Szervezetfejlesztési terv
Malamidesz Szilvia 2013. december 12.
Tartalomjegyzék TARTALOMJEGYZÉK
2
VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ
3
A SZERVEZETFEJLESZTÉSI TERV CÉLJA A SZERVEZETFEJLESZTÉSI TERV TARTALMA ALKALMAZOTT MÓDSZERTAN
3 3 4
ÁLTALÁNOS HELYZETKÉP
4
MŰKÖDÉSI KÖRNYEZET NYÍREGYHÁZA NÉPESSÉGE NYÍREGYHÁZA GAZDASÁGA A SZERVEZET BEMUTATÁSA SZEMÉLYI ÉS TÁRGYI FELTÉTELEK, KÉPZÉS MŰKÖDÉS ÉS KAPCSOLATOK REFERENCIÁK MŰKÖDÉSI STRUKTÚRA
4 5 5 5 6 7 11 12
ÖNÉRTÉKELÉS
15
DIAGNÓZIS SWOT ANALÍZIS
16 18
FEJLESZTÉSI TERV
20
RÖVIDTÁVÚ FEJLESZTÉSI TERV MEGVALÓSÍTÁSI TERV HOSSZÚ TÁVÚ FEJLESZTÉSI TERV MEGVALÓSÍTÁSI TERV TOVÁBBI FEJLESZTÉSI LEHETŐSÉGEK
20 21 25 25 29
Vezetői összefoglaló A szervezetfejlesztési terv célja
Művelődési házunk 8.000.000.-Ft támogatásban részesült a TÁMOP-2.6.2-12/1 pályázati kiírás keretében “Munkaerőpiaci szolgáltatást nyújtó civil szervezetek kapacitásainak megerősítése” elnevezésű programon belül. Szervezetfejlesztésünk elsődleges célja a Művelődési ház tevékenységeinek során beazonosítható folyamatok elemzése, racionalizálása, újraszervezése, s ezáltal az intézményi működés hatékonyabbá tétele. A szervezetfejlesztésben résztvevő szakemberek széles körű szervezetfejlesztési tapasztalatokkal rendelkeznek. Művelődési házunk a szervezetfejlesztési terv elkészítése során az alábbi területekre fókuszált: - szervezeti átvilágítás a szervezeti felépítésre, működésre vonatkozóan - felelősségek, hatáskörök egyértelmű definiálása, nyomon követése - a belső és külső partnerekkel történő kommunikáció hatékonyabbá tétele - az önértékelési folyamatok fejlesztése - a szükséges és a törvényi előírásoknak megfelelő szabályozó dokumentumok elkészítése.
A szervezetfejlesztési terv tartalma
Felméri az intézmény helyzetét, tevékenységeit, szakmai kapacitásait Feltérképezi a munkatársak véleményét az intézménnyel kapcsolatos helyzetről (küldetés, jövőkép, munkatársi elégedettség) Önértékelés SWOT elemzés Rövid távú fejlesztési tervek
Hosszú távú fejlesztési tervek és lehetőségek Új szolgáltatások bevezetése, sztenderdeknek való megfelelés
Alkalmazott módszertan
A szervezetfejlesztési terv elkészítéséhez a munkatársak teljes körű bevonásával kérdőíves módszert alkalmaztunk, melynek során 5 területen irányított válaszok segítségével, illetve ezek kifejtésével fejthették ki álláspontjukat a munkatársak. A kérdőívek kidolgozását követően work-shopot szerveztünk, majd a kapott eredmények alapján együttesen, pontozásos módszerrel priorizáltuk a fejlesztendő területeket, így kijelöltük ezek megvalósítási sorrendjét is. Csoportosan elkészítettük az intézmény SWOT analízisét is, mely az önértékelés során kijött eredményeket adta, azonban itt már bővebb felsorolás született az intézmény helyzetének értékeléséről.
Általános helyzetkép Működési környezet Egyesületünk alapítója a Vasutas Országos Közművelődési és Szabadidő Egyesület, mely országos hatókörrel rendelkezik, hozzánk hasonló művelődési ház 15 működik az országban, így szinte minden megyében működik Vasutas Művelődési Ház. Nyíregyháza az Észak-alföldi régióban található, Szabolcs-Szatmár-Bereg megye megyeszékhelye. Határos Szlovákiával, Ukrajnával és Romániával. Az Európai Unió keleti kapuja. Nyíregyháza Szabolcs-Szatmár-Bereg megye székhelye, 1990 óta megyei jogú város (előtte 1989-től megyei város). Székhelye a Nyíregyházi járásnak is. Az ország hetedik legnagyobb városa, több mint 119 000 lakossal. Dinamikus és látványos fejlődése a 18. század óta töretlen. A térség gazdasági és kulturális motorja. Vonzó turisztikai célpont. Az Észak-Alföld második legjelentősebb településének számít.
Nyíregyháza népessége Nyíregyháza népességnövekedése - a legtöbb megyeszékhelyhez hasonlóan - az 1960-as években felgyorsult, a népességszám megduplázódott a szocializmus évei alatt. Az ezredforduló óta kis mértékben csökkent a népességszám, azonban ez elenyésző az országos népességfogyáshoz viszonyítva.
