjesztő bizottság elnökével) előzetesen egyeztetni. Az előterjesztést az egyeztetésen elhangzottak alapján kell elkészíteni. Ez a kötelezettség azonban nem mentesíti az osztályvezetőt azon felelősség alól, mely szerint az előterjesztésnek a vonatkozó jogszabályokkal összhangban kell lennie. 8.) A testületek elé kerülő előterjesztéseket – a 9/b. pontban foglaltak kivételével - 2 példányban, a kitöltött kísérő lapot 1 példányban a Jegyzői titkárságra kell leadni a következők szerint: - képviselő-testület elé kerülő előterjesztéseket az előterjesztést véleményező bizottság ülését megelőző 10. napon, - csak bizottság által tárgyalandó előterjesztéseket a bizottsági ülés előtt legkésőbb 10 nappal korábban. A jegyző kivételes esetben a fentiektől eltérő határidőt is megállapíthat. 9. a.) A testületek elé kerülő előterjesztéseket a jegyző az aljegyző és a Jegyzői titkárság közreműködésével általános törvényességi ellenőrzése keretében felülvizsgálja. Ez azonban nem mentesíti az osztályvezetőt a 3. c.) pontban előírt felelőssége alól. Ennek során vizsgálni kell, hogy az előterjesztés összhangban van-e a KR-vel és az SZMSZel, valamint a helyi önkormányzatokról szóló törvénnyel, vonatkozó jogszabályokkal. Vizsgálni kell továbbá azt is, hogy az előkészítés során megtörténtek-e a szükséges egyeztetések - a 7. pontban szereplő egyeztetés kivételével - az érintett osztályok között, külső szervekkel, stb. Az egyeztetések megtörténtét az osztályvezetők aláírásukkal igazolják. Ennek hiányában az előterjesztés nem kerülhet testület elé. Az osztályvezetői aláírás az egyeztetés megtörténtét igazolja, nem jelenti egyben az egyetértést is. Az előterjesztéstől eltérő véleményét az osztályvezető az előterjesztés kísérő lapjára köteles feljegyezni. A jogi ellenjegyzést igénylő döntéstervezeteket az előkészítésért felelős osztálynak az ellenjegyzővel egyeztetni kell. 9.b.) A testületi előterjesztések felülvizsgálata az alábbiak szerint történik: - előzetes felülvizsgálatra kerül sor akkor, ha az előterjesztés legkésőbb a leadási határidő napjáig megérkezik a Jegyzői titkárságra. - Amennyiben az előterjesztés a leadási határidőt követően készül el, az előterjesztés utólagos törvényességi vizsgálatára kerül sor. Az utólagos felülvizsgálat határideje annak a bizottsági ülésnek, képviselő-testületnek a napja, amikor sor kerül az előterjesztés tárgyalására, érdemi döntés meghozatalára. 9.c.) A törvényességi vizsgálat (és ezt bizonyító szignálás, aláírás)valamint az előterjesztő jóváhagyása (polgármester esetén szignálást követően) után kerülhet sor az előterjesztés kellő példányszámú sokszorosítására. 24

9.d.) Indokolt esetben a jegyző engedélyével postázásra kerülhet olyan előterjesztés is, amelynek nem történt meg a törvényességi vizsgálata. 10.a.) A sokszorosított, rendszerezett és összetűzött előterjesztést (kísérő lappal együtt)az előterjesztés előkészítéséért felelős osztály úgy köteles leadni a Jegyzői titkárságra, hogy az a képviselő-testület előtt 5 nappal, illetve bizottsági ülés előtt 5 nappal postázható legyen. 10.b.) A szövegszerkesztővel elkészített előterjesztéseket mellékleteikkel együtt a postázásra történő leadással egyidejűleg elektronikus formában el kell juttatni a Jegyzői titkárságra. 11.) Az előterjesztés iktatott, szignált példánya az irattárba kerül, a másik példány kísérő lappal együtt a Jegyzői titkárságon kerül elhelyezésre.

25

2. számú melléklet Kiadmányozás rendje 1.) Polgármester kiadmányozza: - a képviselő-testület meghívóját, - a két ülés között tett fontosabb eseményekről, az önkormányzatot érintő tisztségviselői tárgyalások és intézkedések eredményéről szóló tájékoztatót, - a képviselő-testület hatáskörébe tartozó önkormányzati feladatokkal kapcsolatos képviselőtestületi előterjesztéseket (rendelet- és határozat-tervezeteket, tájékoztatókat), - azokat a képviselő-testületi, bizottsági előterjesztéseket, melyeknél előadóként a képviselőtestület munkatervében kijelölte, - a hozzá intézett interpellációra és kérdésre adott választ, amennyiben a válaszadás írásban történik, - a képviselő-testület jegyzőkönyveit, döntéseit (rendeletek, határozatok, tájékoztatók) a jegyzővel közösen, - a képviselő-testület által, a KR-ben a polgármesterre átruházott feladat- és hatáskörben hozott döntéseket, intézkedéseket - ideértve az önkormányzati hatósági ügyeket is - kivéve a döntés előkészítéséhez szükséges, ügyfélhez, valamint szakhatóságokhoz küldött megkereséseket egyéb közbeeső intézkedéseket, - a képviselő-testület bizottsága összehívására vonatkozó indítványt, - az önkormányzatra kedvezőtlen hatású, illetve képviselő-testület határozatával ellentétes bizottsági határozat végrehajtását felfüggesztő intézkedéseket, - az önkormányzat jogi képviseletének ellátására vonatkozó megbízást, - a jegyzővel együttesen a gazdálkodás belső ellenőrzésének elrendelését, az ezzel összefüggő intézkedéseket, és azok végrehajtásának realizálási elrendelését, - a hatáskörébe tartozó munkáltatói jogok gyakorlása során keletkezett iratokat, - munkáltatói kölcsönkérelem elbírálásával kapcsolatos döntéseket, - külső szervekhez irányuló önkormányzati feladatokkal összefüggő megkereséseket, illetve e körben polgármesterhez címzett megkeresésre adott válaszokat, - kötelezettségvállalási, utalványozási jogkörébe tartozó iratokat.

2.) Az alpolgármester kiadmányoza: - A polgármester akadályoztatása esetén a helyettesítési jogkörben kiadmányozza az 1. pontban meghatározott iratokat.

26

3.) A jegyző kiadmányozza: - A képviselő-testület és bizottságai részére készülő - a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó - előterjesztéseket, döntéstervezeteket, - a képviselő-testület, a bizottságok és a polgármester döntéseivel, intézkedéseivel kapcsolatos észrevételeket (törvényességi jelzés), - a hatáskörébe tartozó - külön mellékletben szabályozott - munkáltatói jogok gyakorlása során keletkezett iratokat, - a Polgármesteri Hivatal jogi képviseletének ellátására vonatkozó megbízást, - a felettes- és társszervekhez küldött elemzéseket, véleményeket, tájékoztatásokat, megkereséseket, felterjesztéseket, - jogszabálytervezetek véleményezését, jogszabály módosítási kezdeményezések elő- és felterjesztéseit, - az országgyűlési képviselők, helyi képviselők által kezdeményezett intézkedésekre, közérdekű bejelentésekre, javaslatokra, kérdésekre vonatkozó válaszokat (ha azokat a jegyzőhöz intézték), - törvényességi ellenőrzés elrendelését, - kötelezettségvállalási, utalványozási jogkörében keletkezett iratokat, - választással, népszavazással, népszámlálással kapcsolatos ügyeket, - a hozzá intézett interpellációra és kérdésre adott választ, amennyiben a válaszadás írásban történik. - a polgármesterrel együttesen a gazdálkodás belső ellenőrzésének elrendelését, az ezzel összefüggő intézkedéseket, és azok végrehajtásának realizálási elrendelését, 4.) Aljegyző kiadmányozza: A jegyző akadályoztatása esetén - helyettesítési jogkörben - a 3. pontban meghatározott iratokat, továbbá a munkaköri leírásában meghatározott feladatkörben intézett ügyek iratait. 5.) Osztályvezetők kiadmányozzák: - A polgármesternek, a jegyzőnek szóló feljegyzéseket, jelentéseket, - az osztály működésével összefüggő intézkedéseket, - az ágazatukhoz tartozó szabálysértési feljelentéseket, - kötelezettségvállalási, érvényesítési, ellenjegyzési, utalványozási okmányokat az erre vonatkozó együttes utasítás szerint, - az osztály feladatkörébe tartozó bizottsági előterjesztéseket, tájékoztatókat, - a lejárt határidejű képviselő-testületi határozatok végrehajtásáról szóló képviselő-testületi napirendhez kapcsolódó részanyagokat, - képviselő-testületi, bizottsági munkaterv-javaslatokat, - a munkáltatói jogkörben keletkezett iratokat, - mindazokat az ügyeket, melyeket az osztályvezető az osztály ügyrendjében magánál tart. 7.) Minőségbiztosítási vezető kiadmányozza: A minőségbiztosítási rendszerrel összefüggő, a minőségügyi kézikönyv által szabályozott okmányokat.

27

8.) Ügyintézők kiadmányozzák: - Anyakönyvvezetők, és a Városi Gyámhivatal ügyintézői a jogszabály által hatáskörükbe utalt ügyek iratait, - a döntés előkészítéséhez szükséges ügyfélhez, valamint szakhatósághoz küldött megkereséseket, egyéb közbeeső intézkedéseket, kivéve, ha az adott osztályt érintően jegyzői utasítás ettől eltérő szabályokat tartalmaz. - minden olyan önkormányzati és államigazgatási hatósági ügy iratait, melynek kiadmányozása nem tartozik a polgármester, jegyző, osztályvezető feladatkörébe, - a jegyző által meghatározott hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyben hozott döntéseket, 10.) A kiadmányozás formája kiadmányozásra átadott ügyek esetén (a jegyző a hatáskör gyakorló) a.) Az ügyirat fejlécén kiadmányozási jogot átadó jegyző szerepel. b.) Az ügyirat aláírása az alábbiak szerint történik: "A jegyző felhatalmazása alapján kiadmányozó: Nagy Erzsébet „Ktv. szerinti besorolásnak megfelelően" 11.) Belső szervezeti egység fejléce, illetőleg osztályvezetői, ügyintézői aláírás kizárólag érdemi döntést nem tartalmazó ügyiraton lehet. 12.) Önkormányzati ügyekben: Abony Város Önkormányzatának címerével - államigazgatási ügyekben: a Magyar Köztársaság címerével ellátott bélyegzőt kell használni az ügyiraton. 13.) A polgármester, a jegyző és az osztályvezető jogosult a jelen mellékletben fel nem sorolt ügyekben egyedileg intézkedő kiadmányozó személyét megjelölni. 14.) A kiadmányozási rend belső munkamegosztást jelent - az egyes hatáskörök átruházása nélkül - és egyben jogosultságot a konkrét ügyekkel kapcsolatos döntésre, intézkedésre és aláírásra. 15.) A Polgármesteri Hivatalban használt bélyegzők lenyomatát e melléklet 2/a számú melléklet tartalmazza.

