STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUBBAG UMUM BNN KOTA MATARAM

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP) SUBBAG UMUM BNN KOTA MATARAM KEGIATAN PENGADMINISTRASIAN UMUM 1.

SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK

2.

SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR

3.

SOP PENOMORAN SURAT

4.

SOP PENGGANDAAN DOKUMEN

5.

SOP FAKS MASUK

6.

SOP PEMINJAMAN ARSIP

7.

SOP PENATAAN BERKAS ARSIP

8.

SOP RETENSI ARSIP

FLOWCHART SOP PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK

MULAI

MENERIMA SURAT MASUK PEMILAHAN SURAT ATAS SURAT PRIBADI DAN SURAT DINAS PENGAGENDAAN SURAT PRIBADI

PENGAGENDAAN SURAT DINAS PEMERIKSAAN SURAT

PENYAMPAIAN SURAT PRIBADI KEPADA YBS

DISPOSISI PETUNJUK DARI KEPALA BNN KOTA MATARAM MEMERIKSA DAN MELAKSANAKAN DISPOSISI DISTRIBUSI SURAT

PEMBUATAN SURAT BALASAN

SELESAI

PENGARSIPAN

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Dasar Hukum:

Disahkan Oleh Nama SOP

ADMINISTRASI SURAT MASUK

Kualifikasi Pelaksana:

1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kot Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

Peringatan:

1. Alat Tulis Kantor 2. Komputer dan printer 3. Buku Agenda dan Lembar Disposisi 4. Buku Ekspedisi Pencatatan dan Pendataan:

1. Agar tidak terjadi keterlambatan pelayanan administratif surat masuk. 2. Adanya surat yang tidak melalui Subbag Umum. 3. SOP dapat terlaksana bila pejabat terkait ada ditempat dan siap melaksanakan pekerjaan. Cara mengatasi: 1. Koordinasi dengan petugas security/receptionis penerima surat 2. Mengeluarkan surat teguran / peringatan.

1. Kepala BNN Kota Mataram 2. Kasubbag Umum 3. Pengadministrasi Umum

1. Pencatatan surat masuk pada buku agenda 2. Pencatatan disposisi petunjuk pada buku agenda

No

Kegiatan

Pelayanan Pengadmi Subbag nistrasi Umum Umum

Kasubag Umum

Kepala BNN Kota Mataram

Para Kasi

Pengolah Data

Pegawai BNN Kota Mataram

Mutu Baku Ket. Kelengkapan

Waktu

Output

5 menit Adanya penanggung jawab penerima Surat Masuk

1. Petugas Layanan Subbag Umum BNN Kota Mataram menerima surat, memilah Surat atas surat pribadi dan surat dinas. Petugas Layan Subbag Umum BNN Kota Mataram menyerahkan kepada Petugas Pengadministrasi Umum. Mengembalikan Surat jika salah alamat/salah kirim. 2. Pengadministrasi Umum mencatat dalam buku agenda, melampirkan lembar disposisi pada surat dan meneruskan surat kepada Kasubag Umum. Untuk Surat Pribadi disampaikan pada yang bersangkutan.

1. ATK 2. Surat 3. Lembar disposisi

1. Surat 2. Lembar disposisi 3. Buku Agenda 4. Buku Ekspedisi

15 menit

1. Surat Dinas Masuk mendapat nomor dan tanggal surat masuk. 2. Surat Masuk terklasifikasi dan terdata dalam buku agenda. 3. Surat Pribadi disampaikan dengan bukti tanda terima pada buku ekspedisi

3. Kasubag Umum memeriksa dan di teruskan kepada Kepala BNN Kota Mataram untuk mendapat persetujuan /petunjuk..

1. Surat 2. Lembar disposisi

15 menit

Disposisi

4. Kepala BNN Kota Mataram mengembalikan surat yang telah di disposisi kepada Kasubag Umum untuk ditindak lanjuti. 5. Kasubag Umum memeriksa disposisi petunjuk Kepala BNN Kota Mataram dan menyerahkan Surat kepada Pengadministrasi Umum untuk dicatat dan didistribusikan sesuai petunjuk. 6. Pengadministrasi Umum mencatat disposisi petunjuk/ menggandakan dan mendistribusikan sesuai disposisi Kepala BNN Kota Mataram.

