KODE SOP/STMIK/SPMI/01 -007 DOKUMEN STANDAR
STANDARD OPERATING PROCEDURE
AREA
SURAT KETERANGAN PENGGANTIAN IJAZAH & TRANSKRIP YANG HILANG STANDAR KOMPETENSI LULUSAN
DIVISI
BAAK
JUDUL
TANGGAL DIKELUARKAN 01 Agustus 2015 Revisi 02
29 Juni 2015
STANDARD OPERATING PROCEDURE SURAT KETERANGAN PENGGANTIAN IJAZAH & TRANSKRIP YANG HILANG
Disiapkan oleh,
Diperiksa oleh,
Disahkan oleh,
Julita, S.Kom.
Meidyan Permata Putri, M.Kom.
Benedictus Effendi, S.T., M.T.
Pembantu Ketua 2
Sekretaris UPT - PM
Ketua STMIK PalComTech
STMIK PALCOMTECH Jln. Basuki Rahmat No. 05 Palembang 30127 Telpon: 0711 (358916), (359092)
DOKUMEN STANDAR
STANDARD OPERATING PROCEDURE
AREA
SURAT KETERANGAN PENGGANTIAN IJAZAH & TRANSKRIP YANG HILANG STANDAR KOMPETENSI LULUSAN
DIVISI
BAAK
JUDUL
KODE SOP/STMIK/SPMI/01 -007 TANGGAL DIKELUARKAN 01 Agustus 2015 Revisi 02
29 Juni 2015
A. TUJUAN Untuk membantu alumni yang membutuhkan arsip ijazah atau transkrip
B. RUANG LINGKUP Ruang lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dalam penggantian ijazah dan transkrip yang hilang 2. Pihak-pihak yang penggantian ijazah dan transkrip yang hilang
C. DEFINISI a. BAAK b. Surat c. Ijazah
d. Transkrip
: Biro Administrasi Akademik : Sarana komunikasi yang berisi informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain : Dokumen/sertifikat legal yang disahkan oleh negara sebagai tanda telah menyelesaikan suatu jenjang pendidikan : Salinan
D. KETENTUAN 1. Surat Keterangan Kehilangan yang dikumpulkan harus asli
E. PENANGGUNG JAWAB 1. Pembantu Ketua 2
F. PIHAK TERKAIT 1. BAAK 2. Keuangan
G. PROSES KERJA 1. Mulai 2. Alumni melapor ke BAAK untuk permintaan Salinan/Surat Keterangan Pengganti transkrip nilai dan atau ijazah
1
STMIK PALCOMTECH Jln. Basuki Rahmat No. 05 Palembang 30127 Telpon: 0711 (358916), (359092)
DOKUMEN STANDAR
STANDARD OPERATING PROCEDURE
AREA
SURAT KETERANGAN PENGGANTIAN IJAZAH & TRANSKRIP YANG HILANG STANDAR KOMPETENSI LULUSAN
DIVISI
BAAK
JUDUL
KODE SOP/STMIK/SPMI/01 -007 TANGGAL DIKELUARKAN 01 Agustus 2015 Revisi 02
29 Juni 2015
3. BAAK menjelaskan kepada alumni untuk membuat surat permohonan permintaan salinan/Surat Keterangan Pengganti transkrip nilai dan ijazah dengan melampirkan surat keterangan pendukung 4. Alumni menyerahkan keseluruhan persyaratan kepada BAAK 5. BAAK melapor kepada PK2 dengan membawa data pendukung 6. PK2 mengecek validasi surat keterangan dari kepolisian dan data pendukung lainnya 7. Bila permintaan salinan/Surat Keterangan Pengganti transkrip nilai atau ijazah disetujui oleh pimpinan maka baak memfotokopi arsip ijazah dan transkrip tersebut sebanyak 1 lembar untuk diberikan kepada alumni atau membuat Surat Keterangan Pengganti Ijazah/Transkrip. Bila tidak disetujui, maka baak memberikan penjelasan kepada alumni tentang permintaan salinan/Surat Keterangan Pengganti ijazah atau transkripnya belum dapat disetujui 8. Selesai
2
KODE SOP/STMIK/SPMI/01 -007 DOKUMEN STANDAR
TANGGAL DIKELUARKAN
STANDARD OPERATING PROCEDURE
AREA
SURAT KETERANGAN PENGGANTIAN IJAZAH & TRANSKRIP YANG HILANG STANDAR KOMPETENSI LULUSAN
DIVISI
BAAK
JUDUL
01 Agustus 2015 Revisi 02
29 Juni 2015
H. BAGAN PROSES Divisi Kegiatan Alumni melapor ke BAAK untuk permintaan Salinan/Surat Keterangan Pengganti transkrip nilai dan atau ijazah. BAAK menjelaskan kepada alumni untuk membuat surat permohonan permintaan salinan/Surat Keterangan Pengganti transkrip nilai dan ijazah dengan melampirkan surat keterangan pendukung. Alumni menyerahkan keseluruhan persyaratan kepada BAAK.
Dokumen Alumni
BAAK
1
2
3
4
PK 2
Waktu
Pimpinan -
10 menit
Surat Pendukung kehilangan dari kepolisian
10 menit
Surat Keterangan Kehilangan
1 hari
STMIK PALCOMTECH
KODE
Jln. Basuki Rahmat No. 05 Palembang 30127 Telpon: 0711 (358916), (359092)
DOKUMEN STANDAR
STANDARD OPERATING PROCEDURE
AREA
SURAT KETERANGAN PENGGANTIAN IJAZAH & TRANSKRIP YANG HILANG STANDAR KOMPETENSI LULUSAN
DIVISI
BAAK
JUDUL
BAAK melapor kepada PK2 dengan membawa data pendukung
SOP/STMIK/SPMI/01 -007 TANGGAL DIKELUARKAN 01 Agustus 2015 Revisi 02
29 Juni 2015
5
Surat Keterangan Kehilangan
10 menit 1 jam
6
Surat Keterangan Kehilangan Surat Keterangan Kehilangan
1 hari
PK2 mengecek surat keterangan kehilangan
Bila permintaan salinan/Surat Keterangan Pengganti transkrip nilai atau ijazah disetujui oleh pimpinan maka baak memfotokopi arsip ijazah dan transkrip tersebut sebanyak 1 lembar untuk diberikan kepada alumni atau membuat Surat Keterangan Pengganti Ijazah/Transkrip. Bila tidak disetujui, maka baak memberikan penjelasan kepada alumni tentang permintaan salinan/Surat Keterangan Pengganti ijazah atau transkripnya belum dapat disetujui.
8
4
7
KODE SOP/STMIK/SPMI/01 -007 DOKUMEN STANDAR
STANDARD OPERATING PROCEDURE
AREA
SURAT KETERANGAN PENGGANTIAN IJAZAH & TRANSKRIP YANG HILANG STANDAR KOMPETENSI LULUSAN
DIVISI
BAAK
JUDUL
TANGGAL DIKELUARKAN 01 Agustus 2015 Revisi 02
I. DOKUMEN TERKAIT 1. Surat Keterangan Kehilangan (dari Kepolisian, dari RT/Lurah/Camat)
5
29 Juni 2015