28

2/a melléklet A Polgármesteri Hivatalban használt bélyegzők lenyomata

29

3. számú melléklet Munkáltatói jogok gyakorlása 1.) A munkáltatói jogokat a Polgármesteri Hivatal köztisztviselőit, ügykezelőit (továbbiakban: köztisztviselő) illetően a köztisztviselők jogállásáról 1992 évi XXIII. törvény (továbbiakban: ktv.) 6.§-a alapján a jegyző gyakorolja. 2.) A jegyző a munkáltatói jogkör gyakorlását nem vezető beosztású köztisztviselők vonatkozásában a vezető megbízású köztisztviselőkre (osztályvezetőkre) az alábbi körben ruházza át: munkaköri leírás elkészítése, kiadása teljesítményértékelés elkészítése, feladat-meghatározás, értékelés 3.) A munkáltatói jogok gyakorlásához a polgármester a köztisztviselők kinevezése tekintetében egyetértési jogot gyakorol.

30

4.

számú melléklet 5

Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök a Ktv. 22/A .§ (8) e-h. pontokban meghatározott feltételek alapján Jegyző Aljegyző Településfejlesztési osztály munkatársai Gazdasági osztály munkatársai Okmányiroda munkatársai Hatósági és Építésügyi osztály munkatársai Humánközszolgáltatások és Munkaügyi osztály munkatársai

5 Hatályos 2008. január 1-től 31

5. számú melléklet Ellenőrzési Szabályzat a jegyző hatáskörébe tartozó pénzügyi-gazdasági ellenőrzések körére A helyi önkormányzatok és szerveik, a köztársasági megbízottak, valamint egyes centrális alárendeltségű szervek feladat- és hatásköréről szóló többször módosított 1991. évi XX. tv. 140. § e.) pont a jegyző hatáskörébe utalja az önkormányzat által alapított és fenntartott költségvetési szervek pénzügyi-gazdasági ellenőrzésének ellátását. E jogkörét a polgármesteri hivatal által gyakorolja. A pénzügyi-gazdasági ellenőrzések által ellátandó feladatok tartalmi meghatározásához - a pénzügyi és számviteli jogszabályok előírásain túl - az alábbi szempontokat határozom meg. Általános szempontok a pénzügyi-gazdasági ellenőrzéshez: a vizsgálat során értékelni kell, hogy az ellenőrzött intézmény mennyiben tesz eleget a képviselőtestület által az alapító határozatában megszabott feladatoknak; pénzügyi kihatásában minősíteni szükséges: - az önkormányzati feladatellátásban milyen eredménnyel működik közre az adott intézmény (pl. kihasználtság, szolgáltatás díja, önfinanszírozó képesség), - az intézményre bízott vagyon működtetését. ellenőrizni kell az önkormányzati és állami rendelkezések, előírások betartását, a törvényesség helyzetét kiemelt szempontrendszer szerint, melyek az alábbiak: - az önkormányzati rendeletek, határozatok végrehajtása, - a költségvetés tervezése, végrehajtása, az előirányzatok teljesítése, - a gazdálkodás szabályozottsága, szabályszerűsége, - mérlegvalódiság, az információs rendszer működése, - a belső ellenőrzés szervezettsége, hatékonysága, - vagyonkezelés, vagyongazdálkodás, vagyonhasznosítás. Az ellenőrzések típusai, gyakoriságuk 1.) Költségvetési ellenőrzés Az önkormányzat költségvetési szerveinél az intézmények nagyságrendjének figyelembevételével kétéves, illetve hároméves gyakorisággal végzett, az ellenőrzési szempontok érvényesítésével végrehajtott ellenőrzési forma. Egyedi esetekben ennél rövidebb időintervallum is meghatározható. A költségvetési ellenőrzések ütemezése az éves ellenőrzési tervekben történik. 2.) Témaellenőrzés Több költségvetési szervnél azonos jellegű feladat végrehajtásának, valamely körülhatárolt kérdésnek, illetve valamely jogszabály alkalmazásának helyszíni ellenőrzése. A témaellenőrzés köre, feladata az éves ellenőrzési ütemtervben kerül meghatározásra. Az adott évben költségvetési ellenőrzésre kijelölt intézményeknél lehetőleg a költségvetési ellenőrzés keretében kell a témaellenőrzést lefolytatni. A témaellenőrzési megállapítások összegzésére ez esetben az év végén kerülhet sor. 3.) Célellenőrzés Egy feladat végrehajtásának, illetve jogszabály alkalmazásának egy költségvetési szervnél történő megvizsgálása. 4.) Utóellenőrzés Az ellenőrzés alapján tett intézkedések végrehajtásának és eredményének helyszíni vizsgálata. Meghatározása az éves ellenőrzési ütemtervben történik meg. 32

Az ellenőrzés lebonyolításának szabályai 1.) Az ellenőrzési terv Az éves ütemterv tartalmazza: - az adott évben esedékes költségvetési ellenőrzés és utóellenőrzés kötelezettség alá tartozó szervek megnevezését, a tapasztalati adatok alapján a tervezett revizori nap ráfordítást, - a cél- és témaellenőrzési feladatok esetén az érintett szervek megnevezését (pl. béralapellátottság vizsgálata valamennyi szervnél). Az ellenőrzési ütemterv összeállításához véleményt, illetve témajavaslatot kell kérni a bizottságoktól, a polgármestertől és alpolgármesterektől. Az ellenőrzési ütemtervet össze kell hangolni a képviselő-testület és a bizottságok munkaterveivel, ellenőrzési tervével. Az előzőek figyelembevételével a Gazdasági Osztály vezetője elkészíti az ellenőrzési ütemtervet, mely ezután kerül jóváhagyásra. 2.) Az ellenőrzés előkészítése A vizsgálatra fel kell készülni minden olyan adat, információ beszerzésével, mely szempontként szolgálhat annak megállapításához, hogy a kijelölt cél teljesítése érdekében az ellenőrzött szervnél mely területekre kell kiemelt figyelmet fordítani, mit, milyen mélységgel és módszerrel kell ellenőrizni. 3.) Az ellenőrzési program és megbízólevél A költségvetési ellenőrzés szempontjait ellenőrzési programban kell rögzíteni. Az ellenőrzési programnak tartalmaznia kell: - az ellenőrzési szervezet megnevezését, - az ellenőrzendő szerv megnevezését, - az ellenőrzés témáját, célját, - az ellenőrzés típusának megjelölését, - az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazást, - az ellenőrzés részletes feladatait, - az ellenőrizendő időszakot, - az ellenőrzést végző személyek, valamint a vizsgálatvezető megnevezését, - az ellenőrzés tervezett időtartamát. Az ellenőrzési programot a vizsgálatvezető készíti el, melyet a jegyző jóváhagy. Az ellenőrzésben résztvevőket megbízólevéllel kell ellátni, amely kiadmányozására a jegyző jogosult. 4.) A költségvetési ellenőrzés végrehajtása Az ellenőrzést döntően a helyszínen, közvetlen tájékozódással, a számviteli adatok és bizonylatok, valamint egyéb okmányok és nyilvántartások alapján kell lefolytatni. A speciális szakértelmet igénylő feladatok megoldásához szakértőt lehet bevonni. Erről a vizsgálatvezető javaslatára a jegyző dönt. Az ellenőrzést végző az ellenőrzött szerv bármely helyiségébe beléphet, bármely iratba, okmányba betekinthet, okmányt - bizonylatot az átvétel elismerésével lefoglalhat, az okmányokról hitelesített másolatot, kivonatot, kimutatásokat készíthet, bármely dolgozótól felvilágosítást (nyilatkozatot) kérhet. Az ellenőrzött szervvel kapcsolatban álló más szervektől is felvilágosítást kérhet (adóhatóság, bank stb.). Ennek során a személyes adatok védelméről szóló törvény előírásaira figyelemmel kell lenni. Általános követelmény a tények pontos megállapítása, az ok-okozati összefüggések feltárása. A közgazdasági elemzés és dokumentális vizsgálat módszereit kombinálva kell alkalmazni. A vizsgálat során az ellenőrzött szerv vezetőjétől minden esetben teljességi nyilatkozatot kell kérni, amelyben igazolja, hogy az ellenőrzött feladattal összefüggő valamennyi okmányt, illetve információt hiánytalanul az ellenőr rendelkezésére bocsátotta. 33

Ha a vizsgálat olyan cselekményt, hiányosságot vagy mulasztást állapít meg, amelynek alapján várhatóan büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetőleg fegyelmi eljárást kell lefolytatni, a cselekmény, hiányosság, illetve mulasztás miatt felelős személy nevét és beosztását (munkakörét) is meg kell jelölni. A tényállást, a felelősség megállapítását, valamint az eljárás lefolytatására vonatkozó javaslatot jegyzőkönyvbe kell foglalni. Az olyan megállapításokat, amelyek kapcsán felelős személyt jelöltek meg, vagy amelyek egyébként jogkövetkezménnyel járhatnak, minden esetben a vizsgálati anyaghoz csatolandó okmányokkal kell alátámasztani. Egyéb esetekben elegendő a megállapítások bizonyítására szolgáló okmányokra hivatkozni. Az ellenőrzés megállapításainak bizonyítására felhasználható: a) az eredeti okmány, amely a gazdasági esemény elsődleges okirata (bizonylata), b) a másolat, amely az eredeti okmány szöveghű, hitelesített másolata. Hitelesítésnél a "másolat" szó feltüntetése mellett utalni kell arra, hogy a másolat az eredeti okmánnyal mindenben megegyezik, c) a kivonat, amely az eredeti okmány meghatározott részének, részeinek szöveghű, hitelesített másolata. Hitelesítésnél a "kivonat" szó feltüntetése mellett meg kell jelölni, hogy a kivonat mely eredeti okmány, melyik oldalának, mely szövegrészét tartalmazza, d) a tanúsítvány, amely több eredeti okmánynak vagy másolatnak az ellenőr által meghatározott szövegrészét és számszaki adatait tartalmazza. Hitelesítésnél a "tanúsítvány" szó feltüntetése mellett meg kell jelölni, hogy mely okmányok alapján készült, e) a közös jegyzőkönyv, amely olyan tényállás igazolására szolgál, amelyről nincs egyéb okmány, de amelynek valódiságát az ellenőr és az ellenőrzött szerv illetékes vezetője (dolgozója) közösen megállapítja, és e tényt aláírásával igazolja, f) a fénykép- videofelvétel vagy más kép- és hangrögzítő eszköz, amely alkalmazható az ellenőr által szemrevételezett helyzet, állapot hiteles igazolására. A fényképet és az egyéb módon rögzített információkat az ellenőrzött szervnek a felvételnél jelen lévő dolgozója jegyzőkönyvben hitelesíti a felvétel időpontjának, helyének és tárgyának megjelölésével, g) a szakértői vélemény, amely a speciális ismereteket igénylő szakkérdésekben felkért szakértő által adott értékelés, h) a nyilatkozat, amely az ellenőrzött szerv dolgozójának olyan írásbeli vagy szóbeli kijelentése, amely okmány hiányában vagy meglévő okmánnyal ellentétesen valamilyen tényállást közöl, i) a többes nyilatkozat, amely több személynek külön-külön vagy együttesen tett nyilatkozata ugyanazon tényállásról. Az eredeti okmányt a vizsgálati anyaghoz akkor kell csatolni, ha az ellenőr megítélése szerint a felelősként megnevezett személlyel szemben büntető- vagy szabálysértési eljárást kell kezdeményezni, továbbá, ha az okmányról feltételezhető, hogy az hamis vagy fiktív. Eredeti okmányt átvenni másolat hátrahagyása mellett, elismervény ellenében lehet. A másolatot, a kivonatot és a tanúsítványt az ellenőrzött szerv vezetője vagy az általa megbízott személy hitelesíti. A hitelesítő az okmányban foglaltak valódiságát a hitelesítés időpontjának feltüntetése mellett aláírásával igazolja. Az ellenőrzés megszakítása és felfüggesztése Az ellenőrzés indokolt esetben legfeljebb 30 napra megszakítható. Ilyen eset különösen, ha az ellenőrzési szervezetnek más területen (más költségvetési szervnél) soron kívüli ellenőrzést kell lefolytatnia, illetve a vizsgálatvezető vagy az ellenőr, továbbá az ellenőrzött szerv illetékes vezetője akadályoztatva van. Az ellenőrzés megszakításáról a belső ellenőr vezetőjének javaslatára a jegyző dönt. Az ellenőrzés megszakításáról az ellenőrzött szerv vezetőjét írásban értesíteni kell.

