STUDY KOMPERATIF SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN EFEKTIVITAS PELAYANAN KARYAWAN FKIP UHAMKA JAKARTA DAN FKIP UPI BANDUNG Dra. Hj. Sri Giyanti, MM. Pendidikan Ekonomi, Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Muhammdiyah Prof. Dr. Hamka ABSTRAK Penelitian ini mengkaji study komperatif sistem informasi manajemen dan efektivitas pelayanan karyawan FKIPUhamka Jakarta dan FKIPUPIBandung. Teknik analisa data yang digunakan kwalititatif deskriptif, yaitu cara mendeskripsikan data atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya termasuk membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum atau generalisasi. Hasil yang diperoleh dari SIM yang diaplikasikan di kedua lembaga tersebut menunjukkan : a)Secara umum Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang diterapkan dalam memberikan pelayanan nilai KHS, KRS dan jadwal sudah cukup baik dengan diterapkannya sistem komputerisasi, b)Kesiapan perangkat komputer dan petugas untuk membantu mahasiswa mengurus berbagai keperluan administrasi msaih perlu ditingkatkan baik jumlah maupun kualitasnya, c) Dengan penerapan SIM pengurusan kartu ujian maupun jadwal dan absen sudah cukup baik, d)Kesiapan petugas dan sikap ramah karyawan dalam melayani mahasiswa perlu ditingkatkan, e) Dengan SIM dan komputerisasi mempermudah tugas karyawan dan mempercepat pelayanan kepada mahasiswa.Sementara SIM dan efektifitas pelayanan bagi karyawan diperoleh hasil : a) Secara umum perhatian lembaga terhadap peningkatan kemampuan karyawan dengan berbagai pelatihan agar dapat memberikan pelayanan secara efektif sudah cukup baik namun masih perlu ditingkatkan, b) Karyawan merasa dengan SIM dan komputerisasi dapat mempermudah dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga komputer perlu selalu diperbaharui programnya sebagai pengembangan teknologi dan pekerjaan, c) Karyawan merasa dengan SIM dan komputerisasi mempermudah karyawan dalam memberikan pelayanan KRS, KHS, jadwal dan kartu ujian sehingga pelayanan lebih efektif, d) Karyawan merasa perlu untuk selalu ramah dan siap membantu kesulitan mahasiswa namun belum maksimal dan masih perlu ditingkatkan. Kata Kunci: Sistem Informasi, Efektivitas pelayanan, Karyawan PENDAHULUAN A. Latar Belakang Di Era globalisasi seperti saat ini, pelayanan dalam sebuah lembaga ataupun institusi pendidikan merupakan suatu hal yang sangat dibutuhkan oleh semua orang yang terlibat didalamnya, pelayanan yang baik dan efektif tentunya dituntut untuk memberikan hasil yang memuaskan, baik itu dalam hal pengambilan Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
182
keputusan, pemeberian informasi, pengolahan data
ketepatan dan kecepatan
waktu, kecermatan dan ketelitian yang tinggi juga keterampilan dan penguasaan bidang yang dilakoninya. Tentunya saat ini untuk melaksanakan tugas tugas pekerjaan yang seperti itu tidak mungkin lagi jika masih menggunakan fasilitas sistem yang tidak memadai dan manual. Dengan kata lain harus adanya korelasi atau hubungan yang saling menguntungkan dan memberikan dampak positif antara sebuah sistem, manajemen, dan kinerja karyawan yang memberikan pelayanan berupa informasi. Sehingga terciptalah efektivitas pelayanan. Salah satu sistem yang dianggap dapat memberikan kemudahan dan kelancaran dalam pengolahan data dan pelayanan disuatu instansi yaitu Sistem Informasi manajemen yang merupakan satu upaya untuk mengelola seluruh masukan input berupa data yang dipergunakan oleh pihak manajemen untuk diproses dan kemudian diambil keputusan tentang strategi. Pelaksanaan operasional dalam suatu Instansi dengan sistem informsai yang baik akan memberikan pengaruh terhadap pelaksanaan tugas-tugas yang dilakukan oleh karywan dan kepuasan pemakai jasa. Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. agar mampu melayani tugas utama.Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi
dalam Instansi atau dalam
subunit organisasional SIM merupakan kehidupan dan urat nadi terhadap kemajuan organisasi yang . menunjang aktivitas dan memudahkan karyawan dalam bekerja dan memberi pelayanan, akan tetapi kadangkala pada kenyataannya terdapat perbedaan yang cukup mengherankan antara konsep dan kondisi lapangan secara riil. Dimana hal ini terjadi di lembaga swasta maupun pemerintah di ibu kota maupun di daerah yang sudah mapan seperti yang terjadi di bagian akademik FKIP UHAMKA maupun di FKIP UPI Bandung yang merupakan bagian pelayanan langsung kepada mahasiswa berkenaan dengan nilai, KHS, KHS, jadwal perkuliahan, absensi mahasiswa dan administrasi lainnya masih banyak keluhan seperti; 1. pelayanan yang terkesan lambat, kurang profesional, dan menyulitkan Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
