Stock Opname dan Weeding dengan Menggunakan SLiMS Danang Dwijo Kangko, S.Hum. Ketua Komunitas SLiMS Jabodetabek
[email protected]
Stock Opname? • Pendataan, Inventarisasi, Stocktaking, Cacah ulang, Simak Sediaan.
• Suatu kegiatan di perpustakaan untuk melakukan penghitungan ulang koleksi perpustakaan secara menyeluruh (Soebagio, 2013:1) • Mencocokan semua catatan buku yang dimilki dengan kopi yang ada di rak dan semua catatan buku yang sedang dipinjam (Magetsari, et al., 1992)
SLiMS • Senayan Library Management System • SLiMS adalah Open Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar. (SLiMS Developer Community, 2012:1) • Senayan Library Management System (SLiMS) adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library management system) dengan sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3. (Ridho, M. Rasyid, 2012:5)
Tujuan Stock Take Mencocokan keadaan koleksi yang sebenarnya dengan data koleksi yang ada pada katalog (tercetak maupun elektronik) sehingga didapatkan data mengenai: • Jumlah koleksi riil/data sebenarnya • Jumlah koleksi hilang/tingkat kehilangan • Jumlah koleksi yang sedang dipinjam saat itu • Jumlah koleksi yang dapat disiangi (weeding) • Jumlah koleksi rusak dan butuh perbaikan • Jumlah koleksi disetiap nomer klasifikasinya
Prinsip Umum Stock Take pada SLiMS • Dilakukan terhadap koleksi yang tersedia di perpustakaan bukan terhadap koleksi yang dipinjam • Dilakukan terhadap item/eksemplar menurut nomer barcode • Koleksi yang berstatus tersedia akan dianggap hilang sementara setelah proses inisialisasi dan akan kembali berstatus tersedia dengan memindai nomer barcode item • Apabila koleksi tersebut tidak dipindai nomer barcode itemnya maka statusnya akan dianggap hilang • Aplikasi SLiMS akan memberikan laporan koleksi tersedia, koleksi dipinjam, dan koleksi hilang pada akhir kegiatan stock take
Pengenalan Fitur Stock Take pada SLiMS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Stock Take History/Rekaman Inventarisasi Initialize/Inisialisasi Current Stock Take/Inventarisasi Aktif Stock Take Report/Laporan Inventarisasi Finish Stock Take/Selesaikan Inventarisasi Current Lost Items/Eksemplar Hilang Saat Ini Stock Take Log/Catatan Inventarisasi Resynchronize/Resinkronisasi Upload List/Unggah Daftar
1. Stock Take History/Rekaman Inventarisasi • Berisi laporan stock opname yang telah/pernah dilakukan. • Terdapat informasi: Stock Take Name, Start Date, End Date, Report
2. Initialize/Inisialisasi • Berfungsi untuk memulai stock opname
3. Current Stock Take/Inventarisasi Aktif • Menu utama Stock Take • Berfungsi mengembalikan status koleksi perpustakaan yang dianggap hilang oleh sistem, ke status exist/ada. • Menggunakan nomer Barcode sebagai acuan
4. Stock Take Report/Laporan Inventarisasi • Berfungsi untuk melihat hasil dari kegiatan stock take yang telah dilakukan dalam bentuk laporan
5. Finish Stock Take/Selesaikan Inventarisasi • Berfungsi untuk mengakhiri kegiatan Stock Take • Contreng Purge Lost Item untuk menghapus data item koleksi yang hilang.
6. Current Lost Items/Eksemplar Hilang Saat Ini • Berfungsi untuk memberikan daftar koleksi yang dianggap hilang.
7. Stock Take Log/Catatan Inventarisasi • Menu ini memberikan rekaman (log) saat melakukan proses stock take
8. Resynchronize/Resinkronisasi • Berfungsi untuk melakukan sinkronisasi data bibliografi yang diedit pada saat berlangsung kegiatan stock take dengan data bibliografi yang ada pada modul stock take.
