Studiezaal InformatieSysteem. Handleiding SIS. versie 3.0

Studiezaal InformatieSysteem

Handleiding

SIS versie 3.0

Ontwikkeling: SIS is ontwikkeld door: Haza-Data, Nijverheidsweg 4, 4854 MT Bavel. Verkoop, service en implementatie: SIS wordt geleverd door: Telapas Software, Mounewei 11, 9111 HB Burdaard tel.: (0519) 332 920, fax: (0519) 332 925, e-mail: [email protected] Copyright © 1997-2003 Alle rechten op het Studiezaal Informatiesysteem en de bijbehorende Internet server software berusten bij ir. J.G.N.M. van der Zanden te Bavel. Het programma mag niet worden gebruikt zonder voorgaande schriftelijke toestemming van de auteur. Van het programma mogen geen andere kopieën worden gemaakt dan ten behoeve van beveiliging. Het auteursrecht van deze handleiding berust bij ir. J.G.N.M. van der Zanden te Bavel en J.A. Diebrink te Burdaard. Niets uit deze handleiding mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval system worden opgeslagen zonder voorafgaande toestemming van de auteurs.

Inhoudsopgave

1. Functies voor bezoekers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.1 Tabblad ‘Zoeksleutels’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1.2 Tabblad ‘Resultaat’ - de lijst met vermeldingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1.3 Tabblad ‘Gegevens’ - details van een vermelding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 1.4 Tabblad ‘Afbeelding’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.5 Tabblad ‘Genealogie’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2. Functies voor de systeembeheerder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 2.1 Onderhoud van de database - standaard functies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2 Tabblad ‘Beheer’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3 Tabblad ‘Diensten’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4 Tabblad ‘Archieven’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5 Tabblad ‘Bronnen’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6 Tabblad ‘Groepen’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.7 Tabblad ‘Layouts’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.8 Tabblad ‘Plaatsen’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9 Tabblad ‘Voornamen’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.10 Tabblad ‘Achternamen’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.11 Tabblad ‘Patroniemen’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.12 Tabblad ‘Soorten’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.13 Tabblad ‘Vertalingen’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.14 De grootte van de database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.15 Praktijkvoorbeeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Het bronbestand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Invoeren dienst informatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Invoeren archief informatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Invoeren bron informatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inlezen van de file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bepalen van de lay-out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inlezen van de file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.16 Internet Server (SISIS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14 15 20 21 22 29 30 37 39 40 41 42 43 44 45 45 47 48 49 50 51 54 55

4

Handleiding SIS

Versie 3.0 - 14 november 2003

Handleiding SIS

1

1. Functies voor bezoekers Inleiding Het Studiezaal Informatie Systeem (SIS) is de toegang tot een database met vermeldingen. Een vermelding bestaat uit de naam van een persoon, de plaats, datum en soort vermelding, aanvullende tekst, die betrekking heeft op de vermelding of de persoon en de vindplaats van deze vermelding in de archieven. Aan elke vermelding kunnen afbeeldingen gekoppeld zijn, die op het scherm bekeken kunnen worden. Een vermelding kan elke soort gebeurtenis van een persoon zijn. Zo kan van één persoon de vermelding van geboorte gevonden worden, maar ook de vermelding van het verkopen van een huis of het getuige zijn bij een huwelijk.

N De database wordt door SIS opgebouwd uit allerhande bestanden, waarmee diverse archiefdiensten hun archieven geklapperd hebben. Binnen SIS zijn de gegevens in al die bestanden in één keer te doorzoeken, zonder dat u de werkwijze van al die verschillende klapperprogramma’s moet kennen.

N Met SIS kunt u van heel algemeen tot heel gericht zoeken; van “Ik zoek alle vermeldingen van personen met de achternaam die klinkt als …” tot “Ik zoek vermeldingen van personen die rond 1695 hun testament hebben gemaakt in de buurt van …”.

N Doordat de aanvullende tekst volledig te doorzoeken is, is ook een vraag mogelijk als: “Ik zoek alle vermeldingen in notariële akten waarin sprake is van …”.

N De resultaten van uw zoekactie kunt u printen per vermelding, met alle aanvullende tekst of als lijst van alle vondsten. In beide gevallen worden de vindplaatsen (archief en inventarisnummer) vermeld. Ook de afbeeldingen bij een vermelding kunnen geprint worden.

N Waar de oorspronkelijke bestanden genealogie-bestanden zijn, kunt u ook de familierelaties van de gevonden personen bekijken.

Zoeken in SIS In SIS kan gezocht worden naar elke combinatie van de hoofdkenmerken van de vermeldingen:

N N N N N

naam (achternaam, voornaam, patroniem); plaats; datum of periode; soort vermelding tekst (naar ieder willekeurig woord dat in een vermelding bij een persoon is vastgelegd).

Het resultaat van de zoekactie is een lijst met alle vermeldingen die voldoen aan alle criteria. Als bijvoorbeeld achternaam en plaats zijn ingevuld, dan voldoen alleen die vermeldingen, die zowel de achternaam als de plaats bevatten.

Bediening van het programma SIS is ontworpen voor bediening via het toetsenbord, met of zonder muis. Alle toetscommando’s kunnen ook via de rechter muisknop worden uitgevoerd. In totaal heeft de bezoeker de beschikking over maximaal vijf tabbladen:

N N N N N

Zoeksleutels

om de vraag te stellen;

Resultaat

waarop de gevonden personen worden gepresenteerd;

Gegevens

waarop de detailgegevens over een gevonden persoon worden getoond;

Afbeelding

waarop afbeelding(en) over een gevonden persoon worden getoond;

Genealogie

waarop (indien bekend) de gerelateerde ouders, partners en kinderen worden getoond.

Een ander tabblad naar de voorgrond verplaatsen kan met een muisklik of met de toets combinatie Ctrl+Tab.


2

Handleiding SIS

1.1

Tabblad ‘Zoeksleutels’

Vul zo nauwkeurig mogelijke criteria in, om het aantal ‘overbodige’ vondsten te beperken en het zoeken te versnellen. Na het invullen van een criterium wordt het (maximum) aantal vondsten voor dat criterium getoond. Een hoog getal kan aangeven, dat het criterium te vaag is, waardoor overbodige vondsten ontstaan.

Knoppen “ Druk op de knop Leeg om alle criteria te wissen. “ Druk op de knop Zoek om alle vermeldingen te vinden die voldoen aan alle ingevulde criteria. Tijdens het zoeken van de vermeldingen verschijnt een voortgangsindicator. Het zoeken kan tussentijds worden afgebroken door op de Esc-toets te drukken. Dan worden alleen de vermeldingen getoond die tot dat moment gevonden zijn.

Zoeken in bepaalde bronnen Het zoeken kan worden versneld door eerst te bepalen in welke bronnen gezocht moet worden. In de lijst met bronnengroepen kan gekozen worden uit “Alle bronnen” of één van de gedefinieerde groepen.


Handleiding SIS

3

Zoeken naar achternaam Vul de gezochte achternaam in, zonder voorvoegsels. Zoeken naar meerdere namen tegelijk is mogelijk door ze achter elkaar in te vullen, gescheiden door spaties. SIS biedt de onderstaande mogelijkheden bij het zoeken naar een achternaam:

Keuzelijst met alle achternamen Als u op de toets F1 drukt, verschijnt een lijst met alle achternamen, waaruit u er één kunt kiezen. Toets de beginletters van de gezochte naam om in de lijst naar die naam te gaan. Kies een naam met Enter of keer met Esc terug naar het invoerveld. Volledige naam Als u een volledige naam invult, dan zijn er twee gevallen te onderscheiden. 1.

Er zijn in SIS synoniemen voor die naam ingevoerd, dan levert dat alle mogelijke synoniemen op: ZAND levert dan bijvoorbeeld SAND, SANDERS, SINT, ZAND, ZANDSTRA.

2.

Er zijn in SIS geen synoniemen voor die naam ingevoerd, dan levert dat alle familienamen op die beginnen met de gezochte naam.: ZAND levert bijvoorbeeld ZAND, VAN DER ZANDEN en ZANDSTRA.

Beginletters Als u alleen de beginletters invult, dan levert dat alle familienamen die daarmee beginnen. ZAN levert bijvoorbeeld VAN DER ZANDEN, ZANDSTRA en ZANKERS. Exacte naam Als u uitsluitend een bepaalde naam zoekt en ook geen synoniemen, zet dan een punt (.) achter de naam. OS. levert dan wel OS en VAN OS maar niet OSS, VAN OSCH of OSTADEN. Klank Als u op klank wilt zoeken, zet dan een uitroepteken (!) achter de naam. PIJNENBURG! levert bijvoorbeeld PEIJNENBORCH en PANENBERG. Onbekende letter Versie 3.0 - 14 november 2003

4

Handleiding SIS Als een letter niet bekend is, gebruik dan een vraagteken (?) op die plaats. P?TERS levert dan bijvoorbeeld PETERS en PATERS. Alternatieven Keuze uit meerdere letters geeft u tussen teksthaken [ en ]. P[EI]ETERSE levert dan PEETERSE en PIETERSE. Joker Als u meerdere letters niet weet, gebruik dan een asterisk (*) op die plaats. B*RKENS levert dan zowel BERKENS als BIERKENS en BOTERKENS. Meer variaties Als u meer variaties van namen zoekt, zet dan één of meer tildes (~) achter de naam, hoe meer tildes, des te meer varianten worden getoond. MEER~ levert bijvoorbeeld VAN DER MEER en ook TERMEER en VERMEER.

Zoeken naar voornaam Vul de gezochte voornaam in. Zoeken naar meerdere namen tegelijk is mogelijk door ze achter elkaar in te vullen, gescheiden door spaties. SIS biedt de onderstaande mogelijkheden bij het zoeken naar een voornaam: Keuzelijst met alle voornamen Als u op de toets F1 drukt, verschijnt een lijst met alle namen, waaruit u er één kunt kiezen. Toets de beginletters van de gezochte naam om in de lijst naar die naam te gaan. Kies een naam met Enter of keer terug naar het invoerveld met Esc. Volledige naam Als u een volledige naam invult, dan zijn er twee gevallen te onderscheiden. 1.

Er zijn in SIS synoniemen voor die naam ingevoerd, dan levert dat alle mogelijke synoniemen op: JAN levert dan bijvoorbeeld JAN, HANS, JOHAN, JOHANNES, JOANNES en JANNES.

2.

Er zijn in SIS geen synoniemen voor die naam ingevoerd, dan levert dat alle voornamen op die beginnen met de gezochte naam.: JAN levert bijvoorbeeld JAN, JANNEKE, JANNES en JANUS.

Beginletters Als u alleen de beginletters invult, dan levert dat alle namen die daarmee beginnen. JO levert bijvoorbeeld JO, JOB, JOCHEM, JOEP, JOHAN en JOKE. Exacte naam Als u een bepaalde naam zoekt en ook geen mogelijke synoniemen, zet dan een punt (.) achter de naam. JAN. levert wel JAN maar niet JANNEKE. Klank Als u op klank wilt zoeken, zet dan een uitroepteken (!) achter de naam. ALBERT! levert bijvoorbeeld ALBERT en AELBERT. Onbekende letter Als een letter niet bekend is, gebruik dan een vraagteken (?) op die plaats. P?TRONELLA levert dan bijvoorbeeld PETRONELLA en PITRONELLA.


Handleiding SIS

5

Alternatieven Keuze uit meerdere letters geeft u tussen teksthaken [ en ]. P[EI]ETER levert dan PEETER en PIETER. Joker Als u meerdere letters niet weet, gebruik dan een asterisk (*) op die plaats. P*TER levert dan zowel PETER als PIETER en PEETER. Meer variaties Als u meer variaties van namen zoekt, zet dan één of meer tildes (~) achter de naam, hoe meer tildes, des te meer varianten worden getoond. Meerdere voornamen Zoeken op meerdere voornamen kan door die namen tussen aanhalingstekens te zetten. “WILLEM JAN” levert alle personen met als eerste twee voornamen WILLEM JAN.

