Spisový a skartační řád Městského úřadu Brandýs nad Labem - Stará Boleslav ve znění dodatku č. 1 ze dne 30. března 2016 Část I Úvodní ustanovení Čl. 1 (1) Tento spisový a skartační řád stanovuje způsob organizace spisové služby a postupu při vyřazování (skartaci) dokumentů u Městského úřadu Brandýs nad Labem – Stará Boleslav (dále jen „úřad“). (2) Spisovou službou se pro účely tohoto řádu rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem, vznikem, evidencí, oběhem, vyřizováním, podepisováním, odesíláním, označováním, ukládáním a vyřazováním (skartací) dokumentů.1/ (3) Manipulaci s dokumenty u úřadu provádí centrální podatelna2/, jejíž součástí je i výpravna, a podatelny a výpravny na dislokovaných pracovištích 3/, spisovny4/ a pověření zaměstnanci jednotlivých odborů nebo jiných organizačních jednotek úřadu (dále jen ”útvar”). (4) Dokumenty se pro účely tohoto spisového a skartačního řádu rozumějí písemné, obrazové, zvukové, elektronické nebo jiné záznamy, ať již v podobě analogové či digitální, které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti. (5) Na úřadě se k evidenci, oběhu, vyřizování a archivaci dokumentů používá systém elektronické spisové služby abcSuite od firmy aplis.cz, dále jen „systém eSSL“.
Část II. Spisový řád Čl. 2 Příjem a evidence dokumentů (1) Příchozí dokumenty se přijímají a evidují především v podatelnách úřadu. Převzetí doporučených zásilek potvrdí podatelna poště otiskem podacího razítka a podpisem na úhrnném podacím lístku. Převzetí dokumentů přímo od občanů nebo organizací potvrdí na vyžádání stejným způsobem na kopii dokumentu. Podatelna u zásilek zkontroluje adresy a jejich obal, poškozené zásilky protokolárně zastaví a závady reklamuje u pošty. Zároveň poště vrátí i zásilky doručené omylem. (2) Pokud dokument přijme útvar úřadu, dokument zaeviduje přímo pracovník tohoto útvaru. Záznam o telefonickém nebo faxovém podání zaeviduje taktéž pracovník, který toto podání obdržel. Podání učiněná e-mailem, elektronickou podatelnou se automaticky zaznamenají do systému eSSL a pracovník podatelny je zaeviduje do příslušné evidence. Ustanovení zvláštních právních předpisů zůstávají nedotčena.5/ (3) Dokumenty, na nichž je v adrese uvedeno na prvním místě jméno zaměstnance před názvem úřadu, se předávají neotevřené zaměstnanci. Pokud po otevření dopisu zaměstnanec zjistí, že dokument má úřední charakter, zaeviduje dokument v systému eSSL. Neotevřené se předávají též zásilky určené starostovi, místostarostovi, tajemníkovi, členům zastupitelstva, zásilky určené „do vlastních rukou“, příp. i zásilky, kde na kterémkoli místě je uvedeno jméno či funkce starosty města, zástupce starosty města a tajemníka MěÚ, zásilky
tvořící předmět státního, hospodářského či služebního tajemství označené T 6/, výběrová řízení, soutěže, veřejné zakázky, dokumenty důvěrného charakteru (např. označené jako „důvěrné“). (4) Evidenci podléhají veškeré dokumenty doručené do úřadu a dokumenty vzniklé z jeho činnosti. (5) Spisovou evidenci úřadu vedou podatelny a spisovny. (6) Elektronická evidence dokumentů, spisů a vypravení je vedena v systému eSSL. K dokumentům mají přístup všichni pracovníci úřadu, kteří mají k daným dokumentům přístupová oprávnění. Zpracování probíhá v modulech Epodatelna, Workflow a Spis, přičemž do modulu Epodatelna evidují dokumenty pracovníci podatelen. Elektronické dokumenty, doručené Informačním systémem datových schránek (dále „ISDS“) pracovníci podatelen stahují do samostatné složky Distributor modulu Epodatelna. Podatelna zodpovídá za správnost zápisu. Případné následné změny v zápisu v systému eSSL jsou auditovány a zapsány do historie záznamu. Systém eSSL automaticky provádí ověřování podání opatřeného elektronickým podpisem a časovým razítkem a zodpovídá za ověření platnosti elektronického podpisu a shody vytištěné kopie s originálem podání učiněného v elektronické podobě. Do modulu Workflow, tedy u dokumentů vlastních nebo vyřizovaných, má přístup každý pracovník, který si sám zapisuje, jak a kdy byl dokument vyřízen. Ve spisovnách je spisová evidence vedena na předávacích protokolech. (7) Všechna podání doručená úřadu a dokumenty vzniklé z jeho činnosti jsou zapsána v elektronickém podacím deníku v modulu Epodatelna v chronologickém pořadí podle doručení podatelně (podatelnám) nebo vzniku dokumentu. Přehled zkratek odborů, užívaných při zapisování do podacího deníku včetně vysvětlivek.
ODBOR, oddělení, útvar
Kód Vstupní bod oběhu dokumentů odboru pro daný odbor Brandýs nad Labem – Stará Boleslav Vedení města – Tajemník, 10 K převzetí vedením (AU) Starosta, Místostarosta 1, Místostarosta 2, Místostarosta 3, Interní audit, Personalistka, Sekretariát úřadu, Oddělení vnějších vztahů a informací Krizové řízení (Oddělení 14 Krizové řízení (AU) bezpečnostního a krizového řízení) Městská policie 15 Městská policie (AU) Odbor vnitřní správy 20 Odbor vnitřní správy B/SB OSO (organizačně správní (AU) oddělení) Odbor vnitřní správy 20 Odbor vnitřní správy B/SB OM (oddělení matrika) (AU) Odbor vnitřní správy, 22 OVS CzechPOINT CzechPOINT Odbor vnitřní správy, 20 OVS SB
Zkratka odboru VM
KŘ
MP OVS B/SB OSO OVS B/SB OM OVS CzechPoint OVS SB
oddělení občanských průkazů a cestovních dokladů Stará Boleslav Odbor stavebního úřadu (od 01.04.2016 Odbor stavebního úřadu, územního plánování a památkové péče – úsek stavebního úřadu – Brandýs n/L.) Odbor majetku města (od 01.04.2016 Odbor investic a správy majetku, oddělení správy majetku) Odbor kultury a cestovního ruchu (od 01.04.2016 Odbor kultury, sportu a cestovního ruchu) Odbor sociálních věcí a zdravotnictví, oddělení sociálního zabezpečení Odbor obecní živnostenský úřad, oddělení pracoviště Brandýs n. L.-Stará Boleslav Odbor životního prostředí Odbor finanční Odbor územního rozvoje a památkové péče (od 01.04.2016 Odbor investic a správy majetku, oddělení investic a údržby, oddělení dotací a veřejných zakázek) Odbor dopravy, oddělení dopravně správních agend) Odbor dopravy, oddělení správního řízení Odbor dopravy, oddělení silničního hospodářství Brandýs Informatika a e-government Odborová organizace Odbor školství Odbor obecní živnostenský úřad Odbor životního prostředí Odbor sociálních věcí a zdravotnictví
30
Odbor stavebního úřadu (AU)
OSÚ
40
Odbor majetku města (AU)
OMM
50
Odbor kultury a cestovního ruchu (AU)
OKCR
60
Odbor sociálních věcí a zdravotnictví B (AU)
OSVZ B
70
Odbor obecní živnostenský úřad SB (AU)
OOŽÚ SB
80 90 99
Odbor životního prostředí B (AU) Odbor finanční (AU) Odbor územního rozvoje a památkové péče 99 (AU)
OŽP B OF OÚRPP B
151
Odbor dopravy SB DSA – 151 (AU)
OD SB DSA
152
Odbor dopravy SB SŘ – 152 (AU)
OD SB SŘ
153
Odbor dopravy Brandýs 153 (AU)
OD B
200 210 160
Informatika a e-government (AU) Odborová organizace (AU) Odbor školství (AU) Praha Odbor obecní živnostenský úřad P (AU) Odbor životního prostředí P (AU) Odbor sociálních věcí a zdravotnictví P (AU)
EGOV OO OŠ
110 100 120
OOŽÚ P OŽP P OSVZ P
Odbor územního rozvoje a památkové péče (od 01.04.2016 Odbor stavebního úřadu, územního plánování a památkové péče, úsek územního plánování a památkové péče) Odbor dopravy, oddělení silničního hospodářství Praha Odbor vnitřní správy, oddělení občanských průkazů a cestovních dokladů Praha Vedení Praha
140
Odbor územního rozvoje a památkové péče 140 (AU)
OÚRPP P
150
Odbor dopravy P (AU)
OD P
170
Odbor vnitřní správy P (AU)
OVS P
180
Vedení Praha (AU)
Vedení Praha
(8) Zaměstnanci pověření vedením spisové evidence, resp. zaměstnanci podatelny, opatří všechna doručená podání v den, kdy byla do úřadu doručena, podacím razítkem. Dokumenty zaevidují v podacím deníku v modulu Epodatelna, vyplní otisk podacího razítka a nalepí štítek s čárovým kódem. U zásilek, které se neotvírají, se otiskne podací razítko na obálku. Doručené telegramy, faxy a elektronicky přijímané dokumenty eviduje podatelna jako ostatní podání, opatří je podrobným časovým údajem o doručení (hodina) a předá zpracovateli. DORUČENÝ DOKUMENT V DIGITÁLNÍ PODOBĚ, KTERÝ NEOBSAHUJE ŠKODLIVÝ KÓD, SE V NEZMĚNĚNÉ PODOBĚ ZAVEDE DO ELEKTRONICKÉHO SYSTÉMU SPISOVÉ SLUŽBY. (9) Otisk podacího razítka, který se tiskne spolu s čárovým kódem na tiskárně čárových kódů, obsahuje: název úřadu, datum doručení, číslo jednací, zkratku odboru a počet listů a přílohy. Přehled písemností, které se neoznačují jednacím číslem - dodavatelské faktury – faktury přijaté, - reklamní a informační materiál, - zápisy z porad vedení, usnesení městské rady a zastupitelstva, - došlá matriční hlášení – sňatky, úmrtí, narození, - došlá hlášení o rozvodu, - došlé odhlášky trvalého pobytu, karty na OP patnáctiletým, - vrácené doručenky (včetně obálek), - oznámení o nadcházejícím propuštění osoby z výkonu trestu odnětí svobody, - vyjádření, stanoviska, - doklady došlé MěÚ na vědomí, oběžníky - ceníky, cenové výměry, - cestovní účty - dohody o půjčkách, - dovolenky, - objednávky na zboží a práce, potvrzení objednávek z různých podniků, - neschopenky, - osobní agenda, - podpory při ošetřování dítěte - žádanky o opravy, žádanky jízd, - sestavy, statistická hlášení
(10) Podací deník vždy obsahuje tyto údaje a) pořadové číslo dokumentu, b) datum doručení podání nebo vzniku vlastního dokumentu, c) odesilatele, číslo jednací jeho podání, počet listů a přílohy, d) věc (stručný obsah podání) e) přidělení k vyřízení, f) způsob vyřízení podání, g) den odeslání, počet listů, přílohy odchozího dokumentu, údaj o uložení dokumentu (ukládací znak, skartační znak a lhůta). Součástí záznamu v podacím deníku je seznam adres, na které byly odchozí dokumenty vypraveny, datum a způsob vypravení. Adresa odesilatele a adresáta se vyplňuje do podacího deníku z Registru adres, který je součástí systému eSSL. Registr má návaznost na celostátní volně dostupné registry ISDS, ARES a UIR-ADR. Spisový a skartační plán úřadu (viz Příloha 1) je implementován v systému eSSL a zpracovatelé jej používají při vyplňování ukládacích znaků, skartačních znaků a lhůt u záznamů v podacím deníku. (11) Číselná řada v podacím deníku začíná vždy 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince. (12) Číslo jednací dokumentu tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku, lomené celým rokem a kód odboru. Podání a jeho vyřízení se eviduje pod týmž číslem jednacím. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání. (13) Soubor ukládacích znaků, skartačních znaků a skartačních lhůt přiřazených jednotlivým druhům dokumentů tvoří spisový a skartační plán, který je přílohou č. 2 tohoto řádu. (14) Obálka se ponechává vždy jako součást dokumentu. (15) Datovou zprávu, u které je potřeba provést konverzi, přepošle podatelna na CzechPoint (OVS B2), kde dokument vytisknou a opatří ověřovací doložkou. Poté jej přepošlou vnitřní poštou na příslušný odbor Městského úřadu Brandýs nad Labem – St. Boleslav.
