Spiekbriefje Engelse aanspreektitels: •
most honorable chairlady (chairlady)
•
most scholarly supervisor (supervisor)
•
most scholarly opponent (professor)
•
scholarly opponent (other members of the Committee who ask opposing questions)
•
esteemed candidate (candidate)
Geachte voorzitter, commissieleden en aanwezigen, lieve familie, vrienden en collega’s, Welkom op deze, voor mij, bijzondere dag. Fijn dat u er allemaal bent. Ik schets u de komende 10 minuten de hoofdlijnen van mijn promotieonderzoek getiteld: ‘Een cognitieve blik op persoonlijke profielen ‐ Hoe kunnen we leden van virtuele projectteams helpen de betrouwbaarheid van hun collega’s in te schatten?’ ‐Maar voor ik écht begin met uitleg van mijn onderzoek, wat is hier nu eigenlijk het probleem aan? Waarom hebben leden van virtuele projectteams hulp nodig bij het maken van deze inschatting van betrouwbaarheid? ‐Ik zal u dit laten ervaren aan de hand van een gedachte‐experiment waar ik uw medewerking voor nodig heb.
Gedachte-experiment
“Stelt u zich eens voor dat u uw tas [KLIK] of uw portenmonnaie [KLIK] met persoonlijke inhoud nu zou moeten overhandigen aan uw buurman of buurvrouw naast u en u deze bezittingen pas ná de receptie terugkrijgt. Zou u dat doen? Waarom wel of waarom niet? En als u dat nu zou moeten doen bij een willekeurige aanwezige 3 rijen voor u, die u nog niet kent?”. Doet u dat? Zijn uw afwegingen nu anders? Of u tot deze handeling zou overgaan is afhankelijk van het vertrouwen dat u zich heeft gevormd. Vertrouwen ligt aan de basis van veel menselijke interactie.
Vertrouwen Afhankelijk van: • situatie • risico • basishouding: goed van vertrouwen of niet? • humeur • ingeschatte betrouwbaarheid van persoon
Het vertrouwen dat u zich vormt blijkt afhankelijk van een aantal aspecten, namelijk: •de situatie (publiek bij promotie misschien betrouwbaarder ingeschat?, kennen anderen die u kent deze persoon misschien?) •het risico dat u loopt (veel geld in uw portemonnaie of niet, aard van de persoonlijke spullen in uw tas) •uw vertrouwen in de mensheid in het algemeen, bent u goed van vertrouwen of niet? (stabiele basishouding, onafhankelijk van de situatie) •uw humeur op dit moment (heb ik helemaal geen zin in of u bent wel in voor een experiment) •en natuurlijk hoe betrouwbaar de persoon voor u lijkt, op basis van wat u van hem of haar ziet of weet. Misschien wel omdat u deze persoon al kent (wat waarschijnlijk zo is bij de persoon naast u), u via via goede dingen over deze persoon hebt gehoord, of omdat deze persoon er voor u betrouwbaar uit ziet, zo netjes (hoewel waarschijnlijk voor de gelegenheid?) in pak of mantelpak gestoken. •Deze ingeschatte betrouwbaarheid van de persoon blijkt in hoge mate bepalend voor de mate van vertrouwen dat u zich heeft gevormd. Deze inschatting van de betrouwbaarheid van een persoon is waar dit onderzoek zich, binnen virtuele teams, op richt.
