stand van zaken regionale werking regio Midden-West-Vlaanderen

M I D W E S TO V E R L E G burgemeesters regio Roeselare-Tielt

stand van zaken regionale werking regio Midden-West-Vlaanderen 2010-2013

Interlokale Vereniging Associatie Midwest

Redactie: Saskia Verriest Contact Midwestoverleg – ILV Associatie Midwest: Peter Benoitstraat 13 8800 Roeselare Coördinator Saskia Verriest [email protected] 0477/50.30.46

MIDWESTOVERLEG burgemeesters regio Roeselare-Tielt


Midwestoverleg

inhoudstabel

situering..............................................................................................................1 deel I: vervolgtraject 2010 -2012......................................................................5 actie 1 op korte termijn: het vasthouden, begeleiden en verdiepen van de dynamiek..................................................................................................6 actie 2 op korte termijn: bijhouden van de inventaris ........................................7 actie 3 op korte termijn: doorstart overleg secretarissen regio Midden-West-Vlaanderen....................................................................................8 actie 4 op korte termijn: opstart intergemeentelijke expertisecel ..................... 11 actie 5 op korte termijn: intensivering samenwerking gemeente – OCMW – welzijnssector.....................................................................................15 actie op lange termijn: regionaal memorandum – bestuurlijk manifest.............20 proeftuin Midwest...............................................................................................21 deel II: vervolgtraject 2013 - 2016..................................................................23 stuurgroep Midwest............................................................................................24 aanpak samenwerkingsverbanden ...................................................................25 werkgroepen Midwest........................................................................................27 bestaande samenwerkingsverbanden ..............................................................27 werkgroep wonen...............................................................................................27 werkgroep sport.................................................................................................27 werkgroep erfgoed.............................................................................................28 nieuwe samenwerkingsverbanden....................................................................32 werkgroep ICT....................................................................................................32 werkgroep gezamenlijke aankopen...................................................................33 werkgroep delen personeel...............................................................................33 werkgroep problematiek EU werknemers en dienstverlening...........................33 werkgroep samenwerking rond technische opdrachten ...................................34 werkgroep Europese projecten..........................................................................34 werkgroep welzijn...............................................................................................34 knelpunten naar Vlaanderen..........................................................................36 denkproces wvi ...............................................................................................40 bijlagen.............................................................................................................41

nov '13 |inhoudstabel



Midwestoverleg

situering

s it ue rin g 1. s i t u e r in g In 2010 werd op initiatief van het Midwestoverleg, in samenwerking met wvi, door Filip De Rynck een studie uitgevoerd naar schaalveranderingen in de regio Midden-West-Vlaanderen. Uit dit onderzoek blijkt dat er in de regio 183 samenwerkingsverbanden bestaan (waarvan 20 schoolgemeenschappen). In 2011-2012 gebeurde op vraag van minister Bourgeois een gebiedsdekkende regioscreening in Vlaanderen. In 2013 werd door het kabinet het externe bureau Deloitte aangesteld om het evaluatieproces van deze samenwerkingsverbanden te begeleiden. De gouverneurs nemen een coördinerende rol op. De regio Midden-West-Vlaanderen had reeds op eigen initiatief dergelijke screening uitgevoerd en is bezig met het voorbereiden van verdere acties. In het kader van het Witboek Interne Staatshervorming, werd de regio erkend als proeftuinregio. Aan de regio wordt gevraagd om een evaluatierapport/stand van zaken op te maken over de werking in de regio Midden-West-Vlaanderen. Dit is het opzet van dit document. In navolging van de studie van F. De Rynck in 2010, stippelde de regio een vervolgtraject voor twee jaar uit. Er werd een tijdelijke stuurgroep samengesteld die dit traject begeleidde. Het eerste deel van deze nota is een weergave van de doelstellingen en realisaties die in 2010 tot 2012 door het Midwestoverleg werden afgelegd. Het tweede deel van de nota geeft een stand van zaken van het vervolgtraject dat in 2013 werd opgestart met de nieuwe besturen (na de verkiezingen in oktober 2012). Dit traject bouwt verder op de realisaties van de voorgaande jaren en is nog niet afgerond. De opgestarte initiatieven worden zoveel al mogelijk per onderdeel besproken. Doordat het een opbouwend traject is, loopt de bespreking echter soms over de hoofdstukken heen. De besprekingen en eventuele resultaten zijn tussentijds en mogen niet als definitief beschouwd worden. 2 . s am e n s t e llin g s t uur gr o e p 2 010 - 2 012 In de stuurgroep waren de lokale besturen en de regio partners vertegenwoordigd. De samenstelling van de stuurgroep was als volgt: Niek De Roo (expert wvi – voorzitter stuurgroep), Luc Martens (burgemeester stad Roeselare), Ria Pattyn-Beeusaert (burgemeester gemeente Lichtervelde), Yves Vercruysse (burgemeester gemeente Ingelmunster), Luc Vannieuwenhuyze (burgemeester stad Tielt), Hans Mommerency (voorzitter OCMW Staden), Bruno Tricot (directeur gebiedsgerichte werking Midden-West-Vlaanderen, provincie), Rik Samyn (diensthoofd gebiedsgerichte werking provincie West-Vlaanderen), Patrick Van Gheluwe (gedeputeerde provincie West-Vlaanderen), Anton Jacobus (secretaris stad Izegem), Johan Leenknecht (secretaris stad Roeselare), Johan Debaene (secretaris gemeente Staden), Chris De Meulemeester (secretaris gemeente Wingene/secretaris RESOC|SERR Midden-West-Vlaanderen), Brigitte Smessaert (coördinator RESOC|SERR Midden-West-Vlaanderen), Geert Sintobin (secretaris OCMW Roeselare), Joost Vandeweghe (secretaris OCMW Ingelmunster), Bart De Witte (hoofd stedenbeleid stad Roeselare), Filip De Rynck (Hogeschool Gent), An Decorte (Hogeschool Gent), Saskia Verriest (coördinator Midwestoverleg). Dit traject werd opgestart in het najaar 2010.

2

Midwestoverleg

situering | nov '13

3. ve r vo l g t raj e c t 2 010 - 2 012 Het vervolgtraject, gespreid over 2 jaar, had een optimalisatie van de bestuurlijke organisatie in de regio Midden-West-Vlaanderen voor ogen. Het opzet was hierbij drievoudig: Het vasthouden, begeleiden en verdiepen van de dynamiek die n.a.v. de studie naar schaalveranderingen op gang werd gebracht. Het verder werken aan de inventaris. Het operationaliseren van een aantal opties op korte termijn en het voorbereiden van een aantal structurele beleidsbeslissingen die in werking treden vanaf de nieuwe legislatuur van gemeenten en provincie.

Hierbij werden een aantal acties op korte en lange termijn vooropgesteld. Acties op korte termijn: Het vasthouden, begeleiden en verdiepen van de dynamiek. Het verder werken aan de inventaris. Doorstart van het overleg van de secretarissen van de gemeenten in de regio Midden-WestVlaanderen (Interlokale Vereniging Associatie Midwest). Opstart intergemeentelijke expertisecel voor gemeenten uit de regio Midden-West-Vlaanderen. Intensivering samenwerking OCMW – gemeente – welzijnssector.

Acties op lange termijn: Bestuurskundig manifest voor regio Midden-West-Vlaanderen. Regionaal memorandum.

Elk van deze acties wordt in het eerste deel van deze nota verder besproken. 4 . ve r d e r ze t t in g in 2 013 - 2 016 In oktober 2012 vonden de gemeenteraadsverkiezingen plaats. In de regio Midden-West-Vlaanderen heeft dit gezorgd voor een verschuiving in diverse besturen. Begin 2013 werden de nieuwe besturen op de hoogte gebracht van de werking van Midwest de voorbije jaren, alsook werd een voorstel geformuleerd om de werking de komende jaren verder te zetten. Dit werd goedgekeurd. In bijlage 4 wordt dit voorstel toegevoegd. In deel 2 van dit document worden de initiatieven besproken die in 2013 werden opgestart.

nov '13 | situering

Midwestoverleg

3



Midwestoverleg

deel I: vervolgtraject 2010 -2012

ac t ie 1 op kor t e t e rmijn: he t va s t hou de n, b e ge l e ide n e n ve r die p e n van de dynamie k In de nota voor het vervolgtraject werd voorgesteld om 2 publieke info-, debatavonden te organiseren. Dit werd beperkt tot één infovergadering gevolgd door individuele toelichtingen voor geïnteresseerde besturen en partners. Op 23 september 2010 werd voor mandatarissen, ambtenaren, raadsleden en andere geïnteresseerden een infoavond georganiseerd in Hooglede. De resultaten van deze studie werden toegelicht, gevolgd door plenaire panelgesprekken en workshops. Dit infomoment kon op grote belangstelling rekenen met 120 aanwezigen. De daaropvolgende maanden kregen de lokale besturen en regiopartners de kans om een individuele toelichting te krijgen over de bevindingen van deze studie. Onder andere Ingelmunster, Ledegem, Staden, Wingene, Izegem, Lichtervelde en wvi zijn hierop ingegaan. Er was ook een toelichting op het OCMW voorzittersoverleg op 29 oktober 2011.

6

Midwestoverleg

deel I: vervolgtraject 2010 -2012 | nov '13

ac t ie 2 op kor t e t e rmijn: bijhou de n van de inve nt ari s Het opzet was om een kleine groep van ambtenaren aan te stellen waarbij iedereen zich engageert om evt. wijzigingen met betrekking tot de samenwerkingsverbanden te signaleren bij een centraal aanspreekpunt. Het aanspreekpunt werd voorlopig gecentraliseerd bij de stad Roeselare. Gelijktijdig werkte het steunpunt bestuurlijke organisatie Vlaanderen in opdracht van het kabinet van minister Bourgeois aan een methodiek om inventarisatie in de verschillende regio’s op een uniforme manier uit te voeren. Deze methodiek zou in de toekomst kunnen worden toegepast. Dit heeft geleid tot de gebiedsdekkende regioscreening op Vlaams niveau. Door VVSG en Vlinter werd een nota opgemaakt van hoe het verder moet na de regioscreening die eind 2011 op Vlaams niveau werd uitgevoerd (‘Lessen uit de regioscreening, van inventarisatie naar evaluatie’). Hierbij werd een voorstel gelanceerd waarbij de samenwerkingsverbanden kunnen ingedeeld worden in verschillende categorieën. Op deze manier kan enig reliëf verkregen worden in de veelheid aan samenwerkingsverbanden die er zijn, wat vervolgens kan leiden tot een kwalitatieve weging. Volgende categorieën werden voorgesteld: dubbele tellingen, vlaamse of provinciale diensten, informeel, ambtelijk overleg, regionale indelingen, initiatieven die eerder een project zijn in plaats van een structuur, werkgroepen binnen één samenwerkingsverband worden soms apart geteld, soms niet, lerende netwerken en verenigingen voor belangenverdediging op Vlaams niveau.

Voor de samenwerkingsverbanden in de Midwestregio werd een geactualiseerde detailfiche per samenwerkingsverband. opgemaakt (zie ook deel 2 van deze nota). Hierbij kan het samenwerkingsverband in een van voorgaande categorieën worden ingedeeld. Dit voorbereidend werk dient als basis voor het realiseren van de ambitie om minimum 5 samenwerkingsverbanden aan te pakken. In verdere uitvoering van de regioscreening op Vlaams niveau, nemen de gouverneurs in 2013 opnieuw een rol op.Het evaluatieproces van de samenwerkingsverbanden in de regio’s wordt opgestart en begeleid. Gouverneur Carl Decaluwé was in dit kader aanwezig op het Midwestoverleg-Beheerscomité van 22 oktober 2013. Vanuit het kabinet van minister Bourgeois wordt hiervoor het externe bureau Deloitte aangesteld. Eind 2013 moet per regio een analyserapport worden voorgelegd.

nov '13 | deel I: vervolgtraject 2010 -2012

Midwestoverleg

7

ac t ie 3 op kor t e t e rmijn: do or s t ar t ove rl e g s e c r e t ari s s e n r e gio Midde n -We s t -V laande r e n 1. s i t u e r in g we r k in g De secretarissen uit de regio Midden-West-Vlaanderen hebben reeds jaren een actieve arrondissementele werking. In de studie naar schaalveranderingen werd gesuggereerd om het secretarisoverleg te laten functioneren/optreden als een soort van managementcomité van/voor de regio. Samenwerkingsverbanden die betrekking hebben op beheersmatige aspecten, kunnen via dit forum geëvalueerd worden. De komende jaren zou dit forum dan ook een nieuwe taak krijgen bij het formuleren van intergemeentelijke beheersvraagstukken voor het Midwestoverleg. Er komt een nauwe contactlijn tussen het Midwestoverleg en het secretarisoverleg. 2 . s am e nwe r k in g In een eerste stap naar afstemming en samenwerking tussen het secretarisoverleg en het Midwestoverleg, is er de ondersteuning van het secretarisoverleg door de coördinator van het Midwestoverleg. Intergemeentelijke samenwerking vormt sindsdien een vast punt op de agenda. Sinds 21 oktober 2011 kreeg de Vlaamse Federatie van Gemeentesecretarissen, een andere naam ‘het Expertisecentrum van Gemeentesecretarissen (ECG)’. De arrondissementele werking van gemeentesecretarissen wordt ECG Roeselare – Tielt. Sinds 2011 werd ook werk gemaakt van het organiseren van een jaarlijkse bijeenkomst tussen burgemeesters en secretarissen. In 2011 vond dit een eerste keer plaats op 25 oktober. Het thema hierbij was regiovorming. Inleidend was er een situering van het Witboek en de gevolgen hiervan voor de regio door Mark Suykens, directeur VVSG. Daarna volgde een debat onder leiding van dr. Joris Voets (Instituut voor de overheid, KULeuven). Op 31 januari 2012 was er een gezamenlijk overleg rond de Beheers- en Beleidscyclus. De toelichting werd voorzien door Jan Leroy (directeur bestuur VVSG). De secretarissen, burgemeesters, OCMW secretarissen en OCMW voorzitters hadden een gezamenlijke bijeenkomst op 28 februari 2012 in aanwezigheid van Mark Andries, kabinetschef Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Toerisme, Inburgering en Vlaamse Rand, Geert Bourgeois. Op deze datum werd de Interlokale Vereniging Associatie Midwest opgericht. Sinds de oprichting van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest op 28 februari 2012, is er een vertegenwoordiger van het ECG Roeselare-Tielt (alsook een vertegenwoordiger van de OCMW secretarissen) aanwezig op de vergaderingen van het Midwestoverleg – Beheerscomité (zie verder). 3. d e l e n b e h e e r s t ake n In het kader van intergemeentelijke samenwerking werd er een werkgroep gevormd om na te gaan welke beheerstaken tussen gemeenten kunnen gedeeld worden. Trekker van de werkgroep is Dominiek Pillaert (secretaris Ardooie). De werkgroep bestond verder uit Johan Debaene (secretaris Staden), Johan Leenknecht (secretaris Roeselare), Guy De Pourcq (secretaris Oostrozebeke), Bruno Debrabandere (secretaris Wielsbeke) en Saskia Verriest (coördinator Midwestoverleg). Vanuit deze werkgroep werd onder de 17 gemeentesecretarissen een enquête gelanceerd waarbij kon worden opgelijst rond welke beheerstaken intergemeentelijk kan worden samengewerkt.

8

Midwestoverleg


Dit gaf volgend resultaat, waarbij het ja-cijfer het aantal gemeenten aanduidt dat bereid is tot samenwerking: ICT/GIS Intervisie of bijeenkomsten op arrondissementeel niveau van de ICT-verantwoordelijke (systeembeheerders): 13 ja Nemen van gezamenlijke initiatieven (bv. opstellen gezamenlijke bestekken, gezamenlijke prijsvraag hardware, enz…): 14 ja

Beleids- en beheerscyclus Intervisie of bijeenkomsten van de verantwoordelijken voor beleids- en beheerscyclus: 15 ja Organisatie van vormingsmomenten inzake beleids- en beheerscyclus voor leden van managementteam: 11 ja

Overheidsopdrachten Opmaak kaderbestekken: opmaak van gezamenlijke bestekken waarbij elke gemeente apart de desbetreffende overheidsopdracht voert: 13 ja Procedure starten van gemeenschappelijke gunningen: 12 ja

Archiefbeheer Intervisie of bijeenkomsten van archivarissen of verantwoordelijken voor archiefbeheer: 11 ja Delen archivaris met enkele gemeenten: 8 ja Organisatie van vormingsmomenten inzake archiefbeheer: 10 ja

Personeelsdienst Intervisie of bijeenkomsten van verantwoordelijken voor personeelsbeheer: 11 ja Organisatie van gezamenlijke examens met één intergemeentelijke wervingsreserve: 4 ja Uitwisseling van personeelsleden voor korte periode (wegens vervanging van personeelslid dat beperkte periode afwezig is) tegen betaling: 9 ja

Juridische expertise Oprichten van een blogforum met vermelding van juridische aangelegenheden in bepaalde dossiers (antwoorden van Ministers op specifieke vragen, beroepen, vonnissen, enz…): 14 ja Beroep doen op juridische expertise van andere gemeenten (mits betaling): 10 ja

Hieraan werden volgende conclusies en voorstellen gekoppeld:

Intervisiemoment organiseren van ICT-verantwoordelijken – personeelsverantwoordelijken - BBCverantwoordelijken. In samenwerking tussen V-ICT-OR en wvi werd ondertussen een overlegplatform opgestart voor de GIS ambtenaren, alsook is een regionaal ICT platform actief. Organisatie van vormingsmomenten (waarbij werd opgemerkt dat het geen zin heeft te concurreren met reeds bestaande opleidingsinitiatieven). Rond BBC werd in de regio reeds een aantal initiatieven genomen waarbij de besturen kunnen leren van de pilootbesturen in de regio. Oprichten van blogforum met vermelding van juridische aangelegenheden in bepaalde dossiers. Dit werd nog niet opgestart.

In 2012 werd de nood aan een intergemeentelijke archivaris herhaald. Het gaat hier om een archivaris in ruime zin (beheer statisch archief maar bv. ook documentenbeheer en stroomlijnen van processen). Het delen van een intergemeentelijk personeelslid werd opgenomen in de ambitienota voor de Interlokale Vereniging Associatie Midwest (zie ook deel 2). De OCMW’s zijn ondertussen gestart met een opdrachtencentrale Zorg, voornamelijk voor de woonzorgcentra. Vanuit de ILV Associatie Midwest werd het initiatief genomen om een opdrachtencentrale Midwest op te richten voor de gezamenlijke aankoop van papier (zie ook verder).


Midwestoverleg

9

4 . f o r um IG S (In t e r g e m e e n t e lijke S am e nwe r k in g) Sinds januari 2013 werd het ECG Roeselare – Tielt ontdubbeld. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen het ECG Roeselare – Tielt waarbij er informatie-uitwisseling gebeurt, en het nieuwe ‘Forum IGS’ dat werkt rond intergemeentelijke samenwerking in ruime zin. Voorzitter van het Forum IGS is de vertegenwoordiger van het ECG in het beheerscomité van de ILV Associatie Midwest. In 2013 is dit Anton Jacobus (stadssecretaris Izegem). Deze actieve werking van het Forum IGS en terugkoppeling en samenwerking met het Midwestoverleg, wordt ook in 2013 verdergezet. Er is betrokkenheid van de secretarissen bij elk van de werkgroepen die wordt opgestart (zie verder) alsook worden gezamenlijke initiatieven verder gezet. Zo werd er in 2013 een infosessie georganiseerd rond BBC voor alle gemeenteraadsleden in de regio, alsook werd regionaal een infonamiddag opgezet rond de wijzigingen in de wetgeving overheidsopdrachten. Beide initiatieven konden rekenen op een grote belangstelling.

