Event Manual. Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga vzw

Foto Janos Schmidt/ITU

2015

Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga vzw

Event Manual

Dit document bevat de samenwerkingsvoorwaarden voor een Lokaal Organisatie Comité (LOC) dat wil opgenomen worden in de officiële kalender van de Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga (VTDL). Opgemaakt door de VTDL, november 2014 (herziene uitgave)

Hoofdstuk: 1. Algemeen

Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga vzw Diestsesteenweg 49, 3010 Kessel-Lo T: 016/47.49.32 F: 016/47.48.32 http://vtdl.triathlon.be

Event Manual TRIATLON 2015 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga

1

INHOUDSOPGAVE 1. Algemeen............................................................................................................................................. 3 2. Algemene voorwaarden..................................................................................................................... 3 a. Aanvraag ..................................................................................................................................... 3 b. Aansluitingsbijdrage ................................................................................................................... 3 c. Verzekering ................................................................................................................................. 4 d. Officials ....................................................................................................................................... 4 e. Inschrijvingsmodule (3ntrance) ................................................................................................. 5 f. Timing.......................................................................................................................................... 5 g. Sporttechnische voorwaarden .................................................................................................. 7 h. Partnership VTDL ........................................................................................................................ 8 i. Sancties ....................................................................................................................................... 9 j. Aansprakelijkheid ....................................................................................................................... 9 3. Flanders JeugdCup ............................................................................................................................. 9 a. Intro............................................................................................................................................. 9 b. Aanvraag & toekenning ............................................................................................................ 10 c. Voorwaarden Flanders Cup ...................................................................................................... 10 5. Bijlagen ............................................................................................................................................... 12


6. Contact............................................................................................................................................... 13


2

1. ALGEMEEN (1) Deze manual beschrijft het samenwerkingscontract tussen het LOC en de VTDL. Elke organisatie is echter specifiek en de dienstverlening van de VTDL mikt ruimer dan hier beschreven, dus na het lezen van deze voorwaarden kan men zich steeds informeren via de liga. (2) Deze event manual is van toepassing op alle Vlaamse organisaties die onder de noemer ‘triatlon’ of ‘multisporten’ vallen. (3) Door een aanvraag in te dienen, verklaart het LOC zich akkoord met de voorwaarden van deze event manual, maar ook met:  De Sportreglementen BTDF;  De richtlijnen van het Vlaams decreet ‘Gezond & Ethisch Sporten’ (GES);  De WADA-code en richtlijnen van het Vlaamse dopingdecreet;  De Panathlonverklaring bij jeugdparticipatie. Meer info hierover via de VTDL-website. (4) Alle organisaties die zijn opgenomen in de officiële kalender van de VTDL, zijn automatisch ook opgenomen in de kalender van de BTDF.

2. ALGEMENE VOORWAARDEN

a. Aanvraag (1) Een officiële aanvraag gebeurt voor de start van de deelname-inschrijvingen en ten laatste 4 maanden voor de eventdatum1. De procedure verloopt online via de VTDL-website; na het aanmaken van een LOCaccount kan men van hieruit een (of meerdere) wedstrijd(en) of event(s) creëren. Aanvragen voor de Flanders Cup Jeugdcup (zie hfdst. 3) moeten voor 15/1/2015 worden ingediend. (2) Pas na het vervolledigen van de aanvraag en de goedkeuring door de VTDL wordt er gestart met de dienstverlening (verzekeringsattest, officials, Timing, …) en wordt het evenement gepromoot via de website. (3) Tenzij bij kampioenschappen of competitie (Flanders Cup, T³ Series) kan een LOC alternatieve wedstrijdafstanden toepassen. De toegelaten leeftijdscategorieën per wedstrijdafstand (zie Sportreglementen BTDF) zijn steeds van kracht. (4) Organisatiegegevens die wijzigen na de aanvraag, worden onmiddellijk door het LOC geüpdatet binnen de LOC-account. Het samenwerkingscontract is dan ook van toepassing op de gegevens die door het LOC in deze account worden ingegeven. Wijzigt echter de datum van het event, dan is de aanvraag niet meer geldig en moet een nieuw event worden aangemaakt volgens de procedure die van toepassing is. (5) Er kan geen aanvraag worden ingediend indien er nog openstaande schulden zijn ten opzichte van de VTDL of BTDF.


b. Aansluitingsbijdrage (1) Voor het LOC is er een jaarlijkse aansluitingsbijdrage van € 50. (2) LOC die als club lid zijn van de VTDL, zijn deze bijdrage niet verschuldigd. (3) De bijdrage omvat een jaarabonnement op het driemaandelijks triatlon- en multisportenmagazine “stop&go”.

