Standard Aan de slag
WeFact B.V. Kuiper 7a 5521 DG Eersel Nederland
w: www.wefact.nl e:
[email protected]
September, 2012
1. Een debiteur aanmaken Debiteur toevoegen Een nieuwe debiteur maakt u aan door in het menu te gaan naar “Relaties“ en klik in de geopende pagina op de knop “Nieuwe debiteur“.
Bestaande debiteur toevoegen Een bestaande debiteur maakt u hetzelfde aan als een nieuwe debiteur. Echter dient u handmatig het debiteurnummer op te geven. Op de aanmaakpagina vindt u rechtsboven het standaard gegenereerde debiteurnummer:
Wanneer u op dit nummer klikt (in het voorbeeld “DB00001“) dan verschijnt er een tekstveld waar u zelf het nummer kan invullen:
Heeft u al veel bestaande debiteuren? Neem dan contact met ons op om te kijken wat we voor u kunnen betekenen om alle debiteuren te importeren.
WeFact Standard Aan de slag
2
2. Een factuur aanmaken Factuurregels van volgorde veranderen of verwijderen Wanneer uw factuur uit meerdere factuurregels bestaat en u de volgorde van de factuurregels wilt veranderen of een regel wilt verwijderen, kunt u dit doen door uw muis op een willekeurige plek op de factuurregel te houden. Aan de linkerkant vindt u de mogelijkheid om de factuurregel te verslepen (muis ingedrukt houden). Aan de rechterkant vindt u de mogelijkheid om een kortingspercentage voor de factuurregel in te vullen of de factuurregel te verwijderen.
Witregel tussen factuurregel Een witregel tussen factuurregels kunt u realiseren door een factuurregel leeg te laten (tussen de twee betreffende factuurregels).
Bestaande factuur toevoegen Heeft u al facturen verstuurd, dan kunt u deze uiteraard nog in WeFact Standard toevoegen. Ga in het menu naar “Facturen“ en klik vervolgens op de knop “Nieuwe factuur“. Standaard heeft de factuur de status “Concept“ (dit ziet u rechts bovenaan de pagina) en heeft dus nog geen echt factuurnummer en factuurdatum. Klik bij de datum op “<< datum van verzenden >>“. Een dialog venster zal verschijnen waarin u de status, het factuurnummer en de factuurdatum kunt opgeven:
Op klikken:
Na het klikken op de knop “Bevestigen“ kunt u de factuurregels invullen en de factuur opslaan. De factuur wordt nooit automatisch verstuurd. Bij het toevoegen van bestaande facturen ontvangt de klant dus niet nog een keer de factuur. Wil u de factuur wel nog een keer versturen, dan kunt u na het toevoegen op de actieknop “Versturen“ bovenaan de pagina te klikken.
WeFact Standard Aan de slag
3
3. Huisstijl aanpassen De huisstijl omvat PDF documenten en e-mail berichten. Wanneer u bijvoorbeeld een factuur per e-mail verstuurd zal het e-mail bericht ‘Factuur‘ gebruikt worden met als bijlage de PDF ‘Factuur‘. U bent vrij om de huisstijl naar eigen inzicht aan te passen. Ga hiervoor in het menu naar “Mijn instellingen“ en vervolgens in het submenu “Huisstijl“. Op de geopende pagina vindt u in de linkerkolom de PDF documenten en in de rechterkolom de e-mail berichten:
Eigen logo gebruiken Ga in het menu naar “Mijn instellingen“ en kies in het submenu “Bedrijfsgegevens“. Hier kunt u uw logo uploaden:
Op klikken:
PDF: Gegevens wel/niet laten zien U kunt zelf bepalen welke gegevens u wilt laten zien. Wanneer u klikt op het onderdeel verschijnt er een venster waar u gegevens kunt toevoegen (klik op de beschikbare regel in de linkerkolom), verwijderen (klik op het kruisje voor de regel) of van volgorde veranderen (klik op het icoontje achter de regel en houdt uw muis ingedrukt tijdens het slepen):
WeFact Standard Aan de slag
Op klikken:
4
PDF: Klantadres positioneren voor het envelop venster Bij het bewerken van een PDF document vindt u aan de rechterkant van de pagina de mogelijkheid “Klantadres positioneren“. Een aantal veel gebruikte enveloppen zijn al voorgedefinieerd, maar u kunt ook zelf de afmetingen opgeven.
PDF: Briefpapier gebruiken Indien u briefpapier heeft kunt u dit briefpapier ook gebruiken binnen WeFact Standard. De werking is hetzelfde als wanneer u uw briefpapier in uw printer legt. Bij het maken van een factuur zal WeFact Standard uw briefpapier openen en daarover alle gegevens zetten. U kunt uw briefpapier toepassen door een PDF document te bewerken. Aan de rechterkant van de pagina vindt u de mogelijkheid “PDF-bestand briefpapier“. Hier kunt u uw A4 briefpapier in PDF formaat kiezen.
WeFact Standard Aan de slag
5
4. Meer informatie Heeft u vragen of zijn er onduidelijkheden, neem dan contact met ons op via:
[email protected]
WeFact Standard Aan de slag
6
