Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs Aanbesteding Accountancydiensten

Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs Aanbesteding Accountancydiensten

Colofon Titel:

Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs Aanbesteding Accountancydiensten

Versie, datum:

Versie 3, 19 juni 2012

Status:

Definitief

Samengesteld door: dhr. H.L.M. Kirkels / dhr. F.J.M. Severens Sector/Afdeling:

Financiën / Inkoop

EU-LVO.2012-01

Sittard, juni 2012 Alle informatie in dit document over de aanbesteding Accountancydiensten mag uitsluitend worden gebruikt om een offerte samen te stellen ter beantwoording van deze aanbesteding. Acquisitie naar aanleiding van dit document is niet toegestaan. Dit document is in elektronische vorm verkrijgbaar op aanvraag via [email protected]

© 2012 Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs

EU-LVO2012-1 Aanbesteding Accountancydiensten

Aanbesteding Accountancydiensten Stichting LVO

Pagina 2 van 35



Inhoudsopgave 1 Inleiding ........................................................................................................................... 5 1.1 Profielschets Stichting LVO .................................................................................. 5 1.2 Organisatiestructuur.............................................................................................. 5 1.2.1 College van Bestuur ....................................................................................... 5 1.2.2 Directieberaad ................................................................................................ 5 1.2.3 Raad van Toezicht ......................................................................................... 6 1.3 Bestuursbureau LVO ............................................................................................ 6 1.4 Administratieve organisatie ................................................................................... 7 1.4.1 Financiële administratie.................................................................................. 7 1.4.2 Personeels- en salarisadministratie ............................................................... 7 1.4.3 Leerlingenadministratie .................................................................................. 8 1.4.4 Huisvesting en MJOP..................................................................................... 8 1.5 Beleidsvisie ........................................................................................................... 8 1.5.1 PLANNING & CONTROL ............................................................................. 10 2 Onderwerp van aanbesteding ..................................................................................... 11 2.1 Vorm van de overeenkomst ................................................................................ 11 2.2 Onderdeel 1 “Jaarrekening” ................................................................................ 11 2.3 Onderdeel 2 “Bekostiging” .................................................................................. 11 2.4 Onderdeel 3 “Regiewerkzaamheden” ................................................................. 12 3 Randvoorwaarden met betrekking tot de aanbesteding .......................................... 13 3.1 Algemeen............................................................................................................ 13 3.2 Adresgegevens ................................................................................................... 13 3.3 Tijdschema ......................................................................................................... 14 3.4 Conformiteit......................................................................................................... 14 3.5 De offerte ............................................................................................................ 15 4 Leverancierselectie en offerte-evaluatie .................................................................... 17 4.1 Inleiding............................................................................................................... 17 4.2 Procedure ........................................................................................................... 17 4.3 Selectiecriteria .................................................................................................... 18 4.4 Gunningcriteria.................................................................................................... 19 4.4.1 Toelichting op gunningcriteria ...................................................................... 20 Bijlage A – Programma van Eisen ................................................................................. 25 Bijlage B – Conformiteitentabel ..................................................................................... 27 Bijlage C - Eisen aan de structuur van de offerte ......................................................... 29 Bijlage D – Model verklaring betreffende uitsluitingsgronden .................. 31 Bijlage E – Invulformulier Kosten Accountancydiensten ............................................ 33 Bijlage F – Stichting LVO Leveringsvoorwaarden ....................................................... 35


Pagina 3 van 35




Pagina 4 van 35



1 Inleiding 1.1 Profielschets Stichting LVO De juridische entiteit Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs (hierna Stichting LVO) is het overkoepelend bestuur van 17 scholen in het voortgezet onderwijs in Limburg. Binnen Stichting LVO zijn circa 3400 medewerkers werkzaam, welke voorzieningen bieden aan circa 30.000 leerlingen van Venray tot Maastricht. Deze voorzieningen beslaan het hele spectrum van voortgezet onderwijs oftewel alle varianten van het VMBO tot en met het gymnasium. Stichting LVO zet zich in om een divers aanbod van scholen en schooltypen in stand te houden, waardoor voor alle kinderen - in de regio’s waar Stichting LVO actief is - ook in de toekomst uitstekend onderwijs op redelijke afstand bereikbaar is. Dit is een voortdurende uitdaging gezien het gegeven van een krimpend aantal leerlingen en de daarmee gepaard gaande daling van de inkomsten. Deze situatie impliceert een streven naar verhoging van de effectiviteit (goed onderwijs, tevreden medewerkers en handhaven breed onderwijsaanbod) en efficiency middels optimale inzet van middelen. Om gestructureerd invulling te geven aan dit streven zet Stichting LVO de vraag naar accountancydiensten uit in deze aanbesteding Accountancydiensten (EU-LVO2012-1) Stichting LVO zal optreden als contractpartij, welke een overeenkomst zal aangaan met de inschrijver die de opdracht gegund krijgt. De aanbesteding wordt uitgevoerd en begeleid door de afdeling VFI (Vastgoed, Facilitaire Zaken en Inkoop) van Stichting LVO. Voor verdere informatie over Stichting LVO en de hieronder ressorterende scholen wordt verwezen naar de website www.stichtinglvo.nl. Het jaarverslag 2010 is hier in te zien alsook te downloaden.

1.2 Organisatiestructuur Stichting LVO onderscheidt de volgende bestuurlijke organen: • Het College van Bestuur (CvB) • Het Directieberaad (DB) • De Raad van Toezicht (RvT)

1.2.1 College van Bestuur Het College van Bestuur is het bevoegd gezag van de LVO-scholen met als belangrijkste taak de scholen zodanig te faciliteren dat zij optimaal in staat zijn uitstekend onderwijs te bieden. Het CvB ontvangt beleidsmatige en operationele ondersteuning van het Bestuursbureau LVO (zie 1.3).

1.2.2 Directieberaad Het Directieberaad bestaat uit de voorzitters en leden van de centrale directies van de regio’s, clusters en scholen. De belangrijkste taak is het adviseren van het College van Bestuur.