7. Para Kasi menerima Surat dan sesuai disposisi Kepala BNN Kota Mataram dan menindaklanjuti sesuai petunjuk. Pengolah Data membuat konsep surat balasan sesuai petunjuk. Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram mengarsipkan Surat Asli.

1

1

1


15 menit

1. Arahan/perintah, 2. Disposisi Petunjuk


10 menit

Disposisi / Bahan konsep surat balasan

1. ATK 2. Surat 3. Lembar disposisi 4. Buku Agenda 5. Konsep Surat 1. Surat 2. Lembar Disposisi, 3. Konsep surat

15 menit

Disposisi Surat Masuk tercatat dalam buku agenda Penggandaan Surat

20 menit

1. Arsip Surat 2. Konsep surat balasan. 3. bukti tanda terima pada buku ekspedisi

1 Jam 35 Menit

1

: Berpindah ke aktifitas SOP Surat Keluar


Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013

FLOWCHART SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR

MULAI

KONSEP SURAT

PEMERIKSAAN KONSEP SURAT SERTA PEMBUBUHAN PARAF TANDA TANGAN PIMPINAN

PENOMORAN DAN PENCATATAN SURAT KELUAR PENGIRIMAN SURAT

SELESAI

ARSIP


Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: 1. SOP Pelayanan Administratif Surat Masuk Subbag Umum. 2. SOP Tata Naskah 3. SOP Penataan Arsip


ADMINISTRASI SURAT KELUAR

Kualifikasi Pelaksana: 1. Kepala BNN Kota Mataram 2. Kasubbag Umum 3. Pengadministrasi Umum

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor 2. Komputer dan printer 3. Buku Agenda dan Lembar Disposisi

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. Agar tidak terjadi keterlambatan pelayanan administratif surat keluar. 2. Adanya surat yang tidak melalui Subbag Umum. 3. SOP dapat terlaksana bila pejabat terkait ada ditempat dan siap melaksanakan pekerjaan. Cara mengatasi: 1. Mengeluarkan surat teguran / peringatan.

1. Pencatatan surat keluar pada buku agenda

No

Kegiatan

1. Petugas Pengolah Data membuat konsep surat sesuai disposisi petunjuk atau arahan/ perintah pimpinan. 2. Petugas Pengolah Data menyerahkan konsepan surat keluar kepada pimpinan (konseptor surat) untuk diperiksa dan dibubuhi paraf jika ada perbaikan untuk segera diperbaiki dan diajukan kembali. Surat yang telah terparaf oleh Pengolah data diserahkan kepada kasubbag Umum untuk diperiksa. 3. Kasubag Umum memeriksa Konsep Surat Keluar dan di teruskan kepada Kepala BNN Kota Mataram untuk mendapat persetujuan. 4. Kepala BNN Kota Mataram menyetujui dan mengembalikan konsep surat kepada Kasubbag Umum. 5. Kasubbag Umum memeriksa surat dan memerintahkan pengadministrasi umum untuk mengagendakan surat. Keluar. Untuk Surat yang membutuhkan tandatangan

Pengol Para Kasi ah Data

Pelayanan Kepala Penga Subbag Kasubag BNN dminis Umum Umum Kota trasi BNN Kota Mataram Umum Mataram

Bagian Umum Settama BNN

Mutu Baku Kelengkapan

Waktu

1. ATK 2. Konsep Surat 3. Komputer

15 menit

Konsep Surat

1. ATK 2. Konsep Surat

15 menit

Konsep Surat Dinas yang terparaf konseptor.

