Stappenplan voor werving, behoud en ontwikkeling van trainers binnen de atletiekvereniging of loopgroep

Stappenplan voor werving, behoud en ontwikkeling van trainers binnen de atletiekvereniging of loopgroep

Atletiekunie Sector wedstrijdatletiek en verenigingszaken 2010

Datum Juni 2010 Samenstellers Jos Beernink en Paul Peters

Atletiekunie Postbus 60100 6800 JC ARNHEM Papendallaan 60 6816 VD ARNHEM Telefoon : (026) 483 48 00 Fax : (026) 483 48 01 E-mail : [email protected] Internet : www.atletiekunie.nl


Inhoudsopgave De kroonjuwelen binnen de vereniging: wees er zuinig op! .....................................................................5 1.

Doelstelling over enkele jaren ........................................................................................................6

2.

Inventarisatie huidige situatie .........................................................................................................8

3.

Doelstelling komend seizoen ..........................................................................................................9

4.

Werving........................................................................................................................................ 10

5.

Resultaat van werving ................................................................................................................. 12

6.

Behoud..........................................................................................................................................14

7.

Structurele inbedding in de vereniging, w.o. financiën .................................................................15

Bijlagen: Good practise ................................................................................................................................................ 16 Behoud trainers ............................................................................................................................................ 19 Leerklimaat en leeromgeving ........................................................................................................................ 20 Checklist vrijwilligersbeleid AV Nijmegen ..................................................................................................... 23 De methode Berkum, effectief werven vrijwilligers ....................................................................................... 26 Format evaluatie met trainer jeugd/senioren............................................................................................... 27 Algemeen reglement trainers ...................................................................................................................... 29 Overeenkomst van opdracht VAV Veenendaal ......................................................................................... 31 Begeleidende brief bij Overeenkomst van opdracht .................................................................................. 33 Voorbeeld functieomschrijving .................................................................................................................... 34

juni 2010

-3-

versie 4.0


juni 2010

-4-

versie 4.0


De kroonjuwelen binnen de vereniging: wees er zuinig op! Aanleiding Al geruime tijd kampen verenigingen met een tekort aan technisch kader. Het is een voortdurend aandachtspunt. Aan de andere kant worden er regelmatig opleidingen geannuleerd vanwege te weinig deelnemers. Het verhogen van het aanbod aan opleidingen zal, zo is de inschatting, het technisch kadertekort niet geheel oplossen. Er is meer voor nodig.

Inleiding Er is een stappenplan opgesteld met onderwerpen die aan bod kunnen komen binnen een plan voor technisch kader binnen de vereniging. Het stappenplan is een hulpmiddel bij het maken van een plan voor het werven, behouden en de ontwikkeling van trainers binnen de vereniging. Het voor uw vereniging zelf op te stellen plan kan dit schema als basis gebruiken. Uiteraard kunt u het invullen/aanpassen naar eigen inzicht.

Opzet Aan de hand van een 7 stappenplan met aandachtspunten actief met elkaar komen tot een eigen opzet ‘leervereniging’ voor het huidige en toekomstige technisch kader. Insteek: bewustwording en “leren van elkaar”.

1. Doelstelling over enkele jaren

• •

2. Inventarisatie huidige situatie

• •

3. Doelstelling komend seizoen

• •

4. Werving

• •

5. Resultaat van werving

• •

6. Behoud

• •

7. Structurele inbedding in de vereniging, w.o. financiën

juni 2010

•

Korte algemene beschrijving van de meest ideale situatie bij eigen vereniging over twee of drie jaar de gewenste situatie. Visie en uitgangspunten. Inzichtelijk maken hoeveel trainers er momenteel beschikbaar zijn binnen de vereniging of loopgroep. Trainingsopzet en scholing. Hoeveel (assistent) trainers heeft de vereniging of loopgroep nodig komend seizoen en op welk kwaliteitsniveau. De te nemen stappen. Hoe kan de vereniging of loopgroep trainers werven of mensen werven die trainer willen worden. Meerdere insteken. De werving levert mensen op die opgeleid en/of begeleid moeten worden. De werving levert wellicht gediplomeerde trainers op. Hoe kun je trainers zo lang mogelijk vasthouden binnen de vereniging of loopgroep? Betrokkenheid en motivatie. Hoe kun je de structurele aanpak t.a.v. trainers in de vereniging of loopgroep verankeren?

-5-

versie 4.0


1.

Doelstelling over enkele jaren

Meerjaren beleidsplan / Strategisch plan Korte algemene beschrijving van de meest ideale situatie bij vereniging over twee, drie jaar of vier jaar, de gewenste situatie. Wat is de onderliggende visie? • Uitgangspunten ♦ Duidelijkheid in doel en karakter ♦ Vraag < > aanbod ♦ Lopers en/of baan ♦ Professionele insteek • Ambitie (gezondheid-sociaal-recreatief-wedstrijd-competitie-topatletiek-etc.) • Structuur ♦ Beleid is uitvoering? ♦ Communicatielijnen? ♦ Formele of informele organisatie? ♦ Zelfverantwoordelijke sommissies? • Jeugd en schoolatletiek ♦ Meerjaren Opleidings Plan talenten topsport in perspectief met de breedtesport en de jeugdfilosofie (speels - prestatief) • Rol en inhoud nevenactiviteiten • Maatschappelijke relevanties • Etc. Waarom een beleidsplan ‘leervereniging’? • Beleid brengt structuur in het werven en behouden • Beleid verhoogt de betrokkenheid en de kwaliteit (focus en planmatigheid) • Beleid verbetert het functioneren (onderbouwing en facilitatie) • Beleid verhoogt de mogelijkheden om in te spelen op veranderende motieven • Beleid maakt de vereniging minder kwetsbaar • Beleid maken en uitvoeren vergt naast een investering in tijd, soms ook een cultuurverandering Neem in de gewenste situatie als ‘leervereniging’ zaken mee als: • Trainers zijn de ruggengraat van de vereniging ♦ Trainersstructuur/kwaliteitsinsteek/scholing/organogram • Trainingscoördinator vanuit een gebundelde of gedeelde taakstelling ♦ Beleidsmatig (het uitgangskader visie/beleid) ♦ Organisatorisch (logistiek, planning trainingen/wedstrijden, accommodaties, materiaal, etc.) ♦ Kwaliteit (inhoudelijk, leerlijnen, scholing, supervisie, coaching) • Elke trainersgroep een gekwalificeerde (hoofd)trainer (coach) ♦ En een vaste assistent-trainer gekwalificeerd op nivo 2 ♦ Of een assistent-trainer in opleiding • Bij jeugdgroepen ouders betrekken. ♦ Een contactouder (jeugd of per groep) ♦ Hand- en spandiensten ♦ Competitie en wedstrijdbegeleiding ♦ Potentieel als ….. • Worden trainers betaald voor hun diensten ja/nee? ♦ Beloningsstructuur ♦ Meer/minder dan de vrijwilligersvergoeding (max. € 1500/jaar én max. € 150/maand) ♦ Reiskosten ♦ Kleding/schoenen/materiaal ♦ Andere waardering • Het ‘verloop’ van trainers ♦ Hoe instroom en doorstroom te regelen ♦ Hoe behoud te regelen (motivatie en betrokkenheid) ♦ Hoe continuïteit in trainingen te regelen juni 2010

-6-

versie 4.0


-

Overdracht Doorlopende leerlijnen

Hoe kwaliteit trainingen/trainers te waarborgen: • Voorwaarde: ♦ Bewustwording keuzes i.p.v. consumeren en kopiëren, ligt ten grondslag aan een opleidingsplan ♦ Normen en waarden trainers sluiten aan op die van de vereniging en de leden • Uitgangspunten: ♦ Gekwalificeerde trainers ♦ Doelstelling licentiesysteem onderbouwd (blijvend leren) ♦ Het trainersvak is ruimer dan alleen voor de groep staan (consument is kritischer) − Planmatig werken − Trainer/coach/opleider (praktijkbegeleider (PB)) − Trainer is onderdeel van een team (samenwerking) − 4/5 relevante competenties ♦ Trainingen geven is geen vrijblijvende zaak − Commitment naar vereniging en de leden − Voorbereiden trainingen a.d.h.v. trainingsdoelen en jaarplan − Trainerscode ♦ Instroom en doorstroom trainers planmatig ‘geregeld’ Opleidingsplan vereniging: ♦ Interne opleidingen − Technische Vaardigheden − Ervarings/stageplaatsen − Bijscholingen − Thema-avonden − Interne assistent cursussen voor ouders en jeugd ♦ Externe opleidingen atletiekunie (competentie gericht) − Bijscholingen − Techniekscholingen − Niveau 2: 3 maanden (met uitloop tot 7 maanden) − Niveau 3: oktober t/m juni − Niveau 4: een enkele pilot moet nog draaien ♦ Gedifferentieerde aantal eigen PB's (3 richtingen: LT3, JAT/PAT3, AT3) − PB bijscholing Atletiekunie − Begeleiden van cursist door PB geeft ook verdieping kennis/kunnen PB − Kwaliteitsverbetering cursist én PB ♦ Interne coaching − Leerlijnen per onderdeel / per groep uitzetten (in samenspraak met de verantwoordelijke trainers) − Trainingskaartensysteem (vb. AV Nijmegen) − Kwaliteit bewaken (supervisie, intervisie, feedback, reflectie) − Eigen ‘technische’ vaardigheidscholing (potentiële) trainers bij eigen specifieke trainingsgroepen

juni 2010

-7-

versie 4.0


2.