Zoeken naar patroniem Vul het gezochte patroniem in. Zoeken naar meerdere patroniemen tegelijk is mogelijk door ze achter elkaar in te vullen, gescheiden door spaties. SIS biedt de onderstaande mogelijkheden bij het zoeken naar een patroniem: Keuzelijst met alle patroniemen Als u op de toets F1 drukt, verschijnt een lijst met alle patroniemen, waaruit u er één kunt kiezen. Toets de beginletters van de gezochte naam om in de lijst naar die naam te gaan. Kies een naam met Enter of keer terug naar het invoerveld met Esc. Volledige naam Als u een volledige naam invult, dan zijn er twee gevallen te onderscheiden. 1.

Er zijn in SIS synoniemen voor die naam ingevoerd, dan levert dat alle mogelijke synoniemen op: JANS levert dan bijvoorbeeld JANS, HANS, HANSSEN, JOHANS, JOHANNES en JANNESZ.

2.

Er zijn in SIS geen synoniemen voor die naam ingevoerd, dan levert dat alle patroniemen op die beginnen met de gezochte naam.: JANS levert bijvoorbeeld JANS, JANSE, JANSEN, JANSSENS en JANSZ.

Beginletters Als u alleen de beginletters invult, dan levert dat alle patroniemen die daarmee beginnen. JA levert bijvoorbeeld JANS, JANSE en JANSZN. Exacte naam Als u een exact patroniem zoekt en ook geen mogelijke synoniemen, zet dan een punt (.) achter het patroniem. JANS. levert uitsluitend JANS. Klank Als u op klank wilt zoeken, zet dan een uitroepteken (!) achter de naam. ALBERS! levert bijvoorbeeld ALBERS en AELBERSZN. Onbekende letter Als een letter niet bekend is, gebruik dan een vraagteken (?) op die plaats. PETER?N levert dan bijvoorbeeld PETERSN en PETERZN. Alternatieven Keuze uit meerdere letters geeft u tussen teksthaken [ en ]. P[EI]ETERS levert dan PEETERS en PIETERS.


6

Handleiding SIS Joker Als u meerdere letters niet weet, gebruik dan een asterisk (*) op die plaats. P*TERS levert dan zowel PETERS als PIETERS en PEETERS. Meer variaties Als u meer variaties van namen zoekt, zet dan één of meer tildes (~) achter de naam, hoe meer tildes, des te meer varianten worden getoond.

Zoeken naar plaatsnaam Vul de gezochte plaatsnaam in. Zoeken naar meerdere plaatsnamen tegelijk is mogelijk door ze achter elkaar in te vullen, gescheiden door spaties. SIS biedt de onderstaande mogelijkheden bij het zoeken naar een plaatsnaam: Keuzelijst met alle plaatsnamen Als u op de toets F1 drukt, verschijnt een lijst met alle namen, waaruit u er één kunt kiezen. Toets de beginletters van de gezochte naam om in de lijst naar die naam te gaan. Kies een naam met Enter of keer terug naar het invoerveld met Esc. Volledige plaatsnaam Als u een volledige naam invult, dan zijn er twee gevallen te onderscheiden. 1.

Er zijn in SIS synoniemen voor die naam ingevoerd, dan levert dat alle mogelijke synoniemen op: DEN BOSCH levert dan DEN BOSCH en ‘S-HERTOGENBOSCH en LEEUWARDEN levert dan LEEUWARDEN en LJOUWERT .

2.

Er zijn in SIS geen synoniemen voor die naam ingevoerd, dan levert dat mogelijk ook andere plaatsnamen op die beginnen met de gezochte naam.: OSS levert bijvoorbeeld OSS en OSSENDRECHT.

Beginletters Als u alleen de beginletters invult, dan levert dat alle plaatsnamen die daarmee beginnen. AMST levert bijvoorbeeld AMSTELVEEN en AMSTERDAM.


Handleiding SIS

7

Exacte naam Als u een exacte naam zoekt, zet dan een punt (.) achter de plaatsnaam. ALBLAS. levert wel ALBLAS maar niet ALBLASSERDAM. Klank Als u op klank wilt zoeken, zet dan een uitroepteken (!) achter de plaatsnaam. OOSTERWIJK! levert bijvoorbeeld OOSTERWIJK en OISTERWIJK. Onbekende letter Als een letter niet bekend is, gebruik dan een vraagteken (?) op die plaats. TILB?RG levert dan bijvoorbeeld TILBURG en TILBORG. Alternatieven Keuze uit meerdere letters geeft u tussen teksthaken [ en ]. HA[EA]REN levert dan HAAREN en HAEREN. Joker Als u meerdere letters niet weet, gebruik dan een asterisk * op die plaats. B*A levert dan zowel BREDA als BEERTA. Groter gebied Als u wilt zoeken in de omgeving van een plaats, zet dan een plusteken + achter de plaatsnaam. Dit werkt uiteraard alleen als de plaatsen in SIS gekoppeld zijn. BAVEL+ levert dan behalve BAVEL ook alle plaatsen direct grenzend aan Bavel. Gebruik meer plustekens om de straal rond de plaats nog verder uit te breiden. BAVEL++ levert dan alle plaatsen die grenzen aan de kring van plaatsen rond Bavel.

Zoeken naar datum of periode Vul de gezochte datum of periode in, als dag, maand en jaar in cijfers. De maand mag ook opgegeven worden met drie letters. Als u alleen een jaartal invult, levert dat alle vermeldingen in dat jaar. Als u maand en jaar invult, levert dat alle vermeldingen in die maand van dat jaar. Als u dag, maand en jaar invult, levert dat alleen vermeldingen op die datum. Periode Een periode geeft u in door een slash (/) tussen twee datums te zetten. 22 12 1965 / 3 1967 levert alle vermeldingen van 22 december 1965 tot en met maart 1967. Ontbrekende datum Als u alleen een punt (.) invult, levert dat alle vermeldingen waar geen datum van bekend is. Bekende datum Als u alleen een asterisk (*) invult, levert dat alle vermeldingen waar wel een datum van bekend is. Globale datum Zet een R voor de datum om te zoeken in een periode rond die datum. De periode waarin dan gezocht wordt is afhankelijk van de nauwkeurigheid van het criterium 30 dagen, 6 maanden of 10 jaar. R 23 OKT 1992 levert alle vermeldingen van 15 dagen voor tot 15 dagen na 23 oktober 1992. R 7 1995 levert alle vermeldingen van 6 maanden voor tot 6 maanden na juli 1995. R 1903 levert alle vermeldingen van 5 jaar voor 1903 tot 5 jaar na 1903.


8

Handleiding SIS

Zoeken naar soort vermelding Vul de gezochte soort vermelding in. Hierbij heeft u de volgende mogelijkheden: Keuzelijst met alle beschikbare soorten vermeldingen Als u op de toets F1 drukt, dan verschijnt een lijst met alle soorten vermeldingen, waaruit u er één kunt kiezen. Toets de beginletters van de gezochte soort om in de lijst naar die soort te gaan. Kies een soort met Enter of keer terug naar het invoerveld met Esc. Beginletters Als u alleen de beginletters invult, dan levert dat alle soorten die daarmee beginnen. HUW levert bijvoorbeeld HUWELIJK en HUWELIJKSCONTRACT.

Zoeken naar een woord in tekst Alle overige persoonsgegevens (naast de naam, plaats, datum en soort vermelding) worden als tekst in SIS vastgelegd. U kunt op ieder woord uit die tekst zoeken, dat kunnen dus ook persoonsnamen zijn, bijvoorbeeld de naam van een partner, ouder of getuige. De gevonden woorden worden in het detailscherm van de vondsten gemarkeerd met een afwijkende kleur. Om te zoeken vult u het gezochte woord in het tekstveld in. Daarbij heeft u de volgende mogelijkheden: Keuzelijst met alle woorden Als u op de toets F1 drukt, dan verschijnt een lijst met alle woorden, waaruit u er één kunt kiezen. Toets de beginletters van het gezochte woord om in de lijst naar dat woord te gaan. Kies een woord met Enter of keer terug naar het invoerveld met Esc. Beginletters Als u alleen de beginletters invult, dan levert dat alle woorden die daarmee beginnen. HUI levert bijvoorbeeld HUIS en HUIZEN. Exact woord Als u een exact woord wilt zoeken, zet dan een punt (.) achter het woord. HUIS. levert uitsluitend HUIS en dus niet bijvoorbeeld HUISRAAD. Klank Als u op klank wilt zoeken, zet dan een uitroepteken (!) achter het woord. AKKER! levert alles wat ongeveer hetzelfde klinkt, zoals AKKER en ACKER. Onbekende letter Als een letter niet bekend is, gebruik dan een vraagteken (?) op die plaats. P?TRONELLA levert dan bijvoorbeeld PETRONELLA en PITRONELLA. Alternatieven Keuze uit meerdere letters geeft u tussen teksthaken [ en ]. P[EI]ETER levert dan PEETER en PIETER. Joker Als u meerdere letters niet weet, gebruik dan een asterisk (*) op die plaats. *ETER levert dan zowel PETER als METER en PIETER en PEETER. Combinaties van woorden Zoeken naar meerdere woorden tegelijk is mogelijk door ze achter elkaar in te vullen. OF

(vermeldingen die aan één of meerdere woorden voldoen). Als u de woorden gescheiden door spaties invoert, zoekt u naar vermeldingen, waarbij één of meer van deze woorden in de tekst staan.

EN

(vermeldingen die aan alle woorden voldoen). Als u tussen de woorden het &-teken invult, zoekt u de vermeldingen waarin alle opgegeven woorden in voorkomen.


Handleiding SIS

1.2

9

Tabblad ‘Resultaat’ - de lijst met vermeldingen

Alle vermeldingen die voldoen aan alle gestelde criteria worden gepresenteerd in een lijst. Deze lijst kan worden gesorteerd op elk van de kolommen (behalve de kolom met het aantal afbeeldingen) door te klikken op de kop van de kolom of door met de pijltjes-toetsen naar links of naar rechts te gaan.

Markeren “

Vermeldingen kunnen worden gemarkeerd en gedemarkeerd met de spatiebalk; gemarkeerde regels worden rood weergegeven. Gemarkeerde vermeldingen kunnen apart worden afgedrukt.

Afdrukken “

Met de knop Print lijst kunt u de hele lijst afdrukken, zoals die op het scherm staat. Voordat het eigenlijke printen begint, wordt eerst een boodschap getoond, waarin staat aangegeven, hoeveel pagina’s geprint gaan worden en wat daarvoor in rekening gebracht zal worden. U kunt dan nog beslissen of u de printopdracht wilt laten uitvoeren of afbreken.

“

Met de knop Print lijst per bron kunt u dezelfde lijst laten printen, maar nu gegroepeerd per bron, inclusief uitgebreide informatie over de vindplaatsen en archieven.

“

Met de knop Print markeringen kunt de details van alle gemarkeerde vermeldingen laten afdrukken zoals op het tabblad ‘Gegevens’.

Naar een ander tabblad N N N

Met de Enter toets gaat u naar het volgende tabblad (naar rechts). Met de Esc-toets gaat u naar het vorige tabblad (naar links). Door met de muis op een tabblad te klikken, gaat u direct naar dat tabblad.


10

Handleiding SIS

1.3

Tabblad ‘Gegevens’ - details van een vermelding

De details van een vermelding bestaan uit de naam van de betrokken persoon en datum, plaats en soort vermelding. Daaronder verschijnt alle tekst die met betrekking tot deze vermelding in het SIS is ingebracht. Als u gezocht heeft naar één of meerdere woorden, dan worden die woorden hier in het groen weergegeven.

