Összefoglaló javaslatok

II. fázis I. kötet

Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal

Összefoglaló javaslatok A polgármesteri hivatalok fejlesztése című pályázatban ÁROP1.A.2/A-2008-0138 vállalt feltételek szerinti szervezet-fejlesztési és képzési szolgáltatás biztosítása az Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal vonatkozásában

Pécs, 2010

Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal A polgármesteri hivatalok fejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0138

A dokumentum rendszer célja és tartalmi elemei Jelenen dokumentum rendszer a polgármesteri hivatalok fejlesztése című pályázatban ÁROP-1.A.2/A-2008-0138 vállalt feltételek szerinti szervezet-fejlesztési és képzési szolgáltatás biztosítása az Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal számára megnevezésű projektben készült.

A dokumentumok az alábbiak szerint készültek el: I. kötet

I. Fázis

II. kötet

III. kötet

Szervezeti és működési Diagnózis – jelentés Szervezeti és működési Diagnózis Jelentés – Szociometriai vizsgálat alapján Szervezeti és Működési Diagnózis – jelentés Prezentáció

I. kötet

Összefoglaló javaslatok

II. kötet

Javaslatok a belső szabályozások módosítására • Szervezeti és Működési Szabályzat - Ügyrend • Munkaköri leírások

II. Fázis

III. kötet

Működtetett kommunikációs fórumok – Javaslat

IV. kötet

Összefoglaló javaslat - prezentáció

V. kötet

Képzési oktatási program

VI. kötet

A Körjegyzőség változásmenedzsment Terve

Kommunikációs

és

Alsómocsolád, 2010. szeptember 30.

2 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Tartalomjegyzék

1.

BEVEZETÉS ....................................................................................................................................... 5

2.

JAVASLAT A STRATÉGIAI CÉLRENDSZERRE ............................................................................ 6 2.1 A MUNKA MENETE STRATÉGIAI TÉRKÉP FELÉPÍTÉSE ÉS KIDOLGOZÁSÁNAK MENETE ........................... 6 2.2 STRATÉGIAI TÉRKÉP NÉZETEI ÉS CÉLJAI ............................................................................................... 6 2.3 STRATÉGIAI CÉLTÉRKÉP ........................................................................................................................ 8 2.3.1 Társadalmi hasznok nézőpont ................................................................................................. 9 2.3.2 Ügyfélelvárások nézőpont ......................................................................................................... 9 2.3.3 Folyamatok nézőpont .............................................................................................................. 10 2.3.4 Tanulás, fejlődés ...................................................................................................................... 10 2.4 INDIKÁTOROK ....................................................................................................................................... 11

3.

JAVASLATOK A SZERVEZETI STRUKTÚRÁRA, MŰKÖDÉSI MODELLRE ............................. 16 3.1 TAGOLÁSI ELVEK A SZERVEZETBEN .................................................................................................... 16 3.2 KÖRJEGYZŐSÉG INTÉZMÉNY RENDSZERÉNEK FELSŐ SZINTŰ IRÁNYÍTÁSA ......................................... 18 3.3 FELADAT STRUKTÚRA .......................................................................................................................... 20 3.4 SZERVEZETI / MUNKAKÖRI KONSTRUKCIÓ ........................................................................................... 22 3.5 ALSÓMOCSOLÁDI KÖRJEGYZŐSÉGHEZ KAPCSOLÓDÓ SZERVEZETEK LEÍRÁSA .................................. 24 3.5.1 Cognitív Mentor Közhasznú Nonprofit Kft. ........................................................................... 24 3.5.2 Településüzemeltetés .............................................................................................................. 25 3.5.3 Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. – Turisztikai terület 27 3.5.4 Mocsolád-Civilház Szociális Szolgáltató, Oktatási- és Szabadidő-szervező Közhasznú Nonprofit Kft. .............................................................................................................................................. 29 3.5.5 Körjegyzőség ............................................................................................................................ 31

4.

JAVASLAT A PROJEKTIRÁNYÍTÁSI RENDSZER MŰKÖDTETÉSÉRE .................................... 34 4.1 BEVEZETÉS .......................................................................................................................................... 34 4.2 ALAPFOGALMAK ................................................................................................................................... 34 4.3 PROJEKTIRÁNYÍTÁSI RENDSZER SZERVEZETEI ÉS SZEREPEI ............................................................. 36 4.3.1 Projekt Irányító Testület (PIT) ................................................................................................ 37 4.3.2 Projekt Iroda .............................................................................................................................. 38 4.3.3 Megbízó ..................................................................................................................................... 39 4.3.4 Pályázat felelős ........................................................................................................................ 40 4.3.5 Projektfelelős ............................................................................................................................ 41 4.3.6 Projektvezető ............................................................................................................................ 42 4.3.7 Projekt Iroda munkakörei ........................................................................................................ 43 4.4 BESZÁMOLÁSI RENDSZER (ÉRTEKEZLETEK) ....................................................................................... 48 4.4.1 Beszámolási rendszer céljai, funkciói ................................................................................... 48 4.4.2 Beszámolási rendszer elemei ................................................................................................ 48


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


4.5 PROJEKTIRÁNYÍTÁS FOLYAMATAI ÉS ELJÁRÁSAI ................................................................................. 49 I.6.1. PÁLYÁZATFIGYELÉS ................................................................................................................................ 51 I.6.2. PROJEKT DEFINÍCIÓS FOLYAMAT ............................................................................................................ 53 I.6.3. PÁLYÁZAT ELŐKÉSZÍTÉS ......................................................................................................................... 55 I.6.4. PROJEKT ELŐKÉSZÍTÉS ........................................................................................................................... 57 I.6.5. PROJEKT MEGVALÓSÍTÁS ....................................................................................................................... 59 I.6.6. PROJEKTÉRTÉKELÉS .............................................................................................................................. 61 I.6.7 UTÓKÖVETÉS ........................................................................................................................................... 62 I.6.8. KOCKÁZATKEZELÉS ................................................................................................................................ 63 I.6.9. PROBLÉMAKEZELÉS ................................................................................................................................ 64 I.6.10. VÁLTOZÁSKEZELÉS ............................................................................................................................... 65 5.

ÉRINTETT FOLYAMATOK FEJLESZTÉSE ................................................................................... 67 5.1

6.

KIDOLGOZOTT KRITIKUS FOLYAMATOK ................................................................................................ 68

MELLÉKLETEK ................................................................................................................................ 89 6.1 FOLYAMAT STRUKTÚRA ....................................................................................................................... 89 6.2 PROJEKTIRÁNYÍTÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ NYOMTATVÁNYOK .................................................................. 92 6.2.1 Időszaki projektjelentés sablon .............................................................................................. 93 6.2.2 Projekt javaslat sablon............................................................................................................. 95


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


1.

Bevezetés

A Körjegyzőség illetőleg a Körjegyzőséghez kapcsolódó szervezetek, szervezeti egységek felépítésére vonatkozó javaslatok kidolgozása során a tanácsadók kialakítottak egy induló javaslati rendszert, amit három alkalommal 7-8 fős munkacsoportban megvitattak, értelmeztek, szükség szerint módosítottak az érintett vezetőkkel. Tovább két alkalommal konzultációra került sor Alsómocsolád polgármestere és valamely további vezető bevonása mellett a szervezeti felépítésre vonatkozóan. Jelen javaslati anyag a szervezeti felépítésére, és a szervezet rendszer működési modelljére vonatkozik. A munkavégzés során további javaslatok készülnek a következő témakörökben: •

Stratégiai célok és a kapcsolódó indikátorok (stratégiai mutatószámrendszer)

•

Szervezeti struktúra és működési modell

•

Projektirányítás rendszere

•

Érintett folyamatok fejlesztése.

Külön anyagba kerültek a javasolt kommunikációs fórumok (értekezleti rend)


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


2. 2.1

Javaslat a stratégiai célrendszerre A munka menete stratégiai térkép felépítése és kidolgozásának menete

A stratégiatérkép elkészítésével történt a szervezet stratégiai céljainak lefordítása az operatív működés nyelvére. A stratégiatérkép segítségével jól kommunikálhatóvá és egyszerűen értelmezhetővé válik a stratégia valamennyi munkatárs részére. A stratégiatérkép kialakítása a Körjegyzőség vezetőiből alakított vezetői teamm-mel közösen történt, számos workshopot követően alakult ki a végleges stratégiatérkép. A stratégiatérkép workshop-okon történő közös kidolgozása az alábbi célokat követte: MEGÉRTENI létre számukra,

az érdekeltek igényeit és azt, ahogyan értéket hozunk

FÓKUSZÁLNI a lényegi eredményekre és az odavezető stratégiára ÖSSZEHANGOLNI a jövőképet, stratégiát, költségvetést, folyamatokat és embereket, FELÉPÍTENI a személyes felelősséget és a változás iránti elkötelezettséget, LÉTREHOZNI egy kiegyensúlyozott stratégiai céltérképet, AZONOSÍTANI a kritikus teljesítménymutatókat és stratégiai programokat, MÉRNI és ÉRTÉKELNI a stratégiai és az operatív teljesítményt A stratégiatérkép véglegesítését követően történt az indikátorok kidolgozása. Az indikátorok segítségével lehetséges mérni az egyes célok teljesülését, az elmozdulások irányának azonosulását. Az indikátorok kidolgozása egy vezetői workshopot és négy vezetői egyeztetést igényelt.

2.2

Stratégiai térkép nézetei és céljai

A stratégiatérkép egy kétdimenziós vizualizációs eszköz, a stratégia megvalósításához szükséges stratégiai célkitűzések ok-okozati kapcsolati rajza. A négy nézőponthoz tartozó célkitűzéseken keresztül megfogalmazza a stratégia keretét, a megvalósítás értékláncát (stratégiai értéklánc). A testreszabott stratégiatérkép az alábbi négy nézőpontot tartalmazza: Társadalmi hasznok nézőpont ⎯ A társadalmi elvárásokból kiindulva itt jelennek mindazon célok, melyek eléréséért a szervezet a jövőben tenni kíván. Ezen célok a stratégiai értékláncban többnyire eredményekhez kapcsolódnak.


