65 Perpustakaan Unika
Struktur Organisasi PDAM Grobogan
BUPATI BADAN PENGAWAS DIREKTUR Kabag Umum & Ka Sub Bag Ka Sub Bag Pembukuan Umum
Kabag Hub. Pelanggan Kacab Baratt
Kacab Timur
Ka Sub Bag Rekening
Ka Sub Bag Hummas
Kabag Teknik Ka Sub bag
Distribusi
Produksi
Ka Sub Bag
Sumber: Keputusan Bupati Grobogan Nomor 1980 tahun 2002 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja PDAM Kab Grobogan
66 Perpustakaan Unika
DAFTAR PERTANYAAN UNTUK MENGETAHUI GAMBARAN SINGKAT PERUSAHAAN
1. Apakah perkembangan usaha PDAM Grobogan terus meningkat? 2. Apa indikasi peningkatan usaha tersebut? 3. Apakah ada bagian/divisi yang belum maksimal dalam hal mengerjakan tugasnya? 4. Apakah segala prosedur telah dilakukan secara komputerisasi? 5. Apakah terdapat pelatihan yang dilakukan secara berkala untuk karyawan? 6. Apabila ‘YA’,pelatihan apa saja yang telah dilakukan? 7. Apakah ada masalah intern yang terjadi didalam PDAM? 8. Apabila “YA”, apakah masalah tersebut sudah berlangsung lama? 9. Apabila “YA”, apakah masalah tersebut mengganggu kinerja PDAM? 10. Apakah selama ini PDAM telah melakukan kinerja secara: a. Efektif? b. Efisien? 11. Jika “TIDAK”, apa yang menyebabkan kinerja tidak efektif/efisien? 12. Apakah ada jumlah karyawan yang ada sudah cukup sehingga dapat bekerja dengan optimal? 13. Apakah ada keluhan dari karyawan tentang tugasnya?
Ttd Direktur
67 Perpustakaan Unika
DAFTAR PERTANYAAN UNTUK ADMINISTRASI DAN KEUANGAN
Bagian Administrasi 1. Bagaimana Sejarah berdiri PDAM Grobogan? 2. Dimanakah Lokasi PDAM Grobogan berada? 3. Apakah tujuan dan Kebijakan PDAM Grobogan? 4. Apakah PDAM Grobogan melasanakan kebijakan sesuai peraturan yang ditetapkan? 5. Apakah terdapat visi dan misi perusahaan? 6. Apakah semua karyawan mengetahui visi dan misi tersebut? 7. Apakah visi dan misi tersebut diperbaharui? 8. Apakah terdapat bagan organisasi? 9. Apakah bagan organisasi tersebut diketahui oleh semua karyawan? 10. Adakah penilaian kerja bagi setiap pegawai? 11. Apakah tingkat absensi tinggi? 12. Apakah terdapat sanksi bagi pelanggaran peraturan? 13. Apakah absensi dilakukan secara komputerisasi? 14. Apakah tersedia genset yang mendukung kerja di PDAM Grobogan? 15. Apakah pembagian tugas dan wewenang serta tanggung jawab secara jelas dapat diketahui oleh karyawan? 16. Apakah melakukan inventaris asset PDAM secara berkala? 17. Apakah terdapat audit internal? 18. Apakah fungsi akuntansi saling terpisah dari fungsi terkait: a. Fungsi pengecekkan meter air b. Otorisasi pengeluaran tagihan c. Bagian penerimaan uang tagihan dari pelanggan d. Bagian pengeluaran uang untuk opeasional kantor 19. Apakah terdapat petugas keamanan yang memeriksa setiap orang atau kendaraan yang keluar masuk lokasi perusahaan?
68 Perpustakaan Unika
20. Apakah terdapat rapat berkala yang diadakan PDAM Grobogan? 21. Apakah Keputusan dalam rapat tersebut dicatat,di dokumentasikan, dan di tandatangani dengan rapi?