183
2. karyawan yang kurang bersahabat dengan mahasiswa 3. sistem kerja yang kurang berjalan secara efektif dan efisien 4. tidak tersedianya petunjuk pelayanan yang memudahkan mahasiswa 5. pengisian KRS di komputer yang harus antri, dll. Berangkat dari kondisi riil tersebut kami tertarik untuk meneliti lebih jauh lagi mengenai pelaksanaan SIM di FKIP UHAMKA dan
FKIP UPI dalam
meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa. Dipilihnya dua perguruan tinggi yang berjauhan letaknya dan berbasis negeri dan swasta karena: sama-sama berbasis FKIP yang akan menghasilkan lulusan tenaga pendidik (guru) yang berkwalitas dan bertaraf universitas, dalam rangka meningkatkan kwalitas pendidikan yang akan merintis terwujudnya masyarakat yang sejahtera dan cerdas
B. Rumusan Masalah Dengan berbagai masalah tersebut diatas maka paermasalahan dapat dirumuskan sbb; Bagaimanakah penerapan SISITEM INFORMASI MANAJEMEN dan EFEKTIFITAS PELAYANAN KARYAWAN kepada mahasiswa FKIP UHAMKA dan FKIP UPI BANDUNG dilaksanakan
KAJIAN PUSTAKA A. Pengertian Efektifitas Pelayanan Efektivitas kerja organisasi sangat tergantung dari efektivitas kerja dari orang-orang yang bekerja di dalamnya. Sangat sulit untuk mengukur efektivitas kerja, karena penilaiannya sangat subjektif dan sangat tergantung pada orang yang menerima pelayanan tersebut. . menurut Sondang P. Siagian, “Efektivitas pelayanan publik berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditentukan, artinya pelaksanaan sesuatu tugas dinilai baik atau tidak sangat tergantung pada penyelesaian tugas tersebut dengan waktu yang telah ditetapkan”.
1
1. Faktor-Faktor yang Digunakan untuk Mengukur Efektifitas Kerja 1
Sondang P. Siagian. 1966. Organisasi Kepemimpinan dan prilaku. Jakarta. Gunung agung.
Hlm.151 Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
184
a. Faktor waktu Faktor waktu di sisni maksudnya adalah ketepatan waktu dan kecepatan waktu dari pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan. Hanya saja penggunaan, ukuran tentang tepat tidaknya atau cepat tidaknya pelayanan yang diberikan berbeda dari satu orang ke orang lain. b. Faktor kecermatan Faktor kecermatan dapat dijadikan ukuran untuk menilai tingkat efektivitas kerja organisasi yang memberikan pelayanan. Faktor kecermatan disini adalah faktor ketelitian dari pemberi pelayanan kepada pelanggan. Pelanggan akan cenderung memberikan nilai yang tidak terlalu tinggi kepada pemberi pelayanan. c. Faktor gaya pemberian pelayanan Gaya pemeberian pelayanan merupakan salah satu ukuran lain yang dapat digunakan dalam mengukur efektivitas. Yang dimaksud dengan gaya disini adalah cara dan kebiasaan pemberi pelayanan dalam memberikan jasa kepada pelanggan. Bisa saja si pelanggan merasa tidak sesuai dengan gaya pelanggan yang diberikan oleh pemberi pelayanan.jika berbicara tentang sesuatu yang menyangkut kesesuaian, sesungguhnya apa yang dibicarakan termasuk hal yang tidak terlepas kaitannya dengan nilai-nilai sosial yang dianut oleh orang yang bersangkutan2
2. Pelayanan Menurut Soetopo yang dikutip Napitulu mendefinisikan pelayanan sebagai suatu usaha untuk membantu menyiapkan apa yang diperlukan orang lain. Dan pelayanan adalah serangkaian kegiatan atau proses pemenuhan kebutuhan orang lain secara lebih memuaskan berupa produk jasa dengan sejumlah ciri seperti, tidak berwujud, cepat hilang, lebih cepat berpartisipasi aktif dalam proses mengkonsumsi jasa tersebut.3
2 3
Sondang P. Siagian, ibid. 60 DR. Paimin Napitulu, M.Si. 2007. Pelayanan Publik & Customer Satification. Bandung :
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
185