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Ügyfél nézőpont ⎯ Az érdekelti csoporttól elkülönítetten jelennek meg a kulcs ügyfelek igényeinek kielégítéséhez kapcsolódó célok, melyek egyben az ügyfélértékteremtés módját is megadják. Folyamatok nézőpont ⎯ A működéshez kapcsolódó folyamathatékonysági célokat tartalmazza a stratégiai kulcsfolyamatok mentén. Megmutatja, miben kell kiválónak lenni, miben kell fejlődni a felsőbb nézőpontokban foglalt célok elérése érdekében. Tanulás és fejlődés nézőpont ⎯ Az immateriális javakhoz (humán, szervezeti és információs tőke) kapcsolódó célokat tartalmazza, megmutatja, hogy melyek a teljesítmény kulcs vezérlői, melyekben fejlődni szükséges a szervezetnek, hogy a folyamatok nézőpontban definiált célokat realizálni lehessen.


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


2.3

Stratégiai céltérkép

Társadalmi haszon

Települések élhetőségének javítása Környezettudatosság

Helyi adottságokra, igényekre és lehetőségekre épülő foglalkoztatás

Élményszerű élet

Társadalmi kiszámíthatóság

Térségi identitás erősítése

Felelős, nyitott, aktív közösségek Partnerség előnyeinek, értékeinek megtapasztalása

Ügyfél elvárások

Szektorok közötti együttműködés erősítése VIP gazdasági szereplő kezelés

Működési információk biztosítása

Koncepció alapú fejlesztések és együttműködések

Hatékony körjegyzőség

Stratégia-központú tervezés

Folyamatok

Minőségi, ügyfélorientált, proaktív szolgáltatást nyújtó közigazgatás

Együttműködésen alapuló civil élet

Projektek összehangolása

Tervezett ülésrenddel működő képviselő testületek

Változó körülményekre való reagálás

Ügyfél/állampolgárcentrikus működésfejlesztés

Nyilvánosság bevonására hangsúlyt helyező képviselő testületi működés Szektorok közötti konszenzuson alapuló fejlesztési tervezés és döntéshozatal

Tanulás, fejlődés

Folyamatalapú optimalizált hivatali működés

Működéshez és irányításhoz szükséges adatok biztosítása Eljárások informatikai támogatottságának erősítése

Szabályozottság minőségének javítása Belső kommunikáció fejlesztése

Korszerű tudással rendelkező, ügyfélközpontú munkaerő biztosítása Proaktív, problémamegoldó szemlélet erősítése

Külső kommunikáció fejlesztése

Közös tudásbázis megteremtése

Önálló munkavégzésre képes munkaerő

Szervezeti kultúra alapértékeinek közös megfogalmazása

Több szektorhoz értő, szakmailag felkészült munkatársak


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


2.3.1 Társadalmi hasznok nézőpont A végső cél: Települések élhetőségének javítása – környezettudatosság. A körjegyzőséghez tartozó településeken élők számára az élet valamennyi területén jobb kondíciókat elérni, ahhoz, hogy jobb minőségű életet tudjanak élni. Ez kiterjed a mikrotérség foglalkoztatottságának, jövedelemtermelő képességének javítására, az épített és természeti környezet értékeinek megóvására, a közösségek közötti partnerség erősítésére, az aktivitásuk fokozásáara. Cél

Leírás

Helyi adottságokra, igényekre és lehetőségekre épülő foglalkoztatás

Olyan munkahelyek, munkalehetőségek teremtése, amelyek a helyi igényekre, a helyi adottságokra támaszkodva adnak választ

Élményszerű élet

A „jó (itt) élni és jól élni” elv megteremtése


A körjegyzőség összes polgára számára biztonságot nyújtó és elérhető szociális és jóléti rendszer megteremtése


Körjegyzőségi (mikrotérségi) értékek, célok kialakítása, identitás megteremtése a helyi/települési szint mentén létező helyett.

Felelős, nyitott, aktív közösségek

A település, a körjegyzőség életében felelősséget vállaló és életébe aktívan bekapcsolódó közösség megteremtése

Partnerség előnyeinek, értékeinek megtapasztalása

Partnerség, partnerségben megvalósulót fejlesztések támogatása

2.3.2

Ügyfélelvárások nézőpont Cél

Leírás

Szektorok közötti együttműködés erősítése

Közös, különböző szektorok bevonásával megvalósuló projektek, fejlesztések elősegítése, erősítése


Az erős hagyományokon alapuló civil szervezetek együttműködésének erősítése


Az ügyfélértékeket magasan, proaktívan előtérbe helyező közigazgatás megteremtése

VIP gazdasági szereplő kezelés

A térségben található nagyvállalatok, kiemelt gazdasági szereplők megkülönböztetett figyelemmel történő kezelése


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



Olyan fejlesztések és együttműködések előkészítése és megvalósítása, amelyekre vonatkozóan a meglévő illetve készülő fejlesztési koncepciók az irányadók


A hatékony működéshez szükséges információk elérésének és áramoltatásának biztosítása

2.3.3

Folyamatok nézőpont Cél

Leírás

Stratégia-központú tervezés

Olyan fejlesztési tervek és koncepciók készítése és elfogadása, amelyek illeszkednek a stratégiához


Meghatározott ülés és értekezleti rend alapján ülésező képviselőtestületi működés

Nyilvánosság bevonására hangsúlyt helyező képviselő testületi működés

A civilek és a lakosság képviselő testületi működésbe való bevonásának biztosítása, támogatása

Szektorok közötti konszenzuson alapuló fejlesztési tervezés és döntéshozatal

A civil és a magánszektor közreműködésével megvalósuló körjegyzőséget érintő fejlesztési tervezés és döntéshozatal megteremtése

Ügyfél/állampolgár-centrikus működés-fejlesztés

Ügyfél/állampolgár központú rendszerek, működésmodellek kidolgozása és bevezetése a Körjegyzőség hivatalaiban


Felelősökkel, átadási pontokkal definiált,


A stratégiában megfogalmazott célok és a hatékony erőforrás-felhasználás érdekében egymással összehangolt projektek tervezése és megvalósítása


A stratégiai célokhoz menet közben megjelenő és illeszkedő lehetőségek, projektek és eszközök felhasználása

2.3.4

Tanulás, fejlődés Cél

Működéshez és irányításhoz szükséges adatok biztosítása

Leírás Olyan informatikai rendszerek és adatbázisok létrehozása és alkalmazása, amelyek a vezetői igényeket teljes körűen kiszolgáló adatok


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


szolgáltatására képesek

Szabályozottság minőségének javítása

Teljes körű szabályozás kialakítása, valamint a szabályok betartási fokának növelése

Korszerű tudással rendelkező, ügyfélközpontú munkaerő biztosítása

Az ügyfélszolgálatokon szakirányú végzettséggel és képzettséggel, valamint kompetenciákkal rendelkező munkatársak alkalmazása

Eljárások informatikai támogatottságának erősítése

Olyan informatikai rendszerek kialakítása vagy adaptálása, amelyek támogatják az a meglévő eljárásokat, növelve ezzel azok hatékonyságát

Belső kommunikáció fejlesztése

A Körjegyzőség valamennyi munkatársát elérő belső kommunikációs rend/rendszer kialakítása, a Körjegyzőség stratégiai céljait, napi működését illetően tájékozott munkatársi kör megteremtése

Proaktív, problémamegoldó szemlélet erősítése

Az ügyfelek elégedettségének növelése érdekében az ügyintézők problémamegoldó-képességének és proaktív szemléletének megteremtése képzésekkel

Több szektorhoz értő, szakmailag felkészült munkatársak

Az egyes szektorok működését jól ismerő, tapasztalatokkal rendelkező professzionális munkatársak alkalmazása


A Körjegyzőség ismertségét megalapozó és támogató PR és kommunikációs akciók szervezése, ezen területek megerősítése


Egyrészt a belső kommunikációs rend betartásával, másrészt pedig a szervezetben meglévő tudásanyagok egy informatikai adatbázisban való összegyűjtésével és a munkatársak számára biztosított eléréssel


A meglévő szervezeti kultúra újragondolása a Körjegyzőség érintett munkatársainak bevonásával, és közös megegyezésen alapuló megfogalmazása


A meglévő munkaerő önálló munkavégzési képességét támogató képzések lebonyolítása, a munkakörök, feladatok és felelősségi körök ez alapján történő meghatározása

2.4

Indikátorok Stratégiai cél

Indikátor megnevezése

Indikátor meghatározása

Társadalmi hasznokhoz kapcsolódó célok és indikátorok Helyi adottságokra,

Létrehozott új munkahelyek száma

Közfoglalkoztatáson és


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


igényekre és lehetőségekre épülő foglalkoztatás Élményszerű élet



Felelős, nyitott, aktív közösségek

Partnerség előnyeinek, értékeinek megtapasztalása

Stratégiai cél

a településeken

projekttámogatásban megvalósuló foglalkoztatáson kívül teremtett új munkahelyek száma a településeken (db)

•

Rendezvények száma

•

Településenként a megtartott rendezvények száma (db)

•

Rendezvényeken való részvétel

•

Rendezvényeken részt vettek száma (fő)

•

Szabályozott támogatási rendszerek száma

•

Szabályozott támogatási rendszerekre fordított összeg

Természetes személyek, civil és egyéb szervezetek szabályozott keretek között történő támogatására kialakított rendszerek száma (db) Szabályozott támogatási rendszerekre fordított összeg (Ft)

Közös rendezvények és projektek száma (db)

Mind az öt település részvételével megvalósult rendezvények, és futó projektek száma (db)

•

Önkéntes munka (mennyisége)

•

Önkéntes munkával töltött órák száma (óra)

•

Önkéntes munkát vállalók

•

Önkéntes munkát vállalók száma (fő)

Több településes rendezvények és projektek száma


Legalább két település részvételével megvalósult rendezvények és futó projektek száma (db)


Ügyfél elváráshoz kapcsolódó célok és indikátorok Szektorok közötti együttműködés erősítése

Szektorok közötti közös akciók száma

Együttműködések száma, amelyben legalább két szektor közreműködik (db)


Civil szervezetek közötti együttműködések száma

Együttműködések száma, amelyben legalább két civil szervezet vesz részt (db)


•

Ügyfél-elégedettségi kérdőív

•

Ügyfél-elégedettségi kérdőív eredménye (%)

•

Teleházas és falugondnoki szolgáltatások száma

•

Teleházas és falugondnoki szolgáltatások száma (db)

