Stručný popis systému Terminus SPS

Stručný popis systému Terminus SPS

1

TERMINUS, s.r.o. Pod Hájem 324 267 01 Králův Dvůr Česká Republika tel/fax +420-311-636 921 email: [email protected] http://www.terminus.cz


Terminus s.r.o. Pod Hájem 324, Králův Dvůr PSČ 26701 tel: 0311/636921


2

1 Obsah Stručný popis systému Terminus SPS 1 1 Obsah 2 2 Co je SPS - Spisová Služba? 3 2.1 SPS 3 2.2 Filozofie 5 2.3 Implementace 5 2.4 Technologie 5 2.5 Pozadí 6 3 Popis hlavních vlastností systému SPS 7 3.1 Technologie 7 3.2 Základní evidence 7 3.3 Pomocné evidence organizace 8 3.3.1 CKDP Centrální Kniha Došlých Podání 9 3.3.2 CKVP Centrální Kniha Vypravené Pošty 9 3.4 Pomocné evidence složky organizace 9 3.4.1 KDP Kniha Došlé Pošty 10 3.4.2 KN Kniha Nahlédací 10 3.4.3 KK Kniha Korespondence 10 3.5 Spisy respektive Rejstříky 11 3.6 Písemnost 12 3.7 Přidělování čísel jednacích spisů, čísel jednacích písemností a čísel došlého podání. 13 3.8 Použití čísel jednacích, čísel podání a pomocných knih 14 3.8.1 Písemnost došlá zvenčí 14 3.8.2 Písemnost vzniklá na MSp 14 3.8.3 Spis 15 3.9 Historie 15 3.10 Zobrazování seznamů a řezů 15 3.11 Spolupráce s MS Outlook 15 3.12 Podpora digitálního oběhu písemností, elektronické dokumenty, spolupráce s MS Word 16 3.13 Hledání, lustrace 16 3.14 Statistiky a tiskové sestavy 16 3.15 Uživatel a jeho kategorie a práva 17



3

2 Co je SPS - Spisová Služba? 2.1 SPS Spisová služba SPS je systém řízení a kontroly pohybu dokumentů pro státní instituce. Podporuje stávající zvyklosti vedení papírových evidencí státních institucí a integruje je do moderního workflow a dokument management systému umožňujícího papírové evidence plně nahradit. Základním úkolem, který SPS řeší, je nutnost centralizovat správu vedených evidencí a umožnit okamžitý přehled oprávněným osobám o stavu kterékoli věci vedené některým odborem či složkou. Informace zpřístupňuje pomocí libovolného počítače připojeného do interní sítě organizace, ale umožňuje i bezpečný přístup pomocí internetu. SPS je modifikovatelný zcela otevřený systém. Plně integruje již existující digitální evidence a rozšiřuje jejich informační možnosti uživatelským rozhraním pro tvorbu statistických výstupů. Zároveň SPS zavádí evidenci všech příchozích písemností do organizace. Umožňuje přístup k číselné řadě čísel podacích i kterékoli složce organizace. Tím eviduje jakoukoli písemnost příchozí zvenčí včetně faxů či emailů obdržených nikoli pouze podatelnou, ale i přijatých přímo kteroukoli složkou. SPS umožňuje k písemnostem připojovat jejich konkrétní elektronické obrazy v libovolném formátu. Všechny oprávněné osoby tak mají přehled o průběhu projednávání daného případu bez ohledu na momentální výskyt papírového originálu.



