Stedelijk reglement voor de subsidiëring van initiatieven van vrijwilligersorganisaties in de armoedebestrijding Algemene bepalingen Artikel 1: Wat is de doelstelling van deze subsidies? Met dit reglement wil de stad Antwerpen vrijwilligersorganisaties ondersteunen die de situatie van mensen in armoede willen verbeteren. Dit gebeurt door: - het voorzien in werkingssubsidies: een financiële tegemoetkoming voor de werkingskosten van vrijwilligersorganisaties in de armoedebestrijding; - het voorzien in activiteitssubsidies om activiteiten van vrijwilligersorganisaties in de armoedebestrijding te ondersteunen die gericht zijn op het bevorderen van het welzijn en de maatschappelijke deelname van mensen in armoede; - het voorzien in projectsubsidies om projecten van vrijwilligersorganisaties in de armoedebestrijding te ondersteunen die gericht zijn op het verbeteren van de achterstandspositie van mensen in armoede. Artikel 2: Opvolging en uitvoering van het reglement De dienst sociale netwerken van het stedelijk bedrijf samen leven, afdeling ontmoeting, staat in voor de opvolging en uitvoering van dit reglement. Verder in dit reglement zullen we hieraan refereren als de dienst sociale netwerken. Artikel 3: Wie komt in aanmerking voor subsidiëring vanuit dit reglement? Dit reglement is gericht op alle Antwerpse vrijwilligersorganisaties in de armoedebestrijding. Dit zijn verenigingen die voldoen aan volgende voorwaarden: - de organisatie werkt rechtstreeks met armen; - de missie van de organisatie is gericht op armoedebestrijding; - de werking wordt hoofdzakelijk gedragen door vrijwilligers; - de werking van de vereniging bevindt zich op het grondgebied van de stad Antwerpen; - de vereniging is een vzw of een feitelijke vereniging. De vereniging die een subsidie aanvraagt, onderschrijft de grondwet, de wetten van het Belgische volk en het verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden. Ze neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin de burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Indien de vereniging handelt of uitspraken doet in strijd met deze bepalingen kan het stadsbestuur een deel van of de volledige subsidie terugvorderen of weigeren.
Werkingssubsidies Artikel 4: Wat is de doelstelling van het toekennen van een werkingssubsidie? Een werkingssubsidie is bedoeld als tegemoetkoming in de werkingskosten van een vrijwilligersorganisatie in de armoedebestrijding.
Grote Markt 1, 2000 Antwerpen
Artikel 5: Welke verenigingen kunnen een werkingssubsidie aanvragen? Alle vrijwilligersorganisaties in de armoedebestrijding kunnen een werkingssubsidie aanvragen indien ze voldoen aan de voorwaarden uit artikel 3. Om voor een werkingssubsidie in aanmerking te komen, moet de aanvrager een actieve werking kunnen voorleggen van minstens één jaar. Bovendien moet de vereniging aan kunnen geven dat ze geen aanspraak kan maken op decretale overheidssteun voor de uitbouw van de werking. Artikel 6: Hoeveel bedraagt een werkingssubsidie? Binnen de perken van de goedgekeurde begrotingskredieten bedraagt een werkingssubsidie maximaal 750,00 euro. De werkingssubsidie kan één keer per jaar aangevraagd worden. Dit moet uiterlijk op 1 mei gebeuren. Artikel 7: Voor welke kosten kan een werkingssubsidie gebruikt worden? Een werkingssubsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten conform de ingediende en goedgekeurde begroting. De subsidie mag niet aangewend worden voor het bijpassen van het inkomen van de doelgroep noch voor de aankoop van voeding, kleding, geneesmiddelen e.a. die gratis of extra voordelig aan de doelgroep worden verstrekt. Loonkosten en investeringskosten kunnen niet worden aanvaard. Artikel 8: Hoe wordt een werkingssubsidie aangevraagd? Een werkingssubsidie moet met het officiële aanvraagformulier voor deze subsidie aangevraagd worden. Dit formulier is beschikbaar bij de dienst sociale netwerken, op de website van de stad Antwerpen en in alle districtshuizen, stadskantoren en buurtsecretariaten van de stad Antwerpen. Het formulier moet volledig en liefst digitaal ingevuld worden en bezorgd aan de dienst sociale netwerken. Om ontvankelijk te zijn vermeldt elke aanvraag minstens: - het gewenste bedrag; - een duidelijke omschrijving waarvoor de werkingssubsidie gebruikt zal worden; - andere aangevraagde en/ of toegekende subsidies waar de vereniging een beroep op doet. Daarnaast moet elke aanvraag voorzien zijn van de nodige bijlagen zoals vermeld in artikel 29. De aanvrager krijgt een ontvangstbevestiging. Artikel 9: Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van een werkingssubsidie? Bij tijdige ontvangst van de aanvraag voert de dienst sociale netwerken eerst een ontvankelijkheidscontrole uit. Hierbij wordt de aanvraag getoetst aan de objectieve criteria van het subsidiereglement en op volledigheid van het dossier. Vervolgens wordt de aanvraag getoetst aan de volgende criteria: - de mate waarin de aanvraag voldoet aan de objectieve voorwaarden van het reglement; - de volledigheid van de aanvraag en de bijlagen; - de aard van de gevraagde subsidie (cfr. art. 7); - de redelijkheid van de ingediende begroting. Op basis van de beoordeling van deze criteria formuleert de dienst sociale netwerken een gemotiveerd advies.
