SUMMARY CHAPTER 9-10
Aloysius Aryayuda Kendratama I Gusti Ngurah Rayi Bhimantara W. Muhammad Naufal Z.R. Rayhan Baradi Yunita Orchideni Panuju
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS INDONESIA DEPOK 2016
Chapter 9: Testing, Assessing, and Evaluating Audit Evidence Proses audit internal dimulai dengan menetapkan tujuan audit, lalu menyusun rencana/langkah-langkah dan pelaksanaan audit, dan terakhir adalah menguji, menilai, dan mengevaluasi hasil audit untuk membuat kesimpulan audit. Proses pengujian, penilaian, dan pengevaluasian bukti audit merupakan hal yang menantang bagi kebanyakan auditor. Sebagai contoh, ketika auditor menemukan satu item yang bermasalah dari seratus item yang diperiksa dalam sample, apakah satu item yang bermasalah ini harus ditindaklanjuti lebih lanjut dan menjadikannya sebagai masalah pengendalian internal secara keseluruhan atau apakah satu sampel bermasalah ini sebaiknya tidak usah ditindaklanjuti saja dan “diloloskan”? Bab 9 ini akan mengkaji proses pengujian, penilaian, dan pengevaluasian bukti audit. Ini merupakan CBOK auditor internal dalam menentukan langkah apa yang diperlukan untuk melihat sebuah bukti audit dan selanjutnya mengembangkan kesimpulan audit yang sesuai serta rekomendasi berdasarkan bukti audit tersebut dan hal ini merupakan langkah kunci dalam proses audit internal secara keseluruhan.
Gathering Appropriate Audit Evidence Auditor internal membuat penilaian mengenai isu-isu audit dan atau menyimpulkan apakah tujuan dari audit telah tercapai berdasarkan peninjauan rinci yang disebut dengan bukti audit. Pada umunya auditor internal tidak melihat setiap item dalam bidang yang menjadi perhatian audit dalam mengembangkan bukti untuk mendukung sebuah audit, namun hanya meneliti beberapa berkas atau laporan (sampel) untuk mengembangkan kesimpulan audit atas seluruh set poulasi data. Pengujian dengan hanya memeriksa sampel data dan mengambil kesimpulan dari keseluruhan populasi data ini diperlukan karena tentunya akan sangat sulit, memakan waktu, dan biaya (cost and benefit) jika harus memeriksa seluruh item dari sebuah perusahaan berukuran besar yang jumlah berkas dan dokumennya bisa mencapai ratusan ribu atau bahkan lebih. Ini adalah tantangan yang besar bagi auditor internal. Tantangan auditor internal dari metode pengambilan sampel ini adalah bagaimana mereka mengambil sampel dari populasi item yang ada. Auditor internal memerlukan pendekatan yang konsisten untuk mengambil sebagian item (sampel) dari
populasi data yang besar untuk kemudian menarik kesimpulan audit berdasarkan pada sampel data yang terbatas tersebut. Kesimpulan dari hasil audit menggunakan sampling ini akan menunjukan hasil yang benar jika sampel yang diambil
merupakan
benar-benar
perwakilan
dari
keseluruhan
populasi.
Selanjutnya, teknik sampling audit dapat membantu auditor internal untuk menentukan ukuran sampel yang sesuai dan mengembangkan pendapat audit. Terdapat dua cabang utama dalam teknik sampling audit, yaitu stastistik dan non stastistik. Sampling statistik adalah metode berbasis matematika yang memilih item sampel yang mencerminkan karakteristik dari keseluruhan penduduk. Dengan menggunakan hasil tes pada item sampel statistik, auditor kemudian dapat menyatakan pendapat atas keseluruhan polulasi. Selanjutnya adalah non statistik sampling atau juga sering disebut dengan judgemental sampling. Metode ini tidak
didukung dengan teori matematika dan tidak
memungkinkan auditor internal untuk mendapat gambaran statistik yang tepat untuk seluruh populasi. Meski demikian, nonstastistical atau judgment sampling ini seringkali dipandang berguna dan dipilih oleh auditor sebagai teknik (alat) sampling mereka.
Chapter 10: Audit Programs and Establishing the Audit Universe Sebuah divisi audit internal bertujuan untuk meninjau dan memperbaiki kontrol internal dan mendorong keefektifan dan efisiensi operasional. Dengan tujuan tersebut, cakupan area dan aktivitas yang dapat ditinjau oleh divisi audit internal menjadi sangat banyak dan luas, terlebih dengan keterbatasan jumlah staf, anggaran, dan waktu. Oleh karena itu, divisi audit internal perlu menetapkan cakupan area dan aktivitas yang berpotensi untuk ditinjau. Daftar area dan aktivitas yang berpotensi untuk diaudit ini disebut audit universe. Audit universe berfungsi sebagai panduan yang spesifik untuk divisi audit internal merencanakan
prosedur
audit,
melaksanakan
risk
assessment,
serta
menetapkan program audit internal yang efektif. Audit universe juga akan membantu divisi audit internal dalam menyajikan rencana audit kepada komite audit serta merencanakan risk-based internal audit.