Pagina 5 van 35



1.2.3 Raad van Toezicht De Raad van Toezicht houdt toezicht op het beleid van het College van Bestuur en op de algemene gang van zaken binnen Stichting LVO. De werkwijze en samenstelling van de RvT zijn vastgelegd in statuten en in een huishoudelijk regelement. De RvT benoemt de accountant. De organisatiestructuur is in onderstaand schema weergegeven:

Raad van Toezicht Dhr. H. Schreuder

College van Bestuur Dhr. H. van Hoof

Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad Dhr. L. van Doorn

Bestuursbureau Mw. M. Heijenrath

LVO Maastricht Dhr. J. Bierman

LVO Parkstad Dhr. F. Schings

Regio Westelijke Mijnstreek

Regio Noord

LVO Weert Mevr. M. van Wegberg

LVO Heuvelland Dhr. T. Kikken

Bonnefanten College

Grotius College Heerlen

Graaf Huyn College Geleen Dhr. G. Beckers

Raayland College Venray Dhr. L. de Veen

Het College

Sophianum Gulpen-Wittem

OPDC – St. Michaël

Emmacollege Heerlen

Groenewald Stein Dhr. P. Groos

Het Bouwens Peel en Maas Dhr. H. Janssen

Philips van Horne scholengemeenschap

Stella Maris College Meerssen / Valkenburg

Porta Mosana College

Sint-Janscollege Hoensbroek

Sint-Maartenscollege

Romboutscollege Brunssum

Terra Nigra

Broeklandcollege Hoensbroek

Het Kwadrant Dendron College Horst aan de Maas Dhr. J.H. de Wit

1.3 Bestuursbureau LVO Op het Bestuursbureau LVO te Sittard zijn volgende afdelingen vertegenwoordigd: • Financiën; • Personeelszaken; • ICT; • VFI (Vastgoed, Facilitaire zaken en Inkoop); • Onderwijs; • Communicatie; • Secretariaat. De desbetreffende afdelingen dragen het beleid van Stichting LVO uit en ondersteunen de scholen met name in de secundaire processen die ondersteunend zijn aan de primaire taak van het geven van uitstekend onderwijs. Daarnaast vervult het Bestuursbureau een beleids-adviserende en uitvoerende rol naar het CvB.


Pagina 6 van 35



De organisatiestructuur is in onderstaand schema weergegeven:

1.4 Administratieve organisatie De afdeling Financiën heeft een vertegenwoordiging in de regio, het cluster dan wel de school. De beleidsadviseurs Financiën die op het Bestuursbureau LVO werkzaam zijn hebben op hun beurt weer elk een aantal regio’s, clusters dan wel scholen onder zich. De relevante informatiesystemen die stichtingsbreed gebruikt worden zijn: • Financiële applicatie à Exact Financials (per 1-1-2014 Afas) • HR-applicatie à Centric (per 1-1-2013 Afas) • Leerlingadministratie à Magister • Huisvesting à O-Prognose

1.4.1 Financiële administratie Binnen Stichting LVO wordt de basisadministratie op cluster-, regio- dan wel schoolniveau uitgevoerd (75% van het aantal boekingen). Een aantal administratieve taken is uit oogpunt van efficiency en/of specifieke kennisvereisten ondergebracht op het Bestuursbureau LVO (25% van het aantal boekingen). Hierbij valt te denken aan subsidies OCW, incasso, rente en aflossingen, salarissen, bouwafrekeningen etc. Daarnaast stelt het Bestuursbureau LVO de geconsolideerde jaarrekening op. De administratieve organisatie op zowel de scholen alsook op het Bestuursbureau LVO, alsook de bijbehorende procedures zijn beschreven in een kwaliteitshandboek.

1.4.2 Personeels- en salarisadministratie De basisgegevens voor personele- en salarismutaties worden op de scholen ingevoerd. De afdeling salarisbeheer op het Bestuursbureau LVO heeft een controlefunctie en is verantwoordelijk voor de genoemde mutaties met betrekking tot het personeel van het Bestuursbureau LVO, alsmede voor de berekening en uitbetaling van de salarissen.


Pagina 7 van 35



1.4.3 Leerlingenadministratie De werkzaamheden inzake de leerlingenadministratie vinden plaats op de scholen. De BRON-gegevens worden op de scholen op een uniforme wijze in Magister ingevoerd.

1.4.4 Huisvesting en MOPS Binnen Stichting LVO wordt gebruik gemaakt van de applicatie O-Prognose om gebouwen en gebouwdelen vast te leggen en een Meer Jaren Onderhouds Planning (MOP) te kunnen realiseren. Uit O-Prognose worden op het Bestuursbureau LVO overzichten gegenereerd die aan de scholen ter beschikking gesteld worden. Het systeem wordt gemuteerd door de afdeling VFI van het Bestuursbureau LVO.

1.5 Beleidsvisie De Stichting LVO heeft zich in haar Beleidsvisie tot hoofdopdracht gesteld: "het leveren van onderwijs van aantoonbaar goede kwaliteit". Deze hoofdopdracht valt uiteen in drie onderdelen, namelijk: 1. Uitstekend onderwijs: tevreden leerlingen en ouders. Elke dag volgen zo’n 30000 leerlingen voortgezet onderwijs op een van de LVOscholen. Voornaamste doelstelling is om die leerlingen het beste uit zichzelf te laten halen. Waar het gaat om kennis en kunde komt dit tot uitdrukking in studieresultaten en overigens in houding en gedrag. LVO scholen worden in het algemeen nu reeds gekwalificeerd als goede scholen. Op termijn is dat niet voldoende. In deze beleidsperiode willen we werken naar een situatie waarbij LVO scholen tot de top van de Nederlandse scholen behoren, hetgeen zich uit in de beoordelingen van de inspectie (alleen nog maar basisarrangementen), hetgeen tot uiting komt in opbrengstkaarten van de scholen (meer dan gemiddelde resultaten) en onze eigen kwaliteitsmeting, die in deze periode verder ontwikkeld wordt. Het realiseren van deze kwaliteitsverbetering is primair een verantwoordelijkheid van de schoolleiding en individuele docenten, die daarop ook aanspreekbaar zijn. Leerlingen met (zorg) problemen worden opgevangen en begeleid, zodanig dat ze binnen de kortst mogelijke tijd weer normaal kunnen deelnemen aan de reguliere opleiding. Maar dat is niet alles. Wij willen ook leerlingen afleveren die voldoende zijn voorbereid op een plek in de maatschappij, die zelfstandig zijn en weten wat burgerschap is en hoe daarnaar te handelen. Bovendien willen we dat een LVO-leerling iets extra’s meeneemt: het zijn jongeren die initiatief tonen, die maatschappelijk betrokken zijn, die zich op specifieke terreinen, zoals sport of cultuur onderscheiden, die weten wat goed ondernemerschap en/of werknemerschap is en die een bijdrage aan de maatschappij kunnen leveren. Leerlingen die op een LVO-school hebben gezeten denken daar met waardering en plezier aan terug. Dat kan alleen wanneer zij tijdens de schoolperiode hun school en de opleiding waarderen. We willen dat meten en terugzien in goede (tenminste gemiddeld 7) uitkomsten van leerlingenenquêtes. Niet alleen de leerlingen moeten tevreden zijn. Dat geldt ook voor de ouders. Ook van hen willen we weten wat hun oordeel is over de school en het onderwijs aan hun kind en natuurlijk is ook hier onze doelstelling dat school en onderwijs als goed gewaardeerd worden.


