0
MAGYAR TUDOMÁNYOS AKADÉMIA Agrártudományi Kutatóközpont
Szabályzat a külföldi kiküldetésről és a külföldi vendégek fogadásának rendjéről
Martonvásár, 2015. január 15.
_________________ Dr. Balázs Ervin mb. főigazgató
Szabályzat külföldi kiküldetésről és a külföldi vendégek fogadásának rendjéről I. Általános rendelkezések 1.) Személyi hatály: Jelen szabályzat személyi hatálya kiterjed -
a Kutatóközponttal közalkalmazotti jogviszonyban álló, vagy megbízási szerződéssel foglalkoztatott munkatársra
-
a Kutatóközpont pályázataiban résztvevő valamennyi jelen bekezdés a) pontja szerinti munkatársra, ha a kiutazására a pályázat keretében kerül sor,
-
a Kutatóközpont által fogadott külföldi vendégekre.
2.) Szervezeti hatály A jelen szabályzat szervezeti hatálya kiterjed a Kutatóközpont egészére, beleértve az E-1312/2011 számú Alapító Okiratban feltüntetett intézeteket és kísérleti telepeket. 3.) Jelen szabályzatban foglaltakat kell alkalmazni − az 1./ pont alatt meghatározott személy(ek) bármilyen célú kiutazására, így különösen a hivatalos kiküldetésre, szakmai célú kiutazásra, az ösztöndíjas tanulmányútra, a két vagy többoldalú nemzetközi megállapodás keretében történő kiutazásra, a külföldi munkavállalásra, − a külföldi kiutazással kapcsolatos, illetve a külföldi tartózkodás során felmerülő költségek megtérítésére, − a külföldi vendégek fogadására és az elszámolható költségekre. II. Értelmező rendelkezések 1.) Hivatalos külföldi kiküldetés: a Kutatóközpont, mint kifizető, főigazgatója által elrendelt (engedélyezett) és a Kutatóközpont képviseletében történő kiutazás, amelyre a Kutatóközpont oktatási, tudományos vagy gazdasági érdekkörében kerül sor. Így különösen amely a − nemzetközi szerződések alapján, ideértve a tudományos intézetek közti cserét is, − EU-s és egyéb, külföldi valamint hazai pályázatok keretében, 1
− nemzetközi konferencián, más szakmai-tudományos rendezvényen való részvétel, − ösztöndíjas tanulmányút keretében, − egyéb szakmai célú kiutazás keretében történik. 2.) Külföldi munkavállalás: a Kutatóközpont főigazgatója által engedélyezett, jövedelemszerzés céljából saját kezdeményezésre, vagy meghívásos alapon külföldön történő munkavégzés. 3.) Külföldi vendég fogadása: − külföldi vendégek meghívása, fogadása szakmai (oktatási, tudományos, gazdasági) célból, így különösen: − együttműködő kutatóintézettel, vagy szakmai szervezettel két- vagy többoldalú szerződésben meghatározott vendégfogadás, − szakmai konferenciák megrendezése, − ösztöndíjak és tanulmányutak, pályázatok résztvevőinek fogadása, − külföldi vendégkutatók fogadása, − külső Tanácsadó Testület tagjainak fogadása, − egyéb jellegű meghívások. 4.) Kiküldetési rendelvény: a Kutatóközpont, mint kifizető, által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a kiküldetés célját, időtartamát, útvonalát, az utazás költségtérítését, valamint a költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat. III. A kiutazás engedélyezése 1.) Előzetesen engedélyeztetni kell minden olyan, Magyarország határain túlra történő kiutazást, amelyet a jelen szabályzat hatálya alá tartozó személyek hivatalos külföldi kiküldetés keretében bonyolítanak le. 2.) A kiutazást a Kutatóközpont főigazgatója, - és átruházott munkáltatói jogkör alapján a keretgazda - engedélyezi.
2
3.) A jelen szakasz fejezet szerinti kiutazásokat a gazdasági ügyintéző tartja nyilván. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a kiutazó nevét, beosztását, tudományos fokozatát, a kérelemben megjelölt ország nevét, a kiutazás időtartamát és célját. 4.) A kiutazás engedélyezésének előfeltétele a kiutazás pénzügyi fedezetének megléte. A pénzügyi fedezet meglétét a keretgazda igazolja és az arra illetékes pénzügyi szakember ellenjegyzi (3.sz. melléklet). 5.) A kiutazás engedélyezésének további feltétele a külföldi tartózkodás időtartamára élet, baleset- és betegségbiztosítás utazási biztosítás megkötése, valamint a 2., és 2/a. sz. mellékletek szerinti nyilatkozatok kitöltése. 6.) Költségvetési előirányzatból, valamint pályázat illetve szerződés alapján megvalósuló kiküldetésnél a fedezetet kiadási kötelezettségként rögzíteni kell. 7.) A kiutazó részére a külföldi tartózkodás idejére költségtérítés adható, mely a Kutatóközponttal közalkalmazotti jogviszonyban álló dolgozó és a megbízási jogviszonyban foglalkoztatott esetében tartalmazhatja az: − − − − −
utazási költséget, szállás költséget, regisztrálási díjat, biztosítási díjat, egyéb dologi költségeket.