1

Voor organisaties in het winterseizoen kan de VTDL een uitzondering toestaan om de aanvraag op minder dan 4 maanden voor de eventdatum in te dienen.


3

c. Verzekering (1) De VTDL voorziet 2 mogelijke verzekeringsformules: 1. Verzekering voor sportpromotionele evenementen 2. Verzekering voor (competitieve) wedstrijden (2) Beide polissen omvatten voor de deelnemers – volgens de officiële startlijst en in overeenstemming met de leeftijdsvoorwaarden van de Sportreglementen BTDF – en medewerkers een verzekering voor lichamelijke schade en burgerlijke aansprakelijkheid ten opzichte van schade aan derden. De VTDL voorziet eveneens het wettelijk verplichte verzekeringsattest voor wielerwedstrijden op de openbare weg. De polis dekt geen schade aan materiaal, gehuurd materiaal of gebouwen. Surf naar http://vtdl.triathlon.be/verzekeringen voor meer algemene info of contacteer de VTDL. SPORTPROMOTIONELE POLIS  Deze polis is van toepassing op sportgerelateerde evenementen met een uiterst recreatief karakter, genaamd “just for fun”. Het promotionele, laagdrempelige aspect dient zeker aan bod te komen bij:  Deelname – dit is het allerbelangrijkste dus er zijn geen resultaten, uitslag of andere competitieve elementen (podia, prijzengeld, …). Een finisher attest (zonder resultaten) is wel toegelaten;  Afstanden – kort en toegankelijk, korter dan de competitieve maximumafstanden die vermeld staan in de Sportreglementen BTDF;  Deelnameprijs en inschrijving – laagdrempelig.  De kostprijs voor de sportpromotionele polis bedraagt € 50/dag.



Daglicentie

Prijs

1a

Just 4 Fun

Gratis

1b

Kids (tem 11j)

Gratis

2

Jeugd (12-17j)

€3

3

Triatlon Sprint or Multisport (18+)

€ 7,5

4

Triatlon Standard or Long (18+)

€ 15

Hoofdstuk: 2. Algemene voorwaarden

WEDSTRIJDPOLIS  Deze polis is van toepassing zodra er een “wedstrijd” wordt georganiseerd, hetzij recreatief of competitief.  De kostprijs voor de wedstrijdpolis bedraagt € 50/dag (€ 25 indien enkel jeugdreeksen)  Elke deelnemer die niet beschikt over een geldige VTDL- of LBFTD-licentie is verplicht één daglicentie aan te schaffen via de online procedure op de VTDL-website. Bij teams (o.a. duo/trio) volstaat één daglicentie per team. De kostprijs van een daglicentie verschilt naargelang de discipline en niveau van het event:

Deelnemers met een buitenlandse licentie registreren zich met een daglicentie. Bij het tonen van de geldige licentie op de wedstrijddag, wordt de kost van de daglicentie terugbetaald door het LOC. Deze kosten worden uiteindelijk in mindering gebracht op de eindfactuur van de VTDL.

d. Officials (1) Op iedere wedstrijd worden officials afgevaardigd voor het sportieve en veilige verloop van de wedstrijd. Hun takenpakket staat beschreven in de Sportreglementen BTDF. Bijkomend is er voor en na de wedstrijd sporttechnische ondersteuning door:


