No Revisi Tgl Eff Halaman
SOP SERVICE POINT PIC Part Room
Service Advisor/Foreman
Customer
ADH
: : : :
MM-SOP-SER-001 0 16 November 2015 2 dari 6
Teknisi
MULAI 1PR
1SA
Menyiapkan Part yang Akan Dibawa
Meminta Part Untuk Service Point F-SER-
F-SER001, DPP
1CT
Sampaikan Keluhan Service
2SA
Serahkan Spare Parts
2TS
Menerima Spare Parts F-SER001, DPP
Kerjakan Unit
F-SER001, DPP NO
SPK 3TS
Infokan Unit Selesai
SESUAI? YES
3PR
Tanda Tangan F-SER001, DPP
Terima Instruksi SPK
001
2PR
1TS
3SA
Tanda Tangan F-SER001, DPP 4SA
Berangkat ke Outlet 5SA
Tiba di Outlet/Lakukan Service Point
6SA
Terima Customer 7SA
Konfirmasi/ Terima Keluhan 8SA
Lakukan Pengecekan 9SA
2CT
Sampaikan Estimasi
Terima Estimasi
10SA
Membuatkan SPK
YES
SETUJU?
SPK
NO
11SA
BATAL
Instruksi Pekerjaan SPK 12SA
Terima Info
13SA
Periksa Hasil Pekerjaan SPK
SESUAI?
NO
YES 14SA
Buatkan Nota Manual
Nota Manual 15SA
Infokan Unit Selesai & Antar Customer ke ADH
3CT
Terima Info
No Revisi Tgl Eff Halaman
SOP SERVICE POINT PIC Part Room
Service Advisor/Foreman
Customer
15SA 16SA
17SA
Terima Pembayaran
Nota Manual
4CT
4CT.a
Service di Non Outlet
4CT.b
Service di Outlet
4PR
F-SER001
20SA
Terima Kopian Nota Manual (4,5) Nota Manual
5PR
21SA
Kembali ke Outlet 3S/2S
Verifikasi F-SER001
22SA
NO
SESUAI?
Serahkan Sisa Spare Parts F-SER001
YES 6PR
Tanda Tangan
23SA
Tanda Tangan F-SER001
F-SER001 24SA
Input ke Sistem (SDMS) F-SER001 25SA
Cetak Faktur Maksimal 5 Hari Faktur
SELESAI
2ADH
Terima Pembayaran
Nota Manual
18SA
19SA
Nota Manual
Nota Manual
3ADH
Simpan Kopian Nota Manual (2,3,4,5) Nota Manual Serahkan Nota Manual Asli (1) ke Customer Nota Manual
1ADH
Terima Nota Manual
Pembayaran
Simpan Kopian Nota Manual (2) Nota Manual 5CT
Terima Nota Nota Manual
MM-SOP-SER-001 0 16 November 2015 3 dari 6
Teknisi
3CT
Serahkan Nota Manual Nota Manual
Terima Sisa Spare Parts
ADH
: : : :
4ADH
Serahkan Nota Manual Asli (1) ke Customer Nota Manual 5ADH
Serahkan Kopian Nota Manual (4,5) ke SA Nota Manual 6ADH
Serahakan Kopian Nota Manual (3) ke HO dan buat laporan Rekapitulasi Nota Manual
SOP SERVICE POINT
No Revisi Tgl Eff Halaman
NO
URAIAN PENJELASAN
DOKUMEN
PIC
1SA
MEMINTA PART UNTUK SERVICE POINT Service Advisor/Foreman meminta spare part kepada PIC Part Room untuk melakukan Service Point.
F-SER-001
Service Advisor/Foreman
F-SER-001, DPP
PIC Part Room
F-SER-001, DPP
PIC Part Room
F-SER-001, DPP
Service Advisor/Foreman
1PR
2PR
2SA
MENYIAPKAN PART YANG AKAN DIBAWA PIC Part Room menyiapkan part yang diminta dan akan dibawa oleh Service Advisor/Foreman untuk Service Point sesuai dengan Form Serah Terima dan input DPP di SDMS kemudian cetak Picking List. SERAHKAN SPARE PIC Part Room menyerahkan Spare Part Point kepada Service Advisor/Foreman pada Form Serah Terima dan lampirkan
PARTS yang akan dibawa Service dan melakukan pengisian Picking List.
MENERIMA SPARE PARTS Service Advisor/Foreman menerima dan melakukan check list untuk spare parts yang akan dibawa Service Point. NO Apabila tidak lengkap konfirmasikan pada PIC Part Room. YES Apabila lengkap terima spere parts.
F-SER-001
Service Advisor/Foreman
F-SER-001, DPP
Service Advisor/Foreman
3SA
TANDA TANGAN Service Advisor/Foreman menandatangani Form Serah Terima yang dilampiri Picking List setelah melakukan pengecekan.
