SURPLUS
het clubbegeleidingsproject van de Vlaamse Liga Gehandicaptensport vzw
Blijf niet surplace maar kies voor SURPLUS
Uitgangspunt • Club staat centraal in de werking van de federatie • Sterke clubs • Steeds hogere verwachtingen van de maatschappij – ivm de club – ivm vrijwilligers – ivm trainer en omkadering
Concept • Concrete vragen club • Engagement van de club • Engagement van de federatie • Hulpmiddelen Op maat van de club
Overzicht trajecten • • • • • • •
Traject nieuwe sportclub Traject beleid Traject vrijwilligers en trainers Traject promotie en communicatie Traject netwerk Traject evenement Traject fondsenwerving en marketing
Traject nieuwe sportclub “Mijn zoon heeft een
handicap. In onze buurt is er geen specifiek sportaanbod. Samen met enkele andere ouders willen we een sportclub opstarten. Maar hoe beginnen we eraan?”
• Met welke vragen zit je als club? – Wordt de club best een vzw of feitelijke vereniging? – Hoeveel kost dit allemaal? – Hoe maak ik statuten op? – Hoe moet ik een begroting opmaken? – Hoe werkt de boekhouding van een kleine club?
Traject nieuwe sportclub • Welke engagementen gaat de club aan? – De (toekomstige) bestuursleden zullen samen met de VLGmedewerker de nodige administratieve stappen opvolgen. – De club sluit aan bij de Vlaamse Liga Gehandicaptensport vzw.
• Welke engagementen gaat de federatie aan? – De federatie investeert een equivalent van 10u – Aanwezigheid tijdens bestuursvergadering – De medewerker stelt een aantal hulpmiddelen ter beschikking aan de club.
Hulpmiddelen • Voorbeeld statuten • Voorbeeld begroting • Eenvoudig boekhoudprogramma
Traject beleid Frans: “Ik ben voorzitter van een sportclub met 30 leden. Onze werking is al jaren hetzelfde. Toch gaan er steeds meer stemmen op in het bestuur om eens stil te staan bij de clubwerking en misschien een paar dingen te veranderen. Het lijkt ons daarom zinvol om een aantal zaken neer te schrijven. Zo wil het bestuur aan de trainers en de leden het kader meegeven waarin we werken. Het is niet omdat we een kleine club zijn dat we niet kwaliteitsvol willen werken. Ook kan het handig zijn om op basis van een beleidsnota een begroting op langere termijn op te maken. Eens de beleidsnota er is, kunnen we dit ook gebruiken in functie van projecten en subsidiedossiers.”
• Met welke vragen zit je als club? – Hoe begin ik aan een beleidsnota? – Hoe stel ik een missie en doelstellingen op? – Hoe kan dit een meerwaarde zijn voor onze club?
Traject beleid • Welke engagementen gaat de club aan? – Er is een bereidheid van de volledige Raad van Bestuur om na te denken over het beleid van de sportclub. – Er is een bereidheid van leden van de club om een werkgroep op te richten. – Het uitschrijven van de beleidsnota gebeurt door een lid van de club. Hij/zij wordt ondersteund door de VLG-medewerker.
• Welke engagementen gaat de federatie aan? – – – –
–
–
De federatie investeert een equivalent van 30u. De medewerker is aanwezig op een bestuursvergadering. Een traject wordt met het clubbestuur opgemaakt. De medewerker ondersteunt de club bij het uitschrijven van de nota. Bij het beëindigen van het traject is de medewerker aanwezig op een bestuursvergadering. Er wordt bekeken hoe de beleidsnota een werkinstrument wordt voor de club. Er is een jaarlijkse opvolging zodat de nota een werkinstrument blijft.
Hulpmiddel • Stramien beleidsnota clubniveau
Traject vrijwilligers en trainers •
An: Onze secretaris heeft aangegeven dat hij volgend seizoen zijn engagementen binnen de club wil stopzetten. We moeten dus op zoek naar een vrijwilliger die secretaris wil worden. Ik weet niet hoe hieraan te beginnen. Ik heb al bij een aantal mensen gepolst. Steeds terugkerende vragen zijn: wat houdt dit in en hoeveel tijd moet ik hiervoor voorzien? Een tweede probleem dat we hebben, is dat onze zwemtrainer graag zijn groep zou ontdubbelen en dus zijn we op zoek naar een zwemtrainer. Hoe pakken we dit aan?”
• Met welke vragen zit je als club? – Wat verwacht het bestuur van de vrijwilligers? – Hoe kan het bestuur de binding van de vrijwilligers met de club verhogen? – Via welke kanalen kan het bestuur zoeken naar vrijwilligers en trainers? – Wat verwachten vrijwilligers als return?
Traject vrijwilligers en trainers • Welke engagementen gaat de club aan? – Er is een bereidheid van de volledige Raad van Bestuur om na te denken over het vrijwilligersbeleid van de sportclub. – Een werkgroep binnen de club werkt de aanbevelingen van de medewerker verder uit.
• Welke engagementen gaat de federatie aan? – De federatie investeert per traject een equivalent van 15u. – Analyse van het vrijwilligersbeleid. – De medewerker ondersteunt de club in het uitschrijven van de profielen voor de vrijwilligers. – De medewerker ondersteunt de club in de zoektocht.
