Event Manual TRIATLON

Foto Stijn Audooren

2014

Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga vzw

Event Manual TRIATLON

Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga vzw Diestsesteenweg 49, 3010 Kessel-Lo T: 016/47.49.32 F: 016/47.48.32 http://vtdl.triathlon.be

Dit document bevat de samenwerkingsvoorwaarden voor organisaties die in 2014 willen opgenomen worden in de officiële kalender van de Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga. Opgemaakt door de VTDL, oktober 2013 (herziene uitgave)

INHOUDSOPGAVE 1. Intro ..................................................................................................................................................... 3 2. Algemene voorwaarden..................................................................................................................... 4 a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.

Aanvraag ..................................................................................................................................... 4 Aansluitingsbijdrage ................................................................................................................... 4 Verzekering ................................................................................................................................. 4 Daglicentie .................................................................................................................................. 5 Officials ....................................................................................................................................... 5 Inschrijvingsmodule (sign-in) ..................................................................................................... 6 Timing & live-results ................................................................................................................... 7 Medisch & Ethisch Verantwoord Sporten (MEVS) ................................................................... 8 Veiligheid..................................................................................................................................... 9 Sporttechnische voorwaarden .................................................................................................. 9 COMMUNICATIE ............................................................................................................................. 9 WEDSTRIJDSECRETARIAAT ............................................................................................................ 10 PARCOURS .................................................................................................................................... 10 WISSELZONE ................................................................................................................................. 10 NON DRAFTING ............................................................................................................................ 11 DOPINGCONTROLE ....................................................................................................................... 11 PRIJZENGELD ................................................................................................................................. 11 G-WEDSTRIJD ................................................................................................................................ 11

k. Partnership VTDL ....................................................................................................................... 12 l. Vlaamse Kampioenschappen – Belgische Kampioenschappen .............................................. 12 m. Financiële voorwaarden ............................................................................................................ 12 n. Sancties ...................................................................................................................................... 13 o. Aansprakelijkheid ...................................................................................................................... 13 3. Competitiecircuit: Flanders Cup........................................................................................................ 14 a. Intro............................................................................................................................................ 14 b. Kandidaturen ............................................................................................................................. 14 4. Voorwaarden Flanders Cup .............................................................................................................. 15 a. Algemene voorwaarden Flanders Cup Series .......................................................................... 15 b. Specifieke voorwaarden Flanders Cup Series .......................................................................... 15 5. Bijlagen ............................................................................................................................................... 16



Event Manual DUATLON



Event Manual JEUGD



Event Manual MULTISPORT (cross duatlon, aquatlon)

Event Manual TRIATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga

Hoofdstuk: 1. Intro

ANDERE EVENT MANUALS:

2

1. INTRO

Deze manual beschrijft het samenwerkingscontract tussen de Samenwerkingscontract maar ook gids organisatie en VTDL maar is tegelijkertijd een gids voor de dienstverlening van de VTDL. Aangezien elke organisatie specifiek is en de dienstverlening ruimer mikt dan hier beschreven, kan men na het lezen zich steeds verder informeren via de VTDL.

Triatlon

Deze event manual is van toepassing op alle Vlaamse organisaties die onder de noemer ‘triatlon’ vallen, dus alle formats met een zwem-, fietsen loopgedeelte. Deze proeven kunnen plaatsvinden in het zwembad of open water en op de

openbare weg of “off road” (cross).

Hoofdstuk: 1. Intro

Alle Vlaamse events die in de officiële kalender van de Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga en Belgische Triatlon & Duatlon Federatie willen opgenomen worden, moeten naast de Sportreglementen BTDF ook voldoen aan algemene & specifieke voorwaarden die beschreven zijn in deze manual. Door het indienen van een wedstrijdfiche (officiële aanvraag) verklaart de organisatie zich akkoord met de voorwaarden die in deze manual en de Sportreglementen BTDF beschreven zijn. De algemene voorwaarden gelden voor alle soorten Algemene en specifieke voorwaarden evenementen (just for fun, recreatief of competitief), de specifieke voorwaarden zijn vooral van toepassing op één soort evenement.


3

2. ALGEMENE VOORWAARDEN

a. Aanvraag (1) Een officiële aanvraag gebeurt via de wedstrijdfiche1 die correct wordt ingevuld door het LOC en ingediend bij de VTDL, ten laatste 4 maanden voor wedstrijddatum (postdatum). Aanvragen voor Flanders Cup wedstrijden (zie hfdst. 3) moeten voor 11/12/2013 worden ingediend. (2) Pas na het indienen van de aanvraag en de goedkeuring door de VTDL wordt er gestart met de noodzakelijke voorbereidingen voor de dienstverlening (verzekeringsattest, Timing, officials, …) en wordt het evenement gepromoot via de website. Gezien de talrijke aanvragen is het aanbevolen om de wedstrijdfiche zo snel mogelijk in te dienen. (3) De afstanden voor de betrokken jeugdcategorieën mogen de maximumafstanden binnen de Sportreglementen BTDF (appendix A) niet overschrijden. (4) Wijzigingen in de organisatiegegevens na het indienen van de aanvraag dienen zo snel mogelijk gecommuniceerd te worden naar de Sporttechnisch Coördinator van de VTDL. Wijzigt de datum van het evenement, dan wordt de eerste aanvraag nietig verklaard en dient het LOC een volledig nieuwe wedstrijdfiche in te dienen. (5) Er kan geen aanvraag worden ingediend indien er nog openstaande schulden zijn ten opzichte van de VTDL of BTDF.

b. Aansluitingsbijdrage (1) Voor het LOC is er een jaarlijkse aansluitingsbijdrage van € 50. (2) LOC die als club lid zijn van de VTDL, zijn deze bijdrage niet verschuldigd. (3) De bijdrage omvat een jaarabonnement op het driemaandelijks tri- en duatlonmagazine “stop&go”.

c. Verzekering (1) De VTDL voorziet 2 mogelijke verzekeringsformules: 1. Verzekering voor sportpromotionele evenementen 2. Verzekering voor (competitieve) wedstrijden