4

 Het voorafgaand contact en/of prospectie (sowieso bij nieuwe organisaties, kampioenschappen of grote events) door de aangewezen CRO. Betrek de CRO tijdig bij de organisatie, dit zal resulteren in een vlotter, sportiever en veiliger wedstrijdverloop;  De evaluatie van de wedstrijd op basis van objectieve, kwaliteitsvolle parameters met constructieve feedback voor volgende edities. (2) Tot het officialkorps behoren zowel de CRO, TO als erkende motards (M) die instaan voor de begeleiding van de TO’s op het wedstrijdparcours. (3) De bijdrage per official die optreedt tijdens de wedstrijddag bedraagt € 45. Bij een wedstrijdprogramma van meer dan 4 uur (vanaf check-in tot laatste aankomst) voorziet het LOC een lunchpakket en voldoende drank. De kostprijs voor een prospectie door de CRO bedraagt € 30. (4) Het aantal afgevaardigde officials wordt (in samenspraak met het LOC) bepaald door de CRO en is afhankelijk van het type wedstrijd, aantal deelnemers & reeksen/waves, wedstrijdlocatie & parcours en beschikbaarheid aan officials. Bij Non-Drafting (ND) wedstrijden worden er meer TO en M voorzien voor de extra controle op het fietsparcours. (5) De aangewezen CRO en officiële lijst met afgevaardigde officials worden kenbaar gemaakt via de online LOC-account.

e. Inschrijvingsmodule (3ntrance) (1) De online inschrijvingsmodule 3ntrance is een verplichte maar gratis module voor het beheer van alle inschrijvingen. De meerwaarde zit in:  De centralisatie van alle gegevens en automatische link naar de ledendatabase en controle van de daglicenties;  Atleten kunnen inschrijven via overschrijving en/of online banking;  Autonoom en veelzijdig beheer door het LOC;  Meer doelmatig werken voor het timen, de publicatie van resultaten, de verwerking van rankings en de facturatie. (2) Indien gewenst, kan het LOC via 3ntrance een prioritaire inschrijfperiode (PIP) invoeren voor atleten met een VTDL- of LBFTD-licentie (verplicht voor Flanders Cup en bepaalde kampioenschappen) en dit uitbreiden naar lokale bewoners, die tijdens deze periode uitzonderlijk kunnen inschrijven zonder daglicentie. Worden als lokale bewoners beschouwd: bewoners in de gemeente(s) of stad (steden) waar het event plaatsvindt of die het parcours doorkruis(en)t. Hoofdstuk: 2. Algemene voorwaarden

(3) Atleten die op een onterechte wijze het systeem gebruiken (bijvoorbeeld bij fraude of het niet correct invullen van gegevens), verliezen hun startrecht op de wedstrijddag.

f. Timing (1) Voor het timen kan men een beroep doen op de VTDL mits een tijdige aanvraag en volgens de beschikbaarheid van tijdwaarnemers en materiaal. Indien niet kan voldaan worden aan de vraag, wordt dit onmiddellijk gemeld aan het LOC. (2) Indien meer aanvragen dan beschikbare tijdwaarnemers, gebeurt de toekenning op basis van het wedstrijdniveau (T³Series, BK, BTDF jeugdcircuit, VK, Flanders Cup, doorsnee wedstrijd). Bij eenzelfde niveau gebeurt de toekenning op basis van de wedstrijdaanvraag. (3) Wordt een reservatie voor elektronische Timing geannuleerd door het LOC wegens mogelijk voorziene omstandigheden, kan een forfait (tot max. € 250) worden aangerekend. Event Manual TRIATLON 2015 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga

5

(4) Indien het LOC een beroep doet op andere timing dan de VTDL, dient men onmiddellijk na de wedstrijd de correcte en goedgekeurde (CRO) eindresultaten in CSV- of Excelbestand te versturen naar info@triathlon. ELEKTRONISCHE TIMING Tijdwaarnemer

€ 400/dag (8u) Per extra uur € 50

Verplaatsingskost tijdwaarnemer Meetpunten (units)

Forfaitaire kilometervergoeding € 100/unit voor eerste 3 € 150/unit vanaf 4e unit € 150 voor HD-unit

Chips

Gratis, geleverd met tyvec bandjes (kan m.a.w. niet worden doorgerekend aan deelnemer) Gratis

Duur opdracht wordt berekend vanaf de aankomst van de tijdwaarnemer (opening wedstrijdsecretariaat 2) tot een uur na aankomst van de laatste atleet. De tijdwaarnemer plaatst de meetpunten en is verantwoordelijk voor de resultaten. Het inscannen, uitdelen en verzamelen van de chips is de taak van het LOC. Volgens KB van 18 januari 1965 inzake reiskosten. Tot en met 30/6/2015 bedraagt dit € 0,3468/km. Meetpunten mogen niet verplaatst worden. HD (high-density) is noodzakelijk voor controle op het fietsparcours, bij extreme passage of bij noodzakelijke (lokale) omstandigheden. Chips dienen na de wedstrijd terug gerecupereerd te worden door het LOC (losgeknipt van bandjes). Verloren chips worden gefactureerd aan het LOC (€ 10/chip).