Čl. 3 Přebírání dokumentů (1) Na pracovišti v Brandýse nad Labem - Stará Boleslav I, Masarykovo náměstí čp. 1, se veškerá došlá korespondence předává do sekretariátu starosty. Sekretariát zajistí, aby volení zástupci a tajemník prohlédli tuto korespondenci do následujícího dne. (2) Takto elektronicky evidované a roztříděné dokumenty předává podatelna vedoucím odborů úřadu nebo osobám, které korespondenci přebírají. Došlé zaevidované písemnosti adresované odborům městského úřadu předává podatelna přímo do schránek jednotlivých odborů. Zjistí-li vedoucí odboru, že písemnost jeho odboru nepřísluší, zajistí neprodlené předání zpět podatelně. (3) Není přípustné, aby se korespondence dostala na odbory mimo tento stanovený postup. Za jeho dodržení, příp. přejímání došlé korespondence, odpovídají všichni vedoucí odborů. Po zaevidování předávají vedoucí odborů dokumenty příslušným zpracovatelům k vyřízení.
(4) V centrální podatelně v Brandýse nad Labem - Stará Boleslav I, Masarykovo náměstí čp. 1, se též vytřídí veškerá pošta k zaevidování pro obě pracoviště v Brandýse nad Labem-Staré Boleslavi II, Mariánské náměstí 1396 a Mariánské náměstí 28 a Prahu. (5) Pracovníci podatelny pražského pracoviště elektronicky zaevidují došlé dokumenty v podacím deníku Epodatelna. Vyplní otisk podacího razítka a nalepí štítek s čárovým kódem. Poté je dokument přidělen a během téhož dne předán na příslušný odbor, kde je evidence upřesněna. Vedoucí odboru nebo jím pověřený pracovník přidělí písemnost k vyřízení jednotlivým zpracovatelům.
Čl. 4 Vyřizování dokumentů (1) Zaevidované dokumenty se předávají k vyřízení příslušným odborům. Po předání vyřízeného dokumentu na výpravnu zapíše zpracovatel do spisové evidence způsob vyřízení dokumentu, příp. kdy a komu byl odeslán čistopis vyřízeného dokumentu. U dokumentů, které byly spoluvyřízeny jiným dokumentem, zaznamená v podacím deníku ”Spoluvyřízeno č.j....". (2) Veškeré dokumenty, týkající se téže věci (např. podání, záznamy, protokoly, posudky, stanoviska, dobrozdání, stejnopis vyřízení, rozhodnutí ve správním řízení) tvoří spis. Spis obsahující více čísel jednacích se po vyřízení záležitosti již nerozděluje, ale ukládá pod nejnižším číslem jednacím, tj. číslem jednacím inicializačního dokumentu. (3) Odpověď na doručený dokument se eviduje, vyřizuje a odesílá pod číslem jednacím tohoto doručeného dokumentu. K zaevidovanému dokumentu se vždy připojuje stejnopis, případně koncept vyřízení, který je součástí spisové dokumentace. (4) Vyřídí-li zpracovatel záležitost jinak než písemně, učiní o tom záznam na dokumentu i v podacím deníku, případně připojí úřední záznam na zvláštním listu. Záznam musí obsahovat náležitosti stanovené zvláštním právním předpisem.7/ Pokud předává vyřízený dokument k uložení, připojí pokyn "Založ", datum a podpis. Při vzetí dokumentu na vědomí napíše zpracovatel pod podací razítko "Vzato na vědomí. Založ" či „Vidi – ad acta“, „Vidi – AA“ a připojí svůj podpis a datum s pokynem spisovně k jejímu uložení. (5) Vzniká-li dokument z vlastního podnětu úřadu, zakládá ho referent ve své pracovní ploše v modulu WORKFLOW. Po uložení nového záznamu získá referent vlastní jednací číslo, do rubriky podacího deníku "Název firmy/osoby" napíše "Vlastní". Referent může využít možnost vlastního přednastavení vyplnění formuláře podacího deníku. Může mít uložen text „Vlastní“ a kód svého odboru. (6) Dokumenty postupované k přímému vyřízení jinému referátu jsou předávány zásadně přes podatelnu. (7)VEŠKERÉ DOKUMENTY, AŤ VLASTNÍ NEBO DORUČENÉ, MUSÍ BÝT OPATŘENY UKLÁDACÍM ZNAKEM, SKARTAČNÍM ZNAKEM A LHŮTOU A ROKEM, KDY BUDOU ZAŘAZENY DO SKARTAČNÍHO ŘÍZENÍ. TOTO OZNAČENÍ SE PROVEDE NA DANÉM ODBORU, KAM DOKUMENT PATŘÍ.
Čl. 5 Úprava a podepisování dokumentů, užívání razítek (1) Úřad používá dopisní papíry a obálky se záhlavím. Název sídla úřadu se uvádí v prvním pádě. Označení dokumentů orgánů obcí se řídí zvláštními právními předpisy. 8/ (2) Podepisování dokumentů se řídí organizačním řádem úřadu platným od 1. dubna 2016. Na dokumentu musí být vždy uvedeno jméno, příjmení a funkce podepisujícího. Stejnopis dokumentu musí mít stejné náležitosti jako originál, za což odpovídá zpracovatel. (3) Dokumenty odesílané v elektronické podobě se podepisují zaručeným elektronickým podpisem. Jednotliví podepisující mají vlastní elektronický podpis, vydaný certifikační autoritou PostSignum. Elektronický podpis se připojí k dokumentu buď v systému eSSL nebo se do systému eSSL může vložit již podepsaný dokument z jiného systému. K elektronickému dokumentu může být připojeno více elektronických podpisů. (4) Pro užívání úředních razítek se státním znakem, jeho vyobrazení a tvar platí zvláštní právní předpis.9/ Razítkem „Město“ se označují všechny doklady, které jsou vyhotoveny orgány města a týkají se samostatné působnosti města. Razítko „Městský úřad“ se používá na všechna písemná opatření starosty, městské rady a jejích orgánů v oblasti přenesené působnosti. (5) Razítka stejného typu se shodným textem se rozlišují evidenčními čísly, která musí být v otisku razítka čitelná. (6) Evidenci úředních razítek s jejich otiskem a jménem, příjmením, funkcí, datem a podpisem zaměstnance, který razítko převzal a užívá, vede odbor vnitřní správy. (7) Ztrátu úředního razítka úřad bezodkladně oznámí odboru pro místní správu Ministerstva vnitra. V oznámení uvede přesný opis textu z otisku razítka a datum, od kdy se razítko postrádá.
Čl. 6 Odesílání dokumentů (1) Odesílání dokumentů a jiných zásilek z úřadu zajišťuje výpravna na pracovištích Brandýs nad Labem – Stará Boleslav, Masarykovo náměstí 1, 2, a Praha 3, Orebitská 477. (2) Zásilky určené k odeslání musí být předány zpracovateli do výpravny v Brandýse nad Labem - Staré Boleslavi v pondělí až čtvrtek do 11. hodiny, v pátek do 10. hodiny. Na pražském pracovišti musí být zásilky určené k odeslání předány zpracovateli do výpravny každého dne do 12. hodiny, v pátek do 11.00 hodiny. Písemnosti předané později budou vypraveny následující pracovní den. (3) Dokumenty jsou odesílány a) poštou - obyčejně, doporučeně, s dodejkou nebo do vlastních rukou, b) kurýrní službou, c) telekomunikačními prostředky (faxem, dálnopisem, telegramem), d) elektronicky (datovou schránkou, e-mailem, interním dokumentem), e) osobně adresátovi na úřadu, f) osobně prostřednictvím policie (městské, státní) (4) Všechna správní rozhodnutí jsou zasílána v obálkách s dodejkou se svislým modrým nebo červeným pruhem. Do vlastních rukou se odesílají rozhodnutí, u nichž je nutno ověřovat doručení, nebo to stanoví zvláštní právní předpis.10/ Vrácené potvrzené dodejky podatelna
předá na jednotlivá pracoviště, kde je příslušný zaměstnanec připojí ke kopii rozhodnutí, jehož originál byl doručen adresátu. Doručenky datových zpráv se v digitální podobě připojí k odchozí zásilce. (5) Pro zasílání matričních a jiných dokladů do ciziny platí zvláštní právní předpis. 11/ (6) V příslušné evidenci se zaznamenává datum odeslání dokumentů.
