ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA, O.P.S.
Studijní program: B6208 Ekonomika a management Studijní obor: 6208R163 Podniková ekonomika a finanční management
ANALÝZA EKONOMICKÉ VÝHODNOSTI PODNIKOVÉHO SYSTÉMU
Petra HOLUBOVÁ
Vedoucí práce: Ing. Martin Juhas
ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA o.p.s. Katedra informatiky
ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA o.p.s. 2014/2015
ZADÁNÍ BAKALÁŘSKÉ PRÁCE Autorka práce: Studijní program: Obor: Název tématu:
Petra Holubová Ekonomika a management Podniková ekonomika a finanční management
Analýza ekonomické výhodnosti podnikového systému
Cíl: Cílem bakalářské práce je vyhodnotit ekonomickou výhodnost zavedení informačního systému Helios Green ve firmě Pilous spol. s r.o. Rozsah práce:
25 - 30 stran
Rámcový obsah: 1. Představení firmy Pilous spol. s r.o., představení informačního systému Helios Green. 2. Analyzujte ekonomické přínosy zavedení informačního systému ve firmě. Vyhodnoťte náklady, analyzujte a specifikujte přínosy. Specifikované přínosy ohodnoťte a porovnejte s náklady. 3. Proveďte detailní vyhodnocení ekonomické výhodnosti zavedení informačního systému. 4. Navrhněte další možnosti využití informačního systému a stanovte jejich ekonomický dopad. Seznam odborné literatury: MOLNÁR, Z. Efektivnost informačních systémů. 2. vyd. Praha: GRADA, 2002. 179 s. ISBN 80-247-0087-5. SODOMKA, P. Informační systémy v podnikové praxi. Brno: Computer Press, 2. 2006. 352 s. ISBN 80-251-1200-4. 1.
BUCHALCEVOVÁ, A. Metodiky vývoje a údržby informačních systémů. Praha: Grada Publishing, 2005. 164 s. ISBN 80-247-1075-7. BLAŽÍČEK, R. -- BASL, J. Podnikové informační systémy. Praha: Grada 4. Publishing, a. s. , 2008. 288 s. ISBN 978-80-247-2279-5. VOŘÍŠEK, J. Strategické řízení informačního systému a systémová 5. integrace. 1. vyd. Praha: Management Press, 2006. 323 s. ISBN 80-85943-40-9. 3.
Datum zadání bakalářské práce:
březen 2014
Termín odevzdání bakalářské práce:
prosinec 2014
Ing. Martin Juhas Vedoucí práce
Ing. Martin Juhas Vedoucí katedry
Mgr. Petr Šulc Prorektor ŠAVŠ
Petra Holubová Autorka práce
2
Prohlašuji,
že
jsem
bakalářskou
práci
vypracovala
samostatně
s použitím uvedené literatury pod odborným vedením vedoucího práce. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná a v práci jsem neporušila autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském a o právech souvisejících s právem autorským).
V Mladé Boleslavi dne 10. 12. 2014
3
Děkuji panu Ing. Juhasovi za odborné vedení bakalářské práce, poskytování rad a informačních podkladů.
4
Obsah Seznam použitých zkratek a symbolů ................................................................. 6 1. Úvod ................................................................................................................ 7 2
Teoretická část ................................................................................................ 9 2.1 Podnikový informační systém ....................................................................... 9 2.1.1
Význam IS .......................................................................................... 9
2.1.2
Efektivnost informačních systémů ...................................................... 9
2.1.3
Složky a požadavky na IS ................................................................. 10
2.1.4
Řízení IS ........................................................................................... 11
2.2
Helios Green ........................................................................................... 11
2.3 Pilous spol. s r.o.......................................................................................... 14 2.3.1 Představení firmy Pilous spol. s r.o. ..................................................... 14 2.3.2 Obalový materiál .................................................................................. 16 2.3.3 Organizační struktura ........................................................................... 18 3. Praktická část ................................................................................................... 20 3.1 Zavedení systému Helios Green ............................................................. 20 3.2 Systém v praxi ......................................................................................... 22 3.4 Analýza ekonomické výhodnosti .................................................................... 24 3.4.1 Finanční náklady na pořízení systému ................................................. 24 3.4.2 Úspory získané pomocí systému HG ................................................... 24 3.4.3 Výhodnost použití IS Helios Green....................................................... 31 3.4.4 Další možnosti využití IS a jejich ekonomický dopad ........................... 32 4. Závěr ................................................................................................................ 34 Seznam literatury ................................................................................................. 35 Seznam obrázků a tabulek ................................................................................... 36 Seznam příloh ...................................................................................................... 37
5
Seznam použitých zkratek a symbolů IS
informační systém
AG
Asseco Group
AS
Asseco Solutions
HG
Helios Green
HW
hardware
SW
software
IT
informační technologie
ICT
Information and Communication Technologies
6
1. Úvod Jednou z mnoha věcí, která je s podnikem spojována, je termín informační systém. Každá nově vznikající firma by se měla na svém začátku zamyslet, jaký informační systém je pro ni nejvýhodnější, zda vůbec nějaký systém zvolit, nebo co firma od informačního systému očekává. V této době je pro velké firmy téměř nezbytností, použítí těchto systémů. Na trhu je mnoho firem zabývající se informačními systémy pro všechna odvětví podnikání. Každý systém je vyvinut pro činnosti dané firmy, případně je upravován dle jejich potřeb. Přínosem informačních systémů pro firmy je především řízení a zpracovávání velkého množství dat. Veškerá data jsou díky systému provázána a následně vyhodnocována. Při správném výběru, zavedení a používání informačních systémů, mohou firmy ušetřit velké množství kdysi spotřebovávaných zdrojů. Vzhledem k tomu, že informační systémy využívá stále více firem, je toto téma zvoleno jako bakalářská práce. Vybrán je právě jeden informační produkt, kterým je Helios Green. Bakalářská práce je zaměřena na informační systém Helios Green v rámci firmy Pilous spol. s r.o. Bakalářská práce je zvolena na základě vztahu informací získaných při studiu a zkušenostmi nabytými v praxi. Ze studovaného oboru jsou využity ekonomické znalosti, především znalost z oblasti financí. Většina bakalářské práce je postavena na praktických znalostech získaných ve firmě Pilous spol. s r.o. Tato bakalářská práce si klade za cíl analyzovat ekonomickou výhodnost používání podnikového systému Helios Green ve firmě Pilous spol. s r.o. Popisuje základní pojmy podnikového systému, jeho zavedení a následné ekonomické dopady. Bakalářská práce má poskytnout obohacení o znalosti v oblasti podnikových informačních systémů, poskytnutí informací firmám při otázce volby informačního systému. První část bakalářské práce se věnuje samotnému pojmu podnikový systém. Dále se zabývá teoretickou charakteristikou podnikového systému, jako je význam, efektivnost IS, složky a požadavky is a řízení podnikových systémů. Druhá část je věnována samotnému systému Helios Green. V poslední teoretické části je představena firma Pilous spol. s r.o., její zaměření, historie, vývoj, organizační
7
struktura a doplňující údaje o společnosti. Praktická část obsahuje analýzu ekonomické výhodnosti podnikového systému Helios Green ve společnosti Pilous spol. s r.o. Téměr v závěru práce jsou vyhodnocena data získaná v praktické části. Poté již následuje samotný závěr.