Kenmerken van virtuele teams • Eenmalig in project • Communicatie via computer • Werken over grenzen heen • Geen gedeelde werkgeschiedenis en toekomst Peter Steiner, 1993, The New Yorker
Virtuele teams hebben de informatie om zich een beeld van de betrouwbaarheid van een collega te vormen niet of op een andere manier tot hun beschikking. Het kan daarom zo zijn dat er totaal iemand anders achter het toetsenbord zit als teamleden verwachten, zoals op dit plaatje waarin ene hond tegen de andere zegt ‘On the Internet, nobody knows you’re a dog’‐ Op het internet weet niemand dat je eigenlijk een hond bent’. Dat teamleden geen of andere informatie hebben komt omdat leden van een virtueel team: •vaak eenmalig aan een project werken •via de computer met elkaar communiceren •vaak werken bij verschillende organisaties en op verschillende plaatsen in de wereld, dus over allerlei soorten grenzen heen •ze elkaar dus daardoor vaak nog niet kennen en elkaar in de toekomst niet meer zullen ontmoeten
Hierdoor word het moeilijk om zich een beeld van de betrouwbaarheid van de ander te vormen, wat nodig is om collega’s in een virtueel team te vertrouwen en om tot handelingen als delen van informatie, nemen van beslissingen etc. over te gaan. Het duurt in virtuele teams daarom vaak langer om vertrouwen op te bouwen en het vertrouwen dat wordt opgebouwd is fragiel en gemakkelijk te verstoren. Het blijkt echter wél dat mensen de behoefte hebben aan deze beeldvorming en zich ook altijd een beeld vormen, hoe beperkt dit soms ook is. Dit blijkt o.a. ook uit de tekst op dit [KLIK] t‐shirt.
“Ik vind de mensen met wie ik werk aardig. Eens zal ik ze persoonlijk ontmoeten” (virtuele teams krijgen dingen voor elkaar!) http://www.zazzle.nl/virtuele_teamappreciatie
“Ik vind de mensen met wie ik werk aardig. Eens zal ik ze persoonlijk ontmoeten.” Een veelgehoorde oplossing voor dit probleem is een ontmoeting in levende lijve, aan het begin van een project, om zich een indruk van elkaar te vormen. Dit is niet altijd haalbaar en tornt juist aan één van de redenen waarom virtuele teams in toenemende mate binnen kennisintensieve organisaties als werkvorm worden ingezet, namelijk besparing van reis‐en verblijfskosten. Daarnaast blijft het onduidelijk welke informatie juist in virtuele teams betekenisvol is voor een beeld van de professionele betrouwbaarheid van een collega.
Centrale vraag • Hoe kunnen we leden van virtuele projectteams in het begin van hun samenwerking helpen de betrouwbaarheid van collega’s in te schatten?
In dit promotieonderzoek stond daarom de volgende vraag centraal: Hoe kunnen we leden van virtuele projectteams in het begin van hun samenwerking helpen de betrouwbaarheid van collega’s in te schatten?
? Open
Eerlijk?
Integer?
Hulpvaardig?
Toe gan keli jk
?
Vriendelijk?
Bron: http://www.ibtimes.com/data/blogs_editor/careerealism/design-hall-mirror-94175.jpg
am? a w Bek
Maar welke eigenschappen probeert u eigenlijk in te schatten als u zich een beeld vormt van de betrouwbaarheid van een collega? Dit was één van de eerste dingen die ik onderzocht. Hierbij kunt u bijvoorbeeld aan de volgende eigenschappen denken: Is een collega bijvoorbeeld [zie plaatje: KLIKKEN!] Ik onderzocht dit onder ruim 1100 professionals, waarna 21 eigenschappen van betrouwbaarheid werden vastgesteld. Een aantal van deze eigenschappen bleken belangrijker als je langer samenwerkt, zoals bijvoorbeeld doorzettingsvermogen, zorgzaamheid, delen en discretie. Nu ik wist welke eigenschappen van belang zijn voor een beeld van de professionele betrouwbaarheid ging ik op zoek naar welke informatie virtuele teamleden nodig hebben om deze inschatting te maken en of ze hier voordeel van ervaren.
