Stroomschema’s cursistenbegeleiding CBE LiMiNo
Statuut van het document: Stroomschema trajectbegeleiding CBE LiMiNo Bestemd voor: Alle medewerkers Bijlagen: Het document “ leertrajecten CBE LIMINO 2012 – 2013” Intake, screening- en plaatsingsinstrumenten Visietekst en instrumenten permanente evaluatie De opleidingsprofielen en leerplannen Datum laatste wijziging: 23/08/12 Contactpersoon: Martine Haesendonckx
CBE LiMiNo & Vocvo
1
Inhoud Voorwoord
4
1
5
De cursistenbegeleiding 1.1
Algemene toelichting stroomschema cursistenbegeleiding
5
2
Draaiboek aanmelding
6
3
De trajectbegeleiding
8
3.1 Het stroomschema voor trajectbegeleiding 3.1.1 Fase 1: De cursist stroomt in 3.1.2 Fase 2: De cursist volgt les 3.1.3 Fase 3: Uitstroom 4
5
Administratief stappenplan
9 11 19 24 26
4.1
Centrumreglement
27
4.2
Inhoudelijk cursusdossier
28
4.3
Voorbereidingen / lesmateriaal
30
4.4
Administratief cursistendossier
31
4.5
Administratief cursusdossier
32
4.6
Inschrijvingsformulier en wettig verblijf
33
4.7
Aanwezigheidslijsten
34
4.8
Evaluatie: "overzichtslijst evaluatie" per module per cursist
37
4.9
Proces verbaal van evaluatie
38
4.10
Proces verbaal van toelating / Proces verbaal van vrijstelling
39
4.11
Schematisch stappenplan
40
Doorverwijzing en opvolging door het HVN
41
5.1
Toeleiding
41
5.2
Intake, screening en testing bij HvN
42
CBE LiMiNo & Vocvo
2
5.3
Doorverwijzing CBE
43
5.4
Opvolging cursisten CBE
44
5.5
Opvolging cursisten CBE
45
CBE LiMiNo & Vocvo
3
Voorwoord In het Centrum voor Basiseducatie Limburg Midden-Noord (CBE LiMiNo) is de cursistenbegeleiding essentieel voor een kwaliteitsvolle basiseducatie. Opdat onze cursisten beter kunnen (blijven) functioneren in hun professionele en/of maatschappelijk omgeving is een goede cursistenbegeleiding van essentieel belang om de leernoden en leervragen in kaart te brengen, een aangepast leertraject aan te bieden en op te volgen en een maximaal rendement te behalen m.b.t. de te realiseren eindtermen en/of basiscompetenties. Deze uitgave “Stroomschema’s cursistenbegeleiding” is een resultaat van de afspraken die we in CBE LiMiNo maakten, waarbij zowel de inhoudelijke aanpak als de administratieve handelingen geborgen werden via deze neerslag. Cursisten- en trajectbegeleiding is een dynamisch gegeven waarbij onze inzichten uit verbeteracties en/of wijzigende regelgeving dwingen tot aanpassingen. Met dank aan heel het team CBE LiMiNo.
Martine Haesendonckx Directeur/stafmedewerker CBE LiMiNo
CBE LiMiNo & Vocvo
4
1 De cursistenbegeleiding 1.1
Algemene toelichting stroomschema cursistenbegeleiding
Binnen cursistenbegeleiding onderscheiden we 3 fasen: -
Vooreerst is er de begeleiding bij aanmelding, voorselectie, intake en plaatsing van een cursist. De cursist wordt hierbij naar het voor hem of haar meest geschikte opleidingsaanbod doorverwezen, rekening houdende met de individuele startbekwaamheid. Dit betekent dat zijn of haar startniveau bepaald wordt om hem of haar in de juiste opleidingsgroep te plaatsen rekening houdende met zijn of haar leerbehoefte. Als wordt vastgesteld dat de cursist geen vragen basiseducatie heeft of niet tot de doelgroep basiseducatie behoort, wordt hij of zij doorverwezen naar een andere organisatie.
-
Tijdens de opleiding bestaat de leertrajectbegeleiding uit het individueel opvolgen van de voortgang van de cursist, het remediëren van de leerresultaten, wanneer hij of zij de beoogde doelstellingen niet realiseert en het formuleren van een antwoord op eventuele leerproblemen. Doelstelling is de slaagkansen van de cursist te verhogen, de vroegtijdige uitval te verminderen en aldus de kans op een volgehouden en succesvolle deelname te verhogen.
-
Op het einde van een opleiding krijgt de cursist feedback over de resultaten en een advies over eventuele vervolgtrajecten of mogelijke nieuwe keuzes in het leren.
In dit stroomschema onderscheiden we per fase aan aantal topics. Fase 1: De cursist stroomt in - aanmelding - voorselectie - plaatsing Fase 2: De cursist volgt les - start module - aan- en afwezigheden - voortgangsevaluatie - eindevaluatie - certificering - problemen
CBE LiMiNo & Vocvo
5
Fase 3: De cursist stroomt uit - uitstroom - nazorg en follow-up
2 Draaiboek aanmelding Cursistenbegeleiding LiMiNo
Draaiboek aanmelding Info voor telefoon- en onthaalpermanentie
STAP 1: Leervraag beluisteren Informatie geven Screening 1. Is dit een leervraag voor basiseducatie? Is dit een cursist basiseducatie? Cursist moet 18 jaar zijn of 18 jaar worden in hetzelfde kalenderjaar van inschrijving. Info over opleidingen en inhouden (zie document: “Leertrajecten CBE LiMiNo 2012-2013”) Geen leervraag of cursist BE: meer info over doorverwijzing: zie document: “120901 info aanbod intern en extern” Wel leervraag BE: Controle in alphi: A. Bij ex-cursisten: contactgegevens controleren en indien nodig actualiseren Invoeren in overzicht i.f.v. opvolging door de trajectbegeleider CBE LiMiNo & Vocvo
6
B. Bij nieuwe cursisten: Screening 1. m.b.t. inhouden/doelen (zie document: “120901 info aanbod intern en extern”) 2. m.b.t. scholingsniveau: cursisten met een opleiding hogeschool of universiteit kunnen zeker niet terecht in CBE LiMiNo en worden doorverwezen (zie document: “120901 info aanbod intern en extern”) Concretisering per opleiding: - NT1 en Wiskunde: alleen screening inhouden/doelen - NT2 en Alfa NT2 : screening via HvN - ICT / MO / Talen: zowel screening inhouden/doelen als scholingsniveau
STAP 2: Afspraak intake en oriëntering 1. Aanmelding invoeren in alphiwin; alleen de contactgegevens: naam en voornaam adres tel. geslacht geboorteplaats en -datum 2. Inschrijven voor intake en oriëntering in schema voor trajectbegeleiders (op Excel schema intakes en opvolging cursisten ) 3. Afspraak datum intake of oriëntering duidelijk meedelen. Mondeling bij telefonische aanmelding. Kaartje meegeven bij aanmelding onthaal. Indien de afspraak meer dan twee weken later volgt wordt de cursist nogmaals per brief uitgenodigd door de trajectbegeleider.
