stakeholderPro Hoe gebruikt u stakeholderPro
Versie 1.0 © 2012 ToolKist
1 | Hoe gebruikt u stakeholderPro bij het maken van een stakeholderanalyse?
1.
Hoe gebruikt u stakeholderPro bij het maken van een stakeholderanalyse?
stakeholderPro is een webassistent voor het maken van stakeholderanalyses. Hij werkt het best als u een concreet idee hebt wat u wilt bereiken. Dat wil zeggen dat het mogelijk is voor uw stakeholders om voor of tegen het voorstel te zijn. A. Voorstel formuleren
Het doel dat u wilt bereiken heet bij stakeholderPro ‘Voorstel’. Dat is het begin. Voorbeelden van voorstellen zijn: 1. Weiland inrichten of 2. Centraliseren call centers Voor beide voorstellen is het mogelijk om voor en tegen te zijn. Bij de voorstellen 1. Meer winst maken 2. Stroomlijnen bedrijfsprocessen 3. Groei van 2,5% is het voor uw stakeholders lastig om hier tegen te zijn. Meestal komt het omdat het voorstel nog niet concreet genoeg is. U kunt het voorstel aanpassen. Maar u kunt ook uw voorstel concreter maken met behulp van deelvoorstellen. Bijvoorbeeld in het geval van het centraliseren van call centers kunt u denken aan:
Ook voor deze deelvoorstellen moet het voor uw stakeholders mogelijk zijn om voor of tegen te zijn. Het is dus mogelijk dat een stakeholder een sterke voorstander is van ‘Training nieuwe
2 | Hoe gebruikt u stakeholderPro bij het maken van een stakeholderanalyse?
KCC-medewerkers’, maar een zwakke tegenstander is van ‘Opstellen Service Level Agreements’. U beschikt hiermee over de mogelijkheid uw stakeholders precies te duiden.
Weet u wat u wilt bereiken, dan is het tijd om uw stakeholders in te voeren. Maar het is wel van belang dat uw stakeholders zich in hetzelfde ‘stakeholder arena’ bevinden. Uw buurman zit meestal niet in dezelfde arena als de minister-president. Dus heeft het geen zin om ze beide in één analyse te plaatsen. Beter is het dan om verschillende arena’s te maken. Toelichting: Een stakeholder arena is een omgeving waar stakeholders tegelijk actief zijn. Het gaat erom dat de stakeholders elkaar meermalen tegenkomen. Topmanagers komen bijvoorbeeld ander topmanagers tegen, maar ook hun eigen directie. Soms komen ze ministers of Kamerleden tegen.
Als het u nog niet lukt om stakeholder arena’s te duiden, vul dan al uw stakeholders in stakeholderPro in. Dan volgt een nadere schifting later wel.
3 | Stakeholders toevoegen
2.
Stakeholders toevoegen
Hebt u uw voorstel en deelvoorstellen ingevuld, dan kunt u nu uw stakeholders invullen. Het maakt niet uit of uw overzicht compleet is of niet, het gaat om het begin. U kunt de stakeholderanalyse op ieder gewenst moment aanvullen of wijzigen. Tip: Maak vast twee categorieën aan: ‘weet nog niet’ en ‘nog onvolledig’. Als u nog niet weet hoe u een stakeholder moet scoren, dan kiest u de categorie ‘weet nog niet’. Maar als u een aantal scores wel weet en andere niet, kies dan ‘nog onvolledig’. A. Stakeholders scoren
Bij het invullen van uw stakeholders kunt u drie waarden aangeven: 1. Voorkeur: is uw stakeholder voor- of tegenstander van uw voorstel? U kunt kiezen uit vijf waarden: Tegenstander – lichte tegenstander – neutraal – lichte voorstander – voorstander.
2. Invloed: hoe invloedrijk is uw stakeholder? De mate van invloed is een subjectieve beoordeling. Het gaat om uw eigen inschatting van de invloed van een stakeholder. Invloed is vaak afhankelijk van andere stakeholders in het krachtenveld, maar ook door het onderwerp.
Voorbeeld: Normaal gesproken is de CEO de topman en zouden we hem de hoogste score geven. Maar als het gaat om de jaarrekening, kan het best zijn dat de financiële directeur meer invloed heeft.
Tip: Bij het invullen van de invloed kunt u er ook achter komen dat stakeholders niet in dezelfde stakeholder arena thuis horen. Als u vindt dat de CEO echt veel meer invloed heeft dan de receptioniste op een van de veertig locaties in de wereld, dan weet u dat deze twee niet in dezelfde arena thuishoren.