Inventarisatie huidige situatie

Meten is weten, om duidelijke uitgangspunten te hebben voor trainers- en scholingsbeleid. Maak een overzicht in excel van groepen, trainers, ervaring, opleidingsnivo, opleidingsvraag en verdere wensen (ambitie, etc.). • Trainingsstructuur/overzicht ♦ Wat is het huidige aantal trainers (senioren, jeugd, leeftijd, opleidingsniveau) binnen de vereniging? Hoe lang hebben deze tariners de intentie om door te gaan? − En hoeveel hebben we er komend seizoen nodig? ♦ Wat is het huidige aantal trainersgroepen (senioren, jeugd, leeftijd, opleiding) binnen de vereniging? ♦ Hoe groot zijn de trainingsgroepen nu? − En zal dit zo blijven? Gaan er groepen groeien en wat is de consequentie voor het aantal benodigde trainers? ♦ Hoe is de instroom nieuwe leden, doorstroom naar hogere categorieën geregeld? − Welke vragen / knelpunten blijven hier openstaan? ♦ Wat zijn de differentiatiemogelijkheden binnen de vereniging voor wat betreft technische vaardigheden en nivo? − Wat zijn de mogelijkheden vanuit de basisgroep (evt. bij clubclustering) ♦ Wat is het huidige kwaliteitsniveau trainers, maar ook in relatie tot de verenigingsleden? ♦ Is er een roulatieschema trainers, een vervangingspool trainers, zijn er ‘meelopende’ trainers? ♦ Wat is het huidige aantal praktijkbegeleiders (voor lopers en de technische nummers) binnen de vereniging? − En hoeveel hebben we er komend seizoen nodig? ♦ Welke ervaren gediplomeerde trainers kunnen we opleiden tot praktijkbegeleider? − Hoe kunnen we deze trainers bereiken? − Hoe weten we ze te motiveren om PB te worden? ♦ Zijn dit voldoende trainers om een scholingsdag voor praktijkbegeleider bij de vereniging te houden? − Als dat zo is (minimaal 10) dan kan deze aangevraagd worden (denk ook aan de buurverenigingen). • Hoe is de organisatie binnen de vereniging (trainerscoördinator, technische commissie, verenigingsmanager, combinatiefunctionarissen, organogram, communicatie, etc.)? − En moet deze aangepast worden of niet? Zo ja, hoe moet de organisatie er uit gaan zien? • Wordt er gewerkt met een jaarplan bij de verschillende groepen? − Zo nee, hoe komt het planmatige in de trainingen terug? • Welke faciliteiten bieden we als vereniging of loopgroep aan trainers? ♦ Opleidingsmogelijkheden ♦ Trainingsondersteuning ♦ Vrijwillig of betaald kader ♦ Andere waarderingsmogelijkheden • Is er een trainerscode (specifiek voor de vereniging)? − Zo nee, is de trainerscode op de site van de Atletiekunie te gebruiken? • Wordt er gewerkt met functieomschrijvingen en trainersovereenkomsten? − Zo nee, is er behoefte aan voorbeeld exemplaren? − Commitment < > vrijblijvendheid? • Vinden er jaarlijkse evaluatiegesprekken met trainers plaats? − Is er behoefte aan een format? • Is er duidelijkheid over de opleidingen Atletiekunie in relatie met verwachtingen/taakstellingen trainers (geen discrepantie in beeldvorming)? • Wordt er gebruik gemaakt van evaluatieformulieren bij vertrek leden. − Worden daar ook relevante vragen over de trainingen en trainers in gevraagd? • Welke knelpunten (met oorzaken) hebben we nog verder? − Hoe kunnen we deze oplossen?

juni 2010

-8-

versie 4.0


3.

Doelstelling komend seizoen

Stel het definitieve doel vast voor komend seizoen: • Zorg voor gedragenheid planvorming en transparantie in communicatie (voorwaarde). • Wat is komende jaar haalbaar vanuit de huidige situatie naar de doelstelling over enkele jaren? • Formuleer de (SMART) doelstellingen: ♦ Specifiek Omschrijf het doel duidelijk en concreet. Het moet een waarneembare actie, gedrag of resultaat beschrijven waaraan een getal, bedrag, percentage of ander kwantitatief gegeven verbonden is. ♦ Meetbaar Hoeveel gaan we doen? Hoe kunnen we dat meten? Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is. ♦ Aanvaardbaar Is er draagvlak voor wat we doen? Is het in overeenstemming met het beleid en de doelstellingen van de vereniging? Zijn de betrokken trainers bereid zich te verbinden aan de doelstelling? ♦ Resultaatgericht Is het doel haalbaar? Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunnen de betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Hebben ze voldoende know-how, capaciteit, middelen en bevoegdheden? ♦ Tijdgebonden Wanneer beginnen we met de activiteiten? Wanneer zijn we klaar? Wanneer is het doel bereikt? • Hoe wordt dit in tijd uitgezet en wie bewaakt het proces? • Hoe vindt de communicatie en het medeverantwoordelijk maken van de belanghebbenden plaats? Betrokkenheid en motivatie kweken. • Het aantal (assistent) trainers benodigd in onze vereniging (niveau, leeftijd), uitgaande van een gekwalificeerde trainer bij elke trainingsgroep. Zet dit af tegen de (assistent) trainers die blijven en bepaal zo het aantal dat erbij moet komen? • Groepsgrootte en (roulatie)schema baan/hal • Welke ondersteuning heeft eenieder nodig en hoe faciliteert de vereniging dat. • Welke (bij)scholing kan er intern of extern opgezet worden? Houdt rekening met de doorlooptijd van de verschillende opleidingen. • Zijn er voldoende praktijkbegeleiders opgeleid om de nieuwe cursisten te begeleiden? • Is de leeromgeving geschikt (gemaakt) om aan de leerdoelen van de nieuwe cursisten te voldoen? Ruimte om: ♦ Training te geven aan een vaste (tijdelijke) trainingsgroep ♦ Training geven a.d.h.v. een zelf op te stellen jaarplan of inbreng en/of verdieping daarin ♦ ‘Leiding’ geven aan organisatie activiteit ♦ Ruimte om assisterend kader aan te sturen. ♦ Eigen ideeën in de praktijk te brengen

juni 2010

-9-

versie 4.0


4.

Werving

Probeer de werving direct structureel op te pakken. Zorg ervoor dat het bestuur geïnformeerd is en er achter staat. Probeer iemand te vinden die de kwaliteiten heeft om de coördinatie van de werving goed uit te voeren. Ga dan over tot de daadwerkelijke werving. Werving voor (assistent) trainers: • actief, • gestructureerd, • en continu (antennefunctie). Hiervoor kan uit de volgende ‘bronnen’ geput worden: 1. Het werven van (assistent) trainers die al gekwalificeerd zijn (gebruik daarvoor de inventarisatie) 2. Het werven uit eigen ledenbestand (atleten) 3. Het werven uit het bestand van oud leden (van bijvoorbeeld de laatste 5 jaar) • Oude ledenlijst, vroegere trainers • Contacten blijven onderhouden met jeugd / ouders / trainers / atleten, die vereniging (tijdelijk) verlaten hebben (betrokkenheid behouden) 4. Het werven van ouders van eigen jeugd 5. Het opleiden van nieuwe (assistent) trainers (houd rekening met de doorlooptijden van opleidingen) 6. Het beter benutten van de huidige trainers door te schuiven in de trainingen (dagen en tijden) 7. Het met meer verenigingen hebben van een specialisatie trainer (bijv. werptrainer) 8. Het werven van trainers buiten de vereniging • Kan o.a. via het plaatsen van een vacature op de site van de Atletiekunie • ALO, Cios, Pabo, ROC, etc. • Indirect via maatschappelijke stage VO • Via netwerken als LinkedIn, Facebook of Hyves (sommige netwerken hebben subgroepen, bijv. runners, en het kan effectief zijn daar trainers te werven. Er is een vereniging die op deze wijze 3 trainers heeft ‘binnengehaald’). Werving moet aansluiten op motivaties om trainer (en/of praktijkbegeleider) te worden/ te blijven: • Beleving (leuk/lol/etc.) • Sociale binding (horen bij) • Sfeer vereniging, trainersgroep • Persoonlijke ontwikkeling (kennis en kunnen) • Eigen vaardigheid als trainende trainer vergroten (kennis en bewustwording) • Eigen ervaring en kennis willen delen • Leiding willen geven en passende verantwoordelijkheden • Betrokkenheid vereniging (zelf, eigen kind) • Uitdaging (zelf spannend, maar ook als uitdaging m.b.t. prestatieontwikkeling atleten) • Voldoening bij het presteren en beleving van je atleten • Adequate facilitatie • Waarderingsvormen (geld, persoonlijke, betekenisvolle, etc.) Concrete acties in komend jaar en vervolgacties: • Persoonlijke benadering effectiever dan ‘op papier’ • Een vaste trainerscoördinator en/of technische commissie met coaching- en antennefunctie. Zoek eventueel de samenwerking met de vrijwilligerscommissie binnen de vereniging. • Vanuit het beleidsplan bewustwordingsproces m.b.t. ieders rol in gang zetten en gedragenheid creëren • Wervingsacties onder senioren, jeugd, ouders, anderen • Thema/introductie avond over opleidingen organiseren (kan i.s.m. de Atletiekunie) • Aandacht voor technisch kader in de vereniging door: bijv. clubblad, website, bijeenkomsten, bijscholingen, trainer van de maand, etc. • Rol van het bestuur in dit alles (mate van visie, profilering, sturing, accenten, gedragenheid en ondersteuning) • Follow-up van de werving