Čl. 7 Ukládání dokumentů (1) Zaměstnanec vyřizující dokument mu přidělí ukládací znak, skartační znak a skartační lhůtu podle spisového a skartačního plánu úřadu, což zapíše přímo na vyřizovaný dokument. Zároveň tyto údaje doplňuje do systému eSSL a ukončuje zpracování dokumentů posláním do koncového uzlu. Po vyřízení dokument uloží podle ukládacích znaků spisového plánu do pořadače v příruční registratuře. (2) Dokumenty již nepotřebné k bezprostřednímu výkonu působnosti se předávají do příslušné spisovny úřadu jednou ročně, zpravidla v prvním čtvrtletí, podle předávacího seznamu.12/ (3) Spisovna slouží k ukládání vyřízených dokumentů celého úřadu. Dokumenty finančního odboru, stavebního úřadu, dokumenty dopravní agendy a živnostenské agendy a dokumenty obsahující utajované a zvláštní skutečnosti se ukládají ve specializovaných spisovnách úřadu. Spisovnu v Praze na náměstí Republiky užívají všechny odbory pražského pracoviště. Starší a méně používané dokumenty jsou převáženy do spisovny v Brandýse nad Labem, ulice Zápská. (4) Ve spisovně se dokumenty ukládají podle věcných hledisek uvedených ve spisovém a skartačním plánu v samostatných fasciklech (pořadačích, kartonech) označených ukládacími znaky a rokem, v němž uplynou skartační lhůty. Každý ukládaný spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. (5) Tisk podacího deníku se provádí po uzavření kalendářního roku zpravidla k 1. březnu roku následujícího. Do této doby musí pracovníci podatelny zajistit data tam uvedená před ztrátou a nežádoucí změnou. Vytvoří se PDF verze podacího deníku a tato se uloží. (6) Při ukládání dokumentů se skartačními znaky „A“ se stejnopis vyřízení i všechny ostatní součásti spisu uložené v počítači vytisknou a odevzdají k uložení v písemné formě. (7) Pokud zaměstnanec žádá o předložení dokumentu, je povinen vyplnit ve spisovně výpůjční lístek, který se založí na místo dokumentu a jeho kopie do zvláštní evidence o vypůjčených dokumentech. (8) Půjčování dokumentů mimo úřad je přípustné pouze s písemným souhlasem starosty města, zastupujícího místostarosty nebo tajemníka úřadu.
Část III. Skartační řád Čl. 8 Úvodní ustanovení (1) Skartační řád stanoví postup při vyřazování dokumentů ze spisovny ve skartačním řízení. (2) Bez posouzení ve skartačním řízení nesmějí být žádné dokumenty zničeny.
(3) Za provádění skartačního řízení odpovídá tajemník úřadu. (4) Skartační řízení schvaluje Státní oblastní archiv Praha – Státní okresní archiv Prahavýchod se sídlem v Přemyšlení (dále jen „příslušný archiv“). (5) Dokumenty, kterým je přiřazen skartační znak "A", musí být ke skartačnímu řízení předloženy vždy v psané nebo tištěné formě, zajišťující jejich trvalé uchování. Stejným způsobem musí být předloženy dokumenty označené skartačním znakem "V", navrhované jejich původcem k zařazení do skupiny ”A”. (6) Dokumenty bez trvalé hodnoty, jimž je podle skartačního plánu přiřazen skartační znak "S", a dokumenty skupiny ”V” navržené k vyřazení ve skupině ”S” mohou být ke skartačnímu řízení předloženy i v jiné než tištěné podobě, např. ve formě datového záznamu na disketě. (7) Odpovědnost za uchování dat do ukončení skartačního řízení nese úřad, který je k řízení předkládá.
Čl. 9 Spisový a skartační plán (1) Spisový a skartační plán obsahuje seznam dokumentů rozdělených podle věcných hledisek s ukládacími znaky a skartačními znaky a skartačními (uschovacími) lhůtami. (2) Každému dokumentu (případně souboru dokumentů) musí být přiřazen podle jeho obsahu ukládací znak a skartační znak se skartační lhůtou. (3) Zpracovatelé dokumentů jsou povinni označovat je ukládacími znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu úřadu. (4) Skartační znaky a skartační lhůty uvedené ve spisovém a skartačním plánu jsou závazné pouze pro úřad, z jehož činnosti dokument vznikl nebo jímž byl vyřizován.
Čl. 10 Skartační znak Skartační znaky "A", "S" a "V "určují, jak má být po uplynutí skartační lhůty s dokumentem naloženo - znak "A" - do této skupiny se zařazují dokumenty trvalé hodnoty, které budou po posouzení ve skartačním řízení předány příslušnému archivu k trvalému uložení. - znak "S" - do této skupiny se zařazují dokumenty, které po uplynutí skartační lhůty budou po posouzení ve skartačním řízení a vydání protokolu o skartačním řízení zničeny; - znak "V" - do této skupiny jsou zařazovány dokumenty, u nichž ve skartačním řízení úřad navrhuje a archiv posoudí, které z nich budou předány k trvalému uložení do archivu a které budou zničeny. Při jejich odborném posuzování je na požádání povinen spolupracovat útvar, v němž dokument vznikl nebo byl vyřízen.
Čl. 11 Skartační lhůta (1) Skartační lhůta vyjádřená číslicí za skartačním znakem stanoví počet roků, kdy musí být dokumenty uložen u úřadu.
(2) Skartační lhůta počíná běžet dnem 1. ledna následujícího roku po vyřízení dokumentu, pozbytí jeho platnosti nebo uzavření spisu. (3) Skartační lhůta nesmí být zkracována. Výjimečně může být po dohodě s příslušným archivem prodloužena.
Čl. 12 Skartační řízení (1) Skartační řízení13/ je souhrn úkonů prováděných při vyřazování dokumentů ze spisovny, které jsou po uplynutí stanovených skartačních lhůt pro činnost úřadu dále nepotřebné. (2) Předmětem skartačního řízení jsou všechny dokumenty úřadu, jimž uplynuly skartační lhůty.
Čl. 13 Průběh skartačního řízení (1) Skartační řízení provádí úřad po uplynutí skartačních lhůt dokumentů pod dohledem příslušného archivu. (2) Úřad může s příslušným archivem dohodnout, že skartační řízení nebude prováděno každoročně, ale za delší období, jež však nesmí přesáhnout dobu čtyř let. (3) K provedení skartačního řízení sestaví tajemník úřadu skartační komisi (minimálně tříčlennou). Jejím členem je vždy zaměstnanec pověřený vedením spisovny, který odpovídá za to, že do skartačního řízení budou zahrnuty všechny dokumenty úřadu s prošlou skartační lhůtou. (4) Dokumenty připravuje ke skartačnímu řízení spisovna. Po uplynutí skartačních lhůt vypracuje skartační komise skartační návrh, který tajemník úřadu, příp. jím pověřená osoba, společně se seznamy dokumentů navržených k vyřazení (skartaci) zašle dvojmo příslušnému archivu. V těchto seznamech dokumentů navrhovaných k vyřazení (skartaci) se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem "A" a zvlášť dokumenty se skartačním znakem ”S”. Dokumenty se skartačním znakem "V" skartační komise posoudí a zařadí buďto k dokumentům se skartačním znakem ”A”, nebo dokumentům se skartačním znakem ”S”. (5) Evidenční pomůcky se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných. (6) Na základě předloženého skartačního návrhu provede odpovědný zaměstnanec příslušného archivu odbornou archivní prohlídku dokumentů navrhovaných k vyřazení. (7) Po provedené archivní prohlídce sepíše odpovědný zaměstnanec příslušného archivu protokol o skartačním řízení, kterým: a) posoudí návrh rozdělení dokumentů skupiny ”V”, schválí seznam navrhovaných dokumentů k vyřazení a povolí zničení dokumentů vyřazených ve skupině "S", b) dohodne s odpovědným zaměstnancem úřadu dobu a způsob předání dokumentů skupiny ”A” a vybraných dokumentů ze skupiny ”V” příslušnému archivu. (8) Na základě protokolu o skartačním řízení zabezpečí úřad na vlastní náklady zničení dokumentů zařazených ve skupině "S". (9) Dokumenty vybrané k trvalému uložení předá úřad podle seznamu v dohodnutém termínu příslušnému archivu.
(10) Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, předávací protokol a potvrzení příslušného archivu o převzetí dokumentů, příp. potvrzení příslušné likvidující organizace o převzetí dokumentů určených ke zničení jsou evidenčními záznamy spisovny a jsou uloženy u úřadu a v příslušném archivu. (11) Vyřazování utajovaných dokumentů se řídí a) příslušnými skartačními směrnicemi, b) zvláštním právním předpisem.14/
Část IV. Čl. 14 Řízení spisové služby (1) Za výkon spisové služby odpovídá tajemník úřadu.
Část V. Společná a závěrečná ustanovení Čl. 15 (1) Ke dni platnosti a účinnosti tohoto spisového a skartačního řádu se ruší v celém rozsahu spisový a skartační řád ze dne 1.1.2006. (2) Tento spisový a skartační řád nabývá platnosti dne 1. listopadu 2010.
