Functieprofiel locatiemanager
_________________________________________________________________________________ Functieprofiel Naam organisatie: Functienaam: Datum:
Stichting Huisartsen Dienstenposten Amsterdam Locatiemanager september 2009
1. Doelstelling van de functie De Locatiemanager is verantwoordelijk voor het sturen van het primaire proces. Hij is verantwoordelijk voor het op effectieve en efficiënte wijze aansturen van de huisartsenorganisatie, binnen de door de Directeur vastgestelde kaders, ten einde de (Coördinerend) Doktersassistenten en Huisartsen in staat te stellen zo optimaal mogelijk in de zorgvraag te kunnen voorzien. 2. Plaats in de organisatie De Locatiemanager ressorteert zowel hiërarchisch als functioneel onder de Directeur. De Locatiemanager geeft integraal leiding aan de (Coördinerend) Doktersassistenten en de Bureaucoördinator(en) binnen de huisartsenorganisatie. 3. Resultaatgebieden 3.1 Management • Voert in overleg met de Directeur diverse beheers- en beleidsmatige werkzaamheden uit, ten einde de (Coördinerend) Doktersassistenten en Huisartsen in staat te stellen zo effectief en efficiënt mogelijk in de zorgvraag te kunnen voorzien; • Is mede verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van het te voeren beleid op het gebied van organisatie, kwaliteit, financiën en personeelszaken en doet hiertoe voorstellen; • Vertaalt het organisatiebeleid naar concrete werkafspraken en instructies voor de huisartsenorganisatie; • Creëert draagvlak voor de beleidskeuzes en werkwijze onder de (Coördinerend) Doktersassistenten en aangesloten Huisartsen; • Bewaakt de realisatie van het beleid; • Is in staat signalen uit de dagelijkse beroepspraktijk te vertalen naar concrete (organisatiebrede) verbeteracties; • Is verantwoordelijk voor de aanlevering van gegevens ten behoeve van het jaarverslag / jaarplan / begroting; • Houdt toezicht op de besteding van de budgetten (praktijkkosten) en signaleert afwijkingen aan de Directeur. 3.2 Leidinggeven • Geeft op dusdanige wijze leiding aan de (Coördinerend) Doktersassistenten en Bureaucoördinator(en) opdat zij in staat worden gesteld zich zelf te ontplooien alsmede de eigen functie zo optimaal mogelijk conform de overeengekomen verwachtingen te vervullen; • Bewaakt en de kwaliteit van de uitgevoerde werkzaamheden van de medewerkers op de dienstenpost; • Stimuleert de deskundigheidsbevordering van de medewerkers door middel van bijvoorbeeld scholing, cursussen e.d. en draagt daardoor bij aan de realisatie van de certificeringsdoelstelling van de organisatie; • Signaleert opleidings- en scholingsbehoeften van de medewerkers; • Voert de beoordelings- en functioneringsgesprekken; Paraaf werknemer: __________________________________________________________________________________________ R:/SHDA (concept)/Functieprofielen/SHDA/1 september 2009
Pagina 1 van 5
Functieprofiel locatiemanager
_________________________________________________________________________________ • • • • • • • •
Voert sollicitatie- en arbeidsvoorwaardengesprekken; Voert verzuimgesprekken en begeleidt zieke medewerkers conform de Wet Verbetering Poortwachter en binnen het geldende ziekteverzuimbeleid van de organisatie; Voert regelmatig werkoverleg en is verantwoordelijk voor tijdige en correcte informatievoorziening; Voert overleg met de Huisartsen over de werkwijze binnen de huisartsenorganisatie; Is verantwoordelijk voor een optimale bezettingscapaciteit; Is eindverantwoordelijk voor controle op de juistheid van de roosters ten behoeve van de salarisadministratie; Verricht in voorkomende gevallen calamiteitendiensten; Zorgt voor een adequaat inwerkschema.
3.3 Beheer & staf • Is eindverantwoordelijk voor een correcte personeelsplanning en bezetting ten einde de gang van zaken binnen de huisartsenorganisatie gestroomlijnd te laten verlopen: • Signaleert en bespreekt knelpunten ten aanzien van de planning en doet voorstellen ter verbetering; • Rapporteert aan de Directeur over bijzonderheden binnen de betreffende huisartsenorganisatie. • Is eindverantwoordelijk voor de redactie van de nieuwsbrieven (assistentendeel). 3.4 Netwerk opbouwen • Onderhoudt, in overleg met de Directeur, externe contacten, met als doel een netwerk op te bouwen en te onderhouden; • Voert overleg met andere hulpverleningsinstellingen over de medische zorgverlening. 3.5 Kwaliteitsbewaking • Bewaakt en stimuleert de naleving van het kwaliteitsbeleid, conform gestelde (wettelijke) richtlijnen, met als doel het verder professionaliseren van de (medische) dienstverlening: • Stimuleert en bewaakt het werken conform de vastgestelde wettelijke kwaliteitseisen; • Signaleert knelpunten bij de uitvoering van de werkzaamheden en doet voorstellen ter verbetering; • Voert periodiek overleg met de Kwaliteits- en Klachtenfunctionaris; • Geeft voorlichting en stelt instructies op ten aanzien van de toe te passen protocollen en werkplannen; • Levert een bijdrage aan de samenstelling van het kwaliteitshandboek. • Neemt deel aan vergaderingen van de kwaliteitscommissie.