App myvtdl met Voor Android & iOS gebruikers live-results Optioneel: € 150/dag Meer info (bijv. waarborg & transport) via de ‘Media Kit LED-screen VTDL-organisatoren’ (zie VTDL-website/downloads) Alle prijzen zijn inclusief BTW. De tarieven kunnen enkel nog gewijzigd worden o.i.v. de VTDL-leverancier. Extra  Mogelijkheid tot een geslaagde internetverbinding op de wedstrijdsite voorwaarden  Laptop en elektriciteit op het wedstrijdsecretariaat indien de chips moeten worden ingescand  Per meetpunt (o.a. in wisselzone en aankomst) 6 nadar- of dranghekken (afschermen)  Aan de aankomst voldoende ruimte voor aanhangwagen tijdwaarnemer (3x4m) met voorziening van elektriciteit (220V)  Bij grotere events dienen meerdere tijdwaarnemers afgevaardigd te worden (in overleg met LOC en CRO)

MANUELE TIMING Tijdwaarnemer

€ 225/dag (8u) Per extra uur € 50

Verplaatsingskost Forfaitaire tijdwaarnemer kilometervergoeding Alle prijzen zijn inclusief BTW.

Duur opdracht wordt berekend vanaf één uur voor de start van de eerste wedstrijdreeks tot een half uur na aankomst van de laatste atleet. Volgens KB van 18 januari 1965 inzake reiskosten. Tot en met 30/6/2015 bedraagt dit € 0,3468/km.

2

Bij aankomst van de tijdwaarnemer (opening wedstrijdsecretariaat) is er voldoende tijd voor het installeren van de nodige meetpunten op de verschillende wedstrijdlocaties. Indien nodig komt de tijdwaarnemer vroeger.


6

Extra voorwaarden

 Enkel mogelijk bij kleine wedstrijden met beperkt aantal deelnemers.  Enkel einduitslag, tussentijden zijn geen garantie.  Aan de aankomst voldoende ruimte voor aanhangwagen tijdwaarnemer (3x4m) met voorziening van elektriciteit (220V)  Mogelijk kunnen er extra medewerkers worden gevraagd ter ondersteuning van de tijdwaarnemer.

g. Sporttechnische voorwaarden (1) VEILIGHEID

 Het LOC werkt samen met de bevoegde instanties (politie) om een verkeersvrij parcours te verkrijgen.  Bij openwaterzwemmen heeft het LOC een officieel wateranalyse die het zwemparcours goedkeurt als “zwemwater”3. Het attest is recent opgemaakt, maximum 2 tot 3 weken oud 4 en wordt vooraf overhandigd aan de CRO. Als er tussen het moment van de wateranalyse en de wedstrijd werken gebeuren of er zijn weersomstandigheden die de waterkwaliteit kunnen beïnvloeden, dient het LOC ook hier de nodige verantwoordelijkheid te nemen.  Er is medische steun (MS) tijdens de wedstrijd, volgens de noden en omstandigheden van de wedstrijd.  Een veiligheidsplan beschrijft de voorzorgsmaatregelen inzake veiligheid en concrete acties bij ongevallen. Aangezien de specifieke richtlijnen per gemeente of stad kunnen verschillen, informeert het LOC zich best via de lokale instanties. (2) WEDSTRIJDSECRETARIAAT  Op de wedstrijddag worden alle deelnemers/teams gecontroleerd door middel van hun licentie met foto of identiteitskaart. De controle bevestigt de identiteit van de ingeschreven atleet/teams en hun verzekering.  Atleten die niet deelnemen op de wedstrijddag (no show, ziekte of andere) worden onderaan de uitslag opgenomen met de vermelding “Did Not Start” (DNS). Het startnummer kan eventueel worden overgedragen aan een andere atleet indien dit ten laatste 30 minuten voor de start wordt gemeld aan de tijdwaarnemer en CRO waarbij laatste zijn/haar goedkeuring verleent.  Atleten die geschorst zijn wegens doping of andere inbreuken worden niet toegelaten om te starten zolang ze geschorst zijn. Voor schorsingen in verband met doping kan de organisator zich aanmelden op de nieuwsbrief van de dopinglijn (www.dopinglijn.be). Atleten die geschorst zijn door de VTDL, LBFTD of BTDF worden gemeld via de nieuwsbrief van de VTDL.