Defining the Scope and Objectives of the Internal Audit Universe
Audit universe merupakan gabungan dari semua area yang dapat diaudit dalam sebuah perusahaan. Untuk menetapkan audit universe perusahaan, audit internal harus meninjau dan memahami jumlah entitas yang berpotensi untuk diaudit di antara beberapa unit bisnis atau area operasional, dan jumlah unit atau aktivitas yang dapat diaudit dalam unit bisnis tersebut. Entitas dapat dipisah berdasarkan fungsi atau aktivitas, unit atau divisi dalam organisasi, serta berdasarkan proyek atau program. Terdapat banyak aktivitas atau proses yang terjadi dalam berjalannya suatu perusahaan. Ada proses yang dijalankan secara terpusat, ada juga yang dijalankan oleh entitas spesifik tertentu. Sebaiknya diusahakan agar prosesproses
ini
ditetapkan
sedemikian
rupa
sehingga
audit
internal
dapat
direncanakan dan dilaksanakan. Apabila dilihat dari perspektif unit bisnis, kebanyakan perusahaan pada saat ini memiliki beberapa lini bisnis dengan aktivitas operasional di seluruh dunia, dengan struktur organisasi yang kompleks. Auditor internal dapat membuat sebuah daftar unit yang signifikan untuk diaudit, untuk memisahkan mana unit yang perlu diaudit dan mana yang tidak. Namun, definisi unit yang signifikan bergantung kepada karakteristik organisasi dan apakah struktur perusahaan dipisah berdasarkan fungsi atau produk. Definisi ini tidak boleh terlalu luas, namun juga tidak boleh terlalu sempit. Dalam membuat deskripsi audit universe, Chief Audit Executive (CAE) dan tim audit internal dapat menggunakan struktur organisasi yang detail, namun prosesnya dapat menjadi terlalu kompleks. Hal ini diakibatkan perusahaan memiliki
banyak
anak,
unit
internasional,
joint
venture,
serta
struktur
departemen audit yang kompleks. Oleh karena itu, deskripsi audit universe perlu ditekankan pada unit-unit di mana CAE memiliki tanggung jawab audit internal. Audit internal sebaiknya direncanakan untuk unit-unit dalam organisasi secara menyeluruh, sehingga dapat mencakup seluruh operasi dalam suatu divisi, unit, atau pabrik. Meski demikian, audit internal juga dapat direncanakan sehingga mencakup satu fungsi yang ada di semua divisi. Tim audit internal juga harus menetapkan titik fokus audit untuk memastikan agar pelaksanaan seluruh audit internal konsisten. Titik fokus ini berfungsi sebagai garis besar untuk dokumen perencanaan audit dan program kerja audit, serta membantu pembuatan perusahaan.
laporan
mengenai
status
kontrol
dalam
lingkungan
kontrol
Divisi audit internal dapat menunjukkan rancangan audit universe kepada manajemen untuk melihat apabila terdapat hal yang dirasa kurang sesuai oleh manajemen. Informasi ini akan membantu divisi audit internal untuk membuat audit universe yang merepresentasikan seluruh unit dan aktivitas dalam organisasi yang memiliki prioritas untuk dipertanggungjawabkan oleh audit internal. Yang dimaksudkan dengan prioritas untuk dipertanggungjawabkan bukanlah yang akan diaudit terlebih dahulu, namun lebih kepada unit dan aktivitas apa saja yang benar-benar perlu diaudit oleh divisi audit internal. Kemudian, sebaiknya setiap tahun audit universe selalu ditinjau dan diperbaharui sebagai bagian dari proses perencanaan audit internal tahunan.
