2. Werving en behoud van kader

2. Werving en behoud van kader

Om de sportvereniging draaiende te houden zijn mensen nodig. Mensen die training geven, mensen die het park onderhouden, mensen die activiteiten organiseren, mensen die de coördinatie op zich nemen, mensen die… Al deze mensen duiden we aan met de term kader. Dat geldt zowel voor betaalde krachten zoals trainers, als voor al de mensen die het verenigingswerk voor niets doen, zoals bestuurs- en commissieleden. Het kader vormt het hart van de vereniging. Zonder hen kan de vereniging niet bestaan. Het is dan ook alarmerend dat veel verenigingen steeds meer problemen ondervinden met het vinden en behouden van voldoende kader. Geldt dat ook voor uw vereniging? Of is dit probleem niet herkenbaar maar wil uw club dit wel voorkomen? Dan kan dit hoofdstuk helpen bij het zoeken naar oplossingen en het verbeteren van het kaderbeleid. Daarbij kan het gaan om een of meer van de volgende onderwerpen: ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Werving en behoud algemeen Specifieke groepen Begeleiding en scholing Arbo Professionalisering

Werving en behoud algemeen Het tekort aan vrijwilligers waar veel verenigingen mee kampen, wordt voor een deel veroorzaakt door ontwikkelingen buiten de vereniging, zoals individualisering en een meer 'consumerende' houding van sporters. Daarnaast echter kunnen verenigingen vaak ook zelf veel verbeteren aan de manier waarop zij met vrijwilligers omgaan. Daarbij gaat het vooral om het aantrekkelijker maken van het vrijwilligerswerk en om het coördineren van de werving, opvang, begeleiding en ondersteuning van vrijwilligers. Of kortweg: het organiseren van betrokkenheid! Specifieke groepen Het is bekend dat het kaderbestand van veel verenigingen nogal eenzijdig is samengesteld. Veel besturen bestaan bijvoorbeeld uitsluitend uit blanke mannen van 40 jaar en ouder. Het is de vraag of zij voldoende in staat zijn om de belangen van andere groepen onder de leden, zoals vrouwen, allochtonen, maar ook ouders en (oudere) jeugdleden, goed te kunnen behartigen. Bovendien blijft op die manier een groot potentieel aan kader onbenut. Het werven van kader onder specifieke groepen vereist dan ook expliciete aandacht. Begeleiding en scholing Het is belangrijk om als club te investeren in vrijwilligers. Zij investeren immers ook (tijd) in de club. Wanneer zij zich begrepen en gewaardeerd voelen, functioneren ze beter en blijven ze ook langer als kaderlid behouden. Begeleiding is dan ook meer dan het, waar nodig, met raad en daad bijstaan van vrijwilligers. Het gaat vooral om het creëren van een gevoel van saamhorigheid. Bovendien is het belangrijk dat de vrijwilligers precies weten wat er van ze verwacht wordt en in staat worden gesteld om hun taken goed uit te voeren. Soms kan een scholing (bijvoorbeeld van de bond) daaraan bijdragen. Arbo Op kaderleden kan je als club niet zuinig genoeg zijn. Zoals gezegd vormen zij het hart van de vereniging. Goede arbeidsomstandigheden zijn dan ook een absolute must. Als vereniging ben je zelfs wettelijk verplicht om zorg te dragen voor een veilige en gezonde werkplek voor je (al dan niet betaalde) 'medewerkers'. Op grond van de Arbeidsomstandighedenwet moeten alle werkgevers, zo ook sportverenigingen, een risico-inventarisatie en – evaluatie (RI&E) maken als eerste stap naar goede arbeidsomstandigheden. Professionalisering Sportverenigingen drijven doorgaans op vrijwilligers. Daarnaast zijn er soms enkele professionele krachten in dienst voor functies die specifieke deskundigheid vereisen. Dat geldt bijvoorbeeld voor trainers. Maar ook in andere functies doen steeds meer professionals hun intrede in de verenigingssport als gevolg van zowel complexiteit als omvang van het werk binnen de verenigingen.

Beroepskrachten zijn met name gewenst voor complexe organisatorische taken en managementtaken. Maar ook (hogere) sporttechnische functies kunnen in aanmerking komen voor professionalisering. Met het creëren van betaalde arbeidsplaatsen wordt de continuïteit en kwaliteit binnen uw vereniging beter gegarandeerd. De betaalde kracht kan een continue factor worden bij de ondersteuning van de vrijwilligers in uw vereniging. Voor professionalisering bestaan drie varianten: 1. Beroepskrachten vol- of deeltijd aanstellen voor bepaalde functies en taken. 2. Beroepskrachten tijdelijk (op projectbasis) inhuren voor bepaalde taken of projecten. 3. Bepaalde taken overhevelen naar beroepskrachten buiten de eigen organisatie. Gebruikswijzer Dit hoofdstuk bevat vijf samenhangende onderdelen: 2.1 Quick Scan

Een instrument om op een snelle en eenvoudige manier in beeld te krijgen wat goed en wat minder goed loopt op het gebied van werving en behoud van kader.

02.2 Stappenplan

Een eenvoudig stappenplan om op systematische wijze te komen tot een oplossing voor een geconstateerde knelpunt. Vul de zes stappen één voor één in en het verbeterplan ligt klaar!

2.3 Instructie stappenplan

Een toelichting op en enkele aandachtspunten bij elke stap van het stappenplan. Een uitgewerkt voorbeeld maakt bovendien duidelijk hoe het stappenplan is te gebruiken.

2.4 Meer weten?

Verwijzingen naar organisaties, producten en diensten, die uw vereniging van pas kunnen komen bij het werken aan werving en behoud van kader.

2.5 Tips & Info

Enkele praktische en kant en klare tips en aandachtspunten met betrekking tot het onderwerp.

De Quick Scan (1.1) en het Stappenplan (1.2) vormen samen de kern van het hoofdstuk. Met deze twee instrumenten kan uw vereniging komen tot verbeteringen op het gebied van werving en behoud van kader. De rest van het hoofdstuk (1.3, 1.4 en 1.5) biedt achtergrondinformatie en is aanvullend te raadplegen. Vul de Quick Scan en het Stappenplan in met verschillende betrokkenen. Hoe gevarieerder de samenstelling van het projectgroepje hoe beter. Op die manier voorkom je immers een te eenzijdige blik. Betrek dus zowel enkele bestuurs- als commissieleden, mannen en vrouwen, allochtonen en autochtonen enz. Het invullen van de Quick Scan en het Stappenplan hoeft niet veel tijd te kosten. Eén of twee avonden is meestal wel voldoende. En daarna kan de uitvoering beginnen.

2.1

Quick scan

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Uiteindelijk lukt het altijd wel om geschikte opvolgers voor vertrekkende bestuurs- en commissieleden te vinden. De vereniging beschikt over voldoende en deskundig technisch kader (trainers, coaches, scheidsrechters enz.). Er zijn voldoende leden die zo nu en dan hand- en spandiensten verlenen (parkbeheer, schoonmaken kantine, bardienst enz.). Leden zijn op de hoogte van het 'leden-voor-leden'-karakter van de vereniging. Bij het vragen van nieuwe mensen voor kaderfuncties wordt verder gekeken dan het 'eigen kringetje'. Bij de vereniging is bekend welke leden en ouders bereid zijn om (zo nu en dan) iets in de vereniging te doen. Het kader vormt een goede afspiegeling van het ledenbestand; in commissies en besturen zijn bijv. ook jongeren en vrouwen vertegenwoordigd. De taken die kaderleden uitvoeren passen bij hun persoonlijke kwaliteiten en wensen. Taken en verantwoordelijkheden zijn voor iedereen helder.

10 Nieuwe kaderleden weten precies wat er van ze wordt verwacht en hoeveel tijd het verenigingswerk ze ongeveer gaat kosten. 11 De taken zijn goed verdeeld onder de vrijwilligers; voor niemand zijn de taken te zwaar en/of te omvangrijk. 12 Taken en functies worden zo nodig aangepast aan de wensen van de vrijwilligers; zo nodig worden taken of functies bijvoorbeeld gesplitst. 13 De vrijwilligers in de vereniging doen hun werk met veel plezier en blijven doorgaans geruime tijd actief in de club. 14 De betaalde krachten in de vereniging doen hun werk met veel plezier en blijven doorgaans lange tijd actief in de club. 15 Met kaderleden die stoppen wordt een exitgesprek gehouden. 16 Er is sprake van een gezonde doorstroom in commissies en besturen. 17 De kaderleden voelen zich gewaardeerd en betrokken. 18 De vereniging stelt mensen in de gelegenheid om een kaderopleiding of – cursus (bijv. van de bond) te volgen. 19 Kaderleden worden goed begeleid; zo hebben zij een vast aanspreekpunt waar zij terecht kunnen met vragen. 20 Er is oog voor de gezondheid en veiligheid van het kader. 21 De vereniging voert, zoals zij ook wettelijk verplicht is, een duidelijk arbobeleid. 22 Er is gezorgd voor een WA- en ongevallenverzekering voor kaderleden. 23 Vrijwilligers ontvangen een volledige vergoeding van gemaakte onkosten.

helemaal waar

grotendeels waar

onbekend/ n.v.t.

werving en behoud van kader

grotendeels niet waar

Quick Scan

helemaal niet waar

Instructie Geef achter elke stelling met een kruisje aan in hoeverre de stelling van toepassing is op uw vereniging. Discussieer hierover met elkaar. Ook is het mogelijk om de quick scan eerst individueel in te vullen, om de antwoorden daarna onderling te bespreken. Let op: er bestaan geen goede of foute antwoorden. Doel is om met elkaar helder te krijgen wat goed en wat minder goed gaat in de club. Dat kan veel stof tot discussie geven.

