STARTERSGIDS ICT: eerste keer aanmelden

Dienst ICT

Algemene Directie en Hogeschooldiensten Nationalestraat 5 Dienst ICT T +32 3 613 11 51 F +32 3 613 13 52

B-2000 Antwerpen

STARTERSGIDS ICT: eerste keer aanmelden Handleiding v2.0 25-8-2011

IDENTIFICATIEFICHE: STARTERSGIDS ICT: een eerste keer aanmelden Servicedomein ICT-Omgeving Service Account Service-eigenaar Staf ICT Type Handleiding Versienummer v2.0 Locatie A tot Z-lijst Datum goedkeuring 25-8-2011 Doelstelling Personeelsleden in woord en beeld begeleiden in hun eerste stappen op het KdG-netwerk: aanmelden en paswoord personaliseren. Uitleggen wat een veilig wachtwoord is. (Deze handleiding maakt de overgang tussen 2 andere handleidingen: QuickStart-ICT en KdG-netwerk: een overzicht.) Doelpubliek Personeel Revisie uiterlijk tegen 15 juni 2012

DISCLAIMER: Enkel de digitale versie op de A tot Z-lijst is up-to-date – elke andere versie (zeker op papier) kan verouderd zijn!

Handleiding v2.0 STARTERSGIDS ICT: eerste keer aanmelden

Algemene Directie en Hogeschooldiensten Nationalestraat 5 Dienst ICT T +32 3 613 11 51 F +32 3 613 13 52

B-2000 Antwerpen

INHOUD 1

Doelstelling

3

2

Je account 2.1 Je gebruikersnaam 2.2 Je paswoord

3 3 4

3

Hoe maak je een goed paswoord?

4

4

Waar en hoe kan je de eerste keer aanmelden?

5

5

Hoe kan je later je paswoord wijzigen?

8

6

Paswoord vergeten?

9

7

En na de eerste aanmelding?

10

8

Problemen?

11

KDG_ICT_HAND_StartersgidsICT_v2.0

25-8-2011

2 van 11


1 DOELSTELLING Als beginnende collega vraag je je zeker af hoe je op het KdG-netwerk1 geraakt en wat daar allemaal te vinden is. Deze Startersgids wil je begeleiden bij je eerste stappen in de ICT-wereld van KdG. Vooral de allereerste aanmelding op het netwerk is speciaal en moet met de nodige aandacht gebeuren. De screenshots in deze tekst zullen je daarbij helpen. Je zal tevens uitleg vinden over de ICT-vaktermen die voor je toegang tot het netwerk belangrijk zijn. Deze handleiding probeert je ook te overtuigen om een zo sterk mogelijk paswoord te maken. Deze Startersgids is het middelste deel van een drieluik. QuickStart-ICT bezorgde je het initieel paswoord. Nu leer je hoe je toegang krijgt tot het netwerk en de 3de handleiding KdG-netwerk: een overzicht geeft je een introductie op het geheel van het personeelsnetwerk. Die handleiding vind je op de A tot Z-lijst. (Zie het voorlaatste hoofdstuk van dit document: ‘En na de eerste aanmelding?’) 2

JE ACCOUNT

In de ICT-systemen van de hogeschool zijn na je indiensttreding heel wat gegevens over je opgeslagen. Alle samen vormen die je account. De meeste onderdelen van het KdG-netwerk zijn enkel toegankelijk voor accounts die op het netwerk bekend zijn. Daarom is er identificatie en authenticatie voor wie probeert te verbinden (te connecteren) met het netwerk. Dat proces gebeurt tijdens het aanmelden (inloggen) op het netwerk. Je login wordt gecontroleerd door de ICT-systemen. Zo’n login bestaat uit 2 delen: een gebruikersnaam en een paswoord Enkel bij je allereerste login gebruik je het zg. initiële paswoord.

2.1 Je gebruikersnaam Je gebruikersnaam is identiek aan je KdG-mailadres. Meestal heeft dit de vorm [email protected] Maar meestal is niet altijd (er zijn afwijkingen mogelijk). Let dus goed op dat je de juiste vorm van je mailadres gebruikt. Soms zijn er 2 personeelsleden met dezelfde naam. Als de naam uit verschillende delen bestaat, dan worden die bijvoorbeeld samengetrokken: jeanpaul.vanvleteren

1

ICT-vaktermen staan in vet, de rest van de tekst moet je ze met dezelfde vakspecifieke betekenis lezen.


