STAD LEUVEN
HUISHOUDELIJK REGLEMENT vastgesteld door de gemeenteraad van Leuven op 28 januari 2013
TITEL I: VERGADERINGEN VAN DE RAAD
Artikel 1.- De gemeenteraad zal minstens 10 maal per jaar voor een gewone zitting samengeroepen worden. De jaarlijkse zittingen voor de begroting en de buitengewone zittingen (themazittingen) zijn daar niet in begrepen.
De data voor alle raadszittingen worden voorafgaandelijk door het college van burgemeester en schepenen vastgesteld en na overleg met het Bureau van de Raad onder meer kenbaar gemaakt aan het publiek via de website van de stad Leuven. De vergaderingen van de gemeenteraad zullen in de regel om 20.00 uur aanvangen.
Artikel 2.-
De vergaderingen van de gemeenteraad zijn openbaar, behalve als: 1° het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering; 2° de gemeenteraad met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.
De vergaderingen over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn in elk geval openbaar. De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken.
2
De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
Artikel 3. – De bijeenroeping De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op, desgevallend rekening houdende met de voorstellen van burgers bij toepassing van art. 200 bis e.v. van het Gemeentedecreet.
De agenda bevat in ieder geval de punten die door het college van burgemeester en schepenen aan de voorzitter worden meegedeeld.
De voorzitter van de gemeenteraad moet daarenboven de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van: 1° een derde van de zittinghebbende leden 2° het college van burgemeester en schepenen 3° een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus 4° de burgemeester voor zover het verzoek uitsluitend betrekking heeft op de bevoegdheden van de burgemeester.
In hun schriftelijke aanvraag aan de gemeentesecretaris moeten de aanvragers de agenda vermelden, met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De aanvraag dient rekening te houden met de oproepingstermijn zoals bepaald in art. 4. De secretaris bezorgt vervolgens de voorstellen aan de voorzitter, die de vergadering bijeenroept op de voorgestelde datum en aangewezen uur en met de voorgestelde agenda.
Artikel 4. – Wijze van bijeenroeping Behalve in spoedeisende gevallen, geschiedt de eerste oproeping ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering. Deze termijn wordt teruggebracht op twee dagen voor de 2e oproeping van de raadsleden met dezelfde agenda.
3
De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toelichtende nota bij elk agendapunt, alsook de voorstellen van beslissing. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn.
De oproeping wordt verzonden per mail. De agenda’s en dossiers worden elektronisch ter beschikking gesteld via een tablet PC en via het extranet voor gemeenteraadsleden. Er zal nog een hard-copy ter beschikking gesteld worden van de fractievoorzitters.
Overeenkomstig de modaliteiten van artikel 9 van dit reglement worden alle dossiers en stukken, die betrekking hebben op de agendapunten, eveneens op het secretariaat van het stadskantoor ter inzage gelegd van de gemeenteraadsleden, vanaf het verzenden van de agenda.
Het ontwerp van budget en budgetwijziging en het ontwerp van jaarrekening, alsmede het ontwerp van meerjarenplan en de jaarlijkse aanpassing ervan, worden tenminste veertien dagen vóór de dag van de vergadering digitaal aan elk raadslid bezorgd. Op eenvoudig verzoek kan er een hardcopy van het ontwerp van budget, ontwerp van jaarrekening en ontwerp van meerjarenplan, alsook de jaarlijkse aanpassing worden bezorgd.
Artikel 5. – Spoedeisende gevallen In spoedeisende gevallen wanneer het geringste uitstel gevaar of ernstig nadeel zou kunnen opleveren, roept de voorzitter de gemeenteraad, hetzij via mail, hetzij op een andere wijze, samen. In geval van oproeping per mail moet de oproepingsbrief duidelijk verwijzen naar het spoedeisend karakter van de opgegeven agenda. Het is uiteindelijk de gemeenteraad zelf, die zal oordelen over het spoedeisend karakter van de oproeping, door een stemming waarbij tenminste twee derde van de aanwezige leden zich voor de behandeling moeten uitspreken. De namen van deze leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.
Artikel 6. – Plaats, dag en uur van de gemeenteraadszitting en de agenda worden op de dag van het verzenden van de oproepingsbrieven openbaar ter kennis gebracht door aanplakking aan het stadskantoor en via de website van de stad Leuven. De agenda wordt tevens aangekondigd in het stedelijk informatieblad en ter beschikking gesteld van de dag- en weekbladpers, de erkende regionale radio’s en regionale T.V.-stations.
4
In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld en uiterlijk voor de aanvang van de gemeenteraadszitting openbaar gemaakt door aanplakking aan het stadskantoor en via de website van de stad Leuven.
Belangstellenden kunnen een abonnement nemen op de gedocumenteerde agenda van de openbare zitting van de gemeenteraad, tegen betaling van de kostprijs, verzendingskosten inbegrepen. Deze prijs zal bij afzonderlijk reglement worden bepaald.
De agenda van de openbare zitting wordt eveneens voor de aanwezigen ter beschikking gesteld op de gemeenteraadszitting.
Artikel 7. – Initiatiefrecht van de raadsleden Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze, door afgifte op het stadssecretariaat of door verzending aan
[email protected], hun voorstel van beslissing, vergezeld van een toelichtende nota, aan de stadssecretaris, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad. Van deze mogelijkheid kan geen gebruik gemaakt worden door een lid van het college van burgemeester en schepenen. De stadssecretaris deelt digitaal de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, samen met de bijbehorende voorstellen en de toelichtende nota's onverwijld mee aan de gemeenteraadsleden.
Als agendapunten aan de agenda worden toegevoegd overeenkomstig dit artikel, wordt de aangepaste agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, openbaar gemaakt door aanplakking aan het stadskantoor en door aankondiging op de website van de stad Leuven.
Het onderwerp wordt behandeld als laatste punt van de openbare of besloten vergadering, waarop het betrekking heeft, tenzij de gemeenteraad op voorstel van de indiener het bijkomend punt op een andere plaats wenst behandeld te zien.