24 Kaderleden hebben inspraak en invloed in de club; zij mogen meedenken en meepraten over de gang van zaken in de club. 25 Er is iemand in de vereniging belast met de coördinatie van het vrijwilligerswerk. 26 Werving en behoud van kader gebeurt niet ad hoc, maar wordt planmatig georganiseerd.

2.2

Stappenplan De Quick Scan (2.1) heeft duidelijk gemaakt welke knelpunten de vereniging kent op het terrein van kader en vrijwilligers: zie de kruisjes in het grijze gebied. Vul onderstaand stappenplan in om te komen tot een oplossing voor de belangrijkste knelpunten. Zie paragraaf 2.3 voor een instructie per stap. Stap 1 Knelpunten prioriteren en concretiseren Prioriteit 1.

Knelpunt (zie quick scan)

Concretisering knelpunt

2. 3.

Stap 2 Oorzaken achterhalen Knelpunt (neem over uit stap 1)

Oorzaken

1.

ƒ ƒ ƒ

2.

ƒ ƒ ƒ

3.

ƒ ƒ ƒ

Stap 3 Doelen stellen Knelpunt (neem over uit stap 1) 1. 2. 3.

Concrete resultaten ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Stap 4 Oplossingen zoeken Knelpunt 1: (neem over uit stap 1) Oorzaken (neem over uit stap 2) ƒ ƒ ƒ

Oplossingen/maatregelen ƒ ƒ ƒ

Knelpunt 2: (neem over uit stap 1) Oorzaken (neem over uit stap 2) ƒ ƒ ƒ

Oplossingen/maatregelen ƒ ƒ ƒ

Knelpunt 3: (neem over uit stap 1) Oorzaken (neem over uit stap 2) ƒ ƒ ƒ

Oplossingen/maatregelen ƒ ƒ ƒ

Stap 5 Oplossing uitvoeren Wat

Stap 6 Evalueren Om van te voren te bepalen Wanneer vindt evaluatie plaats? Hoe vindt evaluatie plaats? Wie gaat/gaan evalueren? De eigenlijke evaluatie Zijn de doelen gehaald? (zie stap 3) Wat is goed gegaan? Hoe zorgen we voor continuïteit? Wat ging minder goed? Waar lag dat aan? Wat doen we daaraan?

Wie

Wanneer

Kosten

2.3

Instructie stappenplan Stap 1 Knelpunten prioriteren en concretiseren De Quick Scan Kader heeft verschillende knelpunten aan het licht gebracht (de kruisjes in het grijze gebied). Nu is het zaak om deze (en eventuele andere) knelpunten te prioriteren. Maak een selectie van één of enkele knelpunten. Per slot van rekening is het niet mogelijk om alles tegelijk te veranderen. Hou bij het prioriteren vooral rekening met de omvang en ernst van de verschillende knelpunten: wat zijn de gevolgen ervan en hoe erg is het dat…? Toch hoeft het grootste knelpunt niet altijd als eerste te worden aangepakt. Soms is het handiger om eerst werk te maken van een klein ‘probleem’, dat relatief eenvoudig is te verhelpen. Het tonen van waardering voor de inzet van de vrijwilligers is bijvoorbeeld makkelijker te regelen dan het bevorderen van doorstroom in commissies en besturen. Probeer de gekozen knelpunten zoveel mogelijk te specificeren voor de eigen sportvereniging. Zo kan de Quick Scan duidelijk maken dat sommige taken te zwaar en te omvangrijk zijn. Geef aan voor welke taken dat dan geldt. Voorbeeld Prioriteit Knelpunt 1. Onvoldoende mensen die commissiewerk willen doen.

Concretisering knelpunt ƒ De jeugd- en kantinecommissie komen elk twee mensen tekort en de clubbladredactie één; daardoor blijft er werk liggen en raken de anderen overbelast. ƒ Dit tekort bestaat al meer dan vier maanden en daarvóór was er een tekort bij andere commissies; er is dan ook sprake van een structureel probleem.

Stap 2 Oorzaken achterhalen In deze tweede stap gaat het erom de oorzaken van de knelpunten te achterhalen. Willen leden geen verenigingstaken op zich nemen omdat ze er geen tijd voor hebben (persoonsoorzaak) of omdat het ze niet wordt gevraagd (verenigingsoorzaak)? Het zal duidelijk zijn dat dit nogal wat uitmaakt voor de oplossing die moet worden gekozen. Om oorzaken helder te krijgen is het vaak nodig om enkele betrokkenen te bevragen. Vraag verschillende (kader)leden hoe zij tegen het 'probleem' aankijken. En vergeet ook gestopte kaderleden niet. Waarom hebben zij hun taken overgedragen? Wat had ze misschien nog op andere gedachten kunnen brengen? Verschillende knelpunten, die in de Quick Scan naar voren komen, blijken vaak samen te hangen. Veel verloop onder het kader kan bijvoorbeeld een gevolg blijken te zijn van een gebrek aan waardering of van onvoldoende helderheid over taken en verantwoordelijkheden. In dat soort gevallen gaat het erom oorzaak en gevolg te bepalen. Het kan dan ook geen kwaad om in deze stap de Quick Scan er weer even bij te pakken, om na te gaan of andere knelpunten misschien ten grondslag liggen aan het in stap 1 geconstateerde probleem. Voorbeeld Verbeterpunt: structureel onvoldoende mensen die c’siewerk willen doen.

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Mensen hebben tegenwoordig overvolle agenda’s. Veel leden betalen liever wat meer contributie dan dat zij zelf verenigingstaken moeten uitvoeren. Veel leden hebben geen goed beeld van wat bestuurs- en commissiewerk inhoudt. Grote groepen onder de leden zijn nooit gevraagd voor commissiewerk. Te passieve wervingsmethode: oproepjes in clubblad en benaderen van enkele bekenden is onvoldoende. De tijd die sommige andere bestuurs- en commissieleden in de club steken schrikt andere leden af om ja te zeggen.

Stap 3 Doelen stellen Wanneer zijn we straks tevreden? Die vraag staat centraal in deze stap. Door het knelpunt te vertalen in heldere doelen, weten we precies waarop we willen aansturen. Formuleer de doelen zo concreet mogelijk. Dus niet 'meer leden die zo nu en dan hand- en spandiensten verlenen', maar bijvoorbeeld: 'minstens één op de vier leden verricht twee of meer keer per jaar een of meer van de volgende taken: schoonmaken kantine/kleedkamers, draaien kantinedienst, parkonderhoud'. Hoe specifieker de doelen worden geformuleerd hoe beter. Want alleen zo valt achteraf te bepalen of het doel is bereikt. Voorbeeld Verbeterpunt (neem over uit stap 1) ƒ De jeugd- en kantinecommissie komen elk twee mensen tekort en de clubbladredactie één; daardoor blijft er werk liggen en raken de anderen overbelast. ƒ Dit tekort bestaat al meer dan vier maanden en daarvóór was er een tekort bij andere commissies; er is dan ook sprake van een structureel probleem.

Concrete resultaten ƒ Binnen drie maanden zijn de jeugd- en kantinecommissie en de clubbladredactie weer op volle sterkte (totaal 5 nieuwe mensen). ƒ De oplossingen dienen ervoor te zorgen dat commissies in de toekomst nooit langer dan twee maanden onderbezet zijn.