juni 2010

- 10 -

versie 4.0


Hoe instroom en nieuwe trainers te regelen binnen de vereniging (doorloop op alle niveaus): 1. Ouders geleidelijk aan betrekken bij de trainingen Mogelijkheden: ♦ Bij aanmelding jeugd: − Ouders vragen naar eerder trainers/onderwijs ervaring − Ouders ook trainingsfaciliteiten op hetzelfde moment geven ‘trimuurtje’ tijdens training eigen kind) ♦ Ouders betrekken bij de jeugd (betrokkenheid creëren, niet té sturend/dwingend, duidelijke geleidelijke stappen ‘op maat’ nemen) − Infoavonden ouders − Clubactiviteiten open stellen voor ouders jeugd (bijv. clubkampioenschappen) − Basale trainingen aanbieden voor bijv. de clubkampioenschappen (kennismaken met techniek) − Stimuleren om bij wedstrijden mee te helpen − Jureren − Rijden wedstrijden − Teamleider competitie − Betrekken in de jeugdcommissie − In organisatie activiteit − Materiaalbeheer − Etc. ♦ Ouders betrekken bij de trainingen (i.p.v. aan de kant) − Mee laten helpen bij de training (klaarzetten/maken materiaal) − Hulp bij spelletjes (speels-prestatief) − Individuele hulp aan atleetjes 2. Atleten (ook oudere jeugd) stimuleren als mogelijke trainer Mogelijkheden: ♦ Atleten deelgenoot maken van verenigingsbelangen ♦ Elke trainer mede verantwoordelijk maken, niet alleen voor de eigen groep, maar ook voor het kwaliteitsniveau van de vereniging: coach met een antenne ♦ Lopers en technische atleten (jeugd en senioren) ruimer trainen dan alleen de technische vaardigheden. − Bewustmaking van het waarom van de training − Medeverantwoordelijkheid stimuleren − Stimuleren van atleten om nieuwelingen wegwijs te maken of ondersteuning te geven in hun techniek − Stimuleren van atleten om delen warming up te geven, prikkelen van mogelijke trainerskandidaten ♦ Lopers en technische atleten regelmatig vragen te helpen bij jeugdactiviteiten 3. Welke communicatiemiddelen worden gebruikt? ♦ Hoe vindt de afstemming van de communicatie en informatievoorziening binnen de vereniging Plaats? ♦ Hoe transparant is het wervingsbeleid voor de leden? ♦ Hoe is de informatievoorziening over de taakbelasting? ♦ Hoe is de kwaliteit gewaarborgd in relatie met het verwachtingspatroon?

juni 2010

- 11 -

versie 4.0


5.

Resultaat van werving

Welke knelpunten zijn bij de werving ervaren? • Cultuur is belemmerende factor ♦ Betrokkenheid vergroten, teambuilding om een gezamenlijkheid en gedragenheid te creëren (mede verantwoordelijk maken) • Haantjesgedrag en zelfprofilering weerhoudt instroom/doorstroom trainers ♦ Afspraken maken ♦ Insteken op betrokkenheid en teamwerk • Trainingstijdstip is drempel ♦ Tijdstip aanpassen of andere datum ♦ Trainingstaak delen en/of rouleren ( bijv. 1 x per maand); • Taakbelasting te hoog ♦ Afbakening delen • Vervanging ♦ Vervangingspool, roulatieschema • Consumerend gedrag van de leden ♦ Bewustwording van het waarom van de training en medeverantwoordelijkheid stimuleren ♦ ‘Taakstelling’ vrijwilliger is onderdeel cultuur ♦ Trainingsvergoeding uit contributie of ‘afkoop taakstelling’ leden • Kwaliteit is vooralsnog laag e ♦ Kwantiteit is 1 prioriteitsstelling ♦ Scholing duidelijk afstemmen op mogelijkheden nieuwe trainer (niveau, maar ook ervaring met het competentiegericht opleiden) ♦ Belang van een structureel training/opleidingsplan • In het diepe gegooid ♦ Vooraf duidelijke communicatie taakbelasting ♦ Toegang tot leerlijnen, voorbeeldtrainingen en oefenstof ♦ Klankbord Wat vloeit uit het resultaat van de werving voort: • De werving heeft een aantal (gekwalificeerde) trainers opgeleverd. Deze kunnen in overleg ingedeeld worden bij de verschillende trainersgroepen. • De werving heeft een aantal potentiële trainers (nog op te leiden) opgeleverd. • Het trainingsschema wordt passend gemaakt met koppelingen tussen (hoofd)trainers en praktijkbegeleiders, assistent-trainers en cursisten. • Is er een roulatieschema trainers, een vervangingspool trainers, zijn er ‘meelopende’ trainers? • Inventarisatie (bij)scholingswensen. • Een goede inschatting maken van het startniveau trainers bij cursussen en een correct beeld schetsen van de opleidingen (drempel laag > behouden enthousiasme) • Op basis hiervan kan wellicht een cursus bij de vereniging worden georganiseerd. Of de op te leiden trainers schrijven zich in voor een opleiding in de buurt (Atletiekunie). • Borging deskundigheidsbevordering en scholing. ♦ Van elkaar (uitwisselen ervaringen, observaties) ♦ Techniekscholing bij specialisatietrainers of via interne cursus (clubclustering) ♦ Ruimte en veiligheid creëren om voor de groep te staan ♦ Opleidingen volgen (intern, extern (NKS), Atletiekunie) Aandachtspunten bij nieuwe trainers: . • Kennis laten maken met de ‘cultuur’ van de vereniging ♦ introductie is meer dan alleen voorstellen > sociale verbondenheid vergroten ♦ mogelijkheden creëren om bij elkaar te kijken en mee te lopen in de startfase ♦ trainers overleggen ♦ intervisie trainers • Wil om kennis en/of vaardigheden te vergroten? • Intake nieuwe trainer: Persoonlijke Ontwikkeling Plan (taakstelling < > willen) Aansluiting zoeken op: ♦ Motivatie ♦ Beginniveau juni 2010

- 12 -

versie 4.0


•

♦ Leervermogen ♦ Tijdsbesteding ♦ Achtergrond ♦ Etc. Optimale facilitatie ‘veilige’ leerwerkplek: vereniging moet ruimte, materiaal en begeleiding bieden aan de ‘competentieontwikkeling’ van de cursist/trainer; ♦ Aansluiten op trainerservaring, ‘technische’ vaardigheden en kennis ♦ Ondersteund en gehoord worden ♦ Vrijgeroosterde praktijkbegeleider ♦ Uitdagend en betekenisvol (ontplooiingsmogelijkheden en voldoening hebben) ♦ Waardering en verbondenheid (thuis voelen) ♦ Ontwikkelingsruimte nieuwe trainer (eigenheid) < > keurslijf vereniging (vaste structuur/werkwijze)

Transparantie in informatie en communicatie • Transparantie in taakstelling en doelstellingen • Transparantie in functieomschrijvingen en trainersovereenkomsten • Transparantie in waarderingsvormen per niveau en gedragenheid/openheid in beloningsstructuur (trainersvergoeding, kleding/schoenen, reiskosten, vrijstelling contributie, mede-verantwoordelijkheden, etc.) • Uitgangspunten: ♦ Vrijwilligerswerk (trainerschap) is geen vrijblijvendheid ♦ Trainen geven is planmatig werken

juni 2010

- 13 -

versie 4.0


6.

Behoud

Er zijn verschillende manieren om trainers voor de vereniging te behouden. Trainingscoördinator (kwaliteit) of praktijkbegeleider is vrijgeroosterd voor coaching- en antennefunctie. Regelmatig enquête houden bij ouders en leden over de trainingen en de sfeerbepalende factoren. Wat kan de vereniging de (nieuwe) trainers bieden wat aansluit op hun motivatie (discrepantie m.b.t. de verwachtingen uitsluiten). • Zie ook genoemde motivaties bij stap 4. • Een luisterend oor en benader ieder in zijn eigen waarde (serieus genomen worden). ♦ Korte lijnen ♦ Duidelijk aanspreekpunt ♦ Persoon met lage drempel • Trainers ondersteunen in woord en daad. • Aandacht en waardering schept betrokkenheid, binding en verantwoordelijkheidsgevoel. ♦ Geeft actieve inzet (géén tijd betekent géén prioriteit). ♦ Directe en indirecte voldoening. ♦ Naast redelijke vergoeding, vorm van erkenning nodig hebben. • Trainers mede verantwoordelijk maken (technisch beleid, groepsindelingen, materiaalaanschaf, organisatie van (neven)activiteiten, etc.). • Het terugbrengen van de taken van een (druk bezette) trainer. Bijvoorbeeld: een andere vrijwilliger regelt het vervoer van en naar wedstrijden. • Het aanbieden van een pakket met faciliteiten (waar kan de (assistent) trainer op terugvallen, wat is er geregeld, wat moet hij/zij regelen). ♦ Wedstrijdbegeleiding ♦ Trainingsaccommodaties ♦ Materiaalbeheer (aanschaf, onderhoud, berging) ♦ Begeleiding en ondersteuning (PB, TC, etc.) ♦ Leerplan met uitgewerkte lessenreeks om op terug te kunnen vallen (kaartensysteem Roy Sip) • Ambities prikkelen van de huidige en nieuwe (assistent) trainers (vervolg)opleidingen en bijscholingen (aan te vragen bij de Atletiekunie). Een bijscholing moet voor een goede trainer een cadeautje zijn. • Heldere informatie voor (nieuwe) (assistent) trainers (taakomschrijving). • Duidelijke afspraken maken (zie ook bij stap 5). • Regelmatig gesprek voeren met trainers (over ambitie, wensen e.d.). ♦ Ook een evaluatiegesprek houden bij vertrek trainers • Intervisie bijeenkomsten met andere trainers (ervaringen uitwisselen). • Uitje voor de (jeugd)trainers organiseren. • Het saamhorigheidsgevoel en teamgeest benadrukken en uitstralen (cohesie in trainerscorps) •

Van een vereniging die veel activiteiten organiseren, waar sfeer is en successen zijn, willen mensen deel uit maken, ook als kader (zich identificeren met).