8
2
Teoretická část
2.1 Podnikový informační systém Samotný pojem informační systém lze vysvětlit několika definicemi z různých druhů literatur. IS je tedy uskupení technologií, lidí, kteří zabezpěčují sběr, následný přenos, zpracování a konečné uchování dat. Tento celý proces je účelově směřován k prezentaci informací uživatelům. IS je prostředkem komunikace, která má za cíl odstranit překážky k proniknutí k informacím. Snaží se zprostředkovat mezi informačními zdroji určité vztahy a toky. IS je spojení slov informace a systém, které je potřeba také upřesnit. Informace jsou data, ze kterých má uživatel přínos (užitek), přinášejí uživateli něco nového, určitý druh sdělení, nebo také jsou to data s daným významem. Informací může být například text, obraz, zvuk nebo čísla. Systém je množina prvků, které vykazují určité vlastnosti. Systém by měl směřovat a zajišťovat určitý cíl (účel). Data a informace jsou konceptuálním zdrojem velmi důležitým pro chod podniku (Molnár, 2000). 2.1.1 Význam IS Hlavním přínosem firmy a producentem bohatství jsou informace. Kvalitní IS je velmi potřebný pro současnou situaci na trhu (růst dynamiky a globalizace) a následnou úspěšnost firmy. Neustálý růst potřeby informací o vnitropodnikových procesech je pro podnik nezbytný z důvodu pružného přizpůsobování měnícím se podmínkám. IS se prudce rozvíjí, což je velmi významné pro dodavatele IS (Voříšek, 2006). 2.1.2 Efektivnost informačních systémů Efektivnost IS porovnává výdaje a přínosy na daný IS. Efektivnost IS můžeme chápat tak, že vznikne určitá potřeba danému subjektu, a pokud tuto potřebu naplníme, očekáváme určitý užitek. Tato realizace potřeby stojí určité finanční prostředky. Tímto nám vznikne otázka, zda daný IS je pro firmu výhodný (efektivní) či nikoli. Potřeba subjektu na informační systém znamená výdaje, které přinášejí užitek.
Užitkem neboli uspokojením, ekonomickým blahobytem či
štěstím se zabývá axiologie, která posuzuje hodnoty ve třech odvětvích: praktické, logické a citové. Hodnocení efektivnosti IS je otázkou potřeb, uspokojování a očekávání. Máme čtyři kategorie subjektů s určitými potřebami a očekáváními.
9
První skupinou jsou majitelé, kterým by měl IS přinášet informaci o zhodnocování jejich majetku. Další skupinou jsou manažeři, kterým by měl IS pomoci k řízení podniku a k dosahování přesných výsledků. Třetí skupinou jsou zaměstnanci, kteří očekávájí od IS lepší pracovní prostředí, větší sounáležitost s podnikem a vyšší společenský status. Poslední skupinou jsou zákazníci, kteří by měli dostávat produkt za přijatelnou cenu s vyšší přidanou hodnotou (Molnár, 2000). Jak již bylo řečeno, podnik následně zvažuje, zda je daný IS pro něj přínosný. Hledá optimum mezi užitkem a výdaji, tudíž účinnost vložených prostředků. Vložené prostředky jsou pro nás výdaji a přínosy, kde výdaje jsou takzvané viditelné prostředky a naopak přínosy jsou neviditelnými prostředky. Je tedy velmi těžké stanovit, zda zavedení dané potřeby znamenalo užitek či nikoli, protože přinosy se projevují nepřímo systémem řízení. Model efektivnosti je založen na vstupech (výdajích) a výstupech (přínosech). Mezi těmito vstupy a výstupy probíhá rozhodování (strategie IS). Dále je také společnost ovlivňována vnějším a vnitřním prostředím (Molnár, 2000). IS pracuje se vstupy, což jsou informace, případná data, která přenáší do procesu zpracování, poté se zpracovaná data předají do paměti procesoru, poté přenos do efektoru, a tím dojde k výsledku (výstupu) ve formě služby a odpovědí na otázky. Máme dva stavy, které mohou při vytváření užitku vzniknout. Dolní hranice je stav, při kterém existují minimální výdaje na vybudování výpočetní kapacity a stav nasycení, když již další investice nezvyšují kvalitu ani výkon IS. Výdaje na IS můžeme zařadit do hlediska časového, aplikačního a druhového. Do časového hlediska patří především plánování, pořízení, zavádění, provoz, údržba a likvidace, které jsou spojeny s určitými náklady. Pokud se jedná o IS od dodavatele, sledujeme výdaje na cenu HW, SW, cenu implementace neboli zavedení a údržby. Výhodou IS od dodavatele je rychlé zavedení IS (Kučerová, 2006). 2.1.3 Složky a požadavky na IS Mezi hlavní složky IS patří prostředky technické, technologické, organizační, složka lidských zdrojů a okolí IS. Technická složka (hardware) je počítačová technika, technologická složka (software) neboli chod počítače. Organizační složka jsou určitá pravidla či normy podniku a lidká složka (peopleware) je 10
možnost uplatnění pracovníka v IS. Okolí je prostředí, ve kterém IS pracuje (Bulčíková, Vlasák, 2004). Každá firma má různé a velmi specifické požadavky na IS. Jsou dána určitá pravidla, jaký by měl IS být. Otevřenost, dynamičnost a podporovatelnost jsou prvními požadavky na IS. Otevřenost IS znamená možnost neustálého doplňování komponent IS. Dynamický IS je takový systém, který dokáže rychle a pružně reagovat na změny a podporovatelnost je vlastnost s možností neustálého rozvoje a poskytování servisu. Dalšími vlastnostmi IS by měly být komplexnost, kompaktnost, chráněnost, kompatibilita. Tyto vlastnosti se týkají převážně udržování vazeb mezi daty (propojenost) a možnost IS k zahrnování všech složek podniku. IS by měl být chráněn proti třem typům útoku. První je ohrožení dat, informací, programů prostředkem zneužití, dalším problémem je ztráta dat a případné nežádoucí změny. Každý podnik chce pořídit IS co nejlevněji, v nejvyšší možné kvalitě a co nejrychleji. Jenže tyto požadavky se vzájemně ovlivňují a v případě, že bude firma požadovat systém co nejrychleji, v nejvyšší kvalitě, mohou očekávat vyšší náklady na tento systém, než by tomu bylo při požadavku na nižší kvalitu IS (Bulčíková, Vlasák, 2004). 2.1.4 Řízení IS Známe tři typy řízení IS: taktické, strategické a operativní. Jednotlivé vrstvy řízení potřebují různé informace řazené dle klasické pyramidy řízení. Máme několik metod řízení IS například: model TPS, RIS, DSS, EIS, ES. Model TPS neboli transakční, provozní IS, zabezpečuje základní fyziologické funkce, jako jsou evidence materiálu, personálu a zboží, obchod, výpočet mezd a evidence účetnictví. Dalším modelem řízení IS je RIS, takzvaný reportovací IS, který se zaměřuje na jednotlivé výstupy a výkazy. Tento model využívá střední management. Třetím modelem je DSS, který zabezpečuje podporu rozhodování. EIS je založen pro podporu strategického řízení. Model ES poskytuje určitý druh konzultace. Dalšími modely jsou například EDI a OA (Bébr, Doucek, 2005). 2.2 Helios Green Helios Green je nejprodávanějším enterprise řešením, které je určeno pro firmy velkého či středněvelkého charakteru. HG slouží k řízení společnosti, zabezpečuje
11
snadný přístup k informacím ohledně financí a ekonomiky společnosti. Díky Heliosu dokážeme pružně reagovat na změny požadavků zákazníka či trhu. Systém HG vede evidenci lidských zdrojů, výroby, logistiky, skladů, umožňuje sledovat majetek a přináší mnohé další výhody (www.helios.eu/produkty/heliosgreen/, 2014), Při řízení společnosti napomáhá HG k efektivní analýze, rychle vygeneruje informace, prezentuje data a nabízí připravené pohledy, detailně rozkládá data metodou drill-down či šlučuje dle metody drill-up. Toto mohou využít manažeři i pracovníci různých linií. Díky tomuto systému můžeme snadněji plánovat, modelovat, provádět controlling, reporting, forecasting případně workflow. Důležitou oblastí podniku je ekonomika a finance. HG dokáže zajistit kompletní vedení účetnictví, zobrazení základních sestav jako jsou předvaha, rozvaha a výsledovka, sleduje obrat, stav pohledávek, zůstatky na účtech, zpracovává a eviduje přiznání k DPH a umožňuje elektronickou fakturaci. Tento IS zachycuje v podniku reálný cash-flow neboli tok peněz. Dále je IS napojen na rejstříky (např. Obschodní, Živnostenský). HG zefektivňuje péči o zákazníky, je propojen s MS Outlook a umožňuje zasílat hromadné dotazníky a e-maily. Další výhodou tohoto systému je sledování stavu rozpracovanosti zakázek obchodního charakteru a její náklady, výnosy, a také umožňuje práci se smlouvami. Vedení lidských zdrojů, hodnocení zaměstnanců, jejich karty, vzdělání je další možností, jak využít systém HG. V tomto systému je vedena celá agenda výběrových řízení, evidence pracovních míst, přehledné karty zaměstnanců včetně přiložených životopisů. HG eviduje například mzdy pracovníků, sleduje docházku, nemocnost, čerpání dovolených. Pro majitele společnosti je důležitý úsek věnovaný provozním a podpůrným agendám, což jsou informace o majetku, údržbě a servisu zařízení, stav projektů a ISO dokumentace. V tomto oddělení informací je také evidence pracovních cest, porad a smluv. Pro efektivně fungující výrobní společnost, její prosperitu a stabilitu je HG naprosto vyhovující. Díky HG je možné získat detail informací ohledně plánu výroby, realizaci zakázek, výrobních nákladů, informace o výrobních objednávkách a je zde možnost tvorby čárových kódů. Stejně jako výroba je pro firmu důležitá evidence zásob, jejich pohyb, jakost, výrobní čísla či šarže (www.helios.eu/produkty/helios-green/, 2014).
