13. számú melléklet
Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály
I. Fejezet A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodás Főosztály hivatalos megnevezése, adatai Szervezeti egység neve:
Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály
Rövidített név:
Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály
Vezetője:
pénzügyi és gazdálkodási főosztályvezető
Székhelye:
4400 Nyíregyháza, Hősök tere 5.
Telephelye:
4400 Nyíregyháza, Kölcsey út 12-14. 4400 Nyíregyháza, Keleti Márton út 1. 4400 Nyíregyháza, Hősök tere 9. 4400 Nyíregyháza, Széchenyi út 3.
Levelezési címe:
4400 Nyíregyháza, Pf. 199
Telefon:
42/599-350
Fax:
42/599-376
E-mail:
[email protected] [email protected]
Honlap:
http://www.kormanyhivatal.hu/hu/szabolcs-szatmar-bereg
Bélyegzők használata A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztálya az alábbi sorszámú bélyegzők használatára jogosult: Körbélyegzők: Banki bejelentett körbélyegző:
4
Főosztály:
16
Pénzügyi és Számviteli Osztály:
16/1/1
Beszerzési, Beruházási és Üzemeltetési Osztály:
16/2/1
Informatikai Osztály:
16/3/1
Támogatás és Bérgazdálkodási Osztály:
16/4/1; 16/4/2
Fejléces bélyegzők: Főosztály:
16
Pénzügyi és Számviteli Osztály:
16/1/2
Beszerzési, Beruházási és Üzemeltetési Osztály:
16/2/2
Informatikai Osztály:
16/3/2
Támogatás és Bérgazdálkodási Osztály:
16/4/2,16/4/3
II. Fejezet A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály szervezeti felépítése
A Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály feladatai A Pénzügyi és gazdálkodási Főosztály funkcionális feladatokat lát el az alábbiak szerint: a) gazdálkodási feladatok, b) pénzügyi és számviteli feladatok, c) informatikai feladatok. Pénzügyi és Számviteli Osztály funkcionális feladatai
1.
Az osztály dolgozói feladataik ellátása érdekében csoportokra tagolódnak. Az egyes csoportok szerinti feladat megosztás: 1.1. Kötelezettségvállalási, szállítói csoport a) A Forrás SQL programban a megkötött szerződésekről, megállapodásokról, megrendelésekről kötelezettségvállalások vezetése. b) Átutalásos és készpénzes számlák ellenőrzése, nyilvántartásba vétele. c) Átláthatósági nyilatkozatok ellenőrzése, köztartozás mentesség vizsgálata. d) Érvényesítési, ellenőrzési feladatok ellátása, fedezet vizsgálat, ellenjegyzésre, utalványozásra való előkészítés. e) Kapcsolattartás a szállítókkal, szervezeti egységek és járási hivatali dolgozókkal. f)
A Forrás SQL programban rögzített számlák aláírás utáni továbbítása utalás céljából.
g) Szerződések folyamatkísérőinek kezelése. h) Kötelezettségvállalások év végi rendezése. i)
Szállítói egyenlegközlők, fizetési felszólítók intézése.
j)
Havonta tartozásállomány (AT01) elkészítése, továbbítása a Kincstár és a Miniszterelnökség Költségvetési
és
Intézményfelügyeleti
Főosztálya
felé.
Kibővített
tartalommal
a
Miniszterelnökség Kormányhivatali Gazdálkodási Főosztálya részére. k) Aktuális igény szerint szállítói állomány kimutatása a Főosztályvezető részére. l)
A kincstárnál megnyitott, valamint a lakásalap számla forgalmának napi figyelése a rendelkezésre álló és felhasználható keret nyomon követése érdekében, erről napi adatszolgáltatás a Főosztályvezető részére.
1.2. Pénzügyi-számviteli csoport 1.2.1.
Pénzügyi feladatok
a) Előirányzat nyilvántartás vezetése, saját hatáskörű előirányzat módosítások előkészítése jóváhagyásra, jóváhagyást követően kincstári feladás. b) Szállítói és egyéb kifizetések átutalása, a befolyt bevételek beazonosítása, banki anyagok szerelése, könyvelésre való átadása. c) A hivatalt megillető bevételekről – a szervezeti egységektől beérkező anyagok alapján – vevői számla kiállítása, követeléskénti előírása. d) ÁFA bevallások elkészítése, benyújtása.
1.2.2. Könyvelési feladatok a) Közreműködés a Forrás törzsek kialakításában. b) A gazdasági események folyamatos, naprakész nyilvántartása. c) A napi banki anyagok feldolgozása a Forrás SQL programban. d) Az elemi költségvetés és az előirányzat módosítási adatlapok alapján az előirányzatok könyvelése, részletező nyilvántartás vezetése. e) A Támogatási és Bérgazdálkodási Osztály által készített feladás alapján havi bérfeladás könyvelése. f)
A többi osztállyal, szervezeti egységekkel együttműködve az azonosítás alatt álló tételek rendezése.
g) Költségfelosztás, vegyes könyvelési tételek rögzítése. h) Nyitási, zárási valamint a számviteli politikában, számlarendben előírt egyeztetési, könyvelési feladatok elvégzése. i)
Munkáltatói lakáskölcsön számlához, letéti számlához kapcsolódó analitikus nyilvántartás vezetése, az évközben történő pénzmozgások rögzítése.
j)
Havi költségvetési jelentés, negyedéves mérlegjelentés, éves beszámoló elkészítése. A főkönyvi könyvelés és az adatszolgáltatások egyezőségének biztosítása, a mérlegtételek leltárral való alátámasztása.
k) A kincstári és a főkönyvi könyvelés egyezőségének biztosítása, ennek érdekében átutalás kiegészítő szelvény benyújtása. l)
Eseti adatszolgáltatások teljesítése Főosztályvezető, irányítószerv részére.
1.3. Tárgyi eszköz nyilvántartási csoport a) A tárgyi eszközökről, és az azokban bekövetkezett változásokról a Forrás SQL program segítségével analitikus nyilvántartás vezetése. b) Az érvényben lévő jogszabályok és belső szabályzatok alapján értékcsökkenés elszámolása. c) A tárgyi eszköz nyilvántartás és készletnyilvántartás adatainak egyeztetése a főkönyvi könyveléssel. d) A leltározásra vonatkozó belső szabályzat szerint leltározási feladatok előkészítése, lebonyolítása. e) Leltárkörzetek kialakítása, helyiség-és személyi leltárak, illetve az abban bekövetkezett változások naprakész vezetése. f)
Selejtezés előkészítése, döntés után nyilvántartásokon való átvezetése.
g) Negyedéves, éves beruházás statisztikai jelentés elkészítése, h) Éves vagyonkataszteri jelentés elkészítése az MNV ZRT által rendelkezésre bocsátott program felhasználásával. i)
Adatszolgáltatás az Informatikai Osztály részére a KSH felé évente készítendő informatikai
j)
Eszközökről és információs tevékenységről szóló statisztikai jelentéshez.
k) Elmenő dolgozók használatában lévő eszközökről adatszolgáltatás a humánpolitika részére.