15 menit

Konsep Surat Dinas yang terparaf Kasubbag Umum



1

Output

5 menit Konsep Surat Dinas ditandatangani /paraf Ka BNN Kota Mataram

5 menit Konsep Surat Dinas 1. ATK 2. Surat Keluar ditandatangani /paraf Ka BNN Kota Mataram

Kepala BNN/ Sekretaris Utama BNN surat di teruskan ke Bagian TU Settama BNN 6. Pengadministrasi Umum mencatat surat pada buku agenda surat keluar dan membubuhi nomor , tanggal dan cap pada jenis surat tertentu. Pengadministrasi umum menyerahkan surat kepada pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram untuk dikirim dan menggandakan serta diarsipkan. 7. Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram mengirimkan surat , menggandakan dan mengarsipkan surat keluar.

1 1

1. ATK 2. Buku Agenda 3. Cap Stempel

15 menit

1. Buku Ekspedisi 2. Mesin Fotocopy

15 menit

Surat Keluar yang terdata di Buku Agenda Surat Keluar yang telah di nomori, diberi tanggal dan di cap stempel (untuk surat tertentu)

1. Terdatanya surat keluar yang terkirim di buku ekspedisi. 2. Arsip Surat Keluar.

1 Jam 25 Menit

8.

1

: Berpindah aktifitas ke SOP Administrasi Persuratan BNN



FLOWCHART SOP PENATAAN BERKAS ARSIP

MULAI

PENERIMAAN ARSIP MASUK

PENGKLSIFIKASIAN ARSIP

MENGINDEKS ARSIP

MENENTUKAN INDEKS BERKAS

PENATAAN BERKAS DALAM BOKS/DOOS BERDASARKAN KLASIFIKASI ARSIP PENYUSUNAN KARTU KENDALI ARSIP

SELESAI


Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: 1. SOP Retensi Arsip


PENATAAN BERKAS ARSIP


Peralatan/Perlengkapan: Dafftar klasifikasi arsip, agenda arsip, rak arsip, folder, kartu kendali, doos/boks arsip

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Arsip disusun berdasarkan daftar klasifikasi surat, yang berisikan pengelompokan berdasarkan rincian masalah dan pelaksanaan fungsi dan kegiatan.

1.

Daftar arsip

2.

Daftar klasifikasi arsip

No

Kegiatan

Pengadminis Kasubbag trasi umum / Umum Arsiparis


Kelengkapan

1. Penerimaan Arsip Masuk.

Arsip, Daftar Klasifikasi arsip

2. Mengklasifikasi Arsip.

Arsip, Daftar Klasifikasi arsip

3. Mengindeks Arsip.

Arsip, lembar indeks arsip Berkas arsip, daftar indeks arsip berkas yang tersesuaikan apakah dalam bentuk dossier, rubrik atau seri. Berkas arsip, boks arsip,rak arsip.

4. Menentukan Indeks Berkas (titel).

5. Penataan Arsip dalam doos/boks arsip serta penyusunannya pada rak arsip berdasarkan kode klasifikasi arsip 6. Penyusunan kartu kendali

7. Pelaporan Bulanan dan tahunan kepada Kasubag Umum dan Ka BNN Kota Mataram.

Keterang an

Mutu Baku

Daftar arsip, Kode klasifikasi arsip. Komputer

Waktu

Output

15 menit Terkumpulnya arsip statis dari unit pengolah ke unit arsiparis TU 10 menit Terklasifikasinya arsip Berdasarkan klasifikasi arsip fasilitatif 15 menit Terbedakannya arsip/ surat dengan yang lainnya dalam satu berkas 15 menit Terwujudnya tanda pengenal

30 menit Tersusunnya penataan arsip berdasarkan kode Klasifikasi arsip 15 menit Terwujudnya kartu kendali arsip guna mempermudah pencarian arsip 1 Bulan Laporan Arsip Sekali