Artikel 8 – Initiatiefrecht van de burgers De inwoners hebben overeenkomstig art. 200 bis e.v. van het Gemeentedecreet het recht om de door hen in een gemotiveerde nota nader omschreven voorstellen en vragen over de gemeentelijke beleidsvoering en dienstverlening op de agenda van de gemeenteraad in te schrijven en om deze
5
agendapunten te komen toelichten in de gemeenteraad. Ze voegen bij die nota eventueel alle nuttige stukken die de gemeenteraad kunnen voorlichten.
Het verzoek moet worden gesteund door ten minste 1% van het aantal inwoners ouder dan 16 jaar. Het verzoek wordt ingediend met een formulier, verkrijgbaar op het stadssecretariaat en tevens ter beschikking gesteld op de website van de stad Leuven, en wordt met een aangetekende brief gestuurd aan het college van burgemeester en schepenen. Het moet de naam, voornamen, geboortedatum en woonplaats vermelden van iedereen die het verzoekschrift ondertekend heeft.
Het college van burgemeester en schepenen gaat na of aan die voorwaarden voldaan is.
Het verzoek moet minstens twintig dagen voor de dag van de vergadering van de gemeenteraad bij het college van burgemeester en schepenen ingediend zijn om in de eerstvolgende gemeenteraad te kunnen worden behandeld, zoniet wordt het verzoek behandeld in de daaropvolgende vergadering van de raad.
Het voorstel kan gedurende maximum 15 minuten worden toegelicht door een vooraf aangeduide afgevaardigde.
De gemeenteraad doet vooraf uitspraak over zijn bevoegdheid ten aanzien van de in het verzoekschrift opgenomen voorstellen en vragen. Binnen zijn bevoegdheid bepaalt de gemeenteraad ook welk gevolg daaraan wordt gegeven en hoe dat wordt bekendgemaakt.
Artikel 9. – Onderwerpen buiten de agenda Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen, wanneer het geringste uitstel onbetwistbaar gevaar of ernstig nadeel zou kunnen opleveren. Tot spoedbehandeling kan niet worden besloten dan door ten minste twee derde van de aanwezige leden; de namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.
Artikel 10. – Inzagerecht dossiers gemeenteraad
6
De dossiers liggen gedurende de gewone diensturen op het stadssecretariaat ter inzage van de gemeenteraadsleden. De dossiers bevatten alle stukken die rechtstreeks tot het voorstel hebben geleid en die aan het inzagerecht van de raadsleden niet mogen onttrokken worden. Voor inzage van de dossiers buiten de diensturen worden afspraken gemaakt met de stadssecretaris of zijn plaatsvervanger.
De raadsleden kunnen de stadssecretaris verzoeken technische inlichtingen te verstrekken of door andere ambtenaren die hij aanwijst te laten verstrekken, over de in het dossier voorkomende stukken. Dit verzoek dient schriftelijk geformuleerd te worden en gericht aan de stadssecretaris via
[email protected]. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren, tenzij anders wordt overeengekomen.
De raadsleden kunnen een kopie nemen van de stukken in de dossiers, onder dezelfde voorwaarden als vermeld in artikel 60.
Artikel 11. – Voorzitterschap van de vergadering De voorzitter of degene die hem, overeenkomstig artikel 8§ 4 van het Gemeentedecreet vervangt, zit de gemeenteraad voor. Hij opent en sluit de vergadering.
Artikel 12. – De stadssecretaris De stadssecretaris woont de zittingen van de gemeenteraad bij.
Is hij verhinderd dan wordt hij vervangen door de waarnemend stadssecretaris.
Artikel 13. – Vereist aantal aanwezige raadsleden De gemeenteraad kan enkel geldig beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is.
De raad kan echter, indien hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en besluiten over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda komen. Artikel 14. – Opening van de vergadering
7
Op het voor de vergadering vastgestelde uur, en zodra voldoende raadsleden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.
Artikel 15. – Verdaging van de vergadering Indien er een half uur na het vastgestelde uur niet voldoende raadsleden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, wordt de vergadering verdaagd. Van dit feit wordt door de stadssecretaris melding gemaakt op het aanwezigheidsregister. De aanwezige raadsleden zullen deze vermelding ondertekenen.
Artikel 16. – Opheffing en schorsing van de vergadering De voorzitter heeft het recht de vergadering op te heffen of te schorsen.
Artikel 17. – Aanwezigheidsregister Na de opening van de vergadering, tekenen de raadsleden het aanwezigheidsregister. De lijst van deze aanwezigen wordt gesloten door de voorzitter. De namen van de leden, die het register getekend hebben, worden in de notulen van de vergadering vermeld.
Artikel 18. – Notulen De notulen van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de stadssecretaris opgesteld en bewaard. De notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat werd gegeven aan de punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen. Ze maken melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij geheime stemming en in geval van unanimiteit, vermelden de notulen hoe elk lid gestemd heeft. Behalve in spoedeisende gevallen, worden de notulen van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de gemeenteraadsleden op het extranet voor de gemeenteraadsleden en ter inzage gelegd op het stadssecretariaat. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
8
Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze uiterlijk binnen de maand door de voorzitter van de gemeenteraad en de stadssecretaris ondertekend.
Artikel 19. – Notulenboek De ondertekende notulen worden door de stadssecretaris gebundeld in een register dat door de voorzitter van de gemeenteraad wordt afgesloten.
Art. 20. – Rechtstreekse uitzending Via de website van de stad Leuven is de openbare zitting van de gemeenteraad rechtstreeks te volgen.
Artikel 21. – Beknopt verslag Er zal op basis van deze opgenomen versie van de gemeenteraad een beknopt verslag worden opgemaakt met een bondige weergave van de debatten die worden gevoerd over de verschillende agendapunten. Dit beknopt verslag wordt digitaal aan de gemeenteraadsleden toegestuurd tenminste acht dagen vóór de dag van de volgende vergadering van de gemeenteraad en ter beschikking gesteld op het extranet voor de gemeenteraadsleden. Elk raadslid kan schriftelijke opmerkingen en verbeteringen voorstellen tot uiterlijk drie dagen vóór de volgende vergadering van de gemeenteraad. Indien geen schriftelijke wijziging van het verslag wordt aangevraagd, wordt het als goedgekeurd beschouwd en na de gemeenteraad bij de notulen gevoegd. Indien wel een wijziging wordt gevraagd, stelt de stadssecretaris een tekstwijziging voor en is de procedure van artikel 18 van toepassing.