Stap 4 Oplossingen zoeken Wanneer duidelijk is wat we precies willen bereiken is het moment aangebroken om na te denken over de vraag wat nu concreet te doen. Daarbij is het de kunst om te komen tot maatregelen of acties, die passen bij onze doelen en die de oorzaken van het ‘probleem’ wegnemen. Afhankelijk van de oorzaken ligt de nadruk óf op de mensen (hun opvattingen of vaardigheden beïnvloeden) óf op het werk (het werk in de vereniging anders organiseren). Met in beide gevallen als resultaat dat er voldoende mensen zijn, die er plezier in hebben om met elkaar alle taken in de club goed te laten verlopen. Want vrijwilligersbeleid betekent niets anders dan het voortdurend op elkaar afstemmen van het werk dat gedaan moet worden en de mensen die het willen doen. Bespreek de bedachte oplossingen met betrokkenen: kunnen zij zich er ook in vinden? Of hebben zij andere ideeën? Voorbeeld Verbeterpunt: Structureel onvoldoende mensen die commissiewerk willen doen. (neem over uit stap 1) Oorzaken (neem over uit stap 2) Oplossingen/maatregelen ƒ Mensen hebben tegenwoordig overvolle ƒ Commissiewerk meer beperken tot de kern. agenda’s. Voor uitvoering ook 'oproepvrijwilligers' ƒ Veel leden betalen liever wat meer inschakelen. contributie dan dat zij zelf verenigingstaken ƒ Overwegen om commissies te ontlasten door moeten uitvoeren. inzet van een beroepskracht, die hen waar ƒ Veel leden hebben geen goed beeld van wat mogelijk ondersteunt. bestuurs- en commissiewerk inhoudt. ƒ 4 i.p.v. 12 clubbladen per jaar; wedstrijdprogramma op verenigingswebsite. ƒ Een clubbladspecial over commissiewerk. ƒ Grote groepen onder de leden zijn nog nooit ƒ Alle leden en ouders van jeugdleden een gevraagd voor commissiewerk. 'ledenkaart' laten invullen waarop ze kunnen ƒ Te passieve wervingsmethode: oproepjes in aangeven of ze bereid zijn werkzaamheden in clubblad en benaderen van enkele bekenden de club te verrichten en zo ja hoeveel uur en is onvoldoende. wat voor taken. ƒ De tijd die sommige andere bestuurs- en ƒ Leden gericht benaderen op basis van hun commissieleden in de club steken schrikt deskundigheid/professie m.b.v. de andere leden af om ja te zeggen. ledenkaarten. ƒ Jeugdleden vragen voor de jeugdcommissie en voor de opzet en het beheer van de website. ƒ Mensen duidelijk maken dat er onderscheid is in de mate en wijze van inzet.

Stap 5 Oplossingen uitvoeren Nu we hebben bedacht hoe we het probleem gaan oplossen moet het nodige worden georganiseerd: afspraken maken, plannen en taken verdelen. Centraal staat de vraag: wie doet wat wanneer? En wat zijn de kosten? Uiteraard moet ook deze stap in samenspraak met betrokkenen plaatsvinden. De uitvoering ligt immers voor een belangrijk deel in hun handen. Voorbeeld Wat Vergadering organiseren met alle commissievoorzitters Ledenkaart maken Ledenkaarten verspreiden en verzamelen Gericht werven van commissieleden m.b.v. ledenkaarten 'Oproepvrijwilligers' verdelen over commissies e.d. Clubbladspecial over commissiewerk en wijzigingen Ingang nieuwe verschijningsfrequentie clubblad Ontwikkeling verenigingswebsite

Wie bestuurssecretaris

Wanneer september

Kosten geen

bestuurslid vrijwilligers via aanvoerders/leiders

oktober oktober

€ 50 geen: in clubblad

commissies zelf

november

geen

bestuurslid vrijwilligers

december

geen

clubbladredactie

oktober

€ 150

-

januari

+ € 1000

nog te werven jeugdleden

nov.-febr.

€ 750

Stap 6 Evalueren Vanzelfsprekend is het belangrijk om, zowel tussentijds als na afloop, na te gaan of de genomen maatregelen effect sorteren. Dat geeft immers de kans om waar nodig bij te sturen. Heeft de wervingsactie het gewenste aantal aanmeldingen voor de scheidsrechterscursus opgeleverd? Was de vrijwilligersavond voor herhaling vatbaar? Als een oplossing niet heeft geleid tot het gewenste doel (zie stap 3) vraag je dan af hoe dat komt. Lag het aan de uitvoering of was de gekozen oplossing bij nader inzien toch niet de juiste? En als een maatregel wel tot verbetering heeft geleid is het belangrijk om te bedenken hoe er voor kan worden gezorgd dat de verbetering blijvend is. Uiteraard komt de echte evaluatie pas in beeld op het moment dat de maatregelen al enige tijd zijn ingevoerd. Toch is het belangrijk om ook vooraf al even bij de evaluatie stil te staan. Dan gaat het erom te bepalen wanneer, hoe en door wie de evaluatie gaat plaatsvinden. Voorbeeld Om van te voren te bepalen Wanneer vindt evaluatie plaats?

December tussenevaluatie; februari eindevaluatie.

Hoe vindt evaluatie plaats? Wie gaat/gaan evaluatie doen?

Gesprek of bijeenkomst met belangrijkste betrokkenen. Bestuurslid vrijwilligers organiseert dit.

De eigenlijke evaluatie Zijn de doelen gehaald? (zie stap 3)

Wat is goed gegaan?

Hoe zorgen we voor continuïteit?

Wat ging minder goed? Waar lag dat aan?

Ja. In november is de kantinecommissie versterkt met twee nieuwe mensen en de jeugdcommissie met twee jeugdleden. Ook zijn er twee jongeren gevonden voor ontwikkeling website. Sindsdien nog geen commissieleden opgestapt. ƒ De ledenkaarten maken het makkelijk om mensen heel gericht te benaderen voor een taak/functie die ze aanspreekt. ƒ Clubbladspecial levert veel positieve reacties op; mensen hebben duidelijk beter beeld van wat commissiewerk inhoudt. ƒ Nieuwe leden vullen bij aanmelding direct ledenkaart in; verder update eens in de twee jaar. ƒ Een vaste rubriek in het clubblad, waarin commissieleden vertellen over hun taken en inzet (bijvoorbeeld in interviewvorm). ƒ Niet alle leden hebben internet en kunnen wedstrijdprogramma dus downloaden. ƒ Van 'oproepvrijwilligers' maken commissies nog nauwelijks gebruik. Oorzaak: commissies zijn het niet gewend en weten ook niet precies waarvoor deze mensen zijn in te schakelen.

Wat doen we daaraan?

ƒ ƒ

Wedstrijdprogramma ook op papier in clubhuis neerleggen. Bijeenkomst organiseren met commissies en oproepvrijwilligers.

2.4

Meer weten? Wilt u meer weten over het werven en behouden van kader, over arbo of over professionalisering? Heeft uw vereniging een concrete vraag op dit terrein of behoefte aan ondersteuning? Dan kunt u: a. aankloppen bij verschillende organisaties, die uw vereniging ondersteuning (op maat) kunnen b. zelf aan de slag gaan met producten en diensten (brochures, boeken, websites, cursussen handelen over genoemd onderwerp.

bieden; enz.), die

a. Verenigingsondersteuning op maat Verenigingsondersteuning Amsterdam Sportverenigingen, die vragen hebben of die meer ondersteuning nodig hebben bij het oplossen van knelpunten in de vereniging, kunnen contact opnemen met Verenigingsondersteuning Amsterdam. Samen met een deskundige verenigingsondersteuner wordt dan nagegaan hoe uw vereniging het beste kan worden geholpen. De ondersteuning kan per vraag verschillen. Soms is een eenmalig advies voldoende, maar in andere gevallen is intensievere ondersteuning vereist. tel. 020-5522490; e-mail [email protected] ; website www.sport.amsterdam.nl Sportvrijwilligerscentale Amsterdam De Vrijwilligerscentrale Amsterdam (VCA) is de specialist voor het Amsterdamse vrijwilligerswerk. VCA levert drie diensten: bemiddeling van vrijwilligers, ondersteuning aan organisaties die met vrijwilligers werken en belangenbehartiging voor de hele sector. Voor vrijwilligerswerk in de sport heeft VCA een speciale site. Sportverenigingen, die op zoek zijn naar vrijwilligers, kunnen zich bij VCA melden. Telefoon: 020-5301222; e-mail: [email protected]. Adres: Hartenstraat 16, 1016 CB Amsterdam. Internet: www.sportvrijwilligers.nl; www.vrijwilligerscentrale.nl/amsterdam. Andere ondersteuningsorganisaties Waar nodig zal de verenigingsondersteuner Amsterdam andere ondersteuningsorganisaties inschakelen, zoals de NOV, sVM, NCSU, NKS, NCS, IOS, Sportservice Noord-Holland of de sportbond waarbij uw club is aangesloten. Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV): tel. 030-2319844; [email protected]; www.nov.nl Stichting VrijwilligersManagement (sVM): tel. 030-2333937; [email protected]; www.svmgroep.nl Nederlandse Christelijke Sport Unie (NCSU): tel. 033-4618548; [email protected]; www.ncsu.nl Nederlandse Katholieke Sportfederatie (NKS): tel. 073-6131376; [email protected]; www.nks.nl Nederlandse Culturele Sportbond (NCS): tel. 020-6363061; [email protected]; www.sport4all.nl Interprovinciale Organisatie Sport (IOS): tel. 026-4834452; [email protected]; www.iossport.nl Stichting Sportservice Noord-Holland (SSNH): tel. 023-5319475; [email protected]