N In het kader onder de tekst staat de vindplaats van deze vermelding. N Met de pijltjes-toetsen kunt u door de lijst met gevonden vermeldingen bladeren, zodat u meteen de details ziet. Als u snel door de lijst wilt bladeren kunt u beter wel eerst teruggaan naar het tabblad ‘Resultaat’.

N De weekdag bij de datum wordt door SIS berekend. Bij datums tussen de standaard invoering van de Gregoriaanse kalender op 15 oktober 1582 en de opgegeven datum wordt “(os)” vermeld als aanduiding voor oude stijl.

Markeren “

Vermeldingen kunnen worden gemarkeerd en gedemarkeerd met de spatiebalk. Gemarkeerde vermeldingen zijn hier te herkennen aan een witte achtergrond in het blok waarin de naam staat. Gemarkeerde vermeldingen kunnen apart worden afgedrukt.

Afdrukken “

Met de knop Print kunt u alle details van deze vermelding laten afdrukken, inclusief de gegevens over de vindplaats. Als er afbeeldingen beschikbaar zijn, kunt u die naar keuze wel of niet laten afdrukken.

“

Met de knop Print markeringen kunt de details van alle gemarkeerde vermeldingen laten afdrukken.

Naar een ander tabblad N N N

Met de Enter-toets gaat u naar het volgende tabblad (naar rechts). Met de Esc-toets gaat u naar het vorige tabblad (naar links). Door met de muis op een tabblad te klikken, gaat u direct naar dat tabblad.


Handleiding SIS

1.4

11

Tabblad ‘Afbeelding’

Dit tabblad is alleen aanwezig als er aan de betreffende vermelding ook een afbeeldingen is gekoppeld. Aan een vermelding kunnen meerdere afbeeldingen zijn gekoppeld, de eerste wordt dan op het tabblad getoond. Met de spatiebalk of na het aanklikken met de muis wordt de afbeelding als volledig scherm getoond. Met de Escape-toets keert u weer terug naar het tabblad. Alle functies kunt u via de rechter muisknop uitvoeren, de meesten ook via het toetsenbord.

Meerdere afbeeldingen Als er meerdere afbeeldingen aan een vermelding zijn gekoppeld, kunt u door die afbeeldingen bladeren met de volgende toetsen Home (eerste), End (laatste), Page Up (vorige) en Page Down (volgende). Deze toetsen zijn beschikbaar zowel op het tabblad, als op het scherm met het volledige beeld.

Zoomfuncties “

Met de muis. Als de muis de normale (pijl-)vorm heeft, kunt u een deel van de afbeelding selecteren door een kader te plaatsen (linkerknop ingedrukt houden en een gebied selecteren van linksboven naar rechtsonder). Na loslaten van de muis wordt ingezoomd op het geselecteerde gebied.

“

Met het toetsenbord Ctrl+Home– terug naar volledig beeld. Ctrl+End

– terug naar vorige formaat.

Ctrl+pijl omhoog

– inzoomen (de afbeelding wordt 2x zo groot).

Ctrl+pijl omlaag

– uitzoomen (de afbeelding wordt 2x zo klein).

Verplaatsen “

Met de muis Zolang de muisaanwijzer de vorm van een handje heeft, kunt u de afbeelding verplaatsen door met de muis te slepen (linkerknop ingedrukt houden).

“

Met het toetsenbord Pijl-toetsen

– de ingezoomde afbeelding verplaatsen (naar links, rechts, onder en boven).

Overige functies “

Filter (alleen via de muis) Met de Filter-functie kunt u bewerkstelligen dat er minder blokken ontstaan bij een sterke uitvergroting (maar het wordt dan wel wat trager).

Naar een ander tabblad Als het tabblad ‘Afbeelding’ weer getoond wordt, kunt u weer naar een ander tabblad gaan:

N N N

Met de Enter toets gaat u naar het volgende tabblad (naar rechts) indien aanwezig. Met de Esc-toets gaat u naar het vorige tabblad Gegevens (naar links). Door met de muis op een tabblad te klikken, gaat u direct naar dat tabblad.


12

1.5

Handleiding SIS

Tabblad ‘Genealogie’

Het genealogiescherm geeft de familierelaties van een gevonden persoon weer. Dit tabblad is alleen aanwezig indien de bron een genealogisch bestand was. Rechts staan de details van de persoon, die in het overzicht geselecteerd is. Links staat een overzicht van alle directe familieleden van de persoon: ouders, partners en kinderen. Door te klikken op het hokje met een plusteken voor een persoon of door Enter te geven als een persoon is geselecteerd, wordt die persoon de hoofdpersoon in het overzicht en staan al diens directe familieleden vermeld. Op deze manier kunt u door het hele familienetwerk ‘wandelen’ en de details van alle personen lezen.

Naar een ander tabblad N N

Met de Esc-toets gaat u naar het vorige tabblad (naar links). Door met de muis op een tabblad te klikken, gaat u direct naar dat tabblad.


Handleiding SIS

13

2. Functies voor de systeembeheerder

Na het starten van SIS Beheer ziet u het bovenstaande scherm. Via de tabbladen kunt u de volgende onderhoudsfuncties uitvoeren: Beheer

Algemene instellingen, statistische informatie en onderhoudsfuncties voor de gehele database.

Diensten

Gegevens over de archiefdienst(en) die de archieven beheren waarvan de bronnen in SIS zijn ingevoerd.

Archieven

Gegevens over de archieven waarvan de bronnen in SIS zijn ingevoerd.

Bronnen

Gegevens over de in SIS ingevoerde bronnen, die ieder uit meerdere gegevensbestanden kunnen bestaan. Tevens kunnen hier vermeldingen worden gecorrigeerd en kunnen afbeeldingen aan vermeldingen worden gekoppeld.

Groepen

Groepering van bronnen om bij het zoeken de te doorzoeken bronnen eenvoudig te beperken

Layouts

Definities van de gegevensbestanden teneinde die bestanden in SIS te kunnen inlezen.

Plaatsen

Wijzigen schrijfwijze, invoer synoniemen en vastlegging van aan elkaar grenzende plaatsen.

Voornamen

Wijzigen schrijfwijze en invoer van synoniemen.

Achternamen


Patroniemen


Soorten


Vertalingen

Vertalingen naar het Engels t.b.v. Internet.


14

2.1

Handleiding SIS

Onderhoud van de database - standaard functies

Via de tabbladen kunnen de diverse gegevens in de SIS-database worden ingevoerd, gewijzigd en verwijderd. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de hieronder beschreven standaard functies.

In een lijst met records Vanuit de lijst met records geeft de rechter muisknop een menu waarin de mogelijke functies staan. Deze functies kunnen ook direct vanaf het toetsenbord worden gekozen: Wijzig

(Enter)

geeft de details van het huidige record weer, om die te wijzigen.

Bekijk

(Spatie)

geeft de details weer, alleen om te kijken.

Voeg toe

(Insert)

maakt een nieuw record aan, waarin gegevens ingevuld kunnen worden.

Kopieer

(Ctrl+Ins)

maakt een kopie van het huidige record, waarna van die kopie de gegevens gewijzigd kunnen worden.

Verwijder (Del)

toont het huidige record, waarna het desgewenst verwijderd kan worden door de knop Del te kiezen.

In een detailvenster In het detailvenster zijn er altijd twee knoppen om terug te keren naar de lijst met records: Escape

(Escape)

om terug te gaan naar het vorige venster, zonder de eventuele wijzigingen op te slaan.

OK-knop

(Ctrl+Enter)om wijzigingen op te slaan en daarna terug te gaan naar het vorige venster.


Handleiding SIS

2.2

15

Tabblad ‘Beheer’

Het tabblad Beheer geeft op de linker helft een statistisch overzicht van de SIS database. Via de knop Zoeken kan de bezoekers-functie van SIS worden gestart. In het kader op de rechter helft staan de volgende functies:

SIS parameters Database directory De plaats waar de SIS-database worden opgeslagen, lokaal of in een netwerk. Ook de instellingen van SIS worden daar opgeslagen (in SIS.INI), zodat die niet op elk station apart moeten worden ingegeven. Dit pad moet wel op elk station worden aangegeven. Door hier een ander pad in te vullen kan (tijdelijk) met een andere database gewerkt worden. Werk directory De plaats, waar tijdens het werken met SIS de tussentijdse gegevens worden opgeslagen. Dit moet voor elk SIS-station uniek zijn, om te voorkomen dat twee stations elkaars zoekresultaten verwijderen. De beste keuze is een locale (niet netwerk-)directory. Files niet samenvoegen boven Het aantal vermeldingen dat bij het samenvoegen van kleine invoerfiles toegestaan is in één SIS-file. Vul 0 in om kleine files onbeperkt samen te voegen tot grote SIS-files. Maximum aantal vondsten Het maximum aantal vermeldingen dat getoond wordt na een zoekopdracht. Deze begrenzing biedt de gebruiker een bescherming als de zoekcriteria zo vaag zijn, dat er te veel vermeldingen geselecteerd zouden worden. Het opbouwen van de resultaatlijst zou anders lang kunnen gaan duren. Vul 0 in om het aantal vondsten niet te beperken. Datumformaat Het formaat waarin de datums gepresenteerd worden in de resultaatlijsten, ongeacht het oorspronkelijke datumformaat in de bronbestanden. Het datumformaat wordt aangegeven met een combinatie uit: c

correctie (voor, na, rond) met de tekens <, > of ±

cc

correctie met de woorden “voor”, “na” of “rond”

d

dag zonder voorloopnul

dd

dag met voorloopnul

m

maand als getal zonder voorloopnul

mm

maand als getal met voorloopnul

mmm

maand als drie letters

mmmm

maand voluit gespeld

y

jaar zonder voorloopnul

yyyy

jaar met voorloopnullen Voorbeelden: c d mmm y dd-mm-yyyy

< 1 jun 814 01-06-0814

Gregoriaanse kalender vanaf Hierin vermeldt u de dag van de invoering van de Gregoriaanse kalender. Deze datum wordt alleen gebruikt tijdens het inlezen van bron-bestanden. Het is dus mogelijk om in de database vermeldingen op te nemen uit gebieden met een verschillende begindatum van de Gregoriaanse kalender. Deze datum wordt gebruikt voor het berekenen van de weekdag, zoals die op het tabblad “Gegevens” wordt getoond. Bij datums tussen de standaard invoering van de Gregoriaanse kalender op 15 oktober 1582 en de opgegeven datum wordt “(os)” vermeld als aanduiding voor oude stijl. Telling per criterium tonen Dit geeft achter elk ingevuld criterium het aantal vondsten, dat gevonden zou worden als er verder geen Versie 3.0 - 14 november 2003

16

Handleiding SIS criteria waren ingevuld en er in alle bronnen zou worden gezocht. Bij voorkeur uitzetten omdat bezoekers meestal niet begrijpen dat het uiteindelijk aantal vondsten lager kan zijn dan het maximum aantal per criterium.

Telling van vondsten tonen Dit levert een extra venster na elke zoekactie, waarin getoond wordt hoeveel vermeldingen in hoeveel tijd gevonden zijn. Bij voorkeur uitzetten, het is alleen van belang bij testen. Achternaam vooraan zetten Dit geeft aan, dat in de resultaatlijsten de namen als Zanden, Willem van der worden getoond in plaats van Willem van der Zanden. SIS als Shell opstarten Dit zorgt ervoor, dat Windows voortaan met de bezoekersversie van SIS opstart. In een studiezaal kan zo een PC gezet worden, die altijd na het opstarten meteen in de bezoekersversie van SIS terecht komt. Hiermee wordt voorkomen, dat bezoekers in andere applicaties van het erg open Windows systeem raken. Na afsluiten van SIS wordt op die PC geen menu gezien en moet Windows met Ctrl-Alt-Del afgesloten worden. De PC kan weer met standaard Windows worden opgestart, door bij het afsluiten van SIS de juiste code in te geven.

