STUDI EKSPLORATIP PENGELOLAAN KEARSIPAN DI KANTOR ARSIP DAERAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

WIDYA CIPTA, VOL III NO. 1 MARET 2012

STUDI EKSPLORATIP PENGELOLAAN KEARSIPAN DI KANTOR ARSIP DAERAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA Wisnu Hadi Akademi Pariwisata BSI Yogyakarta Jl. Ringroad Barat, Ambarketawang, Gamping, Sleman, Yogyakarta [email protected]

ABSTRACT This study aims to reveal the records relating to the management of archival systems are used, the official filing, the facilities available and archival kerjan environment, obstacles arise and how to overcome the Regional Office of the Provincial Archives of Yogyakarta. The population was several officials Archive Regional Office Region Yogyakarta Special Province. This study was a population. Techniques of data collection using interviews, observation and documentation. The data obtained were analyzed by qualitative description field. The results showed an association between indicators of each variable to the success of records management. Proper use of the system in accordance with the conditions and the ability of staff to facilitate the management of archives. In terms of available facilities, with adequate facilities to help facilitate management of archives. Similarly, the official archives and the work environment. Officer who has the qualifications and knowledge of archival records over a good deal. A supportive working environment also helped the success of records management, because with a pleasant working environment employees can work better. Keyword: Management, Archives, Yogyakarta I.

PENDAHULUAN

Suatu organisasi dalam mencapai tujuannya tidak akan terlepas dari kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi ini dilakukan dalam rangka memberi pelayanan kepada unit-unit kegiatan di dalam organisasi tersebut guna mencapai tujuan. Dalam pelaksanaan fungsi dan tugas organisasi pasti akan banyak menghasilkan arsip. Sebenarnya arsip tercipta sebagai hasil dari proses kegiatan administrasi. Banyak instansi yang sering kurang memperhatikan akan keberadaan kearsipan dalam lingkungannya. Arsip yang telah dihasilkan sering menumpuk dalam ruangan tanpa adanya pengelolaan yang baik. Orang sering beranggapan bahwa pengelolaan arsip adalah menjadi tugas serta tanggungjawab dari unit tata usaha saja, sehingga orang tidak peduli terhadap pengelolaan arsip. Suatu saat orang tidak konsisten, ketika sedang membutuhkan fakta dan data atau informasi, orang baru menyadari kalau arsip itu penting Seringkali suatu kantor atau organisasi yang memiliki aktivitas yang padat seperti instansi pemerintah dihadapkan berbagai persoalan dalam bidang kearsipan. Persoalan-persoalan itu antara lain seperti ; keamanan surat dan dokumen kurang terjamin, sukar menemukan arsip yang disimpan atau memakan waktu lama untuk menemukan kembali warkat atau

arsip yang telah tersimpan. Persoalan yang lain adalah anggapan orang-orang tentang pekerjaan bidang kearsipan hanya pekerjaan yang mudah dan remeh, pekerjaan sambilan dan sebagainya sehingga merugikan administrasi itu sendiri. Kondisi semacam ini perlu segera mendapat penanganan yang serius, agar dapat tercipta suatu mekanisme kerja kearsipan yang baik dan sistematis. Untuk itu perlu adanya disiplin dan semangat kerja dari para pejabat atau pegawai yang tinggi, tersedianya fasilitas yang memadai, sistem kerja yang efisien, penataan arsip yang baik serta kemampuan pejabat atau pegawai yang memadai. Dengan demikian efisiensi waktu, biaya, tenaga dapat tercapai dan terealisasikannya tujuan lembaga secara optimal. Mengingat kegiatan utama bidang kearsipan adalah penemuan kembali arsip secara cepat dan tepat. Oleh karena itu arsip harus dikelola secara baik. Dengan dikelola secara baik menjadikan arsip sebagai pusat ingatan maupun pusat informasi bagi suatu organisasi. Artinya arsip ditata dengan baik dan dapat ditemukan dengan cepat tanpa harus membuang banyak waktu sehingga siap segera digunakan untuk membantu pemecahan masalah di bidang aktivitas organisasi yang timbul atau akan timbul.

1


Dalam upaya memberi pelayanan, kantor dituntut untuk bertindak cepat dan akurat. Kantor mengolah data secara cepat dan cermat, sehingga menghasilkan informasi yang akurat. Informasi yang dihasilkan tersebut akan dapat digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan. Menyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi Pemerintah Indonesia memberlakukan undang-undang khusus tentang kearsipan yaitu Undang-undang No 7 tahun 1971, yang menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah. Kearsipan merupakan salah satu bidang kerja ketatausahaan. Sedang tata usaha itu sendiri merupakan unsur administrasi. Kantor Arsip Daerah di Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta adalah salah satu kantor yang tidak luput dari berbagai kegiatan yang melibatkan aspek kearsipan. Agar seluruh kegiatan yang dilaksanakan tersebut berjalan lancar, perlu ada usaha-usaha penataan dan penyempurnaan kearsipan sehingga berbagai informasi yang diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Dengan demikian tujuan kearsipan dapat tercapai secara efektif dan efisien. II.