Hoofdstuk: 2. Algemene voorwaarden

(2) Beide polissen omvatten voor de deelnemers2 en medewerkers een verzekering voor lichamelijke schade & burgerlijke aansprakelijkheid ten opzichte van schade aan derden. De VTDL voorziet eveneens het wettelijk verplichte verzekeringsattest voor wielerwedstrijden. De polis dekt geen schade aan materiaal, gehuurd materiaal of gebouwen. Contacteer de VTDL voor meer info. SPORTPROMOTIONELE POLIS  Deze polis is van toepassing op sportgerelateerde evenementen met een uiterst recreatief karakter, genaamd “just for fun”. Het promotionele, laagdrempelige aspect dient zeker aan bod te komen bij:  Deelname – dit is het allerbelangrijkste dus er zijn geen resultaten, een uitslag of andere competitieve elementen (podia, prijzengeld, …). Een finisher attest (zonder resultaten) is wel toegelaten;  Afstanden – kort en toegankelijk, korter dan de competitieve maximumafstanden die vermeld staan in de Sportreglementen BTDF; 1 2

Zie VTDL-website, klik door naar Downloads. Volgens de officiële startlijst en in overeenstemming met de leeftijdsvoorwaarden van de Sportreglementen BTDF.


4

 Deelnameprijs & inschrijving – laagdrempelig.  De kostprijs voor de sportpromotionele polis bedraagt € 50/dag. WEDSTRIJDPOLIS  Deze polis is van toepassing zodra er een “wedstrijd” wordt georganiseerd. Deze wedstrijden brengen meer risico met zich mee en dus zijn hier extra kosten aan verbonden.  De kostprijs voor de wedstrijdpolis bedraagt € 50/dag + € 5 (daglicentie € 7,5) of € 10 (daglicentie € 15) per team3 en/of niet-gelicentieerde deelnemer. De prijs per team en/of niet-gelicentieerde deelnemer is gekoppeld aan de daglicentie of –verzekering en wordt dus integraal betaald door hen (zie verder bij punt d).  Bij wedstrijden waarbij de afstanden kleiner of gelijk zijn aan de sprintformule 4 wordt de verzekeringsbijdrage gelimiteerd tot € 800.  Bij wedstrijden waarbij de afstanden groter zijn dan de sprintformule bedraagt de verzekeringsbijdrage maximum € 1.550.  Bij de combinatie van beide afstanden op dezelfde wedstrijddag worden de bijdragen gecumuleerd. (3) Wat bij een ongeval? Voor elk LOC wordt een verzekeringsaccount voorzien voor aangifte van ongevallen. Leden van de VTDL doen aangifte via hun club. Niet-leden doen aangifte via het LOC. Na controle van de aangifte wordt een dossiernummer toegekend aan het slachtoffer. Met dit nummer en de medische attesten dient het slachtoffer vervolgens contact op te nemen met Ethias. Meer info over de procedure via http://vtdl.triathlon.be/verzekeringen. (4) Buitenlandse gelicentieerde atleten worden over het algemeen beschouwd als verzekerd. Dit betekent dat een wedstrijdverzekering wordt voorzien door hun federatie. Indien zij geen geldige licentie kunnen voorleggen, dienen zij alsnog een daglicentie aan te schaffen.

d. Daglicentie Atleten die wensen deel te nemen aan een wedstrijd en die niet in het bezit zijn van een geldige licentie van VTDL/LBFTD of een andere ITU/ETU erkende triatlonfederatie, zijn verplicht om een daglicentie te nemen.  Triatlonwedstrijden waarbij de afstanden kleiner of gelijk zijn aan de sprintformule  daglicentie € 7,5 per team en/of niet-gelicentieerde deelnemer.  Triatlonwedstrijden waarbij de afstanden groter zijn dan de sprintformule  daglicentie € 15 per team en/of niet-gelicentieerde deelnemer.

e. Officials

3 4

Vanaf 2 of meer atleten wordt de term “team” gebruikt. Voor meer informatie over afstanden, zie Sportreglementen BTDF.



(1) Op iedere wedstrijd worden officials afgevaardigd voor het sportieve en veilige verloop van de wedstrijd. Tot hun takenpakket behoort o.a.:  Prospectie of voorafgaand advies door de aangewezen CRO. Het is raadzaam de CRO tijdig te betrekken bij het LOC voor een goede communicatie en een grotere garantie op een vlot, sportief en veilig wedstrijdverloop;  Controle van de fietsen (check-in) & atleten op de dag zelf. Hierbij primeert veiligheid en het voldoen aan de fietsvoorwaarden volgens de reglementen;  Naleven van de Sportreglementen BTDF door atleten, o.a. om onsportief gedrag te voorkomen of te bestraffen;  Controle van het stayergedrag bij non drafting wedstrijden;  Officiële goedkeuring van de einduitslag;

5

 Het ontvangen en behandelen van klachten of protesten tegen “field of play” beslissingen (CRO);  Melden van een ongeval tijdens de wedstrijd aan de V TDL (via evaluatieverslag)5;  Evaluatie van de wedstrijd op basis van objectieve, kwaliteitsvolle parameters met constructieve feedback voor volgende edities. (2) Tot het officialkorps behoren zowel de CRO, TO als erkende motards (M) die instaan voor de begeleiding van de TO’s op het wedstrijdparcours6. (3) De bijdrage per official die optreedt tijdens de wedstrijddag bedraagt € 45. Bij een wedstrijdprogramma van meer dan 4 uur (vanaf check-in tot laatste aankomst) voorziet het LOC een lunchpakket & voldoende drank. Een prospectie door de CRO bedraagt € 30. (4) Het aantal afgevaardigde officials wordt (in samenspraak met het LOC) bepaald door de CRO en is afhankelijk van:  Type wedstrijd*; *MINIMUM VEREISTE:  Aantal deelnemers; TRIATLON DRAFTING: 6 TO + 4 M  Aantal reeksen of startwaves; TRIATLON NON DRAFTING: 12 TO + 10 M Per extra reeks/wedstrijd wordt een extra TO aangeduid (eventueel met M)  Parcours en afstanden tussen start/wisselzone(s)/aankomst;  Beschikbaarheid aan officials. (5) De officiële lijst met afgevaardigde officials wordt ongeveer 2 weken voor de wedstrijd door de Sporttechnisch Coördinator van de VTDL gemaild naar het LOC.

f. Inschrijvingsmodule (sign-in) (1) De VTDL voorziet een online systeem dat het mogelijk maakt om de inschrijvingen op een efficiënte manier te verwerken.