VIP gazdasági szereplő

•

VIP-en keresztül

•

VIP-en (legnagyobb


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


megvalósuló akciók száma

kezelés

adózókon) keresztül megvalósuló akciók száma (db)


Stratégiai célokat támogató projektek száma

Azoknak a futó projekteknek a száma, amelyek a stratégiai céltérkép elemeit közvetlenül támogatják (db)


Szervezeti egységek száma, amelyeknek Körjegyzőség rendszeresen biztosít működési információt

Testületek, intézmények, szervezetek, szervezeti egységek száma, amelyeknek Körjegyzőség rendszeresen biztosít működési információt

Stratégiai cél



Folyamatok nézőponthoz kapcsolódó célok és indikátorok Stratégia-központú tervezés

Stratégiához illeszkedő projektek aránya

Stratégiához illeszkedő projektek száma/összes projekt (%)


Tervezett ülésrenddel működő képviselő testületi ülések aránya

Tervezett ülésrenddel működő képviselő testületi ülések száma/összes testületi száma (%)

Nyilvánosság bevonására hangsúlyt helyező képviselő testületi működés

•

Közmeghallgatáson résztvevők száma

•

Közmeghallgatáson résztvevők száma (fő)

•

Lakosság élet viszonyait érintő kérdésekben történt egyeztetések aránya

•

Lakossági egyeztetések száma / Lakosság v. lakossági csoport élet viszonyait érintő képviselőtestületi döntések száma (%)

Szektorok közötti konszenzuson alapuló fejlesztési tervezés és döntéshozatal

•

Szektorok közötti együttműködések száma (projekt, rendezvény, közös fellépés)

•

Azoknak a projekteknek, rendezvényeknek, közös fellépéseknek az együttes száma, amelyekben több szektor képviselői vettek részt (db)

•

Szektorközi egyeztetések száma

•

Szektorközi egyeztetések száma (db)

•

Állampolgárok számára nyújtott támogatások száma

•

Állampolgárok számára nyújtott támogatások típusainak száma (db)

•

Ügyfélvárakozási idő

•

Ügyfélvárakozási idő

Ügyfél/állampolgárcentrikus működésfejlesztés


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


nagysága

átlagos nagysága (perc)


Folyamat szabályozás alapján működő folyamatok aránya

Belső folyamatszabályozás alapján működő folyamatok száma / Összes szabályozott folyamat száma (%)


Más projektekhez kapcsolódó projektek száma

Azon projektek száma, ahol van kapcsolódás más projektekhez a projekt definíciós lapon (db)


A kiírás alapján eldöntött, beadott pályázatok száma

A kiírás alapján eldöntött, beadott pályázatok száma (db)

Stratégiai cél



Tanulás, fejlődés nézőponthoz kapcsolódó célok és indikátorok Működéshez és irányításhoz szükséges adatok biztosítása

Képviselőtestületi ülések előkészítettsége

Összes képviselőtestületi ülés esetében előkészítő anyagok száma / napirendi pontok száma (%)

Szabályozottság minőségének javítás

Felülvizsgált szabályozások száma

Évenként a felülvizsgált belső szabályozások száma (db)

Korszerű tudással rendelkező, ügyfélközpontú munkaerő biztosítása

Eljárások informatikai támogatottságának erősítése Belső kommunikáció fejlesztése

Proaktív, problémamegoldó szemlélet erősítése Több szektorhoz értő, szakmailag felkészült

•

Képzési tervbe bevont személyek száma

•

Képzési tervbe bevont személyek száma (fő)

•

Képzésről visszajött személyek beszámolóinak száma

•

Képzésről visszajött személyek beszámolóinak száma (db)

Segéd programok, algoritmusok száma (db)

Munkafolyamatokat támogató segéd programok, algoritmusok száma (db)

•

Belső kommunikációt támogató rendszeresen megtartott értekezlet típusok száma

•

Belső kommunikációt támogató rendszeresen megtartott értekezlet típusok száma (db)

•

Csoportos e-mailek száma

•

•

Belső üzenőfal látogatottsága

Csoportos e-mailek száma (db)

•

Belső üzenőfal látogatottsága (db)

Tréningek száma

•

Tréningek száma (db)

•

Több irányú képzettséggel

Gazdasági, társadalomtudományi, műszaki,


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


rendelkező munkatársak aránya

munkatársak


•

Honlapra feltöltött anyagok terjedelme

•

Honlapra feltöltött anyagok terjedelme (GB)

•

Honlap látogatottsága

•

•

Külső szervezetekkel, és ügyfél csoportokkal történt kommunikáció

Honlap látogatottsága (db)

•

Külső szervezetekkel, és ügyfél csoportokkal megtartott összejövetelek, rendezvények száma (db)

•

Külső média megjelenések száma (db)

•


közigazgatási, jogi irányultságú végzettségekből legalább kettővel rendelkező munkatársak aránya (%)

Külső média megjelenések száma

•

Belső szakmai előadások száma

•

Belső szakmai előadások száma (db)

•

Belső információs portálra feltöltött szakmai anyagok száma

•

Belső információs portálra feltöltött szakmai anyagok száma (db)


Tréningen részt vevők aránya

Tréningen részt vevők aránya a munkatársakon belül (%)


Önálló munkavégzésre képes munkatársak aránya

Vezetői értékelés alapján, önálló munkavégzésre képes munkatársak száma / összes munkatárs (%)


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


3.

Javaslatok a szervezeti struktúrára, működési modellre

A működési modell kimunkálása során nem modell alternatívák kialakítására került sor, hanem a munka elején definiáltunk lehetséges fejlesztési irányokat. Az első vezetői workshopon kiválasztásra került a modell alapkoncepciója, majd három vezetői workshopon, illetőleg egyes vezetőkkel folytatott személyes konzultációkon folyamatosan fejlődött a működési modell. Az alábbiakban a modell kidolgozási folyamat végterméke található.

3.1

Tagolási elvek a szervezetben

Egy szervezet kialakítása során számos tagolási elv közül lehet választani, amelyek meghatározhatják az együttesen kezelendő, és az elkülönülő szervezeti részeket, a létrehozandó szervezet munkamegosztását (Lineáris, funkcionális, divizionális, mátrix, stb.) A vizsgált szervet alapvetően államigazgatási és önkormányzati igazgatási feladatok ellátására jött létre, így leginkább a funkcionális tagolási elv látszik elfogadhatónak. (Az alaptevékenység megosztása területi elven, vagy valamilyen szolgáltatás típusok szerint kevéssé tűnik reálisnak a tevékenységek kicsi mérete miatt, tehát a divizionális szervezetnek, mint analógiának a használata nem valószínű). Egyes területeken még elvben az idő orientáció (múlt, jelen jövő) is lehetséges elv. Ahol a jő orientált rész a különböző időhorizontú tervezéssel foglalkozik, valamint a fejlesztésekkel, a jelen az operatív ügyekkel, míg a múlt az elszámolás, és visszatekintő elemzés kérdéseivel. Ez a megoldás sem látszik reális alternatívának, mert a fejlesztési feladatok elkülönítésén túl nem ad igazán eligazodást a „jelen” feladatainak további megosztására, egyetlen nagy összefoglaló kategóriába kerül az összes operatív ügy, ami nem segíti a strukturálást. Reálisan a funkcionális tagolás: mentén lehet a szervezet feladatait megosztani, ahol első szinten három szervezeti blokk jön létre: • Alaptevékenység • Irányítási tevékenység • Támogató tevékenység. A szervezetet úgy próbáljuk meg kialakítani, hogy viszonylag következetesen ezeket a tagolásokat végig tudjuk vinni. Persze kell kompromisszumokat kötni leginkább ott, ahol a tevékenység nagysága, mennyisége ezt megköveteli, vagy, ahol a személyi feltételek ezt kikényszerítik. Alaptevékenység Ezek leginkább két félék: 16 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Államigazgatási, önkormányzati igazgatási feladatok a Körjegyzőség öt településére, • Működtetési és ágazatirányítási feladatok: o Civil szervezetek támogatása és egyes közművelődési feladatok ellátása (Alsómocsoládra) o Turisztikai kapacitások értékesítése (a fejlesztések nyomán kiépítésre került kb. 150 millió forint értékű turisztikai jellegű ingatlan kapacitás, aminek vendégekkel való feltöltése, és az ehhez kapcsolódó kommunikációs feladatok ellátása tartozik ide.)

A kommunikációs feladatoknak egy másik forrása a Körjegyzőség egészére és Alsómocsoládhoz kötődő kommunikációs feladatok ellátása. Ezek a mennyiségük miatt kerülnek ide, mert bár irányítási feladatoknak lehet őket tekinteni, de nem jön létre, más kommunikációval foglalkozó szervezeti egység. Irányítási feladatok Ide azokat szokás telepíteni, ami a szervezet egészére gyakorolt vezetési funkciók ellátásával függenek össze. (Tervezés, szervezés, operatív irányítás, ellenőrzés, kommunikáció, képviselet, koordináció, vagy egy másik lehetséges felosztás POSTCORB Planning, Organisiting, staffing, controlling, budgeting) 17 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


A vezetési funkciók jellegzetessége, hogy nincs minden esetben ezekre a funkciókra nevesített, a funkciót segítő szervezeti egység, vagy szerep, hanem sokszor csak, mint vezetői feladat jelentkezik, különösen így van ez kisebb szervezetekben, amikor ez nem jelent nagyon sok feladatot. Jelen helyzetben, ami szervezeti támogatást igényelhet az a stratégia kialakítás, illetőleg a megvalósulásának nyomon követése, valamint a projektirányítás. Könnyű belátni, hogy szoros kapcsolat van a stratégia és a belőlük levezethető projektek között. Itt első sorban nem is a szorosan vett projektirányítás, hanem a pályázatok kezelése a hangsúlyos, mert a helyi fejlesztéseknek az alapja a pályázati finanszírozás.

Belső szolgáltatások, támogató funkciók Mindazok a feltétel biztosító feladatok beletartoznak, amelyek szükségesek, hogy a tárgyi és szervezeti infrastruktúra működjön. Ezeknek közös jellegzetessége, hogy akár belül, akár a szervezeten kívül is lehet végezni különösebb gond nélkül.