b. Producten en diensten Algemeen SPORT Bestuur & Management (tijdschrift) Tweemaandelijks magazine voor bestuurders van sportverenigingen, bestuurders van sportbonden en sportambtenaren. Het blad, dat zich kenmerkt door toegesneden artikelen op de praktijk van de sportbestuurder, bevat vier vaste rubrieken: Beleid & Organisatie, Sponsoring & Communicatie, Financiën & Fiscaliteiten en Gemeente & Sport. Uitgever: Arko Sports Media Contact: tel. 030-6051090; e-mail [email protected] Kosten: € 64 voor een jaarabonnement; sportverenigingen krijgen € 5 korting. Sportief (tijdschrift) Het tijdschrift Sportief informeert sportbestuurders en beleidsmakers in de sport over acties, tendensen en ontwikkelingen in sportland, die voor het goed functioneren van sportverenigingen nuttig of noodzakelijk zijn om te weten. Onderwerpen zijn bijvoorbeeld waarden en normen in de sport, jeugdsport, topsporters in een voorbeeldfunctie, vrijwilligersbeleid, financiën en verenigingsondersteuning van de NCSU. Dit alles vanuit diverse gezichtspunten en zich afspelend op lokaal, regionaal én nationaal niveau. Sportief verschijnt zesmaal per jaar. Uitgever: NCSU 'Sportief' Contact: tel. 033-4618548; e-mail [email protected] Kosten: € 20 voor een jaarabonnement (lidverenigingen van de NCSU, KNGU, BZV, KNKV en NHV krijgen korting). Nb. U kunt ook bellen of mailen voor een gratis proefexemplaar. De Vrijwilligers Informatie Telefoon Met vragen over (het werken met) vrijwilligers kan uw vereniging terecht op de Vrijwilligers Informatie Telefoon: tel. 0900-899 8600 (EUR 0,20 per minuut). De Sport- en Vrijwilligerskrant Deze krant, die NOC*NSF twee maal per jaar gratis via de bonden onder sportverenigingen verspreidt, bevat artikelen over allerlei facetten van het vrijwilligerswerk in de sportvereniging. De krant beschrijft voorbeelden bij andere sportverenigingen, geeft tips en gaat in op nieuwe ontwikkelingen en producten. Handboekjes Vrijwilligersbeleid in de sportvereniging Deze handboekjes bieden de sportvereniging houvast om (onderdelen van) vrijwilligersbeleid op te zetten en uit te voeren. Alle facetten van 'personeelsbeleid' van een sportvereniging komen op praktische wijze aan bod. Hoe je nieuwe vrijwilligers werft en hoe je ervoor zorgt dat mensen hun taken voor de vereniging goed en met veel plezier (blijven) uitvoeren komt in de vijf handboekjes uitgebreid aan de orde. De vijf deeltjes: 1. Oog voor vrijwilligers; het ontwikkelen van vrijwilligersbeleid 2. Wie wil de nieuwe voorzitter worden?; werven en plaatsen van vrijwilligers 3. Op weg naar de lerende sportvereniging; deskundigheidsbevordering van vrijwilligers 4. Als je er niet uitkomt, hoor ik het wel; ondersteunen en begeleiden van vrijwilligers 5. Vrijwillig, maar niet vrijblijvend; afspraken maken met vrijwilligers. Uitgever: NOV-publikaties (bestelnr. 8832) i.s.m. NOC*NSF en NFWS, 1996 Contact: tel. 030-2319844; e-mail [email protected] Kosten: € 17 voor de hele serie of € 4 per stuk De VIS-kit Een soort gereedschapstas met informatiemateriaal en instrumenten voor het opzetten en uitvoeren van vrijwilligersbeleid. De tas is onderdeel van de ondersteuning van de bond aan de vereniging. Naast informatie van de bond bevat de VIS-kit de zgn. VIS-map. Hierin zitten werkbladen (praktische stappenplannen, checklists, invulschema's enz.), informatiebladen (over belastingen, vergoedingen, rechtspositie, verzekeringen enz.) en kopijbladen (kant-en-klare artikelen voor in het clubblad). NCSU, NCS en NKS en ook sommige bonden kunnen ondersteuning bieden bij het gebruik van de VIS-kit. Uitgever: NOC*NSF Contact: via uw eigen sportbond Kosten: gratis

Kaartspel Vrijwilligers in Sport & Spel Het doel van dit kaartspel is om de juiste persoon op de juiste functie te krijgen. Het spel bestaat uit 68 kaarten. Op 32 daarvan staan functies beschreven, van voorzitter, jeugdleider en jurylid tot terreinverzorger. Op 32 andere kaarten staan personen met specifieke eigenschappen en bekwaamheden. Daarnaast zijn er nog vier jokers. Iedere speler (minimaal 4, maximaal 12) krijgt een aantal speelkaarten, waarvoor passende functies of personen gezocht moeten worden. Winnaar is degene die volgens alle spelers de beste combinaties heeft gemaakt en zijn keuzes het best kan motiveren. Het kaartspel kan worden gespeeld tijdens thema-avonden, kaderbijeenkomsten of tijdens (of na) een bestuursvergadering. Uitgever: NFWS, 1999 (bestelnr. 8830) Contact: tel. 030-2328327 Themabijeenkomst 'Vrijwilligersbeleid' Themabijeenkomst van 2½ uur, waarin wordt ingegaan op de vraag hoe sportverenigingen vrijwilligers kunnen werven en behouden. Centraal staan de vier B's van vrijwilligersbeleid: Binnenhalen, Begeleiden, Belonen en Behouden. Meer info: Afdeling Sport en Recreatie Contact: tel. 020-5522490 Kosten: gratis Cursus 'Vrij en Willig' Twee cursusbijeenkomsten van 2½ uur, waarin wordt ingegaan op de vraag hoe de zogenaamde 'gouden vrijwilligers' – de mensen die veel uren in de club steken – ontlast kunnen worden. Meer info: Afdeling Sport en Recreatie Contact: tel. 020-5522490 Kosten: n.t.b. Cursus Vrijwilligerscoördinator Om mensen voor de – voor veel verenigingen nieuwe – functie van vrijwilligerscoördinator voor te bereiden worden er door provinciale sportraden en een aantal bonden cursussen en themabijeenkomsten georganiseerd. In deze cursussen en bijeenkomsten komen op praktische wijze allerlei onderdelen van vrijwilligersbeleid aan de orde. Veelal wordt in de cursus gebruik gemaakt van de handboekjes 'Vrijwilligersbeleid in de sportvereniging'. Inhoud en omvang van de cursus kunnen per organisatie verschillen. Meer info: via uw bond of bij Sportservice Noord-Holland (tel. 023-5319475) Draaiboek voor een thema-avond 'Vrijwilligersbeleid in de sportvereniging' Een themabijeenkomst over vrijwilligersbeleid, georganiseerd door de vereniging zelf, is een goede eerste stap om het onderwerp onder de aandacht te brengen. Eventueel kan een docent van de bond of Sportservice NoordHolland worden ingezet. Verenigingen kunnen bij de organisatie gebruik maken van dit draaiboek. Uitgever: NFWS (bestelnr. 8835) Contact: tel. 030-2328327 Kosten: € 5,80 Spoorboekje naar verbetering vrijwilligersbeleid Een uitgebreid instrument om een grondige analyse te maken van de situatie in de vereniging en de knelpunten op het gebied van vrijwilligerswerk. Uitgever: NFWS (bestelnr. 8833) Contact: tel. 030-2328327 Kosten: € 6,80 Vrijwilligers in de sportvereniging. Organiseren van betrokkenheid Onderzoek waarin de vrijwilligersproblematiek als organisatievraagstuk wordt benaderd. Het boekje geeft inzicht in hetgeen een vereniging zelf kan doen aan een ervaren vrijwilligerstekort. Uitgever: NOV-publikaties, 1998 Contact: tel. 030-2319844; e-mail [email protected] Kosten: € 11,35