Assessing Internal Audit Capabilities and Objectives Meski telah terdapat audit universe yang menunjukkan seluruh area yang dapat ditinjau oleh divisi audit internal, akan sia-sia jika divisi audit internal tidak memiliki kemampuan dan sumber daya untuk melakukan audit untuk area-area tersebut. Divisi audit internal harus realistis dalam membuat audit universe, dan harus sangat memahami control risk dan memperkirakan apakah terdapat risiko/kesempatan audit internal dari setiap unit atau aktivitas dalam audit universe yang dibuatnya. Berdasarkan daftar awal dari audit universe, divisi audit internal harus mengembangkan dan memperbaiki daftar sumber daya audit yang dimilikinya. Yang dapat dilakukan antara lain sebagai berikut: 1. Menetapkan objektif kontrol tingkat tinggi untuk setiap unit atau aktivitas Menentukan mengapa sebuah unit atau aktivitas masuk dalam audit universe dan objektif kontrol audit internal yang potensial untuk unit atau aktivitas tersebut. 2. Menilai apakah terdapat risiko tingkat tinggi untuk setiap unit dan aktivitas Mengikuti COSO ERM, audit internal harus meninjau setiap unit dan aktivitas untuk menaksir risiko bagi perusahaan, jika terdapat kegagalan kontrol internal yang berhubungan dengan unit atau aktivitas tersebut. 3. Memastikan aktivitas audit internal sejalan dengan kepentingan audit atau manajemen lainnya
Semua rencana kerja audit haruslah dikoordinasikan dengan pihak berkepentingan lainnya. 4. Mengembangkan kontrol objektif audit tingkat tinggi untuk setiap unit dan aktivitas dalam audit universe Objektif audit untuk setiap unit dan aktivitas dalam audit universe untuk memastikan agar strategi, objektif, dan cakupan dari setiap audit memasukkan objektif kontrol yang relevan. 5. Mengembangkan kuesioner awal untuk penaksiran kontrol di setiap audit Biasanya, konten yang terdapat dalam audit universe adalah pengulangan dari audit internal periode sebelumnya. Oleh karena itu, audit universe perlu diperbaharui selama proses bisnis berubah dan dievaluasi untuk audit di masa yang akan datang. Audit internal juga harus mengembangkan kuesioner tingkat tinggi untuk memulai peninjauan audit universe potensial. Audit internal harus mengembangkan daftar audit universe awal untuk menunjukkan area yang perlu ditinjau ulang. Dalam daftar tersebut, akan terdapat area yang memiliki risiko kegagalan kontrol internal yang tinggi dan objektif peninjauan tingkat tinggi lainnya. Pendekatan ini akan memberikan audit internal kesempatan untuk memulai aktivitas perencanaan audit internal regulernya.
Audit Universe Time and Resource Limitations Dalam membuat dokumen audit universe, sangat mudah untuk terlalu banyak
memasukkan
potensi
audit
internal
yang
tidak
akan
pernah
dilaksanakan. Divisi audit internal harus menyadari bahwa mungkin terdapat unit atau aktivitas yang tidak akan dapat ditinjau, oleh karena ukuran, cakupan, dan anggaran dari divisi audit internal itu sendiri. Divisi audit internal harus meninjau secara realistis, apa saja yang dapat dimasukkan ke dalam cakupan rencana aktivitas audit internal. Selanjutnya, perlu melihat daftar awal audit universe untuk melihat apakah terdapat audit yang dibutuhkan dalam basis tahunan atau semester, yang harus selesai dilakukan dalam tahun berjalan. Audit internal reguler lainnya tidak diwajibkan, namun diharapkan ada oleh manajemen dan komite audit.
Sebagai bagian dari audit universe, divisi audit internal perlu mengasumsikan bahwa tinjauan perlu dilakukan secara reguler dan periodik. Kemudian, perlu dilihat apakah waktu dan sumber daya mencukupi untuk meninjau unit dan aktivitas yang tersisa. Terkadang, sisa unit dan aktivitas yang ada terlalu banyak untuk diselesaikan dalam jangka waktu yang masuk akal. Karena perubahan perusahaan dan pasar yang dialami, jangka waktu sebaiknya tidak lebih dari lima tahun, dan bahkan sebaiknya tiga tahun. Ketika dibutuhkan kemampuan atau sumber daya audit internal tambahan, hal tersebut akan didokumentasikan dan dijadwalkan. Semua data dan asumsi yang telah dikumpulkan akan membantu divisi audit internal untuk membangun dan menerbitkan audit universe awal. Dokumen ini menunjukkan area di mana audit internal berencana untuk melakukan audit di masa mendatang, objektif tingkat tinggi dari audit tersebut, dan risiko terkait. Dokumen ini juga harus mendokumentasikan asumsi seperti audit yang akan dilakukan
oleh
pengecek
kualitas,
tinjauan
risiko
rendah
yang
belum
dipertimbangkan, audit yang tidak jadi dilakukan akibat kesulitan logistik, serta audit yang akan dilakukan oleh badan lainnya. Divisi audit internal harus menyiapkan dokumen audit universe untuk periode berjalan, yang harus ditinjau oleh manajemen dan kemudian disajikan kepada komite audit untuk disetujui.