Het goedgekeurde beknopt verslag wordt openbaar gemaakt op de website van de stad Leuven.
Artikel 22. – Verzoekschriften en mededelingen Bij aanvang van de gemeenteraadszitting geeft de voorzitter kennis van alle verzoekschriften en mededelingen, die de raad kunnen aanbelangen.
Artikel 22. – Behandeling van de agendapunten Voorafgaandelijk wordt er overeenkomstig art. 9 gestemd over de toevoeging aan de agenda van punten bij hoogdringendheid .
9
De gemeenteraad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda , in de daarin bepaalde volgorde, tenzij de raad bij eenvoudige meerderheid er anders over beslist, en over de punten toegevoegd bij hoogdringendheid.
Artikel 23. – Bespreking van de agendapunten Nadat een punt van de agenda ter bespreking werd aangekondigd, vraagt de voorzitter of de leden over het voorstel of het onderwerp het woord wensen te voeren. Het woord wordt verleend in de volgorde van de aanvragen en in geval van gelijktijdige aanvraag, naar gelang de rangorde van de gemeenteraadsleden.
Behoudens de leden van het college van burgemeester en schepenen mag niemand meer dan tweemaal tussenkomen over eenzelfde punt van de agenda, tenzij de voorzitter er anders over beslist.
Indien de gemeenteraad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter wanneer deze aan het woord komen.
Artikel 24. – Motie van orde Het is steeds geoorloofd het woord te vragen: a) om de raad te raadplegen over de vraag of een aangelegenheid al dan niet van gemeentelijk belang is; b) om de verdaging van het debat of van de stemming en de sluiting van het debat voor te stellen; c) om de verzending naar de commissies voor te stellen; d) om een voorstel tot het verlenen van voorrang te doen; e) om een wijziging in de orde van de werkzaamheden voor te stellen; f) om een beroep op het reglement te doen; g) om een beroep op de agenda te doen; h) voor een feit dat de persoonlijke levenssfeer raakt.
Artikel 25. – Amendementen of subamendementen Amendementen of subamendementen zijn wijzigingsvoorstellen betreffende een tekst, waarover in de vergadering van de raad wordt beraadslaagd.
Elk raadslid dat amendementen of subamendementen wil indienen, moet deze aan de voorzitter schriftelijk meedelen, per gewone post of via
[email protected].
10
De amendementen worden vóór de hoofdvraag en de subamendementen vóór de amendementen in stemming gebracht.
Als verschillende amendementen en subamendementen worden ingediend, wordt eerst gestemd over het meest verstrekkende voorstel.
Ter zitting ingediende mondelinge amendementen worden eveneens ter stemming voorgelegd voor de hoofdvraag.
Artikel 26. – Inlichtingsvragen, voorstellen, op- of aanmerkingen Na de behandeling van het laatste agendapunt van de openbare zitting en vóór de behandeling van de besloten zitting heeft elk raadslid het recht vragen te stellen, voorstellen te doen, op- of aanmerkingen te maken inzake onderwerpen van gemeentelijk belang die niet op de agenda staan. Het raadslid moet de vragen, voorstellen of op- of aanmerkingen bondig formuleren. De spreektijd voor vraag en antwoord is voor elk beperkt tot 5 minuten. Hierop volgt geen debat of stemming. Deze vragen of opmerkingen worden bij voorkeur 5 dagen voor de gemeenteraadszitting aan de stadssecretaris meegedeeld via
[email protected]
Op mondelinge vragen zal het college mondeling of schriftelijk antwoorden. Het schriftelijk antwoord wordt gegeven vóór de eerstvolgende gemeenteraad. Elk raadslid kan aan het college steeds schriftelijke vragen stellen, voorstellen, op- of aanmerkingen doen betreffende onderwerpen van gemeentelijk belang. Op schriftelijke vragen kan het college ofwel mondeling antwoorden tijdens de volgende gemeenteraad ofwel schriftelijk binnen een periode van 14 werkdagen. Deze termijn gaat in op de dag na de ontvangst van de schriftelijke vraag.
Artikel 27. – Onderbrekingen van de sprekers Niemand wordt onderbroken wanneer hij/zij spreekt, behalve door de voorzitter voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. Wanneer een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem/haar tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien, na een eerste verwittiging, het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan de voorzitter hem/haar het woord ontnemen.
11
Artikel 28. – Verstoring van de orde Elk lid dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, blijft aandringen om aan het woord te komen, wordt geacht de orde te verstoren. Dit geldt eveneens voor hen die het woord nemen, zonder het te hebben gevraagd en verkregen en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elk kwetsend persoonlijk feit worden geacht in strijd te zijn met de orde. Hetzelfde geldt voor het gebruik van mobiele telefoontoestellen.
Artikel 29. – Terugroeping tot de orde Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Indien het raadslid de orde blijft verstoren, zal de voorzitter de zitting schorsen of opheffen.
Artikel 30. – Rumoerige vergaderingen Wanneer de vergadering rumoerig wordt, kondigt de voorzitter aan dat hij de vergadering gaat schorsen of opheffen. Indien de wanorde aanhoudt, schorst hij de vergadering of heft ze op. De leden van de raad en het publiek moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Wanneer de voorzitter de vergadering opheft, wordt hiervan melding gemaakt in de notulen.
Artikel 31. – Sluiting van de besprekingen Indien de voorzitter oordeelt dat het onderwerp voldoende werd besproken, raadpleegt hij de vergadering over de voortzetting of de sluiting van de bespreking.