Sportvereniging tussen vrijwilligheid en vrijblijvendheid (Sportcahier 20) Een congresverslag dat ingaat op 6 thema's, te weten sportvrijwilligersbeleid, waarden in de sportvereniging, projectmatig werken, sporter als consument, jeugdbeleid en PR & communicatie. Centraal staat de vraag hoe je er voor zorgt dat het werk in de vereniging wel vrijwillig blijft, maar niet vrijblijvend. Uitgever: NKS, 1993 Contact: NKS-infolijn 073-6131376; e-mail www.nks.nl Kosten: € 8,50 Specifieke groepen Jeugd Actief in je sportclub! Jongeren als commissielid Brochure met allerhande praktische tips en hulpmiddelen voor jongeren die commissiewerk in hun sportclub verrichten. De brochure geeft hun onder meer tips voor vergaderen, activiteiten organiseren en het maken van een clubblad. De brochure maakt deel uit van de brochurereeks van whoZnext: een landelijke campagne om jeugdparticipatie in de sport te bevorderen. Uitgever: NISB, 2001 Contact: tel. 0800-whoZnext; e-mail [email protected] Kosten: €5 Jeugdkaderweekend NKS / START-weekend NCS Trainingsdagen waarin jeugdleden van sportverenigingen worden opgeleid voor kaderfuncties in de vereniging. De jeugdleden maken op een interactieve wijze kennis met allerhande organisatorische en bestuurlijke aspecten binnen de sportvereniging, zoals verenigingsstructuur, leiding geven, verenigingsmanagement, commissietaken, samenwerken enz. Meer info: NKS of NCS Contact: NKS: tel. 073-613 1376; e-mail [email protected] NCS: tel. 020-636 3061; e-mail [email protected] Ouders Ouders Graag Gezien De NCS (Nederlandse Culturele Sportbond) en de NCSU (Nederlandse Christelijke Sport Unie) hebben onder de titel 'Ouders graag gezien' een project ontwikkeld om verenigingen te ondersteunen bij het meer betrekken van ouders bij de club. Het project bestaat uit een of meer themabijeenkomsten. Daarnaast is er een materialenpakket met een handleiding, enkele diskettes en begeleiding. De handleiding gaat in op ouderparticipatie, het informeren van ouders, activiteiten om ouders meer bij de vereniging te betrekken en het inzetten van ouders voor taken in de sportvereniging. De handleiding en diskette bevatten vele praktische bijlagen, zoals vragenlijsten, draaiboeken en clubbladartikelen. Meer info: NCSU Contact: NCSU: tel. 033-4618548; e-mail [email protected] NCS: tel. 020-6363061; e-mail [email protected] Vrouwen Stappenplan Gezocht: sportkader m/v Een stappenplan voor het werven en begeleiden van vrouwelijk sportkader. Dit werkboek helpt uw vereniging om op systematische wijze meer vrouwen te werven en te behouden voor vrijwilligersfuncties in de club. In het werkboek wordt onder meer aandacht besteed aan een heldere taakomschrijving, een inwerkperiode en het inventariseren van ondersteuningsmogelijkheden vanuit de vereniging zelf. Uitgever: NOC*NSF, 1995 (publicatienr. 275) Contact: tel. 026-4834465 Kosten: €9

Project Vrouwen in kaderfuncties Om de inbreng van vrouwen in kaderfuncties te verhogen organiseert NKS regelmatig thema-avonden en scholingen over dit onderwerp. Daarin wordt vooral ingegaan op het hoe en waarom van het werven en behouden van vrouwen voor kaderfuncties in de sportvereniging. U krijgt tips en ideeën aangereikt. Ook is een adviestraject op maat mogelijk. Meer info: NKS Contact: NKS-infolijn 073-6131376; e-mail [email protected]; internet www.nks.nl Kosten: € 25 per deelnemer voor een driedaagse scholing Allochtonen Stappenplan Nieuw kader: Werving en behoud van allochtoon kader Deze brochure vormt een duo met het boekje 'Nieuwe leden: Werving en behoud van allochtone leden'. Beide boekjes bevatten praktische stappenplannen en gaan specifiek in op de doelgroep allochtonen (als kader resp. als leden). In het werkboekje 'Nieuw kader' wordt ruim aandacht geschonken aan de werving en begeleiding van allochtone nieuwkomers in kaderfuncties. Met het werkboekje kunt u als vereniging zelf aan de slag, maar uw vereniging kan daarbij ook ondersteuning krijgen van de Sportservice Noord-Holland in de vorm van themabijeenkomsten, verenigingsondersteuning e.d. Uitgever: NOC*NSF, 1997 (publicatienr. 306) Contact: tel. 026-4834659/4834400 Meer info: Wie meer wil weten over producten en ondersteuningsmogelijkheden op het gebied van sport en allochtonen kan terecht bij Sportservice Noord-Holland: tel. 023-5319475 Een voorzet op maat Een handreiking bij de opvang van en de omgang met allochtonen in de sportvereniging. De integratie van allochtonen in de sport is net zoals in de samenleving geen vanzelfsprekende zaak. Integratie kost tijd en moeite. Door extra aandacht te schenken aan de inpassing van allochtonen in de sport kan de integratie worden bevorderd. Deze handleiding bestaat uit 6 delen die afzonderlijk van elkaar gebruikt kunnen worden. Vijf van de zes zijn toegespitst op specifieke doelgroepen binnen het sportkader. Bestuurders/commissieleden, trainers/leider, scheidsrechters, kantinebeheerders/medewerkers en clubbladredacteuren kunnen hiermee uit de voeten. Uitgever: NOC*NSF (publicatienr. 271) Contact: tel. 026-4834659/4834400 Meer info: Wie meer wil weten over producten en ondersteuningsmogelijkheden op het gebied van sport en allochtonen kan terecht bij Sportservice NoordHolland: tel. 023-5319475 Video 'Nieuwe Sportkader' Deze video schetst een beeld van zeven allochtone vrijwilligers. Het maakt duidelijk wat hen motiveert om vrijwilligerswerk te doen en tegen welke moeilijkheden zij daarbij aanlopen. Overigens is er ook een video getiteld 'Nieuwe Sporters'; die video gaat in op de inpassing van allochtonen binnen Nederlandse sportverenigingen. Uitgever: NOC*NSF Contact: tel. 026-4834659/4834400 Meer info: Wie meer wil weten over producten en ondersteuningsmogelijkheden op het gebied van sport en allochtonen kan terecht bij Sportservice NoordHolland: tel. 023-5319475 Begeleiding en scholing Vergaderen en discussiëren Een werkboek, dat een leidraad biedt voor het voorbereiden en effectief laten verlopen van vergaderingen in de sportvereniging. Sportservice Noord-Holland kan ook ondersteuning bieden bij het gebruik van het werkboek. Uitgever: IOS / Sportservice Noord-Holland, 1997 Contact: tel. 023-5319475 Kosten: in overleg

Themabijeenkomst 'Bestuurlijk Management' In deze cursus (2 bijeenkomsten van 2½ uur) wordt de functie van voorzitter als centrale man/vrouw binnen het clubbestuur d.m.v. de volgende rollen benaderd: als bestuurder, beslisser c.q. begeleider van het besluitvormingsproces, coördinator, vernieuwer, gespreksleider en als formateur. In deze cursus komen kennis en vaardigheden aan bod. Tevens is er ruimte voor het uitwisselen van ervaringen. Meer info: Afdeling Sport en Recreatie Contact: tel. 020-5522490 Kosten: n.t.b. Cursus bestuurlijke en organisatorische vaardigheden Voor bestuurders en commisieleden, die bestuurlijke en organisatorische vaardigheden willen aanleren of versterken, biedt de NKS een cursus aan van drie zaterdagen. Onder meer komen effectief vergaderen, besluiten nemen, presenteren en onderhandelen aan bod. Wanneer er minimaal 10 deelnemers van dezelfde vereniging willen deelnemen kan de cursus ook binnen de vereniging worden gegeven. Meer info: NKS Contact: tel. 073-6131376 Kosten: € 25 voor NKS-leden (incl. lesmaterialen en lunch); niet leden op aanvraag Arbo Goede arbeidsomstandigheden: óók een zaak voor vrijwilligers Een brochure over de Arbowet en de consequenties die dit heeft voor vrijwilligersorganisaties, waaronder sportverenigingen. Uitgever/jaar: NOV, 1999 Contact: via uw sportbond of bij NOV tel. 030-2319844 Kosten: gratis Arbocheck Sportorganisaties Sportverenigingen zijn verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van vrijwilligers. Om hen te helpen deze verantwoordelijkheid waar te maken is deze arbocheck ontwikkeld. De folder reikt maatregelen en adviezen aan en is daarmee een goede handreiking om aan de zorgplicht van sportverenigingen voor hun vrijwilligers gestalte te geven. Het invullen van deze lijst is het begin van het verbeteren van de arbeidsomstandigheden. De arbocheck geeft aan wat de eventuele risico's zijn en welke verbeteringen uw vereniging kan doorvoeren. Uitgever/jaar: NOV, 2000 Bestellen: via uw sportbond of bij NOV tel. 030-2319844 Het boekje kunt u ook downloaden op http://nl.osha.eu.int/topics/subject/wetgeving/#vrijwilligerswerk Kosten: gratis Professionalisering Gebruikmaken van trainers/coaches van sportservicebureaus Sportservicebureaus hebben geen winstoogmerk en hebben tot doel sportverenigingen te ontlasten van de bijzondere aspecten die verbonden zijn aan het werkgeverschap voor trainers en/of coaches. Meer info: Sportservice Noord-Holland Contact: tel. 023-5319475. net-WERK-in-de-SPORT Veel verenigingen zijn niet of nauwelijks bekend met de rechten en plichten die behoren bij het werkgeverschap. Dit komt mede omdat wettelijke regelingen en voorschriften alsmaar onderworpen worden aan veranderingen. Om sportverenigingen een helpende hand te bieden is er een landelijk samenwerkingsverband opgezet: net-WERK-inde-SPORT. In dit project zitten Sportservicebureaus en Provinciale Sportraden die verenigingen adviseren en ondersteunen bij verschillende arbeidsaangelegenheden in de sport, zoals: informatie en advies omtrent personeelszaken, salarisadministratie, overname werkgeverschap, werving en selectie bij het aanstellen van kader. Meer info: Sportservice Noord-Holland Contact: tel. 023-5319475; e-mail [email protected].