Knoppen Print-instellingen Via deze knop kunt u aangeven, hoe en wat er door bezoekers geprint kan worden. Zie de beschrijving op de volgende pagina. Scherm-font Via deze knop kunt u het lettertype instellen voor het bezoekersgedeelte van SIS. Bij kleine beeldschermen kan een vet lettertype soms beter leesbaar zijn. De puntgrootte van de letters kan vergroot worden (maar niet te veel, omdat dan de gegevens niet meer op het scherm passen). Indices vernieuwen Via deze knop kunnen de indexbestanden van de SIS-database ververst worden. Dat kan nodig zijn als door een storing de bestanden niet meer goed doorzocht lijken te worden. Op de vraag ‘Ook alle deelbestanden indexeren ?’ kunt u eerst Nee antwoorden. Als na deze verversing en opnieuw opstarten van de applicatie de bestanden nog niet goed doorzocht worden, laat dan opnieuw indices vernieuwen met inbegrip van de deelbestanden. Bij grote databases kan dit veel tijd vragen. Bronnen exporteren / Bronnen importeren Via deze knoppen kunnen (deel-)bestanden worden uitgewisseld met andere SIS-gebruikers of worden bewaard als reserve kopieën. Uitvoer naar een diskette is in principe mogelijk, mits het geheel op één diskette past. Dus in de praktijk zult u altijd een export-file op de vaste schijf maken en die met een backupof archiveringsprogramma naar diskette(s) schrijven.


Handleiding SIS

17

Systeembestanden SIS.INI Alle instellingen en statistische gegevens worden automatisch opgeslagen in de file SIS.INI in de door u ingestelde “Database directory”. In principe worden hier nooit handmatig wijzigingen in aangebracht. Een uitzondering is de lijst met tussenvoegsels, die het programma gebruikt bij het opsplitsen van een persoonsnaam in voornamen, tussenvoegsel en achternaam. Die tussenvoegsels staan in de groep [Input] in de parameter Prefix. Deze lijst met tussenvoegsels kunt u naar behoefte zelf uitbreiden .

SYNONIEM.TXT Eveneens in de “Database directory” bevindt zich het synoniemenbestand. Dit is een eenvoudig tekstbestand met per regel één naam in hoofdletters. Namen die samen een groep synoniemen vormen, staan achter elkaar; groepen worden gescheiden door een blanco regel. Initiële versie Dit synoniemenbestand kan initieel extern worden gemaakt en vervolgens hier worden geplaatst. Bijvoorbeeld kunnen de geëxporteerde synoniemen voor voornamen van mannen en van vrouwen en de synoniemen voor familienamen uit Haza-Data worden samengevoegd. Als er geen synoniemenbestand aanwezig is, wordt dit automatisch gemaakt zodra u binnen SIS een synoniem invoert. Onderhoud Bij de tabbladen voor Voornamen, Achternamen, Patroniemen en Soorten kunnen synoniemen worden vastgelegd. Ook is het daar mogelijk om externe synoniemenbestanden te importeren en het gehele bestand systematisch te controleren op namen zonder synoniemen.


18

Handleiding SIS

Installatie van de printer in Windows Om de printer goed te laten werken, moet deze onder Windows wel goed zijn ingesteld, anders kan de gebruiker niet tijdig besluiten om niet te printen. Kies Startmenu, Instellingen, Printers en ga naar de eigenschappen van de printer die ‘als standaard’ is ingesteld (met rechter muisknop op de printer). Onder Details vindt u dan de Wachtrij-instellingen. Zorg dat daaronder de volgende keuzen gemaakt zijn: ‘Afdrukopdrachten in een wachtrij plaatsen’ en ‘Afdrukken beginnen nadat de laatste pagina in de wachtrij gezet is’.

Print-instellingen In dit dialoog-venster bepaalt u welke gegevens er op een afdruk van de zoekresultaten worden geprint.

Selectie van af te drukken gegevens U kunt hier aangeven, dat bijvoorbeeld wel het archief en het inventarisnummer vermeld moeten worden, maar niet de algemene informatie die bij dat archief is vastgelegd. De volgende gegevens kunt u wel of niet laten afdrukken: . Bronvermelding; . Uitgebreide informatie over de bron; . Archief en inventarisnummer; . Uitgebreide informatie over het archief; . Archiefdienst; . Uitgebreide informatie over de archiefdienst. Prijs per pagina Als de prijs per pagina niet nul is, dan zal de bezoeker eerst een overzicht van de kosten gepresenteerd krijgen, waarna hij kan beslissen of er wel of niet geprint moet worden. De prijs kan worden ingevoerd in Guldens-centen of als Euro-centen. Als “prijs in Euro” niet is aangevinkt, dan zal SIS bij het presenteren van de kosten tevens de prijs in Euro vermelden. Als de prijs wel in Euro is vastgelegd, dan zal geen nationale munt worden getoond.


Handleiding SIS

19

Datumformaat kop Dit bepaalt hoe de datum linksboven op elke pagina geprint wordt, bijvoorbeeld ‘dd.mm.yyyy’. Als dit veld leeg is, wordt er geen datum afgedrukt. Het datumformaat wordt aangegeven met een combinatie uit de volgende letters: c correctie (voor, na, rond) met de tekens <, > of ± cc

correctie met de woorden “voor”, “na” of “rond”

d

dag zonder voorloopnul

dd

dag met voorloopnul

m

maand als getal zonder voorloopnul

mm

maand als getal met voorloopnul

mmm

maand als drie letters

mmmm maand voluit gespeld y

jaar zonder voorloopnul

yyyy

jaar met voorloopnullen

Titel kop De vaste tekst die midden boven elke pagina geprint wordt, bijvoorbeeld ‘SIS’. Paginanummer kop Dit bepaalt hoe het paginanummer rechtsboven op elke pagina geprint wordt. Bijvoorbeeld ‘Pagina %d’. Als dit veld leeg is, worden er geen paginanummers afgedrukt. Op de plaats waar het nummer moet komen, moet u %d zetten. Pagina marges (mm) De pagina marges in millimeters bepalen hoeveel witruimte er gelaten wordt bij het printen. Dit kan gebruikt worden als uw printerdriver deze functies niet biedt. Font Details Het lettertype waarmee de details van een enkele vermelding geprint worden. Font Lijst Het lettertype waarmee een lijst met vermeldingen geprint wordt. Font Informatie Het lettertype voor de algemene informatie bij vermeldingen, bronnen, archieven of diensten.


20

2.3

Handleiding SIS

Tabblad ‘Diensten’

De lijst met archiefdiensten bevat de gegevens van alle diensten die archieven beheren, waarvan bronnen in SIS zijn ingevoerd. Deze lijst is te bewerken via de standaard functies. Als u een archief invoert en de archiefdienst vergeet, wordt er automatisch een Dienst aangemaakt. Die kunt u dan achteraf zelf wijzigen in de juiste archiefdienst. In het detailvenster staan twee sub-tabbladen:

Sub-tabblad ‘Dienst’ Hier staan de gegevens over een archiefdienst. De adresgegevens en de extra informatie kunnen op de overzichten van gevonden vermeldingen afgedrukt worden. Via Printinstellingen op het tabblad ‘Beheer’ kunt u dat instellen. Als u dat wilt, worden de naam, adres, postcode, plaats en telefoonnummer afgedrukt. Aanvullend kunt u instellen of de extra informatie ook moet worden afgedrukt. Per archiefdienst kunnen vastgelegd worden: Naam, Adres, Postcode, Plaats en Telefoon De adresgegevens van de archiefdienst. Extra informatie Aanvullende informatie over het archief, bijvoorbeeld de openingstijden.

Sub-tabblad ‘Archieven’ Deze bevat een lijst met de archieven die door de betreffende dienst beheerd worden. Binnen deze lijst kunnen de standaard functies weer worden gebruikt. Een archief kan hier dus ook worden bekeken, toegevoegd, gewijzigd of verwijderd, waarna automatisch het betreffende onderhoudsvenster voor Archieven wordt geopend. Zie verder bij 2.4 Tabblad ‘Archieven’.


Handleiding SIS

2.4

21

Tabblad ‘Archieven’

De lijst met archieven bevat beschrijvingen van alle archieven, waarvan bronnen in SIS zijn ingevoerd. Deze lijst is te bewerken via de standaard functies. Als u een bron invoert en het archief vergeet, wordt er automatisch een Archief aangemaakt. Dat kunt u dan achteraf zelf wijzigen in het juiste archief. In het detailvenster staan twee sub-tabbladen:

Sub-tabblad ‘Archief’ Hier staan de gegevens over een archief. Deze gegevens kunnen op de overzichten van gevonden vermeldingen afgedrukt worden. Via Printinstellingen op het tabblad ‘Beheer’ kunt u dat instellen. Als u dat wilt, worden de code en de naam afgedrukt. Aanvullend kunt u instellen of de extra informatie ook moet worden afgedrukt. Per archief kunnen vastgelegd worden: Code Een unieke code of afkorting, bijvoorbeeld het toegangsnummer. Als een reeds bestaande (dus niet-unieke) code wordt gebruikt, zal het programma er zelf een volgnummer aan toevoegen. Naam De volledige beschrijvende naam van het archief. Dienst Via een rolmenu moet hier een keuze worden gemaakt uit de aanwezige archiefdiensten. Als hier niets wordt gekozen, zal het programma automatisch een dienst met de naam “Dienst” toevoegen. Extra informatie Hier kan een uitgebreide beschrijving van het archief worden ingevoerd. Deze informatie over het archief kan ook op de uitvoer van gevonden vermeldingen worden afgedrukt.

Sub-tabblad ‘Bronnen’ Deze bevat een lijst met de Bronnen die tot dit archief behoren. Binnen deze lijst kunnen de standaard functies weer worden gebruikt. Een Bron kan hier dus ook worden bekeken, toegevoegd, gewijzigd of verwijderd, waarna automatisch het betreffende onderhoudsvenster voor Bronnen wordt geopend. Zie verder bij 2.5 Tabblad ‘Bronnen’.


22

2.5

Handleiding SIS

Tabblad ‘Bronnen’

De lijst met Bronbewerkingen bevat alle in SIS aanwezige bronnen, die ieder uit meerdere datafiles kunnen bestaan. Deze lijst is te bewerken via de standaard functies. Bronnen kunnen worden gegroepeerd tot Groepen, zie 2.6 Tabblad ‘Groepen’.

Sub-tabblad ‘Bron’ Deze gegevens kunnen op de overzichten van gevonden vermeldingen afgedrukt worden. Via Printinstellingen op het tabblad ‘Beheer’ kunt u dat instellen. Als u dat wilt, worden de naam en het inventarisnummer afgedrukt. Aanvullend kunt u instellen of de extra informatie ook moet worden afgedrukt.

Per bron kunnen vastgelegd worden: Naam De naam van een bron moet uniek zijn. Als een nieuw in te voeren naam al bestaat, dan wordt die naam automatisch uniek gemaakt met een gegenereerd volgnummer. Archiefcode Via een rolmenu moet hier een keuze worden gemaakt uit de in SIS aanwezige archieven. Als er niets wordt ingevuld, zal het programma een archief met de naam ‘Archief’ genereren. Inventarisnummer(s) De inventarisnummers binnen het archief van de documenten waar deze bron de toegang toe vormt. Extra informatie Nadere informatie over de bron.


Handleiding SIS

23

Sub-tabblad ‘Files’ Deze bevat een lijst met de oorspronkelijke datafiles waaruit de bron is opgebouwd. Binnen deze lijst kunnen de standaard functies weer worden gebruikt. Een File kan hier dus ook worden bekeken, toegevoegd of verwijderd, waarna automatisch het betreffende onderhoudsvenster File wijzigen wordt geopend.