B. Pengertian Informasi dan Sistem Informasi Pengertian informasi adalah pengetahuan yang mempunyai arti dan berguna untuk mencapai tujuan. Dan dalam pengertiannya beberapa ahli berkesimpulan, Data dan informasi merupakan ‘jiwa’ yang memberi kehidupan dalam suatu organisasi atau kantor. Organisasi yang sedikit memiliki informasi, apalagi jika data dan informasi tersebut tidak diperbaharui, tidak bisa membekali diri menghadapi perubahan global yang sangat kompetitif. Kondisi tersebut ibaratnya sama seperti seseorang yang memiliki ‘jiwa’ yang tidak pernah diisi dengan pengetahuan umum, ia akan menjadi manusia yang tidak bisa bermanfaat bagi orang lain. Orang lain oleh karena itu, data dan informasi perlu dicari, diolah, disimpan dan disebarkan. Pada kantor yang modern, proses tersebut umumnya dilakukan dengan bantuan teknologi. C. Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan
satu
sama
lain
yang
membentuk
satu
kesatuan
untuk
mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. 4 dengan kata lain Sistem informasi merupakan suatu kesatuan elemenelemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya kegiatan. D. Pengertian Manajemen Arti umum kata manajemen berasal dari bahasa Inggris, yaitu management; to manage, yang berarti “mengurusi”. Arti khusus kata manajemen selalu dikaitkan dengan pimpinan atau manajer (dan kepemimpinan), yaitu orang yang melakukan kegiatan memimpin organisasi. Secara umum, manajemen berarti suatu rangkaian langkah yang terpadu yang mengembangkan suatu organisasi sebagai suatu sistem yang bersifat sosio-ekonomi-teknis. 5
4
Budi Sutedjo D.O, S.Kom. 2002.Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta. ANDI. Hlm.11 5 Laksmi, dkk. Ibid. Hlm. 21 Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
186
E. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem yang selain melakukan pengolahan transaksi yang diperlukan oleh suatu organisasi. Juga memberikan dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan proses pengambilan keputusan. Menurut pendapat Wahyudi Kumorotomo “Pada umumnya, apabila orang membicarakan sistem informasi manajemen, yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan
data
yang akan
dimanfaatkan
oleh
suatu
organisasi.
Pemanfaatan disini dapat berarti penunjang pada tugas tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi organisasi, atau untuk pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut.”
HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis data dan pembahasan dalam penelitian ini di bagi dalam dua kelompok besar yaitu : 1. Analisis data dan pembahasan layanan Sistem Informasi Manajemen terhadap mahasiswa IPS FKIP UHAMKA dan IPS FKIP UPI Bandung 2. Analisis data efektifitas pelayanan karyawan FKIP UHAMKA dan FKIP UPI Bandung.
A. Pembahasan layanan Sistem Informasi Manajemen terhadap mahasiswa Data layanan sistem informasi manajemen terhadap mahasiswa di peroleh dengan cara menyebarkan quisioner yang terkait dengan KRS, KHS, Akses Komputer, Absen, Jadwal, Kartu Ujian dan sikap petugas
kepada mahasiswa.
Sampel dari jurusan IPS FKIP UPI Bandung dan FKIP UHAMKA masing-masing dari program studi pendidikan sejarah, geografi dan pendidikan ekonomi dimana masing-masing program diambil 10 orang sampel sehingga jumlah seluruhnya dari kedua lembaga tersebut 60 orang mahasiswa.
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
187
Analisis data akan dibuat satu persatu dari pertanyaan yang ada di quisioner, kemudian dibuat presentasenya untuk mengetahui tingkat kualitas layanan yang di terima dari masing-masing lembaga kemudian di komparasikan seperti :
Tabel 3.1: Mahasiswa dpt mengetahui nilai secara tepat waktu FKIP UPI Bandung Jawaban Sejarah Selalu
%
Geografi
%
-
-
-
-
Sering
FKIP UHAMKA Pek om
%
Sejarah
%
1
10
Geograf
%
Pekom
%
-
-
-
-
i
4
40
-
-
3
30
-
-
2
20
5
50
3
30
6
60
4
40
4
40
7
70
5
50
3
30
4
40
3
30
5
50
1
10
-
-
10
100
Kadangkadang Tidak Pernah ∑
10
100
10
100
10
100
10
100
10
10
0
Dari tabel data diatas ternyata pelayanan untuk mengetahui nilai selalu tepat waktu antara jurusan IPS FKIP UPI Bandung dengan Jurusan IPS FKIP UHAMKA sedikit lebih tepat waktu jurusan IPS FKIP UHAMKA.
Tabel. 3.2 : Aktivitas layanan KHS dengan cepat FKIP UPI Bandung
Jawaban Sejarah
%
Geografi
%
FKIP UHAMKA Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Selalu
4
40
3
30
3
30
-
-
-
-
-
-
Sering
4
40
6
60
3
30
2
20
2
20
1
10
Kadang-kadang
2
20
1
10
4
40
-
-
7
70
9
90
Tidak Pernah
-
-
-
-
-
-
8
80
1
10
-
-
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
∑
Dari tabel diatas ternyata pelayanan KHS selalu dengan cepat antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA, lebih cepat waktu FKIP UPI Bandung.