CBE LiMiNo & Vocvo
7
3 De trajectbegeleiding Inleiding De trajectbegeleiding in het CBE LiMiNo zorgt zowel voor een optimale leertrajectbegeleiding als voor de realisatie van een vraaggestuurd aanbod voor onze doelgroep. De trajectbegeleiders van het CBE LiMiNo hebben met alle cursisten een intake of oriëntering om in overleg met de cursist het juiste leertraject uit te tekenen dat beantwoordt aan de leervragen en leernoden van de cursist en rekening houdt met de al aanwezige competenties (met uitzondering van alfastart en NT2 BT1). Er wordt hierbij in eerste instantie nagegaan of de cursist tot de beoogde doelgroep behoort en vragen heeft naar inhouden en competenties basiseducatie. Cursisten die niet tot de doelgroep basiseducatie behoren worden direct doorverwezen. De cursisten basiseducatie worden, rekening houdend met hun leervragen en reeds verworven competenties, naar de voor hem of haar meest geschikte opleiding/module/groep doorverwezen. Aan de hand van de wenselijke leertrajecten, opleidingen en modules worden in overleg tussen trajecbegeleider(s),opleidingsverantwoordelijken en de cel programmatie de lesgroepen samengesteld. De trajectbegeleiders hebben naast het plaatsen van cursisten in de juiste groepen een opdracht m.b.t. de zorg voor een optimaal leerrendement. Tijdens de voortgang van de cursussen kan in overleg met de trajectbegeleider een antwoord gezocht worden voor die cursisten die de verwachte competenties niet verwerven tijdens hun module(groep) . Hier kan de trajectbegeleider een ondersteuning bieden in het bijsturen van het traject of remediërende acties voorstellen. In elke regioplaats worden Open Leer Centra (OLC) ingericht waar cursisten uit alle opleidingen van het CBE LiMiNo terecht kunnen voor individuele extra oefening of remediëring. Voor een goede werking van het OLC is er voor alle opleidingen voldoende multimediaal materiaal aanwezig en worden lesgevers ingeschakeld voor de gedifferentieerde begeleiding die deskundig zijn op alle opleidingen basiseducatie. De trajectbegeleiders dragen mee zorg voor de uitvoering van aansluitende leertrajecten voor alle cursisten van het CBE LiMiNO. Aansluitend betekent dat: De gewenste leerweg kan gevolgd worden Er geen wachttijd tussen de huidige en de volgende lesgroep is Indien niet alle leertrajecten in elke regio kunnen worden uitgebouwd, zullen er regio-overstijgend oplossingen gezocht worden. De trajectbegeleiders geven zo een vraaggestuurde programmatie mee vorm.
CBE LiMiNo & Vocvo
8
In een eerste fase wordt de programmatie op regioniveau ingevuld op basis van: effectieve wachtlijsten na intakes interne doorstroom van cursisten In een tweede fase wordt de programmatie op centrumniveau op elkaar afgestemd om voor alle cursisten aansluitende leertrajecten te kunnen realiseren.
3.1
Het stroomschema voor trajectbegeleiding
Algemene toelichting stroomschema We onderscheiden binnen trajectbegeleiding 3 fasen: Fase 1: De cursist stroomt in: aanmelding – voorselectie – intake en plaatsing Het centrum gaat hierbij in eerste instantie na of de cursist tot de beoogde doelgroep behoort en vraag heeft naar inhouden en competenties basiseducatie. Cursisten die niet tot de doelgroep basiseducatie behoren worden direct doorverwezen . De cursisten basiseducatie worden, rekening houdend met hun leervragen en reeds verworven competenties, in de voor hem of haar meest geschikte opleiding/module/groep geplaatst. Fase 2: De cursist volgt les: start module – aan- en afwezigheden – voortgangsevaluatie – eindevaluatie – certificering – problemen De hoofdopdracht hierbij is ervoor zorgen dat de cursist de beoogde competenties (eindtermen) maximaal bereikt. Het gaat hierbij om het verhogen van de slaagkansen van de cursist, de vroegtijdige uitval te verminderen en aldus de kans op een volgehouden en succesvolle deelname te verhogen. Tijdens de opleiding bestaat de leertrajectbegeleiding dan ook uit het (individueel) opvolgen van de voortgang van de cursist met aandacht voor remediëren wanneer hij of zij de beoogde doelstellingen niet realiseert en het zorgen voor een goede doorstroom naar een volgende module in de opleiding of het leertraject. Fase 3: De cursist stroomt uit: uitstroom – nazorg en follow-up Bij het einde van een opleiding krijgt de cursist feedback over de resultaten en een advies over eventuele vervolgtrajecten of mogelijke nieuwe keuzes in het leren.
CBE LiMiNo & Vocvo
9
HET STROOMSCHEMA VOOR TRAJECTBEGELEIDING
FASE 1: INSTROOM 1.1. Aanmelding, registratie en voorselectie doelgroep 1.2. Screening en plaatsing: advies formuleren naar oriëntering en plaatsing van de kandidaat-cursist 1.3. Plaatsing 1.4. Registratie plaatsing: de cursist inschrijven in een module 1.5. Uitnodigen voor de start: de cursist uitnodigen voor de module/groep
FASE 2: DE CURSIST VOLGT LES 2.1. De cursist start in een module 2.2. Aan- en afwezigheden bijhouden 2.3. Opvolgen voortgang cursisten 2.4. Doorverwijzen naar een open leercentrum 2.5. Beslissing: heeft de cursist de doelen bereikt? 2.6. Samenbrengen evaluatiecommissie 2.7. Deelcertificaten en attesten toekennen en uitreiken 2.8. Doorstroom naar een volgende module 2.9. Vervolledigen cursusdossier
FASE 3: UITSTROOM 3.1. De cursist studeert af: in een module in een opleiding in de basiseducatie
CBE LiMiNo & Vocvo
10
3.1.1 Fase 1: De cursist stroomt in 1.1. Aanmelding - registratie - voorselectie doelgroep
Wat moet er gebeuren? Algemeen
Materiaal?
Aanmeldingen via de website: De centrale aanmeldingen worden doorgemaild naar de regiosecretariaten De regiosecretariaten volgen dit op waarbij: De gestelde vragen worden beantwoord Opvolging gebeurt met aandacht voor doelgroepscreening en het maken van een eventuele intakeafspraak in de centraal ontsloten intakeagenda’s (zie draaiboek aanmeldingen)
Wie? Laura
Regiosecre- Gegevens worden tariaat onmiddellijk geregistreerd of geactualiseerd in alphiwin. Draaiboek aanmeldingen
Telefonische aanmeldingen of aanmelding via de balie Cursisten worden bevraagd over hun leervragen en krijgen info over aanbod en verdere instapprocedure Eerste selectie BE of andere opleiding wordt gemaakt. Niet doelgroep BE wordt onmiddellijk doorverwezen. Kandidaat-cursisten met meer dan middelbaar onderwijs worden onmiddellijk doorverwezen Bij twijfel wordt dit uitgeklaard door de trajectbegeleider De bovengrens is bindend. Indien de cursist al les heeft gevolgd in CBE worden de gegevens geactualiseerd De eerste administratieve gegevens van de kandidaat-cursist worden verzameld en geregistreerd. Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en rijksregisternummer (indien mogelijk) noteren. Er wordt met de cursist direct een afspraak gemaakt voor intake of oriëntering. Deze afspraken worden direct in de intakeschema’s van de TB’ers genoteerd. Nieuwe cursisten NT2 en Alfa NT2 worden doorverwezen naar het HVN (met gele kaart) HVN neemt de studievaardigheidstoets af die discrimineert tussen CBE en CVO. HVN gebruikt de differentiatietoets voor oriëntering naar NT2 of Alfa
CBE LiMiNo & Vocvo
Gegevens bewaren?
Leertrajecten 12-13 Doc:120901 info aanbod intern + extern
secretariaat eventueel trajectbegeleiders in samenspraak met de directie
alphiwin (ev. uit te printen )
In het notaveld in alphiwin kan steeds relevante informatie toegevoegd worden. (uitzonderlijk! Indien noch secretariaat noch TB aanwezig zijn, naam + tel. van de aanmelding noteren en doorgegeven aan het secretariaat.)
Intakeschema is beschikbaar bij onthaal en wordt gebruikt door secretariaat Cursisten krijgen onmiddellijk een afspraak.
Covaar Differentiatietoets NT2 of
HvN
11
NT2
CBE LiMiNo & Vocvo
AlfaNT2 uitgewerkt door CBE LIMiNO
12
1.2. Screening en plaatsing Advies formuleren naar oriëntering en plaatsing van kandidaat-cursisten
Algemeen
Wat moet er gebeuren?
Materiaal?
Wie?
Gegevens bewaren?
Nagaan of de kandidaat-cursist bij CBE terecht kan ofwel doorverwezen moet worden naar een andere opleidingsverstrekker.