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Arsip dan Kearsipan Secara etimologis arsip berasal dari bahasa Yunani archivum yang berarti tempat untuk menyimpan. Dalam bahasa Inggris arsip disebut file yang berarti tali atau benang. Hal itu dikaitkan dengan kebiasaan waktu itu yaitu kebiasaan mengikat catatancatan dalam bentuk surat, kuitansi, laporan, dan sebagainya, dengan tali agar mudah menyimpannya dan menemukan kembali apabila diperlukan (Sularso M, dkk, 1985:2). Dalam perkembangan selanjutnya istilah arsip masuk ke Indonesia dan dalam bahasa Indonesia arsip diartikan sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The Liang Gie, 1992 : 135). Dan yang dimaksud dengan warkat adalah setiap catatan tertulis bergambar atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan orang untuk membantu pengingatan. Menurut Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Pokok-Pokok Kearsipan (pasal1) istilah arsip diarsipkan sebagai berikut: “Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah

2

dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah” Naskah-naskah menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 terdiri dari: “Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan” Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat (naskah-naskah dan sejenisnya) yang disimpan menurut aturan yang berlaku atau yang telah ditentukan agar supaya mudah dan cepat menemukannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Dengan adanya arsip, maka timbul masalah bagaimana mengurus arsip, untuk apa arsip harus diurus, dengan cara bagaimana arsip diurus, serta sarana apa yang diperlukan. Masalah tersebut akan dijawab oleh apa yang disebut kearsipan yakni sekelompok pengetahuan teratur yang mempelajari hal ikhwal dokumen-dokumen atau warkat-warkat baik milik perorangan, kelompok masyarakat, organisasi atau organisasi pemerintah (A.W. Wijaya,1986:26). Kearsipan pada dasarnya mempunyai dua masalah pokok yang penting yakni pengendalian warkat yang masih dipergunakan untuk operasional setiap hari dan pengendalian warkat yang sudah tidak dipergunakan dalam operasional sehari-hari. Kedua masalah tersebut masing-masing dikenal dengan istilah pengendalian pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis. 2.2. Kegunaan Arsip Dengan adanya aktivitas menyimpan keterangan dengan aman dan tidak rusak maka bagi suatu organisasi terdapat suatu pusat ingatan dan sumber informasi. Informasi yang akan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi. Berbagai keterangan yang disimpan itu dapat mempunyai kegunaan yang sangat penting untuk penilaian dan penyusunan program. Oleh karena itu arsip yang disimpan mempunyai suatu nilai guna. Nilai guna arsip adalah arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna. Menurut V.B. Santen dalam bukunya “Managing New York States Records” yang dikutip dan diterjemahkan oleh The Liang Gie (1992:117), arsip mempunyai 6 nilai yang disingkat “ALFRED” yaitu: A : Administrative Value (nilai administrasi). L : Legal Value (nilai hukum). F : Fiscal Value (nilai keuangan). R : Recearch Value (nilai penelitian).


E : Educational Value (nilai pendidikan). D : Documentary Value (nilai dokumentasi). Tidak setiap warkat atau arsip mengandung semua nilai guna sekaligus seperti yang ditulis di atas. Adakalanya arsip atau warkat hanya mempunyai satu nilai guna saja. Namun suatu arsip atau warkat memiliki beberapa nilai guna sekaligus sehingga arsip atau warkat tersebut mempunyai nilai guna ilmiah. Hal ini perlu digarisbawahi adalah bahwa setiap arsip atau warkat itu mengandung nilai informasi. Nilai guna arsip digunakan untuk menentukan jangka waktu penyimpanannya, sehingga tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi. Hal ini sejalan pendapat The Liang Gie (1992:117) bahwa sebagian arsip atau warkat akan berakhir kegunaanya setelah suatu jangka waktu tertentu. Selain mempunyai nilai guna, warkat atau arsip juga mengandung nilai pakai. Berkaitan dengan nilai pakai suatu arsip atau warkat, para ahli membedakan atau menggolongkan menjadi 4 (empat) macam, antara lain: a. Arsip atau warkat golongan vital (diberi kode V). Semua arsip atau warkat yang mempunyai nilai historis, ilmiah atau mempunyai kegunaan yang sangat penting bagi departemen. Arsip ini disimpan permanen. Misalnya: Arsip-arsip yang berisi tentang organisasi, transaksi dan kontrak, riwayat hidup, surat keputusan, peraturan menteri dan sebagainya. b. Arsip atau warkat golongan penting (diberi kode P). Semua arsip atau warkat yang mempunyai nilai dokumentasi, hukum, pendidikan, keuangaan dan sebagainya. Termasuk golongan ini antara lain: Laporan kerja, surat pertanggungjawaban, peraturanperaturan dan lain-lain. c. Arsip atau warkat golongan biasa (diberi kode B). Semua arsip atau warkat yang nilai kegunaanya bersifat sementara, kadangkala dibutuhkan dalam pelaksanaan kerja. Termasuk golongan ini antara lain: Surat biasa, lamaran kerja, daftar hadir, surat pengantar, radiogram atau telegram dan lain-lain. d. Arsip atau warkat golongan tidak penting (diberi kode T). Semua arsip atau warkat yang habis kegunaanya sehabis dibaca atau setelah lampau waktunya. Arsip ini tidak perlu disimpan. Setelah dibaca atau batas telah berlalu arsip tersebut dapat dibakar.

