Szervezetfejlesztés Nagykőrös Város Önkormányzatánál az ÁROP 3.A.2-2013-2013-0035 számú pályázat alapján
Nagykőrös Város Önkormányzata optimális feladat ellátási és finanszírozási modellje, kiemelve az üzemeltetési, vagyongazdálkodási kérdéseket
1
Tartalomjegyzék 1
Előzmények ................................................................................................................. 3
2 A feladat ellátási finanszírozából-, valamint a gazdasági stabilitás igényéből eredő követelmények ................................................................................................................... 6 2.1
3
Párhuzamosságok megszüntetése igényéből eredő változások ........................................ 7
2.2
Hatékony likviditás menedzsment megvalósítása igényelte változások .......................... 8
2.3
Szabályozottság kezelésének változása .................................................................... 9
A javasolt modell bemutatása ....................................................................................... 11 3.1
Költségvetés tervezés, kezelés ............................................................................... 11
3.2
Költségvetés végrehajtása ..................................................................................... 11
3.3
Költségvetési beszámolás, zárszámadás .................................................................. 14
4
A javasolt modell várható hozadékai és követelményei ..................................................... 16
5
A modell teljeskörű bevezethetőségének ütemezése ........................................................ 18
6
Mellékletek ................................................................................................................. 21 6.1
1. számú melléklet: Folyamat modellek ................................................................... 21
6.1.1
Önköltségszámítás ............................................................................................ 21
6.1.2
Önköltségszámítás alapjainak kidolgozása ............................................................ 22
6.1.3
Önköltségszámítás gazdálkodónkénti kidolgozása .................................................. 23
6.1.4
PH havi önköltségszámítása ................................................................................ 24
6.1.5
NSZK havi önköltségszámítása ............................................................................ 25
6.1.6
KÖVA-KOM havi önköltségszámítása .................................................................... 26
6.1.7
Önköltségek havi/negyedéves/éves kiértékelése ................................................... 27
6.1.8
Önköltségek elemzése ....................................................................................... 28
6.1.9
Kötelezettségvállalás nyilvántartás ...................................................................... 29
6.1.10
Gazdálkodási keretek kialakítása, karbantartása ................................................ 30
6.1.11
Személyi jellegű kifizetések és járulékaik kezelése ............................................. 31
6.1.12
Rendszeres dologi beszerzések kezelése ........................................................... 32
6.1.13
Közüzemi szolgáltatók kezelése ....................................................................... 33
6.1.14
Engedélyezett készpénzes egyedi beszerzések kezelése ...................................... 34
6.1.15
Beszerzés ..................................................................................................... 35
6.1.16
Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések előkészítése .................. 36
6.1.17
Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések lebonyolítása ................ 37
6.1.18
Egyedi beszerzések előkészítése ...................................................................... 38
6.1.19
Egyedi beszerzések lebonyolítása ..................................................................... 39
6.2 2 számú melléklet: A városi kincstári feladatokat ellátó Pénzügyi Szervezet javasolt funkcionalitása ............................................................................................................... 40
2
1
ELŐZMÉNYEK
Nagykőrös Város Önkormányzata sikeresen indult az Államreform operatív program keretében megvalósuló - „Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban levő
önkormányzatok
számára”
címmel
meghirdetett
-
ÁROP-3.A.2-2013
egyfordulós pályázaton. A pályázat egyik célja – a Magyary Programmal összhangban – az volt, hogy „Az önkormányzatok költségcsökkentésének, hatékonyságnövelésének
módszertani
és
gyakorlati
támogatása
annak
érdekében, hogy a megváltozott feladat-ellátási rendben és finanszírozási környezetben is ésszerűen és fenntarthatóan szervezett szolgáltatáskínálattal, kötelező és önként vállalt feladatokkal vegyenek részt.” A
Nagykörös
Város
Önkormányzata
pályázaton
való
indulását
–
az
önkormányzatok működését érintő több változás mellett - alapvetően az is indokolta, hogy az egyes önkormányzati feladatok állami szintre kerültével 2013tól
új
feladat-ellátási
rendszer
lépett
életbe,
vagyis
megtörtént
a
forrásszabályozás átalakítása.