12
Helios Green má spousty výhod a je určen téměr pro všechna odvětví, nebo případně doupraven dle potřeb zákazníka. Nabízí řešení pro potravinářský průmysl, služby, těžební průmysl, stavebnictví, státní správa, prodej a servis vozů, doprava, energetika, média a jiné další. Informační systém HG využívá mnoho známých a prosperujících firem například LDM, Stefe, Bonton Film, Asko, Seznam (www.helios.eu , 2014). HG byl založen firmou Asseco Solutions, která je průkopníkem IS od roku 1990. Nezabývá se pouze vývojem IS, ale také následnou implementací podnikových systémů. Asseco Solutions je členem ICT skupiny Asseco Group. AG je téměř největší IT společností v Evropě. AS má několik poboček v ČR, Slovensku, Rakousku, Německu a Švýcarsku. Firma AS je držitelem certifikátu ISO 9001:2008 za kvalitu. Mezi další produkty značky Helios jsou například: Helios Orange, Helios Fénix, Helios Red a Helios One (www.helios.eu , 2014).
Zdroj: www.helios.eu Obr. 1 Logo IS Helios
13
2.3 Pilous spol. s r.o. Soukromá firma Pilous spol. s r.o. je působící firma na českém i světovém trhu. Tato firma vyrábí, nakupuje a případně upravuje obalový materiál. Sídlem firmy je město Praha, ale sídlem vedení a administrativy je městys Loučeň ve středních Čechách. V této kapitole je představena činnost firmy, jsou zde poskytnuty informace ohledně obalového materiálu a v závěru této kapitoly je popsána organizační struktura (interní zdroj firmy).
Zdroj: interní zdroj firmy Obr. 2 Sídlo vedení a administrativy firmy Pilous spol s r.o.
2.3.1 Představení firmy Pilous spol. s r.o. Rodinná firma Pilous spol s r.o. se uvedla na trh v roce 1993 jako společnost s ručením omezením, kdy byl zakladatelem, majitelem a ředitelem pan Jiří Klimeš a spolumajitelkou paní Alena Klimešová. Na počátku měla firma jen jediné výrobní středisko na Vlkavě. V té době se firma orientovala pouze na dřevěný obalový materiál, převážně na českém a slovenském trhu. Kolem roku 1998 začala firma své zboží expedovat i do ostatních, nejen evropských zemí jako jsou: Německo, Rakousko, Maďarsko, Turecko a jiné. (interní zdroj firmy)
14
V nynější době firma Pilous spol s r.o. nabízí veškerý obalový materiál, jak napovídá i motto firmy: „Zabalíme vše, na čem Vám záleží“. Jde především o obalový materiál ze dřeva a vlnité lepenky. Tyto obaly zajišťují čtyři výrobní a sedm logistických center. Firma poskytuje vývoj, výrobu a logistiku obalových materiálů. Produkty této firmy jsou nabízeny a prodávány především do automobilového průmyslu, ale také do potravinářského, elektrotechnického, spotřebního a stavebního. Mezi největší odběratele firmy Pilous spol. s r.o. patří Škoda Auto a.s., Volkswagen AG, BMW Group a jiné společnosti obchodující v automobilovém průmyslu. Dalším velkým zákazníkem společnosti je firma Kone Industrial
–
koncern
s.r.o.,
která
se
orientuje
na
dodávky eskalátorů,
automatických dveří či výtahů. Dalšími velkými zákazníky jsou firma Bosch a její přidružené společnosti, Lego Production s.r.o, Gea Bock Czech s.r.o. a mnoho dalších. I přes velkou konkurenci v odvětví obalových materiálů patří firma Pilous spol s r.o. mezi významné firmy, jelikož nabízí širokou škálu obalového materiálu, případně je schopna obalový materiál vyvinout (interní zdroj firmy).
Zdroj: interní zdroj firmy Obr. 3 Nejvýznamější zákazníci firmy
Výrobní centra společnosti jsou na strategických místech v České republice a Slovenské republice. Největším výrobním střediskem s největší produktivitou je středisko v Lužci nad Vltavou. Na východě Čech můžeme spatřit výrobu Slavkov u
15
Brna a ve středočeském kraji výrobu na Vlkavě. Jediným výrobním střediskem na Slovensku jsou Košice. Logistických center má firma Pilous spol. s r.o. nyní sedm. Jsou to centra v Mladé Boleslavi, Teplicích, Tachově, Liberci, Pardubicích, v německém Marklkofenu a tureckém Corlu (interní zdroj firmy).
DE
PL CZ SK HU A TR
Zdroj: interní zdroj firmy Obr. 4 Výrobní a logistická centra firmy Pilous spol s r.o.
2.3.2 Obalový materiál Jak již bylo řečeno, firma Pilous spol. s r.o. se zaměřuje na obalové koncepty. Především jde o dřevěné obaly a obaly z vlnité lepenky. Mezi nejvíce vyráběné dřevěné obaly patří: standardní a speciální palety, dřevěné bedny a bednění, palety na motory, převodovky, karoserie, přepravní bodeny a další atypické dřevěné obaly. Firma Pilous spol. s r.o. vyrábí jednocestné nevratné obaly a také obaly, které zákazník použije na více oběhů. Tyto obaly jsou po každém použití vráceny zpět firmě Pilous a probíhá následná kontrola či oprava. Zkontrolovaný a opravený obal je poslán zpět zákazníkovi na další použití. Tohoto systému již využívá několik významných firem, jako například automobilová společnost Škoda Auto a.s. Velkou výhodou popisované firmy je možnost zajištění výroby velkých sérií, které mohou čítat i mnohatisícová množství (interní zdroj firmy).