Pagina 8 van 35



2. Onderscheidend werkgeverschap: tevreden personeel. Elke dag zijn zo’n 3500 onderwijsgevenden en ondersteuners actief om het onderwijs dat wij voorstaan te verzorgen. Goed onderwijs kan alleen maar worden verzorgd door goed en gemotiveerd personeel. Voor een deel worden de mogelijkheden bepaald door de financiële mogelijkheden die het rijk geeft, voor een deel door elders gemaakte afspraken in CAO en voor een deel door eigen middelen. We willen in overhead en uitvoering maximaal efficiënt, effectief en doelmatig zijn teneinde zo veel mogelijk geld in onderwijs en onderwijspersoneel te stoppen. Dit doen we door te investeren in personeel: opleidingen, trainingen, studiebijeenkomsten, symposia, intern en extern, uitwisseling met andere professionals en het bedrijfsleven. Zo goed als we naar een goede waardering en tevredenheid van leerlingen en ouders streven, zo goed willen we hetzelfde ten aanzien van docenten. Dat betekent dat we ook bij onze medewerkers het instrument tevredenheidonderzoek zullen gebruiken. Investeren in goed werkgeverschap vraagt (financiële) middelen en instrumenten. We willen de middelen die worden verkregen via de bekostigingsfinanciering, zoals gezegd, maximaal efficiënt, effectief en doelmatig inzetten teneinde zo veel mogelijk beschikbaar te hebben voor onderwijs en personeel. Daarenboven verwachten we met behulp met de middelen van “Leerkracht” ook een substantiële bijdrage voor met name personeel te hebben. En daarnaast zullen we, voor zover onze reservepositie dat toelaat, aanvullende middelen beschikbaar stellen voor aan onderwijs en personeel gerelateerde niet structurele bestemmingen. 3. Onderwijs in de maatschappij: de maatschappelijke taak van LVO. Wij willen modern onderwijs, aan de wensen en behoeften van de maatschappij aangepast onderwijs, waar kinderen in staat zijn om zich zelfstandig kennis en kunde eigen te maken, maar waar anderzijds ook sprake is van directe kennisoverdracht door onze onderwijsgevenden. Hier zal sprake moeten zijn van een juiste balans tussen kennis en kunde enerzijds en competenties anderzijds. Het is aan individuele scholen om hier in een eigen profiel te kiezen. Onze scholen zullen zich bewust zijn van hun omgeving en zich realiseren dat het voortgezet onderwijs geen doel op zich is. We leiden in principe op voor vervolgonderwijs, dat uiteindelijk zal leiden tot een plek in de maatschappij en op de arbeidsmarkt. Daarom is het nodig dat scholen en onderwijsgevenden een band met maatschappij en bedrijfsleven hebben in de vorm van het opdoen van ervaring en kennis, door middel van stages en uitwisseling. Omdat lesuitval niet bijdraagt aan de door ons voorgestane kwaliteit van het onderwijs en overigens maatschappelijk weerstand oproept zal dit op LVO scholen niet voorkomen, tenzij gedwongen door onvoorzienbare omstandigheden. Voortijdig schoolverlaten staat een adequate voorbereiding op de latere maatschappelijke positie en/of plaats op de arbeidsmarkt in de weg. Teneinde bij te dragen aan het tegengaan van voortijdig schoolverlaten zal LVO participeren in alle regionale programma’s die momenteel onder regie van het ministerie van OCW worden afgesloten. Tot de Stichting LVO behoren scholen verspreid over Limburg, met een verschillende achtergrond en identiteit. Daarmee is LVO een belangrijke partij binnen het Limburgse maatschappelijke veld. We willen vanuit die positie dan ook bijdragen aan het oplossen van specifieke maatschappelijke en/of sociaal economische problemen. De provincie wordt geconfronteerd met vergrijzing en ontgroening, met vertrek van jonge mensen uit de regio, met te weinig economische activiteit en een kennelijk onvoldoende EU-LVO2012-1 Aanbesteding Accountancydiensten

Pagina 9 van 35



aantrekkingskracht en aantrekkelijkheid als woon-, werken leefgebied. LVO kan deze problemen niet oplossen. Daartoe zijn andere (bestuurlijke) niveaus aangewezen. Maar LVO kan er wel toe bijdragen door in ieder geval te zorgen voor goed onderwijs. De bundeling van scholen heeft geleid tot een relatief grote organisatie. Door de omvang kan nog beter worden voldaan aan wat wij zien als een maatschappelijke opdracht: het aanbieden en in stand houden van een divers aanbod aan scholen en schooltypes, met een zodanige regionale spreiding dat voor alle kinderen in de regio op redelijke afstand een school bereikbaar is. Natuurlijk zullen wij bij een voortzettende daling van het aantal leerlingen op enig moment geconfronteerd worden met een situatie dat het onderwijskundig en financieel economisch niet meer haalbaar is om bepaalde locaties of opleidingen in stand te houden. LVO zal deze ontwikkelingen dan ook voortdurend in kaart brengen en het spreidingsbeleid, inclusief het huisvestingsbeleid daar op aanpassen. De omvang van de scholen binnen de Stichting varieert, maar het gemiddelde aantal leerlingen per school, is relatief beperkt. Dat betekent dat er bij LVO sprake is van een grootschalige organisatie via kleinscholige locaties.

1.5.1 PLANNING & CONTROL De Stichting LVO maakt gebruik van een uitgebreide cyclus voor planning & control. Daarin wordt voor de verschillende beleidsterreinen beschreven, welke stappen in chronologische volgorde te nemen zijn. Voorbeelden hiervan zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

De P&O beleidscyclus; De begrotingscyclus; De jaarrekeningcyclus; De cyclus van de maandelijkse financiële rapportages; De cyclus van de maandelijkse personeelsrapportages; De formatieplancyclus; De MOP-cyclus; De salarisbeheer-cyclus; Diverse processen rondom het strategische beleidsplan, risicomanagement, ICT, vastgoed, facilitair en inkoop, en PR en communicatie.

De planning & control cyclus is ingericht per kalenderjaar. Voor specifieke zaken, die bij voorkeur op schooljaarniveau dienen te worden ingericht, wordt een vertaalslag van schooljaar naar kalenderjaar gemaakt. Een voorbeeld hiervan is de planning van de personeelsformatie. De begrotingscyclus beslaat een toekomstige periode van vier jaren: de meerjarenraming. Deze is gebaseerd op het strategisch beleidsplan op stichtingsniveau, en wordt vervolgens per school in aansluiting op het schoolplan opgesteld.


Pagina 10 van 35



2 Onderwerp van aanbesteding 2.1 Vorm van de overeenkomst Het primaire doel van deze aanbesteding is de totstandkoming van een overeenkomst voor de levering van accountancydiensten. De opdracht bestaat uit 2 onderdelen, die tezamen 1 perceel vormen. In het Programma van Eisen (PvE) zijn de werkzaamheden en voorwaarden nader uitgewerkt. Zie Bijlage A. De overeenkomst heeft een looptijd van 4 jaar met een mogelijke verlenging van 2x 1 jaar en gaat in per 1 november 2012. Er is een jaarlijks evaluatiemoment per contractdatum (1 november). De overeenkomst kent een opzegtermijn van 6 maanden. Stichting LVO alsook opdrachtnemer hebben het recht, indien er dringende redenen zijn, de overeenkomst tussentijds te beëindigen met inachtneming van de opzegtermijn. Dit dient schriftelijk te gebeuren.

