Studiedag onderwijsdatabank

Studiedag onderwijsdatabank Digitaal collectiemanagement

Workshop digitaal collectiemanagement Drs. Bart van der Meij Maartensdijk, 11 april 2006

Programma „ „ „ „ „

„ „ „ „ „ „ „

Deel 1: Inleiding Trends en ontwikkelingen Opdracht 1 De digitale bibliotheek Deel 2: Collectiemanagement Contentplan Opdracht 2 Gevolgen voor de informatiespecialist Wat kun u ermee? Discussie

Inleiding „

Achtergrond

„

Thema-keuze

Trends en ontwikkelingen (1) Informatiekundige trends „

„ „ „ „

„ „

Toenemend belang van informatievoorziening en kennis (kenniseconomie); Andere informatieleveranciers (concurrenten); Informatie is geld waard; Meer en beter geautomatiseerd; Convergentie van informatievoorziening, informatica en telecommunicatie; Beschikbaarheid digitale bronnen; Gebruikersvriendelijke interfaces.

Trends en ontwikkelingen (2) Wat vraagt de organisatie? „ „

Ontwikkeling kenniseconomie Veranderende vraag van de gebruiker: 4 Kennisintensief werk 4 Aansluiting informatie bij werkprocessen

„

Mens in de organisatie wordt belangrijker: 4 Van structuur en systemen naar sociale netwerken 4 Toenemende professionaliteit van de gebruiker

Trends en ontwikkelingen (3) Omslag Van……. ‘zoveel mogelijk materiaal beschikbaar hebben voor zoveel mogelijk (potentiële) gebruikers’

naar……‘Uitgaan van wat de klant wil’ en….. ‘Gerelateerd aan het werkproces’

Opdracht 1 Onderdelen van een digitale bibliotheek

1. Noteer voor u zelf een vijftal onderdelen (hulpmiddelen, tools, etc.) die in uw digitale bibliotheek niet mogen ontbreken (5 min.) 2. Vergelijk de resultaten met vijf andere mensen (10 min.) 3. Kom tot een top 5 van uw groep en presenteer deze (10 min.)

Digitale bibliotheek (1) Definitie “Digital libraries are organisations that provide the resources, including the specialised staff, to select, structure, offer, intellectual access to, interpret, distribute, preserve the integrity of, and ensure the persistence over time of collections of digital works so that they are readily and economically available for use by a defined community or set of communities.” Digital Library Foundation

Digitale bibliotheek (2) Visuele weergave Databanken deelnemers

Databanken deelnemers

Content

End-user

PORTAL: PERSONALISATIE ZOEKENGINE PRESENTATIES

Digitale bibliotheek (3) Bronnen „

„

Tekst 4 Boeken 4 Vaktijdschriften 4 Databanken (toegang tot) 4 CD-roms 4 Handboeken 4 Rapporten Multimedia 4 Afbeeldingen 4 Video 4 Audio

Maar ook: „ Gedrag in communities „ Intelligente profielen „ Trendwatching „ ….

Digitale bibliotheek (4) Voorzieningen „ „ „ „ „ „ „ „ „ „

Databanken Nieuws Elektronisch publiceren Zoekstrategieën Zoekresultaten vastleggen Literatuuronderzoek / deskresearch Document delivery Communities Discussion forums E-learning

Digitale bibliotheek (5) Producten en diensten „ „ „ „ „ „ „ „ „

Collectie (aanbod, ontsluiting) Attendering (digitale nieuwsvoorziening, de digitale knipselkrant) Deskresearch & Quick Reference (FAQ, vraagverkeer per e-mail) Training (online cursussen) Logistiek van de bestelling (de boekhandel in huis halen) Verkoop van producten (webwinkel) Kennismanagement (delen, publiceren) Klantcontacten (sms-reservering) Uitlening en inname (RFID-technologie)

Digitale bibliotheek (6) Middelen „ „ „ „ „ „

Zoekmachines Weblogs Portals RSS Communities E-learning

Digitale bibliotheek (7) Toegankelijk maken „

„

Fysieke bibliotheek gaat uit van ontsluiting op secundair niveau waarbij de ontsluiting de toegang middels meerdere formele en informele zoekingangen regelt en de ontsluiting leidt tot de vindplaats van het document Digitale bibliotheek gaat uit van ontsluiting op primair niveau waarbij de vindplaats van het document niet meer relevant is maar de wijze van zoeken en de terugvindbaarheid op basis van metadata en content de informatie wordt gepresenteerd aan de gebruiker (locatie kan dus wisselen/komt uit meerdere databases). Dit geschiedt op basis het ‘real-time’ concept (resultaten wisselen dus per gebruiker).

2e deel Workshop: digitaal collectiemanagement Programma deel 2: „ Collectiemanagement „ Contentplan „ Opdracht 2 „ Gevolgen voor de informatiespecialist „ Wat kun u ermee? „ Discussie

Collectiemanagement „

Collectiemanagement: beheer van de collectie, waarbij selectie, aankoop, evaluatie en afschrijven van materiaal worden onderscheiden. Ook wel:

„

Collectiemanagement: verzamelen en analyseren van gegevens voor samenstelling en gebruik van de collectie

Digitaal collectiemanagement Definitie Collectievorming ondergaat door verschillende ontwikkelingen grote veranderingen. Het is een complex proces geworden waarbij planning een steeds grotere plaats inneemt. Dit komt beter tot uitdrukking in de bredere term ‘collectiemanagement’.