25-8-2011

3 van 11


2.2 Je paswoord Je paswoord is een persoonlijk door jou samengesteld geheel. Behalve bij je eerste aanmelding op het netwerk! Dan moet je het initiële paswoord gebruiken dat je vindt op de Quickstartpagina die je van de Personeelsadministratie hebt gekregen. Bij die eerste aanmelding zal je ook verplicht je paswoord moeten personaliseren. D.w.z. dat je het initiële paswoord moet veranderen in een zelfgekozen combinatie. Voor alle ICT-applicaties gebruik je hetzelfde paswoord: pc-logins, Extranet, mail, Blackboard, lessenroosters, A tot Z-lijst. Het is absoluut verboden om dit paswoord ergens te noteren of aan gelijk wie door te geven. Artikel 3 van de GEDRAGSCODE VOOR DE TOEGANG TOT EN HET GEBRUIK VAN INFORMATIEDRAGERS stelt het als volgt: §1 Toegang tot de informatiedragers en de netwerken wordt verleend door individuele authenticatie. De gebruikersnaam en het bijbehorende wachtwoord zijn strikt persoonlijk. §2 Onverminderd de bepalingen in het arbeidsreglement betreffende de inzage in de informatiedragers, mag het wachtwoord in geen geval aan derden worden medegedeeld. Het wachtwoord dient gewijzigd te worden van zodra er een vermoeden bestaat dat het gekend is door een derde. §3 Het is absoluut verboden gebruik te maken van de naam en het wachtwoord van een andere gebruiker tenzij deze gebruiker hier schriftelijk zijn toestemming voor geeft. §4 Het personeelslid is verantwoordelijk en aansprakelijk voor alles wat onder zijn gebruikersidentificatie en paswoord gebeurt.

3 HOE MAAK JE EEN GOED PASWOORD? Een paswoord heeft maar zin als het veilig is, d.w.z. dat het moeilijk te achterhalen is door iemand anders, ook niet door een machine die duizenden mogelijkheden per seconde kan uitproberen. Daarom zijn er een aantal criteria waaraan een zelf gekozen paswoord moet voldoen: Je gebruikt minstens 8 tekens (liefst meer). Je moet daarbij minstens 3 van de volgende 4 mogelijkheden gebruiken: minstens 1 hoofdletter minstens 1 kleine letter minstens 1 cijfer minstens 1 speciaal teken zoals een spatie of _@#$+-=%*~!?.,:;()<> Je eigen naam (zelfs een deel ervan) mag niet in je paswoord zitten. De systemen ‘onthouden’ een lijst van de laatste 24 paswoorden die je gebruikte. Wil je een ander paswoord maken dan mag het niet in die lijst staan.


25-8-2011

4 van 11


Let op: paswoorden zijn hoofdlettergevoelig. D.w.z. dat de hoofdletters en de kleine letters altijd op een identieke plaats moeten komen. Zinloze combinaties zijn veilig, maar ook moeilijk te onthouden. Een zinnetje is wel makkelijk te onthouden. Met de beginletters van de woorden en enkele ‘wisselingen’ erin heb je dan een veilig paswoord. Bijvoorbeeld: Dit is een hele goede computer voor mij en dat bevalt me wel! D=1hgcvM+dbMw! Hou hetzelfde paswoord ook niet te lange tijd. Regelmatig wijzigen is veiliger. Om je daartoe te verplichten zal je om de 130 dagen je paswoord moeten wijzigen. Je moet zeker wijzigen bij het minste vermoeden dat iemand je paswoord zou kennen. Wees daarenboven uiterst voorzichtig als je je identiteit en paswoord moet ingeven op ‘publieke computers’. Je weet immers nooit hoe die zijn ingesteld en welke informatie erop achterblijft…