1.4. Bírság nyilvántartási csoport a) Az okmányirodák, szervezeti egységek, járási hivatalok által jogszabályi előírások alapján kiszabott és az osztályra továbbított jogerős bírság határozatok alapján a befizetési kötelezettségek előírása a Forrás SQL programban. b) A részletező nyilvántartások pénzügyi adatainak rögzítése excel, illetve az SPS rendszerben annak bevezetését követően. c) A befizetésekről a határozatot hozó szervezeti egységek tájékoztatása. d) Be nem azonosítható bevételek továbbítása beazonosítás érdekében. e) Kapcsolattartás a részletező nyilvántartást vezető, illetve a határozatokat hozó ügyintézőkkel. f)
Adatszolgáltatás teljesítése a Magyar Államkincstár és az FM felé havonta, illetve éves jelentés elkészítése.
g) Havonta a továbbutalandó bevételek elkészítése, utalásra átadása. h) Deviza számlához kapcsolódó adatszolgáltatás teljesítése. Deviza számlához kapcsolódó könyvelési anyagok átadása a pénzügyi és számviteli csoport részére. A Pénzügyi és Számviteli Osztály egyéb feladatai Kapcsolatot tart az Osztály tevékenységét érintő ügyekben a hatáskörrel rendelkező központi és helyi államigazgatási szervekkel, a járási hivatalokkal, a Kormányhivatal szervezeti egységeivel. Megbízás alapján a kijelölt munkatársak részt vesznek a selejtezési, valamint az éves leltározási munkálatok irányításában, lebonyolításában. Elkészíti és folyamatosan karbantartja az Osztály feladatkörébe tartozó szabályzatokat. 2.
Beszerzési, Beruházási és Üzemeltetési Osztály funkcionális feladatai
A Beszerzési, Beruházási és Üzemeltetési Osztály feladatait az alábbi három csoportban látja el: 1) Beszerzési, közbeszerzési és beruházási csoport, 2) Üzemeltetési és vagyongazdálkodási csoport, 3) Gépjármű üzemeltetési és elszámolási csoport. 2.1. Beszerzési, közbeszerzési és beruházási csoport feladatai a) A főosztályoktól és járási hivataloktól beérkező beszerzési, karbantartási, javítási igényeket nyomon követi az elektronikus rendszerben, intézkedik a nyilvántartásukról, a szabályzatban foglaltak
szerinti
engedélyeztetéséről.
A
döntés
előkészítési
javaslatokat,
ellenőrzi,
nyilvántartja és jóváhagyásukat intézi. b) Részt vesz a beszerzések, a központosított és egyéb közbeszerzések előkészítésében és lebonyolításában. A beszerzési tilalom alá tartozó, valamint az egyéb engedélyhez kötött (Miniszterelnökségi, KEKKH, Belügyminisztérium) eszközök, szolgáltatások beszerzése esetében
az
engedélyt
kérő
dokumentációkat
Miniszterelnökség illetékes szervezeti egységéhez.
előkészíti,
azokat
továbbítja
a
c) A főosztályoknál és a járási hivataloknál az irodaszer, nyomtatvány, toner és egyéb a működéshez szükséges igényeket felméri, azokat összesíti, beszerzésüket bonyolítja. Az összesített igények alapján a beszerzett készleteket átveszi, tárolja, helyszínekre történő kiszállítását ütemezi, intézi és koordinálja. d) Figyelemmel kíséri az anyagfelhasználást, és folyamatosan gondoskodik a szakmai, számítástechnikai, sokszorosítási, ügyviteli stb. anyagok, eszközök, nyomtatványok igény szerinti beszerzéséről, kiadásáról. e) Gondoskodik a raktári készletek mindenkor hatályos Készletgazdálkodási Szabályzat szerinti kezeléséről. A Forrás készletnyilvántartó programjában a bizonylatokat elkészíti, a készletmozgásokat folyamatosan figyelemmel kíséri. f)
Részt
vesz
a
közbeszerzések
előkészítésével
és
lebonyolításával
kapcsolatos
munkafolyamatokban. Teljesíti a jogszabályban előírt adatszolgáltatást a központosított közbeszerzésekről a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság részére (KEF), elkészíti és megküldi a közbeszerzési tervet, és módosításait, továbbá az éves statisztikai összegezést a Közbeszerzések Tanácsa és a Miniszterelnökség részére. g) Biztosítja a működéshez- az éves költségvetési tervben jóváhagyott anyagi és technikai feltételeket. 2.2. Üzemeltetési és vagyongazdálkodási csoport feladatai a) Közreműködik az egyes közüzemi szolgáltatásokkal és egyéb üzemeltetéssel kapcsolatos szerződések megkötésében, szükség esetén módosításukat kezdeményezi. Aktív kapcsolatot tart az egyes szolgáltatókkal, a szolgáltatóknál az épületek üzemeltetésével kapcsolatos ügyeket intézi. b) A Kormányhivatalra, az egyes főosztályokra, ill. a járási hivatalokra vonatkozó, a Magyar Posta Zrt.-vel kötött szerződéssel kapcsolatos feladatokat, ügyeket intézi, a postaforgalom alakulásáról negyedévente meghatározott tartalommal adatokat szolgáltat. c) Közreműködik a Kormányhivatal működését érintő szolgáltatási, bérleti, ingatlan használati, üzemeltetési stb. szerződések pénzügyi vonatkozású adatai előkészítésében, megkötésében, a módosítások, tervezetek előkészítésében, véleményezésében. d) A Kormányhivatal egyes szervezeti egységei, járási hivatalai működésével kapcsolatos beérkező közüzemi és szolgáltatási számlák formai és tartalmi ellenőrzését végzi az egyes szerződéseknek való megfelelés szempontjából e) Analitikus nyilvántartást vezet a Kormányhivatal szervezeti egységei (főosztályok, járási hivatalok,) által havonta leolvasott és elektronikus úton beküldött közüzemi mérőórák állásáról (víz, villany, gáz,), valamint ezen adatok alapján a közüzemi szolgáltatási számlák teljesítésgazolását elvégzi. f)
Az üzemeltetéssel kapcsolatos fizetendő közüzemi (víz, villany, gáz, távhő, hulladékszállítás) és egyéb szolgáltatási (takarítás, őrzés-védelem, bérleti díj stb.) számlákat a Kormányhivatal egyes szervezeti egységeire (főosztályok, járási hivatalok) és egyéb, az ingatlanokat használó, bérlő szervezetekre a használt területei arányában egységenként megbontja, meghatározott
nyilvántartásba felvezeti, a számlákat teljesítésigazolással ellátja, vagy koordinálja a szükséges teljesítésigazolással történő átadását. g) A járási hivatalok működéséhez az egyes önkormányzatok által használatra átadott ingatlanok üzemeltetési szerződéseit nyilvántartja, az azzal kapcsolatos üzemeltetési költségekről nyilvántartást vezet, az üzemeltetési költségekről kiállított számlákat ellenőrzi, a szükséges szervezeti egységekre történő megbontással és teljesítésigazolással együtt a Pénzügyi és Számviteli Osztálynak határidőben utalásra átadja. A szerződésekkel kapcsolatos pénzügyi elszámolásokat szerződés szerint félévente, évente elkészíti, ill. az ezzel kapcsolatos egyéb ügyeket is intézi. h) A Megyeháza épületegyüttes üzemeltetésével kapcsolatos szerződésekről nyilvántartást vezet, az ingatlan üzemeltetésével kapcsolatos költségeket meghatározott analitika alapján vezeti, az üzemeltetéssel kapcsolatos számlákat az ingatlant használó szervezetek használati arányában megbontja, majd teljesítésigazolással együtt továbbadja Pénzügyi és Számviteli Osztálynak. Intézi az egyéb szerződésekkel kapcsolatos ügyeket, pénzügyi elszámolásokat. i)
Analitikus nyilvántartást vezet a mobil és vezetékes telefonok használatáról. A számlák meghatározott szervezeti egységenkénti megbontását végzi. Negyedévente kimutatást készít az egyes főosztályok, a járási hivatalok részére a külön szabályzatban meghatározott kereteken felüli mobil- és vezetékes telefonhasználatról. A telefonigényeket, átírásokat, átadásokat, letiltásokat, újra aktiválásokat intézi, valamint kapcsolatot tart a távközlési szolgáltatókkal. Ezen felül intézi a számlareklamációkkal, fizetési felszólításokkal kapcsolatos ügyeket. A hivatali mobiltelefon
készülékek
magáncélú
használatának
elszámolását
és
folyamatos
továbbszámláztatását intézi, valamint a mobiltelefonok szolgáltatási előfizetéseinek a munkavállalók hozzátartozóinak részére történő biztosítását bonyolítja. j)
Intézi az internet előfizetésekkel kapcsolatos ügyeket, tartja a kapcsolatot a szolgáltatókkal.