(3) PARCOURS  Het LOC zorgt voor een motard met een rode vlag die voor de eerste atleet rijdt en een motard met een groene vlag die na de laatste atleet rijdt.  Er is voldoende bevoorrading in de aankomstzone en om de 2,5 km langs het loopparcours. Bij extreme temperaturen wordt de bevoorrading in overleg met de CRO aangepast.  Dropzones langs het parcours waar atleten/publiek hun afval kunnen deponeren.  Dubbele oversteekplaatsen voor een veilige en vlotte doorstroming van het publiek door het wedstrijdparcours.

3

Attest dient voorzien te worden door een bevoegde instantie die dezelfde analysemethoden en –praktijken toepast zoals voorzien in de Europese zwemwaterrichtlijn. 4 Zwemwaters die regelmatige gecontroleerd worden (www.kwaliteitzwemwater.be) is een afwijking mogelijk (aanvraag via VTDL). Indien gebruik van onbekend zwemwater, is het aangewezen om bijkomend een vroegere analyse aan te vragen.


7

(4) WISSELZONE  De perfecte wisselzone voorziet voldoende ruimte, een efficiënte structuur, orde en eerlijkheid voor alle atleten. In- en uitgang zijn zodanig opgebouwd dat elke atleet tijdens de wissel dezelfde afstand loopt. Contacteer gerust de CRO voor meer advies. (5) NON DRAFTING  Indien het LOC een non drafting-reeks organiseert, dienen volgende voorwaarden gerespecteerd te worden:  Maximum aantal fietsronden (bijvoorbeeld: maximum 2 fietsrondes bij standaard afstand);  Maximum aantal deelnemers per wave (in samenspraak met CRO);  Parcours dat zich leent tot non- drafting, zowel naar atleten als de officials toe;  Straflus;  Uitzonderingen (bijvoorbeeld dubbele standaardafstand triatlon) op aanvraag en na goedkeuring VTDL. (6) DOPINGCONTROLE  Een dopingcontrole kan op ieder ogenblik (en dus ook op elke mogelijke wedstrijd) plaatsvinden en het Vlaams dopingdecreet verplicht elke sportvereniging om medewerking te verlenen aan de controles en het toezicht op de controles.  Wanneer een controleteam zich aanmeldt voor een dopingcontrole, wordt het volgende verwacht:  Het ter beschikking stellen van een geschikt dopinglokaal;  Afzonderlijk en proper dat de ganse tijd enkel en alleen voor de dopingcontrole wordt gebruikt;  In de nabijheid van de wedstrijd, max. 500m van aankomst (en bij voorkeur dichter);  Voldoende groot, met een tafel en stoelen in;  In of naast het lokaal een toilet, bruikbaar voor zowel dames als heren, en dat tijdens de controle enkel en alleen voor de dopingcontrole wordt gebruikt;  En een wachtruimte, zo dicht mogelijk bij het dopinglokaal;  Het bezorgen vane en lijst met daarop alle deelnemers en hun contactgegevens (waaronder volledig adres en gsm-nr), wanneer iemand van het controleteam hierom vraagt;  Het voorzien van voldoende ongeopende flessen niet-alcoholische drank;  Het verlenen van alle medewerking.  Lees de volledige tekst via www.dopinglijn.be/sporters-federaties-clubs/sportfederaties-enclubs/verplichtingen-ivm-dopingbestrijding/. (7) PRIJZENGELD  Als er prijzengeld is voorzien, moet er door het LOC een fiscale aangifte gebeuren vanaf € 125/persoon. Hoofdstuk: 2. Algemene voorwaarden

(8) G-WEDSTRIJD  De VTDL werkt samen met de vzw Parantee ter promotie van G-sport. Informeer via de VTDL indien het LOC G-atleten wenst toe te laten.  Voor atleten met een beperking en begeleiders die deelnemen in een open wedstrijd, zorgt het LOC voor de nodige herkenning (ev. polsbandjes).

