Microsoft Office System Případová studie řešení zákazníka
Standardizované řešení portálu zlepšuje spolupráci a efektivitu mediálního gigantu
Přehled Země nebo oblast: USA Obor: Média a zábavní průmysl Profil zákazníka MTV Networks, divize společnosti Viacom, je společností se zaměřením na globální zábavní obsah se značkami jako MTV, VH1, Nickelodeon, Nick at Nite, COMEDY CENTRAL nebo TV Land. Společnost MTV Networks má 10 000 zaměstnanců a sídlí ve městě New York. Obchodní situace Infrastruktura předchozího portálu společnosti vyžadovala při publikování nového obsahu zapojení oddělení IT a vyžadovala jeho nadměrnou pozornost. Řešení MTV Networks standardizovala postupy využitím systému Microsoft® Office SharePoint® Server 2007, který dnes hostí sítě intranet pro společnosti MTV Networks a Viacom a řadu internetových stránek. Přínos Lepší komunikace a spolupráce Vyšší efektivita informačních technologií Rozšiřitelné prostředí
„Jsme především a z největší části společností zaměřující se na obsah. Systém Office SharePoint Server nám pomáhá s přechodem k digitálnímu prostředí.“ Joe Simon, hlavní viceprezident a hlavní informatik, MTV Networks
Jako zábavní společnost musí MTV Networks zajistit volný tok názorů a obsahu. Dřívější infrastruktura portálu společnosti však nebyla příliš nápomocná a koncoví uživatelé neměli možnost publikovat vlastní obsah. MTV Networks přikročila ke standardizaci pomocí systému Microsoft® Office SharePoint® Server 2007, na jehož platformě nasadila nový intranetový portál, celopodnikový portál Viacom a další internetové stránky. Samoobslužné publikování obsahu umožňuje skupinám v celé společnosti lépe komunikovat. Široké možnosti spolupráce a funkce vyhledávání pomáhají zaměstnancům v celém světě snadno hledat a sdílet informace. Systém Office SharePoint Server přináší společnosti MTV Networks výhody standardizované portálové platformy poskytující nové možnosti spolehlivým, přizpůsobivým a nákladově efektivním způsobem a poslouží dobře i v budoucnosti.
„Dnes můžeme spolupracovat globálně nejen na sdílení obsahu, ale i na způsobu jeho vytváření.“ Joe Simon, hlavní viceprezident a hlavní informatik, MTV Networks
Situace Zábavní programy vedoucí globální společnosti Viacom sleduje více než 508 milionů domácností ve 161 zemích a regionech v celém světě prostřednictvím televizního vysílání, filmů a digitálních médií. MTV Networks, největší divize společnosti Viacom, pokrývá značky pro zábavu pro domácnosti, např. MTV, VH1, Nickelodeon, Nick at Nite, COMEDY CENTRAL nebo TV Land. Aby jako zábavní společnost zůstávala konkurenceschopná, MTV Networks musí zajistit volný tok názorů a obsahu. „V našem oboru spočívá úspěch v tvořivosti – ve schopnosti přinášet příští velké nápady,“ říká Dave Mitchell, viceprezident pro vývoj aplikací ve společnosti MTV Networks. „Chceme-li zůstat v kontaktu s diváky, musíme neustále nacházet nové nápady, tzn. přebírat jejich nápady a zakomponovat je do celkového fondu našich znalostí.“ V zájmu zlepšení komunikace a spolupráce nasadila společnost MTV Networks v roce 2002 podnikový intranetový portál na platformě softwaru Plumtree. Během několika let se však potřeby divize rozrostly do takové míry, že portál byl nadále již nedostačující. „Náš první portál byl skvělý pro komunikaci v rámci divize,“ říká Mitchell. „Doba se však změnila a s ní i naše potřeby. Dnes potřebují lidé vzájemně komunikovat a spolupracovat přímo prostřednictvím digitálních médií. Není vždy jednoduché poslat pár lidí do místnosti, pohovořit s nimi a dobrat se nějaké práce, zvlášť pokud jeden sedí ve Francii a druhý v Singapuru.“ Jedním problémem byly obtíže s publikováním nového obsahu. „Pouze pracovníci informačních technologií byli schopni publikovat nový obsah,“ říká Mitchell, „a skupina zajišťující vzájemnou komunikaci lidí v rámci divize nefungovala. Kvalita obsahu portálu se zhoršovala do takové míry, že jeho značná část byla několik let stará a mezi nejoblíbenější cíle patřil jídelní lístek kavárny.“