(2) De voordelen zijn:  Sign-in wordt gratis ter beschikking gesteld aan VTDL-organisaties;  Het online inschrijfformulier kan gekoppeld (hyperlink) of geïntegreerd worden binnen de eigen organisatiewebsite;  Het LOC ontvangt een persoonlijke account voor het beheer van de inschrijvingen;  Na inschrijving ontvangt de atleet en LOC een automatisch bericht van inschrijving met de betalingsgegevens;  Automatische verbinding met de VTDL-database waardoor gelicentieerde leden onmiddellijk herkend worden en sneller kunnen inschrijven;  De optie tot een tijdelijk ledenvoordeel voor lokale bewoners (zie verder bij prioritaire inschrijfperiode & specifieke voorwaarden);  Aan de inschrijvingen kunnen extra’s (aankoop chip of T-shirt, bestelling maaltijden, …) toegevoegd worden;  Er kunnen betalingslijsten opgemaakt worden voor online publicatie op de website (deelnamelijsten);  Finale inschrijvingsdata kan men nummeren om startlijsten te bekomen;  De aangeleverde informatie kan onmiddellijk gebruikt voor timing. (3) Indien gewenst, kan het LOC via sign-in een prioritaire inschrijfperiode (PIP) invoeren voor gelicentieerde atleten7 en eventueel voor lokale bewoners (die tijdelijk kunnen inschrijven zonder extra 5

De CRO meldt een ongeval maar doet geen aangifte. De aangifte zelf dient door het slachtoffer te gebeuren, via de club (indien VTDL-lid) of LOC. 6 Bij crosswedstrijden met een offroad parcours worden geen VTDL motards voorzien.


6

kost voor de daglicentie). Worden als lokale bewoners beschouwd: bewoners in de gemeente(s) of stad (steden) waar het evenement plaatsvindt of die het parcours doorkruist. (4) Atleten die op een onterechte wijze het systeem gebruiken (bijvoorbeeld bij fraude of het niet correct invullen van gegevens), verliezen hun startrecht op de wedstrijddag.

g. Timing & live-results (1) Voor de timing kan men een beroep doen op de VTDL mits een tijdige aanvraag en volgens de beschikbaarheid van operatoren en materiaal. Indien niet kan voldaan worden aan de vraag, wordt dit onmiddellijk gemeld aan het LOC. (2) Organisaties kunnen in combinatie met de VTDL-Timing een LED-scherm (2,5 m x 1,5 m) huren voor live results, beeldmateriaal of algemene promotie van hun wedstrijd. Het scherm dient op voorhand gereserveerd te worden en wordt prioritair voorbehouden voor Flanders Cup organisaties. Informeer naar de specifieke brochure. (3) Alle LOC die gebruik maken van de VTDL-Timing dienen de Sign-in module voor hun inschrijvingen te gebruiken. (4) Bij VTDL-Timing moet elke deelnemer een chip via het LOC nemen (eigen chips worden niet meer toegelaten). Omdat gelicentieerde VTDL-atleten hiervoor niet extra betalen (service zit inbegrepen in hun licentie) en het LOC voor deze atleten (hun chipgebruik) niet moet betalen, dient de huurprijs van een chip voor een atleet bovenop het inschrijvingsbedrag gerekend te worden. (5) Indien de VTDL niet kan voldoen aan de vraag of indien het LOC een beroep doet op een alternatieve timing, dient men onmiddellijk na de wedstrijd de resultaten (scratch + per reeks/geslacht/categorie) digitaal en in Excel te versturen naar [email protected] met volgende chronologische vermelding van exacte gegevens: plaats – naam + voornaam – club – woonplaats – nr – categorie – plaats per categorie – deeltijden & plaats per discipline – eindtijd Bijvoorbeeld: Pl Name 1 Veramme Koen

Club Place Nr ATRIAC Leuven 181

Cat H24

Pl Cat 1

Sw 0:16:27(2)

Bike 0:56:23(9)

Run 0:32:47(1)

Finish 1:45:37

(6) De kostprijs voor Timing bedraagt: ELEKTRONISCHE TIMING Operator € 400/dag (8u) Per extra uur € 50 Verplaatsingskost operator

Forfaitaire kilometervergoeding9


Opgelet: De einduitslag is pas definitief na goedkeuring door de CRO. Wijzigingen na de wedstrijd die effect hebben op de eindposities, dienen ook goedgekeurd te worden door de CRO. Op de uitslag dienen alle atleten vermeld te staan, dus ook atleten die de wedstrijd niet beëindigd hebben (DNF – did not finish), die gediskwalificeerd zijn (DSQ) of die niet zijn komen opdagen (DNS – did not start).

Duur opdracht wordt berekend vanaf aankomst operator (opening wedstrijdsecretariaat8) tot half uur na aankomst laatste atleet Tot en met 30/6/2014 bedraagt dit € 0,3461/km

7

Verplicht bij Flanders Cup wedstrijden. Bij aankomst van de operator (opening wedstrijdsecretariaat) moet er voldoende tijd voorzien zijn voor het installeren van de nodige meetpunten op de verschillende wedstrijdlocaties. Indien nodig komt de operator vroeger. 9 Volgens KB van 18 januari 1965 inzake reiskosten. 8


7

Units

Herbruikbare chips (Timerchip of Bibtag) Wegwerpchips (Single Use) Enkelband (neopreen) Reductie

€ 100/unit voor eerste 3 units (low density) € 150/unit vanaf 4e unit € 150 voor HD-unit € 1/chip, geleverd met enkelband € 2,1/chip, geleverd zonder enkelband € 3/band € 125

Units mogen niet verplaatst worden. HD (high-density) is noodzakelijk voor controle op het fietsparcours, bij extreme passage of bij noodzakelijke (lokale) omstandigheden. Chips dienen na de wedstrijd terug gerecupereerd te worden door het LOC. Verloren chips worden gefactureerd aan het LOC (€ 8/chip).