“Selling” Audit Universe to the Audit Committee and Management CAE dan tim audit internal dapat melalui upaya yang besar untuk membagun dan memelihara semesta audit internal dan mungkin dimintai bantuan dan sarannya oleh menehemen senior dalam isi dan asusmsi alam semesta audit ini. Tetapi komite auditlah yang bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui dokumen tersebut. Komite audit bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui dokumen tersebut. Komite audit bertanngung jawab untuk semua kegiatan audit internal dan harus bergantung pada CAE dan anggota lain dari internal audit untuk melakukan audit yang terjadwal dan melaporkan kembali hasilnya ke komite audit Jadwal audit semeta harus dipersiapkan dan diperbaharui secara tahunan untuk ditinjau dan disetujui oleh komite audit. Dalam peninjauannya, komite audit
mungkin
saja
berbeda
pendapat
mengenai
daerah
yang
menjadi
penekanan
internal
audit
dan
CAE
haruslah
membuat
perubahan
dan
penyesuaian dengan jadawal dan rencana audit yang telah dipersiapkan. Menjual mungkin bukanlah kata yang pantas untuk digunakan di sini. Sebagaimana yang kita ketahui bahwa komite auditlah yang bertanggung jawab untuk semua kegiatan audit internal, namun karena komite audit tidak sering bertumu dan mungkin tidak dekat dengan banyak perubahan dan peristiwa baru, maka CAE adalah individu yang paling dekat dengan semesta audit dan perubahan
yang
terjadi
di
dalamnya.
CAE
adalah
orang
yang
sering
mengkomunikasikan perubahan jadawal audit internal atau dalam penekanannya CAE harus menjaga alam semesta audit dan rencana tahunan yang mendukung di depan komite audit dan juga meyakinkan atau “menjual” persetujuan konsep permintaan ke komite audit untuk persetujuan yang sedang berlangsung.
Assembling Audit Programs: Audit Universe Key Components Alam semesta audit dan informasi pendukungnnya menggambarkan tujuan dari tinjauan internal audit di suatu daerah. Audit internal harus diatur dan dilakukan dengan cara yang konsisten dengan tujuan meminmalkan prosedur yang sewenang-wenang atau tidak perlu. Untuk dapat memberikan bantuan dan bimbingan, auditor internal menggunakan program audit untuk melaksanakan prosedur internal audit secara konsisten dan efektif untuk audit sejenis. Program audit adalah alay untuk merencanakan, mengarahkan, dan mengendalikan pekerjaan audit serta cetak biru untuk tindakan, menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk memenuhi tujuan audit. Ini merepresentasikan pilihan auditor atas metode terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan dan berfungsi sebagai dasar untuk merekam langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan. Dalam rangka mempersiaplan program ini auditor internal harus terlebih dahulu memiliki pemahaman tentang karakteristik bagaimana program audit yang memadai. a
Format Program Audit dan Persiapannya Program audit adalah prosedur yang mendeskripsikan langkah-langkah dan pengujjian yang akan dilakukan oleh para auditor ketika mereka mengunjungi lapangan. Program ini diselesaikan setelah rampungnya survey pendahuluan dan lapangan sebelum memulai kegiatan audit lapangan yang sebenarnya. Program audit ini harus dibangun dengan
beberapa kriteria, yang paling penting adalah bahwa program ini harus mengidentifikasi aspek area yang akan diperiksa lebih lanjut dan daerah sensitive yang memerlikan penekanan dalam pemeriksaan. b
Tipe dari Program Bukti Audit Auditor sebelum membuat kesimpulan audit haruslah mengumpulkan bukti audit guna memenuhi apa yang disebut dengan standar audit internal yang cukup, kompeten, relevan,dan memadai. Sebuah program audit
yang
benar
haruslah
membimbing
auditor
dalam
proses
pengumpulan bukti. Auditor internal akan menghadapi beberapa jenis dan berbagai tingkatan bukti audit dan harus berusaha untuk merancang prosedur audit mereka untuk mencari dan bergantung pada bukti audit terbaik yang tersedia.
Audit Universe and Program Maintenance Dokumen alam semesta audit merupakan gambaran umum mengenai wilayah atau unit dalam perusahaan yang menjadi ruang lingkup internal audit serta batasan-batasan dari yang dapat dijangkau internal audit. Hal ini dimaksudkan sebagai dasar untuk berkomunikasi dengan komite audit dan untuk perencanaan kegiatan audit internal yang sedang berlangsung. Dokumen alam semesta audit ini tidaklah harus diubah setiap waktu ketika ada perubahan kecil dalam perusahaan, namun audit internal harus memiliki proses untuk menjaga alam semesta audit yang ada saat ini dan terus diperbaharui mungkin dengan dilakukan tinjauan kuartalan untuk menyesuaikan dengan kondisi yang ada. Auditor senior haruslah memiliki pemahaman yang menyeluruh mengenai bagaimana membangun dan menggunakan alat ini (semesta audit) dan auditor junior haruslah memiliki pemahaman mengenai bagaimana menggunakannya dalam proses audit internal secara keseluruhan atau mungkin semua level internal auditor harus memiliki pemahaman mengenai bagaimana membangun dan menggunakan semesta audit untuk internal audit karena hal ini merupakan salah satu CBOK dari auditor internal.