k) Intézi a vagyonbiztosítással, a kötelező gépjármű felelősségbiztosítással, valamint a Casco- val és egyéb biztosítással kapcsolatos feladatokat. Káreseményekkel kapcsolatos ügyeket intéz és koordinál, kapcsolatot tart a biztosító társasággal. Nemzetközi zöldkártya intézése. l)
Az ingatlanokról tulajdoni formák szerint nyilvántartást vezet, a változásokat folyamatosan követi.
Az ingatlanokkal kapcsolatos üzemeltetési költségekről nyilvántartást vezet. Az
üzemeltetési költségeket a Vagyonkataszter programba folyamatosan feltöltve aktualizálja, változásokat átvezeti. m) Meghatározott rendszeres és eseti adatszolgáltatásokat végez, folyamatosan együttműködve más főosztályok munkatársaival. n) Közreműködik az osztály ill. a munkacsoport feladatkörébe tartozó szabályzatok készítésében.
2.3. Gépjármű üzemeltetési és elszámolási csoport feladatai 2.3.1.
Fuvarszervezés
a) A bejövő fuvar igények (e-mail és VDR) összeszervezése/kielégítése az elvárásoknak (szabályzatok, igénylő elvárásai) megfelelően. b) A megszervezett fuvarok utasainak/érdekeltjeinek és a sofőrök tájékoztatása írásban, vagy VDR-en. c) Módosítási igények és határidő után érkezett igények kezelése.
2.3.2.
Gépkocsik üzemeltetése
a) Szervizeltetések (időszakos szervizek, javítások, gumicserék, klímatisztítások, stb.), műszaki vizsgák, biztosítások, autópálya/útdíj, forgalomból kivonások, értékesítések. b) Szervizek ajánlatainak bekérése, elemzése, szükség szerinti módosítása, jóváhagyása, egyeztetve az érintett gépjármű ügyintézővel. c) Sofőrazonosító Dallas kulcsok és vándor navigációs készülék kiadása-visszavétele és ezek dokumentálása. d) Túlfogyasztások figyelése és kezelése. e) Negyedéves tisztítószer csomagok felvételének kezelése, ellenőrzése. f)
kocsiknál együttműködés
Arval-os
a flottakezelővel: javítások, szervizek, gumicserék
ügyintézése, elbírálása, GPS rendszer (Webbase) helyes működésének figyelése. g) Az üzemeltetéshez szükséges egyéb dokumentumok, engedélyek, igazolványok biztosítása. h) Káresemények dokumentálása, vagy a beérkező dokumentumok ellenőrzése, szükség esetén a baleset
kivizsgálása,
közreműködés
biztosítási
ügyintézésben,
javítások
ügyintézése,
ellenőrzése. i)
Szabálysértési bírságok elkövetőjének beazonosítása, együttműködés a Pénzügyi főosztály és Jogi és Perképviseleti osztállyal, eljárások nyomon követése.
2.3.3. a)
Gépkocsivezetők Munkaszervezése (fuvarok, gépkocsik szervizeltetése, karbantartása, tisztítása, egyéb feladatok)
b) Munkaidő figyelése. c) Szabadságolások biztosítása, összehangolása. d)
Hivatalos munkahelyi információk továbbítása (aláírandók, leadandók, átveendők, e.ü. vizsgálatok, stb.).
e) Személyes panaszaik kivizsgálása, intézkedések meghozatala.
2.3.4.
Nyilvántartások
a) Kezelése, aktualizálása, létrehozása (gk állomány, dokumentációk). b) Eseti adatszolgáltatások biztosítása (Kormányhivatali és Minisztériumi kérésre).
Dokumentációk
2.3.5.
a) Szolgáltatási, beszállítói árajánlatok bekérése, kiértékelése, egyeztetése, döntés előkészítő elkészítése. b) Beszerzési/szolgáltatási megrendelők feltöltése, kezelése, aláírások nyomon követése. c) Hivatali gépjármű vezetői engedélyek kiadása (igények fogadása, ellenőrzése, aláíratása, VDR törzsbe felvitele, visszajuttatása az igénylőnek), visszavétele. d) Magáncélú használat engedélyek kezelése. e) Idegen helyen tárolás (ideiglenes/állandó) engedélyek kezelése (megírás, aláíratás). f)
A szakterületet érintő szabályzatok szükség szerinti aktualizálása.
g) Szerződések kezelése. h) Egyéb dokumentációk/ügyiratok kezelése. Ellenőrzés
2.3.6.
a) Fuvarok, gépkocsivezetők (útvonalak, időpontok, vezetéstechnika, üzemanyag fogyasztás és tankolások). b) Menetlevelek formai és tartalmi ellenőrzése, összehasonlítása a VDR-el és a GPS adatokkal. c) VDR használat rendszeressége, pontossága, szabályszerűsége. d) Gépjármű
ellenőrzések
szúrópróbaszerűen
–
dokumentálva
(gépjárművek
állapota,
üzemeltetési teendők, menetlevél, stb.) e) Beszállítók és szolgáltatók szerződéses kötelezettségeik betartásának ellenőrzése. f)
GPS rendszer működésének (Webbase és SeeMe) figyelése, hiba esetén javíttatása Kapcsolattartás
2.3.7. a) A
járási
hivatalok
és
főosztályok
gépkocsi
ügyintézőivel,
szükséges
információk
átadása/bekérése, igény esetén a működésük támogatása (fuvarok, gépkocsi fenntartási feladatok). b) Beszállítókkal,
szolgáltatókkal
(szerződéses
kötelezettségeik
betartatása),
eredményes
együttműködés biztosítása/fenntartása. c) Folyamatos együttműködés a Főosztály más osztályaival a tevékenységet érintő pénzügyi folyamatok és azok dokumentációival kapcsolatban.
2.3.8.