8.) A kiutazót csak a külföldön ténylegesen eltöltött időtartamra illeti meg költségtérítés. 9.) A költségvetési előirányzatból finanszírozott kiutazás esetén az engedélyező jogosult esetenként meghatározni azt, hogy a 6./ pontban felsorolt költségtérítések közül − melyek az igénybe vehetők, − mennyi azok mértéke a jelen szabályzat és a jogszabályok keretei között. 10.) Pályázat vagy más külső forrás (önálló projekt, alapítvány stb.) keretében megvalósuló kiutazás esetén a költségtérítés fajtáit, azok mértékét és az igénybevétel (elszámolás) módját a támogatást nyújtó szabályozza. A konkrét kifizetési tételekről a projekt lebonyolításáért felelős személy vagy testület (programkoordinátor, projektfelelős) dönt. Ennek hiányában a jelen szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni az igénybe vehető költségtérítés megállapításánál. IV. Költségtérítések elszámolása 1.) A kiutazás módjáról és az utazási költség megtérítéséről a jelen fejezet rendelkezik. E rendelkezéseket pályázat alapján, illetve pályázat megvalósítása keretében történő kiutazásra akkor lehet alkalmazni, ha a konkrét pályázat másképp nem rendelkezik.
3
2.) A kiutazó az utazását úgy köteles megtervezni, hogy a célállomást a lehető legrövidebb úton és a leggazdaságosabb módon érje el. A kiutazó igénybe vehet: vonatot (II. osztály + hálókocsi), autóbuszt, kompot, repülőgépet (economy class), illetőleg – az erre vonatkozó engedély alapján – saját gépkocsit, szívességi alapon használt gépjárművet. 3.) Szállásköltség megtérítése során a szállásköltség igénybe vehető összegét előzetes szállásfoglalás alapján kell megállapítani, ettől indokolt esetben lehet eltérni. A kiküldetés időtartamára csak számlával igazolt szállásköltség számolható el. A szállásköltségről szóló számlának kötelezően a Kutatóközpont nevére kell szólnia. 4.) Ha az ellenérték megfizetése az utazás előtt valósul meg, akkor az a Kutatóközpont nevére szóló számla ellenében átutalással (pl.: repülőjegy, repülőtéri illeték) történik, utólagos elszámolás esetén a Kutatóközpont nevére szóló számla és utazási jegy átadása ellenében valósul meg. Repülővel történő utazás esetén a beszállókártyát is csatolni kell. A vasúttársaság által kiadott „számlaigazolás” önmagában nem bizonylata az utazási költség elszámolásának. 5.) Taxi-költség kiutazáskor az indulási címtől a repülőtérig, az érkezést követően a repülőtérről a szállásig, illetve hazautazáshoz a szállástól a repülőtérig tartó utazásra, érkezés után a repülőtérről az indulási helyig számolható el. Ezen felül külföldön tartózkodás idejére csak akkor számolható el taxi-költség, ha azt a pályázati elszámolás feltételei megengedik, illetve egyéb keret rendelkezésre áll. Minden esetben szükséges a keretgazda előzetes engedélye taxi, vagy taxi rendszerű utazás igénybe vétele előtt. 6.) Abban az esetben, ha a regisztrációs költség átutalása interneten keresztül történik, az ennek kapcsán kiállított, az eredeti számlának megfelelő adattartalmú dokumentumokat számlát helyettesítő okmányként el kell fogadni, amennyiben a regisztrálás visszaigazolása egyértelműen bizonyítható. 7.) Személygépkocsi használata esetén a költségtérítés az intézet mindenkor hatályos gépjármű üzemeltetési szabályzatában foglaltak szerint számolható el: a) saját tulajdonú gépkocsi esetén: a kiküldetési rendelvény alapján a NAV által közzétett érvényes üzemanyagár, fogyasztási norma és a mindenkori jogszabály szerinti normaköltség alapján (melynek elszámolása az 5. sz. melléklet alkalmazandó); b) szívességi használatra kapott jármű használata esetén: a kiküldetési rendelvény alapján a NAV által közzétett érvényes üzemanyagár, fogyasztási norma számolható csak el, a normaköltség nem. 8.) A 7./ pontban meghatározott mindkét esetben a gépkocsi használatát engedélyeztetni kell a főigazgatóval. Az előírt feltételek hiányában költségtérítés személygépkocsi használatra nem fizethető. Az egy személygépkocsival utazók esetén csak a költséget ténylegesen viselő jogosult a költségtérítés elszámolására. Az elszámolást külön nyomtatványon kell benyújtani.