Bewerken Met Enter, de spatiebalk of een dubbelklik met de muis wordt het onderhoudsvenster File wijzigen getoond (zie volgende pagina). Via de knop Bewerken kunnen daar de vermeldingen per file bewerkt of bekeken worden. Dit komt overeen met het resultaat van een zoekactie, maar hier kan niet geselecteerd of gesorteerd worden. Verwijderen Als een file uit de lijst wordt verwijderd, dan worden automatisch ook alle vermeldingen verwijderd, die via deze file waren ingelezen. Toevoegen Als een file moet worden toegevoegd, verschijnt een standaard file-selectie dialoog. Selecteer daarin de in te lezen file of meerdere files. Als meerdere kleine files moeten worden ingelezen, verdient het aanbeveling om deze te laten samenvoegen door SIS; anders wordt er per file een map (subdirectory) gemaakt. Tijdens het zoeken hoeven dan minder bestanden benaderd te worden. Onder beheer is vastgelegd hoeveel vermeldingen er maximaal samengevoegd worden.


24

Handleiding SIS

Onderhoudsvenster “File wijzigen” Het onderhoudsvenster “File wijzigen” verschijnt na het sub-tabblad “Files” onder het tabblad “Bronnen”; er zijn drie functies te onderscheiden: het bepalen van de layout van een nieuwe file, het achteraf wijzigen van vermeldingen in een ingelezen file en het koppelen van afbeeldingen aan vermeldingen.

Layout (alleen bij een nieuwe file) Na selectie van één of meer in te lezen files, verschijnt het detailscherm. Daarin geeft SIS aan, welke layout deze file waarschijnlijk heeft. Als SIS onvoldoende aanwijzingen heeft om een juiste keuze uit de layouts te maken, dan kunt u uit de lijst de juiste layout kiezen, of een nieuwe layout toevoegen (zie verder bij het tabblad ‘Layout’). Tevens kan hier nog extra informatie over de file worden vastgelegd. Als de layout bekend is, worden de geselecteerde file(s) ingelezen en de indices van de SIS-database bijgewerkt. Pad naar afbeeldingen Bij het toevoegen van een nieuwe file hoeft het veld “Pad naar afbeeldingen” niet te worden ingevuld. Als er afbeeldingen in de in te lezen files staan, dan zal SIS zelf het gemeenschappelijke pad bepalen en dat hier invullen. Default DPI Het veld “Default DPI” wordt gebruikt bij het printen van afbeeldingen. Bij bitmap-afbeeldingen (.bmp) kan SIS de oorspronkelijke afmetingen van de afbeelding berekenen en dus ook deze afbeeldingen op ware grootte printen. Daarvoor gebruikt SIS de resolutie waarmee de afbeelding gescand is. Bij JPEG-afbeeldingen (.jpg) is die informatie vaak niet in de afbeeldingfiles aanwezig. Als u weet op welke resolutie de afbeeldingen gescand zijn, vul dan die resolutie hier in. Deze wordt alleen gebruikt als de afbeelding-file zelf geen informatie geeft. Als Default DPI niet is ingevuld, wordt standaard 100 DPI genomen. de knop Bewerken (alleen bij een bestaande file) Via de knop Bewerken kunnen de vermeldingen per file bewerkt of bekeken worden. Er verschijnen drie of vier sub-tabbladen: Vermeldingen, Details, Afbeeldingen en eventueel Genealogie.


Handleiding SIS “

25

sub-tabblad ‘Vermeldingen’ Dit komt overeen met het resultaat van een zoekactie, maar hier kan niet geselecteerd of gesorteerd worden. Met de Enter-toets of een dubbelklik opent u het mutatiescherm “Vermelding wijzigen”. Per vermelding kunnen de voornaam, patroniem, achternaam, datum, plaats, soort en tekst gewijzigd worden.

Na deze wijziging komt de vermelding in SIS niet meer overeen met die in het oorspronkelijke bestand. Het is daarom verstandig om wijzigingen ook in het oorspronkelijke bestand aan te brengen.


26

Handleiding SIS

“ sub-tabblad ‘Details’ Dit tabblad geeft de volledige informatie per vermelding, zoals die ook als resultaat van een zoekactie getoond wordt.

Afbeeldingen koppelen. In het lijstje linksonder op het tabblad kunnen afbeeldingen worden gekoppeld aan de vermelding: Met Insert wordt een lijst met alle bij deze file behorende afbeeldingen getoond, waaruit u de afbeeldingen behorend bij deze vermelding kunt kiezen (met Enter of dubbelklik met de muis). Met Delete of Enter kunt u afbeeldingen bij deze vermelding weghalen.

“ sub-tabblad ‘Genealogie’ Het tabblad Genealogie is alleen aanwezig indien er genealogische relaties in het bestand voorkomen. Het komt overeen met hetzelfde tabblad bij het resultaat van een zoekactie.


Handleiding SIS

27

“ sub-tabblad ‘Afbeeldingen’ Op dit tabblad legt u de relatie vast tussen vermeldingen en afbeeldingen. Aan een vermelding kunnen meerdere afbeeldingen worden gekoppeld; en aan een afbeelding ook meerdere vermeldingen. Een afbeelding kan een Bitmap- (.bmp) of een JPEG-file (.jpg) zijn. JPEG-files nemen (meestal) minder ruimte in op disk, maar verliezen daardoor aan kwaliteit, wat bij het afdrukken merkbaar wordt. Bovendien worden JPEG-files langzamer zichtbaar in de applicatie, omdat ze telkens gedecomprimeerd moeten worden. JPEG-files bevatten vaak geen informatie over de resolutie bij het scannen, waardoor SIS de afbeeldingen dan niet op ware grootte kan printen. Over het algemeen leveren Bitmaps - gescand tussen 100 en 200 dpi het beste resultaat. Lijst met afbeeldingen

Hier legt u vast welke afbeeldingen bij de betreffende file gebruikt (kunnen) worden. De lijst links op het tabblad is te bewerken via de standaard functies; maar bij het toevoegen wordt niet om de naam van één afbeelding-file gevraagd, maar om de naam van een map. SIS gaat vervolgens in die map op zoek naar bruikbare afbeeldingen en voegt die allemaal toe aan de lijst. Lijst met vermeldingen Als u door de lijst met afbeeldingen bladert, zie u rechtsonder in een lijst de aan de betreffende afbeelding gekoppelde vermeldingen. U kunt daar nieuwe vermeldingen toevoegen aan de afbeelding en bestaande vermeldingen loskoppelen van de afbeelding.

N

Met Insert kunt u een nieuwe vermelding toevoegen. Daartoe wordt een lijst met alle vermeldingen getoond, waaruit u de vermeldingen behorend bij deze afbeelding kunt kiezen (met Enter of met de muis).

N

Met Delete of Enter kunt u vermeldingen bij deze afbeelding weghalen.


28

Handleiding SIS

Afbeelding bekijken Met Enter of dubbelklikken de lijst met afbeeldingen wordt de geselecteerde afbeelding rechts op het tabblad getoond. Na het aanklikken met de muis wordt de afbeelding als volledig scherm getoond. Hierna heeft u dezelfde mogelijkheden als vanuit het resultaat van een zoekactie. Alle functies kunt u via de rechter muisknop uitvoeren, de meesten ook via het toetsenbord:

N

Inzoomen

– Als de muis de normale (pijl-)vorm heeft, kunt u een deel van de afbeelding selecteren door een kader te plaatsen (linkerknop ingedrukt houden en een gebied selecteren van linksboven naar rechtsonder). Na loslaten van de muis wordt ingezoomd op het geselecteerde gebied.

N

Verplaatsen

– Zolang de muisaanwijzer de vorm van een handje heeft, kunt u de afbeelding verplaatsen door met de muis te slepen (linkerknop ingedrukt houden).

N

Filter

– Met de Filter-functie kunt u bewerkstelligen dat er minder blokken ontstaan bij een sterke uitvergroting (maar het wordt dan wel trager).

N N N N N N N

Spatiebalk

– muisvorm wisselen tussen de verplaatsen de selecteerfunctie.

Ctrl+Home

– terug naar volledig beeld.

Ctrl+End

– terug naar vorige formaat.

Pijltjes

– ingezoomde afbeelding verplaatsen.

Ctrl+pijl omhoog– inzoomen (afbeelding 2x zo groot). Ctrl+pijl omlaag – uitzoomen (afbeelding 2x zo klein). Esc

– terug naar het tabblad ‘Afbeeldingen’.


Handleiding SIS

2.6

29

Tabblad ‘Groepen’

In de lijst met groepen kunt u de Bronnen verdelen in Groepen, zodat de bezoeker de te doorzoeken hoeveelheid gegevens eenvoudig kan beperken. Elke bron kan in een willekeurig aantal groepen zitten. Standaard wordt elke bron al toegevoegd aan de groep Alle bronnen. Door een bron uit alle groepen te verwijderen, kunt u die bron voor de bezoekers onbereikbaar maken. De groepen zijn niet beperkt tot de archiefdienst waaruit de bron afkomstig is. Zo kan bijvoorbeeld een groep Borgbrieven gemaakt worden, waarin de indices op borgbrieven uit verschillende archiefdiensten verzameld zijn.

Sub-tabblad ‘Groep’ Groepsnaam De naam van een groep moet uniek zijn. Als een nieuw in te voeren naam al bestaat, dan wordt die naam automatisch uniek gemaakt met een gegenereerd volgnummer. Info Nadere informatie over de groep. Uitsluitend voor intern gebruik.

Sub-tabblad ‘Bronnen’ De bronnen in deze groep. Binnen deze lijst kunnen de standaard functies weer worden gebruikt. Een Bron kan hier echter uitsluitend worden toegevoegd of verwijderd. Verwijderen Als een Bron uit de lijst wordt verwijderd, dan gebeurt er verder niets met die Bron zelf. Toevoegen Aan de lijst met Bronnen kan een andere Bron worden toegevoegd door die te selecteren uit de lijst met beschikbare bronnen (die lijst verschijnt automatisch zodra op de Insert-toets wordt gedrukt).


30

Handleiding SIS

2.7

Tabblad ‘Layouts’

De lijst met layouts toont alle file-layouts die zijn gebruikt om gegevens in SIS in te lezen. Als later opnieuw files moeten worden ingelezen met een zelfde structuur, dan kan SIS van deze layouts gebruik maken en hoeft niet opnieuw voor elk veld te worden aangegeven wat de betekenis er van is. Bestaande layouts kunnen met de standaard functies worden bekeken, gewijzigd, gekopieerd en verwijderd. Een nieuwe layout toevoegen kan hier, maar gebeurt ook automatisch bij het inlezen van een file met onbekende structuur, als daarbij de keuze wordt gemaakt voor <>.

Sub-tabblad ‘Layout’ Naam

De door u zelf te kiezen naam voor de layout. Basistype Als een file wordt ingelezen, zal SIS uitzoeken tot welk basistype de file behoort. Vervolgens kunt u in detail aangeven hoe de gegevens moeten worden geïnterpreteerd. Bij het handmatig toevoegen van een nieuwe layout dient u het basistype zelf aan te geven. De opties op het eerste scherm van de layout details zijn afhankelijk van de gekozen (of herkende) basisformaten:

N N N N N N

Haza-Data en Gedcom; Dbase en Paradox; askSam met vaste indeling; Tekstfiles met scheidingstekens; Tekstfiles met vaste recordlengte; Tekstfiles met vrije tekst.