10

Midwestoverleg


ac t ie 4 op kor t e t e rmijn: op s t ar t int e r ge me e nt e lijke e xp e r t i s e c e l 1. wa ar o m e e n ILV Na anderhalf jaar voorbereiding werd op 28 februari 2012 de Interlokale Vereniging Associatie Midwest opgericht. Deze oprichting volgt uit één van de aanbevelingen van de studie naar schaalveranderingen. Deze studie bevestigt dat er op veel beleidsdomeinen al wordt samengewerkt in de regio. Anderzijds toont deze studie ook aan dat de bestaande structuren en samenwerkingsverbanden niet altijd even transparant en efficiënt zijn. Daarnaast neemt de nood aan gespecialiseerde expertise bij de gemeenten toe. Lokale besturen (gemeenten, OCMW’s, ….) beschikken niet altijd over de mogelijkheid om deze expertise alleen uit te bouwen. Ook de samenwerkingsverbanden vragen om professionele ondersteuning. Tot voor 2012 beschikte de regio niet over een koepelstructuur die de lokale besturen uit de regio Midden-West-Vlaanderen zou toelaten om personeelsleden of expertise te delen voor uitdagingen en verantwoordelijkheden die gelijkaardig zijn in de verschillende besturen. Of die de samenwerking tussen lokale overheden kan faciliteren. Ook is er geen structuur om nieuwe samenwerkingsvormen onder te brengen of bestaande te heroriënteren en samenwerkingsverbanden te ordenen en te beheren. De oprichting van de Interlokale Vereniging Associatie Miwest zorgt voor dergelijke koepelstructuur. In het decreet van 6 juli 2001 houdende intergemeentelijke samenwerking worden vier mogelijke vormen van intergemeentelijke samenwerking voorzien: interlokale vereniging (geen rechtspersoonlijkheid), projectvereniging, dienstverlenende- en opdrachthoudende vereniging. Deze laatste drie vormen hebben rechtspersoonlijkheid. Voor Midwest werd in een eerste opstap gekozen voor de interlokale vereniging (ILV). Deze had het voordeel op korte termijn opgestart te kunnen worden en is laagdrempelig; er is geen overdracht van bevoegdheden naar een centrale structuur. Doordat deze vorm van samenwerking geen rechtspersoonlijkheid heeft, dient één van de partners van de ILV op te treden als juridische werkgever. Later kan gekozen worden voor een structuur die beter aansluit bij de vragen en uitdagingen die zich dan stellen. 2 . d o e l ILV Via deze ILV Associatie Midwest kunnen de partners expertise delen onder de vorm van het aanstellen van intergemeentelijk personeel en/of het gezamenlijk voeren van overheidsopdrachten voor externe expertise, diensten, leveringen en investeringen. De ILV Associatie Midwest kan werken op alle beleidsdomeinen waar lokale overheden verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor hebben. 3. p ar t n e r s ILV De lokale besturen (gemeenten en OCMW’s) uit de regio Midden-West-Vlaanderen kunnen lid zijn van de ILV Associatie Midwest. Het werkingsgebied omvat de regio Midwest maar besturen uit andere regio’s worden hierbij niet uitgesloten (mits goedkeuring van de aangesloten leden). Daarnaast wordt ook de mogelijkheid voorzien om protocols af te sluiten met andere partners (vb. provincie, RESOC,…). In 2012 waren er 15 lokale besturen (gemeente en OCMW) als effectief partner aangesloten bij de ILV Associatie Midwest. Het gaat om de besturen van Dentergem, Ingelmunster, Izegem, Ledegem, Lichtervelde, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Ruiselede, Roeselare, Staden, Tielt, Wielsbeke en Wingene. Zowel de gemeente- als de OCMW raden hebben de algemene statuten van de ILV Associatie Midwest goedgekeurd.


Midwestoverleg

11

De besturen Hooglede en Ardooie zijn in 2012 toegetreden als waarnemend partner; zij wensen het traject dat wordt afgelegd van nabij te volgen met oog op toekomstige toetreding. In 2013 is de gemeente Hooglede officieel toegetreden als effectief partner. Wvi zetelt in de ILV Associatie Midwest als ondersteunend partner. Deze partner maakt juridisch deel uit van de interlokale vereniging, kan effectief personeel of opdrachten delen, neemt deel aan de bijeenkomsten en steunt het initiatief. Deze partner heeft enkel stemrecht over de beheersmatige aspecten van de interlokale vereniging. Daarnaast kan de ILV Associatie Midwest overeenkomsten afsluiten met besturen uit andere regio’s, alsook is er de mogelijkheid om protocols af te sluiten met andere partners. 4 . s t a t u t e n De algemene overeenkomst van de ILV Associatie Midwest omvat algemene bepalingen voor haar werking zoals de deelnemende partners, doel, beleidsdomeinen, werkingsgebied, duurtijd, zetel, organisatiestructuur, bevoegdheden, financiering en dergelijke (statuten in bijlage). Daarnaast wordt een aanvullende overeenkomst opgemaakt die de nadere bepalingen specifieert voor de intergemeentelijke personeelsleden die worden aangesteld of gezamenlijke overheidsopdrachten die worden gevoerd. Per genomen initiatief wordt een aanvullende overeenkomst opgemaakt. Sinds de inwerkingtreding van de ILV Associatie Midwest werden drie aanvullende overeenkomsten opgemaakt. Coördinator Midwestoverleg – Beheerscomité ILV Associatie Midwest: Saskia Verriest Coördinator stationsomgevingen: Tilde Vandenbroucke Coördinator tewerkstelling kansengroepen in een stadsregionale samenwerking: Joke Desimpelaere

In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de besturen en welke aanvullende overeenkomst zij goedgekeurd hebben. De in vet gemarkeerde kruisjes geven weer wie de beherende partner is voor de respectievelijke overeenkomst. Naast deze aanvullende overeenkomsten zijn de voorbije jaren verschillende initiatieven opgestart, die in deel 2 verder worden besproken. Algemene overeenkomst ILV

Partner

MWO - ILV

Stationsom- Werkgelegeving genheid

Gemeente Ardooie OCMW Ardooie

x

Gemeente Dentergem

x

x

OCMW Dentergem

x

Gemeente Hooglede

x

x

Gemeente Ingelmunster

x

x

OCMW Ingelmunster

x

x x

OCMW Hooglede

12

Midwestoverleg

x

x x


Partner

Algemene overeenkomst ILV

Stad Izegem

x

OCMW Izegem

x

Gemeente Ledegem

x

OCMW Ledegem

x

Gemeente Lichtervelde

x

OCMW Lichtervelde

x

Gemeente Meulebeke

x

OCMW Meulebeke

x

Gemeente Moorslede

x

OCMW Moorslede

x

Gemeente Oostrozebeke

x

OCMW Oostrozebeke

x

Gemeente Pittem

x

OCMW Pittem

x

Gemeente Ruiselede

x

OCMW Ruiselede

x

Stad Roeselare

x

OCMW Roeselare

x

Gemeente Staden

x

OCMW Staden

x

Stad Tielt

x

OCMW Tielt

x

Gemeente Wielsbeke

x

OCMW Wielsbeke

x

Gemeente Wingene

x

OCMW Wingene

x


MWO - ILV x

Stationsom- Werkgelegeving genheid x

x x

x

x x

x

x

x x

x

x x

x

x x

x

x x

x

x x

x

x x

x

x

x x

x

x x

X

x

x x

x

x

x x

Midwestoverleg

13

Algemene overeenkomst ILV

Partner wvi

x

MWO - ILV x

Stationsom- Werkgelegeving genheid x

5. we r k in g ILV Het Beheerscomité wordt gevormd door de burgemeesters van de gemeenten van de arrondissementen Roeselare – Tielt die bij de Interlokale Vereniging Associatie Midwest zijn aangesloten. Er kan een plaatsvervanger worden aangeduid uit de overige leden van het college of de OCMW voorzitter. Het Beheerscomité kan beslissen om het Dagelijks Bestuur te mandateren om de dagelijkse leiding van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest waar te nemen. Het beheerscomité kan beslissen zich te laten bijstaan door experten. Zoals hoger vermeld, zetelt daartoe sinds de oprichting van de ILV Associatie Midwest een gemeente- en OCMW secretaris in het beheerscomité. 6 . amb i t i e s Voor de komende legislatuur 2013 – 2018 heeft de ILV Associatie Midwest vijf doelstellingen geformuleerd (ambitienota in bijlage 2). Afsluiten van een protocol tot samenwerking met de provincie. Vermindering van minimum 5 samenwerkingsverbanden zonder dat de samenwerking en overleg eronder gaat lijden. Organiseren van vijf gemeenschappelijke aankopen per jaar. Één intergemeentelijke beheerstaak opnemen via intergemeentelijk personeel. Regionale projecten.

7. f in an c i e r in g In 2010 werd beslist om de gemeentelijke bijdrage te verhogen van € 0,25 naar € 0,35 per inwoner. Deze verhoging (€ 0,05 per inwoner) is enerzijds bedoeld voor de werking van het Midwestoverleg – Beheerscomité. De bijkomende verhoging van € 0,05 is bestemd voor regionale projecten. De verdeling van de financiële bijdrage van het gemeentebestuur van € 0,35 per inwoner is dan als volgt: € 0,17 per inwoner voor de werking van het Midwestoverleg – Beheerscomité, € 0,13 per inwoner voor de werking van RESOC Midden-West-Vlaanderen, € 0,05 voor regionale projecten (wordt gebruikt voor het organiseren van regionale initiatieven vb. opleiding wijzigingen wetgeving overheidsopdrachten, BBC).

Het Beheerscomité van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest besliste op 28 februari 2012 dat de stad Izegem zal instaan voor het beheer van de rekeningen van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest. Tot slot wordt er vanuit de stuurgroep voor gepleit om in de toekomt te komen tot één financieringsbron voor regionale werking.

14

Midwestoverleg


ac t ie 5 op kor t e t e rmijn: int e n s ive rin g s ame nwe rk in g ge me e nt e – O C MW – we l z ijn s s e c t or Om de samenwerking tussen OCMW en gemeenten in de regio in kaart te brengen werd een werkgroep opgericht. Deze bestond uit: Bruno Debrabandere (secretaris Wielsbeke, voorzitter werkgroep), Guy De Pourcq (secretaris Oostrozebeke), Johan Leenknecht (secretaris Roeselare), Tom Vanpoucke (secretaris gemeente en OCMW Meulebeke), Geert Sintobin (secretaris OCMW Roeselare), Joost Vandeweghe (secretaris OCMW Ingelmunster), Hans Mommerency (voorzitter OCMW Staden), Saskia Verriest (coördinator Midwestoverleg – ILV Associatie Midwest). De stuurgroep heeft deze werkgroep drie opdrachten meegegeven: Inventarisatie/actualisatie samenwerking gemeente – OCMW in de regio; Oplijsten wat de opportuniteiten en knelpunten zijn die bij een vorm van samenwerking worden ervaren; Nagaan welke ‘goede’ voorbeelden van samenwerking er zijn in en buiten de regio Midden-WestVlaanderen, die inspirerend kunnen werken om het debat bij de lokale besturen op te starten.

Het werk van deze werkgroep resulteerde in een zeer uitgebreid naslagwerk (november 2012). Naast voormelde opdrachten werd ook een overzicht gegeven van wat de bestaande wetgeving aan mogelijkheden biedt om samen te werken tussen gemeente en OCMW. In onderstaande tekst wordt een samenvatting gegeven van dit naslagwerk. Het einddocument kan bij het secretariaat van de ILV Associatie Midwest worden opgevraagd. 1. k r i t i s c h e b e d e nk in g e n we r kgr o e p Bij de bespreking van de opdracht die deze werkgroep van de stuurgroep gekregen had, werd bij aanvang, de opdracht zelf, kritisch bekeken door de leden van de werkgroep. Volgende bedenkingen werden hierover gemaakt. Samenwerking? In eerste instantie wordt de vraag gesteld waarom (enkel) gekeken wordt naar een mogelijke samenwerking tussen gemeente en OCMW. Men moet zich ervoor behoeden om er niet zomaar van uit te gaan dat samenwerking tussen OCMW en gemeente/stad sowieso een voordeel oplevert. Men moet ervoor (blijven) open staan om de voor- en de nadelen van een samenwerking (te durven) af (te) wegen. Groter is niet sowieso beter. Nu wordt gefocust op slechts 15% van het takenpakket in plaats van op de kernopdrachten. Andere beleidskeuzes of pistes kunnen een grotere winst opleveren (vb. beheersing van gebouwen). Outcourcing? Een tweede bedenking is het overwegen van de mogelijkheid tot outsourcing. Het uitbesteden van bepaalde taken aan de privémarkt kan door factoren zoals schaalgrootte en externe expertise, een (mogelijks grotere) winst opleveren voor de lokale besturen. Wat zijn goede voorbeelden? Het behoort tot de taak van de werkgroep om een aantal ‘goede’ voorbeelden van samenwerking tussen gemeente en OCMW’s op te lijsten. Maar wat is een ‘goed’ voorbeeld? Het blijkt moeilijk te zijn dit te staven met cijfers (wat de meest objectieve parameter is om een winst aan te tonen). Het is eerder gevoelsmatig. Hoe samenwerken? Het type van samenwerking tussen lokale besturen is sterk verschillend. Dit kan gaan van geen samenwerking, informele of formele samenwerking tot publieksgerichte samenwerking, interne samenwerking en het afsluiten van een beheersovereenkomst met duidelijke afspraken en voorwaarden. nov '13 | deel I: vervolgtraject 2010 -2012

Midwestoverleg

15

Succesvol samenwerken? Een aantal kritische succesfactoren die volgens de werkgroep een invloed hebben zijn: Politieke bereidheid; Ambtelijke bereidheid decretale graden/managementteams; Draagvlak bij het personeel; Huisvesting: ideaal in 1 gebouw; Personeel: garanties inbouwen (voorbeeld schaalvoordeel zal niet gepaard gaan met afdankingen, behoud van rechten); Wetgeving; Samenwerken tussen OCMW en gemeente is een probleem van cultuur; een groot deel van de slaagkans hangt of van personen, ingesteldheid en mentaliteit.

2 . d o e l van e e n eve n t u e l e s am e nwe r k in g b ij e e n l o ka al b e s t uur Het uitgangspunt voor een eventuele samenwerking tussen gemeenten en OCMW’s is een betere dienstverlening naar de burger toe. Een mogelijk middel om dit te realiseren, is samenwerking. Het doel/eindresultaat van een hechtere samenwerking tussen de gemeente en het OCMW is dan ook tweeledig. Naast een betere en efficiëntere dienstverlening voor de burger, is ook een interne dienstverlening een belangrijk doel. Het ene draagt bij tot de realisatie van het andere. Hoe beter de interne werking, hoe beter de dienstverlening naar de burger. 3. inve n t ar i s a t i e e n a c t u ali s a t i e b e s t a an d e s am e nwe r k in g b ij l o ka l e b e s t ur e n in d e r e gi o Mi d d e n -We s t -V l a an d e r e n Om een zicht te krijgen op de huidig bestaande samenwerking tussen OCMW en gemeente/stad in de regio Midden-West-Vlaanderen (17 lokale besturen), werd een enquête verstuurd naar zowel de OCMW- als de gemeentesecretaris. In totaal werden 32 personen bevraagd (de gemeenten Meulebeke en Ruiselede hebben één persoon die de functie van zowel OCMW als gemeentesecretaris vervult). De enquête is representatief voor de regio aangezien op één na alle gemeente- en OCMW secretarissen de vragenlijst beantwoord hebben. Een greep uit de resultaten van deze bevraging: Samenstelling college en decretale graden Bij 76% van de colleges, zetelt de OCMW voorzitter mee in het college (aanvulling: sinds 2013 zetelt de OCMW voorzitter van rechtswege in het college van burgemeester en schepenen. Slechts in 6% van de gevallen is er één gezamenlijke secretaris voor het gemeente en het OCMW. In 40% van de lokale besturen is er één ontvanger die zowel door de gemeente als door het OCMW is aangesteld. Samenwerking 33% van de lokale besturen heeft een beheersovereenkomst afgesloten. 9% zal dit doen op korte termijn, 12% op middellange termijn (2013-2018). Bij 67% van de lokale besturen is er een gezamenlijke preventieadviseur. Uit de resultaten blijkt dat in 64% van de gevallen er informele samenwerking is op het vlak van personeel; 22% werkt formeel samen. 38% van de besturen werkt informeel samen wat de technische diensten betreft en 38% heeft een formele samenwerking. Wat ICT betreft werken 87% van de besturen op een of andere manier samen. Rond sociale zaken wordt al in 82% van de besturen samengewerkt. Dit betekent dat 18% van de lokale besturen op dit vlak niet samenwerkt, terwijl de opmaak van een sociaal beleidsplan toch gezamenlijk zou moeten gebeuren. 80% van de besturen werkt samen voor communicatie. In 42% van de gevallen heeft het OCMW een aparte website. Waarschijnlijk speelt de grootte van de organisatie hierbij een rol (hoe groter de organisatie, hoe groter de kans op een aparte website).

16

Midwestoverleg


Er wordt vaak samengewerkt voor gezamenlijke aankopen (72%) alsook voor facility (57%). Dit laatste heeft vooral te maken met gezamenlijk beheer van gebouwen. De minste samenwerking wordt vastgesteld bij zaken zoals kwaliteit (33%) en secretariaat (24%). De meerderheid geeft ook aan momenteel nog niet samen te werken met andere OCMW’s (37%) of dit niet te weten (28%). Opmerkelijk is dat ruim 38% van de lokale besturen aangeven niet samen te werken op vlak van financiën. Dit is enigszins te verklaren doordat OCMW en gemeente meestal nog een aparte boekhouding hebben. Daarenboven werken kleinere gemeenten vaker samen met een gewestelijke ontvanger. Door het BBC-verhaal dat vanaf 2014 verplicht wordt, zullen de lokale besturen genoodzaakt zijn met eenzelfde boekhouding te werken. Deze verplichting wordt evenwel kritisch onthaald bij een aantal lokale besturen. Tevredenheid samenwerking en financiële weerslag 9% van de ondervraagden stelt uiterst tevreden te zijn over de samenwerking tussen gemeente en OCMW. 39% is tevreden. 3% geeft aan dat de samenwerking slecht verloopt. Slechts bij 12% van de besturen zou er een zicht zijn op de financiële weerslag van de samenwerking tussen gemeente en OCMW. Woon- en zorgcentrum De meerderheid van de lokale besturen beschikt over een eigen woon- en zorgcentrum (60%). Één lokaal bestuur geeft aan de intentie te hebben op korte termijn (2011-2012) het woon- en zorgcentrum uit te besteden. Twee besturen zouden dit op middellange termijn (2013-2018) overwegen. De uitgebreide resultaten alsook de enquête kunnen geraadpleegd worden in het opgemaakte document. 4 . in t e r p r e t a t i e r e s ul t a t e n Op basis van de ontvangen antwoorden, kunnen twee belangrijke vragen gesteld worden: Wordt tevredenheid over de samenwerking vooral bij de gemeente, het OCMW of bij beide ervaren? Zijn het telkens dezelfde besturen die samenwerken rond een bepaald thema of is er een spreiding over de besturen? De enquête bevestigt enigszins het idee dat er reeds op heel wat vlakken wordt samengewerkt tussen gemeente en OCMW. De tevredenheid over de bestaande samenwerking verschilt sterk tussen de verschillende lokale besturen, alsook binnen het lokale bestuur (ander aanvoelen door OCMW dan door gemeente). De vraag of het altijd dezelfde lokale besturen zijn die samenwerken, is moeilijk te beantwoorden. Bij de ‘artificiële’ indeling in drie groepen (op basis van samenwerking voor een aantal beleidsdomeinen) blijkt dat er lokale besturen zijn die op veel vlakken samenwerken en lokale besturen die nauwelijks samenwerken. Ook hier worden verschillen in meningen vastgesteld binnen het eigen lokaal bestuur (tussen gemeente en OCMW). 5. b ev ra gin g V l a an d e r e n In voorbereiding van het Vlaams congres van de gemeentesecretarissen op 21 oktober 2011, werd een bevraging naar de gemeentesecretarissen gestuurd. 146 van de 308 secretarissen hebben de enquête beantwoord. De resultaten van de enquête op Vlaams niveau kunnen in die zin nuttig zijn voor de regio Midden-West-Vlaanderen omdat bijna de helft van de reacties (circa 48%) afkomstig is van gemeentebesturen met een inwonersaantal tussen de 5.000 en 15.000 inwoners.