h. Partnership VTDL (1) Het LOC neemt het logo van de VTDL op in haar communicatie (zie VTDL-website/downloads). (2) Het LOC zorgt voor een VIP-accreditatie (indien van toepassing) als de VTDL de voorzitter, de secretarisgeneraal of een bestuurslid afvaardigt. (3) Het LOC zorgt voor een persaccreditatie als de VTDL een fotograaf of redacteur (stop&go) afvaardigt. Het LOC gaat akkoord dat beeldmateriaal, genomen op het evenement, kan gebruikt worden voor Event Manual TRIATLON 2015 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga

8

publicitaire doeleinden van de VTDL en voor sportpromotie in het algemeen. Het LOC, noch een deelnemer of toeschouwer, kan hiervoor een vergoeding claimen. Het LOC dient ook deze boodschap visueel zichtbaar te verspreiden op de wedstrijdlocatie (of onthaal). (4) De VTDL heeft een aankomstboog die kan gereserveerd worden. De huurprijs bedraagt € 50 voor organisaties die niet als VTDL-club zijn aangesloten. (5) De VTDL behoudt het recht om eigen sponsors visueel kenbaar te maken via het materiaal dat wordt verhuurd (Timing, VTDL-shop, aankomstboog, …).

i. Sancties (1) Indien het LOC niet tegemoet komt aan de voorwaarden van de event manual, kan de Raad van Bestuur van de VTDL beslissen om een organisatie te schorsen van de officiële kalender waardoor alle verbintenissen van de VTDL opgezegd worden. (2) Geschillen worden geregeld zoals voorzien in het Huishoudelijk Reglement van de VTDL.

j. Aansprakelijkheid (1) Bij nalatigheid kan het LOC verantwoordelijk gesteld worden voor schade en herstel aan VTDL-materiaal. (2) De VTDL kan niet aansprakelijk gesteld worden voor bepaalde diensten die (acuut) wegvallen wegens redenen van overmacht (ziekte, ongeval,…).

3. FLANDERS JEUGDCUP

a. Intro De Flanders Cup is een competitiecircuit voor jeugdatleten. Afhankelijk van het niveau van een Flanders Cup wedstrijd, kunnen atleten met een licentie meer of minder punten verdienen voor een eindranking. Wie deelneemt aan voldoende rankingwedstrijden, kan op het einde van het seizoen credits inruilen voor een naturaprijs. De laureaten van deze eindranking komen in aanmerking voor een geldprijs en worden bekroond tijdens de eindhappening. De VTDL is verantwoordelijk voor het constant updaten van de rankings (Flanders Cup), het voorzien van geld- & naturaprijzen voor de Flanders Cup en de organisatie van de eindhappening.

Hoofdstuk: 3. Flanders JeugdCup

(1) Verschillende jeugdrankings:  Flanders Cup Jeugdtriatlon;  Flanders Cup Jeugdduatlon;  Flanders Cup Jeugdzwemlopen. (2) Wedstrijdreeksen worden onderverdeeld in 3 niveaus of series (C, B en A-series) en hoe hoger de serie (met A-series bovenaan), hoe meer punten atleten kunnen verdienen.  Flanders Cup C-series: atleten kunnen tot 500 punten verdienen;  Flanders Cup B-series: atleten kunnen tot 750 punten verdienen;  Flanders Cup A-series: atleten kunnen tot 1000 punten verdienen. Naarmate het niveau stijgt, worden er meer kwalitatieve eisen gesteld aan het LOC met betrekking tot prijzengeld, sporttechnische aspecten, communicatie, infrastructuur, logistiek, … Het LOC kan per wedstrijdreeks een aanvraag indienen voor een bepaalde serie.