Het college beslist jaarlijks vóór 1 juli over het toekennen van de werkingssubsidie op basis van het advies van de dienst sociale netwerken Deze beslissing vermeldt onder meer: - het gemotiveerd advies van de dienst sociale netwerken; - de financiële tabel met het bedrag van de subsidie; - de aard van de subsidie; - de aanwendingsvoorwaarden. De beslissing over de definitieve toekenning of weigering van een werkingssubsidie wordt ten laatste één maand na de beslissingsdatum schriftelijk aan de aanvrager meegedeeld. Bij een negatieve beslissing wordt een motivatie gegeven en indien mogelijk doorverwezen naar andere subsidiekanalen. Indien het beslissingsorgaan niet beslist binnen de aangegeven termijn wordt de aanvraag geacht te zijn geweigerd. Artikel 10: Hoe gebeurt de uitbetaling van een werkingssubsidie? Een maand na de collegebeslissing betaalt de stad de subsidie uit op het bankrekeningnummer dat is meegedeeld door de aanvrager.
Activiteitssubsidies Artikel 11: Wat is de doelstelling van het toekennen van een activiteitssubsidie? Een activiteitssubsidie is bedoeld om gerichte steun te bieden aan een activiteit die bijdraagt tot het welzijn en/of de maatschappelijke deelname van mensen in armoede. Artikel 12: Welke activiteiten komen in aanmerking voor een activiteitssubsidie? - activiteiten die het welzijn van mensen in armoede bevorderen - gemeenschapsvormende activiteiten - educatieve activiteiten. Volgende activiteiten komen niet in aanmerking voor subsidiëring: - commerciële activiteiten - activiteiten die louter van consumptieve aard zijn - activiteiten met politieke doeleinden - activiteiten die louter bedoeld zijn voor fondsenwerving. Het educatieve aspect van de activiteit moet duidelijk gescheiden zijn van de fondsenwerving. Elke activiteit dient plaats te vinden in Antwerpen. Uitzonderlijk, met een maximum van één activiteit per jaar per vereniging, kan een activiteit buiten Antwerpen plaatsvinden, echter wel binnen de Belgische landsgrenzen. Artikel 13: Welke verenigingen kunnen een activiteitssubsidie aanvragen? Alle vrijwilligersorganisaties in de armoedebestrijding kunnen een activiteitssubsidie aanvragen, op voorwaarde dat ze voldoen aan de voorwaarden uit artikel 3. Artikel 14: Hoeveel bedraagt een activiteitssubsidie? Binnen de perken van de goedgekeurde begrotingskredieten bedraagt een activiteitssubsidie maximum 750,00 euro.
