SPECIAL. pijler voor Casade. magazine. Digitale informatievoorziening. Voorjaar 2015

SPECIAL Digitale informatievoorziening

pijler voor Casade

Voorjaar 2015

magazine

INHOUD asdfasdfa

Wooncorporatie Casade:

8

4

goede informatie-infrastructuur als pijler

Doxis Seminar:

8

over vijf jaar alles in de cloud

4

Gelukkig hebben we de foto’s nog... 12

Concrete oplossingen voor uitdagingen ongestructureerde informatie

14

Column:

19

Informatiemanager: Oscarwinnaar of bijrol

12 20

in slechte B-film?

Doetinchem maakt werk van kennisontwikkeling

20

Direct van het DEC

24

14

19

Colofon Adresgegevens Doxis Loire 126 2491 AJ DEN HAAG 070-3177172 www.doxis.nl [email protected] Twitter @DoxisInformatie Volg Doxis ook op LinkedIn en Facebook

Redactie John de Waard, Tekstschrijven als passie Eindredactie Max Beekhuis (Doxis) Geraldine Scholten (Doxis)

Beeldredactie Vakwereld BV Realisatie Vakwereld BV Postbus 101 1260 AC Blaricum 087 -8742062

Productie Deze uitgave is geproduceerd op papier, digitaal gepubliceerd voor e-readers en de artikelen zijn te vinden op www.documentwereld.nl en www.doxis.nl. Auteursrechten Vakwereld BV

De Praktijk

Orde op zaken na fusie tussen drie Brabantse wooncorporaties:

Casade blijft focus op cliënten houden dankzij adequate informatie-infrastructuur

Wooncorporaties staan momenteel behoorlijk onder druk. De woningmarkt is immers nog aan het opkrabbelen, de economie hapert nog wat en dan kan het bijna niet anders dan dat een wooncorporatie daar de gevolgen

van ondervindt. Wooncorporatie Casade is onlangs ontstaan uit een fusie van drie wooncorporaties, waarvan

Casade een van die drie was. Zoals altijd het geval is bij een fusie, moesten er knopen worden doorgehakt over

hoe de processen en organisatie in te richten en hoe die optimaal te ondersteunen met een adequate informa-

tievoorziening. Doxis stond Casade daarin bij met haar kennis en expertise van het inrichten van het informatiesysteem, het aanpassen van processen, herijken van verantwoordelijkheden en afspraken en het begeleiden in het ‘verandertraject’: opleiden en meenemen van de medewerkers.

D

e fusie tussen drie wooncorporaties in het

ondersteuning van Doxis bij het opzetten van de infor-

en Casade, die 1 juli 2014 plaatsvond, heeft

van Erp, manager Strategie en Bedrijfsvoering.

Brabantse land, Slagenland Wonen, Vieya geleid tot het ontstaan van een sterke, regi-

onale wooncorporatie met zo’n 11000 woningen in haar

‘Casade is een sterke, regionale wooncorporatie. We

goed op orde te krijgen en te houden, ook na de fusie, is

gemeenten Dongen, Loon op Zand en Waalwijk. Dat

portefeuille. Om alle administratie- en beheerprocessen

besloten om de organisatie anders in te richten. Informatisering speelt daarin een belangrijke rol. ‘Een goed door-

dacht documentmanagementsysteem (DMS), aangevuld

met procesoptimalisatie heeft ons tot een slagvaardige, alerte en efficiënte organisatie gemaakt. Mede dankzij de

u coD niteomtnO

matiesystemen zijn we zo ver gekomen’, aldus Stephan

4

d lereWtnemucoD slanoisseforp roov staalpsgniteomtnO

zorgen voor betaalbare huur- en koopwoningen in de doen we samen met onze huurders en andere belangheb-

benden. We bouwen voortdurend aan een professionele

en betrokken organisatie. Dat betekent ook dat de ondersteunende organisatie, de backoffice, alles in het werk moet stellen om zo efficiënt mogelijk met mensen en

De Praktijk

middelen om te gaan. Een goed doordachte informatieinfrastructuur vormt daarvoor de basis.’ Uitgangspunt

Cissie Schellings, adviseur Informatiemanagement: ‘Bij

de fusie hebben we de basis van Casade, zoals dat toen was, als uitgangspunt genomen. De andere twee woon-

corporaties waren minder ver qua informatiemanagement en deden vooral nog veel op papier of werkten met

een ander, wat kleinschaliger systeem. Het was zaak om tot een strategische informatievoorziening te komen, die

kwamen (deels) wel overeen, maar de inrichting ervan

zeker niet en ook dossiers hadden een heel andere insteek. Kortom, werk aan de winkel om alles qua vraag en aanbod, afspraken met gemeente en mensen met een inschrijving etc. op elkaar af te stemmen. Terwijl het

werk gewoon door moest gaan. De huurders mogen er natuurlijk geen hinder van ondervinden als wij iets gaan

aanpassen in onze systemen. Zij zijn op zoek naar sociale, betaalbare huurwoningen en wij zijn een partij die deze woningen aanbiedt.’

de medewerkers, maar ook de huurders, op alle aspec-

Experts van Doxis ingeschakeld

Dus Casade werd ‘leading’ qua ICT, applicaties, DMS,

zelfde inrichting beschikbaar te stellen, is de hulp van

ten van hun werk of wensen optimaal kan ondersteunen.

opbouw van archieven etc. Alles werd als bij Casade, tenzij… Dat was het uitgangspunt. Daar lag echter een

behoorlijke uitdaging omdat, zoals al gemeld, de andere

wooncorporaties grotendeels nog met papier werkten. Waar Casade al met een klantenportaal werkte, gekop-

peld aan de backoffice, waren de anderen nog lang niet zo ver. Daar was bijvoorbeeld nog geen DMS. Applicaties

Om de dossiers op elkaar af te stemmen en volgens een-

Doxis Informatiemanagers ingeroepen. Schellings: ‘In

het verleden hebben we al eens een beroep gedaan op de expertise van Doxis bij de keuze en inrichting van het

documentmanagementsysteem, dus het contact was snel gelegd. De specialist van Doxis, Onno de Moor, kon eigenlijk zo weer verder. De opschoning en inrichting van de dossiers, die uiteindelijk de basis vormen voor heel

Stephan van Erp, manager Strategie en Bedrijfsvoering

5 DocumentWereld Ontmoetingsplaats voor professionals

Docum Ontmoeting

De Praktijk

infrastructuur. De vijf locaties zijn allen gekoppeld. Het werk wordt op één manier gedaan. Wat we tot 1 oktober

2015 nog moeten doen is ‘de basis op orde’ brengen. Veel gegevens zijn niet up-to-date en informatie is vervuild

met informatie die niet nodig is. Er zijn ook wat achterstanden ontstaan bij het verwerken van gegevens, doordat

medewerkers nog een leercurve moesten nemen, terwijl het werk wel gewoon doorging. Een laatste uitdaging is

nog om het procesmatig werken goed te borgen in het hele nieuwe Casade.’