A Mötv. 117-118. §-ai az alábbiak szerint rögzíti a feladatfinanszírozás alapjait:
a feladatfinanszírozási rendszerben az Országgyűlés a helyi önkormányzat kötelezően
ellátandó
feladataihoz
jogszabályokban
meghatározott
közszolgáltatási
éves szinten kizárólag a kötelezően ellátandó feladatainak kiadásaira fordíthatja;
a támogatás mértékének meghatározásakor figyelembevételre kerül: o
takarékos gazdálkodás,
o
melyet a helyi önkormányzat jogszabályon alapuló, elvárható saját bevétele,
o
a helyi önkormányzat tényleges saját bevétele
költségvetési rendeletben működési hiány nem tervezhető;
az
állam
által
prioritásként
kezelt,
önként
vállalt
feladatok
finanszírozásához is biztosítható állami támogatás;
az önkormányzat működőképessége megőrzéséhez kiegészítő támogatás adható. 3
1.1 A BM által megfogalmazott feladatfinanszírozási helyzetkép 20132014-ben A 2013. évi Feladatfinanszírozási eredmények:
önkormányzati kötelező feladatokhoz igazodó, általános támogatások o
hivatali feladatok támogatása,
o
település-üzemeltetési
feladatok
támogatása
(közvilágítás,
köztemető, közutak fenntartása, zöldterület-gazdálkodás),
köznevelési
feladatok
(óvoda):
feladat
alapú
bér-
és
üzemeltetési
támogatás,
szociális szakellátás (intézményi ellátások).
Ahol nem valósult meg 2013-ban a feladatfinanszírozás:
szociális és gyermekjóléti alapfeladatok
kulturális feladatok
A 2014. évben az első időszak tapasztalatai alapján a finanszírozási rendszer – alább felsoroltak szerinti - finomhangolása lett tervbe véve:
szerkezetátalakítási tartalék keretében nyújtott kiegészítő támogatások beépültek az alapfinanszírozásba (22/2013. (VI. 11.) BM rendelet),
település-üzemeltetés: településkategóriánkénti fajlagos összegek szerinti finanszírozás,
beszámítás rendszere differenciált, törvényben rögzített sorrendben kell érvényesíteni (bővült az érintett jogcímek köre),
gyengébb jövedelem-termelő képességű kistelepülések (2000 fő alatt) támogatása,
pedagógus életpálya-modell,
gyermekétkeztetés: feladat-alapú bér- és üzemeltetési támogatás a normatív elosztás helyett.
Az
átalakult
a
finanszírozási
rendszer
mellett
megfogalmazott
további
célkitűzések:
Az önkormányzatok új fejlesztési rendszerének kialakítása.
A feladatfinanszírozási rendszer további finomítása.
Az adósság újratermelődésének megakadályozása szabályozás révén. 4
Az önkormányzati gazdálkodásért való személyi felelősségi rendszer erősítése.
Állami - önkormányzati kontrolling rendszer kialakítása.
1.2 A pályázattal megvalósítani kívánt célok Az előzőekben áttekintett feladatoknak való megfelelést kívánja teljesíteni Nagykőrös Város Önkormányzata az ÁROP-3.A.1 számú, „Nagykőrös Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése” című pályázaton elnyert támogatásból megvalósuló projekt eredményein alapulva. A projekt megvalósításába bevont külső szakértők közreműködésével elkészült az Önkormányzatunk jelenlegi gazdálkodási gyakorlatát áttekintő felmérése, elemzése, és gazdálkodási gyakorlatra vonatkozó továbbfejlesztési javaslatok kerültek megfogalmazásra. Természetesen a teljes munka során vezérelvként szerepelt a feladatfinanszírozás feltételeinek megteremtése. Jelen dokumentum arra vállalkozik, hogy teljes körűen bemutassa a javasolt feladat ellátási és finanszírozási modellt - mind a funkcionális,- mind a szervezeti működésre vonatkozó változásokat is tartalmazva – egy adott gazdálkodási (költségvetési) évre vonatkozóan.
5
2
A
feladat
ellátási
finanszírozából-,
valamint
a
gazdasági
stabilitás igényéből eredő követelmények
Az előző pontban áttekintett – az önkormányzati feladat változásokat jelentő előzményeken
túl
hatékonyságának eredményeit
a
Nagykőrös
növelése
figyelembe
Város
érdekében
véve
döntött
Önkormányzata
eddig mind
megtörtént
az
addigi
működése változtatások
működési-,
mind
finanszírozási gyakorlatának újragondolása mellett, mely utóbbinak fontosságát a feladat ellátás finanszírozásnak bevezetése még hangsúlyosabbá tett. Az Önkormányzat működését áttekintő és elemző tevékenységen alapulva – a projekt során elkészült dokumentumokban - megfogalmazott szakértői javaslatok az alábbi csoportokba sorolhatók:
Racionális forrás felhasználást eredményező szervezeti-, működési változtatások
(a
párhuzamos-,
illetve
a
gyakorlatban
nem
maradéktalanul működtetett funkciók kérdése). o
Egyrészt
ezek
végrehajtásának
megalapozására,
támogatására
került kiválasztásra az a három meghatározó funkció – beszerzés; finanszírozási
terven
alapuló
kötelezettségvállalás;
önköltségszámításon alapuló kontrolling, melyek folyamat modelljei részletesen
kidolgozásra
kerültek.