Midwestoverleg

17

In onderstaande tabel worden de antwoorden van de enquête op Vlaams niveau procentueel vergeleken met de antwoorden uit de Midwestregio. Deze vergelijking is indicatief aangezien de enquête op Vlaams niveau enkel beantwoord werd door gemeentesecretarissen. Regio Midden-West-Vlaanderen (procentueel)

Vlaanderen (procentueel)

1 secretaris

6%

15%

1 ontvanger

40%

29%

OCMW voorzitter in CBS

76%

72%

gehuisvest in één gebouw

6%

9,5%

9% uiterst tevreden

7,5% uiterst tevreden

40% tevreden

35% tevreden

3% niet tevreden

9,5% niet tevreden

ervaringen

samenwerking

68% geen samenwerking

Op basis van een procentuele vergelijking en met de bedenking dat de enquête op Vlaams niveau enkel werd doorgestuurd naar gemeentesecretarissen, kan gesteld worden dat de regio Midden-WestVlaanderen goed scoort wat betreft de samenwerking tussen gemeente en OCMW. Enkel rond het aspect één gezamenlijke secretaris voor gemeente en OCMW, en huisvesting in hetzelfde gebouw, scoort de regio minder goed in vergelijking met de rest van Vlaanderen. 6 . we t g ev in g e n wi t b o e k In het naslagwerk wordt een overzicht gegeven van de wetgeving waarin bepalingen over OCMW en gemeente zijn opgenomen. Deze nota werd in november 2012 geactualiseerd. Volgende wetgeving werd opgenomen: Uittreksel Vlaams Regeerakkoord 2009-2014: Een daadkrachtig Vlaanderen in beslissende tijden. Uittreksel Beleidsnota Binnenlands Bestuur 2009-2014 – Geert Bourgeois. Witboek Interne Staatshervorming. Voorontwerp van decreet tot wijziging van het Gemeentedecreet (uittreksels uit de memorie van toelichting). Gemeente- en OCMW Decreet. Beleids- en beheercyclus.

7. vo o r b e e l d e n van g o e d e p rak t ijk In het naslagwerk worden onder hoofdstuk 6 en bijhorende bijlagen, uitgebreid bestaande voorbeelden van binnen en buiten de regio opgenomen. Daarnaast wordt ook een aantal voorbeelden beschreven die door de werkgroep werden uitgediept. De leden van de werkgroep hebben een aantal lokale besturen gecontacteerd met de vraag hoe zij een eventuele samenwerking tussen gemeente en OCMW hebben aangepakt. Bij de selectie van de besturen werd rekening gehouden met het inwonersaantal en een ligging buiten de regio Midden-WestVlaanderen. De bedoeling was voorbeelden te kiezen waarvan het inwonersaantal representatief is voor de gemeenten uit de regio Midden-West-Vlaanderen.

18

Midwestoverleg


De aanpak bij de geselecteerde voorbeelden is uiteenlopend. Zo gaat Oostkamp heel pragmatisch te werk waarbij de samenwerking vooral op informele samenwerking gebaseerd is. Ieper maakt een beheersovereenkomst op die de samenwerking wat formeler moet maken. De stad ondervindt nu reeds een aantal knelpunten maar ziet toch een grote meerwaarde in de schaalvoordelen. Langemark – Poelkapelle evalueert de samenwerking via een beheersovereenkomst na één jaar. 8 . t ip s & a an d a c h t s p un t e n In een laatste hoofdstuk in het naslagwerk wordt een aantal steeds terugkerende uitgangspunten, voordelen en knelpunten opgesomd. De belangrijkste succesfactoren die vaak opnieuw vermeld werden, zijn het investeren in informeren van personeel en politiek, betrekken van personeel, bottum up werken, wederzijdse erkenning en vertrouwen/gelijkheid tussen partners. Betere informatiedoorstroming, delen expertise en verhogen van de deskundigheid, kostenbesparing en efficiënter gebruik van middelen, zijn een aantal van de schaalvoordelen die werden opgesomd. Vaak terugkerende knelpunten zijn het cultuurverschil tussen de besturen en het juridisch kader. Een belangrijk aandachtspunt is dat het schaalvoordeel steeds moet afgewogen worden tegenover de extra inspanningen die nodig zijn om tot samenwerking te komen. Tot slot blijkt zéér veel af te hangen van personen en hun wil en inzet voor samenwerking. Dit naslagwerk zal verspreid worden naar het ECG Roeselare-Tielt, OCMW voorzitters en OCMW secretarissen, VVSG, kabinet, ABB en andere geïnteresseerden.


Midwestoverleg

19

ac t ie op lange t e rmijn: r e gionaal me moran dum – b e s t uurlijk mani f e s t Een laatste doelstelling van dit vervolgtraject was de opmaak van een regionaal memorandum. Hierin zouden een aantal prioriteiten geformuleerd worden waar de regio en besturen de komende legislatuur rond kunnen werken. Verschillende ontwerpen en methodieken werden aan de stuurgroep en in navolging hiervan aan het Midwestoverleg voorgelegd. Vanuit de stuurgroep werd nog gesuggereerd om met BBC die vanaf januari 2014 verplicht is, bij alle besturen een beleidsdomein intergemeentelijke samenwerking te voorzien. Dit opzet voor de opmaak van een regionaal memorandum, is evenwel niet geslaagd. De voornaamste reden hiervoor was vermoedelijk dat de regio en de regiopartners nog niet klaar zijn om dergelijk gezamenlijke engagementen aan te gaan en de eigen ambities, uitdagingen en behoeften in voldoende mate op elkaar af te stemmen. De voorstellen waren dan ook te alles omvattend zonder dat een beperkt aantal gezamenlijke prioriteiten kon worden voorgesteld. Daarom werd er beslist om voor de Interlokale Vereniging Associatie Midwest een ambitienota op te maken. Deze ambities werden al geformuleerd onder actie 4 (zie ook bijlage 2). De besturen gingen met deze nota akkoord. Gelet op de resultaten van de verkiezingen in oktober 2012, werd ook deze ambitienota opnieuw voorgelegd aan de nieuw verkozen besturen. Ook hier werden deze voorstellen goedgekeurd.

20

Midwestoverleg


pr o e f t uin Midwe s t De regio Midden-West-Vlaanderen heeft er samen met vier andere regio’s in Vlaanderen (Westhoek, Meetjesland, stadsregio Turnhout en Zuid-West-Vlaanderen) voor geijverd om in het kader van het Witboek Interne Staatshervorming als proeftuinregio erkend te worden. Deze vijf regio’s hadden op eigen initiatief reeds een traject rond bestuurlijke veranderingen opgezet en (ten dele) doorlopen. Op gezamenlijk initiatief met de vier andere regio’s werd op 30 maart 2011 een kandidatuur voor erkenning als proeftuinregio overgemaakt aan minister Bourgeois (nota toegevoegd in bijlage 3). De regio Midden-West-Vlaanderen heeft drie thema’s voorgesteld waarvoor zij als proeftuin wenst op te treden: Interlokale Vereniging Associatie Midwest gekoppeld aan de decretale beperkingen die hiermee verbonden zijn. ontwikkeling van een regionale welzijnsstrategie in overleg met de verschillende actoren. optreden als pilootregio voor de ontwikkeling van een ruimtelijk kader voor niet agrarische activiteiten op het platteland.

In hoofdstuk 9 van het Witboek Interne Staatshervorming (‘Vereenvoudiging van de intermediaire ruimte’) werden deze vijf regio’s als proeftuinregio erkend. Om dit traject gezamenlijk verder uit te werken en op de hoogte te blijven van de evoluties in de regio’s hebben de proeftuinregio’s de voorbije jaren op regelmatige basis overlegd. Tot op heden werden vanuit Vlaanderen echter geen concrete acties ondernomen. Op een bijeenkomst met de proeftuinen begin juni 2012 werd afgesproken om dit voorlopig niet meer actief te bepleiten en af te wachten welk verder gevolg Vlaanderen zou geven aan de regioscreening (cfr. initiatief gouverneur vermeld onder actie 2). Op 14 december 2012 heeft het Midwestoverleg – Beheerscomité nog een brief gestuurd naar minister Bourgeois. Hierbij wordt gevraagd of de mogelijkheid bestaat dat de regio Midden-West-Vlaanderen haar voorgestelde proeftuin en haar voormelde ambitie vanuit de Interlokale Vereniging Associatie Midwest, kan realiseren met de steun vanuit het kabinet en de administratie. Hierbij wordt gedacht aan een degelijke juridische begeleiding en ondersteuning die kan helpen om de doelstellingen van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest waar te maken. Tot op heden heeft de Associatie hierop geen antwoord ontvangen.


Midwestoverleg

21



Midwestoverleg

deel II: vervolgtraject 2013 - 2016

s t uur gr o e p Midwe s t Net zoals dit de voorbije jaren het geval was, werd voor de vervolgwerking in 2013 een stuurgroep Midwest samengesteld waarin opnieuw de lokale besturen en de regiopartners vertegenwoordigd zijn. De huidige samenstelling van de stuurgroep is als volgt: Niek De Roo (voorzitter stuurgroep, expert wvi), Luc Martens (burgemeester Roeselare), Els De Rammelaere (burgemeester Tielt), Ria Pattyn-Beeusaert (burgemeester Lichtervelde), Dirk Verwilst (burgemeester Meulebeke), Anton Jacobus (secretaris Izegem), Joost Vandeweghe (OCMW secretaris Ingelmunster), Chris De Meulemeester (secretaris Wingene en secretaris RESOC|SERR Midden-West-Vlaanderen), Bruno Tricot (directeur gebiedsgerichte werking provincie West-Vlaanderen), Rik Samyn (diensthoofd ECG provincie West-Vlaanderen), Hilde Vens (directeur CAW en RWR), Ward Vergote (burgemeester Moorslede), Bert Maertens (burgemeester Izegem), Johan Leenknecht (secretaris Roeselare), Guido Mehuys (OCMW voorzitter Tielt), Johan Debaene (secretaris Staden), Myriam Vanlerberghe (gedeputeerde), Brigitte Smessaert (coördinator RESOC|SERR Midden-West-Vlaanderen), Saskia Verriest (coördinator Midwestoverleg – ILV Associatie Midwest).

24

Midwestoverleg

deel II: vervolgtraject 2013 - 2016 | nov '13

aanpak s ame nwe rk ing s ve rban de n Eén van de acties die vooropgesteld werd voor de komende jaren is het ontwikkelen van voorstellen en bemiddelen rond verdere integratie en optimalisatie van bestaande en nieuwe samenwerkingsverbanden in de regio (zie ook ambities ILV Associatie Midwest - actie 4). Zoals in deel I reeds werd aangegeven, is van de (bestaande) samenwerkingsverbanden die werden opgelijst in de studie van F. De Ryck & Decorte in 2010, een detailfiche opgemaakt. De samenwerkingsverbanden worden onderverdeeld in de domeinen: algemeen streekontwikkeling in gemeentelijke regierol cultuur/erfgoed en vrije tijd milieu en natuur veiligheid mobiliteit wonen welzijn werk sport toerisme opleiding en vorming regionale werking onderhevig aan bepalingen van bovenaf economie regionale landschappen water zuivere intercommunales intercommunales wonen organisaties overlegtafels politieke overlegtafels ambtelijke overlegtafels (europese) projecten

Voor de samenwerkingsverbanden werden telkens volgende indicatoren genoteerd: naam samenwerkingsverband contactpersoon coördinaten contactpersoon domein kernopdracht type samenwerkingsverband interorganisatorische vorm juridische vorm inhoudelijke partners financieel kader/erkenning initiatiefnemer jaar oprichting aantal gemeenten werkingsgebied zetel personeel VTE andere

Op basis hiervan werden vervolgens drie beleidsdomeinen geselecteerd om structureel aan te pakken. Het gaat hierbij over het bespreken van de samenwerkingsverbanden die tot dat beleidsdomeinen nov '13 | deel II: vervolgtraject 2013 - 2016

Midwestoverleg

25

behoren, nagaan hoe deze op elkaar afgestemd kunnen worden en hoe deze (indien opportuun) onder de koepelstructuur van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest kunnen gebracht worden. Hiervoor werden de beleidsdomeinen wonen (woonwinkels), sport en erfgoed geselecteerd. Anderzijds bestaat er, zoals hoger in deel 1 werd aangegeven, ook de behoefte bij lokale besturen om beheerstaken te delen en/of intergemeentelijk personeel in te zetten. Thema’s die hierbij steeds terug naar voor komen zijn ICT, gezamenlijke aankopen, delen personeel, problematiek tijdelijke EU werknemers en dienstverlening, samenwerking rond technische opdrachten en Europese projecten. Voor elk van deze 9 thema’s is een werkgroep opgericht die een mandataris voorzit. Een uitgangspunt van het Midwestoverleg hierbij is om ook de bevoegde schepenen zo maximaal mogelijk te betrekken. In juni 2013 werden alle colleges van burgemeester en schepenen van de 17 besturen uit de regio, per brief uitgenodigd om deel te nemen aan deze werkgroepen, alsook werd heel concreet bevraagd welke hun verwachtingen zijn naar het delen van intergemeentelijk personeel en samenwerking rond technische opdrachten. Hierbij werd gewerkt met een lijst waarbij het bestuur haar keuze kon aanvinken. Deze lijst alsook een overzicht van de samenstelling van de werkgroepen, is terug te vinden in bijlage 5. Naast deze bevraging van de colleges, werd ook een susteem via google drive opgesteld. Hierop zijn alle documenten van het Midwestoverleg-Beheerscomité en Forum IGS, beschikbaar. Alles leden van het college en de secretarissen (gemeente en OCMW) krijgen hiertoe toegang. Elk van de 9 werkgroepen is nog lopende. In onderstaande hoofdstukken wordt per werkgroep een stand van zaken gegeven.

26

Midwestoverleg


we rkgr o e p e n Midwe s t 1. b e s t a an d e s am e nwe r k in g s ve r b an d e n

1.1. werkgroep wonen In de regio Midden-West-Vlaanderen zijn er drie woonwinkels die gebiedsdekkend zijn voor de regio: wonen regio Tielt, woondienst regio Roeselare en huisvestingsdienst regio Izegem. Elk van deze woonwinkels heeft een andere juridische structuur. Om recht te hebben op subsidies vanuit Vlaanderen diende een intergemeentelijke samenwerking/vereniging opgericht te worden. Wonen regio Tielt is een interlokale vereniging, woondienst regio Roeselare is een projectvereniging. De huisvestingsdienst regio Izegem is een OCMW vereniging. Om de subsidie aanvraag bij Vlaanderen te kunnen indienen werd daarnaast nog een Interlokale Verening Woonbeleid regio Izegem opgericht. De Interlokale Vereniging heeft aan de huisvestingsdienst regio Izegem de opdracht gegeven om het project uit te voeren. Sommige woonwinkels zijn vragende partij om onder de koepel van de interlokale vereniging Associatie Midwest gevoegd te worden. Bijvoorbeeld de overhead die gepaard gaat met een projectvereniging, weegt te zwaar door op de organisatie van de woonwinkel. Het doel van deze werkgroep is na te gaan of de bestaande woonwinkels naar structuur toe op elkaar kunnen afgestemd worden en of het mogelijk is om deze samenwerkingen onder de koepel van de ILV Associatie Midwest te brengen. Deze werkgroep is een eerste keer bijeen gekomen. Door de aanwezigen werd de lokale aanpak en aanwezigheid van de woonwinkels in de lokale besturen benadrukt. Het beheer van de woonwinkel voor een zestal gemeenten wordt als optimaal ervaren om nog beheersbaar te zijn, alsook om een goede dienstverlening te voorzien naar de lokale besturen. Er is zeker bereidheid tot samenwerking tussen de woonwinkels. Waar mogelijk gebeurt dit nu reeds (vb. delen boekhouder, op punt stellen registratiesysteem). Bij deze werking en vooral naar de financiering door Vlaanderen, wordt een aantal knelpunten ervaren. Deze wordenin een apart hoofdstuk omschreven. De mogelijkheid tot integratie onder de koepel ILV Associatie Midwest, werd eveneens besproken op de werkgroep. Dit zal een beleidskeuze zijn. Volgens de werkgroep moet hierbij rekening gehouden worden met het belang van een lokale werking, de meerwaarde voor de woondiensten, het financiële aspect, overhead en beheer personeelszaken. De evolutie naar één structuur zal niet vanzelfsprekend leiden tot een vermindering van de kosten. Er zou verder moeten onderzocht worden voor welke aspecten nieuwe samenwerkingsvormen mogelijk zijn. Ook hier zal zich (net zoals voor het beleidsdomein erfgoed) het probleem stellen in hoeverre een structuur met rechtspersoonlijkheid kan opgenomen worden in een overkoepelende structuur zonder rechtspersoonlijkheid (ILV Associatie Midwest). 1.2. werkgroep sport Intergemeentelijke samenwerking sport In de regio Midden-West-Vlaanderen zijn er vijf interlokale verenigingen met betrekking tot sportbuurtwerking actief: Gewestelijke Sportwerking, Regionaal Sportoverleg, Midden-West-Vlaams Overleg voor de sport, Vereniging voor Intercommunaal Sportoverleg en de Burensportdienst. De 17 gemeenten van de regio Midden-West-Vlaanderen zijn hierin opgenomen, alsook gemeenten ruimer dan de Midwestregio. Elk van deze interlokale verenigingen kan rekenen op een jaarlijkse subsidie vanuit de provincie. De hoofdlijnen van de werking zijn gelijkaardig hoewel deze afgestemd worden op de noden van de bestunov '13 | deel II: vervolgtraject 2013 - 2016

Midwestoverleg

27

ren per samenwerkingsverband. De bijdrage van de gemeentebesturen (financieel, logistiek, personeel) is verschillend. Aangezien deze samenwerkingsverbanden op zich een gelijkaardige werking hebben, wordt in deze werkgroep nagegaan of de werking en structuur op elkaar kan worden afgestemd. Opname onder de centrale koepel van de ILV Associatie Midwest wordt bekeken. Zwembaden In de regio Midden-West-Vlaanderen beschikken 8 besturen over een zwembad in de gemeente. Het gaat om Lichtervelde, Izegem, Meulebeke, Moorslede, Roeselare, Tielt, Wielsbeke, Wingene. Elk van de besturen is genoodzaakt om op korte of middellange termijn renovatiewerken, bijkomende investeringen of investeringen voor een nieuwbouw zwembad, uit te voeren. Vanuit de provincie is er de mogelijkheid om subsidies te ontvangen vanuit het sportinfrastructuurfonds. Momenteel worden alle investeringen die gepland zijn voor de zwembaden, alsook deze rond sport in ruimere zin, geïnventariseerd. De regio wil hiermee tot een regionaal gedragen visie komen rond sport. In overleg met de bevoegde gedeputeerde Carl Vereecke wordt gewerkt aan een overeenkomst tussen de regio en de provincie. Daarnaast zijn de besturen met een zwembad ook overeen gekomen om in de regio afspraken te maken rond de toegangsprijzen die gevraagd worden. De meeste besturen hebben ondertussen al de beslissing genomen om een onderscheid te maken tussen inwoners en niet inwoners, met een aangepast tarief.

1.3. werkgroep erfgoed Situering De regio Midden-West-Vlaanderen bestaat uit twee arrondissementen: Roeselare en Tielt. De werking rond erfgoed is ook heel verschillend. De gemeenten Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Lichtervelde, Moorslede, Roeselare en Staden werken intergemeentelijk samen binnen projectvereniging BIE rond de volgende culturele domeinen

Cultureel erfgoed – TERF : de projectvereniging sloot voor de periode 2008 en daarna voor de periode 2009-2014 een cultureel-erfgoedconvenant af met de Vlaamse Overheid. Momenteel wordt de aanvraag voor een nieuwe convenant voor de periode 2015-2020 afgewerkt. De projectvereniging ontvang jaarlijks € 300.000 van Vlaanderen voor de uitwerking van een beleid rond cultureel erfgoed ( d.i. alles wat verplaatsbaar is, materieel en immaterieel erfgoed zoals oude foto’s, museale objecten, tradities, processies, werking heemkundige kringen,…)

Relevante wetgeving: Cultureel-erfgoeddecreet van 2012

Onroerend erfgoed – RADAR : de projectvereniging is één van de twee proefprojecten van minister Bourgeois als intergemeentelijke onroerend erfgoeddienst. Deze manier van werken werd positief geëvalueerd en verankerd in het nieuwe onroerend erfgoeddecreet dat eraan komt. Jaarlijks ontvangt de projectvereniging € 100.000 van de Vlaamse Overheid als loonsubsidie voor een stafmedewerker bouwkundig erfgoed en een stafmedewerker archeologie. Tot hun kerntaken behoort het adviseren van bouwdossiers, begeleiden van projecten en het verhogen van het maatschappelijk draagvlak.