3.2

Körjegyzőség intézmény rendszerének felső szintű irányítása

A Körjegyzőséget az öt település önkormányzata hozta létre, az önkormányzatok a fenntartói. A Körjegyzőség - hatályos ügyrendje szerint - a Felügyeleti szerve Alsómocsolád Község Önkormányzata Képviselőtestülete. A jelenlegi működésben nincs olyan intézményesített fórum, ahol rendszeresen találkozna az öt település polgármestere és az együttműködésüket, közös feladatvégzést értékelni tudná, illetőleg összehangolná tevékenységüket. Ezért javasoljuk, hogy az önkormányzatok képviselőtestületei hozzák létre Polgármesteri Tanácsot. A Polgármesteri Tanács egy konzultatív testület, amelynek feladata a települések fejlesztési elképzeléseinek, az operatív ügyeinek, közös képviseleti és kommunikációs feladatainak összehangolása. Tagjai a települések polgármesterei, valamint a Körjegyző. (Tanácskozási jogkörrel meghívhat az említetteken kívül más – a tárgyalandó témakörök szempontjából – érintett vezetőt.)


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Jellemzője, hogy kéthavonta rendszeresen, előre tervezhető módon ülésezik, a megtárgyalandó témakörökről munkaterv készül, a testületi ülésről jegyzőkönyv készül, ami rögzíti az elhatározott feladatokat, határidőket, felelősöket, a kialakított álláspontokat.


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


3.3

Feladat struktúra

A tagolási elvek figyelembevételével az alábbi feladat struktúra kialakítását javasoljuk.

Az irányítási feladatok egy részének nevesített támogatását szolgálja a Cognitív Mentor Közhasznú Nonprofit Kft., amely szervezet Projekt Irodaként funkcionál. Alap feladatukat képezi a stratégiatervezés, illetőleg annak időszaki felülvizsgálatának támogatása. A stratégiai irányok kijelölését követően itt jelent feladatot a pályázati lehetőségek nyomon követése, a pályázati források szervezése, pályázati anyagok elkészítése, a nyertes pályázatok esetében, a felsőszintű projektirányítási feladatok ellátása, a projektekhez, pályázatokhoz kapcsolódó adminisztrációs feladatok ellátása, az elszámolási feladatok menedzselése. A projektek lezárását követően a társaság feladata a projektek utókövetése, a hasznosulásuk elemzése. Az alaptevékenységként értelmezett feladathalmaz – javaslatunkban - három szervezeti blokkban jelenik meg: 1. Körjegyzőség: Ahol az államigazgatási, önkormányzati igazgatási feladatok ellátására kerül sor az öt településre vonatkozóan. Ez magába foglalja a 20 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


települési és körjegyzőségi költségvetések és beszámolók elkészítését, az igazgatási feladatok ellátását, adóügyek kezelését, jogi feladatok ellátását, a Körjegyzőség pénzügyi és számviteli feladatainak ellátását, valamint a Körjegyzőség HR feladatait is. 2. Mocsoládi – Civilház Nonprofit Kft. A társaság feladata települési kulturális szolgáltatások, közművelődési feladatok ellátása, Teleházhoz kapcsolódó szolgáltatások működtetése. A feladatok másik csoportja a civil szervezetekhez kapcsolódik. Jelenleg több, mint tíz civil szervezet működik különböző intenzitással a településen. Ezeknek a szervezeteknek működési és infrastrukturális támogatást nyújt a társaság, illetőleg egyfajta koordinációval segíti működésüket. Külön nevesítendő feladat a közművelődési feladatokból, illetőleg a civil támogatásból adódó települési rendezvények szervezése. 3. Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Nonprofit Kft. Két meghatározó feladatcsoportot lát el. Egyrészt végzi a településen kiépült turisztikai kapacitások (Erdei Iskola, Apartmanház, Konferencia Központ) kiajánlását, értékesítését. Másrészt települési és körjegyzőségi PR és kommunikációs feladatokat lát el, szerkeszti a honlapot, és a Közös Út közéleti hírlevelet, település szintű rendezvényeket szervez. Belső szolgáltatások, támogató feladatokat lát el a Települési üzemeltetés. Önkormányzati szervezetként Alsómocsolád területén, általános ellátási és feltételbiztosítási feladatokat végez. Ellátja a következő tevékenységeket: • Beszerzés, eszközellátás • Rendezvényekhez visszaállítása

helyszín

előkészítés,

berendeztetés,

eredeti

állapot

• Beruházás • Logisztika • Informatika • Ingatlanüzemeltetés (karbantartás, mosatás, takarítás) • Településüzemeltetés • Településvédelem, katasztrófa védelem • Étkezési szolgáltatások.


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


3.4

Szervezeti / munkaköri konstrukció

A kialakított feladat struktúra ellátásához a következő szervezeti/ munkaköri konstrukciót javasoljuk. A szervezeti egységek működési elveinek részletesebb megjelenítése a mellékletben található.

Cognitív Mentor Közhasznú Nonprofit Kft. TÁMOP 5.1.1-09/4 Helyi közösségépítő programok „Projektmenedzsment Nonprofit Kft.” című projekt pályázat alapján létrejött szervezet, ami a pályázat 2 éves időtartama alatt projektszervezetként működik. A projekt lezárultát követően önkormányzati alapítású és fenntartású Nonprofit Kft-ként folytatja tevékenységét. A szervezeti egység a Projekt Irodavezető – ügyvezetőn túl egy fő projekt asszisztenst és egy fő projekt koordinátort foglalkoztat, valamint egy félállású projekt pénzügyi előadót. Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. A korábbi, turisztikai jellegű kapacitások létrehozásához elnyert pályázatban vállalt kötelezettség a turisztikai kapacitások üzemeltetése, illetőleg turisztikai tevékenység fenntartása a nevezett társaságban. Ennek megfelelően látja el ezeket a feladatait. További feladata a települési és körjegyzőségi kommunikációs feladatok támogatása is. Az ügyvezető alárendeltségébe tartozik a három munkatárs (Turisztikai asszisztens, Kommunikációs asszisztens, Erdei Iskola gondnoka) 22 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Mocsolád-Civilház Szociális Szolgáltató, Oktatási- és Szabadidő-szervező Közhasznú Nonprofit Kft. Közművelődési feladatok ellátásához, valamint a civil szervezetek támogatását jelenleg az ügyvezető végzi, az év végéig felvételre kerül két további munkatárs. Körjegyzőség. A Körjegyzőség fenntartója az település önkormányzatai. A Körjegyzőség felett a felügyeletet Alsómocsolád község Önkormányzata Képviselőtestülete polgármesterén keresztül gyakorolja. A Körjegyzőség élén a Körjegyző áll, akinek közvetlen alárendeltségébe tartoznak az igazgatási előadók, a szociális előadó, valamint a Pénzügyi vezető. A Pénzügyi vezető beosztottai a könyvelők és a pénztáros. Településüzemeltetés. Alsómocsolád község Önkormányzatának szervezete. A szervezet élén a Településüzemeltetési vezető áll, akinek első számú felettese Alsómocsolád Önkormányzat polgármestere. A Településüzemeltetési vezető irányítása alá tartozik négy vezető Logisztikai vezető, Falugazda, Sorsfordító – Sorsformáló projekt felelőse, Szolgáltatásvezető, akik a rendelkezésükre álló HR erőforrás operatív irányítását végzik. A Településüzemeltetési vezető közvetlen irányítása alá tartoznak még beosztott munkakörök is, felsorolásuk a 3.2. fejezettben található.


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


3.5

Alsómocsoládi körjegyzőséghez kapcsolódó szervezetek leírása

3.5.1

Cognitív Mentor Közhasznú Nonprofit Kft.

Fő célja: • Alsómocsolád és kapcsolódó (kialakítás, megvalósítás)

települések

jövőképének

menedzselése

• Fejlesztési központ létrehozása és megerősítése Szervezeti forma: 100%-ban Alsómocsolád önkormányzati tulajdonú nonprofit-közhasznú kft Vezetője: • Raffai Renáta ügyvezető Feladatok: • Fejlesztési stratégia kialakítása és kézben tartása • Stratégiát megvalósító projektek o Generálása o Összefogása o Megvalósítása o Irányítása o Értékelése • Stratégiát megvalósító pályázati források biztosítása, menedzselése • Pályázatok, projektek utókövetése Függelmi viszony: • Felügyeletet gyakorol felette Alsómocsolád község polgármestere • Beszámolási kötelezettséggel tartozik az őt létrehozó önkormányzat testület felé Felépítése: • Ügyvezető 24 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


o Projekt asszisztens o Projekt koordinátor o Projektek pénzügyi elszámoló Erőforrásai: • Raffai Renáta + 2 fő • Veréb Zoltánné (részmunkaidőben) Működés: • Feladatorientált, projektszerű működés o Kevés szabály, fókuszban: Projektek indítása Szerződéskötés Projektek pénzügyi elszámolása • Külső szakértelem bevonása • Alsómocsolád és kapcsolódó települések és intézményeiknek projektjellegű szolgáltatást, fejlesztési-innovációs tevékenységet biztosít • Külső szervezetekkel, szövetségekkel való kooperálás, együttműködés • Induló projektek kerülnek ide, és az alsómocsoládi meglévő stratégiai projektek Bevétel-kiadás: • Bevételek: o Projektmenedzsment díjak o Szakértői szolgáltatások díjai • Kiadások: o Stratégia támogatásának költségei o Projektirányítás ráfordításai o Saját működési költségek

3.5.2

Településüzemeltetés

Fő célja: • Alsómocsoládi általános ellátási és feltétel-biztosítási feladatainak ellátása • Saját maga vagy alvállalkozón keresztül történő megvalósítás 25 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Szervezeti forma: • Önkormányzati szervezet (szakfeladat) Vezetője: • Településüzemeltetési vezető Feladatok: • Beszerzés, eszközellátás • Rendezvényekhez visszaállítása

helyszín

előkészítés,

berendeztetés,

eredeti

állapot

• Beruházás • Logisztika • Informatika • Ingatlanüzemeltetés (karbantartás, mosatás, takarítás) • Településüzemeltetés • Étkezési szolgáltatások • Településvédelem, katasztrófa védelem Függelmi viszony: • Közvetlen első számú felettese Alsómocsolád község polgármestere • Beszámolási kötelezettséggel tartozik az önkormányzat testülete felé Felépítése/ Erőforrásai: • Településüzemeltetés vezető o Településőr – Szigeti János o Mezőőr – Kása Lajos o Informatikus - Kmettyné Győri Szilvia o Falugondnok - Taller József • Logisztikai vezető - Mühlbert Erik o Karbantartó/logisztika - Taller József • Falugazda – Ginzer János o Szoc. Szöv. foglalkoztatottjai o Közcélú/közhasznú foglalkoztatottak • Sorsfordító, Sorsformáló projekt vezetője – Hász István 26 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


o Sorsfordító, Sorsformáló foglalkoztatottjai • Szolgáltatás vezető – Mühlbert Józsefné o Konyhai alkalmazottak o Mosoda o Takarítók

Működés: • Szolgáltatás-orientált • Terv- és belső megrendelés alapú működés • Folyamat- és sztenderd szabályalapúság • Szolgáltatás-igénybevétel elszámolás rögzítése • Felelős egészségház és szolgáltatóház állapotáért Bevétel-kiadás: • Bevételek: o Szakfeladat finanszírozása o Pályázati bevételek • Kiadások: o Személyi jellegű kifizetések o Saját működési költségek o Szakértői szolgáltatások díjai o Karbantartási díjak o Anyagköltség o Stb.