F-SER-001, DPP
Service Advisor/Foreman
3PR
TANDA TANGAN PIC Part Room menandatangani Form Serah Terima setelah melakukan pengecekan bersama dengan SA/Foreman.
F-SER-001, DPP
PIC Part Room
4SA
BERANGKAT KE OUTLET Service Advisor/Foreman melakukan perjalanan dinas ke Outlet yang hendak Service Point sesuai dengan jadwal.
-
Service Advisor/Foreman
5SA
TIBA DI OUTLET/LAKUKAN SERVICE POINT Service Advisor/Foreman tiba di outlet dan melakukan pelaksanaan Service Point.
-
Service Advisor/Foreman
6SA
TERIMA CUSTOMER SA/Foreman menerima Customer yang hendak melakukan Service.
-
Service Advisor/Foreman
1CT
SAMPAIKAN KELUHAN SERVICE Customer menyampaikan keluhan service, baik service berkala maupun free service.
-
Customer
7SA
KONFIRMASI/TERIMA KELUHAN Service Advisor/Foreman mengkonfirmasi dan menerima keluhan dari Customer.
-
Service Advisor/Foreman
8SA
LAKUKAN PENGECEKAN Service Advisor/Foreman memeriksa kondisi unit yang akan dibaiki untuk dibuatkan estimasi.
-
Service Advisor/Foreman
9SA
SAMPAIKAN ESTIMASI Service Advisor/Foreman menyampaikan estimasi biaya maupun lama pengerjaan kepada Customer.
-
Service Advisor/Foreman
TERIMA ESTIMASI Customer menerima estimasi yang diberikan oleh SA/Foreman.
-
Customer
NO Apabila tidak disetujui maka dibatalkan.
-
Customer
YES Apabila setuju maka dilanjutkan ke proses selanjutnya.
-
Customer
SPK
Service Advisor/Foreman
2CT
10SA
MEMBUATKAN SPK SA/Foreman membuatkan SPK berdasarkan permintaan Customer.
: : : :
MM-SOP-SER-001 0 16 November 2015 4 dari 6 KETERANGAN
SOP SERVICE POINT DOKUMEN
PIC
11SA
INSTRUKSI PEKERJAAN Service Advisor/Foreman memberikan instruksi pekerjaan kepada Teknisi sesuai dengan SPK yang telah dibuat.
SPK
Service Advisor/Foreman
1TS
TERIMA INSTRUKSI Teknisi menerima instruksi dan SPK dari Service Advisor/Foreman untuk mengerjakan unit.
SPK
Teknisi
2TS
KERJAKAN UNIT Teknisi mengerjakan unit sesuai dengan SPK yang telah diterima dari Service Advisor/Foreman.
SPK
Teknisi
3TS
INFOKAN UNIT SELESAI Teknisi menginfokan kepada Service Advisor/Foreman bahwa unit telah selesai sesuai dengan SPK.
-
Teknisi
12SA
TERIMA INFO Service Advisor/Foreman menerima informasi unit selesai dikerjakan dari Teknisi.
-
Service Advisor/Foreman
13SA
PERIKSA HASIL PEKERJAAN Service Advisor/Foreman memeriksa hasil pekerjaan yang dilakukan oleh Teknisi sesuaikan dengan SPK.
SPK
Service Advisor/Foreman
NO
URAIAN PENJELASAN
No Revisi Tgl Eff Halaman
NO Apabila tidak sesuai maka kembalikan ke Teknisi.
SPK
Service Advisor/Foreman
YES Apabila sesuai maka dilanjutkan ke proses selanjutnya.
SPK
Service Advisor/Foreman
14SA
BUATKAN NOTA MANUAL Service Advisor/Foreman membuatkan nota manual sesuaikan dengan pekerjaan.
15SA
INFOKAN UNIT SELESAI & ANTAR CUSTOMER KE ADH Service Advisor/Foreman menginfokan kepada Customer bahwa unit telah selesai dikerjakan dan antar Customer kepada ADH untuk melakukan pembayaran.
16SA
SERAHKAN NOTA MANUAL Service Advisor/Foreman menyerahkan nota manual yang sudah dibuat kepada ADH.
Nota Manual
Service Advisor/Foreman
-
Service Advisor/Foreman
Nota Manual
Service Advisor/Foreman
Nota Manual
ADH
-
Customer
Nota Manual
Customer
SERVICE DI NON OUTLET 4CT.a Customer yang melakukan service di wilayah yang belum ada Outlet Mitra Suzuki.
-
Customer
SERVICE DI OUTLET 4CT.a Customer yang melakukan service di wilayah yang sudah ada Outlet Mitra Suzuki.
