STANDARD OPERATING PROCEDURE SURAT KELUAR

KODE SOP/STMIK/SPMI/07 -013 DOKUMEN STANDAR

STANDARD OPERATING PROCEDURE

JUDUL AREA

SURAT KELUAR STANDAR KOMPETENSI LULUSAN

DIVISI

BAAK

TANGGAL DIKELUARKAN 01 Agustus 2015 Revisi 02

29 Juni 2015

STANDARD OPERATING PROCEDURE SURAT KELUAR

Disiapkan oleh,

Diperiksa oleh,

Disahkan oleh,

Julita, S.Kom.

Meidyan Permata Putri, M.Kom.

Benedictus Effendi, S.T., M.T.

Pembantu Ketua 2

Sekretaris UPT - PM

Ketua STMIK PalComTech

STMIK PALCOMTECH Jln. Basuki Rahmat No. 05 Palembang 30127 Telpon: 0711 (358916), (359092)

DOKUMEN STANDAR


JUDUL AREA


DIVISI

BAAK

KODE SOP/STMIK/SPMI/07 -013 TANGGAL DIKELUARKAN 01 Agustus 2015 Revisi 02

29 Juni 2015

A. TUJUAN Merupakan proses pencetakan surat keluar dengan mengajukan form permohonan pengajuan surat oleh mahasiswa ke BAAK.

B. RUANG LINGKUP Ruang lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dalam menerima surat keluar 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses distribusi surat keluar

C. DEFINISI a. BAAK b. Surat c. d. e. f.

Kaprodi MTK Online Student Portal

: Biro Administrasi Akademik : Sarana komunikasi yang berisi informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain : Kepala Program Studi : Mata Kuliah : Secara Online : Portal yang dikhususkan untuk Kegiatan Mahasiswa.

D. KETENTUAN 1. Surat Keluar dapat diambil satu hari setelah pengajuan

E. PENANGGUNG JAWAB 1. Pembantu Ketua 2

F. PIHAK TERKAIT 1. Ketua 2. Ka. BAAK 3. BAAK

G. PROSES KERJA 1. Mulai

1


DOKUMEN STANDAR


JUDUL AREA


DIVISI

BAAK


29 Juni 2015

2. Mahasiswa mengunduh form permohonan pengajuan surat di student portal 3. Mahasiswa mengisi form pengajuan surat tersebut 4. Mahasiswa menyerahkan form yang telah diisi lengkap ke BAAK 5. BAAK memeriksa kebenaran data-data tersebut disesuaikan dengan yang ada di Fitur profil Mahasiswa dan kelengkapan persyaratan dikeluarkannya surat, seperti : - Surat keterangan mahasiswa jika mahasiswa tersebut harus berstatus aktif pada semester saat surat diajukan - Surat keterangan cuti jika mahasiswa tersebut harus sudah melakukan proses pengajuan cuti - Surat keterangan berhenti jika mahasiswa tersebut harus sudah melakukan proses pengajuan berhenti - Surat Tugas jika mahasiswa atau staf yang ditugaskan telah mendapat persetujuan dari Ketua - Surat pengantar PKL/ Riset jika mahasiswa tersebut sudah diberikan izin PKL/Riset dan sudah menyelesaikan administrasi PKL/Riset - Surat Keaslian ijazah jika mahasiswa tersebut benar merupakan alumni yang telah diwisuda dan diberikan ijazah serta transkrip - Surat Keterangan Akreditasi ijazah jika mahasiswa tersebut benar merupakan alumni yang telah diwisuda dan diberikan ijazah serta transkrip - Fotokopi sertifikat akreditasi jika mahasiswa tersebut melampirkan bukti pendukung kepentingan penggunaan sertifikat akreditasi BANPT - Surat Keterangan lulus dan Transkrip sementara jika mahasiswa tersebut sudah dinyatakan lulus ujian komprehensif, sudah mengumpulkan semua berkas kelengkapan wisuda dan menyelesaikan semua administrasi 6. BAAK mencetak surat tersebut dengan kop surat kemudian diparaf Staf BAAK yang membuat, paraf KA. BAAK, PK2 & tanda tangan pimpinan 7. BAAK memberikan surat tersebut kepada mahasiswa atau staf yang dituju dengan mengisi form tanda terima surat 8. Selesai

2



JUDUL AREA


DIVISI

BAAK


29 Juni 2015

H. BAGAN PROSES Kegiatan Mahasiswa mengunduh form permohonan pengajuan surat di student portal

Devisi Mahasiswa

BAAK

PK 2

Pemimpin

Dokumen Form

Waktu 10 Menit

Pengajuan

1

Surat Mahasiswa mengisi form pengajuan surat tersebut

Form 2

5 Menit

Pengajuan Surat

Mahasiswa menyerahkan form yang telah diisi lengkap ke BAAK

Form 3

5 Menit

Pengajuan Surat

BAAK memeriksa kebenaran data-data tersebut disesuaikan dengan yang ada di Fitur profil Mahasiswa dan kelengkapan persyaratan dikeluarkannya surat

Form 4

3

Pengajuan Surat

15 Menit


DOKUMEN STANDAR


JUDUL AREA


DIVISI

BAAK

BAAK mengisi Buku penomoran surat keluar dan mencetak surat dengan kop surat kemudian diparaf Staf BAAK yang membuat, paraf KA.BAAK, PK2 & tanda tangan pimpinan. BAAK menstempel surat dan scan surat


29 Juni 2015 Surat Keluar,

5

1 Hari

Buku 6

7

penomoran surat keluar Surat Keluar

30 menit

Surat Keluar,

1 hari

8 BAAK memberikan surat tersebut kepada mahasiswa atau staf yang dituju dengan mengisi form tanda terima surat

Buku tanda

9

terima surat keluar

4



JUDUL AREA


DIVISI

BAAK

I. DOKUMEN TERKAIT 1. Buku penomoran surat 2. Form Pengajuan surat 3. Buku tanda terima surat keluar

5


29 Juni 2015

STANDARD OPERATING PROCEDURE SURAT KELUAR

Recommend Documents