Relevante wetgeving: op dit moment erkend als proefproject – vanaf 1 januari 2015 : nieuw onroe rend erfgoeddecreet (goedgekeurd door Vlaams Parlement op 3 juli 2013)

Bibliotheeksamenwerking – BROERE : voor wat betreft BROERE wordt ook samengewerkt met de gemeente Ledegem. Aanvankelijk was de samenwerking van de bibliotheken heel projectgericht.

28

Midwestoverleg


Momenteel wordt deze verdiept en wordt er ook samengewerkt rond collectievorming, de opstelling van een nieuw dienstreglement en gebeurt er ook een competentiescreening door WIVO met het oog op het efficiënter inzetten van mensen en middelen. Geen relevante wetgeving; past wel binnen het beleid van de provincie West-Vlaanderen om biblio theken te ondersteunen via samenwerkingsverbanden

Cultuuraanbod en cultuurcommunicatie: op 1 september 2013 diende de projectvereniging een aanvraag in bij de Vlaamse Overheid om subsidies te ontvangen voor het intergemeentelijk samenwerken rond het cultuuraanbod en de cultuurcommunicatie. Indien de subsidies worden goedgekeurd (circa € 45.000) zal een medewerker worden aangeworven die vooral zal inzetten op het afstemmen van het podiumkunstenaanbod in de BIE-regio (professioneel en vrijwillig) en het ontwikkelen van gezamenlijke kanalen voor het communiceren van het cultuuraanbod in de BIE-regio.

Relevante wetgeving: Decreet Lokaal Cultuurbeleid van 6 juli 2012

Archief : binnen de projectvereniging is een stuurgroep archief actief. Driemaandelijks komen de archiefverantwoordelijken van de BIE-regio samen om gezamenlijke uitdagingen te bespreken en aan te pakken. De optie is er ook om binnen deze poot in de toekomst mensen aan te werven die voor gans de regio werken.

De gemeenten uit het arrondissement Tielt (Oostrozebeke, Tielt, Wielsbeke, Pittem, Meulebeke, Dentergem en Wingene) werken samen in de bibliotheeksamenwerking BART. Onlangs werd een beleidsplan voor de periode 2013-2018 opgemaakt waarmee men de samenwerking wil intensifiëren. De gemeenten Dentergem, Meulebeke, Oostrozebeke, Pittem, Ruislede, Tielt, Wielsbeke en Wingene werken binnen het project ‘Kinderen van toen senioren van nu’ samen rond cultureel erfgoed. Dit project werd in 2012 door de provincie opgestart, die dit nog steeds trekt. Met dit ontwikkelingsgericht project zetten deze gemeenten de eerste stappen in het samenwerken rond cultureel-erfgoed. Een optie is om in de toekomst ook een cultureel-erfgoedconvenant af te sluiten met Vlaanderen. Het doel van deze werkgroep is enerzijds na te gaan hoe en of deze twee werkingen op elkaar kunnen worden afgestemd en hoe opname onder de koepelstructuur van de ILV Associatie Midwest mogelijk is. Pistes Een aantal eerder geopperde pistes zoals het uitbreiden van TERF naar de Tieltse regio of het samensmelten van BROERE en BART, zijn financieel niet interessant of praktisch niet opportuun. Immers, de maximumsubsidie die een intergemeentelijke samenwerking kan krijgen voor het intergemeentelijk samenwerken op het vlak van cultureel-erfgoed bedraagt € 300.000. Projectvereniging BIE ontvangt op dit moment reeds dit maximumbedrag. Het uitbreiden van het werkingsgebied zal (conform de huidige regelgeving) geen verhoging van de subsidie met zich meebrengen. Een groter werkingsgebied met eenzelfde personeelsbestand en financiering zal leiden tot een verminderde kwantitatieve dienstverlening in vergelijking met het aanbod dat nu bestaat. Voor de regio Tielt kan wel een afzonderlijk cultureel-erfgoedconvenant worden afgesloten. Wat betreft het samensmelten van BROERE en BART lijkt het opportuner om de samenwerking geleidelijk te laten evolueren. De verschillende snelheden die op dit moment bestaan zouden anders contraproductief kunnen werken. Voorstel Het voorstel van deze werkgroep is dan ook om de huidige organisatiestructuur van de projectvereniging BIE uit te breiden en in zijn geheel onder te brengen in de ILV Associatie Midwest. In 2013 heeft projectvereniging BIE werk gemaakt van het uitdenken van een nieuwe organisatiestructuur. Uitgangspunten hierbij waren: nov '13 | deel II: vervolgtraject 2013 - 2016

Midwestoverleg

29

De juiste beslissing dient op het juiste niveau en met de juiste mensen genomen te worden. De vergaderlast dient verminderd te worden. De betrokkenheid van ambtenaren, vrijwilligers en politici bij de werking van de projectvereniging dient verhoogd te worden.

Deze organisatiestructuur werd opgemaakt door een werkgroep vanuit de verschillende gemeenten en goedgekeurd door de raad van bestuur.

Deze organisatiestructuur lijkt zich gemakkelijk te lenen tot integratie in de ILV Associatie Midwest, mits de problematiek rond de juridische structuur wordt opgelost. Immers om een cultureel-erfgoedconvenant met de Vlaamse Overheid te kunnen afsluiten is het noodzakelijk dat het intergemeentelijk samenwerkingsverband rechtspersoonlijkheid heeft. Ook de integratie van een projectvereniging in een interlokale vereniging lijkt juridisch niet haalbaar. Onderstaand voorstel gaat er dan ook van uit dat de juridische obstakels weggeruimd kunnen worden. Ongetwijfeld biedt het feit dat de Midwestregio is erkend als proeftuinregio hiervoor mogelijkheden. Binnen Midwest zou een poot cultuur kunnen opgericht worden waar de verschillende samenwerkingsverbanden rond cultuur kunnen in ondergebracht worden. In dezelfde filosofie zou dan bijvoorbeeld ook een poot milieu & natuur, veiligheid,… kunnen opgericht worden.

30

Midwestoverleg


Vervolgtraject 2013 - 2016 Schematisch kanditditals alsvolgt volgt voorgesteld voorgesteld worden: Schematisch kan worden: ILV Associatie Midwest

Milieu & Natuur

Cultuur

Bibliotheken

BROERE

Veiligheid

Archief

Cultuurcommunicatie

Erfgoed

BART

TERF

Samenwerking cultuur erfgoed arro Tielt

RADAR

De De bestaande de samenwerkingsverbanden samenwerkingsverbanden kunnen vervangen worden bestaanderaden radenvan van bestuur bestuur van van de kunnen dan dan vervangen worden door hethet beheerscomité van Midwest. door beheerscomité vande deILV ILVAssociatie Associatie Midwest.

De activiteiten van het dagelijks bestuur komen dan op niveau van de verschillende ‘poten’ onder de De ILV activiteiten van het dagelijks bestuur komen op niveau van de ‘poten’ onder Associatie Midwest (vb. poot cultuur, pootdan milieu & natuur). Ditverschillende dagelijks bestuur neemt allede ILV Associatie Midwest (vb. poot cultuur, poot milieu & natuur). Dit dagelijks bestuur neemt alle beslissingen beslissingen die niet expliciet tot de bevoegdheid van de raad van bestuur/beheerscomité behoren. die Inniet expliciet tot dit de dagelijks bevoegdheid van raad van schepenen. bestuur/beheerscomité behoren. In de praktijk praktijk bestaat bestuur uit de bevoegde bestaat dit dagelijks bestuur uit de bevoegde schepenen. Elk onderdeel apart wordt dan weer inhoudelijk aangestuurd door een stuurgroep. Daar de voorzitter (in hoofde van bevoegde schepen) van elke stuurgroep vertegenwoordigd is in het Elk ‘dagelijks onderdeel apart wordt weer aangestuurd door een stuurgroep. Daar de voorzitter (in bestuur’ wordtdan dit de spil inhoudelijk in de besluitvorming. hoofde van bevoegde schepen) van elke stuurgroep vertegenwoordigd is in het ‘dagelijks bestuur’ wordt De raad van bestuur/beheerscomité behoudt echter ten allen tijde het overzicht, de voorzitter van dit de spil in de besluitvorming. het ‘dagelijks bestuur’ rapporteert op regelmatige tijdstippen aan deze raad van bestuur/beheerscomité. Beslissingen naar bv. personeel en begroting worden door het dagelijks De bestuur raad van bestuur/beheerscomité behoudt echter ten allen tijde het overzicht, de voorzitter van het genomen. ‘dagelijks bestuur’ rapporteert op regelmatige tijdstippen aan deze raad van bestuur/beheerscomité. Beslissingen naar bv. personeel en begroting worden door het dagelijks bestuur genomen.

40

nov '13 | deel II: vervolgtraject 2013 - 2016

Midwestoverleg

31

Beheerscomité ILV Associatie Midwest = Raad van Bestuur

Dagelijks Bestuur Milieu & natuur

Stuurgroep BROERE

Stuurgroep BART

Stuurgroep TERF

Dagelijks Bestuur cultuur

Dagelijks Bestuur Veiligheid

Stuurgroep cultureel erfgoed arro Tielt

Stuurgroep RADAR

Stuurgroep cultuur

Stuurgroep archief

Een stuurgroep bestaat telkens uit de verantwoordelijke ambtenaren en beleidsmakers. Elke stuurstuurgroep bestaat telkens uit de verantwoordelijke en beleidsmakers. Elke groep heeft –eenEen politieke voorzitter die terugkoppelt naar het ambtenaren dagelijks bestuur. De stuurgroep komt driemaandelijksstuurgroep bijeen. heeft een politieke voorzitter die terugkoppelt naar het dagelijks bestuur. De stuurgroep komt driemaandelijks bijeen.

Taken: Beleid van deBeleid deelwerking sturen. Punten voorbereiden voor dederaad bestuur. Concrete Taken: van de deelwerking sturen. Punten voorbereiden voor raad van van bestuur. afspraken over Concrete projecten maken. Expertiseuitwisseling. afspraken over projecten maken. Expertiseuitwisseling.

Het dagelijks bestuur uit de voorzitters de stuurgroepen de facto Het dagelijks– bestuur bestaat uit bestaat de voorzitters van devan stuurgroepen enenisis de factodus dus samengesamengesteld uit de beleidsmakers verantwoordelijk voor het desbetreffende steld uit de beleidsmakers verantwoordelijk voor het desbetreffende beleidsdomein. Het dagelijks beleidsdomein. Hetbijeen. dagelijks bestuur komt tweemaandelijks bijeen. bestuur komt tweemaandelijks Taken: Zakelijk beheer, voor zover het niet tot de expliciete bevoegdheid van de raad van

Taken: Zakelijk bestuur beheer, voor (bv. zover het nietpersoneel) tot de expliciete bevoegdheid van de raad behoort Aanstelling + Coördinerend maar niet bevoogdend watvan bestuur behoort (bv. aanstelling personeel) + en coördinerend maar niet bevoogdend wat betreft de beleids betreft de beleidsmatige aspecten. matige aspecten. –

Het beheerscomité/Raad van Bestuur bestaat uit de burgemeesters van de aangesloten gemeentes en komt driemaandelijks bijeen. De voorzitter van het dagelijks bestuur per Het beheerscomité/Raad van Bestuur bestaat uit de burgemeesters van de aangesloten gemeenbeleidsdomein rapporteert op elk van die vergaderingen.

tes en komt driemaandelijks bijeen. De voorzitter van het dagelijks bestuur per beleidsdomein rapporteert op elk Taken: van die vergaderingen. Zakelijk beheer, voor zover het tot de expliciete bevoegdheid van de raad van bestuur behoort (bv. Aanstelling personeel) + beslissingen mbt het beleid van de ILV.

Taken: Zakelijk beheer, voor zover het tot de expliciete bevoegdheid van de raad van bestuur Feedback bespreking Midwestoverleg behoort (bv. Aanstelling personeel) + en beslissingen met betrekking tot het beleid van de ILV. Aan te vullen

Dit voorstel werd toegelicht op het Midwestoverleg van 5 november 2013. De meerwaarde van dit voorstel ligt erin dat het een soort blauwdruk aanlevert die ook voor andere beleidsdomeinen kan worden toegepast. 3.2 In het Nieuwe kader thema’s van haar erkenning als proeftuinregio, is de regio Midden-West-Vlaanderen vragende partij om dit voorstel concreet te implementeren. Werkgroep ICT

De verschillende besturen elkeeigen 2 . ni e uwe s am e nwe r k in inMidwest g s ve rhebben b an d n noden en behoeften wanneer het om ICT

gaat. Elk bestuur zit eveneens op een ander niveau van voorzieningen, organisatie, werking en ambities.

2.1. werkgroep ICT 41 De verschillende besturen in Midwest hebben elk eigen noden en behoeften wanneer het om ICT gaat. Elk bestuur zit eveneens op een ander niveau van voorzieningen, organisatie, digitale dienstverlening, werking en ambities. Daarnaast zijn er heel wat initiatieven die opgestart werden. We denken hierbij aan V-ICT-OR, het regionaal forum GIS en het regionaal forum ICT. De meerwaarde van de werkgroep Midwest ICT, ligt erin om bestaande initiatieven meer bekend te maken bij de besturen zodat deze hiervan optimaal gebruik kunnen maken (vb. project VASCO onder

32

Midwestoverleg


V-ICT-OR – opmaak van een blauwdruk voor de ontwikkeling van een website). Daarbij probeert de werkgroep Midwest ICT beleidsmatig te sturen in bestaande samenwerkingen. Een tweede ambitie van de werkgroep Midwest ICT is gericht op visieontwikkeling op langere termijn. Om een idee te hebben van het niveau waarop elk bestuur zich bevindt met betrekking tot ICT en informatiebeheer, worden de mogelijkheden voor een regionale Iscan onderzocht. Op basis hiervan kan verder gewerkt wordt naar (een regionale) visievorming en kan gedacht worden aan bv. gerichte gezamenlijke aankopen, ontwikkeling documentmanagementsystemen ed. 2.2. werkgroep gezamenlijke aankopen In de regio Midwest was het tot voor kort geen traditie om gezamenlijk aankopen te doen. Er bestond reeds een opdrachtencentrale Zorg (zie deel I). Recent werd de opdrachtencentrale Midwest opgericht. De opdrachtencentrale Zorg is vooral gericht op gezamenlijke aankopen in het kader van de werking van OCMW’s en Woonzorgcentra. Het gaat hierbij bv. om aankoop van bedden, matrassen, incontinentiemateriaal. De opdrachtencentrale Midwest richt zich zowel naar gemeentebesturen als OCMW’s. Een eerste project is lopende onder trekkersrol van het OCMW Izegem nl. de gezamenlijke aankoop van papier. 25 besturen hebben beslist in te stappen in deze opdrachtencentrale. De gunningsprocedure is lopende. Levering van papier wordt voorzien vanaf januari 2014. De opdracht loopt gedurende een jaar. Nadien zal de evaluatie gemaakt worden of deze gezamenlijke aankoop effectief een winst opleverde voor de lokale besturen. 2.3. werkgroep delen personeel Aan de 17 besturen uit de regio Midden-West-Vlaanderen werd op basis van eerdere insteken, de concrete vraag gesteld naar interesse voor het intergemeentelijk delen van welbepaalde functies. Uit deze bevraging blijkt dat 6 besturen geïnteresseerd zijn in een GIS coördinator 5 besturen geïnteresseerd zijn in een GIS medewerker 8 besturen geïnteresseerd zijn in een archivaris 1 bestuur geïnteresseerd is in een stedenbouwkundig ambtenaar 4 besturen besturen geïnteresseerd zijn in een jurist

Daarnaast werden vanuit de besturen volgende bijkomende suggesties gedaan: 2 besturen besturen zijn geïnteresseerd in een ICT coördinator 1 bestuur wenst een ICT-medewerker 2 besturen zoeken een preventieambtenaar

Er zal een aparte werkgroep opgericht worden in verband met het delen van intergemeentelijk personeel (wordt losgekoppeld van de werkgroep ‘problematiek EU werknemers en dienstverlening). Op deze manier kan concreet worden uitgewerkt hoe op korte termijn aan de vraag van de besturen kan worden voldaan. 2.4. werkgroep problematiek EU werknemers en dienstverlening De regio Midden-West-Vlaanderen heeft een lage werkloosheidsgraad. Deze krapte op de arbeidsmarkt, gecombineerd met de toenemende vergrijzing zorgt ervoor dat bedrijven genoodzaakt zijn om tijdelijke arbeidskrachten vanuit het buitenland aan te trekken. Deze tijdelijke arbeidskrachten worden in de land- en tuinbouw, bouwen transportsector tewerkgesteld. Mede door onduidelijkheid in de wetgeving, blijkt het vinden van een gepaste kwalitatieve huisvesting voor deze mensen een groot probleem te zijn. Gemeentebesturen uit de regio worden meestal pas ‘end of the pipe’ met deze problemen geconfronteerd wanneer zij bv. advies moeten geven rond wetgeving of gecontacteerd worden bij problemen van overlast of overbevolking van woningen ed.


Midwestoverleg

33

Bij alle besturen in de regio werd opgevraagd hoeveel ‘3ter-aanvragen’ (melding die dient voor een verblijf van minder dan 3 maanden, waarbij gedurende max. 9 maanden kan gewerkt worden.) er waren voor de periode 2005 tot 2012, alsook hoeveel E-kaarten (aanvraag in het geval de termijnen voor een 3ter-aanvraag overschreden wordt) door het bestuur werden afgeleverd. Op basis van deze gegevens en de evolutie hierin, komt de werkgroep in november 2013 een volgende keer bijeen om verdere acties te bespreken. 2.5. werkgroep samenwerking rond technische opdrachten In bijlage 5 wordt een overzicht gegeven van een voorstel rond samenwerking met betrekking tot technische opdrachten dat voorgelegd werd aan de besturen. De werkgroep zal dit verder uitwerken en concrete uitvoering aan geven. 2.6. werkgroep Europese projecten Diverse regiopartners brengen Europese middelen naar de regio Midden-West-Vlaanderen. De voorbije programmeerperiode ging dit om circa € 11 miljoen euro. In deze werkgroep zijn de experten van de diverse regiopartners samengebracht (provincie, wvi, RESOC, lokale besturen). Bedoeling is via deze werkgroep de lokale besturen te informeren over de komende programmeerperiode. Op deze manier kunnen de besturen zelf meer aan het stuur zitten en projecten voorstellen aan de partners die nog meer aansluiten op de noden en behoeften van de lokale besturen. De werkgroep bereidt hiervoor een aantal concrete acties voor. 2.7. werkgroep welzijn Recent werd beslist om een bijkomende werkgroep op te richten m.b.t. welzijn. Het domein welzijn is zeer complex in haar aanbod en dienstverlening, alsook in het aantal structuren en organisaties. Deze werkgroep beoogt hier klaarheid in te scheppen en mogelijkheden tot samenwerking en efficiënter werken te formuleren. De regio Midden-West-Vlaanderen heeft een goed werkende regionale welzijnsraad (RWR). De RWR gaf te kennen bereid te zijn de aanbevelingen van de studie naar schaalveranderingen, te harte nemen. 1/3 van de samenwerkingsverbanden situeert zich in de welzijns- en zorgsector. De RWR beschikt over de nodige expertise en connecties om indien gewenst, een grondige doorlichting te laten uitvoeren. Hiervoor zijn wel de nodige financiële middelen noodzakelijk. De regio Midden-West-Vlaanderen heeft als enige regio in West-Vlaanderen een regionaal sociaal beleidsplan. In het najaar 2012 heeft de RWR het initiatief opgestart voor de realisatie van het regionaal sociaal beleidsplan 2013-2019 als toekomstig onderdeel van een breder streekprogramma. Het Midwestoverleg – Beheerscomité heeft dit initiatief financieel gesteund. In 2013 werd de nieuwe blauwdruk rond sociaal beleid voor de regio gefinaliseerd. Deze regionale werking rond welzijn sluit aan bij het pleidooi van minister Vandeurzen om in te zetten op welzijn. De werking van de RWR Midwest komt nu echter in het gedrang in navolging van het Witboek Interne Staatshervorming. Hierdoor worden de taken van de provincies beperkt tot grondgebonden zaken. De personeelskost van de coördinator van de RWR wordt gefinancierd door de provincie. Ook al zijn er beperkte mogelijkheden gecreëerd via het decreet van 31 mei 2013 houdende bepaling van de bevoegdheid van de provincies in deze aangelegenheden, ziet de provincie West-Vlaanderen zich in navolging van het Witboek genoodzaakt om deze financiering stop te zetten met ingang vanaf 1 januari 2014.