Artikel 15: Voor welke kosten kan een activiteitssubsidie gebruikt worden? Een activiteitssubsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten verbonden aan de ingediende activiteit en conform de ingediende begroting. De subsidie mag niet aangewend worden voor het bijpassen van het inkomen van de doelgroep, noch voor de aankoop van voeding, kleding, geneesmiddelen e.a. die gratis of extra voordelig aan de doelgroep worden verstrekt. Loonkosten en investeringskosten worden niet aanvaard. Artikel 16: Wanneer wordt een activiteitssubsidie aangevraagd? Een activiteitssubsidie moet ten laatste zes weken vóór de activiteit plaatsvindt aangevraagd worden. Een vereniging kan per kwartaal maximaal drie activiteitsaanvragen indienen. Artikel 17: Hoe wordt een activiteitssubsidie aangevraagd? Een activiteitssubsidie moet met het officiële aanvraagformulier voor deze subsidie aangevraagd worden. Dit formulier is beschikbaar bij de dienst sociale netwerken, in alle districtshuizen, stadskantoren en buurtsecretariaten en op de website van de stad Antwerpen. Het formulier moet volledig en liefst digitaal ingevuld worden en bezorgd aan de dienst sociale netwerken. Om ontvankelijk te zijn vermeldt elke aanvraag minstens: - een duidelijke omschrijving van de doelstellingen en het verloop van de activiteit; - het gewenste bedrag; - andere aangevraagde en/of toegekende subsidies voor dezelfde activiteit. Daarnaast moet elke aanvraag voorzien zijn van de nodige bijlagen zoals vermeld in artikel 29. De aanvrager krijgt een ontvangstbevestiging. Artikel 18: Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van een activiteitssubsidie? Bij tijdige ontvangst van de aanvraag voert de dienst sociale netwerken eerst een ontvankelijkheidcontrole uit. Hierbij toetst de dienst de aanvraag aan de objectieve criteria van het reglement en op volledigheid van het dossier. Een ontvankelijke aanvraag wordt vervolgens door de dienst sociale netwerken getoetst aan onder andere volgende criteria: - het beoogde effect van de activiteit op het welzijn en/of de maatschappelijke participatie van mensen in armoede; - de kwaliteit van de aanvraag op vlak van voorbereiding en aanpak van de activiteit; - de betrokkenheid van de doelgroep in de realisatie van de activiteit; - de manier waarop de activiteit bekend gemaakt wordt; - de redelijkheid van het budget; Op basis van de beoordeling van deze criteria maakt de dienst sociale netwerken een advies op. De vzw CISO beslist over het toekennen van de activiteitssubsidie op basis van het advies van de dienst sociale netwerken. Deze beslissing vermeldt onder meer: - het gemotiveerd advies van de dienst sociale netwerken; - de financiële tabel met het bedrag van de subsidie; - de aard van de subsidie; - de aanwendingsvoorwaarden; - de verantwoordingsstukken die van de begunstigde worden geëist; - de termijn waarbinnen deze verantwoordingsstukken moeten worden bezorgd. De beslissing over de definitieve toekenning of weigering van de subsidie wordt ten laatste twee weken vóór de activiteit plaatsvindt schriftelijk aan de aanvrager meegedeeld.
Bij een negatieve beslissing wordt een motivatie gegeven en indien mogelijk doorverwezen naar andere subsidiekanalen. Indien het beslissingsorgaan niet beslist binnen de aangegeven termijn wordt de aanvraag geacht te zijn geweigerd. Artikel 19: Hoe gebeurt de uitbetaling van een activiteitssubsidie? Na goedkeuring betaalt vzw CISO 80% van het toegekende subsidiebedrag uit op het bankrekeningnummer dat is meegedeeld door de aanvrager. Binnen de maand na de activiteit bezorgt de aanvrager een inhoudelijk verslag en een financiële afrekening met bijhorende verantwoordingsstukken aan de dienst sociale netwerken, zoals bepaald in de beslissing. Dit moet gebeuren aan de hand van het modelformulier dat ter beschikking is bij de dienst sociale netwerken. De dienst sociale netwerken controleert alle verantwoordingsstukken. Na goedkeuring van het inhoudelijke verslag, de financiële afrekening en de verantwoordingsstukken stort vzw CISO het saldo.
Projectsubsidies Artikel 20: Wat is de doelstelling van het toekennen van een projectsubsidie? Een projectsubsidie is bedoeld om een project te ondersteunen dat gericht is op het verbeteren van de achterstandspositie van mensen in armoede. Artikel 21: Welke projecten komen in aanmerking voor een projectsubsidie? Een project is een samenhangend, planmatig en resultaatgericht geheel van doelstellingen en activiteiten rond een specifiek thema. Een project duurt maximaal een jaar en is twee maal verlengbaar. Aan elk project gaat een degelijke projectvoorbereiding vooraf. Samenwerking met partners is een meerwaarde. Verenigingen kunnen eigen projecten ontwikkelen die beantwoorden aan bovenstaande doelstellingen. De dienst sociale netwerken kan ook zelf gerichte projectoproepen lanceren rond een bepaald thema of een actualiteitskwestie vanuit het stedelijke diversiteits- en armoedebeleid. Binnen dit projectkader kunnen verenigingen dan projecten indienen. In de uitvoering van deze projecten kan de dienst sociale netwerken in gepaste begeleiding voorzien. Artikel 22: Welke verenigingen kunnen een projectsubsidie aanvragen? Alle vrijwilligersorganisaties in de armoedebestrijding kunnen een projectsubsidie aanvragen, op voorwaarde dat ze voldoen aan de voorwaarden uit artikel 3. Artikel 23: Hoeveel bedraagt een projectsubsidie? Binnen de perken van de goedgekeurde begrotingskredieten bedraagt een projectsubsidie maximaal 3 000,00 euro. Artikel 24: Voor welke kosten kan een projectsubsidie gebruikt worden? Een projectsubsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten verbonden aan het ingediende project en conform de ingediende begroting. De vereniging moet kunnen aantonen dat een project niet gedragen kan worden met eigen middelen.