1 Jam 25 Menit



FLOWCHART SOP PENGGANDAAN DOKUMEN

MULAI

PENGAJUAN PENGGANDAAN DOKUMEN MENGGANDAKAN DOKUMEN MENGHITUNG JUMLAH DOKUMEN YANG DIGANDAKAN MENYERAHKAN DOKUMEN YANG TELAH DIGANDAKAN KEPADA PEMOHON

SELESAI


Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: 1. SOP Penataan Berkas Arsip

Peringatan: Keterlambatan permintaan kertas pada kondisi kertas habis, dapat menghambat penggandaan dokumen


PENGGANDAAN DOKUMEN (FOTOCOPY)/ DIGITAL


Peralatan/Perlengkapan: Mesin fotokopi, Risograph, Kertas, Agenda penggandaan dokumen, formulir penggandaan dokumen, meja, kursi, pensil, ATK. Pencatatan dan Pendataan: 1. Agenda arsip surat 2. Formulir peminjaman arsip

No

Kegiatan

Pemohon

Pengad ministra Kasubbag si Umum Umum

Pengolah Data

Kelengkapan

Waktu

1. Mengajukan Penggandaan Dokumen

Formulir Penggandaan Dokumen yang telah ditandatanga ni sebagai pemohon

10 menit

2. Memverifikasi permohonan Penggandaan dokumen

Formulir permohonan penggandaan dokumen ditandatangani Kasubag TU Formulir Penggandaan Dokumen, Agenda Penggandaan Dokumen Dokumen yang akan digandakan

5 menit

3. Mencatat Permohonan Penggandaan Dokumen 4. Menggandakan Dokumen (Hardcopy/Softcopy) 5. Menghitung jumlah dokumen Yang digandakan 6. Mencatat Jumlah dokumen yang telah digandakan 7. Menyerahkan dokumen yang telah digandakan kepada pemohon.

Keterang an

Mutu Baku

Dokumen yang akan digandakan

Output 1.

Terisinya formulir penggandaan dokumen 2. Terwujudnya tanda bukti permohonan penggandaan dokumen. Tertandatanganinya Formulir permohonan penggandaan barang.

5 menit

Terdatanya informasi pemohon Penggandaan Dokumen

10 menit

Terlaksananya permohonan penggandaan Dokumen

5 menit

Terpastikannya jumlah Dokumen yang digandakan

5 menit

Terkendalinya jumlah Kertas yang terpakai

2 menit

Terlaksananya Permohonan Penggandaan dokumen

42 Menit


Drs. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013

FLOWCHART SOP PENOMORAN SURAT

MULAI

PENGAJUAN PENOMORAN SURAT KLASIFIKASI SURAT ATAS JENIS PENOMORAN SURAT (SURAT KELUAR, NOTA DINAS, SPRIN, SURAT TUGAS)

PENOMORAN SURAT

PENGGANDAAN SURAT GUNA PENGARSIPAN

SELESAI

ARSIP



Peringatan: 1.

2.

Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah dua rangkap untuk Arsip Subbag Umum


PENOMORAN SURAT


Peralatan/Perlengkapan: Meja, Pensil, Pena, Kursi, Komputer, Printer, Konsep Surat, Buku Kendali Surat Keluar, Agenda Arsip surat keluar,

Pencatatan dan Pendataan: 1. Buku Kendali Surat Keluar 2. Buku Ekspedisi Surat 3. Agenda Arsip Surat Keluar

No

Kegiatan

1. Pengajuan Penomoran Surat

2. Pemilahan surat atas Jenis Penomoran Surat (Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas) 3. Penomoran Surat

4. Penggandaan Surat guna pengarsipan dan pengiriman

Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram

Pengadministrasi Umum

Keterangan


Waktu

Output

Surat Keluar yang telah ditandatangani Pejabat Surat Keluar yang telah ditandatangani Pejabat Buku Kendali Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas Surat Keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat

15 Menit

Tersusunnya secara urut suratsurat yang siap dengan penomoran sesuai kartu kendali

15 Menit

Terklasifikasinya surat hingga penomorannya

10 Menit

Terciptanya surat keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat

10 Menit

Tersedianya Arsip Surat pada tata usaha dan tercatat pada buku ekspedisi bukti pengiriman surat.