34

Midwestoverleg


De afgelopen jaren werden heel wat inspanningen geleverd om de RWR te laten evolueren naar een strategische netwerkorganisatie die zich, samen met publieke en private partners, regionaal inzet op welzijn. Hiermee wordt tegemoet gekomen aan tal van bestuurlijke en maatschappelijke ontwikkelingen waar op het lokale niveau onvoldoende antwoord geboden kan worden. De financiële situatie van de lokale besturen laat niet toe de financiering van de RWR over te nemen. Het valt dan ook te betreuren dat de inspanningen van de voorbije jaren verloren zouden gaan en regionaal beleid rond welzijn niet kan verder gezet worden.


Midwestoverleg

35

k n e lp un t e n n a ar V l a an d e r e n Erfgoed

Om recht te hebben op subsidies voor werking rond cultureel erfgoed, moet de intergemeentelijke samenwerking een rechtspersoon hebben. De Interlokale Vereniging Associatie Midwest heeft geen rechtspersoon waardoor het juridisch niet mogelijk is om de projectvereniging onder de koepel van de ILV Associatie Midwest te brengen. Zoals hoger aangegeven bij bespreking van de wergroep, heeft de regio een concreet voorstel klaar voor integratie in de koepelstructuur van de ILV Associatie Midwest. De regio zou dit voorstel concreet willen verder uitwerken in het kader van haar erkenning als proeftuinregio. Projectvereniging BIE ontvangt reeds het maximum aan Vlaamse subsidies van € 300.000. Uitbreiding van het werkingsgebied met hetzelfde personeelsbestand zal leiden tot een mindere dienstverlening. Een verhoging van de subsidies gekoppeld aan de uitbreiding van het werkingsgebied zou voor Vlaanderen niet mogelijk zijn. Het arrondissement Tielt kan een erfgoedconvenant aanvragen om gebruik te kunnen maken van de Vlaamse subsidies. Op deze manier zorgt Vlaanderen voor een kunstmatige opsplitsing van een regio en het creëren van bijkomende samenwerkingsverbanden. Wanneer een regio inspanningen levert om regionaal samen te werken, zou dit omwille van subsidiëringsregels, niet mogen verhinderd worden.

Woonwinkels

In de regio Midden-West-Vlaanderen zijn er 3 woonwinkels die gebiedsdekkend werken voor de 17 besturen uit de regio. Om recht te hebben op subsidies vanuit Vlaanderen werd de voorwaarde gesteld dat het intergemeentelijk samenwerkingsverband voldoet aan één van de vier vormen zoals omschreven in het decreet op de intergemeentelijke samenwerking. Het resultaat hiervan is dat in regio Midden-West-Vlaanderen de drie woonwinkels 3 verschillende structuren hebben: een interlokale vereniging voor de woonwinkel regio Tielt en een projectvereniging voor de woonwinkel Roeselare. De huisvesting regio Izegem is een OCMW-vereniging, die verschillende activiteiten ontplooit, nl. IGS woonbeleid, Sociaal Verhuurkantoor, werkervaringsproject Wonen & Werken, experimenteel project wonen-welzijn. Conform de geldende wetgeving zijn voor een sociaal verhuurkantoor slechts 2 rechtsvormen mogelijk, namelijk OCMW vereniging of een vzw. Anderzijds moet er voor een subsidie voor intergemeentelijke samenwerking een rechtsvorm voorzien worden die in het decreet op de intergemeentelijke samwerking voorkomt. Ondanks de bestaande goede werking zijn de lokale besturen hier bijgevolg gedwongen om alsnog een vorm van intergemeentelijke samenwerking op te richten conform het decreet op intergemeentelijke samenwerking. Het wordt als positief ervaren dat Vlaanderen de lokale besturen probeert te stimuleren om taken op te nemen en beleid te voeren waar zij dit anders niet prioritair zou stellen, vaak omwille van financiële redenen. Echter is de subsidiëring door Vlaanderen vaak ontoereikend én beperkt in tijd. Specifiek voor de woonwinkels werden drie subsidieperiodes voorzien van telkens 3 jaar. Tijdens de eerste twee subsidie-periodes is er een tussenkomst van 60% van de personeelskost door Vlaanderen. De gemeenten staan in voor de overige 40% van de personeelskost en de werkingskosten. In de derde periode bouwt Vlaanderen de personeelssubsidie af naar 30%. Dit betekent dat de gemeenten 70% van de personeelskosten moeten dragen en de werkingskosten. Na 9 jaar is er geen financiële ondersteuning meer vanuit Vlaanderen. Het opzet hiervan is dat de lokale besturen na 9 jaar zelf in staat moeten zijn om het beleid verder te zetten en te financieren. Echter gelet op de financiële situatie van de lokale besturen is het voor hen niet haalbaar om de woonwinkels volledig voor hun rekening te nemen. Daarnaast werd voor de woonwinkels personeel aangeworven en werd een dienstverlening naar de bevolking toe opgezet, die niet eenvoudig afgebouwd of afgeschaft kan worden. Deze manier van werken wordt vaak door Vlaanderen toegepast welke door de lokale besturen als niet correct wordt ervaren. De regio Midwest pleit er dan ook voor om de subsidiëring door Vlaanderen op minstens 30% te behouden (dus ook na de periode van 9 jaar).

36

Midwestoverleg


Ruimtelijke ordening Een gemeente had aangegeven geïnteresseerd te zijn in het delen van een intergemeentelijke stedenbouwkundig ambtenaar. In de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening is voorzien in een statutaire benoeming van een stedenbouwkundig ambtenaar. Een intercommunale kan dergelijke medewerker niet ter beschikking stellen aangezien er geen vaste benoemingen gebeuren. Uittreksel Vlaamse Codex: Art. 1.4.6. §1. De gemeenteraad stelt het aantal gemeentelijke stedenbouwkundige ambtenaren vast en wijst ze aan. Enkel [statutaire of op proef benoemde statutaire per¬soneelsleden] kunnen aangewezen worden als gemeentelijke stedenbouwkundig ambtenaar. (gew. dec. 16/7/2010) §2. Iedere gemeente moet minimum één gemeentelijke stedenbouwkundige ambtenaar hebben. Twee of meer gemeenten kunnen een intergemeentelijk samenwerkingsverband belasten met de aanstelling en het loopbaanbeheer van één of meer gezamenlijke stedenbouwkundige ambtenaren. Ten minste wordt een voltijdse opdracht ingericht. De gezamenlijke stedenbouwkundige ambtenaren zijn onderworpen aan dezelfde geldelijke en administratieve rechtspositieregelingen als diegene die van toepassing zijn op de personeelsleden van de gemeente waar de zetel van [het intergemeentelijk samenwerkingsverband] gevestigd is. De Vlaamse Regering kan deontologische en/of institutionele waarborgen bepalen ter vrijwaring van de objectieve uitoefening van de opdrachten van de gezamenlijke stedenbouwkundige ambtenaren. Naast het feit van het statutair benoemen, kan ook de verplichting om een voltijdse ambtenaar aan te stellen, voor problemen zorgen. Tenslotte is ook het feit omtrent de zetel niet vanzelfsprekend. Er zouden nu wel initiatieven genomen worden om vanaf 2015 alle gemeenten te ontvoogden, alsook zou de vereiste van een vaste benoeming vervallen. Indien hier effectief uitvoering aan gegeven wordt, zou dit een oplossing bieden voor het aanstellen van een intergemeentelijk stedenbouwkundig ambtenaar. BBC – regie lokale sociale economie In het kader van de Vlaamse beleidsprioriteit sociale economie en hoe dit regionaal kan ingevuld worden, werd door de bevoegde administratie benadrukt dat het noodzakelijk is om een verwijzing naar de regionale samenwerking in BBC op te nemen door alle deelnemende besturen. De actie zou concreet moeten omschreven worden als ‘deelname aan het regionaal programma werk en sociale economie van de ILV Associatie Midwest’ gekoppeld aan een deelrapportagecode LSEVBP01 (die verwijst naar de beleidsprioriteit van de Vlaamse overheid inzake sociale economie). Echter het planlastendecreet biedt de lokale besturen op het vlak van strategische en sectorale planning een kader waarbinnen de besturen autonoom kunnen handelen. Het is dan ook niet logisch dat Vlaamse administraties bijkomende regels zouden opleggen. Bijkomende navraag bij de bevoegde Vlaamse administratie wijst erop dat het vooral om een beoordelingsprobleem zou gaan. De gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden die aangeven te willen inzetten op de Vlaamse beleidsprioriteit regie sociale economie, moeten door de administratie beoordeeld kunnen worden ten opzichte van elkaar. De administratie zou enkel gegevens die aangeleverd worden uit de BBC tool in aanmerking mogen nemen om een beoordeling te maken. Wanneer deze redenering doorgetrokken wordt zou dit betekenen dat voor elk project dat een lokaal bestuur wenst op te start met subsidie van Vlaanderen, een opname in BBC nodig zou zijn wanneer de bevoegde administratie dit wenst. Dit kan volgens de besturen niet de bedoeling zijn.


Midwestoverleg

37

Concreet hebben de besturen die deelnemen aan het project regie lokale sociale economie een collegebesluit (volgens delegatiebevoegdheid) of een raadsbeslissing genomen waaruit het engagement van de besturen blijkt. De lokale besturen menen dat deze beslissingen kunnen meegenomen worden in de beoordeling voor toekenning van subsidies. Proeftuin

De regio Midwest werd samen met vier andere regio’s erkend als proeftuinregio in het witboek interne staatshervorming. In de praktijk blijkt dit echter niet meer te zijn dan een label. Naar concrete invulling toe en het effectief geven van experimenteerruimte en ondersteuning bij concrete vragen en projecten, ontving de regio Midden-West-Vlaanderen tot nu toe geen reactie. In de regio werd een interlokale vereniging Associatie Midwest opgericht. Hoger werd een aantal knelpunten geformuleerd die het gevolg zijn van een structuur zonder rechtspersoonlijkheid. Daarnaast is er een streekintercommunale wvi dewelke haar bevoegdheden conform het decreet intergemeentelijke samenwerking moet beperken tot een aantal vastgelegde taken. Hierdoor kan zij niet inspelen op vragen vanuit de regio’s. De verdere ontwikkeling van enerzijds de interlokale vereniging en anderzijds de reorganisatie van de streekintercommunale (zie verder) sporen parallel. Wijzigingen in de wetgeving dringen zich op.

38

Midwestoverleg




Midwestoverleg

denkproces wvi

de nk pr o c e s w vi In 2011 - 2012 heeft de West-Vlaamse intercommunale (wvi) een denkproces met betrekking tot toekomstige intergemeentelijke samenwerking en perspectieven voor wvi, doorlopen. Dit traject werd uitgevoerd door het externe bureau Idea Consult. Het proces werd begeleid door een politieke stuurgroep en een academisch team. Een aantal mogelijke scenario’s werd uitgewerkt. In 2013 werden deze voorstellen verder bekeken en besproken, in overleg met de regio’s uit het werkingsgebied van wvi. Er werd een informateur aangesteld om na te gaan welke de concrete vragen zijn vanuit de regio’s. Op basis hiervan zijn er concrete actiepunten opgesteld om in te spelen op de noden van de regio’s, alsook worden verbetervoorstellen genoteerd voor de eigen interne werking van wvi. Een stuurgroep bestaande uit politieke afgevaardigden van elke regio en de bevoegde gedeputeerde, begeleidt deze processen.

40

Midwestoverleg

denkproces wvi | nov '13



Midwestoverleg

bijlagen

bijla ge 1: no t a ve r vo l g t raje c t s t u die s c haalve ran de rin ge n 2010 - 2012 OPTIMALISATIE VAN DE BESTUURLIJKE ORGANISATIE IN DE REGIO ROESELARE-TIELT VOORSTEL VOOR EEN VERVOLGTRAJECT (SEPT 2010 – SEPT 2012)

Drievoudig opzet : Het vasthouden, begeleiden en verdiepen van de dynamiek die n.a.v. de studie is op gang gebracht. Het verder werken aan de inventaris. Het operationaliseren van een aantal opties op korte termijn en het voorbereiden van een aantal structurele beleidsbeslissingen die in werking treden vanaf de nieuwe legislatuur van gemeenten, provincie (2013).

CONCRETE AANPAK :

1. h e t va s t h o u d e n , b e g e l e i d e n e n ve r di e p e n van d e d y n ami e k De inventaris en de verzamelde inzichten en suggesties hebben aanleiding gegeven tot een aantal gespreksrondes met burgemeesters, streekorganisaties etc … Voor velen was dit de eerste kennismaking met feiten en ontwikkelingen rond de bestuurskundige organisatie in de regio. Deze gesprekken en het debat hieromtrent moeten dan ook verder gezet worden. Bovendien zijn tot op heden alleen een beperkt aantal vertegenwoordigers van gemeenten, organisaties en diensten betrokken bij de gesprekken. Dit moet dringend verruimd worden naar o.m. schepenen, ambtenaren, raadsleden van gemeente en OCMW, professionelen en bestuursleden van organisaties, provincieraadsleden, middenveld etc … Concreet : Er wordt een publiek initiatief georganiseerd in sept. 2010 waarop de inventaris en inzichten worden voorgesteld. Verder uit te werken (eventueel 23 september, met thematafels …). In 2011-2012 worden nog 2 publieke info/debatavonden rond bepaalde aspecten van dit bestuurskundige debat georganiseerd in de regio. De mogelijkheid wordt aangeboden om aan de hand van een begeleidende powerpointpresentatie een korte situerende/informatieve – en voor de leek toegankelijke - basistoelichting te krijgen over de inventaris, de ontwikkelingen en het actuele debat m.b.t. de bestuurskundige organisatie. Dit aanbod is beschikbaar voor gemeenteraden, voor lokale bijeenkomsten van middenveldorganisaties, adviesraden etc. We gaan er immers vanuit dat slechts weinigen vertrouwd zijn met het bestuurskundig jargon en actuele dynamiek. Het gaat dus om een aanbod tot kennismaking. Deze verschillende initiatieven moeten een draagvlak opbouwen voor latere beleidsbeslissingen.

2 . h e t ve r d e r we r ke n a an d e inve n t ar i s De inventaris wordt op regelmatige basis (jaarlijks) aangevuld en op punt gezet. Zo mogelijk worden evaluatieve elementen toegevoegd. Concreet : Een groep van een 5-tal ambtenaren (gemeente, provincie, wvi) wordt hiervoor verantwoordelijk gesteld. Iedereen engageert zich om wijzigingen m.b.t. samenwerkingsverbanden bij dit centraal aanspreekpunt te signaleren. Organisatie :

42

Midwestoverleg

bijlagen | nov '13

3. h e t o p e ra t i o n ali s e r e n van e e n a an t al o p t i e s o p ko r t e t e r mijn e n h e t vo o r b e r e i d e n van e e n a an t al s t r u c t ur e l e b e l e i d s b e s li s s in g e n van a f 2 013

3.1. korte termijn : operationaliseren van een aantal opties in de periode 2010-2012 Er wordt gepleit om selectief reeds op korte termijn een drietal initiatieven te ontwikkelen.

Doorstart van het overleg van secretarissen van de gemeenten van Midden-West-Vlaanderen

Dit overleg krijgt ook een nieuwe taak bij het formuleren van intergemeentelijke beheersvraagstukken voor het Midwestoverleg. Er komt een nauwe contactlijn tussen het MWO-overleg en dit overleg van secretarissen. Opstart : najaar 2010 Initiatiefnemer : de secretarissen uit de trajectgroep (zie verder) Voorbereiding agenda’s : idem Secretariaat (uitnodigingen, verslagen) : Saskia Verriest – wvi

De opstart van een intergemeentelijke expertisecel voor de gemeenten van Midden-West-Vlaanderen

Mogelijkheden en scenario’s worden verkend om een interlokale vereniging op te richten die flexibele inzetbaarheid van personeel of externe expertise ten behoeve van gemeenten in de regio mogelijk maakt. Het kan hierbij zowel gaan om nieuw personeel dat ‘gedeeld’ wordt tussen (een aantal) gemeenten, het gezamenlijk tijdelijk ‘inhuren’ van externe expertise voor (een aantal) gemeenten tot – indien zich opportuniteiten aandienen - het eventueel ‘verschuiven’ van bestaand personeel vanuit samenwerkingsverbanden richting een meer gezamenlijk aangestuurde pool. Mogelijkheden moeten hiertoe geïnventariseerd worden, kosten-baten afgewogen etc. Het is uiteindelijk de bedoeling om nieuwe of bestaande intergemeentelijke samenwerkingsverbanden dichter bij elkaar te schuiven om efficiëntie, transparantie en (beleids)stuurbaarheid te vergroten. Opstart : najaar 2011 Initiatiefnemer : het Midwestoverleg Organisatie opstartfase (bemiddelen, statuten …) : Niek De Roo / Saskia Verriest – wvi

De intensivering van de samenwerking OCMW – gemeente – welzijnssector

Hierbij wordt op het regionale niveau : een gespreksagenda voorbereid voor lokale gesprekken (2010-2011) die moeten leiden tot een intensere beheersmatige en beleidsmatige lokale samenwerking tussen OCMW en gemeente (vanaf 2013). een afsprakenkader uitgetekend voor een regionale welzijnsstrategie en – structuur waarbij private en publieke sector (regionale welzijnsraad – overleg gemeenten – overleg ocmw’s) in participeren.

Opstart : begin 2011 Initiatiefnemer : een regionale adhoc commissie (samenstelling via Midwestoverleg) Organisatie :

nov '13 | bijlagen

Midwestoverleg

43

3.2. lange termijn : verkennen van een aantal structurele beleidsopties voor de nieuwe legislatuur van gemeenten en provincies (2013) Het gaat hierbij om het optillen van verdelingskwesties (o.m. toekenning ruimtegebruik, middelen etc …) van het lokale naar het regionale niveau, gestructureerd overleg met de Vlaamse overheid, efficiënte organisatie van het Streekhuis en het hierbij afbouwen van de tussenschotten tussen de betrokken partners (provincie, gemeenten, RESOC en wvi), het aansturen van de regionale werking door een ‘politiek comité’ etc .. Strategie en afspraken i.v.m. samenwerking en structuren moeten verankerd worden in een Bestuurlijk Manifest voor Midden-West-Vlaanderen dat in werking moet treden vanaf 2013. Dit kan eventueel de vorm aannemen van een gemeenschappelijk basisframe waarop gemeenten naargelang hun situatie en behoefte op een eigen manier verder kunnen op inpluggen. De inhoudelijke afspraken i.v.m. gezamenlijk programma en ambities voor de regio (2013-2019) worden vastgelegd in een Regionaal Memorandum voor Midden-West-Vlaanderen. Bedoeling is dat gemeenten, provincie en betrokken partners de aspecten waar zij voor verantwoordelijkheid opnemen meenemen in beleidsprogramma’s voor de nieuwe legislatuur. Initiatiefnemer : De beleidsverantwoordelijken uit de trajectgroep (zie verder) Organisatie : Niek De Roo / Saskia Verriest – wvi (eventueel i.s.m. extern expert Filip De Rynck) 4 . d e t raj e c t gr o e p

De trajectgroep is een tijdelijke structuur (2010-2012) die het mandaat krijgt vanuit het Midwestoverleg, Provincie, RESOC en wvi om dit hele proces te begeleiden. Het gaat om een ‘lichte’ structuur waarbij een beperkt aantal deelnemers (die beleidsmatig en/of ambtelijk/professioneel verbonden zijn aan de verschillende structuren en organisaties) deze zoektocht naar een bestuurlijke optimalisatie verder zetten en begeleiden. Bij het bepalen van het ‘profiel’ kan o.m. vertrokken worden van de ervaringen met de huidige stuurgroep die de inventaris-studie begeleid heeft. Voor het nemen van initiatieven of beslissingen wordt steeds teruggekoppeld naar betrokken organisaties. De trajectgroep vergadert 2 maandelijks. Initiatiefnemers : Midwestoverleg en andere partners van het Streekhuis Organisatie : Niek De Roo / Saskia Verriest – wvi (eventueel i.s.m. extern expert Filip De Rynck

44

Midwestoverleg

bijlagen | nov '13

bijlage 2: Me morandum ILV A s s o c iat ie Midwe s t Memorandum Interlokale Vereniging Associatie MidWest 1. d o e l s t e llin g van di t m e m o ran dum Het memorandum omvat een proeve van de ambities van de ILV voor het begin van de komende bestuursperiode met een duidelijke nadruk op de eerste jaren van deze periode. Dit memorandum heeft niet de ambitie om een memorandum van de streek te zijn. Een memorandum van de streek kan later wel voorspruiten uit het werk van de ILV, maar eerst moet er intern een duidelijke ambitie voor de ILV worden bepaald. Bij de oprichting van de ILV op 28 februari 2012 heeft de ILV vijf strategische en operationele doelstellingen vooropgesteld (nota in bijlage). De opmaak van een memorandum voor de ILV past in de geformuleerde doelstellingen rond regionale werking. De ILV kan maar een succes zijn als de activiteiten en de inspanningen worden gedaan met een doel voor ogen dat door alle leden van de ILV gedragen wordt. Hierbij is het voor het geloof in de slagkracht van de ILV belangrijk om één of meerdere “quick wins” te realiseren die voor de leden een aanwijsbaar en tastbaar voordeel opleveren. Daarna kan dan werk gemaakt worden van een ruimere streekvisie. Het flexibele kader dat de ILV aanreikt voor samenwerking is een grote troef. Zo kunnen binnen de ILV alle of een paar gemeentebesturen samenwerken, alle of een paar OCMW-besturen, alle of een paar gemeente- en OCMW besturen en dit is dan nog eens allemaal mogelijk met partners van buiten de eigen regio. Dit geeft de mogelijkheid tot maatwerk. Zo hoeft geen enkele partner tegen zijn zin mee te stappen in iets, elk kiest enkel datgene waarvan hij of zijn denkt voordeel te zullen halen. 2 . d o e l s t e llin g e n van d e ILV A s s o c i a t i e Mi dWe s t .