Voor gebruik bij wegwerpchips. De VTDL voorziet een korting van € 125 voor LOC die de prioritaire inschrijfperiode hanteren en gebruik maken van de elektronische VTDL-Timing.

MANUELE TIMING Enkel mogelijk bij kleine wedstrijden met beperkt aantal deelnemers. Enkel einduitslag zonder tussentijden. Operator € 180/dag Jeugdwedstrijden worden beschouwd als 1 format. Per extra format € 50 Andere formats zijn o.a. triatlon drafting, triatlon non drafting, duatlon drafting, duatlon non drafting en trio/duo-reeks. Verplaatsingskost Forfaitaire Tot en met 30/6/2014 bedraagt dit € 0,3461/km operator kilometervergoeding Alle prijzen zijn inclusief BTW. De tarieven kunnen nog gewijzigd worden onder invloed van de VTDLleverancier. (7) Het LOC is verantwoordelijk voor het correct aanleveren van de startlijst met alle correcte gegevens en nummering van atleten. Wijzigingen op de dag zelf dienen zo correct mogelijk (informeer naar het dagformulier) en tijdig aangeleverd worden bij de timing en CRO.


(8) Noodzakelijke voorzieningen voor Timing:  Extra medewerkers (bijvoorbeeld voor het inscannen van de chips), overleg met operator voor het specifieke aantal;  Laptop en elektriciteit op het wedstrijdsecretariaat voor het inscannen van de chips;  Per meetpunt (o.a. in wisselzone, aankomst, …) 6 nadar- of dranghekken;  Aan de aankomst voldoende ruimte voor aanhangwagen operator (3x4m) met voorziening van elektriciteit (220V). (9) Bij grotere wedstrijden (ETU/ITU, groot aantal deelnemers, meerdere wedstrijden, …) dienen meerdere timing-operatoren afgevaardigd te worden. (10) Elektronische Timing kan bij uitzondering ontregeld worden door storingen vanuit de ondergrond (leidingen, …). Dit kan zorgen voor onregelmatigheden en problemen bij de timing. Indien mogelijk wordt dit voorkomen maar wegens de externe factor kan de operator en de VTDL hier niet verantwoordelijk voor gesteld worden.

h. Medisch & Ethisch Verantwoord Sporten (MEVS) (1) Net zoals de VTDL erkent de aangesloten organisatie de decretale verplichtingen omtrent MVS (www.gezondsporten.be) en EVS (www.ethischsporten.be). Concreet vertaalt dit zich o.a. in onderstaande richtlijnen. Event Manual TRIATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga

8

(2) De afstanden per leeftijdscategorie zijn niet langer dan de maxima die voorzien zijn binnen de Sportreglementen BTDF. Het LOC kan hiervan niet afwijken zonder voorafgaande goedkeuring van de VTDL. (3) Net zoals de VTDL ondersteunt en promoot het LOC de Rechten van het Kind in de sport, de Panathlon verklaring, inclusie, respect voor diversiteit, fair play, fysieke & psychische integriteit en solidariteit. (4) Dopingcontrole is mogelijk op elke wedstrijd en dus moeten de wettelijke voorzieningen steeds aanwezig zijn. Organisaties die niet voldoen aan de voorwaarden worden verantwoordelijk gesteld voor de aanzienlijke boetes die hiermee gepaard kunnen gaan. Zie verder bij punt j (sporttechnische voorwaarden) voor meer uitleg of informeer via www.dopinglijn.be. (5) Atleten die geschorst zijn wegens doping of andere inbreuken worden niet toegelaten om te starten zolang ze geschorst zijn. Voor schorsingen in verband met doping kan de organisator zich aanmelden op de nieuwsbrief van de dopinglijn (www.dopinglijn.be). Atleten die geschorst zijn door de VTDL, LBFTD of BTDF worden gemeld via de nieuwsbrief van de VTDL.

i. Veiligheid (1) Het LOC werkt samen met de bevoegde instanties (politie) om een verkeersvrij parcours te verkrijgen. (2) Bij openwaterzwemmen dient het LOC een officieel attest te voorzien die het zwemparcours goedkeurt als “zwemwater”10. Het attest is op de wedstrijddag maximum 1 week oud en wordt vooraf overhandigd aan de CRO. Bij zwemwaters die op regelmatige basis gecontroleerd worden is een afwijking mogelijk (aanvraag via VTDL). Indien gebruik wordt gemaakt van onbekend zwemwater, is het aangewezen om bijkomend een vroegere analyse aan te vragen. Als er tussen het moment van de wateranalyse en de wedstrijd werken gebeuren die de waterkwaliteit kunnen beïnvloeden, dient het LOC ook hier de nodige verantwoordelijkheid te nemen. (3) Het verdient aanbeveling om medische steun (MS) te voorzien tijdens de wedstrijd. Bij afwezigheid van MS kan de aansprakelijkheid van de organisator in het gedrang komen en neemt de VTDL hieromtrent geen enkele verantwoordelijkheid. (4) Een veiligheidsplan beschrijft de voorzorgsmaatregelen inzake veiligheid en concrete acties bij ongevallen. Aangezien de specifieke richtlijnen per gemeente of stad kunnen verschillen, informeert het LOC zich best via de lokale instanties.


(5) De VTDL adviseert een parcours met genummerde seingevers zodat slachtoffers sneller gelokaliseerd kunnen worden. Ook worden de medewerkers (inclusief de officials) best voorzien van telefoonnummers (organisatie en medische instanties) voor noodzakelijke oproepen.

j. Sporttechnische voorwaarden COMMUNICATIE  De website van de organisatie bevat duidelijke informatie zoals:  Duidelijk link naar de Sportreglementen BTDF;  Duidelijke atletenbriefing met alle belangrijke wedstrijdinfo (een typebriefing kan bij de VTDL worden opgevraagd);  Correct gemeten afstanden van de wedstrijd(en);  Bij voorkeur visuele plannen van de verschillende parcoursen;

10

Attest dient voorzien te worden door een bevoegde instantie die dezelfde analysemethoden en –praktijken toepast zoals voorzien in de Europese zwemwaterrichtlijn.