4
9.) A kiutazás időtartama alatt felmerülő utazási költségek fedezetére – az általános szabályok szerint - előleg adható, az alábbi kivételekkel: - a kiküldetés tárgyát képező tevékenységért járó munkadíjat/megbízási díjat/egyéb költségtérítést a kiutazó részére a fogadó külföldi intézmény finanszírozza, annak a kiutazó bankszámlájára történő átutalásával, úgy a kiutazó személy előleg felvételőre és költségtérítésre nem tarthat igényt. Kivételt képeznek ez alól a tudományos segédmunkatársak. Esetükben a mindenkori főigazgató előleg folyósítását külön kérelemre engedélyezheti. - a kiküldetés tárgyát képező tevékenységért járó munkadíjat/megbízási díjat/egyéb költségtérítést a kiutazó részére a fogadó külföldi intézmény finanszírozza, annak az MTA Agrártudományi Kutatóközpont bankszámlájára történő átutalásával, úgy a kiutazó személy előleg felvételére és költségtérítésre igényt tarthat. 10.) A kiküldetést elrendelő, vagy a szakmai célú kiutazást engedélyező döntése alapján a kiküldött a Kutatóközpont nevére szóló számlával, vagy az árat tartalmazó jegy átadásával (pl. helyi közlekedés) további dologi költségek elszámolását is engedélyezheti. 11.) A kiküldetési költségeket a kiküldetési rendelvény és az ahhoz csatolt bizonylatok alapján a hazatéréstől számított 8 munkanapon belül kell elszámolni. Az úti elszámolásban a külföldön felmerült költségeket abban a pénznemben kell feltüntetni, melyben azok felmerültek. 12.) Ha a költségtérítés összege magasabb, mint a felvett előleg, akkor a kiküldött az utólagos kifizetést kérheti forintban. Amennyiben a költségtérítés összege alacsonyabb a felvett előleg összegénél, akkor a visszafizetés teljesíthető forintban átutalással, vagy készpénzben a Kutatóközpont Pénztárában. 13.) Előleget kizárólag a Kutatóközponttal közalkalmazotti jogviszonyban álló dolgozó vehet fel. 14.) A költségek utólagos megtérítése esetén a forintra történő átszámítás a kiadás teljesítése időpontjában érvényes MNB közép árfolyamon történik. Ez alól kivételt képez, ha az adott külföldi pénznemben kifizetett összegről bármely pénzintézet által – a magánszemély nevére és a teljesítéstől számított 15 napon belül – kiállított valutavételi bizonylattal rendelkezik az elszámolásra kötelezett, mert ekkor a bizonylaton szereplő árfolyamot alkalmazhatja a forintra történő átszámításhoz. A bizonylaton szereplő az adott tételhez kapcsolódó bank költséget a kiküldött részére meg kell téríteni. 15.) A kiutazási engedély alapján forint előleg vehető fel, legfeljebb az utazás megkezdése előtt 8 nappal. Az előleggel kamatmentesen a hazaérkezéstől számított 30 napon belül lehet elszámolni, ezen határidő leteltét követően az előleget kamat terheli. Az előleg visszafizetési kötelezettségért és a határidőn belüli szabályos elszámolásért a kiküldöttet anyagi és fegyelmi felelősség terheli. 16.) A kiutazó útjáról úti jelentést köteles készíteni a hazaérkezést követő 14 napon belül, amelyet az engedélyezőhöz kell benyújtani. 5
17.) Szakmai beszámoló készítése szükséges minden esetben a 4. sz. melléklet szerint, valamint: a) pályázati kiutazásnál meghatározott módon,
a
támogatást
biztosító
(kiíró)
által
b) az Európai Unió költségvetési alapjainak pályázataiból közvetlenül finanszírozott valamennyi külföldi út és konferencia részvétel alkalmával a pályáztató által meghatározott tartalommal és formátumban, c) a két- vagy többoldalú nemzetközi szerződésen alapuló kiutazás esetén . 18.) A szakmai beszámoló egy eredeti példányát mindegyik esetben le kell adni az illetékes intézet igazgatója részére.
V. Külföldi kiutazás esetén adható napidíj 1.) A kiküldetésben lévő közalkalmazott részére a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 3. sz. melléklet II. 7. b) pontja szerinti külföldi kiküldetésre tekintettel megszerzett bevételként (a továbbiakban a jelen szabályzatban: napidíj) a rendeletben rögzített összeg fizethető, figyelemmel a Magyar Tudományos Akadémia által e tárgyban közzétett elnöki határozatban foglaltakra is. Az árfolyam elérhető a http://www.mnb.hu/arfolyam-lekerdezes honlapon. 2.) A napidíj a közalkalmazottat a kiküldetés napjaira illeti meg a ’’ A külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről’’ szóló 285/2011. (XII. 22.) Kormányrendelet 3. §-ban meghatározott számítás szerint. 3.) A közalkalmazotti jogviszonyban a munkavégzés alóli mentesítés időtartama alatt, keresőképtelenség idejére, fizetés nélküli szabadság, külföldi távmunka, alkotói szabadság, egyéb távollét esetén, valamint a közalkalmazotti jogviszony megszűnését követően napidíj nem folyósítható. 4.) A Kutatóközpont az 1. számú melléklet szerinti napidíjakat fizeti.