In de algemene overeenkomst voor de oprichting van de ILV, die door de meeste deelnemende gemeente- en OCMW besturen rond de jaarwisseling 2011/2012 werd goedgekeurd, staan in artikel 2 de doelstellingen opgesomd. Het delen van expertise tussen de partners en dit via 2 verschillende pistes: het aanstellen van intergemeentelijk personeel en het gemeenschappelijk uitvoeren van aankopen van externe expertise, diensten, leveringen en investeringen. Deze werking moet passen in het perspectief om een volwaardige, efficiëntere en transparantere samenwerking tussen lokale overheden te realiseren en bevorderen. Een andere belangrijke doelstelling, en de initiële motivatie om over te gaan tot de oprichting van de ILV, komt voort uit de conclusies van de inventarisatie-studie gedaan door prof. De Rynck en mevr. Decorte. Daaruit bleek dat er bijzonder veel intergemeentelijke samenwerkingsverbanden bestaan. Het bijkomend oprichten van een nieuwe ILV kon dan ook enkel als een aantal bestaande samenwerkingsverbanden onder deze ILV-koepel worden opgenomen, zodat het totaal aantal samenwerkingsverbanden kleiner wordt en de bestaande samenwerkingen meer dan vroeger zich gaan toespitsen op de midwest regio. De derde doelstelling die expliciet voorspruit uit de oprichting van de ILV is het stimuleren van de intensere samenwerking tussen gemeenten en OCMW’s. Op dit vlak is het speelveld in de midwest regio erg variabel: ven vergaande samenwerking met gedeeld personeel tot quasi geen samenwerking in een aantal gemeenten. Tenslotte werd tijdens de laatste wijziging aan het gemeentedecreet (juni 2012) vastgelegd dat iedere gemeenteraad een commissie in het leven zal moeten roepen die zich zal buigen over de intergemeentelijke en de extern verzelfstandigde organen. Het spreekt voor zich dat dit deze samenwerkingen meer naar voren zal brengen in de gemeentelijke bestuursorganen. Een betere structurering en overzichtelijker organisatie van het huidig kluwen aan intergemeentelijke samenwerkingen zal dus geen luxe zijn.

nov '13 | bijlagen

Midwestoverleg

45

3. g e p l an d e a c t i e s van d e in t e r l o kal e ve r e ni gin g

3A . r e gi o n al e a f s t e mmin g. De ILV staat niet alleen in de streek, ook andere actoren zijn actief in onze regio. De belangrijkste daarvan zijn zonder twijfel de provincie (met de streekgebonden werking) en de wvi (zelf ondersteunend partner van de ILV). Binnen het provinciedecreet krijgt de provincie uitdrukkelijk de opdracht om lokale besturen bij te staan op hun vraag. Daarnaast is het streekhuis een factor van groeiend belang in het bestuurlijk landschap in de regio. Het is daarom aangewezen dat de ILV binnen het eerste van de nieuwe legislatuur een sluitend en werkbaar protocol met de provincie afsluit. Beiden hebben baat bij goede afspraken en een goede samenwerking. De rol van de wvi kan mogelijks na een doorlichting ook veranderen. Indien zich hier mogelijkheden aandienen moet de ILV ook de samenwerking met de wvi zo nodig bijsturen. Doel: Timing:

Een gedragen protocol afsluiten met de provincie West-Vlaanderen 31/12/2013

3B . s am e nwe r k in g s ve r b an d e n . Zoals hierboven al aangegeven is één van de primordiale uitgangspunten voor de oprichting van de ILV het opnemen van een aantal andere samenwerkingsverbanden in een groter kader. Het zo maar opnemen van bestaande samenwerkingsverbanden onder de paraplu van de ILV zal een oefening zijn die een veelheid aan aspecten moet onder de loep nemen. Het spreekt voor zich dat die samenwerkingsverbanden waarbij gemeenten en/of OCMW’s de enige partners/financierders zijn de eenvoudigste zijn om te gaan samensmelten met de ILV. Een aantal exclusief gemeentelijke of OCMW-samenwerkingsverbanden krijgt echter een financiering vanuit de hogere overheden, waarbij vaak een bepaalde rechtsvorm is opgelegd. In het geval er personeel aan het werk is binnen de bestaande samenwerkingsverbanden (bijv. terf), is deze oefening ook al veel minder evident. Tenslotte moet er een oplossing komen voor de inhoudelijke aansturing van thema gebonden samenwerkingsverbanden die opgenomen worden in de ILV. Het is weinig waarschijnlijk dat de vakschepenen bevoegd voor de materie hun inbreng zomaar zullen laten schieten. De moeilijke oefening zal dus inhouden dat er financieel, juridisch, HRM-matig en qua aansturing een correcte en haalbare oplossing komt om bestaande structuren in de ILV te schuiven. Maar om één van de initiële doelstellingen van de ILV te realiseren moet er een merkbare vermindering zijn in de vele samenwerkingsverbanden. Deze vermindering in samenwerkingsverbanden kunnen we ook, zeker in de welzijnssector, realiseren door te overwegen een aantal samenwerkingsverbanden in elkaar te schuiven. Tenslotte is de logica van de samenwerkingsovereenkomst van de ILV zo dat nieuwe samenwerkingsverbanden van gemeenten en/of OCMW telkens meteen onder de koepel en met medeweten van alle leden van de ILV worden opgestart. De ILV zal hiervoor een procedure uitwerken die snel en efficiënt is. De bestaande (oudere) overeenkomsten tussen een aantal partners van de ILV kunnen waar mogelijk opengesteld worden voor andere leden van de ILV. Doel: Timing:

46

Een vermindering van minimaal 5 samenwerkingsverbanden realiseren (zonder dat de samenwerking en het overleg onder gaat lijden) 31/12/2014

Midwestoverleg

bijlagen | nov '13

3C . b e h e e r s t ake n Dit derde speerpunt zal voor de betrokken besturen het meest concreet zichtbaar zijn. Het delen van een aantal beheerstaken zal efficiëntiewinsten met zich meebrengen. Deze gedeelde beheerstaken kunnen zowel afgelijnde taken zijn die door gedeelde personeelsleden worden uitgevoerd voor meerdere besturen als opdrachten die door één bestuur worden uitgevoerd ten bate van meerdere besturen. Een paar voorbeelden: Het inrichten van een ‘aankoopcentrale’ voor de zorginstellingen van onze OCMW’s is een duidelijk voorbeeld van een dergelijke samenwerking. Ook de gemeentebesturen kopen allemaal vaak hetzelfde aan. Een gemeenschappelijke aankoop verlaagt de gemiddelde administratieve last die ermee gepaard gaat en moet door de grotere aangekochte volumes ook de prijs kunnen drukken. Verschillende gemeenten hebben aangegeven te willen samenwerken rond archief. Iemand met een gespecialiseerde opleiding archief kan evengoed een paar administratieve krachten aansturen in verschillende besturen. Zo kan het conceptuele denkwerk en de expertise gedeeld worden door meerderen, blijft de job aantrekkelijk en gevarieerd genoeg voor de archivaris zelf en kost het de besturen uiteindelijk minder dan elk op zich dit te doen. Een meer specifieke mogelijke gedeelde beheerstaak omvat de subsidiedossiers van de besturen in de regio. Heel wat subsidie (vooral EU-subsidies) mikken vaak op aanvragers in een grootte orde die een stuk groter is dan de individuele gemeenten en OCMW’s. Daarom kan de ILV als vehikel dienen om onze besturen samen dergelijke dossier te laten opnemen om middelen van elders naar onze regio te halen. Deze voorbeelden zijn maar een paar van de mogelijkheden tot samenwerking. Het delen van gemeenschappelijk personeel voor specifieke taken is natuurlijk ingrijpender dan het samen aankopen. Het zal vooral zaak zijn ook deze ‘lichtere’ versies van samenwerking in de geesten voldoende te doen rijpen zodat de winsten hier ook kunnen gerealiseerd worden. Doel: Timing:

5 gemeenschappelijke aankopen/jaar 1 intergemeentelijke beheerstaak opnemen via intergemeentelijk personeel 31/12/2013

3D. r e gi o n al e p r oj e c t e n Jaarlijks draagt iedere deelnemende gemeente van de ILV 0,05 euro/inwoner bij aan de gemeenschappelijk ‘pot’ voor regionale projecten. Het beheerscomité van de ILV kan dan uit deze (weliswaar beperkte) middelen putten voor het uitvoeren van regionale projecten. We denken hier in de eerste plaats aan het uitvoeren van studieopdrachten en begeleiding van regionale dynamieken. Zoals in punt B. als aangegeven zouden we hier bijvoorbeeld een stuk ondersteuning kunnen inhuren om de hinderpalen bij het opnemen van andere samenwerkingsverbanden onder de koepel van de ILV weg te nemen. Een andere optie kan dan bijvoorbeeld het inhuren van procesbegeleiding om tot een inhoudelijke streekvisie van de ILV te komen. Dit deel over de regionale projecten is momenteel het minst concreet. Het lijkt logisch dat met de nieuwe bestuursperiode en met het vooruitzicht van een beheerscomité van de ILV dat voor 6 jaar aan slag kan hier binnen het beheerscomité de nodige zinvolle keuzes kunnen gemaakt worden.

nov '13 | bijlagen

Midwestoverleg

47

bijla ge 2 bi s: s t rat e gi s c he e n op e rat ione l e do e l s t e llin ge n ILV A s s o c iat ie Midwe s t Doelstellingen Interlokale Vereniging Associatie Midwest Goedgekeurd bij de oprichting van de ILV Associatie Midwest op 28 februari 2012

Aanleiding Net zoals in andere regio’s in Vlaanderen, worden de gemeenten in de regio Midden-West-Vlaanderen geconfronteerd met een toenemend aantal bovenlokale en interlokale structuren, en samenwerkingsverbanden, zowel in de publieke als de semi-publieke omgeving. De besturen ervaren een toename van de planlast en de complexiteit van de verantwoordelijkheden. De gemeentebesturen verliezen het overzicht en voelen een gebrek aan transparantie. Dit was de aanzet om in 2010 door de Hogeschool Gent (onder leiding van prof. Dr. Filip De Rynck) een studie te laten uitvoeren naar schaalveranderingen in de regio Midden-West-Vlaanderen. Deze studie bevestigt dat de voorbije jaren de samenwerking in de regio en tussen de gemeenten van de regio sterk is toegenomen. Verder blijkt ook dat de bestaande structuren en samenwerkingsverbanden niet altijd even efficiënt en transparant zijn. Tegelijkertijd neemt bij de gemeenten de nood aan gespecialiseerd personeel toe terwijl een gemeente niet altijd over de mogelijkheid beschikt om deze expertise alleen uit te bouwen. Om een antwoord aan deze problemen te bieden en de bestuurlijke verrommeling van het intermediaire niveau aan te pakken, beslisten eind 2010 de lokale besturen uit de regio Midden-West-Vlaanderen om een schelpstructuur op te richten, namelijk de Interlokale Vereniging Associatie Midwest. opstart Interlokale Vereniging Associatie Midwest 28 februari 2012 is de officiële opstart van deze Interlokale Vereniging Associatie Midwest. Tot nu toe hebben 15 van de 17 gemeenten en 14 OCMW’s beslist om in te stappen in deze interlokale vereniging. De gemeente en het OCMW van Dentergem, Meulebeke, Oostrozebeke, Pittem, Ruiselede, Wielsbeke, Wingene, Ingelmunster, Izegem, Ledegem, Lichtervelde, Moorslede, Roeselare, Staden en de stad Tielt treden toe tot de Interlokale Vereniging Associatie Midwest. Twee gemeenten beslisten als waarnemend partner op te treden wat betekent dat zij voorlopig niet toetreden tot de interlokale vereniging Associatie Midwest maar het traject dat wordt afgelegd van nabij wensen te volgen met oog op toekomstige toetreding. Wvi is ondersteunend partner van deze Interlokale Vereniging Associatie Midwest. Overgang Midwestoverleg naar Beheerscomité De Interlokale Vereniging Associatie Midwest wordt opgericht op 28 februari 2012. De bestaande structuur van het Midwestoverleg gaat geleidelijk over in het beheerscomité van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest; dit zowel m.b.t. de structuur, vergaderritme, inhoudelijke en ondersteunende werking. 2012 is de overgangsperiode. Vanaf 1 januari 2013 wordt het Beheerscomité het nieuwe leidende en sturende comité. De oprichting van deze interlokale vereniging impliceert dan ook dat de vrijblijvendheid van het Midwestoverleg overgaat in een engagement van en voor het beheerscomité en de regio. Naast een forum voor informatie-uitwisseling, informele contacten en het gezamenlijk innemen van standpunten zal het Midwestoverleg evolueren naar een forum dat meer beleidsvoorbereidend en sturend werkt op regionaal niveau. Hierbij wordt aandacht besteed aan het creëren van een draagvlak bij en een terugkoppeling naar de lokale besturen (gemeente en OCMW) die deel uitmaken van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest. Ambities Interlokale Vereniging Associatie Midwest Deze interlokale vereniging heeft vier grote ambities: Engagement; Versterken onderlinge samenwerking; Het vereenvoudigen van de structuren en het intermediaire niveau;

48

Midwestoverleg

bijlagen | nov '13

Regionale projecten en aansturing.

1. e n g a g e m e n t De besturen die intekenen en akkoord gaan met de statuten van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest engageren zich om naast het gemeentelijk en lokaal belang, ook het regionaal belang na te streven. Dit gebeurt door aanwezigheid op en inzet voor het Beheerscomité en het ondersteunen van de ambities van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest. 2 . ve r s t e r ke n o n d e r lin g e s am e nwe r k in g Een grote ambitie van de regio is om de onderlinge samenwerking tussen de lokale besturen te versterken. De oprichting van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest draagt hiertoe in grote mate bij. Deze interlokale vereniging en beheerscomité kunnen beschouwd worden als een verlengd lokaal bestuur. Gemeenten krijgen de mogelijkheid om personeelsleden of expertise te delen voor uitdagingen en verantwoordelijkheden die gelijkaardig zijn in de verschillende besturen. 3. ve r e e nvo u di g e n van s t r u c t ur e n e n h e t in t e r m e di air e ni ve au Bij de inventarisatie van de bestaande samenwerkingsverbanden in de regio Roeselare – Tielt werden in 2010 183 verschillende netwerken geïdentificeerd. 20 van deze zijn schoolgemeenschappen. Om een vertekend beeld van het aantal samenwerkingsverbanden te voorkomen, worden alle schoolgemeenschappen onder één netwerk geplaatst. Bijgevolg zijn er in de Midwestregio 163 verschillende netwerken actief. Met de oprichting van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest is het de bedoeling om bestaande samenwerkingsverbanden te heroriënteren en ook nieuwe samenwerkingsvormen onder deze schelpstructuur te plaatsen. Daartoe wordt elk van de in 2010 geïnventariseerde samenwerkingsverbanden, of een pakket van samenwerkingsverbanden behorende tot eenzelfde beleidsdomein, de komende legislatuur (2012 - 2018) geëvalueerd. Aan de hand van een vijftal testcases wordt hiervoor in 2012 een methodiek/stappenplan uitgewerkt. 4 . r e gi o n al e p r oj e c t e n e n a an s t ur in g De oprichting van deze Interlokale Vereniging Associatie Midwest moet besturen toelaten om samen meer regionale projecten op te stellen waarbij het beheerscomité van de interlokale vereniging optreedt als een bestuur voor de regio. Elk voorstel van beslissing van het beheerscomité zal steeds door de betreffende raden moeten worden goedgekeurd maar het laat de besturen toe om hun denken werkwijze meer regionaal te oriënteren met oog op een versterkte regionale werking, positionering en profilering van de regio Midden-West-Vlaanderen in het Vlaamse landschap. Hierbij wordt eveneens de afstemming en samenwerking met andere regionale partners op een transparante manier vastgelegd. Doelstellingen Deze ambities kunnen worden vertaald in vijf strategische doelstellingen. 1. s am e nwe r k in g Het Midwestoverleg/Beheerscomité Interlokale Vereniging Associatie Midwest brengt de 17 gemeenten uit de regio Midden-West-Vlaanderen bijeen en wenst deze samenwerking verder te structureren en te onderbouwen.

nov '13 | bijlagen

Midwestoverleg

49

2 . o n d e r s t e unin g Het Midwestoverleg/Beheerscomité Interlokale Vereniging Associatie Midwest wenst de 17 gemeenten te ondersteunen en te begeleiden, en aan hun vraag te voldoen. 3. b e l an g e nb e h ar t i gin g Ten aanzien van derden behartigt het Midwestoverleg/Beheerscomité Interlokale Vereniging Associatie Midwest de belangen van de 17 gemeenten uit de regio Midden-West-Vlaanderen. Het gaat hier zowel om belangenverdediging ten aanzien van niet-gouvernementele (nl. VVSG, wetenschappelijke instellingen,…) als gouvernementele actoren (nl. de provincie, Vlaamse overheid, Federale overheid,…). 4 . ove r l e g Het Midwestoverleg/Beheerscomité is het overlegforum waar de effectieve en ondersteunende partners, gezamenlijk overleggen over de aansturing, opvolging en ontwikkeling van de streek(werking). In 2012 zal de samenstelling van het Beheerscomité evolueren waarbij het Beheerscomité de mogelijkheid heeft om protocols af te sluiten met andere regiopartners. 5. r e gi o n al e we r k in g Het Midwestoverleg/Beheerscomité Interlokale Vereniging Associatie Midwest organiseert en structureert zich om op regionaal niveau meer sturend en beleidsvoorbereidend te werken. Voorgaande strategische doelstellingen vertalen zich in volgende operationele doelstellingen. 1. s am e nwe r k in g Het Midwestoverleg/Beheerscomité organiseert jaarlijks minimum 9 vergaderingen met burgemeesters en één gezamenlijk overleg tussen burgemeesters en secretarissen. Indien het Beheerscomité beslist tot de aanstelling van een Dagelijks Bestuur, worden deze bijeenkomsten georganiseerd. Het Midwestoverleg/Beheerscomité zal de samenwerking met andere fora verder bekijken en uitwerken waar relevant (vb. samenwerking overleg OCMW-voorzitters, overleg secretarissen,…). Hierbij wordt rekening gehouden met de doelstellingen zoals opgenomen in de nota voor het vervolgtraject op de studie naar schaalveranderingen in de regio. Op vraag van het Midwestoverleg/Beheerscomité worden schepenen en//of ambtenaren systematisch of ad hoc samengebracht. 2 . o n d e r s t e unin g Het Midwestoverleg/Beheerscomité ondersteunt de gemeenten inhoudelijk door het verzamelen van informatie, de opmaak van nota’s en rapporten, en het communiceren naar de Midwestgemeenten. 3. b e l an g e nb e h ar t i gin g De belangen van de Midwestgemeenten worden op twee manieren behartigd. Enerzijds door het gezamenlijk overleg tussen de gemeenten en te streven naar een gezamenlijke aanpak en standpunten. Anderzijds door het opvolgen van beleidsagenda’s op federaal, Vlaams en provinciaal niveau. 4 . ove r l e g e n n e t we r k in g Het Midwestoverleg/Beheerscomité werkt verder aan de uitbouw van een zo breed mogelijk netwerk, zowel binnen de lokale besturen als daarbuiten. Beleidsinformatie van andere overheden wordt vertaald en gestructureerd overgebracht naar de Midwestgemeenten.

