SR U13_029 Vastgesteld op 20 augustus 2013
Aanwezig SR: Raf Desmedt; Janny de Jonge; Jozef van Kessel; Katrien Leyers; Bert Verleysen; Maarten Vonder; Anita van den Wijngaard (adviseur); Frans Bogaert (ambtelijk secretaris).
aantal pagina's: notulist: Frans Bogaert
Afwezig met kennisgeving: Anne Puchler; Shira Cox; Mieke Mertens (secr.)
SR U13_029 Vastgesteld op 20 augustus 2013
datum: 16 juli 2013
Agenda 1. Opening en vaststelling agenda (SRU13_027) 2. Mededelingen 3. Besloten deel: verkiezing Dagelijks bestuur 4. Vaststellen conceptverslag SR-vergadering d.d. 11.06.13 (SR U13_024) inclusief actiepunten 5. Postlijstje (SR U13_026) 6. Terugkoppelingen voor zover ‘niet gedekt’ door dossieroverzicht 7. Dossieroverzicht 8. Verkiezingen SR 9. GV-inbreng nieuwe Onderwijsmodel 10. Horen SR door RvT inzake voorgenomen besluit (naar) 2-hoofdig CvB 11. Tussentijds (inhaal)gesprek DB met rector (optioneel) 12. Externe democratie 13. Modulair (deadline 1-8) 14. Rondvraag / wvttk 15. Sluiting Evaluatie vergadering
1
Opening en vaststelling agenda Janny de Jonge opent de bijeenkomst en heet alle aanwezigen van harte welkom. Omdat Raf nog (met vertraging) onderweg is, wordt eerst punt 4 behandeld (en eventueel 5). In dit verslag echter wordt de volgorde van de agenda aangehouden.
2
Mededelingen Anita van den Wijngaard zal om 13.00 uur ‘aanschuiven’ en, op enig moment als toehoorder, ook Remy Wouters. Er zijn vragen over de juistheid van de overlegdata, te weten tussen 20-8 en 30-9 blijkt een vergadering van 17-9 te zijn vervallen. - De Raad vraagt om deze datum te herstellen omdat anders de tijd van overbrugging wel erg lang is. - Tevens gaat de voorkeur uit naar locatie sc Antwerpen; mocht dat niet lukken – op 17-9 vergaderen de scmedewerkers in Hasselt – dan het nieuwe sc Eindhoven. Katrien zal navraag doen bij Antwerpen.
052 kl
Frans heeft het (voorlaatste) reservelid benaderd om de SR, gedurende de nog resterende zittingsperiode van een half jaar, te completeren. Zij heeft even bedenktijd nodig en zou daartoe graag de SR-vergadering op 20-8 in Heerlen bijwonen. De Raad vraagt om de bedenktijd te limiteren (twee weken). 053 fbo Frans neemt contact op.
1
SR U13_029 Vastgesteld op 20 augustus 2013
3
Verkiezingen Dagelijks bestuur Ofschoon dit punt in de agenda als ‘besloten’ is aangeduid, leert toetsing van het huishoudelijk reglement (artikelen 2, 3 en 12, lid 5) tijdens de uitwerking van dit verslag (FBO), dat DB-verkiezingen niet in beslotenheid hoeven plaats te vinden. Er kan dus ook gewoon verslag van worden gedaan. Bij de vice-voorzitter is één machtiging afgegeven. Op dit moment zijn de functies van secretaris en voorzitter vacant. Janny de Jonge, nu vice-voorzitter, kandideert voor de voorzittersfunctie, voorts zijn er geen kandidaten. Er hoeft dus niet te worden gestemd; Janny wordt voorzitter. Hieruit vloeit meteen voort dat nu de functie van vice-voorzitter vacant is. Eerst echter dienen SR-leden te kandideren voor de functie/rol van secretaris; er zijn geen kandidaten, dus de vacature blijft vooralsnog staan. Voor het vice-voorzitterschap stelt Katrien zich kandidaat en geen andere kandidaten. Er hoeft dus niet te worden gestemd; Katrien wordt vice-voorzitter.