VI. Kiutazás és külföldi vendég fogadása intézményi megállapodás alapján 1.) Kiutazásra, illetve külföldi vendég fogadására a nemzetközi kapcsolatok keretében, a Kutatóközpont és a tudományos partner által kötött szerződés alapján, az abban foglalt feltételek mellett is sor kerülhet a költségek kölcsönös viselése mellett. A szerződésben a fogadó felek rögzíthetik a kiutazási napok maximális keretszámát és a 6
fogadható vendégek létszámát. A fogadó felek feltételül szabhatják, hogy a kiutazás csak előzetesen egyeztetett közös munkatervi pont alapján történhet. 2.) Külföldi vendég meghívása: a.) pályázat keretében, b.) a Kutatóközpont és a tudományos partner által megkötött szerződések szerint, c.) egyéb nemzetközi kapcsolatok alapján a fogadó szervezeti egység költségvetési kerete terhére történhet. A meghívás, a program előkészítése és lebonyolítása a fogadó szakmai szervezeti egység együttműködése alapján történik a főigazgató előzetes engedélyével, a gazdasági igazgató ellenjegyzése alapján. 3.) Intézmények közötti megállapodás alapján történő kiutazás/fogadás esetében a tartózkodás költségeit a fogadó fél, a kiutazás költségeit az engedélyező fél fedezi. 4.) A kiutazási engedély névre szóló, határozott idejű. A kiutazási engedély a fedezet meglétének igazolásával (melyet a pénzügyi fedezetért felelős vezető ellenjegyez) érvényes, amit kiadási kötelezettségként nyilvántartásba kell venni. 5.) Amennyiben - az intézmények közötti megállapodás másképp nem rendelkezik elszámolható költségek: a) a kiutazónál kizárólag az utazás költsége, b) a fogadott vendégek esetében az oktatási, kutatási tevékenység ellátásáért adott díjazás és szállásköltség.
VII. Pályázat útján elnyerhető ösztöndíjas kutatómunka 1.) A 30 napot meghaladó ösztöndíjas tanulmányútra/kutatómunkára a jelen szabályzatban meghatározott általános szabályokat a jelen fejezetben leírt kiegészítésekkel kell alkalmazni. 2.) A pályázni kívánó a Kutatóközponttal teljes munkaidős / heti 40 órás / közalkalmazotti jogviszonyban álljon és tudományos munkakörbe legyen besorolva. 3.) Eljárási rend: Az ösztöndíj megpályázását az illetékes intézet igazgatójával előzetesen, írásban engedélyeztetni kell, megjelölve a: aa.) pályázó nevét, ab.) kiírót, ac.) az ösztöndíjasként töltendő időtartamot naptárszerűen, ad.) a helyet (országnév, településnév, intézet, vagy intézmény neve, pontos címe, irányítószámmal), 7
ae.) az ösztöndíjas munkát irányító személy nevét és tudományos, illetve hivatali titulusát, af.) milyen feladat elvégzésére, tudományos ismeret megszerzésére irányul az ösztöndíjas munka és ez hogy adaptálható a Kutatóközpontban 4.) A fenti előzmények után elnyert pályázat esetén, a Kutatóközpont főigazgatójához címezve, írásbeli kérelemmel kell élni, amely tartalmazza: ba.) Az a.a.) – af.) pontban felsoroltakat bb.) Azt a kifejezett kérelmet, hogy az ösztöndíj teljes időtartamára, illetve amennyiben az a három hónapot meghaladja, maximum három hónapi időtartamra a Kutatóközpont az ösztöndíjas részére közalkalmazotti alapilletményének 70 %-át folyósítsa, bankszámlájára történő átutalással. bc.) Amennyiben az ösztöndíjas szolgálati lakással, vagy férőhellyel rendelkezik, a kérelemben arra is ki kell térni, hogy a Kutatóközpont ezen lakást illetve férőhelyet részére továbbra is fenntartja az ösztöndíjas időszak teljes időtartamára, a szokásos költségek (pl. lakbér, fűtési költségek, stb.) kérelmező részéről megfizetése mellett. A szolgálati lakás, vagy férőhely a külföldi tartózkodás időtartamára nem engedhető át sem ingyenesen, sem ellenérték fejében, sem részben, sem egészben más(ok)nak bd.) Három hónapot meghaladó ösztöndíjas időtartam esetén fizetés nélküli szabadság engedélyezését a három hónap és az ösztöndíj lejártáig terjedő időtartamra azzal, hogy az ösztöndíjas a fizetés nélküli szabadság időtartamára a lakóhelye szerint illetékes biztosítási intézménnyel a biztosítása folyamatosságát és annak feltételeit maga rendezi. be.) Az illetékes tudományos intézeti igazgató ( amennyiben nem elérhető, akkor szervezetszerű helyettese) előzetes, támogató írásbeli hozzájárulását a kérelemre rávezetve. bf.) Az ösztöndíjas elérhetőséget (pontos cím, irányítószámmal, vezetékes telefon, mobiltelefon, fax, e-mail.) A közalkalmazotti alapilletmény 70 %-a folyósításának további feltételei: a.) Az alapilletmény 70 %-a – amennyiben az ösztöndíj időtartama egybefüggően meghaladja a három hónapot – csak az első három hónapban és folyamatosan, tehát megszakítás nélkül folyósítható. b.) Egy naptári évben több, rövidebb időtartamú ösztöndíj esetén (pl. 5x1 hónap) a folyósítás maximális időtartama csak három hónap lehet, az ezt meghaladó időtartam a fizetés nélküli szabadság jogcímén adható ki. A feltételrendszer ebben az esetben is az 1.) és 2.) szerint történik. Egyéb jogcímek: Az ösztöndíjas részére a közalkalmazotti alapilletmény 70 %-nak folyósítása kizárólag jelen szabályzatban foglalt feltételek betartása esetén biztosítható. 5.) Ha az ösztöndíjas tanulmányútra jelentkező közalkalmazott - külföldi tartózkodása alatt, a három hónapos időtartamon belül is - egyáltalán nem látja el munkaköri feladatait, akkor fizetés nélküli szabadságot kell kérelmeznie a főigazgatótól. Az engedélyezéssel 8