Klantenportaal voor huurders

Cissie Schellings, adviseur Informatemanagement

veel van het werk wat wij doen als wooncorporatie, gaat voortvarend. Ook de opleiding van de betrokkenen gaat

perfect. De implementatie en de integratie van de gehele

organisatie met alle informatievoorziening verloopt volgens planning. We zijn sinds 1 oktober 2014 één organi-

satie. Met één set aan processen, informatisering en ICT-

u coD niteomtnO

6


Van Erp: ‘Voor de (aanstaande) huurders streven wij er-

naar dat ze eigenlijk niet per se naar een kantoor hoeven te komen om iets te vragen. Alles moet in principe digitaal te regelen zijn via het klantenportaal. Natuurlijk

zijn de mensen wel nog steeds welkom als ze bij ons op

een locatie komen met specifieke vragen. Als het echter

te veel moeite kost om te komen, gaan wij zelfs naar de mensen thuis. Dat geeft onze huurders het gevoel meer zelf de regie te voeren over het hele proces en zij kunnen dat doen op een moment dat zij er tijd voor hebben.’

De Praktijk

Cultuurschok

Nu klinkt het alsof het binnen enkele weken allemaal voor elkaar was, maar dat was niet het geval. Van Erp: ‘De

hele fusie en overgang naar een meer digitale manier van

werken was voor veel mensen een behoorlijke verandering. Zeker vanuit de andere fusiepartners gezien. Maar dat is uiteindelijk wel de reden om met elkaar verder te

gaan: om een hogere efficiency en kostenreductie te realiseren en om je achterban, de huurders, beter te kunnen

bedienen. Wij richten ons op een bepaald marktsegment, de sociale huurwoningen en dat betekent dat je heel erg

moet letten op de kosten. De mensen waarvoor je het al-

lemaal doet, hebben in de regel niet zo veel te besteden, dus dan kan het niet zo zijn dat er een wooncorporatie

is die ze helpt, maar die zelf torenhoge administratieve en operationele kosten heeft. Dat valt niet met elkaar te rijmen.’

Eind nog niet in zicht

En het gaat verder. Nu de weg eenmaal is ingeslagen om

om een status van ‘operational excellence’ te krijgen en di-

kunnen andere processen ook worden gedigitaliseerd

Stel je klanten zoveel mogelijk in staat om ‘hun’ zaken

als één organisatie zo veel mogelijk digitaal te werken, en waar mogelijk geautomatiseerd. Automatisering is

daarbij geen doel, maar wel een welkom middel om de organisatie beter te stroomlijnen. ‘Zoals bij het factuur-

verwerkingsproces’, aldus Schellings. ‘En zoals bij zaken

als Het Nieuwe Werken, Slimmer Werken, plaatsen

tijdonafhankelijk werken of hoe je het ook wilt noemen. De medewerker zal in de nabije toekomst steeds meer digitaal willen en kunnen werken. Op locatie de inven-

tarisatie bij een oplevering doen met behulp van een app

op een tablet PC bijvoorbeeld. Alles staat of valt echter

met een totale goed ingerichte informatie-infrastructuur. Dat stelt mensen in staat beter samen te werken, ook met ketenpartners, meer inzicht te krijgen in processen

en informatie en voor de huurders maximaal efficiënt te

gitaal is daarin leidend of zoveel mogelijk ondersteunend. zelf te regelen en verder moeten de medewerkers kunnen beschikken over alle wenselijke middelen en informatie om hun werk zo goed en efficiënt mogelijk te kunnen

doen. Dat houdt de betaalbaarheid van de woningen die we aanbieden op peil. En dát is het ultieme doel van een

wooncorporatie. Door ons te specialiseren in een bepaald marktsegment en door de procesondersteuning te opti-

maliseren, door met name digitalisering, kun je je onderscheiden en je beter richten op de dienstverlening waar je voor staat. We gaan in de toekomst steeds meer naar

een regie-organisatie toe, die samen met de ketenpartners ervoor zorgt dat de dienstverlening naar de huurders optimaal verloopt. ’

werken. Nu gaat het erom die zaken verder met elkaar te

Met deze nieuw ingeslagen weg laat Casade zien dat

actuele informatie voorgeschoteld kunnen krijgen. Daar-

kelingen in deze sector en hoe zij mogelijkheden opti-

verbinden, zodat bevoegde personen de juiste en meest

bij moet zoveel mogelijk uit één bron kunnen worden geput, ‘one single point of truth’. Het uiteindelijke doel is

zij een goed doordachte visie heeft omtrent de ontwik-

maal weet te benutten die de technologie vandaag de dag te bieden heeft.


Docum Ontmoeting

Doxis Seminar

Wake up call:

Wie niet mee verandert, haalt het niet!

Het was even schrikken voor het publiek in de zaal: over vijf jaar zijn alle

gemeenten over naar de cloud, be-

staat Office niet meer en werken we volgens een activiteitenschema. En vooral niet meer op kantoor. Keynote speaker Erik Veldhoen wond er tij-

dens het Doxis Seminar in het Film Instituut EYE in Amsterdam geen

doekjes om. En dat voor een publiek dat grotendeels bestond uit vertegenwoordigers van gemeenten en andere

overheden! ‘Nou ja, misschien duurt het bij de gemeenten iets langer, maar

de ontwikkelingen zijn al ingezet. The Big Bang is al hoorbaar!’