Professioneel verenigingsmanagement Om de organisatorische kwaliteit van sportverenigingen te versterken is NOC*NSF onder de titel Professionalisering in de Sport (PRinS) gestart met een aanpak die uiteindelijk gericht is op het aanstellen van verenigingsmanagers. Hierbij wordt naar moderne mogelijkheden gezocht om vrijwilligerswerk interessant en aansprekend te houden. Meer info: NOC*NSF Contact: tel. 026-4834400; e-mail [email protected] Handboek verenigingsmanagement Dit handboek biedt de sportvereniging handvatten bij het maken van belangrijke keuzes als het gaat om betaald verenigingsmanagement. Het handboek gaat in op vragen zoals: is een verenigingsmanager iets voor onze sportclub? Hoe werven we een verenigingsmanager? Kan onze vereniging wel een manager financieren? Hoe kan onze vereniging een goede werkgever zijn? Ook bevat het handboek beschrijvingen van verenigingen, die ervaring hebben opgedaan met betaald verenigingsmanagement. Meer info: NOC*NSF Contact: tel. 026-4834400; e-mail [email protected] Brochures NFWS - Arbeidsovereenkomst (voorbeeld); bestelnr. 825 - Overeenkomst van opdracht (voorbeeld); bestelnr. 826 - Afroepcontracten (voorbeeld); bestelnr. 827 - Rechtspositie Trainer/coach; bestelnr. 821 Uitgever: NFWS Contact: tel. 030-2328327 Kosten: € 3,40 per stuk voor leden; € 5,67 voor niet-leden Juridische Adviesdienst NKS Voor juridische vraagstukken kunt u terecht bij de Juridische Adviesdienst van de NKS. Soms kan uw vraag al met één telefoontje beantwoord zijn, maar in andere gevallen moeten de zaken grondig worden bekeken door een van de 20 bij NKS aangesloten juristen. Contact: De Juridische Adviesdienst is te bereiken via de NKS-infolijn: 073-6131376.

2.5

Tips & info Algemeen ƒ Te veel werk voor te weinig mensen: praktische oplossingen ƒ Praktische tips voor meer, beter en tevreden kader ƒ Vrijwilligerscoördinator: de 'personeelsfunctionaris van de vereniging' ƒ In 4 stappen zoeken naar een geschikt persoon voor een bepaalde taak of functie ƒ De Ledenkaart Specifieke groepen ƒ Hoe is het vrijwilligersbestand samengesteld? ƒ Oplossingen voor vervoersprobleem van jeugdleden Begeleiding en scholing ƒ Voeren van begeleidingsgesprekken Arbo ƒ De Arbeidsomstandighedenwet: wat moet je als sportvereniging doen? ƒ Hoe voer je een goed arbobeleid? Professionalisering ƒ Professionalisering: het 9-stappenplan voor sportverenigingen ƒ Stimuleringsmaatregelen voor het inzetten van betaalde arbeidskrachten ƒ Wet Flexibiliteit en Zekerheid (Flexwet) ƒ Waar moet je als club op letten bij het aangaan van een nieuw arbeidscontract? Algemeen Te veel werk voor te weinig mensen: praktische oplossingen ƒ Taken afstoten: is alles wat de vereniging doet en aanbiedt eigenlijk wel noodzakelijk? Wat zou er gebeuren als de vereniging besluit bepaalde taken niet meer te doen? Zou het bijvoorbeeld erg zijn als het clubblad, waarin veel tijd gaat zitten, 4 keer in plaats van 12 keer per jaar zou verschijnen? ƒ Taken verplichten: als voor veel voorkomende klussen moeilijk mensen zijn te vinden (schoonmaken, bardienst, vervoer naar uitwedstrijden) kan 'contributie in tijd' een oplossing zijn. Sportverenigingen zijn immers 'ledenvoor-leden organisaties', die moet draaien op de zelfwerkzaamheid van de eigen leden. ƒ Professionaliseren: sommige taken kunnen worden uitbesteed. Denk bijvoorbeeld aan een verenigingsmanager, schoonmaker of een sportservicebureau. Het gevolg kan wel zijn dat de contributie zal worden verhoogd, maar vaak hebben leden dat er graag voor over. Bovendien: iemand zal de taken toch moeten uitvoeren? ƒ Flexibiliseren: soms kan het helpen om taken wat meer te verdelen of af te bakenen. Denk bijvoorbeeld aan een pool van 'oproepvrijwilligers' (bijv. een klussenteam) of mensen die incidenteel kunnen worden ingezet op hun specifieke deskundigheid (bijv. voor het maken van een sponsorplan). Of denk aan het splitsen van functies (bijv. een penningmeester die zich beperkt tot het financieel beleid en de boekhouding aan iemand anders overlaat). Praktische tips voor meer, beter en tevreden kader ƒ Gebruik de regeling ID-banen voor het inschakelen van een beroepskracht. ƒ Maak gebruik van de cursussen voor deskundigheidsbevordering van vrijwillig kader. ƒ Maak een schoonmaakrooster waarin bijvoorbeeld alle teams toerbeurten draaien. ƒ Koester uw vrijwilligers. ƒ Stem de beleidsstrategie van de club af op wat leden en vrijwilligers willen en te bieden hebben. ƒ Zorg binnen de vereniging voor coördinatie van het vrijwilligerswerk. ƒ Maak duidelijke afspraken met vrijwilligers, zodat iedereen zijn bevoegdheden kent. ƒ Zorg voor een goede taakomschrijving en voorkom overbelasting. ƒ Peil geregeld de meningen, wensen en klachten van vrijwilligers. ƒ Voer intake-gesprekken met nieuwe leden en vrijwilligers over de verwachtingen. ƒ Haken vrijwilligers af, voer dan een exit-gesprek over de redenen hiervan. ƒ Verminder de werkdruk van bestuur en commissies door deeltaken naar anderen te delegeren. ƒ Maak voor het werven van nieuwe vrijwilligers gebruik van kaderleden die veel contact hebben met leden of ouders van jeugdleden. ƒ Laat alle leden een zogenaamde ledenkaart invullen, waarop zij kunnen aangeven wat zij in de vereniging bereid zijn te doen (hoeveel uur beschikbaar per jaar, wat voor taken). ƒ Ga eens na wat de Vrijwilligerscentrale Amsterdam voor uw vereniging kan betekenen: tel. 020-5301222. Vrijwilligerscoördinator: de 'personeelsfunctionaris van de vereniging' In de vereniging hebben diverse mensen te maken met het werven en begeleiden van vrijwilligers: de voorzitter van de jeugdcommissie, de wedstrijdcommissaris, de voorzitter van de barcommissie enz. Om hen bij deze taken te