Bemutatásukra
önálló
dokumentum készült, magukat a folyamat ábrákat az 1. sz. melléklet is tartalmazza. o
Másrészt meg kell hozni azokra a szervezeti változtatásra vonatkozó döntéseket,
melyek
megtöbbszörözötten
a
jelenleg
működő
több
intézménynél
feladatok
összevonását
eredményezhetik.
A
likviditás
menedzsment
támogatására
–
a
kidolgozott
kötelezettségvállalás kezelésen túl az un. „Kiskincstár” működtetési gyakorlatának tovább fejlesztése.
Hatékony vagyon gazdálkodás és kintlévőség kezelés megvalósítása. Az Önkormányzat teljes vagyonának- jelenlegi és jövőbeli - kezelésére egységes
elvek
megfogalmazása
és
lefektetése
szükséges.
A
megfogalmazottak folyamatos teljesülésének biztosítása érdekében a 6
feladat nevesítésén túl, operatív feladat végrehajtójának nevesítése is szükséges. Ezen „vagyongazda” folyamatos tevékenységét képezze az Önkormányzat vagyonának felügyelete, a bekövetkező, illetve tervezett változások proaktív kezelése. Tervezett változások esetén alternatív megoldások felkutatása, gazdaságossági számításokon alapuló előkészítő anyagok
készítése,
melyekre
támaszkodva
a
meghozandó
Testületi
döntések is megalapozottabbá válhatnak. A kintlévőségek kezelésében egyrészt a jelen gyakorlattal ellentétben élni kell azok operatív –a kintlévőség
aktuális
lehetőségeivel,
állapotának
másrészt
megfelelő
megvalósítandó
-
az
beszedési/
étkeztetési
behajtási
térítési
díj
követelések számviteli előírásainak teljes körűvé tétele is.
2.1 Párhuzamosságok megszüntetése igényéből eredő változások
A jelenlegi működésben több területen léteznek párhuzamosan működő funkciók, illetve tevékenységek.
A létesítményüzemeltetés, fenntartás szakmai tevékenységet mind az NSzK, mind a KÖVA-KOM végez. Nem az azonos szakmai kompetenciát igénylő tevékenységek kerültek köztük megosztásra, hanem az ellátandó létesítmények köre (KÖVA-KOM-nál a telephelyek, a kezelésében lévő lakás és nem lakás célú ingatlanok és területek; NSzK-nál az összes többi nem KÖVA-KOM-nál lévő épületé). Létszám és erőforrás racionalizálást eredményezhetne
a
létesítményüzemeltetés,
KÖVA-KOM, fenntartás
és
az
NSzK
szakmai
által
is
tevékenységek
ellátott egy
szervezethez sorolása (ez utóbbi elkerülhetetlenné is válik, ha a KÖVAKOM-ot illetően a tulajdonosi szerkezetben változásra kerül sor).
A gazdálkodási folyamat tevékenységeinek egy része teljes körűen szerepelnek a Polgármesteri Hivatalban, míg az Óvodák, a Kulturális Központ és a Humán Szolgáltató Központ vonatkozásában a szabályzatok szerint az NSzK-hoz telepítettek. Ez azt jelenti, hogy a tervezés, a kötelezettségvállalástól, a szerződéskötésen át, a pénzügyi és számviteli tevékenységek és nyilvántartások vezetésén keresztül a beszámolásig 7
mind a Polgármesteri Hivatalban, mind az NSzK-ban rendelkezni kell megfelelő szakértelemmel és infrastruktúrával. A tényleges gyakorlatban viszont az NSzK-hoz rendelt Intézmények esetén csak a pénzügyiszámviteli tevékenységeket végzi az NSzK teljeskörűen, a beszerzés fázisait pedig részben az NSzK, és részben maguk az Intézmények végzik. Tehát a beszerzés a megrendelés és szerződéskötés tevékenységekhez minden intézményben lekötött a feladatokra vonatkozó szakmai erőforrás.