Nyíregyháza gazdasága Szabolcs-Szatmár-Bereg megye székhelye a térség legellátottabb települése, hiszen a rendszerváltást követően több külföldi érdekeltségű cég jelent meg a városban. A 2000-es évek elején Nyíregyháza legnagyobb munkáltatói a Hübner, a Flextronics és a Hirsch Kft-k voltak, azonban a gazdasági recesszió időszaka alatt több cég is megszűnt elbocsájtva több ezres dolgozói létszámát. Ma a megyeszékhely három legnagyobb dolgozói létszámmal rendelkező cége a Szabolcs Volán tömegközlekedési Zrt, a Lego és a Michelin Hungaria Abroncsgyártó Kft, amelyek mintegy 3 000 embernek biztosítanak állást. Az autópálya 2007. augusztus 31-én érte el Nyíregyházát, mely a gazdasági válság hatásait tompítva újabb befektetőket vonzott a városba, illetve a megyébe. 2013-ban további szakaszokat adtak át az autópályából, ez hozzájárul a távolabb fekvő települések gazdasági fellendüléséhez is. Munkanélküliség szempontjából Nyíregyháza a települési rangsorban a 3164-ből az 1290. helyet foglalja el. A munkavállalási korú népesség száma 2013 decemberében 80.550 fő volt, ebből a munkanélküliek száma 6.700 fő (nyilvántartott álláskeresők eves átlagos zárónapi száma). A megyei adatokkal összehasonlítva a helyzet sokkal kedvezőbb, mint vidéken (a relatív mutató Nyíregyháza tekintetében 8,3%, megyei viszonylatban 14,4%, az országos átlag 8%)1
A szervezet bemutatása A nyíregyházi „Vasutas” – ahogy sokan ismerik – lassan 100 éves működést tudhat maga mögött. Ez idő alatt a tömérdek szervezeti átalakulás mellett folyamatosan működött, bővült, szépült… Alapítása a vasutasok önkéntességének, kultúra iránti igényének köszönhető. Saját kezükkel építették fel a házat, toldották az évek folyamán. Kezdetben csak a vasutasok igényeire
1
Forrás: www.nfsz.hu
épültek a művelődési ház szolgáltatásai, mára azonban a lakossági szolgáltatások a meghatározóak. Jelenlegi formájában 1993 októbere óta működik, szervezeti státuszát tekintve egyesületi formában. Alapítója a Vasutas Országos Közművelődési és Szabadidő Egyesület. A Vezetőség fontos célja az esélyegyenlőség érvényre juttatása, ami megnyilvánul többek között abban, hogy a Vasutas 2002 óta teljesen akadálymentesített, így a régió első akadálymentesített kulturális célú közintézménye. A könyvtárban Braille nyomtató és szövegfelismerő szkenner is található a közel 100 kölcsönözhető hangos könyv mellett. Az akadálymentesítés mellett Bababarát terület címmel is rendelkeznek, így a kisgyermekes szülők is akadályok nélkül látogathatják.
Személyi és tárgyi feltételek, képzés Az intézményben jelenleg 5 főállású munkatárs dolgozik, egy fő részmunkaidőben, négy fő teljes munkaidőben látja el a közművelődéshez és az intézmény működéséhez kapcsolatos feladatokat. 2013 októberére vált véglegessé a jelenleg is fennálló létszám – 3 fő szakképzett kulturális szervező végzi a szakmai feladatokat (igazgató, közművelődési szakember, oktatásszervező munkakörökben), a pénzügyi és gazdasági feladatokat 2 fő szakképzett munkatárs végzi (gazdasági vezető, pénztáros – részmunkaidőben). A könyvtári feladatokat megosztott munkakörben a pénztáros munkatárs végzi. 2013 szeptemberétől Nyíregyháza Megyei Jogú Város támogatásával a Nyíregyházi Városüzemeltetési és Vagyonkezelő Nonprofit Kft. jóvoltából 2 fő közfoglalkoztatott részmunkaidőben
segíti
a
Művelődési
Ház
munkáját
(takarító,
adminisztrátor
munkakörökben). 2014. január 9-től egy fő kulturális közfoglalkoztatottal bővült létszámunk, az Ő feladata a bannerek, plakátok grafikai tervezése és kivitelezése. Az intézmény nagy gondot fordít a munkatársak megfelelő oktatására, képzésére, továbbképzésére, tudásuk mélyítésére, látásmódjuk kiszélesítésére. Jelenleg két fő közművelődési szakember vesz részt képzésen (pénzügyi – számviteli ügyintéző képzésen az oktatásszervező, fotó és videó tanfolyamon a közművelődési munkatárs). Ezen képzéseket a TÁMOP-2.6.2-12/1 Szervezetfejlesztés a minőség jegyében című pályázat keretén belül elnyert összegből finanszírozzuk.
A nyíregyházi Vasutas Művelődési Ház és Könyvtár, mint ahogy neve is mutatja, többcélú közművelődési intézmény. A hagyományos közművelődési feladatok mellett könyvtári tevékenységet is ellátunk, felnőttképző intézményként támogatjuk a lakosság képzettségi szintjének emelését. Kiemelt célunk, hogy minden látogató hozzá tudjon férni a számára éppen szükséges információhoz, szolgáltatásokhoz, érvényesüljön a „bárhonnan, bármit” elve. Szolgáltatásaink bővülnek, átalakulnak, változnak, egyrészt a kor követelményeinek megfelelően, másrészt a lakosság igényei szerint.
Működés és kapcsolatok Az intézmény működéséhez hozzájárul az alapító, a VOKE – Vasutas Országos Közművelődési és Szabadidő Egyesületének, valamit a Területi Művelődési Intézmények Egyesületének támogatása biztosítja. Az ingatlan tulajdonosa (Vasutasok Szakszervezete) az eddigi években biztosította a térítés nélküli ingatlanhasználatot. A Ház önálló bevételét a termek, helyiségek bérbe adása, valamint a felnőttképzési tevékenység végzése jelenti.
Többcélú közművelődési intézményként szolgáltatásainkat a főbb tevékenységek mentén csoportosítjuk: Közművelődési alap- és kiegészítő szolgáltatások: - amatőr művészeti közösségek szervezése - helyi önszerveződő közösségek, csoportok támogatása - kiállítások szervezése - életmód és rekreációs programok szervezése, biztosítása - szabadidős rendezvények szervezése Könyvtári alap- és kiegészítő szolgáltatások: - kölcsönzés, helyben olvasás - közhasznú információk nyújtása - tájékoztatás, irodalomkutatás - csoportos foglalkozások gyerekeknek - rendezvények évfordulókhoz, egyéb alkalmakhoz kapcsolódóan - eMagyarország Pont működtetése
- referens kérdések megválaszolása - vasúti menetrendi tájékoztatás Felnőttképzési intézményként nyújtott szolgáltatások: - ECDL képzés és vizsgáztatás - általános informatikai oktatás - OKJ-s szakmai tanfolyamok szervezése - felnőttképzési szolgáltatások: képzési szükségletek felmérése és képzési tanácsadás, előzetes tudás-szint felmérés, álláskeresési tanácsadás Egyéb szolgáltatások: - terem bérbeadás Az egyes szolgáltatásokhoz kapcsolódóan versenytársainkat pontosan be tudjuk határolni, legyen az non-profit vagy for-profit célú szervezet. A szolgáltatások igénybevevőinek köre csoportonként szintén beazonosítható.