34

Az ellenőrzést a jegyző felfüggeszti, amennyiben a számviteli rend állapota, egyéb hiányosságok, illetve az ellenőrzött szerv jogsértő magatartása az ellenőrzés folytatását nem teszik lehetővé. A vizsgálat vezetőjének kötelessége az ellenőrzés folytatását gátló tényeket jegyzőkönyvben rögzíteni, az előállt helyzetért felelős személyek felelősségét felvetni, javasolva az ellenőrzési osztály vezetőjének az ellenőrzés felfüggesztésének kezdeményezését a jegyző felé. A jegyző az ellenőrzés felfüggesztése esetén a) írásban tájékoztatja az ellenőrzött szerv vezetőjét, b) legfeljebb 30 napos határidőt állapíthat meg a jegyzőkönyvben rögzített hiányosságok pótlására, c) a jegyzőkönyvben felelősként megjelölt személyekkel szemben - a cselekmény súlyának megfelelően - büntetőjogi, szabálysértési, fegyelmi eljárást kezdeményez, vagy javaslatot tehet kártérítési igény érvényesítésére. 5.) Írásba foglalás Az ellenőrzés megállapításait írásba kell foglalni (jelentés). A jelentés - amennyiben azt az ellenőrzés személyi mulasztásokat feltáró megállapításai indokolják - felelősségi záradékkal kell ellátni. Valamennyi jelentést általános záradékkal kell ellátni, amelyben az ellenőrzött szerv vezetőjét a jegyzőkönyv átvételétől számított 15 napon belül észrevételi lehetőségéről, valamint az ellenőrzés megállapításaira tett intézkedéseivel kapcsolatos 8 napos jelentéstételi kötelezettségéről kell tájékoztatni. A személyes felelősséget az ellenőrzött szerv azon dolgozójával szemben kell megállapítani, akinek magatartása (cselekménye, mulasztása): a) A munkaköri kötelezettség - kárral, gazdasági vagy egyéb hátránnyal járó - vétkes (szándékos vagy gondatlan) megsértését okozta; b) jogszabályi előírást vagy belső utasítást sértett és ezzel veszélyeztette a társadalmi tulajdont, a költségvetési szerv vagyonát; c) a belső ellenőrzés nem kielégítő működéséhez vezetett; d) az egyszer már feltárt hibák, hiányosságok fennmaradását, ismétlődését tette lehetővé. Az ellenőr a felelősként megjelölt személyekkel a rájuk vonatkozó megállapításokat írásban köteles ismertetni. A felelőssé tett személy a felelősségével kapcsolatos megállapítások megismerését záradékkal ellátott jelentés aláírásával köteles elismerni. A felelősként megnevezett személy a rá vonatkozó megállapítások megismerésétől számított 3 napon belül az ellenőrzési osztály vezetőjének köteles írásbeli magyarázatot adni, s abban nyilatkozni arról, hogy a) elismeri-e a terhére rótt tényt és azzal kapcsolatos felelősségét, b) mi volt a mulasztás, a hiányosság oka, c) mit kíván tenni a hiányosság kijavítása érdekében. Ha a felelőssé tett személy a mulasztás tényét, azzal kapcsolatos felelősségét tagadja, akkor ellenvéleményét okmányokkal kell alátámasztania. A belső ellenőr vezetője az írásbeli magyarázat adására - indokolt esetben - hosszabb határidőt is megállapíthat. Az írásbeli magyarázatot és az ellenőr arra tett észrevételét a jelentéshez kell csatolni. A felelőssé tett személlyel szemben a jegyző a fegyelmi, illetve az egyéb felelősségre vonás iránti eljárást kezdeményezni köteles. Az ellenőrzés megállapításai alapján szükséges fegyelmi, kártérítési, szabálysértési, büntető eljárás kezdeményezésénél a vonatkozó külön jogszabályok előírásai szerint kell eljárni. Egy személy által végzett vizsgálat esetén az ellenőr ellenőrzési jelentést, többszemélyes vizsgálatoknál a vizsgálat vezetője összefoglaló ellenőrzési jelentést készít. 35

A jelentés elkészítésért, a levont következtetésekért a vizsgálatvezető, a megállapítások valódiságáért és alátámasztásáért a vizsgálatot végzők felelősek. A jelentést a vizsgálatvezető írja alá. A felügyeleti szervre vonatkozóan a jelentés ellenőri észrevételt nem tartalmazhat. Az ilyen észrevételeket, megállapításokat az ellenőrnek külön feljegyzésbe kell foglalni. Az ezekkel kapcsolatos esetleges intézkedések megtételét a Gazdasági osztály vezetője kezdeményezi a jegyzőnél. Ha az ellenőrzött szerv vezetője észrevételt tesz és valamely megállapítást vitatja, az ellenőr köteles az észrevételről álláspontját írásban kifejteni és erről az ellenőrzési osztály vezetőjét tájékoztatni. Az észrevétel elfogadásáról vagy elutasításáról az ellenőrzési szervezet vezetője dönt, melyről 7 napon belül írásban tájékoztatja az ellenőrzött szerv vezetőjét. 6.) Ellenőrzési megállapítások hasznosítása A helyszíni ellenőrzés után zárótárgyalás megtartására kerül sor, ahol a vizsgálatvezető az ellenőrzés megállapításait ismerteti az intézményvezetővel és a gazdasági vezetővel. A zárótárgyalásról jegyzőkönyvet kell készíteni, ha az ellenőrzés során nagyszámú, személyes felelősséget is felvető, súlyos hiányosságokat tártak fel, ha valamely felmerült probléma intézményi hatáskörben nem megoldható. Kötelező utóvizsgálatot tartani, ha az intézmény az előző ellenőrzés során megállapított hiányosságok megszüntetésére nem intézkedett, illetve, ha a vizsgálat megállapításai személyes felelősség felvetését indokolták. Célellenőrzés keretében vizsgálatot kell indítani és fel kell vetni az ellenőrzött szerv vezetőjének személyes felelősségét, ha: - az ellenőrzött szerv vezetője a jelentésben foglalt megállapítások és javaslatok alapján elkészítendő intézkedési tervet külön felszólítás ellenére sem küldi meg az ellenőrző szervnek, illetve, ha - a beérkezett válaszlevél tartalma alapján megállapítható, hogy a szükséges intézkedések elmaradtak, illetve nem kielégítők. Realizáló levél Ha az ellenőrzött szervnél csak szűkebb körben fordulnak elő hiányosságok, azok kisebb súlyúak, az ellenőrzést realizáló levéllel lehet lezárni, melyet a jegyző kiadmányoz. Az intézményvezető által készített 30 napos jelentés elfogadásáról - a vizsgálatvezető javaslata alapján - a jegyző dönt. Beszámoló és nyilvántartás az ellenőrzésről Az ellenőrzési osztály vezetője éves értékelő beszámolót készít a jegyző részére. A beszámolónak tartalmaznia kell a következőket: a) az ellenőrzési munkatervben foglalt feladatok teljesítésének értékelését, a tervtől való lemaradást, a terven felüli ellenőrzéseket, b) az ellenőrzés személyi és tárgyi feltételeit, c) az ellenőrzés fontosabb megállapításait, d) a gazdálkodási színvonal alakulását, ellátásának módját, szervezetét, hatékonyságát, e) a megállapítások, javaslatok hasznosításának tapasztalatait, a fegyelmi, kártérítési, szabálysértési, büntetőeljárás kezdeményezésének eseteit, f) az ellenőrzési tevékenység javítására vonatkozó javaslatokat. A hatásköri törvény (1991. évi XX. tv.) 138. § g.) pontja értelmében a képviselő-testület meghatározott időközönként áttekinti a költségvetési ellenőrzések tapasztalatait. A pénzügyi-gazdasági ellenőrzések tapasztalatait, az ellenőrzési terv teljesülését a képviselőtestület a két ülés közötti tevékenységről szóló napirend keretében tekinti át. Szükség esetén az ellenőrzési megállapításokat a polgármesteri hivatal belső ellenőrzési rendszeréhez kell visszacsatolni, további intézkedésre. Az elvégzett ellenőrzésekről az ellenőrzési szervezet nyilvántartást vezet. 36

A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a következőket: a) az ellenőrzött szervezetek megnevezését, b) az elvégzett ellenőrzések megnevezését, c) az ellenőrzések kezdetének, befejezésének és lezárásának időpontját, d) az ellenőr(ök) nevét. 7.) Az ellenőrzésben résztvevők jogai és kötelezettségei Az ellenőr általánosságban jogosult - a titokvédelmi szabályok betartása mellett - az ellenőrzött szervnél (szervezeti egységnél) kérdéseket feltenni, arra a tájékoztatást megkapni, korlátozás nélkül mozogni. Jogában áll különösen: a) az ellenőrzött szerv bármely helyiségébe belépni, figyelemmel az ellenőrzött szerv biztonsági előírásaira, b) az ellenőrzött szerv bármely dolgozójától írásban vagy szóban nyilatkozatot kérni, valamennyi dokumentumba betekinteni, c) a dokumentumokat átvételi elismervény ellenében átvenni, azokról másolatot, kivonatot, illetve tanúsítványt készíteni, d) a dokumentumokat - ha súlyos szabálytalanság történt, és az irat meghamisítása vagy eltüntetése a tények bizonyítását megakadályozná - másolat hátrahagyásával jogosult a vizsgálati anyaghoz csatolni, e) az ellenőrzött szerv működésével és gazdálkodásával összefüggő kérdésekben felvilágosítást kérni más szervektől, f) indokolt esetben szakértő kirendelését, bevonását kezdeményezni a vizsgálatba. Az ellenőr(ök) köteles(ek): a) ellenőrzési munkája során az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályokban, az ellenőrzési programban foglaltakat, valamint az őt megbízó ellenőrző szerv rendelkezéseit maradéktalanul betartani, b) az ellenőrzött szervnél, illetve annak részegységeiben a biztonsági szabályokat betartani, c) tevékenységének megkezdéséről az ellenőrzendő szerv vezetőjét tájékoztatni, és megbízólevelét bemutatni, d) az objektív vélemény kialakításához elengedhetetlen dokumentumokat és körülményeket megvizsgálni, e) megállapításait tárgyszerűen, a valóságnak megfelelően írásba foglalni, f) az ellenőrzés alatt megismert állami, szolgálati, üzleti és magántitkot megőrizni, illetve a jogszabályban meghatározott adatvédelmi kötelezettségének eleget tenni, g) haladéktalanul jelentést tenni az ellenőrzési osztály vezetőjének, ha az ellenőrzés során bűncselekményre utaló körülmény merül fel, h) az ellenőrzés befejezését követően megállapításait az ellenőrzött szerv vezetőjével, valamint a vonatkozó részek tekintetében a felelőssé tett személyekkel ismertetni, i) az átvett dokumentumokról átvételi elismervényt adni, illetőleg azokat hiánytalanul visszaszolgáltatni, j) a vizsgálati megbízásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok fennállása esetén haladéktalanul jelentést tenni az ellenőrzési szervezet vezetőjének. A bejelentés elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi és anyagi felelősséggel tartozik. Az ellenőrzött szervnek joga van: a) az ellenőr igazolványának, illetve megbízólevelének bemutatását kérni, ennek hiányában az ellenőrzést megtagadhatja, b) az ellenőrzés megállapításait megismerni, azokra észrevételeket tenni, és az észrevételekre szóban vagy írásban választ kapni, c) személyes felelősségével kapcsolatban adott írásbeli magyarázatára írásban választ kapni, 37