‘W

eten jullie dat 85% van de internet-

allang niet meer. Voorlopers zoals Booking.com, Yellow-

vinden, sociaal, dus niet-zakelijk,

en denken. Sterker nog: dat hebben ze al gedaan. Jullie

verbindingen zoals die nu plaats-

gerelateerd zijn? Maak daar ge-

bruik van! We staan op het kruispunt van iets heel moois. We bevinden ons op het knikpunt naar grootse hoogten

als het gaat om ‘digitaal’ en ‘met elkaar’. Alles, maar dan

moeten zorgen dat je aanhaakt, anders raak je achterop en haal je het niet. Dan sterf je uit, net als de dinosaurussen! In jullie geval figuurlijk gesproken dan…’

ook alles wordt digitaal. Wen er maar vast aan! We moe-

Van arbeid naar vakwerk

ken en werken. De industriële revolutie is allang voorbij

veranderen in onze houding en onze manier van denken

ten ontbureaucratiseren en meer ‘activity based’ gaan den-

dus we moeten eens ophouden met de principes van die revolutie te blijven toepassen in onze wereld. Die passen

u coD niteomtnO

Brick, Uber etc. veranderen onze hele manier van werken

8


De mensen in de zaal hingen aan zijn lippen. ‘We moeten

en werken. Van kantoorconcept naar werkconcept. Het ‘Interpolis flexibel werken’-concept is al 20 jaar oud men-

Doxis Seminar

Frank Boumans, Rijkswaterstaat

sen! Word wakker!’ Veldhoen hield ze zeker wakker. ‘Het gaat om het met elkaar verbonden zijn.’

Dat klonk een beetje als een reclame van een bekende kabelexploitant, maar Veldhoen was uiterst serieus. ‘Je moet als organisatie en als individu zo snel mogelijk je

van straks. In gemeenteland zijn wel 250 processen. Dat

is helemaal niet nodig. We kunnen makkelijk terug naar

zo’n 40 processen, maar dan wel volledig geparametriseerd op de omstandigheden en dat gaan we allemaal doen in de cloud.’

eigen virtuele realiteit creëren. Het is allang bewezen dat

Praktijk en toekomst

met de taken die ze hebben gekregen. Geef mensen de

gasten van het Doxis Seminar zich in de parallelsessies

mensen heel loyaal en verantwoordelijk kunnen omgaan

vrijheid om hun eigen dagindeling te maken en je zult

zien dat de productiviteit met sprongen omhoog gaat. Van life-work balance naar life-work integration. Zaken en privé gaan steeds meer in elkaar overlopen. En wat maakt dat nou uit? De managers moeten naar huis. Ze moeten

gaan nadenken over hoe ze zich kunnen onderscheiden, ze moeten (opnieuw?) vakman worden, toegevoegde

waarde bieden. Het gaat om faciliteren en organiseren. Het gaat om activity based, om het resultaat. Het gaat niet meer om de manier waarop en wanneer. Processen

moeten op de schop, moeten worden getransformeerd. Niet weer ‘hetzelfde maar nog efficiënter’. Het moet an-

ders, aangepast aan de maatschappelijke ontwikkelingen en technologische mogelijkheden van nu en vooral die

Gewapend met deze mooie vooruitzichten konden de praktisch laten voorlichten over hoe je in die nieuwe

(virtuele) wereld overeind blijft in relatie tot duurzaamheid, kwaliteit en verandermanagement. Inhakend op het

aspect van faciliteren en organiseren uit het verhaal van

Veldhoen, liet Rijkswaterstaat (Frank Boumans) zien, hoe ze tot de keuze is gekomen van het inkopen van informatiebeheerdiensten. Faciliteren betekent immers

heel direct dat je niet alles zelf doet? ‘Inderdaad. Meer regie voeren en minder zelf doen’, aldus Boumans. ‘Het inkopen van informatiebeheerdiensten was voor Rijks-

waterstaat nieuw, maar het heeft heel goed gewerkt. Dat doet het overigens nog steeds heel goed. Het organiseren

van het informatiebeheer en het aansturen op resultaten, heeft ons veel voordeel gebracht. Het is proactief, schept


Docum Ontmoeting

Doxis Seminar

duidelijkheid in verantwoordelijkheden en we houden

De daad bij het woord voegend werden de bezoekers

goed functioneren van onze totale, steeds meer digitaal

hoeveelheid stellingen moesten de deelnemers er één uit-

grip op informatie. Die factoren zijn cruciaal voor het werkende organisatie.’

Dat daarmee veel verandert voor een organisatie en vooral direct voor de mensen in zo’n organisatie, werd

praktisch duidelijk gemaakt in de sessie over verandermanagement en begeleiding. ‘Leadership is overquali-

fied’, het gaat erom de juiste volgers te enthousiasmeren

zodat zij de rest van de organisatie meevoeren op weg naar de verandering’, aldus Yvonne Assmann-Berg van

Doxis. ‘Die ‘first followers’ bepalen in grote mate de snel-

pikken die volgens henzelf het best paste bij hun eigen

situatie. Daarna moesten ze aangeven welke van de stellingen het best van toepassing zou zijn op de gewenste

situatie straks? Het in sommige gevallen gapend gat tussen praktijk en toekomst maakte heel snel duidelijk dat in veel organisaties nog een lange weg te gaan is voor het

Veldhoen-principe van acitivity based werken daadwerkelijk aan de orde is…. Er moet nog veel energie worden gestoken in de ‘first followers’.

heid waarmee de verandering wordt geaccepteerd. Het

Kwaliteit niet altijd goed definieerbaar

mee te veranderen, beïnvloedt in hoge mate de acceptatie.

werd wel duidelijk tijdens deze sessie. Er zijn genoeg

enthousiasme waarmee zij hun collega’s aanzetten om

Het draait allemaal om houding en gedrag en hoe die te beïnvloeden. Om een beetje inzicht te krijgen in hoe per

afdeling wordt gedacht over de huidige stand van zaken met betrekking tot de informatievoorziening en wat de gewenste situatie is, kun je heel eenvoudig een interactieve sessie doen met allerlei onderwerpen en situaties.’