9

 Deelnemers- of startlijst die regelmatig geüpdatet wordt.  Communicatie naar atleten (briefing) wordt ook verstuurd naar de CRO.

WEDSTRIJDSECRETARIAAT  Op de wedstrijddag worden alle deelnemers/teams gecontroleerd door middel van hun licentie met foto of identiteitskaart. De controle bevestigt de identiteit van de inschrijvende atleet/teams en hun verzekering.  Atleten die niet deelnemen op de wedstrijddag (no show, ziekte of andere) worden onderaan de uitslag opgenomen met de vermelding “Did Not Start” (DNS). Het startnummer kan eventueel worden overgedragen aan een andere atleet indien dit ten laatste 30 minuten voor de start wordt gemeld aan de timing en CRO waarbij laatste zijn/haar goedkeuring verleent.  Voor de timing en officials zijn kwaliteitsvolle & duidelijke startnummers onontbeerlijk, alsook de nummering van atleten (met alcoholstift) op linkerhand, -schouder & onderbeen.

PARCOURS  Betrek alle instanties die een invloed kunnen hebben op het wedstrijdparcours: verwittig het openbaar vervoer, lokale boeren, bewoners, toerisme (omleiding fietsen wandelroutes), …  Het LOC zorgt voor een motard met een rode vlag die voor de eerste atleet rijdt en een motard met een groene vlag die na de laatste atleet rijdt. Dit is een belangrijk communicatiemiddel naar medewerkers (seingevers) toe om te tonen wanneer vrij verkeer verboden of terug mogelijk is. Het is aanbevelenswaardig om hiervoor motards te voorzien met ervaring op wielerwedstrijden en dergelijke 11.  Er is voldoende bevoorrading in de aankomstzone en om de 2,5 km langs het loopparcours. De bevoorrading wordt bij voorkeur in de schaduw geplaatst. Bij extreme temperaturen dient de bevoorrading in overleg met de CRO aangepast te worden.  Dropzones langs het parcours (waar atleten/publiek hun afval kunnen deponeren) zijn een efficiënt middel om de milieubelasting van een wedstrijd drastisch te verlagen.  Om de doorstroming van het publiek door het wedstrijdparcours te garanderen, plaatst het LOC dubbele oversteekplaatsen (gescheiden oversteek, telkens in één richting) met medewerkers die de snelheid van aankomende atleten en het publiek goed kunnen inschatten en controleren.

Medewerker met lint die zich voor de oversteek verplaatst van punt C naar punt D

WISSELZONE  De perfecte wisselzone voorziet voldoende ruimte, een efficiënte structuur, orde en eerlijkheid voor alle atleten. In- en uitgang zijn zodanig opgebouwd dat elke atleet tijdens de wissel dezelfde afstand loopt. Contacteer gerust de CRO voor meer advies.  Atleten komen vaak met meer materiaal dan beschikbare ruimte in de wisselzone (rugzakken, …), bij voorkeur maakt het LOC hier een aparte ruimte voor dit overtollige materiaal.

11

Ook deze motards dienen de verkeersreglementen te respecteren (helm, veilige kledij, …).



Medewerker met lint die zich voor de oversteek verplaatst van punt A naar punt B

10

NON DRAFTING  Indien het LOC een non drafting-reeks organiseert, dienen volgende voorwaarden gerespecteerd te worden:  Maximum aantal fietsronden (bijvoorbeeld: maximum 2 Indien NON DRAFTING moet de organisatie erop toezien dat fietsrondes bij Olympische elke atleet, ongeacht zijn/haar niveau, de mogelijkheid krijgt afstand); om niet te stayeren. Een coëfficiënt  Maximum aantal deelnemers per [aantal meter van 1 parcourslus/aantal wave (in samenspraak met CRO);  Parcours dat zich leent tot nondeelnemers = groter dan 100] kan helpen maar drafting, zowel naar atleten als de omstandigheden (wedstrijdparcours, aantal & duur tussen officials toe; waves, niveaugroepen) dienen steeds in rekening worden  Straflus; gebracht. Adviseer jezelf bij de CRO.  Uitzonderingen (bijvoorbeeld dubbele Standaardafstand triatlon) op aanvraag en na goedkeuring VTDL.

 Volgens het Vlaamse antidopingdecreet is het LOC verplicht om:  De identiteit van ALLE deelnemers te controleren via een identificatiebewijs met foto;  De adresgegevens van ALLE deelnemers te noteren. Bij voorkeur noteert het LOC ook het gsm-nummer waarop de atleet (of begeleider) onmiddellijk na de wedstrijd te bereiken is.  Een dopingcontrole kan op ieder ogenblik (en dus ook op een wedstrijd) plaatsvinden en het decreet verplicht elke sportvereniging om medewerking te verlenen aan de controles en het toezicht op de controles;  Voor een LOC betekent dit specifiek dat een controlearts kan vragen of iemand van de organisatie hem/haar kan bijstaan bij de controle. Daarnaast moet er altijd een dopinglokaal worden voorzien dat voldoet aan volgende voorwaarden:  Vlakbij de wedstrijd en met duidelijke signalisatie naar het lokaal;  Het dopinglokaal wordt uitsluitend gereserveerd voor deze activiteit;  Lokaal is voldoende ruim en voorziet wachtruimte & toilet (eventueel apart lokaal in nabijheid van wachtruimte);  Lokaal is voorzien van minstens 6 stoelen en een tafel zodat de arts op een efficiënte manier kan werken met documenten en materialen;  Het LOC voorziet minstens 6 ongeopende grote flessen niet-alcoholische drank (bij voorkeur water).  Lees de volledige tekst via www.dopinglijn.be/sporters-federaties-clubs/sportfederaties-enclubs/verplichtingen-ivm-dopingbestrijding/.