Egyéb
a) A szakterület működésének folyamatos javítása, fejlesztése. b) A gépjármű menetlevek feldolgozása, pénzügyi elszámolás elkészítése. c) Gépjármű menetlevelek feldolgozása, gépkocsinként megtett km és üzemanyag felhasználás, egyéb költségek elszámolása, nyilvántartása. d) Gépjármű keretek nyilvántartása, rendszeres tájékoztatások küldése az érintettek részére. e) Üzemanyag számlák megbontása, utalásra szabályzat szerinti átadása. f)
Gépjárművekkel kapcsolatos nyilvántartások vezetése, adatszolgáltatások készítése.
Az Informatikai Osztály szakmai és funkcionális feladatai
3.
Az Informatikai Osztály szakmai feladatainak körében végrehajtja az SZMSZ 38. § 1-2 pontjában foglalt feladatokat. a) Üzemelteti a felettes irányító szervezetek iránymutatása, koordinációja, valamint a hatályos kormányhivatali informatikai szabályzatok alapján a Kormányhivatal informatikai rendszereit; b) Ellátja az informatikai rendszerek üzemeltetésével kapcsolatos rendszergazdai és HelpDesk feladatokat; c) Szakmai segítséget nyújt a számítógépes rendszerek használóinak; d) Az információbiztonság (bizalmasság, sérthetetlenség, rendelkezésére állás) fenntartásának érdekében kialakítja az archiválási rendet, az állományokról és meghatározott szoftverekről biztonsági mentést készít, és azok meglétét rendszeresen ellenőrzi; e) A felettes irányító szervezetek irányításával támogatja a felmerülő üzemeltetéssel kapcsolatos feladatokat; f)
A tárgyi eszköz nyilvántartástól független informatikai eszköznyilvántartást vezet, amely részletesen tartalmazza a fő informatikai eszközök és azok részegységeinek paramétereit;
g) Informatikai eszközmozgás esetén a tárgyi eszköz nyilvántartást vezető munkatársakkal közösen gondoskodik a nyilvántartások aktualizálásáról; h) Javaslatot tesz az amortizálódó eszközök tervszerű cseréjére, és a gazdaságosan nem javítható vagy elavult eszközök pótlására; i)
Kidolgozza és felügyeli az ellátandó informatikai feladatokra vonatkozóan az informatikusok helyettesítési rendjét;
j)
Gondoskodik
a szakrendszerek
üzemeltetéshez szükséges
helyi jogosultsági szintek
biztosításáról, a szervezeti egységek vezetői közreműködésével; k) Kialakítja a Kormányhivatal hálózatához, a hálózati csoportokhoz, alkalmazásokhoz való hozzáférés hierarchikus rendszerét, amelyről nyilvántartást vezet. l)
Az Információ Technológiai (a továbbiakban: IT) fejlesztési koncepciónak megfelelően ellátja a különböző felmérések, tesztelések, rendszerfejlesztések megvalósítását;
m) Fejleszti, szükség esetén kialakítja a kormányhivatal számítógépes informatikai rendszereit; n) Figyelemmel kíséri az IT fejlődése során felmerülő új technológiai megoldásokat, megvizsgálja azok a költséghatékony módon történő integrálhatóságát és terveket dolgoz ki az új technológiai fejlesztési lehetőségek bevezetésére vonatkozóan; o) A felhasználók által használt saját fejlesztésű informatikai rendszerek (szakmai alkalmazások kivételével) kezelésének elsajátításához felhasználói leírásokat készít; p) Koordinálja a szervezeti egységeknél az informatikusok által támogatott fejlesztési feladatokat; q) Gondoskodik az informatikusok tudásbázisának fejlesztéséről; r)
Gondoskodik
a
szervezeti
egységek
számítógépes
fejlesztési
és
védelmi
tervének
kidolgozásáról; s) A felettes irányító szervezetek iránymutatása és a kormányhivatal önálló fejlesztési stratégiája alapján támogatja a felmerülő fejlesztéssekkel kapcsolatos feladatokat;
Kormányhivatali szintű Informatikai stratégiai tervet készít;
t)
u) A Kormányhivatal informatikai rendszerét használók számára Informatikai szabályozási portfóliót (informatikai szabályzatok összessége) készít és gondoskodik azok rendszeres felülvizsgálatáról, aktualizálásáról; v) Ellátja az 2013. évi L. törvénnyel (Ibtv.) kapcsolatban felmerülő feladatokat. Az Informatikai Osztály személyi állománya megoszlik a Kormányhivatal szervezeti egységei között. A létszámadatokat tartalmazó táblázat az 1. számú függelékben található meg. Támogatási és Bérgazdálkodási Osztály funkcionális feladatai
4.
4.1. Költségvetéssel, pénzügyi elszámolással foglalkozó csoport feladatai 4.1.1.
Költségvetés készítésével, előirányzatok elemzésével kapcsolatos feladatok
a) A költségvetési évet megelőző évben előzetes költségvetési tervet készít. b) Elkészíti a Kormányhivatal éves költségvetési tervét, a főosztályoktól, a járási hivataloktól, a Kormányhivatal egyéb szervezeti egységeitől beérkező adatok figyelembe vételével. Elkészíti a költségvetés bevételi és kiadási tervéhez szükséges megalapozó számításokat. c) A jóváhagyott éves költségvetés alapján elkészíti az elemi költségvetést, melyet számításokkal dokumentál. d) Az elemi költségvetés elkészítése után könyvelésre átadja a Pénzügyi és Számviteli Osztály részére. e) A Miniszterelnökség, illetve a Magyar Államkincstár részére likviditási tervet készít a költségvetés aktuális, illetve várható adatairól. f)
Figyelemmel kíséri a költségvetés előirányzatainak felhasználását, a vezetői döntésekhez kapcsolatos számítási, elemzési feladatokat elvégzi. Szükség esetén javaslatot tesz a kiemelt előirányzatok módosítására, kiemelt előirányzaton belüli átcsoportosításra, többlettámogatás igénylésére.
g) Szükség esetén támogatás előrehozást kezdeményez a Miniszterelnökség Költségvetési és Intézményfelügyeleti Főosztályánál. h) Folyamatosan figyelemmel kíséri a bevételek és a kiadások alakulását, illetve a kormány megbízotti utasításban meghatározott megtakarítási intézkedések végrehajtását. 4.1.2.Házipénztár kezelési feladatok a) A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli a Pénzkezelési Szabályzatnak megfelelően. b) Gondoskodik, hogy a pénztár kezelése, működése a Pénzkezelési Szabályzatban rögzítettek szerint történjen. c) A pénztáros nyilvántartást vezet a szigorú számadású nyomtatványokról, a hivatal használatában lévő bélyegzőkről. d) Nyilvántartást vezet a pénztárból kiadott előlegekről, elvégzi a kiadott előlegek elszámolását.