4

SPS podporuje tvorbu dokumentů MS Word dle zadaných šablon. Umožňuje členění šablon podle typu složky a typu evidence. Tím podporuje jednotnou grafickou podobu komunikace s okolím. Obsahuje nástroje pro tvorbu šablon uživatelem. SPS obsahuje sdílený i uživatelský, respektive složkový adresář kontaktů. Každá jeho aktualizace je okamžitě sdílena všemi pracovníky organizace. SPS je koncipována jako otevřená struktura umožňující jednoduché rozšiřování dalšími typy detailů evidencí (pro spisy i písemnosti) bez narušení stávajících oběhových pravidel. SPS autorizuje přístup jednotlivých pracovníků organizace k evidencím a umožňuje zpětně sledovat všechny manipulace se všemi evidenčními jednotkami. Tím podporuje přehled o rozpracování jednotlivých věcí v rámci organizace,její složky či dokonce jednotlivého pracovníka. SPS obsahuje řadu statistik k jednotlivým evidencím (ukončené a nedokončené případy daného referenta, stav vyřízení spisů složkou, nápad nových věcí v období ….) a nástroje pro tvorbu vlastních přehledů podle rozličných kriterií – ke každému přehledu, seznamu či statistice zobrazovanému SPS lze získat výtisk jak přímo seznamu, tak pouze počtu záznamů. Dává tak jedinečné nástroje pro okamžitý přehled stavu agendy pracovníka, složky i celé organizace.



5

2.2 Filozofie Uvědomujeme si, že nelze zaběhnuté organizaci s letitou praxí v řešení svých úkolů zvenčí vnutit jiný, nový systém vedení evidencí. Proto vždy vycházíme z podrobné analýzy práce se stávajícími evidencemi. Naším úkolem je nabídnout své zkušenosti s řešením obdobných problémů jinde a společně vytvořit systém uživatelsky příjemný, nenásilně integrující stávající postupy a usnadňující práci. SPS je zakázkovým systémem přinášejícím k zavedené praxi všechny výhody plynoucí z nasazení moderní počítačové technologie. 2.3 Implementace Implementace systému SPS probíhá v několika fázích 1. 2. 3. 4. 5.

Analýza stávajících evidencí a postupů, tvorba zadání. Tvorba pilotní verze aplikace SPS Nasazení pilotní verze aplikace do Ověřovacího provozu Zapracování poznatků Ověřovacího provozu Nasazení konečné verze aplikace a přechod k Rutinnímu provozu

Systém spisové služby je vždy implementován na základě podrobné analýzy stávajících evidencí, postupů a trendů dané organizace a jejích složek a tak je co nejlépe přizpůsoben danému klientovi. Analýzou vzniká závazný dokument detailně popisující budoucí aplikaci, konverzi a začlenění dat ze stávajících evidencí do struktury SPS, speciální druhy evidencí a statistiky standardně k nim poskytované, standardní oběhy daných evidenčních jednotek, strukturu skupin uživatelů a jejich práv atd… Tento dokument je podkladem pro pilotní verzi aplikace. Pilotní verze aplikace je nasazována postupně nejprve na omezeném počtu složek organizace do tzv. Ověřovacího provozu. Jeho smyslem je nalezení a náprava chyb a uzpůsobení systému konkrétním připomínkám uživatelů. Po ukončení Ověřovacího provozu na pilotní verze jsou zapracovány poznatky z Ověřovacího provozu a je vytvořena konečná verze aplikace pro rutinní provoz. 2.4 Technologie Systém Terminus SPS je napsán jako klient server aplikace využívající, jak na straně serveru, tak klienta prostředí MS Windows. Je vyvíjen prostředky Borland Delphi 5.0, využívá technologie MIDAS. Na straně serveru je využíván MS SQL server. Architektura aplikace umožňuje i



6

přechod k ActiveX komponentě pro webový prohlížeč a přístup i skrze Internet. 2.5 Pozadí SPS vznikla jako produkt týmu autorů na základě zkušeností s tradičními účetně orientovanými IT systémy Terminus TFINUS, systémem evidence rejstříků notářských kanceláří Terminus NOTARIUS, systémy logistiky dopravních společností a zejména na základě analýzy a implementace systému Terminus SPS MSP - Spisové služby Ministerstva Spravedlnosti ČR.