Versenytársainkat, illetve az adott szolgáltatás igénybe vevőinek körét, illetve a versenytársakkal kialakult viszonyt az alábbi táblázat mutatja be: Szolgáltatás
Versenytársak
megnevezése
Versenytársakkal
A szolgáltatás
való viszony
célcsoportja
Közművelődési szolgáltatások amatőr művészeti
Váci Mihály
közösségek
Kulturális Központ,
középkorú vagy
szervezése
civil szervezetek
idősebb nők és
Partneri
kreatív, főként
férfiak helyi önszerveződő
Partneri
közösségek
közösségre vágyó, főként idősebb nők és férfiak
kiállítások
Galéria, Korzó, Könyvtár
Partneri
kiállítás témájától függő, de főleg a középkorú vagy idősebb generáció
életmód és
Művelődési házak
Versengő
rekreációs
Civil szervezetek
keresetű, környéken
programok
Fitness termek
lakó főként
szervezése
alacsonyabb
középkorú nők
szabadidős
Művelődési házak
Partneri vagy
családok, főként a
rendezvények
Civil szervezetek
Versengő a
vasutasság köréből
szervezése
rendezvény céljától függően Könyvtári szolgáltatások
könyv kölcsönzés,
Könyvtár
Partneri
helyben olvasás
idősebb korosztály, akik a számítógépet kevésbé tudják használni
tájékoztatás
Könyvtár
Partneri
idősebb korosztály
eMagyarország Pont
Könyvtár, Teleházak
Partneri
idősek, fiatalok egyaránt, főként hátrányos helyzetűek (otthon nincs internet, számítógép)
Felnőttképzési szolgáltatások ECDL képzés és
Felnőttképzők: pl.
vizsgáztatás
Rutinsoft Kft, New
főképp nők, akiknek
York Nyelviskola
a munkájukhoz
Általános és
szükség van
középiskolák
informatikai tudásra.
általános
Felnőttképzők
Versengő
Versengő
informatikai oktatás
aktív korosztály,
idősebb korosztály, nők és férfiak egyaránt
OKJ-s szakmai
Non-profit és For-
tanfolyamok
profit Felnőttképzők
szervezése
Versengő
Eddig főképp a hátrányos helyzetűekre koncentráltunk (nők, férfiak egyaránt)
felnőttképzési
Non-profit
szolgáltatások
Felnőttképzők
Képzésbe
Partneri
bevonandók érdeklődők
Többcélú közművelődési intézményként sokrétű partneri és beszállítói kapcsolattal rendelkezünk. Szolgáltatásaink nagy részét saját szervezésű rendezvényeken, képzéseken keresztül nyújtjuk, de befogadjuk partneri kapcsolatainkon keresztül más civil szervezetek programját is. Non-profit szervezetként fontos számunkra, hogy a nonprofit jelleg az árképzésünkben is megjelenjen, így a piaci árnál alacsonyabb áron tudjuk szolgáltatásainkat nyújtani, ezzel elérve a hátrányosabb társadalmi rétegeket is. Intézményünk több országos hálózatnak is tagja. Első és legfontosabb ilyen a VOKE – azaz a Vasutas Országos Közművelődési és Szabadidő Egyesület. Itt nem csak „tagi” viszony alakult ki, hanem alapvetően „függőségi” is, hisz jelenlegi szervezeti formánkban VOKE által alapított,
jogi
szempontból
egyesületi
formában,
önálló
adószámmal
rendelkező
intézményként működünk, önálló jogi személyként. Másik számunkra szintén meghatározó országos hálózat a Területi Művelődési Intézmények Szövetsége. Mindkét egyesület országos hálózattal rendelkezik, így intézményünk nem csak megyei, hanem országos ismertséggel és kapcsolatokkal rendelkezik. TÁMOP-3.2.13-12/1-2012-0171. projektünk kapcsán több közoktatási, nevelési intézménnyel is kapcsolatban állunk, velük együttműködési megállapodással rendelkezünk. A projektbe bevont intézmények az alábbiak: - Győrtelek: Fekete István Általános Iskola és Óvoda - Ökörítófülpös: Németh Lili Általános Iskola és Napköziotthonos Óvoda - Nyíregyháza: Móricz Zsigmond Általános Iskola Vécsey Károly Tagintézmény
Bem József Általános Iskola Gárdonyi Géza Tagintézmény Gyermekek Háza Déli Óvoda Bóbita Tagintézmény
Városi szinten több szervezettel ápolunk partneri viszonyt, annak ellenére, hogy nem minden esetben rendelkezünk írásos együttműködési megállapodással nem rendelkezünk. Ilyen együttműködő partnereink: - Váci Mihály Kulturális Központ - Szociális Gondozási Központ - Almamag Egyesület - Otthon Egyesület - Street Dance School Egyesület
Beszállítóinkat környezettudatosan igyekszünk kiválasztani, előnyben részesítjük a helyi szolgáltatás-nyújtókat, beszállítókat. Oktatóink kiválasztásánál nagy hangsúlyt fektetünk arra, hogy hasonló értékrend mellett végezzék munkájukat (nyitottság, kreativitás, társadalmi elhivatottság, megfelelő képzettség). Beszállítóinknál figyelembe vesszük a megrendelt termék vagy szolgáltatás minőség/ár arányát, azonos árú ajánlat esetén a magasabb szakmai tartalommal rendelkezőt választjuk. Kiterjedt szállítói kapcsolatokkal rendelkezünk, mely leginkább a korábbi években folytatott képzéseknek köszönhetően alakult így.
Referenciák Művelődési házunk az elmúlt években több, nagy volumenű projektet is megvalósított Uniós, illetve hazai forrásból. Az elmúlt 12 évben folyamatosan pályázott. A 2002-ben beadott PHARE pályázat, illetve a Levi Strauss Alapítvány támogatásai alapozták meg a jelenlegi tevékenységi struktúra kialakítását. Céljaink megvalósításához az alábbi forrásokat használtuk fel:
Projekt azonosító
Megvalósítás ideje
Projekt címe
Megítélt támogatás
Phare-Acces MicDev mikroprojekt
2003-2004.