egyidejűleg a távollét idejéről a szervezeti egység vezetője írásban értesíti a gazdasági igazgatót. 6.) Ha az ösztöndíjas tanulmányúton résztvevő közalkalmazott kint tartózkodása alatt munkaköri feladatait részben ellátja, akkor folyósítható részére az alapilletmény 70%-a. Ekkor meg kell állapodni az ellátandó feladatokról, a feladatellátás módjáról, továbbá a pótlékok erre az időszakra eső visszavonásáról. A megállapodást a munkáltatói jogkör gyakorlója írja alá. 7.) A munkáltatói jogkör gyakorlója a 6./ szerinti megállapodás egy példányát – a kiutazást legalább egy héttel megelőzően – köteles megküldeni a gazdasági igazgatónak. 8.) A gazdasági igazgató a megállapodás alapján elkészíti a közalkalmazotti kinevezés átmeneti módosítását (átmeneti kinevezés-módosítás) három példányban és elfogadásra (aláírásra) megküldi a munkáltatói jogot gyakorló vezetőnek. 9.) Aláírást (elfogadást) követően az átmeneti kinevezés-módosítás egy példányát a szervezeti egység vezetője megküldi a gazdasági igazgatónak. 10.) A közalkalmazottnak a határozott időtartam lejártát követő munkanapon – közvetlen munkahelyi vezetőjénél - munkavégzésre kell jelentkeznie, az 1992. XXXIII: törvényben (Kjt.) meghatározott jogkövetkezmények terhe mellett. A kiutazásról való visszatértést követő nappal a közalkalmazott illetménye és pótlékai az eredeti kinevezés szerint kerülnek folyósításra. 11.) A szervezeti egység vezetője az ösztöndíjas távollét megszűnését követő munkavégzésre történő jelentkezésről tájékoztatja a gazdasági igazgatót és a közalkalmazott eredeti munkakörében történő foglalkoztatására, az átmeneti kinevezés-módosítás megszüntetésére igazoló munkaügyi irat elkészítésére vonatkozóan intézkedést kezdeményez. VIII. Külföldi munkavállalás 1.) A főigazgató – a közalkalmazott előzetes kérelme alapján - engedélyezhet külföldi munkavállalást. Az engedély egy példányát, az aláírással egyidejűleg a gazdasági igazgató részére meg kell küldeni. 2.) Külföldi munkavállalás esetén legfeljebb 1 év fizetés nélküli szabadság engedélyezhető. Rendkívüli esetben további 1 évre – a közalkalmazottnak az első év lejárata előtt legalább 2 hónappal korábban benyújtott írásbeli kérelmére – ismételten engedélyezhető külföldi munkavállalás. Az ismételt engedélyt a gazdasági igazgató részére is meg kell küldeni. 3.) A közalkalmazottnak a határozott idejű engedély lejárta után 3 munkanapon belül munkavégzésre jelentkezni kell, a Kjt-ben meghatározott jogkövetkezmények terhe mellett. 4.) A külföldi munkavállalás időtartamára a közalkalmazott részére semmiféle bér, bérjellegű kifizetés, költségtérítés nem adható. 9
IX. Külföldi vendégfogadás pénzügyi elszámolási rendje 1.) A külföldi vendégek meghívását (fogadását) az önelszámoló egység vezetőjének javaslatára a főigazgató engedélyezi. Az intézet igazgatója - az arra illetékes személy pénzügyi ellenjegyzése mellett - igazolja, hogy a költségvetésben biztosított pénzügyi keret a szervezeti egység rendelkezésére áll. A kiadási kötelezettséget be kell jegyezni a nyilvántartásba. 2.) A külföldi vendég látogatását az engedélyező tartja nyilván (beutazó neve, mely országból érkezett, mi az utazás célja, időtartama). 3.) A külföldi vendég fogadása során, az adóilletékességi nyilatkozat kötelező leadása mellett, elszámolható költségek: a) külföldi vendég részére tudományos, oktatási, konzultációs, stb. tevékenység ellátásáért adott jövedelem, legalább 4.000,- Ft/nap/fő, legfeljebb 10.000,- Ft/nap/fő, mely az 1995. évi CXVII. törvény 1. számú mellékletének 4.3 pontja szerint (a belföldön oktatási, nevelési intézményben, közoktatási, felsőoktatási intézményben vendégtanári tevékenység ellátásáért kapott jövedelem, annak figyelembevételével, hogy vendégtanári tevékenységnek minősül a Kormánnyal kötött, törvénnyel vagy kormányrendelettel kihirdetett nemzetközi szerződés vagy tárcaközi munkaterv alapján külföldi illetőségű magánszemély által nem magyar nyelven folytatott nevelési, oktatási tevékenység),