Sessie Verandermanagement

u coD niteomtnO

van deze sessie direct aan het werk gezet: uit een grote


10

Over kwaliteit wordt nogal verschillend gedacht. Zoveel definities, maar die zijn heel algemeen. Dick de Vries

(Doxis): ‘Als je mensen op de man af gaat vragen wat zij onder kwaliteit verstaan, krijg je de meest uiteenlopende

antwoorden. Helemaal afhankelijk van het perspectief

van degene die je het vraagt. Het eerste wat je dus zou

moeten doen, is duidelijk maken waarover je het hebt,

Doxis Seminar

Dick de Vries bij sessie Kwaliteitszorg

welk doel je wilt bereiken met die kwaliteitseisen. Daar-

Als laatste aanbeveling gaf De Vries zijn toehoorders nog

lega’s, met je medewerkers en alle andere betrokkenen.

liteitssysteem te bedenken dat meteen werkt. Als je klein

voor moet je het gesprek aan (durven) gaan met je col-

Alle neuzen moeten eerst dezelfde kant op wijzen. Ver-

volgens moet je weten welke kwaliteit je gaat vastleggen, voor welk object, proces, onderdeel, product. Als laatste, maar zeker niet onbelangrijkste stap, moet je vastleggen

mee om vooral klein te beginnen. ‘Er is geen overall kwa-

begint, kunnen mensen wennen aan het idee van kwa-

liteit, doelstellingen en meetbare resultaten daarin. Dan kun je vervolgens nieuwe stappen zetten.’

hoe je wilt meten of je die kwaliteit hebt gehaald of niet:

Er waren tijdens het Doxis Seminar uiteraard meer ses-

Kwaliteitsmanagement heeft impact op alle onderdelen

van het e-depot van Haarlem (waarvan een uitgebreid

stel meetbare Key Performance Indicatoren (KPI’s) vast. van je organisatie. Het gaat over strategie (beleid, lei-

derschap, gedrag), over tactiek (ontwerp, implementatie, processen, sturing), over operatie (mensen, middelen en informatie) en ten slotte blijft het een dynamisch even-

sies. Onder meer over de haalbaarheid en betaalbaarheid artikel in het volgende Doxis Magazine) en over (het be-

houden van) de kwaliteit van je informatieverzameling (zie het artikel over Somio op pagina 14).

wicht zoeken tussen deze factoren. Dit evenwicht wordt

Al met al volgens veel aanwezigen ‘een aangename en

teitsmanagement is zeker geen statisch geheel. Er ver-

wikkeling van ons vakgebied.’ De beelden leveren het

voortdurend beïnvloed door allerlei factoren, dus kwali-

anderen voortdurend allerlei aspecten in je omgeving en daar moet je alert op kunnen inspelen.’

leerzame dag met een goede (vooruit)blik op de ont-

bewijs… Bekijk ook de filmpjes met leuke sfeerimpressie en ludieke straatquiz op www.doxis.nl/seminar.


Docum Ontmoeting

Beeldverslag Doxis Seminar

u coD niteomtnO


12

Beeldverslag Doxis Seminar


Docum Ontmoeting

De Kwaliteit

Combinatie van kennis, ervaring en software:

Concrete oplossingen voor uitdagingen ongestructureerde informatie Somio, specialist in vernieuwende oplossingen voor het structureren van informatie, is officieel gestart per 1 maart 2015. Somio gelooft er in dat medewerkers geholpen willen worden op het gebied van hun informatiebehoefte, zonder

dat ze daarbij gehinderd worden door opgelegde structuren en werkwijzen. De ‘ervaren nieuwkomer’ biedt daarvoor pragmatische oplossingen, gecombineerd met geavanceerde software, een uitkomst voor organisaties die worstelen met grote hoeveelheden ongestructureerde en oncontroleerbare informatie. Eindelijk orde in de chaos…

‘I

n de markt zien we vooral behoefte aan een

De uitdagingen

ongestructureerde en oncontroleerbare infor-

informatie zijn:

partij die heel pragmatisch grote hoeveelheden

matie weer beheersbaar maakt’, aldus Koen van

Hoogstraten, principal consultant Somio. ‘Die informa-

tie bevindt zich onder meer in SharePoint, collaboration tools, op netwerkschijven, in persoonlijke archieven

en in de e-mailboxen van medewerkers of extern, zoals

in Dropbox. Met onze ervaren specialisten en gerichte softwareoplossingen zijn wij in staat die organisaties te

1. het reduceren van de grote hoeveelheden overbodige of dubbele informatie;

2. het beschermen van gevoelige informatie;

3. het veiligstellen van (archiefwaardige) informatie en ten slotte;

4. het vindbaar maken van die informatie.

helpen.’ Van Hoogstraten richt zich met Somio eerst en

Samen met collega Jelger Postma ziet Van Hoogstraten

veelheid informatie is waar geen goede grip op is en die

ken is dat organisaties weer de controle terugwinnen over

vooral op de overheidsmarkt, ‘omdat daar een grote hoein zicht gebracht moet worden.’

En dan is er volgens Van Hoogstraten behoefte aan een

pragmatische aanpak. ‘Geen wollige taal of langdurige

en/of complexe trajecten. Het gaat erom grip te krijgen

op al die ongestructureerde informatie in de organisatie, zonder daarbij de mensen te willen veranderen. Natuur-

lijk kan dat wel iets zijn wat speelt binnen de organisatie, maar wij zijn er voor het oplossen van het probleem van

de ongestructureerde informatie. Daar ligt voldoende uitdaging in, want zeer veel informatie die in een organisatie

rondgaat is niet in een documentmanagement-, CRMof ander systeem opgeslagen.’

u coD niteomtnO

De vier grootste uitdagingen van al die ongestructureerde


14

grote kansen voor Somio. Postma: ‘Wat wij willen bereihun informatie. Onze visie hierbij is: wij structureren uw

informatie, niet uw medewerkers. Gewoon heel prak-

tisch, bij het begin beginnen, dus eerst de informatie op orde brengen met een set pragmatische oplossingen. Ver-

volgens kan de organisatie de informatie naar een omgeving (laten) overbrengen waar het mogelijk is – ook voor

de langere termijn – om het blijvend goed te beheren. Dat kan bijvoorbeeld in een documentmanagementsysteem, een collaboratieomgeving (zoals SharePoint) of in een e-depot.’