7

3 Popis hlavních vlastností systému SPS SPS je svým určením zakázkový na míru šitý nástroj vytvářený dle potřeb a zvyklostí konkrétní organizace. Je vlastně spíše jakousi stavebnicí, ze které teprve na základě podrobné analýzy v dané organizaci používaných evidencí vzniká konkrétní aplikace. Popis SPS omezíme tedy na nejzákladnější rysy použité při tvorbě aplikace pro MSp ČR. 3.1 Technologie Na MSp je konkrétní konfigurace NT server 4.0 a MS SQL server 7.0. Na straně klientské pak EXE aplikace provozovaná pod operačními systémy MS Windows 95,98,NT,2000. 3.2 Základní evidence SPS přejímá stávající způsob obvyklý na většině státních institucí postavený na dvoustupňové evidenci písemností a spisů. Písemností je zde míněn libovolný dokument (sdělení, dopis, vyjádření, informace, ale i fax či email ). Spis je poté soubor písemností opatřených jedním číslem jednacím a vyřizující jeden specifický případ, věc. Neboli spis jsou desky obsahující všechny papíry k dané věci. Spisy jsou řazeny do rejstříků a opatřovány čísly jednacími. Zařazení spisu do rejstříku probíhá už při jeho založení podle podobnosti projednávaných případů (věcí). Rejstřík je tedy seznam spisů projednávajících určený typ věci opatřený číselnou řadou např. vyřizujících žádosti o informace.



8

3.3 Pomocné evidence organizace Kromě těchto základních evidencí SPS zavádí obvyklé evidence příjmové a odesílací strany pro celou organizaci dohromady a pro jednotlivé její složky. Na úrovni organizace se jedná o Centrální Knihu Došlých Podání CKDP a Centrální Knihu Vypravené Pošty.



9

3.3.1 CKDP Centrální Kniha Došlých Podání Jde o evidenci na úrovni seznamu písemností příchozích do organizace zvenčí. S touto evidencí primárně pracuje Podatelna (= složka či odbor organizace přijímající poštu ), ale přístup k ní mají všechny složky, mohou do ní tedy zavádět i podání, která obdrželi přímo např. pomocí faxu či emailu. Každý záznam z CKDP obdrží číslo podání Čp. Takto zavedená písemnost se vydává na samostatnou cestu organizací a lze přidělovat jednotlivým uživatelům v rámci složky nebo odeslat jiné složce. Její samostatná cesta končí zařazením do spisu. 3.3.2 CKVP Centrální Kniha Vypravené Pošty Jedná se o seznam písemností odesílaných prostřednictvím Výpravny (= složka či odbor organizace odesílající poštu). Každá písemnost obdrží číslo výpravny. Organizace tedy komunikuje s okolními subjekty průhledným a dohledatelným způsobem. Všechny písemnosti jsou evidovány. 3.4 Pomocné evidence složky organizace Složka organizace je její samostatné oddělení s vlastním příjmem a odesíláním pošty s tím, že strana příjmová je zejména od Podatelny, tedy většina pošty zvenku přichází na složku již označena číslem podacím a doprovázena svou digitální podobou v SPS Obdobným způsobem jako na úrovni organizace, má i složka k dispozici Knihu Došlé Pošty KDP a Knihu Korespondence KK. Protože složka komunikuje i s ostatními složkami a jim může i zapůjčovat a naopak od nich dostávat spisy k posouzení či Terminus s.r.o. Pod Hájem 324, Králův Dvůr PSČ 26701 tel: 0311/636921


10

schválení, má každá složka svou Knihu Nahlédací KN = seznam cizích spisů.

3.4.1 KDP Kniha Došlé Pošty Každá písemnost dorazivší na složku je evidována v KDP. Záznam v KDP vzniká automaticky při odesílání na jiné složce nebo na Podatelně a nebo ručně zadáním písemnosti, kterou obdržela složka přímo. Takováto písemnost obdrží zároveň číslo podací Čp. a je zanesena i do CKDP. V rámci KDP lze písemnosti přidělovat jednotlivým uživatelům tj. např. vedoucímu složky k určení, jak bude písemnost zpracována. Životní cyklus záznamu v KDP je ukončen buď odesláním písemnosti na jinou složku nebo zařazením do nějakého spisu. Při zařazení písemnosti do spisu je písemnost označena číslem jednacím. 3.4.2 KN Kniha Nahlédací Spisy cizích složek zapůjčené danému odboru (složce) se evidují v KN. Zde se sleduje případně určená lhůta spisu a jeho přidělení konkrétnímu referentovi v rámci složky. Záznam vzniká automaticky při odesílání na domovské složce spisu. Život záznamu v KN končí jeho odesláním na jinou složku. 3.4.3 KK Kniha Korespondence Smyslem Knihy Korespondence je poskytovat přehled o odchozí poště odboru. Do KK se automaticky zaznamenává každé odeslání písemnosti či