•

Zie ook de 7 tips voor behoud van vrijwilligers op de site van de Atletiekunie, http://atletiekunie.nl/index.php?page=1715

Resultaten van deze vormen van begeleiden en ondersteunen. ♦ Gemotiveerde trainers die plezier hebben in wat ze doen voor de atletiekvereniging ♦ Het resultaat is dat de trainers hun taak beter uitvoeren ♦ Er ontstaat een grotere betrokkenheid bij de vereniging ♦ Er is minder verloop, omdat de trainers langer actief zijn ♦ En zo draagt het begeleiden en ondersteunen bij aan het behouden van actieve trainers voor de vereniging

juni 2010

- 14 -

versie 4.0


7. • • • • • • • • • •

Structurele inbedding in de vereniging, w.o. financiën Beleidsplan is geen absoluut gegeven. Beleidsvorming vergt continue aanpassingen. Duidelijke taak/functieomschrijvingen en actiepunten. Organogram. Heldere omschrijving van de werkzaamheden van de trainerscoördinator en/of technische commissie. Differentiatiemogelijkheden TC in ‘beleid/organisatie/kwaliteit’ en ‘lopers/technisch/opleidingen’ Beschikbaar stellen van financiën (in begroting, naast scholing ook begeleiding trainers opnemen). Structureel uiten van waardering (bijv. (kerst) attentie, kaartje, uitje). Praktijkbegeleiders: mogelijkheden voor coaching creëren. Planningsoverzicht gedifferentieerd naar inzet trainers, overleggen, activiteiten, wedstrijden, etc. Samenwerking met andere verenigingen, Atletiekunie, trainers. Veel informatie, w.o. een cursus vrijwilligersbeleid, op de site van de Atletiekunie http://atletiekunie.nl/index.php?page=1715

juni 2010

- 15 -

versie 4.0


Bijlage 1 Good practise Fictief voorbeeld gericht op een trainingsstructuur bij de jeugd Vereniging x kampte met een trainersprobleem. Elk jaar haakten er wel één of meer trainers af en die bleken niet zomaar aangevuld. Wat te doen? Goede raad was duur! In het overleg met de hoofdtrainers werd e.e.a. besproken. Er werd afgesproken dat de hoofdtrainers binnen de groepen zouden zoeken naar geschikte kandidaten om trainer te worden. Aldus geschiedde. Enkele jaren later: de vereniging heeft de methode om nieuwe trainers te werven verder uitgewerkt. De hoofdtrainers hebben een antenne functie toebedeeld gekregen. Zij moeten constant attent zijn op atleten/lopers die wellicht trainer kunnen worden. Zodra zij iemand op het oog hebben proberen zij deze mensen al wat bij de taken van de training te betrekken. Meehelpen, kleine deeltaken toewijzen. Gaat dit goed en reageert de “assistent in wording” daar goed op, dan kan een vervolgtraject ingezet worden. In eerste instantie een officieuze status als assistent van de hoofdtrainer, daarna kan gekozen worden voor het volgen van een opleiding tot assistent trainer. Heeft de assistent enkele jaren ervaring dan komt de stap naar zelfstandige trainer binnen bereik. Door structureel bezig te zijn naar het zoeken van mogelijke trainers kon het tekort worden teruggedrongen. De onderstaande punten kunnen de vereniging helpen bij het aanpakken van het trainerstekort.

Leervereniging • •

• • •

• • •

Wat is het leerklimaat van eigen ‘leervereniging’? Zie ook andere bijlage. Uitgangspunten: ♦ Trainerschap is een vak en meer dan alleen ‘voor de groep staan’ (5 competenties) ♦ Training geven is geen vrijblijvende zaak (trainerscontract, trainerscode) ♦ Kwaliteit trainingen staat voorop (planmatig < > toeval) ♦ Bewustwording van eigen trainingskeuzes is belangrijker dan kopiëren ♦ Aandacht en waardering schept betrokkenheid, binding, motivatie en verantwoordelijkheidsgevoel Voor de trainers is er een functieomschrijving, taakafbakening, tijdsinvestering, scholingsprofiel, etc. én vinden er jaarlijkse evaluatiegesprekken plaats Alle trainers met diploma hebben ook een licentie (kennis is niet eenmalig: insteek is continue scholing) > bijscholingen (intern/extern/Atletiekunie) Actief promoten van de bijscholing praktijkbegeleiding voor trainers lopen, technisch senioren, technisch jeugd ♦ Streven naar coachende trainers, niet alleen voor de atleten, maar ook voor de assistent trainers; naast een actieve signaalfunctie voor nieuwe potentiële trainers ♦ Praktijkbegeleiding geeft een verdieping van eigen kennis Nieuwe trainers leren de eigen vaardigheden bij de specialisatietrainers (individueel) of via interne (bij)scholingen en/of competentiegericht opleiden bij de AU Atletiekvereniging staat voor teamwerk: betrokkenheid en verantwoordelijkheid houden niet op buiten de eigen groep Afgeleide daarvan is het van belang dat alle trainers binnen hun groep een antennefunctie hebben voor nieuwe potentiële trainers

Ruimte voor cursisten opleidingen Atletiekunie om: ♦ Training te geven aan een vaste (tijdelijke) trainingsgroep ♦ Training geven a.d.h.v. een zelf op te stellen jaarplan of inbreng en/of verdieping daarin ♦ ‘Leiding’ geven aan organisatie activiteit ♦ Ruimte om assisterend kader aan te sturen. ♦ Eigen ideeën in de praktijk te brengen

juni 2010

- 16 -

versie 4.0


Opzet senioren trainingen (niet nader uitgewerkt) Recreantengroepen Opstap/beginnersgroep lopen (zelfstandige trainer op nivo 3 met assistent trainer op nivo 2) • Ook voor scholing eigen vaardigheid (nieuwe) trainers Opstap/beginnersgroep technische (2 trainers AT3) • Ook voor scholing eigen vaardigheid (nieuwe) trainers Specialisatiegroepen (afhankelijk van de belangstelling en grootte) op nivo 4 (minimaal nivo 3) Meerkampgroep

Opzet jeugd trainingen Trainerscoördinatie als team (of vertegenwoordigd in één persoon): beleid, organisatie, kwaliteit Mogelijke opzet jeugdtrainingen • Op elke groep een zelfstandige trainer (nivo 3), een assistent trainer (nivo 2) en een ‘hulp’ouder bij de jongere groepen (opvang kinderen, basis EHBO, materiaal klaarzetten en evt. (trainings)hulp, aanspreekpunt, wedstrijden, etc.) • Continue ‘werving’ nieuwe trainers bij: ♦ Senioren en junioren-AB groepen (specialisatietrainers, maar ook junioren- A/B trainers, spelen daarin een actieve/signalerende rol), ♦ ‘Hulp’ouders kunnen alvast meekijken/draaien bij alle trainingen • Zelfstandige (hoofd)trainer (bij voorkeur PB) is ‘opleider’ / begeleider van de assistent tot zelfstandige trainer (doorstroming) • Elke groep heeft eigen jaarplan; jaarplannen zijn gekoppeld aan leerlijnen richting specialisatietrainers senioren • Jeugdfilosofie Atletiekunie is uitgangspunt; MOP bij talenten • Alle trainingen worden voorbereid, vastgelegd en onderling besproken binnen trainingsgroep (betrekken bij, leren van elkaar) • Door de jaren heen kunnen dan standaardtrainingen met accentpunten worden gemaakt die als leidraad kunnen dienen voor nieuwe groepstrainers (en assistent-trainers) > eigen database, wel in perspectief van bewustwording keuzes • Extra differentiatie trainingen CD junioren (naast de twee groepstrainingen) ♦ Op basis van belastbaarheid en motivatie (talent niet hét uitgangspunt) ♦ Op indicatie groepstrainers ♦ Kunnen gegeven worden door de specialisatietrainers senioren om overstap doorstroom en leerlijn te bevorderen ♦ Anders kunnen specialisatietrainers senioren ook in een roulatieschema maandelijks een groepstraining geven ♦ Vanaf B junioren mogelijkheid van specialisatietrainingen naast of los van de twee groepstrainingen (eigen groep voor binding, wel differentiatie in programma) • Vanaf B junioren stimuleren van het begeleiden van de jongere jeugd (pupillen): ♦ Bij wedstrijden/clubkamp/activiteiten ♦ Delegeren íntroductie/begeleiding nieuwe jeugdleden ♦ Assisteren bij trainingen ♦ Aanbieden van interne (trainers)cursussen voorafgaand aan de cursussen Atletiekunie • Competitie: samenstelling door trainers, organisatie door ouders • Winter: naast buitentraining, ook binnentraining (voorkomen technisch hiaat door weersomstandigheden) • Altijd trainer(s) op gezamenlijke wedstrijden: roulatieoverzicht begeleiders bij wedstrijdkalender • Ondersteuningsmogelijkheden bij wedstrijden en evt. extra trainersvergoeding • Transparante communicatie met duidelijke communicatielijnen en overlegmomenten • Periodiek ingeroosterde trainersoverleg (rondje groepen) • Organisatieplanning en jaaroverzicht (trainersinzet, invalpool, wedstrijdbegeleiding, activiteiteninzet, overlegmomenten, etc.) op website, waar alle trainers en belanghebbenden inzage in hebben