2.2 Onderdeel 1 “Jaarrekening” Stichting LVO eist van de opdrachtnemer dat deze op efficiënte en effectieve wijze de controle van de (geconsolideerde) jaarrekening uitvoert. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de verslagen van de intern door het Bestuursbureau LVO verrichte controlewerkzaamheden. De opdrachtnemer draagt de ongedeelde verantwoordelijkheid voor het afgeven van een controle-verklaring bij de geconsolideerde jaarrekening van Stichting LVO, waarin het oordeel inzake de getrouwheid van de grootte en samenstelling van het vermogen per balansdatum is weergegeven, in overeenstemming met de Regeling Jaarverslaggeving Onderwijs, alsmede het oordeel of de in de geconsolideerde jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over het verslagjaar voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid, in overeenstemming met het Controle protocol OCW . De verantwoordelijkheid voor een toereikende planning, uitvoering, afronding en rapportering betreffende de controle van de (geconsolideerde) jaarrekening van Stichting LVO, is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van Stichting LVO en opdrachtnemer. De aanpak van de controles en de omvang van de werkzaamheden wordt in overleg met Stichting LVO vastgesteld.

2.3 Onderdeel 2 “Bekostiging” Stichting LVO eist van de opdrachtnemer dat deze op efficiënte en effectieve wijze de controle van de bekostigingsgegevens uitvoert. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de verslagen van de intern door het Bestuursbureau LVO verrichte controlewerkzaamheden. De opdrachtnemer draagt de ongedeelde verantwoordelijkheid voor het afgeven van een assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens in overeenstemming met het Controle protocol OCW.


Pagina 11 van 35



De verantwoordelijkheid voor een toereikende planning, uitvoering, afronding en rapportering betreffende de controle van de bekostigingsgegevens van Stichting LVO, is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van Stichting LVO en opdrachtnemer. De aanpak van de controles en de omvang van de werkzaamheden wordt in overleg met LVO vastgesteld.

2.4 Onderdeel 3 “Regiewerkzaamheden” Overige accountantswerkzaamheden worden gezien aard en omvang uit de aanbesteding gehouden. Het kan voorkomen dat LVO de opdrachtnemer of een derde werkzaamheden opdraagt die geen deel uitmaken van de onderdelen 1 en/of 2. Voor deze onderhands in concurrentie in opdracht te geven werkzaamheden verwacht LVO een marktconforme tariefstelling. De inschrijver dient door middel van het invullen van de invulstaat als weergegeven in Bijlage E de marktconforme integrale uurtarieven in euro’s (€) en excl. BTW van de gespecificeerde medewerker op te geven. Reistijd en reis- en verblijfskosten dienen hier in meegenomen te zijn.


Pagina 12 van 35



3 Randvoorwaarden met betrekking tot de aanbesteding De aanbesteding wordt uitgevoerd volgens de openbare procedure van de Europese Richtlijn Diensten1 (richtlijn 2004/18/EEG van de Raad van de Europese Gemeenschappen).

3.1 Algemeen Ingediende aanbiedingen moeten zo compleet mogelijk zijn. Inschrijvers dienen ervan uit te gaan dat aanbiedingen zonder meer kunnen worden aanvaard of afgewezen. Stichting LVO vergoedt op geen enkele wijze kosten verbonden aan het inschrijven op deze aanbesteding, of daaraan gerelateerde activiteiten. Ook aanvaardt de aanbestedende dienst geen aansprakelijkheid voor verlies of schade die een inschrijver zou kunnen lijden ten gevolge van deelname aan deze aanbesteding. Stichting LVO behoudt zich het recht voor af te zien van gunning zonder nadere rechtvaardiging. De aanbestedingsdocumenten zijn met grote zorgvuldigheid opgesteld. Mocht een inschrijver desondanks tegenstrijdigheden, fouten of onvolledigheden ontdekken, dan is hij gehouden dit te melden. Vragen en vermeende onvolkomenheden kunnen worden gemeld aan de contactpersoon van Stichting LVO. Door geen aanvullende informatie in te winnen acht de inschrijver deze aanbesteding Accountancydiensten en de bijbehorende bijlagen duidelijk en voldoende instructief. Foutief interpreteren van informatie uit deze aanbesteding Accountancydiensten of te laat aanvragen van aanvullende informatie kan nooit reden zijn voor het verlenen van uitstel van indiening van de aanbieding, noch van enige verrekening van kosten.

3.2 Adresgegevens Inschrijvingen moeten worden bezorgd bij: Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs Mercator 1, 6135 KW Sittard T.a.v. dhr. F.J.M. Severens Tijdens de aanbestedingsprocedure zal dhr. F.J.M. Severens optreden als contactpersoon van de aanbestedende dienst, te bereiken per e-mail op het adres [email protected]. Inschrijvers dienen duidelijk de naam en adresgegevens van alle betrokken personen die gedurende de selectie- en gunningprocedure optreden als vertegenwoordiger(s) van hun organisatie aan te geven.

1

Richtlijn 2004/18/EEG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. Deze richtlijn is o.a. verkrijgbaar via de website http://simap.europa.eu EU-LVO2012-1 Aanbesteding Accountancydiensten

Pagina 13 van 35



3.3 Tijdschema Alle voorstellen moeten uiterlijk woensdag 5 september 2012, 12:00 uur op papier in 5-voud worden ingediend door de inschrijver op bovengenoemd adres. Tevens moet elke inschrijver een elektronische versie van zijn inschrijving indienen, niet later dan het hiervoor genoemde sluitingstijdstip, altijd op CD-ROM, DVD of USB-stick. In geval van afwijkingen tussen de elektronische versie en de versie op papier geldt de papieren versie. Het risico van postvertraging is voor rekening van de aanbieder. Het voorziene tijdschema voor de gehele aanbesteding is als volgt: Onderdeel: Datum: Publicatie op Tendernet: 27 juni 2012 Sluitingsdatum voor vragen: 9 juli 2012, 13:00 uur Nota van Inlichtingen uiterlijk: 22 augustus 2012, 13:00 uur Sluitingsdatum voor inschrijving: 5 september 2012, 12:00 uur Presentaties geselecteerde inschrijvers; 27 september 2012 Gunningsdatum (voorlopig) 28 september 2012, 12:00 uur Alle vragen betreffende deze Aanbesteding Accountancydiensten dienen door middel van email te worden gesteld aan de contactpersoon. Vragen kunnen worden ingediend tot 9 juli 2012, 13.00 uur. Stichting LVO behoudt zich het recht voor te laat ingediende vragen niet in behandeling te nemen. Alle antwoorden die door Stichting LVO worden aangemerkt als een correctie of aanvulling op deze Aanbesteding Accountancydiensten zullen periodiek, ontdaan van verwijzingen naar de vraagsteller, worden verstrekt aan alle aanvragers. Antwoorden, correcties en aanvullingen zullen uiterlijk op 22 augustus 2012, 13:00 uur worden uitgegeven via e-mail aan de contactpersoon van de inschrijver. De overeenkomst met de opdrachtnemer zal zijn gebaseerd op deze Aanbesteding Accountancydiensten inclusief eventuele correcties en aanvullingen. In geval van afwijkingen tussen de tekst van deze Aanbesteding Accountancydiensten en informatie in andere documenten is de tekst van deze Aanbesteding Accountancydiensten leidend, tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld in een document van meer recente datum.