PRIJZENGELD  Als er prijzengeld is voorzien, moet er door het LOC een fiscale aangifte gebeuren vanaf € 125/persoon. Dit kan online indien het LOC beschikt over een elektronische kaartlezer. Het LOC zorgt voor een fiscaal attest voor de atleet die hij/zij kan inbrengen bij de persoonlijke belastingen. Contacteer de VTDL voor meer info.

G-WEDSTRIJD  De VTDL werkt samen met de vzw Parantee ter promotie van G-sport. Informeer via de VTDL indien het LOC G-atleten wenst toe te laten.



DOPINGCONTROLE

11

 Voor gehandicapte atleten en begeleiders die deelnemen in een open wedstrijd, zorgt het LOC voor de nodige herkenning (ev. polsbandjes).

k. Partnership VTDL (1) Het LOC neemt het logo van de VTDL op in al haar promotionele met een link naar de VTDL-website. Download het logo via http://vtdl.triathlon.be/downloads/. (2) Het LOC zorgt voor een VIP-accreditatie (indien van toepassing) als de VTDL de voorzitter, de secretarisgeneraal of een bestuurslid afvaardigt. Dit wordt op voorhand gecommuniceerd door de Sporttechnisch Coördinator via de lijst van aanwezige officials. (3) Het LOC zorgt voor een persaccreditatie als de VTDL een fotograaf of redacteur (stop&go) afvaardigt. Het LOC gaat akkoord dat beeldmateriaal, genomen op het evenement, kan gebruikt worden voor publicitaire doeleinden van de VTDL en voor sportpromotie in het algemeen. Het LOC, noch een deelnemer of toeschouwer, kan hiervoor een vergoeding claimen. Het LOC dient ook deze boodschap visueel zichtbaar te verspreiden op de wedstrijdlocatie (of onthaal). (4) De VTDL heeft een aankomstboog die kan gereserveerd worden via de wedstrijdfiche. De huurprijs bedraagt € 50 voor organisaties die niet als VTDL-club zijn aangesloten. (5) Het LOC aanvaardt alle logo’s van de VTDL-sponsors die vermeld staan op het materiaal dat wordt aangeleverd door de liga (Timing, VTDL-shop, aankomstboog, …).

l. Vlaamse Kampioenschappen – Belgische Kampioenschappen (1) Voor kampioenschappen met betrekking tot de jeugd wordt verwezen naar de Event Manual Jeugd. (2) Kampioenschappen: de VK worden toegekend door de VTDL, de BK door de BTDF. Naast de beschreven voorwaarden (een VK of BK moet minstens voldoen aan de voorwaarden van een Flanders Cup A-series, zie verder), moet het LOC ook voldoen aan de financiële voorwaarden (fee & prijzengeld) om in aanmerking te komen voor een kampioenschap. Kandidaat-organisatoren kunnen hun kandidatuur indienen bij de VTDL en de toekenning gebeurt op vooraf gemelde tijdstippen, zoals de kalendervergadering in het najaar. Bij meerdere kandidaten geldt de procedure van opbod (m.b.t. de prijzengelden). Zie bijlage voor financiële voorwaarden VK.

(4) Bij BK staat de BTDF in voor de levering van de medailles voor de verschillende podia per categorie en geslacht (zie hierboven) en voor de kampioenentruien voor de overall beste dame en heer.

m. Financiële voorwaarden (1) De VTDL streeft naar een dienstverlening met een duidelijke meerwaarde voor organisatoren en dit volgens een zo goed mogelijke verhouding in prijs/kwaliteit. Bepaalde diensten kunnen gratis worden aangeboden, dit volgens de eigen middelen en visie (algemene structuur) van de VTDL. (2) Alle betalende diensten worden na de wedstrijd gefactureerd aan het LOC. Voor Belgische Kampioenschappen dient vooraf een voorschot betaald te worden aan de BTDF. (3) Alle betalingen aan de VTDL/BTDF dienen te gebeuren volgens de factuurvoorwaarden en binnen de vooropgestelde termijn.



(3) Bij VK staat de VTDL in voor de levering van de medailles voor de verschillende podia per geslacht en categorie:  Overall, U23 (20-23j), Seniors (24-39j), Masters A (40-49j), Masters B (50-59j), Masters C (60+)

12

(4) Bij nalatigheid kan het LOC verantwoordelijk gesteld worden voor schade aan VTDL-materiaal.

n. Sancties  Indien het LOC niet tegemoet komt aan de voorwaarden van de event manual of in strijd handelt met de Sportreglementen BTDF, kan het Dagelijks Bestuur van de VTDL beslissen om een organisatie te schorsen van de officiële VTDL/BTDF-kalender waardoor alle verbintenissen van de VTDL opgezegd worden.  Geschillen worden geregeld zoals voorzien in het Huishoudelijk Reglement van de VTDL.

o. Aansprakelijkheid  De VTDL kan niet aansprakelijk gesteld worden voor bepaalde diensten die (acuut) wegvallen wegens redenen van overmacht (ziekte, ongeval,…).


U vindt een beknopt overzicht van de algemene voorwaarden en de dienstverlening in bijlage.


13

3. COMPETITIECIRCUIT: FLANDERS CUP

a. Intro De Flanders Cup is een kwalitatief competitiecircuit voor atleten met prioriteit voor gelicentieerden. Afhankelijk van het niveau van een Flanders Cup wedstrijd, kunnen gelicentieerde atleten meer of minder punten verdienen voor een eindranking. Wie deelneemt aan voldoende De Flanders Cup staat garant voor organisaties die rankingwedstrijden, kan op het einde van het passioneel & professioneel bezig zijn met de sport en seizoen credits inruilen voor een naturaprijs. De die de atleet, veiligheid en sportiviteit centraal stellen. laureaten van deze eindranking komen in aanmerking voor een geldprijs en worden bekroond tijdens de eindhappening. De VTDL is verantwoordelijk voor het constant updaten van de rankings (Flanders Cup), het voorzien van geld- & naturaprijzen voor de Flanders Cup en de organisatie van de eindhappening. (1) Verschillende rankings:  Flanders Cup Triatlon Drafting;  Flanders Cup Triatlon Non Drafting (niet voor standard of sprint distance);  Flanders Cup Duatlon;  Flanders Cup Jeugdtriatlon;  Flanders Cup Jeugdduatlon;  Flanders Cup Jeugdzwemlopen.