50 Menit



FLOWCHART SOP FAKS MASUK

MULAI

PENERIMAAN FAKS MASUK

PEMBERIAN NOMOR DAN TANGGAL MASUK TERHADAP FAKS YANG DITERIMA PENYAMPAIAN LEMBAR FAKS KEPADA PEJABAT TUJUAN FAKS

SELESAI

ARSIP


Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: 1. SOP Penomoran Surat

Peringatan: Kealpaan/keterlambatan permintaan nomor dan tanggal surat masuk atas facsimile yang diterima mengakibatkan kesalahan dalam pengagendaan surat masuk dan akan menjadi kendala ketika surat akan dimintakan kembali.


FAKS MASUK


Peralatan/Perlengkapan: Buku kendali surat masuk, meja, kursi, pensil, agenda surat, komputer, ATK, faksimili, lembar disposisi surat. Pencatatan dan Pendataan: 1. Pengagendaan surat masuk 2. Arsip Surat Masuk

No

Kegiatan

Pelayanan Subbag Umum Pengadministrasi BNN Kota Umum Mataram

Keterangan


Waktu

1. Menerima Faks Masuk

Daftar faks masuk

5 Menit

2. Pemberian Nomor dan tanggal Surat Masuk terhadap faks yang diterima. 3. Penggandaan Surat guna pengarsipan dan pengagendaan.

Faks Masuk, Daftar Faks Masuk Surat Keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat

15 Menit 10 Menit

Output Tersusunnya secara urut suratsurat yang siap dengan penomoran sesuai kartu kendali Terklasifikasinya surat hingga penomorannya Tersedianya Arsip Surat pada Unit Pengolah dan Unit Subbag Umum.

30 Menit



FLOWCHART SOP PEMINJAMAN ARSIP

MULAI

PENGAJUAN PEMINJAMAN ARSIP

PENCATATAN PEMINJAMAN ARSIP PEMINJAMAN ARSIP

MENERIMA ARSIP YANG TELAH DIKEMBALIKAN

MEMERIKSA KELENGKAPAN ARSIP YANG TELAH DIKEMBALIKAN PENGEMBALIAN ARSIP KEPENYIMPANAN SEMULA

SELESAI

PENCARIAN ARSIP OLEH ARSIPARIS



Peringatan: 1. Arsip dapat dipinjamkan dengan rentang waktu tidak lebih dari 3 jam, lebih dari itu dikhawatirkan arsip akan sulit dipertanggungjawabkan, 2. Kartu Tanda Penduduk/Kartu Indentitas peminjam arsip agar ditinggal dalam buku peminjaman selama arsip belum dikembalikan sebagai jaminan pengembalian arsip.


PEMINJAMAN ARSIP


Peralatan/Perlengkapan: Agenda arsip surat, formulir peminjaman arsip, meja, kursi, pensil, komputer, ATK,

Pencatatan dan Pendataan: 1. Agenda arsip surat 2. Formulir peminjaman arsip

No

Kegiatan

1. Penerimaan Pengajuan Peminjaman arsip

Pemohon

Pengadministrasi Umum

Keterangan


Waktu

Output

Formulir Peminjaman arsip

10 Menit

Daftar arsip

20 Menit

Formulir peminjaman arsip, Agenda Peminjaman Arsip

30 Menit

Terdatanya informasi peminjam arsip dan arsip yang dipinjam

15 Menit

3. Menerima arsip yang telah dikembalikan

Formulir peminjaman arsip, Folder tempat arsip yang dipinjam Formulir Pengembalian Arsip

4. Memeriksa kelengkapan dan Keadaan arsip secara berkala

Arsip, Data Arsip/

60 Menit

Tergantikannya arsip yang dipinjam dengan formulir yang telah diisi oleh peminjam arsip. Terdatanya bahwa arsip yang dipinjam telah dikembalikan 1. Terwujudnya pengembalian arsip pada folder/tempat dimana arsip itu berasal 2. Dapat dipastikan arsip dalam keadaan baik dan lengkap

2. Pencatatan Peminjaman Arsip dan Peminjaman Arsip

10 Menit

1.