d) titoktartási kötelezettség esetén - amennyiben ennek feloldását az ellenőr nem szerezte meg - a titoktartási kötelezettség alá vont témában az információ szolgáltatását, a dokumentum bemutatását vagy átadását megtagadni, e) az ellenőr vagy mások testi épségének, egészségének védelme, valamint a vagyon védelme érdekében az ellenőr belépését, mozgását az adott területre, objektumra érvényes biztonsági előírások betartásához, védőfelszerelés használatához kötni. E korlátozás nem minősül az ellenőrzés akadályozásának. Az ellenőrzött szerv dolgozója köteles: a) az ellenőrzés végrehajtását elősegíteni, b) az ellenőr részére szóban vagy írásban a kért tájékoztatást, felvilágosítást, nyilatkozatot megadni, a dokumentációkba a betekintést biztosítani, kérés esetén az eredeti iratokat másolat és átvételi elismervény ellenében - az ellenőrnek átadni, c) a rendelkezésre bocsátott dokumentáció (iratok, okmányok, adatok) teljességéről nyilatkozni, d) felelősségének megállapítása esetén a megadott határidőre írásbeli magyarázatot adni, e) az ellenőrzés megállapításai alapján a hibák kijavítása céljából a saját hatáskörébe tartozó intézkedéseket a megadott határidőre megtenni, és erről az ellenőrző szerv vezetőjét - az ellenőrzött szerv vezetője útján - tájékoztatni. Az ellenőrrel szembeni követelmények: Költségvetési ellenőrzésben, mint ellenőr nem vehet részt az a személy, a) aki az ellenőrzött szerv vezetőjének a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. §-ának b) pontja szerinti hozzátartozója vagy volt házastársa, illetve a kijelölést megelőző 3 évben az ellenőrzött szerv dolgozója volt, b) aki rendszeres és/vagy tartós megbízási, illetve vállalkozási jogviszonyban áll, vagy állt az ellenőrzés megkezdését megelőző 3 évben az ellenőrzött szervnél, c) akinek jogaira vagy kötelezettségeire az ellenőrzés eredménye kihatással lehet, d) akitől az ellenőrzés tárgyilagos lefolytatása egyéb okból nem várható (elfogultság). Az összeférhetetlenséget a jegyző állapítja meg.

38

6.

számú melléklet

SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSRENDJE ABONY VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALÁBAN

39

SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSRENDJE

A Abony Város Polgármesteri Hivatal (továbbiakban: APH) szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (továbbiakban: Vhr.) 145/A. § (5) bekezdésének megfelelően, a következők szerint határozom meg. I. A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSI RENDJÉNEK TARTALMA, CÉLJA

1.) A szabálytalanságok kezelésének tartalma A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következőkhöz kapcsolódóan tartalmaz szabályokat, előírásokat: - a szabálytalanságok fogalma, - a szabálytalanságok észlelése , - az intézkedések, eljárások, az intézkedések, eljárások nyomon követése, - nyilvántartás és jelentési kötelezettség. 2.) A szabálytalanságok kezelésének célja Az eljárásrend célja, hogy rögzítse azokat a fogalmakat, intézkedéseket, eljárásokat, módszereket, amelyek biztosítják a APH sajátosságainak, adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő szabálytalanságok kezelésének rendjét, a szabálytalanságok újbóli előfordulásának megelőzését. A szabálytalanságok kezelésének eljárás rendje része a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésnek (FEUVE). A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján az APH érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. II. A SZABÁLYTALANSÁGOK FOGALMA, MEGELŐZÉSE 1.) A szabálytalanságok fogalma

40

A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, szabályzat,- beleértve a minőségbiztosítási rendszert – valamint, utasítás is ) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben előfordulhat. Alapesetei: ·

nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság).

·

a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés.)

Hiba A „hiba” a kimutatásokban előforduló nem szándékos tévedés. A hiba lehet: ·

elírási vagy számszaki hiba a pénzügyi kimutatásokat alátámasztó nyilvántartásokban és számviteli adatokban,

·

tények figyelmen kívül hagyása vagy téves értelmezése,

Csalás és hamisítás: A „csalás és hamisítás” olyan szándékos cselekményt jelent, amelyet egy vagy több személy követ el a vezetés, az alkalmazottak, vagy harmadik fél köréből, és amelyek következménye a kimutatások meghamisítása. A csalás vagy hamisítás lehet: ·

az érvényben lévő szabályzatok, eljárás rendek tudatos helytelen alkalmazása.

·

adatok vagy dokumentumok manipulálása, meghamisítása vagy megváltoztatása,

·

eszközök jogellenes eltulajdonítása,

·

a gazdasági események hatásának eltitkolása vagy kihagyása a nyilvántartásokból vagy dokumentumokból,

·

valótlan ügyletek rögzítése,

41

A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan az APH Jegyzőjének felelőssége, hogy: ·

a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel,

·

szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság.

A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy: ·

hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához, (megelőzés)

·

előírást tartalmazzon ahhoz, hogy a szabályok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön; a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen.

A szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) az APH Jegyzőjének a feladata, amely feladatot az APH-nál kialakított munkaköri, hatásköri, felelősségi és elszámoltathatósági rendnek megfelelően átruházhatja. 2.) A szabálytalanságok megelőzése

Az Államháztartási törvényben meghatározott kötelezettség teljesítése, az APH Jegyzőjének feladata, mely feladat az APH SZMSZ-ében meghatározott struktúra szerinti belső szervezeti egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg. Az APH munkavállalóinak konkrét feladatát, hatáskörét, felelősségét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírások szabályozzák, a közszolgálati jogviszonyból, illetve munkaviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfelelően kell teljesíteniük. Az APH hatályos szabályzatait az 6/a. számú melléklet tartalmazza. III. A SZABÁLYTALANSÁGOK ÉSZLELÉSE 1.) A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerben A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerében történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt. 42

Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ, KEHI, PM, APEH). A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a APH Jegyzőjének intézkedési tervet kell kidolgozni. A APH belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot Amennyiben a belső ellenőrzési feladatokat ellátó szerv ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. A APH vizsgálatban érintett belső szervezeti egység vezetőjének intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, az intézkedési tervet végre kell hajtania, és erről a APH Jegyzőjének kell beszámolni. Az APH Jegyzője illetve az APH SZMSZ szerinti belső szervezeti egység vezetője észleli a szabálytalanságot: Az APH Jegyzője illetve az APH SZMSZ-e szerinti belső szervezeti egység vezetője észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére.

Az APH valamely munkatársa észlel szabálytalanságot a)

Amennyiben a szabálytalanságot az APH SZMSZ-ében meghatározott belső szervezeti egység valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni a belső szervezeti egység vezetőjét.

Amennyiben az APH SZMSZ-ében meghatározott belső szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak az APH Jegyzőjét , annak érintettsége estén a felügyeleti szervet kell értesítenie. (Írásos értesítést a külön szabályzatokban lefektetett esetekben szükséges tenni.) b)

Az a) pontban megfogalmazottaknak megfelelően értesített személy megalapozottnak találja a szabálytalanságot, úgy erről értesíti az APH Jegyzőjét. c) Az APH Jegyzője kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.

43

IV. Az intézkedések, eljárások 1.) A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása Az APH Jegyzője felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Bizonyos esetekben (pl. büntető- vagy szabálysértési ügyekben) a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését is jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. Más esetekben, fegyelmi ügyekben az APH Jegyzője vizsgálatot rendelhet el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat, indokolt esetben külső szakértőt is felkérhet. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ. A 6/b. számú melléklet mutatja be az egyes eljárásokra irányadó jogszabályok főbb rendelkezéseit. V. AZ INTÉZKEDÉSEK, ELJÁRÁSOK NYOMON KÖVETÉSE 1.) Az APH Jegyzőjének feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) során:

·

nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét;

·

figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását;

VI. a SZABÁLYTALANSÁGOKKAL KAPCSOLATOS INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA, A JELENTÉSI KÖTELEZETTSÉG 1. ) Az APH Jegyzőjének feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása során: ·

a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről gondoskodik;

·

egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat;

·

nyilvántartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket;

A nyilvántartás mintáját a 6/d. számú melléklet tartalmazza.

44

2.) JELENTÉSI KÖTELEZETTSÉG 1.) Jelentési kötelezettségek A belső ellenőrzés által végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentései alapján az ellenőrzöttnek intézkedési tervet kell készítenie. (Jogszabály: a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 29. §)

Az APH Jegyzőjének az éves ellenőrzési jelentésben kell számot adnia a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosításáról, az intézkedési tervek megvalósításáról, az ellenőrzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatairól, az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokról. (Jogszabály: a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 31. § (3) b), ba), bb) pontok) A külső ellenőrzés által végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentései alapján az ellenőrzöttnek intézkedési tervet kell készítenie és az APH Jegyzőjét tájékoztatni kell. VII. ZÁRÓ RENDELKEZÉS Az APH Jegyzőjének, valamint az APH SZMSZ-ében meghatározott belső szervezeti egységek vezetőinek gondoskodni kell arról, hogy a Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjében foglalt előírásokat az érintett munkatársai megismerjék, annak tényét a szabályzathoz csatolt íven (megismerési nyilatkozaton) aláírásukkal igazolják.

45

6/a.

számú melléklet

Abony Város Polgármesteri Hivatala hatályos szabályzatai Belső ellenőrzési kézikönyv Kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzés rendjének és érvényesítési szabályzat Adatvédelem szabályzata Közszolgálati szabályzat Munkavédelmi szabályzat Selejtezési és hasznosítási szabályzat Számviteli politika és kapcsolódó szabályzatok Házipénztár és pénzkezelési szabályzat Leltározási és leltárkészítési szabályzat Eszközök, források értékelési szabályzata Bizonylati szabályzat és bizonylati album Számlarend Szervezeti és működési szabályzat Tűzvédelmi szabályzat Informatikai rendszer biztonsági szabályzat Közbeszerzési szabályzat Minőségügyi Kézikönyv

46

6/b

számú melléklet

Egyes eljárásokra irányadó jogszabályok

A Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény 10. § (1) bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy - ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani. A Be. 171. § (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni. A szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény 1. § (1) szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, melyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetőit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. § (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetőleg a szabálysértési hatóság részéről eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg. A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 339. § (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (Mt.), a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (Ktv.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.), valamint a hivatalos állományúak jogviszonyáról szóló 1996. évi XLIII. törvény megfelelő rendelkezései. Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., a Ktv., illetve a Kjt. megfelelő rendelkezései az irányadók.