3.4 Conformiteit In de volgende hoofdstukken zijn de gestelde eisen gemarkeerd met E.x.y, waarin x het hoofdstuknummer aangeeft en y het volgnummer van de eis. In Bijlage B zijn deze nummers opgenomen in een conformiteitentabel. Confirmatie aan het in Bijlage A weergegeven Programma van Eisen is hier eveneens in opgenomen, gemarkeerd met PvE.y, waarin y het volgnummer van de eis weergeeft. Inschrijvers dienen deze tabel ingevuld bij hun aanbieding te voegen, waarbij per eisnummer dient te worden aangegeven of de aanbieding conform is aan de bijbehorende eis. Indien er sprake is van non-conformiteit, dient de inschrijver een toelichting te geven waarin hij aangeeft of op een andere wijze aan de eis wordt voldaan, dan wel om welke reden niet aan de eis wordt voldaan. Dit kan leiden tot uitsluiting van de inschrijver van de aanbestedingsprocedure (knock-outcriteria), tenzij het naar de mening van de opdrachtgever slechts een eenvoudig te herstellen omissie betreft, die de inhoud van de offerte niet wijzigt.


Pagina 14 van 35



3.5 De offerte E.3.1 De offerte dient te worden opgesteld in overeenstemming met de aangegeven structuur in Bijlage C bij deze Aanbesteding Accountancydiensten. De offerte moet in het Nederlands zijn gesteld. E.3.2 De offerte moet op papier worden ingediend; 5 identieke exemplaren moeten in gesloten doos of envelop worden afgeleverd op het in § 3.2 aangegeven adres. 1 Exemplaar is voorzien van de tekst “origineel”, de overige 4 exemplaren zijn voorzien van de tekst “kopie”. Tegelijkertijd moet de Inschrijver een elektronische versie van de offerte indienen, in PDF formaat of MS Word, op CD-ROM, DVD of USB-stick/disk. De elektronische versie dient bij voorkeur als één bestand aangeleverd te worden. Indien dit niet mogelijk is dient duidelijk de structuur van de bestanden aangegeven te worden. E.3.3 Offertes dienen een minimale geldigheidsduur te hebben van 3 maanden na de sluitingsdatum voor inschrijving. E.3.4 Op de offerte zijn de Algemene inkoopvoorwaarden Diensten en Producten Stichting LVO van toepassing. Deze zijn te downloaden via www.stichtinglvo.nl onder menu item Algemene Inkoopvoorwaarden. Alle offertes zullen vertrouwelijk worden behandeld. Alle onderdelen van de ingediende offerte worden verondersteld eigendom te worden van Stichting LVO.


Pagina 15 van 35




Pagina 16 van 35



4 Leverancierselectie en offerte-evaluatie 4.1 Inleiding De procedure voor leverancierselectie en gunning is ingericht in overeenstemming met de openbare procedure van de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

4.2 Procedure In de procedure worden drie hoofdfasen onderscheiden: Fase 1 Quick scan Alle binnengekomen inschrijvingen worden aan een korte toets op vormvereisten onderworpen (o.m. compleetheid, relevantie, geschiktheid voor beoordeling). Bij tekortkomingen wordt de inschrijving direct terzijde gelegd. Alle inschrijvingen die voldoen aan de gestelde vormvereisten worden verder beoordeeld in fase 2. Fase 2 Leverancierselectie Alle Inschrijvers worden in deze fase beoordeeld op hun vermogen om de gevraagde diensten gedurende langere tijd te blijven verlenen. Alle inschrijvers die aan de selectiecriteria2 voldoen worden gekwalificeerd voor de offerte-evaluatie. Stichting LVO, als uitvoerder van deze aanbesteding, behoudt zich het recht voor om leveranciers die niet voldoen aan de selectiecriteria uit te sluiten van de verdere procedure. De selectiecriteria zijn vermeld in § 4.3 van deze aanbesteding Accountancydiensten. Fase 3 Offerte-evaluatie Stichting LVO, als uitvoerder van deze aanbesteding, zal de offertes van alle gekwalificeerde inschrijvers beoordelen waarbij een verzoek tot verduidelijking van de offerte kan worden gedaan. Het is de inschrijvers echter niet toegestaan hun aanbieding naar aanleiding hiervan inhoudelijk nog te wijzigen. Alle gekwalificeerde inschrijvers worden uitgenodigd tot het geven van een presentatie waarin de inschrijver 2 door Stichting LVO opgestelde business cases dient te behandelen. De offertes met de gegeven verduidelijking van de inschrijvers vormen de basis voor de uiteindelijke gunningbeslissing. De gunningcriteria zijn opgenomen in § 4.4. Er vindt een beoordeling plaats op basis van een gewogen scoresysteem. Door de puntentotalen te vergelijken wordt bepaald welke inschrijver de winnende aanbieding heeft ingediend. De offerte-evaluatie zal zijn gericht op de optimale balans van prijsstelling en kwaliteit. De selectieprocedure en de offerte-evaluatie worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van Stichting LVO in samenwerking met 2 leden van de Raad van Toezicht. Stichting LVO, als uitvoerder van deze aanbesteding, behoudt zich het recht voor, in enig stadium van de aanbesteding, alle door de inschrijvers aangeleverde informatie te (doen) onderzoeken op juistheid. Indien deze verificatie leidt tot de constatering dat onjuiste informatie is verstrekt, acht Stichting LVO, als uitvoerder van deze aanbesteding, zich gerechtigd de betreffende Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan de aanbesteding.