Kvůli těmto limitům portálu mnohé skupiny nasadily svoje vlastní řešení portálů. „Měli jsme portály od několika různých dodavatelů a některé vytvořené interně,“ říká Brian Amirian, viceprezident pro technologie serverů a úložného prostoru ve společnosti MTV Networks. „To vedlo k problémům se zálohováním, obnovováním a přizpůsobením, kdy příliš mnoho času bylo věnováno na údržbu a podporu. Potřebovali jsme řešení jediného portálu, které by podporovalo celou divizi.“
Řešení MTV Networks přikročila ke standardizaci pomocí systému Microsoft® Office SharePoint® Server 2007, na jehož platformě nasadila nový intranetový portál. Samoobslužné publikování obsahu a široké možnosti spolupráce zlepšily komunikaci a produktivitu koncových uživatelů, zatímco jediná nosná infrastruktura zlepšuje efektivitu pracovníků informačních technologií a minimalizuje náklady. „Všichni měli stejnou vizi nové platformy portálu,“ říká Mitchell. „Chtěli jsme řešení, v němž do sebe budou všechny střípky zapadat, v němž by mohli lidé snadno pracovat a které by odpovědnost za obsah přesunulo na koncové uživatele. Zvažovali jsme portálová řešení od různých dodavatelů, to by však nadále vyžadovalo centrální řízení. Další jazýčkem na vahách bylo, že jsme byli vždy významným uživatelem softwaru společnosti Microsoft a systém Office SharePoint Server 2007 nabízel hladkou integraci s ostatními součástmi naší infrastruktury informačních technologií.“ MTV Networks hostí několik stránek na jediné instanci systému Office SharePoint Server 2007:
Intranet MTV Networks, nasazený v červnu 2007 momentálně podporuje všech 5 000 domácích zaměstnanců divize.
„Systém Office SharePoint Server 2007 nabízel bezešvou integraci s ostatními součástmi naší infrastruktury informačních technologií.“ Dave Mitchell, viceprezident pro vývoj aplikací, MTV Networks
Podnikový intranet Viacom, který byl nasazen o několik měsíců později, využívá přibližně 200 zaměstnanců organizace podniku Viacom.
Internetové stránky, např. Viacom.com a TVLandPress.com, které podporují komunikaci s externími skupinami, např. investory, analytiky a tiskem.
Celá infrastruktura systému Office SharePoint Server je provozována na pouhých osmi serverech s operačním systémem Windows Server® 2003. Obsah je uložen v clusteru databázových serverů s databázovým systémem Microsoft SQL Server® 2005. Samoobslužná správa obsahu Při výběru portálového řešení byly požadavky na samoobslužnou správu a publikování mezi prvními v seznamu. „Potřebovali jsme přesunout odpovědnost za autorství obsahu na obchodní zákazníky, kteří upřednostňují vlastní správu vlastního obsahu,“ říká Mitchell. „Se systémem Office SharePoint Server 2007 mohou publikovat obsah pomocí prostředí pro editaci online, s vestavěnými pracovními postupy schvalování obsahu, a mohou řídit přístup k tomuto obsahu. Funkce zabezpečení systému Office SharePoint Server byly pro nás příliš velké, protože lidé musí věřit, že ke sdíleným informacím budou mít přístup pouze určené osoby. I jiné produkty nám jako organizaci v oboru informačních technologií umožňovaly řídit přístup, ale systém Office SharePoint Server nám umožnil přenést tuto kontrolu na obchodní uživatele a tak se zcela zbavit každodenní pracovní role.“ Nový intranetový portál divize hostí více než 110 stránek různých skupin, z nichž všechny mohou spravovat vlastní obsah, stejně jako obchodní vlastníci intranetových a internetových stránek společnosti Viacom. „Každá stránka má obvykle dva až tři správce v rámci obchodní skupiny, kteří odpovídají za