juni 2010

- 17 -

versie 4.0


Instroom ouders als vrijwilligers/trainers • •

•

juni 2010

Bij aanmelding kind ook vragenformulier ouder (o.a. trainers/onderwijservaring) Ouder deelgenoot maken van activiteiten club: drempelverlaging ouder als vrijwilliger > naar ouder als trainer: ♦ Aanbieden van (recreanten)trainingen ouders tijdens training jeugd ♦ Clubkampioenschappen: − Deelname ouders/gezin/vriendjes − Basis techniektrainingen aanbieden maand voorafgaand aan ♦ Info-avonden (clinics) over ‘levende’ onderwerpen (van EHBO, blessures tot startschema’s en trainingsprincipes, etc.) ♦ Chauffeur wedstrijden ♦ Ploegleider teams ♦ Hulp bij wedstrijden tot jurylid ♦ Hulp ‘aan de zijkant’ bij trainingen ♦ Assistent-trainer Bij elke jeugdtraining info-ouder om trainers te ontlasten ♦ Informeren nieuwe leden ♦ Betrekken van aanwezige ouders bij activiteiten, wedstrijden, trainingen, materiaal, etc.

- 18 -

versie 4.0


Bijlage 2 Behoud trainers Sleutel begrippen bij behoud van trainers Erkennen • Erken en beloon de individuele inzet en bijdrage die trainers doen om hun atleten te begeleiden. Bouw erkenningmomenten of –activiteiten in. • Promoot de rol, de verantwoordelijkheden en behaalde resultaten van de trainers (hoeft niet perse in de sfeer van wedstrijden te zijn) door communicatiemiddelen, zoals nieuwsbrieven en websites. Moedig aan • Verwelkom nieuwe trainers als zij actief worden. Ontwikkel een introductie-programma voor de beginnende trainers, met informatie over de vereniging, de regio, de Atletiekunie, opleidingen en ontwikkeling. • Moedig verdere ontwikkeling aan en begeleid hen bij de ontwikkeling van hun vaardigheden. • Zorg dat trainers het gevoel krijgen er bij te horen en gewaardeerd zijn. Trainers blijven langer actief en gemotiveerd als hun ervaringen binnen de sport en de vereniging positief zijn. Ondersteun • Verzeker dat de organisatie vereniging genoeg middelen en ondersteuning kan bieden bij het uitvoeren van de trainersrol (bijvoorbeeld voldoende materiaal). • Betaal of ondersteun de (vrijwillige) trainers bij de kosten die gemaakt worden voor reizen, kleding, training en/of ontwikkeling. • Wijs goede ervaren en gekwalificeerde rolmodellen aan die kunnen helpen bij de begeleiding en de ontwikkeling van trainers. Leid op • Verbeter de competenties en de vaardigheden van trainers op alle niveaus. • Ondersteun de training en ontwikkeling van de trainers, waardoor de praktische vaardigheden een voorwaartse stuwing krijgen. De Atletiekunie heeft verschillende opleidingen en bijscholingen die de (toekomstige) trainers kunnen volgen. Communiceer Communiceer, werk samen voor en coördineer al je activiteiten met trainers. Wijs een contactpersoon aan waar zij hun problemen kwijt kunnen en voorzie hen met een platform voor de input van trainers. Bedanken Maak een vaste campagne voor het bedanken van (vrijwillige) trainers met een vaste uiting van bedankjes en website promotie.

juni 2010

- 19 -

versie 4.0


Bijlage 3 Leerklimaat en leeromgeving Uit reader voor praktijkbegeleiders van de Academie voor Sportkader (ASK)

Leerklimaat en leeromgeving Wat is het doel van de opleiding van de cursist (de aankomend trainer/coach)? Het doel is hem voor te bereiden op de functie als trainer binnen een vereniging en het leidinggeven aan sporters. In het opleidingsmateriaal van de cursist zitten verschillende praktijkopdrachten. Het is de bedoeling dat de cursist deze praktijkopdrachten uitvoert en erover nadenkt. Daardoor kan de cursist zich ontwikkelen naar het gewenste profiel (eindresultaat). Hij krijgt daarbij hulp van de docent (in de rol van leercoach en expert), de medecursisten en de praktijkbegeleider. Het is van belang dat de cursist kan oefenen in de praktijk, op die manier kan hij leren van goede voorbeelden én van het zelf oefenen – zonder dat dit negatieve gevolgen heeft voor de sporter(s) die hij traint en coacht. Als (aankomend) praktijkbegeleider bent u verantwoordelijk voor het inrichten van de praktijksituatie voor de cursist. Bij vragen moet de cursist bij u terecht kunnen. U begeleidt de cursist bij het uitvoeren van de verschillende praktijkopdrachten die bij de opleiding horen. Een belangrijke taak daarbij is het geven van feedback en het bieden van de mogelijkheid om met medecursisten van gedachten te wisselen.

Ontwikkelen cursisten praktijk

praktijkbegeleider

2.5

3.1

3.2

2.2 1.1

zelfscan

profiel

1.2 2.1

workshops/ cursusbijeenkomsten

expert/docent

Voor een cursist is het ook van belang dat hij zich in een krachtige leeromgeving bevindt met een goed leerklimaat. Op die manier wordt hij in staat gesteld om te leren. Maar wat is een krachtige leeromgeving? Dat is een omgeving die: een complete, rijke (aan leerprikkels) en realistische leersituatie biedt; • uitnodigt tot activiteit ( = uitdagend); • de deelnemer betrekt bij (alle) leeractiviteiten; • een grote verscheidenheid aan leervormen en leeractiviteiten biedt; • een koppeling biedt tussen ervaringsleren (betekenisleren) en bezinnen (reflecteren); • maatwerk biedt (bijv. een praktijkbegeleider die ondersteunt bij het selecteren en uitvoeren van • leeractiviteiten); structuur heeft en systematisch is (er zit methodiek in het leerproces). • juni 2010

- 20 -

versie 4.0


En wat is een goed leerklimaat? Een goed leerklimaat is een klimaat (omgeving) waarin: de cursist zich veilig voelt. De cursist heeft het gevoel dat hij zichzelf kan zijn en zich niet beter • hoeft voor te doen dan hij is; fouten maken mag en is een onderdeel van het leerproces; er duidelijkheid is over taken; • de leerdoelen helder zijn; • kennis en kunde aansluiten op het tempo van de deelnemer; • de cursist zoveel mogelijk zelf kan doen (zelfstandigheid); • betrokkenen elkaar ondersteunen en complimenten geven; • respect, vertrouwen en gelijkwaardigheid (bijvoorbeeld meedoen in overlegsituaties) heerst; • men openstaat voor feedback en voorstellen van de deelnemer; • voorbeeldpersonen aanwezig zijn en een plezierige werksfeer heerst; • duidelijke regels aanwezig zijn die worden nageleefd. • Beoordeling leerklimaat Als (aankomend) praktijkbegeleider moet u kunnen beoordelen of het leerklimaat binnen uw vereniging een goed, matig of slecht leerklimaat is. Vul om daar achter te komen, onderstaande tabel in. Op deze manier krijgt u inzicht in het volgende: Op welke punten scoort de vereniging als leervereniging goed? • Welke punten moeten worden verbeterd? • Als u al deze punten bij elkaar neemt, komt een cursist bij uw vereniging dan in een goed, matig of slecht leerklimaat terecht?

juni 2010

- 21 -

versie 4.0


Tabel voor beoordeling van het leerklimaat nr.

Onderdeel van het leerklimaat

ja

1

Is het u duidelijk welke vaardigheden cursisten binnen de vereniging (de leeromgeving) kunnen ontwikkelen?

++

+

-

--

2

Houden de vereniging en de trainer/begeleider rekening met eerder of elders verworven vaardigheden van de cursist?

++

+

-

--

3

Zijn de taken en praktijkopdrachten die de cursisten doen, gevarieerd?

++

+

-

--

4

Krijgen cursisten de ruimte om zelf dingen te regelen, praktijkopdrachten te kiezen of te maken en beslissingen te nemen?