4. Toelichting bij functievereisten 4.1 Kennis • HBO- werk en denkniveau op het gebied van de gezondheidszorg, aangevuld met een managementopleiding op (post) HBO-niveau; • Ruime werkervaring binnen de gezondheidszorg; • Managementkennis en -ervaring (m.n. kennis personeels- en verzuimmanagement); • Kennis van het beleid van de organisatie, globale werkprocessen en werkwijzen binnen de huisartsenorganisatie en de functies, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van relevante contactpersonen; • Algemene kennis van de ontwikkelingen op het terrein van de huisartsenzorg en de huisartsen. Paraaf werknemer: __________________________________________________________________________________________ R:/SHDA (concept)/Functieprofielen/SHDA/1 september 2009
Pagina 2 van 5
Functieprofiel locatiemanager
_________________________________________________________________________________ 4.2 Zelfstandigheid • Is zelfstandig in het handelen met betrekking tot de operationele activiteiten en de aansturing hiervan en is daarbij gebonden aan afspraken met de Directeur en de kaders van externe wet- en regelgeving; • Zicht op diverse in- en externe ontwikkelingen is nodig voor het op eigen initiatief maken van analyses op deze gebieden; • Beleid- en ontwikkelingsvoorstellen worden opgezet in overleg met de Directeur; • Bij complexe problemen of vragen wordt overlegd met de Directeur, eventueel andere deskundigen; • Verstrekkende beslissingen worden genomen in overleg met de Directeur; • Vindingrijkheid en het vermogen tot het bedenken van adequate oplossingen voor operationele en tactische problemen is daarbij vereist. 4.3 Sociale vaardigheden • In het kader van leidinggeven zijn sociale vaardigheden zoals tact, motiveren, controleren, corrigeren en coachen nodig; • Eveneens worden eisen gesteld voor het effectief vervullen van overlegrollen en het onderhouden van een relevant netwerk; • Het oplossen van operationele problemen en het creëren van draagvlak voor beleidskeuzes vraagt om overtuigingskracht en het kunnen omgaan met weerstand bij zowel de locatie als het netwerk. 4.4 Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed • Verantwoordelijkheid wordt gedragen voor de operationele aansturing van de locaties en het tijdig leveren van betrouwbare en relevante managementinformatie; • Wanneer onjuiste informatie wordt aangeleverd of de bezettingscapaciteit onjuist wordt gepland, heeft dit zowel financiële als immateriële schaderisico’s; • Invloed wordt uitgeoefend op het algemeen, kwaliteits- en personeelsbeleid. 4.5 Uitdrukkingsvaardigheid • Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is benodigd bij het leidinggeven aan medewerkers en de contacten met diverse externe instanties; • Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is van belang bij het opstellen van beleidsvoorstellen, protocollen en plannen. 4.6 Bewegingsvaardigheid • N.v.t. 4.7 Oplettendheid • Oplettendheid is vereist ten aanzien van het functioneren van de medewerkers op de dienstenposten; • Fouten in gegevens moeten opgemerkt worden en signalen uit de organisatie moeten opgevangen worden. 4.8 Overige functie-eisen • Doorzettingsvermogen is vereist bij het doorvoeren van gewijzigd beleid en het bewaken van de naleving van protocollen en werkplannen; • Systematiek en ordelijkheid zijn vereist bij het uitvoeren van planmatige en administratieve taken; Paraaf werknemer: __________________________________________________________________________________________ R:/SHDA (concept)/Functieprofielen/SHDA/1 september 2009
Pagina 3 van 5
Functieprofiel locatiemanager
_________________________________________________________________________________ •
Integriteit en betrouwbaarheid zijn nodig vanwege het beheren van middelen en het op de hoogte zijn van vertrouwelijke informatie.
4.9 Inconveniënten • Er is sprake van een lichte mate van psychische belasting in verband met het frequent oplossen van operationele problemen, werkdruk, piekbelasting en het omgaan met conflicterende situaties.
Paraaf werknemer: __________________________________________________________________________________________ R:/SHDA (concept)/Functieprofielen/SHDA/1 september 2009
Pagina 4 van 5
Functieprofiel locatiemanager
_________________________________________________________________________________ Door ondertekening van deze taakfunctie omschrijving verklaart het Hoofd P&O bekend te zijn met de taken en bevoegdheden behorend bij de functie en zich hieraan te zullen houden. Plaats: Datum: Naam:
Handtekening: _____________________
Paraaf werknemer: __________________________________________________________________________________________ R:/SHDA (concept)/Functieprofielen/SHDA/1 september 2009
Pagina 5 van 5