ondersteunen is het aan te bevelen iemand binnen de vereniging te hebben die de werving, opvang, begeleiding en ondersteuning van vrijwilligers coördineert. Concrete taken van deze 'personeelsfunctionaris' van de vereniging kunnen zijn: - informeren van nieuwe leden over vrijwilligerswerk in de vereniging; - inventariseren van de belangstelling en kwaliteiten onder de leden voor het verrichten van vrijwilligerswerk; - coördineren van en ondersteunen bij de werving en introductie van nieuwe vrijwilligers; - maken van taakomschrijvingen; - opstellen van vrijwilligersovereenkomsten; - coördineren van de begeleiding en ondersteuning van vrijwilligers; - zorgdragen voor scholingsmogelijkheden; - voorstellen aan het bestuur doen, bijv. voor een onkostenregeling of een collectieve verzekering voor alle vrijwilligers. In 4 stappen zoeken naar een geschikt persoon voor een bepaalde taak of functie 1. Maak een functie- (of taak) omschrijving Wat moet de nieuwe functionaris gaan doen (taken)? Wat is zijn/haar positie in de vereniging (verantwoordelijkheden)? Over welke kwaliteiten moet hij/zij daarvoor beschikken (personeelseisen)? Het belangrijkste onderdeel van een functieomschrijving is het takenpakket. 2. Bedenk wat je de nieuwe vrijwilliger te bieden hebt Wat is er aantrekkelijk aan het vrijwilligerswerk (leuk werk, gezellige mensen om mee samen te werken, onkostenvergoeding, scholing, etc.)? 3. Kies de juiste wervingsmethode Op welke wijze ga je mensen benaderen (persoonlijk vragen, plaatsen van een oproep etc.)? 4. Bepaal de procedure Hoe en door wie wordt er geselecteerd? Wie draagt kandidaten voor en wie beslist over de eventuele benoeming. De Ledenkaart ƒ Gebruik de ledenkaart om een overzicht te krijgen van wie binnen de vereniging bereid en in staat is werkzaamheden voor de club te verrichten. ƒ De ledenkaart is heel geschikt om een pool van ‘oproepvrijwilligers’ samen te stellen; een groep mensen op wie je een beroep kan doen voor het verrichten van incidentele werkzaamheden (bijv. het organiseren van een toernooi of het opknappen van het clubhuis). ƒ Laat de ledenkaart bijv. eens in de 3 jaar invullen door alle leden (en evt. ouders). ƒ Maak iemand verantwoordelijk voor de registratie en het beheer van de ledenkaarten, zodat ze gebruikt kunnen worden wanneer het nodig is. ƒ Pas onderstaand voorbeeld aan de eigen verenigingssituatie aan. Naam en voornaam Geboortdatum Lid vanaf Ouder van Beoefent de sport vanaf Beroep Opleiding(en) Ervaring met vrijwilligerswerk Bestuurlijke ervaring Hobby´s Ik vind de volgende dingen leuk om te doen Aankruisen wat van toepassing is O Ik kan/wil regelmatig wat doen en heb daar uur per week/maand* de tijd voor O Ik kan/wil zo nu en dan wat doen O Ik kan/wil één keer wat doen O Ik kan/wil voor een korte tijd wat doen Ik heb daarbij voorkeur voor O doordeweekse dagen (ochtend/middag/avond*) O het weekend Ik heb belangstelling voor O Organiseren van wedstrijden en toernooien O Begeleiden van wedstrijden O Begeleiden van een recreatiegroep O Begeleiden/trainen van een wedstrijdgroep O Organiseren van festiviteiten e.d. O Bekleden van een functie in hoofdbestuur/sectiebestuur/commissie* O Draaien van bardiensten O Verrichten van onderhoudswerkzaamheden O Beheren van materialen O Verrichten van administratieve taken

O Verzorgen van voorlichting en PR O Werven van adverteerders en sponsors O Verzorgen van (geblesseerde) spelers O Verlenen van EHBO bij wedstrijden/trainingen O Overige, te weten: Specifieke groepen Hoe is het vrijwilligersbestand samengesteld? Door onderstaande lijst in te vullen kun je goed zien hoe het vrijwilligers bestand is samengesteld: de leeftijdsopbouw, het (gemiddeld) aantal jaren dat men reeds actief is, de verdeling mannen-vrouwen, autochtonen allochtonen en leden-ouders van jeugdleden. Op basis hiervan kun je bepalen of het vrijwilligersbestand de gewenste samenstelling heeft. Zijn het bestuur en de commissies bijvoorbeeld niet te eenzijdig samengesteld ? Zijn er voldoende jongeren, vrouwen en allochtonen als vrijwilliger actief ? Zijn ouders voldoende bij de vereniging betrokken ? Is er voldoende doorstroom (zitten sommigen niet te lang op dezelfde plek ?) Leeftijd Aantal Aantal 12-18 jaar 35-44 jaar 18-24 jaar 45-54 jaar 25-34 jaar 55 en ouder Gemiddelde leeftijd

Mannen Autochtonen Leden Oudgedienden

Verdeling Aantal Vrouwen Allochtonen Ouders Nieuwelingen

Aantal

Oplossingen voor vervoersprobleem van jeugdleden 1. Stel binnen elk jeugdteam een ouder als vervoercoördinator aan: deze stelt aan het begin van het seizoen een rijschema op voor alle uitwedstrijden. 2. Spreek ouders persoonlijk aan: maak hun duidelijk dat iedereen een steentje moet bijdragen. Maak duidelijk dat het alternatief is dat er elke week – op kosten van de ouders – een busje moet worden gehuurd. 3. Geef de chauffeur een onkostenvergoeding: elk kind zou bijvoorbeeld een van tevoren afgesproken vaste bijdrage per kilometer aan de chauffeur kunnen betalen. Ouders die het geld niet willen kunnen het bedrag bijv. in de kas van de jeugdcommissie storten. Alternatief: verwerk de onkostenvergoeding voor vervoer in de contributie. 4. Betrek ouders mee bij de vereniging: organiseer bijvoorbeeld een informatiebijeenkomst. Begeleiding en scholing Voeren van begeleidingsgesprekken Om er achter te komen welke problemen vrijwilligers of betaalde verenigingskrachten ervaren is het voeren van een begeleidingsgesprek een goed middel. Als je dat regelmatig doet – bijvoorbeeld één of twee keer per jaar – kun je daarmee problemen vóór zijn. Je geeft kaderleden namelijk zo tijdig de gelegenheid hun wensen kenbaar te maken.. Een andere – minder tijdrovende – mogelijkheid is het organiseren van groepsbijeenkomsten met kaderleden. ƒ Doelen van begeleidingsgesprekken: - versterken van de motivatie en betrokkenheid van het kaderlid; - optimaliseren van de werkrelatie tussen bestuur en kaderlid; - zichtbaar maken van mogelijkheden en onmogelijkheden binnen de vereniging; - signaleren van knelpunten; - verbeteren van het beleid door elkaar feedback te geven. ƒ Onderwerpen die aan de orde kunnen komen: - afspraken vorige gesprek; - takenpakket, taakvervulling, taakbeleving en taakbelasting; - wensen ten aanzien van het takenpakket; - omgang met de leden; - (bij)scholingswensen; - samenwerking met en ondersteuning door het verenigingsbestuur; - werkomstandigheden; - samenwerking met andere kaderleden; - sterkte-/zwakteanalyse van het eigen functioneren; - persoonlijke ontwikkeling (loopbaanwensen); - motivatie en tevredenheid. Arbo De Arbeidsomstandighedenwet: wat moet je als sportvereniging doen? ƒ Download de arbocheck voor sportverenigingen op:

ƒ ƒ ƒ ƒ

http://nl.osha.eu.int/topics/subject/wetgeving/#vrijwilligerswerk Voer de arbocheck uit. Stel een plan van aanpak op n.a.v. de arbocheck. Herhaal periodiek de risico-inventarisatie. Nb. Vrijstelling: Vrijwilligersorganisaties, waar 40 uur per week of minder betaalde arbeid wordt verricht, zijn vrijgesteld van de verplichting een Arbo-dienst in te schakelen bij het maken van de risico-inventarisatie en –evaluatie. De vrijstelling is eind 1999 ingegaan en heeft een looptijd van twee jaren. Inmiddels is die looptijd verlengd tot 2004. De verlenging van de vrijstelling biedt de sportverenigingen meer ruimte om nadrukkelijk met de arbeidsomstandigheden aan de slag te gaan. De vrijstellingsregeling betekent echter niet dat sportverenigingen geen risico-inventarisatie en –evaluatie moeten uitvoeren. Integendeel. U kunt hiervoor gebruiken de Arbocheck voor sportorganisaties.