Profiel 1. Vooral in 1e fase nuttig 2. Teamleden gebruiken profiel 3. Indien geen profiel, alle beschikbare info gebruikt voor beeldvorming
Eerst keek ik of het aanbieden van een profiel virtuele teamleden helpt bij het vormen van een eerste indruk van een teamlid. Ik deed dit binnen een groep van Europese studenten die in virtuele teams werkten. Ik wilde weten of een profiel een geschikt middel zou zijn om informatie voor én over collega’s beschikbaar te maken. Uit deze studie bleek dat: •Een profiel vooral in de eerste fase nuttig was om elkaar te leren kennen, daarna werd de indruk gebaseerd op werkgerelateerde prestaties, communicatie‐ en samenwerkings‐gedrag tussen teamleden •alle teamleden het profiel gebruiken als het beschikbaar was: ze vulden het in en lazen ook de beschrijvingen van hun teamleden •Als er geen profiel beschikbaar was teamleden zich baseren op elk beschikbaar stukje informatie om zich een beeld van een ander te vormen, bijvoorbeeld hun naam of het taalgebruik in de mails Een profiel kan dus de inschattingen van iemands betrouwbaarheid in de eerste fase van samenwerking in virtuele teams ondersteunen. Maar het geeft nog geen inzicht in welke informatie‐elementen je zou kunnen en moeten aanbieden.
Informatie in het profiel
Door het kijken naar de inhoud van profielen in verschillende bestaande omgevingen, zowel voor virtueel teamwerk als uit andere contexten, zoals u op de dia ziet, maakte ik een lange lijst met informatie‐elementen die we in een modelprofiel kunnen aanbieden. Ik vroeg studenten met ervaring in virtuele projectteams naar het belang van deze informatie‐elementen voor het inschatten van de betrouwbaarheid.
Cognitieve blik op informatie Leeftijd
Hobbies
Karaktereigenschappen
Persoonlijke motivatie voor project Werkervaring Gezinssituatie
Foto Nationaliteit Opleiding Interesses
Beschikbaarheid
Aanbevelingen van derden
Functie Als laatste keek ik of de keuze voor bepaalde informatie‐elementen, waarvan u op de dia voorbeelden ziet, samenhangt met de hoeveelheid informatie die ze bieden voor een inschatting van iemands’ professionele betrouwbaarheid. In virtuele teams hebben mensen maar een beperkte blik op informatie, zoals u op de voorkant van mijn proefschrift kunt zien, en aan de hand hiervan scheppen ze een beeld van betrouwbaarheid van de ander. Het blijkt dat mensen hierbij de voorkeur geven aan informatie‐elementen die iets zeggen over meerdere veronderstelde eigenschappen van betrouwbaarheid. Ook bleek dat deze eigenschappen verschillend zijn van de eigenschappen die tijdens de latere samenwerking van belang zijn.
Conclusies 1. Grondslag van betrouwbaarheidsinschatting varieert, afhankelijk van moment in samenwerking 2. Profiel helpt bij vorming van een betrouwbaarheidsinschatting 3. Geschikt profiel bevat informatieelementen afgestemd op behoefte van virtuele teamleden
Wat kunnen we nu concluderen, terugkijkend op de centrale onderzoeksvraag?: Hoe kunnen we leden van virtuele projectteams in het begin van hun samenwerking helpen de betrouwbaarheid van collega’s in te schatten? Uit de uitgevoerde onderzoeken bleek dat: 1. verschillende eigenschappen van betrouwbaarheid belangrijker zijn afhankelijk van de fase van de samenwerking. In het begin bijvoorbeeld ‘bekwaamheid’, ‘betrokkenheid’ en ‘beschikbaarheid’, later in de samenwerking bijvoorbeeld ‘doorzettingsvermogen’, ‘zorgzaamheid’ en discretie. 2. Het aanbieden van een modelprofiel virtuele teams helpt bij het vormen van een betrouwbaarheidsinschatting in de eerste fase van de samenwerking 3. Een geschikt profiel bevat informatie‐elementen afgestemd op de behoefte van virtuele teamleden, namelijk dat de meest zinvolle informatie‐elementen gerelateerd zijn aan meerdere eigenschappen van professionele betrouwbaarheid die juist in de beginfase van samenwerking van belang zijn
Bedankt voor uw aandacht!
Ik hoop dat ik u hiermee in vogelvlucht vertrouwd heb gemaakt met de inhoud van mijn proefschrift. Ik wil u graag hartelijk danken voor uw aandacht.