Visienota Algemene nota ondergrens (op smartschool/TB/Algemeen/alge mene screening ondergrens)
TB
Alphiwin
Cursisten basiseducatie uit de opleidingen NT1, WISK, NT2 en AlfaNT2 hebben geen doelgroepscreening meer nodig. Voor deze cursisten nog wel: Info over de gevraagde opleiding Nagaan of de inhoud een antwoord is op hun vraag Het niveau nagaan Bij nieuwe cursisten voor ICT, MVT en MO is een doelgroepscreening verplicht! Intake/screening: (Individueel) contactmoment tussen de trajectbegeleider en de kandidaat-cursist waarin de volgende aspecten uitgediept worden: - leervraag - competenties (niveau) - motivatie - tijdsinvestering - praktische info … Er wordt met de cursist een leerweg uitgetekend: welke opleiding(en) zal de cursist volgen? Het niveau van de cursist wordt bepaald voor plaatsing in de juiste modules. De plaatsingsbeslissing wordt minstens gecommuniceerd en verantwoord naar de cursist. Als de cursist het niet eens is met de beslissing, wordt een oplossing gezocht. De EVC worden vastgelegd en gecertificeerd d.m.v. toelatings- of vrijstellingsattest (PV van toelating en PV van vrijstelling) Deze PV’s worden alfabetisch geklasseerd per schooljaar
CBE LiMiNo & Vocvo
Oriëntering- en screeningsinstrumenten van de verschillende opleidingen
PV van toelating Voor NT2 en Alfa NT2: PV van toelating of PV van vrijstelling
Klassement van PV’s: secretariaat
13
ICT
Draaiboek ICT Screening CBE of CVO gebeurt op het gemeenschappelijk infomoment waar ook duidelijke info wordt gegeven over aanpak basiseducatie (zo snel mogelijk na aanmelding) waarna keuze voor CBE/CVO Niet doelgroep BE wordt onmiddellijk doorverwezen. De bovengrens (scholing of resultaten studievaardigheidstest) is bindend!!! Ook voor senioren! Mensen boven die bovengrens kunnen absoluut niet terecht in CBE LIMINO.
TB
Cursisten NT1 (vanaf tussenniveau) en NT2 (na 1.1) kunnen instappen in een ICT traject. Op basis van de leerkenmerken en de taal- of leesvaardigheden wordt de cursist georiënteerd naar de gepaste module/groep ICT. De TB’s NT1, NT2 of AlfaNT2 formuleren over de huidige cursisten NT1, AlfaNT2 of NT2 in overleg met de lesgever NT1, NT2 of Alfa NT2 een advies m.b.t. het meest geschikte ICT-traject. NT2 + Alfa NT2
Nieuwe cursisten NT2 en Alfa NT2 worden doorverwezen naar het HVN. HVN neemt de studievaardigheidstoets af die discrimineert tussen CBE en CVO. HVN gebruikt de differentiatietoets voor oriëntering naar NT2 of Alfa NT2
CBE LiMiNo & Vocvo
Covaar
secretariaat
Differentiatietoets NT2 of AlfaNT2 uitgewerkt door CBE LIMiNO
HvN
Import HvN lijsten : 12 HVN NT2 BT 1 12 HVN NT2 algemeen 12 HVN Alfa start 12 HVN alfa algemeen
14
1.3. Plaatsing Plaatsing van de kandidaat-cursist
Wat moet er gebeuren?
Materiaal?
Wie?
Algemeen
De leertrajecten LiMiNo 2012-2013, met de inhoudelijke en organisatorische keuzes, vormen de leidraad voor het uittekenen van het voor de cursist juiste traject en de plaatsing in de juiste module(s) en groep.
Infobundel: “Leertrajecten CBE LIMINO 2012-2013”
TB
NT1
Streven naar onmiddellijke plaatsing na screening! e Instap in bestaande groep onmiddellijk na plaatsingstoets (voor 1/3 e moment); na 1/3 moment - eventueel plaatsing in lager niveau - in overleg met lesgever.
Plaatsingsbundel
TB
De EVC worden vastgelegd en gecertificeerd d.m.v. een PV van toelating.
PV van toelating
Streven naar onmiddellijke plaatsing na screening. e Instap in bestaande groep onmiddellijk na plaatsingstoets (voor 1/3 e moment), na 1/3 moment in overleg met lesgever.
Plaatsingstoets
Wiskunde
secretariaat
Klassement van PV’s TB
De EVC worden vastgelegd en gecertificeerd d.m.v. PV van toelating. PV van toelating e na 1/3 moment – eventueel plaatsing in lager niveau - in overleg met lesgever ICT
Afname van studievaardigheidstoets /plaatsingstoets i.f.v. doelgroepselectie en module keuze.
Draaiboek ICT
Aanmeldingen voor ICT 02 indien geen certificaat 01: PV van toelating PV van toelating voor ICT 02 op basis van: instaptoets of andere certificering van ICT 01
CBE LiMiNo & Vocvo
Gegevens bewaren?
secretariaat Klassement van PV’s TB
secretariaat Klassement van PV’s
15
MO
Afname screeningsinstrument per module i.f.v. doelgroepselectie, leerinhouden en competentieniveau voor de modules/groepen: Rijbewijs in combinatie met leren leren Communicatie Gezondheid Wonen en milieubewust consumeren Techniek Kaartvaardigheid Opvoeding
Screeningsinstrumenten modules MO
TB
Opstap Frans Opstap Engels
Afnemen van (groeps)intake en plaatsingstoets.
Engels: screeningsinstrument Frans: screeningsinstrument
TB
NT2 en Alfa NT2
A. Cursisten HvN NT2 BT 1 en HvN alfa start stappen direct in deze module in. De cursisten worden ingeschreven in de "modulelijsten" Indien de cursisten niet binnen een periode van 6 maanden kunnen instappen wordt voor hen een "(effectieve) wachtlijst" aangemaakt. Cursisten die bij het HvN aangaven dat zij in de nabije toekomst nog niet kunnen starten omwille van het niet voldoen van randvoorwaarden (kinderopvang, zwangerschap, ziekten...) worden door ons ingeschreven op "uitgestelde wachtlijsten" B. De andere cursisten NT2 en Alfa algemeen nemen deel aan de oriënteringssessie(s) van het CBE en worden daarna georiënteerd naar de juiste module/groep. De reeds aanwezige competenties (EVC) m.b.t. een bepaalde module worden gecertificeerd door een PV van vrijstelling of toelating.
aanmeldingsformulieren HvN: PDFfiches HVN – import in alphiwin Het CBE maakt op basis van de HvN lijsten: Modulelijsten Wachtlijsten Uitgestelde wachtlijsten
secretariaat/ alphiwin TB
Afname van een plaatsingstoets NT2 en alfa NT2
TB
PV van toelating of PV van vrijstelling (zie opleidingsprofiel)
TB secretariaat
Op basis van competenties en leervragen / leernoden van de cursist wordt een clustering van doelen gemaakt. Op basis hiervan worden de open modules uitgetekend en ingericht.
De clustering van doelen waaraan in de open module gewerkt zal worden, wordt als bijlage bij het inschrijvingsformulier gevoegd.
TB
Open modules
Certificering van EVC door een PV van toelating voor Opstap talen TKO.
CBE LiMiNo & Vocvo
secretariaat
Klassement van PV’s
TB
Klassement van PV’s
16
1.4. Registratie plaatsing: de cursist inschrijven in een module
Opleiding Algemeen
Wat moet er gebeuren? Resultaten van screening opnemen in Alphiwin De cursist wordt in een groep geplaatst De trajectbegeleider schrijft de cursist in in de juiste module of op een wachtlijst. Groepen worden samengesteld door bundeling van de afgesproken modules. Wachtlijsten en uitgestelde wachtlijsten aanmaken in Alphiwin
Materiaal?
Wie?
Alphiwin: module lijsten Wachtlijsten Uitgestelde wachtlijsten
TB TB TB
Gegevens bewaren? Administratieve opvolging: pv van toelating indien nodig
PP
TB
Wachtlijsten: Cursisten die (nog ) niet in de module kunnen ingeschreven worden omwille van overvolle groepen worden op een wachtlijst geplaatst. Deze wachtlijst heeft het statuut van wachtenden voor de betreffende module. Vanuit deze wachtlijsten wordt de bijsturing van het aanbod geregisseerd. Uitgestelde wachtlijst: Cursisten die zelf aangeven niet direct te kunnen starten worden op een uitgestelde wachtlijst geplaatst.