Hoe voer je een goed arbobeleid? 1. Stel een bestuurslid aan als aanspreekpunt voor arbozaken en maak een dossier waarin alle documenten over arbeidsomstandigheden worden bewaard.' 2. Vraag voorlichting/advies over arbozaken aan bijvoorbeeld de brandweer of fitnesscentra in de buurt. De brandweer kan vaak helderheid geven over veiligheidsvoorschriften. Ook is ze vaak bereid om een ontruimingsoefening te organiseren zodat de vereniging kan checken of ze bij calamiteiten de veiligheid van de leden/bezoekers kan garanderen. Commerciële fitnesscentra zijn vaak al geconfronteerd met de eisen van de Arbowet en kunnen handige tips geven. 3. Als de vereniging is aangesloten bij een Arbodienst, maak dan zoveel mogelijk gebruik van haar kennis op het gebied van arbozaken (een organisatie moet zich aansluiten bij een Arbodienst als ze een ‘loondoorbetalingsplicht’ heeft bij ziekte van een werknemer; deze plicht bestaat alleen niet bij stagiaires en uitzendkrachten). 4. Maak steeds aantoonbaar dat de vereniging actie heeft ondernomen om aan de eisen in de Arbocheck voor sportorganisaties te voldoen. Professionalisering Professionalisering: het 9-stappenplan voor sportverenigingen 1. Starten met inventarisatie van alle binnen de vereniging te vervullen taken en functies. 2. In kaart brengen waar de witte vlekken zitten: welke taken worden momenteel niet of moeilijk uitgevoerd en hoe komt dat? 3. Bepalen welke van die taken echt door vrijwilligers moeten worden gedaan en welke beter door professionele verenigingsmanagers kunnen worden vervuld. Denkt u hierbij vooral aan de randvoorwaardelijke taken, zoals het maken van een beleidsplan, het opstellen van een subsidie-aanvraag, het ontwikkelen van nieuw aanbod, het onderhouden van de contacten met de gemeente en het onderwijs en het aansturen van het vrijwilligersbeleid. 4. Opstellen van een globaal taakprofiel: beschrijving van samenhangende taken, gewenste kennis en ervaring, gewenst opleidingsniveau, etcetera. 5. Bepalen welke voorkeur de vereniging heeft: iemand in dienst nemen bij de vereniging zelf of iemand tijdelijk, op projectbasis, inhuren? 6. Nadenken over de wijze waarop deze persoon wordt begeleid en de plek die deze persoon krijgt binnen de verenigingsstructuur: relatie met bestuur, vrijwilligers en eventuele andere (gesubsidieerde) beroepskrachten. 7. Contact zoeken met andere verenigingen (binnen dezelfde tak van sport, of binnen hetzelfde sportcomplex), die mogelijk hetzelfde willen, of met (indien aanwezig) de lokale sportraad, de provinciale sportraad en de eigen bond. Dit om zelf alvast af te tasten welke partijen mee willen denken en doen. 8. Inschatten welke rek er in de contributie zit om de kosten van een verenigingsmanager deels zelf te dragen. De plannen al eens ‘in de week leggen’ bij het bestuur. Nadenken over andere inkomstenbronnen, die bij kunnen dragen aan de eigen financiering, zoals sponsoring. 9. De gemeente benaderen met de eigen plannen en aandringen op initiatieven op dit vlak. Te denken valt aan een bijeenkomst waarin een gezamenlijk plan van aanpak besproken wordt. Stimuleringsmaatregelen voor het inzetten van betaalde arbeidskrachten Om verenigingen te stimuleren betaalde arbeidskrachten in te zetten is een aantal arbeidsverruimende maatregelen genomen, zoals ID-banen (In- en Doorstroombanen), 40.000 Banenregeling, werkervaringsplaatsen, Jeugdwerkgarantieplan, banenpoolers, enzovoorts. Via de 40.000 Banenregeling kunt u als vereniging subsidie krijgen wanneer u een langdurig werkloze een arbeidsplaats biedt. Er moet sprake zijn van extra werkgelegenheid die niet ten koste mag gaan van bestaande werkgelegenheid. Langdurig werkloos zijn mensen die tenminste één jaar werkloos werkzoekend zijn, waarbij het kan gaan om werknemers van 23 jaar en ouder met een WIW-dienstbetrekking (Banenpooler), werknemers op een WIW-werkervaringsplaats en werknemers die deelnemen aan de experimenten activering van uitkeringsgelden. Als werkgever moet u altijd een schriftelijke verklaring hebben van B&W waarin staat dat de werknemer tot de doelgroep van de regeling hoort. Het aanvangssalaris van de 40.000-werknemer is in principe 100% van het relevante wettelijk minimumloon gedurende de eerste twaalf maanden van het dienstverband. Voor meer informatie over het 40.000

Banenplan kunt u contact opnemen met een medewerker van Project Ruim Baan of met de helpdesk van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Wet Flexibiliteit en Zekerheid (Flexwet) De Wet Flexibiliteit en Zekerheid heeft tot doel een goed evenwicht te vinden tussen flexibiliteit in de bedrijfsvoering voor werkgevers en zekerheid op werk en inkomen voor werknemers. Binnen een sportvereniging kunt u hierbij denken aan de relatie bestuur-trainer. De Flexwet heeft met name gevolgen voor wat betreft het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Het is verstandig om duidelijke afspraken te maken over de werkrelatie en deze afspraken ook schriftelijk vast te leggen. Wanneer er nu toch onduidelijkheid bestaat over het al dan niet bestaan van een arbeidsovereenkomst, geeft de wet twee rechtsvermoedens die kunnen bepalen of er sprake is van een arbeidsovereenkomst: 1. Als u 3 maanden lang elke week of minimaal 20 uur per maand voor dezelfde werkgever hebt gewerkt, wordt vermoed dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst. 2. Om vast te stellen uit hoeveel uren de arbeidsovereenkomst bestaat, wordt gekeken naar het aantal uren dat u gemiddeld in de afgelopen drie maanden per maand hebt gewerkt. Vervolgens ligt de bewijslast bij de werkgever, die moet bewijzen dat er geen arbeidsovereenkomst bestaat of dat er slechts tijdelijk wordt overgewerkt. Voor het beëindigingen van arbeidsovereenkomsten is de Flexwet van groot belang. De wet maakt het mogelijk dat arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd meerdere malen worden voortgezet, zonder dat voor beëindiging een vergunning van de RDA (Regionaal Directeur van de Arbeidvoorzieningsorganisatie) nodig is. Vóór 1 januari 1999 konden arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd, die eenmaal waren voortgezet, alleen beëindigd worden met een vergunning. Nu is een dergelijke vergunning niet meer nodig, indien aan 2 grenzen wordt voldaan: 1. Eerste grens: aantal. Twee keer verlengen voor bepaalde tijd (dus drie arbeidsovereenkomsten) blijft (mits de tweede grens niet wordt overschreden) zonder gevolgen. De derde verlenging, leidend tot een vierde arbeidsovereenkomst, resulteert van rechtswege in een overeenkomst voor onbepaalde tijd. 2. Tweede grens: tijdsduur. De verschillende verlengingen dienen binnen 36 maanden (3 jaar) plaats te vinden om geen arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd te doen ontstaan. Overschrijdt de "keten" van arbeidsovereenkomsten deze periode, dan heeft de laatste verlenging (ook al is het de eerste) een dienstverband voor onbepaalde tijd tot gevolg. Voor het bepalen van de tijdsduur van 36 maanden tellen onderbrekingen van 3 maanden of minder tussen 2 opvolgende arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd mee. Waar moet je als club op letten bij het aangaan van een nieuw arbeidscontract? 1. Als een sportvereniging een verlenging van een arbeidsovereenkomst aangaat, moet in twee gevallen een bel gaan rinkelen, namelijk bij een derde verlenging (dus de vierde overeenkomst) én als de duur van de opeenvolgende contracten (inclusief de tussenliggende perioden) meer dan 36 maanden bedraagt. In beide gevallen zal automatisch een contract voor onbepaalde tijd ontstaan met alle verplichtingen van dien. Dit kan alléén worden voorkomen als tussen de contracten méér dan drie maanden zitten. Als een vereniging dus geen contract voor onbepaalde tijd wil, dan zal ze op een gegeven moment een andere werknemer moeten zoeken of de huidige kracht zeker meer dan drie maanden geen contract moeten geven. 2. Als een sportvereniging niet zeker is van de kwaliteiten van de arbeidskracht die zij in dienst neemt, is het verstandig een zo lang mogelijke proeftijd in het contract op te nemen. Als de werknemer niet voldoet, kan hij eenvoudig ontslagen worden. Aan de andere kant, als een club overtuigd is van zijn kunnen en niet wil dat bijvoorbeeld een trainer in het begin van het seizoen de club makkelijk in de steek kan laten, is het raadzaam geen proeftijd af te spreken. De werknemer kan immers tijdens z’n proeftijd van de ene op de andere dag vertrekken. Let wel: indien de werkzaamheden hetzelfde blijven, mag bij een tweede of derde contract voor bepaalde tijd niet opnieuw een proeftijd worden bedongen. 3. Als een sportvereniging de vertrekvrijheid van een trainer of andere werknemer wil beperken, moet zij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd aangaan zonder tussentijdse opzegmogelijkheid. Als de werknemer dan toch opzegt vóórdat het contract verstreken is, is hij schadeplichtig jegens de club. De wet heeft de hoogte van de schade gefixeerd: deze bedraagt in beginsel de som van het salaris dat werknemer van werkgever zou hebben ontvangen als de arbeidsovereenkomst tot het einde van de overeengekomen duur was voortgezet. Ook kan de sportvereniging kiezen om een volledige schadevergoeding te vorderen. Let wel: indien geen tussentijdse opzeggingsmogelijkheid is opgenomen, kan ook de sportvereniging niet vóór het einde van de contractsduur rechtsgeldig opzeggen.