valamint a fenti hivatkozott melléklet 17.pontja szerint (a hivatali, üzleti utazás esetén az utazásra, a szállás díjára, külföldi kiküldetés esetén az utazásra, a szállás díjára fordított kiadás, továbbá a 3. számú melléklet II. Igazolás nélkül elszámolható költségek fejezetének 7. pontja szerint elszámolható költség azzal, hogy e pont rendelkezése nem alkalmazható abban az esetben, ha az utazásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási idő, a tényleges szakmai és szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján, akár közvetve is megállapítható, hogy az utazás csak látszólagosan hivatali, üzleti;) egyes tevékenységekhez
kapcsolódóan adómentes, b) szállásköltség, c) utazási költség, d) egyéb dologi költség, e) reprezentációs költségek (adó- és járulékvonzattal). 4.) Az elszámolás a Kutatóközpont nevére kiállított számla alapján történhet. 5.) A külföldi vendéget, a meghívó fél kötelessége tájékoztatni arról, hogy költségeit a Kutatóközpont csak a Kutatóközpont nevére kiállított számla ellenében téríti meg. 6.) Amennyiben a külföldi vendég közalkalmazottként vagy megbízásos jogviszony keretében alkalmazásra kerül, a kettős adózás elkerülése érdekében le kell adnia az adóilletékességi nyilatkozatát. 10
7.) A költségek fedezetére – 8 napos elszámolási kötelezettség mellett – előleg folyósítható a fogadó fél meghatározott képviselője részére. A felvett előleget kamatmentesen a külföldi vendég itt tartózkodási napjától számított 30 napon belül lehet elszámolni. 8.) Pályázatok, alapítványi, ösztöndíj támogatások keretében történő vendégfogadás feltételeit – így különösen a 3./ pont szerinti juttatások mértékét – a vonatkozó szerződésben foglaltak határozzák meg. 9.) Szakmai program esetében a szakmai program lebonyolításáról beszámolót kell készíteni.
X. Záró rendelkezések, a szabályzat mellékletei 1./ Jelen szabályzat 2015. január 15.-én lép hatályba. 2./ A jelen szabályzat hatályba lépésével az előző szabályzat hatályát veszti. 3./ A jelen szabályzat vonatkozó pontjainál a mellékletben feltüntetett nyomtatványokat kell alkalmazni Mellékletek: sz. melléklet Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás sz. melléklet Nyilatkozat külföldi kiküldetéshez sz. melléklet Külföldi kiküldetésekre támogatás igénylése sz. melléklet Külföldi kiküldetési rendelvény gépkocsival történő utazás esetén 5. sz. melléklet Napidíj táblázat 6. sz. melléklet Árfolyam segédlet 1. 2. 3. 4.
11
1.sz. melléklet KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSI UTASÍTÁS ÉS KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS A kiküldő szervezet: MTA Agrártudományi Kutatóközpont
Sorszám: __________
I. KIKÜLDETÉSI UTASÍTÁS 1. A kiküldetésre vonatkozó rendelkezések: A kiküldött
neve: Az utazás módja
beosztása: munkáltatója:
A kiküldetés helye és időtartama
Dologi kiadás %
Milyen osztályú napidíj jár: A kiküldetés célja:
oda: vissza: ország: nap:
Helyközi utazásra jogosult:
A kiküldetést elrendelő aláírása: Budapest, 201
Utólagosan engedélyezett eltérések:
Az igénylőlapon engedélyezésre került
20
hó
-n aláírás
2. Felvett előlegek: sorsz.
A bizonylat kelte kiállításának helye
A felvét módja
A valuta összege
neme
Forint
árfolyama
Személyi jöv. adóelőlegre visszatartva vagy befizetve A külképviseletektől bármilyen címen felvett összegeket, valamint utazási jegyek árát itt felvétként kell feltüntetni.
Összesen:
3. Visszafizetések:
Személyi jöv. adóelőlegre elszámolva (II. 6-tól) Összesen:
II. KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS 4. Indulási, érkezési, határátlépési adatok: Indulás honnan
utazás módja
Érkezés mikor hó
nap
A határátlépés időtartama
mikor óra perc
hova
hó
nap
óra perc
nap
óra, perc
12
5. Napidíj-elszámolás: Felszámítható napidíj valutában egy napra összesen
Napok száma
Ország
Csökkenés v. pótlék % összege
a valuta neme
Elszámolható
A valuta árfolyama
Forint
Összesen:
A valuta neme
Alap napidíj
a
b
Devizaellátmány
Napok száma
A devizaellátmány összege cxd
d
e
Szorzószám
6. Adóelőleg-számítás: Adómentes rész bxdx
A devizaellátmány adóköteles része e-g
f
g
h
egy napra c
Adóelőleg
valutában i
forintban j
A valuta árfolyama
Forint
7. Szállásköltség: A bizonylat sorszáma
Szállásköltség a számla szerinti valutában Ország
napok száma
a valuta neme
egy napra
Levonandó
Elszámolható
összesen
Összesen:
8. A dologi kiadások elszámolása valutában: A bizonylat sorszáma
helye
A felmerülés ideje
jogcíme
A külképviseletektől kapott utazási jegyek árát költségként kell feltüntetni.