16
Zdroj: interní zdroj firmy Obr. 5 Dřevěný obalový materiál firmy Pilous spol s r.o. Především v technickém odvětví se vlnitá lepenka stává dalším důležitým aspektem pro výrobu obalů. Obaly z vlnité lepenky vykazují, stejně jako dřevo, velmi dobré ochranné podmínky, a proto se také velmi často využívá v různých kombinacích se dřevem. Nejvýznamější obaly z vlnité lepenky jsou standardní kartonové krabice, vyseknuté obaly, fixace, mřížky a paletové boxy (interní zdroj firmy).
Zdroj: interní zdroj firmy Obr. 6 Obaly z vlnité lepenky firmy Pilous spol s r.o.
17
Dále firma Pilous spol. s r.o. nabízí jakékoli výplně těchto obalových materiálů, jako jsou různé fólie, pěny, pytle a jiné. Mezi nejvíce používané fólie spadá bublinkové, PE a AL fólie, které jsou využívané například pro zákazníka N. V. MSE EUROPE S. A. (interní zdroj firmy).
Zdroj: interní zdroj firmy Obr. 7 Ostatní materiál nabízený firmou Pilous spol s r.o.
2.3.3 Organizační struktura Organizační struktura společnosti je velmi rozvrstvená a skládá se z jednotlivých odddělení, která jsou vzájemně provázána. Firma má obchodní oddělení, marketingové, výrobně technické, nákupní a finanční. Nejvýše postaveným člověkem ve firmě je výkonný ředitel, který plně odpovídá za chod firmy a podává informace majitelům firmy. Výkonný ředitel má šest přímých podřízených, kterými jsou ředitel obchodu, ředitel technického a výrobního úseku, ředitel marketingu, nákupu a mimo jiné i vedoucího fakturace a vedoucího controllingu. Grafické znázornění organizační struktury firmy Pilous spol. s r.o. je umístěno v příloze č. 1, která zobrazuje hlavní složku pracovníků firmy, která využívá podnikový systém Helios Green (interní zdroj firmy). Obchodní oddělení se dělí na tři úseky, do kterých můžeme zařadit oddělení zabývající se kalkulacemi, samotnému obchodu a správní úsek celkového obchodu. Toto oddělení zajišťuje veškerý obchod, který přináší firmě určitý zisk. 18
Jedná se o vyhledání zákazníka, výběrové řízení, zajištění plynulosti dodávek. Obchodní partner slouží zákazníkovi k neustálé komunikaci. Technicko - výrobní ředitel má ve svém oddělení vývojové týmy, tým konstruktérů, manažera kvality a jednotlivá výrobní střediska. Tento úsek přináší firmě celkový vývoj obalového materiálu, výkresovou dokumentaci a v neposlední řadě především výrobky (interní zdroj firmy). Důležité postavení ve firmě má ředitel nákupu, kterému spadá do oddělení samotná logistika a zákaznický sevis, nákup a externí výroba. Vedoucí nákupu odpovídá za chod externí výroby, která zabezpečuje malé množství dodávek, které musí být z určitého důvodu outsoursováno, případně pro nedostatek kapacity přesunuto na externího dodavatele. Zákaznický servis zajišťuje včasnost „just in time“ objednávek. Poslední dvě oddělení jsou finanční a marketingové. Součástí finančního oddělení je oddělení controllingu, pod které spadají IT specialisté a samotné finanční oddělení. Oddělení marketingu se zabývá především materiálem z vlnité lepenky. Mzdy, účetnictví, finance a případná ekonomika je pod správou samostatného oddělení účetnictví a paní majitelky (interní zdroj firmy).
19
3. Praktická část Jak vychází z předchozího textu, firma Pilous spol s r.o. je firma, která svou činnost směřuje na obalový materiál. Pilous používá IS vytvořený v prostředí Helios Green. Dodavatelem tohoto systému je firma Asseco Solutions. V této kapitole bude popsáno zavedení systému HG a následný rozbor nákladů, efektivnost systému a v neposlední řadě porovnání dané efektivnost a další možné využití IS Helios Green. 3.1 Zavedení systému Helios Green Firma Pilous spol. s r.o. má 402 zaměstnanců interního charakteru a menší množství externích zaměstnanců, kteří jen velmi zřídka používají systém HG a několik zákazníků či dodavatelů, kteří pracují v podnikovém systému firmy Pilous spol. s r.o. Jedná se o dvě zákaznické a jednu dodavatelskou firmu. Analýza je provedena v rámci všech uživatelů daného systému. Systém HG byl do společnosti zaveden prostředníkem firmy Asseco Solutions a začal se plně využívat k 1. 1. 2013. Příprava a výběr samotného IS probíhaly několik měsíců. Ke konečnému rozhodnutí a podepsání smlouvy došlo k 1. 8. 2012. Před výběrem systému byl dán jasný cíl, ke kterému má IS podnik dovést. Hlavním cílem podniku byla schopnost evidovat jednotlivé obchody od počátku až do konce. Hladký chod firmy, podnikané obchody bez ztráty informací, evidence zaměstnanců a jejich mezd, mapování neustálého růstu firmy a jiné další výhody, které má daný IS přinášet. Požadavky na informační systém firmy Pilous spol. s r.o. byly velmi striktně dané a velmi rozvětvené. Hlavním požadavkem byla evidence obchodů. Tento požadavek byl naplněn po dvou měsích používání IS, kdy již docházelo k úplné evidenci všech obchodních záležitostí. Dalšími požadavky jsou úspěšný chod a mapování veškerých činností neustále se rozvíjející firmy, nárůst obchodních aktivit, evidence velkého množství dat, snadné dohledání požadovaných výsledků a jejich následný reporting, evidence všech finančních toků společnosti. Další požadavek na informační systém je dostupnost 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, což znamená požadavek na 24x7. Systém musí pracovat i přes tzv.
20
vzdálené připojení, což znamená připojení i z jiného bodu, než z místa pracoviště. Data se musí neustále aktualizovat všem uživatelům a přístup k dokumentům musí být chráněn oprávněním. Požadavkem na IS je také snadná administrativa a intuitivní práce. Aby systém splňoval veškeré požadavky, musel splnit i požadavek možnosti zjistit, kdo za daný dokument odpovídá případně, kdo daný dokument vytvořil. Velkou podmínkou byla i propojenost IS s poštovním serverem. Pro kompletnost požadavků muselo každé oddělení vyčlenit hlavní podmínky, které musí IS splňovat. Vedení společnosti, manažeři a ředitelé úseků požadovali takový IS, který bude přinášet v daný okamžik požadované výsledky, které se dále budou moci reportovat. Pro vedení společnosti převážně výsledky jako je zisk, obrat a objemy obchodů. Pro manažery a ředitelé úseků byl hlavním požadavkem zaznamenávání výsledků daných oddělení, jako například výsledky výroby, reklamací, vzorků či objemy obchodů za daný měsíc. Oddělení výroby mělo požadavek na úplnost údajů ohledně výrobků, přehled o stavu skladů, příjem a výdej materiálu. Hlavní zásadou obchodního oddělení byla přehledná evidence výrobků, jejich aktuální cena a kalkulace. Technické oddělení požadovalo od IS ucelenou evidenci výkresů a s nimi spojených vývojů. Informace ohledně poskytovaného zboží za určité období byla požadavkem fakturačního odvětví. Informace ohledně finančních toků v informačním systému požadovalo oddělění zabývající se účetnictvím. Nákup a logistika musí mít v systému evidenci nakupovaného materiálu a služeb. Pro zákaznický servis je velmi potřebná tvorba objednávek, ke kterým potřebují dokonalé informace ohledně výrobků. Někteří dodavatelé a odběratelé vstupují do systému Helios jako přímý účastníci. Zde bylo velmi potřebné nastavit velmi omezená práva v používání daného IS, a také nastavení možnosti vstupu do příjemek a výdejek. Jediným problémem byl výběr programovacího prostředí, kdy po srovnávání několika IS bylo rozhodnuto o systému HG, který splňuje všechny požadavky, je určen pro velkou firmu, není složitý a dovede firmu k určitým cílům. Systém Helios Green vybrán také díky předchozím zkušenostem se systémem Helios Red, který používalo oddělení, které spravuje účetnictví.