Tabel 3.3 : Pelayanan yang baik dalam menyusun KRS Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
188
Jawaban
FKIP UPI Bandung Sejarah
%
Geografi
%
FKIP UHAMKA Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Selalu
2
20
2
20
-
-
-
-
-
-
1
10
Sering
4
40
7
70
4
40
2
20
-
-
-
-
Kadang-kadang
3
30
1
10
4
40
7
70
5
50
9
90
Tidak Pernah
1
10
-
-
2
20
1
10
5
50
-
-
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
∑
Dari tabel dan penjelasan diatas ternyata pemberian layanan yang baik dalam menyusun KRS antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA, lebih baik FKIP UPI Bandung.
Tabel 3.4 : Kesiapan mata kuliah yang diambil dalam pengisian KRS Jawaban
IKIP UPI Bandung Sejarah
%
Geografi
Selalu
3
30
2
20
1
Sering
2
20
5
50
Kadang-kadang
3
30
3
Tidak Pernah
2
20
10
100
∑
%
FKIP UHAMKA Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
10
2
20
1
10
6
60
2
20
3
30
3
30
3
30
30
7
70
4
40
6
60
1
10
-
-
-
-
1
10
-
-
-
-
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
Dari hasil tabel data diatas terlihat ternyata kesiapan mata kuliah yang diambil dalam pengisian KRS antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA lebih siap FKIP UHAMKA.
Table 3.5 : Pelunasan biaya kuliah mempengaruhi pengisian KRS Jawaban
FKIP UPI Bandung Sejarah
%
Geografi
%
Selalu
-8
80-
3
30
Sering
2
20
3
Kadang-kadang Tidak Pernah ∑
FKIP UHAMKA Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
-
-
6
60
3
30
60
60
30
2
20
2
20
1
10
2
20
4
40
4
40
2
20
1
10
2
20
-
-
-
-
4
40
-
-
5
50
-
-
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
Dari tabel data dan penjelasan diatas terlihat bahwa pengisian KRS dipengaruhi oleh pelunasan biaya kuliah terdapat di FKIP UHAMKA maupun di FKIP UPI Bandung dan jawaban yang diberikan senada. Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
189
Tabel 3.6 : Jadwal kuliah sudah siap sebelum mengisi KRS FKIP UPI Bandung
Jawaban
Sejarah
%
FKIP UHAMKA
Geografi
%
Pekom
30
5
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
50
2
20
-
-
-
-
Selalu
4
40
3
Sering
2
20
4
40
3
30
2
20
-
-
5
50
Kadang-kadang
4
40
2
20
2
20
5
50
6
60
5
50
Tidak Pernah
-
-
1
10
-
-
1
10
4
40
-
-
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
∑
Dari hasil tabel data dan penjelasan diatas ternyata kesiapan jadwal kuliah sebelum pengisian KRS antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA, lebih siap FKIP UPI Bandung. Tabel 3.7 : Kesiapan petugas akademik di tempat ketika diperlukan mahasiswa IKIP UPI Bandung
Jawaban
FKIP UHAMKA
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Selalu
3
30
2
20
1
10
3
30
3
30
1
10
Sering
-
-
1
10
3
30
1
10
1
10
2
20
Kadang-kadang
5
50
6
60
3
30
6
60
1
10
7
70
Tidak Pernah
2
20
1
10
3
30
-
-
5
50
-
-
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
∑
Dari hasil tabel data diatas ternyata untuk kesiapan petugas ditempat ketika diperlukan mahasiswa, antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA, sedikit lebih siap FKIP UHAMKA. Tabel 3.8 : Mahasiswa menunggu petugas ketika mengurus KRS, KHS, dan Jadwal FKIP UPI Bandung
Jawaban Sejarah
%
Geografi
%
FKIP UHAMKA Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Selalu
1
10
2
20
-
-
3
30
3
30
1
10
Sering
-
-
8
80
3
30
1
10
1
10
2
20
Kadang-kadang
8
80
-
-
4
40
6
60
1
10
7
70
Tidak Pernah
1
10
-
-
3
30
-
-
5
50
-
-
∑
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
Dari hasil tabel data dan penjelasan diatas terkait dengan penantian mahasiswa akan petugas ketika mengurus KRS, KHS, dan jadwal, antara FKIP UPI Bandung
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
190
100
dengan FKIP UHAMKA, ternyata FKIP UHAMKA lebih harus menunggu ketika mengurusi KRS, KHS dan jadwal.
Tabel 3.9 : Sikap petugas yang selalu ramah dalam memberikan pelayanan IKIP UPI Bandung
Jawaban
Sejarah
%
Geografi
%
FKIP UHAMKA Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Selalu
1
10
3
30
1
10
-
-
-
-
-
-
Sering
5
50
2
20
3
30
2
20
1
10
2
20
Kadang-kadang
1
10
5
50
2
20
6
60
7
70
7
70
Tidak Pernah
3
30
-
-
4
40
2
20
2
20
1
10
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
∑
Dari hasil tabel data dan penjelasan diatas ternyata sikap petugas yang selalu ramah dalam memberikan pelayanan antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA, lebih ramah di FKIP UPI Bandung.