správu a publikování obsahu,“ říká Mitchell. „Znají vlastní obsah a když potřebují něco publikovat, mohou to rychle zařídit. Další výhodou použití systému Office SharePoint Server pro intranetové i internetové stránky je možnost využití nástrojů správy obsahu obchodními skupinami, které vlastní jeden z obou typů stránek, na oba typy stránky.“ Snadná spolupráce a přístup k informacím MTV Networks potřebovala rovněž poskytovat nějaké centrální místo, v němž mohou zaměstnanci sdílet a vyhledávat informace. „Kromě publikování obsahu byly požadavky koncových uživatelů náročné i skromné,“ říká Mitchell. „Cítili jsme potřebu spojit lidi z celého světa, umožnit jim spolupráci a sdílení skvělých nápadů bez omezení zeměpisnými nebo politickými hranicemi. Dnes, ať jste z oddělení marketingu, prodeje nebo výzkumu, můžete pomocí stránek pro spolupráci sdílet informace a spolupracovat nejrůznějšími způsoby, například pracovní prostory pro dokumenty a schůzky, wikiweby, blogy apod. Dnes máme více než 150 takových stránek a toto číslo roste rychleji než kdy předtím.“ Když se společnost MTV Networks ptala sama sebe, které funkce spolupráce lidé potřebují, část odpovědi přišla v podobě rychlého růstu počtu stránek v systému Windows® SharePoint Services, jichž bylo v té době přibližně 60. Jednalo se však o samostatné stránky, které rostly směrem zdola nahoru, chybělo jim uspořádání a struktura a přinášely tolik nových požadavků, že to bylo pro pracovníky oddělení informačních technologií neúnosné. „Jedna skupina si vytvořila stránku SharePoint, jiná to uviděla a chtěla takovou také,“ říká Janni Plattner, obchodní analytik v Mitchellově skupině. „Přechod na systém Office SharePoint Server 2007 poskytnul možnost celopodnikového přístupu shora dolů, který splňoval uživatelské volání po nových stránkách pro spolupráci, jež díky rychlému a snadnému úspěšnému využití rychle sílilo.“
„Standardizace pomocí systému Office SharePoint Server poskytla lepší možnosti přizpůsobení. Nejenže máme méně serverů, které je nutno spravovat, ale všechny můžeme podporovat stejným způsobem a jejich zálohování a obnovování je mnohem jednodušší.“ Brian Amirian, viceprezident pro technologie serverů a úložného prostoru, MTV Networks
Dalším klíčovým faktorem v rozhodování divize k využití systému Office SharePoint Server 2007 byly jeho možnosti podnikového hledání. „Abychom začlenili správu znalostí, potřebovali jsme jít za hranice správy obsahu a spolupráce,“ říká Plattner. „Funkce podnikového hledání serveru Office SharePoint Server umožňuje hledání souborů, lidí, obsahu webu a další hledání z jediného místa. Díky jedinému nástroji hledání, který pokrývá všechny tyto oblasti, lze omezit duplikování úsilí a zrychlit osvojení doporučených postupů v rámci divize.“ Vyhlídky do budoucna S prostředím portálu na platformě nasazeného systému Office SharePoint Server 2007 se společnost MTV Networks nyní soustřeďuje na rozšiřování intranetu tak, aby sloužil 5000 globálních zaměstnanců. Mitchellův tým používá systém Office SharePoint Server 2007 rovněž jako nové řešení, které bude automatizovat proces přijímání nových zaměstnanců. „Aplikace E-Provisioning bude využívat systém Office SharePoint Server spolu s několika dalšími aplikacemi pro řízení interakce mezi back-end systémy pro plánování prostoru, telekomunikace a zabezpečení,“ říká Mitchell. „Očekáváme snížení času a úsilí nutných ke zpracování postupu při přijímání nového zaměstnance nejméně o 80 procent.“