3. Belang: Vindt de stakeholder het voorstel of het deelvoorstel belangrijk? Het komt regelmatig voor dat een stakeholder geen enkele belangstelling heeft voor uw voorstel
4 | Stakeholders toevoegen
of uw deelvoorstellen. Waarom het nuttig is dit te scoren is omdat u een stakeholder die eigenlijk geen belangstelling niet heeft, niet actief hoeft te benaderen. En andersom, als een stakeholder wel groot belang hecht aan uw werkzaamheden, dan is het goed om deze wel actief te informeren.
Tip: stakeholderPro vult automatisch het hoogste belang in. U kunt dit later aanpassen.
B. Stakeholders en deelvoorstellen
Als u de drie waarden van een stakeholder voor een voorstel invult, dan nemen de deelvoorstellen automatisch deze waarden over. Maar u kunt ook per stakeholder deze waarden voor ieder deelvoorstel apart invullen. Het is dus mogelijk dat een stakeholder een invloedrijke voorstander is van ‘Training nieuwe KCC-medewerkers’, maar een nietinvloedrijke tegenstander is van ‘Opstellen Service Level Agreements’. Hoe u de deelvoorstellen scoort, bepaalt vervolgens de score voor de stakeholder op het voorstel als geheel.
5 | Is uw voorstel kansrijk?
3.
Is uw voorstel kansrijk?
Hebt u uw stakeholders ingevuld en gescoord, dan ziet u bovenaan de pagina dat een van de drie vakjes gekleurd is. Op basis van de scores berekent stakeholderPro of er meer voorstanders zijn dan tegenstanders en of de voorstanders meer invloed hebben dan uw tegenstanders. Er zijn drie uitkomsten mogelijk:
1. Kansrijk: er zijn meer voorstanders dan tegenstanders en/of de voorstanders zijn invloedrijker dan de tegenstanders. 2. Niet kansrijk: er zijn meer tegenstanders dan voorstanders en/of de tegenstanders zijn invloedrijker dan de tegensanders. 3. Onbeslist: er zijn veel neutrale partijen, waardoor een duidelijk uitslag lastig is te geven. Mochten de neutrale stakeholders voor- of tegenstander worden, dan bepaalt dat de uitkomst.
6 | Bepalen wie u nodig hebt
4.
Bepalen wie u nodig hebt
Het is nu zaak om een eerste analyse van uw stakeholders te maken. Klik op de bovenste menubalk op ‘rapportage’.
Een nieuw venster opent. Daar ziet u acht tabbladen die ieder een eigen analyse geven. Op dit moment zijn we belangstellend naar drie analyses: voorstel, stakeholderoverzicht en deelvoorstellen.
A. Voorstel
In dit overzicht ziet u twee taartpuntgrafieken. Links staat het aantal stakeholder verdeeld naar voorkeur, rechts staat de invloed van de stakeholders verdeeld naar voorkeur. Zonder stakeholderPro kunt u meestal alleen het aantal stakeholders bekijken.
De twee grafieken worden gevolgd door een tabel waarin uw stakeholders staan verdeeld naar voorkeur. Een handig overzicht. Tenslotte – als uw voorstel Niet kansrijk is of Onbeslist – krijgt u advies over wat u moet doen om het voorstel kansrijk te maken.
7 | Bepalen wie u nodig hebt
U krijgt een lijst van mogelijke stakeholders die u kunt benaderen en hoe zij op het voorstel en de deelvoorstellen scoren. Bij dat overzicht ziet u of deze stakeholder tegen een of meer deelvoorstellen is, en welke issues zij hebben genoemd. Het enige dat u hoeft te doen is de stakeholders te kiezen waarvan u echt denkt dat ze u kunnen helpen. B. Stakeholderoverzicht
Het stakeholderoverzicht verdeeld uw stakeholders naar voorkeur, invloed en belang. De stakeholders die dichter bij het midden staan hebben meer invloed en meer belang, dan stakeholders aan de buitenkant van de tabel. Stakeholders rond het midden zijn meestal de belangrijksten voor u.
Met dit overzicht krijgt u handige adviezen hoe u met de verschillende stakeholders kunt omgaan. Ook die aan de buitenrand van de tabel.
8 | Bepalen wie u nodig hebt
C. Deelvoorstellen
Ook op het niveau van deelvoorstellen ziet u welke Kansrijk zijn en welke niet. U weet dan onmiddellijk waar u aandacht aan moet besteden. Dat kan zelfs betekenen dat u uw projectdoel moet bijstellen. Het is een handige manier om uw tijd en aandacht te richten.
9 | Welke issues spelen er?
5.
Welke issues spelen er?