3.5.3

Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. – Turisztikai terület

Fő célja: • Település kiemelt jelentőségű – árbevételes – turisztikai szolgáltatásának értékesítése, működtetése • Települési és körjegyzőségi szintű PR, kommunikációs feladatok ellátása Szervezeti forma: 27 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• 100%-ban Alsómocsolád önkormányzati tulajdonú nonprofit-közhasznú kft. Vezetője: • Ügyvezető

Feladatok: • Turisztikai kapacitások értékesítése • PR, Kommunikáció • Honlap üzemeltetése • Közös Út szerkesztése, kiadása • Rendezvényszervezés (külső) (kapacitás lekötés, intézmény rendszeren kívülről jön, szolgáltatásokat vesz igénybe)

Függelmi viszony: • Felügyeletet gyakorol felette Alsómocsolád község polgármestere • Beszámolási kötelezettséggel tartozik a kft. taggyűlésének Felépítése: • Ügyvezető o Kommunikációs asszisztens o Turisztikai asszisztens o Erdei iskola gondnok

Erőforrásai: • Zsolnai Tünde • Portás Szilvia • Dicső Brigitta

Működés: • Szolgáltatás-orientált • Terv- és belső megrendelés alapú működés 28 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Folyamat- és sztenderd szabályalapúság • Szolgáltatás-igénybevétel elszámolás rögzítése • Felelős Erdei iskola, Konferencia központ és apartmanház állapotáért

Bevétel-kiadás: • Bevételek: o Turisztikai szolgáltatások díjai o Nyújtott szolgáltatások díjai • Kiadások: o Saját működési költségek Szakértői szolgáltatások díjai Karbantartási díjak Anyagköltség Stb. o Igénybevett szolgáltatások díjai

3.5.4

Mocsolád-Civilház Szociális Szolgáltató, Oktatási- és Szabadidőszervező Közhasznú Nonprofit Kft.

Fő célja: • Települési kulturális szolgáltatások ellátása • Civil szervezetek működési és infrastrukturális támogatása • IKSZT feladatainak ellátása

Szervezeti forma: • 100%-ban Alsómocsolád önkormányzati tulajdonú közhasznú nonprofit kft.

Vezetője: • Balogh Anikó ügyvezető


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Feladatok: • Teleházhoz kapcsolódó szolgáltatások működtetése • Közművelődési feladatok ellátása • Civiltámogatás, koordináció • Rendezvényszervezés (települési)

Függelmi viszony: • Felügyeletet gyakorol felette Alsómocsolád község polgármestere • Beszámolási kötelezettséggel képviselőtestülete felé

tartozik

az

őt

létrehozó

önkormányzat

Felépítése: • Ügyvezető

Erőforrásai: • Balogh Anikó • júliustól 1 fő, januártól további 1 fő

Működés: • Szolgáltatás-orientált • Terv- és belső megrendelés alapú működés • Folyamat- és sztenderd szabályalapúság • Nem költségvetés típusú szervezetek számára szabályozott keretek között pénzügyi-számviteli szolgáltatások nyújtása • Szolgáltatás-igénybevétel elszámolás rögzítése • Felelős Faluház állapotáért

Bevétel-kiadás: • Bevételek: o Pályázati források 30 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


o Szakértői szolgáltatások díjai o Feladat átvállalási szerződés alapján kapott díjazás • Kiadások: o Személyi jellegű kifizetések o Saját működési költségek o Szakértői szolgáltatások díjai o Karbantartási díjak o Anyagköltség o Stb.

3.5.5

Körjegyzőség

Fő célja: • Államigazgatási- és önkormányzati igazgatási feladatok ellátása és biztosítása a körjegyzőség települései számára

Vezetője: • Körjegyző

Feladatok: • Költségvetési tervezés és beszámolók •

Igazgatási feladatok

•

Adóügyek

•

Körjegyzőségi pénzügy

•

Körjegyzőségi számvitel

•

HR feladatok

Függelmi viszony: • Körjegyzőség felett a felügyeletet Alsómocsolád község Önkormányzata Képviselőtestülete polgármesterén keresztül gyakorolja 31 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Beszámolási kötelezettséggel tartozik az őt létrehozó önkormányzat testülete felé

Felépítése: • Körjegyző o Igazgatási előadók • Pénzügyi vezető o Könyvelők o Pénztáros

Erőforrásai: • Körjegyző • Epstein Ferenc igazgatási ea. • Ginzer Jánosné igazgatási ea. • Bakó Bernadett igazgatási ea. • Sitkei Zoltánné szociális előadó • Veréb Zoltánné pü.-i vezető • Magyarné Takács Judit • Vajdáné Szabó Erika • Mihályi Györgyné

Működés: • Szabályorientált • Jogszabályalapú működés • Folyamat- és sztenderd szabályalapúság • Körjegyzőségre vonatkozó HR feladatok o Kiválasztás-felvétel o Képzés-oktatás o Teljesítménymenedzsment 32 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Bevétel-kiadás: • Bevételek: o Állami költségvetés által biztosított működési támogatás o Önkormányzatok intézmény fenntartási hozzájárulása • Kiadások: o Személyi jellegű kifizetések o Saját működés költségei


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


4. 4.1

Javaslat a projektirányítási rendszer működtetésére Bevezetés

A Támop 5.1.1-09/4 Helyi közösségépítő program részeként Alsómocsolád Körjegyzőség szervezetén belül létrehozásra került a Projekt Iroda, aminek alapvető célja a Sásdi kistérséghez, valamint az Alsómocsoládi mikrotérséghez tartozó települések fejlesztéseinek támogatása projektek generálásával, pályázati projektek előkészítésével, a projektek irányításának segítésével. A következő javaslati részben a Projekt Iroda sikeres működéséhez elengedhetetlenül szükséges fogalmi és szabály rendszert alakítottuk ki. Ezen belül definiáltuk a leglényegesebb alapfogalmakat, a Projekt Irodán belüli és azon kívüli – projektirányítási szempontból-releváns szerepeket, szervezeteket, testületeket, valamint meghatározásra kerültek a projektirányítás folyamata, valamint a kapcsolódó eljárások.

4.2

Alapfogalmak

Érintett települések A Projekt Iroda tevékenységét a Sásdi kistérség, valamint az Alsómocsoládi mikrotérség öt településén fejti ki. Projekt fogalma Az érintett települések, illetve azokon működő intézménye, vagy civil szervezetek olyan időszakos erőfeszítése, amellyel egyedi, jól körülhatárolt cél elérését teljesíti, meghatározott határidő és költség/erőforrás keretén belül, részben, vagy egészében pályázati forrásokból történő finanszírozás mellett. Projekt kategóriák: A projektek tipizálása két féle szempont szerint történik: 1. A Megbízó szervezet típusa és a Megbízók száma alapján: Körjegyzőségi projekt: A Körjegyzőség legalább önkormányzata által közösen megvalósítandó projekt.

két

településének

Települési projekt: egy-egy település önkormányzata az érintett. Civil projektek: A térség (Sásdi Kistérség, Alsómocsoládi mikrotérség) valamely településén bejegyzett székhelyű civil szervezet által megvalósítandó projekt. 34 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Egyéb projekt: Vállalkozó, gazdasági társaság, vagy más típusú szervezet által megvalósítandó projekt. 2. A projektben realizálandó profit szerint: Non profit projekt: a térségi és települési stratégiákhoz szorosan kapcsolódó projektek megvalósítása. (Ez esetben Projekt Iroda megbízási díja csak önköltség szintű elemeket tartalmaz, profit nem realizálódik) Profit orientál projekt: térségi és települési stratégiákhoz kevéssé kapcsolódó projektek esetén. (Projekt Iroda megbízási díja piaci szintű) Projektirányításhoz kapcsolódó szerepek A projektek megvalósítása során elvégzendő feladatok, felelősségek szerepekhez rendelhetőek. Ezek a szerepek dinamikus szerepek, tehát projektenként meg kell határozni, hogy az adott projektben ki valósítja meg a kérdéses szerepet. • Megbízó: A projekt tulajdonosa, a megvalósítás koncepciójával, a projektterjedelmével, a projekt költségvetésével kapcsolatos alapvető döntések gazdája. • Pályázati felelős: A pályázat és a projekt előkészítésének fázisában az operatív munkavégzést irányítja. (Első sorban a projektvezető kinevezése előtti időszakban irányítja a feladatokat, párhuzamosan dolgozik a projektvezetővel az értesítő levél kézhez vétele és a támogatási szerződés megkötése közötti időszakban.) • Projektvezető: A projekt operatív megvalósításának irányítója. • Projektfelelős: Külső projektvezetés esetén egyes Projekt Irodán belüli adminisztrációs feladatok ellátása, valamint a külső projektvezető tevékenységét követően projektzárási és utógondozási feladatok ellátása Projektproduktum A projekt megvalósítási folyamat végén előállt olyan eredmény, amely a kitűzött cél megvalósulását testesíti meg (pl. épület, infrastruktúra, turisztikai kapacitás, IT rendszer, szolgáltatási képesség, stb.). Projektmenedzsment Alapelvek, módszerek, eszközök és technikák készlete, valamint ezek alkalmazásának módszertana, amelyek biztosítják a hatékony és célorientált munkát a projektproduktum létrehozásának érdekében. Program Egy körülhatárolt stratégiai célcsoport céljainak elérését szolgáló, egymással kölcsönösen összefüggő, együtt kezelendő projektek összessége.