4 WAAR EN HOE KAN JE DE EERSTE KEER AANMELDEN? Bij deze eerste aanmelding gebruik je het initieel paswoord van de Quickstartpagina die de personeelsadministratie je bezorgde. Je kan deze eerste aanmelding thuis doen of op een campus van de hogeschool. Ofwel op een campus: inloggen op een KdG-computer (neem bij voorkeur een toestel dat d.m.v. een netwerkkabel verbonden is met het netwerk). (Als het loginscherm niet zichtbaar is, druk2 dan tegelijk op de toetsen 3). Tik je gebruikersnaam en initieel paswoord in het loginscherm en druk op OK4. Het systeem verplicht je vervolgens om je paswoord te personaliseren: Tik het initieel paswoord in het betreffende vakje als Oud wachtwoord. Tik een Nieuw wachtwoord in (let daarbij op de vormvereisten van een paswoord uit het vorig hoofdstuk). Tik dat nieuwe paswoord een 2de maal in bij Bevestig het wachtwoord. Druk op <Enter>.

2

Om de opeenvolgende acties die je moet doen ook visueel te benadrukken zijn ze onderstreept. Tussen <> staat een toets of een toetsencombinatie. 4 Cursief gedrukte termen zijn rechtstreeks overgenomen uit een toepassing en moeten op exact dezelfdemanier op het beeldscherm te zien zijn. 3


25-8-2011

5 van 11


Ofwel thuis: via een internetverbinding naar het Extranet (ook dat kan weer op 2 manieren). Ofwel tik je de URL in = https://extranet.kdg.be Ofwel surf je naar de website van de hogeschool (http://www.kdg.be) o

Open bovenaan rechts de pagina’s Voor medewerkers.

o

Kies vervolgens naast het loginscherm voor Rechtstreeks naar Extranet (je hoeft dus niet in te loggen).

Nadat je een van deze 2 paden hebt gevolgd, kom je op het Extranet. Op het Extranet vul je het loginscherm in met je gebruikersnaam (E-mailadres) en het initiële paswoord (Wachtwoord) van de Quickstartpagina

(Naast het inlogscherm voor Extranet, staan er algemene mededelingen en waarschuwingen. Die teksten wijzigen naar gelang van de omstandigheden.)


25-8-2011

6 van 11


Vervolgens krijg je de mededeling dat je je paswoord moet wijzigen. Je nieuwe, zelf gekozen paswoord (dat voldoet aan de conventies – zie hoger) moet je tweemaal op identieke manier intikken. (Voor alle zekerheid: het Old Password is op dat moment je initieel paswoord. Bij New Password en Confirm Password tik je tweemaal je zelfgekozen combinatie.)

Nu opent Extranet:

Wil je het Extranet verlaten, vergeet dan niet af te melden aan de rechterkant (Sign Out).

Als je deze fase hebt doorlopen dan heb je je initieel paswoord gepersonaliseerd. De volgende keren dat je aanmeldt, gebruik je dus je vernieuwde paswoord.


25-8-2011

7 van 11


5 HOE KAN JE LATER JE PASWOORD WIJZIGEN? Let bij het wijzigen van een paswoord natuurlijk altijd op de conventies waaraan een veilig paswoord moet voldoen! (Zie het hoofdstuk ‘Hoe maak je een goed paswoord?’) Een paswoord wijzigen kan op eigen initiatief. Maar je herinnert je ook dat de systemen om veiligheidsredenen het wijzigen van het paswoord elke 130 dagen afdwingen. Veertien dagen voor de ‘vervaldatum’ van die afgedwongen wijziging krijg je daarvan een melding op je scherm bij het inloggen. Er zijn 2 manieren om een bestaand paswoord te wijzigen: Ofwel op een KdG-computer ergens in de hogeschool o

Log in met het paswoord dat je tot dan gebruikte.

o

Druk tegelijkertijd op de toetsen en er opent zich een keuzemenu: Kies voor Wachtwoord wijzigen Tik in het betreffende vakje het Oud wachtwoord dat je tot nu toe gebruikte Tik een Nieuw wachtwoord Tik dat nieuwe paswoord een 2de maal bij Bevestig het wachtwoord Druk op Enter

Ofwel thuis via het Extranet o

Log op de gekende manier in op het Extranet

o

Kies in de rechterbovenhoek voor Preferences


25-8-2011

8 van 11


o

Ga naar het tabblad General

o

Tik je Old Password dat je tot dan gebruikte.

o

Geef een New Password in.

o

Tik het nieuwe paswoord een tweede keer bij Confirm Password.

o

Na het klikken op Change Password is de wijziging een feit.