Tabel 3.10 : Petugas tidak melakukan sikap diskriminasi dalam memberikan pelayanan antara mahasiswa dengan mahasiswi IKIP UPI Bandung
Jawaban
Sejarah
%
Geografi
%
FKIP UHAMKA Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Selalu
1
10
2
20
-
-
2
20
3
30
-
-
Sering
5
50
3
30
3
30
4
40
1
10
7
70
Kadang-kadang
3
30
3
30
3
30
2
20
5
50
2
20
Tidak Pernah
1
10
2
20
4
40
2
20
1
10
1
10
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
∑
Dari hasil tabel data tersebut ternyata petugas yang tidak mendiskriminasikan pelayanannya antara mahasiswa dengan mahasiswi antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA, lebih sedikit baik FKIP UHAMKA
Tabel 3.11 : Komputer siap diakses ketika diperlukan untuk melihat nilai dan mengisi KRS Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
191
IKIP UPI Bandung
Jawaban
FKIP UHAMKA
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Selalu
5
50
3
30
2
20
2
20
-
-
2
20
Sering
2
20
3
30
1
10
-
-
2
20
2
20
Kadang-kadang
3
30
4
40
4
40
6
60
8
80
5
50
Tidak Pernah
-
-
-
-
3
30
2
20
-
-
1
10
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
∑
Dari tabel dan penjelasan diatas ternyata kesiapan komputer ketika diperlukan untuk melihat nilai dan mengisi KRS antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA, lebih siap FKIP UPI Bandung.
Tabel 3.12 : Lembar isian sudah siap disiapkan ketika mengisi KRS FKIP UPI Bandung
Jawaban Selalu
FKIP UHAMKA
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
3
30
4
40
1
10
3
30
3
30
3
30
Sering
-
-
4
40
1
10
2
20
2
20
1
10
Kadang-kadang
7
70
2
20
6
60
4
40
4
40
6
60
Tidak Pernah
-
-
-
-
2
20
1
10
1
10
-
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
∑
Dari hasil tabel data terkait dengan lembar isian sudah disiapkan ketika mengisi KRS
ternyata antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP
UHAMKA, lebih siap FKIP UHAMKA.
Tabel 3.13 : Penentuan nama dalam absen mahasiswa dipengaruhi pelunasan biaya kuliah Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
192
100
FKIP UPI Bandung
Jawaban
FKIP UHAMKA
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Selalu
1
10
2
20
-
-
5
50
5
50
9
90
Sering
5
50
5
50
6
10
1
10
1
10
-
-
Kadang-kadang
4
40
2
20
6
60
3
30
1
10
1
10
Tidak Pernah
-
-
1
10
2
20
1
10
3
30
-
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
∑
100
Dari hasil tabel data diatas ternyata penentuan nama dalam absen mahasiswa antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA, lebih didominasi penentuannya di FKIP UHAMKA.
Tabel 3.14 : Kesiapan kartu ujian oleh petugas minimal 3 hari sebelum ujian dilaksanakan FKIP UPI Bandung
Jawaban
FKIP UHAMKA
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Selalu
1
10
3
30
-
-
3
30
3
30
3
30
Sering
1
10
2
20
1
10
1
10
4
40
7
70
Kadang-kadang
4
40
4
40
5
50
6
60
-
-
-
-
Tidak Pernah
4
40
1
10
4
40
-
-
3
30
-
-
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
∑
Dari hasil tabel data tersebut diatas, maka kesiapan kartu ujian oleh petugas minimal 3 hari sebelum ujian antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA, lebih siap FKIP UHAMKA.
Tabel 3.15 : Kesiapan petugas di tempat ketika diperlukan secara mendadak untuk memperoleh kartu ujian Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
193
FKIP UPI Bandung
Jawaban
Sejarah
%
Geografi
FKIP UHAMKA
%
Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Selalu
1
10
-
-
-
-
2
20
1
10
-
-
Sering
2
20
5
50
1
10
3
30
3
30
2
20
Kadang-kadang
3
30
5
50
5
50
4
40
3
30
6
60
Tidak Pernah
4
40
-
-
4
40
1
10
3
30
2
20
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
∑
Dari analisis diatas ternyata kesiapan layanan petugas ketika diperlukan secara mendadak untuk memperoleh kartu ujian antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA lebih siap petugas FKIP UHAMKA.