11

spisu provedené na dané složce. Druhou důležitou vlastností KK je dvoustupňovost odesílání. Při odesílání písemnosti či spisu obvykle referent dané složky pouze určí písemnost či spis k odeslání a předá jej sekretariátu složky, kde pracovník k tomu určený teprve překontroluje všechny náležitosti a poté hromadně provede předání pošty Výpravně a ostatním složkám. Záznam v KK je tedy nejprve pouze ve stavu K odeslání a teprve pracovník sekretariátu jej odešle nebo naopak vrátí referentovi v případě nějaké nesrovnalosti. Dvoustupňové odesílání podporuje stávající oběh papírové podoby evidencí a udržování souladu mezi digitálním a fyzickým oběhem. 3.5 Spisy respektive Rejstříky U rejstříků SPS rozlišuje mezi tzv. Obecným a Speciálním rejstříkem. Obecný rejstřík - rozumí se jím rejstřík orientovaný výhradně na evidenci oběhu, stavu rozpracovanosti, přidělení referentovi etc. spisů a písemností v něm obsažených. U obecného rejstříku se neevidují údaje konkrétně související s věcným postupem vyřizování případu evidence. Obecný rejstřík nemá charakter úzce specializovaného okruhu případů a neobsahuje položky specializované na tento okruh případů. Typová shodnost případů v něm evidovaných je zde vlastností výběru případů do něj zařazovaných, nikoli vlastností charakteru kolonek a záložek evidence. Speciální rejstřík - rejstřík, u jehož spisů se evidují položky detailně popisující věcné souvislosti evidovaného případu. Rejstřík, na který navazují statistické výstupy orientované na stavy položek evidence nesouvisejících s oběhem spisu, ale s věcnou povahou projednávaného případu. Do takovéhoto rejstříku se zařazuje úzce specializovaný okruh případů daný charakterem evidence = strukturou položek evidence. Je nadstavbou obecného rejstříku. Laicky řečeno vždy platí, že všechny spisy daného rejstříku mají vždy shodnou strukturu použitelných kolonek. Všechny spisy mají základní záložky a kolonky Obecného rejstříku. U Speciálního rejstříku je k těmto základním záložkám přidána další podle typu rejstříku. Tato záložka je tzv. Detail speciálního rejstříku a obsahuje kolonky význačné pro daný typ rejstříku. Např. u Poskytovaných informací může jít třeba o položku Účtovaná úhrada za poskytnutí informace. SPS tedy poskytuje několik typů rejstříků. Každý typ je úzce spojen s nějakou projednávanou agendou a je ušit jí na míru. V případě MSP se jedná např. o detailové záložky pro evidenci milostí, stížností pro porušení zákona, sporů o podání informace, zástupčí činnosti, odškodňování atd. Stejný systém přídavných detailových záložek může být použit i pro písemnosti.