Loonkosten en investeringskosten worden niet aanvaard. Artikel 25: Wanneer wordt een projectsubsidie aangevraagd? Er zijn twee projectrondes per jaar. 1 oktober is de uiterste inleverdatum voor de aanvraag van een project dat start tussen 1 januari en 30 juni daaropvolgend. 1 april is de uiterste inleverdatum voor de aanvraag van een project dat start tussen 1 juli en 31 december daaropvolgend. Een vereniging kan tegelijkertijd verschillende projectaanvragen indienen. Artikel 26: Hoe wordt een projectsubsidie aangevraagd? Een projectsubsidie moet met het officiële aanvraagformulier voor deze subsidie aangevraagd worden. Dit formulier is beschikbaar bij de dienst sociale netwerken, op de website van de stad Antwerpen en in alle districtshuizen, stadskantoren en buurtsecretariaten van de stad Antwerpen. Het formulier moet volledig en liefst digitaal ingevuld worden en bezorgd worden aan de dienst sociale netwerken. Om ontvankelijk te zijn vermeldt elke aanvraag minstens: - een duidelijke omschrijving van de doelstellingen en het verloop van het project waarvoor de subsidie gebruikt zal worden; - het gewenste bedrag; - een financieel plan van de besteding van de subsidie, met opgave van de uitgaven en een raming van de inkomsten; - andere aangevraagde en/of toegekende subsidies voor hetzelfde project. Daarnaast moet elke aanvraag voorzien zijn van de nodige bijlagen zoals vermeld in artikel 29. De aanvrager krijgt een ontvangstbevestiging. Artikel 27: Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van een projectsubsidie? Bij tijdige ontvangst van de aanvraag voert de dienst sociale netwerken eerst een ontvankelijkheidscontrole uit. Hierbij toetst de dienst de aanvraag aan de objectieve criteria van het subsidiereglement en op volledigheid van het dossier. Een adviescommissie toetst vervolgens de projectaanvraag aan onder andere de volgende kwaliteitscriteria: - de mate waarin het project aansluit bij de doelstellingen van de projectsubsidies (zie artikel 20 en artikel 21); - de betrokkenheid van de doelgroep in het project; - de kwaliteit van de projectaanvraag op vlak van projectvoorbereiding, aanpak, fasering, beoogde impact en voorziene evaluatie; - de samenwerking met partners; - de haalbaarheid van het project. Indien de adviescommissie het noodzakelijk acht, kan zij de aanvragende organisatie uitnodigen voor een mondelinge toelichting van het project. De adviescommissie bestaat uit: - minstens twee medewerkers van het bedrijf samen leven, afdeling ontmoeting (waaronder de voorzitter van de jury) - minstens twee externe deskundigen die aangeduid zijn door het bedrijf samen leven. Het mag hierbij niet gaan om bestuursleden en/of medewerkers van een vrijwilligersorganisatie in de armoedebestrijding.
Op basis van de kwaliteitscriteria formuleert de adviescommissie een gemotiveerd advies voor het toekennen van de projectsubsidie. Het college beslist over het toekennen van de projectsubsidies op basis van het advies van de adviescommissie. Deze beslissing vermeldt onder meer: - het gemotiveerde advies van de adviescommissie; - de financiële tabel met het bedrag van de subsidie; - de aard van de subsidie; - de aanwendingsvoorwaarden; - de verantwoordingsstukken die van de begunstigde worden geëist; - de termijn waarbinnen de begunstigde deze verantwoordingsstukken aan de dienst sociale netwerken moet bezorgen. De dienst sociale netwerken brengt de projectaanvrager schriftelijk op de hoogte van de beslissing. Dit gebeurt uiterlijk twee maanden na de uiterste inleverdatum voor het indienen van de aanvraag. Bij een negatieve beslissing wordt een motivatie gegeven en indien mogelijk doorverwezen naar andere subsidiekanalen. Indien het beslissingsorgaan niet beslist binnen de aangegeven termijn wordt de aanvraag geacht te zijn geweigerd. Artikel 28: Hoe gebeurt de uitbetaling van een projectsubsidie? Ten laatste een maand na de collegebeslissing betaalt de stad 80% van het toegekende subsidiebedrag uit op het bankrekeningnummer dat is meegedeeld door de aanvrager. Binnen de maand na het project bezorgt de aanvrager een inhoudelijk verslag en een financiële afrekening met de gevraagde verantwoordingsstukken aan de dienst sociale netwerken. Dit moet gebeuren aan de hand van de modelformulieren die ter beschikking zijn bij de dienst sociale netwerken. De dienst sociale netwerken controleert alle verantwoordingsstukken. Na goedkeuring van het inhoudelijke verslag, de financiële afrekening en de verantwoordingsstukken stort de stad het saldo.