1.5. Uitnodigen voor de start: de cursist uitnodigen voor de module/groep Algemeen
Voor de start: Op basis van de modulelijsten en wachtlijsten worden de cursisten per brief uitgenodigd voor de start van een module, tenzij dit reeds tijdens het intakegesprek gebeurde. Indien nodig kan de TB besluiten om eveneens telefonisch uit te nodigen. Indien er veel tijd is tussen de intake en de effectieve start van de module actualiseert de TB de wachtlijst door na te gaan wie nog effectief zal instappen. Cursisten die niet instappen blijven op de wachtlijst (als de groep vol is en zij toch nog kandidaat zijn) Cursist die aangeven niet nu maar later bij een volgende of nog latere start te willen instappen worden op een uitgestelde wachtlijst
CBE LiMiNo & Vocvo
TB + Adm
Relevante info wordt in de nota bij Alphi opgenomen.
TB + Adm
TB
17
geplaatst. Cursisten die geen kandidaat meer zijn voor de module/groep worden geschrapt . ICT, MVT, MO: lange wachtlijsten Bij lange wachtlijsten (opleidingen ICT, MVT, MO (Rijbewijs)) moeten de cursisten hun inschrijving definitief (telefonisch) bevestigen vb. Voor (datum) bellen anders worden de plaatsen door anderen ingenomen. Bijkomend bellen voor specifieke doelgroepen kan hiervoor nog nodig zijn.
CBE LiMiNo & Vocvo
18
3.1.2 Fase 2: De cursist volgt les 2.1. De cursist start in een module
Wat moet er gebeuren? Algemeen
Start module/groep: Inschrijvingsformulieren in tweevoud uitprinten en met de aanwezigheidslijsten aan de lesgevers bezorgen De cursisten ondertekenen tijdens hun eerste les beide inschrijvingsformulieren (één voor de cursist en één voor het centrum) indien hij/zij een bewijs van wettig verblijf kan voorleggen. Hij verklaart zich hiermee ook akkoord met het centrumreglement. De cursisten krijgen tevens een vereenvoudigde versie van centrumreglement. Dit wordt samen met het evaluatiereglement mondeling toegelicht. De cursisten krijgen info waar zij het volledige centrumreglement kunnen raadplegen. Cursistgegevens actualiseren in alphiwin Bijkomende info door de lesgever voor cursisten: Info open leercentrum Veiligheidsvoorschriften afspraken (o.a. te laat komen, betaling van cursusmateriaal,…) documenten die ze eventueel kunnen krijgen (attest educatief verlof – vrijstelling stempelcontrole opleidingscheques …). De cursisten kunnen deze documenten op het secretariaat vragen. Indien de lessen buitenshuis of ‘s avonds doorgaan kan dit gevraagd via mail of via de lesgever.
CBE LiMiNo & Vocvo
Materiaal?
Wie?
Gegevens bewaren?
inschrijvingsformulier
adm en lesgever
alphiwin
centrumreglement
Een geactualiseerde bundel van attesten en documenten met achtergrondinfo in elke regio
info en opvolging op het secretariaat
19
2.2. Aan- en afwezigheden bijhouden Wat moet er gebeuren? Algemeen
Afwezige cursisten
NT2 en Alfa NT2
Materiaal?
Wie?
De aanwezigheidslijsten worden bij het begin van de module en aanwezigheidslijsten maandelijks aan de lesgever bezorgd. Per samenkomst (eerste uur) invullen. Aanwezigheidslijsten vervolledigen en afgeven op het secretariaat Wekelijkse invullen van aanwezigheden voor verplichte deelname NT2 Maandelijks gegevens registreren in alphiwin Bij de start van de module: aanwezigheidslijsten De lesgever signaleert zo snel mogelijk aan de TB als een curist niet startte. De TB volgt de nog niet ingestapte cursisten op. (In piekperiodes kan adm of lesgever ondersteunen) Tijdens de module: Na 3x niet verantwoord afwezig (A) (bij Alfa NT2 na 4X niet verantwoord afwezig) belt de lesgever de cursist om de reden van afwezigheid te achterhalen. Indien de cursist terug komt, wordt dit moment duidelijk afgesproken. Indien niet wordt de reden van afhaken op de aanwezigheidslijst vermeld. Indien nodig wordt dit opgenomen met de TB. Bij verplichte deelname (HvN, onthaalbureau, VDAB, OCMW..) worden de cursisten door de respectievelijke regisseurs van het traject opgevolgd i.f.v. deelname. Aanwezigheid wordt door de lesgever aangeduid op de Aanwezigheidslijsten modulelijsten. TB geeft hierover directe feedback aan HvN/OB.
adm
HvN/Onthaalbureau volgt de cursisten op die niet instapten. Het besluit na opvolging wordt door het HvN aan de TB gecommuniceerd. Ofwel: - geen vraag meer naar NT2 - op uitgestelde wachtlijst - opnieuw op een modulelijst De TB registreert het besluit en volgt op. De TB volgt de cursisten op die na oriëntering niet instappen.
Stroomschema uitwisseling HVN-OBCBE
HvN-OB
Alphiwin
TB
adm adm
lesgever
Gegevens bewaren? groepskaft
KBI (KruispuntBankInburgering) alphiwin alphiwin
TB
lesgever
TB
Lesgever TB
Alphiwin
2.3. Opvolgen van de voortgang
PERMANENTE EVALUATIE (zie visietekst permanente evaluatie)
Opleiding
Wat moet er gebeuren?
Materiaal?
Wie?
Algemeen
De voortgang van de cursist wordt regelmatig opgevolgd en bijgehouden. Indien nodig wordt er bijgestuurd. Op het einde van de module wordt nagegaan of de cursist de einddoelen van de module heeft bereikt en wordt een beslissing genomen op basis van de vooraf afgesproken criteria en tussentijds verzamelde resultaten.
Overzichtslijst permanente evaluatie per lesgroep met vermelding van de behaalde ET/BC en de eindbeoordeling geslaagd of niet geslaagd. Overzichtslijst per cursist/lesgroep met resultaten in cursusdossier
Lesgever
NT1 Wiskunde ICT MO NT2
Er worden drie instrumenten voorzien: - Instrument 1: De taaltaken NT2: ontwikkeld in het kader van de permanente evaluatie voor LiMiNo. - Instrument 2: De observatietaken Alfa NT2 en NT2: ontwikkeld door de leden van het opleidingsoverleg. - Instrument 3:Taaltaken uit eigen lespraktijk die bruikbaar zijn voor permanente evaluatie - Instrument 4: Opdrachten uit nieuwe spreekrecht
Alfa NT2 Opstap Frans/Engels
CBE LiMiNo & Vocvo
Lesgever secretariaat
Gegevens bewaren? - Alphiwin (pv van evaluatie)
bijhouden gedurende drie jaar
evaluatieschema met criteria/groep evaluatieschema met criteria/groep evaluatieschema met criteria/groep evaluatieschema met criteria/groep evaluatieschema met criteria/groep: - Taaltaken NT2 - Observatietaken - Door lesgever ontwikkelde taaltaken - Opdrachten uit Nieuwe Spreekrecht
evaluatieschema criteria/groep evaluatieschema criteria/groep
21
2.4. Doorverwijzen naar het OLC
Alle opleidingen
Wat moet er gebeuren?
Materiaal?
Wie?
Bespreking van voorstel m.b.t. werken aan leerdoelen (herhalend of remedierend) in het OLC met de cursist Inschrijving van de cursist in het OLC met beschrijving van leer- of werkdoelen Begeleiding in OLC
Model formulier OLC
Lesgever/TB
Mapje OLC
Lesgever/TB OLC registratie Lesgever OLC OLC registratie
Mapje OLC
Gegevens bewaren?