++

+

-

--

5

Krijgen cursisten de ruimte om te leren op de manier en in het tempo dat voor hen het beste is?

++

+

-

--

6

Krijgen cursisten de kans om taken steeds zelfstandiger aan te pakken?

++

+

-

--

7

Krijgen cursisten regelmatig complimenten, uitleg en ondersteuning van medecursisten of van de trainer/ begeleider?

++

+

-

--

8

Behandelt de vereniging (leden, trainers, bestuur) de cursisten met respect en vertrouwen?

++

+

-

--

9

Mogen cursisten deelnemen aan overleg tussen trainers?

++

+

-

--

10

Mogen cursisten kritiek uitspreken (op de vereniging/trainers) en voorstellen doen voor verandering?

++

+

-

--

++

+

-

--

++

+

-

--

++

+

-

--

11

Zijn er – behalve uzelf – trainers/begeleiders waar de cursist een voorbeeld aan kan nemen?

12

Is de sfeer in de vereniging goed?

13

Zijn er duidelijke regels waar iedereen zich ook aan houdt?

nee

Bron: ASK

juni 2010

- 22 -

versie 4.0


Bijlage 4 Checklist vrijwilligerbeleid AV Nijmegen. Voor organisaties die met vrijwilligers werken is het goed om daarvoor een beleid te hebben. Het vastleggen van vrijwilligersbeleid is belangrijk omdat je daarmee helderheid creëert over het vrijwilligerwerk in de organisatie. SESAM adviseurs en Coaches zullen vaker gevraagd worden om mee te denken bij het opstellen van vrijwilligersbeleid bij een organisatie. Het beleid moet een organisatie zelf maken, bepalen en vaststellen. Je kunt en mag dat niet van een organisatie overnemen. Wel kun je ze in dit proces ondersteuning bieden. Hieronder een groot aantal vragen dat een rol speelt in het proces te komen tot vrijwilligersbeleid. Waren de voorgaande modellen vooral ook van toepassing voor organisaties die nagenoeg alleen uit vrijwilligers bestaan, deze methodiek is vooral bestemd voor organisaties waar zowel beroepskrachten als vrijwilligers werkzaam zijn. Daarnaast is een meetlat vrijwilligersbeleid opgenomen. Aan de hand van de vragen van de meetlat kun je bepalen hoe het staat met het vrijwilligersbeleid in een organisatie.

A. Visie op vrijwilligerswerk. “Zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn” . (Heinsius, 1998) Checklist • Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers? • Wat is voor de organisatie de toegevoegde waarde van het vrijwilligerswerk/de vrijwilligers. • Welk verband ligt er tussen de algemene doelstellingen van de organisatie en het vrijwilligerswerk? • Welk verband ligt er tussen de algemene strategie van de organisatie en het vrijwilligerswerk? • Welke definitie bestaat van het vrijwilligerwerk en de vrijwilliger.

B. Positie van de vrijwilligers Vrijwilligers doen specifieke werkzaamheden binnen een organisatie en hebben op grond daarvan specifieke rechten en plichten. Hun positie wordt weergegeven in een organogram (organisatieschema) Checklist • In welke onderdelen van de organisatie zijn vrijwilligers actief? • Wie stuurt de vrijwilligers binnen de onderdelen van de organisatie aan? • Wie is verantwoordelijk voor de werkzaamheden van de vrijwilligers? • Wat zijn de rechten en de plichten van de (verschillende soorten) vrijwilligers? • Bestaan er vrijwilligersovereenkomsten, afsprakenformulieren o.i.d. en hoe zien deze er uit?

C. Taken en taakafbakening Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor duidelijkheid en goede samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Checklist • Welke (kern) taken behoren tot het betaald werk en welke tot het vrijwilligerswerk? • Welke taken worden door de vrijwilligers vervuld? • Opstellen functieomschrijvingen: Maak een overzicht van functies binnen het vrijwilligerswerk Welke verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden heeft iedere functionaris Wat zijn noodzakelijke en wenselijke kwaliteiten? (kennis, vaardigheden, gedrag) Verwachte tijdsbesteding ( schatting van de tijd die de vrijwilliger kwijt is in uren per week/maand) • Bestaat er beleid ten aanzien van verschillende doelgroepen ( allochtonen, jongeren, langdurig werklozen, …….) en hoe ziet dat er uit?

juni 2010

- 23 -

versie 4.0


D. Werving, selectie en introductie van vrijwilligers. Bij werving en selectie van vrijwilligers gaat het erom de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen. Doel van een introductie en inwerkperiode is een nadere kennismaking van de vrijwilliger(s) met het werk, andere medewerkers (vrijwilligers en betaalde krachten) en met de organisatie in het geheel. Een en ander sluit nauw aan op de selectie van de vrijwilliger. Een goede introductieperiode vormt de basis voor een prettige verhouding tussen de vrijwilliger en de organisatie. Checklist • Wie doet wat bij werving en selectie? • Wat zijn de algemene wervings- en selectiecriteria? • Wat zijn de aanvullende wervings- en selectiecriteria voor de functie (evt. • Verwijzing functieprofiel? • Welke wervingsmiddelen gebruikt de organisatie? • Worden gegevens van vrijwilligers gestructureerd verzameld? (ten behoeve van inzicht in in- en uitstroom, de kwaliteiten en eventuele specifieke capaciteiten van vrijwilligers) • Is er een doelgroepbewust wervingsbeleid? • Is het introductieprogramma individueel, voor een groep en/of allebei? • Wie is er verantwoordelijk voor het introductieprogramma? • Hoe ziet het introductieprogramma eruit? • Krijgen de nieuwe vrijwilligers een informatiepakket • Zo ja, hoe ziet dit informatiepakket eruit? • Werkt de organisatie met een proefperiode? • Op welke wijze ( en door wie) wordt besloten of er al dan niet met elkaar wordt doorgegaan?

E. Begeleiding en scholing. Goede begeleiding van vrijwilligers is nodig om hen te stimuleren, te ondersteunen en zo nodig aan te spreken op de taken die er gedaan worden. Ook biedt het de mogelijkheid om met de vrijwilliger te praten over persoonlijke ideeën en wensen voor de toekomst. De scholing of deskundigheidsbevordering moet passen bij het type organisatie, het soort vrijwilligers, het werk wat gedaan wordt en de omgeving waarin de organisatie functioneert. Checklist • Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in ( de verschillende onderdelen van ) de organisatie? • Welke vormen van begeleiding worden toegepast.? • Wat doet de organisatie bij het vertrek van vrijwilligers? ( zijn er bijv. exitgesprekken? Wordt er gezorgd voor hulp bij sollicitatie naar betaald werk, het geven van referenties?) • Kunnen vrijwilligers worden ontslagen? Welke procedure geldt hiervoor? • Wat is het beleid ten aan zien van de waardering van vrijwilligers, zowel in materiele als en in immateriële zin? • Zijn er mogelijkheden voor scholing?deskundigheidsbevordering • Welke mogelijkheden zijn er? • Hoe komt de scholing tot stand? • Wanneer komt een vrijwilliger in aanmerking voor scholing? • Wordt er een scholingscontract afgesloten met vrijwilligers? • Wordt er jaarlijks een opleidingsplan geschreven?

juni 2010

- 24 -

versie 4.0


F. Informatie en inspraak Interne communicatie en inspraak bevordert de betrokkenheid van de vrijwilligers bij de organisatie en levert de organisatie informatie over de ideeën, wensen en behoeften van de vrijwilligers. Checklist • Over welke onderwerpen dienen de vrijwilligers, op welke momenten, te worden geïnformeerd? • Welke communicatiemiddelen worden daarbij gebruikt? • Welke inspraakregeling bestaat voor de vrijwilligers wat betreft hun werkzaamheden en bevoegdheden? • Welk algemeen inspraakorgaan bestaat er voor de vrijwilligers binnen de organisatie? • Welke taken en bevoegdheden, rechten en plichten heeft dit orgaan? Over welke onderwerpen heeft dit orgaan inspraak en in welke mate? • Over welke faciliteiten kan dit orgaan beschikken, om haar werkzaamheden te kunnen uitoefenen?

G. Materiële voorzieningen. Vrijwilligers doen hun werk in principe onbetaald: het vrijwilligerswerk zou hen idealiter echter ook geen geld moeten kosten. Voor ongevallen, materiele schade en calamiteiten kan de organisatie voorzieningen treffen. Checklist • Welk budget is er specifiek voor het vrijwilligerswerk? • Wie beheert/beheren dit budget? Welke regelingen?procedures gelden hierbij? • Welke regelingen voor vrijwilligers bestaan op het gebied van verzekeringen? • Welke onkostenvergoeding?declaratieregeling bestaat voor de vrijwilligers? • Welke regeling bestaat bij ( financiële) schade als gevolg van calamiteiten?

H. Geschillen Bij spanningen en conflicten tussen vrijwilligers onderling of tussen vrijwilligers en beroepskrachten kunnen een geschillenregeling en een klachtenprocedure uitkomst bieden. Checklist • Welke regeling geldt bij onenigheid tussen vrijwilligers onderling of tussen vrijwilliger en beroepskrachten? Denk hierbij aan: ♦ rol vrijwilliger zelf ♦ rol vrijwilligerscoördinator ♦ evt. een vertrouwenspersoon in organisatie ♦ een geschillencommissie • Hoe wordt omgegaan met klachten van en over vrijwilligers?