Tabel 3.16 : Kesiapan jadwal ujian satu minggu pelaksanaan ujian FKIP UPI Bandung
Jawaban
FKIP UHAMKA
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Selalu
6
60
1
10
-
-
3
30
6
60
4
40
Sering
1
10
2
20
7
70
2
20
1
10
4
40
Kadang-kadang
-
-
7
70
3
30
4
40
2
20
2
20
Tidak Pernah
3
30
-
-
-
-
1
10
1
10
-
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
∑
100
Dari hasil tabel data diatas terkait kesiapan jadwal ujian satu minggu sebelum ujian dilaksanakan antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA, ternyata lebih siap di FKIP UHAMKA.
Tabel 3.17 : Kesiapan layanan komputer dalam jumlah yang cukup mengisi KRS FKIP UPI Bandung
Jawaban
FKIP UHAMKA
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Selalu
4
40
5
50
-
-
-
-
-
-
1
10
Sering
1
10
5
50
1
10
1
10
2
20
1
10
Kadang-kadang
5
50
-
-
6
60
1
10
4
40
5
50
Tidak Pernah
-
-
-
-
3
30
8
80
1
10
3
30
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
∑
Dari hasil tabel data kesiapan layanan komputer dalam jumlah yang cukup ketika mengisi KRS antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA, lebih Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
194
siap FKIP UPI BANDUNG dalam layanan dengan jumlah komputer yang memadai.
Tabel 3.18 : Kesiapan mahasiswa agar mengisi KRS sendiri FKIP UPI Bandung
Jawaban
FKIP UHAMKA
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Selalu
7
70
3
30
5
50
4
40
4
40
4
40
Sering
3
30
3
30
2
20
2
20
-
20
3
30
Kadang-kadang
-
-
4
40
3
30
4
40
5
40
3
30
Tidak Pernah
-
-
-
-
3
30
-
-
1
10
-
-
∑
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
Dari tabel dan analisis diatas kesiapan mahasiswa agar dapat mengisi KRS sendiri lebih siap FKIP UHAMKA dibandingkan dengan FKIP UPI hal ini tercermin dari jawaban selalu siap.
Tabel 3.19 : Kesiapan layanan petugas untuk membantu mahasiswa yang kesulitan IKIP UPI Bandung
Jawaban
FKIP UHAMKA
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
Selalu
-
-
3
30
1
10
1
10
1
10
2
20
Sering
3
30
5
50
4
40
-
-
-
-
5
50
Kadang-kadang
4
40
2
20
3
30
3
30
5
50
2
20
Tidak Pernah
3
30
-
-
2
20
6
60
5
50
1
10
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
10
100
∑
Dari tabel dan analisis kesiapan petugas untuk membantu mahasiswa yang kesulitan ternyata FKIP UPI Bandung lebih siap dengan jawaban tidak pernah hanya 50% sementara FKIP UHAMKA 3 prodi tersebut ada 120%.
Tabel 3.20 : Sikap petugas yang menggunakan komputer cukup memuaskan Jawaban
FKIP UPI Bandung
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
FKIP UHAMKA
195
sejarah
%
Geografi
%
Pekom
%
sejarah
%
Selalu
6
60
10
100
1
10
-
-
Sering
3
30
-
-
4
40
-
-
Kadang-kadang
1
10
-
-
3
30
6
60
Tidak Pernah
-
-
-
-
2
20
4
10
100
10
100
10
100
10
∑
Geografi
%
Pekom
%
-
-
2
20
2
20
3
30
2
20
5
50
40
6
60
-
-
100
10
100
10
100
Dengan mencermati analisisdata dan tabel diatas ternyata sikap petugas yang menggunakan komputer cukup memuaskan lebih baik FKIP UPI Bandung dengan jawaban selalu memuaskan ada 170% sementara FKIP UHAMKA hanya ada 20%. Selanjutnya jawaban tidak pernah memuaskan FKIP UPI Bandung 20% dan FKIP UHAMKA 100%.