neme
A valuta összege
árfolyama
Forint
Összesen:
13
III. ELSZÁMOLÁSOK ÖSSZESÍTÉSE ÉS ÉRVÉNYESÍTÉSE 10. Forintelszámolás: Sorszám
Szöveg
Táblázat hivatkozás
1
Elszámolásra felvett előleg
I/2
2
Előleg-visszafizetés
I/3
3
Elszámolandó (1-2)
-
4
Napidíj
II/5
5
Szállásköltség
II/7
6
Dologi kiadások
7
Költségek összesen (4-6-ig)
8
Különbözet (7-3)
Forint tételesen
összesen
II/8 és 9
KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSI UTASÍTÁS ÉS KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS 11. Valutaelszámolás: A valuta neme
Elszámolandó
Elszámolt
Visszafizetendő
valuta
Többletelszámolás
A kiküldetésben eltöltött idő szükségességét és a feladat elvégzését igazolom: 20 …….
………………………………………… hó ……….. -n
…………………………………………………………………………………. aláírás
Kelt: ………………………., 20 …….
………………………………………… hó ……….. -n
…………………………………………………………………………………. A kiküldött aláírása 12. Érvényesítés: Megvizsgáltuk és ……………………………………………………………………………… Ft, azaz …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Elszámolandó előleg: ………………………………………………………………………… Ft
14
……………………………………………………………………………………………………………………….. forinttal érvényesítjük. Kifizetendő: ………………………………………………………………………………………. Ft Visszafizetendő: ………………………………………………………………………………… Ft Kelt: Budapest, 20 ……. Adóelőlegként elszámolandó:
………………………………………… hó ……….. -n Számfejtő:
Ellenőr:
Utalványozó:
15
2. sz. melléklet
Nyilatkozat külföldi kiküldetéshez Kiutazó neve:………………………………beosztása:………………………….. Lakcím:…………………………………………………………………………… Kiküldetés helye:…………………………………………………………………. Indulás időpontja:…………………………............................................................ Megérkezés időpontja:……………………………………………………………. Fogadó intézmény vagy rendezvény neve:……………………………………….. Kiutazás célja:……………………………………………………………………. A kiutazás költségei: Napidíj: Szállásdíj: Részvételi díj: Útiköltség: Utasbiztosítás Egyéb dologi költség:
………………… ………………… ………………… ………………… ………………… …………………
A fizetendő részvételi díj ellátást tartalmaz : Ebéd………...alkalommal Vacsora……..alkalommal nem tartalmaz A megfelelő dokumentumot erre vonatkozóan csatolni szükséges. A kiutazással kapcsolatos valamennyi dokumentumot (meghívólevél/email, konferencia programja, szállásfoglalás, ellátással kapcsolatos dokumentumok, stb.) csatolni szükséges.
…..........................., 20………………………. ………………………………. aláírás
16
Nyilatkozat
2./a. sz. melléklet
Nyilatkozat érvényesítése a nyilatkozatrész aláírásával történik! Alulírott ....................................................................... (név) Munkahely:…………………………………………….…
lakcím................................................................................., születési helye, ideje: ………………………..……………………… anyja leánykori neve: ……………………….…………………..
Külföldi utas, baleset és poggyászbiztosítás Alulírott kijelentem, hogy a ………………………………. időszakra …………………….…………………. úti célú ország(ok)ra utas, baleset és poggyászbiztosításról gondoskodom. Tudomásul veszem, hogy a biztosítással kapcsolatban felmerült költségeimet a Kutatóközpont a külföldi kiküldetés költségeként részemre megtéríti. Kijelentem, hogy a biztosítás elmulasztása mellett keletkezett károkkal kapcsolatban semmiféle kártérítési igénnyel - - nem lépek fel a Kutatóközponttal szemben, kivéve a munkáltató jogszabályon alapuló kártérítési felelőssége körébe tartozó eseteket. Tudomásul veszem, hogy ez utóbbi esetben is a biztosítási szerződés megkötésének elmulasztása a Ptk. 340.§ (1) bekezdésében előírt kárenyhítési kötelezettség megszegését jelenti, ezért nem követelhetem a kárnak azt a részét, amely a biztosítási szerződés megkötése esetén a biztosítótársaságtól megtérült volna. Martonvásár, 2………………………………………….hó………..nap …………………………………………………………….