Digitaal collectiemanagement Onderdelen „ „ „ „ „ „ „

Planning en beleidsvorming Collectiebeschrijving en –evaluatie Selectie van de verschillende materiaalsoorten Optimalisering van de collecties Beheer van de financiën De gebruiker centraal Afstemming van de collectievorming

Contentplan (1) Doel en kader „

Doel: Vaststellen en concreet maken van doelstellingen

„

Kader: een contentplan is een uitwerking van het digitale collectiebeleid

Contentplan (2) Plaats in de informatieketen

Contentmanagement

Collectiemanagement

Contentplan (3) Onderdelen „ „ „ „ „ „ „ „

Inhoud digitale bibliotheek Doelgroepen Doelstelling Beschrijving van de domeindefinities Kwaliteitscriteria content Metadata (informatie over de informatie) Standaarden Workflow en procedures

Contentplan (4) Doelgroepen bepalen „

Medewerkers uit het werkproces: de informatiebehoefte komt voort uit het (primaire) werkproces

„

Externe klanten

Contentplan (5) Kwaliteitscriteria content „

Alle content wordt beoordeeld aan de hand van een aantal kwaliteitscriteria en richtlijnen: 4 Inhoud 4 Relevantie 4 Actualiteit 4 Objectiviteit 4 Juistheid en volledigheid 4 Consistentie 4 Etc.

Contentplan (6) Selectiecriteria collectiebeheer „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „

Materiaalsoort Betrouwbaarheid uitgever Betrouwbaarheid quotatie/recensie/peer review Reputatie auteur Prijs Materiaalsoort Taal Kennisniveau Volledigheid van de informatie Toegankelijkheid Beschikbaarheid bij andere vestiging Vorm van de informatiedrager (papier-digitaal)

Opdracht 2 1.

2.

3.

Schrijf op afzonderlijke memo’s selectiecriteria die passen bij uw eigen omgeving: 4 Waarom en voor wie selecteert u? 4 Welke criteria hanteert u? 4 Welke niveaus brengt u per criterium aan? (5 min.) Bespreek uw bevindingen in een groep van vijf mensen en kom tot een gemeenschappelijk beeld (10 min.) Presenteer uw resultaat aan de groep (15 min.)

Contentplan (7) Standaarden „ „ „ „

Databasestandaarden Contentstandaarden Communicatiestandaarden Meta-datastandaarden

Contentplan (8) Standaarden Elektronische tekstbestanden „ PDF (Portable Document Format) „ RTF (Rich Text Format) „ SGML (Standard Generalized Markup Language) „ TEI (Text Encoding Initiative) „ Word (Tekstverwerkingsformat) „ XML (eXtensible Markup Language)

Audiobestanden „ AIFF (Audio Interchange File Format) „ AU (Audio U-law sound) „ RA (Real Sound) „ WAV (Windows Audio)

Contentplan (10) Standaarden Beeld en videobestanden „ GIF (Graphics Interchange Format) „ JPEG (Joint Photographic Experts Group) „ MPEG (Moving Picture Expert Group) „ MOV (Apple Quick Time) „ PNG (Portable Network Graphics) „ TIFF (Tagged Image File Format) „ WMF (Windows Meta File Format)

„

„ „ „

„

ISBD regels voor bibliografische gegevens Dublin Core voor metadata Unicode (tekenprotocol) Z39.50 (communicatieprotocol) OAI, OAX

Contentplan (7) Metadata „ „ „ „

Dublin Core ISBD EAD (Encoded Archival Description) SGML/XML/HTML

Gevolgen voor de informatiespecialist (1)

?

Gevolgen voor de informatiespecialist (2) „

„

„

„

Door de digitalisering is de hoeveelheid informatie en bronnen enorm toegenomen; Door de technologie zijn de (vroegere) klanten van het informatiecentrum in staat informatie tot zich te nemen buiten die afdeling om; Interne kennis en de exploitatie daarvan wordt belangrijker; Informatie, en vooral de kennis die daaruit voortvloeit, is en wordt steeds meer een onmisbaar strategisch goed.

Gevolgen voor de informatiespecialist (3) „

„

„

„

De traditionele rol van de informatiespecialist gaat veranderen en/of breidt zich uit; Bezitten van informatie is ‘uit’, weten waar het is, tegen welke prijs en in welke kwaliteit is ‘in’; De drager is niet meer belangrijk, de informatie en de kennis wel; Rol in de bedrijfskundige processen wordt groter.

Gevolgen voor de informatiespecialist (4) „

„ „ „ „ „ „

Verschuiving van administratieve verrijkingsprocessen naar conceptontwikkeling; Grotere rol in de bedrijfsprocessen; Focus op interne informatie en kennis; Nadruk leggen op domeinkennis; Meer kennis van informatietechnologie; Meer onderzoek naar hoe gebruikers zoeken; Meer interactie met gebruikers en ICT-ers;

Wat kunt u ermee?

Discussie

Bedankt voor uw aandacht en inbreng

Damsterdiep 231

Randstad 21-09 D

9713 ED Groningen

1314 BD Almere

Telefoon (050) 3124618

Telefoon (036) 5470916

Fax (050) 3120592

Fax (036) 5470917

E-mail: [email protected] URL : www.reekx.nl