50

Midwestoverleg

bijlagen | nov '13

Het Midwestoverleg/Beheerscomité zorgt ervoor dat suggesties en opvattingen die leven bij de Midwestgemeenten gehoord worden in overleggen met derden. 5. r e gi o n al e we r k in g De bestaande structuur van het Midwestoverleg gaat over in het Beheerscomité van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest. Dit impliceert dat de vrijblijvendheid overgaat in een engagement. Het Midwestoverleg/Beheerscomité bekijkt de mogelijkheden voor een hechtere samenwerking met het arrondissementeel verbond van gemeentesecretarissen als het managementcomité van de regio, met oog op de verdere bestuurlijke en beleidsmatige organisatie van de streek. Het Midwestoverleg/Beheerscomité zoekt naar mogelijkheden voor samenwerking en betrokkenheid met de OCMW’s uit de regio. Het Midwestoverleg/Beheerscomité werkt samen met de gebiedsgerichte werking van de Provincie West-Vlaanderen, de West-Vlaamse Intercommunale (wvi) en het Regionaal Economisch en Sociaal Overlegcomité Midden-West-Vlaanderen (RESOC) en andere regiopartners om de streekwerking in de regio verder uit te bouwen en te onderhouden.

nov '13 | bijlagen

Midwestoverleg

51

bijlage 3: do s s ie r pr o e f t uin Midwe s t Voorstel aan de Vlaamse Regering Regio Midden-West-Vlaanderen 1. s i t u e r in g In 2010 heeft de regio Midden-West-Vlaanderen een traject van regioscreening en onderzoek naar bestuurlijke optimalisatie doorlopen. Onder leiding van professor Filip De Rynck werd een onderzoek uitgevoerd naar de bestaande samenwerkingsverbanden in de regio Roeselare – Tielt. Op basis van deze vaststellingen werden aanbevelingen geformuleerd voor de regio en de gemeenten om de bestuurskracht te optimaliseren en te vergroten. 2 . a anp ak in r e gi o Mi d d e n -We s t -V l a an d e r e n o p ko r t e t e r mijn Het Midwestoverleg stelt begrip en interesse vast voor de bestuurlijke uitdagingen voor de regio zoals die uit het onderzoek blijken. Tegelijkertijd moet eerlijk worden vastgesteld dat de visie op en bereidheid tot veranderingsprocessen (net zoals in andere regio’s) heel erg verschillend is. De betrokkenheid is vooral persoonsgebonden en varieert dan ook ongeacht grenzen van gemeenten, deelgebieden, partijen, privaat of publieke context. Daadwerkelijke en structurele veranderingsprocessen maken dan ook maar kans als deze de betrokkenheid vergroten en kunnen worden omgezet in concrete engagementen. Het Midwestoverleg kiest dan ook om in te zetten op een beperkt aantal maar zeer concrete initiatieven en acties die het veranderingsproces onomkeerbaar verankeren en mensen mobiliseren om hierin verantwoordelijkheid te nemen. Naast een aantal acties op korte termijn, zoals het verbreden en verdiepen van de dynamiek en het versterken van de politieke en professionele voortrekkersrol (nog meer samenwerking en afstemming tussen Midwestoverleg en het secretarisoverleg als managementcomité voor de regio), worden volgende stappen ondernomen. 2.1. associatie Midwest Uit het onderzoek is duidelijk dat er een initiatief moet worden genomen om nieuwe of bestaande intergemeentelijke samenwerkingsverbanden dichter bij elkaar te brengen om de efficiëntie, transparantie en (beleids)stuurbaarheid te vergroten. Het moet hierbij gaan om een structuur die stevig verankerd is in de regio en flexibel inzetbaar om zeer uiteenlopende nieuwe ontwikkelingen op in te pluggen. Het kan hierbij zowel gaan om nieuw personeel dat ‘gedeeld’ wordt tussen (een aantal) gemeenten, het gezamenlijk tijdelijk ‘inhuren’ van externe expertise voor (een aantal) gemeenten tot – indien zich opportuniteiten aandienen - het eventueel ‘verschuiven’ van bestaand personeel vanuit samenwerkingsverbanden richting een meer gezamenlijk aangestuurde pool. Concreet wil de regio het engagement aangaan om de optimale contouren van een juridische structuur te verkennen die deze opdracht toekomstgericht kan waarmaken. In samenspraak met het Agentschap Binnenlands Bestuur moeten de beperkingen van de huidige structuren (interlokale vereniging, intercommunale …) worden in kaart gebracht en kan gesleuteld worden aan verbeteringen zodat een toekomstige structuur beter aansluit bij de nieuwe behoeftes aan regionale sturing. Er werd reeds een eerste voorstel van een “Associatie Midwest” voorgelegd aan de stuurgroep en het Midwestoverleg. In bijlage wordt een nota gevoegd die de opstart van deze Associatie Midwest weergeeft. 2.2. taskforce regionale welzijnsstructuur en –strategie Net zoals in andere regio’s leeft ook in Roeselare-Tielt een perceptie van versnippering omtrent de publieke en private welzijnsactoren. Het Midwestoverleg wil de sector responsabiliseren om tot meer duidelijkheid en efficiëntie te komen. Een beperkte taskforce met verantwoordelijken uit private en publieke context krijgt de opdracht om dit proces te begeleiden. 52

Midwestoverleg

bijlagen | nov '13

Concreet wordt gevraagd om een meer doorgedreven screening van samenwerkingsverbanden uit de sector door te voeren en op basis hiervan een stappenplan voor optimalisatie uit te werken. Drie veranderingspistes zullen hierbij aanbod komen : Stappen m.b.t. de interlokale samenwerking OCMW-gemeente. Ondanks de grote verschillen in de lokale context, zal in iedere gemeente het proces van overleg en afstemming gemeenteOCMW worden opgestart (of voortgezet). Zo mogelijk wordt gewerkt met een vaste gespreksagenda zodat dit na twee jaar kan resulteren in een overzicht. Hindernissen m.b.t. de samenwerking worden hierbij benoemd. Aanbevelingen om de (veelheid aan) publiek-private vormen van samenwerking of vertegenwoordiging te optimaliseren. Sommige verbanden zijn ontstaan op eigen initiatief, andere zijn het gevolg van beslissingen op provinciaal, Vlaams niveau, … De taskforce zal (ook t.a.v. Vlaanderen, provincie, …) concrete voorstellen formuleren om hindernissen die meer integratie en een betere regionale sturing in de weg staan, weg te werken. Regionale welzijnsstrategie. Tenslotte krijgt de taskforce de opdracht om rond verder te bepalen (2 of ) thema’s (bvb. vergrijzing, …) een doorgedreven regionale beleidsstrategie voor de regio uit te tekenen, die wordt mee opgenomen in de diverse beleidsprogramma’s voor de nieuwe legislatuur. De taskforce zal extern ondersteund worden in deze drie opdrachten.

2.3. ruimtelijk kader voor niet-agrarische activiteiten op het platteland In 2009 werd door de wvi een diepgaand wetenschappelijk terreinonderzoek uitgevoerd omtrent het ‘niet-agrarisch herbruik’ van bestaande (leegstaande) landbouwsites. Aan de opdracht en aan de informatieverzameling werd meegewerkt door alle gemeenten, het Midwestoverleg, het Resoc, de provincie, het agentschap Economie. Een wetenschappelijke groep met o.m. Peter Cabus – op dit ogenblik opdrachthouder voor het Strategisch Plan Ruimte en Economie - heeft dit onderzoek begeleid. Dezelfde methodiek werd op initiatief van het IPO (Interbestuurlijk Plattelandsoverleg) bij wijze van steekproef hernomen in 20 andere Vlaamse gemeenten. De resultaten van deze studies waren heel duidelijk: er is sprake van een grote aanwezigheid en vooral toename van niet-agrarische activiteiten op landbouwbedrijfszetels in agrarisch gebied. In opdracht van het IPO is het kabinet van Minister Muyters gestart met de werkzaamheden om tot een oplossing te komen voor deze uitdaging. De inzichten verworven in de studie in Roeselare-Tielt en de IPO werkgroep vormen hierbij het centrale uitgangspunt. In alle studies en visiedocumenten wordt gepleit voor een gebiedsgerichte benadering en aansturing. De regio wenst in overleg met alle betrokken beleidsniveaus en administraties als pilotregio te fungeren om deze gebiedsgerichte benadering in praktijk te brengen. 2.4. trajectgroep Dit volledige proces wordt begeleid door een trajectgroep. Deze trajectgroep brengt een aantal gedreven trekkersfiguren uit de regio samen. Het zijn zowel politici als ambtenaren en professionelen uit gemeenten, OCMW’s en diverse streekpartners (RESOC, provincie, wvi, regionale welzijnsraad etc …). De groep komt tweemaandelijks bijeen en is verantwoordelijk voor het opvolgen van het traject en de hierbij gemaakte engagementen. De groep zal zelf een aantal initiatieven nemen om zijn expertise te vergroten (visitatie andere regio’s, uitnodigen van experten) en zal één keer per jaar een publiek event in de regio organiseren rond de uitdaging van de bestuurlijke verandering. De trajectgroep werkt in opdracht van het Midwestoverleg en wordt extern ondersteund.

nov '13 | bijlagen

Midwestoverleg

53

3. a anp ak in r e gi o Mi d d e n -We s t -V l a an d e r e n o p l an g e t e r mijn Tot slot engageert de regio zich ook om op lange termijn een bestuurlijk manifest en een regionaal memorandum op te maken. 3.1. bestuurlijk manifest De regio engageert zich om tegen half 2012 een bestuurlijk manifest op te maken. In het kader van de in gang gezette veranderingsprocessen wordt bekeken op welke manier de regio optimaal kan worden georganiseerd en welke engagementen en verantwoordelijkheden voor de komende legislatuur kunnen/moeten opgenomen worden om dit te realiseren. Dit manifest dient gedragen en ondersteund te worden door de verschillende politieke niveaus en partners die in de regio werkzaam zijn. Concreet wil de regio in gesprek met diverse partners uit de regio, en politieke en ambtelijke vertegenwoordigers van de lokale besturen, een manifest opmaken en dit ter goedkeuring voorleggen aan het Midwestoverleg en de diverse Raden van Bestuur van de streekpartners zodat vanaf 2013 op deze prioriteiten voor de regio kan worden ingezet. 3.2. regionaal memorandum Gekoppeld aan het bestuurlijk manifest wenst de regio werk te maken van een regionaal memorandum waarbij de prioritaire inhoudelijk belangrijke thema’s voor de regio worden gedefinieerd. Dit onder de vorm van een regionale beleidsnota waarbij de objectieven rond economie, welzijn, wonen, natuur, mobiliteit worden geformuleerd. Concreet wenst de regio een regionaal memorandum op te maken tegen 2013. Van de samenwerkende partners wordt verwacht dat ze de inhoud van dit memorandum opnemen en onderschrijven in hun beleidsplanning voor de nieuwe legislatuur. Naar de lokale besturen en streekpolitici zal een gezamenlijke terugkoppeling gebeuren.

54

Midwestoverleg

bijlagen | nov '13

b ijl a g e 3 b i s: d o s s i e r p r o e f t uin – g e z am e nlijke n o t a 5 p r o e f t uinr e gi o’s Gezamenlijke nota van de regio’s Meetjesland Mid-West-Vlaanderen Stadsregio Turnhout Westhoek Zuid-West-Vlaanderen _________________________________________________________________________________ Voorstel aan de Vlaamse Regering voor het opzetten van een gezamenlijk leertraject rond proeftuinprojecten ‘bestuurlijke organisatie’ in 5 regio’s _________________________________________________________________________________ Regio-trajecten en de Vlaamse Interne Staatshervorming Vijf regio’s doorlopen momenteel een traject dat de bestuurlijke drukte en complexiteit op het regionale en lokale niveau analyseert en verbetervoorstellen formuleert. Een inventarisatie van de samenwerkingsverbanden maakt hiervan deel uit. Deze regionale processen raken sterk aan het Groenboek voor Interne Staatshervorming van de Vlaamse Regering. De vijf regio’s zijn elk op een andere manier georganiseerd, en volgen hun eigen specifieke werkmethode, in die zin dat ze hiertoe elk een set voorstellen of een actieplan klaar hebben. Belangrijk daarbij is dat de regio’s en de lokale besturen heel wat dingen zelf kunnen realiseren. De dynamiek in deze streeknetwerken is dermate dat deze evolutie onomkeerbaar is ingezet. De regio’s wachten dus het Witboek niet af en willen een gezamenlijk signaal geven aan Vlaanderen, gekoppeld aan de vraag om de plannen van elke regio autonoom en op maat van elke regio te kunnen realiseren. Om tot maximale resultaten te leiden, vragen we uitdrukkelijk de betrokkenheid van de Vlaamse Overheid in de vorm van: Erkennen van de inspanningen die de regio-netwerken in de afgelopen jaren leverden en nog zullen leveren. Meedenken, begeleiden van en leren uit de diverse regionale trajecten. Tussenkomen bij het realiseren van de plannen en het wegwerken van hindernissen.

Proeftuinprojecten Deze vijf regio’s vragen aan de Vlaamse regering om een proeftuinproject op te starten, voor een periode van drie jaar, met ingang van eind 2011. 1. v ra a g o m e x p e r im e n t e e r r uim t e Een proeftuinproject stelt de regionale en lokale niveaus in staat om zich zo te organiseren dat deze op een passende manier de beleidsuitdagingen kunnen aangaan (wat vandaag niet altijd kan). Meer concreet betekent dat, dat aan de regio’s de nodige experimenteerruimte moet gegeven worden, zodat ze stappen vooruit kunnen zetten met hun actieplannen, daar waar de huidige wetgevingen of kaders vandaag bepaalde ingrepen of herorganisaties niet toestaan. De regio’s aanvaarden hierbij dat het proeftuinproject geen voorafname is op de uiteindelijke bestuurlijke mogelijkheden die voorzien worden na afloop van het ganse traject. 2 . vo o r d e l e n vo o r V l a an d e r e n Een proeftuinproject stelt de Vlaamse regering in staat om: De interne staatshervorming (ISH) vandaag al concreet en zichtbaar te maken op het terrein. De focus van het proces ISH te verleggen van een “theoretische discussie” tussen diverse betrokkenen naar doe-ervaringen in pilootregio’s waar er draagvlak is voor verandering. Specifieke modellen voor de ISH in overleg met het lokale niveau uit te testen.

nov '13 | bijlagen

Midwestoverleg

55

De bestaande theoretische uitgangspunten, die moeten leiden tot aanpassing van bestaande regelgeving, te verfijnen met deze praktijkervaring.

3. v ij f t y p e r e gi o’s De diversiteit tussen de vijf regio’s is interessant voor de Vlaamse Regering: vijf typeregio’s als proeftuinen lanceren, houdt in dat deze methodieken of modellen na een drietal jaar ter beschikking kunnen gesteld worden van andere regio’s in Vlaanderen. Het Meetjesland Een plattelandsregio van 9 kleine gemeenten, 3 grotere gemeenten (Evergem, Maldegem en Aalter) en centrumstad Eeklo. Een grote uniformiteit in het werkingsgebied van de regionale samenwerkings-verbanden (12/13 gemeenten). Provincie als actor minder nadrukkelijk aanwezig (wel ondersteunend). Een publiek-private organisatie als centrale server van het regionetwerk (Streekplatform+ Meetjesland).

De Westhoek (onder voorbehoud van bespreking op het Westhoekoverleg vrijdag a.s. 1 april 2011) De meest uitgestrekte Vlaamse plattelandsregio (ca. 1/3 van de provincie West-Vlaanderen) bestaande uit 18 gemeenten. Deze achttien gemeenten zijn voor het overgrote deel plattelandsgemeenten. Vier kleinstedelijke kernen (m.n. Diksmuide, Ieper, Poperinge en Veurne) nemen belangrijke centrumfuncties op voor het ganse gebied, gezien er geen (Vlaams erkende) centrumstad in de streek is. Ieper is de primus en als enige een structuurondersteunend kleinstedelijk centrum. Ook de drie westkustgemeenten maken integraal onderdeel uit van de regio. Vooral Koksijde springt hier bij in de kijker, omdat het zich in belangrijke mate heeft opgewerkt tot een goed uitgeruste gemeente. De regio heeft reeds een zeer lange traditie van samenwerking. Deze traditie gaat terug tot de jaren zestig van de vorige eeuw toen de achtergestelde positie van de streek en de eerste schoorvoetende Europese programma’s samenwerking noodzakelijk maakten. Bijzonder aan het model van de Westhoek is de grote betrokkenheid van de provinciale overheid. Het streekgebeuren in de Westhoek wordt sinds de jaren negentig in een tandem bestaande uit de 18 steden en gemeenten enerzijds en de provincie anderzijds aangestuurd. De samenwerking op streekniveau heeft ondertussen zo goed als alle beleidsdomeinen op gemeentelijk en provinciaal niveau bereikt.

Stadsregio Turnhout: Samenwerkingverband van de gemeenten Beerse, Oud-Turnhout, Vosselaar en Stad Turnhout. Ze vormen sinds juni 2004 een erkend regionaalstedelijk gebied. Deze gemeenten werken nauw samen op vlak van mobiliteit, wonen, milieu en sociale economie.

Midden-West-Vlaanderen (Regio Roeselare-Tielt) Dynamische regio met een recentere samenwerkingstraditie. Twee centrumsteden (Roeselare en Tielt). Samenwerkingsverbanden met zeer heterogene werkingsgebieden.

Zuid-West Vlaanderen (Regio Kortrijk) Verstedelijkte regio met relatief grote gemeenten. Naast Kortrijk ook Waregem e.a. steden die centrumfuncties opnemen. Regio met lange traditie van samenwerken. Belangrijke rol van Intercommunale Leiedal, een sterk RESOC.