Termasuk golongan ini antara lain: Surat undangan rapat, konsep surat dan sebagainya. Dalam suatu lembaga berbagai jenis warkat atau arsip tersebut harus ditata dan dikelola karena memiliki nilai-nilai guna tertentu dan nilai-nilai pakai tertentu pula. 2.3. Fungsi Arsip Fungsi arsip di sini dikaitkan dengan frekuensi pemakaian arsip dalam aktivitas sehari-hari dari suatu lembaga atau kantor. Menurut pasal 2 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, fungsi arsip dapat dibedakan: a. Arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggraan sehari-hari administrasi negara, b. Arsip statis, arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai kriteria untuk arsip dinamis, sebenarnya arsip dinamis dapat dirinci sebagai berikut: a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus sebagai kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi atau kantor. b. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensinya penggunaannya sudah mulai menurun. c. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus, atau frekuensinya penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja (A.W. Wijaya, 1986:101-102). Jadi arsip dinamis dan statis dinilai dari segi pemrosesannya dalam penggunaan arsip tersebut bagi penyelenggaraan administrasi negara, sedang arsip aktif dinilai dari frekuensi penggunaannya sebagai penyelenggara administrasi. 2.4. Peranan Arsip Begitu pentingnya arsip di setiap organisasi sangat membantu aktivitas seharihari. Adapun peranan arsip tersebut menurut Lestari meliputi:

3


a. Arsip sebagai alat bantu ingatan organisasi Manusia terbatas daya ingatannya, sehingga adanya arsip dapat membantu untuk merekam ingatannya. b. Arsip sebagai bahan atau alat pembuktian Arsip yang timbul dalam kegiatannya organisasi maupun perseorangan merupakan barang bukti, yang otentik dari suatu kegiatan atau kejadian, sewajarnya arsip dijaga dengan baik c. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan Arsip sebagai informasi dapat dijadikan sebagai bahan untuk mengambil keputusan dalam data-data kegiatan organisasi di masa sebelumnya. Dari data-data tersebut sebagai dasar pengambilan keputusan. d. Arsip sebagai barometer atau alat ukur kegiatan suatu organisasi Tiap kegiatan organisasi selalu menghasilkan arsip, dengan demikian kita dapat menentukan besar kecilnya organisasi dari arsip yang dimilikinya. Jika banyak berarti organisasi tersebut besar, namun jika sedikit organisasi tersebut kecil (1993 : 5355). A.W. Wijaya (1986:102) menuliskan peranan arsip sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi arsip membantu pengambilan keputusan secara tepat tentang suatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipakai sebagai alat pembuktian dan dapat melancarkan pekerjaan serta alat bantu pengembangan organisasi. 2.5. Tujuan Kearsipan Mengingat aktivitas pokok bidang kearsipan adalah penyimpan dengan tujuan agar dapat menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan. Jika meninjau ketetapan tentang tujuan kearsipan yang diatur oleh Undangundang Pokok Kearsipan Nomor 7 tahun 1971, pasal 3 maka dijelaskan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Memang tujuan kearsipan yang digariskan dalam Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 Pasal 3 adalah terlalu umum dan amat ideal, akan tetapi dapatlah dikemukakan bahwa kearsipan berguna untuk menyediakan bahan untuk kegiatan dari suatu organisasi baik itu pemerintah, swasta maupun perorangan, serta

4

dapat dipergunakan pula sebagai bahan memberi pertanggungjawaban akan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau perorangan (A.W. Wijaya,1986:29 ). III. METODE PENELITIAN a. Metode Pengumpulan Data Dalam penyusunan penelitian menggunakan metode yang dapat mempermudah dalam penyusunan dan pengumpulan data yang diperlukan guna dapat menyelesaikan tugas ini. Metode yang digunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah: 1) Wawancara Metode ini digunakan untuk mengungkap data secara lebih serta melengkadata yang diperoleh dari angket dan observasi tentang pengelolaan arsip pada Sub Bagian Tata Usaha di Kantor Arsip Daerah Propinsi DIY 2) Observasi Karena penelitian deskriptif, maka agar dapat memperoleh data yang lengkap digunakan metode observasi untuk mengetahui sejauh mana proses yang terjadi dan dialami oleh subjek penelitian. Observasi dilakukan untuk melengkapi dan menambah hasil pengumpulan data melalui angket dan wawancara. Teknik ini digunakan untuk mencari data secara langsung oleh peneliti dengan melihat atau mengamati penataan arsip, kondisi Kantor Arsip Daerah Propinsi DIY khususnya ruang kerja pegawai, fasilitas atau sarana dan prasarana. 3) Dokumentasi Metode dokumentasi digunakan sebagai pelengkap, yaitu untuk mengetahui struktur organisasi, informasi-informasi tercatat dan bentuk lainnya yang berhubungan dengan pengelolaan arsip pada Kantor Arsip Daerah Propinsi DIY b. Subyek Penelitian Penelitian ini hanya meneliti satu variabel, yaitu pengelolaan arsip pada Kantor Arsip Daerah Propinsi DIY, dari variabel ini akan dikembangkan menjadi empat indikator, yaitu sistem penyimpanan yang digunakan, petugas kearsipan, fasilitas yang tersedia (sarana dan prasarana) dan lingkungan kerja kearsipan. Indikator-indikator tersebut yang akan mempengaruhi keberhasilan pelaksanaan pengelolaan arsip c. Rancangan atau Desain Penelitian Penelitian ini merupakan sebuah penelitian deskriptif. Sugiyono (1992) memberi pengertian bahwa penelitian deskrptif adalah