4
Vaststelling verslag SR-vergadering d.d. 11.06.2013 (SRU13_024) en actiepunten Het verslag wordt vastgesteld, onder de volgende toevoegingen: - pagina 2, punt 2, afspraak agendering rol penningmeester verplaatst naar vergadering 20-8 - pagina 6, punt 17: actiepunt 049 moet zijn 047. Actiepunten 2010 067: reactie CvB inzake ‘Vlaanderen’: afvoeren; nieuw actiepunt bij 2013: integrale dossier Vlaanderen 136: afvoeren; toetsing gebeurt via dossieroverzicht. 2012 041: afvoeren; opnemen als besluit 057: afvoeren; opnemen als besluit; informeren gebeurt tevens via dossieroverzicht 122: idem 129: afvoeren; staat op agenda. 2013 007: handhaven 019: afvoeren; agendapunt verkiezingen 024: handhaven/uitvoeren 046: handhaven/uitvoeren; door BV 047: opnieuw activeren; naar SR-vergadering 20-8 050: afvoeren; agendapunt verkiezingen 051: afvoeren; opnemen als besluit.
5
054 fbo
055 as 056 as
Postlijstje (SRU13_026) Jozef mist een bericht op Studienet over het vertrek van voorzitter Hans Egtberts en de daardoor ontstane vacature en opvolging door het ambtelijk secretariaat. Frans zal kijken hoe e.e.a. (alsnog) te communiceren. - Jozef vraagt tevens naar de aanleiding voor de SURF-offerte. Frans stelt het hier een externe audit voor OpenU betreft, in opdracht van het College van bestuur. - Jozef vraagt tevens aandacht voor het advies- en instemmingsrecht inzake het Bestuurs- en beheersreglement (BBR) van respectievelijk de SR en de GV. In welke mate maakt de SR zijn rechten hard? Frans stelt dat er, naast het informeren via GV-overleg (26-2-2013), reeds een eerste werkgroepbijeenkomst heeft plaatsgevonden tussen GV en de OU op 28-5. Op 27-8 is er een tweede bijeenkomst. In het verlengde van deze discussie ontstaat de vraag hoe SR-leden standpunten (publiekelijk) mogen/kunnen uitdragen: spreekt de SR ‘met één mond’, moet er consensus zijn, kan een SR-lid ook individueel een afwijkend standpunt uitdragen? Agenderen voor 20-8: - status BBR en respectievelijke bevoegdheden in dezen - spreekt de SR ‘met een mond’?
2
SR U13_029 Vastgesteld op 20 augustus 2013
6
057 as
058 JK
Terugkoppelingen voor zover ’niet gedekt’ door dossieroverzicht Overleg GV met RvT op 26-6: Kwesties die zoal aan de orde zijn geweest – er volgt nog een officieel verslag – zijn: GV pleit, naast prominent BaMamodel, ook voor handhaving ‘losse’ onderwijsmodel’; zorgelijke begroting, mede als gevolg van stopzetten subsidiëring LOOK; verdaging aantrekken Vlaams RvT-lid. Over dat laatste punt uit de Raad zijn zorgen, onder verwijzing naar het Instellingsplan en de bijlage bij het nieuwe onderwijsmodel. Oók: wat zegt de recent verschenen (door Bert verspreide) Vlaamse kabinetsnota hier precies over? Ook wordt opgemerkt dat, voor Vlaamse begrippen, de relatief dure OUstudies en de huisvesting binnen autonome reguliere universiteiten de materie extra complex maakt. Mee naar overleg met CvB respectievelijk de rector (BV en KL). Jozef vraagt naar de verantwoordelijkheid van de RvT inzake het afleggen van verantwoording over de OUkwaliteitszorg in het OU-jaarverslag. Hij zal OR-lid Michiel van Oosterzee hiertoe consulteren en dan agenderen binnen de GV.
7
Dossieroverzicht 1. Platform kwaliteit; Jozef refereert opnieuw aan het reeds gemaakte punt inzake de verantwoordelijkheid van de RvT. De SR moet de OU en RvT meer op de huid zitten. 2. ISO; voeling houden! Met het aangehaalde persbericht ‘Minister luistert niet’ kan de SR weinig. 3. Bibliotheekcie; PM. 4. LOVUM; Janny en Katrien opvoeren. 5. EADTU; in augustus voorbereiding workshop in Hagen (nemen kosten voor hun rekening). Conferentie in oktober vindt plaats in Parijs. De deelname van Katrien wordt betaald door EADTU. 6. Cie Vlaanderen; Bert zal nog eens contact zoeken met het ministerie. 7. OpenU; PM. 8. ELO-platform; raakt nauw aan 1. Constellatie binnen OU niet meer zo duidelijk. Frans trekt dit na. 9. Studeren met beperkingen; dossier ‘dekt’ toch niet goed de hierin vervatte doelgroepen (…); Maarten wordt daarnaast geattendeerd op de speciale map in Dropbox. Jozef refereert aan een niet door Nederland geratificeerd verdrag, terwijl toch juist de OU zich afficheert als universiteit voor (ook) bijzondere doelgroepen. 10. Strategie: Janny opvoeren als dossierhouder. 11. FOC’s; PM. 12. OUX-kernteam; volgens Janny heeft er een evaluatie plaatsgevonden met als oordeel ‘goed’. Er is, vanuit de pilot maar ook door faculteiten, aandacht gevraagd voor het verder uitdragen van het OUX-model. Overigens zijn de ervaringen van Jozef bij een bepaalde cursus minder positief; of heeft dat juist met díe cursus, met de specifieke inhoud te maken; werkt het keurslijf wel? 13. Imago; PM. 14. SR-begroting; 15. Communicatie; staat op agenda. 16. Reglementen; komen aan de orde bij agendapunt ‘Verkiezingen’.