b. Kandidaturen Elke organisatie kan worden opgenomen in de Flanders Cup, mits te voldoen aan de voorwaarden & procedure die in deze manual beschreven zijn. (1) De kandidatuur voor opname in de Flanders Cup gebeurt door een volledig en correct ingevulde wedstrijdfiche in te dienen bij de VTDL vóór 11 december 201312. (2) Procedure tot opname binnen Flanders Cup: o Correcte aanvraag (wedstrijdfiche) voor 11 december 2013; o Positief advies door organisatorencommissie in december 2013; o Toekenning door Raad van Bestuur; o Bekendmaking Flanders Cup – begin 2014.

12

Belgische Kampioenschappen Triatlon (Sprint/Standard/Middle/Long Distance) worden steeds opgenomen in de Flanders Cup als A-series, zij dienen dus ook aan deze voorwaarden te voldoen.


Hoofdstuk: 3. Competitiecircuit: Flanders Cup

(2) Wedstrijdreeksen worden onderverdeeld in 3 niveaus of series (C, B en A-series) en hoe hoger de serie (met A-series bovenaan), hoe meer punten gelicentieerde atleten kunnen verdienen.  Flanders Cup C-series: atleten kunnen tot 500 punten verdienen;  Flanders Cup B-series: atleten kunnen tot 750 punten verdienen;  Flanders Cup A-series: atleten kunnen tot 1000 punten verdienen. Naarmate het niveau stijgt, worden er meer kwalitatieve eisen gesteld aan het LOC met betrekking tot prijzengeld, sporttechnische aspecten, communicatie, infrastructuur, logistiek, … Het LOC kan per wedstrijdreeks een aanvraag indienen voor een bepaalde serie.

14

(3) Nieuwe organisaties of organisaties die het voorgaande jaar niet hebben plaatsgevonden, kunnen slechts instappen via de C-series. De Raad van Bestuur VTDL kan uitzonderingen toestaan.

4. VOORWAARDEN FLANDERS CUP

a. Algemene voorwaarden Flanders Cup Series  Afstanden conform de Sportreglementen BTDF.  Inschrijvingen moeten via de Sign-in inschrijvingsmodule van de VTDL.  Opname van de naam “Flanders Cup” op website en promotiemateriaal 13.  Prioritaire inschrijfperiode voor gelicentieerde deelnemers (VTDL en LBFTD) vanaf de startdatum van de inschrijvingen tot minstens 2 maand14 voor wedstrijddatum.  De prioritaire periode is enkel van toepassing op individuele reeksen.  Inschrijvingen openen minstens 3 maanden voor wedstrijddatum.  Inschrijvingen voor het zomerseizoen (vanaf mei) openen ten vroegste vanaf 1 februari 2014.  Het LOC kan ook de optie nemen om niet-gelicentieerde lokale bewoners toe te laten tijdens deze PIP (aan ledentarief). Alle inschrijvingen binnen deze periode worden vrijgesteld van de daglicentie.  Drafting: Voor het berekenen van de ranking (per geslacht) dienen alle heren te starten in dezelfde wedstrijd/reeks en apart ook alle vrouwen in dezelfde wedstrijd/reeks.  Uitslagverwerking: elektronische timing via de VTDL.  Podia volgens de verschillende leeftijdscategorieën (zie Sportreglementen BTDF).  VTDL-stand: Op bepaalde wedstrijden is de VTDL-stand aanwezig om de naturaprijzen van de Flanders Cup te verdelen. Als de VTDL zijn aanwezigheid bevestigt (ten laatste 1 maand voor wedstrijddatum), voorziet de organisatie hiervoor gratis plaats (tent 4x4m + grote camionette), nabij aankomst, secretariaat of andere standhouders.

b. Specifieke voorwaarden Flanders Cup Series B - series Verplicht voor alle podia

Geldprijzen Parameter veiligheid Parameter communicatie Parameter infrastructuur

Niet verplicht Minimum 70% behalen Minimum 70% behalen Minimum 70% behalen

€ 2.000 (verdeelsleutel) Minimum 80% behalen Minimum 80% behalen Minimum 80% behalen

13 14

A - series Verplicht voor elke deelnemer € 4.000 (verdeelsleutel) Minimum 90% behalen Minimum 90% behalen Minimum 90% behalen Hoofdstuk: 4. Voorwaarden Flanders Cup

Naturaprijs

C - series Verplicht voor alle podia

Na bevestiging van deelname Flanders Cup. Bij het BK Triatlon Standard Distance duurt de prioritaire inschrijfperiode tot 1 maand voor wedstrijddatum.


15

5. BIJLAGEN Vlaamse & Belgische Kampioenschappen 2014 VK-bijdrage

BK-bijdrage

Prijzengeld

TRIATLON Sprint Distance (drafting)

Wedstrijd

€ 625

€ 1.250

€ 2.000

TRIATLON Standard Distance (drafting)

€ 1.250

€ 2.500

€ 4.000

TRIATLON Middle Distance (non drafting)

€ 1.250

€ 2.500

€ 4.000

TRIATLON Long Distance (non drafting)

€ 650

€ 1.250

€ 2.000

TRIATLON Jeugd (drafting)

€ 250

€ 500

€ 500

TRIATLON Interclub

Enkel BK

€ 1.500

€ 3.500

TRIATLON Interclub Jeugd

Enkel BK

€ 500

€ 1.500

TRIATLON Mixed Relay (adults)

Enkel BK

€ 750

€ 500

TRIATLON Mixed Relay (youth)

Enkel BK

€ 750

€ 750

TRIATLON Cross

€ 250

€ 500

€ 1.500

PARATRIATLON

Nvt

Nvt

Nvt

DUATLON Sprint Distance (drafting)

€ 250

€ 500

€ 1.500

DUATLON Standard Distance (drafting)

€ 250

€ 500

€ 1.500

DUATLON Long Distance (non drafting)

€ 250

€ 500

€ 1.500

DUATLON Jeugd

€ 250

€ 500

€ 500

DUATLON Interclub

Enkel BK

€ 750

€ 1.750

DUATLON Interclub Jeugd

Enkel BK

€ 250

€ 750

DUATLON Cross

€ 250

€ 500

€ 1.500

AQUATLON (open water, vanaf 12j)

€ 250

€ 500

€ 1.000

JEUGDZWEMLOPEN

€ 150

nvt

nvt

b.