suatu penelitian yang dilakukan mandiri, yaitu tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan dengan variabel yang lain. Suharsimi Arikunto (1989:291) mengemukan:”Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang dimaksudkan untuk mengumpulkan informasi mengenai status suatu gejala yang ada, yaitu keadaan gejala menurut apa adanya pada saat penelitian dilakukan”. d. Teknik Analisis Data Setelah data terkumpul dan ditabulasikan maka langkah selanjutnya adalah menganalisis data. Teknik yang dipergunakan untuk menganalisis data adalah teknik analisis deskriptif tentang keberhasilan Pengelolaan Arsip pada Kantor Arsip Daerah Propinsi DIY. IV. HASIL DAN PEMBAHASAN a. Sejarah Kantor Arsip Daerah Propinsi DIY Kantor arsip Daerah Provinsi DIY dibentuk pertama kali tanggal 2 juni 1994 berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 7 dan 8 tahun 1994.Secara substantif KAD melaksanakan fungsi sebagai Record Centre (Pusat aktif Inaktif) dan instansi pembina bidang kearsipan Pemerintah Provinsi DIY yang sebelumnya dilaksanakan oleh Sub Bagian Arsip Inaktif Biro umum Setwilda Provinsi DIY .KAD terdiri Dari Bagian Tata Usaha.Bidang program dan Evaluasi,Bidang Pengelolaan,dan kelompok jabatan fungsional (Arsipparsi). Sebagai record centere tugas utamanya adalah mengelola arsip Inatif yang berasal dari instansi di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY yang juga meliputi instansi di kabupaten da Kotamadiya di Provinsi DIY.Slain itu, bekerja sama dengan Arsip Nasional RI (ANRI), KAD juga menangani Arsip Kraton Yogyakarta dan puro pakualaman sering dengan digulirkannya otonomi daerah sebagai pelaksana UU Nomor 22 Tahun 1999 KAD digabung dengan Perpustakaan Daerah,yang sebelumnya merupakan instansi vertikal, menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY (BPAD) berdasarkan Peraturan Daerah arsip diwujudkan dengan adanya Bidang Arsip Dinamis, Bidang arsip Statis, Bidang Pembinaan dan Pemberdaya yang bertanggung jawad untuk pemberdaya sistem mauoun SDM, serta kelompok jabatan fumgsional (arsipasi). Bidang Arsip Sistem, Sup Bidang Pengelolaan, dan Sup Bidang Penyusutan, adapun Bidang Arsip Statis terdiri dari Sub Bidang Akuisisi, Sub Bidang Pelestarian, dan Sub Bidang Arsipmedia baru.

Dengan otonomi daerah BPAD, selain memiliki fungsi juga pembinaan, record center, juga menelola arsip statis yang semua menjadi Kewarganegaraan ANRI Tahun 2004 dibentuk kembali kantor Arsip Daerah Provinsi DIY (KAD) berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2004 dengan fungsi pengelolaan kearsipan daerah.Adapun strukturnya terdiri dari Kepala Kantor, Sub Bagian Tata Usaha, Seksi Arsip Dinamis, Seksi Arsip Statis, Seksi Pemberdayaan, dan Seksi Data Teknologi informasi, dan kelompok jabatan fungsional (Arsiparis). b. Layanan Khasanah Arsip Khasanah arsip merupakan layanan pencarian khasanah arsip yang dimiliki Kantor Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta secara online. Materi yang dapat diketahui pengguna dari layanan ini berupa nomor definitif, kode buku, deskripsi arsip, jumlah lembar arsip, satuan arsip, keterangan arsip, dan sebagainya. Fasilitas ini memberikan kemudahan bagi pengguna untuk mencari arsip tanpa perlu datang ke Kantor Arsip dimana setelah menemukan arsip yang dicari pengguna dapat mencatat nomor definitif dan kode buku, kemudian baru datang ke Kantor Arsip untuk membaca fisik arsipnya. c. Penataan dan Penemuan Kembali Naskah Dinas Penataan berkas dibuat sesuai dengan kode klasifikasi dan perincian yang ada didalamnya. Antara pokok masalah pertama, pokok masalah kedua dan pokok masalah ketiga dipisahkan dengan sekat. Di belakang sub-sub masalah ditempatkan folder menurut kebutuhan sesuai dengan kebutuhan sebagai tempat menyimpan lembar naskah dinas. Pada masing-masing tab sekat dan folder ditulis kode dan pada tab folder yang telah membentuk berkas dituliskan kode dan titel naskah dinas. Penataan kartu kendali pertama disusun berdasarkan pengelompokkan kode dan berfungsi sebagai sarana penemuan kembali arsip berdasar masalah. Sedang kartu kendali kedua berdasarkan pengelompokkan instansi dan tanggal dan berfungsi sebagai sarana penemuan kembali arsip berdasarakan asal surat dan tanggal surat. Kartu kendali ketiga ditata berdasarkan pengelompokkan kode dan berfungsi sebagai pengganti naskah dinas. Untuk penemuan suatu arsip yang diketahui masalahnya dapat ditelusuri melalui kartu kendali pertama sehingga diketahui kode dan lokasi arsip yang diminta. Sedang untuk