Basis voor beslissingen

Postma benadrukt nog maar eens het belang van kwa-

De Kwaliteit

gene vinden wat hij nodig heeft om zijn werk goed te

kunnen doen? Als dat zo is, dan wordt de behoefte om ‘om het systeem heen te werken’ vanzelf onderdrukt. Is

datgene wat hij vindt bovendien van hoge kwaliteit, volledig, actueel en bevat het geen dubbele informatie, dan

creëer je de voedingsbodem voor die werkomgeving die je graag wilt en heb je je doel bereikt.’ Combinatie software en kennis

Software kan tegenwoordig al veel meer dan veel managers denken. Postma: ‘Voor de vier pijnpunten die we hebben aangegeven zijn, naast kennis en ervaring die

je nodig hebt om de problemen te (h)erkennen, tech-

Koen van Hoogstraten

litatief hoogwaardige informatie en een doordachte in-

formatiebeheerstrategie: ‘Beslissingen van een organisatie worden gebaseerd op beschikbare informatie. Als je

meerdere versies van documenten op meerdere plaatsen

hebt opgeslagen, neem je dan wel beslissingen op basis van actuele en juiste informatie?’

Van Hoogstraten vult aan: ‘Bijna elke organisatie herkent

zich in de genoemde problemen, maar men weet niet hoe ze aan te pakken, waar te beginnen. Wat we hierbij vooral

nologische oplossingen beschikbaar. Die kun je zonder

problemen toepassen zonder dat daarmee de werkwijze

of de procedure(s) binnen een organisatie op zijn kop

moet(en). Het wordt hoog tijd om die stappen te zetten, want de weten regelgeving rond een aantal van deze thema’s voert de druk langzaam maar zeker op. Neem de

Europese Privacy Verordening (EPV). Wie geen contro-

le heeft over de opslag van persoonsgegevens, kan straks aanzienlijke boetes per overtreding tegemoet zien. Wie weet precies hoeveel informatie op netwerkschijven en

SharePoint-omgevingen persoonsgegevens bevatten, als

je beseft dat meer dan de helft van alle informatie in dergelijke moeilijk controleerbare omgevingen wordt opgeslagen? Dan ga je wel even nadenken…’

“Medewerkers ervaren metadateren meestal als een administratieve last” signaleren is dat medewerkers veel ‘buiten de systemen

Naast het inbrengen van haar kennis en ervaring kan

aan onbeheersbare informatie. Daardoor hebben orga-

toepasbare oplossingen bieden voor de geschetste vier

om werken’. Hierdoor ontstaat een enorme hoeveelheid

nisaties uiteindelijk totaal geen grip meer op hun infor-

matiebeheer. Van de vier uitdagingen zijn er drie in het belang van het management, omdat dat vooral gaat over kostenbeheersing en verantwoording. Er is er één vooral

in het belang van de medewerker: de vindbaarheid van informatie. Kan een medewerker snel en eenvoudig dat-

Somio op basis van slimme software direct praktisch problemen. Van Hoogstraten: ‘Even een voorbeeld van

een situatie zoals we die tegenkomen in de praktijk: me-

dewerkers maken gebruik van een SharePoint- of een andere documentmanagement-omgeving. Het toevoegen

van metadata (kenmerken) aan documenten verbetert in

hoge mate de vindbaarheid en beheersbaarheid van de


Docum Ontmoeting

De Kwaliteit

documenten. De medewerkers ervaren het echter als een

mio in staat daarin een grote automatiseringsslag te ma-

tig worden toegekend. Niet iedereen kiest altijd dezelfde

Processing techniek. We ondersteunen daarmee reeds 98

administratieve last. Metadata moeten meestal handmakenmerken bij dezelfde soorten documenten. Op termijn

daalt daarmee de kwaliteit van de informatie in het systeem. En dat proces is bij de meeste organisaties waarschijnlijk al een tijdje gaande…’ Automatiseringsslag

Met behulp van geavanceerde classificatiesoftware is So-

u coD niteomtnO


16

ken. Postma: ‘De software werkt met de Natural Language talen, waaronder natuurlijk Nederlands, Engels, Spaans, Duits en Frans. Niet alleen specifieke woorden worden gebruikt voor de classificatie, maar ook de context van de

tekst. We trainen de software met trainingssets van documenten om te leren bij welke classificatie een document

thuis hoort. Deze training is specifiek voor elke organisatie. De software verwerkt deze training tot algoritmes

De Kwaliteit

Een tweede product dat ons ter beschikking staat, is software die een organisatie helpt bij migraties naar een

nieuwe informatiebeheeromgeving, bijvoorbeeld SharePoint, iets wat veel voorkomt. Het overzetten van oude

documenten uit voorgaande omgevingen, zonder deze

op te schonen en te herordenen, levert gegarandeerd problemen op. Onze migratiesoftware geeft de volledige controle over de migratie van documenten. Het resultaat

is verbeterde terugvindbaarheid van informatie, hogere

productiviteit en acceptatie van het nieuwe systeem. De belangrijkste voordelen van het gebruik van deze software zijn dat tijdens de migratie documenten kunnen

worden opgeschoond, versies worden samengevoegd en

ontdubbeld, de metadata worden verrijkt en samenhang wordt aangebracht en geherstructureerd.’

Jelger Postma

die daarna documenten met een bepaald percentage aan zekerheid herkent. Hoe uitgebreider de training hoe ho-

ger de herkenningsgraad. Naast classificatie op basis van taalherkenning kan ook gebruik worden gemaakt van

Business Rules. Het gaat om ‘als-dan‘ regels waarbij we

Stappen zetten

Het lijkt er dus op dat met de juiste toepassing van technologie (lees: geschikte software) het heel goed mogelijk is grote stappen te zetten om ook die grote hoeveelheden

ongestructureerde informatie kwalitatief hoogwaardig

beschikbaar te krijgen voor de organisatie. Van Hoogstraten: ‘Niet voor niets staat de naam Somio voor dro-

men. Wij kunnen de droom van een goed geordende

informatiehuishouding helemaal waar maken, zonder de

“Het overzetten van oude documenten uit voorgaande omgevingen, zonder deze op te schonen en te herordenen, levert gegarandeerd problemen op.” kenmerken van de documenten gebruiken om acties op

organisatie op zijn kop te zetten. Somio staat ook voor

titel, bestandsnaam, extensie, auteur of mutatiedatum van

tale informatie binnen de organisatie. Dat doen we door

toe te passen. Denk hierbij aan het gebruik maken van een document. Op basis van voorwaarden worden acties bepaald. Bijvoorbeeld ‘als‘ het document een extensie .jpg

of .png heeft, ‘dan‘ is het documentsoort tekening. En zo ga je na het inregelen van de software door de hele docu-

mentverzameling en wordt die helemaal geclassificeerd zonder dat je daar nog handwerk aan hebt.