9

b. Aanvraag & toekenning (1) De kandidatuur voor opname in de Flanders Cup gebeurt door online een volledig en correcte aanvraag in te dienen bij de VTDL vóór 15 januari 2015. (2) Procedure toekenning: o Positief advies door organisatorencommissie VTDL (januari); o Toekenning door Raad van Bestuur; o Bekendmaking Flanders Cup (februari). (3) Nieuwe organisaties of organisaties die het voorgaande jaar niet hebben plaatsgevonden, kunnen slechts instappen via de C-series. De Raad van Bestuur VTDL kan uitzonderingen toestaan.

c. Voorwaarden Flanders Cup JEUGDTRIATLON & -DUATLON

Naturaprijs Geldprijzen jeugdtriatlon (verdeelsleutel zie bijlage) Geldprijzen jeugdduatlon (verdeelsleutel zie bijlage) Parameter veiligheid Parameter communicatie Parameter infrastructuur

C - series Verplicht voor alle podia

B - series Verplicht voor alle podia

Niet verplicht

Min € 296 (jeugd A & junioren) of € 445 (alle categorieën) Min €250 (jeugd A & junioren) of € 400 (alle categorieën) Minimum 80% behalen Minimum 80% behalen Minimum 80% behalen

Niet verplicht

Minimum 70% behalen Minimum 70% behalen Minimum 70% behalen

A - series Verplicht voor elke deelnemer Min € 395 (jeugd A & junioren) of € 595 (alle categorieën) Min € 350 (jeugd A & junioren) of € 495 (alle categorieën) Minimum 90% behalen Minimum 90% behalen Minimum 90% behalen

JEUGDZWEMLOPEN  De wedstrijden zijn enkel toegankelijk voor de jeugdcategorieën.  Het zwemgedeelte verloopt in een zwembad.  Uitslagverwerking verloopt manueel door het LOC met exacte zwem- en eindtijd. De VTDL kan hierin advies verlenen of hulpmiddelen aanreiken ter ondersteuning (stafkaarten, Excel-tabel met de nodige formules).  Podia onmiddellijk in de aankomstzone na de laatste reeks per leeftijdscategorie. Event Manual TRIATLON 2015 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga


 De wedstrijden zijn enkel toegankelijk voor de jeugdcategorieën.  Opname van de naam “Flanders Cup” op website en promotiemateriaal na toekenning.  Prioritaire inschrijfperiode voor atleten met een VTDL- of LBFTD-licentie vanaf de startdatum van de inschrijvingen en gedurende minstens 2 weken.  Inschrijvingen openen minstens 3 maanden voor wedstrijddatum;  De prioritaire periode is enkel van toepassing op individuele reeksen.  Er is elektronische VTDL-timing  Podia volgens de verschillende leeftijdscategorieën (zie Sportreglementen BTDF)  VTDL-stand: Op bepaalde wedstrijden is de VTDL-stand aanwezig om de naturaprijzen van de Flanders Cup te verdelen. Als de VTDL zijn aanwezigheid bevestigt (ten laatste 1 maand voor wedstrijddatum), voorziet de organisatie hiervoor gratis plaats (tent 4x4m + grote camionette), nabij aankomst, secretariaat of andere standhouders.  Extra promotiemateriaal (aankomstboog, Lotto-banners, beach flags, borstnummers) kan men afhalen en terugbrengen mits tijdige reservatie en beschikbaarheid (met voorrang voor jeugdzwemlopen).

10


 Naturaprijzen: waardevolle naturaprijs voor iedere deelnemer.  Medailles voor podia per categorie worden voorzien door de VTDL.  VTDL-materiaal dat voorzien en gebruikt moet worden:  Aankomstboog (zelf af te halen);  Borstnummers (worden opgestuurd);  Materiaal voor manuele timing (stafkaarten, chronometers worden opgestuurd);  Badges voor begeleiders in wisselzone (enkel bij categorie H/D 06, worden opgestuurd).


11

5. BIJLAGEN

a. Verdeelsleutels prijzengelden Er worden prijzengelden voorzien voor de wedstrijden van Junioren & Jeugd A. Deze prijzen worden uitgereikt volgens aankomstvolgorde en niet per leeftijdscategorie. Voor de categorieën jeugd B & C kan de organisatie zelf kiezen indien er prijzengeld wordt voorzien in plaats van naturaprijzen.