47

6/c.

számú melléklet

Jogszabályi háttér q

az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény;

q

az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet;

q

a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet;

q

a Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény;

q

a büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény;

q

a szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény;

q

a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény;

q

a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény;

q

a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény;

q

a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény;

q

a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény

q

az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet

q

a hivatalos állományúak jogviszonyáról szóló 1996. évi XLIII. törvény

48

6/d.

sz. melléklet

A SZABÁLYTALANSÁGOKKAL KAPCSOLATOS INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA Sorszám Kapcsolódó írásos dokumentum

Megtett intézkedés

Határidő

49

Megismerési nyilatkozat A Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjében foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. Név

Beosztás

Kelt

Aláírás

50

7.

számú melléklet

ABONY VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA

KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

51

KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Az Abony Város Polgármesteri Hivatala (továbbiakban: APH) kockázatkezelési szabályzatát az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (továbbiakban: Vhr.)145/C. §-nak megfelelően, a következők szerint határozom meg.

I. A KOCKÁZATKEZELÉS CÉLJA, TARTALMA

1. A SZABÁLYZAT CÉLJA A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani az APH tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A kockázatkezelési szabályzat része a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésnek (FEUVE). A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján az APH érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. II. A KOCKÁZAT FOGALMA

1. A kockázat fogalma

A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitűzéseire. A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendő kockázat: amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata, és Ellenőrzési kockázat: az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző, illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat. A kockázatok forrása lehet APH-ra a nézve külső eredetű kockázat, vagy a saját tevékenysége (vagy annak hiánya) hatására kialakuló kockázat.

52

Külső kockázatok KÜLSŐ KOCKÁZATOK Infrastrukturális

Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést. Kamatláb-változások, árfolyam-változások, infláció negatív hatással lehetnek a tervekre. A jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak. A környezetvédelmi megszorítások a szervezet működési területén korlátot szabhatnak a lehetséges tevékenységeknek. Egy kormányváltás megváltoztathatja a kitűzött célokat. Egy szervezet tevékenysége magára vonhatja a politika érdeklődését vagy kiválthat politikai reakciót. Versenyhelyzet kialakulása vagy szállítói probléma negatív hatással lehet a tervekre. Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. A katasztrófavédelmi terv elégtelennek bizonyulhat.

Gazdasági Jogi és szabályozási

Környezetvédelmi Politikai

Piaci Elemi csapások

Belső szervezeti kockázat: PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK Költségvetési Csalás vagy lopás Biztosítási Tőke beruházási Felelősségvállalási

A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenül. Eszközvesztés. A források nem elegendőek a kívánt megelőző intézkedésre. Nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni elfogadható költségen. A biztosítás elmulasztása. Nem megfelelő beruházási döntések meghozatala. A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni.

TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Működés-stratégiai Működési Információs Hírnév

Nem megfelelő stratégia követése. A stratégia elégtelen vagy pontatlan információra épül. Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg. A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez. A nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki. Például a kialakult rossz megítélés csökkentheti a kívánt 53

Kockázat-átviteli Projekt

Újítási

tevékenység terjedelmét. Az átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása. A megfelelő előzetes kockázatelemzés, hatástanulmány nélkül készült el a projekt-tervezet. A projektek nem teljesülnek a költségvetési vagy funkcionális határidőre. Elmulasztott újítási lehetőségek. Új megközelítés alkalmazása a kockázatok megfelelő elemzése nélkül.

EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti

Egészség és biztonsági

A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya. Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat.

III. A kockázatkezelési szabályzat tartalma - a kockázat kezelője (útvonal), - a kockázatkezelési hatókör meghatározása,

a kockázat azonosítása, - a kockázatkezelés, - a kockázatkezelés időtartama, - a kockázatok és intézkedések nyilvántartása.

1. A KOCKÁZAT KEZELŐJE

Az APH Jegyzője – aljegyzője - köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. Az APH SZMSZ-ében meghatározott belső szervezeti egységek – osztályok – vezetői felelősek az általuk irányított osztályon a kockázatok felismeréséért, kezeléséért. A kockázatkezelési tevékenység feladat és hatáskörét, a szabályzat, a munkaköri leírások tartalmazzák.

54

2. A KOCKÁZATKEZELÉSI HATÓKÖR

Az APH Jegyzőjének felelőssége és kötelessége az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és folyamatba épített ellenőrzése, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése.

A kockázatelemzés felöleli az APH teljes tevékenységi területét. A APH Osztályainak vezetői felmérik, mi jelenthet kockázatot az irányításuk alá tartozó területen és mekkora kockázat nagyságokkal lehet számolni, és a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni. A APH Osztályainak vezetői a felméréseik eredményéről – az eljárási dokumentumok becsatolásával - írásbeli tájékoztatást nyújtanak a Jegyzőnek az általuk irányított belső szervezeti egység kockázati helyzetéről.

3. A KOCKÁZATOK AZONOSÍTÁSA A kockázat azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek az APH célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok. A kockázatok azonosításához szükséges kockázatelemzés részletes bemutatását az 7/a számú melléklet tartalmazza.

4. A KOCKÁZAT KEZELÉS

A kockázatkezelésért felelős APH Jegyzőjének tevékenységében támaszkodnia kell a belső szervezeti egység vezetőinek felméréseire, valamint a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira. A kockázat azonosítással a megfelelő válaszlépések kialakíthatók, így a kockázatok mérsékelhetők. A költségvetési évre szóló munkaterv/célkitűzések végrehajtását megakadályozó tényezők, kockázatok azonosítását követően a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó válasz/intézkedés meghatározása szükséges. A választott intézkedés, kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni, a felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel. 55

A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében az APH Jegyzője intézkedik a legmagasabb kockázatú terület/tevékenység ellenőrzéséről (preventív ellenőrzés), folyamatos jelentést, beszámolót kér vagy helyszíni vizsgálatot tart, vagy kezdeményezi a belsőellenőrzési terv módosítását. A hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal kialakítása. Az ellenőrzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelő kockázatelemzési tevékenységet ellátni. A kockázatkezelést az APH Jegyzője – az aljegyzővel együttesen - végzi a testületi munkában, míg alkalmanként és kockázati elemenként a kockázatok kezelését átruházhatja az egyes belső szervezeti egységek vezetőire, a területüket érintő kockázatok esetében. Az APH-ban alkalmazásra kerülő kockázatelemzés módszerét a 7/b. számú melléklet tartalmazza. 5. A KOCKÁZATKEZELÉS IDŐTARTAMA A kockázatkezelés tevékenységét a döntés előkészítésnél, a költségvetési tervezés első szakaszaiban kell megkezdeni az adott szervezeti egység vezetőjének. A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követnie a folyamatokat, frissítenie a megállapításait, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait a kockázatok folyamatos változásával.

6. A KOCKÁZATOK ÉS INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA

A feltárt kockázatok, hibák nyilvántartása a Humán-közszolgáltatások és Munkaügyi Osztály vezetőjének a feladata. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedően:

-

- a bekövetkezés valószínűségét, - az esetleg felmerülő kár mértékét, - a kockázat kezelésére javasolt intézkedést, a felelős munkatárs nevét.

A nyilvántartás mintáját a 7/c. számú melléklet tartalmazza. A kockázatkezelési eseteket az APH Jegyzője elemzi és szükség esetén javaslatot tesz az egyes tevékenységek szabályozásának korszerűsítésére.

56

7. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A APH Osztályainak vezetőinek kell gondoskodni, hogy a Kockázatkezelési szabályzatban foglalt előírásokat az érintett munkatársai megismerjék, annak tényét a szabályzathoz csatolt íven (megismerési nyilatkozaton) aláírásukkal igazolják.

57

7/a. számú melléklet KOCKÁZATELEMZÉS A kockázat értékelési folyamatoknál meg kell határozni a pontos kritériumokat, amelyek a céloknak való megfelelést biztosítják. Meg kell határozni, hogy:

- mely kockázatok jelentősek, - mely kontrollok fogják csökkenteni a kockázatot, - milyen további kiegészítő kontrollok szükségesek, - milyen jellegű nyomon követés szükséges? Egy terület tényleges vagy potenciális kockázatának értékeléséhez véleményt kell alkotni az adott terület kulcsfontosságú tényezőinek meghatározása és mérlegelése alapján, amelyek az elvégzett tevékenységekkel, a létező kontroll rendszerekkel, múltbéli és valószínűsíthető jövőbeli eseményekkel, a működési környezettel stb. kapcsolatosak. A pénzügyi és gazdasági tényezők ebben a folyamatban általában nagyobb hangsúllyal jelennek meg, hiszen általában a pénzügyi kockázatot és a műveletek nagyságrendjét jól jellemzik. A kockázati tényezők a következőképpen osztályozhatók: Pénzügyi és gazdasági

bevétel volumene, kiadások, készpénz összege, likviditás és forgó- illetve tőkeeszközök értéke, egyéb befektetett erőforrások értéke, a művelet értéke a szervezet számára.

Magatartási

a vezetők és a munkatársak személyes tulajdonságai és értékei; szerepek és helyzetek; tisztesség, megbízhatóság, motiváció; a belső ellenőrzéssel szemben tanúsított hozzáállás, elszámoltathatóság és kontroll.

Történeti

múltbéli veszteségek, hibák, szabálytalanságok, kontroll vétségek stb. volumene, gyakorisága és oka. Ez a fennálló aggályokat is magában foglalja.

Működési

műveletek mérete, komplexitása, műszaki jellege, láthatósága, érzékenysége, stabilitása; változás mértéke és valószínűsége (a műveletekben, munkatársak személyében és folyamatokban); rejlő kockázat; elhelyezkedés, delegálás.

Környezeti

külső tényezők: pénzügyi, gazdasági, jogi stb.; a környezet dinamizmusa; kapcsolódások más rendszerekhez, más műveletektől való függés (pl. informatika); vezetőség, közvélemény aggályai stb.

58

Belső kontrollhoz kapcsolódó a problémák megelőzésére, észlelésére és korrigálására, a rendszerek gyengeségeinek kiemelésére és kijavítására, a kellemetlen események kezelésére és a célkitűzések elérésének elősegítésére tervezett belső kontrollok megléte és eredményessége. A műveletek és pénzügyi kontrollok, illetve az átruházott kontrollok és delegált hatáskör terjedelme hatást gyakorol majd. Közvélemény

a közvéleményre gyakorolt hatás.

A vezetők véleményét, megítélését figyelembe kell venni arra vonatkozóan, hogy mely területeket kell nagy kockázatúnak tekinteni. A kockázat értékelése alapvetően a fent említett, különféle tényezők kvalitatív minősítésére alapul, amely a tapasztalatokra és a rendelkezésre álló információkra támaszkodó megítélést eredményez.