Algemene bepalingen Artikel 29: Welke bijlagen moeten bij de aanvraag worden bijgevoegd? Indien de aanvrager een vzw is, moeten de volgende bijlagen worden bijgevoegd bij de aanvraag: - een kopie van de geldende statuten van de vereniging, met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de namens de rechtspersoon gemandateerde bestuurder, die ook de aanvraag ondertekent; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de door de raad van bestuur aangestelde gevolmachtigden voor dagelijks bestuur; - het bankrekeningnummer van de rechtspersoon; - het laatst goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag; - de laatst goedgekeurde begroting; - het BTW-statuut. Indien de aanvrager een feitelijke vereniging is, moeten de volgende bijlagen worden bijgevoegd bij de aanvraag: - een lijst van de bestuursleden; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de aanvrager, die de aanvraag ondertekent en
persoonlijk verantwoordelijk is voor de aanvraag en de verdere opvolging en verantwoording van de aanwending van de subsidie; - het bankrekeningnummer van de feitelijke vereniging dat niet het rekeningnummer mag zijn van een natuurlijke persoon; - een verslag over de financiële toestand van de vereniging; - een inhoudelijk verslag over de werking van de vereniging van het afgelopen jaar. Bovenstaande bijlagen dienen één keer per jaar, namelijk bij de eerste subsidieaanvraag van het kalenderjaar, te worden bijgevoegd. Vzw’s moeten een boekhouding voeren conform de wetgeving. Feitelijke verenigingen moeten minstens een kasboekhouding voeren, waarin de in- en uitgaande geldstromen duidelijk chronologisch vermeld staan, tenzij bijbehorende reglementering anders bepaalt. Artikel 30: Communicatie met de dienst sociale netwerken De aanvrager zal de dienst sociale netwerken uitnodigen op elke gesubsidieerde activiteit. In het kader van een gesubsidieerd project, zal de aanvrager de dienst sociale netwerken minstens één keer uitnodigen voor een activiteit of vergadering in het kader van het project. De dienst sociale netwerken zal na een bezoek steeds feedback geven aan de vereniging. De afgevaardigden van de stad en/of vzw CISO hebben steeds toegang tot alle informatie betreffende de subsidies en het recht om ter plaatse na te gaan of de verleende subsidie werd gebruikt voor het doel waarvoor ze is toegekend. Artikel 31: Wanneer is de vereniging verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen? De begunstigde vereniging moet de subsidie gebruiken voor het doel waarvoor ze is toegekend en beheren als een goed huisvader. In de volgende gevallen is de vereniging verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen: - indien de subsidie niet gebruikt werd voor het doel waarvoor zij is toegekend; - indien de subsidie niet volledig werd gebruikt, of geheel of gedeeltelijk gebruikt werd voor een herbesteding; - indien de gevraagde verantwoordingsstukken niet, niet tijdig of niet correct voorgelegd werden; - indien geen controle wordt toegelaten overeenkomstig artikel 30§2; - indien na controle blijkt dat de vereniging, de activiteit of het project een dubbele financiering heeft ontvangen. Artikel 32: Hoe moet de communicatie over de subsidie gebeuren? Wanneer een activiteiten- of projectsubsidie is toegekend, moet de aanvrager bij de communicatie rond het initiatief steeds het sponsorlogo van de stad Antwerpen gebruiken en communiceren dat de stad Antwerpen het initiatief ondersteunt. De dienst sociale netwerken levert het sponsorlogo van de stad aan samen met de positieve beslissing van de toekenning van de subsidie. Artikel 33: Inwerkingtreding van het reglement Dit reglement treedt in werking op 1 maart 2011. Aanvragen voor activiteitssubsidies ingediend voor 1 maart 2011 vallen onder de bepalingen van het oorspronkelijke reglement.
Aanvragen voor werkings- en projectsubsidies ingediend vanaf 1 januari 2011 vallen onder de bepalingen van het nieuwe reglement. Artikel 34: Welke algemeen geldende reglementering is van toepassing? Voor zover er in dit reglement niet van wordt afgeweken, zijn de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige subsidies, en het algemeen reglement op de subsidies (huidig gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) van toepassing.