Multiprojekt Irányítási Rendszer 35 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Szervezetirányítás alrendszerének része. Azon irányítási alapelvek, szabályok, módszerek és technikák rendszere, amelyeket kifejezetten azzal az igénnyel alakítanak ki, hogy a szervezet képes legyen nagyszámú, párhuzamosan futó projekt hatékony kezelésére. Akció Meghatározott célrendszerrel rendelkező, összefüggő feladatcsoport, melynek végrehajtására alkalmazható a projektmenedzsment eszközök, módszerek és technikák köre, de az egyediség, az idő, a méret, vagy más kritériumok alapján nem minősül projektnek. Probléma Olyan konfliktus, aminek hatására a projekt céljainak teljesülése, a határidők, a tervezett erőforrás felhasználás, a produktumok minősége közül legalább egy sérül. Kockázat Olyan bizonytalansági tényező, ami a projekt céljainak elérését, határidejeit, tervezett erőforrás felhasználását, a produktumok minőségét veszélyezteti. Változás Az eddigi megállapodásoktól való költségvetésben, terjedelemben eltérés.

eltérések

kezdeményezése,

időben,

Kick off meeting Projekt megvalósítási szakasz kezdetén tartandó értekezlet, ahol a projektvezetése tájékoztatja a projekt céljairól, menetéről, ütemezéséről, elvárt közreműködésről, a létrehozandó eredményekről a megbízó szervezet vezetését, érintettjeit, szélesebb körű belső nyilvánosságát. Projekt Alapító Dokumentum Egy-egy projekt céljainak, feladatainak, működésének, működtetésének szabály munkavégzés alapja.

4.3

ütemezésének, rendszere, a

eredményeinek és projektben történő

Projektirányítási rendszer szervezetei és szerepei

Az alábbiakban áttekintjük azokat a szerepeket, szervezeti egységeket, és testületet, amelyek együttesen alkotják a projektirányítás szervezeti rendszerét. A projektirányítást, mint szervezet a Projekt Iroda, mint testület a Projekt Irányítási Testület támogatja. A munka során megkülönböztetünk szerepeket és munkaköröket. A szerepekre az a jellemző, hogy egy-egy projekt kapcsán más-más személy töltheti be az adott szerepet, azonban a projekt életciklusa során mindenképpen nevesíteni kell a szereplő személyét. Ilyen szerepek: 36 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Megbízó, • Pályázat felelős, • Projektfelelős, • Projektvezető, A munkakörök jellemzően a Projekt Irodához kötődnek, fix feladatokat jelentenek. Háromtípusú, összesen négy darab munkakör kerül kialakításra: • Projekt Iroda vezető, • Projekt koordinátor, • Projekt asszisztensek. A munkaköröket betöltő munkatársak az egyes projektek kapcsán ellátják, illetve elláthatják a pályázat felelős, projektfelelős, projektvezető szerepeket is.

4.3.1

Projekt Irányító Testület (PIT)

Fő funkciója: Az Alsómocsoládi mikrotérség körjegyzőségi projektjei esetében a projektek legfelsőbb szintű irányítása, döntéshozó, ellenőrző és jóváhagyó feladatokat ellátó testülete. Közvetlenül felügyeli az Alsómocsoládi mikrotérség települési projektjeinek végrehajtását.

Tagjai: • Mikrotérség településeinek polgármesterei, • Civil Térségi Egyesület elnöke, • Körjegyző, Rendszeres meghívott: • Projekt Iroda vezetője Ülésének gyakorisága: • Kéthavonta, Jellemzői és feladatai: • Annak biztosítása, hogy a települési projektportfoliók megfeleljenek a települési stratégiákban megfogalmazott céloknak, • Legfelső döntéshozói fórum projektirányítással kapcsolatos kérdésekben, • Projektirányításra vonatkozó működési szabályok jóváhagyása, betartatása, 37 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Körjegyzőségi projektek esetében: o A Projekt Alapító Dokumentum elfogadása, o A projekt felügyelete a mérföldkő tervezés szintjén, jelentések, előterjesztések, és a projektvezető beszámoltatása alapján, o Projekt mérföldköveinek, munkaközi és zárójelentéseinek elfogadása, o A kockázatok és problémák kezelése, változások kezelése esetén a legmagasabb eszkalációs szint.

4.3.2

Projekt Iroda

Fő funkciója: A Sásdi Kistérség, és az Alsómocsoládi mikrotérség településeinek fejlesztési projektjeinek menedzselése. Közreműködés a települések stratégiai irányainak felülvizsgálatában, a pályázati lehetőségekről tájékoztatás, pályázati lehetőségek kihasználása, a pályázat előkészítési munka támogatása, pályázat írás, a projektirányítási feladatok, projektekhez, pályázatokhoz kapcsolódó adminisztrációs feladatok ellátása, az elszámolási feladatok menedzselése, a projektek utókövetése, a hasznosulásuk elemzése. Tagjai: • Projekt Iroda vezető, • Projekt koordinátor, • Projekt asszisztensek,

Jellemző feladatai: • Településenkénti stratégiai eredmények feldolgozása

workshopok

előkészítése,

megtartása,

• Stratégia módosulások elfogadtatása az érintett képviselőtestületekkel • Pályázati lehetőségek figyelése, összefoglalók készítése, kommunikálása potenciális érintetteknek • Pályázatokkal kapcsolatos helyszíni tanácsadás • Projekt kezdeményezések gyűjtése, szűrése, értékelése • Megbízókkal projektek tartalmának jóváhagyatása; elvi döntések, formális döntések előkészítése • Pályázat előkészítés támogatása • Pályázatok megírása, pályázati eljárás segítése, támogatása 38 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Támogatási szerződések előkészítésének támogatása • Közreműködés projektekhez kapcsolódó közbeszerzési eljárások lefolytatásában,

szerződések

megkötésében,

• Projektszervezet felállítása, szerepek nevesítése • Projekt Alapító Dokumentum elkészítése, elkészíttetése • Kick off meeting megtartása, • Projekt életciklusa alatti kommunikációs, PR feladatok ellátása (indító rendezvény; fázisokhoz, eredményekhez kapcsolódó híranyag kibocsátása, stb.) • Beszámolási rendszer működtetése (Projektvezetői értekezletek megtartása, időszaki projekt jelentések elkészíttetése) • Projektek előrehaladásának nyomon követése, • Rendszeres beszámolás Megbízóknak, PIT-nek • Projekthez kapcsolódó teljesítések átvétele, teljesítés igazolások kiadása • Beérkező számlák ellenőrzése, intézkedés utalásról • Szakmai és pénzügyi beszámolók elkészítése • Projektek megvalósulásának értékelése, • Projekt utókövetésével kapcsolatos feladtok (nyomon követési adatszolgáltatás, helyszíni látogatás, utólagos értékelés, fenntarthatóság vizsgálata) • Projektek portfolió nyilvántartása • Projektirányítási rendszer működésének menedzselése • Projekt Irányítási Testület munkájának támogatása • Javaslatok előkészítése, PIT, illetőleg Megbízók támogatása • Projektirányítási eljárások menedzselése (problémakezelés, kockázatkezelés, változáskezelés, eszkaláció), • Projekt menedzsment képzések szervezése

4.3.3

Megbízó

Fő funkciója: Projekttel kapcsolatos elvárások definiálása és érvényesítése projekt során. A projekt tulajdonosa, a megvalósítás koncepciójával, a projektterjedelmével, a projekt költségvetésével kapcsolatos alapvető döntések gazdája. 39 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Szerepet betölti: • • •

Körjegyzőségi projekt esetében: Alsómocsoládi polgármester, Települési projekt esetében: Érintett település polgármestere Civil projekt esetében: Civil szervezet első számú vezetője,

Jellemzői és feladatai: • Követelményeket, igényeket, elvárásokat fogalmaz meg a projekttel szemben, • Ellenőrzi az elvárások figyelembe vételét a tervekben, és a végtermék átvételénél, • Jóváhagyja a projekt célját, terjedelmét, mérföldköveit, • Pályázati anyag véglegesítéséről dönt, pályázaton történő indulásra vonatkozó anyagot előterjeszti képviselőtestület/ civil szervezet elnöksége számára, határozathozatal pályázati anyag jóváhagyásáról, saját erő, fenntarthatóság és feltételek vállalásáról • Határozathozatal képviselőtestülettel/ civil szervezet elnökségével a támogatási szerződés megkötéséről, a Projekt Iroda felhatalmazásáról és a Projekt Irodával kötendő szerződésről • Támogatási szerződés megkötése • Áruk, szolgáltatások beszerzéséről dönt értékhatártól függően saját hatáskörben, vagy képviselőtestület/civil szervezet elnöksége elé viszi a döntést, vagy közreműködik közbeszerzési eljárásban, • Projekt Alapító Dokumentum jóváhagyása • Probléma-, változás-, kockázatkezelési eljárásokban a projektvezetőt követő eszkalációs szint. • Nyomon követi a projekt előrehaladását • Rész- és végtermékekhez kapcsolódó átvételi döntéseket hoz • Projekttermék, -résztermék átvételét követően dönt a projekt státuszáról, lezárásáról • Közreműködik projektértékelésében • Közreműködik a projekt produktum utólagos értékelésében

4.3.4

Pályázat felelős

Fő funkciója: A pályázat előkészítési munka támogatása a projektvezető kinevezéséig. 40 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Szerepet betölti: •

Projekt Iroda munkatársa (minden pályázat esetén kinevezésre kerül)