Felnőtt fiatalok munkaerőpiaci hátrányának csökkentése nem iskolarendszerű képzésben SzSz-B megyében
30.000 Euro
HEFOP-1.3.1-05/12005-09-0131.
2006-2008.
MENTA – Munkaerőpiaci esélyek növelése testreszabottan alacsony iskolázottságú nőknek
25.834.095.-Ft
HEFOP-2.3.1-05/12005-10-0114.
2006-2007
AUXILIUM – Segítség halmozottan hátrányos helyzetű emberek életminőségének javításához
54.920.998.-Ft
TÁMOP-1.4.101/07-
2008-2009
ESÉLY – Hátrányos helyzetű emberek beilleszkedésének segítése
39.342.616.-Ft
TÁMOP-3.2.3-08/22009-0030
2009-2011
KÜLDETÉS – Az élethosszig tartó tanulás szemléletének terjesztése a közművelődés szerepének erősítésével
55.570.135.-Ft
TÁMOP-3.2.4-08/12009-0053
2010-2011
A tudás rejtett kincs
10.299.039.-Ft
TÁMOP-3.2.1312/1-2012-0171
2012-2014
TEDI – Tehetséges diákok felkarolása
11.728.792.-Ft
TÁMOP-2.6.2-12/12012-0363
2013-2014
Szervezetfejlesztés a minőség jegyében
8.000.000.-Ft
Működési struktúra Szervezetünk működése során nagy hangsúlyt fektet a társadalmi felelősségvállalásra, esélyegyenlőség biztosítására, valamint a generációk együttműködési lehetőségének megteremtésére. Vezetőink elkötelezettek az élethosszig tartó tanulás mellett, folyamatos önképzésükkel példát mutatnak munkatársaiknak. Nyitottak vagyunk az új igényekre, felmerülő ötletekre. Nyitottságunk nem csak az igények, ötletek befogadásán keresztül
valósul
meg,
gazdálkodásunkat
transzparensen végezzük, biztosítjuk beszámolóink
nyilvánosságát. Munkánk során igyekszünk átvenni mások jó gyakorlatait, valamint a nálunk kialakultakat átadni más szervezeteknek, hozzásegítve őket ezáltal a hatékonyabb működéshez.
Intézményünk minden dolgozója részletes munkaköri leírással rendelkezik, mely tartalmazza a beosztásában ráruházott felelősségeket és hatásköröket. Minden munkatársunk felel az általa végzett munka minőségéért. A vezetés elkötelezte magát a minőségirányítási rendszer létrehozására és továbbfejlesztésére, valamint annak folyamatos javítása iránt. Az oktatások, valamint a belső kapcsolattartás során tudatosítják munkatársaikkal a vevői, valamint a törvényi, rendeleti követelmények teljesítésének fontosságát: - meghatározzák a minőségpolitikát - gondoskodnak a minőségcélok megadásáról - vezetőségi átvizsgálásokat végeznek - gondoskodnak az erőforrásokról
- folyamatosan javítják a minőségirányítási rendszer hatásosságát. A minőségpolitika alapján a szervezet vezetői meghatározzák és dokumentálják a rövid, közép és hosszú távú minőségügyi céljaikat, meghatározzák az ehhez szükséges tevékenységeket és forrásokat, amelyek megvalósulását rendszeresen értékelik. Cél a dolgozók
többirányú
szakmai
alkalmazhatóságának
biztosítása,
melyhez
alapvető
követelmény a munkavégzési fegyelem fenntartása, melyet az igazgató ellenőriz.
Művelődési házunk, mint önálló gazdálkodási jogkörrel felruházott jogi személy (egyesület) bizonyos keretek között az igazgató döntései és egyszemélyes vezetői felelőssége mellett működik. Nagyban függ azonban a VOKE-tól, illetve annak választmányától, hisz az intézmény igazgatójának munkáltatói jogkörét a VOKE Elnöke gyakorolja. A VOKE alapvetően nem szól bele az intézményen belül zajló folyamatokba, mindaddig amíg az elviekben megfogalmazott normák mentén, illetve azokon belül zajlik a működés. Az intézmény munkáját segíti az Igazgató Tanács, amely 2013-tól Felügyelő Bizottság néven folytatja munkáját, a korábban kialakult véleményező és javaslattevő szerepüket kiegészítve ellenőrzési funkciókkal is. Stratégiai célunk megvalósítása segíti a munkatársak tudatos, célirányos munkáját, meghatározza intézményünk prioritásait, egyúttal a munkatársak számára is világossá teszi a sorrendet, fejleszti a munkatársak kompetenciáit, bevonja és ezáltal érdekeltté teszi őket, növeli az intézményi identitást. Jövőkép A nyíregyházi VOKE Vasutas Művelődési Ház és Könyvtár olyan közösségi tér, ahol az oktatás, a művészeti nevelés együttesen segíti az egész életen át tartó tanulást, kiemelt figyelemmel a hátrányos helyzetű csoportokra. Mindezek mellett regionális és országos szinten is módszertani szerep betöltésére törekszik elsősorban a VOKE intézmények körében pályázati, felnőttképzési és minőségbiztosítási területen szerzett tapasztalatai kapcsán. Küldetés nyilatkozatunk: Szervezetünk kiemelt célja, hogy minden korosztály számára biztosítsa a változó társadalmi körülményekhez és igényekhez igazodóan a hagyományos kultúra-közvetítés és a közkönyvtári szolgáltatások elemeit, előmozdítsa a társadalmi reintegrációt különösen a fiatal
felnőttek, hátrányos helyzetű csoportok tagjainak képzésével, szakképzésével, valamint hozzájáruljon az életszínvonal emeléséhez az élethosszig tartó tanulás szemléletének terjesztésével. Ennek érdekében biztosítjuk Nyíregyháza város és vonzáskörzetén élők számára a szervezett közösségi élet színterét különböző klubok és szakkörök formájában, közoktatási intézményekkel kötött együttműködési megállapodások keretében kiemelt figyelmet fordítunk a gyermekek kreatív kompetenciájának fejlesztésére, tehetséggondozásra. Felnőttképző intézményként támogatási források bevonásával képzési és átképzési lehetőséget biztosítunk a lakosság számára, kiemelt figyelmet szentelve a digitális írástudatlanság felszámolására. Célcsoportjaink között kiemelt helyet foglalnak el a hátrányos helyzetű, mozgás- vagy érzékszervi fogyatékossággal élő embertársaink, valamint szervezeti elhivatottságunkból adódóan a vasutasság népes tábora. Intézményünk jelmondata: Közösségi élményekben utazunk…