meerwaarde (SOM) en digitaal (IO), dus grip op digikennis van de organisatie te combineren met slimme

software. We passen geen processen of werkwijzen aan of dwingen mensen te werken in nieuwe applicaties. Wij verbeteren informatie zonder gedoe. Onze belofte: Wij structureren uw informatie, niet uw medewerkers!’


Docum Ontmoeting

De Column

Informatiemanager: Oscarwinnaar of bijrol in slechte B-film? Op het moment dat ik dit schrijf, is net ons Doxis Seminar achter de rug. In het EYE-filmmuseum in Amsterdam konden de circa 150 gasten zich laten voorlichten over de ontwikkelingen op hun vakgebied, met als thema’s duurzaamheid, verandermanagement en kwaliteitszorg. De locatie leent zich bij uitstek voor een link tussen computers en films. Dat is namelijk de laatste decennia een veelvoorkomende combinatie geweest. Van The Pelican Brief (1993), Minority Report (2002) en Avatar (2009) tot en met The Social Network (2010). De een is wat positiever dan de ander, maar in heel veel gevallen had ICT (lees: de computer) daarin een behoorlijke katalyserende hoofdrol. Met als ‘hoogtepunt’ wellicht de film Transcendence (2014) met Johnny Depp in de hoofdrol. Tenminste, de intelligente geestelijke resten van Depp dan. Want daar gaat deze laatste film over: de absolute overname van de maatschappij door een computer, met in dit geval de intelligentie van Depp als ‘operating systeem’. Onderliggend thema in dit soort films is de blijkbaar ingebakken angst voor (de overheersing van) de computer. Wat gaat die computer straks allemaal doen voor mij, met mij en vooral: zonder mij? Is die angst echter terecht? Ik zou zeggen van niet. Er zijn heel veel zaken die verbeterd kunnen worden, juist met behulp van een computer of in ieder geval de intelligentie die de computer aanstuurt. Belangrijk is daarbij echter dat je als individu, werkgroep of organisatie zelf ‘in control’ blijft. Dat de computer die dingen gaat optimaliseren die jij graag wilt. Informatie is een onmisbare grondstof voor elk bedrijf of elke organisatie geworden. Dat wil echter niet zeggen dat je blind moet varen op alles wat de computer je vertelt. Zozeer dat de computer je brein gaat overnemen, zoals in The Matrix (1999). Het is cruciaal om zelf je gezonde verstand te blijven gebruiken. Al is het alleen maar om te bedenken of iets wenselijk is of niet. Computers kunnen routinematige processen uitstekend automatiseren en kunnen verbanden ontdekken die je zelf nooit zou hebben bedacht. Er zijn echter altijd gevallen waar iemand met dat gezonde verstand dan een knoop over moet doorhakken. Informatiemanagers gaan in de toekomst een belangrijke rol (en misschien zelfs de hoofdrol) spelen in het behoud van dat gezonde verstand binnen een organisatie. Dat vereist echter aanpassingen. Aanpassingen aan de (vooral ook technologische) ontwikkelingen in de maatschappij en aan de veranderende rol van informatie. Angst (voor een computer) is daarbij een slechte raadgever. Als informatiemanager wil je immers niet in een slechte B-film belanden? Max Beekhuis

19

De Praktijk

Anderhalve kilometer archief in ruim één jaar naar het ECAL

Doetinchem maakt met een combinatie-project werk van kennisontwikkeling Door een verhuizing, een verbouwing, de opkomst van Het Nieuwe Werken en de toenemende digitalisering

had de gemeente Doetinchem tijdelijk (te) weinig aandacht en capaciteit voor het overdragen van archieven. Zo’n achterstand gaat uiteindelijk toch in de weg zitten en daarom heeft Doetinchem – letterlijk – werk ge-

maakt van de situatie. Het resultaat: als alles daadwerkelijk loopt zoals gepland, dan is in zo’n anderhalf jaar

tijd die hele achterstand in de archiefoverdracht weggewerkt, zijn er vier werkzoekenden opgeleid en begeleid naar een nieuwe baan en zijn de archiefstukken op de juiste wijze en in de goede staat overgedragen aan het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL).

V.l.n.r. De vier medewerkers Margon Leeferink, Rien van Duppen, David van Zutphen en Tessa de Jong. Rechts van Tessa de Jong, Femia Siero en Wethouder Frans Langeveld. Op de voorste rij, Wethouder Kees Telder.

M

et het overbrengen van de eerste blokken

terug op het voortraject van dit project, dat gestart is in

het Erfgoedcentrum Achterhoek en Lie-

overdragen van archiefbescheiden, ook een ontwikke-

archiefstukken (bouwvergunningen) aan mers heeft de gemeente Doetinchem op 4

maart 2015 officieel een eerste stap gezet. Projectleider

Françoise van den Ham, teamleider Informatiemanagement bij de gemeente Doetinchem, kijkt alvast tevreden

u coD niteomtnO


20

oktober 2014. Dit kent naast de praktische kant van het lings- en stimuleringscomponent gericht op een viertal

werkzoekenden in de regio Doetinchem. ‘Voor het werk van archiefstukken waarderen, selecteren, toegankelijk

maken en geschikt maken voor overdracht, worden vier

De Praktijk

V.l.n.r. Wethouder Frans Langeveld (Participatie), Wethouder Kees Telder (met in portefeuille onder meer decentralisaties, gemeentelijke dienstverlening en ICT) , Françoise van den Ham, teamleider team informatiemanagement.