4.1.3.Támogatásokkal, szabályzatokkal, nyilvántartásokkal, adatszolgáltatásokkal kapcsolatos feladatok a) Kormányhivataloktól,
központi
költségvetési
szervektől
átvett
feladatokkal
kapcsolatos
megállapodások előkészítése, megállapodás tervezetek véleményezése. b) Nyilvántartja valamennyi gazdasági tárgyú szabályzatot és koordinálja a Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály hatáskörébe tartozó szabályzatok elkészítését, szükség szerinti módosítását. c) Elkészíti és folyamatosan karbantartja az Osztály feladatkörébe tartozó szabályzatokat. d) Kapcsolatot tart az Osztály tevékenységét érintő ügyekben a hatáskörrel rendelkező központi és helyi államigazgatási szervekkel, Kormányhivatal egyéb szervezeti egységeivel. e) A Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályt érintő valamennyi külső és belső ellenőrzéssel kapcsolatos dokumentumokat, valamint az ennek kapcsán készült intézkedési terveket nyilvántartja. f)
A pénzügyi jogszabályok változását figyelemmel kíséri, és erről tájékoztatja az érintetteket.
g) Adatot szolgáltat a jogszabályokban előírt közzétételi feladatok teljesítéséhez (honlap karbantartás, egyéb közzétételi feladatok). h) Analitikus nyilvántartást vezet a Kormányhivatal pénzügyi vonatkozású szerződéseiről. i)
Ellátja az uniós projektekkel, egyéb céltámogatásokkal kapcsolatos feladatokat. Elkészíti a szükséges pénzügyi elszámolásokat, kapcsolatot tart az irányítást, koordinálást végző szakmai szervezettel.
j)
Figyelemmel kíséri a hivatalt megillető bevételek alakulását, a behajtással kapcsolatos intézkedéseket kezdeményezi azon bevételek vonatkozásában, melyeknek ügyében a Bevételek beszedési rendjéről szóló szabályzat szerint a járási hivatalok, szervezeti egységek nem járnak el.
k) Elkészíti és benyújtja a NAV-hoz az adóbevallásokat (cégautó adó, rehabilitációs hozzájárulás). Havonta, illetve negyedévente a bevallásokhoz tartozó befizetések teljesítéséhez a bevallás egy példányát átadja a Pénzügyi és Számviteli Osztálynak. l)
Figyeli a reprezentációs keretek alakulását.
4.2. Szociális és családtámogatási ellátások juttatásával foglalkozó csoport feladatai a) Gondoskodik a járási hivatalok hatáskörében lévő szociális ellátások folyósításához szükséges forrás lehívásáról. b) Gondoskodik a családtámogatási ellátások folyósításához szükséges forrás lehívásáról. c) A járási hivatalok és a Családtámogatási Osztály által hitelesített adatszolgáltatások alapján gondoskodik az ellátások folyósításáról, nyilvántartás vezetéséről, illetve az elszámolásról a megfelelő minisztérium felé. d) Az ellátások folyósításának, pénzügyi nyilvántartásának érdekében folyamatos kapcsolatot tart a járási hivatalokkal és a Családtámogatási Osztállyal. e) Teljesíti a szociális, családtámogatási és lakástámogatási ellátásokkal kapcsolatos havi, negyedéves és éves adatszolgáltatást a Magyar Államkincstár részére.
f)
Megelőlegezett gyermektartásdíj esetében a visszakövetelés érdekében gondoskodik a végrehajtásra történő átadásról.
4.3. Bérgazdálkodással foglalkozó csoport feladatai a) A nem rendszeres és külső személyi juttatásokat, illetve az ápolási díjakat a KIR 3 programban számfejti. b) Igazolások alapján a változó bérek, rendkívüli munkavégzés, műszakpótlék számfejtése. c) Elkészíti a Kincstár Megyei Igazgatósága által rögzített személyi juttatások, illetve az intézményi számfejtések teljesítéséhez az utalványrendeleteket. A KIR 3 programban a Kincstár, illetve a Kormányhivatal által rögzített tételekhez a Kincstár által rendelkezésre bocsátott utaló állományokat továbbítja az utaláshoz. d) Az önkéntes pénztári munkáltatói hozzájárulások és saját tagdíjak utalását előkészíti, a befizetésekhez tartozó adatszolgáltatásokat teljesíti az önkéntes pénztárak felé e) A Kincstár által előállított adó- és járulékbevallásokat egyezteti a teljesített befizetésekkel, ellenőrzi, a feltárt eltérések okát megkeresi. Analitikus nyilvántartást vezet a bevallott és befizetett adókról és járulékokról a NAV által biztosított adófolyószámla kivonattal egyeztetve. f)
A bérkönyveléshez adatokat szolgáltat.
g) Kiállítja a munkáltatói és kereseti igazolásokat. h) A cafeteria rendszer keretében az igényelt juttatásokról a dolgozókat nyilatkoztatja, azokat nyilvántartja, az igényelt juttatásokról analitikus nyilvántartást vezet. i)
Nyilvántartást vezet a nem rendszeres és külső személyi juttatásokról, a besorolási bérekről.
j)
Analitikus nyilvántartást vezet a saját gépjárművek hivatali célra való használatáról.
k) A PÉP program keretében foglalkoztatottak részére kifizetett juttatások visszaigényléséhez, valamint az alkalmazott ösztöndíjasok után igényelhető támogatásokhoz negyedévente kimutatást készít és továbbít a KIH részére. l)
Nyugdíjjal kapcsolatos ügyek ügyintézése. (Időbeszámításhoz adatszolgáltatás, NYENYI adatszolgáltatásának módosítása )
m) Letiltások nyilvántartása, továbbítás a MÁK részére. n) Távollét nyilvántartása, távollét igazolására szolgáló okmányok, jelentések továbbítása a MÁK részére. o) Jogalap nélküli kifizetések (munkabér, kompenzáció) nyilvántartása, rendezése. p) TÁMOP-os elszámolás havi rendezése. A program dolgozói részére kifizetett és a hivatal részére visszatérítendő személyi juttatások nyilvántartása. q) Közfoglalkoztatottak havi elszámolásának nyilvántartása, a hivatal által kifizetett személyi juttatások visszaigénylése. r)
Az éves személyi jövedelemadó bevallás idején a Kincstár által küldött jövedelem- és járulékigazolásokat kiosztja a saját és a külső munkavállalók részére. Az adózási mód választásához szükséges nyilatkozatokat kiosztja. A munkáltatói adóelszámolást választóktól a szükséges mellékleteket összegyűjti és továbbítja a Kincstár Megyei Igazgatóságára.
s) A dolgozókat év elején, illetve az új dolgozókat belépéskor nyilatkoztatja az adóelőleg megállapításánál figyelembe vehető kedvezményekről. 5. A Főosztály vezetése A Főosztály vezetője a kormánymegbízott által kinevezett főosztályvezető, a kormányhivatal gazdasági vezetője. A Pénzügyi és Számviteli osztály a főosztályvezető-helyettes, a Beszerzési, Beruházási és Üzemeltetési Osztályt, Informatikai Osztályt és a Támogatási és Bérgazdálkodási Osztályt osztályvezetők közvetlenül vezetik. A Főosztály további munkakörei: pénzügyi ügyintéző, informatikai ügyintéző, gépjármű koordinátor, raktáros, gépjármű vezető. A Főosztályon belül meghatározott munkakörben dolgozó ügyintézők és egyéb munkavállalók látják el a szervezeti egység feladat- és hatáskörébe tartozó érdemi feladatokat. A Főosztály működése során felmerülő adminisztratív feladatok ellátása, nyilvántartások vezetése az ügyintézők és az egyéb munkavállalók feladata. 5.1. A Főosztály vezetőjének feladatai a) A jogszabályoknak és szakmai követelményeknek megfelelően a kormánymegbízottól, főigazgatótól, igazgatótól kapott utasítás és iránymutatás alapján vezeti a Főosztályt és felelős a szervezeti egységek feladatainak ellátásáért. b) A főosztály feladatkörébe tartozó ügyekben a kormánymegbízott nevében és megbízásából gyakorolja a részére – Kormányhivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában, a Kiadmányozás és helyettesítés rendjéről szóló és egyéb szabályzatában – átruházott kiadmányozási jogkört. c) A jogszabályok és az SZMSZ keretei között meghatározza a Főosztály munkatervét. d) Irányítja és ellenőrzi a gazdasági szervezetet, munkáját megszervezi, vezeti a Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztályt. e) Főosztályon belül felelős az egységes szakmai követelményrendszer érvényesítéséért. f)
Gyakorolja a főosztály kormánytisztviselői tekintetében az átruházott munkáltatói jogokat.