kiküldött
Előleg igénylés, kiküldetéshez elszámolás előtt átvett összegek rendezése alulírott az MTA ATK dolgozója kijelentem, hogy a Kutatóközpont kiküldetésekre vonatkozó rendelkezéseit megismertem. Tudomásul veszem, hogy a mellékelt kiküldetési rendelvényen általam igényelt összeget, a napidíjamat, vagy gépkocsi elszámolásra előre igényelt összeget a nyomtatványon megadott bankszámlámra kapom, az igénylés kézhezvételétől számítva 1 héten belül. A megkapott előleggel köteles vagyok legkésőbb az elszámolás határidejeként megjelölt napon elszámolni (az elszámolás a teljes rendezést is magában foglalja, azaz az elszámolásul benyújtott bizonylatok és a felvett összeg különbségének felvételét illetve befizetését). Amennyiben a teljes összeggel a fenti határidőt követő 30 napon belül nem számolok el, az Mt. 161.§ (1) bekezdése alapján hozzájárulok ahhoz, hogy az el nem számolt összeg a Kutatóközpont által részemre folyósított munkabérből a lehető legrövidebb időn belül levonásra kerüljön. A kiküldetés tárgyát képező tevékenységért járó munkadíjat/megbízási díjat/egyéb költségtérítést részemre a fogadó külföldi intézmény finanszírozza: 1* Igen A* a saját bankszámlámra történő átutalással (előleg felvételére nem jogosult) B* a Kutatóközpont bankszámlájára történő átutalással (előleg felvételére jogosult) 2*Nem Martonvásár, 2………………………………………….hó………..nap
……………………………………………….. kiküldött (*a megfelelő rész aláhúzandó)
Saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevétele Kötelező melléklet: Forgalmi engedély másolat kijelentem, hogy az alábbi, saját tulajdonomban /házastársam tulajdonában * lévő személygépkocsit hivatalos célra igénybe kívánom venni. Útvonal (odavissza)……………………………………………………………………………………………………………... ………………..………………………………………………………………………………………………........... A személygépkocsi adatai: típusa: ..................................... forgalmi rendszáma: .......................... forgalmi engedélyének száma: ……………
17
hengerűrtartalom: ……............(cm3) üzemanyag típusa:……………………… Az üzemanyag költségtérítés összegének megállapításánál tudomásul veszem a módosított 60/1992. (IV.1.) Korm. rendelet 4. §-a szerin ti alapnorma átalánnyal történő elszámolást. Tudomásul veszem, hogy a fenntartási költségtérítés a mindenkor hatályos személyi jövedelemadóról szóló törvényben meghatározott normaköltség figyelembevételével történik. Kijelentem, hogy a saját tulajdonomban/házastársam tulajdonában lévő személygépkocsi hivatalos célú használatával kapcsolatban semmiféle kártérítési igénnyel - kivéve a munkáltató jogszabályon alapuló kártérítési felelőssége körébe tartozó eseteket - nem lépek fel a Kutatóközponttal szemben. Martonvásár, 2………………………………………….hó………..nap
…............................................... kiküldött -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GI dolgozója tölti ki! fogyasztási norma*: ............................ üzemanyagár*…………………………elszámolható km*…………………………….. elszámolható összeg:……………………………………………………………………………………………………………... elszámolást végezte:……………………………............
dátum:………………………….
18
3. sz. melléklet KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSEKRE ENGEDÉLY ÉS TÁMOGATÁS IGÉNYLÉSE Név Kiküldetés helye: Kiküldetés időtartama: Ideje: Utazás célja:
Utazás módja:* Költségviselő(k) (keret)
Engedélyező
Felmerülő költségek: = napidíj: = útiköltség: = szállás = vízumigénylés: = utasbiztosítás: = dologi kiadások: = egyéb (pl. részvételi díj) Megjegyzés: ………………………………., 20………………………….
…………………………………. igénylő aláírása Engedélyező:…………………………….. Ellenjegyző: ……………………………. * Ha gépkocsival, akkor a gépkocsi igénybevételi nyomtatvány csatolásával, indokolni és esetleges gazdaságossági számítás
19
3. sz. melléklet
Külföldi kiküldetési rendelvény gépkocsival történő utazás esetén
Útvonal:......................................................................................................................................... …………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………….. Megtett út: Oda: …………………………………………………………………………………………….. Vissza:…………………………………………………………………………………………... Összesen:………………………………………………………………………………………... Gépkocsi tulajdonosa:…………………………………………………………………………... Gépkocsi gyártmánya, típusa:………………………………………………………………… Gk. rendszáma:………………………………………………………………………………….. Motor űrtartalma (cm3 ):………………………………………………………………………… Üzemanyag típusa:……………………………………………………………………………… Üzemanyag fogyasztási norma……………………………………………………………….. Üzemanyag ár:………………………………………………………………………………….. Üzemanyag költségtérítés összege:…………………………………………………………… Általános személygépkocsi-normaköltség:……………………………………………………. Mindösszesen: …………………………………………………………………………………
Dátum:…………………….……
Aláírás………..…………………..
20
4. sz. melléklet
Szakmai úti jelentés külföldi kiutazásról
1. Kiutazó neve, a kiutazás helye / időtartama, a kiutazás célja 2. A kiutazás szakmai tapasztalatainak részletes beszámolója 3. A kiutazó birtokába jutott, szakmai szempontból releváns információk
4. A kompetencia határok betartásának figyelembevételével történt bármilyen kötelezettségvállalás, meghívás (személyre, szervezetre) 5. Az együttműködés folytatására történt felkérés vagy javaslat 6. Az úti jelentéshez esetlegesen tartozó szakmai anyag címe, tartalma 7. A szakmai programok kapcsán esetlegesen beszerzett előadások anyaga, címe, tartalma 8. A kiutazás tapasztalatainak rövid, tömör, lényeget kiemelő összegzése 9. A kiutazás szakmai (publikáció, közös tananyagfejlesztés)
eredményei projekt,
Kelt:………………………., ……….év…………….hó…………………nap
…………………………………………………… közvetlen munkahelyi vezető
……………………………………………….. szakmai úton résztvevő
21