8
Verkiezingen SR Frans geeft een korte terugkoppeling van hetgeen het Stembureau tot nu tot heeft ondernomen: - om te beginnen, de leden van het Stembureau voor de verkiezingen van de SR, worden benoemd door het College van bestuur, en gerekruteerd uit het ambtelijk secretariaat OR/SR en de afdeling Juridische zaken. Zodoende zijn de leden: Mieke Mertens (ambtelijk secretaris); Frans Bogaert (vice-voorzitter) en jurist Jan Engels (voorzitter); - Stembureau moet, aldus het Kiesreglement, de SR horen over de verkiezingen; Katrien geeft zich op als aanspreekpunt namens de SR. - Eén van de eerste acties van het Stembureau was een check van de twee relevante reglementen: - het Kiesreglement; geen opmerkingen; - het MZ-reglement, enkele aandachtspunten: * nog niet formeel vastgesteld door CvB * wil CvB nog iets met beperken herkiesbaarheid? Genoemd reglement ligt nu bij rector.
- Er ligt een draaiboek/tijdpad, een mix van: - formele stappen (bijvoorbeeld vaststellen kiesregister);
3
SR U13_029 Vastgesteld op 20 augustus 2013
- communicatieve doelstellingen, een mix van: - kick off in Modulair van 13-9 (officiële aftrap); werving kandidaten, oproep tot stemmen - nieuwsbrieven - Studienet - inzet sociale media door SR-leden o.b.v. artikel in Modulair. Overigens zal Frans – hij heeft tenslotte jaren gewerkt voor Modulair – de contacten met de redactie onderhouden; ook zal hij het artikel in de steigers zetten en nog voorleggen. Jozef vraagt om mee te geven dat lidmaatschap van de SR geen sinecure is, dat de student zich voor langere tijd ergens aan committeert. Raf geeft nog mee als mogelijke kanalen voor het uitdragen van de verkiezingen: landelijke dagen, FOC’s en faculteitsverenigingen. Frans neemt het punt mee.
059 fb
9
060 fb
GV-inbreng in nieuwe Onderwijsmodel Het is de bedoeling dat er in een overleg met collegevoorzitter Sander van den Eijnden en rector Anja Oskamp op 20-8 wordt gesproken over het onderwijsmodel. Om precies te zijn, gaf de collegevoorzitter tijdens het extra overleg van 2 juli met de OR en een SR-delegatie aan de MZ ‘niet formeel om advies te vragen, maar wel geïnteresseerd te zijn in hun oordeel’. Om tijdens dat overleg goed beslagen ten ijs te komen, is het zaak om vóóraf reeds vragen te formuleren. Anita refereert aan een FOC-workshop over het onderwijsmodel. Daarbij bleek in ieder geval dat het om een gigantische operatie gaat; denk bijvoorbeeld aan de herwaardering van de studielast van 4,3 naar 5 EC. De masteropleidingen zouden al vanaf 2014 vanuit het nieuwe onderwijsmodel moeten opereren, dat heeft dus al gevolgen voor de conceptOER waarmee steeds in het najaar wordt gestart. Vanaf 2015 zouden de bacheloropleidingen moeten volgen. De Raad stelt de vraag of dit niet een dermate belangrijk onderwerp is dat daarover de achterban moet worden geraadpleegd (waar dat overigens ook gebeurt via de FOC’s). Frans zal de SR nog, vóór 20-8, separaat benaderen voor eerste reacties op het onderwijsmodel.