FLANDERS CUP JEUGDTRIATLON Junioren & Jeugd A

Jeugdtriatlon B Series DAMES Plaats 1 2 3

HEREN

Plaats Bedrag Bedrag 1 75 50 2 50 35 3 35 25 4 25  Flanders JeugdCup B-series (€ 295): verdeelsleutel volgens tabel.  Flanders JeugdCup A-series (€ 395): naast de minima uit de tabel, moet het LOC nog € 100 extra verdelen aan de atleten volgens een zelf gekozen wijze (hogere bedragen, meer atleten, …). Jeugd B

Jeugdtriatlon B Series DAMES Plaats Bedrag Plaats Bedrag 1 20 1 20 2 15 2 15 3 10 3 10  Flanders JeugdCup B-series (€ 90): verdeelsleutel volgens tabel.  Flanders JeugdCup A-series (€ 120): naast de minima uit de tabel, moet het LOC nog € 30 extra verdelen aan de atleten volgens een zelf gekozen wijze (hogere bedragen, meer atleten, …). HEREN

Jeugd C

Jeugdtriatlon B Series HEREN DAMES Plaats Bedrag Plaats Bedrag 1 15 1 15 2 10 2 10 3 5 3 5  Flanders JeugdCup B-series (€ 60): verdeelsleutel volgens tabel.  Flanders JeugdCup A-series (€ 80): naast de minima uit de tabel, moet het LOC nog € 20 extra verdelen aan de atleten volgens een zelf gekozen wijze (hogere bedragen, meer atleten, …).

Junioren & Jeugd A HEREN Plaats 1 2 3 4

Bedrag 60 40 25 15

Jeugdduatlon B Series DAMES Plaats 1 2 3

Bedrag 50 35 25

b.

 Flanders Jeugdcup B-series (€ 250): verdeelsleutel volgens tabel.  Flanders Jeugdcup A-series (€ 350): naast de minima uit de tabel, moet het LOC nog € 100 extra verdelen aan de atleten volgens een zelf gekozen wijze (hogere bedragen, meer atleten, …).


Hoofdstuk: 5. Bijlagen

FLANDERS CUP JEUGDDUATLON

12

Jeugd B

Jeugdduatlon B Series DAMES Plaats Bedrag Plaats Bedrag 1 20 1 20 2 15 2 15 3 10 3 10  Flanders Jeugdcup B-series (€ 90): verdeelsleutel volgens tabel.  Flanders Jeugdcup A-series (€ 120): naast de minima uit de tabel, moet het LOC nog € 30 extra verdelen aan de atleten volgens een zelf gekozen wijze (hogere bedragen, meer atleten, …). HEREN

Jeugd C

Jeugdduatlon B Series DAMES Plaats Bedrag Plaats Bedrag 1 15 1 15 2 10 2 10 3 5 3 5  Flanders JeugdCup B-series (€ 60): verdeelsleutel volgens tabel.  Flanders JeugdCup A-series (€ 80): naast de minima uit de tabel, moet het LOC nog € 20 extra verdelen aan de atleten volgens een zelf gekozen wijze (hogere bedragen, meer atleten, …). HEREN

b. Afkortingen - definities  BK: Belgisch kampioenschap  BTDF: Belgische Triatlon & Duatlon Federatie  CRO: Chief Race Official of hoofdscheidsrechter  LBFTD: Ligue Belge Francophone de Triathlon& Duathlon; de Waalse tegenhanger van de VTDL  Multisporten: Een sportieve proef die bestaat uit een combinatie van 2 of meer van de 3 disciplines: zwemmen, fietsen en/of lopen. Zowel afstanden als omstandigheden kunnen variëren  LOC: Lokaal Organisatie Comité  Timing: Het geheel aan benodigde apparatuur (meetsystemen, chips, …) en bediening (tijdwaarnemer) die door de VTDL ten dienste staat voor het LOC en de tijdsregistratie op hun wedstrijd  timen: Het registreren van de (verschillende) tijden van atleten tijdens de wedstrijd.  TO: Technical Official of scheidsrechter  Triatlon: Een sportieve proef die bestaat uit een opeenvolgende combinatie van zwemmen, fietsen en lopen. De standaardafstanden zijn 1.500m/40km/10km en de sprintafstanden 750m/20km/5km. Afleidingen met kortere afstanden zijn ook mogelijk  VK: Vlaams kampioenschap  VTDL: Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga  WADA: World Anti-Doping Agency

Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga Belgische Triatlon & Duatlon Federatie Diestsesteenweg 4, 3010 Kessel-Lo, T +32 (0)16/47.49.32, E [email protected]

Sporttechnisch Coördinator VTDL: Sofie Dely +32 (0) 497/58.79.89 [email protected]


Hoofdstuk: 6. Contact

6. CONTACT

13

Event Manual. Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga vzw

Recommend Documents