A
megtöbbszörözött
óvoda-,
és
gyermekélelmezést
ellátó
konyhák
vezetési feladatainak összevonása szintén létszám (a jelenlegi minimális létszám esetén kérdéses) és erőforrás racionalizálást eredményezhetne.
A redundáns funkciók, vagy tevékenységek mindig a szükségesnél bonyolultabb szervezetet és többlet ráfordítást igényelnek. Ugyanakkor a feladatok
és
létszámigényük,
finanszírozottságuk
felülvizsgálata,
az
aránytalanságokban rejlő kockázatok feloldása is szükséges. A párhuzamosságok indokolatlanul többlet ráfordítást eredményeznek, az alul biztosított kapacitások viszont kockázatot hordoznak. Ezért a javasolt működési modell ezek jövőbeli kiváltására vonatkozóan egységesítést, illetve centralizálást fogalmaz meg, ami egyaránt működési és szervezeti változtatást is igényel. Amennyiben a KÖVA-KOM tulajdonosi szerkezetében változásra kerül sor, akkor annak hatásával is együtt kell megfontolás tárgyává tenni, hogy a Kincstári funkciókkal
egy
szervezetet
képező
Gazdasági-műszaki
Ellátó
szervezetté
alakulva lássa el a beszerzést, vagyon kezelést és létesítmény működtetést, vagy külön intézmények közötti feladat megosztással kell ezeket az egységes, de csak egy szervezet által működtetendő funkciókat megvalósítani.
2.2 Hatékony likviditás menedzsment megvalósítása igényelte változások A hangsúlyossá vált likviditási helyzet javítását, illetve stabilizálását két javasolt változtatás szolgálja. Megvalósításukkal biztosíthatóvá válhat a költségvetési egyensúly fenntarthatósága.
8
Az egyik – a keretgazdálkodáson alapuló kötelezettségvállalás – javaslatra kidolgozásra került annak részletes folyamat modellje is, melyet részletesen egy önállóan elkészült dokumentum-, s magát a folyamat modell ábráját az 1. sz. melléklet is tartalmazza. A modell kidolgozásának vezérelve annak biztosítása volt, hogy minden időpontban csak a rendelkezésre álló pénzügyi források mértékével összehangoltan történhessenek kötelezettségvállalások. A másik javaslat az un. „kiskincstár”, vagyis a Nagykőrös városi kincstár működtetésének továbbfejlesztése. Ez azt a - jelenlegi gyakorlattól eltérő funkcionalitású - működési mód megvalósítását igényli, mely szerint a városi kincstári feladatok ellátására kijelölendőek a Pénzügyi Szervezet feladatait ellátó munkakörök. A városi kincstár feladatát képezze az önállóan működő teljes jogkörű intézmények pénzellátási, gazdálkodási és könyvvezetési feladatainak ellátása (javasolt feladatok felsorolását a 2. sz. mell. tartalmazza). A hozzá tartozó költségvetési szervek pénzeszközeit a helyi önkormányzat költségvetési elszámolási számlájához kapcsolódó alszámlákon biztosítja. Az előirányzat felhasználás és annak finanszírozása- a gazdasági eseményekhez igazodóan – utólagosan,
és
az
intézményi
bevételek,
illetve
átvett
pénzeszközök
beszámításával történik. A költségvetési szervek a Pénzügyi Szervezet által számukra jóváhagyott havi ütemezésű előirányzat-felhasználási keretek felett rendelkezhetnek. A keretek kezelésének hogyanját a Kötelezettség vállalás folyamat modell (1. sz. mell.) tartalmazza. Értelemszerűen kötelezettségvállalás, illetve fizetési megbízás csak a keretösszegek terhére történhet.
2.3 Szabályozottság kezelésének változása Ahogy ezt a jelenlegi gyakorlatot elemző tanulmányban megfogalmazásra került, a szabályozottságot kettősség jellemzi. Egyrészt gazdálkodó szervezetenként felváltva fordul elő a nem teljes körűség, valamint a naprakészség hiánya, másrészt a szabályzatok tartalma és a valóságban működő gyakorlat eltérő volta fordul elő. Ennek kiküszöbölése érdekében nevesíteni szükséges a szabályzatok kezelésének feladatát, meghatározva a feladat végrehajtóját is. Az új működési modell bevezetése különösen aktuálissá teszi a feladatot, de ellátása nem lehet „kampányszerű”, hiszen a szervezetet folyamatosan érhetik 9
külső és belső változtatások. A feladat végrehajtójának minden esetben el kell végeznie a változás által érintett szabályzatok szükség szerinti módosítását, összehangolását. Nem elegendő a naprakész szabályzatok megléte, de ellenőrizni is kell rendszeresen, hogy az alkalmazott gyakorlat megfelel-e
a szabályzatban
foglaltaknak. Eltérés esetén – megvizsgálva annak okát – sorra kell kerülnie a szükséges intézkedések meghozatalának is.