werkzoekenden uit de regio (HBO werkniveau) opgeleid

informatiebeheer startte toen Van den Ham constateerde

werk te gaan. Zij krijgen hierdoor een nieuwe kans om,

de overdracht van archiefbestanden. ‘Die bestanden zaten

en begeleid om straks in het informatiebeheer aan het

via praktische ervaring en een formeel opleidingstraject, aan de slag te kunnen komen. De inspanningen zijn erop

gericht ook na het Doetinchemse project aan het werk te kunnen blijven binnen het werkveld van informatie-

beheer. Naast de praktische kennis die wordt opgedaan

dat er een serieuze achterstand aan het ontstaan was in

bovendien in de weg. Enerzijds omdat het werk maar als een ‘zwaard van Damocles’ boven ons hoofd bleef hangen

en anderzijds omdat de bestanden letterlijk ruimte innamen waar we kosten voor moesten maken.

investeert de gemeente samen met hen ook in gerichte

Ordentelijk en geordend

Het vraagstuk van de achterstanden in over te dragen

zaak gemaakt van Het Nieuwe Werken, digitalisering en

beroepsopleiding (VVA-opleiding van SOD NEXT). archiefbestanden speelt bij veel meer gemeenten in de regio, ik denk dus dat er ruimschoots kansen op werk aanwezig zijn’.

De idee van een combinatie project werkzoekendenopleiden-begeleiden én wegwerken achterstand in het

De gemeente Doetinchem heeft de afgelopen periode flexwerken. Er zijn in het nieuwe stadhuis minder werkplekken dan er mensen bij onze organisatie werken. Dat

is heel bewust gedaan om zo het plaatsen tijdonafhan-

kelijk werken te stimuleren. ‘Door deze overstap naar het nieuwe stadhuis in 2011 is de hoeveelheid papier nog een keer gegroeid. Alle ambtenaren leverden ‘hun kamer/


Docum Ontmoeting

De Praktijk

kast-archief ’ bij ons in. Door capaciteitsgebrek en de in-

tiviteiten. Het ontbreken van menskracht, leidde tot een

zoals het selecteren en opruimen van dergelijke archie-

en hebben kennis van zaken over hoe je een project effi-

gevoerde nieuwe werkwijze bleven bepaalde activiteiten, ven, (vooralsnog) liggen of werd wat in de tijd vooruit geschoven. Dat kan even goed gaan, maar het moet niet

te lang duren. Er komt ook een moment dat die archief-

stukken ordentelijk en geordend moeten worden overgedragen. In ons geval aan ECAL.’ Kennis en capaciteit

Vervolgens was er nog een uitdaging: het ontbreken van menskracht, ruimte en voldoende capaciteit bij de ge-

meente Doetinchem om de overdracht van archiefstukken te begeleiden en uit te voeren. Van den Ham: ‘Door

de introductie van Het Nieuwe Werken was duidelijk dat we hier op het stadhuis geen ruimte hadden voor die ac-

overeenkomst met Doxis. Zij zijn ervaren op dit gebied ciënt opzet en zo’n archief moet inventariseren, analyse-

ren en opschonen. Doxis heeft een vooronderzoek gedaan

om inzichtelijk te maken wat er was aan archiefmateriaal en waar het heen zou moeten. Uit dit onderzoek bleek

dat het om anderhalve kilometer papier ging. Deels was dat ook nog archief wat regelmatig werd gebruikt, dus

dat maakte het werk nog lastiger. Er werd een tussenlocatie gevonden om het archiefwerk daadwerkelijk te gaan

uitvoeren, maar daarmee hadden we nog niet voldoende

mensen met kennis om deze klus uit te voeren. Hierover

zijn we in overleg getreden met Doxis. We waren er allebei snel van overtuigd dat we hier ook een mooi com-

binatie project van opleiden, praktische werkervaring en

V.l.n.r. Wethouder Kees Telder, Femia Siero, directeur van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers en Wethouder Frans Langeveld. Femia Siero ondertekent de overdrachtsovereenkomst.

u coD niteomtnO


22

De Praktijk

begeleiden van werkzoekenden, van zouden kunnen ma-

nen denken: het uitvoerende werk gaat aan ons voorbij,

ook hoger opgeleiden. Uit die bron konden we putten.

Doxis heeft er echter veel tijd en energie in gestoken en

ken. In de regio Doetinchem zijn veel werkzoekenden, We hadden berekend dat we met vier mensen voldoende capaciteit zouden genereren om het werk binnen een afgebakende tijd af te ronden’. Werk en ervaring

De mensen die werden uitgekozen beschikten allen over

de juiste eigenschappen en sociale vaardigheden. Van den Ham: ‘Onder begeleiding zijn ze aan het werk gegaan en

dus jammer maar helaas, op naar de volgende klus. Ook

doet dat nog steeds door de mensen te blijven begeleiden

bij het werk. De projectleider, Ab van Dijk, is wekelijks aanwezig om erop toe te zien dat het werk goed blijft

gaan en volgens planning kan worden afgeleverd straks. Het hele project is op deze manier het resultaat van een

aantal goed samenwerkende partijen geworden: van reïntegratiebureau tot gemeente Doetinchem en Doxis.’

kregen een VVA-opleiding om ze wegwijs te maken in

Op 4 maart is dus het eerste archiefblok overgedragen

den. Die opleiding hebben we hier op locatie gedaan. Dat

naar de geconditioneerde locatie in Wehl, om ze daar te

het archiefwerk en hoe om te gaan met archiefbeschei-

kon doordat we ze tegelijk met nog andere medewerkers van buurgemeenten hebben aangemeld. Mede door die

opleiding en de kennis en ervaring die ‘onze vier mensen’ in dit project opdoen, krijgen ze weer een nieuwe kans

op de arbeidsmarkt. Ze worden daarnaast ook gecoacht vanuit het reïntegratiebureau, waar we heel goede contacten mee onderhouden. Zo worden ze optimaal begeleid

naar werk. Niet alleen nu, maar ook straks als het project hier is afgerond. Dit probleem van achterstand in archief-

bewerking speelt namelijk niet alleen bij de gemeente

Doetinchem, er zijn heel veel gemeentelijke organisaties, maar misschien ook wel bedrijven.