2

De selectiecriteria hebben alleen betrekking op de kwalificatie van de Inschrijver; niet op de inhoud van de aanbieding zelf. EU-LVO2012-1 Aanbesteding Accountancydiensten

Pagina 17 van 35



4.3 Selectiecriteria De selectieprocedure wordt uitgevoerd op basis van de Richtlijn 2004/18/EEG en de daarin vermelde criteria. De inschrijvers dienen de volgende informatie te verstrekken: E.4.1 Een schriftelijke verklaring van de inschrijver, dat zijn organisatie zich niet bevindt in één van de omstandigheden, aangegeven in Artikel 45 lid 1 sub (a), (b), (c) of (d) en Artikel 45 lid 2 sub (a), (b), (c), (d), (e), (f) of (g) als genoemd in Richtlijn 2004/18/EEG (volgens de Modelverklaring in Bijlage D). Stichting LVO, als uitvoerder van deze aanbesteding, behoudt zich het recht voor de juistheid van deze en andere verklaringen te toetsen op enig moment tijdens de procedure alsmede alsnog inzending te verlangen van de originele bewijsstukken, genoemd in Artikel 45 lid 3. E.4.2 Bewijs van inschrijving in het Handelsregister, zoals genoemd in Artikel 46 van de Richtlijn 2004/18/EEG. De aanbiedingsbrief bij de offerte dient te worden ondertekend door (een van) de tekenbevoegde(n) vermeld op het bewijs van inschrijving in het Handelsregister. E.4.3 Bewijsstukken met betrekking tot de financiële en economische draagkracht van de inschrijver. Bij de inschrijving kan worden volstaan met bijvoeging van de twee meest recente jaarverslagen, mits deze niet ouder zijn dan het jaar 2008. De minimale omzet eis is € 100.000,-, gerealiseerd met vergelijkbare diensten bij onderwijsinstellingen in het VO, HBO en/of WO. Van de winnende inschrijver kunnen, voordat de opdracht tot dienstverlening wordt gegund, aanvullende bewijsstukken worden verlangd, overeenkomstig Richtlijn 2004/18/EEG, artikel 47. E.4.4 Voldoende overtuigend bewijs van de technische capaciteit om de gevraagde dienst in te richten en te leveren, overeenkomstig Richtlijn 2004/18/EEG, artikel 48. De inschrijver dient ten minste drie voorbeelden (referenties) bij zijn offerte te voegen van zijn ervaring met het leveren van qua aard en omvang vergelijkbare diensten in het VO, HBO en/of WO. Referenties worden altijd vergezeld van een actuele en door referent getekende tevredenheidsverklaring. E.4.5 Inschrijver dient aan te kunnen tonen een adequate afdekking tegen beroepsrisico’s te hebben in de vorm van een bedrijfs- en/of beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Deze afdekking dient een minimale waarde van € 2.500.000,- per gebeurtenis te hebben met een maximum van € 5.000.000,- per jaar. Om dit aan te kunnen tonen volstaat een kopie van het verzekeringscertificaat. Indien inschrijver op een ander wijze de beroepsrisico’s heeft afgedekt dient de inschrijver dit te beschrijven en aan te tonen. E.4.6 Inschrijver beschikt over een kwaliteitsbeheersingssysteem teneinde de kwaliteit van de uit te voeren werkzaamheden te kunnen waarborgen, middels naleving van beroepsstandaarden en kwaliteitsregels zoals deze door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn opgesteld. De inschrijver dient in het bezit te zijn van een geldige door de Autoriteit Financiële Markten (AFM) afgegeven vergunning.


Pagina 18 van 35



4.4 Gunningcriteria De opdracht zal worden verstrekt aan de inschrijver met de economisch meest voordeligste inschrijving (EMVI). Dit leidt tot de volgende hoofdcriteria voor de offerte-evaluatie: 1. Confirmatie aan het Programma van Eisen (PvE), zie Bijlage A. 2. Prijs van de onderdelen 1,2 als respectievelijk beschreven in § 2.1 en § 2.2; 3. Kwaliteit van de aangeboden dienstverlening. In totaal kunnen maximaal 1.000 punten gescoord worden. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met het hoogste aantal punten. De prijsstelling weegt voor maximaal 400 punten mee in de offertebeoordeling en is conform onderstaande tabel onderverdeeld in de onderdelen 1 en 2. De prijs is te offreren op jaarbasis, in euro’s (€) en exclusief BTW. De kwaliteit weegt voor maximaal 600 punten mee en is conform onderstaande tabel onderverdeeld in de onderdelen Adviesfunctie en Voorbeeldcases 1 en 2. Het oordeel op de beide hoofdcriteria wordt samengesteld door beoordeling van een aantal subcriteria. De beoordeling op de subcriteria geschiedt op basis van de beantwoording van eisen en vragen door de Inschrijver. De waardering van de beantwoording wordt genormeerd naar de maximale score per (sub)criterium. De subcriteria en hun onderling gewicht zijn opgenomen in onderstaande tabel. Criterium

Wegingsfactor

1.

Confirmatie PvE

KNOCK-OUT

2. 2.1 2.2 3. 3.1 3.2 3.3

Kosten Kosten onderdeel 1 - Jaarrekening Kosten onderdeel 2 - Bekostiging Kwaliteit Adviesfunctie Casus 1 Casus 2

400 250 150 600 200 200 200

TOTAAL

1000


Pagina 19 van 35



4.4.1 Toelichting op gunningcriteria Ad 1 : Confirmatie PvE De inschrijver dient te verklaren dat hij voldoet aan het Programma van Eisen, door Bijlage B in te vullen. Ad 2.1 : Kosten onderdeel 1 – Jaarrekening De inschrijver dient de vaste prijs t.b.v. de integrale werkzaamheden “Jaarrekening” aan te bieden als omschreven in deze aanbesteding, door middel van het invullen van de invulstaat als weergegeven in Bijlage E. De score is te herleiden uit onderstaande grafiek. Aanbiedingen < € 40.000,- excl. BTW worden niet meer beloond met extra punten. Aanbiedingen > € 60.000,- excl. BTW worden met 0 punten beloond.

De formule waarop deze curve tot stand is gekomen is als volgt:

Score =

(250*(60.000 – aangeboden prijs) / 20.000)2 ----------------------------------------------------------250


Pagina 20 van 35



Ad 2.2 : Kosten onderdeel 2 – Bekostiging De inschrijver dient de vaste prijs t.b.v. de integrale werkzaamheden “Bekostiging” aan te bieden als omschreven in deze aanbesteding, door middel van het invullen van de invulstaat als weergegeven in Bijlage E. De score is te herleiden uit onderstaande grafiek. Aanbiedingen < € 20.000,- excl. BTW worden niet meer beloond met extra punten. Aanbiedingen > € 30.000,- excl. BTW worden met 0 punten beloond.