Bagian Keuangan 1. Apakah administrasi dan pengelolaan mengunakan system komputerisasi? 2. Apabila ‘YA’, siapa saja yang dapat mengaksesnya? 3. Apakah terdapat auditor internal? 4. Apakah terdapat auditor ekternal? 5. Apakah PDAM Grobogan membuat rencana anggaran dan rencana pendapatan tiap tahun? 6. Apakah target pendapatan PDAM Grobogan telah sesuai dengan rencana tahun lalu? 7. Apabila “TIDAK” hal-hal apa saja yang menyebabkan hal itu terjadi? 8. Apakah rencaha kerja, rencana pendapatan, dan anggaran belanja selalu berubah di tiap akhir periode? 9. Apabila ‘YA’, apa yang menyebabkan adanya penyesuain tersebut? 10. Apakah selama ini PDAM Grobogan menyetorkan laba bersih kepada Pemerintah Daerah? 11. Apakah penyusunan laporan keuangan PDAM Grobogan selalu tepat waktu dan Kapan batas penyelesaian penyusunan LK? 12. Apakah terdapat bagian yang menghambat dalam penyusunan LK? 13. Apabila ‘YA’ bagian apa yang menyebabkan keterlambatan? 14. Apakah terdapat evaluasi secara berkala dalam pelaksanaan kegiatan usaha di bidang Keuangan?
Ttd Kabag Umum & Keuangan
69 Perpustakaan Unika
DAFTAR PERTANYAAN UNTUK BAGIAN TEKNIK
1. Apakah terdapat pengawasan dan pengendalian aliran air pada pipa transmisi secara berkala? 2. Apakah terdapat pengawasan dan pengendalian aliran air pada distribusi secara berkala? 3. Apakah terdapat pengawasan dan pengendalian aliran air pada sambungan pelanggan secara berkala? 4. Apakah tingkat kebocoran air tinggi? Berapa tingkat kebocoran air yang terjadi sekarang ini? 5. Apakah penyebab kebocoran air tersebut? 6. Apakah terdapat penggantian pipa secara berkala? 7. Bagaimanakah prosedur penggantian pipa transmisi? 8. Apakah PDAM Grobogan telah melakukan sidak untuk menguranggi penyadapan liar? 9. Apakah jumlah karyawan bagian teknik telah sesuai dengan kebutuhan? 10. Apakah setiap karyawan di bagian teknik telah mengetahui dengan jelas fungsi,dan wewenangnya serta tanggung jawab tugasnya? 11. Apakah PDAM Grobogan melakukan pengecekkan instalansi sambungan pelanggan serta menghimpun data sambungan secara berkala? 12. Jika ‘YA’, apakah penghimpunan data tersebut telah dilakukan secara komputerisasi? 13. Jika ‘YA’, siapa sajakah yang dapat mengakses data tersebut? 14. Apakah perawatan terhadap alat-alat teknik dilakukan secara berkala? 15. Apakah karyawan bagian teknik mengalami training sebelum bekerja di lapangan? 16. Apakah PDAM Grobogan melaksanakan pengendalian kwalitas dan kuanritas produksi air secara berkala? 17. Apakah mutu air telah memenuhi standart kesehatan? 18. Apakah terdapat pengecekkan secara berkala terhadap kualitas air yang dihasilkan? 19. Bagaimana pengaturan air kepada pelanggan apabila musim kemarau datang?
70 Perpustakaan Unika
20. Apakah Bagian teknik membuat perencanaan program peningkatan kualitas dan kuantitas air? 21. Apabila ‘YA’, apakah sesuai hasil dengan rencana tersebut?
TTd Bagian Teknik
71 Perpustakaan Unika
DAFTAR PERTANYAAN UNTUK BAGIAN HUBUNGAN PELANGGAN
1. Apakah jumlah pelanggan telah sesuai dengan target yang direncanakan dari tahun lalu? 2. Apakah perhitungan pemakaian air telah dilakukan dengan komputerisasi? 3. Apabila ‘YA’, siapa saja yang dapat mengakses data tersebut? 4. Apakah data pelanggan telah dilakukan dengan system komputerisasi? 5. Jika ‘YA’, siapa saja yang dapat mengakses data tersebut? 6. Apakah banyak terjadi tunggakan pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan? 7. Bagaimana prosedur penagihan piutang pelanggan? 8. Apakah terdapat denda apabila terjadi tunggakan? 9. Bagaimana prosedur pengaduan pelanggan? 10. Apakah PDAM Grobogan memiliki kotak saran dan kritik? 11. Apakah PDAM Grobogan memiliki hot line service untuk pengaduan pelanggan? 12. Apakah penerbitan tagihan pelanggan telah dilakukan secara komputerisasi? 13. Apakah dilakukan back up data untuk data pelanggan? 14. Apakah dilakukan penyuluhan dan sosialisasi terhadap kualitas air PDAM Grobogan? 15. Apakah dilakukan sosialisasi terlebih dahulu apabila ada kenaikan harga? 16. Apakah diadakan rapat secara berkala untuk mengevaluasi kinerja bagian hibungan pelanggan?