g) Javaslatot
tesz
a
Főosztály
működését
érintő
szervezeti
és
munkaügyi
döntések
meghozatalára. h) Ellátja mindazon ügyeket, amelyeket a kormánymegbízott, a főigazgató, az igazgató eseti vagy állandó jelleggel hatáskörébe utal. i)
A gazdálkodásra és pénzügyekre vonatkozó jogszabályokat betartja és betartatja, a gazdálkodási folyamatok szabályszerűségét biztosítja, a bizonylati és okmányfegyelmet érvényesíti.
j)
Irányítja és ellenőrzi a költségvetési tervezéssel, a beszámolással, információszolgáltatással kapcsolatos tevékenységet és feladatokat.
k) A Hivatalvezetést rendszeres tájékoztatja a gazdálkodással kapcsolatos kérdésekről, a költségvetés teljesítésének helyzetéről, a béralap felhasználásának alakulásáról. l)
A pénzügyi, gazdasági tevékenységet szabályozza, a kapcsolódó szabályzatok és belső utasítások tervezetét elkészítését felügyeli.
5. 2. Osztályvezetők feladatai a) irányítja, szervezi, szakmailag felügyeli, fejleszti és ellenőrzi az adott osztály munkáját b) rendszeresen kapcsolatot tart az osztály munkájával kapcsolatban a Kormányhivatal és a főosztály többi szervezeti egységével, a Kincstárral, a Miniszterelnökség illetékes főosztályával c) biztosítja a költségvetés o
tervezésével,
o
az előirányzatok módosításával,
o
végrehajtásával,
o
beszámoló összeállításával
kapcsolatos feladatok teljesítésének folyamatosságát, szakszerűségét és határidőben történő teljesülését d) biztosítja a költségvetési gazdálkodásra vonatkozó jogszabályok betartását e) biztosítja a pénzügyi fegyelem és a belső szabályzatok betartását. f)
biztosítja az ügyintézés szakszerűségét és az ügyintézési határidők betartását
g) az Informatikai Osztály vezetője az Informatikai Osztály feladatkörébe tartozó ügyekben a Kormánymegbízott nevében és megbízásából gyakorolja a Kormánymegbízott által a Főosztályvezetőn keresztül részére – a Kormányhivatal kiadmányozási és helyettesítési szabályzatában, más belső szabályzatban – átruházott kiadmányozási jogot h) előkészíti az Informatikai Osztály kormánytisztviselői tekintetében a munkaköri leírásokat, gondoskodik a hivatali fegyelem betartásáról i)
az
Informatikai
Osztály
vezetője
dönt
az
Informatikai
Osztály
munkatársainak
munkavégzésének helyéről és jóváhagyásra felterjeszti 5.2.1. Az informatikai üzemeltetési csoportvezető feladatai Az osztályvezető megbízásából és iránymutatása alapján koordinálja az üzemeltetési csoport munkáját, amely keretén belül: a) a Kormányhivatal szervezeti egységeitől az osztályhoz érkező igények és hibabejelentések alapján kiosztja az üzemeltetési csoport munkatársainak a felmerülő funkcionális és szakmai feladatokat és ellenőrzi azok végrehajtását; b) figyelemmel kíséri a szervezeti egységeknél felmerülő funkcionális és szakmai üzemeltetési feladatokat, azok számának fokozódása esetén meghatározza a prioritásokat és szükség esetén dönt a feladatok elvégzésének sorrendjéről; c) kapcsolatot tart fenn a központi szervek informatikai szervezetével a szakmai alkalmazások működőképességének fenntartása érdekében;
d) figyelemmel kíséri a járási hivataloknál felmerülő funkcionális és szakmai üzemeltetési feladatokat, azok számának fokozódása esetén meghatározza a prioritásokat és szükség esetén dönt a feladatok elvégzésének sorrendjéről; e) gondoskodik az informatikai rendszer címtár (AD) szolgáltatás elemeinek napra kész szinten tartásáról, a vírusvédelmi rendszer és a munkaállomás/szerver oldali operációs rendszerek frissítéséről, azok esetleges elmaradása esetén gondoskodik a mielőbbi naprakész szint eléréséről; f)
részt vesz az informatikai vonatkozású szabályozási dokumentumok elkészítésében;
g) javaslatot készít az eszközök áthelyezéséről, kivonásáról és kihelyezéséről, az eszközpark konszolidációjáról; h) amennyiben szükségessé válik az osztályvezető Informatikai Osztály valamennyi munkatársát bevonhatja a kritikus üzemeltetési feladatok ellátásába (pl. vírusfertőzés elhárítása stb.). i)
A fenti feladatkör ellátásával kapcsolatos feladatok – amennyiben van megbízott munkatárs – az érintett munkatárs munkaköri leírásába rögzítésre kerülnek. Megbízott munkatárs hiányában az üzemeltetési csoportvezetői feladatokat az Informatikai Osztályvezető látja el.
5.2.2. Az informatikai fejlesztési csoportvezető feladatai Az osztályvezető megbízásából és iránymutatása alapján koordinálja a fejlesztési csoport munkáját, amely keretén belül: a) szükség szerint kidolgozza a Kormányhivatal informatikai fejlesztési tervét; b) a rendelkezésre álló informatikai eszközök és a humánerőforrás tudásbázisa alapján meghatározza azokat a koncepciókat, amelyek a fejlesztési igények esetén a rendelkezésre álló erőforrásokkal kivitelezhető; c) a felmerülő alkalmazás és egyéb fejlesztési feladatok kapcsán meghatározza a feladatokat a fejlesztési csoport munkatársai részére és rendszeresen ellenőrzi azok végrehajtását; d) az osztályvezető és az üzemeltetési csoportvezető egyetértésével az alkalmazás tesztelési és egyéb fejlesztési eljárásokba szükség esetén bevonhatja az Informatikai Osztály valamennyi munkatársát; e) betartja és betartatja az alkalmazás és egyéb fejlesztési igények esetén a szükséges normatívákat; f)
figyelemmel kíséri a szakmai irányító szervezetek fejlesztési koncepcióit és szükség szerint részt vesz azok végrehajtásában;
g) részt vesz az informatikai vonatkozású szerződések, megállapodások előkészítésében; h) közreműködik
az
informatikai
szakterületet
érintő
pénzügyi
vonatkozású
tervek,
adatszolgáltatások összeállításában, kidolgozásában; i)
részt vesz az informatikai vonatkozású szabályozási dokumentumok elkészítésében;
j)
a fejlesztési folyamatok során, szükség esetén kapcsolatot tart a központi szervek informatikai szervezetével;
k) szakmai javaslatot tesz az üzemelő rendszerek továbbfejlesztésére és/vagy új eszköz-, alkalmazás rendszerek bevezetésére. l)
A fenti feladatkör ellátásával kapcsolatos feladatok – amennyiben van megbízott munkatárs – az érintett munkatárs munkaköri leírásába rögzítésre kerülnek. Megbízott munkatárs hiányában
a
fejlesztési
csoportvezetői
helyettesítésével megbízott munkatárs látja el.