JUDr. Irena Tučková tajemnice MěÚ Brandýs nad Labem – Stará
Boleslav
Poznámky: 1) zákon č. 499/2004 Sb., Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen „archivní zákon“), vyhláška 283/2014 Sb., O podrobnostech výkonu spisové služby (ve znění novely č. 283/2014 Sb.) 2) Masarykovo náměstí čp. 1, 2, Brandýs nad Labem - Stará Boleslav 3) Mariánské náměstí 28, Brandýs nad Labem – Stará Boleslav, Orebitská 477, Praha 3 4) Zvláštní spisovnu má stavební úřad – na Masarykově náměstí 1, 2, Brandýs nad LabemStará Boleslav, finanční odbor - na Masarykově náměstí 1, 2, Brandýs nad Labem-Stará Boleslav, dopravní agenda je uložena ve spisovně v ul. Zápská 1795, Brandýs nad LabemStará Boleslav. Spisovnu v Praze v Orebitské ulici 477 užívají všechny odbory pražského pracoviště. 5) Např. zákon č. 500/2004 Sb., správní řád 6) Dokumenty označené stupněm utajení se předávají neotevřené, opatřené podacím razítkem na obálce. Přejímá je osoba určená pro styk s utajovanými skutečnostmi na příslušný stupeň utajení, která odpovídá za jejich evidenci a zpracování. 7) viz pozn. 5 8) Např. § 111 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení). 9) § 6 zákona č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů. 10) viz pozn. 5 11) Vyhláška Ministerstva vnitra č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů. 12) předávací seznam – viz příloha č. 3 13) § 7 – §10 archivního zákona 14) Zákon č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů. Vyhláška Národního bezpečnostního úřadu č. 137/2003 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti.
Příloha č. 1 Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin Jednotlivé skupiny znaků
ukládací znaky od - do
Znaky všeobecné
51-85
Organizace činnosti
101-104
Agenda kontroly
111-113
Personální práce
117-122
Finance
176-181
Životní prostředí
201-250
Místní hospodářství, živnosti
251-260
Doprava a silniční hospodářství
276-281
Obchod
302-306
Územní plánování a stavební řád
326-341
Kultura
401-411
Záležitosti církví a náboženských společností
431-432
Školství
451-455
Zdravotnictví
526-530
Sociální péče
551-558
Požární ochrana
581-585
Všeobecná vnitřní správa, ochrana veřejného pořádku
601-641
Příloha č. 2 Znaky spisového a skartačního plánu Ukládací znak
Text
Skartační znak/lhůta
(podznak)
ZNAKY VŠEOBECNÉ 51. Písemnosti vedoucích útvarů: 51.1 Písemnosti starosty (primátora)
V/10
51.2 Písemnosti místostarosty (náměstků)
V/10
51.3 Písemnosti tajemníka
V/10
51.4 Písemnosti vedoucích odborů
V/10
52 Spolupráce se státními orgány a jinými organizacemi: 52.1 Součinnost s ústředními správními úřady
V/5
52.2 Součinnost s ostatními organizacemi
V/5
52.3 Členství ve Svazu měst a obcí ČR apod.
V/5
52.4 Poslanecké dny
V/5
52.5 Mikroregiony, přeshraniční spolupráce
V/5
53 Organizace členění a působnost úřadu: 53.1 Systemizace úřadu
A/5
53.2 Interní akty řízení a další řídící předpisy
A/5
54 Řízení, kontrola a metodická činnost: 54.1 u obecních úřadů
V/5
54.2 u příspěvkových organizací, jichž je obec zřizovatelem, a organizačních složek obce
V5
54.3 Metodické materiály: 54.3.1 vlastní
A/5
54.3.2 ostatní
S/5
55 Rehabilitace
A/10
56 Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných písemností) 56.1 všeobecně
V/51)
56.2 hospodářské
V/51)
56.3 nájemní
S/51)
56.4 majetkoprávní
A/5
56.5 kolektivní
A/5
56.6 ostatní
V/51)
57 Statistika, výkaznictví 2)
57.1 Časové řady ukazatelů
S/5
57.2 Roční výkazy
A/5
57.3 Výkazy s kratší než roční periodicitou
S/5
57.4 Pomocný materiál ke statistice o sčítání lidí, domů a bytů
V/53)
57.5 Jednorázové soupisy
S3)
57.6 Podkladový materiál k výkazům
S3)
58 Automatizace, výpočetní technika 58.1 Informační systém úřadu
A/1)
58.2 Grafické systémy
A/15
58.3 Programová dokumentace
S/54)
58.4 Provozní dokumentace, operační systémy
S/54)
59 Petiční právo
V/5
60 Stížnosti 60.1 Stížnosti, všeobecné písemnosti
V/5
60.2 Hodnocení, rozbory, evidence
A/5
60.3 Konkrétní případy
V/5
61 Ochrana obyvatelstva, Integrovaný záchranný systém, krizové řízení 61.1 Ochrana obyvatelstva 61.1.1 Organizace ochrany obyvatelstva a zařízení civilní obrany A/5
61.1.2 Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi (jednotky požární ochrany, občanská sdružení, technické a jiné služby aj.)
S/5
61.1.3 Opatření ochrany obyvatelstva (varování, evakuace, ukrytí, nouzové přežití aj.)
V/5
61.1.4 Hospodaření s materiálem civilní ochrany
S/5
61.1.5 Zařízení civilní ochrany (odborná příprava, dokumentace) V/5 61.1.6 Organizace školení fyzických a právnických osob v obci
S/5
61.1.7 Stanoviska obce jako dotčeného orgánu ve stavebním a územním řízení z hlediska ochrany obyvatelstva
A/5
61.2 Integrovaný záchranný systém 61.2.1 Organizace Integrovaného záchranného systému
V/5
61.2.2 Dokumentace Integrovaného záchranného systému (havarijní plánování, cvičení v Integrovaném záchranném systému, vzdělávání v Integrovaném záchranném systému)V/5 61.2.3 Koordinace záchranných a likvidačních prací
V/5
61.2.4 Financování, náhrady
S/5
61.2.5 Kontrolní činnost, pokuty
V/5
61.3 Krizové řízení 61.3.1 Organizace krizového řízení (bezpečnostní rada, krizový štáb)
V/5
61.3.2 Zvláštní skutečnosti
V/5
61.3.3 Připravenost na krizové stavy (krizové plánování, cvičení, vzdělávání v krizovém řízení)
V/5
61.3.4 Řešení krizových situací
A/5
61.3.5 Financování, náhrady
S/5
61.3.6 Kontrolní činnost, pokuty
V/5
61.4 Hospodářská opatření pro krizové stavy 61.4.1 organizace systému hospodářských opatření pro krizové stavy
V/5
61.4.2 Příprava hospodářských opatření pro krizové stavy
V/5
61.4.3 Realizace hospodářských opatření pro krizové stavy
V/5
62 Zahraniční styky a cesty
V/5
63 Referendum, místní referendum 63.1 Zápis o průběhu a výsledku hlasování referenda
A/10
63.2 Ostatní dokumentace
V/5
63.3 Použité hlasovací lístky a úřední obálky
S5)
63.4 Místní referendum: 63.4.1 Návrh na konání místního referenda, podpisové listiny, usnesení o vyhlášení referenda, zápisy okrskových a místních komisí, vyhlášení výsledků hlasování
A/10
63.4.2 Ostatní dokumentace
V/5
63.4.3 Použité hlasovací lístky a úřední obálky
S6)