Haza-Data en Gedcom Versie 3.0 - 14 november 2003

Handleiding SIS

31

Als deze genealogische communicatie-files herkend zijn, weet SIS voldoende om door te kunnen gaan naar het filteren van vermeldingen. Alle gegevens worden automatisch gesplitst in vermeldingen van geboorte, doop, overlijden, begraven, ondertrouw en huwelijk (voor wet en kerk) en eventueel binnen Haza-Data toegevoegde gebeurtenissen. Files in deze formaten worden door SIS ingelezen inclusief de genealogische verbanden tussen de personen. Opmerking 1: Genealogische bestanden bevatten vaak gegevens over personen waarvan alleen de naam bekend is. Zonder nader ingrijpen zal dit resulteren in het wel aanbrengen van de relatie, maar de persoon zelf zal niet in SIS worden opgenomen omdat er geen vermeldingen zijn. Dit probleem is te voorkomen door het bestand eerst in Haza-Data te importeren, vervolgens door Haza-Data de ontbrekende geboortejaren laten schatten en dan weer het bestand exporteren. Opmerking 2: Gedcom- en HZC-files zijn vaak te groot voor één diskette en worden dan op meerdere diskettes aangeboden. SIS kan deze ‘multi volume files’ echter niet rechtstreeks verwerken. De files op de diskettes dienen eerst naar een harde schijf te worden gekopieerd en vervolgens met het COPY commando te worden samengevoegd tot één file. Vervolgens kan die ene grote file worden ingelezen door SIS. Op het tabblad Layout kan worden aangegeven:

N N

De file bevat wel/geen ASCII tekst (afkomstig van een DOS-applicatie). De volgorde van dag, maand en jaar in datums (alleen voor Gedcom).

Dbase en Paradox Als deze databases herkend zijn, weet SIS voldoende om door te kunnen gaan naar het koppelen van de velden. Op het tabblad Layout kan nu worden aangegeven:

A A A A

De file bevat wel/geen ASCII tekst (afkomstig van een DOS-applicatie). Per record moeten wel/geen meerdere vermeldingen gegenereerd worden. Jaartallen zijn wel/niet met 4 cijfers aangegeven. De volgorde van dag, maand en jaar in datums.

askSam met vaste indeling AskSam bestanden kunnen vanuit AskSam worden weggeschreven als tekstbestanden, waarin SIS vervolgens de velden automatisch kan herkennen (aan de haakjes [ en ]), zoals dat ook met Dbase en Paradox bestanden gaat. Daartoe dienen de gegevens op een bepaalde wijze naar een ASCII-file wordt geschreven. Via het askSam-scherm Modify Modes moet worden ingesteld:

A A A A A A A

Ascii Value Stream DIsk (met de naam van de gewenste ASCII export-file) RECord LIne @ between records LIne @ between documents.

Kies vervolgens Query in het askSam hoofdmenu en druk twee keer op Enter : alle records worden dan geselecteerd en naar de gewenste ASCII-file geschreven,


32

Handleiding SIS

Tekstfiles met scheidingstekens SIS zal onderzoeken of de file data bevat met scheidingstekens tussen de velden en records. Zo ja, dan zal SIS u laten controleren of de juiste scheidingstekens zijn herkend. U kunt de scheidingstekens eventueel aanpassen, waarna u door gaat naar het koppelen van velden. Het onderscheid tussen tekst met scheidingstekens of records van vaste lengte of vrije tekst is niet altijd door SIS te herkennen. Daarom is in die gevallen de keuze van het basistype nog aan te passen. Op het tabblad Layout kan worden aangegeven:

A A A A A A A A

De file bevat wel/geen ASCII tekst (afkomstig van een DOS-applicatie). Per record moeten wel/geen meerdere vermeldingen gegenereerd worden. In het eerste record staan wel/geen veldnamen. Jaartallen zijn wel/niet met 4 cijfers aangegeven. De volgorde van dag, maand en jaar in datums. Veldscheidingstekens (meestal een komma). Recordscheidingstekens (meestal een carriage return en line feed). Veldbegrenzingstekens (meestal aanhalingstekens).

Tekstfiles met vaste breedte Als SIS concludeert, dat de file blokken van vaste lengte bevat, zult u moeten aangeven wat de lengte van een record is. Daarna gaat SIS door naar identificeren van velden. Omdat tekstfiles vaak met een teksteditor zijn bewerkt en de regels daardoor meestal niet even lang zijn, wordt er een los programma Fixer bijgeleverd. Met dit programma kunnen de regels/records met een vaste, te kiezen, breedte worden herschreven. Het onderscheid tussen tekst met scheidingstekens of records van vaste lengte of vrije tekst is niet altijd door SIS te herkennen. Daarom is in die gevallen de keuze van het basistype nog aan te passen. Op het tabblad Layout kan worden aangegeven:

A A A A A

De file bevat wel/geen ASCII tekst (afkomstig van een DOS-applicatie). Per record moeten wel/geen meerdere vermeldingen gegenereerd worden. Jaartallen zijn wel/niet met 4 cijfers aangegeven. De volgorde van dag, maand en jaar in datums. De lengte van een heel record.

Tekstfiles met vrije tekst In dit geval moet u aangeven wat de scheiding tussen records is. Daarna volgt het identificeren van de velden. Het onderscheid tussen tekst met scheidingstekens of records van vaste lengte of vrije tekst is niet altijd door SIS te herkennen. Daarom is in die gevallen de keuze van het basistype nog aan te passen. Op het tabblad Layout kan worden aangegeven:

A A A A A

De file bevat wel/geen ASCII tekst (afkomstig van een DOS-applicatie). Per record moeten wel/geen meerdere vermeldingen gegenereerd worden. Jaartallen zijn wel/niet met 4 cijfers aangegeven. De volgorde van dag, maand en jaar in datums. Recordscheidingstekens (meestal een formfeed).


Handleiding SIS

33

Sub-tabblad ‘Velden’ - de lijst met velden Hier wordt de koppeling gelegd tussen de velden in de oorspronkelijke file en de velden in de SIS database. Er wordt een lijst getoond met drie kolommen: ‘volgnummer’, ‘oorspronkelijk veld’ en ‘veld in SIS’. De lijst is te bewerken via de standaard functies. Ook hier zijn er weer verschillen, afhankelijk van het basistype: Haza-Data en Gedcom In deze gevallen ontbreekt het sub-tabblad ‘Velden’ omdat alle velden automatisch worden gekoppeld. Dbase, Paradox en askSam Hier worden alle oorspronkelijke velden automatisch weergegeven en worden voor zover mogelijk de velden in SIS automatisch gekoppeld. De overige velden worden voorlopig aan ‘Tekst’ gekoppeld. Tekstfiles Hier kan niets automatisch worden bepaald en wordt er een lege lijst getoond, waar de beheerder zelf de nodige velden moet invoeren. Er is een uitzondering, namelijk tekstfiles met scheidingstekens en de veldnamen in het eerste record: hierbij worden zoals bij Dbase en Paradox alle oorspronkelijke velden weergegeven en waar mogelijk automatisch gekoppeld.


34

Handleiding SIS

Sub-tab blad ‘Velden’ - veld wijzigen Met Enter komt u vanuit de lijst in het mutatiesscherm. Het is de bedoeling, dat uit de oorspronkelijke gegevens vermeldingen worden gehaald: naam, datum, plaats en soort vermelding. De rest van de gegevens wordt als tekst opgeslagen onder de vermeldingen.

Veld in SIS Per veld in het oorspronkelijke bestand kunt u aangeven naar welk veld in SIS de gegevens moeten worden overgezet. Tenzij expliciet anders aangegeven, worden alle velden sowieso opgenomen in het tekstveld bij elke vermelding, eventueel met een label ervoor.

N

Voor (delen van) persoonsnamen en delen van datums heeft SIS een lijst met velden, zodat de afzonderlijke delen herkend kunnen worden en in SIS eenduidig gepresenteerd.

N

Meerdere afbeeldingen mogen in de invoer samen in 1 veld staan, als ze daarbinnen gescheiden worden door een komma, een puntkomma of een spatie.

N

De koppeling van velden kan getest worden door op het tabblad Test door de records te bladeren. Daar worden de velden getoond, zoals ze door SIS gelezen gaan worden.

N

Na deze identificatie kunt u overbodige gegevens weglaten door middel van filteren van vermeldingen.

Soort vermelding Bij files waarbij u aangaf dat elk record meerdere vermeldingen kan bevatten (bijvoorbeeld zowel geboortevermelding als overlijdensdata), kunt u de velden groeperen door aan te geven op welke soort vermelding ze betrekking hebben.

N N

Velden waarbij geen expliciete vermelding staat worden bij elke vermelding meegenomen.

N

Met een sterretje achter de soort geeft u aan, dat het veld gebruikt moet worden bij de vermelding van de opgegeven soort en ook bij alle overige soorten vermeldingen, voorzover het SIS-veld voor die vermelding nog niet is ingevuld met een ander veld.

Door bij een veld als soort meerdere soorten op te geven, gescheiden door plustekens, geeft u aan dat dit veld bij elk van die vermeldingen gebruikt moet worden.

Tekstopmaak Hiermee stelt u de tekst samen zoals die in de vermelding getoond gaat worden. Dit kan een combinatie zijn van de inhoud van het veld (%s) en een eventueel door u in te voeren tekst. Zorg er vooraf voor dat de velden in het bronbestand in de juiste volgorde staan. Met “Regeleinde na tekst” kunt u aangeven of het eerstvolgende veld op een nieuwe regel moet beginnen.


Handleiding SIS

35

Voorbeeld 1 Bijvoorbeeld een record (uit een bestand met bidprentjes) met de velden “naam”, ”gebdat”, ”gebplaats”, ”ovldat” , ”ovlplaats” , ”voorzijde” , ”tekstzijde” kan worden toegewezen als volgt: “naam” “gebdat” “gebplaats” “ovldat” “ovlplaats” “voorzijde” “tekstzijde”

komt in Naam in elke vermelding terecht komt in Datum onder soort vermelding “geboorte” komt in Plaats onder soort vermelding “geboorte” komt in Datum onder soort vermelding “overlijden” komt in Plaats onder soort vermelding “overlijden” komt in Afbeelding in elke vermelding terecht komt in Afbeelding in elke vermelding terecht

Het oorspronkelijke record “Willem van der Zanden”, ”11-02-1862”, ”Haaren”, ”14-03-1919”, ”Moergestel”, ”BMP001”, ”BMP002” komt dan in SIS terecht in 2 vermeldingen: Willem van der Zanden - geboorte 11 feb 1862 te Haaren Willem van der Zanden - overlijden 14 mrt 1919 te Moergestel Elk van deze vermeldingen heeft daarbij hetzelfde tekstveld, waarin de bovenstaande gegevens samen staan. Zodoende vindt iemand die zoekt op overlijden te Moergestel ook de vermelding betreffende geboorte te Haaren en omgekeerd. Aan beide vermeldingen zijn ook beide afbeeldingen gekoppeld, zodat de voor- en achterzijde van het bidprentje getoond kunnen worden als iemand één van beide vermeldingen zocht. Voorbeeld 2 Een tweede voorbeeld geeft het gebruik van hetzelfde veld voor meerdere vermeldingen weer: “naam1” “datum1” “datum2” “naam2” “naam3” “plaats1”

komt in Naam. komt in Datum onder soort “geboorte”. komt in Datum onder soort “doop*”. komt in Naam onder soort “vader”. komt in Naam onder soort “moeder”. komt in Plaats onder soort “geboorte+doop”.

Naam1 wordt dus gebruikt voor elke vermelding waar geen veld aan Naam is gekoppeld (Geboorte en doop). Datum1 wordt alleen gebruikt bij vermelding van Geboorte. Datum2 wordt gebruikt bij vermelding van Doop en alle vermeldingen waar geen veld aan Datum is gekoppeld (Vader en moeder). Naam2 wordt alleen gebruikt bij vermelding van Vader. Naam3 wordt alleen gebruikt bij vermelding van Moeder. Plaats1 wordt alleen gebruikt bij de vermeldingen van Geboorte en Doop. Er worden dus 4 vermeldingen per record ingelezen: Geboorte met de velden naam1, datum1, plaats1. Doop met de velden naam1, datum2, plaats1. Vader met de velden naam2, datum2. Moeder met de velden naam3, datum2. Het oorspronkelijke record “Willem van de Sanden”, “nov 1695”, ”26-11-1695”, “Peter Henrix”, “Peterke Witlox”,”Haaren” komt dan in SIS terecht als deze 4 vermeldingen: Willem van de Sanden - geboorte nov 1695 te Haaren Willem van de Sanden – doop 26 nov 1695 te Haaren Peter Henrix – vader 26 nov 1695 Peterke Witlox – moeder 26 nov 1695


36

Handleiding SIS

Sub-tabblad ‘Filter’ Hier kunt u vastleggen hoe het programma onvolledige invoer moet afhandelen. Om te voorkomen, dat het bestand vervuild raakt door onvolledige gegevens, kan een filter voor de invoer geplaatst worden.