Artikel 32. – Verbod aan beraadslagingen of stemmingen deel te nemen Het is voor een gemeenteraadslid verboden deel te nemen aan de bespreking en de stemming: 1° met behoud van de toepassing van art. 11,§2 van het OCMW-decreet over aangelegenheden waarin hij/zij een rechtstreeks belang heeft, hetzij persoonlijk, hetzij als vertegenwoordiger, of waarbij de echtgenoot, of bloed- of aanverwanten tot en met de vierde graad een persoonlijk en rechtstreeks belang hebben. Dat verbod strekt niet verder dan de bloed- en aanverwanten tot en met de tweede graad als het gaat om de voordracht van kandidaten, benoemingen, afzettingen en schorsingen. Voor de toepassing van deze bepaling worden personen die een verklaring van wettelijke samenwoning als vermeld in art. 1475 B.W. hebben afgelegd, met echtgenoten gelijkgesteld;
12
2° over de vaststelling of goedkeuring van de jaarrekening van een instantie waaraan hij/zij rekenschap verschuldigd is of waarvan hij/zij tot het uitvoerend orgaan behoort.
Deze bepaling is niet van toepassing op het gemeenteraadslid dat zich in bovenvermelde omstandigheden bevindt louter op grond van het feit dat hij/zij als vertegenwoordiger van de gemeente is aangewezen in andere rechtspersonen.
Deze bepaling is eveneens van toepassing op de vertrouwenspersoon, bedoeld in art. 18 en 70bis Gemeentedecreet, en op de stadssecretaris.
De personen voor wie het verbod geldt, mogen noch deelnemen aan de stemming, noch erbij aanwezig zijn, noch aanwezig zijn bij de beraadslaging die eraan voorafgaat. Zij moeten zelf het initiatief nemen zich terug te trekken wanneer het punt in bespreking komt.
Artikel 33. – Stemmingen Vóór elke stemming bepaalt de voorzitter het vraagpunt waarover de vergadering zich moet uitspreken.
De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen
genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.
Artikel 34. – Stemwijze – Motivering Er zijn drie mogelijkheden van stemmen: de stemming bij handopsteken; de al dan niet elektronisch uitgebrachte naamstemming; de geheime stemming. Bij de naamstemming worden de namen van de leden, die voor of tegen stemmen, of zich onthouden, vermeld in de notulen. De stemmingen voor of tegen mogen na de stemming niet gemotiveerd worden. De leden die zich onthouden, zowel bij de naamstemming als bij het stemmen bij handopsteking, mogen de redenen van hun onthouding doen kennen. De onthoudingen tellen niet mee in het berekenen van het meerderheidsquorum. De voorzitter stemt als laatste, behalve bij geheime stemming.
13
Artikel 35. – Stemming bij handopsteken Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven, vraagt hij achtereenvolgens welke gemeenteraadsleden “ja” stemmen, welke “neen” stemmen en welke zich onthouden.
Elk gemeenteraadslid kan slechts éénmaal zijn hand opsteken om zijn keuze duidelijk te maken.
Artikel 36. – De naamstemming Telkens één achtste van de ter zitting aanwezige raadsleden er om verzoekt, wordt er overgegaan tot een hoofdelijke stemming bij naamafroeping.
Artikel 37. – Geheime stemming Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd: 1° de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen; 2° het aanwijzen van de leden van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; 3° individuele personeelszaken 4° de afzonderlijke verkiezing van de schepenen overeenkomstig artikel 45, § 3 van het Gemeentedecreet, als geen ontvankelijke gezamenlijke akte van voordracht van kandidaat-schepenen aan de voorzitter van de installatievergadering wordt overhandigd 5° de verkiezing van de voorzitter van de gemeenteraad, overeenkomstig artikel 8, § 3 van het Gemeentedecreet, als geen ontvankelijke akte van voordracht van kandidaat-voorzitter aan de voorzitter van de installatievergadering wordt overhandigd.
Artikel 38. – Regeling inzake geheime stemming De stembriefjes, in twee gevouwen, worden afgehaald door de jongste twee raadsleden en overhandigd aan de voorzitter. Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes door de voorzitter geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. Alleen de raad is bevoegd om de geldigheid van de stemming te beoordelen. De stembriefjes worden na de stemming onmiddellijk in een omslag geborgen. De voorzitter parafeert de sluiting van de
14
omslag. Deze omslag wordt door de stadssecretaris zolang als nodig bewaard, in elk geval tot na de goedkeuring in geval deze door de wet vereist is, ofwel tot na het verstrijken van de termijnen van bestuurlijk toezicht, zoals bepaald in het Gemeentedecreet.
Artikel 39. – Benoeming of voordracht van kandidaten Indien bij de benoeming of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet verkregen wordt bij de eerste stemming, heeft herstemming plaats over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. De voorzitter stelt daartoe een lijst op met tweemaal zoveel namen als er benoemingen of voordrachten moeten gebeuren. Hebben bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. De stemmen kunnen alleen worden uitgebracht op de kandidaten die op de lijst voorkomen. De benoeming of de voordracht gebeurt bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
Artikel 40. – Het publiek Gedurende de openbare zitting van de gemeenteraad: 1. bevindt het publiek zich stilzwijgend in een voorbehouden gedeelte van de raadzaal; 2. is elke mededeling tussen het publiek en de leden van de raad verboden; 3. mag geen enkel verzoekschrift rechtstreeks aan de raad worden overhandigd; 4. is het discreet gebruik van klankregistreerapparaten met autonome voeding toegelaten, tenzij dit aanleiding zou geven tot de verstoring van de openbare orde. Hierover beslist de voorzitter; 5. is het gebruik van mobiele telefoontoestellen verboden; 6. is het gebruik van beeldregistreerapparaten, film- en fototoestellen toegelaten, mits toestemming van de voorzitter; 7. wordt de agenda in voldoende exemplaren ter beschikking gesteld van het publiek. Tijdens de zitting liggen enkele exemplaren van het verslag aan de-in-zitting-zijnde-raad ter inzage van het publiek.
Artikel 41. – Handhaving van de orde Overeenkomstig art. 25 van het Gemeentedecreet is de voorzitter belast met de handhaving van de orde in de vergadering. Hij kan, na een voorafgaande waarschuwing, terstond ieder persoon uit de zaal doen verwijderen, die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt.
15
De voorzitter kan bovendien proces-verbaal opmaken tegen de overtreders en hen naar de politierechtbank verwijzen, die hem kan veroordelen tot een geldboete van één tot vijftien euro of tot een gevangenisstraf van één tot drie dagen, behoudens andere vervolging, als het feit daartoe grond oplevert.