De formule waarop deze curve tot stand is gekomen is als volgt:

Score =

(150*(30.000 – aangeboden prijs) / 10.000)2 ----------------------------------------------------------150


Pagina 21 van 35



Ad 3.1 : Kwaliteit – Adviesfunctie De opdrachtnemer dient zich proactief en coöperatief op te stellen. Stichting LVO verwacht van de opdrachtnemer dat hij als kritische sparringpartner fungeert, oog heeft voor de organisatie en zelf ideeën levert voor verbetering. De uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie/sparringpartner functie dient op eigen initiatief, maar in voorkomende gevallen ook op verzoek plaats te vinden. Deze functie omvat adviezen, ondersteunend aan de certificerende functie en binnen het kader van de opdracht. In dit verband kan o.a. gedacht worden aan adviezen op basis van de bevindingen naar aanleiding van de controle van de (geconsolideerde) jaarrekening, alsmede adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de (concept)rapportages, alsmede adviezen als gevolg van relevante interne- en externe ontwikkelingen. Daarnaast dient de opdrachtnemer ook een sparringpartner te zijn over onderwerpen als de subsidies van OCW, bouwafrekeningen, doordecentralisatie van huisvestingsaangelegenheden, incasso, rente en aflossingen, salariëring en contractbeheer. Tevens is de opdrachtnemer aanwezig bij de bespreking van het jaarverslag met het College van Bestuur en de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft de mogelijkheid de opdrachtnemer te benaderen. Verder zorgt de opdrachtnemer actief voor een informatiestroom richting Stichting LVO met betrekking tot zijn vakgebied. In dit verband wordt inschrijver verzocht zich goed in te lezen en gebruik te maken van beschikbare openbare bronnen zodat inschrijver vooraf een goed beeld heeft van de problematiek die Stichting LVO kent en in het algemeen in het onderwijsveld actueel is of zal worden. Inschrijver wordt verzocht een visie op te stellen hoe inschrijver concreet invulling geeft aan de adviesfunctie / sparringpartner-functie. Deze visie is te verwoorden op maximaal 2 enkelzijdige A4’s in een normaal leesbaar lettertype. Inschrijver wordt verzocht hier duidelijk aan te geven waar de scheidslijn ligt tussen de adviesfunctie/sparringpartner-functie (die in de opgegeven jaarlijkse fee zit) en maatwerkadviezen c.q. regiewerkzaamheden (die niet in de opgegeven jaarlijkse fee zitten). Een multidisciplinair beoordelingsteam, bestaande uit 5 personen beoordeelt de mondelinge en schriftelijke presentatie d.m.v. een score tussen 1 en 10. Het gemiddelde cijfer gedeeld door 10, vermenigvuldigd met factor 200 is de uiteindelijke score. De formule is: Score = (Ʃ ((score P1 tm P5) / 5) / 10) * 200

Ad 3.2 : CASUS 1 Het werkveld van de accountancy is momenteel sterk aan veranderingen onderhevig. De weten regelgeving verandert drastisch, met in het oog springende verandering de scheiding van controle- en advieswerkzaamheden. Stichting LVO verzoekt om een uiteenzetting van de veranderingen en wil graag weten, op welke wijze u daar vorm aan geeft in uw dagelijkse praktijk. Inschrijver wordt verzocht dit in een korte presentatie van maximaal een half uur toe lichten en de inhoud eveneens te verwoorden op maximaal 2 enkelzijdige A4’s in een normaal leesbaar lettertype.


Pagina 22 van 35



Een multidisciplinair beoordelingsteam, bestaande uit 5 personen beoordeelt de mondelinge en schriftelijke presentatie d.m.v. een score tussen 1 en 10. Het gemiddelde cijfer gedeeld door 10, vermenigvuldigd met factor 200 is de uiteindelijke score. De formule is: Score = (Ʃ ((score P1 tm P5) / 5) / 10) * 200

Ad 3.3 : CASUS 2 Het Voortgezet Onderwijs vormt een heel specifiek werkveld. Opdrachtgever wil graag weten op welke wijze de daarvoor benodigde kennis is geborgd in uw organisatie, en op welke wijze de Stichting LVO daar optimaal gebruik van zou kunnen maken bij een samenwerking met uw organisatie. Inschrijver wordt verzocht dit in een korte presentatie van maximaal een half uur toe lichten en de inhoud eveneens te verwoorden op maximaal 2 enkelzijdige A4’s in een normaal leesbaar lettertype. Een multidisciplinair beoordelingsteam, bestaande uit 5 personen beoordeelt de mondelinge en schriftelijke presentatie d.m.v. een score tussen 1 en 10. Het gemiddelde cijfer gedeeld door 10, vermenigvuldigd met factor 200 is de uiteindelijke score. De formule is: Score = (Ʃ ((score P1 tm P5) / 5) / 10) * 200


Pagina 23 van 35




Pagina 24 van 35



Bijlage A – Programma van Eisen Eis 1

2

3

4

5

6

7

Categorie Additionele opdrachten

Omschrijving Stichting LVO wenst op de hoogte te zijn van opdrachten die de opdrachtnemer verricht voor Stichting LVO en die buiten de scope van deze aanbesteding vallen. Stichting LVO eist dat opdrachten die buiten deze aanbesteding vallen vóór uitvoering worden afgestemd met de Manager Financiën. Continuïteit Stichting LVO wenst zo weinig mogelijk wisselingen in het bij Stichting LVO werkzame team. Bij noodzakelijke wisselingen draagt opdrachtnemer zorg voor continuïteit door ervaren en ingewerkte medewerkers in te zetten, het inwerken is voor rekening van opdrachtnemer. Indien naar het oordeel van Stichting LVO de samenwerking met de sleutelfunctionaris van de opdrachtnemer niet goed verloopt zal deze worden vervangen. Flexibiliteit De opdrachtnemer kan snel inspringen op onverwachte situaties waaronder het voldoen aan acute planningsverzoeken en de mogelijkheid om snel aanwezig te zijn. Indexering Indexering is over de contractduur van de 1e vier jaar niet van toepassing en dient de opdrachtnemer te compenseren met verhoging van zijn efficiency. Na de initiële contractduur geldt voor de jaren 5 en 6 een indexering op basis van de CPI-index. Meer- en minderwerk Er wordt geacht geen meer- en minderwerk te zijn. Indien de werkzaamheden als gevolg van veranderende wetgeving of veranderende wensen van Stichting LVO substantieël wijzigen stelt de opdrachtnemer een open calculatie op van de extra werkzaamheden en wordt deze in overleg met Stichting LVO vastgesteld. Een schriftelijke bevestiging zijdens Stichting LVO is vereist. Tarieven De aangeboden tarieven zijn integraal, in euro’s (€) en excl. BTW. Reistijd en reis- en verblijfskosten dienen hier in meegenomen te zijn. Facturatie is op kwartaalbasis, achteraf te factureren. Betalingstermijn is 30 dagen na ontvangst factuur. Natuurlijke adviesfunctie De opdrachtnemer dient zich proactief en coöperatief op te stellen. Stichting LVO verwacht van de opdrachtnemer dat hij als kritische sparringpartner fungeert, oog heeft voor de organisatie en zelf ideeën levert voor verbetering. De uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie/sparringpartner functie dient op eigen initiatief, maar in voorkomende gevallen ook op verzoek plaats te vinden. Deze functie omvat adviezen, ondersteunend aan de certificerende functie en binnen het kader van de opdracht. In dit verband kan o.a. gedacht worden aan adviezen op basis van de bevindingen naar aanleiding van de controle van de (geconsolideerde) jaarrekening, alsmede adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de (concept)rapportages, alsmede adviezen als gevolg van relevante interne- en externe ontwikkelingen. Verder zorgt de opdrachtnemer actief voor een informatiestroom richting Stichting LVO met betrekking tot zijn vakgebied.