2.5. Beslissing: heeft de cursist de doelen bereikt? Wat moet er gebeuren?
Materiaal?
Wie?
Eindbeslissing formuleren per cursist op basis van de permanente evaluatie Bij twijfel overleg op niveau van de evaluatiecommissie (lesgever en trajectbegeleider + (indien nodig) opleidingsverantwoordelijke en directie. (Individuele) terugkoppelingsgesprek voeren met de cursist De lesgever vult het leerresultaat van de cursist in op de aanwezigheidslijst (voor de naam van de cursist) en schrijft , indien noteert de doorstroom . Leerresultaten geslaagd of niet geslaagd invoeren in leerloopbaan Vastleggen resultaten eindbeslissing in PV van evaluatie
Overzichtlijsten evaluatie
lesgever
Gegevens bewaren?
Lesgever en TB
Aanwezigheidslijst
Format PV overheid PV per module geklasseerd per schooljaar, gedurende 30 jaar bijhouden
lesgever lesgever + adm adm adm
alphiwin alphiwin
Gegevens bewaren? Klachten dossier
2.6. Betwisting van de beslissing door de cursist Opleiding
Wat moet er gebeuren?
Materiaal?
Wie?
Alle opleidingen
Lesgever handelt volgens de afspraken en procedures uit het centrumreglement
Centrumreglement p. 7, “Wat doe je als je niet akkoord bent met je resultaat”
Lesgever TB
CBE LiMiNo & Vocvo
22
2.7. Deelcertificaten en attesten toekennen en uitreiken
Certificaten
Attesten
Wat moet er gebeuren?
Materiaal?
Wie?
Een module wordt bekrachtigd met een deelcertificaat, een opleiding met een certificaat. Bij voorkeur bij het einde van een module wordt het (deel)certificaat aan de cursist bezorgd en ten laatste op het einde van de tweede maand na het afsluiten van de module of de opleiding. PV van vrijstelling: Alfa NT2: Voor instap in mod 16 is er een deelcertificaat en/of een attest van vrijstelling nodig voor mod 10 en 11, voor instap in mod 15 is er een deelcertificaat en/of een attest van vrijstelling nodig voor mod 10, 11, 12, 13 en 14. NT2: Voor instap in 1.2 is er een deelcertificaat en/of een attest van vrijstelling nodig voor de modules BT 1, 2, 3 en 4, Voor het behalen van een certificaat richtgraad 1 is er een deelcertificaat en/of een attest van vrijstelling nodig voor de modules waystage mondeling 1 en 2 én voor waystage schriftelijk 1 en 2 Vrijstellingen NT2 en Alfa NT2 kunnen op 2 manieren worden aangetoond en bewezen: Ofwel werden er BC vastgesteld bij de oriëntering waarvoor reeds een PV van vrijstelling werd opgemaakt. Ofwel roept de TB de evaluatiecommissie samen waarbij de TB met de lesgever aan de hand van het overzichtlijsten permanente evaluatie NT2 (of alfa NT2) nagaat en registreert of de BC verworven zijn. Voor maatwerk krijgt de curist een attest van reglematige deelname.
Model uitgewerkt door de overheid.
Adm
Gegevens bewaren?
Adm/lesgev er
TB PV van vrijstelling Model PV
Klassement PV’s TB
PV van vrijstelling
PV van vrijstelling TB Overzichtlijsten permanente evaluatie
Model uitgewerkt door LiMiNo (moet wezenlijk verschillen van de erkende studiebewijzen)
CBE LiMiNo & Vocvo
23
2.8. Doorstromen naar een volgende module. Wat moet er gebeuren? Mogelijkheid tot cursistenbespreking op regio niveau om doorstroom te vergemakkelijken Inschrijving van cursisten in de volgende module
Materiaal?
Wie?
Gegevens bewaren?
Lesgever/TB Doorstroom noteren op aanwezigheidslijst
Lesgever + adm
Alphiwin
Materiaal?
Wie?
Gegevens bewaren? Cursusdossier
2.9. Vervolledigen van het cursusdossier. Wat moet er gebeuren? De overzichtslijsten van de permanente evaluatie cursist/lesgroep met aanduiding van de resultaten klasseren in het inhoudelijk cursusdossier
lesgever
3.1.3 Fase 3: Uitstroom Wat moet er gebeuren?
Materiaal?
Wie?
Gegevens bewaren?
3.1. De cursist studeert af. In een module Cursisten krijgen informatie over de vervolgmogelijkheden binnen de opleiding Cursist wordt ingeschreven in een volgende module
lesgever TB/adm
alphiwin
In een opleiding Model certificaat Certificering: de opleiding wordt bekrachtigd met een certificaat De cursist krijgt informatie over vervolgmogelijkheden binnen de BE Cursisten worden in overleg met de TB ingeschreven in een groep of andere opleiding of krijgen een afspraak voor intake (worden op de intakeafspraken lijst gezet)
CBE LiMiNo & Vocvo
Adm Lesgever/TB alphiwin Lesgever/TB
24
In de basiseducatie De cursist krijgt informatie over doorstroommogelijkheden buiten de BE. De cursist krijgt info over relevante attesten van CBE LIMINO i.f.v. doorstoom naar andere opleidingsverstrekkers. Eventuele afspraken maken met plaatselijke aanbodsverstrekkers Samenwerking met CVO, Vormingsplus, Syntra, VDAB
CBE LiMiNo & Vocvo
attesten inschrijvingsgeld: CVO/Vormingplus
Lesgever/TB Overzicht adm van doorstroom naar ander opl. aanbod PP/Directie
25
4 Administratief stappenplan Inhoud 4.1 Centrumreglement 4.2 Inhoudelijk cursusdossier 4.3 Voorbereidingen / lesmateriaal 4.4 Administratief cursistendossier 4.5 Administratief cursusdossier 4.6 Inschrijvingsformulier en wettig verblijf 4.7 Aanwezigheidslijsten 4.8 Evaluatie: "overzichtslijst evaluatie" per lesgroep per cursist 4.9 Proces verbaal van evaluatie 4.10 Proces verbaal van toelating Bijlage: Schematisch stappenplan
CBE LiMiNo & Vocvo
26
4.1
Centrumreglement
Het centrumreglement met inbegrip van het evaluatiereglement is in elke regio steeds ter beschikking van de inspectie en verificatie. -
Iedere medewerker kan deze reglementen te allen tijde raadplegen of heeft een uitgeprinte versie. Alle cursisten krijgen een vereenvoudigde versie (samen met het inschrijvingsformulier) van de lesgever en kunnen ook het volledige reglement opvragen. Bij het begin van een module lichten de lesgevers de cursistenversie kort toe en geven alle cursisten een exemplaar.
Waar vind je de nodige documenten? Smartschool / vademecum/centrumreglement / 120903 centrumreglement Smartschool / vademecum/centrumreglement / centrumreglement cursisten regio x
CBE LiMiNo & Vocvo
27
4.2
Inhoudelijk cursusdossier
Een inhoudelijk cursusdossier wordt op het einde van elke module gemaakt door de lesgever. Een cursusdossier wordt opgemaakt voor erkend en niet-erkend gesubsidieerd onderwijs (dus voor alle modules en maatwerk, niet voor contractwerk). Het is de verantwoordelijke voor programmatie die deze informatie verstrekt aan de lesgevers. Het inhoudelijk cursusdossier dient alleen om de inspectie onze manier van evalueren duidelijk te maken. (het is in die zin niet de bedoeling om hier meer dan nodig tijd en werk in te steken). Het inhoudelijk cursusdossier bestaat uit: - Een voorblad waarop de noodzakelijke gegevens ingevuld worden (uitprinten op A3-formaat om als omslag te kunnen gebruiken). - De overzichtslijst van evaluatie per lesgroep / per cursist (zie punt 9). o Bij eindtermen of basiscompetenties = voldoende/onvoldoende o Eindbeoordeling = geslaagd / niet geslaagd - Alleen een verwijzing naar de opdrachten en vragen die gebruikt zijn voor de permanente evaluatie indien je werkt met zelfgemaakte taken. - De educatieve bepaalt zelf van welke 3 cursisten, die op het eenderde moment nog ingeschreven zijn, de evaluatiedocumenten gebundeld worden. Indien er in een module maar 2 cursisten ingeschreven zijn, dan zijn het uiteraard deze 2 cursisten van wie de documenten bijgehouden worden. Deze documenten moeten 3 jaar bewaard worden. Evaluatiedocumenten van de andere cursisten (buiten de geselecteerde) worden door de lesgever 1 kalenderjaar na het beëindigen van de module bewaard. Uiterlijk 4 weken na het einde van de module wordt het cursusdossier aan de – in de regio hiervoor verantwoordelijke – administratieve medewerker gegeven. De administratieve medewerker kijkt het dossier na op volledigheid, klasseert het cursusdossier controleert of van alle modules de dossiers aanwezig zijn.
per opleiding en per schooljaar en
De verantwoordelijke voor programmatie ziet toe op het correct opvolgen van de afspraken.