B. Sistem Informasi Manajemen dan Efektivitas Layanan Karyawan Data efektifitas layanan karyawan kepada mahasiswa diperoleh dengan cara mengadakan pengamatan dan penyebaran kuesioner kepada karyawan FKIP UPI Bandung dan FKIP UHAMKA masing masing kepada 16 karyawan sehingga secara keseluruhan dari dua lembaga ada 32 karyawan responden, dari 20 pertanyaan yang ada di dalam kuesioner dapat dikelompokkan ke dalam 4 kelompok layanan yang intinya pengelompokkan tersebut untuk mempermudah menganalisis data. Tabel kelompok I. Perhatian lembaga terhadap peningkatan kemampuan karyawan dengan berbagai latihan dan fasilitas Jawaban 1
2
Selalu
1
Sering
FKIP UPI Bandung
FKIP UHAMKA
Nomor Pertanyaan
Nomor Pertanyaan
11
13
0
5
1
2
9
6
Kadang -kadang
12
5
Tidak pernah
1 16
∑
18
JML
%
1
2
11
13
18
JML
%
8
15
19
1
0
12
2
11
26
33
8
4
29
36
1
3
1
2
4
11
2
3
4
2
26
33
7
3
3
7
1
21
27
2
2
3
2
10
12
7
10
0
5
0
22
28
16
16
16
16
80
100 %
16
16
16
16
16
80
100%
Dari analisis perbandingan jawaban karyawan terhadap perhatian lembaga dalam peningkatan kemampuan karyawan tersebut bahwa lembaga FKIP UHAMKA jawaban Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
196
selalu lebih baik jika dibandingkan dengan FKIP UPI Bandung sebanyak 19% sementara FKIP UHAMKA mencapai 33%, namun yang menjawab tidak pernah diperhatikan lebih banyak karyawan FKIP UHAMKA yaitu mencapai 28% sementara FKIP UPI Bandung hanya 12%
Tabel kelompok II. Dengan komputerisasi mempermudah layanan KRS, KHS, jadwal dan kartu ujian mahasiswa FKIP UPI Bandung
FKIP UHAMKA
Nomor Pertanyaan
Nomor Pertanyaan
Jawaban 3
8
9
12
16
JML
%
3
8
9
12
16
JML
%
Selalu
1
4
1
1
10
17
21
6
11
2
1
8
28
35
Sering
3
3
14
2
3
25
31
3
1
1
6
5
16
20
Kadang-kadang
9
3
1
11
3
27
34
6
4
9
9
3
31
39
Tidak pernah
3
6
0
2
0
11
14
1
0
4
0
0
5
6
16
16
16
16
16
80
100%
16
16`
16
16
16
80
100%
∑
Dari analisis data tersebut jika dikomparasikan ternyata karyawan FKIP UHAMKA lebih efektif dan memperoleh kemudahan dengan sistem komputerisasi dalam melayani KRS, KHS, jadwal dan kartu ujan dibandingkan FKIP UPI Bandung dengan jawaban selalu hanya 21%, sementara jawaban tidak pernah mempermudah FKIP UHAMKA hanya 6% sedangkan FKIP UPI Bandung 14%.
Tabel kelompok III. SIM dengan penggunaan komputer mempermudah kerja Jawaban
FKIP UPI
FKIP UHAMKA
Nomor pertanyaan
Nomor pertanyaan
4
5
6
7
15
JML
%
4
5
6
7
15
JML
%
Selalu
9
5
9
4
8
35
35
10
11
8
8
9
46
58
Sering
5
8
4
4
3
24
24
3
3
6
5
6
23
29
Kadang-kadang
1
3
2
2
5
13
13
3
2
2
2
1
10
12
Tidak pernah
1
0
1
6
0
8
10
0
0
0
1
0
5
6
∑
16
16
16
16
16
80
100%
16
16`
16
16
16
80
100%
Dari analisis data tersebut diatas ternyata lembaga FKIP UHAMKA terkait SIM dengan penggunaan komputer secara efektif diperoleh jawaban selalu 58% lebih merasa
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
197
efeltif dibandingkan lembaga FKIP UPI Bandung yang merasa komputerisasi mempermudah kerja hanya 44%. Tabel kelompok IV.menuntut sikap karyawan yang ramah dan siap membantu mahasiswa yang kesulitan
Jawaban
FKIP UPI
FKIP UHAMKA
Nomor pertanyaan
Nomor pertanyaan
10
14
17
19
20
JML
%
10
14
17
19
20
JML
%
Selalu
5
2
10
7
1
25
31
13
6
13
12
8
56
65
Sering
7
8
3
5
8
31
39
3
5
3
3
5
19
24
Kadang-kadang
4
3
3
4
7
21
26
0
4
0
1
3
8
10
Tidak pernah
0
3
0
0
0
3
4
0
1
0
0
0
1
1
∑
16
16
16
16
16
80
100%
16
16`
16
16
16
80
100%
Dari analisis data diatas kesadaran karyawan FKIP UHAMKA untuk memberikan pelayanan secara efektif, siap dan bersikap ramah ternyata menunjukkan angka yang unggul yaitu dengan jawaban selalu siap membantu dan bersikap ramah 65% sementara jawaban tidak pernah siap hanya 1%.
KESIMPULAN DAN PENUTUP A. Kesimpulan 1. Hasil analisis jawaban mahasiswa Hasil analisis jawaban kuisioner yang telah di isi ternyata jawaban hampir sama dan senada yaitu : a. Secara umum Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang diterapkan dalam memberikan pelayanan nilai KHS, KRS dan jadwal sudah cukup baik dengan diterapkannya sistem komputerisasi. b. Kesiapan perangkat komputer dan petugas untuk membantu mahasiswa mengurus berbagai keperluan administrasi msaih perlu ditingkatkan baik jumlah maupun kualitasnya c. Dengan penerapan SIM pengurusan kartu ujian maupun jadwal dan absen sudah cukup baik.