I. Evaluatie Vrijwilligersbeleid maken is een: achterhalen of dit beleid daadwerkelijk uitgevoerd wordt en of de gewenste doelstellingen gerealiseerd worden, is twee. Het leren van de praktijk leidt tot een continu proces van beleidsvorming. Checklist • Wat is de algemene doelstelling van evaluatie van het vrijwilligersbeleid? • Op welke manier wordt het vrijwilligersbeleid geëvalueerd? Hoe vaak gebeurt dit en wie zijn daarbij betrokken? • Op welke manier kunnen de vrijwilligers hun mening kwijt over de omstandigheden waaronder zij werken en over de organisatie in het algemeen? • Op welke manier wordt de uit de evaluatie verkregen informatie verwerkt en vertaald naar nieuw vrijwilligersbeleid? juni 2010

- 25 -

versie 4.0


Bijlage 5 de “Methode Berkum” Over het effectief werven van vrijwilligers Voorwoord vanuit de Atletiekunie: Let op: de methode Berkum (VV Berkum is een voetbalvereniging) richt zich op vrijwilligers in de breedste zin van het woord, dus vrijwilligers voor bardiensten, bestuursfuncties, begeleiders van elftallen, onderhoud materiaal enz. Niet specifiek op trainers. Er is geïnformeerd bij de ontwikkelaars van de methode en ook zij gaven aan dat het werven van trainers het moeilijkst is. Toch is het zinvol om kennis te nemen van de methode Berkum omdat de voetbalvereniging de methode over een langere periode heeft getest en steeds heeft verbeterd. Elementen uit de methode zijn zeker bruikbaar , alhoewel de methode Berkum wel arbeidsintensief is. Ook de basisgedachte achter de methode: het vrijwilligers werk met steeds meer mensen invullen zodat de taken kleiner worden is interessant. Hieronder de samenvatting en conclusies: alle gedetailleerde informatie via de site van de vereniging: http://www.vvberkum.nl/vvberkum/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=54&Itemid=56 vanaf pagina 15 http://www.vvberkum.nl/vvberkum/index.php?option=com_content&view=article&id=48&Itemid=60

Samenvatting en conclusies • • •

• • • •

Vrijwilligers zijn er genoeg. Het is de manier van benaderen, boeien en binden die bepaalt of de potentiële vrijwilligers voor een organisatie of vereniging kunnen worden gewonnen. De manier van benaderen is van doorslaggevend belang. Herhaalde, tijdige en persoonlijke benadering is dé basis voor succes. Alle schriftelijke, onpersoonlijke wervingspogingen zijn minder kansrijk. Denk niet aanbod-, maar vraaggericht. De werving moet afgestemd zijn op de motieven en wensen van de vrijwilligers. Korte klussen, gezamenlijk met anderen uitgevoerd en in een niet te hoge frequentie, zijn de meest genoemde voorwaarden voor het toetreden tot het vrijwilligerscorps. - Uit informatie van sportraden en vrijwilligerscentrales blijkt dat er veel materiaal beschikbaar is. De uitdaging ligt vooral in het bereiken van de basis. Steeds meer zijn de aanbieders bezig om, met clubondersteuning, dichter bij de basis te komen. Dit handboek kan daar bij helpen. De Methode Berkum werkt. De resultaten en ervaringen zijn reden voor verdere verspreiding van de opgedane kennis. Feitelijk zijn er 510 leden geïnterviewd, de helft reageerde positief. Uit de vervolggesprekken kwamen uiteindelijk 115 concrete toezeggingen. Het interviewen en de verwerking van de resultaten moeten beter. In een vervolgproject wordt dit, met behulp van automatisering, beter. Alle instellingen, groot of klein, hebben behoefte aan een goede methode voor de werving van vrijwilligers. De Methode Berkum is daarom modulair toepasbaar. Het opnemen van vrijwilligerswerk in de onderwijsprogramma’s is een beleidsintentie die in toenemende mate ingang vindt bij onderwijsinstellingen. Landstede vervult hierin een voortrekkersrol. - De samenwerking tussen sport en onderwijs was in dit project zeer vruchtbaar. De steun van de Gemeente Zwolle was effectief en goed besteed.

Bron: VV Berkum

juni 2010

- 26 -

versie 4.0


Bijlage 6 Evaluatie “naam vereniging” trainers jeugd Onderdeel Naam trainer(s) Datum evaluatie Aanwezig TC Algemeen gevoel

Materialen

Atleten

Samenwerking trainers

Samenwerking TC

Samenwerking bestuur

Competitie

Doelstellingen

Opleidingen

Doelstellingen trainer na 2012

Overig

juni 2010

- 27 -

versie 4.0


Evaluatie “naam vereniging” trainers senioren Onderdeel Naam trainer(s) Datum evaluatie Aanwezig TC Algemeen gevoel

Materialen

Atleten

Samenwerking trainers

Samenwerking TC

Samenwerking bestuur

Competitie

Doelstellingen

Opleidingen

Doelstellingen trainer na 2012

Overig

juni 2010

- 28 -

versie 4.0


Bijlage 7 Voorbeeld Algemeen reglement trainers Trainers zijn vrijwilligers. Om alles gestructureerd en soepel te laten verlopen en het voor de leden zo aangenaam mogelijk te maken, dienen zij zich echter wel aan onderstaande richtlijnen te houden: Algemeen • Trainers zijn lid van de vereniging. • Trainers worden door de TC voorgedragen en door het bestuur aangesteld. • Trainers zijn gediplomeerd en dienen een licentie van de Atletiekunie te hebben. • Trainers dienen hun licentiepunten op peil te houden (TC moet dit faciliteren). Tot de taken van trainers behoren de volgende punten: Trainingen • Verzorgen van kwalitatief hoogstaande, verantwoorde en plezierige trainingen. • Voor een goede opvang zorgen van nieuwe leden. • Het opstellen van voor de groep geschikte trainingsschema's. • Deelname aan wedstrijden stimuleren. • Tijdig en regelmatig aanwezig zijn op de trainingen. • Een representatieve en verzorgde uitstraling hebben. • Naleven van de voorschriften uit het veiligheidsplan (zie website HRR). • Mobiele telefoon meenemen tijdens de training. • Doorstroom tussen de loopgroepen bevorderen. • Een groep mag niet structureel worden opgesplitst in 2 groepen zodat een deel van de groep zonder gediplomeerde trainer loopt. • Bereid zijn om een groep van een ander niveau te trainen in het geval dat de eigen groep nagenoeg geen lopers meer telt en als hier behoefte aan is binnen de vereniging. • Bij voorkeur bestaat een groep, tijdens de trainingen, uit maximaal 20 en minimaal 5 lopers. Dit aantal mag niet structureel afwijken. • Langdurige afwezigheid (vakantie, ziekte, enz.) dient zo spoedig mogelijk aan de TC te worden gemeld. • Voor adequate vervanging zorgen bij afwezigheid. Ondersteunen van het verenigingsbeleid • Deelnemen aan het cluster/trainersoverleg. • Promoten van alle clubactiviteiten. • Promoten van clubwedstrijden en time trials. • Assisteren bij time trials. • Stimuleren vrijwilligersactiviteiten bij lopers uit de groep. • Medewerking verlenen aan ledenadministratie. • Bereidheid om aanvullende cursussen te volgen, met name de trainersdag. • Jaarlijks deelnemen aan een herhalingscursus reanimatie. • Regelmatig contact met de trainingsadviseur. • Attenderen van de leden op medische faciliteiten van de vereniging. • Contact onderhouden met leden die afwezig zijn als gevolg van blessures, ziekte, etc.

juni 2010

- 29 -

versie 4.0


Trainer Is verantwoordelijk voor een loopgroep, het streven is dat de trainer 3 keer per week training geeft met een minimum van 2 keer per week. Een trainer moet in het bezit zijn van het diploma van de Opleiding Looptrainer niveau 3 (opvolger van TLG) of dispensatie daarvoor hebben van de Atletiekunie. Een trainer moet tevens in het bezit zijn van het diploma reanimatie. Elke trainer heeft een assistenttrainer, deze neemt incidenteel de training over van de trainer. Vergoeding hiervoor wordt onderling verrekend. Een assistenttrainer moet op zijn minst in het bezit zijn van het diploma van de Opleiding Looptrainer niveau 2 (opvolger van Assistenttrainer recreatieve loopgroepen) en het diploma reanimatie. Vergoedingen • Trainers ontvangen een vergoeding binnen de fiscale grenzen die gelden voor vrijwilligerswerk. • Door het bestuur wordt een vergoeding vastgesteld op jaarbasis. Betaling van de vergoeding vindt tweemaal per jaar achteraf plaats. • De TC verschaft tweemaal per jaar een overzicht aan de penningmeester waarin wordt vermeld: ♦ welke trainers zijn aangesteld; ♦ het aantal trainingen dat per week wordt gegeven; ♦ periode waarin training is gegeven. • De vergoeding is evenredig aan het aantal trainingen dat per week wordt gegeven volgens onderstaande verdeelsleutel: ♦ 3 trainingen per week = volledige vergoeding; (€1080) ♦ 2 trainingen per week = 2/3 deel van de volledige vergoeding. (€720) • Trainers krijgen eens in de 3 jaar, na overleg met de TC en een afvaardiging van de trainers, door het bestuur te bepalen clubkleding. • De kosten voor de verlenging van de trainerslicentie worden door de penningmeester vergoed na indienen van de rekening.