CBE LiMiNo & Vocvo
28
o Voor elk modulenummer (= elke ingevoerde module (= cursusnr) in alphiwin): wordt er een cursusdossier gemaakt! Voorbeeld: Alfa 5 + 7 + 8 + 9 = 4 modulenummers = 4 cursusdossiers o Ook voor Maatwerk o Uitzondering: modules die geïntegreerd worden aangeboden : Voorbeeld rijbewijs + leren leren = 2 modulenummers = 1 cursusdossier De evaluatiedocumenten van de 2 modulenummers van 3 cursisten : worden in één cursusdossier gestopt.
Voorbeeld: BT1 + BT2 of BT3 + BT4 of WS1 S + WS1 M of WS2 S + WS2 M = 2 modulenummers = 1 cursusdossier De evaluatiedocumenten van de 2 modulenummers van 3 cursisten: worden in één cursusdossier gestopt. Het kan hier voor de 2 modules om dezelfde cursisten gaan.
Voor elk modulenummer is er in het dossier een overzichtslijst permanente evaluatie te vinden: bv. BT1 + BT2: 1 cursusdossier, waarin 2 overzichtslijsten permanente evaluatie. o Er is geen cursusdossier voor het OLC
CBE LiMiNo & Vocvo
29
Waar vind je de nodige documenten ? Smartschool / opleidingen / cursusdossier / voorblad cursusdossier Smartschool / opleidingen / cursusdossier / voorblad evaluatiedocumenten cursist
4.3
Voorbereidingen / lesmateriaal
Alle lesmaterialen en voorbereidingen voor een lopende module moeten ter beschikking zijn, digitaal of in een map. Deze voorbereidingen worden gedurende de loop van het schooljaar en het daaropvolgend schooljaar bewaard. Deze bewaartermijn voorzien we omdat deze lesvoorbereidingen een inspiratiebron kunnen zijn voor collega’s die dezelfde modules geven en lesgevers kunnen hun eigen voorbereidingen opnieuw gebruiken in een andere cursusgroep. Minimaal moet er in je voorbereidingsmap (digitaal of op papier), chronologisch en op datum, een neerslag terug te vinden zijn van wat je wil bereiken (doelen) en hoe je dit doet. Indien er met vaste cursussen wordt gewerkt (bv. ICT, rijbewijs, spreekrecht, …), wordt in de voorbereidingen verwezen naar de pagina’s in de handboeken. Iedere lesgever kent en gebruikt de leerplannen of de opleidingsprofielen, indien er nog geen leerplannen zijn, van de opleidingen waarin hij/zij actief is.
CBE LiMiNo & Vocvo
30
4.4
Administratief cursistendossier
Het administratief cursistendossier is de verzameling van alle gegevens die bewaard worden in Alphiwin. Dit elektronisch dossier wordt volledig beheerd door de administratieve medewerker. Alle gegevens van de cursisten van bij de aanmelding tot de uitschrijving worden bijgehouden in Alphiwin.
Deelcertificaten en certificaten: bij het uitschrijven van cursisten met hun leerresultaat, wordt in Alphiwin automatisch vermeld als cursisten een (deel)certificaat hebben behaald. Bij plaatsing in een vervolgmodule van een opleiding worden de stavingstukken bewaard bij het PV van toelating en het PV van vrijstelling (zie punt 10). Indien het gaat om een plaatsing in een startmodule van een opleiding of een module zonder instapvoorwaarden (bv. rijbewijs) worden plaatsingstoetsen en andere intakedocumenten niet meer bewaard. De resultaten worden verwerkt in Alphiwin. De papieren versie kan ter informatie aan de lesgever bezorgd worden. Nauwkeurig en volledig invullen van alle cursistgegevens is absoluut vereist !!
Alle lesgevers kunnen in Alphiwin bijkomende informatie en nota's bekijken!
CBE LiMiNo & Vocvo
31
4.5
Administratief cursusdossier
Dit dossier wordt volledig beheerd door de administratieve medewerker. Het dossier omvat: alle aanwezigheidslijsten alle inschrijfformulieren pdf Huis Van het Nederlands Geklasseerd per regioplaats / schooljaar / per opleiding / per modulenummer
Lesgevers die op verschillende regioplaatsen lesgeven krijgen de aanwezigheidslijsten en inschrijvingsformulieren van de administratieve medewerker van de regio waar de cursus doorgaat. Het administratief cursusdossier wordt bijgehouden per regioplaats. De administratieve medewerker zorgt er voor dat de originele aanwezigheidslijsten en inschrijvingsformulieren verzameld worden in de regioplaats waar de cursus doorgaat. Voorbeeld: Lesgever x van standplaats Maasland geeft een cursus rijbewijs in West. X krijgt de aanwezigheidslijsten en inschrijvingsformulieren voor deze cursus van de administratieve medewerker in West. X levert ook maandelijks de aanwezigheidslijsten in bij de administratieve medewerker in West waar alle gegevens verwerkt worden in Alphiwin.
Cursisten die verwittigen dat ze afwezig zullen zijn: rechtstreeks communiceren aan de betrokken lesgever, ongeacht waar deze zijn/haar standplaats heeft! Bij ziekte van de lesgever: De lesgever verwittigt de betrokken regio van zijn/haar ziekte. De regio waar de module doorgaat, belt indien nodig de groep af.
. CBE LiMiNo & Vocvo
32
4.6
Inschrijvingsformulier en wettig verblijf
Voor de start van de module maakt de administratieve medewerker een inschrijvingsformulier in tweevoud op (één voor de cursist en één voor het CBE). Zij bezorgt dit voor de instap aan de educatieve medewerker. Bij latere instap wordt dit door de trajectbegeleider gedaan. Bij de eerste aanwezigheid worden beide inschrijvingsformulieren ondertekend door de cursist, indien deze een bewijs van wettig verblijf kan voorleggen. Aan het einde van de eerste week van de module geven de lesgevers de ondertekende inschrijvingsformulieren aan de administratieve medewerker. Inschrijvingsformulieren worden geklasseerd in het administratief cursusdossier. De administratieve medewerker controleert op volledigheid. Indien nodig moet er door de lesgever handmatig een wijziging aangebracht worden. De gecorrigeerde gegevens worden door de administratieve medewerker in alphiwin verwerkt. Wettig verblijf Voor de ondertekening van het inschrijvingsformulier wordt gecontroleerd of de gegevens juist zijn. Heeft de cursist de Belgische nationaliteit, dan wordt het rijksregister, indien nodig, aangevuld op het inschrijvingsformulier. Heeft de cursist niet de Belgische nationaliteit: de educatieve medewerker controleert of er op de aanwezigheidslijst naast de naam van de cursist een datum vermeld staat, die nog niet verstreken is. Indien er geen datum staat of de datum is al verstreken op het moment van inschrijving van de cursist, dan maakt de educatieve medewerker een kopie van het bewijs van wettig verblijf en bezorgt dit aan de administratieve medewerker. Deze zal controleren op volledigheid en juistheid. Indien een cursist op het moment van inschrijving niet de juiste documenten van wettig verblijf kan voorleggen, kan hij niet ingeschreven worden; er wordt geen inschrijvingsformulier bijgehouden, en de cursistennaam wordt van de aanwezigheidslijst verwijderd. De naam van de cursist wordt genoteerd op een ‘lijst’ met dezelfde naam als het cursistennummer in het bestand ‘lijst’ van alphiwin. Deze lijsten worden gebruikt voor de praktische dagelijkse opvolging van deze cursisten. (bv. afbellen bij ziekte begeleider). Deze lijsten worden waar nodig aangemaakt door de administratieve medewerker. Beschikt de cursist in de loop van de module alsnog over een bewijs van wettig verblijf, wordt hij ingeschreven vanaf de datum dat het wettig verblijf in orde is. Inschrijven betekent dat hij in de module in alphiwin wordt ingeschreven, er een inschrijvingsformulier in tweevoud wordt gemaakt, ondertekend, en dat een kopie van het verblijfsdocument wordt bezorgd aan de administratieve medewerker. Vanaf dat moment wordt de cursist ook toegevoegd aan de ‘overzichtslijst evaluatie’ en neemt hij deel aan de permanente evaluatie.