9. Upload List/Unggah Daftar • Berfungsi untuk melakukan stock take otomatis dengan memanfaatkan file data item. • File data item yang diupload memiliki ekstensi .txt
Petunjuk Teknis Stock Take dengan SLiMS I. Perencanaan II.Pelakanaan III.Laporan
I. Perencanaan Stock Take dengan SLiMS Pastikan perencanaan sudah matang • Waktu: Kapan dan berapa lama? Apakah layanan akan ditutup sementara? Buatlah time line dan pengumuman. • Pelaksana: Siapa aja yang terlibat? Siapa penanggung jawabnya? Buatlah tim pelaksana Stock take/ Stock opname. • Dana: Berapa anggaran yang tersedia? Rencanakan anggaran pada tahun sebelumnya. • Fasilitas: ATK, alat kebersihan, alat perbaikan koleksi, scanner, komputer/laptop, masker, dan perlengkapan lainnya.
Lanjutan… • Kegiatan lain yang terkait: 1. Shelving Sebelum melakukan stock take pada SLiMS, pastikan semua buku yang ada diperpustakaan (kecuali buku yang sedang dipinjam) sudah diurutkan di rak sesuai dengan call number-nya. 2. Fumigasi (optional) Pastikan bahan kimia sudah tidak membahayakan pelaksana stock take dan bangkai binatang yang ikut mati akibat fumigasi telah disingkirkan. 3. Backup Database SLiMS
II. Pelaksanaan Stock Take dengan SLiMS 1) Login dengan account masing-masing 2) Klik Menu Stock Take/Inventarisasi 3) Klik Sub-menu Initialize/Inisialisasi 4) Berikan Nama kegiatan pada kolom Stock Take Name 5) GMD pilih sesuai kebutuhan/kosongkan 6) Collection Type pilih sesuai kebutuhan/kosongkan 7) Shelf location pilih sesuai kebutuhan/kosongkan 8) Classification pilih sesuai kebutuhan/kosongkan
Lanjutan... 9)Klik Initialize Stock Take – Ok Pada langka ini, dikiri halaman akan muncul submenu: Current Stock Take/Inventarisasi Aktif Stock Take Report/Laporan Inventarisasi Finish Stock Take/Selesaikan Inventarisasi Current Lost Items/Eksemplar Hilang Saat Ini Stock Take Log/Catatan Inventarisasi Resyncronize/Resinkronisasi Upload List/Unggah Daftar
Lanjutan... 10)Klik Current Stock Take 11)Pindai/Scan satu-persatu nomer barcode koleksi di rak hingga selesai – Disarankan untuk klik titik pada Current User Only 12)Pastikan Anda telah selesai memindai semua koleksi di rak. Anda dapat mengecek status kegiatan pada submenu Stock Take Report dan melihat judul buku apa saja yang belum dipindai pada submenu Current Lost Item. 13)Jangan lupa untuk mengunduh laporan pada submenu Stock Take Report dan mencetak daftar koleksi hilang pada submenu Current Lost Item apabila diperlukan.
Lanjutan... Apabila menemukan koleksi yang rusak, kita dapat dipisahkan dahulu sementara untuk diperbaiki dan dibuatkan daftar perbaikan koleksi yang rusak. Apabila menemukan koleksi yang data katalognya kurang tepat dan harus diperbaiki maka lakukan perbaikan data pada Menu Bibliografi – perbaiki data koleksi – lalu sinkronisasikan data dengan submenu Resyncronize/Resinkronisasi pada menu Stock Take. 14)Selanjutnya, klik submenu Finish Stock Take (submenu ini digunakan hanya ketika kegiatan stock take telah selesai. Apabila hendak melanjutkan esok hari maka keluarlah dengan Menu Log out.) 15)Contreng Purge Lost Item lalu klik tombol Finish Stock Take 16)Kegiatan Stock Take selesai lalu akan keluar Stock Take History
III. Laporan • Setelah kegiatan Stock Take selesai dengan menekan tombol Finish Stock Take maka akan keluar Jendela Stock Take Report – Cetak laporan ini. • Dari Laporan ini kita dapat melihat tingkat kehilangan koleksi dan dapat juga sebagai pertimbangan kegiatan penyiangan.