10
3
A JAVASOLT MODELL BEMUTATÁSA
A fejezet a javasolt jövőbeli feladat ellátási és finanszírozási modellt egy pénzügyi év teljes működés folyamatán keresztüli mutatja be, kihangsúlyozva az egyes funkciók, illetve tevékenységek tartalmának egymásra épülését is.
3.1 Költségvetés tervezés, kezelés Az önköltségszámításnak a részletesen kidolgozandó folyamatmodellek közé való beválogatásának egyik fontos indoka volt az Önkormányzat teljes – kötelező és vállalt
–
feladatkörére
kiterjedő
feladat
ellátáson
alapuló
finanszírozás
megalapozása. Az
önköltség
számítási
modell
fontos
részeredménye
az
egyes
feladatok/tevékenységek tényleges fajlagos egységköltségeinek meghatározása. Az
egyes
feladatok
számosságának
megtervezése
után
ezen
fajlagosok
használatával megbízhatóan kiszámítható a végrehajtásuk költség igénye. Ezen számításon alapuló – módszerrel meghatározásra kerülő feladatonkénti kiadási előirányzatok összegét szembeállítva az adott feladat/tevékenység tervezhető bevételével, megállapítható, hogy melyeket finanszíroz alul, vagy felül a várható bevétele.
A
feladatok/tevékenységek
finanszírozottsága
eltéréseinek mértékét meghatározva
pozitív
és
negatív
lehet megalapozott döntést hozni a
bevételek és kiadások összhangja megteremtésének hogyanjáról. Az önköltség összetevői mértékében (árában), vagy a feladatok/tevékenységek számosságában
bekövetkező
évközi
változások
várható
hatása
szintén
számíthatóvá válik, tehát azonnal elő lehet készíteni a változás hatásának menedzselését.
3.2 Költségvetés végrehajtása A szerény finanszírozási forrás mértékek – a működőképesség megőrzése érdekében - nélkülözhetetlenné teszik a gazdálkodás hatékonyságának növelését szolgáló minden lehetőség megragadását. 11
Ezért az adott költségvetési év végrehajtása folyamatának kialakítása során - a funkciók
és
tevékenységek
kialakításában
–
komoly
hangsúllyal
került
figyelembevételre és a kedvező megoldás megkeresése:
a párhuzamosságok megszüntetésére,
hatékony likviditás menedzsment megvalósítására, és
a racionális létesítményüzemeltetés, fenntartás működtetésre.
A párhuzamosságok feloldásában követett vezérelv az volt, hogy az intézmények azonos funkciói egységesen, azonos elven, és lehetőleg centralizáltan lehessenek végrehajthatóak. A likviditás biztosíthatóságának érdekében az éves kiadási előirányzatokat a bevételi
előirányzatok
(KÖVA-KOM
esetében
költség
és
bevételi
tervek)
teljesülése várható időüteméhez illesztetten ütemezetten megbontani szükséges. Praktikusan ez az éves előirányzatok/tervek havi ütemezésű gazdálkodási keretekre való leosztását jelenti. Ez alapján történhetnek majd az intézményi felhasználások mind a személyi jellegű, mind a dologi és felhalmozás jellegű jogcímekre vonatkozóan. Az éves előirányzatok gazdálkodói keretekre való lebontása kontrolleri feladat, melyek
a
Pénzügyi
Iroda
vezetője
általi
jóváhagyás
után
válnak
a
kötelezettségvállalás alapjául. Egy-egy intézmény-, illetve a teljes Önkormányzat éves előirányzata összegéből célszerű év elején tartalékot képezni az esetleges rendkívüli igények biztonságos finanszírozhatósága érdekében. Az év közben szükségessé válható (költségvetés változása-, előirányzat átcsoportosítása-, vagy tartalék felhasználás szükségessége) keretmódosítások a jóváhagyott keretek kialakításával azonos lépésekben történnek. Amennyiben egy pénzügyi évben az éves előirányzat terhére képzett tartalék felhasználása szükségtelenné válik, a következő pénzügyi évben megvalósítani tervezett feladatok finanszírozására - mint maradványok – forrásként lesz felhasználható. Az előirányzat felhasználás fázisai:
Keretellenőrzésen
alapuló
–
értékhatártól
kötelezettség vállalás, amit 12
független,
teljes
körű
–
o
személyi jellegű előirányzatok vonatkozásában
létszám-,
vagy
illetmény összegének változás(ai) kezdeményezhetnek, o
dologi, felújítási és felhalmozási előirányzatok esetében pedig a beszerzési-,
vagy
szolgáltatás
igényének
megjelenése,
illetve
folyamatos fennállása idéz elő (részletesen lásd az 1. sz. melléklet tartalmazta Kötelezettségvállalás folyamatmodellben).