59

7/b. számú melléklet

KOCKÁZATELEMZÉSI MÓDSZER A kockázatelemzés és felmérés célja megállapítani a APH kockázatának mértékét, jelentőségük szerinti sorba állítását annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínűsége, és azok milyen hatással lehetnek a szervezetre, ha valóban felmerülnek. A magas kockázatú rendszereket gyakrabban kell ellenőrizni. Az ellenőrzések tekintetében magas prioritású rendszerek beazonosításához nemcsak a kockázatértékelést kell figyelembe venni, hanem más lehetséges tényezők hatását is értékelni kell (pl. a vezetőség kérései stb.). A APH kockázatelemzését a kockázati tényezők és azok súlya alapján kell elvégezni. 12 olyan tényező került meghatározásra, amely hatással lehet a rendszer működésére. Minden egyes belső szervezeti egységnek valamennyi tényezőt ki kell választani és az értékelést el kell végezni, meg kell határozni az egyes kockázati tényezők rendszerekre gyakorolt hatását (súlyként kifejezve).

Kockázati tényezők és alkalmazott súlyozás

Kockázati tényezők: 1. Kontrollok értékelése 1) Megfelelő és eredményes 2) Közepes, néhány hiányossággal, nem megfelelően megvalósított 3) Gyenge Súly: 5 2. Informatikai támogatottság 1) rossz 2) Közepes 3) kitűnő Súly: 5 3. Szabályozás összetettsége 1) Kicsi 2) Közepes 3) Nagy Súly: 5 4. Változás / Átszervezés 1) Stabil rendszer, kis változások 60

2) Kis változások, de nem rendszeresek vagy jelentősek 3) A munkatársak személyét, a szabályozást és a folyamatokat érintő, jelentős változások Súly: 6 5. Pénzügyi szabálytalanságok valószínűsége 1) Kicsi 2) Közepes 3) Nagy Súly: 4 6. Külső, illetve harmadik fél által gyakorolt befolyás 1) Alacsony 2) Közepes 3) Magas Súly: 2 7. Vezetőség aggályai a rendszer működését illetően 1) Alacsony szintű 2) Közepes szintű 3) Magas szintű Súly: 4 8. Munkatársak tapasztalata és képzettsége 1) Nagyon tapasztalt és képzett 2) Közepesen tapasztalat és képzett 3) Kevés vagy semmilyen tapasztalat és képzettség hiánya Súly: 4 9. Tévedések valószínűsége 1) Kicsi 2) Közepes 3) Nagy Súly: 3 10. Jövőbeni döntésekre és eseményekre gyakorolt hatás 1) Kicsi 2) Közepes 3) Jelentős Súly: 3 11. Előző ellenőrzés óta eltelt idő 1) 1 évnél kevesebb 2) 1-2 év 3) 2-4 év 4) 4-5 év 5) 5 évnél több Súly: 2 12,. Kölcsönhatás más rendszerekkel 1) Alacsony mértékű, nem befolyásol más rendszereket 61

2) Közepes mértékű 3) Nagymértékű, a rendszer közvetlen kapcsolatban áll más, fontos rendszerekkel Súly: 3 Az 7. “Vezetőség aggályai ” tényezőt illetően a APH Jegyzőjének véleményét is ki kell kérni. E szakasz végére kockázati tényezőjének mértékét – magas, közepes, alacsony – meg kell állapítani. A várható kockázatok teljes körének összegyűjtését követően, az egyes kockázatokat - azok valószínűsége és a szervezetre gyakorolt hatása alapján – térképen kell ábrázolni:

szervezetre gyakorolt hatás alacsony közepes magas

62

alacsony

közepes magas bekövetkezés valószínűsége

Az egyes belső szervezeti egységek által elkészített ábrák összegzésével határozható meg a szervezet kockázati térképe. A kockázati térkép elemzése: A jobb felső négyzetben azonosított kockázatok a legjelentősebb kockázatok, a bal alsó négyzet kockázatai a legkisebb szintűnek minősíthetők. A bal felső és a jobb alsó négyzet kockázatai mérsékeltnek minősíthetők. A közöttük lévő négyzetek közepes szintűnek minősíthetőek. Kockázati tényezők és alkalmazott súlyozás

SorKockázati tényező szám

Kockázati tényező terjedelme

Súly

Ponthatár

1.

Kontrollok értékelése

1-3

5

5 - 15

2.

Informatikai támogatottság

1-3

5

5 - 15

3.

Szabályozás összetettsége

1-3

5

5 - 15

4.

Változás / átszervezés

1-3

6

6 - 18

5.

Pénzügyi valószínűsége

1-3

4

4 - 12

6.

Külső illetőleg harmadik fél által gyakorolt hatás

1-3

3

3-9

7.

Vezetőség illetően

1-3

4

3-9

8.

Munkatársak képzettsége

1-3

4

4 - 12

9.

Tévedés valószínűsége

1-3

3

3-9

szabálytalanságok

aggályai

a

működést

tapasztalata

és

63

10. 11. 12,

Jövőbeni döntésekre gyakorolt hatás

1-3

3

3-9

Előző ellenőrzés óta eltelt idő

1-5

2

2 - 10

Kölcsönhatás más rendszerekkel

1-3

3

3-9

MINIMÁLIS PONTSZÁM: 45

MAXIMÁLIS PONTSZÁM: 142

A kockázatok bekövetkezésének valószínűségét a kockázati tényező terjedelme és az alkalmazott súly szorzataként kapjuk meg. A szorzat összegét elosztjuk a kockázati tényező maximális ponthatár összegével és a kapott eredmény alapján besoroljuk a bekövetkezés valószínűségét alacsony, közepes illetve magas osztályokba.

64

7/c.

számú melléklet

A KOCKÁZATOK ÉS INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA

Sorszám Kockázatok

Bekövetkezés valószínűsége

Kockázat Felmerülő kezelésére kár mértéke javasolt intézkedés

Felelős munkatárs neve

65

Megismerési nyilatkozat A Kockázatkezelési szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani.

Név

Beosztás

Kelt

Aláírás

66

8.

számú melléklet

A FOLYAMATBA ÉPÍTETT ELŐZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETŐI ELLENŐRZÉS FEUVE

ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL SZOLNOK MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALÁBAN

67

ÖNKORMÁNYZATI KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSE ÉS VÉGREHAJTÁSA A költségvetés tervezésével kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal

munkafolyamat tevékenység

előzetes vezetői ellenőrzés módja végzi időpont

gazdaságfejlesztési megbeszélés program készítés előkészületei

polgármester program jegyző készítéskor aljegyző

hatályos program megbeszélés teljesítésének felülvizsgálata

polgármester éves jegyző költségvetési aljegyző koncepció készítésekor

folyamatba épített vezetői ell módja végzi Gazdasági Program a kidolgozásra polgármester tes vonatkozó jegyző mu ütemterv aljegyző sz egyeztetése hivatali jegyző tár osztályok aljegyző ok beszámoltatása gazdasági osztály vezetője (továbbiak ban: gavfőv)

a megbeszélés gazdaságfejlesztési program módosítása

tes mu sz

koncepció összeállítása

polgármester ciklusonként a tervezet jegyző jegyző jogszabályi és egyeztetése aljegyző aljegyző testületi gavfőv döntésekkel való egyeztetés Költségvetési koncepció megbeszélés az jegyző koncepció jogszabályi és jegyző I-III. negyedévi aljegyző összeállítása egyéb döntések aljegyző beszámoló előtt szabályzatok gavfőv áttekintése áttekintése

fo

beszámoltatás az előkészítésről a véleményezett koncepció áttekintése

vé ala alk

koncepció véleményezése koncepció benyújtása

jegyző jegyző

koncepció összeállítását követően benyújtás előtt

beszámoltatás a jegyző véleményeztetés aljegyző előkészítéséről gavfőv

koncepció megtárgyalása

68

Költségvetési tervezés Állami kv. jegyző Javaslat, aljegyző útmutatók gavfőv áttekintése

Fo leg alk

Tervezési munkák előtt

Adatszolgáltatás dokumentumaiba aljegyző betekintés gavfőv

Fo leg alk

Tervezési munkák alatt

Adatszolgáltatás jegyző dokumentumaiba aljegyző betekintés gavfőv

Fo leg alk


Tervezési dokumentáció áttekintése

jegyző aljegyző gavfőv

Fo leg alk




Te fel leg alk


dokumentációk áttekintése


Te mu

Folyamatos Az elvégzett jegyző legalább egy feladatok aljegyző alkalommal áttekintése gavfőv

Te fel leg alk

jegyző aljegyző

Tervezési feladatok indításakor


Te mu

jegyző aljegyző

Tervezési feladatok indításakor

Az elvégzett jegyző feladatok aljegyző áttekintése gavfőv

Te mu



Te fel leg alk

a tervezés Szakmai előkészítése, konzultáció szakmai felkészülés

polgármester III- negyedév jegyző aljegyző gavfőv

tervezési, adat szolgáltatási munkafolyamatok kialakítása tervezési szabályok kialakítása, alkalmazása a rendelet szerkezeti felépítése

jegyző aljegyző jegyző aljegyző

személyi juttatások tervezése igazgatásban

Tervezési kézikönyvek elkészítéséről beszámoltatás Beszámoltatás vezetői értekezleten

polgármester jegyző aljegyző gavfőv. Konzultáció a polgármester tervezési jegyző az feladatot aljegyző ellátóval gavfőv Szakmai konzultáció

dologi kiadások Konzultáció tervezése juttatások tervezése igazgatásban intézményi tervjavaslatok kidolgozása fejlesztési beruházási előirányzatok kialakítása

jegyző aljegyző

Konzultáció a jegyző az tervezési aljegyző feladatot ellátóval A jogi szakmai háttér áttekintése szakmai konzultáción Beszámoltatás vezetői értekezleten

saját bevételek Konzultáció a aljegyző tervezése tervezési feladatot ellátóval

69

állami juttatások Konzultáció a polgármester Folyamatos Tervezési tervezése tervezési jegyző legalább egy dokumentáció feladatot aljegyző alkalommal áttekintése ellátóval gavfőv


Te fel leg alk

bevételek és Beszámoltatás kiadások vezetői egyensúlyának értekezleten vizsgálata

polgármester Folyamatos Tervezési jegyző legalább egy dokumentáció aljegyző alkalommal áttekintése gavfőv


Te fel leg alk

rendelet tervezet Előzetes előkészítése szakmai konzultáció a tartalomról rendelettervezetet Megbeszélés megalapozó az információk információk tartalmáról elkészítése

polgármester Tervezési jegyző munkák alatt aljegyző


Te mu

polgármester Tervezési jegyző munkák alatt aljegyző gavfőv

Az elvégzett jegyző feladatok aljegyző részanyagok gavfőv átekintés

Fo leg alk

rendelet tervezet A KR. és előterjesztés egyéb tartalmi elkészítése szerkezeti előírások áttekintése államháztartási A vonatkozó mérlegek jogszabályok összeállítása szerinti követelmények megbeszélése költségvetési Konzultáció az rendelet előterjesztővel elfogadása elemi A vonatkozó költségvetések jogszabályok megállapítása szerinti okmányok követelmények elkészítése megbeszélése költségvetési A kész dokumentációk dokumentumok megőrzése kezelésére vonatkozó utasítások megadása

polgármester Tervezési jegyző munkák alatt aljegyző gavfőv.