21
3.2 Systém v praxi Systém Helios Green je používán ve společnosti Pilous spol. s r.o. od 1. 1. 2013. Základem je databáze kmenových karet výrobků, zboží, materiálu, služeb, polotovarů. Kmenová karta obsahuje rozměry, název, název zákazníka a podnikové evidenční číslo. Ve kmenových kartách je vždy určité propojení s ostatními funkcemi, propojení s ceníkem dodavatelským a odběratelským. V kmenové kartě je přidaná případně kalkulace či výkresová dokumentace. Pomocí identifikačních čísel, která má každý produkt, materiál, nářadí přidělené systémem, dochází ke snadnému tvoření objednávek, příjemek, výdejek, fakturací. Díky těmto šablonám dostáváme přehled o všech pohybech, stavech skladů. Systém také obsahuje kartu s evidencí zaměstnanců, reklamací a mnoho dalších karet, pro které je stěžejním bodem právě kmenová karta. Do systému se dá lehce přihlásit, při zadání přihlašovacího jména, hesla a domény. Při vzdáleném připojení probíhá stejné přihlášení, jen je třeba před spuštěním domény spustit v počítači vzdálené připojení, jako při vstupu do emailové schánky Microsoft Outlook.
Zdroj: interní zdroj firmy Obr. 8 Přihlašovací portál do IS Helios Green
Po přihlášení se zobrazí klasická plocha systému se záložkami nedávné, oblíbené a základní. Tyto záložky jsou plné karet s určitými funkcemi, například Objednávka 22
zákazníka, Objednávka zákazníka VZORKY, Reklamace, Výdejky HV Vlkava. Tyto karty s určitými funkcemi lze přidávat do záložek pomocí funkce hledat. Systém má mnoho pořadačů či šablon. IS Helios Green je dle požadavku jednoduchý a intuitivní. Na základní ploše systému Helios Green, lze vytvářet vše potřebné pro podnik, pomocí určitých záložek. Na začátku používání systému musí být proškolen zaměstnanec firmy Pilous spol. s r.o., aby hlídal používání systému, povoloval či zakazoval přístupy k jednotlivým záložkám, chránil interní informace a uměl pomoci v krizových situací plynoucí z používání IS Helios Green. Po proškolení zaměstnance dochází k proškolení ostatních zaměstnanců, již proškoleným zaměstnancem firmy Pilous spol. s r.o. a nastavení práv v informačním systému. Nyní používá IS celkem 82 zaměstnanců firmy Pilous spol. s r.o.
Zdroj: interní zdroj firmy Obr. 9 Úvodní plocha systému Helios Green
23
3.4 Analýza ekonomické výhodnosti 3.4.1 Finanční náklady na pořízení systému Tab. 1 Náklady na systém Helios Green společnosti Pilous spol s r.o.
Náklady na informační systém Helios Green Externí náklady Pořízení IS
zakoupení licencí
3 500 000 Kč
přizpůsobování SW Implementace IS
nainstalování
1 000 000 Kč
počáteční podpora 0 Kč (včetně pořízení)
Pořízení HW Školení
0 Kč (včetně pořízení) aktualizace
Podpora
konzultace
972 205 Kč
konečný vývoj Interní náklady Rozhodnutí managementu
definice potřeby proces cílů
Příprava databáze před implementací
50 000 Kč 150 000 Kč
Školení, předávání zkušeností
50 000 Kč/rok
Sběr a zpracování dat
300 000 Kč/rok
Údržba IS, aktualizace
100 000 Kč/rok
Vyváření automatických reportů a sestav
50 000 Kč/rok
Celkové náklady
6 672 205 Kč
3.4.2 Úspory získané pomocí systému HG V této kapitole jsou popsány výhody, které systém HG přináší. Je zde zkoumáno 82 uživatelů daného IS a po rozhovorech se všemi těmito pracovníky, jsou zde vyzdvihnuty přínosy, finanční úspory a na konci této kapitoly jsou porovnány náklady na daný IS Helios Green a na druhé straně finanční úspory a přínosy systému. Pomocí rozhovorů s pracovníky firmy Pilous spol. s r.o. byla zjištěna následující data, přínosy, finanční úspory. Po stanovení průměrných úspor času na
24
pracovníka je daná úspora vynásobena průměrným platem daného oddělení a následně vyjádřena za určité časové období. U každého pracovníka byl porovnán čas, který musel vynaložit do svých úkolů bez IS a čas, za jaký je úkol splněn se systémem Helios Green. Nejprve si ukážeme, jak tyto rozhovory probíhaly na dvou konkrétních případech. Data byla získávána během měsíce října a listopadu. Rozhovor s asistentkou technického oddělení trval přibližně 80 minut. Nejprve bylo ukázáno splňování nejdůležitějších úkolů pomocí systému HG, které bylo naměřeno za určitý čas. Poté jsme se společně zaměřili na starý koncept úkolů bez IS, který jsme se snažili časově vyhodnotit oproti úkolům plněným v Heliosu. Na konci našeho setkání jsme stanovili určitý závěr. Druhý rozhovor ukázaný v této práci, je ze zákaznického servisu, kde pracují tři pracovníci. Tento rozhovor trval 95 minut. Stejným způsobem vypadaly rozhovory i u ostatních pracovníků firmy Pilous spol. s r.o., které zde nejsou uvedeny, ale jsou zde zmíněny pouze výsledky těchto rozhovorů. Tab. 2 Výsledek rozhovoru s asistentkou technického oddělení
Asistentka technického oddělení Nejdůležitější úkoly tohoto pracovního místa v HG tvorba přehledu reklamací evidence reklamací objednávky vzorků
Bez použití IS
tvorba přehledu vzorků příjemky nářadí Výdejky evidence výkresů vyhledávání požadovaných informací Celkem:
S použitím IS 10 minut 30 minut 15 minut 60 minut 35 minut
15 minut 60 minut 60 minut 30 minut 30 minut = 285 minut Rozdíl (úspora): Měsíční průměrná úspora (minutová) Měsíční průměrná úspora (hodinová) Mzda 150Kč/hodinu Měsíční průměrná úspora na pracovníka Průměrná úspora za 22 měsíců používání
25
10 minut 30 minut 30 minut 10 minut 25 minut = 165 minut 120 min/ denně 2640 minut/měsíc 44 hodin/měsíc 150Kč/ hodinu 6 600 Kč 145 200 Kč
Tab. 3 Výsledek rozhovoru s pracovníky zákaznického servisu
Zákaznický servis - první pracovník Nejdůležitější úkoly tohoto pracovního místa v HG vytváření dodacích listů pro externí výrobu objednávky soupisy dodaných položek Celkem:
Bez použití IS
S použitím IS 80 minut
50 minut