Önértékelés A szervezetfejlesztési terv részét képező önértékelésbe minden munkatársunkat bevontuk. A kérdőívek kitöltésében és azok feldolgozásában mindenki aktívan részt vett. Ezáltal a közös értelmezés segítette a reális összkép kialakítását. A priorizálásnak köszönhetően a fókuszpontok meghatározása is közösen történt. Az önértékelés során több ötlet is megfogalmazásra került. A kérdőívek az alábbi területeket ölelték fel: - Vezetés - Stratégia - Emberek - Partnerkapcsolatok és erőforrások - Folyamatok
Diagnózis
Az önértékelés eredményeképpen az alábbi diagnózis született: Főbb eredményeink: Vezetés: – tisztesség, etikusság, társadalmi felelősségvállalás – ötletek meghallgatása, nyitottság – vezetők támogatják a képzésben való részvételét a munkatársaknak Stratégia: – környezettudatosság, társadalmi felelősségvállalás – rendszeresen készítünk rövid és hosszú távú terveket – innovatívan fejlesztünk Emberek: – Ösztönözzük a munkatársakat, hogy munkájukat jól tudják végezni – A vezetők támogatják a munkatársak képzésen való részvételét – biztonságos, egészséges környezetet biztosítunk Partnerkapcsolatok: – pénzügyi helyzet stabil, megfelelően menedzselt – ingatlanokat, berendezéseket hatékonyan működtetünk Folyamatok: – 2003 óta felnőttképzési akkreditációval rendelkezünk – támogatott rendezvényeink teltházasak
Főbb fejlesztési lehetőségek: Vezetés: – belső kommunikáció fejlesztése (értekezletek rendszeressé tétele, előkészítése, tevékenységek közös tervezése, értékelése, segítség) – Új tréningek, képzések, önismereti, készségfejlesztési, csapatépítő tréning Stratégia: – kevés új, egyedi, csak ránk jellemző programunk van – külső kommunikáció a tevékenységről, eredményekről, nem elegendő, nem megfelelő, nem rendszeres. Emberek: – segítő rendszer kidolgozása – folyamatok kidolgozása – új tréningek, képzések (önismeret, készségfejlesztés, együttműködés, csapatépítés) – teljesítménymérés, értékelés módszertana nincs kidolgozva – módszertant átvenni for-profit szervezetektől Partnerkapcsolatok, erőforrások: – Hosszú távú, fenntartható fejlődés nem biztosított – az info-technikai lehetőségeket nem használjuk ki teljes mértékben – partnerkapcsolatok azonosítása, erősítése Folyamatok: – a rendszer és működtetésének kiterjesztése a teljes szervezetre – főbb tevékenységekre folyamat leírások, tervezés, dokumentálás, értékelés – jelenleg nincs folyamatleírás – nem mindig az igények és a piaci ismeretek alapján hirdetjük meg szolgáltatásainkat
SWOT Analízis Az önértékelést követően készítettük el a SWOT analízist, mely az alábbi eredményeket adta, összhangban az önértékelés során kapott ereményekkel: Erősségek
Gyengeségek
Az országos hálózatban (TEMI, VOKE)
Jobban látszani a külvilág felé - Külső
szakmailag elismertek vagyunk.
kommunikáció
Közel 100 éves működés
Marketing csatornák jobb kihasználása
Elkötelezett és szakmailag jól képzett
Csapatszellem erősítése
munkatársak
Hiányos információ átadás az egyes
Egészséges rugalmasság külső és belső
folyamatokban – Belső kommunikáció
folyamatainkban
Bátorság és nyitottság kevés az új dolgok
Nyitottak vagyunk egymás ötleteire
megvalósításához
Szándék a szervezet fejlesztésére
Sok ötlet nem valósul meg (elszáll)
Szakmai fejlődéshez képzési lehetőségek Ügyfélközpontú bánásmód Családias baráti légkör, segítőkész kollégák Nagyfokú, régóta meglévő társadalmi felelősségvállalás Több generációnak szervezünk programokat Teljeskörű szolgáltatások (több terület)
Internet és a közösségi oldal jobb kihasználása Látogatóink fiatalítása, korosztályok szélesítése Piaci szereplők, versenytársak nem kellő ismerete Külső igények nem megfelelő ismerete Közvetlen lakóközösség nem elég aktív Szolgáltatásaink bővítése A könyvtár látogatottsága alacsony Könyvtári állomány fejlesztése
A ház sok funkcióra alkalmas Akadálymentesített az épület Füstmentes intézmény Bababarát terület Megfelelő infrastruktúra, eszközök a munkavégzéshez, illetve a szolgáltatásokhoz Minden lehetőség adott az egészséges,
A ház tetőszerkezete nem jó Hideg előtér Az épület biztonságtechnikailag fejlesztendő (riasztórendszer) Több zöld és virágos növény A környéken nem túl jó a közbiztonság
biztonságos munkavégzéshez
Kiállítóhely kihasználatlansága Számítógépek, szoftverek fejlesztése
Stabil gazdasági háttér Költséghatékony munkavégzés
Kiszámíthatatlan éves támogatások
Megfizethető áron nyújtjuk a
Pályázatok jobb figyelése
szolgáltatásainkat
Kicsi a pénzügyi lehetőség a fejlesztéshez
Lehetőségek
Veszélyek
Sztenderdek és eszközök bevezetése a belső
Alapított szervezet miatt is ismeretlen a jövőbeni
kommunikációba, folyamatainkba
helyzet
Leghétköznapibb és legfurább marketing
Ha sokáig nem látszunk az interneten
eszközök kipróbálása Munkatársak szakmai tudásának bővítése Élethosszig tartó tanulásra felkészülés a munkatársaknak Más, profitorientált partnerek felkeresése, együttműködés
2014 tavaszától havi szinten összeomlanak az XP szoftverek/géppark régi
Belváros közelsége
Tető, ingatlan amortizáció
Microsoft Magyarország felkeresése Családiasabb légkör, díszítés…
Túl sok dolgot kínálunk