Verplichte aanwezigheid Per vermelding kan verplicht worden gesteld, dat in ieder geval de datum en/of de plaats aanwezig zijn en de voornaam en/of de achternaam. Verstekwaarden Als files worden ingelezen, waarin geen plaatsen staan (bijvoorbeeld omdat het toch allemaal geboorten zijn uit dezelfde plaats), dan kan worden opgegeven, dat voor het inlezen van zo’n file eerst gevraagd wordt naar de plaatsnaam, die dan voor alle records wordt toegevoegd. Datzelfde geldt voor de soort vermelding de achternaam en de datum; ook de eeuw wordt gevraagd, als het formaat van de datum slechts 2 cijfers voor de jaartallen heeft.

Sub-tabblad ‘Test’ Dit tabblad is alleen aanwezig bij het inlezen van files via het tabblad ‘Bronnen’. Bij het bewerken van een layout via het tabblad ‘Layouts’ ontbreekt het dus. De koppeling van de velden kan hier getest worden door het bladeren door de records. Daarbij worden de velden getoond, zoals ze door SIS gelezen gaan worden.

Hergebruik van Layouts Als u voor de conversie van de bronbestanden locale PC’s gebruikt (dus geen gebruik maakt van een netwerk), dan kunt u de Layouts van de ene naar een andere PC overzetten. Daartoe kopieert u alle files Layouts.* en Fields.* uit de SIS database-directory naar de andere PC.


Handleiding SIS

2.8

37

Tabblad ‘Plaatsen’

Links wordt de lijst met plaatsnamen getoond, deze plaatsnamen kunnen worden bewerkt via de standaard functies. De plaatsnamen in de lijst kunnen hier aangepast worden, zodat een uniforme schrijfwijze bereikt kan worden, ondanks afwijkende schrijfwijzen in de invoerfiles. Rechts wordt het aantal vermeldingen vermeld van de plaats waar links de cursor op staat. Alleen een plaats zonder vermeldingen kan worden verwijderd. Daaronder staan twee vensters. In het bovenste kan de omgeving worden vastgelegd. In het onderste kunnen de synoniemen worden bewerkt.

Omgeving Per plaats kan ook een lijst met aangrenzende plaatsen worden vastgelegd. Die lijst wordt ook bewerkt via de standaard functies. Aangrenzende plaatsen worden toegevoegd door ze te kiezen uit een lijst. Op basis van deze lijst wordt tijdens het zoeken naar een plaatsnaam de omgeving rond die plaats bepaald. Als een plaats B is toegevoegd als aangrenzend aan plaats A, dan is de plaats A automatisch ook toegevoegd als grenzend aan plaats B. Het is ook mogelijk, om regio’s te definiëren, zodat bezoekers kunnen zoeken naar vermeldingen binnen de Baronie van Breda zonder alle plaatsen afzonderlijk in te vullen.


38

Handleiding SIS

Synoniemen SIS biedt de mogelijkheid om synoniemen in te voeren bij plaatsnamen, voornamen, patroniemen, achternamen en soorten vermeldingen. Die synoniemen worden automatisch gebruikt bij het zoeken. Synoniemen kunnen handmatig worden ingevoerd, maar u kunt ook gebruik maken van synoniemenbestanden die vanuit Haza-Data zijn geëxporteerd, of die vanuit een ander systeem in tekstvorm aanwezig zijn. Alle synoniemen worden als tekst bewaard in de file synoniem.txt in de database-directory van SIS. Het formaat is uiterst eenvoudig: iedere groep met synoniemen bestaat uit een aantal regels met één naam (in hoofdletters) per regel; een groep wordt gescheiden van de volgende groep door een blanco regel. De volgorde van de groepen is vrij en ook binnen een groep is geen volgorde vereist.

Functies Binnen het synoniemenvenster wordt de groep met synoniemen getoond waarin de naam in het linker venster voorkomt. Hierbij heeft u de volgende functies: •

Toevoegen (Insert)

een nieuwe naam in een groep synoniemen toevoegen;

•

Verwijderen (Delete) een naam verwijderen uit een groep synoniemen;

•

Ga naar (Enter)

ga naar de naam, indien aanwezig in het bestand;

•

Scan tabel

deze functie zoekt alle namen die nog geen synoniemen hebben;

•

Importeer

via de standaard file-dialoog kunt u een file met synoniemen zoeken, die vervolgens worden toegevoegd aan het synoniemenbestand synoniem.txt.


Handleiding SIS

2.9

39

Tabblad ‘Voornamen’

Alleen wijzigen is mogelijk, toevoegen en verwijderen niet. Hiermee kan de spelling van een bepaalde voornaam voor het hele SIS bestand gecorrigeerd worden.

Synoniemen Zie bij tabblad “Plaatsen”.


40

2.10

Handleiding SIS

Tabblad ‘Achternamen’

Alleen wijzigen is mogelijk, toevoegen en verwijderen niet. Hiermee kan de spelling van een bepaalde achternaam voor het hele SIS bestand gecorrigeerd worden.



Handleiding SIS

2.11

41

Tabblad ‘Patroniemen’

Alleen wijzigen is mogelijk, toevoegen en verwijderen niet. Hiermee kan de spelling van een bepaald patroniem voor het hele SIS bestand gecorrigeerd worden.



42

2.12

Handleiding SIS

Tabblad ‘Soorten’

Alleen wijzigen is mogelijk, toevoegen en verwijderen niet. Hiermee kunnen de soorten vermeldingen, die in de oorspronkelijke invoerfiles verschillend vermeld werden, teruggebracht worden tot een lijst met standaard benamingen.



Handleiding SIS

2.13

43

Tabblad ‘Vertalingen’

Dit tabblad is alleen beschikbaar als de Internet server SISIS ook is geïnstalleerd. Links worden automatisch alle voor vertaling in aanmerking komende woorden gepresenteerd. Rechts kunt u de bijbehorende Engelse vertaling invoeren. Eventuele overbodige regels kunt u verwijderen met Ctrl+Delete.


44

2.14

Handleiding SIS

De grootte van de database

De SIS-database is verdeeld over een aantal mappen waarin zich de eigenlijke Paradox-files bevinden. De opbouw van de diverse mappen geschiedt automatisch. De grootte van de totale database is moeilijk te voorspellen, er is geen direct verband met het aantal records. Bij een toenemend aantal records zal de groei enigszins afvlakken. Verder bepaalt uiteraard de hoeveelheid tekst bij de vermeldingen de grootte van de database.

Vuistregel Als vuistregel kunt u rekenen met 0,75 megabyte per 1000 vermeldingen.

Enkele voorbeelden a) Een mix van diverse bronnen met 1.400.000 vermeldingen: 1.100 megabyte. b) Een groot aantal Gedcom bestanden, totaal 37 megabyte, levert 288.000 vermeldingen: 208 megabyte.


Handleiding SIS

2.15

45

Praktijkvoorbeeld

Hieronder volgt een voorbeeld uit de praktijk, waaruit blijkt hoe een bestand kan worden ingelezen in SIS. In dit voorbeeld wordt de Dbase-file Doop1.dbf ingelezen in SIS, waarbij zo veel mogelijk vermeldingen gegenereerd worden en de opmerkingen per vermelding zo leesbaar mogelijk wordt gepresenteerd. Als uw bestand geen Dbase-file maar een file met scheidingstekens of andere tekstfile is, dan is de verwerking identiek, met dat verschil, dat de oorspronkelijke veldnamen nietszeggend zijn: Veld 0, Veld 1, etc.

Het bronbestand Het bestand in dit voorbeeld heeft de volgende velden: ACHTERNAAM, BRON, DATUMDOOP, DOOPNAAM, FAMNAAM, FOLIO, GESLACHT, GEZINDTE, IPVMETER, IPVPETER, METERFAM, METERTUSS, METERVOOR, MOEDERFAM, MOEDERNM1, MOEDERNM2, OPMERKING, PETERFAM, PETERTUSS, PETERVOOR, PLAATS, TUSSENV, TUSSENVMA, VADERNM1, VADERNM2, VOORVOEG.

De vermeldingen Uit deze velden kunnen de volgende vermeldingen (= naam, datum, plaats, soort) worden gelezen, waarbij sommige velden voor meerdere vermeldingen gebruikt worden: Doop: DOOPNAAM + VOORVOEG + ACHTERNAAM vormt de naam; DATUMDOOP vormt de datum; PLAATS vormt de plaats; en ‘Doop’ is de soort vermelding. Vader: VADERNM1 + VADERNM2 + TUSSENV + FAMNAAM vormt de naam; DATUMDOOP vormt de datum; PLAATS vormt de plaats; en ‘Vader’ is de soort vermelding. Moeder: MOEDERNM1 + MOEDERNM2 + TUSSENVMA + MOEDERFAM vormt de naam; DATUMDOOP vormt de datum; PLAATS vormt de plaats; en ‘Moeder’ is de soort vermelding. Peter: PETERVOOR + PETERTUSS + PETERFAM vormt de naam; DATUMDOOP vormt de datum; PLAATS vormt de plaats; en ‘Peter’ is de soort vermelding. Meter: METERVOOR + METERTUSS + METERFAM vormt de naam; DATUMDOOP vormt de datum; PLAATS vormt de plaats; en ‘Meter’ is de soort vermelding.


46

Handleiding SIS

Peter (in plaats van): IPVPETER vormt de naam; DATUMDOOP vormt de datum; PLAATS vormt de plaats; en ‘Peter (ipv)’ is de soort vermelding. Meter (in plaats van): IPVMETER vormt de naam; DATUMDOOP vormt de datum; PLAATS vormt de plaats; en ‘Meter (ipv)’ is de soort vermelding. Alle velden tezamen vormen als opmerkingenveld bij elk van deze vermeldingen een weergave van de doopakte. Een gebruiker die in SIS naar een bepaalde naam zoekt, krijgt een lijst met vermeldingen waarbij sommige de soort ‘Vader’ hebben. In de opmerking bij zo’n vermelding staat dan de weergave van de doopakte waarin de gezochte naam als vader optreedt. De vermelding van dezelfde naam met als soort ‘Doop’ bevat dan in het opmerkingenveld de doopakte van de persoon zelf. Verder kan de lijst nog vermeldingen bevatten van dezelfde persoon wanneer die optreedt als (plaatsvervangend) peter. Merk op, dat DATUMDOOP en PLAATS niet bij één bepaalde vermelding horen, maar bij elke vermelding gelden.


Handleiding SIS

47

Invoeren dienst informatie Onder Diensten vult u algemene informatie over de beherende dienst in. Dit zal over het algemeen uw eigen archiefdienst zijn en hoeft maar 1 keer te worden ingevuld.


48

Handleiding SIS

Invoeren archief informatie Onder Archieven vult u algemene informatie in over het archief waarop de file betrekking heeft.


Handleiding SIS

49

Invoeren bron informatie Onder Bronnen vult u informatie in over de bron waarop de file betrekking heeft. Dat kunnen één of meerdere inventarisnummers uit het archief zijn.


50

Handleiding SIS

Inlezen van de file Onder het subtabblad Files kan nu de file toegevoegd worden. Na Insert verschijnt de file-dialoog, waarmee de file opgezocht kan worden. Als de file geopend is, probeert SIS uit te vinden of een file met dezelfde lay-out al eerder is ingelezen. Zo ja, dan kan meteen met inlezen begonnen worden. Zo niet, dan moet de lay-out nog bepaald worden.