180 minut 110 minut 20 minut 40 minut = 180 minut = 300 minut Rozdíl (úspora): 120 min/ denně Měsíční průměrná 2640 úspora (minutová) minut/měsíc Měsíční průměrná 44 hodin/měsíc úspora (hodinová) 162Kč/ hodinu Mzda 150Kč/hodinu Měsíční průměrná 7 128 Kč úspora na pracovníka Průměrná úspora za 145 200 Kč 22 měsíců používání
Zákaznický servis - druhý pracovník Nejdůležitější úkoly tohoto pracovního místa v HG vytváření dodacích listů pro externí výrobu objednávky soupisy dodaných položek Celkem:
Bez použití IS
Zákaznický servis - třetí pracovník Nejdůležitější úkoly tohoto pracovního místa v HG vytváření dodacích listů pro externí výrobu objednávky soupisy dodaných položek Celkem:
140 minut
50 minut
140 minut 40 minut = 320 minut Rozdíl (úspora): Měsíční průměrná úspora (minutová) Měsíční průměrná úspora (hodinová) Mzda 150Kč/hodinu Měsíční průměrná úspora na pracovníka Průměrná úspora za 22 měsíců používání
100 minut 20 minut = 170 minut 150 min/ denně 3300 minut/měsíc
Bez použití IS 100 minut 220 minut 10 minut = 330 minut
26
S použitím IS
55 hodin/měsíc 162Kč/ hodinu 8 910 Kč 196 020 Kč
S použitím IS 80 minut 155 minut 5 minut = 240 minut
Rozdíl (úspora): Měsíční průměrná úspora (minutová) Měsíční průměrná úspora (hodinová) Mzda 150Kč/hodinu Měsíční průměrná úspora na pracovníka Průměrná úspora za 22 měsíců používání
90 min/ denně 1980 minut/měsíc 33 hodin/měsíc 162Kč/ hodinu 5 346 Kč 117 612 Kč
Tab. 4 Úspory vedoucích oddělení
Výsledky Výsledky obchodu Marketingové výsledky
Obchodní ředitel Ředitel marketingu Výrobně-technický Výsledky výroby ředitel Nákupní ředitel Výsledky nákupu Vedoucí finančního Výsledky finančních toků oddělení úspora za 22 měsíců
Úspora/měsíc 1 hodina 1 hodina
Úspora 479 Kč 479 Kč
1 hodina
479 Kč
1 hodina
479 Kč
1 hodina
479 Kč
110 hodin
63 228 Kč
Ředitelé daných oddělení vyjádřili vždy měsíční úsporu kolem 45 minut až 75 minut měsíčně. Průměrná úspora za měsíc u všech pracovníků byla dána průměrem a konstatně jako jedna hodina. Tato hodina byla vynásobena průměrnou hodinovou mzdou ředitelů a přepočítána na úsporu za časové období 22 měsíců. Před zavedením systému se dělaly reporty v klasickém balíčku Microsoft Office, nyní zpracovává výsledky Helios a zasílá přímo danému řediteli.
Tab. 5 Úspory obchodního oddělení
Obchodní oddělení Obchodníci Asistentky
Evidence poptávek Evidence poptávek + kalkulace + cena Drobné vyhledávání + ceny úspora za 22 měsíců
Úspora /měsíc
Úspora
28 hodin
8 372 Kč
4 hodiny
600 Kč
704 hodin
236 984 Kč
Obchodní oddělení má sedm obchodních zástupců a dvě asistentky. Systém HG je pro toto oddělení velikým přínosem. Obchodní zástupce nemusí evidovat poptávky, kalkulace tak jako dříve, ale stačí pouze vyhledat v IS. IS poskytuje
27
ucelený přehled všech poptávek včetně kalkulací členěných dle zákazníka. Pro obchodního zástupce, tak i pro asistentku dochází k úspoře času při vkládání ceny. Cena sice musí být vložena manuálně do systému, ale při dalších krocích se cena již promítne a nemusí se zadávat ručně, například při tvorbě objednávek, příjemek, výdejek. Asistentkám obchodního oddělení slouží Helios Green ještě při drobném vyhledávání, které je mnohem snažší, než vyhledávání v excelových tabulkách a různých souborech. Tab. 6 Vícenáklady na kalkulace
Kalkulace 1 kalkulátor
zakládání karet + poptávek náklady na 22 měsíců
Náklady /měsíc 44 hodin 968 hodin
Náklady 7 876 Kč 173 272 Kč
Kalkulace a systém HG přinášejí spousty výhod, především přehlednou evidenci. Člověk, který zpracovává kalkulace, se před zavedením systému věnoval pouze samotné kalkulaci. Nyní musí být provedeno založení kmenové karty, vložení výkresové dokumentace, vložení kalkulace a utvoření poptávky. Tyto kroky nepřináší úsporu, ale přidělávají danému člověku práci, tudíž jsou to pro firmu vícenáklady. Tab. 7 Úspory oddělení marketingu
Marketing Asistetka Projektový manažer
Příjemky, objednávky Evidence poptávek + kalkulace + cena úspora za 22 měsíců
Úspora/měsíc 5 hodin
Úspora 750 Kč
4 hodiny
1 196 Kč
198 hodin
42 812 Kč
Marketingové oddělení má jednoho projektového manažera a asistentku. Asistentka marketingu zpracovává především příjemky a zadává objednávky na obaly z vlnitých lepenek. Projektový manažer má podobné funkce v HG jako obchodní zástupce.
28
Tab. 8 Úspory technického a výrobního oddělení
Výroba + technické oddělení Asistentka Výroba Lužec Výroba Vlkava Výroba Slavkov Výroba D10
Úspora/měsíc Reklamace, vzorky, příjemky, výdejky, výkresy Výkresy, výdejky, příjemky, sklad Výkresy, výdejky, příjemky, sklad Výkresy, výdejky, příjemky, sklad Výkresy, výdejky, příjemky, sklad
Projektový manažer + manažer kvality Výkresy, reklamace Úspora za 22 měsíců
Úspora
44 hodin
6 600 Kč
88 hodin
14 784 Kč
44 hodin
7 392 Kč
55 hodin
9 240 Kč
44 hodin
7 392 Kč
8 hodin
2 872 Kč
6710 hodin
1 134 760 Kč
Nejvyšší přínosnost IS HG zaznamenalo technické oddělení a výroba. Vysoká úspora je dána velkým množstvím pracovníků, kteří používají HG. Samotná výroba Lužec nad Vltavou má deset uživatelů IS, výroba Vlkava čtyři, Slavkov u Brna šest uživatelů a výroba D10 v Mladé Boleslavi má pět členů, kteří aktivně pracují v Heliosu. Tab. 9 Úspory Nákupního oddělení
Nákup Zákaznický servis Logistika Nákupčí
Úspora/měsíc Příjemky, výdejky, objednávky Doprava, sklady Objednávky, příjemky úspora za 22 měsíců
Úspora
132 hodin
21 384 Kč
22 hodin 22 hodin 3872 hodin
3 938 Kč 3 278 Kč 629 200 Kč
Zákaznický servis je část oddělení, které využívá IS téměř pořád, ať již je to zakládání objednávek, příjemek, výdejek, převodek, hlídání skladových zásob. Okrajovými uživateli IS je IT oddělení, kvalita, výkonný ředitel, u kterých není třeba vyčíslovat úsporu, jelikož se jedná o velmi malé, zanedbatelné položky úspor.