Központosított, összevont
beszerzés,
amit
az
ennek
végrehajtására
megbízott szervezeti egység(ek) munkatársa(i) az éves beszerzési terv és az intézmények által e-mailben küldött beszerzési igény alapján végeznek (részletesen – a szerződés megkötésétől/megrendelés elküldésétől és nyilvántartásukon át, a teljesítés-, majd a számla befogadásán és pénzügyi teljesítésén keresztül - lásd az 1. sz. melléklet tartalmazta Beszerzés folyamatmodellben). A kiválasztásra kerülő szállító(k)tól olyan szállítási
gyakoriság
igénylendő,
amely
szükségtelenné
teszi
a
készletezést. A felsorolt tevékenységeket - a beszerzést végző(kö)n túl - a Kincstáron belüli (vagy más szervezetben kijelölt) könyvvezetési és pénzügyi funkciót betöltő munkatársak látják el.
Követelések – számlázás támogatások, térítési díjak, átvett pénzeszközök – kezelését szintén a Kincstáron belüli, vagy hozzá rendelt könyvvezetési és pénzügyi funkciót betöltő munkatársak látják el. A követelések kezelésében – a támogatások, térítési díjak, egyéb bevételek várható összegei
bevételi
kötelezettségvállalásként,
a
tényleges
bevételek
számlái/előírásainak könyvelése pedig a bevételeket könyvelő munkatárs feladatát képezi. befizetést nem teljesítő részére díjelőírást és fizetési felszólítást kell készíteni, és azt le kell könyvelni, illetve nyilvántartásba venni. A határidőn túli követelések esetében fizetési felszólítást kell alkalmazni minden típusú kintlévőség esetén is. Az eredménytelen fizetési felszólítások esetén pedig meg kell kezdeni a behajtási eljárást.
Kontrolling funkció tevékenységeit szintén a Kincstári funkciót ellátó szervezet(ek)en
belüli költségvetést kezelő, utókalkulációt ellátó, és
elemzéseket elvégző munkatársak látják el. A funkciót és szereplőit részletesen lásd az 1. sz. melléklet tartalmazta Önköltség számítási folyamatmodellben. A feladat alapú finanszírozás alapjául szolgál ez a funkció, aminek a teljes Önkormányzatra vonatkozó egységes elven és 13
módszerrel való megvalósítása egyben a Kormányzati elvárásnak való megfelelést is eredményezi. A pénzügyi év során a hatékony likviditás menedzsment az alábbi működési változások által biztosító:
Azáltal, hogy
az Önkormányzat teljes
pénzeszköze a költségvetési
elszámolási számlán kezelt, és a Kincstár az intézményi tényleges kifizetéseket
az
ehhez
kapcsolódó
alszámlákon
keresztül
teljesíti,
megvalósul az utófinanszírozás.
A havi gazdálkodási keretekre lebontott előirányzatokon alapuló teljes körű kötelezettségvállalással
megakadályozottá
válik
a
pénzügyileg
nem
teljesíthető kötelezettségek keletkezését.
A kontrolling funkció megvalósulása lehetővé teszi az évközi változások pénzügyi hatásainak meghatározását, döntési alternatívák kidolgozását.
A hatékony létesítmény és vagyon, valamint kintlévőség kezelés gyakorlatának megvalósulását az alábbiak tudják biztosítani:
A létesítménykezelési, üzemeltetési tevékenységek egységes kezelése, és folyamatosan végzetté válása (a létesítményenként kezelt ráfordítások utókalkulált kimutatatása folyamatos értékelhetősége, elemezhetősége).
A létesítmények állapotának, használatának, illetve használhatóságának folyamatos
értékelése,
következő
esetleges
költségvetési
évre
(költségvetési
éven
figyelembeveendő)
belüli,
illetve
változások
előkészítéseként döntés előkészítő számítások készítése.
A határidőn túli követelések behajtási tevékenységeinek maradéktalan végrehajtása.