Přínos Standardizace na platformě Office SharePoint Server 2007 jako divizní portálové platformě přineslo výhody pro koncové uživatele i pracovníky informačních technologií divize. Samoobslužné publikování obsahu umožňuje skupinám v celé společnosti lépe komunikovat. Široké možnosti spolupráce a funkce vyhledávání pomáhají lidem snadno hledat a sdílet informace. Vybudováním nové portálové infrastruktury na platformě Office SharePoint Server 2007 přináší společnost MTV Networks tyto nové funkce spolehlivým, přizpůsobivým a nákladově efektivním způsobem a nasadila technologické prostředí
a soupravu nástrojů, které budou sloužit divizi i v budoucnosti. „Jsme především a z největší části společností zaměřující se na obsah. Systém Office SharePoint Server nám pomáhá s přechodem k digitálnímu prostředí,“ říká Joe Simon, hlavní viceprezident a hlavní informatik, MTV Networks. „Dnes můžeme spolupracovat globálně nejen na sdílení obsahu ale i na způsobu jeho vytváření. Při tomto způsobu práce se snižuje čas dodání na trh i náklady, tj. jsme schopni vytvořit více obsahu za stejné peníze. A v tomto oboru znamená více vytvořeného obsahu více šancí vytvořit hit.“ Lepší komunikace a spolupráce Skupiny využívají výhody samoobslužného publikování obsahu pro efektivnější komunikaci s interními i externími uživateli. Jedním z příkladů je stránka Viacom.com, používaná primárně ke komunikaci s investory a analytiky. „Před zavedením systému Office SharePoint Server stránka Viacom.com stagnovala,“ říká Kristin Heitmannová, manažerka podnikové komunikace společnosti Viacom. „Samoobslužné publikování obsahu nám umožňuje publikovat více informací a udržovat je aktuální, přičemž postup je stejně jednoduchý jako editace dokumentu aplikace Microsoft Office Word. Tyto možnosti jsou užitečné zvláště ke konci čtvrtletí, kdy je třeba publikovat aktualizované finanční aktivity.“ Další skupinou požívající podobných výhod je tým komunikace ve společnosti TV Land, který nyní využívá internetovou stránku na platformě systému Office SharePoint Server 2007 k publikování obsahu pro tisk. „Při práci s médii je třeba být schopen téměř okamžitého jednání,“ říká Paul Ward, hlavní viceprezident pro komunikaci ve společnosti TV Land. „Díky pružnosti a efektivitě technologie SharePoint a úsilí našeho oddělení informačních technologií se stala stránka TVLandPress.com užitečnou a efektivní adresou. Mediální odborníci si chválí její výhody.“
„…Máme za sebou první úspěchy a organizace informačních technologií se považuje za významného poskytovatele nové obchodní hodnoty.“
Nová stránka zlepšila i produktivitu a snížila náklady. „Již není nutné posílat fyzicky materiály několika stovkám lidí, což šetří spoustu peněz,“ říká Ward. „A tytéž možnosti šetří čas. Namísto kopírování tiskových vyjádření, objednávání přenosů videa, kopírování fotografií a jejich odesílání se můžeme soustředit na vybudování silnějších vztahů s novináři, vyhledávači talentů a rozhlasovými moderátory, kteří jsou naší součástí.“
Dave Mitchell, viceprezident pro vývoj aplikací, MTV Networks
Stránky pro spolupráci rovněž zvýšily produktivitu zaměstnanců usnadněním sdílení informací. Jednou ze skupin využívajících výhod této možnosti je skupina Distribuce a marketing obsahu (Content Distribution and Marketing), která, jak říká Mitchell, „vzala hotové funkce podpory spolupráce systému Office SharePoint Server a pracovala s nimi.