29
Tab. 10 Úspory finančního oddělení a účetnictví
Finanční oddělení fakturace účetnictví +
Úspora/měsíc 66 hodin 44 hodin 2 420 hodin
fakturace Mzdy, dovolené úspora za 22 měsíců
Úspora 11 814 Kč 7 876 Kč 433 180 Kč
Tab. 11 Ostatní úspory a náklady
Úspory, náklady/měsíc
Ostatní Správce HG Zákazníci, dodavatelé
Úspora, náklady
Oprávnění, problematika Náklady za 22 měsíců
kapitola 3.2
Příjemky, výdejky úspora za 22 měsíců
8 hodin
-
176 hodin
-
Správcem IS Helios Green byl jmenován pracovník firmy Pilous spol. s r.o., který musel opustit část své dosavadní práce a přesunout svoji orientaci na informační systém, proto jsou zde opět vyčíslené vícenáklady se systémem spojené. Zákazníci či dodavatelé mají též určitou úsporu v čase, ale do úspor firmy Pilous se nezapočítává, jelikož jim neodvádíme žádné mzdy. Tab. 12 Úspory Nákupního oddělení
Dodatečné náklady
Úspory Vedení Obchodní oddělení Kalkulace Marketing Výroba a technické oddělení Nákup Finanční oddělení Ostatní Celkem:
63 228 Kč 236 984 Kč 42 812 Kč
173 272 Kč -
1 134 760 Kč
-
629 200 Kč 433 180 Kč 2 540 164 Kč Celkové úspory:
173 272 Kč 2 366 892 Kč
Výsledkem celkové analýzy úspor je částka uvedená v tabulce. Mezi další přínosy informačního systému byly v rozhovorech zmiňovány následující: přehlednost, nízká
chybovost,
propojenost
informací,
okamžité
přístupnost, uzpůsobenost firemním podmínkám.
30
informace,
přesnost,
3.4.3 Výhodnost použití IS Helios Green Tab. 13 Výsledná zjištění
Dodatečné náklady
Úspory Vedení Obchodní oddělení Kalkulace Marketing Výroba a technické oddělení Nákup Finanční oddělení Ostatní Celkem:
63 228 Kč 236 984 Kč 42 812 Kč
173 272 Kč -
1 134 760 Kč
-
629 200 Kč 433 180 Kč -
-
2 540 164 Kč
173 272 Kč
Celkové úspory:
2 366 892 Kč Rozdíl:
Náklady k 1. 11. 2014 6 672 205 Kč -4 305 313 Kč
Data na analýzu byla použita v průměrných číslech, jelikož v začátcích systém nevykazoval takovéto úspory, ale postupem času dochází k neustále větším časovým úsporám. Průměrné mzdy byly vypočítány z mezd daných platových tříd ve firmě Pilous. Z měsíční mzdy byla vypočítaná hodinnová mzda (167hodin/ měsíc) a následně přepočitané hodinové úspory přepočítány na měsíční (22dnů/měsíc). Náklady na Helis Green od 1. 1. 2013 do 1. 11. 2014 činily 6.672.205 Kč. Úspory po odečtení vícenákladů pracovníka při tvorbě kalkulací činily 2.366.892 Kč. Po
celkovém
vyhodnocení
k 1.
11.
2014
jsme
dostali
výsledek
-4.305.313 Kč, který značí rozdíl mezi úsporami a náklady. Závěrem tohoto zkoumání by bylo, že se IS Helios Green firmě Pilous spol. s r.o. nevyplatil. Jenže realita je trochu odlišná, jelikož je mnoho přínosů a výhod, které nejdou vyjádřit v číslech. Jde o výhody přehlednosti, důkladné evidence, přesnosti a především o obrovský rozvoj samotné firmy. Těchto přínosů je mnohem více. Pokud by se tato analýza opět udělala za několik let, byla by zde známa opět jiná výsledná čísla a dá se předpokládat, že i kladná. Do této analýzy vstoupily obrovské výdaje na pořízení a implementaci systému. Výsledkem analýzy by mohlo být konstatování, že firma Pilous zvolila systém, který je velmi vhodný pro firmu, systém, který
31
posouvá firmu v jejím vývoji. Vrácení investice by mělo přijít v druhé polovině roku 2018, jak vypovídá tabulka č. 14. Náklady vynaložené na IS by se měly vrátit přibližně za 7 let, pokud ponecháme konstantní úspory a konstantní provozní náklady. Tab. 14 Budoucnost IS ve firmě Pilous spol. s r.o.
1. 1. 2015
1. 1. 2016
1. 1. 2017
1. 1. 2018
1. 1. 2019
Úspory (107 586Kč/měsíc)
2 582 064 Kč
3 873 096 Kč
5 164 128 Kč
7 746 192 Kč
9 037 224 Kč
Náklady+ provozní náklady
6 672 205 Kč
7 172 205 Kč
7 672 205 Kč
8 172 205 Kč
8 672 205 Kč
-4 090 141 Kč -3 299 109 Kč -2 508 077 Kč
-426 013 Kč
365 019 Kč
Stav
3.4.4 Další možnosti využití IS a jejich ekonomický dopad Dalším využitím by mohla být propojenost kvality, tedy šablony reklamací s objednávkami zákazníků, aby se automaticky vyplňovaly formuláře pro tvorbu DL na náhrady reklamací. Tato možnost by přinesla určitou úsporu v čase. Dalším krokem, který by byl pro firmu úspěšný je nastavení jasné a přehledné příručky, která by zobrazovala návod na všechny funkce v systému, aby nedocházelo ke špatnýmu používání. Tento problém se pak objeví při dohledávání. Pokud by se toto nastavilo, došlo by k vysoké úspoře času. Po vytvoření objednávky by mohlo být nastaveno téměř automatické vygenerování výdejky, aby zde již nebylo potřeba nic doplňovat. Takto musí pracovník znovu vyplňovat datumy, případně druh pohybu. Toto by opět ušetřilo firmě několik minut drahocenného času. Možnost smazat kmenové karty, které jsou zduplikované, či nepotřebné. Pokud by systém uměl vyhodnotit duplikát a došlo k automatickému smazání, došlo by k úspoře paměti systému, ale mohlo by se stávat, že označený duplikát by byl vytvořen schválně, jen s malou změnou. Větší propojenost s Microsoft Office by zajistila rychlejší přenos informací do systému. Kdyby daný e-mail případně jeho příloha šla rovnou umístit z tohoto e-mailu do systému. Nyní se musí daná příloha vzít, umístit na pevný disk a následně vytvořit propojení v systému. Tato možnost by ale také možná nesla spouty problému a bylo by velmi složité toto propojení zajistit, případně dané přílohy po smazání e-mailu s přílohou otevřít. Tvorba kalkulací přímo v systému Helios Green. Takto musí pracovník vytvořit kalkulaci
32
v excelu, vytvořit kmenové karty, propojit kalkulaci se systémem a vytvořit objednávku. Kdyby se kalkulace zpracovávala přímo v systému, bylo by ušetřeno pracovníkovi několik počítačových kroků. Sledování dodání či vyexpedování dodávek je dalším bodem ke zlepšení. Kdyby byl Helios více propojen a po nevyexpedování v určitém termínu by danému pracovníkovi přišel e-mail o nevyexpedování, nemusel by dané dodávky neustále hlídat. Další možností by bylo aktualizování ceny v ceníku dle kalkulace. Po vytvoření kalkulace a následném vložení by cena vytvořila či zaktualizovala. Nyní se vloží kalkulace a následně se musí ručně vložit cena. Založení lepší evidence pracovníků je další možnost využití. Přiložení detailních životopisů, dosaženého vzdělání, soupis pracovních povinností, pracovní zkušenosti a jiné by bylo také přínosem firmy. Zlepšila by se orientace ve firmě a i případná správnost dotazu na člověka při vzniku otázky v různém oboru. Systém HG byl do firmy správně implementován a je nastaven přesně dle potřeby firmy Pilous. Jsou zde navrženy možnosti dalšího využití IS, které by mohli přinést již jen nízké dodatečné úspory, lepší přehlednost a orientaci.