10 Horen SR door RvT inzake voorgenomen besluit (naar) 2-hoofdig College van bestuur Zoals bekend, ligt er bij de Raad van toezicht een voorgenomen besluit om het 3-hoofdig College van bestuur terug te brengen naar twee leden. De overwegingen daartoe zijn reeds eerder vertrouwelijk gedeeld met de SR (en OR) tijdens het halfjaarlijkse overleg met de RvT op 26 juni. Formeel moet de SR (en OR) worden ‘gehoord’ hierover. In dat kader kunnen de volgende vragen worden opgetekend: - is het (inderdaad) een merk- en (ook) zichtbare bezuiniging? - de SR (JvK) mist in zekere zin wel het 'totaalplaatje' - verstandig gebaar, een statement, een symbolisch gebaar - collegelid Cees Brouwer was (ook) wel het sociale gezicht van het CvB - hoe worden taken onderling herverdeeld? 11 Tussentijds (inhaal)gesprek DB met de rector Hiervan wordt afgezien.
061 sr
12 Externe democratie Maarten legt de Raad een korte notitie voor. Daaruit blijkt dat twee (sociale) media in aanmerking zouden komen voor aanvullende communicatie (naast Studienet, Modulair): nieuwsbrief en facebook. Geen gemakkelijke materie. Zoals reeds vaker opgemerkt, komt daar namelijk beheer en bemensing bij kijken. Tevens blijken er nogal wat facebookgroepen binnen de OU-gemeenschap operationeel te zijn. Hoe moet je daarbinnen ‘inbreken’? Frans verwijst nog eens naar zijn format voor de SR-verkiezingen (zie bij 8), maar ook naar zijn eerdere reflectie over de inzet van sociale media. Afgesproken wordt: nog eens kritisch kennis te nemen van het memo van Maarten; - de inzet van sociale media te overwegen (proeftuinen) vanaf de aftrap voor de verkiezingen in de Modulair van 13-9. 13 Modulair Zie bij 8! 14 Rondvraag Bert heeft een mailtje ontvangen van Kathleen Schlusmans, manager Instellingsbreed Programma Onderwijs (IPO) met de vraag hoe het kan dat er over het Handboek Kwaliteit, een intern (concept)stuk, op Studienet wordt gesproken? Jozef blijkt het stuk publiekelijk te hebben gemaakt. Daarmee rijst – zie ook bij 5 hiervoor – opnieuw de vraag hoe om te gaan met, vanuit ‘Heerlen’ ter beschikking gestelde stukken. Frans wil in dat verband de volgende (kritische) kanttekeningen maken:
4
SR U13_029 Vastgesteld op 20 augustus 2013
- alles wat binnen de SR besproken wordt en circuleert, heeft een (grote) mate van vertrouwelijkheid; - beleidsstukken die vanuit Heerlen (pro-actief) reeds ter beschikking worden gesteld, moeten vaak nog formeel worden vastgesteld door het CvB, dus zeker in die gevallen prudent handelen; - over het in acht nemen van vertrouwelijkheid (attitude) van SR-leden, zeggen ook de SR-reglementen iets; - ook in een andere context, specifiek over het naar buiten treden via social media, heeft Frans reeds opgemerkt dat wijsheid (wellicht een protocol) geboden is; - óf, moet het ambtelijk secretariaat weer elk stuk van de stempel ‘vertrouwelijk’ voorzien? (…).
Raf is geloot voor het cultureel uitwisselingsprogramma met China op uitnodiging van de Shanghai Open University, van 11 t/m 23 augustus. - Bert meldt dat er op 17-9 een werkconferentie wordt gehouden in sc Hasselt over organisatieverandering, een samenwerking tussen hem, UHasselt en de Open Universiteit (faculteiten Psychologie en Managementwetenschappen). Wellicht dat iemand van de SR dit wil bijwonen. Ook vraagt Bert om brede bekendheid te geven aan het evenement. 15 Sluiting Janny sluit om 15.45 uur de bijeenkomst en bedankt de aanwezigen voor hun inbreng. Als afsluiting van het (academische) vergaderjaar zal er gezamenlijk een ‘borrel’ worden gedronken, buiten het studiecentrum.