Az elvégzett jegyző feladatok aljegyző áttekintése

Fo leg alk


Mérlegek készítése előtt


Te mu

jegyző

Képviselőtestület előtt

jegyző aljegyző

Elemi költségvetés összeállítása előtt


Fo

jegyző aljegyző

Az anyagok, dokumentációk elkészülte után


70

A költségvetés végrehajtásával kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal

előzetes vezetői ellenőrzés folyamatba épített vezet módja végzi időpont módja végzi Szabályzatok elkészítése, aktualizálása A működést megbeszélés jegyző Évente legalább A tervezet jegyző megalapozó aljegyző egy alkalom áttekintése aljegyző szabályzatok gavfőv elkészítése, aktualizálása A pénzügyi megbeszélés jegyző Évente legalább A tervezet jegyző gazdálkodási terület aljegyző egy alkalom áttekintése aljegyző költségvetési gavfőv gavfőv végrehajtási szabályzatinak elkészítése munkafolyamat tevékenység

A saját bevételek A felelősök beszedésével beszámoltatása kapcsolatos feladat megosztás helyzete

jegyző aljegyző gazdasági osztály vezetője

A saját bevételi előirányzatok teljesítés Évente legalább A teljesítés jegyző egy alkalom, áttekintése aljegyző illetve a feladatok változásakor

Bérleti beszedése

díjak A szerződések jegyző áttekintése aljegyző

Évente legalább A teljesítés jegyző egy alkalommal áttekintése aljegyző gavfőv

Helyi beszedése

adók

Évente legalább a teljesítés jegyző egy alkalommal áttekintése aljegyző gavfőv negyedévenként A teljesítés jegyző áttekintése aljegyző

Vagyonhasznosítási bevételek beszedése

adókivetések áttekintése

jegyző aljegyző

Az értékesítési jegyző szerződések aljegyző áttekintése

Egyéb saját A szerződések jegyző bevételek beszedése áttekintése aljegyző megbeszélés

Évente legalább A teljesítés jegyző egy alkalommal áttekintése aljegyző gavfőv

Előirányzat A terv saját jegyző felhasználási terv bevételekre aljegyző betartása, módosítása vonatkozó elemeinek áttekintése

negyedévenként A teljesítés jegyző áttekintése aljegyző gavfőv

71

Normatív támogatások igénylése

állami A szabályozás áttekintése

Állami támogatásokkal, hozzájárulásokkal, egyéb központi forrás jogi jegyző negyedévenként Igénylési jegyző aljegyző dokumentumok aljegyző gavfőv áttekintése gavfőv

Központosított előirányzatokra igénylések

Az igénylési jegyző lehetőségekről aljegyző beszámoltatás

Aktuálisan Igénylési Legalább két dokumentumok alkalommal áttekintése

Pályázati források

Pályázati lehetőségek áttekintése

havonta

A költségvetési rendeletben elfogadott hitelfelvétel Az önkormányzati hitel és kölcsön állomány kezelése

jegyző aljegyző

Pályázatok áttekintése

Jegyző gavfőv Jegyző gavfőv

Hitelek kölcsönforrások kezelése, az aktív adósságszolgálati A hitel tender jegyző aktuálisan A teljesítés jegyző szakmai aljegyző áttekintése aljegyző előkészítése gavfőv megbeszélés

jegyző aljegyző

negyedévenként A teljesítésért felelősök jelentése


Igazgatási ágazat személyi, dologi juttatások, létszám előirá Az engedélyezett megbeszélés jegyző Költségvetés A teljesítés jegyző előirányzatok elfogadásakor áttekintése aljegyző Jutalom egyéb A szabályozás jegyző Előirányzatok A teljesítés jegyző személyi juttatások megbeszélése aljegyző felhasználása áttekintése aljegyző előtt Létszámhelyzet megbeszélés jegyző Költségvetés A teljesítésért jegyző alakulása elfogadásakor felelősök aljegyző jelentése Dologi kiadások A feladatok jegyző Évente egyszer A teljesítés jegyző teljesítésével megbeszélése aljegyző és feladat áttekintése gavfőv kapcsolatos változáskor munkamegosztás Szerződések megrendelések kezelése Előirányzatfelhasználási alakulása

A szabályozás jegyző megbeszélése aljegyző Előirányzatjegyző terv felhasználási terv aljegyző alakulása

Aktuálisan A teljesítés Legalább két áttekintése alkalommal Negyed A teljesítés évenként áttekintése

72

jegyző aljegyző gavfőv jegyző aljegyző

A felhalmozási kiadások teljesítéséhez kapcsolódó feladat és illetékesség áttekintése Előirányzatfelhasználási terv alakulása Közbeszerzési eljárások alkalmazása

Belső szabályok, jegyző eljárások aljegyző megbeszélése

Főkönyvi könyvelés Analitikus könyvelés

A sajátosságok és jegyző alábontások aljegyző egyeztetése A kötelező és a jegyző sajátos aljegyző nyilvántartások egyeztetése

A főkönyv és az analitika közötti feladások


Előirányzatjegyző felhasználási terv alakulása Közbeszerzési jegyző terv egyeztetése aljegyző

Bizonylati rend

Az éves kiemelt jegyző területek aljegyző áttekintése

bizonylatkezelés

A szabályozás jegyző áttekintése aljegyző

Bankszámlaforgalom A rendelkezési jegyző lebonyolítása jogosultság áttekintése Utalások teljesítése A teljesítési elvek jegyző áttekintése aljegyző

Felhalmozási kiadások előirányzatainak felha Aktuálisan A teljesítésért jegyző Legalább két felelősök alkalommal jelentése

Teljesítési adatok ellenőrzése Évente egyszer A teljesítés és feladat áttekintése változáskor Negyed évenként

jegyző aljegyző gavfőv jegyző

Főkönyvi és analitikus könyvelés A számla tükör A kialakított jegyző megjelenés után rend betartása aljegyző évente gavfőv Évente a A kialakított jegyző könyvelési rend betartása gavfőv munkák megkezdésekor Évente a könyvelési munkák megkezdésekor

A feladások figyelemmel kisérése számszaki ellenőrzése


Bizonylati rend és a bizonylatok kezelése, banksz Évente a A kialakított jegyző könyvelési rend betartása gavfőv munkák megkezdésekor Évente a A kialakított jegyző könyvelési rend betartása gavfőv munkák megkezdésekor Aktuálisan Banknapló jegyző Legalább két ellenőrzése aljegyző alkalommal gavfőv Évente kétszer Az utalások jegyző rendjének aljegyző 73

áttekintése

gavfőv

Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellen A szabályozás A szabályozás jegyző Év elején A kialakított jegyző áttekintése megbeszélése aljegyző rend betartása aljegyző gavfőv kötelezettségvállalás Az eljárások polgármester Év elején A jegyző megbeszélése jegyző dokumentumok gavfőv aljegyző ellenőrzése Kötelezettségvállalás Belső szabályok, jegyző ellenjegyzése eljárások aljegyző megbeszélése

Év elején

A dokumentumok ellenőrzése

Ellenjegyző aljegyző gavfőv

Szakmai igazolása

teljesítés Az eljárások jegyző megbeszélése

Év elején

jegyző

érvényesítés

Az eljárások jegyző megbeszélése

Év elején

A dokumentumok ellenőrzése A dokumentumok ellenőrzése

utalványozás

Belső szabályok, Polgármester Év elején eljárások jegyző megbeszélése



ellenjegyzés



jegyző gavfőv

Vagyon nyilvántartása

Belső szabályok, jegyző eljárások megbeszélése

Év elején


Vagyongazdálkodás leltározás, selejtez Év elején A jegyző dokumentumok ellenőrzése

A meglévő vagyon A szabályozás jegyző hasznosítása megbeszélése

Év elején

A teljesítés jegyző áttekintése

A meglévő vagyon Belső szabályok, jegyző értékesítése eljárások megbeszélése Selejtezések A szabályozás jegyző szabályozása megbeszélése

Év elején

jegyző

Selejtezés

Eljárások

jegyző

Értékesítése eljárások ellenőrzése Aktuálisan A teljesítésért évente felelősök beszámoltatása Selejtezés előtt Selejtezési 74

jegyző jegyző

kezdeményezése Selejtezés végrehajtása Leltározási szabályok Leltározás értékelésénél alkalmazott szabályok Leltározási ütemterv

jogkörök egyeztetése Feladatok egyeztetése

aktuálisan jegyző

A szabályozás jegyző megbeszélése Eszközök és jegyző források értékelési szabályainak egyeztetése Feladatok jegyző megbeszélése

Leltározás lebonyolítása

Feladatok megbeszélése

jegyző

Felkészülés a féléves beszámoló elkészítésére Munkamegosztás kialakítása

Jogszabályok, előírások áttekintése Munkafolyamatok megbeszélése


A féléves beszámoló Munkafolyamatok jegyző elkészítés szabályai megbeszélése aljegyző Egyeztetési feladatok

konzultáció

Számszaki adatok Jogszabályok, összeállítása előírások áttekintése, konzultáció Főkönyvi kivonat konzultáció elkészítése Képviselő-testületi előterjesztés elkészítése

Jogszabályok, előírások, elvárások áttekintése Féléves beszámoló Előterjesztésről megtárgyalása, konzultáció jóváhagyása

javaslatok áttekintése Selejtezés előtt A teljesítés jegyző aktuálisan áttekintése aljegyző aktuálisan Aktuálisan évente

Eljárások jegyző áttekintése A teljesítés jegyző áttekintése

Aktuálisan évente

Ütemterv áttekintése

Aktuálisan leltározás előtt

A leltározási jegyző dokumentumok ellenőrzése

jegyző

Féléves beszámoló összeállítása Féléves A feladatok jegyző beszámoló előtt megbeszélése aljegyző gavfőv Féléves A felelősök jegyző beszámoló előtt beszámoltatása aljegyző gavfőv Féléves Munkapéldányok jegyző beszámoló előtt áttekintése aljegyző gavfőv

jegyző aljegyző

Féléves beszámoló előtt

Munkapéldányok jegyző áttekintése aljegyző gavfőv

jegyző aljegyző



Számszaki adatok egyeztetése ellenőrzése jegyző Kivonat Számszaki aljegyző készítés előtt adatok egyeztetése ellenőrzése Polgármester A számszaki A tervezet jegyző beszámoló áttekintése aljegyző elkészítés után Polgármester Testületi jegyző előtt aljegyző

úlés

75

jegyző aljegyző gavfőv jegyző aljegyző gavfőv

Féléves beszámoló A kész jegyző dokumentumai dokumentum aljegyző megőrzése kezelési szabályai

Dokumentáció elkészítését követően

Felkészülés az éves beszámoló elkészítésére Munkamegosztás kialakítása

Éves beszámoló összeállítása Féléves A feladatok jegyző beszámoló előtt megbeszélése aljegyző gavfőv Féléves A felelősök jegyző beszámoló előtt beszámoltatása aljegyző

Jogszabályok, előírások áttekintése Munkafolyamatok megbeszélése


Az éves beszámoló Munkafolyamatok jegyző elkészítés szabályai megbeszélése aljegyző