64 Živelní pohromy a mimořádné události
A/5
65 Plány, koncepce, programy rozvoje obce
A/10
65.1 Dotační programy
V/10
66 Pokutování ve správě
S/5
67 Přestupky, správní delikty 67.1 Rozbory, hodnocení
A/5
67.2 Evidence přestupků
A/5
67.3 Konkrétní případy
V/5
67.4 Správní delikty právnických osob a fyzických osob, které jsou podnikateli
V/5
67.5 Správní delikty podle zákona o obcích
V/5
68 Ochrana státního a služebního tajemství
V/5
69 Fotografování, filmování (povolení aj.)
V/5
70 Spisová služba 70.1 Skartační řízení
A/5
70.2 Podací deník, jednací protokol
A/5
70.4 Rejstříky
A/57)
70.5 Jiná pomocná evidence
V/58)
72 Hospodaření a správa majetku 72.1 Evidence majetku
A/10
72.1.1 Obecní pozemky
A/5
72.1.2 Obecní budovy
A/5
72.1.3 u příspěvkových organizací, jichž je obec zřizovatelem, a organizačních složek obce 72.2 Inventarizace majetku
A/5 V/5
72.3 Příslušnost k hospodaření s majetkem státu včetně výkonu jeho prozatímní správy
A/10
72.3.1 Převod práva hospodaření s majetkem státu 72.3.2 Vymáhání pohledávek státu
A/10 A/10
72.4 Nabývání majetku obce
V/5
72.5 Vyřazování majetku
S/5
72.6 Rekonstrukce a modernizace majetku
V/5
72.7 Opravy a údržba majetku
S/5
72.8 Zatížení (dluhy, věcná břemena) majetku
S/5
72.9 Majetkové restituce
A/10
72.10 Výběrové řízení o zadávání veřejných zakázek
V/10
72.11 Pojištění majetku obce
V/10
73 Privatizace
A/10
74 Vyznamenání, ceny města, čestné občanství
A/5
75 Náhrady cestovních, stěhovacích a jiných výdajů
S/5
76 Propagační činnost 76.1 Obecní zpravodaj, jiné tiskoviny vydávané obcí
A/5
(v příslušném archivu se ukládá jeden exemplář) 76.2 Výstřižková služba o činnosti úřadu
V/5
76.3 Jiné formy prezentace města
V/5
77 Volby do zastupitelských sborů 77.1 Kandidátní listina, přihláška kandidáta k registraci, prohlášení kandidáta včetně podkladů ke kandidátní listině a přihlášce k registraci, petice, dokumentace o vzdání se kandidatury nebo jejím odvolání, rozhodnutí o registraci kandidátní listiny, rozhodnutí o registraci přihlášky k registraci, rozhodnutí soudu ve věci registrace přihlášky k registraci
A/10
77.2 Zápisy o výsledku hlasování, hlášení výsledků voleb v obci
A/5
77.3 Organizačně technické zabezpečení voleb
S/5
77.4 Ostatní volební materiály
S/5
77.5 Seznamy voličů
V/59)
77.6 Použité hlasovací lístky a volební obálky
S10)
78 Volby přísedících u soudu
A/5
79 Konference, porady, konzultace
V/5
82 Reklama: 82.1 Vlastní
V/51)
82.2 Cizí
S/51)
83 Obecně prospěšné práce 83.1 Obecně prospěšné práce
V/5
83.2 Obecně prospěšné práce podle soudního rozhodnutí
V/5
84 Informace podle zákona č. 106/1999 Sb. 84.1 Informace podle zákona č. 106/1999 Sb. 84.2 Vyhodnocení
S/5 A/5
85 Předběžná ochrana orgánem státní správy
V/5
96 Vymáhání pohledávek
S/15
ORGANIZACE ČINNOSTI 101 Zasedání zastupitelstva, rady a komisí 101.1 Podkladové materiály k jednání (nejsou-li součástí zápisu) 101.1.1 zastupitelstva
V/5
101.1.2 rady
V/5
101.1.3 výborů a komisí
V/5
101.2 Zápisy z jednání včetně programu, usnesení a příloh 101.2.1 zastupitelstva
A/10
101.2.2 rady
A/10
101.2.3 výborů a komisí
A/10
101.3 Interpelace členů zastupitelstva
V/5
102 Zvláštní orgány obce 102.1 Činnost zvláštních orgánů obce
V/5
102.2 Bezpečnostní rada obce
V/5
102.3 Krizový štáb obce
V/5
104 Vyhlášky a nařízení obce 104.1 Obecně závazné vyhlášky obce
A/52)
104.2 Nařízení obce
V/52)
AGENDA KONTROLY 111 Plány kontrolní činnosti: 111.1 krátkodobé
S/5
111.2 dlouhodobé
A/5
111.3 Kontrolní řád
V/5
112 Kontroly 112.1 Kontroly plánované vlastní
V/5
112.2 Kontroly ve spolupráci s jinými orgány
V/5
112.3 Neplánované kontroly
V/5
112.4 Rozbory a vyhodnocení
A/5
113 Kontrola plnění usnesení: 113.2 – zastupitelstva
A/5
113.3 – rady
A/5
113.4 – výborů a komisí
A/5
PERSONÁLNÍ PRÁCE 117 Kvalifikace a vzdělávání pracovníků: 117.1 Kvalifikace a vzdělávání
V/10
117.2 Hmotné zabezpečení
S/5
118 Pracovní poměr 118.1 Osobní spisy a písemnosti s obdobnou funkcí včetně dotazníků, evidenčních listů, čestných prohlášení, pracovních a služebních smluv, funkčního zařazení, platových výměrů, kvalifikačních posudků a dokladů, výsledků psychologických a podobných zkoušek a testů, čestných uznání a vyznamenání, výpočtů, žádostí o rozvázání pracovního poměru, výstupních a propouštěcích listů, likvidačních listů, vysvědčení při odchodu, zápočtových listů (potvrzení o zaměstnání) aj.: 118.1.1 vedoucích zaměstnanců A/10 118.1.2 ostatní osobní spisy: písemnosti obsahující údaje potřebné pro účely důchodového pojištění S/45 118.1.3 ostatní vyjma písemností týkajících se osobních údajů o zaměstnanci, které nejsou nezbytné pro uplatnění práv a plnění povinností zaměstnavatele vyplývajících ze zvláštních zákonů. Tyto písemnosti předá zaměstnavatel zaměstnanci při skončení pracovního poměru (např. životopis, pracovní posudky, vysvědčení, zápočtový list apod.). S/10 118.1.4 písemnosti týkající se přijímání, pracovního poměru a zařazení, rušení pracovního poměru, propouštění a jiných změn (pokud nejsou součástí osobního spisu) S/5 118.2 Pracovní doba (pracovní volno, úlevy v práci, práce přesčas)
S/5
118.3 Snížení pracovního úvazku
S/5
118.5 Vedlejší činnost
S/5
118.6 Náhrada škody
S/5
118.7 Nemocenské a sociální zabezpečení pracovníků
S/10
118.8 Zdravotní pojištění 118.9 Způsobilost zaměstnanců k výkonu činnosti - pověřování,
S/10
akreditace, zmocnění apod. 118.10 Postihy podle zákoníku práce 118.11 Výběrová řízení na obsazení pracovních míst
S/5 S/5 S/5
119 Záležitosti pracovně právní 119.1 Pracovníci aparátu úřadu
S/5
119.2 Pracovníci organizací a zařízení bez právní subjektivity řízených a spravovaných úřadem
S/5
119.3 Odměny z prostředků úřadu
S/5
120 Záležitosti členů městského zastupitelstva, členů komisí a výborů
S/5
120.1 Pracovně právní vztahy a odměňování
S/5
120.2 Záležitosti důchodového zabezpečení
S/5
120.3Jednorázové odměny z prostředků obce
S/5
120.4 Náhrady (kromě cestovních a stěhovacích výdajů)
S/5
121 Příjmy z pracovního poměru 121.1 Platový řád
V/52)
121.2 Katalog funkcí a mzdových tarifů
S/52)
121.4 Odměňování
S/5
121.5 Náhrady za dovolenou
S/5
121.6 Věcná plnění
S/5
121.7 Dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti
S/5
121.8 Mzdové listy
S/30
Vzhledem k potřebě mzdových listů pro účely důchodového zabezpečení a nemocenského pojištění se doporučuje skartační znak a lhůta
S/45
121.9 Daň z příjmu
S/10
121.10 Vedlejší činnost
S/5
121.11 Výplatní lístky
S/5
121.12 Půjčky zaměstnancům
S/5
122 Péče o pracovníky všeobecně
V/5
122.1 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy, odškodňování pracovních úrazů: 122.1.1 smrtelné a těžké
V/10
122.1.2 ostatní
S/5
122.2 Pracovní podmínky žen
S/5
122.3 Pracovní podmínky mladistvých
S/5
122.4 Osoby se změněnou pracovní schopností
S/5
122.5 Závodní stravování
S/5
122.6 Ochranné oděvy a jiné součástky, služební oděvy
S/5
FINANCE 176 Rozpočty - všeobecné údaje a dílčí podklady
V/5
176.1 Rozpočtový výhled, tabulková a textová část
A/10
176.2 Roční rozpočty, tabulková a textová část
A/10
176.3 Rozbory o plnění rozpočtů a finančního hospodaření 176.4 Ostatní písemnosti finančního hospodaření
A/10 V/5
177 Finanční plány hospodářských organizací a rozpočty příspěvkových organizací všeobecně
V/5
177.1 Dlouhodobé finanční plány a rozpočtové výhledy
A/10
177.2 Roční finanční plány a rozpočty organizací
A/10
177.3 Rozbory hospodaření organizací
A/10
177.4 Ostatní písemnosti o finančním hospodaření řízených organizací
V/5
178 Daně, dávky, poplatky všeobecně
V/5
178.1 Všeobecné záležitosti státních příjmů a příjmů obcí
S/5
178.2 Jiné příjmy (s výjimkou uvedených v položkách 3 až 6)
S/5
178.3 Rejstříky, katastry, výkazy apod., likvidace nedoplatků
V/5
178.4 Místní daně a poplatky
S/5
178.5 Katastr domovní daně
V/5
178.6 Pasporty
V/5
178.7 Daň z přidané hodnoty
S/10
179 Právní zastupování obce ve finančních záležitostech
V/5
180 Konfiskační záležitosti
A/10
181 Účetnictví: 181.1 Roční účetní výkazy, roční uzávěrky a výroční zprávy, audit A/10 181.2 Doklady o výdajích a příjmech v hotovosti
S/5
181.3 Inventární karty hmotného majetku (kromě zásob nebo účetních písemností je nahrazujících)
S/5 S/511)
181.4 Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek 181.5 Účetní doklady a jiné účetní písemnosti týkající se daňového řízení, správního řízení, trestního řízení, občanského soudního
V/52)
řízení nebo jiného řízení
181.6 Účetní doklady týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných S/52)
závazků
181.7 Knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti vzniklé z přímého styku s cizinou před 1. lednem 1949 a účetní závěrka vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedené podle zákona č. 92/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů S12) 181.8 Účetní doklady týkající se pohybu majetku