Az esetenkénti szabad pénzeszközökkel való pénzügyi tevékenységek végzése.
3.3 Költségvetési beszámolás, zárszámadás Ezt a funkciót a teljes Önkormányzat minden intézményére vonatkozóan – a számukra végzett tervezési-, könyvvezetési-, önköltség számítási- és pénzügyi 14
tevékenységek mellett – a Kincstári szervezet(hez rendelt munkatársakkal) látja el. A funkció részét képezi a jogszabályi előírásokon alapuló beszámolási és adatszolgáltatási feladatokon túl, mind az Intézmények, mind a Testület számára vonatkozó
adatszolgáltatásokat,
kontrolling
elemzések
alapján
tájékoztató kidolgozott
szolgáltatása is.
15
adatközléseket, döntés
előkészítő
valamint
a
információk
4
A
JAVASOLT
MODELL
VÁRHATÓ
HOZADÉKAI
ÉS
KÖVETELMÉNYEI
Az intézmények azonos funkcióinak egységessé tétele, azonos elven, és lehetőleg centralizáltan való végrehajtása a párhuzamosságok megszüntetésével nem csak a gazdaságosságot tudja javítani, hanem az egységességből adódóan az információk hitelessége, megbízhatósága is növekszik, összehasonlíthatóságuk megbízhatóvá válik. A tudatos gazdálkodás érvényesülhet a költségvetési év teljes életciklusán, melynek konkrét megnyilvánulásai az alábbiak szerint összegezhető: Az egységes és teljes körűen bevezetendő önköltségszámítás a jogszabályi előírások betartásán túl:
Alapul szolgál a feladatalapú finanszírozáshoz.
A fajlagos költségeket alkalmazva megalapozottá és tudatosabbá teszi a költségvetés tervezését.
Lehetőséget biztosít az önköltség csökkenthetőség vizsgálatára.
Alternatív lehetőségek vizsgálhatóságát biztosítja (pl. azonos feladatok egy-, vagy több intézményben szereplő ráfordításai; azonos funkciót ellátó létesítmények fajlagos ráfordításai).
Az év közbeni feladat volumen-, vagy árváltozások tárgyévi és következő évi pénzügyi várható hatása egyszerűen számszerűsíthetővé válik.
A központosított beszerzés kedvezőbb árkondíciókat tesz elérhetővé, ami kiadás csökkenést eredményez. Az un „kiskincstár” elv és a javasolt kötelezettség vállalási módszer együttes alkalmazása megbízható cash-flow-t eredményez, amely alapján a likvidhitel szükségessége csökkenthető, illetve az időszakosan szabad, leköthetővé váló szabad pénzeszközök bevétel növekedést eredményeznek. A tudatos és folyamatos létesítménygazdálkodás tevékenység alkalmazása a kezelésüket proaktívvá teheti és nem „estenkénti tűzoltási” feladat végrehajtások jelentkeznek. Megakadályozhatóvá, illetve csökkenthetővé válnak az esetleges létesítményekhez működtetésének,
kapcsolódó
veszteségek.
üzemeltetésének
egyetlen 16
Az
összes
szervezethez
létesítmény rendelése
a
párhuzamosság megszüntetése mellett az erőforrások hatékonyabb használatát is eredményezi. Természetesen a jelenleg nem-, vagy nem maradéktalanul működtetett funkciók, illetve tevékenységek megvalósulásának erőforrás igénye is jelentkezik. Ez adott területeken létszám igényt jelenthet, de egy integrált rendszer használatbavétele pedig létszám megtakarítást eredményez. Az
áttekintett
Önkormányzata
szervezeti
és
működésének
működési mind
változásoktól
szervezettsége,
a mind
Nagykőrös
Város
gazdaságossága
területén hatékonyság növekedés és biztonságos működtethetőség várható.
17
5
A MODELL TELJESKÖRŰ BEVEZETHETŐSÉGÉNEK ÜTEMEZÉSE
Az alábbi összefoglaló táblázat tartalmazza a Nagykőrös Város Önkormányzata szervezetére
és
gazdálkodására
vonatkozó
javaslatok
előkészítésének
bevezetésének időbeli besorolását és priorizálását.
Priori-
Rövidtávon
Középtávon
Hosszabb távon
tási
megvalósíthatók (2014
megvalósíthatók
megvalósíthatók
sorsz.
évben)
(2015. évben)
(2016. évben)
1.