12

3.6 Písemnost Písemnost má dvě základní podoby detailového formuláře. Písemnost přijatá zvenčí a písemnost vytvořená v rámci nějakého spisu. Liší se pouze nepatrně v možnosti vyplňovat některé kolonky např. u písemnosti vytvořené organizací je položka typ zásilky nesmyslná. Terminus s.r.o. Pod Hájem 324, Králův Dvůr PSČ 26701 tel: 0311/636921


13

3.7 Přidělování čísel jednacích spisů, čísel jednacích písemností a čísel došlého podání. Záznamy ve všech rejstřících jsou číslovány průběžně v rámci jednoho kalendářního roku. Pro číslování záznamů se používá následující konstrukce čísla jednacího. xxxxxx/rrrr-oooo-eeee/ppp xxxxxx - pořadové číslo záznamu v knize v rámci jednoho roku rrrr - rok v plném tvaru (2000) oooo - ID odboru vedoucího danou knihu(TO – tiskový Odbor) eeee - ID rejstříku(INF - informace) ppp - pořadové číslo písemnosti v rámci spisu, skupina /ppp se užívá pouze při označování písemností Číslem jednacím. Písemnost je určena pořadovým číslem v rámci spisu a počtem listů uvedeným v detailu jejího záznamu. Žurnalizace se v aplikaci vyznačuje v detailu záznamu písemnosti vyplněním položek Žurnalizace od do. 3.8 Použití popsané konstrukce pro tvorbu čísla podání písemnosti došlé zvenčí: CKDP



14

Čp = číslo došlého podání = číslo záznamu z CKDP se užije např. následující označení 1/2000-MSP-CKDP. Jako odbor se zde používá MSP, protože Centrální kniha došlých podání je společná pro všechny odbory. 3.9 Použití čísel jednacích a čísel podání

3.9.1 Písemnost došlá zvenčí Pro identifikaci jednotlivých písemností se používá kombinace čísla podání a čísla jednacího. Písemnost došlá zvenčí je při zavedení do evidence opatřena číslem došlého podání např. 46/2000-MSP-CKDP. Toto číslo je všude zobrazováno jako identifikátor písemnosti. Při zařazení do KDP nějakého odboru při své cestě MSp se tedy stále zobrazuje jako 46/2000-MSP-CKDP až do chvíle, kdy je na některém z odborů zařazena do spisu. Tím je označena číslem jednacím např. 289/2000-TO-INF/2. Záznam v CKDP se uzamyká a je možné jej dále už jen prohlížet. Dále se písemnost na své cestě po MSp zobrazuje jako 289/2000-TO-INF/2. Číslo podací tím ovšem pochopitelně neztrácí. V detailu písemnosti je v kolonce Číslo podání nadále uvedeno 46/2000MSP-CKDP a v kolonce Čj. se uvede 289/2000-TO-INF/2. Akce s písemností prováděné se ovšem už píší do historie spisu, do kterého je zařazena, tedy spisu 289/2000-OOD-ABC. Pokud byla písemnost posléze přeřazena do jiného spisu nebo odeslána samostatně na jinou složku a tam zařazena i do dalšího spisu, objeví se takto získané další číslo jednací v kolonce Dále u detailu písemnosti. 3.9.2 Písemnost vzniklá na MSp Takováto písemnost je vždy vytvořena pouze v rámci nějakého spisu a jako taková tedy hned na počátku je zavedena do evidence pod svým číslem jednacím např. 289/2000-TO-INF/3. Tato písemnost se všude zobrazuje pod svým Čj. V detailu písemnosti je kolonka Číslo podání ponechána prázdná a v kolonce Čj. se uvádí její Čj. 289/2000-TO-INF /2. Pokud je při své cestě MSp písemnost zařazena i do dalších spisů, je takto získané další číslo jednací uvedeno v kolonce Dále u detailu písemnosti. Čísla pomocných knih, ve kterých je po cestě MSp evidována slouží pouze pro uvedení v záznamu historie.



15

3.9.3 Spis Spis je vždy při založení opatřen číslem jednacím daného rejstříku např. 289/2000-TO-INF. Pod tímto číslem je všude zobrazován ve všech pohledech. 3.10 Historie Jednou ze záložek spisu a písemnosti je Historie. Objevují se zde automaticky tvořené záznamy o nakládání se spisem či písemností od jeho (jejího) vytvoření. Zejména odesílání na jednotlivé složky a přidělování referentům. Historie dává úplný přehled o nakládání se spisem či písemností.