5


permintaan arsip yang diketahui tanggal dan nomor surat serta asal surat dapat ditelusuri melalui kartu kendali kedua. Sedangkan untuk menemukan arsip yang sudah memberkas dapat ditelusuri melalui kode klasifikasi dan kartu titel atau daftar titel. Dari kartu titel ini dapat diketahui lokasi dan tepat penyimpanannya. d. Pengelolaan Arsip Inaktif Arsip statis yang dikirim oleh suatu lembaga ke Arsip Nasional Daerah di Arsip Nasional Daerah menjadi arsip inaktif sebelum akhirnya diadakan penilaian untuk menjadi arsip statis permanen. Untuk selanjutnya arsip dari berbagai instansi di Kantor Arsip l Daerah disebut arsip inaktif. Arsip inaktif mengandung pengertian sebagai arsip yang frekuensi kegunaannya sudah menurun. Arsip ini tidak lagi menjadi berkas kerja di ruang kerja, tetapi tidak bisa dimusnahkan begitu saja. Sampai saat ini arsip inaktif di berbagai instansi belum mendapatkan penanganan secara serius. Sebagai Pusat penyimpanan arsip inaktif di Pemerintah Daerah Propinsi DIY, dalam menangani arsip inaktif menggunakan prosedur tertentu untuk penanganannya. Sebelum pelaksanaan penanganan arsip inaktif, ada beberapa hal yang perlu diketahui berkaitan dengan penanganan arsip tersebut, yaitu: 1) Asas asal usul Dalam pengertian ini adalah bahwa suatu arsip tidak dapat dilepaskan dari sumber asalnya, yaitu pencipta arsip. Untuk itu terhadap arsip yang kesasar atau ditemukan di tempat lain harus dikembalikan ke asalnya. Demikian pula jika organisasi di lingkungan suatu instansi dihapus atau dipindah ke instansi lain, maka arsip-arsip yang tercipta sebelum organisasi tersebut pindah harus tetap menjadi satu dan menjadi tanggung jawab instansi lama. 2) Asas aturan asli Dalam menangani arsip inaktif sedapat mungkin aturan atau sistem yang digunakan oleh arsip tersebut sewaktu masih aktif tetap harus dipertahankan. Hal ini berlaku selama aturan asli beserta perangkatnya dapat ditemukan kembali. Namun untuk arsip yang dalam keadaan kacau tidak berlaku. 3) Dalam menangani arsip inaktif bukan berarti mendaftar setiap lembar arsip. Dalam hal ini yang dilakukan adalah mendaftar setiap berkas arsip. Jika ada arsip yang dalam keadaan lepas, maka perlu diberkaskan terlebih dahulu, kecuali untuk arsip yang memiliki nilai guna yang sangat

6

tinggi, satu lembar dapat diberkaskan menjadi satu berkas arsip. Tahap-tahap penanganan arsip inaktif yang biasanya berupa arsip tidak teratur meliputi beberapa kegiatan, yaitu: 1) Survey Arsip Yaitu langkah penjajagan untuk memperoleh data menyeluruh dari suatu arsip inaktif yang dikirim dari suatu instansi atau perorangan. Data-data yang diperlukan adalah: 1). Lokasi penyimpanan arsip 2). Asal arsip 3). Kondisi fisik arsip 4). Jenis fisik arsip 5). Kuantitas arsip 6). Kurun waktu 7). Jalan masuknya 8). Sistem penataannya Data-data ini kemudian dituangkan ke dalam formulir survey arsip untuk kepentingan penanganan selanjutnya. 2) Pembuatan Daftar Ikhtisar Arsip Setelah data-data mengenai arsip terkumpul, kemudian dibuat rekapnya, lalu dituangkan ke dalam Daftar Ikhtisar Arsip. Dari daftar ini dapat dibuat suatu perencanaan mengenai penanganan arsip inaktif, baik yang menyangkut prioritas penanganan, waktu, tenaga, biaya maupun peralatan yang diperlukan. 3) Fumigasi Arsip-arsip yang telah dibuatkan Daftar Ikhtisarnya dibersihkan dari debu dan segala unsur yang dapat merusak bentuk fisik arsip kemudian difumigasi, yaitu pemberian zat kimia untuk menghindari serangga, jamur, bakteri maupun binatang pengerat sehingga arsip dapat lebih tahan lama. 4) Pemilahan Arsip Arsip yang datang dari instansi lain tidak semua merupakan arsip bagi Kantor Arsip Daerah, sehingga perlu adanya pemilahan berkas-berkas arsip dan non arsip. Dalam pemilahan ini juga dilakukan pembersihan arsip dari hal-hal yang dapat merusak arsip seperti bahan-bahan dari logam sebagai sarana penyimpan arsip maupun paper clips. Bila memerlukan penjepit untuk menjaga kesatuan berkas, dapat diganti dengan paper clips yang terbuat dari plastik. Untuk itu diperlukan kejelian dan kecermatan petugas arsip untuk memilahkan arsip dan non arsip agar kesalahan pemilahan dapat dihindarkan.


5) Pemusnahan Non Arsip Berkas yang merupakan non arsip dimusnahkan dengan cara pembakaran dan pencacahan dengan mesin pencacah untuk menghindari informasi yang ada pada berkas arsip diketahui atau ditemukan oleh pihak yang tidak berkepentingan. Untuk berkas yang dicacah dapat diolah kembali menjadi bahan kertas. Dalam pemusnahan berkas non arsip ini juga digunakan Berita Acara Pemusnahan Arsip sebagai bahan pertanggungjawaban kepada instansi terkait dan pimpinan. 6) Untuk berkas yang merupakan arsip dan merupakan lembar lepas dibuatkan berkas dan disatukan dengan arsip yang sudah merupakan berkas untuk kemudian dikelompokkan dalam bentuk Seri, Rubrik dan Dossier. Seri adalah berkas arsip yang disusun berdasarkan kesamaan jenis, Rubrik adalah berkas arsip yang disusun berdasarkan kesamaan masalah dan Dossier adalah berkas arsip yang disusun berdasarkan atas kesamaan urusan atau kegiatan. 7) Pemerian Arsip Yaitu kegiatan pencatatan berdasarkan ciriciri arkivistik dari suatu arsip. Kegiatan ini juga sering disebut dengan deskripsi arsip. Unsur-unsur yang dicatat dalam kartu pemerian ini antara lain: a) Isi berkas secara singkat b) Kurun Waktu c) Pokok masalah d) Unit Pencipta arsip e) Tingkat perkembangan arsip f) Jumlah g) Identitas pelaksana h) Catatan khusus 8) Membungkus Arsip Arsip-arsip yang telah dibuat kartu pemeriannya, kemudian dibungkus dengan menggunakan kertas samsom, kertas kising ataupun kertas pengganti lainnya untuk menjaga keutuhan fisik arsip. Bila