Fajlagos költségek
Fajlagos költségek
Fajlagos költségek
kialakítását célzó önköltség
kialakítását célzó
kialakítását célzó
számítási modell
önköltségszámítás
önköltségszámítás
kidolgozása,
részletes kidolgozása,
megvalósítása
megvalósításának
rendszer előkészítése
előkészítése 2.
Párhuzamosságmentes,
Egységes beszerzési
egységes beszerzési
gyakorlat
gyakorlat módszerének
megvalósítása.
kidolgozása. 3.
A szabályozottság kezelésére létrehozni azt a folyamatosan végzendő tevékenységet, amely a napra-kész szabályzatok biztosításán túl rendszeresen ellenőrzi a tényleges gyakorlat és a szabályzatban foglaltak egyezőségét.
4.
A KÖVA-KOM várható tulajdononos szerkezet változás hatásának vizsgálata, szükséges döntések meghozatala.
18
és
Priori-
Rövidtávon
Középtávon
Hosszabb távon
tási
megvalósíthatók (2014
megvalósíthatók
megvalósíthatók
sorsz.
évben)
(2015. évben)
(2016. évben)
5.
Az összes létesítmény üzemeltetése – működtetésére egységes (egyetlen) gyakorlat és szervezet kiválasztása.
6.
Három eltérő számítógépes rendszer helyett egyetlen (gazdálkodó és költségvetési szervezetre is használható) alkalmazás használata (min. alkalmazások egységesítése).
7.
Az előirányzatok
Az előirányzatok
rendelkezésre állásának
rendelkezésre
megfelelő ütemezés
állásának megfelelő
szerinti, teljeskörű
ütemezés szerinti
kötelezettség vállalási
kötelezettség vállalási
gyakorlat
gyakorlat bevezetése
megtervezése.
(likviditás menedzsment első szintje).
8.
Kiskincstár funkció a teljes Önkormányzatra vonatkozó működtetése bevezetése (likviditás menedzsment kiteljesítése).
9.
Kontrolling funkció tartalmi
Kontrolling funkció
19
Az új kontrolling
Priori-
Rövidtávon
Középtávon
Hosszabb távon
tási
megvalósíthatók (2014
megvalósíthatók
megvalósíthatók
sorsz.
évben)
(2015. évben)
(2016. évben)
kidolgozása,
létrehozása,
funkció teljeskörű
működtetésének
működtetése a
bevezetése.
megtervezése.
tervezéstől a működésen át a beszámolásig.
10.
Mind az óvodák, mind a konyhák vonatkozásában a szakmai vezetés összevonása.
20
6
MELLÉKLETEK
6.1 1. számú melléklet: Folyamat modellek 6.1.1 Önköltségszámítás
21
6.1.2 Önköltségszámítás alapjainak kidolgozása
22
6.1.3 Önköltségszámítás gazdálkodónkénti kidolgozása
23
6.1.4 PH havi önköltségszámítása
24
6.1.5 NSZK havi önköltségszámítása
25
6.1.6 KÖVA-KOM havi önköltségszámítása
26
6.1.7 Önköltségek havi/negyedéves/éves kiértékelése
27
6.1.8 Önköltségek elemzése
28
6.1.9 Kötelezettségvállalás nyilvántartás
29
6.1.10Gazdálkodási keretek kialakítása, karbantartása
30
6.1.11Személyi jellegű kifizetések és járulékaik kezelése
31
6.1.12Rendszeres dologi beszerzések kezelése
32
6.1.13Közüzemi szolgáltatók kezelése
33
6.1.14Engedélyezett készpénzes egyedi beszerzések kezelése
34
6.1.15Beszerzés
35
6.1.16Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések előkészítése
36
6.1.17Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések lebonyolítása
37
6.1.18Egyedi beszerzések előkészítése
38
6.1.19Egyedi beszerzések lebonyolítása
39
6.2 2 számú melléklet: A városi kincstári feladatokat ellátó Pénzügyi Szervezet javasolt funkcionalitása
A költségvetési egyensúly fenntartása, a likviditás folyamatos menedzselése, az alábbiak megvalósításával:
az önkormányzat intézményeinek o
pénzellátása,
o
gazdálkodási tevékenységeik ellátása,
o
könyvvezetési tevékenységeik ellátása;
önkormányzat költségvetési elszámolási- és a hozzá kapcsolódó intézményenkénti alszámlák kezelése, vezetése;
előirányzat-felhasználási keretek meghatározása, módosítása;
önköltségszámítás, kontrolling funkciók ellátása;
költségvetés tervezés, pénzügyi információk szolgáltatása.
40
