Strategische FM-trends
Gratis rapport met waardevolle vakinformatie voor facility managers
De facility manager anno 2012 staat voor grote uitdagingen. Een economische crisis is daar mede debet aan. Kennis hebben van wat er in de (facilitaire) wereld gaande is kan dan helpen. Maar de ontwikkelingen voltrekken zich in zo’n hoog tempo dat een overzicht ver weg lijkt. Toch zijn er kansen wanneer er inzage is in de mogelijkheden en trends die aan de orde zijn. In deze whitepaper kunt u lezen over actuele ontwikkelingen – enkele daarvan zijn de resultaten van wetenschappelijk onderzoek. Deze informatie helpt u bij het uitzetten van uw strategisch beleid.
www.FMM.nl Strategische FM-trends
2
Inhoudsopgave Aanbesteden 2.0 Innovatiemanagement en FM FM en facilitaire dienstverlening in de toekomst Cijfers, trends en ontwikkelingen in de Nederlandse FMIS-markt Vastgoedbeheer dwingt tot langetermijndenken
www.FMM.nl Strategische FM-trends
4 8 12 18 23
3
Aanbesteden 2.0 Joop van Duren en Ger Lugger De regieorganisatie wordt steeds vaker het sturingsprincipe van facilitaire organisaties. Het afsluiten van goede cont(r)acten is een van de belangrijkste functionaliteiten van de regieorganisatie. In dit artikel wordt deze functionaliteit nader onder de loep genomen. Er worden aanbevelingen gedaan voor het afsluiten van goede cont(r)acten, bedoeld om een aantal traditionele weeffouten ‘onschadelijk’ te maken en de uitkomsten van nieuw onderzoek zoals Joop van Duren dat heeft gedaan in het kader van zijn promotieonderzoek aan de Universiteit Twente, te integreren binnen de aanbestedingspraktijk. ‘Het managen van vraag en aanbod’ is kort gezegd de essentie van de regieorganisatie. We beperken ons tot de kern, waarbij we verder in zullen zoomen op één aspect: het aanbesteden. Binnen de regieorganisatie is een aantal clusters van activiteiten herkenbaar. Twee belangrijke hebben te maken met respectievelijk de interne klantrelaties (‘demand management’) en het leveranciers- en het performance management (‘supply management’).
Duurzame relaties
Het opbouwen van een duurzame relatie met klanten is vanzelfsprekend belangrijk. Datzelfde geldt ook voor de relatie met de meeste leveranciers. Daar moet verbetering in komen, niet uitsluitend vanwege de ‘politieke correctheid’, maar zeker ook vanuit het eigen belang van de regieorganisatie en, in het verlengde daarvan, van haar klanten.
www.FMM.nl Strategische FM-trends
4
Het traditionele aanbesteden
De afgelopen jaren is er in de facilitaire wereld nogal wat te doen geweest over aanbesteden. Hierbij vielen vaak harde woorden en werden er nogal wat krokodillentranen gelaten. Denk maar even terug aan wat er in de schoonmaakwereld gebeurde. Schoonmaakbedrijven die, als werkgevers, bezwoeren dat de concurrentie dermate groot is en opdrachtgevers dermate prijskopen dat de rek eruit is. Waarbij diezelfde schoonmaakbedrijven bij de eerste de beste aanbesteding weer even vrolijk ‘strategisch inschreven’. En opdrachtgevers die moord en brand schreeuwden over het slechte werkgeverschap van de schoonmaakbedrijven, maar bij hun eerstvolgende aanbesteding vervolgens weer vrolijk ‘prijskochten’ en hun leveranciers bij voorkeur het vel zo diep mogelijk over de oren trokken. Vervolgens begrepen ze niet dat ze uiteindelijk, linksom of rechtsom, ‘toch de rekening gepresenteerd kregen’.
Het kan beter
Kan het ook anders? Beter? Het antwoord is ja. Een belangrijke voorwaarde is dan wel dat we (écht!) af moeten van de traditionele klant-leverancierrelatie. Daarvoor bestaan meerdere mogelijkheden. We beperken ons hier tot het aanbesteden en de veelgemaakte fouten die daarbij voorkomen, aangevuld met nieuwe inzichten uit het promotieonderzoek van Joop van Duren. Vervolgens bespreken we enkele remedies. Veelgemaakte fouten bij het aanbesteden zijn: • te weinig aandacht voor prestaties uit het verleden, • opdrachtgevers willen te veel voorschrijven, in plaats van marktpartijen de ruimte te geven hun kennis in te brengen. Bedenken (denken) en maken (doen) zijn daardoor twee werelden geworden, • te veel aandacht voor de laagste prijs en te weinig voor kwaliteit en ‘waarde’, • te weinig aandacht voor risicomanagement, • te weinig aandacht voor het samenwerkingsvermogen en de competenties van sleutelfunctionarissen.
Past performance informatie
Het is raadzaam gegadigden aan te laten geven hoe ze in het verleden om zijn gegaan met uitdagingen die het nu aan te besteden werk bevat. Als je dat door alle gegadigden verifieerbaar laat beschrijven, voor bijvoorbeeld drie eerder door hen gerealiseerde projecten, kun je deze ‘past performance informatie’ mede laten bepalen welke partijen verdergaan in het proces; past performance informatie wordt dan als nader selectiecriterium gebruikt. Wij zijn van mening dat de reputatie van leveranciers mee moet wegen bij de huidige beoordelingen. Kwaliteit mag immers lonen, en wanneer ‘past performance’ meetelt bij de kansen op nieuw werk, zal dat ongetwijfeld leiden tot een professionalisering van het aanbod.
Gebruik de denkkracht van je leverancier
Denk als opdrachtgever liever na over de functionaliteiten die je nodig hebt en laat marktpartijen op basis van hun kennis en ervaring aangeven welke oplossingen ze voorstellen. Stel je vraag dus in hoge mate oplossingsvrij geformuleerd. Laat het kwaliteitsverschil in de voorgestelde oplossingen vervolgens ook leiden tot onderscheidend vermogen tussen aanbieders. Op deze wijze ontstaat er ook in hogere mate commitment. Een ‘eigen oplossing’ triggert bij een leverancier trots en eagerness. De (Europese) regelgeving biedt voldoende ruimte deze specificaties te hanteren en juist een appèl te doen op vakmanschap, creativiteit en de meest recente ervaringen. Dit bevordert ook de innovatie die we met zijn allen zo graag willen.
Geen ‘laagste prijsklem’
Uit onderzoek blijkt dat nog steeds in meer dan 80 procent van alle gevallen de laagste prijs als gunningscriterium wordt gebruikt. Dit prijskopen blijkt echter maar wat vaak www.FMM.nl Strategische FM-trends
5