feladatokat
az
Informatikai
Osztályvezető
5.2.3. Az elektronikus információs rendszer biztonságáért felelős személy feladatai a) A 2013. évi L. törvény (a továbbiakban: Ibtv.) által előírt feladatkör kapcsán az elektronikus információs rendszer biztonságáért felelős személy feladatai a következők. b) Az elektronikus információs rendszer biztonságáért felelős személy feladata ellátása során a szervezet vezetőjének közvetlenül adhat tájékoztatást, jelentést. c) Gondoskodik a szervezet elektronikus információs rendszereinek biztonságával összefüggő tevékenységek jogszabályokkal való összhangjának megteremtéséről és fenntartásáról. d) Elvégzi vagy irányítja a fentiek szerinti tevékenységek tervezését, szervezését, koordinálását és ellenőrzését. e) Előkészíti a szervezet elektronikus információs rendszereire vonatkozó informatikai biztonsági szabályzatot. f)
Előkészíti a szervezet elektronikus információs rendszereinek biztonsági osztályba sorolását és a szervezet biztonsági szintbe történő besorolását.
g) Véleményezi az elektronikus információs rendszerek biztonsága szempontjából a szervezet e tárgykört érintő szabályzatait és szerződéseit. h) Kapcsolatot tart a hatósággal és a Kormányzati Eseménykezelő Központtal. i)
Bármely elektronikus információs rendszert érintő biztonsági eseményről a 73/2013. (XII.4.) NFM rendeletben meghatározottak szerint tájékoztatni köteles az Ibtv.-ben meghatározott szervet.
j)
Amennyiben a szervezet mérete indokolttá teszi a szervezeten belül elektronikus információbiztonsági szervezeti egység hozható létre, amelyet az elektronikus információs rendszer biztonságáért felelős személy vezet.
k) Biztosítja az Ibtv.-ben meghatározott követelmények teljesülését: o
a szervezet valamennyi elektronikus információs rendszerének a tervezésében, fejlesztésében,
létrehozásában,
üzemeltetésében,
auditálásában,
vizsgálatában,
kockázatelemzésében és kockázatkezelésében, karbantartásában vagy javításában közreműködők biztonsággal összefüggő tevékenysége esetén. o
ha a szervezet az adatkezelési vagy az adatfeldolgozási tevékenységhez közreműködőt vesz igénybe, a közreműködők biztonsággal összefüggő tevékenysége esetén.
l)
Az
Ibtv-ben
meghatározott
tájékoztatást
kérni.
Ennek
követelmények keretében
teljesüléséről a
jogosult
követelményeknek
a való
közreműködőtől megfelelőség
alátámasztásához szükséges bekérni a közreműködői tevékenységgel kapcsolatos adatot, illetve az elektronikus információs rendszerek biztonsága tárgyában keletkezett valamennyi dokumentumot. m) A helyszíni ellenőrzéssel érintett szervezet elektronikus információs rendszer biztonságáért felelős személye az Ibtv. 12. § c) pontja alapján köteles a Nemzeti Elektronikus Információbiztonsági Hatósággal együttműködni. 6. A Főosztály ügyintézőjének és egyéb munkavállalói feladatai a)
A Főosztály ügyintézője a jogszabályok, a Kormányhivatal egyes szabályzatai és munkaköri leírásában foglaltak alapján a kormánytisztviselőtől és egyéb munkavállalótól elvárható szakmai színvonalon és felelősséggel részt vesz az ügyrendben meghatározott főosztályi feladatok végrehajtásában.
b)
Ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel a kormánymegbízott, a főigazgató, az igazgató, főosztályvezető, osztályvezető megbízza.
c)
Csoporton belül, kijelölés esetén irányítja és koordinálja az adott csoport tevékenységét, napi feladatait,
d)
Közreműködik a Kormányhivatal munkatervének a végrehajtásában.
e)
Részt vesz a munkakörébe tartozó kötelező képzésekben, továbbképzéseken.
f)
Adatokat gyűjt, szolgáltat és rögzít a hivatal számítógépes nyilvántartó rendszerében.
g)
Felelős a beszámolókhoz, jelentésekhez kapcsolódó adatok gyűjtéséért, összegezéséért.
h)
Elkészíti a Főosztály működésével összefüggő statisztikai jelentéseket.
i)
Közreműködik a Főosztály munkatársai által készített szakmai információk Kormányhivatal honlapján történő elhelyezésében.
j)
Összegyűjti az irodaszer, az egyéb kellékanyag és gépjármű igényeket.
k)
Végrehajtja a vezetőjétől kapott rendszeres és eseti jellegű feladatokat, megbízásokat.
l)
A kapott utasítások és határidők figyelembevételével munkaterületén felelős a Kormányhivatal állandó és időszakos célkitűzéseinek, feladatainak megvalósításáért.
m) Munkáját az osztályvezető által kiadott rendelkezések szerint szakszerűen köteles ellátni, a kapott utasítások és határidők figyelembevételével felelős a feladatainak ellátásáért. n)
Köteles a tudomására jutott hivatalos információt a hivatali feletteséhez eljuttatni, indokolt esetben hivatalból eljárást kezdeményezni.
o)
Minden informatikus ügyintézőnek alapvető kötelessége alkalmazni a munkavégzése során a megszerzett informatikai ismereteket, elsajátítani, folyamatosan frissíteni, fejleszteni azokat.
p)
Köteles naprakészen tájékozódni a Kormányhivatalt érintő megjelenő jogszabályokról, megismerni azok tartalmát, önképzés keretében tanulmányozni a vonatkozó jogirodalmat, tájékoztatókat, törekedni az egységes gyakorlat és jogértelmezés kialakítására.
q)
Köteles közreműködni a jogszabály tervezetek véleményezésében, részt venni a munkakörébe tartozó képzésben, továbbképzésben.
r)
Az Informatikai Osztály ügyintéző munkatársainak részletes feladatait, valamint a helyettesítés rendjét a munkaköri leírások tartalmazzák.