Ttd KaBag Hubungan Pelanggan
72 Perpustakaan Unika
LAMPIRAN 2 Tabel. 1 Perhitungan Penilaian Kinerja PDAM Grobogan No
INDIKATOR KINERJA
RUMUS
PERHITUNGAN
SKOR
KRITERIA RATIO
SKOR
I
ASPEK KEUANGAN
1.
Ratio Laba terhadap Aktiva Produktif
Laba sebelum pajak x 100% = (3.144.269.964) x 100% = -32.22% Aktiva produktif 9.666.259.406
1
>10% >7% -10% >3% - 7% >0% - 3% <= 0%
5 4 3 2 1
Bonus Peningkatan ratio Laba terhadap aktiva Produktif
Ratio tahun ini-ratio tahun lalu = -32,22%-(-26,09%)
-
>12% >9% -12% >6% -9% >3%- 6% >0%- 3%
5 4 3 2 1
Ratio Laba terhadap penjualan
Laba sebelum pajak x 100% = (3.144.269.964) x 100% = -44,07% Penjualan 7.066.748.200
1
>20% >14% -20% >6% - 14% >0% - 6% <= 0%
5 4 3 2 1
Bonus Peningkatan Ratio Laba terhadap Penjualan
Ratio Laba thdp penj. tahun ini- = -44,07%-(-34,34%) = -9,73% Ratio Laba thdp penj. tahun lalu
-
>12% >9% -12% >6% -9% >3%- 6% >0%- 3%
5 4 3 2 1
2.
= -6,13%
73 Perpustakaan Unika
Aktiva Lancar = 3.000.298.914 Kewajiban lancar 19.363.026.667
3.
Ratio Aktiva Lancar terhadap kewajiban lancar
4.
Ratio kewajiban jangka panjang terhadap ekuitas
5.
Ratio total aktiva terhadap total kewajiban
Total aktiva Total kewajiban
6.
Ratio Biaya operasi terhadap pendapatan operasi
Biaya Operasi Pendapatan Operasi
7.
Ratio Laba operasi sebelum biaya penyusutan terhadap angsuran pokok dan bunga jatuh tempo
8.
Ratio Aktiva Produktif terhadap penjualan air
Kewajiban jangka panjang Ekuitas
1
>1,75 – 2 >1,5 – 1,75 >1,25 – 1,5 >1 -1,25 <= 1
5 4 3 2 1
1.328.274.616 (11.866.708.575)
= 0,11
1
<= 0,5 >0,5 – 0,7 >0,7 – 0,8 >0,8 -1 >1
5 4 3 2 1
=
11.847.006.868 23.713.715.443
= 0,5
1
>2 >1,7 - 2 >1,3 -1,7 >1,1 - 1,3 <= 0
5 4 3 2 1
=
10.461.590.395 7.066.748.200
= 1,48
1
<= 0,5 >0,5 - 0,65 >0,65 - 0,85 >0,85 - 1 >1
5 4 3 2 1
>2 >1,7 - 2 >1,3 -1,7 >1,1 - 1,3 <= 0
5 4 3 2 1
<= 2 >2-4 >4-6 >6-8
5 4 3 2
=
Laba operasi sblm biaya peny. AT (Angs. Pokok + Bunga ) JT
Aktiva Produktif Penjualan air
= 0,15%
=
=
(2.351.378.399) = -0,12 1 19.329.917.201
9.66.259.406 6.444.114.200
= 1,5
5
74 Perpustakaan Unika
Piutang Usaha = Jumlah Penjualan per hari
>8
1
3
<= 60 > 60 - 90 > 90 - 150 > 150 - 180 > 180
5 4 3 2 1
5
> 90% > 85% - 90% > 75% - 80%
5 4 3
9.
Jangka waktu penagihan piutang
10.
Efektifitas Penagihan
II
ASPEK OPERASIONAL
1.