3.11 Zobrazování seznamů a řezů Ke každé knize či rejstříku je k dispozici speciální způsob zobrazení seznamu. Toto zobrazení je navrženo s ohledem na přehlednost a úplnost údajů v rejstříku obsažených. Seznam lze jednoduše ovlivňovat. Tj. seznam CKDP např. ukazuje na prvním místě Odesilatele písemnosti zatímco KDP už Věc apod. Kromě Seznamů celých evidencí je k dispozici řada jejich řezů např. Příjem, kde se zobrazuje výřez z KN a KDP pouze zcela nově napadlých záznamů.Nebo K Odeslání, kde je výřez dosud neodeslaných ani nevrácených spisů a písemností z KK. Základním řezem je K Vyřízení, který ukazuje uživateli všechny spisy a písemnosti momentálně mu přidělené. 3.12 Spolupráce s MS Outlook Aplikace pro podporu evidence schůzek, úkolů a termínů používá standardní plánovací nástroj MS Outlook. V každém okně je k dispozici odkaz na MS Outlook, který na požádání vytvoří související úkol, událost či



16

zprávu už automaticky vyplněnou podle momentálně otevřeného spisu či písemnosti. 3.13 Podpora digitálního oběhu písemností, elektronické dokumenty, spolupráce s MS Word Pro zobrazování připojených elektronických dokumentů aplikace používá externí volitelné prostředky. Aplikace podporuje inteligentní režim práce s těmito dokumenty a zpřístupňuje je výhradně na základě práv k jednotlivým písemnostem a spisům. Pro tvorbu papírových písemností je implementován systém pro používání a tvorbu vzorů pro MS Word. Vzorem je dokument MS Word opatřený odkazy na hodnoty z kolonek spisu či písemnosti. Takovýto vzor je při použití automaticky naplněn patřičnými hodnotami podle otevřeného spisu či písemnosti. Na druhé straně aplikace podporuje souhrnné zobrazování všech dokumentů připojených k danému spisu jako jediného velkého dokumentu s nejčerstvějším přírůstkem navrchu. 3.14 Hledání, lustrace Aplikace podporuje úplnou možnost filtrů podle všech zadaných údajů v jednotlivých knihách. Každá kniha má svůj formulář pro rychlý způsob hledání podle vybraných položek a pak úplný detailní formulář pro tvorbu libovolného kriteria. Každá složka má ze všech svých formulářů přístupnou funkci Lustrace prohledávající rejstříky dané složky na minulý výskyt osoby či organizace v některém z jejích spisů. 3.15 Statistiky a tiskové sestavy Každý typ rejstříku a knihy je doplněn obsáhlou škálou statistik k němu se vážících. Kromě toho lze tisknout libovolný seznam, tedy i výsledek jakéhokoli dotazu a filtru. Podobu tisku má uživatel možnost ovlivnit. Z obsahu daného seznamu si uživatel může zvolit sloupce a jejich úpravu k tisku pomocí jednoduchého nástroje pro tvorbu tzv. uživatelských sestav.



17

3.16 Uživatel a jeho kategorie a práva SPS rozlišuje několik kategorií uživatelů v rámci organizace a jejích složek. Tyto kategorie ovlivňují přístup uživatele k pomocným evidencím tj. ke knize došlé pošty, knize nahlédací a knize korespondence, kategorie zároveň určuje i možnost odesílat spisy či písemnosti a možnost přidělovat je jiným uživatelům. Kategorie jsou referent, sekretářka, vedoucí pracovník, odborový administrátor, administrátor. Přístup k jednotlivým rejstříkům lze určit každému uživateli jednotlivě pro každý rejstřík (úrovně jsou čtenář, nový záznam, nový dokument). Přístup k editaci jednotlivých záznamů je vždy dán přidělením daného záznamu k editaci uživateli. Systémem zámků je vždy dodržena zásada editace libovolného záznamu pouze jediným uživatelem najednou. Tím je umožněno úplné sledování historie práce se záznamem.


Stručný popis systému Terminus SPS

Recommend Documents