V/20
181.9 Úvěry, záruky a písemnosti s obdobnou funkcí
S/5
181.10 Cenné papíry
V/10
181.11 Ostatní účetní písemnosti (přezkum hospodaření, rating aj.)
S/10
181.12 Projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví, V/54)
prostředky výpočetní a jiné techniky 181.13 Výherní hrací přístroje (vyúčtování)
S/5
ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ 201 Půdní fond 201.1 Vynětí ze zemědělského půdního fondu a rekultivace
A/15
201.1.1 Rozhodnutí o odvodech za vynětí půdy ze zemědělského půdního fondu
A/15
201.2 Ochrana využití zemědělského půdního fondu 201.3 Změny kultur a využití půdního fondu
V/5 V/5
201.4 Převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků
A/5
201.5 Použití zemědělské půdy k nezemědělským účelům na dobu jednoho roku
S/5
201.6 Pokuty ukládané při ochraně zemědělského půdního fondu
S/5
202 Pozemkové úpravy, stanoviska k územně plánovací dokumentaci
V/5
203 Zemědělská výroba, podnikání v zemědělství 203.1 Užívání půdy a jiného zemědělského majetku, podnikání v zemědělství V/5 203.1.1 Evidence soukromě hospodařícího rolníka
V/10
203.1.2 Evidence zemědělského podnikatele – fyzické osoby, právnické osoby, zahraniční osoby V/10 203.2 Ochrana proti škůdcům, chorobám a plevelům
S/5
203.3 Kácení ovocných stromů a klučení vinic
V/5
203.4 Zrušení chmelnic
S/5
203.5 Veterinární opatření
V/5
203.6 Plemenitba
S/5
203.7 Včelařství
V/5
203.8 Chov a ochrana zvířat
V/5
204 Zemědělské práce (zajištění)
S/5
205 Zemědělské organizace a podniky
V/5
206 Myslivost 206.1 Uznání honiteb
A/5
206.2 Nájemní smlouvy
V/5
206.3 Myslivecké plánování a statistika
V/5
206.4 Oblasti pro chov zvěře
V/5
206.5 Lovecké lístky (evidence)
S/5
206.6 Náhrada škod
V/5
206.7 Myslivecký hospodář, myslivecká stráž
V/5
206.8 Evidence honebních společenstev
V/10
206.9 Pokuty ukládané fyzickým a právnickým osobám
S/5
207 Rybářství 207.1 Rybářské revíry 207.2 Rybníky rybníkářsky neobhospodařované
A/5 A/5
207.3 Plánování a rybářské hospodaření
V/5
207.4 Rybářský hospodář a rybářská stráž
V/5
207.5 Evidence rybářských lístků
S/5
207.6 Náhrady škod
V/5
221 Lesní hospodářství: 221. 1 Pozemky určené k plnění funkcí lesa: 221.1.1 Prohlášení pozemku za pozemek určený k plnění funkce lesa 221.1.2 Rozhodnutí v pochybnostech 221.1.3 Souhlasy k návrhům územně plánovací dokumentace a k vydání územního rozhodnutí 221.1.4 Dělení lesních pozemků 221.1.5 Odnětí pozemků k plnění funkcí lesa 221.1.6 Omezení využívání pozemků pro plnění funkcí lesa 221.2. Užívání lesů: 221.2. 1 Dočasné omezení nebo vyloučení vstupu do lesů 221.2.2 Výjimka ze zákazu některých činností v lese 221.2.3 Stanovení podmínek sportovní akce 221.2.4 Opatření k zabezpečení osob a majetku 221.3. Hospodářská úprava lesů: 221.3.1 Vyhlášení záměru zadat zpracování lesních hospodářských osnov 221.4. Hospodaření v lesích: 221.4.1 Uznání výběrových stromů a lesních porostů pro sběr semen 221.4.2 Uložení opatření v případech mimořádných okolností 221.4.2 Souhlas s těžbou uznaných stromů nebo porostů 221.4.3 Výjimka z velikosti či šíře holé seče V/5 221.4.4 Povolení delších lhůt pro zalesnění a zajištění kultur 221.4.5 Nesouhlas s těžbou v lesích bez převzaté lesní hospodářské osnovy 221.4.6 Výjimka ze zákazu mýtní těžby v porostech do osmdesáti let věku 221.4.7 Podmínky a výše náhrady lesní dopravy po cizích pozemcích 221.4.8 Pověření výkonem funkce odborného lesního hospodáře 221.4.9 Udělení nebo odnětí licencí pro výkon funkce lesního hospodáře 221.5 Ochrana lesů 221.5.1 Opatření k odvrácení hrozícího nebezpečí 221.5.2 Opatření proti rozšíření škůdců 221.5.3 Ustanovení a zrušení lesní stráže 221.6. Státní správa lesů a sankce: 221.6.1. Opatření k odstranění zjištěných nedostatků
A/5 A/5 A/5 A/5 A/5 A/10 V/5 V/5 V/5 V/10
V/5
A/10 V/5 V/5 V/10 V/5 V/10 V/5 A/10 A/10 V/5 V/5 V/10 V/10
221.6.2. Pokuty za přestupek 221.6.3. Pokuty za správní delikt 230 Vodohospodářské plánování
V/5 V/5 A/5
231 Vodní hospodářství 231.1 Realizace zákona o vodách a souvisejících předpisů
V/5
231.2 Vodoprávní povolení, souhlasy a vyjádření, evidence vydaných rozhodnutí
A/5
231.3 Pokuty
S/5
231.4 Opravné prostředky proti rozhodnutí
S/5
231.5.1 Vodní toky, čistota toků a odpadních vod, vypouštění nebezpečných vod
V/20
231.5.2 Rybníky, nádrže, vodní rekreace (vyjádření, rozhodnutí o povolení kolaudace, revize)
V/20
231.6 Vodní stráž
V/5
231.7 Vodohospodářský dozor
A/10
231.8 Vodohospodářská evidence (včetně vodních toků)
A/50
231.9 Protipovodňová ochrana
V/10
231.9.1 Povodňový plán obce 231.10 Zátopová území
A/5 V/10
233 Vodovody a kanalizace 233.1 Plán rozvoje vodovodů a kanalizací
A/10
233.2 Územně plánovací dokumentace vodovodů a kanalizací
A/10
233.3 Evidence vodovodů a kanalizací: 233.3.1 majetková
A/10
233.3.2 provozní (záznamy o zdrojích povrchových a podzemních vod, výkresová dokumentace, nákladové listy, cenové kalkulace, plán kontrol jakosti vod, plán kontrol míry znečištění odpadních vod, provozní deník a provozní řády) V/10 233.4 Ochranná pásma vodovodních řadů a kanalizačních stok 233.4.1 Výjimky z ochranných pásem 233.5 Vodné a stočné
A/10 A/10 S/5
233.6 Čistírny odpadních vod a kanalizace
V/20
233.7 Technický audit vodovodů a kanalizací
A/5
233.8 Sankce, pokuty
S/5
245 Ochrana ovzduší 245.1 Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu ovzduší 245.2 Poplatky za znečištění ovzduší
A/5 S/5
245.3 Pokuty
S/5
245.4 Regulační opatření při inverzních stavech ovzduší
S/5
245.5 Evidence stacionárních zdrojů
V/5
246 Ochrana přírody 246.1 Realizace vyhlášky o chráněných částech území
A/5
246.2 Rozhodnutí o výjimkách z chráněných částí přírody
A/5
246.3 Stanovisko k chráněným částem přírody
V/5
246.4 Ochrana krajinného rázu, zásahy do významných krajinných prvků A/5 246.5 Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu přírody
A/5
246.6 Vyjádření ke stavbám pro územní řízení
V/5
246.7 Posuzování vlivů na životní prostředí (EIA)
A/5
246.8 Mezinárodní konvence o ochraně živočichů a rostlin (CITES)
V/5
246.9 Geografické nepůvodní druhy
V/5
246.10 Kácení dřevin rostoucích mimo les
V/5
246.11 Stráž ochrany přírody
V/5
246.12 Rozhodnutí o přestupcích podle zákona č. 114/1992 Sb.
V/5
249 Odpadové hospodářství 249.1 Rozhodnutí podle právních předpisů upravujících odpadové hospodářství
A/51)
249.2 Ukládání pokut
S/5
249.4 Evidence skládek odpadu
A/513/
249.5 Nepovolené skládky odpadu
S/5
249.6 Dozor na obecní skládce odpadu
S/5
249.7 Příprava a likvidace odpadu
V/5
250 Geologie 250.1 Rozhodnutí a osvědčení o výhradním ložisku
A/10
250.2 Dobývání výhradního ložiska
A/10
250.4 Povolování staveb a zařízení v chráněných ložiskových územích
A/10
MÍSTNÍ HOSPODÁŘSTVÍ, ŽIVNOSTI 251 Organizace a zařízení 251.1 Zřizování, rušení a změny organizací a zařízení
A/10
251.4. Majetkové převody – pozemky
A/10
253 Živnostenské podnikání: 253.1 Živnostenský úřad: 253.1 1 Metodické a organizační pokyny a stanoviska
V/10
253.1.2 Statistiky, rozbory
V/10
253.1.3 Organizační záležitosti
V/10
253.2 Živnostenské oprávnění: 253.2.1 Fyzické osoby
S/10
253.2.2 Právnické osoby
S/10
253.2.3 Zahraniční osoby
S/10
253.2.4 Nevzniklá živnostenská oprávnění
S/5
253.3 Živnostenský rejstřík: 253.3.1 Úřední výpis, opis, potvrzení 253.4 Ostatní dokumenty
V/5 S/5
253.5 Sankce a kontrolní činnost 253.5.1 Stížnosti, podněty
S/10
253.5.2 Kontrolní činnost
V/10
253.5.3 Sankční řízení (pokuty, přestupky, zrušení, pozastavení) V/25 253.5.4 Nařízení živnostenské kontroly
V/10
253.6 Vymáhání pohledávek
V/5
253.7 Vyjadřování ke stavebnímu řízení
S/5
254 Bytový majetek 254.1 Bytový majetek obce
V/10
254.4 Příspěvky na bytovou výstavbu
S/10
254.5 Hospodaření s byty (přidělování, směna bytů)
S/10
254.6 Modernizace a adaptace bytů
S/5
254.7 Nájemné
S/5
255 Nebytové prostory 255.1 Přidělování
S/10
255.2 Nájemné
S/5
255.3 Odvolací řízení
V/10
260 Pohřebnictví
V/5
DOPRAVA A SILNIČNÍ HOSPODÁŘSTVÍ 276 Doprava 276.1 Koordinace různých druhů dopravy
S/5
276.2 Jízdní řády
S/5
276.3 Mechanizace nakládky a vykládky
S/5
276.4 Provozní objekty, pomocné objekty a zařízení, čekárny, zastávky, stanoviště
V/5
276.5 Bezpečnost silničního provozu
S/5
276.6 Rozvoj motorismu
S/5
277 Silniční doprava 277.1 Nákladní přeprava
S/5
277.2 Přeprava osob
S/5
277.3 Taxislužba
S/5
277.3.1 Osvědčení o odborné způsobilosti
V/10
277.4 Nemotorová doprava
S/5
277.5 Dopravní průzkumy
V/5
277.6 Závady a nedostatky
S/5
278 Technika silniční dopravy 278.1 Stavby, přestavby a rušení vozidel
S/5
278.3 Hospodárnost provozu vozidel
S/5
278.5 Stanice technické kontroly, měření emisí
S/5
279 Městská doprava 279.1 Městská hromadná doprava
S/5
279.2 Provoz městské hromadné dopravy
S/5
279.3 Technika městské hromadné dopravy
S/5
279.4 Dopravní inženýrství
S/5
279.5 Bezpečnost provozu městské hromadné dopravy
S/5
279.6 Parkovací prostory
S/5
280 Silniční hospodářství 280.1 Investiční stavby
A/10
280.2 Příprava plánů investic a velkých oprav
A/5
280.5 Stroje a zařízení pro silniční práce
S/5
280.6 Běžná údržba silnic a mostů
S/5
280.7 Zimní údržba pozemních komunikací
S/5
280.8 Uzavírky pozemních komunikací a jiná rozhodnutí
S/5
280.9 Místní komunikace: 280.9.1 Velké opravy
V/5
280.9.2 Údržba
S/5
280.10 Stanovení dopravního značení
S/5
280.11 Připojení pozemní komunikace nebo sousední nemovitosti na pozemní komunikaci S/5 280.12 Zvláštní užívání pozemních komunikací