9)

10)

11)

12)

dibungkus, maka kalau ada peminjaman arsip tidak secara langsung arsip tersentuh dalam pencariannya sehingga akan terlindung. Penyimpanan dalam boks Arsip yang sudah dibungkus disimpan dalam boks-boks arsip berlubang untuk sirkulasi udara agar tidak lembab. Sebelum arsip disimpan dalam boks dilakukan pertukaran kartu. Dalam kegiatan ini terjadi penggabungan beberapa kartu yang isinya terkait mejadi satu berkas. Bila terjadi penggabungan yang demikian, maka berkasnya pun harus digabungkan. Kartukartu tersebut disusun secara kronologis dalam masing-masing berkas dan selanjutnya dibuatkan nomor definitif untuk menggantikan nomor sementara. Untuk selanjutnya nomor sementara dicoret tetapi masih bisa dibaca. Nomor ini juga dicantumkan dalam pembungkus arsipnya. Penataan Kartu Pemerian Kegiatan ini adalah semacam membuat pola klasifikasi dalam menyusun kartu pemerian. Penyusunan ini didasarkan pada pokokpokok permasalahan yang terkandung dalam khasanah arsip suatu instansi, dapat pula berdasarkan struktur organisasinya. Penyusunan Daftar Pertelaan Penyusunan daftar pertelaan arsip didasarkan atas kartu pemerian arsip. Dari kartu didasarkan atas kartu pemerian arsip. Dari kartu pemerian tersebut data-data yang ada dituangkan dalam Daftar Pertelaan Arsip. Daftar Pertelaan ini berguna untuk penyerahan arsip inaktif, pemusnahan arsip dan pengendalian fisik arsip. Pemindahan Arsip Inaktif Arsip yang sudah dimasukkan ke dalam boks dan dibuatkan Daftar Pertelaannya kemudian disimpan ke dalam rak-rak arsip dan almari arsip. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada bagan berikut ini:

7

BAGAN VIII PROSEDUR PENANGANAN ARSIP IN – AKTIF TIDAK TERATUR PADA INTANSI PEMERINTAHANAN DAERAH PROPINSI DIY

IDI DATA A. ASAL ARSIP B. SISTEM KEARSIPAN C. VOLUME DAN KONDISI FISIK ARSIP

ARSIP IN – AKTIF TIDAK TERATUR

SURVAI ARSIP

DAFTAR IKHTISAR ARSIP

FUMIGAS

PEMILIHAN ARSIP

NON ARSIP

PEMILIHAN ARSIP

BERKAS

LEMBAR LEPAS

PEMUSNAHAN NON ARSIP ( Berita Acara Pemusnahan oleh Kepala Instansi)

PEMBER KASAN

DOSSIER

SERIE

RUBRIK

PEMERIAN ARSIP

MEMBUNG KUS ARSIP

PENATAAN KARTU PEMERIAN

PENYIMPANAN DALAM BOKS DAN RAK

PENYUSUNAN DAFTAR PERTELAAN ARSIP

PEMINDAHAN ARSIP IN – AKTIF KAD


e. Faktor-faktor Yang menentukan keberhasilan Pengelolaan Arsip di Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta 1. Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan data yang diperoleh hasil penelitian dapat diketahui bahwa semua pegawai telah menggunakan sistem tertentu dalam penyimpanan arsip. Pegawai yang menggunakan sistem nomor sebanyak 5, yaitu pada bagian Tata Usaha, yang menggunakan sistem tanggal sebanyak 7, juga pada bagian Tata Usaha dan yang

8

menggunakan sistem gabungan pokok soal dengan wilayah sebanyak 42 pegawai, pada bagian pengurusan arsip inaktif. Dengan digunakannya sistem tersebut, pengelolaan arsip dapat berjalan lancar. Hal ini dapat diketahui dari 51 pegawai yang menyatakan lancar dan 3 responden menyatakan tidak lancar. Sebagian pegawai juga menyatakan bahwa sistem tersebut lebih menghemat waktu penemuan kembali suatu arsip. Dilihat dari segi kemudahan penemuan kembali sesuatu arsip, para pegawai


menyatakan bahwa dengan peralatan tersebut mudah penemuan kembali suatu arsip. 2. Fasilitas Kearsipan Dalam pengelolaan arsip diperlukan adanya fasilitas guna menunjang pelaksanaan tugas kearsipan. Fasilitas di sini berupa peralatan yang digunakan untuk penanganan dan penyimpanan arsip. Adapun peralatan yang digunakan antara lain: a. Alamat Arsip b. Rak Arsip c. Kotak Kartu Arsip d. Komputer e. Kartu Kendali f. Kota Kartu Kendali g. Folder h. Rak Gantung i. Filling Cabinet j. Roll o Pack Dalam hal biaya, sebagian besar menyatakan bahwa sistem yang telah digunakan lebih menghemat biaya dan sebagaian juga menyatakan tidak menghemat ruangan.