Egyeztetési feladatok

jegyző aljegyző



Számszaki adatok Jogszabályok, összeállítása előírások áttekintése, konzultáció

jegyző aljegyző


Számszaki adatok egyeztetése ellenőrzése

Pénzmaradvány Jogszabályok, személyi juttatások előírások maradványa áttekintése, konzultáció Éves főkönyvi konzultáció kivonat elkészítése

jegyző aljegyző

Beszámolási munkák közben

A számítási jegyző anyagok aljegyző ellenőrzése gavfőv

jegyző aljegyző

Kivonat készítés előtt

Államháztartási mérlegek összeállítása

jegyző aljegyző

Mérlegek elkészítése előtt

Számszaki adatok egyeztetése ellenőrzése Munkapéldányok áttekintése

konzultáció

Jogszabályok, előírások áttekintése, konzultáció Képviselő-testületi Jogszabályok, előterjesztés előírások, elkészítése elvárások áttekintése Éves beszámoló Előterjesztésről megtárgyalása, konzultáció jóváhagyása Éves beszámoló A kész dokumentumai dokumentum megőrzése kezelési szabályai


jegyző aljegyző gavfőv jegyző aljegyző gavfőv

Polgármester A számszaki A tervezet jegyző jegyző beszámoló áttekintése aljegyző aljegyző elkészítés után gavfőv Polgármester jegyző aljegyző jegyző aljegyző

Testületi előtt

ülés

Dokumentáció elkészítését követően 76

Ellenőrzési folyamatok ellenőrzési nyomvonala SZMJV Polgármesteri Hivatalában Az ellenőrzési folyamatok a SZMJVPH valamennyi tevékenységéhez kapcsolódnak. Így a - tervezéssel és - a végrehajtással kapcsolatban ellátott feladatokhoz és az ott ellátandó ellenőrzési tevékenységekhez. A tervezéssel kapcsolatban az ellenőrzési folyamatok során kiemelt fontosságúak a következők: - a tervezési feladatok ellátása során munkamegosztást kell alkalmazni, - gondoskodni kell arról, hogy az egyes számítások mindig ellenőrzésre kerüljenek, - meg kell győződni a felelősök kijelöléséről a felhasználásra kerülő alapdokumentumok teljességéről, valódiságáról. A végrehajtással kapcsolatban az ellenőrzési folyamatok során kiemelt fontosságúak a következők: a) szabályzatok körében: - a szabályzatok folyamatos ellenőrzése a jogszabályoknak és belső szervezeti felépítésnek, folyamatoknak való megfelelősség szempontjából, - a szabályzatok betarthatóságának folyamatos ellenőrzése, visszacsatolások; b) személyi juttatások és létszám-gazdálkodás körében: - a rendelkezésre álló személyi nyilvántartások, valamint a kötelező béremelések figyelembevételének ellenőrzése a tervezés során; - a nem rendszeres személyi juttatások bérszámfejtésénél ellenőrzési pont beiktatása, - a megbízási szerződések szabályszerűségének, forrásának vizsgálata; - a személyi juttatások bérszámfejtésére vonatkozó dokumentumok ellenőrzése, - a jutalomra felhasznált összegek eredetének, kifizetésének ellenőrzése; - a személyi juttatások előirányzata gazdálkodásának előirányzat-felhasználási ütemtervvel való összehasonlítása, a kiemelt előirányzat felhasználásának nyomon követése; c) dologi kiadások körében: - a beszerzések összehangolása, a beszerzések gazdaságos bonyolítása, megszervezésüknek folyamatos ellenőrzése, - az egyes előirányzatok felhasználásának nyomonkövetése a pénzgazdálkodással kapcsolatos feladatok ellátása során, - a dologi kiadások – készletek, szolgáltatások – pontos felhasználási helyének ellenőrzése, hogy az egyes tevékenységekről, feladatokról pontos, ráfordításaikról megfelelő információ álljon rendelkezésre a gazdaságossági, hatékonysági, valamint eredményességi számításokhoz; d) felhalmozási kiadások körében: - a szükséges felhalmozás esetén a legoptimálisabb felhalmozási módra vonatkozóan rövid, közép és hosszú távú „tanulmánytervek” készítése, mely tartalmazzák a várható fenntartási kiadásokat, - a beruházási kiadások gazdaságos megvalósításának ellenőrzése; e) a bevételek beszedése körében:

77

- a fizetési fegyelem nyomon követése, szükség esetén a fizetési fegyelem javítására intézkedések meghatározása, - a legfontosabb bevételek kiemelt ellenőrzése, áttekintése, - a bevételekre vonatkozó analitikus nyilvántartási rendszer nyomon követése, szükség esetén javaslattétel a részletező nyilvántartások megváltoztatására, bővítésére, - az állami támogatásoknál a jogosulatlan igénybevétel előfordulásának megakadályozása érdekében folyamatos ellenőrzés adatbekérés és közvetlen tájékozódás útján, f) a főkönyvi és analitikus könyvelés körében: - az egymást követő munkafolyamatok feladatellátók szerinti szétválasztása, lehetőség szerint ne ugyanaz a személy legyen pl.: - az analitikus könyvelő, mint a feladást készítő, - a kontírozó könyvelő, mint a tényleges könyvelést ellátó, - a feladatellátók így egymás tevékenységébe belelátnak, az esetleges hibákat könnyebben megtalálják, egymás jelzése alapján megtörténik a hibák kijavítása, a hiányosságok pótlása, - rendszeresen gondoskodni kell az - analitikus könyvelés helyességéről, naprakészségéről a rendelkezésre álló alapdokumentumok alapján, - a főkönyvi könyvelés helyességéről, - a könyvelés ellenőrzéséről a beszámolási tevékenység megkezdése előtt gondoskodni kell; g) a bizonylati rend és fegyelem körében: - a bizonylatok útjának, kitöltési rendjének betartását kell ellenőrizni az egyes végrehajtási folyamatokhoz kapcsolódva, - gondoskodni kell, hogy a bizonylatok mindig hitelt érdemlően legyenek kitöltve, - biztosítani kell, hogy a bizonylatokon feltüntetett, ellenőrzést szolgáló aláírás helyek kitöltöttek legyenek, és a feladatot tényleg el is lássák, - a bizonylati rend és fegyelem körében külön figyelmet kell szentelni - a selejtezési okmányoknak – ahol a selejtezési dokumentumok a számviteli elszámolás alapbizonylatául szolgálnak; - a leltározási bizonylatoknak – ahol a leltározás csak akkor lehet megfelelő, ha a bizonylatokat megfelelő módon és tartalommal töltik ki, h) vagyongazdálkodás körében: - a vagyon folyamatos, megfelelő részletezettségű nyilvántartásának biztosítása - ingatlanvagyon-kataszter, - vagyonkimutatás, valamint - a mérleg adatainak és az abban található adatokat alátámasztó főkönyvi és analitikus nyilvántartási adatok alapján, - a vagyongazdálkodási szabályok folyamatos figyelemmel kísérése; i) a beszámolási tevékenység körében: - a beszámolókban szerepeltetett adatok valódiságának és teljességének biztosítása az egyes adatokat alátámasztó dokumentumok, nyilvántartások folyamatos ellenőrzésével, - a beszámolási tevékenység munkafolyamatokra bontásával az egymásra épülő feladatok ellátóinak előző munkafolyamatot is ellenőrző tevékenységével.

78

A független belső ellenőrzés a kockázatelemzés alapján segíti a SZMJVPH számára legnagyobb kockázatot rejtő folyamatok, feladatok, tevékenységek ellenőrzését, figyelemmel kísérését.

IMPORTANT: The contents of this email and any attachments are confidential. They are intended for the named recipient(s) only. If you have received this email in error, please notify the system manager or the sender immediately and do not disclose the contents to anyone or make copies thereof. *** eSafe scanned this email for viruses, vandals, and malicious content. *** 01403-4

Kisegítő mezőgazdasági szolgáltatás

02021-5

Erdőgazdálkodási szolgáltatás

45202-5

Helyi közutak, hidak, alagutak létesítése és felújítása

55231-2

Óvodai intézményi közétkeztetés

55232-3

Iskolai intézményi közétkeztetés

55241-1

Munkahelyi vendéglátás

63121-1

Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése, fenntartása

70101-5

Saját vagy bérelt ingatlan hasznosítása

75114-2

Területi, körzeti igazgatási szervek tevékenysége

75115-3

Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége

75116-4

Helyi kisebbségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége

75117-5

Országgyűlési képviselőválasztással kapcsolatos feladatok végrehajtása

75118-6

Önkormányzati képviselőválasztással kapcsolatos feladatok végrehajtása

75119-7

Máshová nem sorolható szervek tevékenysége

75121-8

Adó- és pénzügyi igazgatási tevékenység

75167-0

Polgári védelmi tevékenység

75175-7

Önkormányzati, valamint többcélú kistérségi társulási intézmények ellátó, kisegítő szolgálatai

75166-9

Tűzvédelem, katasztrófa-elhárítás

75183-4

Vízkárelhárítás

75179-1

Máshová nem sorolható szervek tevékenysége

75184-5

Város- és községgazdálkodási szolgáltatás

75187-8

Közvilágítási feladatok

75185-6

Települési vízellátás és vízminőségvédelem

75188-9

Gazdaság- és területfejlesztési feladatok

80111-5

Óvodai nevelés

80112-6

Sajátos nevelési igényű gyermekek óvodai nevelése

80121-4 80122-5

Általános iskolai nappali rendszerű nevelés, oktatás Sajátos nevelési igényű tanulók nappali rendszerű általános iskolai nevelése, oktatása

79

80123-6

Általános iskolai felnőttoktatás

80216-6

Gimnáziumi felnőttoktatás

80219-9

Szakközépiskolai felnőttoktatás

80223-6

Szakiskolai felnőttoktatás

80131-3

80224-1

Alapfokú művészet-oktatás

Nappali rendszerű, szakképesítés megszerzésére felkészítő iskolai oktatás

80591-5

Oktatási célok és egyéb feladatok

85121-9

Háziorvosi szolgálat

85191-2

Anya-, gyermek- és csecsemővédelem

85196-7

Egészségügyi ellátás egyéb feladatai

85201-8

Állategészségügyi tevékenység

85317-0

Ápoló-gondozó otthoni és rehabilitációs intézményi ellátás

85318-1

Átmeneti elhelyezést biztosító ellátások

85319-2

Egyéb szociális ellátás szállásnyújtással

85321-1

Bölcsődei ellátás

85324-4

Családsegítés

85326-6

Nappali szociális ellátás

85331-1

Rendszeres szociális pénzbeli ellátások

85332-2

Rendszeres gyermekvédelmi pénzbeli ellátások

85333-3

Munkanélküli ellátások

85334-4

Eseti pénzbeli szociális ellátások

85335-5

Eseti pénzbeli gyermekvédelmi ellátások

85328-8

Egyéb szociális és gyermekjóléti szolgáltatás

90111-6

Szennyvízelvezetés- és kezelés

90121-5

Településtisztasági szolgáltatás

90211-3

Települési hulladékok kezelése, köztisztasági tevékenység

92162-8

Zeneművészeti tevékenység

92163-9

Táncművészeti tevékenység

92171-6

Egyéb művészeti tevékenység

92312-7

Közművelődési könyvtári tevékenység

92401-4

Sportintézmények, sportlétesítmények működtetése

92181-5

Művelődési központok, házak tevékenysége

92404-7

Sportcélok és feladatok

92403-6

Diáksport

92601-8 92602-9

Máshová nem sorolt kulturális tevékenység Máshová nem sorolt sporttevékenység

80

93092-1

Családi ünnepek szervezése

93093-2

Máshová nem sorolt egyéb szolgáltatás

81

Abony Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata (egységes szerkezetben)

Recommend Documents