S/5
281 Ostatní obory dopravy 281.1 Železniční doprava
V/5
281.2 Letecká doprava
V/5
281.3 Vodní doprava
V/5
281.4 Ostatní doprava (pásová, potrubní, lanová atd.)
V/5
OBCHOD
302 Tržní agenda
S/5
303 Síť podniků, prodejen,, provozoven, skladů a trhů
V/5
306 Cestovní ruch
V/5
306.1 Koncepce rozvoje cestovního ruchu (plány rozvoje, rozbory)
A/5
ÚZEMNÍ PLÁNOVÁNÍ A STAVEBNÍ ŘÁD Ukládací znak spisového a skartačního plánu se u této skupiny písemností použije jen v případě, kde písemnost nelze zařadit do kompletního spisu stavby. 326 Územně plánovací dokumentace 326.1 Územní plány 326.2 Urbanistické studie
A/102) A/102)
327 Územně plánovací podklady
V/10
328 Územní rozhodnutí: 328.1 Rozhodnutí o chráněném území 328.2 Rozhodnutí o stavební uzávěře 328.3 Rozhodnutí o umístění stavby 328.4 Rozhodnutí o dělení a scelování pozemků 328.5 Odvolání proti územnímu rozhodnutí
A/5 A/5 A/5 V/5 V/5
329 Oprávnění k projektové činnosti
A/10
330 Stavební povolební a další spisy včetně dokumentace, týkající se stavby (kolaudace, změny stavby, změny v užívání stavby, udržovací práce, odstranění stavby) V/514) 330.1 stavby dopravní, energetické, telekomunikační V/514) 331 Povolení terénních úprav, některých prací a zařízení
V/5
332 Státní stavební dohled
S/20
333 Vyvlastnění (stanoviska a vyjádření)
V/5
334 Stavební úřady
V/10
335 Vstup na cizí nemovitosti
S/5
336 Souhlas k vydání stavebního povolení pro speciální stavby
A/10
337 Rozhodování stavebních úřadů podle zvláštních předpisů
V/10
338 Sankce podle stavebního zákona
S/5
339 Přezkoumání pravomocných správních rozhodnutí mimořádnými opravnými prostředky V/5 340 Problematika radonu
V/10
341 Program obnovy venkova
V/10
KULTURA 401 Kultura 401.1 Péče o občanské záležitosti
S/5
401.2 Slavnosti, vzpomínkové akce, koncerty, výchovné, kulturní a jiné veřejné produkce V/5 401.3 Vzdělávací kursy a jiné kulturně výchovné akce
V/5
401.4 Ostatní písemnosti OKCR
V/5
402 Organizační záležitosti kulturních zařízení
V/5
403 Kulturní instituce a zařízení: 403.1 Divadla
V/5
403.2 Knihovny
V/5
403.3 Muzea a galerie
V/5
403.4 Ostatní
V/5
405 Autorský zákon
V/5
405.1 Povinné výtisky
V/5
407 Povolování a oznámení veřejné produkce
V/5
408 Tisk, rozhlas, televize a film
V/5
409 Zájmová umělecká činnost
V/5
410 Kroniky
A/108)
411 Péče o kulturní památky 411.1 Péče o kulturní památky, památkové rezervace, památkové zóny, památková ochranná pásma, včetně evidence V/10 411.2 Prohlášení Ministerstva kultury za kulturní památku, památkovou rezervaci, památkovou zónu, památkové ochranné pásmo A/30 ZÁLEŽITOSTI CÍRKVÍ A NÁBOŽENSKÝCH SPOLEČNOSTÍ 431 Věci církví a náboženských společností
V/10
432 Stavby a opravy církevních budov a zařízení (stanoviska a vyjádření) A/202) ŠKOLSTVÍ 451 Školy a školská zařízení 451.1 Školy a školská zařízení zřízená obcí
V/5
451.2 Zřizovací listiny škol, dodatky a změny
V/5
451.3 Konkursní řízení na obsazení funkcí ředitelů škol a školských zařízení
V/5
451.4 Jmenování, odvolávání, delegování pravomocí
A/10
451.5 Rozhodnutí zřizovatele na základě platné legislativy
A/10
451.6 Výroční zprávy škol, jejichž zřizovatelem je obec
A/5
451.7 Ostatní písemnosti
V/5
452 Soukromé a církevní školy
V/5
453 Školský rejstřík 453.1 Žádosti o zápis, změnu zápisu a výmaz, rozhodnutí
V/5
453.2 Vyjádření k udělení výjimek z počtu škol, dětí a žáků ve škole
S/5
455 Pasportizace škol 455.1 Výkazy škol a školských zařízení
V/5
455.2 Výsledky hospodaření škol
A/10
455.3 Účetní závěrky škol 455.4 Ostatní dílčí plány, zprávy, výkazy a hlášení na dobu kratší než roční
S/5
455.5 Ostatní záležitosti škol
V/10
456 Inspekční zprávy a protokoly 456.1 Inspekční zprávy a protokoly o činnosti škol a školských zařízení
V/5
456.2 Revize (zprávy), prověrky BOZP, PO
V/5
ZDRAVOTNICTVÍ 526 Léčebně preventivní péče 526.1 Nestátní zdravotnická zařízení
V/5
526.2 Nemocnice s poliklinikou
V/5
526.3 Polikliniky
V/5
526.4 Léčebné ústavy
V/5
526.5 Zvláštní dětská zařízení
V/5
526.6 Závodní zdravotnická zařízení
V/5
526.7 Nemoci z povolání
V/5
526.7.1 Rozbory
A/5
526.11 Alkoholismus a jiné toxikomanie
V/10
526.12 Evidence dětí a mladistvých postižených na zdraví
V/5
527 Přírodní léčebné lázně a přírodní léčebné zdroje pro zdraví
A/5
528 Hygienická služba
V/5
528.1 Sankce za porušování předpisů na úseku hygieny
V/5
529 Lékárenská služba
V/5
530 Regresní náhrady
S/10
SOCIÁLNÍ PÉČE
15)
551 Sledování sociálních poměrů a vedení evidence sociálně potřebných občanů 551.1 Evidence uchazečů po přidělení bytu v sociálním zařízení
S/5
552 Mimoústavní sociální péče 552.1 Poradenství
S/5
552.2 Pečovatelská služba, kluby důchodců
S/10
552.3 Mimořádné výhody pro občany těžce postižené na zdraví
S/10
552.4 Peněžité příspěvky
S/10
552.4.1 Sociální příspěvek
S/10
552.4.2 Příspěvek při péči o osobu blízkou
S/5
552.4.3 Příspěvek na provoz motorového vozidla
S/5
553 Ústavní sociální péče o občany těžce postižené na zdraví a staré občany, zařízení sociálně právní ochrany a služby v ostatních zařízeních sociální péče – všeobecně V/10 553.1 Organizační záležitosti
V/5
553.2 Přijímání žadatelů
S/5
553.3 Provozní záležitosti
S/5
554 Umisťování občanů se změněnou pracovní schopností
S/5
554.1 Umisťování občanů mladších osmnácti let
S/5
554.2 Hmotné zabezpečení občanů se změněnou pracovní schopností
S/5
555 Péče o rodinu 555.1 Sociální péče v rodinách s nezaopatřenými dětmi a u těhotných žen
V/1016)
555.2 Sociálně právní ochrana dětí a mládeže: 555.2.1 dokumentace se spisovou značkou Om
V/1016)
555.2.2 dokumentace se spisovou značkou Nom
V/102)
555.2.3 dokumentace se spisovou značkou Pon
V/1016) S/1016)
555.3 Osvojení a svěření dítěte do pěstounské péče
555.4 Dávky sociální péče nezaopatřeným dětem, jejich rodičům a těhotným ženám S/5 555.5 Pečovatelská služba pro rodiny s dětmi
S/5
555.6 Předmanželské a manželské poradenství
V/5
555.7 Domovy pro matky s dětmi
V/5
555.8 Příspěvek na výživu dítěte
S/5
556 Péče o společensky nepřizpůsobivé občany
V/5
557 Záležitosti národnostních menšin
V/5
558 Posudková služba sociálního zabezpečení
S/5
POŽÁRNÍ OCHRANA 581 Organizace požární ochrany 581.1 Organizace požární ochrany a požárních jednotek
A/5
581.3 Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi (Hasičský záchranný sbor ČR, sbory dobrovolných hasičů aj.)
S/5
582 Činnost požární ochrany: 582 3 Požáry (požární zásahy, rozbory aj.)