“ Dalším velkým příznivcem těchto nástrojů pro spolupráci je Jacques Tortoroli, výkonný viceprezident a finanční ředitel společnosti MTV Networks, který na portálu provozuje vlastní blog. Vyšší efektivita informačních technologií Standardizace na platformě Office SharePoint Server 2007 zvýšila efektivitu Mitchellovy skupiny, zejména díky přesunutí odpovědnosti za publikovaný obsah na obchodní uživatele. „Jednou z magických věcí kolem systému Office SharePoint Server je možnost podporovat globální intranetový portál s pouhými čtyřmi nebo pěti lidmi,“ říká Mitchell. „V případech, kdy je nutná určitá úroveň přizpůsobení, odešlu práci do zahraničí a můj tým může pokračovat na vývoji nových funkcí, které lze využít ve všech stránkách. Takto můžeme zařídit přibližně 10 nových stránek za měsíc – často s tak nízkými náklady, že je často ani není nutné zpětně účtovat obchodní skupině. Po uvedení nové stránky je její každodenní správa prováděna vlastními obchodními uživateli stránky.“
Konsolidované řešení rovněž zlepšuje efektivitu Amirianovy skupiny pro technologie serverů a úložného prostoru, která provozuje datové centrum se systémem Office SharePoint Server 2007. „Standardizace pomocí systému Office SharePoint Server poskytla lepší možnosti přizpůsobení,“ říká Amirian. „Nejenže máme méně serverů, které je nutno spravovat, ale všechny můžeme podporovat stejným způsobem a jejich zálohování a obnovování je mnohem jednodušší. Systém Office SharePoint Server se velmi dobře hodil do naší stávající infrastruktury informačních technologií a snadno se integruje s dalšími technologiemi společnosti Microsoft, které již používáme. Je pro mne cenný, protože jej mohu podporovat stávajícími zdroji a sadami dovedností a v různých ekonomických podmínkách udržovat průběžné náklady na minimu.“ Rozšiřitelné prostředí Přestože řešení již tak přináší velké výhody, Mitchell říká, že to nejlepší teprve přijde. „Nyní máme portálovou platformu, která může růst spolu se společností,“ říká. „Díky silnému partnerství s podnikem máme za sebou první úspěchy a organizace informačních technologií se považuje za významného poskytovatele nové obchodní hodnoty. Skutečnost, že obchodní uživatelé sami přicházejí a ptají se "Můžeme tohle udělat se systémem SharePoint?“ je jasným indikátorem úspěchu. Znamená to, že podporujeme proces. Nestáváme se sami procesem.“
Další informace
Microsoft Office System
Další informace o produktech a službách společnosti Microsoft získáte telefonicky v oddělení Microsoft Sales Information Center na telefonním čísle (800) 4269400. V Kanadě se můžete obrátit na oddělení Microsoft Canada Information Centre na telefonním čísle (877) 5682495. Neslyšící zákazníci anebo zákazníci s poruchami sluchu mohou využít služeb textového telefonu společnosti Microsoft (TTY/TDD) na telefonním čísle (800) 8925234 v USA nebo (905) 568-9641 v Kanadě. Nacházíte-li se mimo 50 států USA a území Kanady, obraťte se prosím na místní pobočku společnosti Microsoft. Chcete-li získat přístup k informacím prostřednictvím sítě WWW (World Wide Web), přejděte na webovou adresu: www.microsoft.com
Systém Microsoft Office je přední podnikový systém pro práci s informacemi, poskytování programů, serverů a služeb, který přispívá k vašemu úspěchu tím, že transformuje informace do účinné formy. Další informace o systému Microsoft Office naleznete na webové adrese: www.microsoft.com/office
Další informace o společnosti MTV Networks získáte na webové stránce www.viacom.com/ourbrands/medianetwor ks/mtvnetworks/Pages/default.aspx
Software a služby
Tato případová studie slouží pouze k informativním účelům. SPOLEČNOST MICROSOFT V TOMTO SHRNUTÍ NEPOSKYTUJE ŽÁDNÉ ZÁRUKY, VÝSLOVNÉ ANI PŘEDPOKLÁDANÉ. Dokument byl publikován v dubnu 2008
Systém Microsoft Office 2007 − Microsoft Office SharePoint Server 2007
Portfolio produktů Microsoft Server − Windows Server 2003 − Microsoft SQL Server 2005