CBE LiMiNo & Vocvo
33
Lesgevers die in verschillende regioplaatsen lesgeven, krijgen hun inschrijvings formulieren van de administratieve medewerker van de regio waar de module doorgaat. Indien dit praktisch niet haalbaar is voor de educatieve kunnen de administratieve medewerkers van de 2 regioplaatsen, na overleg met elkaar, een andere regeling treffen.
Waar vind je de nodige documenten? Inschrijvingsformulieren: Alphiwin / report / document / cursist / leerloop / inschrijvingsformulier
4.7
Aanwezigheidslijsten
Aanwezigheidslijsten worden in het begin van de maand aangeleverd door de administratieve medewerker. Lesgevers vullen de aanwezigheidslijsten dagelijks, tijdens het eerste lesuur, in en paraferen. Alleen deze aanduidingen mogen gebruikt worden: N = niet ingeschreven (invullen tot de eerste aanwezigheid) X = aanwezig VA = verantwoord afwezig A = niet verwittigd afwezig LA = laat aanwezig Wat mag je noteren op de aanwezigheidslijst -
Roepnamen mogen toegevoegd worden, deze kunnen in Alphiwin ingegeven worden.
Wat moet je bijkomend noteren op de aanwezigheidslijst -
stoppen / afhaken van de cursist en eventuele reden fouten moeten uiteraard verbeterd worden. van welke cursisten de inschrijvingsformulieren zijn afgegeven.
CBE LiMiNo & Vocvo
34
Start groep -
Na de eerste samenkomst wordt de aanwezigheidslijst aan de trajectbegeleider gegeven, of informeert de educatieve de trajectbegeleider, telefonisch of via mail over cursisten die niet gestart zijn. De trajectbegeleider volgt de cursisten die niet gestart zijn op. Hij/zij kan dit bij de piek delegeren naar de betrokken lesgever. Bij problemen in de loop van de cursus (bv. matige opkomst of knelpunten rond functioneren in de groep) nemen de educatieve medewerkers zelf het initiatief om te overleggen met de TB.
Bijkomende info omtrent de aanwezigheidslijst -
Op de aanwezigheidslijst komen geen adressen, wel de telefoonnummers. Een cursist is te laat na 15 minuten. Alle redenen van overmacht geven aanleiding tot LA of VA. Indien de lesgever ziek is: alle deelnemers VA + onderaan noteren ‘begeleider ziek’. Na 3x (voor ANT2 na 4 x) afwezig contacteert de lesgever de cursist om de reden van afwezigheid na te gaan en vult, indien nodig, de afhaakreden in op de aanwezigheidslijst. Cursisten die een maand niet verwittigd afwezig zijn, worden uitgeschreven door de administratieve medewerker. De instapdatum van cursisten is de datum dat ze de eerste keer effectief aanwezig zijn. Indien een cursist stopt of er zijn wijzigingen, geeft de lesgever of de administratieve medewerker dit door aan de trajectbegeleider, enkel indien opvolging nodig is. (indien bv. iemand verhuist, is het voldoende dit op de aanwezigheidslijst te vermelden als afhaakreden, en is er voor de trajectbegeleider hierbij geen rol op te nemen) Aanwezigheden van cursisten doorverwezen door het HvN: zie stroomschema TB.
Procedure Op het einde van de maand en op het einde van een module, geven de lesgevers aanwezigheidslijsten aan de administratieve medewerker. De eerste aanwezigheidslijsten (bij de start van een module) worden door de administratieve medewerker opgemaakt en uitgeprint op basis van de data en gegevens die de trajectbegeleiders in Alphiwin hebben ingegeven. De lesgevers controleren deze gegevens en vullen de lijst handmatig aan indien er cursistgegevens ontbreken.
CBE LiMiNo & Vocvo
35
Lesgevers die op verschillende regioplaatsen lesgeven, krijgen hun aanwezigheidslijsten van de administratieve medewerker van de regio waar de module doorgaat. Indien dit praktisch niet haalbaar is voor de educatieve kunnen de administratieve medewerkers van de 2 regioplaatsen, na overleg met elkaar, een andere regeling treffen.
Verplichte aanwezigheden * Onthaalbureau: De lijst van verplichte inburgeraars wordt door de administratieve medewerker uit de Kruispuntbank gehaald. De administratieve medewerker verspreidt de lijst onder de lesgevers De lesgever vult de aanwezigheden op de lijst in en bezorgt deze lijst uiterlijk vrijdagavond aan de administratieve medewerker. * OCMW: de aanwezigheden van cursisten, waarover een afspraak bestaat, worden via excellijsten aan de betrokken OCMW’s bezorgd. * VDAB: de opvolging van cursisten, waarover een afspraak bestaat, gebeurt via het CVS-systeem van de VDAB.
Waar vind je de nodige documenten? Aanwezigheidslijsten: in Alphiwin
CBE LiMiNo & Vocvo
36
4.8
Evaluatie: "overzichtslijst evaluatie" per module per cursist
De lesgevers geven een didactische beoordeling van kennis- en vaardigheden die gestaafd worden met opdrachten, observaties …. en de gehanteerde beoordelingscriteria. Zij houden de resultaten van de evaluatieopdrachten per cursist, per module bij op een alfabetisch gerangschikte "overzichtslijst evaluatie". Latere instappers worden onderaan toegevoegd. De lesgevers maken zelf de overzichtslijst evaluatie en vullen de namen van de cursisten hierop in.
Op de overzichtslijst staan de namen van alle cursisten die in de module gestart zijn. = 1 keer aanwezig. Opgelet: een cluster van modules, bv. BT1-BT2 = 2 overzichtslijsten (in één dossier)
Voor iedere opleiding zijn er standaard overzichtslijsten per lesgroep / per cursist. Eén week voor de einddatum van de module wordt de overzichtslijst met het resultaat aan de trajectbegeleider bezorgd. Indien gewenst kan de lesgever Veoverleggen met de trajectbegeleider om tot een beslissing te komen. De trajectbegeleider bekijkt de overzichtslijst en bespreekt, indien nodig, de resultaten met de lesgever. Op de aanwezigheidslijst of een kopie ervan wordt voor de naam van de cursist het leerresultaat vermeld (G: geslaagd – NG: niet geslaagd) en één week voor de einddatum aan de administratieve medewerker bezorgd. Op basis daarvan worden (deel)certificaten gemaakt. De overzichtslijst wordt door de trajectbegeleider terugbezorgd aan de lesgever, die de lijst klasseert in het inhoudelijk cursusdossier.
De overzichtslijsten zijn permanent beschikbaar.
CBE LiMiNo & Vocvo
Ve
37
Waar vind je de nodige documenten? Overzichtslijsten per lesgroep per cursist: smartschool / opleidingen /opleiding x / evaluatie Indien je deze lijsten niet kan terugvinden, ga je te rade bij de praktijkbegeleider.