Hulpmiddelen • Voorbeeld van profielen van verschillende functies • Voorbeeld van formulier onkostenvergoeding • Voorbeeld van document met betrekking tot de informatieplicht
Traject communicatie en promotie Jan: Onze club heeft een website en een algemene informatiefolder. Ik zou deze twee dingen eens willen voorleggen aan iemand van buiten de club zodat we ze kunnen verbeteren. Ook zouden we graag een nieuwsbrief hebben voor onze leden maar ik weet niet hoe ik hieraan moet beginnen.
• Met welke vragen zit je als club? – Heb ik een goede folder? – Waar kan ik mijn folder verspreiden? – Heb ik een goede website? – Hoe kan ik efficiënt communiceren?
Traject communicatie en promotie • Welke engagementen gaat de club aan? – Er is een bereidheid van de volledige Raad van Bestuur. – Een werkgroep wordt samengesteld.
• Welke engagementen gaat de federatie aan? – – –
–
De federatie investeert een equivalent van 15u. Analyse van de communicatiekanalen. Formuleren van aanbevelingen, in overleg met de werkgroep. Ondersteuning de club in het traject om nieuwe middelen te ontwikkelen en bestaande producten te optimaliseren.
Hulpmiddelen • • • • • • • • •
Voorbeeld Voorbeeld Voorbeeld Voorbeeld Voorbeeld Voorbeeld Voorbeeld Voorbeeld Voorbeeld
folder affiche nieuwsbrief website t-shirt persbericht sporticonen fotomateriaal onthaalbrochure
Traject netwerk Veerle: “We zijn met onze club hier in de gemeente terecht gekomen. We kennen de sportfunctionaris goed. We hebben met hem afspraken kunnen maken rond het gebruik van de sporthal. Maar eigenlijk rekruteren we in een straal van 20 kilometer. De sportfunctionarissen van de omliggende gemeenten kennen we niet. We zouden graag bij hen ons aanbod kenbaar maken. Waarschijnlijk zijn er nog organisaties of scholen die interesse hebben in ons sportaanbod maar het landschap is zo versnipperd dat ik door de bomen het bos niet meer zie.”
• Met welke vragen zit je als club? – Waar kan de club promotie maken voor het sportaanbod? – Kan ik samenwerken met andere clubs of organisaties? – Waarvoor kan ik beroep doen op de sportdienst?
Traject netwerk • Welke engagementen gaat de club aan? – Er is een bereidheid van de volledige Raad van Bestuur. – Een werkgroep binnen de club.
•
Welke engagementen gaat de federatie aan? – De federatie investeert een equivalent van 10u. – De medewerker brengt samen met het bestuur het netwerk van de club in kaart. – Op basis van de behoeften van de club ondersteunt de medewerker de club in het uitbouwen van het netwerk.
Hulpmiddelen • SPIN tool
Traject evenementen • Tim: Jaarlijks organiseert de club een voetbaltoernooi. We hebben wel het een en het ander op papier staan maar veel praktische dingen komen in orde omdat het doorheen de jaren een routine is geworden. Volgend jaar kan ik het toernooi door omstandigheden niet organiseren. Het bestuur zou dus graag alles in een draaiboek gieten.
• Met welke vragen zit je als club? – Hoe moeten we een draaiboek aanmaken? – Wat zijn de voordelen? – Hoe moet ik een sponsordossier aanpakken? – Hoe kan ik de pers informeren over het evenement?
Traject evenement • Welke engagementen gaat de club aan? – Er is een bereidheid van de volledige Raad van Bestuur. – Een werkgroep binnen de club.
• Welke engagementen gaat de federatie aan? – De federatie investeert een equivalent van 15u. – Bestaande draaiboeken kunnen geanalyseerd en geoptimaliseerd worden. – Ondersteuning kan geboden worden op vlak van het aanmaken van draaiboeken.
Hulpmiddelen • • • • •
Voorbeeld Voorbeeld Voorbeeld Voorbeeld Voorbeeld
draaiboek persbericht sponsordossier t-shirt affiche
Traject fondsenwerving en subsidies •
Luc: Een club besturen kost geld. Lidgeld is maar een klein deel van onze inkomsten. Daarnaast gaat het bestuur op zoek naar andere manier om geld in kas te krijgen. Enerzijds via het organiseren van het jaarlijks eetfestijn. Anderzijds is het bestuur op de hoogte van verschillende subsidiereglementen. Toch blijft het administratief zwaar om deze dossiers in te vullen. Advies zou welkom zijn.
• Met welke vragen zit je als club? – Waar kan ik subsidies aanvragen? – Kan ik via andere fondsen middelen werven? – Hoe moet ik een sponsordossier aanpakken?
Traject fondsenwerving en subsidies • Welke engagementen gaat de club aan? – Er is een bereidheid van de volledige Raad van Bestuur – Een werkgroep binnen de club
• Welke engagementen gaat de federatie aan? – De federatie investeert een equivalent van 15u. – De medewerker onderzoekt samen met het bestuur de verschillende subsidiekanalen. – De medewerker optimaliseert de verschillende subsidieaanvragen van de club.
Hulpmiddelen • Voorbeeld sponsordossier • Voorbeeld subsidiedossier
Communicatiekanalen
Inschrijfprocedure
Communicatiekanalen
Vragen?
SURPLUS Blijf niet surplace, kies SURPLUS