Artikel 42. – Bekendmaking van ordevoorschriften De tekst van de artikelen 40 en 41 van dit reglement, alsmede van artikel 25 van het Gemeentedecreet zal nabij de ingang van de raadzaal opgehangen worden.
TITEL II : COMMISSIES
Artikel 43. – Oprichting en aantal De raad richt 13 commissies op, te weten: 1. Bureau van de Raad 2. Openbare werken 3. Financiën 4. Sport, Handel en Landbouw 5. Cultuur, Deeltijds Kunstonderwijs, Gelijke kansen, Diversiteit en Noord-Zuidwerking 6. Leefmilieu, Openbaar groen, Begraafplaatsen en Stadsreiniging 7. Ruimtelijke ordening en Monumentenzorg 8. Sociale zaken, Studentenzaken, Senioren en OCMW-aangelegenheden 9. Feestelijkheden, Toerisme, Burgerzaken en Jeugd 10. Personeel en organisatie 11. Veiligheidsbeleid 12. Economie, Wonen en Werk, Onderwijs 13. Bijzondere evaluatiecommissie
Het bureau van de Raad waakt overeenkomstig art. 39§1 Gemeentedecreet over de afstemming van het gemeentelijk beleid op het beleid van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde agentschappen van de gemeente.
16
Gedurende het mandaat kan de raad de bevoegdheden van deze commissies wijzigen, ze afschaffen of er nieuwe oprichten.
De commissievergaderingen zullen om 19.00 of 20.30 uur aanvangen, tenzij de commissie hierover anders beslist.
Artikel 44. – Samenstelling 1° Het Bureau van de Raad en de Bijzondere evaluatiecommissie zijn samengesteld uit de fractievoorzitters en worden voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad. Het lid (de leden) van het college van burgemeester en schepenen dat (die) voor de in de commissie te bespreken zaken bevoegd is (zijn), maakt (maken) zonder stemrecht deel uit van die commissie.
2°. De overige commissies zijn samengesteld uit maximum veertien leden, de voorzitter wel en de bevoegde schepen(en) niet inbegrepen. Het lid (de leden) van het college van burgemeester en schepenen dat (die) voor de in de commissie te bespreken zaken bevoegd is (zijn) maakt (maken) zonder stemrecht deel uit van die commissie.
De mandaten worden evenredig verdeeld over de fracties waaruit de gemeenteraad is samengesteld volgens het systeem D’hondt. De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deeluitmaken van het college van burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties.
Als ten gevolge hiervan een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt.
Elke fractie wijst de mandaten toe, die haar overeenkomstig deze berekeningswijze toekomen, door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht.
Om ontvankelijk te zijn, moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaatcommissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee
17
verkozen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie.
3°. Overeenkomstig art. 38 van het Gemeentedecreet bestaat een fractie uit: - het gemeenteraadslid of de gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn, met uitzondering van de mogelijkheid tot aparte fractievorming mits aan de voorwaarden van art. 38 §2 van het Gemeentedecreet voldaan is - het gemeenteraadslid of de gemeenteraadsleden die verkozen zijn op lijsten die zich uiterlijk op de installatievergadering onderling hebben verenigd.
De intentie om zich te verenigen en de draagwijdte van de vereniging worden schriftelijk ter kennis gebracht van de voorzitter. Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissie te behouden. Indien één of meer leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie als vermeld in artikel 38 Gemeentedecreet kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie.
4°. Voor ieder effectief commissielid duidt de fractie een plaatsvervanger aan.
5°. De raad kan, zo nodig, de samenstelling van de commissies wijzigen. In geval van overlijden, ontslag of op voorstel van de betrokken fractie, kan een lid door de raad vervangen worden. Het voorstel moet schriftelijk gericht worden aan de voorzitter van de gemeenteraad conform de bepalingen in het 1e lid. In de eerstvolgende raadsvergadering wordt in de vervanging voorzien.
6°. Een tabel van de samenstelling van de commissies wordt aan de raadsleden bezorgd via het extranet voor de gemeenteraadsleden.
7°. Alle leden van de gemeenteraad die wensen uitgenodigd te worden ter informatie op de vergadering van de raadscommissies, delen dit mede en worden uitgenodigd.
18
Artikel 45. – De voorzitter Iedere commissie, met uitzondering van het Bureau van de Raad en de Bijzondere evaluatiecommissie, wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid, dewelke de commissie aanduidt uit haar leden. De burgemeester of schepenen kunnen geen voorzitter zijn.
Bij afwezigheid van de voorzitter duidt de commissie onder haar leden een plaatsvervangend voorzitter aan.
De voorzitter van de commissie is belast met de ordehandhaving. Art. 28-30 zijn overeenkomstig van toepassing.
Artikel 46. – De secretaris In iedere commissie wordt een personeelslid van een bevoegde stadsdienst, op voordracht van de stadssecretaris, door de voorzitter van de commissie tot secretaris aangesteld. De secretaris zorgt voor de administratieve werkzaamheden van de commissie en stelt het verslag van de vergaderingen op
Artikel 47. – De bijeenroeping Iedere commissie komt in principe tien maal per jaar samen. De data, uren en plaats, dewelke worden voorgesteld door het college van burgemeester en schepenen, worden bekendgemaakt op de website van de stad Leuven en het extranet voor de gemeenteraadsleden.
De voorzitter roept de commissie bijeen.
Een derde van de effectieve leden van de commissie kan de voorzitter ook vragen de commissie bijeen te roepen. Zij richten hun verzoek tot de voorzitter en geven de onderwerpen aan die ze willen bespreken.
In principe worden de commissievergaderingen gehouden op het stadhuis, behoudens andersluidende beslissing van de commissie.
Artikel 48. – Wijze van bijeenroeping
19
Behalve in spoedeisende gevallen, geschiedt de bijeenroeping ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering.