Penyiangan atau Weeding • Penyiangan/Weeding adalah kegiatan memindahkan/mengeluarkan koleksi dari tempat penyimpanan koleksi (rak atau almari) di perpustakaan dan selanjutnya tidak dilayankan lagi kepada pemustaka (Soebagio, 2013:7) • Penyiangan (Weeding) adalah pengeluaran buku-buku yang dianggap sudah tidak dipakai lagi dari koleksi perpustakaan; penyiangan samar adalah pemindahan buku dari satu bagian ke bagian lain atau dari rak yang satu ke rak yang lain (Magetsari, et al., 1992)
Kriteria Buku yang Wajib Disiangi Menurut Jeannette Larson (2008) dalam Soebagio (2013) kriteria buku yang wajib disiangi memiliki kriteria MUSTIE: • Misleading/ menyesatkan karena data sudah ketinggalan zaman • Ugly/ usang dan tidak terpelihara atau rusak • Superseded/ sudah ada gantinya dengan terbitan edisi terbaru maupun edisi revisi • Trivial/ kurang manfaat karena isinya sepele, tidak diperhatikan, tidak diminati pemustaka • Irrelevant/ buku yang isinya sudah tidak relevan dengan tujuan perpustakaan • Elsewhere/ dapat diperoleh dimana-mana
Bagaimana Cara Penyiangan dengan SLiMS? 1. SLiMS memberikan data berupa laporan yang dapat dimanfaatkan oleh pustakawan untuk megevaluasi dan mengambil keputusan kegiatan penyiangan/weeding. Data tersebut dapat kita temukan pada: • Laporan hasil Stock Take/ Stock Take Report • Menu Reporting 2. Setelah diputuskan koleksi mana saja yang akan disiangi/weeding, pustakawan tinggal merubah data koleksi yang ada pada SLiMS
Merubah Data Koleksi yang Disiangi pada SLiMS Kita perlu merubah data koleksi pada SLiMS untuk koleksi yang disiangi/weeding. Berikut caranya: •Klik Menu Master File •Klik Submenu Item Status •Klik Add new item status •Isi Item Status Code dengan “DIS” dan Item Status Name dengan “Discard” •Contreng “No Loan Transaction” dan “Skipped By Stock Take” •Klik tombol Save
Lanjut… Keterangan “Discard” pada Item Status ini berfungsi sebagai keterangan pada koleksi-koleksi yang disiangi/weeding. Setelah kita berhasil menambahkan Item Status “Discard” selanjutnya kita tinggal memberikan label Item Status “Discard” ini pada setiap koleksi yang disiangi/weeding.
Lanjut… Cara memberikan label Item Status “Discard” ini sebagai berikut: • Klik menu Bibliografi • Klik menu Item List • Cari koleksi yang disiangi dengan mencarinya pada kolom Search • Klik Edit pada koleksi yang disiangi • Ubah Item Status menjadi “Discard” • Klik Update • Lanjutkan pada semua koleksi yang disiangi/weeding
Diskusi Pertanyaan: 1.
Referensi 1. Magetsari, Nurhaidi, et al. (1992). Kamus istilah perpustakaan dan dokumentasi. Diakses melalui www.pnri.go.id 2. Ridho, M. Rasyid. (2012). Senayan Library Management System for dummies. Jakarta: SDC. 3. Senayan Developer Community.(2012). Dokumentasi SLiMS berdasarkan SLiMS-5 (Meranti). Jakarta: SDC. 4. Soebagio, Adwityani. (2013). Stock opname dan weeding di perpustakaan. Jakarta: KPI.