No 1 2 3 4 5 6

Tabel 1. Tingkat Pendidikan Pegawai Tingkat Pendidikan Jumlah Sarjana S2 2 Sarjana S1 21 Diploma 1 SLTA 36 SLTP 2 SD 3 Jumlah 65

Mengenai masa kerja responden diperoleh data sebagai berikut: Masa kerja kurang dari 4 tahun sebanyak 41 pegawai, 5

No 1 2 3

Dari beberapa pegawai menyatakan bahwa peralatan kearsipan yang tersedia tersebut belum memadai, sedang kecil pegawai menyatakan sudah memadai. Yang menyatakan memadai adalah bagian pengelola arsip aktif dan yang menyatakan belum memadai responden bagian pengelola arsip inaktif. Dari hasil wawancara dan observasi juga diperoleh hasil bahwa fasilitas yang tersedia belum memadai, seperti jumlah rak arsip yang masih kurang apabila semua arsip masuk sudah ditangani semuanya dan ruangan kerja yang masih menjadi satu dengan ruang penyimpanan arsip. 3. Petugas Kearsipan Dari Penelitian yang telah dilakukan diperoleh data mengenai tingkat pendidikan responden di Kantor Arsip Daerah sebagai berikut: Sarjana sebanyak 22 pegawai, Diploma 1 pegawa, SLTA 36 pegawai dan SLTP 2 pegawai dan SD ada 2 pegawai. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut:

sampai 10 tahun 9 pegawai dan lebih dari 10 tahun 4 pegawai. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 2. Masa Kerja Pegawai Masa Kerja (th) Frekuensi <5 41 5 sampai 10 9 > 10 4 Jumlah 54

Semua pegawai telah mengikuti pelatihan/kursus/pendidikan baik formal maupun non formal. Semua responden juga menyatakan masih perlu adanya pelatihan/kursus/pendidikan mengenai kearsipan untuk menambah kemampuan pegawai dalam menangani arsip karena bidang kearsipan senantiasa berkembang sesuai dengan perkembangan ilmu dan teknologi. Dengan adanya pelatihan/kursus/pendidikan mengenai kearsipan pegawai dapat mengetahui

perkembangan yang terjadi di bidang kearsipan. Dilihat dari segi waktu penemuan kembali suatu arsip, sebanyak 9 pegawai menyatakan dapat menemukan kurang dari 1 menit. Ini terjadi di bagian pengelolaan arsip dinamis, karena arsip pada bagian ini relatif sedikit. 17 pegawai menyatakan anatara 1 sampai 3 menit dan 28 pegawai menyatakan lebih dari 3 menit. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut:

9


No 1 2 3

Tabel 3. Waktu Penemuan Arsip Waktu Penemuan Frekuensi < 1 menit 15 1 sampai 3 menit 22 > 3 menit 28 Jumlah 65

Untuk menambah pengetahuan pegawai mengenai kearsipan, setiap waktu diadakan Simulasi Kearsipan untuk semua pegawai. 4. Lingkungan Kerja Dari beberapa pegawai diperoleh data mengenai lingkungan kerja sebagai berikut : Untuk kebersihan ruangan sebagaian menyatakan selalu bersih karena ruangan yang digunakan merupakan ruangan kerja dan sebagian lagi menyatakan tidak bersih karena ruangannya adalah ruangan penanganan berkas-berkas arsip inaktif yang masih perlu penyotiran. Untuk suasana kerja, beberapa pegawai merasa terganggu dengan kebisingan yang terjadi di jalan raya dan dan yang lain menyatakan tidak terganggu. Sebagian pegawai menyatakan merasa betah dengan lingkungan kerja yang ada sangat ini. Dari hasil wawancara dan observasi diperoleh data bahwa hampir semua pegawai merasa terganggu dengan lingkungan kerja saat ini. Di samping letak gedung yang di jalur lalu lintas ramai, letak gedung yang dekat dengan perkampungan penduduk juga menganggu. Suasana kerja yang menyenangkan juga didukung oleh penggunaan musik teman kerja yang tenang. Dengan adanya musik teman kerja, pegawai lebih bergairah dalam bekerja. Penggunaan AC ruangan baru pada ruang Pimpinan dan ruang komputer. Padahal keberadaan AC sangat penting bagi ruang penyimpanan arsip untuk menjaga keawetan arsip karena suhu ruangan dapat terkontrol. Cahaya untuk semua ruangan menggunakan cahaya dari lampu listrik dan matahari melalui jendela. Pencahayaan cukup baik untuk pelaksanaan kerja kearsipan. f. Pemeliharaan Arsip Dalam pemeliharaan arsip, dilakukan beberapa cara untuk menjaga keamanan arsip. Adapun cara yang digunakan adalah sebagaimana telah disebutkan dalam uraian Pengelolaan Arsip inaktif di depan, yaitu dengan: a) Membersihkan arsip dari debu, serangga, rayap, jamur dan binatang pengengat lainnya.

10

b) Memberikan kamper pada tempat penyimpanan arsip agar tidak dimakan rayap. c) Melakukan fumigasi terhadap arsip, sehingga tidak didatangi binatang pengengat. d) Pemberian lubang udara pada kotak penyimpanan arsip untuk menjaga kelembaban udara, sehingga arsip tidak mudah rusak. e) Melapisi atau melaminasi arsip yang hampir rusak. f) Namun demikian untuk penyimpanan arsip belum ada ruang khusus penyimpanan, tetapi masih menjadi satu dengan ruang kerja pegawai. g. Efisiensi Kearsipan Ada beberapa cara untuk mengukur efisiensi penggunaan sistem kearsipan yang digunakan, yaitu: a) Dengan menghitung waktu penemuan kembali sesuatu arsip yang diperlukan. Dalam penemuan kembali sesuatu arsip frekuensi tertinggi adalah >3 menit, ini berarti bahwa dalam menemukan sesuatu arsip diperlukan waktu >3 menit. Untuk menilai efisiensi penemuan kembali sesuatu arsip harus lebih dari 1 menit. Berarti pengelolaan arsip di Kantor Arsip Daerah ditinjau dari waktu penemuan kembali sesuatu arsip yang diperlukan belum efisien. b) Dengan menghitung angka kecermatan, yaitu perbandingan antara jumlah arsip yang tidak diketemukan dengan jumlah arsip yang dapat diketemukan. Angka kecermatan yang baik tidak lebih dari 3%. Meskipun tidak pernah dilakukan pencatatan terhadap semua arsip yang dipinjam, namun dari semua responden menyatakan bahwa untuk setiap peminjaman arsip selalu dapat diketemukan. Ini berarti bahwa dilihat dari angkatan kecermatannya, pengelolaan arsip sudah berjalan baik. h. Penyusutan Arsip Untuk menghindari menumpuknya arsip perlu diadakan penyusutan terhadap arsip yang tersimpan agar pengelolaan dapat berjalan efisien. Sebelum diadakan penyusutan terhadap