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
198
d. Kesiapan petugas dan sikap ramah karyawan dalam melayani mahasiswa perlu ditingkatkan e. Dengan SIM dan komputerisasi mempermudah tugas karyawan dan mempercepat pelayanan kepada mahasiswa. Sementara dari data komputerisasi jawaban SIM FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA dari 20 kelompok pertanyaan yang dajukan kepada masing-masing 30 responden ditiap-tiap lembaga jawaban dominan positif juga hampir sama yatu : -
FKIP UPI bandung dari 20 pertanyaan jawaban dominan positif ada 11 pertanyaan
-
FKIP UHAMKA dari 20 pertanyaan jawaban dominan positif ada 9 pertanyaan Yang masing-masing diwakili oleh 30 orang mahasiswa dari pendidikan
sejarah, pendidikan geografi, dan pendidikan ekonomi. Dari jawaban tersebut memang dalam SIM dan pelayanan karyawan kepada mahasiswa antara FKIP UHAMKA dengan FKIP UPI Bandung sedikit lebih unggul FKIP UPI Bandung dengan selisih jawaban dominan positif 2
jawaban dari 20
2
pertanyaan atau 20 𝑥 100 = 10%. 2. Hasil analisis jawaban karyawan Dari hasil analisis jawaban kuisioner yang telah di isi oleh karyawan FKIP UPI Bandung maupun FKIP UHAMKA yang masing-masing lembaga diwakili 16 karyawan sehingga jumlah keseluruhan ada 32 orang karyawan dengan jumlah isian dalam kuisioner ada 20 pertanaan yang kemudian dikelompokkan sesuai jenisnya meliputi 4 kelompok besar dan hasilnya sebagai berikut : 1). Secara umum perhatian lembaga terhadap peningkatan kemampuan karyawan dengan berbagai pelatihan agar dapat memberikan pelayanan secara efektif sudah cukup baik namun masih perlu ditingkatkan
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
199
2). Karyawan merasa dengan SIM dan komputerisasi dapat mempermudah dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga komputer perlu selalu diperbaharui programnya sesuai pengembangan teknologi dan pekerjaan. 3). Karyawan merasa dengan SIM dan komputerisasi mempermudah karyawan dalam memberikan pelayanan KRS, KHS, jadwal dan kartu ujian sehingga pelayanan lebih efektif. 4). Karyawan merasa perlu untuk selalu ramah dan siap membantu kesulitan mahasiswa namun belum maksimal dan masih perlu ditingkatkan
B. Saran Adapun saran- sebagai berikut : 1. Perlu diadakan pelatihan pelayanan prima bagi karyawan untuk meningkatkan keterampilan pelayanan dan memperbaiki sikap dalam memberikan pelayanan 2. Perlu penambahan komputer yang dapat diakses oleh mahasiswa terutama saat awal semester untuk mengisi KRS, dan akhir semester untuk mengetahui nilai atau KHS. 3. Selain penambahan fasilitas harus juga diiringi dengan kemampuan fasilitas tersebut dalam memberikan kemudahan ketepatan waktu dalam pekerjaan dengan artian lain fasilitas harus sesuai dengan perkembangan zaman (up to date). 4. Kesadaran sosial, budaya dan etika bagi karyawan untuk lebih ditingkatkan dalam diri mereka karena baik buruknya sebuah lembaga tergantung dari anggotanya.
DAFTAR PUSTAKA Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: PT Rineka Cipta. Davis, Gordon B. 1984. Kerangka dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo. Koontz, Harold. dkk. 1996. Manajemen. Jakarta: Erlangga. Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
200
Iskandar. 2008. Metodologi Penelitian Pendidikan dan Sosial (Kuatitatif dan Kualitatif). Jakarta:GP Press. Laksmi. dkk. Ed.. 2008. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penaku. Lucas, Henry C. Jr. 1987. Analisis, Desain dan implementasi sistem informasi, , Jakarta: Erlangga.
Napitulu, DR. Paimin. M.Si. 2007. Pelayanan Publik & Customer Satification. Bandung: PT alumni. Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, 2002. Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi ke tiga. Richard L. Daft. 2007. Management 6th. Edition. Jakarta: Salemba Empat. Riduwan, M.B.P. 2009. Belajar Mudah Penelitian untuk Guru, Karyawan dan Peneliti Pemula. Bandung: Alfabeta. Siagian, Sondang P. 1966. Organisasi Kepemimpinan dan Prilaku. Jakarta: Gunung Agung. Sudjana. 2001. Metoda Statistika. Bandung: Tarsito. Sugiyono. 2005. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta. Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Inforamsi Manajemen, Jakarta: Graha Ilmu.
Sutedjo, Budi D.O, S.Kom. 2002. Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi. Andi: Yogyakarta. Wahyudi, K. 2004. Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi-organisasi Publik. Yogyakarta:Gajah Mada University Press.
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011
201