Jellemzői és feladatai: • Pályázattal kapcsolatos egyeztetések lefolytatása Megbízóval, • Belső szakértők felkérése • Háttéranyagok összeállítása • Mellékletek összeállítása • Pályázati adatlap elkészítése • Pályázati anyagbenyújtás előtti egyeztetése kidolgozó teammel és Megbízóval • Szükséges korrekciók előkészítése

elvégzése,

pályázati

anyag

jóváhagyatásra

• Szükséges korrekciók elvégzése, pályázati anyag aláíratás • Pályázati anyag benyújtása • Pályázati anyag hiánypótlásának, esetleges módosításainak elkészítése • Megbízó tájékoztatása a pályázat megnyeréséről • Támogatási szerződés pályázó általi előkészítése • Pályázati elnyeréséről híranyag összeállítása, eljuttatása honlapra és sajtónak • Belső/külső projektvezető és pályázatfelelős közötti átadás/átvételi eljárás lefolytatása (a folyamat azon szakaszában, amikor a projektvezető nevesítésre kerül a folyamat ábrának megfelelően) • Külső projektvezető kiválasztása (ha nincs közbeszerzési eljárás) • Külső projektvezető kiválasztása • Közbeszerzés eljárás lefolytatásában közreműködés (ha nincs nevesített projektvezető) • Vállalkozási szerződések előkészítése, (ha nincs nevesített projektvezető)

4.3.5

Projektfelelős


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Fő funkciója: Külső projektvezetés esetén egyes Projekt Irodán belüli adminisztrációs feladatok ellátása, valamint a külső projektvezető tevékenységét követően projektzárási és utógondozási feladatok ellátása. Szerepet betölti: •

Projekt Iroda munkatársa (minden pályázat esetén kinevezésre kerül)

Jellemzői és feladatai: • Belső nyilvántartások vezetése szakmai és pénzügyi teljesítésekről • Időszaki helyszíni ellenőrzések • Projektről híranyag a honlapra • Záró kommunikációs feladatok ellátása (Záró konferencia szervezése, záró kiadvány elkészíttetése) • Honlapra tájékoztató a projekt zárásáról • Utókövetési feladatok meghatározása és ellátása • Utólagos értékelés, fenntarthatóság vizsgálata • Nyomon követési adatszolgáltatás

4.3.6

Projektvezető

Fő funkciója: A projekt operatív megvalósításának irányítása Szerepet betölti: • • •

Projekt Iroda munkatársa Körjegyzőségi munkatárs Külső munkatárs

Jellemzői és feladatai: • Közreműködik szakértők kiválasztásában • Értékhatár felett közbeszerzési eljárás lefolytatásának támogatása • Vállalkozási szerződések előkészítésének támogatása • Projekt Alapító Dokumentum elkészítése • Belső képzés a projektről környezettudatosság, stb.)

(esély

egyenlőség,

fenntarthatóság,

• Kick off meeting megtartása 42 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Projektindító rendezvény megtartása, és kapcsolódó kommunikációs feladatok ellátása • Projekt folyamatos nyomon követése, irányítása • Probléma-változás-, kockázatkezelési eljárások menedzselése (folyamat ábra szerint) • Időszaki projekt jelentés elkészítése • Projektvezetői értekezleten részvétel • Beszámoló Megbízó számára, vagy PIT-nek projekt előre haladásáról • Közreműködés szakmai ellenőrzésekben • Minőségbiztosító által meghatározott korrekciók, módosítások elkészíttetése végrehajtókkal • Teljesítések átvétele, teljesítés igazolás kiadása • Beérkező számla ellenőrzése, Megbízó értesítése a teljesítésről • Projekt produktum átadása működésbe integrálásra Megbízónak

4.3.7

Projekt Iroda munkakörei

Projekt Iroda vezető feladatai

Települési stratégiák négy éves felülvizsgálata (Alsómocsoládi mikrotérség öt településére) • Településenkénti stratégiai workshop előkészítése és levezetése, eredmények feldolgozása (stratégiai célok változásának azonosítása, megvalósítandó projektek körének változtatása) • Stratéga felülvizsgálat, gazdasági elfogadtatása képviselő testületekkel

program

készítése,

eredményeinek

I.6.1. Pályázatfigyelési folyamatból • Polgármesterek tájékoztatása Polgármesterek pályázati lehetőségekről, (E-hírlevélben is)

Tanácsán,

vagy

PIT-en

• Javaslattétel pályázaton történő indulásra • STKT tanácsülésén tájékoztató 43 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


I.6.2. Projekt definíciós folyamat • Projekt ötletek szűrése • Települési képviselőtestületekkel/civil definíciós lapok jóváhagyatása

szervezetek

elnökségével

Projekt

I.6.3. Pályázat előkészítés • Pályázati felelős kijelölése, egyeztetése Megbízóval, döntés pályázati team felállításáról • Pályázatíró team összeállítása • Megbízó tájékoztatása pályázat elvesztéséről, elszámolás Megbízóval, számla kibocsátásról rendelkezés I.6.4. Projekt előkészítés • Döntés külső projektvezető bevonásáról • Belső projektvezető nevesítése • Projekt Irányító Testület tájékoztatása a PAD jóváhagyásáról I.6.5. Projekt megvalósítás • Projektvezetői értekezlet megtartása • Szakmai és pénzügyi beszámolók jóváhagyása I.6.6. Projektértékelés • Projektzáró jelentés jóváhagyása • Projektértékelés • Beszámoló projektről Megbízónak (befejezett projektről) • Tájékoztatás a projektről szakmai köröknek I.6.8. Kockázatkezelés • Kockázatelem minősítése • Megelőző intézkedés, vagy intézkedési terv életbeléptetésének elrendelése I.6.9. Problémakezelés • Problémafelvetés értékelése, további információk gyűjtése • Döntés arról, hogy Projekt Iroda vezető saját hatáskörében rendezheti-e? • Amennyiben saját hatáskörben rendezhető, úgy döntés a probléma rendezéséről, felelős kijelölése, adminisztrálás probléma naplóban, Megbízó tájékoztatása 44 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Amennyiben a probléma saját hatáskörben nem rendezhető, úgy probléma eszkalálása Megbízó felé I.6.10. Változáskezelés • Intézkedési javaslat véleményezése • Döntés, hogy Projekt Iroda vezető saját hatáskörében kezelhető-e a változás? • Amennyiben saját hatáskörben rendezhető, úgy döntés a szükséges intézkedésről • Amennyiben saját hatáskörben nem rendezhető a változási kérelem, úgy intézkedési javaslat továbbítása döntésre Megbízó szervezethez • Érintettek tájékoztatása a változáskezelési döntésről

Projekt koordinátor feladatai

Települési stratégiák éves felülvizsgálata (Alsómocsoládi mikrotérség öt településére) • Közreműködés mikrotérség településeit érintő stratégiák aktualizálásában I.6.1. Pályázatfigyelési folyamatból • Helyszíni tanácsadás I.6.2. Projekt definíciós folyamat • Projekt szükségességének, fenntarthatóságának, illeszkedésének egyeztetése Polgármesterrel, civil szervezet elnökével, projekt definíciós lap kitöltése I.6.3. Pályázat előkészítés • Részt vesz pályázati anyagok előkészítésében I.6.5. Projekt megvalósítás • Szakmai beszámolók, tájékoztatók elkészítése (Irányító hatóság felé) • Részt vesz PIT ülések előkészítésében I.6.6. Projektértékelés • Projekt szakmai záró jelentés elkészítése • Projekt pénzügyi záró jelentés elkészítése 45 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Projekt asszisztens feladatai

Települési stratégiák éves felülvizsgálata (Alsómocsoládi mikrotérség öt településére) • Közreműködés éves stratégiák felülvizsgálatában, stratégiai dokumentumok elkészítésében I.6.1. Pályázatfigyelési folyamatból • Pályázat figyelés • Pályázati lehetőség összefoglalójának elkészítése • Pályázati lehetőségek közzététele • Telefonos, e-mail-es megkeresés I.6.2. Projekt definíciós folyamat • Mikrotérségi projekt ötlet lista (településenként) elkészítése, karbantartása • Kistérségi projekt ötlet elkészítése, karbantartása I.6.3. Pályázat előkészítési folyamatból • Pályázat előkészítéséhez háttér dokumentumok összeállítása I.6.4. Projekt előkészítés • Szerződések előkészítésében való közreműködés, • Közreműködés árajánlatok bekérésében I.6.5. Projekt megvalósítás • Projekt pénzügyi jelentések elkészítése • Projekt dokumentációs és adminisztrációs feladatok ellátása • PIT ülések adminisztratív előkészítése (levelezés, iratkezelés) • Kapcsolattartás Megbízókkal • Projekthez kapcsolódó rendezvények szervezése • Honlap Projekt Iroda menüpontjának rendszeres információkkal való feltöltése, Közös Út körjegyzőségi újság projektoldalának rendszeres feltöltése híranyagokkal 46 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Adatbázis, tudástár frissítése


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


4.4

Beszámolási rendszer (értekezletek)

4.4.1

Beszámolási rendszer céljai, funkciói

Céljai A projekt valamennyi érintett szereplője rendszeresen tájékozódhasson a projektek helyzetéről, problémáiról, javasolt intézkedésekről.

Alap funkciói: A következő kérdésköröket kell áttekintenie a beszámolási rendszernek: • Projekt előre haladása, jelenlegi helyzete, állapota, • Tervezett előrehaladás, • Tervezett állapottól való eltérés okai (elemzés), • Milyen következményei lehetnek a tervtől való eltérésnek, • Kockázati elemek azonosítása, • Feladatok, javaslatok (a projektvezető javaslatai) • Előrejelzések

4.4.2

Beszámolási rendszer elemei

Projektvezetői értekezlet

Célja: A projektek előrehaladásának és tervezett feladatainak áttekintése, problémák egyeztetése, szükséges vezetői intézkedések kezdeményezése. Időpontja: Havonta rendszeresen Résztvevők: • Projekt Irodavezető, • Projekt koordinátor • Projekt asszisztens 48 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Projektek vezetők,

Előkészítő anyagai: • Kétheti projektjelentések, Keletkező anyagok: • Jegyzőkönyv,

Időszaki projektjelentés

Célja/tartalma: Projekt előrehaladásának megjelenítése. Terv/tény összehasonlítás. Termékek készültsége. Problémák. Kockázatok. Döntési igény megfogalmazása.