Pagina 25 van 35


8

Deskundigheid medewerkers

9

Voertaal

10

Fysieke uitvoering werkzaamheden

11

Regels & Wetgeving, beroepstandaarden

12

Verslaglegging en tijdsplanning


De opdrachtnemer dient binnen de eigen organisatie terug te kunnen vallen op de nodige deskundigheid om zijn werkzaamheden zo goed mogelijk te kunnen vervullen. De opdrachtnemer dient in de onderwijswereld actief te zijn in relevante vak- en/of branchegroepen. De voertaal in de overeenkomst is de Nederlandse taal. De bij Stichting LVO in te zetten medewerkers dienen deze in woord en geschrift te beheersen. De fysieke uitvoering van de werkzaamheden vindt in beginsel plaats ten kantore van Stichting LVO (Mercator 1, 6135 KW te Sittard), gedurende de aldaar geldende kantoortijden (ma-vrij : 8.30 uur – 17.00 uur). In voorkomende gevallen moeten werkzaamheden op scholen verricht worden. Stichting LVO eist van de opdrachtnemer dat deze op efficiënte en effectieve wijze de controle van de (geconsolideerde) jaarrekening uitvoert. De controle moet gebaseerd zijn op vigerende weten regelgeving, alsmede het controleprotocol van OCW. De door de opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden inclusief de daaropvolgende verslaglegging moeten passen binnen de planning en control cyclus van Stichting LVO. De uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole van Stichting LVO concentreert zich in de maanden oktober en november (interim-controle) en maart/april/mei (eindejaarscontrole) van enig jaar. Stichting LVO eist van de opdrachtnemer dat deze genoemde werkzaamheden en verslaglegging binnen deze planning uitvoert.


Pagina 26 van 35



Bijlage B – Conformiteitentabel De inschrijver wordt verzocht in deze bijlage aan te geven aan welke eisen zijn aanbieding voldoet. Gelieve een toelichting te geven bij eisen waaraan niet geheel kan worden voldaan. Eis ID

Conform J/N

Toelichting

E3.1 E3.2 E3.3 E3.4 E4.1 E4.2 E4.3 E4.4 E4.5 E4.6 PvE.1 PvE.2 PvE.3 PvE.4 PvE.5 PvE.6 PvE.7 PvE.8 PvE.9 PvE.10 PvE.11 PvE.12


Pagina 27 van 35




Pagina 28 van 35



Bijlage C - Eisen aan de structuur van de offerte 1. Korte beschrijving van de voorgestelde oplossing a. Introductie of begeleidende brief; b. Naam van de Inschrijver(s); c. Conceptuele beschrijving van de te leveren accountancydiensten; d. Periode van geldigheid (zie § 3.5 / E3.3). 2. Contactpersoon/-personen bij de inschrijver 3. Beschrijving van de uitvoering van de dienstverlening a. Ingevulde conformiteitentabel, Bijlage B; b. Visie adviesfunctie (zie § 4.4.1), maximaal 2 A-4. c. Casus 1 (zie § 4.4.1), maximaal 2 A-4. d. Casus 2 (zie § 4.4.1), maximaal 2 A-4. 4. Financiële voorwaarden in detail (bestaat uit een volledig ingevuld kostenoverzicht conform Bijlage E) 5. Beschrijving van de Inschrijver a. De verklaring bedoeld in § 4.3 betreffende in Artikel 45 lid 1 sub (a), (b), (c) of (d) en Artikel 45 lid 2 sub (a), (b), (c), (d), (e), (f) of (g) als genoemd in Richtlijn 2004/18/EEG (volgens de Modelverklaring in Bijlage D.; b. Bewijs van inschrijving in het Handelsregister, conform Artikel 46 van de Richtlijn 2004/18/EEG (paragraaf 4.3); c. Twee meest recente jaarverslagen, niet ouder dan het jaar 2008; d. Voldoende overtuigend bewijs van de technische capaciteiten, overeenkomstig Richtlijn 2004/18/EEG, artikel 48, zie § 4.3, incl. referenties, e. Kopie polis bedrijfs- en/of beroepsaansprakelijkheidsverzekering; f. Overzicht van beschikbare expertise, vaardigheden en kwaliteitszorgmethoden. 6. Acceptatie van de algemene inkoopvoorwaarden diensten en producten Stichting LVO (Bijlage F) door middel van ondertekening door bevoegde conform uittreksel Kamer van Koophandel.


Pagina 29 van 35




Pagina 30 van 35



Bijlage D – Model verklaring betreffende uitsluitingsgronden VERKLARING Ondergetekende, in de hoedanigheid van rechtsgeldig vertegenwoordiger van [invoegen naam en rechtsvorm Inschrijver], verklaart dat zijn onderneming zich niet bevindt in één of meerdere van de omstandigheden zoals aangegeven in Artikel 45 lid 1 sub (a), (b), (c) of (d) en Artikel 45 lid 2 sub (a), (b), (c), (d), (e), (f) of (g) als genoemd in Richtlijn 2004/18/EEG. Hij verklaart zich voorts bereid op eerste verzoek van LVO de juistheid van deze verklaring te bewijzen door onmiddellijke inzending van de originele bewijsstukken, genoemd in de Artikelen 46 t/m 48 van de bovenvermelde Richtlijn. Aldus naar waarheid opgemaakt en ondertekend te ________________________, d.d. ________________ Naam ondertekenaar (bevoegd conform uittreksel Kamer van Koophandel): Functie: Handtekening:


Pagina 31 van 35




Pagina 32 van 35



Bijlage E – Invulformulier Kosten Accountancydiensten Bedragen in €, exclusief BTW

2.1 2.2 2.3

Kosten Kosten onderdeel 1 - Jaarrekening Kosten onderdeel 2 - Bekostiging

€ €

Kosten onderdeel 3 - Regiewerkzaamheden - Partner - Sr. Manager - Manager - Sr. Assistent - Jr. Assistent

ter referentie € € € € €


Pagina 33 van 35




Pagina 34 van 35



Bijlage F – Stichting LVO Leveringsvoorwaarden Op deze aanbesteding zijn de Inkoopvoorwaarden Producten en Diensten Stichting LVO van toepassing. Deze zijn te downloaden via www.stichtinglvo.nl onder menu item Algemene Inkoopvoorwaarden. Voor akkoord: Plaats…………………………….. Datum……………………………. Naam…………………………….. (bevoegd conform uittreksel Kamer van Koophandel)

Handtekening…………………….


Pagina 35 van 35

Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs Aanbesteding Accountancydiensten

Recommend Documents