Issues is een breed begrip waar ook zorgen, opmerkingen, commentaren, belangen onder kan worden verstaan. Het doel van de Issues-module is om een beeld te krijgen van de zwaarte van de issues die worden genoemd. Zwaardere issues vragen waarschijnlijk meer aandacht van u dan andere. Als u met meerdere deelvoorstellen werkt, kunt u issues koppelen aan ieder deelvoorstel. Dat is handig om de vele op- en aanmerkingen van uw stakeholders in te delen. Nadat u een issue aangemaakt hebt (klik hier om te zien hoe dat moet) dan kunt u stakeholders naar issues slepen. U kunt dezelfde stakeholder naar iedere issues slepen die u wilt. A. Vetgedrukte issues
De naam van een van de issues is nu vetgedrukt. Dat issue is het zwaarst. Dat wil zeggen dat de gezamenlijke invloed van de stakeholders in dat issues het grootst is. Als u geen aandacht besteed aan dit issue, dan krijgt u daar last van. Ook als is het voor u geen belangrijk issue, of een issue dat allang is opgelost. Kennelijk vinden uw stakeholders dit issue van belang.
10 | Welke issues spelen er?
Dus moet u hier iets mee doen. Het kan ertoe leiden dat u een deelvoorstel of een projectonderdeel aanpast. Of u informeert uw stakeholders over welke maatregelen u hebt getroffen om met dit issue om te gaan. De andere issues zijn minder zwaar. Maar het is toch nuttig om te bekijken of u iets met dat issue moet doen. Het is in dit geval nuttig ook een blik te werpen op de rapportage bij het voorstel. Als daar een advies staat – omdat het voorstel Niet kansrijk is of Onbeslist – bij stakeholders die u kunnen helpen het voorstel kansrijk te maken, dan ziet u ook welke issues zij hebben genoemd. Dus als u met een stakeholder in gesprek gaat, dan weet u waar het over moet gaan. B. Issues rangschikken
In de rapportage bent u in de gelegenheid issues nader te rangschikken op invloed of op aantal stakeholders.
1. Invloed: Issues met een invloed van 100% worden door alle stakeholders genoemd. Issues met een invloed van 0% door geen enkele stakeholder. Wilt u alle issues zien, vul dan 0% in. U krijgt dan alle issues met een invloed van 0% of hoger te zien. U kunt er ook voor kiezen om de groter issues te zien, bijvoorbeeld die met een invloed van 25% of hoger. Daarmee vervallen de kleinere issues. Het kan natuurlijk voorkomen dat uw selectie geen resultaten oplevert. Dan wordt u daarover ingelicht. 2. Aantal: Wilt u alleen de issues zien die 5 stakeholders of meer hebben genoemd, dan vult u 5 in. Als u alle issues wilt zien, dan vult u 0 in. En als u issues wilt zien die door alle stakeholders zijn genoemd, dan vult u het totaal aantal stakeholders in.
11 | Welke issues spelen er?
U krijgt hiermee te mogelijkheid om uw eigen overzicht samen te stellen.
12 | Belangrijke overleggen
6.
Belangrijke overleggen
Als u weet dat er binnenkort een overleg is waar uw project aan de orde komt, kunt u met de Planningmodule uw kansen bekijken. Maak het overleg aan (klik hier om te zien hoe dat moet). En sleep daarna de stakeholders die aan dat overleg deelnemen er naartoe. U ziet meteen of uw project daar Kansrijk, Niet kansrijk of Onbeslist is. Tip: Hebt u alle stakeholders ingevuld en hebt u het idee dat ze niet allemaal bij elkaar passen, dan kunt u de overleggen gebruiken om stakeholderarena’s te definiëren.
1. Organiseert u dit overleg zelf, dan kunt u ervoor kiezen het overleg uit te stellen of om anderen voor het overleg uit te nodigen.
13 | Belangrijke overleggen
2. Als u het overleg niet zelf organiseert, dan is het zaak om de aanwezigen goed te benaderen. Als uw project in het overleg Niet kansrijk of Onbeslist is, geeft de Planningrapportage aan welke stakeholders voor u van belang zijn. Als u er in slaagt een aantal daarvan over te halen uw project te steunen, dan vergroot u uw steun. Mocht u vrezen voor een goede afloop van dat overleg, probeer dan een van de deelnemers te vragen om het overleg uit te stellen. U koopt dan tijd om met een aangepaste strategie te komen. Dat zou best kunnen beteken dat u onderdelen van uw project moet aanpassen. Houdt een vinger aan de pols van de belangrijke overleggen, zodat u nooit verrast wordt.
14 | Belangrijke overleggen
stakeholderPro is een product van ToolKist. ToolKist Postbus 372 2501 CJ Den Haag KvK-nr 27381285 www.stakeholderpro.nl
[email protected] stakeholderPro is auteursrechtelijk beschermd. De rechten zijn aan ToolKist voorbehouden. De stakeholderPro naam en logo zijn geregisteerd onder nr 0888944 bij het Benelux-bureau voor de intellectuele eigendom.