Ondernemerszin en samenwerken

aan ECAL. ‘Alle te bewerken archieven zijn overgebracht verwerken en klaar te maken voor overdracht. Als alles goed gaat, zijn we eind van dit jaar daar een heel eind mee

op streek. Zeker zo belangrijk is echter, dat we dankzij dit

project er dan - hopelijk - in zijn geslaagd om een aantal mensen weer (blijvend) aan werk te helpen en we heb-

ben onze wettelijke verplichtingen rond de openbaarheid van archiefmateriaal vormgegeven. Dát is waar project

om draait… Bovendien hebben we hiermee als gemeente

Doetinchem aangetoond over een daadkrachtig en ondernemingsgezwwind college te beschikken, met oog voor nieuwe kansen.’

© Fotografie: gemeente Doetinchem. Fotograaf Jan van den Brink

Van den Ham prijst ook het college van B en W in Doe-

tinchem. ‘Zonder de ondernemerszin van het college, zouden we nu niet op dit punt zijn geweest. Je combineert twee doelstellingen, het begeleiden van mensen

naar werk en je eigen bedrijfsvoering op orde brengen. Door anders naar kosten te kijken wordt zo’n project mogelijk. Ook zat er een risico aan, want wat als de geselecteerde mensen zouden afhaken? Dan heb je veel geld

en tijd gestoken in een project zonder het resultaat waar het je uiteindelijk om ging: het opschonen, opruimen en

overdragen van het archief en mensen aan werk helpen. En ook Doxis moet ik een pluim geven. Zij zagen er vanaf

het begin meteen iets moois in. Ze hadden daar ook kun-


Docum Ontmoeting

Direct van het DEC

Direct van het DEC Een lezer stelde ons de volgende vraag, of eigenlijk twee

2. Wat is de reden om de hierboven bedoelde beschei-

en antwoorden vanwege de relevantie niet willen onthou-

In de BRP is opgenomen dat de burger het recht heeft

vragen over hetzelfde onderwerp. Omdat we u die vraag

den, worden ze nu ook gepubliceerd in dit nummer van de Doxis Special.

Het waren twee vragen aan het DEC m.b.t. de Bewaar-

den 20 jaar te bewaren?

om tot 20 jaar terug op te vragen wie / welke instelling

gegevens heeft opgevraagd. De lange bewaartermijn is nodig i.v.m. die verantwoording.

termijn van Bescheiden verband houdende met de ver-

Agenda

verzoeken betreffende het inzagerecht).

21 mei; Utrecht

1.

Themabijeenkomst EU Privacyverordening.

strekking van gegevens uit de Basisregistratie (waaronder

Hoe komt het dat deze bewaartermijn niet de Ar-

chiefselectielijst is opgenomen?

De actualisatie van de selectielijst is vastgesteld in 2012. Het traject van voorbereiding liep al veel langer. De wet

Winkel van Sinkel

Aanmelden: somio.nl/gdpr Deelname gratis

BRP is vastgesteld in juli 2013 en de Regeling Basisre-

2 juni; Eindhoven. 18 juni; Utrecht. 30 juni; Zwolle

actualiseren van de selectielijst heeft men gekeken naar

nieuwe gemeentelijke selectielijst 2016.

gistratie Persoonsgegevens is van december 2013. Bij het

de toen geldende wetgeving. De nieuwe regeling is simpelweg nog niet meegenomen.

Workshop Implementatie

Kosten 339 euro (excl. BTW) p.p.

Meer informatie en aanmelden: Doxis.nl/workshop

TAPAS Tekstschrijven als Passie

Voor als u zelf de juiste woorden niet kunt vinden!

M 06 54 343 156

www.tekstschrijvenalspassie.nl u coD niteomtnO


24

DocumentWereld

Document Wereld - Nieuws

- Achtergronden - Agenda

- Bedrijvengids - Video

- Magazines

WORKSHOP

IMPLEMENTATIE NIEUWE GEMEENTELIJKE SELECTIELIJST 2016 IN 1 DAG EEN CONCEPT PLAN VAN AANPAK

Op 1 januari 2016 treedt de nieuwe selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden in werking. Deze lijst is opgesteld op basis van de nieuwe waarderings- en selectiemethodiek van het Nationaal Archief. Daarnaast gaat de lijst uit van processen in plaats van taken en documenten. Dit heeft grote gevolgen voor de archiefvorming, selectie en waardering binnen uw informatiehuishouding. Weet u al waar u staat en hoe u deze selectielijst gaat implementeren? Waar begint u, welke risico’s loopt u? Ook al staat de definitieve inhoud van de selectielijst nog niet vast, het is belangrijk dat u nu al in kaart brengt hoe u de nieuwe selectiemethodiek en implementatie van selectielijst efficiënt aanpakt.

GELIJK AAN DE SLAG; AANPAK CENTRAAL Doxis heeft in samenwerking met Sdu Uitgevers de 1-daagse workshop ‘Implementatie van de nieuwe gemeentelijke selectielijst’ ontwikkeld. De aanpak om tot een effectieve implementatie te komen staat hierbij centraal. Tijdens deze workshop wordt u volledig geïnformeerd over: ++ Opzet nieuwe selectielijst ++ Belangrijkste verschillen met oude selectielijst ++ De samenhang tussen selectielijst, procesarchitectuur en zaaktypecatalogus ++ Opstellen lokale risicoanalyse, trendanalyse en systeemanalyse ++ Aandachtspunten bij implementatie Na deze workshop beschikt u over een door uzelf opgesteld concept Plan van Aanpak voor de implementatie van de nieuwe selectielijst binnen uw organisatie.

DATA & LOCATIES

DINSDAG 2 JUNI | EINDHOVEN DONDERDAG 18 JUNI | UTRECHT DINSDAG 30 JUNI | ZWOLLE

Mis het niet! Meld u aan via www.doxis.nl/workshop

INVESTERING De kosten voor deelname aan deze workshop, inclusief lunch en digitaal workshopmateriaal, bedragen € 339,= (excl. BTW) per persoon.

MEER INFORMATIE Kijk voor meer informatie op www.doxis.nl/workshop. Of neem contact op met de Commerciële Binnendienst van Doxis. E [email protected] of T 070 - 317 71 72

SPECIAL. pijler voor Casade. magazine. Digitale informatievoorziening. Voorjaar 2015

Recommend Documents