6 PASWOORD VERGETEN? Als dat gebeurt, zijn alle toegangen tot KdG-computers of het netwerk versperd. Geen KdG-mail, Extranet, Bamaflex, Blackboard of wat dan ook. De Helpdesk ICT kan je echter helpen door je paswoord te resetten, d.w.z. dat een nieuw paswoord kan worden ingegeven in de systemen zonder dat het oude is gekend. Je moet je hiervoor persoonlijk aanbieden aan de balie van de helpdesk. Daarenboven moet er normaal gezien een legitimatie gebeuren aan de hand van de personeelskaart. De reden daarvoor is zeer begrijpelijk: helpdeskmedewerkers kunnen onmogelijk alle personeelsleden kennen, paswoorden mogen dus niet per telefoon of per mail worden gewijzigd. Ook aan de balie kan zich bijna iedereen aanmelden en ‘beweren’ iemand anders te zijn…


25-8-2011

9 van 11


7 EN NA DE EERSTE AANMELDING? Als het gelukt is om de eerste keer in te loggen op het netwerk, en het initiële paswoord is gewijzigd, dan opent zich de ICT-wereld van het KdG-netwerk. Een beperkt overzicht van de mogelijkheden en meer bepaald de inlogprocedures die je moet volgen kan je nalezen in de handleiding: KdG-Netwerk: een overzicht. (Je vindt die handleiding in de A tot Z-lijst op de KdG-website.) Surf naar www.kdg.be Open bovenaan rechts de pagina’s Voor medewerkers.

Tik je Gebruikersnaam (=e-mailadres) en je actuele Wachtwoord.

In alfabetische volgorde, van Aanwerving tot ZER of van Academische kalender tot Zwangerschap vind je in de A tot Z-lijst alle mogelijke algemene informatie voor personeelsleden van KdG. Door te drukken op een letter bovenaan spring je meteen naar de lijst die begint met de gekozen letter.

Afmelden op de A tot Z-lijst doe je links:


25-8-2011

10 van 11


8 PROBLEMEN? Een mail sturen is de ideale manier om de Helpdesk te contacteren: [email protected] E-mails worden doorlopend verwerkt op werkdagen van 8 tot 17 uur. (Gedurende de klassieke schoolvakanties van 9 tot 16 uur.) Ter bevestiging van je melding krijg je een e-mail die je vraag herhaalt en er een ticketnummer aan toekent. Indien je deze e-mail niet krijgt, dan wil dat zeggen dat er iets is misgelopen en dat je vraag niet is geregistreerd. Probeer dan best telefonisch contact te zoeken. Wil je bijkomende info i.v.m. je vraag doorgeven, dan moet je gewoon de registratiemail met het ticketnummer beantwoorden (reply). Stuur dus geen nieuwe e-mail, want dan krijg je een nieuw ticketnummer. Dat betekent dat je bijkomende info niet wordt gelinkt aan je oorspronkelijke vraag, waardoor de behandeling ervan vermoedelijk vertraging oploopt. Door de registratiemail te beantwoorden blijven alle gegevens wel netjes aan elkaar verbonden. Het helpdesksysteem verwerkt enkel mails die vanop een KdG-mailadres worden verstuurd. Telefoneren is altijd mogelijk: intern via het centrale nummer 999, extern via het nummer 03 613 19 99. Op werkdagen is de telefoon bemand van 8 tot 17 uur. (Gedurende de klassieke schoolvakanties is dit van 9 tot 16 uur.) In uitzonderlijke omstandigheden zal een voicemailstem je vragen om een e-mail te sturen. Ofwel kan je op veel locaties in de hogeschool zelf naar een helpdeskbalie stappen. Het campusonthaal kan je zeker vertellen waar je die balie vindt. Neem misschien best eerst telefonisch contact voor een afspraak, want de helpdeskmedewerkers moeten regelmatig her en der interventies doen en kunnen dan niet aanwezig zijn aan de balie. -einde van het [email protected] +32 (0)3 613 19 99 Intern 999


25-8-2011

11 van 11

STARTERSGIDS ICT: eerste keer aanmelden

Recommend Documents