„Családi Élményközponttá” válás
Nincs speciális terület
(szolgáltatások összekapcsolása) Egyediség, egyedi programkínálat
Elöregednek a látogatóink
Vasutas társadalom visszahódítása
Új generáció nem ismer meg minket
“Filléres” programok, dolgok elvállalása (Gyerekruha börze, kézműves foglalkozások) Új szolgáltatások bevezetése (pl.: munkaerőpiaci szolgáltatások bevezetése, rekreációs programok) Új klubok bevezetése (mozgásos programok,
baba-mama klub, tanulócsoportok, kisállatbarát csoport) Új programok fiataloknak Országos kampányokhoz kapcsolódás (Kultúrházak éjjel-nappal, cukorbeteg
Eltűnünk a többi képző szervezet között
séta…) Újabb képzések bevezetése
Új piaci partnerek elutasító magatartása
Távoktatás
Egyre több civil szervezet alakul,
Új piaci partnerek felkutatása, megismerése
konkurensek
Együttműködés helyi szervezetekkel Gazdasági háttér bizonytalansága EU-s pályázatok szabályai szigorodnak Több pályázat írása Új EU-s pályázati ciklus (2014-2020)
Fejlesztési terv Rövidtávú fejlesztési terv Az önértékelést és a SWOT analízis felállítását követően priorizáltuk fejlesztési lehetőségeinket, ez alapján megállapítottuk és kitűztük a rövid és hosszú távú fejlesztési célokat. Mivel ezek egymásra épülnek, a célok időhorizontjának kijelölésekor fontos volt a legalapvetőbb fejlesztésekkel kezdeni, melyekből elindulhatnak a hosszú távú fejlesztések is. A három legfontosabb fejlesztési projekt címe: 1. sz. fejlesztendő terület
Belső kommunikáció fejlesztése
2. sz. fejlesztendő terület
Külső kommunikáció fejlesztése
3. sz. fejlesztendő terület
A főbb tevékenységekre folyamatleírás készítése, munkaerőpiaci szolgáltatások bevezetése
Megvalósítási Terv
1. sz. fejlesztendő terület – Belső kommunikáció fejlesztése Jelenlegi helyzet: a heti értekezletek nem rendszeresek, ad-hoc jelleggel kerülnek megtartásra, a megbeszélés témája előre nincs kiadva, feljegyzések nem készülnek, így később a megbeszélt feladatok kiosztása sem kérhető számon. A megbeszélés sokszor időben elhúzódik, a munkatársak szerint nem hatékony. A fejlesztés szükségességét indokolja, hogy nem minden munkatárs rendelkezik a munkavégzéshez szükséges alap-információkkal egyegy rendezvény vagy programelem kapcsán, ez belső konfliktusokhoz is vezet. Mivel a sikeres intézményi működés záloga a kommunikáció, legyen szó külső, vagy belső kommunikációról, ezért elengedhetetlenül fontos ennek a folyamatnak a rendbetétele. A fejlesztés célja, hogy a munkatársak szervezet iránti elkötelezettsége növekedjen, valamint a munkavégzéshez szükséges információ-ellátottság javuljon. Sikeresnek tekintjük a fejlesztési projektet, ha a munkatársi elégedettség 20%-os növekedést mutat. Ahhoz, hogy az intézmény működése hatékony és sikeres legyen, a munkatársi értekezleteket rendszeressé kell tenni, előre megbeszélt időpontban, a témakörök (napirendek) kihirdetésével. Feljegyzést kell készíteni, hogy az esetlegesen távollévő munkatársak is értesüljenek a megbeszélésen elhangzottakról. Fontos, hogy közösen lefektessük a jó értekezlet szabályait és ezt betartva szervezzük meg azt. A folyamat fejlesztésére az alábbi megvalósítási tervet dolgoztuk ki: Megvalósítási lépések
Felelős
Nov.
Induló elégedettségi felmérés
igazgató
X
Felmérések értékelése
igazgató
X
A jó gyakorlatok beazonosítása
igazgató
X
igazgató
X
Dec.
Jan.
Febr.
és megismerése (azonosítás, kapcsolatfelvétel) A jó értekezlet szabályainak megfogalmazása Új „szabályok” alkalmazása
igazgató
X
Munkatársi elégedettség
igazgató
X
igazgató
X
visszamérése Fejlesztés eredményeinek értékelése, projekt zárása
2. sz. fejlesztendő terület – Külső kommunikáció fejlesztése
Jelenlegi helyzet: intézményünket, mint a legtöbb művelődési házat, inkább az idősebb generáció, vagy a szegényebb társadalmi réteg látogatja. Mint célcsoport, számunkra természetesen ők is nagyon fontosak, hisz a művelődési házak jelentik számukra a társadalmi kirekesztődés, illetve a kulturális elszegényedés egyik ellenszerét, viszont nem jelentenek programjainkra fizetőképes keresletet. Meg kell találnunk azokat a kommunikációs csatornákat, amelyeken keresztül elérhetjük a fiatalabb generáció tagjait, így igényeiket is felmérhetjük és tovább fejleszthetjük szolgáltatásainkat. A jelenlegi helyzet leírásához hozzátartozik, hogy kevés rendezvényünk van, a meglévők a hozzánk kötődő célcsoportokra vonatkoznak. A sajtó-nyilvános események száma kevés, a sajtókapcsolatok a korábbi évekhez képest leépültek. Ahhoz, hogy művelődési házunk ismét kedvelt és sokak által látogatott intézmény legyen, fontos „látszanunk”, tehát megjelenni programjainkkal az újságokban, közösségi médiában, a weben, minden olyan helyen, amelyen keresztül elérhetjük a helyi lakosságot. Olyan új módszereket kell bevezetnünk, melyek az üzleti életben már beváltak és hatékonyságukat bizonyították. „Zajt” kell csapnunk magunk körül, el kell érni, hogy újból egyre többen beszéljenek rólunk. Sikeresnek tekintjük a fejlesztési projektet, ha teljesülnek az alábbi kritériumok: A korábbi programokhoz képest nő a program-szám, a 2013. november 2-3. hetében regisztrált látogatói számhoz képest átlagosan min. 20% növekedést érünk el heti szinten 2014. február utolsó két hetére. A hírlevelünkre min. 50 fő feliratkozik. Kétheti rendszerességgel összeállításra kerülnek hírleveleink.