56

Midwestoverleg

bijlagen | nov '13

4 . a c t i e p r o gramm a’s van d e r e gi o’s Gemeenschappelijke hoofdlijnen In de afgelopen weken brachten deze regio’s in beeld wat gemeenschappelijk is, en wat specifiek en dus verschillend is. Ze bereidden daartoe elk een fiche voor met de stand van zaken van het lopende proces en een vooruitblik op een actieplan voor de komende jaren. Hieruit blijkt duidelijk dat elke regio op een andere manier georganiseerd is, een eigen ritme en snelheid heeft, en een eigen visie of plan voor de bestuurlijke organisatie van de streek. Uit de regioprogramma’s komen volgende gemeenschappelijke hoofdlijnen naar voor: 1) het willen structureren van intergemeentelijke en regionale samenwerkingsverbanden (bundelen van bestaande, opvangen van nieuwe) 2) het willen ervaring opdoen i.h.k.v. een federatieve samenwerking tussen gemeenten vandaag enkel voor Stadsregio Turnhout en ZW-Vlaanderen, en de Westhoek) 3) het willen wegwerken van drempels op Vlaams niveau, ten gunste van de dynamiek in de regio’s, waarbij de regio’s meer verantwoordelijkheid opnemen De regio’s werken dus op hun eigen manier aan eenzelfde probleemstelling, maar de operationele uitwerking zal per regio verschillend zal zijn. We zoeken soms naar dezelfde en soms naar verschillende oplossingen, en het statuut van proeftuin biedt daartoe de mogelijkheid. Procesmatige aanpak Het feit dat het proces met veel actoren gevoerd wordt en dus tijd vraagt, maakt dat de actieplannen vandaag niet helemaal concreet uitgewerkt zijn. Het zou overigens niet verstandig zijn nu een ‘gesloten’ actieplan op te maken dat een regio vastzet voor de komende jaren, en geen rekening houdt met toekomstige evoluties, wendingen of hindernissen, die zich op de verschillende bestuursniveaus kunnen situeren. Wel is het mogelijk om voor bovenstaande drie hoofdlijnen de ambitie van de regio aan te geven met concrete voorbeelden. Dat kan zijn bv. groenstructuur of mobiliteit, waarbij de regio aangeeft hoe het deze dossiers zelf efficiënt wil aanpakken, met de lokale besturen en andere actoren. Daarbij wordt dan telkens specifiek aangegeven welke hindernissen (decreten, wetten, versnippering bevoegdheden en financieringskanalen, opgelegde samenwerkingsvormen, …) moeten weggewerkt worden. Tot slot is het zo dat Vlaanderen de resultaten kan opvolgen en beoordelen. In aparte documenten licht elke regio zijn doelstellingen en plannen m.b.t. de bestuurlijke organisatie toe. De essentie van de plannen m.b.t. bestuurlijke organisatie zijn als volgt samen te vatten:

Het Meetjesland wil de verrommeling op het intermediair niveau aanpakken door het samenvoegen van een 14-tal regionale organisaties in één gemeenschappelijke organisatie met subnetwerken per domein (cultuur, toerisme, jeugd, … ). Daarnaast wordt nagedacht over de oprichting van een intercommunale vereniging voor realisatie van grotere regionale hefboomprojecten en voor ondersteuning van intergemeentelijke samenwerking. In Midden-West-Vlaanderen (Regio Roeselare-Tielt) werkt men aan een nauwere samenwerking en afstemming tussen het burgemeesters- en het secretarissenoverleg, aan een efficiëntere organisatie van het welzijnsveld en de ontwikkeling van een regiostrategie voor welzijn. Tegen 2012 zal tevens een bestuurlijk manifest en een regionaal memorandum opgemaakt worden. In Stadsregio Turnhout ligt de focus op een verdieping van de bestaande stadsregionale samenwerking. Men werkt aan het gemandateerd, op stadsregionaal niveau uitoefenen van zowel lokale als Vlaamse en provinciale bevoegdheden rond mobiliteit (opmaak mobiliteitsconvenant) en de opmaak van één intergemeentelijk ruimtelijk structuurplan.

De Westhoek (onder voorbehoud van bespreking op het Westhoekoverleg vrijdag a.s. 1 april 2011) De Westhoek wenst in de eerste plaats over stabiele structuren te beschikken waarbinnen “interbestuurlijke samenwerking” vorm kan krijgen. Concrete actiepunten op korte termijn hebben o.m. te maken met 1. het boeken van schaalvoordelen m.b.t. de huidige organisatie van welzijnssector in de streek,

nov '13 | bijlagen

Midwestoverleg

57

2. het experimenteren met verregaande vormen van intergemeentelijke samenwerking op het niveau van beleidsuitvoering en beleidsvoorbereiding (cf. debat omtrent schaal streekontwikkelingsintercommunale, personeelsbeleid lokale besturen t.a.v. knelpuntberoepen, betere omkadering gemeentelijke ondersteunende diensten, verder uitbouwen interlokale vereniging Westhoekpersoneel, intergemeentelijke jeugddienst, ...), 3. het verhogen van de interne efficiëntie en professionaliteit van de bestaande lokale besturen (cf. samenwerking gemeente én OCMW), 4. de transparantie van de besluitvorming op streekniveau vergroten (agendering, voorbereiding, besluitvorming, uitvoering) door deze beter te definiëren (cf. federatieve samenwerking, de streek in staat stellen om uitspraken te doen over herverdelingsvraagstukken op streekniveau, de ontwikkeling van de dienstverlening op streekniveau in een netwerk van kleinstedelijke centra, ...), 5. ...

In Zuid-West-Vlaanderen (Regio Kortrijk) werd een breed concept uitgewerkt dat inzet op zowel een efficiëntere organisatie van de overheid als op een nauwere betrokkenheid van het middenveld. Er wordt gewerkt aan de bundeling van interlokale samenwerkingsverbanden, en aan een federatief samenwerkingsverband rond ruimtelijke materies. Een tweejaarlijkse Staten-Regionaal moet alle levende krachten uit de regio bundelen en zal strategische keuzes voor de regio maken.

5. l e e r t raj e c t van d e r e gi o’s s am e n m e t V l a an d e r e n We vragen om een gezamenlijk leertraject op te zetten met de vijf regio’s samen met de Vlaamse Overheid. Door de werking van de proeftuinen van kortbij op te volgen, krijgt de Vlaamse Overheid alle kansen om te leren uit de ervaringen op het subregionale en lokale niveau. Concreet stellen we voor om op organisatorisch vlak een structureel overleg te voorzien tussen de regio’s, met vertegenwoordigers van de Vlaamse Overheid. Vanuit de opdracht ‘Regioscreening’ aan het Steunpunt Bestuurlijke Organisatie, is het logisch om hen hier eveneens bij te betrekken. Het project Regioscreening biedt immers een aantal mogelijkheden. De vijf regio’s zullen ten behoeve van het Steunpuntproject bevraagd en gevolgd worden voor wat betreft de technische inventarisatie van samenwerkingsverbanden en de procesmatige aanpak van bestuurlijke organisatie in deze regio’s. Het Steunpunt kan van zijn kant en binnen deze opdracht ondersteuning bieden aan de regio’s voor wat betreft: Het preciseren van de gevraagde experimenteerruimte. Dat houdt onder meer het aanduiden van knelpunten en hindernissen op Vlaams niveau in. Het definiëren van een nieuwe organisatievorm die voorziet in de bundeling van samenwerkingsverbanden.

Om dit structureel overleg kan indien opportuun op bepaalde momenten aangevuld worden met experten en vertegenwoordigers uit andere regio’s of steden die met gelijkaardige processen aan de slag zijn. _________________________________________________________________________________ Contactgegevens: Voor regio Zuid-West-Vlaanderen Karel Debaere, Algemeen Directeur Leiedal, [email protected], 056/24 16 16 Els Oyaert, ‘Sterk Besturen in een sterke regio’, Leiedal, [email protected], 056/24 16 16 - 0477/ 988 153 Voor regio Mid-West-Vlaanderen Saskia Verriest, Wvi, coördinator Midwestoverleg, [email protected], 0477/50 30 46 Niek De Roo, Wvi, Mid-West-overleg, [email protected], 051/51 93 58 Voor regio Meetjesland Geert Van de Woestyne, Directeur Streekplatform+ Meetjesland, [email protected], 09/373 46 54 – 0476/478 679

Voor Stadsregio Turnhout Wout Baert, Coördinator Stadsregio Turnhout, [email protected], 014/88 92 56 Voor de Westhoek Dieter Hoet, Coördinator Westhoekoverleg, [email protected], 051 51 93 56 _________________________________________________________________________________ 58

Midwestoverleg

bijlagen | nov '13

b ijl a g e 4: ve r vo l g t raj e c t Mi dwe s t 2 013 - 2 016 Midwestoverleg – Interlokale Vereniging Associatie Midwest Acties voor 2013-2016 Voorstel 1. s i t u e r in g In 2010 werd op initiatief van het Midwestoverleg, in samenwerking met wvi, een studie uitgevoerd naar schaalveranderingen in de regio Midden-West-Vlaanderen. Deze studie werd uitgevoerd door Filip De Rynck. In navolging hiervan werd een vervolgtraject voor twee jaar uitgestippeld (september 2010 – november 2012). Een stuurgroep begeleidde dit traject. De doelstellingen en realisaties van de voorbije twee jaar worden gebundeld in een finale nota. Op 14 oktober 2012 werden de nieuwe gemeentebesturen verkozen. Indien de nieuwe bestuursploegen zich opnieuw kunnen inschrijven in een verderzetting van de intergemeentelijke regionale samenwerking, omvat deze nota een voorstel van hoe deze ambitie vorm kan krijgen de komende drie jaar (2013 – 2016). 2 . s t uur gr o e p In de stuurgroep die het vervolgtraject de voorbije twee jaren begeleidde, waren de lokale besturen en de regio partners vertegenwoordigd. Er zetelden o.a. 4 burgemeesters en 3 gemeentesecretarissen in. Eén OCMW voorzitter, 2 OCMW secretarissen, 2 vertegenwoordigers van RESOC en 3 vertegenwoordigers van de provincie. De wvi stond in voor de coördinatie. De samenstelling was als volgt: Niek De Roo Expert wvi – voorzitter stuurgroep Saskia Verriest Coördinator Midwestoverleg Burgemeesters Luc Martens Ria Pattyn-Beeusaert Yves Vercruysse Luc Vannieuwenhuyze

Burgemeester stad Roeselare Burgemeester gemeente Lichtervelde Burgemeester gemeente Ingelmunster Burgemeester stad Tielt

Secretarissen Anton Jacobus Johan Leenknecht Johan Debaene

Secretaris stad Izegem Secretaris stad Roeselare Secretaris gemeente Staden

Ocmw Hans Mommerency Geert Sintobin Joost Vandeweghe

Voorzitter OCMW Staden Secretaris OCMW Roeselare Secretaris OCMW Ingelmunster

Provincie Bruno Tricot Rik Samyn Patrick Van Gheluwe

Directeur gebiedsgerichte werking Midden-West-Vlaanderen, provincie Diensthoofd gebiedsgerichte werking provincie West-Vlaanderen gedeputeerde provincie West-Vlaanderen

RESOC Chris De Meulemeester secretaris RESOC|SERR Midden-West-Vlaanderen Brigitte Smessaert coördinator RESOC|SERR Midden-West-Vlaanderen nov '13 | bijlagen

Midwestoverleg

59

Experten (agenda gebonden) Bart De Witte Hoofd stedenbeleid stad Roeselare Filip De Rynck Hogeschool Gent An Decorte Hogeschool Gent Om de verdere lijnen uit te zetten voor de regio Midden-West-Vlaanderen en de samenwerking(sverbanden) verder te integreren enerzijds en om anderzijds te vermijden dat de vergaderingen van het Midwestoverleg te zwaar belast worden met deze opdracht, is het aangewezen opnieuw een stuurgroep samen te stellen. Dit wordt meteen ook de doelstelling van deze stuurgroep. De samenstelling van deze groep kan gelijkaardig zijn aan de voorgaande groep waarbij er opnieuw 4 burgemeesters, 3 gemeentesecretarissen, 1 OCMW voorzitter en 2 OCMW secretarissen in zetelen. Verder een delegatie van RESOC met 2 vertegenwoordigers, de provincie met 3. Het mandaat van deze stuurgroep geldt voor drie jaar. Bij de aanduiding van vertegenwoordigers vanuit de gemeenten/OCMW wordt rekening gehouden met een spreiding over de gemeenten, klein en groot alsook politieke strekking.

3. t ake n s t uur gr o e p De stuurgroep werkt vanuit een duidelijk mandaat vanuit het Midwestoverleg – Beheerscomité. De stuurgroep neemt geen beslissingen maar is een informeel overlegorgaan. Er is dan ook steeds een terugkoppeling rond opdrachten en opvolging naar het MWO-Beheerscomité. De stuurgroep komt tweemaandelijks bijeen. Taken: 1. samenwerkingsverbanden in de regio Voorstellen ontwikkelen en bemiddelen rond verdere integratie en optimalisatie van bestaande samenwerkingsverbanden in de regio. Aanspreekpunt voor nieuwe vragen/initiatieven tot samenwerking en aanmelding hiervan bij het Midwestoverleg. Faciliteren en opvolgen van integratie door opmaak aanvullende overeenkomsten. Bijhouden van overzicht van samenwerkingsverbanden.

2. informeel overleg met streekpartners Overleg en voorbereiden van besprekingen tussen het Midwestoverleg en andere streekpartners in de regio (RESOC, Provincie, wvi,…) m.b.t. initiatieven waarrond samengewerkt wordt in de regio. Voorbereidingen rond formaliseren van deze afspraken in overeenkomsten en protocollen.

60

Midwestoverleg

bijlagen | nov '13

3. opvolging relatie met andere relevante initiatieven Ontwikkelingen wvi. Pilootprojecten Vlaanderen, initiatief gouverneur m.b.t. vervolg regioscreening, opvolgen en overleg rond academische ontwikkelingen.

4. publieke initiatieven Voorbereiden van publieke initiatieven rond deze dynamiek in de regio in opdracht van het Midwestoverleg (cfr. infoavond 2010). Doelgroep : gemeente- en OCMW raadsleden, bestuurders, … Aanmaak van infomateriaal voor een breed publiek.

5. voorbereiding van de herbevestiging en verdere opvolging van de ambitienota De ambitienota voor de ILV Associatie Midwest omvatte volgende doelstellingen: Opmaak protocol provincie; Aanpakken van minimum 5 samenwerkingsverbanden; Minimum 5 gezamenlijke aankopen per jaar; Aanstellen van één intergemeentelijk personeelslid; Regionale projecten. Als deze doelstellingen herbevestigd worden door het nieuwe Midwestoverleg - Beheerscomité, staat de stuurgroep in voor de verdere uitwerking.

6. voorbereiding en opvolging van afspraken tussen MWO en IGS Sinds januari 2013 werd de werking van het arrondissementele experticecentrum voor gemeentesecretarissen ontdubbeld in de reeds bestaande collegiale groep waar info uitwisseling gebeurt, en het forum intergemeentelijke samenwerking (Forum IGS). Het Forum IGS gaat over intergemeentelijke samenwerking in ruime zin. De stuurgroep kan (in opdracht van het Midwestoverleg – Beheerscomité) taken aan dit Forum IGS toekennen in voorbereiding van het Midwestoverleg – Beheerscomité. 7. opvolging van afstemming werking OCMW – gemeente Voorbereiden en opvolging van voorstellen tot verdere optimalisatie van de samenwerking.

8. andere (vb. werking rond welzijn in de regio)

nov '13 | bijlagen

Midwestoverleg

61

b ijl a g e 5: ove r z i c h t l e d e n we r kgr o e p e n Mi dwe s t e n in t e r g e m e e n t e lijke s am e nwe r k in g Bestaande samenwerkingsverbanden Woonwinkels Bert Maertens (burgemeester Izegem) Anton Jacobus (secretaris Izegem) Lieven Goddyn (coördinator woonwinkel Roeselare) Jurgen Vierstraete (coördinator woonwinkel Tielt) Benoit Sintobin (coördinator woonwinkel Izegem) Saskia Verriest (coördinator Midwestoverleg) Hans Delameilleure (schepen Lichtervelde) Joost Vandeweghe (OCMW secretaris Ingelmunster) Els De Rammelaere (burgemeester Tielt) Frank Duhamel (schepen Izegem) Bruno Tricot (directeur gebiedsgerichte werking Midden-West-Vlaanderen, provincie)

Sport Luc Martens (burgemeester Roeselare) Bruno Debrabandere (secretaris Wielsbeke) Saskia Verriest (coördinator Midwestoverleg) Els Kindt (schepen Lichtervelde) Lieven Huys (schepen cultuur, jeugd, kinderopvang, ontvangsten, ICT Wingene)

Erfgoed Ria Pattyn-Beeussaert (burgemeester Lichtervelde) Els De Rammelaere (burgemeester Tielt) Kris Declercq (voorzitter BIE, schepen Roeselare) Kim Van Belleghem (coördinator BIE) Luc De Leersnyder (secretaris Ruiselede) Saskia Verriest (coördinator Midwestoverleg) Jean Marie Bonte (burgemeester Oostrozebeke)

Toekomstige samenwerkingsverbanden ICT Frederik Sap (schepen Hooglede) Dominik Ronse (secretaris Ingelmunster) Johan Denys (departementshoofd ICT Roeselare) Saskia Verriest (coördinator Midwestoverleg) Karl De Clerck (eerste schepen Oostrozebeke) Lieven Huys (schepen cultuur, jeugd, kinderopvang, ontvangsten, ICT Wingene) Geert Dessein (schepen Ledegem) Johan Debaene (secretaris Staden) Maarten Nuytten (ICT – GIS Oostrozebeke, voorzitter overlegroep IT Midwest) Bart Boute (expert GIS wvi)

Gezamenlijke aankopen OCMW Izegem (trekker) Bruno Debrabandere (secretaris Wielsbeke) Saskia Verriest (coördinator Midwestoverleg) Guy De Pourcq (secretaris Oostrozebeke)

62

Midwestoverleg

bijlagen | nov '13

Delen personeelsleden – problematiek EU werknemers en dienstverlening Chris De Meulemeester/Hendrik Verkest (secretaris en burgemeester Wingene) Bart Dochy (burgemeester Ledegem) Stefaan Kindt (Boerenbond) Lieven Goddyn (coördinator woonwinkel Roeselare) Jurgen Vierstraete (coördinator woonwinkel Tielt) Benoit Sintobin (coördinator woonwinkel Izegem) Sabine Vermeire (OCMW Wingene) Saskia Verriest (coördinator Midwestoverleg) Carine Geldhof (OCMW voorzitter) Ellen Bocher (stafmedewerker gemeente Staden) Greta Holvoet (diensthoofd bevolking Ingelmunster) Marc Bogaert (schepen personeel Staden)

Samenwerking rond technische opdrachten Dirk Verwilst (burgemeester Meulebeke) Bart Dochy (burgemeester Ledegem) Niek De Roo (expert wvi) Tom Vanpoucke (secretaris Meulebeke) Geert Mahieu (secretaris Pittem) Saskia Verriest (coördinator Midwestoverleg) Claudio Saelens (afdelingshoofd grondgebiedszaken Oostrozebeke) Geert Moerkerke (schepen openbare werken Staden)

Werkgroep Europese projecten Dominik Ronse (trekker – secretaris Ingelmunster) Dirk Verbeke (secretaris Tielt) Bart Dewitte (stad Roeselare) Eveline Huyghe (wvi) Brigitte Smessaert (RESOC) Pieter Bekaert (provincie) Pieter Santens (provincie – Leader) Johan Debaene (secretaris Staden)

Werkgroep welzijn Guido Mehuys (OCMW voorzitter Tielt) Hilde Vens (voorzitter RWR, directeur CAW Midden-West-Vlaanderen) Bruno Tricot (directeur gebiedsgerichte werking Midden-West-Vlaanderen, provincie) Saskia Verriest (coördinator Midwestoverleg)

nov '13 | bijlagen

Midwestoverleg

63

Interesse tot het delen van personeelsleden 

GIS coördinator



GIS medewerker



Archivaris



Stedenbouwkundig ambtenaar



Jurist



Andere: ICT coördinator ICT-medewerker, preventieambtenaar

Interesse tot samenwerking rond technische opdrachten Categorie 1: samenleggen van opdrachten Voorbeelden:     

onderhoud van landbouwwegen (vb. asfalteren en slemmen) onderhoud van grachten kuisen van rioolputten inzaaien voetbalvelden andere:…………………………………………………………………………………………………………

Categorie 2: gezamenlijke aankoop van goederen en machines Voorbeelden:      

gezamenlijke aankoop van klinkers voor herstellingen die door de eigen technische dienst worden uitgevoerd gezamenlijke aankoop van een podiumwagen gezamenlijke aankoop van materiaal voor groendiensten (vb. pakket van grasmachines met haagscharen ed.) gezamenlijke aankoop schors, zout, gravé, gezamenlijke aankoop van verkeersborden colombaria, kelders, urnekelders aankoop speeltuintoestellen, sportmateriaal

Categorie 3: gedeeld gebruik van machines (één gemeente koopt aan en 'leent' uit onder voorwaarden) Voorbeelden:      

64

het delen van podiumwagen tribunewagens mobiele toiletten vlaggenmasten nadars andere: evenementenvoorzieningen tijdelijke verkeerssignalisatie

Midwestoverleg

bijlagen | nov '13

Categorie 4: gespecialiseerde machines (één gemeente koopt aan en leent al dan niet met bediening uit onder voorwaarden) Voorbeelden:    

Belijningsmachines Kantsnijmachines andere: veeg(zuig)machine, grote borstelmachine,…

Andere categorie: leningen en beleggingen, gezamenlijke aankoop soft- en hardware

nov '13 | bijlagen

Midwestoverleg

65

stand van zaken regionale werking regio Midden-West-Vlaanderen

Recommend Documents