Verdeelsleutels prijzengelden

Triatlon B-series Plaats 1 2 3 4 5 Triatlon B-series Plaats 1 2 3 Triatlon A-series Plaats 1 2 3 4 5 6

Overall klassement HEREN Bedrag € 250 € 200 € 150 € 100 € 75 Subklassementen HEREN Bedrag € 20 € 15 € 10 Overall klassement HEREN Bedrag € 500 € 400 € 300 € 250 € 200 € 150

DAMES Plaats 1 2 3

Bedrag € 250 € 200 € 100

U23, Senioren, Masters A/B/C DAMES Plaats 1 2 3

Bedrag € 20 € 15 € 10

DAMES Plaats 1 2 3 4 5


Bedrag € 500 € 300 € 150 € 100 € 50

Hoofdstuk: 5. Bijlagen

a.

16

7 8 9 10 Triatlon A-series Plaats 1 2 3

€ 100 € 75 € 50 € 25 Subklassementen HEREN Bedrag € 20 € 15 € 10

U23, Senioren, Masters A/B/C DAMES Plaats 1 2 3

Bedrag € 20 € 15 € 10

Naast de minima uit de tabel, dient het LOC nog respectievelijk € 225 (voor B-series) en € 400 (voor A-series) extra verdelen aan de atleten volgens een zelf gekozen wijze (hogere bedragen, meer atleten, …). Cumul is niet verplicht. Organisatoren kunnen zich beperken tot de uitbetaling van het grootste bedrag per atleet.

c. Vergelijkende tabel Zie volgende pagina.

d. Afkortingen - definities


BTDF: Belgische Triatlon & Duatlon Federatie CRO: Chief Race Official of hoofdscheidsrechter LBFTD: Ligue Belge Francophone de Triathlon& Duathlon; de Waalse tegenhanger van de VTDL LOC: Lokaal Organisatie Comité Timing: Het geheel aan benodigde apparatuur (units, chips, …) en bediening (operator) die door de VTDL ten dienste staat voor LOC en de tijdsregistratie op hun wedstrijd. timing: het registreren van de (verschillende) tijden van atleten tijdens de wedstrijd. TO: Technical Official of scheidsrechter VTDL: Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga


17

OVERZICHT EVENT MANUAL

TRIATLON

Just for fun

Wedstrijd

Flanders Cup: C-series

Flanders Cup: B-series

Flanders Cup: A-series

Lidgeld organisatie (niet

€ 50

€ 50

€ 50

€ 50

€ 50

Inschrijvingen

Eigen systeem of Sign-In

Sign-In

Sign-In

Sign-In

Timing

Geen

Reductie timing

Geen

Verzekeringspolis

€ 50/dag

Daglicentie voor teams en/of niet-gelicent. bij sprintafstanden of kleiner Daglicentie voor teams en/of niet-gelicent.bij afstanden groter dan sprint Officials DRAFTING (TO/motards)

Nvt

Eigen systeem of SignIn indien timing via liga Eigen systeem of via VTDL € 125 bij PIP en elect. Timing via VTDL € 50/dag + € 5 of € 10 per team en/of nietgelicentieerde deelnemer 15 € 7,5 per team en/of nietgelicentieerde deelnemer

Elektronische VTDLTiming € 125 bij PIP en elect. Timing via VTDL € 50/dag + € 5 of € 10 per team en/of nietgelicentieerde deelnemer € 7,5 per team en/of niet-gelicentieerde deelnemer



Nvt

€ 15 per team en/of niet-gelicentieerde deelnemer




Geen

Minimum 6/4, met extra TO /M per extra reeks



Officials NON DRAFTING

Geen

Podia Naturaprijzen wedstrijd Geldprijzen Puntentabel Fl.Cup

Geen Facultatief Geen Geen

Minimum 6/416, met extra TO/M per extra reeks Minimum 12/10, met extra TO /M per extra reeks Facultatief Facultatief Facultatief Geen

Minimum 12/10, met extra TO /M per extra reeks Per categorie & geslacht Voor podia Facultatief Vanaf 500 p.

Minimum 12/10, met extra S TO/M per extra reeks Per categorie & geslacht Voor podia € 2.000 Vanaf 750 p.

Minimum 12/10, met extra TO /M per extra reeks Per categorie & geslacht Voor iedereen € 4.000 Vanaf 1.000 p.

aangesloten VTDL-club)

15 16

Afhankelijk van de soort wedstrijd, wordt de bijdrage voor de wedstrijdpolis beperkt tot een bepaald plafond. Indien veel deelnemers, meerdere waves of een uitgebreid parcours, kan de CRO in overleg met het LOC beslissen om het aantal TO’s & motards aan te passen.

Event Manual Triatlon 2014 Opgemaakt door de VTDL/BTDF (oktober 2013)

Contact: Sporttechnisch Coördinator VTDL: Sofie Dely [email protected] Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga Belgische Triatlon & Duatlon Federatie Diestsesteenweg 49 3010 Kessel-Lo +32 (0)16/47.49.32

Verantwoordelijke LOC :

Locatie :

Ondergetekende (organisator) gaat akkoord met de voorwaarden die volgens deze specifieke Event Manual en de nationale Sportreglementen BTDF opgelegd zijn. Voor akkoord (naam – datum – handtekening)


Datum wedstrijd :

Gelieve dit laatste blad in te vullen en ondertekend terug te sturen naar bovengenoemd adres. Event Manual TRIATLON 2014 – vzw Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga

19

Event Manual TRIATLON

Recommend Documents