Ahhoz, hogy céljainkat elérjük, az alábbi megvalósítási tervet dolgoztuk ki: Látogató számlálást végzünk, melynek során felmérjük a látogatók kor- és nem szerinti összetételét, valamint azt, hogy rendezvényünkről honnan értesültek. Feltérképezzük versenytársaink és partnereink honlapját, a szerzett tapasztalatok alapján fejlesztjük honlapunkat. Újragondoljuk az eddig folytatott Facebook kommunikációnkat, átalakítjuk profilunkat. Feltérképezzük a sajtókapcsolatokat, rendszeresen eljuttatjuk programajánlatainkat a kapcsolattartókhoz. Hírleveleket készítünk, melyet rendszeresen eljuttatunk látogatóink (feliratkozóink) számára. A fejlesztési projekt zárásaként újból felmérjük látogatóink kor és nem szerinti összetételét, valamint azt, hogy honnan értesültek rendezvényünkről.
A folyamat fejlesztésére az alábbi megvalósítási tervet dolgoztuk ki: Megvalósítási lépések
Felelős
Látogatói felmérés
igazgató, műv.
Nov.
Dec.
Jan.
Febr.
X
szerv. 1 Felmérések értékelése
igazgató
X
Versenytársak, partnerek
igazgató,
X
honlapjának felmérése
műv.szerv. 2.
Jó gyakorlatok feltérképezése
igazgató,
X
műv.szerv.2 Facebook újragondolása
igazgató,
X
műv.szerv.1 Sajtó kapcsolatok feltérképezése
igazgató
X
Heti programok munkatársakkal
igazgató
X
igazgató
X
való egyeztetés alapján – ezek kiküldése a sajtó felé Hírlevél felépítésének kidolgozása, témajavaslatok Hírlevél feliratkozók gyűjtése,
igazgató
X
igazgató,
X
adatbázis építés Első hírlevelek kiküldése
műv.szerv 1. Hírlevelek rendszeres kiküldése
igazgató,
X
műv.szerv 1. Látogatói felmérés
Igazgató, műv.
X
szerv.1
3. sz. fejlesztendő terület – A főbb tevékenységekre folyamatleírás készítése Jelenlegi helyzet: Néhány területen rendelkezünk folyamatleírással, de ezek a jogszabályi változások, valamint az eltérő gyakorlat miatt aktualizálásra szorulnak. A szervezeti változások (lecsökkent munkavállalói létszám, ideiglenes közfoglalkoztatottak) szintén megkövetelik a folyamatleírások életszerűbbé tételét és azok folyamatos alkalmazását. Új szolgáltatásokat szeretnénk bevezetni, ezekhez szintén folyamatleírás kidolgozása szükséges. A folyamatleírások egyértelműen rögzítik a munkaköri leírások mellett az egyes munkatársak feladatait, hatáskörét, így az mindenki számára egyértelművé és nyomon követhetővé válik, megkönnyíti az egyes folyamatok dokumentálását, a szervezeti munkát hatékonyabbá teszi,
csökkenti a hibázási lehetőségeket. Az ez irányú fejlesztési igény az önértékelési csoportmunka konszenzusán alapszik, mindenki érzi ennek hiányát, illetve szükségességét. Sikeresnek tekintjük a fejlesztési projektet, ha elkészül a főbb folyamatokra a szabályozás, amelyet minden munkatársunk a napi rutinjába építve, vagy éppen azon alapulva a magáénak érez, annak tartalma megfelel a napi gyakorlatnak. A fejlesztés végeredményeképpen elkészül új Szervezeti és Működési Szabályzatunk is. A folyamat fejlesztésére az alábbi megvalósítási tervet dolgoztuk ki: Megvalósítási lépések
Felelős
Jelenlegi
gazd. vezető
X
Folyamatszabályozásra váró
igazgató, gazd.
X
területek meghatározása
vezető
Az adott területeken
igazgató, gazd.
érintettekkel való egyeztetés
vezető,
Nov.
Dec.
Jan.
Febr.
folyamatszabályozások felmérése
X
munkatársak Folyamatleírások kidolgozása
munkatársak,
X
gazd. vezető Folyamatok betanítása,
gazd. vezető
X
átültetése a mindennapi munkába Működésbeli tapasztalatok
gazd. vezető
X
Szükség esetén a
gazd. vezető,
X
folyamatleírások módosítása
munkatársak
Változtatások betanítása
gazd. vezető
X
Fejlesztési projekt
gazd. vezető,
X
tapasztalatinak értékelése
igazgató
összegyűjtése, értékelése
Hosszú távú fejlesztési terv
A hosszú távú fejlesztési célok célokat két csoportra bontottuk. Egy részük megvalósítására terv készült, másik részük a fejlesztési lehetőség kategóriában kapott helyet. A két részre bontást indokolta, hogy a tervként megfogalmazott hosszú távú fejlesztések további működésünkhöz elengedhetetlenül fontosak. Másik részükre pedig szintén szükségünk van a hosszú távú és önfenntartó fennmaradáshoz, viszont ezekhez anyagi és emberi erőforrásokat egyaránt gyűjtenünk kell. A hosszú távú fejlesztési tervben az alábbi három projekt kapott helyet: 1. sz. fejlesztendő terület H.1. 2. sz. fejlesztendő terület
Infrastrukturális feltételek javítása: épület felújítás, IT berendezések cseréje Intézményakkreditáció és a szükséges programakkreditációk megújítása
H.2. 3. sz. fejlesztendő terület
Együttműködések, partnerkapcsolatok kialakítása
H.3.
Megvalósítási Terv
H.1. fejlesztendő terület – infrastrukturális feltétek javítása Jelenlegi helyzet: Tevékenységünket nem saját tulajdonú ingatlanban végezzük. Az ingatlan jelenleg a Vasutasok Szakszervezetének tulajdonát képezi. Bérleti díjat ez idáig nem fizettünk a használatért, cserébe lehetőségeinkhez képest újítgattuk, karbantartottuk az elmúlt években. Az épület szerkezetéből adódóan a főépületben rendszeresek a beázások, ezért elengedhetetlen a lapos tető újbóli szigetelése. További felújításra szoruló elemek: a bejárati ajtó fából készült és az idők folyamán teljesen összeszáradt, ennek a szigetelését meg kell oldanunk. A hátsó épületrészen az ereszt egy szakaszon pótolni szükséges, a polikarbonát tetőt teljes egészében cserélni kell. Az informatika oktatóteremben lévő számítógépek 10 évesek. A hardver rész 3 éve részlegesen cserére került, azonban a technikai fejlődésnek köszönhetően ez már ismét elavultnak számít. A szoftverek cseréjére az elmúlt években nem volt lehetőség, így ezeket is frissíteni szükséges. A teremben lévő bútorzat megfelelő.