33
4. Závěr Bakalářská
práce
je
věnována
teoretickému
a
praktickému
zpracování
informačního systému Helios Green v rámci firmy Pilous spol. s r.o. Tato práce si kladla za cíl analyzovat efektivnost implementovaného IS v rámci firmy Pilous. Samotná teoretická část je věnována teorii informačního systému, jsou zde popsány informace ohledně IS Helios Green a je zde charakterizována firma Pilous. Veškeré teoretické informace jsou čerpány z odborné literatury, internetu a interních zdrojů firmy Pilous spol. s r.o. Praktická část bakalářské práce je již zaměřena na konkrétní analýzu ekonomické výhodnosti zavedení podnikového systému HG. Praktická část posuzuje výhodnost zavedeného IS ze strany nákladů, úspor a přínosů. Při tvorbě této analýzy jsou zohledněny nejen konzultace se specialistou, ale i výsledky vlastního výzkumu či diskuzí. Stěžejní část textu se věnuje problematice výběru IS a především ekonomické analýze zavedení systému HG. Jak již bylo uvedeno, podnik Pilous spol s r.o. zvolil velmi dobrý druh IS, který přesně odpovídá jejím požadavkům. Z analýzy nemůžeme přesně definovat, zda úspory převyšují náklady, ale můžeme říci, že úspory i přínosy převyšují náklady. Samotný IS Helios Green přinesl firmě Pilous spol. s r.o. mnoho výhod, přínosů a především přispěl k obrovskému vývoji firmy.
34
Seznam literatury BUCHALCEVOVÁ, Alena. Metodiky vývoje a údržby informačních systémů: kategorizace, agilní metodiky, vzory pro návrh metodiky. 1. vyd. Praha: Grada, 2005, 163 s. ISBN 80-247-1075-7. BASL, Josef. Podnikové informační systémy: podnik v informační společnosti. 1. vyd. Praha: Grada, 2002, 142 s. ISBN 80-247-0214-2. VOŘÍŠEK, Jiří. Strategické řízení informačního systému a systémové integrace: podnik v informační společnosti. Vyd. 1. Praha: Management Press, 2006, 323 s. ISBN 80-859-4340-9. MOLNÁR, Zdeněk. Efektivnost informačních systémů: podnik v informační společnosti. 2. rozš. vyd. Praha: Ikar, 2000, 178 s. ISBN 80-247-0087-5. BULČÍKOVÁ, Soňa, VLASÁK, Rudolf. Základy projektování informačních systémů . [s.l.] : Karolinum, 2004. 105 s. ISBN 80-246-0727-1. BÉBR, Richard, DOUCEK, Petr. Informační systémy pro podporu manažerské práce. Praha: Professional Publishing, 2005. 223 s. ISBN 80-86419-79-7. KUČEROVÁ, Helena. Definice informace. Data - informace – znalosti. [online]. 2005, č [cit. 2014-20-11]. Dostupný z :
. Interní materiály firmy Pilous spol. s r.o.
35
Seznam obrázků a tabulek Seznam obrázků Obr. 1 Logo IS Helios ........................................................................................... 13 Obr. 2 Sídlo vedení a administrativy firmy Pilous spol s r.o. ................................. 14 Obr. 3 Nejvýznamější zákazníci firmy .................................................................. 15 Obr. 4 Výrobní a logistická centra firmy Pilous spol s r.o. .................................... 16 Obr. 6 Obaly z vlnité lepenky firmy Pilous spol s r.o............................................. 17 Obr. 7 Ostatní materiál nabízený firmou Pilous spol s r.o. ................................... 18 Obr. 8 Přihlašovací portál do IS Helios Green ...................................................... 22 Obr. 9 Úvodní plocha systému Helios Green ....................................................... 23 Seznam tabulek Tab. 1 Náklady na systém Helios Green společnosti Pilous spol s r.o. ................ 24 Tab. 2 Výsledek rozhovoru s asistentkou technického oddělení .......................... 25 Tab. 3 Výsledek rozhovoru s pracovníky zákaznického servisu ........................... 26 Tab. 4 Úspory vedoucích oddělení ....................................................................... 27 Tab. 5 Úspory obchodního oddělení .................................................................... 27 Tab. 6 Vícenáklady na kalkulace .......................................................................... 28 Tab. 7 Úspory oddělení marketingu ..................................................................... 28 Tab. 8 Úspory technického a výrobního oddělení ................................................ 29 Tab. 9 Úspory Nákupního oddělení ...................................................................... 29 Tab. 10 Úspory finančního oddělení a účetnictví .................................................. 30 Tab. 11 Ostatní úspory a náklady......................................................................... 30 Tab. 12 Úspory Nákupního oddělení .................................................................... 30 Tab. 13 Výsledná zjištění ..................................................................................... 31 Tab. 14 Budoucnost IS ve firmě Pilous spol. s r.o. ............................................... 32
36
Seznam příloh Příloha č. 1 Organizační struktura firmy Pilous spol s r.o. .................................... 38
37
Příloha č. 1 Organizační struktura firmy Pilous spol s r.o.
38
ANOTAČNÍ ZÁZNAM AUTOR
Holubová Petra
STUDIJNÍ OBOR
6208R163 Podniková ekonomika a finanční management
NÁZEV PRÁCE
Analýza ekonomické výhodnosti podnikového systému
VEDOUCÍ PRÁCE
Ing. Martin Juhas
KATEDRA
KI - Katedra informatiky
POČET STRAN
37
POČET OBRÁZKŮ
9
POČET TABULEK POČET PŘÍLOH
STRUČNÝ POPIS
KLÍČOVÁ SLOVA
ROK ODEVZDÁNÍ
2014
14 1
Práce s názvem „Analýza ekonomické výhodnosti podnikového systému“ je zaměřena na vztah mezi přínosy, úspory a náklady zavedení informačního systému Helios Green do firmy Pilous spol. s r.o. Teoretická východiska zahrnují definice spojené s obecným pojmem informační systém, následně se samotným systémem Helios Green a s vlastnostmi firmy Pilous spol. s r.o. Praktická část je zaměřena na ekonomickou analýzu zavedení IS. Vyhodnocení efektivnosti implementace IS Helios Green do firmy Pilous bylo provedeno prostřednictvím nákladů, úspor a přínosů. Výsledky provedené ekonomické analýzy jsou obsaženy v této bakalářské práci.
Informační systém, Helios Green, analýza, úspory, náklady, výhodnost, přínosy, Pilous spol. s r.o.
PRÁCE OBSAHUJE UTAJENÉ ČÁSTI: Ne
ANNOTATION AUTHOR
Holubová Petra
FIELD
6208R163 Business Management and Finance
THESIS TITLE
Analysis of the economic convenience of enterprise system
SUPERVISOR
Ing. Martin Juhas
DEPARTMENT
KI - Department of Informatics
NUMBER OF PAGES
38
NUMBER OF PICTURES
9
NUMBER OF TABLES
14
NUMBER OF APPENDICES
SUMMARY
KEY WORDS
YEAR
2014
1
The bachelor thesis with the title „Analysis of the Economic Advantageousness of the Company System focuses on mutual relations between benefits (contributions), savings, and expenses for the implementation of the information system Helios Green to the Pilous spol. s r.o. company. The theoretical part of the thesis contains definitions that are connected with the term „information system“ in general , then definitions connected with the Helios Green system, and it focuses also on qualities (characteristics) of the Pilous spol. s r.o. company. The practical part of the thesis deals with (focuses on) the economic analysis of the implementation of the informational system. The evaluation of the efficiency of the implementation of the IS Helios Green to the Pilous company has been accomplished through the agency of contributions, savings, and expenses The results of the economic analysis that have been accomplished are included in this bachelor thesis.
Information systém, Helios Green, savings, cosi, advantages, benefits, Pilous spol. s r.o.
THESIS INCLUDES UNDISCLOSED PARTS: No