5
SR U13_029 Vastgesteld op 20 augustus 2013
ACTIEPUNTENLIJST VERGADERING SR d.d. 16.07.2013 Nr
ontstaan c.q. aangepast
Omschrijving
wie
datum
BV
doorlopend
136
18.05.2010 Reactie College aangaande ‘Vlaanderen’ en toekomst afstandsleren in Vlaanderen blijven opvolgen 19.10.2010 Svz opstart Student Council eenmaal per kwartaal agenderen voor SRvergadering 2012
AS/HE
doorlopend
041
10.04.2012 Besluitenlijst toevoegen
AS
Doorlopend
057
10.04.2012 Elkaar informeren wie, wanneer aan welke bijeenkomst deelneemt
SR
Doorlopend
122
Doorlopend
129
11.12.2012 Studenten die een bijzondere prestatie hebben geleverd, standaard een ?? felicitatiebrief sturen 11.12.2012 De SR wil op korte termijn met de Rector van de gedachten wisselen over HE de veranderagenda en de betekenis voor studenten 2013
April 2013
007
29.01.2013 Imagobeleid OU structureel agenderen voor overleg met CvB
Doorlopend
Doorlopende actiepunten 2010 067
DB/MM
019
19.02.2013 Reglementen raadplegen inzake uitstellen verkiezingen SR
MZ
Maart 2013
024
19.02.2013 Indeling van de jaarlijkse training FOCs en SR met Steven Schoevaart bespreken. 14.05.2013 Notitie onderzoeksbeleid agenderen voor november bijeenkomst
BV
2013
AS
Nov. 2013
11.06.2013 Document Raf inzake pro en contro opnemen rol van penningmeester in Dagelijks bestuur agenderen voor 16 juli 11.06.2013 Brief opstellen voor CvB inzake ongevraagd advies Reorganisatieplan OU en fusies van faculteiten 11.06.2013 In rapport Onderwijsmodel wordt verwezen naar bijlage a en b; deze bijlagen ontbreken volgens Jozef. Hiervan melding maken bij het CvB 11.06.2013 In de eerstvolgende editie van Modulair een uitgebreid artikel wijden aan de SR-verkiezingen. Wie?? 11.06.2013 Externe democratie is een vast agendapunt dus dit onderwerpen voor iedere bijeenkomst agenderen 16.07.2013 Studiecentrum Antwerpen benaderen locatie voor ingelaste SRbijeenkomst van 17-09 16.07.2013 Reservelid uitnodigen voor de SR-vergadering van 20-08
AS
16 juli 2013
AS HE
Juni 2013
FB
Juni 2013
??
Aug. 2013
AS
doorlopend
KL
Aug. 2013
FB
Aug. 2013
FB
Aug. 2013
046 047 048 049 050 051 052 053 054 055
16.07.2013 Bericht op Studienet over het vertrek van voorzitter Hans Egtberts en de daardoor ontstane vacature en opvolging door het ambtelijk secretariaat. 16.07.2013 Status BBR agenderen voor SR-vergadering van 20-08
AS
Aug. 2013
AS
Aug. 2013
AS
Aug. 2913 Aug. 2013
060
16.07.2013 Michiel van Oosterzee van de OR contacteren inzake JK verantwoordelijkheid van de RvT inzake het afleggen van verantwoording over de OU-kwaliteitszorg in het OU-jaarverslag 16.07.2013 kanalen voor het uitdragen van de verkiezingen: landelijke dagen, FOC’s FB en faculteitsverenigingen; meenemen naar het Stembureau 16.07.2013 SR benaderen voor eerste reacties op Onderwijsmodel FB
061
16.07.2013 Kennis nemen van memo van Maarten voor eerstvolgende bijeenkomst
Aug. 2013
056 057 058
059
16.07.2013 Spreekt de SR ‘met een mond’ agenderen voor SR-vergadering van 2008 16.07.2013 Vlaanderen agenderen voor overleg met rector op 20-08
SR
Aug. 2013 Aug. 2013
6
SR U13_029 Vastgesteld op 20 augustus 2013
7
SR U13_029 Vastgesteld op 20 augustus 2013
Besluitenlijst vanaf 2012 Nr
1 2
ontstaan Omschrijving c.q. aangepast 10.04.2012 Doelstellingen SR per kwartaal agenderen
wie
datum
3
08.05.2012 Ingekomen en verzonden post na verzending agenda verzamelen voor AS eerstvolgende vergadering tenzij eea. direct aandacht vraagt 08.05.2012 Vacatiegeldvergoeding voor niet SR-bijeenkomsten evalueren over 1 jaar AS
Mei 2013
4
19.06.2012 Participatie aan Student Council binnen 1 jaar evalueren
Juni 2013
5
12.03.2013 Onvoorziene te declareren kosten worden pas goedgekeurd als deze SR vooraf met het DB en de penningmeester zijn besproken 22.04.2013 wanneer sprake is van een uitzondering (tweede klas reizen ivm drukte is SR niet mogelijk) stuur dan even een mailtje ter kennisname aan de penningmeester (zo mogelijk vooraf, desnoods achteraf). Alles is bespreekbaar, maar niet vanzelfsprekend.
6
SR
Doorlopend
Doorlopend Doorlopend
8