De TC ziet toe op naleving van dit reglement door o.a. een jaarlijks evaluatiegesprek.

juni 2010

- 30 -

versie 4.0


Veenendaalse Atletiek Vereniging

Bijlage 8 Voorbeeld OVEREENKOMST VAN OPDRACHT De ondergetekenden: Veenendaalse Atletiek Vereniging, gevestigd te Veenendaal ten deze rechtens bevoegd door: Naam: Naam: hierna te noemen “opdrachtgever” en

hierna te noemen “opdrachtnemer” verklaren het navolgende te zijn overeengekomen:

Art. 1 Aard in inhoud van de overeenkomst lid 1

Opdrachtnemer verricht zijn werkzaamheden als trainer ten behoeve van opdrachtgever naar beste kunnen, rekening houdende met het doel van de opdrachtgever en de te bereiken doelgroep. De opdracht aan opdrachtnemer betreft: Het als trainer ………….verzorgen van trainingen en het begeleiden van de atleten tijdens de training. De trainingen worden gegeven aan recreatieve leden van opdrachtgever.

lid 2

Het programma en de inhoud van de onder lid 1 genoemde werkzaamheden worden door opdrachtnemer bepaald en geschieden onder diens eigen verantwoordelijkheid en inzicht. Opdrachtgever heeft geen enkele zeggenschap over de wijze van uitvoering van de werkzaamheden en/of de te gebruiken materialen. Opdrachtgever is niet bevoegd opdrachtnemer enigerlei sancties op te leggen.

Art. 2 Duur van de overeenkomst De opdrachtnemer zal in het jaar ….., ingaande op ……… en derhalve eindigend op ………., werkzaamheden verrichten zoals omschreven in artikel 1 / training geven aan de in artikel 1 genoemde groep(en). Art. 3 Trainingstijd(en) en –plaats(en) lid 1

Partijen zullen tijd(en) en plaats(en) waar de werkzaamheden worden verricht nader in onderling overleg regelen.

lid 2

De opdrachtgever heeft niet het recht de tijd(en) en plaats(en) eenzijdig te wijzigen. Van de onder lid 1 genoemde accommodatie kan uitsluitend in onderling overleg worden afgeweken.

Art. 4 Vervanging Bij verhindering mag opdrachtnemer zich, zonder voorafgaande toestemming of voorafgaand overleg met de opdrachtgever, laten vervangen door een naar eigen inzicht daarvoor geschikte trainer, rekening houdende met het doel van de opdrachtgever.

juni 2010

- 31 -

versie 4.0


Art. 5 Honorarium lid 1

Het ter zake van de in artikel 1 genoemde werkzaamheden door opdrachtgever aan opdrachtnemer te betalen honorarium zal € ……. per werkelijk gegeven lesuur bedragen. Het honorarium zal niet verschuldigd zijn, indien de opdrachtnemer, om welke reden dan ook, ziekte en vakantie daaronder begrepen, de van hem/haar bij deze overeenkomst bedongen werkzaamheden niet heeft verricht.

lid 2

De volgende onkosten zullen worden vergoed:

Art. 6

Betaling

Uitbetaling van het in artikel 5 genoemde honorarium en de eventuele gemaakte kosten geschiedt na declaratie van de opdrachtnemer. Declaraties geschieden per maand en dienen binnen 14 dagen na de maand waarop deze declaratie betrekking hebben bij de opdrachtgever te zijn ontvangen. Art. 7

Materialen

Ten behoeve van de door opdrachtnemer te verrichtten werkzaamheden zal door opdrachtgever voldoende materialen ter beschikking worden gesteld. Opdrachtnemer is geheel vrij in de keuze van het materiaal. Art. 8

Verzekeringen

Opdrachtgever zorgt dat de trainer bij de uitoefening van de werkzaamheden is verzekerd conform de wettelijke aansprakelijkheid. Art. 9 Schade/letsel ten gevolge van nakoming van deze overeenkomst Opdrachtgever is niet aansprakelijk voor enige schade en/of letsel die opdrachtnemer, door welke oorzaak dan ook, gedurende de onder artikel 1 omschreven werkzaamheden mocht komen te lijden.

Lid 1

Art.10 Einde van de overeenkomst Deze overeenkomst eindigt in ieder geval door het enkele verloop van de in artikel 2 genoemde termijn.

Lid 2

De overeenkomst kan door opdrachtgever te allen tijde worden opgezegd.

Lid 3

Opdrachtnemer kan de overeenkomst wegens gewichtige reden opzeggen.

Aldus in tweevoud opgemaakt te Veenendaal op …………………, Handtekening opdrachtgever

Handtekening opdrachtnemer,

juni 2010

- 32 -

versie 4.0


Bijlage 9 Begeleidende brief bij Overeenkomst van Opdracht naam adres postcode plaats datum Geachte mevrouw/heer

,

Hiermee biedt de Veenendaalse Atletiek Vereniging u een overeenkomst van opdracht aan voor de door u verrichte werkzaamheden als trainer ………. Naast de overeenkomst zijn tussen VAV en de trainers de volgende afspraken gemaakt: • VAV vindt het gewenst dat een trainer zich ontwikkelt en op de hoogt blijft van actuele ontwikkelingen. De trainer volgt cursussen/opleidingen uitsluitend voor rekening van VAV na verkregen toestemming; VAV vergoedt de kosten, exclusief de reiskosten, bij aanvang van de cursus/opleiding. Wanneer de trainer de cursus/opleiding tussentijds beëindigd of niet met goed gevolg afsluit, worden de kosten aan VAV terugbetaald. De trainer betaalt de vergoeding naar evenredigheid aan VAV terug, wanneer hij binnen twee jaar na het beëindigen van de cursus/opleiding zijn werkzaamheden ten behoeve van VAV beëindigt; • Jaarlijks wordt voorafgaand aan het verlopen van de overeenkomst in een brief de verlenging van de overeenkomst aan u voorgelegd; • Declaratie vindt plaats op een door VAV beschikbaar gesteld declaratieformulier; • VAV draagt binnen 30 dagen na ontvangst van de declaratie zorg voor betaling; • Gedurende de uitoefening van de overeengekomen werkzaamheden is de trainer automatisch lid van VAV, echter zonder de verplichting om contributie te betalen; • De trainer neemt deel aan periodiek trainersoverleg; • De trainer houdt toezicht op het gebruik van het materiaal, kleedkamers en overige gebouwen; • De trainer registreert de inzet van de assistent trainers op het declaratieformulier; • De trainer meldt VAV wanneer het deelnemersaantal tijdens een bepaald trainingsuur, gedurende een aaneengesloten periode van vier weken onder de 10 deelnemers blijft. Wij vertrouwen op een plezierig voortzetting van onze samenwerking en verzoeken u een ondertekend exemplaar van de overeenkomst van opdracht terug te sturen naar naam en adres van contactpersoon. Hartelijke groeten,

juni 2010

- 33 -

versie 4.0


Bijlage 10 Voorbeeld functieomschrijving TRAINERSCOÖRDINATOR ATLETIEK Omschrijving -Draagt zorg voor voldoende trainers voor de verschillende atletiek groepen . -Stimuleert de (bij-) scholing van de trainers. -Bevordert de communicatie en afstemming tussen de trainers. -Bewaakt het kwaliteitsniveau en progressie van de atleten en trainers. -De trainerscoördinator wordt voorgedragen door het bestuurslid “ Operationele Aansturing” en door het bestuur benoemd. -De functie wordt ingevuld zonder bestuursverantwoordelijkheid. Reden vacature ……. Ingangsdatum ……. Ervaring/opleiding Sport Academie gewenst .Een achtergrond als trainer is een voorwaarde. Geschatte inzet Gemiddeld circa 4 uur per week Vergaderfrequentie Circa 3 x per jaar overleg met trainers, 2 x per jaar Trainers<>Bestuursoverleg. Inlichtingen bij Jan Hendriks, bestuurslid Operationele aansturing TRAINER JUNIOREN Omschrijving

Reden vacature Ingangsdatum Ervaring/opleiding

Geschatte inzet

Vergaderfrequentie Inlichtingen bij

juni 2010

Het voorbereiden en verzorgen van de training van de junioren (b.v.jeugd van 12/13 jaar) Rapporteert aan Trainingscoördinator Atletiek, over voortgang en resultaten van de trainingen en wedstrijden. Het opstellen van trainingsprogramma, i.s.m. Trainerscoördinator Atletiek Uitbreiding trainerscorps Direct Cursus JAL (Jeugd Atletiek Leider), eventueel bereid deze te volgen (op kosten van VAV. Opleiding sportacademie met atletiekaantekening. Ervaring als atleet strekt tot aanbeveling. Wekelijks 2 x 1 ½ uur op de trainingsavonden Coachen tijdens de competitiewedstrijden (2 – 4 zaterdagen). Coachen tijdens overige wedstrijden; optioneel. 2 keer per jaar circa 2 uur (trainersoverleg) Houdt regelmatig contact met de Trainerscoördinator Atletiek. Trainerscoördinator VAV

- 34 -

versie 4.0

Stappenplan voor werving, behoud en ontwikkeling van trainers binnen de atletiekvereniging of loopgroep

Recommend Documents