4.9
Proces verbaal van evaluatie
De administratieve medewerker maakt het proces verbaal van evaluatie van de modules. Dit gebeurt enkele keren per jaar voor de afgelopen modules van de voorbije periode. (bv. 1x per semester) Alle cursisten die gestart zijn in de module (= 1 keer aanwezig) komen op dit PV. De informatie is terug te vinden bij de leerresultaten in alphiwin en worden via het sjabloon in alphiwin per module geprint. Cursisten die in de loop van de module niet meer zijn gekomen worden op het proces verbaal aangeduid als ‘vroegtijdig gestopt met de cursus’. Het PV van evaluatie wordt getekend door de verantwoordelijke voor programmatie. De proces verbalen van evaluatie worden door de administratieve medewerkers geklasseerd per schooljaar / per modulenummer. Deze documenten moeten 30 jaar bewaard blijven. Waar vind je de nodige documenten? Proces Verbaal van Evaluatie: Alphiwin / report / documenten / cursus / cursist / PV
CBE LiMiNo & Vocvo
38
4.10 Proces verbaal van toelating / Proces verbaal van vrijstelling Om als cursist toegelaten te worden tot een sequentieel geordende module van een opleiding (= modules waar pijltjes tussen staan) moet hij / zij een deelcertificaat hebben van de vorige module. Indien de cursist geen deelcertificaat heeft, moet er aan de hand van een intakegesprek en plaatsingstoets een PV van toelating of PV van vrijstelling gemaakt worden. De bewijsstukken hiervoor worden door de trajectbegeleiders aan de administratieve medewerker bezorgd. De administratieve medewerker print het PV van toelating of vrijstelling en klasseert deze samen met de bewijsstukken alfabetisch.
Waar vind je de nodige documenten? PV van toelating : Alphiwin / report / documenten/ cursist / leerloop / PV
CBE LiMiNo & Vocvo
39
4.11 Schematisch stappenplan Taak Aanmeldingen opvangen (persoonlijk, telefonisch of via mail) en invoeren van persoonsgegevens In intakeschema afspraakmomenten voorzien Afspraak geven aan kandidaten Intake – oriëntering – screening en besluit plaatsing Inhoudelijk cursusdossier Inhoudelijk cursusdossier klasseren Voorbereidingen / lesmateriaal Administratief cursistendossier Aanvullende persoonsgegevens Aanwezigheidslijsten uitprinten, aanwezigheden invoeren, klasseren, voorbereiden voor verificatie (1/3e moment arceren) Aanwezigheden invullen Inschrijvingsformulieren printen Inschrijvingsformulieren laten tekenen alfabetisch verzamelen en afgeven Inschrijvingsformulieren: controleren op volledigheid, wijzigingen persoonsgegevens invoeren, per module klasseren Wettig verblijf: vervaldatum noteren Wettig verblijf nodige kopieën maken en bezorgen Wettig verblijf: alfabetisch klasseren Pdf NT2 elektronisch Evaluatie: "overzichtslijst evaluatie" per lesgroep per cursist Proces verbaal van evaluatie Proces verbaal van toelating of vrijstelling: Toetsen, materiaal verzamelen ter staving Proces verbaal van toelating of vrijstelling printen en samen met de toetsen alfabetisch klasseren
CBE LiMiNo & Vocvo
AM
TB
Educatieve
x x x x x x x x x x x x
x x
x x x x x x x x x
40
5 Doorverwijzing en opvolging door het HVN 5.1
Toeleiding
C meldt zich aan bij CBE
met studiebewijs RG 1.1 of Alfa Start, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 of BT 1, 2, 3, 4
intake CBE
doorverwijzen HvN voor info CVO (telefonisch/via afsprakenkaart)
CBE LiMiNo & Vocvo
zonder studiebewijs
doorverwijzen HvN voor intake, screening en testing
41
5.2
Intake, screening en testing bij HvN C meldt zich aan bij HvN/OBS
zonder afsprakenkaart HvN
met afsprakenkaart HvN
doelgroepbepaling OBS
taalintake HvN
intake OBS
doelgroepbepaling OBS
geen doelgroep: taalintake HvN
taalintake HvN
CBE LiMiNo & Vocvo
intake OBS
geen doelgroep
42
5.3
Doorverwijzing CBE HvN oriënteert C naar
BT 1 / Alfa Start
NT2 / Alfa onbepaald
HvN reserveert C op WL HvN BT1/Alfa Start
HvN reserveert C op WL HvN NT2/Alfa onbepaald
CBE bevestigt reservatie WL HvN BT1/Alfa Start
C krijgt afspraak voor verdere oriëntering bij CBE
CBE reserveert op interne WL met startdatum1
CBE bevestigt reservatie WL HvN NT2/Alfa onbepaald
CBE bezorgt verzendlijst voor brief uitnodiging tot inschrijving aan HvN HvN/OBS koppelt terug i.v.m. eventuele wijzigingen (annulaties, verhuizing, …)
CBE nodigt C uit via brief voor eerste les
CBE reserveert C op cursus BT 1/Alfa Start
1
Als C niet kan gereserveerd worden op het geplande startmoment BT1/Alfa Start (bv. o.w.v. plaatsgebrek), meldt CBE dit aan HvN en reserveert C op interne WL. Hij/zij wordt uitgenodigd voor het volgende startmoment.
CBE LiMiNo & Vocvo
43
5.4
Opvolging cursisten CBE
Na oriëntering bij CBE
CBE koppelt terug naar HvN/OBS2 over resultaat oriëntering
C komt op afspraak oriëntering
C daagt niet op bij oriëntering
CBE reserveert C op cursus/interneWL
C is niet verplicht voor IB
C is verplicht o.b.v. IB-contract
CBE nodigt C uit voor eerste les3
HvN contacteert C
OBS volgt IB op
C wenst nog NT2
C wenst geen NT2
afspraak oriëntering CBE via HvN
HvN brengt (reden voor) uitval in kaart nieuwe afspraak oriëntering CBE of reservatie interne4 WL HvN
CBE schrapt C van WL HvN NT2/Alfa onbepaald
2
Dit gebeurt via een Excellijst per mail aan HvN met OBS in cc (via het algemeen e-mailadres). Dit gebeurt via brief als het startmoment niet duidelijk is bij oriëntering. 4 Indien C o.w.v. omstandigheden/geen aanbod niet kan starten. 3
CBE LiMiNo & Vocvo
44
5.5
Opvolging cursisten CBE
Na 1ste uitnodiging CBE via brief5 CBE registreert aan-/afwezigheid vanaf eerste les6
C is eerste les aanwezig
OBS volgt NT2 traject IB verder op
C is eerste les niet aanwezig
C is niet verplicht voor IB
C is verplicht door IB-contract
CBE koppelt terug naar HvN7
OBS volgt IB op (via Matrix)
HvN contacteert C8
OBS koppelt terug naar CBE9
C wenst nog NT2
C wenst geen NT2
HvN contacteert CBE telefonisch
HvN brengt (reden voor) uitval in kaart
C stapt alsnog in
IB stapt alsnog in
IB stapt niet in
C wordt uitgenodigd volgend startmoment HvN koppelt terug naar CBE10 CBE schrapt C uit cursus en reserveert op interne WL met datum
CBE schrapt C uit cursus
5
Bijkomende afspraken bij drukte / uitzonderlijke omstandigheden zijn nodig. Dit gebeurt voor verplichte C via de webapplicatie KBI voor alle modules BT 7 Dit gebeurt via Excellijst uit Alphiwin per mail. 8 Binnen max. 5 werkdagen. 9 CBE kan plaatsen van niet-verplichten of opgeschorte IB zelf verder aanvullen. 10 Dit gebeurt via aanvullingen op dezelfde Excellijst als onder voetnoot 7. 6
CBE LiMiNo & Vocvo
45
Colofon Stroomschema’s cursistenbegeleiding CBE LiMiNo is een uitgave van Vocvo vzw, Vlaams ondersteuningscentrum voor het volwassenenonderwijs Kardinaal Mercierplein 1, B-2800 Mechelen tel. 015 44 65 00 – fax 015 44 65 01
[email protected] – www.vocvo.be
CBE LiMiNo & Vocvo
46