“ Het pad naar de afbeeldingen laat u leeg, want bij het inlezen van de file zal SIS hierin zelf het gemeenschappelijke deel van de paden naar elke file opnemen. Mochten de afbeeldingen later naar een andere directory verplaatst worden, dan kunt u dit veld overeenkomstig aanpassen.

“ Als u geen Default DPI invult, zal SIS bij onbekende resolutie een afbeelding printen alsof die met 100 dpi gescanned is.

“ In het Info-veld kunt u eventueel nadere informatie over de herkomst van deze file opgeven. “ Na OK begint het bepalen van de lay-out.


Handleiding SIS

51

Bepalen van de lay-out Omdat bekend is, dat in dit bestand (Doop1.dbf) elk record zowel de naam van de dopeling als de namen van ouders en doopheffers bevat, moet worden aangegeven, dat er meerdere vermeldingen per record zijn. Het bestand is aangemaakt met een DOS-programma, zodat conversie van ASCII-tekst naar ANSI (Windows karakterset) nodig is.

“ Onder het tabblad Velden staan nu alle oorspronkelijke velden opgesomd, met daarachter aangegeven waar de gegevens uit dat veld in SIS terecht moeten komen.

“ Onder het tabblad Test kan gekeken worden, wat de inhoud van alle velden is. Zo kunt u controleren wat de betekenis en het formaat van elk oorspronkelijk veld ook weer was. Velden die nog niet gekoppeld zijn aan SIS-velden worden blauw weergegeven, gekoppelde velden rood.

“ Werk nu de velden één voor één af. Velden die niet ingelezen hoeven te worden kunnen met Del uitgeschakeld worden in de lijst met Velden. De overige velden kiest u met Enter.


52

Handleiding SIS

Velden koppelen

De velden worden als volgt gekoppeld: Veld

SIS-veld

Soort

Opmaak

Regeleind

VOORNAAM

Voornaam

doop

dopeling: %s

nee

VOORVOEG

Voorvoegsels

doop

%s

nee

ACHTERNAAM

Achternaam

doop

%s

ja

GESLACHT

Tekst

geslacht: %s

ja

VADERNM1

Voornaam

vader

vader: %s

nee

VADERNM2

Voornaam

vader

%s

nee

TUSSENV

Voorvoegsels

vader

%s

nee

FAMNAAM

Achternaam

vader

%s

ja

MOEDERNM1

Voornaam

moeder

moeder: %s

nee

PETERVOOR

Voornaam

peter

peter: %s

nee

PETERTUSS

Voorvoegsels

peter

%s

nee

Naam

peter (ipv)

ipv peter: %s

ja

%s

ja

…

… IPVPETER … DATUMDOOP

Datum

PLAATS

Plaats

… OPMERKING

Tekst

“ De opmaak- en regeleindinstellingen bepalen hoe de velden geformatteerd worden in de opmerkingen bij elke vermelding.

“ Door bij DATUMDOOP en PLAATS geen soort in te vullen, worden deze velden bij elke soort vermelding als Datum- en Plaatsveld gebruikt.


Handleiding SIS

53

Filter op invoer zetten Onder Filter wordt aangegeven, dat alleen vermeldingen mogen worden ingelezen, die minstens een deel van een naam plus een datum of plaats bevatten. Als dit filter niet geplaatst wordt, worden voor elk ingelezen record ook vermeldingen gegenereerd van niet ingevulde peters en meters. Dergelijke vermeldingen nemen alleen maar ruimte in beslag.


54

Handleiding SIS

Inlezen van de file “ Na OK begint SIS de file in te lezen. Eerst wordt voor de zekerheid een backup gemaakt van de huidige database. Mocht er iets fout gaan tijdens het inlezen van de file, dan wordt automatisch de oude (= consistente) situatie hersteld. Alle records worden gelezen en vervolgens wordt een index gemaakt van alle woorden in de opmerkingenvelden. Na het inlezen wordt de database bijgewerkt en staat de ingelezen file in de lijst met files waaruit de bron is opgebouwd.

“ Door de file te kiezen en in het detailscherm de knop Bewerken te kiezen kunnen de nieuwe vermeldingen bekeken of gewijzigd worden.

“ Als het resultaat niet voldoet, dan kan de file uit de lijst onder Files verwijderd worden met Delete. De layout kan onder het tabblad Layouts teruggevonden worden en daar verder aangepast. Als onder Files daarna opnieuw dezelfde file wordt toegevoegd, zal SIS de layout herkennen en de file weer inlezen.


Handleiding SIS

55

2.16 Internet Server (SISIS) Met de Internet Server SISIS kunt u de SIS-database op het Internet beschikbaar stellen. Als SISIS gebruikt wordt, heeft u bij SIS de beschikking over twee extra functies: 1. een tabblad “Vertalingen” om diverse termen in het Engels te vertalen; 2. op het tabblad “Beheer” een functie “SISIS export”.

De SISIS-database SISIS maakt geen gebruik van Paradox, maar van een eigen database. Op elk moment kan een export van de SISdatabase gemaakt worden door op het tabblad “Beheer” te kiezen voor SISIS export. De hele SIS-database wordt dan geëxporteerd naar een directory naar keuze. De bestanden in die directory moeten vervolgens allemaal naar de SISIS database directory overgebracht worden. (Zie [STARTUP] DBDIR in SISIS.INI) Tijdens het overschrijven van de SISIS database directory moet IIS gestopt worden, zodat de SISIS.DLL bij het opnieuw opstarten van de service alle gegevens uit de nieuwe database kan overnemen.

De server De SISIS-software bestaat uit het programma sisis.dll en een aantal html-documenten. Het programma sis.exe is op de server niet nodig.

“ De server waarop SISIS wordt geïnstalleerd, moet een Windows platform zijn. “ Bij de installatie wordt de software standaard geplaatst in de directory C:\SIS3\SISIS\ (tenzij bij de installatie een andere directory is gekozen)

“ In deze SISIS-directory moeten bezoekers binnen de Internet Information Server de rechten LEZEN en UITVOEREN (Execute) hebben. Op de machine zelf moet deze directory volledig toegankelijk zijn.

“ In de subdirectory .\IMAGES moeten de bezoekers LEES-rechten hebben. “ Als default pagina binnen de Internet Information Server moet DEFAULT.HTM worden ingesteld. “ De SISIS.DLL, die wordt aangeroepen door IIS leest de instellingen uit SISIS.INI (deze file wordt door SISIS.DLL gemaakt met enkele defaults, die aangepast kunnen worden aan uw situatie). Om nieuwe instellingen over te nemen moet de IIS-service gestopt en opnieuw gestart worden.

HTML-documenten “ De HTML-documenten zijn templates, die door sisis.dll worden gebruikt om de pagina's aan de client te presenteren. Deze documenten kunnen worden aangepast aan de eigen huis-stijl, maar de tags van de vorm <#tagname> moeten onveranderd blijven. Ook de paden, die soms op deze tags volgen moeten onveranderd blijven.


56

Handleiding SIS

SISIS.INI De file SISIS.INI wordt door SISIS.dll gegenereerd met een aantal default waarden. U kunt deze file daarna naar behoefte aanpassen. Er kunnen alternatieve paden voor afbeeldingen worden opgegeven, maxima voor resultaatlijsten en enkele formaten worden ingesteld. In SISIS.INI vindt u de volgende instellingen en gegevens: CAPTION Hier komt de naam van uw systeem, dus de naam waaronder SISIS bij uw archiefdienst bekend staat en die op het zoekscherm komt te staan. DBDIR De directory waar de database staat, geëxporteerd uit SIS naar SISIS. TEMPLATEDIR De directory waar de HTML-documenten staan. Let op:

Deze pagina's moeten aangepast worden daar waar de gegevens van Regionaal Historisch Centrum Tilburg staan. Let vooral op de E-mail adressen, die standaard op Tilburg gericht zijn.

SMTPSERVER De naam of het adres van de SMTP server voor het verzenden van e-mail. SMTPPORT De servicenaam of poort van de SMTP server. SMTPTIMEOUT Het aantal seconden dat SISIS.DLL wacht op antwoord van de SMTP server. MAILTO Het e-mail adres van de ontvanger van de bestellingen. Let op:

Hier moet het E-mail adres van uw dienst komen te staan.

MAXVONDSTEN Het maximale aantal vonsten dat getoond mag worden. SHOWTIME Code om de benodigde zoektijd wel (1) of niet (0) aan de bezoeker te tonen. DATUMFORMAAT Het formaat waarin datums in de detailschermen wordt getoond. Zie voor de mogelijkheden blz.15. KORTDATUMFORMAAT Het formaat waarin datums in de resultaatlijst wordt getoond. Zie voor de mogelijkheden blz.15. DATUMFORMAAT_E Het datumformaat voor de Engelse versie. KORTDATUMFORMAAT_Ec Het kortdatumformaat voor de Engelse versie MAXCONNECTIONS Het maximale aantal gelijktijdig in behandeling zijnde ‘requests’. Per ‘request’ wordt een kopie van het programma actief op de server. Omdat een ‘request’ zeer snel wordt afgehandeld (gemiddeld minder dan een halve seconde) zal dit aantal in de praktijk erg laag zijn. Zie bijvoorbeeld het onderstaande voorbeeld van de statistiekfunctie, waar de piekbelasting slechts 3 was. Er zijn nog geen getallen uit de praktijk bekend waaruit een effectieve waarde voor deze parameter bepaald kan worden.


Handleiding SIS

57

request Statistische informatie: het totaal aantal ontvangen ‘requests’. Dit kan handmatig op 0 worden gezet. Zie verder bij Statistiekfunctie. time Statistische informatie, de totale tijd die SISIS besteed heeft aan het afhandelen van ‘requests’. Dit kan handmatig op 0 worden gezet. Zie verder bij Statistiekfunctie.

Statistiekfunctie Via uw browser kan online statistische informatie worden opgevraagd door in de adresregel achter de URL de opdracht sisis.dll/stat te typen . Denk er wel om, dat deze functie zelf ook als een ‘request’ meetelt in de statistiek en relatief veel tijd kost. Dus in een testomgeving kan het vaak uitvoeren van de statistiekfunctie de cijfers negatief beïnvloeden. De aantallen ‘requests’ en de totale verwerkingstijd worden bijgehouden in SISIS.INI, waar ze ook handmatig op nul kunnen worden gezet. Hieronder een voorbeeld van het resultaat van de statistiekfunctie:

Database

Groepen: 24 Bronnen: 90 Bestanden: 168 Vermeldingen: 1506491 Afbeeldingen: 244 Achternamen: 70998 Voornamen: 114840 Patroniemen: 19363 Plaatsen: 5124 Soorten: 1112 Woorden: 69907

Gebruik

Piekbelasting: 3 Huidige belasting: 1 Aantal verzoeken: 19394 Totale verwerkingstijd: 2 uur 21 min 50 sec Gemiddelde verwerkingstijd: 439 msec


58

Handleiding SIS SISIS.INI voorbeeld

[STARTUP] CAPTION=SIS Internet Server DBDIR=D:\SIS3\SISIS\DATABASE TEMPLATEDIR=C:\SIS3\SISIS\ SMTPSERVER=mailhost.tref.nl SMTPPORT=25 SMTPTIMEOUT=30 [email protected] [SELECT] MAXVONDSTEN=1000 SHOWTIME=1 DATUMFORMAAT=ccc ww d mmmm y o bh KORTDATUMFORMAAT=c d mmmm y o bh DATUMFORMAAT_E=ccc ww, mmmm d, y o bh KORTDATUMFORMAAT_E=c mmmm d, y o bh [CONNECTIONS] MAXCONNECTIONS=100 [STAT] request=19394 time=0,000331249990267679


Studiezaal InformatieSysteem. Handleiding SIS. versie 3.0

Recommend Documents