Sikeresnek tekintjük a fejlesztési projektet, ha megvalósul a lapos tető szigetelése, a bejárati ajtót szigetelése, az eresz pótlása, a polikarbonát tető cseréje, valamint az informatika oktató terem felújítása.
A folyamat fejlesztésére az alábbi megvalósítási tervet dolgoztuk ki: Megvalósítási lépések
Felelős
I.
Helyzet- és állapotfelmérés -
igazgató
X
igazgató
X
II.
III.
IV. né
épület Árajánlatok, kiviteli tervek kérése – épület Kivitelezés – épület
igazgató
X
IT berendezések és szoftverek
igazgató
X
igazgató
X
igazgató
X
felülvizsgálata Megoldási alternatívák kidolgozása Lehetséges támogatók,
X
pályázatok feltárása Döntés eszköz és
igazgató
X
szoftverbeszerzésről – árajánlatok alapján Kivitelezés
igazgató
X
Bejelentés az ECDL iroda felé
igazgató
X
H. 2. fejlesztendő terület - Intézményakkreditáció és a szükséges programakkreditációk megújítása Jelenlegi helyzet: Intézményünk 2004. óta akkreditált felnőttképzési intézmény, már előzőleg is foglalkozott felnőttképzéssel. A jelenlegi intézményakkreditációs tanúsítvány 2015. októberéig érvényes. Több programra is rendelkezünk program-akkreditációval, ezek érvényessége 2014-ben, illetve 2015-ben járna le. A felnőttképzési nyilvántartásban több OKJ-s képzés is szerepel, ezekhez rendelkezésre állnak a hatályos SZVK-nak megfelelő képzési programok. Az új felnőttképzési törvény 2013. szeptember 1-vel lépett hatályba, több átmeneti rendelkezést is tartalmaz. Ennek értelmében a korábban megszerzett intézményakkreditációnk 2014. augusztus 31-ig érvényes. Ezzel egyidejűleg a programakkreditált képzéseinket is engedélyeztetni szükséges, ami jelentős anyagi terhet ró intézményünkre.
Várhatóan idén megjelenik a TÁMOP-2.2.7-13/C jelű pályázat, melyet a már működő akkreditált felnőttképzési intézmények számára írnak ki, hogy az új típusú engedélyeztetésnek meg tudjanak felelni, illetve a szigorúbb feltételeknek eleget tudjanak tenni. Folyamatosan figyelemmel követjük ennek a kiírásnak a megjelenését, mivel ez forrást jelentene számunkra a fejlesztési projekt megvalósítására is.
A folyamat fejlesztésére az alábbi megvalósítási tervet dolgoztuk ki: Megvalósítási lépések
Felelős
I.
Nyilvántartásban szereplő
igazgató
X
oktatásszervező
X
oktatásszervező
X
II.
III.
IV. né
X
X
képzések képzési programjának felülvizsgálata Képzés-szervezési és megvalósítási folyamat eljárási utasításának kidolgozása Képzési dokumentáció kidolgozása Felnőttképzési és Pályázatírási
oktatásszervező
X
Projektismeretek képzés engedélyeztetése A kidolgozott eljárásrend
igazgató
működésbeli tapasztalatainak összegyűjtése, szükség esetén beavatkozás ECDL program
oktatásszervező
X
engedélyeztetése „Engedélyeztetési” eljárás lefolytatása
X
X
H.3. sz. fejlesztési terv – Együttműködések, partnerkapcsolatok kialakítása Jelenlegi helyzet: Intézményünk kiterjedt kapcsolati hálóval rendelkezik, mind helyi, mind országos szinten. Tagja a Területi Művelődési Intézmények Egyesületének, a Vasutas Országos Közművelődési és Szabadidő Egyesületnek, a Szövetség a Kiválóságért Közhasznú Egyesületnek, valamint a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kereskedelmi és Iparkamarának. Partnereinkkel csak részben került együttműködési megállapodás megkötésre, for-profit szervezet nem található együttműködő partnereink között. A helyi civil szervezetek száma is egyre bővül, egyre több civil kezdeményezés indul helyi és regionális szinten is. Ezen kezdeményezésekhez való kapcsolódás, valamint együttműködés kialakítása hozzájárulhat ahhoz, hogy változatosabb és látogatottabb programokat szervezzünk, ezáltal látogatóink száma és korosztályi összetétele javuljon. A cél megvalósítása érdekében Stakeholder elemzést végzünk, felmérjük a városban működő civil szervezeteket és kezdeményezéseket, meghatározzuk a kapcsolódási pontokat. Ezt követően felvesszük a kapcsolatot az érintett civil szervezet képviselőjével és kezdeményezzük az együttműködési megállapodások megkötését.
A folyamat fejlesztésére az alábbi megvalósítási tervet dolgoztuk ki: Megvalósítási lépések
Felelős
I.
Stakeholder elemzés
igazgató
X
A városban működő civil
igazgató
II.
III.
IV. né
X
szervezetek és kezdeményezések felmérése Kapcsolódási pontok
igazgató
X
meghatározása Együttműködési megállapodások intézményesítése
igazgató
X
További fejlesztési lehetőségek A további fejlesztési lehetőségek kategóriába került tervekre a célok megvalósításához a hosszú távú és önfenntartó fennmaradáshoz feltétlenül szükségünk van, viszont ezekhez anyagi és emberi erőforrásokat egyaránt gyűjtenünk kell. Ezek a fejlesztési lehetőségek az alábbiak: - Teljesítmény mérés bevezetése - Mérés, értékelés, PDCA ciklus bevezetése minden területen - Piaci igények felmérése - Egyedi Pr - Pénzügyi működés biztonságossá tétele, függetlenedési lehetőség a működési támogatásoktól