Kapják:

• Projekt Iroda, Időpontja:

• Kéthetente, Felelős:

• Projektvezető,

4.5

Projektirányítás folyamatai és eljárásai

A projektirányítási rendszer kialakítása során az alábbi folyamatokat és eljárásokat definiáltuk, illetőleg dolgoztuk ki: I.6.1. Pályázatfigyelés I.6.2. Projekt definíciós folyamat I.6.3. Pályázat előkészítés I.6.4. Projekt előkészítés I.6.5. Projekt megvalósítás I.6.6. Projektértékelés 49 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


I.6.7 Utókövetés I.6.8. Kockázatkezelés I.6.9. Problémakezelés I.6.10. Változáskezelés


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


I.6.1. Pályázatfigyelés


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


I.6.2. Projekt definíciós folyamat


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


I.6.3. Pályázat előkészítés


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


I.6.4. Projekt előkészítés


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


I.6.5. Projekt megvalósítás


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


I.6.6. Projektértékelés


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


I.6.7 Utókövetés


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


I.6.8. Kockázatkezelés


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


I.6.9. Problémakezelés


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


I.6.10. Változáskezelés


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


5.

Érintett folyamatok fejlesztése

A helyzetértékelés részeként azonosításra kerültek a körjegyzőségi hivatal folyamatai, amelyek alapján elkészült a folyamatokat összegző és rendszerező folyamattérkép, valamint folyamatstruktúra.


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


A fenn látható folyamattérkép főfolyamatok szintjén írja le a körjegyzőség folyamat rendszerét. Egy szinttel mélyebben, a folyamat struktúrában során 86 folyamat került azonosításra (melléklet). Ezeket a folyamatokat minősítették a hivatal vezetői, illetve projektmenedzsment team. A minősítési eljárás eredményeképpen került kiválasztásra és kidolgozásra 15 kritikus folyamat. A következőkben a kritikus folyamatok ábrás megjelenítése található.

5.1

Kidolgozott kritikus folyamatok

1. I.1.7. Munkaterv 2. I.3.5 Teljesítmény-értékelés 3. I.4.1.1 Éves terv jóváhagyása (foglalkoztatási és mentálhigiénés) 4. I.4.1.2 Önkormányzati intézmény beruházási terv elfogadása 5. I.4.1.3 Költségvetési terv elfogadása 6. I.5.6.1 Ingatlan és gépjármű biztosítások kezelése 7. I.5.6.2 Kárrendezés 8. I.7.1.1 Elekronikus hírlevél 9. I.7.1.2 Körjegyzőségi újság - Közös út 10. I.7.1.3 Települési hírlevél - Mocsoládi Hírlevél 11. I.7.3. Rendezvényszervezés 12. A.5.1 Testületi ülések előkészítése 13. A.5.4 Testületi döntések végrehajtása 14. T.7.1.1 Karbantartás 15. T.7.1.2 Hibaelhárítás


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯



⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


6.

Mellékletek

6.1

Folyamat struktúra

1. Irányítási folyamatok I.1 Tervezési folyamatok I.1.1. Stratégiai tervezés I.1.2. Költségvetés tervezése (önkormányzatokra és körjegyzőségre) I.1.3 Gazdasági program tervezés I.1.4 Költségvetés tervezése (önkormányzatokra és körjegyzőségre) I.1.5 Költségvetés tervezése intézményekre I.1.6 Közbeszerzési terv I.1.7. Munkaterv I.1.8.Közfoglalkoztatási terv elkészítése (milyen feladatra, hány ember, feladatok ütemezése) I.2Kontrolling folyamatok I.2.1 Pénzügyi előirányzatok, keretek nyomon követése I.2.2. Elemzési folyamatok I.2.3 Beszámoló készítés (féléves, háromnegyed éves) I.3.Humánerőforrás gazdálkodás I.3.1. Munkaerő felvétel, elbocsátás I.3.2. Képzés I.3.3.Teljesítmény menedzsment folyamatai I.3.4 Szabadságtervezés I.3.5 Teljesítmény-értékelés I.3.6 Fegyelemsértések kezelése I.3.7 Munka- és balesetvédelmi eljárás I.4. Intézmény irányítási folyamatok I.4.1. Időszaki tervek elfogadása I.4.1.1 Éves terv jóváhagyása (foglalkoztatási és mentálhigiénés) I.4.1.2 Önkormányzati intézmény beruházási terv elfogadása I.4.1.3 Költségvetési terv elfogadása I.4.2. Operatív működés felügyelete I.4.3 Gondozotti jogviszony létesítése I.4.4 Intézményi beszámoló jóváhagyása I.4.5 Közfoglalkoztatottak irányítása I.4.6 Falugondnoki szolgálat I.5. Vagyongazdálkodási folyamatok I.5. 1.Befektetések kezelése I.5.2.Ingatlanok kezelése I.5.3. Tárgyi eszköz állomány változások kezelése I.5.4. Leltár I.5.5.Selejtezés 89 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


I.5.6.Biztosítások kezelése I.5.6.1 Ingatlan és gépjármű biztosítások kezelése I.5.6.2 Kárrendezés I.5.7 Kötelezettségek kezelése I.6. Projektirányítási folyamatok I.6.1. Pályázatfigyelés I.6.2. Projekt definíciós folyamat I.6.3. Pályázat előkészítés I.6.4. Projekt előkészítés I.6.5. Projekt megvalósítás I.6.6. Projektértékelés I.6.7 Utókövetés I.6.8. Kockázatkezelés I.6.9. Problémakezelés I.6.10. Változáskezelés I.7. Kommunikációs folyamatok I.7.1. Tájékoztatás I.7.1.1 Elekronikus hírlevél I.7.1.2 Körjegyzőségi újság - Közös út I.7.1.3 Települési hírlevél - Mocsoládi Hírlevél I.7.2 Kommunikációs rend (külső kommunikáció rendszerezése, leírása, esetei) I.7.3. Rendezvényszervezés I.7.4 Rendezvénynaptár I.8. Belső ellenőrzési folyamatok I.8.1.Belső ellenőrzési folyamatok

2. Alaptevékenységek folyamatai A.1. Igazgatási folyamatok A.1.1. Általános igazgatási folyamatok A.1.2. Szabálysértési eljárási folyamatok A.1.3. Népesség-nyilvántartási folyamatok A.1.4. Anyakönyvi folyamatok A.1.5. Szociálpolitikai folyamatok A.1.6. Ügyfélszolgálati folyamatok A.1.7. Önkormányzati rendeletalkotási folyamat A.2. Költségvetési folyamatok A.2.1. Támogatás igénylési és elszámolási folyamatok A.2.2. Költségvetési jelentések készítési folyamata A.3. Pénzügyi folyamatok A.3.1. Szociális ellátásokkal kapcsolatos pénzügyi folyamatok A.3.2. Pénzforgalmi folyamatok (pénztárak és bankszámlák kezelése) A.3.3.Kötelezettségek kezelése A.3.4. Számlázási folyamat A.4. Adóügyi folyamatok A.4.1. A.4.1 Adók kivetése (adóalanyra a tényleges befizetés közlése) A.4.2 Adók beszedése, nyilvántartása (folyószámla egyenleg) 90 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


A.5. Testületi ülések A.5.1 Testületi ülések előkészítése A.5.2 Testületi ülések vezetése A.5.3 Testületi ülések jegyzőkönyvezése A.5.4 Testületi döntések végrehajtása

3. Támogató folyamatok T.1. Beszerzési folyamatok T.1.1 Beszerzés T.1.2 Élelmiszer beszerzés T.1.3 Rendezvényekhez kapcsolódó beszerzések T.1.4 Üzemanyag beszerzés, elszámolás T.1.5 Eszközellátás (eszközök biztosítása) T.2. Logisztikai folyamatok T.2.1. Gépkocsifenntartás folyamat T.2.2.Szállítási folyamat T.2.3. Karbantartás T.3. Beruházási folyamat T.3.1. Beruházás T.4. Jogi folyamatok T.4. 1. Jogi képviselet biztosítása T.4.2 Szerződések előkészítése T.5. Informatikai folyamatok T.5.1. Rendszerüzemeltetés T.5.2. Rendszerfejlesztés T.6. Energetikai folyamatok T.6.1. Energiaszámlák kezelése, T.6.2. Energiával kapcsolatos adatszolgáltatás T.7. Ingatlanüzemeltetési folyamatok T.7.1. Karbantartás, hibaelhárítás T.7.1.1 Karbantartás T.7.1.2 Hibaelhárítás T.7.2. Területgazdálkodás T.8. Számviteli folyamatok T.8.1. Főkönyvi könyvelési folyamat (önkormányzatok és körjegyzőségre) T.8.2. Analitikus nyilvántartási folyamatok T.8.3. Pénzforgalmi jelentések, mérlegek elkészítése T.8.4. Adóbevallás T.9 Adatszolgáltatás T.9.1 Adatszolgáltatás (negyedévente, éves, statisztikai) T.9.2 Eseti adatszolgáltatás T.9.3 Adatok gyűjtése, adatbázis kezelése


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


6.2

Projektirányításhoz kapcsolódó nyomtatványok


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯

6.2.1 Időszaki projektjelentés sablon


Projekt megnevezése Dátum Készítette

Időszaki projektjelentés

Tevékenység, feladat, mérföldkő megnevezése

Várható kockázat

Tervezett határidő

Teljesítés időpontja

Státusz

Megjegyzés

Tervezett megbeszélések

Igényelt intézkedés


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯

6.2.2 Projekt javaslat sablon

PROJEKT JAVASLAT Dátum:

Projektjavaslat megnevezése:

Kidolgozó: Lehetséges kedvezményezett:

A projektjavaslat rövid leírása A projekt céljainak megfogalmazása ¾ ¾ ¾ A projekt mely stratégiai célokra hat közvetlenül ¾ ¾ A projekt tartalma (elérendő eredmények, előállítandó produktumok,) ¾ ¾ ¾ A projekt kapcsolódásai (Megnevezni azt, vagy azokat a projekteket, amihez érdemi kapcsolódása van, illetőleg vázolni a kapcsolódás tartalmát) ¾ ¾ ¾


A végrehajtás módja, ideje Résztvevők (Együttműködő szervezetek,intézmények) ¾ ¾ ¾ Becsült átfutási idő (fázisonként és összesen) ¾

Üzleti terv Ráfordítások (erőforrás alapú becslés) ¾ Elszámolható költségek, ráfordítások ¾ Maximálisan vállalható önrész: Várható anyagi előnyök ¾ Bevételek/kiadások csökkenése Várható, nem közvetlenül anyagi előnyök ( tanulás, referencia, stb.) ¾ ¾ ¾ Kockázat elemzés Kockázatok számba vétele ¾ ¾ ¾

……………………………… Javaslattevő


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯

Összefoglaló javaslatok

Recommend Documents