Cakupan Pelanggan
Jmlh pelanggan terlayani x 100% = 145.850 x 100% = 10,45% Jmlh Penduduk 1.395.709
1
>80% >60% -80% >40% - 60% >20% - 40% <= 20%
5 4 3 2 1
Bonus Peningkatan Cakupan Pelanggan
Cakupan tahun ini-cakupan tahun lalu = 10,45% - 7,37% = 3,08%
2
>12% >9% -12% >6% -9% >3%- 6% >0%- 3%
5 4 3 2 1
2.
Kualitas Air distribusi
Keterangan: Memenuhi syarat Air bersih
2
air minum air bersih tdk memenuhi
3 2 1
3.
Kontinuitas air
Belum semua pelanggan mendapat aliran nonstop 24 jam
1
nonstop 24 jam belum 24 jam
2 1
Rekening Tertagih Penjualan air
1.805.735.280 19.629.856
=
= 91,99
7.170.538.960 6.444.114.200
= 111%
20
TOTAL
75 Perpustakaan Unika
4.
Produktifitas Pemanfaatan Instalasi Produktif
Kapasitas Produksi x 100% = 114,84 x 100% = 67,55% Kapasitas Terpasang 170
1
>90% >80% - 90% >70% - 80% <= 70%
4 3 2 1
5.
Tingkat Kehilangan air
Jml m3 distribusi yg hilang x 100% = 1.537.642 x 100%= 29,63% Jml m3 air yg didistribusikan 5.118.710,37
3
<= 20% >20% - 30% >30% - 40% >40%
4 3 2 1
-
<=21% Tahun lalu dan <=21% thn ini
1
3
> 20% - 25% >10% - 20% >0% - 10% / >25%
3 2 1
Nilai Bonus Penurunan tingkat kehilangan air
Tahun lalu 39,29% Tahun ini 31,37%
Lihat Kriteria
6.
Peneraan Meter Air
Jmlh meter air yang ditera x 100% = Jmlh pelanggan
7.
Kecepatan Penyambungan baru
< 6 hari kerja
2
<= 6 hari kerja > 6 hari kerja
2 1
8.
Kemampuan Penanganan pengaduan rata-rata per bulan
Jml. Pengaduan yg diselesaikan x 100% = 2.035 x 100%= 98% Jmlh seluruh pengaduan 2.081
2
>= 80% < 80%
2 1
9.
Kemudahan Pelayana
Tersedia service poin di luar kantor pusat
2
Tersedia Tdk tersedia
2 1
10.
Ratio Karyawan per 1.000 Pelanggan
5
<= 6 >6-7 >7-9 > 9 - 10 > 10
5 4 3 2 1
TOTAL
Jmlh Karyawan Jmlh Pelanggan
x 100%
=
16.102 16.102
x 100% = 100%
108 x 100% = 0,01 16.102
24
76 Perpustakaan Unika
III ASPEK ADMINISTRATIF Kriteria: Tidak memiliki Memiliki belum dipedomani Dipedomani sebagian Sepenuhnya dipedomani
1 2 3 4
1.
Rencana Jangka Panjang
Dipedomani sebagian
3
2.
Rencana organisasi dan uraian tugas
Dipedomani sebagian
3
3.
Prosedur standart operasi
Dipedomani sebagian
3
4.
Gambar nyata laksana
Dipedomani sebagian
3
5.
Pedoman Penilaian kerja karyawan
Dipedomani sebagian
3
6.
RKAP
Dipedomani sebagian
3
Kriteria: Tidak tepat waktu Tepat waktu
1 2
7.
Tertib Laporan internal
Tidak tepat waktu
1
8.
Tertib Laporan eksternal
Tepat waktu
2
77 Perpustakaan Unika
9.
Opini Auditor Independen
10
Tindak lanjut hasil Ditindaklanjuti,seluruhnya selesai pemeriksaan tahun terakhir TOTAL Sumber: LAKIP PDAM Grobogan tahun 2008
Wajar tanpa pengecualian
REKAPITULASI Aspek Keuangan
20/60 x 45
15
Aspek Operasional
24/47 x 40
20,43
Aspek Administrasi
28/36 x 15
11,67
CUKUP
47,09
Sumber: LAKIP PDAM Grobogan tahun 2008
4 3
28