Terisinya formulir penimjaman arsip 2. Terwujudnya tanda bukti permohonan peminjaman arsip Penemuan kembali arsip yang dibutuhkan



FLOWCHART SOP RETENSI ARSIP

MULAI

FOLDER ARSIP PEMINDAHAN ARSIP STATIS IN-AKTIF PENGECEKAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP

PENUNDAAN

PERMOHONAN PERSETUJUAN PEMUSNAHAN ARSIP PENGISIAN DAFTAR PERTELAAN PEMUSNAHAN ARSIP PENGISIAN BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP PEMUSNAHAN ARSIP SELESAI

KEPALA BNNK Mataram

YA

TIDAK

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Dasar Hukum:

Nama SOP

Kualifikasi Pelaksana:

1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: 1. SOP Penataan Berkas Arsip 2. SOP Arsip Bersejarah Peringatan: 1.

2. 3.

Pemusnahan Surat hanya dapat dilakukan atas persetujuan Kepala BNN Kota Mataram sebagai Penanggung Jawab kearsipan Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip, Daftar Pertelaan Pemusnahan Arsip sebagai pertanggungjawaban arsiparis terhadap arsip yang dimusnahkan.

RETENSI ARSIP

1. Kepala BNN Kota Mataram 2. Kasubbag Umum 3. Pengadministrasi Umum

Peralatan/Perlengkapan: Agenda Arsip Surat, ATK, lembar berita acara pemindahan arsip, alat penghancur kertas,lembar jadwal retensi arsip, lembar permohonan persetujuan pemusnahan arsip, lembar berita acara pemusnahan arsip Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4.

Berita Acara Pemindahan Arsip Jadwal Retensi Arsip Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip Berita Acara Pemusnahan Arsip.

No

Kegiatan

1. Pemindahan Arsip statis

Pengadminis trasi Umum

Kepala Subbag Umum


Keterangan


Waktu

Arsip Stasis, Berita Acara Pemindahan Arsip

1 Hari

Berita Acara Pemindahan Arsip

2 Jam

2. Pengecekan Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip

2 x 24 Jam

3. Permohonan Persetujuan Pemusnahan arsip

Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip yang ditujukan kepada Kepala Subbag Umum

1 Jam

Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip yang ditujukan kepada Ka BNN Kota Mataram

1 Jam

Formulir Pertelaan Pemusnahan Arsip

15 Menit

4. Pengisian Daftar Pertelaan

Output Terkumpulnya 5 Tahun Sekali arsip statis dari unit pengolah ke unit arsiparis Subbag Umum Terparafnya Berita Acara Pemindahan Arsip 1. Terdatanya arsip berdasarkan urgensi dan jadwal retensinya 2. Terdatanya arsip statis yang bernilai sejarah Terpantaunya secara hirarkis arsiparsip yang Akan dimusnahkan. Terdatanya bahwa arsip yang dipinjam telah dikembalikan Terisinya Daftar Pertelaan Pemusnahan

Arsip 5. Pengisian Berita Acara Pemusnahan Arsip

Daftar Berita Acara Pemusnahan Arsip

15 Menit

6. Pemusnahan Arsip

Persetujuan atasan, Arsip in Aktif yang akan dimusnahkan

1 Jam

Terisinya Berita Acara Pemusnahan Arsip Termusna hkannya Arsip In Aktif yang telah tidak terpakai

Arsip yang dimusnahkan harus benar-benar musnah.

3 Hari 5 Jam 30 Menit



STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUBBAG UMUM BNN KOTA MATARAM

Recommend Documents