arsip perlu diadakan penilian. Penilian dimaksudkan untuk menggolong–golongkan arsip ke dalam golongan tertentu, sehingga arsip yang disusut adalah benar–benar arsip yang sudah tidak bernilai lagi. Untuk menilai arsip dapat dilakukan dengan cara: a) Menghitung angka pemakaian arsip dengan jumlah arsip yang disimpan. Jika angka pemakaiannya antara 5 sampai 20% berarti arsip tersebut masih bernilai guna. Namun mengingat peminjaman arsip tidak tercatat semuanya dan jumlah arsip yang disimpan hanya diketahui jumlahnya dalam m1 (meter lari), maka angka pemakaiannya tidak dihitung dengan pasti. b) Menilai suatu arsip berdasarkan atas kegunaannya bagi suatu persoalan, misalnya saja untuk arsip yang bernilai sejarah akan memiliki nilai permanen dan arsip yang bernilai hukum nilainya tergantung dari jangka berlakunya. Arsip yang telah dinilai disusut dengan cara pembakaran dan pencacahan. V.

PENUTUP

A. Kesimpulan Dari hasil penelitian yang telah diuraikan dapat disimpulkan bahwa: 1. Secara umum pengelolaan arsip di Kantor Arsip Nasional Daerah sudah berjalan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari data yang diperoleh dalam penanganan arsip, baik arsip aktif milik Kantor Arsip Daerah sendiri maupun arsip inaktif milik Pemerintahan Daerah Propinsi DIY. Prosedur kerja sudah melalui tahap–tahap yang teratur dari penciptaan naskah atau penerimaan sampai pengiriman ataupun penyimpanannya. Peminjaman arsip selalu dapat diketemukan, namun demikian angka kecermatan tidak dapat diketahui karena adanya peminjaman arsip melalui telepon dan tetap dilayani. 2. Dilihat dari faktor–faktor yang mempengaruhi keberhasilan pengelolaan, dapat dikatakan baik mengingat keterbatasan sarana dan prasarana yang tersedia, jumlah pegawai yang masih kurang, serta lingkungan kerja yang kurang mendukung. Hal ini desebabkan oleh kemauan kerja pegawai yang tinggi dalam melaksanakaan tugasnya sehingga tugas– tugas dapat dilaksanakan dengan keterbatasan yang ada. 3. Hambatan–hambatan yang timbul bukan berarti pengelolaan arsip tidak berjalan dengan baik, tetapi lebih disebabkan oleh keberadaan Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakaarta masih baru

dalam tahap perkembangan dan penyempurnaan sehingga masih banyak keterbatasan–keterbatasan, baik dari segi fasilitas dan pegawainya. B. Saran Dari hasil penelitian yang telah disimpulkan pada bagian sebelumnya, penelitian dapat memberikan saran–saran sebagai berikut: 1. Penggunaan fasilitas kearsipan senantiasa disesuaikan dengan perkembangan di bidang kearsipan serta teknologi, agar pengelolaan arsip tetap dapat berjalan lancar. 2. Mengingat kondisi ruangan yang sempit, untuk lebih menghemat tempat, penyimpanan arsip sebaiknya menggunakan mikro film karena untuk perluasan letaknya yang berhimpitan dengan gedung lain tidak memungkinkan. 3. Ruang penyimpanan arsip sebaiknya tidak disatukan dengan ruangan kerja untuk menjaga keselamatan arsip, serta ruang penyimpanan arsip sebaiknya tertutup untuk menghindari bahaya kebakaran. 4. Ruang kerja pengelola sebaiknya menggunakan ruangan yang lebih luas agar pelaksanaan kerja pegawainya lebih nyaman, tidak berhimpitan antara pegawai yang satu dengan yang lain. Daftar Pustaka Suharsimi Arikunto. 1993. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktis. Jakarta: Rineka Cipta. Sumadi Suryabrata. 1985. Metodelogi Penelitian. Jakarta: CV Rajawali. The Liang Gie. 1992. Adminstrasi Perkantoran Modern. Yogyakart : Liberty ____________. 1981. Efisiensi Kerja Bagi Pembangunan Negara. Suatu bungan Rampai bacaan. Yogyakarta: Gajah Mada University Press. Undang – undang Pokok Kearsipan Nomor 7 tahun 1971. Wijaya, A.W. 1986. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta CV Rajawali. Wursanto. 1994. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius. Zulkifli Amsyah. 1991. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. _____________ 2008. Profil Kantor Arsip Daerah Propinsi DIY.Yogyakarta: ______

11

STUDI EKSPLORATIP PENGELOLAAN KEARSIPAN DI KANTOR ARSIP DAERAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Recommend Documents