A Főosztály dolgozói a főosztály feladat és hatáskörét, a saját munkakörüket és szakterületüket illetően kötelesek önállóan, szakszerűen és törvényesen ellátni, feladatukat elvégezni. Kötelesek a hozzájuk forduló munkatársak, ügyfelek részére szakszerű, udvarias tájékoztatást, felvilágosítást adni. A vezetők, az ügyintézők, az ügykezelők feladatait az SZMSZ- ben foglaltakon túl a munkaköri leírások szabályozzák. A munkaköri leírás a felelősség megállapítására is alkalmas módon tartalmazza a munkakörben ellátandó feladatok jellegét, a tevékenységi kört, a munkáltatói jogkör gyakorlójának megjelölését, a munkakörre vonatkozó sajátos előírásokat és a helyettesítés rendjét. A munkaköri leírásból megállapíthatóak továbbá a munkakört betöltő alá- és fölérendeltségi viszonyai is.
Az elektronikus információs rendszer biztonságával összefüggő feladatok ellátásában részt vevő személyek feladatai A Kormányhivatal tekintetében az informatikai biztonsági megbízott munkatársak végzik az Ibtv. kapcsán e feladatkörbe delegált feladatok végrehajtását. Az informatikai biztonsági megbízotti feladatkör az érintett munkatársak munkaköri leírásában rögzítésre kerül.
III. Fejezet Munka- és ügyfélfogadás rend Általános munkarend A Pénzügyi Főosztályra vonatkozó munkarend: Hétfőtől – csütörtökig: 8:00 – 16: 30 óráig, pénteken: 8:00 – 14:00 óráig. A munkaközi szünet (ebédidő) 11:30 – 14:00 óráig (30 perc időtartamban) jár azokon a napokon, amikor a munkaidő a napi 6 órát meghaladja. Munkaidőben a munkahelyről eltávozni a közvetlen felettes engedélyével lehet. Az általános munkarendtől eltérni Kormánymegbízott egyedi írásos engedélyével lehet. Az Informatikai Osztály szakmai üzemeltetési és üzemmenet folytonossági kötelezettségeinek biztosítása érdekében az Informatikai Osztály személyi állománya tekintetében az általános munkaidőtől való folyamatos (állandó) eltérést a Kormánymegbízott, míg az eseti eltérést az osztályvezető engedélyezi. A munkahelyéről önhibáján kívül távol maradó dolgozó akadályoztatásának tényéről haladéktalanul köteles az osztály vezetőjét értesíteni.
IV. Fejezet HELYETTESÍTÉS RENDJE A főosztályvezető távolléte vagy akadályoztatása esetén a főosztályvezető-helyettes látja el a helyettesítés. A főosztályvezető-helyettes és az osztályvezető távolléte esetén a munkaköri leírásban meghatározott ügyintéző látja el a vezető helyettesítését. A helyettesítésre vonatkozó további szabályokat a munkaköri leírások tartalmazzák.
V. Fejezet A Főosztály belső és külső kapcsolattartásainak módja, szabályai Belső kapcsolattartás a) A főosztályvezető közvetlen kapcsolatot tart a Kormánymegbízottal, a Főigazgatóval, az Igazgatóval, valamint a Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály kormánytisztviselőivel, kormányzati ügykezelőjével, egyéb munkavállalóival, a Kormányhivatal további szervezeti egységeinek
vezetőivel,
főosztályvezetőivel,
osztályvezetőivel,
kormánytisztviselőivel,
kormányzati ügykezelőivel, munkavállalóival. b) Az osztályvezetők közvetlen kapcsolatot tartanak a főosztályvezetővel, a Pénzügyi és Gazdálkodási
Főosztály
munkavállalókkal,
a
kormánytisztviselőivel,
Kormányhivatal
további
kormányzati szervezeti
ügykezelőjével, egységeinek
egyéb
vezetőivel,
főosztályvezetőivel, osztályvezetőivel, kormánytisztviselőivel, kormányzati ügykezelőivel, munkavállalóival.
Feladatkörét
érintően
a
vezetőn
keresztül
tart
kapcsolatot
a
Kormánymegbízottal, a Főigazgatóval és az Igazgatóval. c) Az Informatikai Osztály tevékenysége során együttműködésre kötelezett a feladatkörébe tartozó, de más szervezeti egységek feladatkörét is érintő ügyekben az érdekeltekkel egyeztetve köteles eljárni. Az egyeztetésért annak a szervezeti egységnek a vezetője a felelős, akinek a feladat elvégzése munkaköri kötelezettségét képezi. Az Informatikai Osztály egészét érintő kérdésekben folytatott megbeszélésekről, konzultációkról az ügyintézésért felelős személyeknek tájékoztatni kell az osztályvezetőt. Értekezletekre vonatkozó általános szabályok a) Az értekezlet összehívásáról az értekezlet vezetője által kijelölt személy gondoskodik. b) Az értekezleten elhangzottakról, az ott meghatározott feladatokról, iránymutatásokról és tájékoztatásokról emlékeztető készül, melyet az értekezlet vezetője hagy jóvá. Az emlékeztetőt
az
értekezlet
résztvevői
és
az
értekezleten
meghatározott
feladatok
végrehajtásáért felelősök rendelkezésére kell bocsátani. c) Főosztályon belül havonta illetve szükség szerint főosztályvezetői, osztályvezetői és munkacsoport értekezleteket kell tartani. Külső kapcsolattartás a) A Pénzügyi és Gazdálkodási Főosztály feladatkörébe tartozó szakmai ügyben – a nyilatkozati rendről
szóló
mindenkor
hatályos
normatív
utasítás
figyelembevételével
–
a
Kormánymegbízott vagy az általa megbízott nyilatkozik. b) A főosztályvezető és osztályvezetők feladataik ellátása során szóban kapcsolatot tartanak az irányító szerv szervezeti egységeinek vezetőivel és munkatársaival, a minisztériumok és más központi államigazgatási szervek szervezeti egységeinek vezetőivel és munkatársaival, a szakmai irányító szerv vezetőjével és munkatársaival, a helyi önkormányzatok és szerveik vezetőivel, a központi államigazgatási szervek területi szervei vezetőivel, a Megyei Államigazgatási Kollégium tagjaival, a civil szervezetek, egyesületek országos és megyei
szintű szervezeteinek vezetőivel, munkatársaival. Részükre igény esetén megadja a szükséges szakmai segítséget, tájékoztatást. c) A kormánytisztviselő a feladatkörének ellátása során szóban kapcsolatot tart a helyi önkormányzati hivatalok, illetve a központi államigazgatási szervek területi szerveinek köztisztviselőivel illetve kormánytisztviselőivel, a civil szervezetek, egyesületek országos és megyei szintű szervezeteinek munkatársaival. d) A tájékoztatási tevékenység során a minősített adat kezelésére, a személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó szabályokat be kell tartani, a nyilatkozat nem járhat mások személyhez fűződő jogainak sérelmével. e) Az Informatikai Osztály vezetője és munkatársai feladat - és hatáskörükhöz igazodóan kapcsolatot tartanak: o
a Miniszterelnökség, a Belügyminisztérium, a Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal és a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatal belső szervezeti egységeinek vezetőivel és munkatársaival,
o
a minisztériumok és más főhatóságok belső szervezeti egységeinek vezetőivel és munkatársaival,
o
az államigazgatási feladatokat ellátó államigazgatási hatáskörrel, hatósági jogkörrel rendelkező helyi önkormányzati szervekkel,
o
a megyében működő területi államigazgatási szervekkel, valamint azok felettes szerveivel és irányító minisztériumaival,
Az ügyintéző kapcsolat tartási kötelezettségét a munkaköri leírása tartalmazza.