De bijeenroeping vermeldt dag, uur en plaats van de vergadering, alsmede de agenda. De bijeenroeping wordt per mail naar alle effectieve leden en hun plaatsvervangers, alsook naar leden met raadgevende stem gestuurd. De bijeenroeping wordt ook bekendgemaakt op het extranet voor de gemeenteraadsleden, op de website van de stad Leuven en door aanplakking aan het stadskantoor.
De ondertekende bijeenroepingen met agenda worden in een agendaboek opgenomen. Voor spoedeisende gevallen zijn bepalingen van artikel 5 van dit reglement mutatis mutandis van toepassing.
Artikel 49. – Werking van de commissies De commissies zijn belast met het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht.
De vergaderingen van de commissies worden in het openbaar gehouden, behalve het Bureau van de Raad aangezien hierin voornamelijk de regeling van werkzaamheden of administratieve aangelegenheden wordt besproken. Artikel 2 van dit reglement is overeenkomstig van toepassing.
Iedere commissie kan beslissen niet-commissieleden te horen op basis van de deskundigheid van deze personen rond punten die aan de agenda van de commissie staan; ze kan eveneens belanghebbenden horen.
Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden van elke commissie een aanwezigheidslijst, die nadien, samen met het verslag, aan het stadssecretariaat wordt bezorgd.
Artikel 50. – Vereist aantal aanwezige leden De commissie kan geldig vergaderen en beraadslagen als de voorzitter met de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Indien de voorzitter afwezig is, wordt overeenkomstig art. 45 van dit reglement in zijn vervanging voorzien. Bij een tweede bijeenroeping met dezelfde agenda mag de commissie vergaderen en beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige leden.
20
Artikel 51. – Stemmingen Zo nodig, wordt een advies uitgebracht door middel van een stemming. De stemmingen in de commissies zijn openbaar. Artikel 32 tot en met 39 van dit reglement zijn overeenkomstig van toepassing. Alleen de leden van de commissie zijn stemgerechtigd.
Artikel 52. – Verslag Het verslag van de besprekingen, adviezen en eventuele standpunten vermeldt de aanwezige leden en wordt ondertekend door de voorzitter van de vergadering. Het verslag is beknopt, vermeldt geen namen en bevat geen bijlagen.
Het ontwerp van verslag wordt op het extranet van de gemeenteraadsleden geplaatst onder voorbehoud van goedkeuring door de bevoegde commissie. Na goedkeuring op de eerstvolgende vergadering wordt het verslag eveneens gepubliceerd op de website van de stad Leuven.
TITEL III : DE VERENIGDE COMMISSIES
Hoofdstuk I – De beperkte verenigde commissies
Artikel 53. – Bijeenroeping – werking – doel Twee of meer voorzitters van een commissie kunnen, op eigen initiatief, op verzoek van het college van burgemeester en schepenen of op verzoek van één vijfde van de raadsleden hun respectieve commissies samen laten vergaderen om te beraadslagen over die onderwerpen die de onderscheiden commissies aanbelangen. Het voorzitterschap wordt in onderlinge afspraak waargenomen door één van de betrokken commissievoorzitters. De artikelen 47-52 van dit reglement zijn mede van toepassing op deze verenigde commissies.
Hoofdstuk II – De gemeenteraad, zetelend als commissie of de algemene verenigde commissie
21
Artikel 54 – Bijeenroeping Het college van burgemeester en schepenen kan, ambtshalve of op verzoek van één vijfde van de raadsleden, de gemeenteraadsleden bijeenroepen om als commissie te zetelen. De raadsleden moeten hun verzoek aan het college van burgemeester en schepenen richten. Het college van burgemeester en schepenen beslist over dag, uur en plaats van de vergadering.
Artikel 55. – Wijze van bijeenroeping Behalve in spoedeisende gevallen, geschiedt de bijeenroeping per mail aan alle raadsleden ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering. De bijeenroeping vermeldt dag, uur en plaats van de vergadering en de agenda en wordt ondertekend door de voorzitter en de stadssecretaris. De agendapunten worden voldoende duidelijk omschreven. De ondertekende bijeenroepingen met agenda worden opgenomen in een agendaboek. Voor spoedeisende gevallen zijn de bepalingen van artikel 5 van dit reglement mutatis mutandis van toepassing.
Artikel 56. – Werking De algemene verenigde commissie is belast met het onderzoek van de zaken die haar worden onderworpen. De algemene verenigde commissie heeft geen beslissingsrecht; zij beperkt zich tot het uitbrengen van advies over de voorgelegde stadszaken. Artikel 51 van dit reglement is overeenkomstig van toepassing op de vergaderingen van de algemene verenigde commissies. Zij kan op voorstel van een lid beslissen deskundigen en belanghebbenden te horen. Agendapunten waarover beraadslaagd is in de commissies, bedoeld in titel II of titel III, hoofdstuk I, worden niet op de agenda van de algemene verenigde commissie geplaatst.
Artikel 57. – De voorzitter De algemene verenigde commissie wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad of zijn plaatsvervanger.
Artikel 58. - De secretaris De functie van secretaris wordt gedurende de gezamenlijke vergadering vervuld door de stadssecretaris of zijn waarnemer.
22
TITEL IV : ALLERLEI Artikel 59. – Presentiegelden Aan de raadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt een presentiegeld verleend voor elke vergadering van de gemeenteraad, waarop zij aanwezig zijn. Deze presentiegelden zijn niet verschuldigd wanneer de raad niet regelmatig kan beraadslagen en beslissen, omdat de raad niet in aantal is.
Een presentiegeld wordt eveneens aan de raadsleden uitgekeerd voor de zittingen van de raadscommissie waarvan zij lid zijn en waarop zij aanwezig zijn, conform de aanwezigheidslijst. Het presentiegeld komt toe aan het effectief lid, en slechts bij diens afwezigheid aan de plaatsvervanger, voor zover deze laatste aanwezig was. De leden met raadgevende stem (zie art. 44) ontvangen eveneens een presentiegeld voor de commissies waarop ze aanwezig zijn, conform de aanwezigheidslijst.
Het presentiegeld bedraagt 124,98 EUR. Dit bedrag wordt gekoppeld aan de spilindex 138,01, zoals bepaald in het Besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris.
