SWOT ANALÍZIS A vezetĘi visszajelzések alapján meghatároztuk a hivatal erĘs és gyenge pontjait, a fejlesztési lehetĘségeket, feltérképeztük a veszélyeket. A Polgármesteri Hivatal 4 köztisztviselĘje önállóan alkotta meg véleményét, melyeket összegezve - a Közös Értékelési Keretrendszer 9 kritériuma alapján csoportosítva, majd súlyozva – készítettük el elemzésünket.
Munkatársakkal kapcsolatos eredmények
Stratégia és tervezés 10%
EgyüttmĦködés és erĘforrások
12%
7%
Folyamatok 15%
Vezetés 10%
Munkatársak 9%
Állampolgár / Ügyfél központú eredmények
16%
A társadalmi környezetre gyakorolt hatás eredményei
9%
Az alapvetĘ teljesítménycélokkal kapcsolatos eredmények 12%
A Kritériumok közötti belsĘ súlyozást az alábbi ábra szemlélteti:
ERėSSÉGEK Megállapítás 1. 2. 3. 4. 5. 6.
HumánerĘforrás (stabil szaktudás, kitartás, munkabíró képesség) Kulturált munkahelyi környezet VezetĘk képessége, képzettsége NövekvĘ pályázati affinitás Aktív, kezdeményezĘ, összefogásra, együttmĦködésre képes csoport Továbbképzési igény
Említési arány %
Kritérium szorzója
Érték
100 25 25 25
9 12 10 10
900 300 250 250
25 25
9 9
225 225
1000 900 900 800 700 600 500 400 300 300
250
250
3
4
225
225
5
6
200 100 0 1 Megállapítás
2
GYENGESÉGEK Megállapítás 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Alacsony hivatali létszám, egyenlĘtlen leterheltség, helyettesítések szervezetlensége Feladatok, hatáskörök tisztázatlansága, munkafolyamatok szabályozatlansága KorszerĦ, munkavégzést segítĘ szoftverek, eszközök hiánya Nem minden irodában alkalmasak a körülmények az ügyfélfogadásra Párhuzamos tevékenységek Egyes munkakörökben szakismeret, felkészültség hiánya HatáridĘk tartása
Említési arány %
Kritérium szorzója
Érték
100
9
900
50
10
500
25
12
300
25 25
12 10
300 250
25 25
9 7
225 175
1000 900 900 800 700 600 500 500 400 300
300
300
250
225 175
200 100 0 1 Megállapítás
2
3
4
5
6
7
LEHETėSÉGEK Megállapítás 1. 2. 3 4 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Informatikai fejlesztések, e-ügyintézés Hazai és EU-s pályázatok kihasználása Képzés, továbbképzés, benchlearning Munkafolyamatok szabályozása, pontos munkaköri leírások készítése Szakképzett szellemi tĘke megĘrzése, HR fejlesztése Teljesítményértékelés, motiváció Naprakész információ megosztása Gyámhivatal belépĘ helyiségének átalakítása A hivatal szervezeti teljesítményének fejlesztése Rendszerszemléletben való gondolkodás
Említési arány % 75 50 75
Kritérium szorzója 12 15 9
Érték
50 50 50 25 25 25 25
10 9 9 12 12 10 10
500 450 450 300 300 250 250
900 750 675
1000 900 900 800
750 675
700 600
500 500
450
450
400 300
300
300
250
250
9
10
200 100 0 1 Megállapítás
2
3
4
5
6
7
8
VESZÉLYEK Megállapítás 1. 2. 3. 4. 5.
Nem kiszámítható gazdasági környezet, tĘkehiány, anyagi tartalékok hiánya Állandó jogszabályi változások NövekvĘ leterheltség, egyes munkatársak pszichés terheltsége Szakemberek elvándorlása (motiváció hiánya, település hátrányos földrajzi fekvése) Szervezetfejlesztési törekvések ellenállásba ütköznek a dolgozók részérĘl
800
750
Említési arány % 50 50 75
Kritérium szorzója
Érték
15 15 7
750 750 525
50
7 350
25
9
225
750
700
600
525 500
400
350
300
225 200
100
0 1 Megállapítás
2
3
4
5
EGYSZERĥSÍTETT SWOT ANALÍZIS
¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
¾ ERėSSÉGEK HumánerĘforrás (stabil szaktudás, kitartás, munkabíró képesség) Kulturált munkahelyi környezet VezetĘk képessége, képzettsége NövekvĘ pályázati affinitás Aktív, kezdeményezĘ, összefogásra, együttmĦködésre képes csoport Továbbképzési igény
¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
¾ LEHETėSÉGEK Informatikai fejlesztések, e-ügyintézés Hazai és EU-s pályázatok kihasználása Képzés, továbbképzés, benchlearning Munkafolyamatok szabályozása, pontos munkaköri leírások készítése Szakképzett szellemi tĘke megĘrzése, HR fejlesztése Teljesítményértékelés, motiváció Naprakész információ megosztása Gyámhivatal belépĘ helyiségének átalakítása A hivatal szervezeti teljesítményének fejlesztése Rendszerszemléletben való gondolkodás
¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
¾ GYENGESÉGEK Alacsony hivatali létszám, egyenlĘtlen leterheltség, helyettesítések szervezetlensége Feladatok, hatáskörök tisztázatlansága, munkafolyamatok szabályozatlansága KorszerĦ, munkavégzést segítĘ szoftverek, eszközök hiánya Nem minden irodában alkalmasak a körülmények az ügyfélfogadásra Párhuzamos tevékenységek Egyes munkakörökben szakismeret, felkészültség hiánya HatáridĘk tartása ¾ VESZÉLYEK Nem kiszámítható gazdasági környezet, tĘkehiány, anyagi tartalékok hiánya Állandó jogszabályi változások NövekvĘ leterheltség, egyes munkatársak pszichés terheltsége Szakemberek elvándorlása (motiváció hiánya, település hátrányos földrajzi fekvése) Szervezetfejlesztési törekvések ellenállásba ütköznek a dolgozók részérĘl