V/5
582.4 Školení a odborná příprava pracovníků o požární ochraně
S/5
582.5 Prevence požární ochrany
S/5
582.6 Bezpečnostní a jiná opatření
S/5
583 Jednotky požární ochrany 583.1 Stavby a rekonstrukce požárních zbrojnic a stanic - viz stavební dokumentace, ukládací znak 330 583.2 Odborná příprava jednotek požární ochrany
S/5
583.3 Výzbroj jednotek požární ochrany
S/5
585 Všeobecné prostředky požární ochrany
S/5
VŠEOBECNÁ VNITŘNÍ SPRÁVA, OCHRANA VEŘEJNÉHO POŘÁDKU 601 Všeobecná vnitřní správa - ostatní písemnosti
S/1
602 Shromažďování
V/5
603 Záležitosti vojenskosprávní
603.1 Odvodní řízení
S/5
603.3 Vojenské újezdy
A/5
603.4 Příprava občanů k obraně státu
V/5
604 Územní členění obce 604.1 Konkrétní územní změny
A/10
604.2 Záležitosti státních hranic
A/10
605 Evidence obyvatel 605.1 Evidence obyvatel: 605.1.1 Hlášení evidence obyvatel
V/515)
605.1.2 Evidenční listy obyvatel
A/515)
605.1.3 Sankce a pokuty na úseku evidence obyvatel
S/5
605.2 Národnostní menšiny
V/5
605.3 Uprchlíci
V/5
605.4 Rozhodování o zrušení trvalého pobytu
V/5
605.5 Přihlašovací lístek k trvalému pobytu
S/50
605.6 Potvrzení o změně místa trvalého pobytu
S/1
605.7 Občanské průkazy 605.7.1 Rozhodování v oblasti občanských průkazů 605.7.2 Žádost o vydání občanského průkazu
V/5 S/2017)
605.7.3 Ohlášení ztráty, odcizení, poškození občanského průkazu S/1 605.7.4 Evidenční listy odcizených, ztracených občanských průkazů a vydaných potvrzení o občanských průkazech S/5 605.7.5 Protokol o skončení platnosti občanských průkazů
S/1
605.7.6 Vstupní protokol, výstupní protokol
S/5
605.7.7 Zpráva vstupní dávky
S/5
605.7.8 Potvrzení o změně místa trvalého pobytu, o změně údajů zapisovaných do občanského průkazu, o občanském průkazu S/1 605.7.9. Sankce a pokuty na úseku občanských průkazů
S/5
606 Státní občanství (stanoviska a vyjádření)
V/10
606.1 Složení státoobčanského slibu
V/10
606.2 Čestné prohlášení o státním občanství
V/100
607 Matriční záležitosti 607.1 Matriky a sbírky listin: 607.1.1 Knihy narození
A/1008)
607.1.2 Knihy manželství
A/758)
607.1.3 Knihy úmrtí
A/758)
607.1.4 Opisy matričních dokladů, výpisy z matrik
S/3
607.1.5 Oznámení pro zápisy do zvláštních matrik
S/3
607.2 Matriční korespondence
S/3
607.3 Osvědčování způsobilosti k uzavření manželství
S/3
607.4 Rozhodování v matričních věcech
V/5
607.5 Dozor a kontrola vedení matrik
V/5
607.6 Záležitosti matrikářů a matriční obvody
V/5
608 Změna jména a příjmení
V/20
609 Ověřování opisů listin a podpisů na listinách (ověřovací kniha)
S/10
609.1.CzP výpisy RT
S/6
609.2.CzP výpisy
S/10
610 Archivy a archivnictví
V/5
612 Názvy obcí, ulic a veřejných prostranství
A/5
613 Číslování domů 613.1 Číslování domů
A/5
613.2 Informace o číslování domů
S/3
614 Ochrana veřejného pořádku 614.1 Organizační a věcné problémy veřejného pořádku na jednotlivých úsecích
V/5
614.2 Obecní policie 614.2.1 Kniha fonogramů a protokolů událostí
A/10
614.2.2 Úřední záznamy o výkonu městské policie
S/10
614.3 Součinnost s jinými orgány a organizacemi
S/5
615 Záležitosti bezpečnostně správní
S/5
616 Zprávy a informace o občanech
S/5
616.1 Vyjádření k osobě žádajícího (žádost o zbrojní průkaz aj.)
S/5
617 Státní, místní znaky a symboly 617.1 Používání státních znaků a symbolů
V/5
617.2 Znaky, barvy a prapory obce
A/5
617.3 Pečetidla a razítka: 617.3.1 Pečetidla
A/518)
617.3.2 Razítka
V/518)
619 Sbírky 619.1 Veřejné sbírky
V/5
619.2 Sbírky pořádané obcí
V/5
620 Ztráty a nálezy
S/3
621 Evidence hrobů
A/515)
621.1Evidence válečných hrobů
A/515)
622 Cestovní doklady 622.1 Všeobecná agenda
V/5
622.2 Rozhodování v oblasti cestovních dokladů
V/5
622.3 Žádost o vydání cestovního dokladu
S/1519)
622.4 Změny údajů v cestovních dokladech
S/1519)
622.5 Sankce a pokuty na úseku cestovních dokladů
S/5
631 Získávání a zdokonalování odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel: 631.1 Registrace k provozování autoškoly, její změny a odnětí 631.2 Schvalování výcvikového vozidla pro použití k výcviku v autoškole a změny v jeho užívání
V/5 S/5
631.3 Zařazení žadatelů o řidičské oprávnění k závěrečným zkouškám 631.4 Osvědčení profesní způsobilosti řidiče 631.5 Protokoly o zkouškách žadatelů o řidičská oprávnění 631.6 Pokuty za porušení povinností stanovených zákonem 631.7 Státní dozor ve věcech upravených zákonem 632. Provoz na pozemních komunikacích: 632.1 Místní a přechodné úpravy provozu na silnici a místní komunikaci 632.2 Pověření osob oprávněných k zastavování vozidel 632.3 Udělení, podmínění, omezení, odnětí a vrácení řidičského oprávnění, zrušení jeho podmínění nebo omezení 632.4 Přezkoumání zdravotní způsobilosti držitele řidičského oprávnění 632.5 Přezkoušení držitele řidičského oprávnění z odborné způsobilosti 632.6 Registr řidičů a vydávání dat z registru řidičů 632.7 Přestupky proti bezpečnosti a plynulosti silničního provozu podle přestupkového zákona 632.8 Prevence v oblasti bezpečnosti provozu na pozemních komunikacích 632.9 Pokuty ukládané provozovatelům vozidla při porušení povinností uložených zákonem 632.10 Neplatné řidičské průkazy
S/5 S/5 S 20 S/5 V/5
S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/20 S/5 V/5 S/5 S/1
633 Evidence motorových vozidel: 633.1 Evidenční karty odhlášených a vyřazených motorových vozidel S/520) 633.2 Seznam vydaných technických průkazů motorových a přípojných vozidel S/15 633.3 Záznamník schvalování technické způsobilosti a přidělování úředních čísel S/15 633.4 Schvalování technické způsobilosti jednotlivě vyrobených, přestavěných nebo jednotlivě dovezených vozidel S/10 633.5 Státní odborný dozor na dodržování podmínek provozu vozidel na pozemních komunikacích V/5
Poznámky: 1) Skartační lhůta začíná plynout po ukončení platnosti písemnosti. 2) Skartační lhůta začíná plynout po ztrátě platnosti písemnosti. 3) Skartační lhůta začíná plynout po vyhodnocení písemnosti. 4) Skartační lhůta začíná běžet po roce, v němž byla výpočetní a jiná technika naposledy použita. 5) Skartační lhůta začíná plynout po vyhlášení výsledků referenda prezidentem republiky ve Sbírce zákonů, popřípadě po vyhlášení nálezu Ústavního soudu, kterým rozhodl, že postup při provádění referenda nebyl v souladu s ústavním zákonem o referendu o přistoupení České republiky k Evropské unii nebo zákonem vydaným k jeho provedení s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu. 6) Skartační lhůta začíná plynout po uplynutí dvacetidenní lhůty po vyhlášení výsledků hlasování s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu 7) Skartační lhůta začíná plynout po dopsání knihy, u automatizované evidence po uzavření roku. 8) Skartační lhůta začíná plynout po uzavření svazku. 9) Skartační lhůta začíná plynout po vyhlášení výsledků voleb. 10) Skartační lhůta začíná plynout po uplynutí třicetidenní lhůty od uveřejnění výsledků voleb Státní volební komisí s povinností zachování tří sad nepoužitých hlasovacích lístků pro jednotlivé volby k uložení v příslušném archivu. 11) Skartační lhůta začíná plynout po vyřazení všech písemností, v nichž byly použity. 12) Písemnosti se zařadí do skartačního řízení poté, kdy Ministerstvo financí vydá samo nebo na žádost účetní jednotky souhlas k jejich vyřazení. 13) Skartační lhůta začíná plynout po zrušení zařízení. 14) Skartační lhůta začíná plynout po odstranění objektu. 15) Skartační lhůta začíná plynout po pořízení nové evidence. 16) Skartační lhůta začíná plynout po dovršení plnoletosti dítěte. 17) Skartační lhůta začíná plynout od vydání občanského průkazu. 18) Skartační lhůta začíná plynout po zrušení platnosti starých. 19) Skartační lhůta začíná plynout od vydání cestovního dokladu 20) Skartační lhůta začíná plynout po vyřazení všech písemností, v nichž byly údaje z evidenčních karet použity.
Příloha č. 3 PŘEDÁVACÍ SEZNAM Předávající útvar/oddělení: …………………………………………………………………….. Referent:…………………. Poř. číslo
Druh (název) písemnosti
Rok vzniku
Skart. znak a lhůta
Množství *)
Místo uložení **)
POZN.: *) počet šanonů, složek apod. **) místo uložení ve spisovně (doplní pracovník spisovny) Datum: ………………. ………………… podpis předávajícího
…………………… podpis přejímajícího
Příloha č. 4
-
Přehled písemností, které se neoznačují jednacím číslem dodavatelské faktury – faktury přijaté, reklamní a informační materiál, zápisy z porad vedení, usnesení městské rady a zastupitelstva, došlá matriční hlášení – sňatky, úmrtí, narození, došlá hlášení o rozvodu, došlé odhlášky trvalého pobytu, karty na OP patnáctiletým, vrácené doručenky (včetně obálek), oznámení o nadcházejícím propuštění osoby z výkonu trestu odnětí svobody, vyjádření, stanoviska, doklady došlé MěÚ na vědomí, oběžníky ceníky, cenové výměry, cestovní účty dohody o půjčkách, dovolenky, objednávky na zboží a práce, potvrzení objednávek z různých podniků, neschopenky, osobní agenda, podpory při ošetřování dítěte žádanky o opravy, žádanky jízd, sestavy, statistická hlášení