Artikel 60 - Bezoekrecht van de gemeenteraadsleden aan de stadsdiensten en -instellingen Indien een gemeenteraadslid een stadsdienst of een stedelijke instelling wenst te bezoeken, neemt hij/zij contact op met de stadssecretaris of zijn vervanger en deelt hem de dienst of de instelling mee, alsmede dag en uur waarop hij/zij het bezoekrecht wenst uit te oefenen. De secretaris of zijn vervanger deelt het bezoek mee aan de directeur van de betrokken dienst. Het gemeenteraadslid meldt zich op de afgesproken dag en uur bij directeur. Het bezoekrecht kan slechts uitgeoefend worden aan diensten en instellingen die rechtstreeks door de stad worden beheerd en tijdens de normale openingsuren van de dienst of instelling. Het bezoekrecht wordt individueel uitgeoefend en heeft een louter informatief karakter. Het raadslid dient zich in deze passief op te stellen en kan zijn bevindingen slechts meedelen aan het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 61 - Algemeen inzagerecht van de raadsleden De gemeenteraadsleden kunnen alle akten en stukken betreffende het bestuur, inzien en er kopie van bekomen tijdens de normale openingsuren voor het publiek.
23
Zij maken daartoe vooraf (telefonisch of per mail) met de bevoegde directeur van de dienst in kwestie een afspraak en legitimeren zich. Indien er problemen ontstaan zal de directeur of het raadslid zich wenden tot de stadssecretaris of zijn vervanger. Voor het bekomen van kopies van omvangrijke documenten (vb. bestekken, overeenkomsten, e.d.m.) of van grote formaten (vb. plannen) dient de toelating gevraagd te worden aan het college van burgemeester en schepenen. Een dergelijke aanvraag dient met redenen omkleed te zijn.
Artikel 62 – Verzoekschriften van burgers aan de gemeenteraad
§1.Overeenkomstig art. 201 ev. van het Gemeentedecreet heeft eenieder heeft het recht verzoekschriften in te dienen bij de gemeenteraad.
Deze verzoekschriften, gedateerd en ondertekend, dienen tegen ontvangstbewijs te worden afgegeven op het secretariaat of te worden verzonden per aangetekende brief.
§2. Deze verzoekschriften worden ingeschreven in een daartoe bestemd register.
§3. De voorzitter van de gemeenteraad beslist over de kwalificatie als verzoekschrift en over de ontvankelijkheid van het verzoekschrift. Hij wint hierover advies in bij het Bureau van de Raad.
Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk.
Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd indien: a) een vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd b) het een loutere mening is en geen concreet verzoek c) als de vraag anoniem is, zonder vermelding van naam en voornaam en adres ingediend d) het taalgebruik beledigend is
§4. De voorzitter verwijst de ontvankelijke verzoekschriften onmiddellijk naar de eerstvolgende gemeenteraad, dan wel naar de bevoegde commissie of het college van burgemeester en schepenen. In geval van verwijzing naar de bevoegde commissie of het college, stelt de voorzitter de eerstvolgende gemeenteraad hiervan in kennis.
24
§5. De commissie of het college kan onder meer beslissen:
a) het verzoekschrift ten gronde te behandelen
b) louter kennis te nemen van het verzoekschrift, indien ze oordeelt dat het verzoekschrift niet geschikt is voor bespreking. Eventueel kan de commissie of het college in dat geval het verzoekschrift doorzenden naar een andere instantie, of de verzoeker aanbevelen zich tot die andere instantie te wenden
c) kennis te nemen van het verzoekschrift en de verzoeker het verslag te bezorgen van een eerder antwoord, indien het verzoekschrift een vraag opwerpt die in de loop van dezelfde zittingsperiode al in een commissie of college of in de voltallige gemeenteraad aan bod is gekomen bij de behandeling van een agendapunt, het verzoekschrift terzake geen essentieel nieuw element aanbrengt, en de commissie of het college een nieuwe discussie hierover in de gemeenteraad niet zinvol acht.
§6. Met betrekking tot verzoekschriften die door ten minste 500 personen ondertekend zijn, is paragraaf 5 b) en c) niet van toepassing.
§7. In het geval bedoeld in paragraaf 5 a) wijst de commissie of het college een of meer verslaggevers aan.
§8. De commissie, het college of de gemeenteraad kan voor de behandeling van een verzoekschrift de verzoeker of de eerste ondertekenaar horen of aan de verslaggever(s) opdracht geven om ter plaatse de feiten vast te stellen.
Tijdens de hoorzittingen heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.
Er wordt een proces-verbaal van verhoor opgesteld en bij het dossier gevoegd.
§9. De commissie of het college brengt over een verzoekschrift dat ze ingevolge een beslissing zoals bedoeld in paragraaf 5 a) heeft besproken, verslag uit aan de gemeenteraad binnen de door de voorzitter van de gemeenteraad vooropgestelde termijn en uiterlijk op de derde gemeenteraad volgend
25
op de indiening van het verzoekschrift, voor zover deze binnen de 3 maanden volgend op de indiening plaats vindt.
§10. De gemeenteraad spreekt zich uit over het verzoekschrift zelf als het naar haar werd verwezen, of over de conclusies van de commissie of het college als het werd verwezen naar, en ingevolge een beslissing zoals bedoeld in paragraaf 5 a), besproken door de bevoegde commissie of het college.
§11. De verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift dat door verschillende personen werd ondertekend, wordt in de gevallen bedoeld onder paragraaf 5 b) en c) door de voorzitter van de commissie of het college op de hoogte gebracht van de beslissing van de commissie of het college.
De verzoeker of de eerste ondertekenaar wordt in geval bedoeld onder paragraaf 10 door de voorzitter van de gemeenteraad op de hoogte gebracht van de uitspraak van de gemeenteraad.
Het gemotiveerd antwoord dient binnen de 3 maanden na de indiening verstrekt te worden.
§12. Driemaandelijks wordt een lijst opgesteld van alle verzoekschriften waarover in de voorbije periode een eindbeslissing werd genomen. De lijst bevat de datum van de indiening van het verzoekschrift, de titel van het verzoekschrift, de naam van, naar gelang het geval, de verzoeker of de eerste ondertekenaar, de beslissing, de datum van de beslissing en in voorkomend geval een verwijzing naar het verslag of naar andere initiatieven die in samenhang met het verzoekschrift genomen werden.
Deze lijst wordt ter kennis gegeven aan de gemeenteraad.
Artikel 63 – Verzekering Een gemeenschappelijke ongevallenverzekering en een verzekering wegens beroepsaansprakelijkheid voor gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen wordt ten laste van het stadsbudget voorzien.
26
Artikel 64 – Ondersteuning fractie en fractietoelage §1. Per kalenderjaar wordt op aanvraag aan de politieke fracties ter beschikking gesteld: - maximum 1000 vellen briefpapier, te vermeerderen met maximum 20 vellen per fractielid - maximum 300 ongezegelde omslagen, Amerikaans formaat, te vermeerderen met maximum 20 per fractielid - maximum 125 ongezegelde bruine omslagen (verzending tot 100 gram), te vermeerderen met maximum 10 per fractielid §2. Per legislatuur wordt op aanvraag aan de fractieleiders ter beschikking gesteld: - maximum 1000 naamkaartjes §3. Ter ondersteuning van de politieke fracties wordt per kalenderjaar aan elke fractie, vertegenwoordigd in de gemeenteraad, een forfaitaire toelage van 750,00 EUR ten laste van het stadsbudget voorzien. Dit bedrag wordt gekoppeld aan de spilindex 138,01, zoals bepaald in het Besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris
§4. De fractietoelage kan enkel worden aangewend voor fractiewerking. Ze kan niet aangewend worden voor partijwerking, verkiezingen of ter compensatie van presentiegeld of wedde. Uitkering kan enkel op een rekeningnummer van de betrokken politieke fractie. Op het einde van het jaar licht de fractie in een nota met bewijsstukken toe hoe ze de ontvangen middelen heeft aangewend. Deze gedetailleerde verantwoording is openbaar en wordt aan de gemeenteraad ter kennis gegeven voor 31 maart van het daaropvolgende jaar. §5. Indien de fractie de toegekende fractietoelage op onrechtmatige wijze heeft aangewend, is het stadsbestuur gerechtigd deze terug te vorderen of in mindering te brengen van de toelage van het volgende kalenderjaar.
Art. 65 – Ondersteuning gemeenteraadsleden en terugbetaling kosten §1. Per kalenderjaar wordt op aanvraag aan de gemeenteraadsleden ter beschikking gesteld: - maximum 500 vellen briefpapier per gemeenteraadslid - maximum 200 ongezegelde omslagen, Amerikaans formaat - maximum 75 ongezegelde bruine omslagen (verzending tot 100 gram) §2. Per legislatuur wordt op aanvraag aan de gemeenteraadsleden ter beschikking gesteld: - maximum 1000 naamkaartjes §3. De gemeenteraadsleden hebben jaarlijks recht op terugbetaling van kantoormateriaal, relevant voor de uitoefening van hun mandaat (bv postzegels, papier, informaticamateriaal, tussenkomst in abonnement ADSL, enzovoort) en op terugbetaling van parkeerticketten, waardekaarten of een abonnement in parkings, genomen voor het bijwonen van een gemeenteraad en/of commissies.
27
De gemaakte kosten dienen aan de hand van bewijsstukken te worden verantwoord en ter beoordeling worden voorgelegd aan de stadssecretaris in een gedetailleerd verslag, voor te leggen in het eerste trimester van het jaar volgend op het jaar waarin de kosten werden gemaakt. Dit verslag is openbaar en zal onverwijld aan de gemeenteraad ter kennis worden gegeven. §4. De terugbetaling wordt alleszins beperkt tot 250,00 EUR per kalenderjaar per gemeenteraadslid. Dit bedrag wordt gekoppeld aan de spilindex 138,01, zoals bepaald in het Besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris
§5. De gemeenteraadsleden krijgen via Helics een tablet-PC ter beschikking, waarmee ze toegang krijgen tot de agenda’s en dossiers voor gemeenteraad en commissies. De nodige apps zullen hiertoe ter beschikking gesteld worden. Helics biedt enkel ondersteuning voor deze tablet-PC’s; er wordt geen ondersteuning geboden voor privé- en andere toestellen (bv. laptops, smartphones, tablets,…) De ter beschikking gestelde tablet-PC’s worden verbonden met het wifi netwerk van de stad Leuven (o.a. beschikbaar in het stadskantoor, op het stadhuis). Helics biedt geen ondersteuning bij het connecteren van de tablet op andere wifi netwerken (bv. thuis, openbaar,…) Het installeren van andere apps valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de gebruiker. Hiervoor zal Helics geen ondersteuning bieden. Met uitzondering van de documenten in verband met de budgetten, jaarrekeningen, meerjarenplan (cf. art. 4), worden er geen papieren documenten meer ter beschikking gesteld. De gemeenteraadsleden krijgen eveneens een leuven.be- mailadres ter beschikking, waarmee de communicatie met de stadsdiensten dient te gebeuren. Helics zal het mailadres voorconfigureren op de tablet-PC. Helics zal geen andere email-accounts configureren of ondersteunen op deze tablets.
§5. De uitvoerende mandatarissen kunnen op verzoek via de personeelsdienst van de stad Leuven een tussenkomst in een abonnement van De Lijn voor het woon-/werkverkeer ontvangen via het derdebetalerssysteem.
Artikel 66 – Studiedagen en vorming Gemeenteraadsleden kunnen ten laste van het stadsbudget studiedagen of vormingscurussen, ingericht door overheidsinstanties, onderwijsinstellingen of VVSG, voor zover deze relevant zijn voor de uitoefening van hun mandaat, volgen. Hiertoe dienen zij een aanvraag in bij de dienst vorming van de stad Leuven. Uitgesloten zijn evenwel opleidingen voor het behalen van bijkomende diploma’s. Artikel 67 – Notulen van het college van burgemeester en schepenen De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden uiterlijk op de dag volgend op de vergadering van het college waarin de notulen werden goedgekeurd, aan de gemeenteraadsleden ter beschikking gesteld via het extranet voor de gemeenteraadsleden.
28