-
Customer
1ADH
TERIMA NOTA MANUAL ADH menerima nota manual yang diserahkan oleh SA/Foreman.
3CT
TERIMA INFO Customer menerima info dari Service Advisor/Foreman bahwa unit selesai dikerjakan.
4CT
PEMBAYARAN Customer melakukan pembayaran dengan ADH/SA/Foreman sesuai dengan Nota Manual.
2ADH
TERIMA PEMBAYARAN Untuk Service Point di Outlet Mitra Suzuki, ADH menerima pembayaran dari Customer sesuai dengan Nota Manual.
Nota Manual
ADH
17SA
TERIMA PEMBAYARAN Untuk Service Point di Non Outlet Mitra Suzuki, SA/Foreman yang menerima pembayaran dari Customer sesuai dengan Nota Manual.
Nota Manual
Service Advisor/Foreman
Nota Manual
ADH
3ADH
SIMPAN KOPIAN NOTA MANUAL (2) Untuk Service Point di Outlet Mitra Suzuki, ADH menyimpan kopian Nota Manual lembar ke-2 setelah Customer bayar untuk menjadi arsip.
: : : :
MM-SOP-SER-001 0 16 November 2015 5 dari 6 KETERANGAN
SOP SERVICE POINT NO
18SA
4ADH
URAIAN PENJELASAN SIMPAN KOPIAN NOTA MANUAL (2,3,4,5) Untuk Service Point di Outlet Mitra Suzuki, SA/Foreman menyimpan kopian Nota Manual lembar ke-2, 3, 4, dan 5 setelah Customer bayar untuk menjadi arsip. SERAHKAN NOTA MANUAL ASLI (1) KE CUSTOMER Untuk Service Point di Outlet Mitra Suzuki, ADH menyerahkan Nota Manual Asli (lembar ke-1) kepada Customer sebagai bukti pembayaran.
19SA
SERAHKAN NOTA MANUAL ASLI (1) KE CUSTOMER Untuk Service Point di Outlet Mitra Suzuki, SA/Foreman menyerahkan Nota Manual Asli (lembar ke-1) kepada Customer sebagai bukti pembayaran.
5CT
TERIMA NOTA Customer menerima Nota Manual Asli (lembar ke-1) yang diserahkan oleh ADH/SA/Foreman sebagai bukti pembayaran.
5ADH
SERAHKAN KOPIAN NOTA MANUAL (4, 5) KE SA Untuk Service Point di Outlet Mitra Suzuki ADH menyerahkan kopian Nota Manual lembar ke-4 dan lembar ke-5 kepada Service Advisor/Foreman.
No Revisi Tgl Eff Halaman
DOKUMEN
PIC
Nota Manual
Service Advisor/Foreman
Nota Manual
ADH
Nota Manual
Service Advisor/Foreman
Nota Manual
Customer
Nota Manual
ADH
Nota Manual
ADH
6ADH
SERAHKAN KOPIAN NOTA MANUAL (3) KE HO Untuk Service Point di Outlet Mitra Suzuki ADH menyerahkan kopian Nota Manual lembar ke-3 ke HO untuk dijadikan laporan Rekapitulasi service point
20SA
TERIMA KOPIAN NOTA MANUAL (4, 5) Untuk Service Point di Outlet Mitra Suzuki SA/Foreman menerima kopian Nota Manual lembar ke-4 dan lembar ke-5.
Nota Manual
Service Advisor/Foreman
21SA
KEMBALI KE OUTLET 3S/2S Service Advisor/Foreman kembali ke Outlet 3S/2S sesuai jadwal Service Point yang sudah ditentukan.
-
Service Advisor/Foreman
F-SER-001
Service Advisor/Foreman
F-SER-001
PIC Part Room
F-SER-001
PIC Part Room
F-SER-001
PIC Part Room
F-SER-001
PIC Part Room
F-SER-001
PIC Part Room
F-SER-001
Service Advisor/Foreman
SPK & Nota Manual
Service Advisor/Foreman
Faktur
Service Advisor/Foreman
SERAHKAN SISA SPARE PARTS 22SA
4PR
5PR
Service Advisor/Foreman menyerahkan sisa spare part yang telah digunakan kepada PIC Part Room, serta serahkan Form Serah Terima. TERIMA SISA SPARE PARTS PIC Part Room menerima sisa spare parts, Form Serah Terima yang dibawa saat Service Point. VERIFIKASI PIC Part Room memeriksa sisa spare part dan menyesuaikan jumlah parts yang keluar, sesuaikan dengan Form Serah Terima yang sudah ditandatangani sebelum SA/Foreman berangkat melakukan Service Point karena Part Room merupakan tanggung jawab penuh PIC Part Room. NO Apabila tidak sesuai maka tanyakan terus kepada Service Advisor/Foreman sampai sesuai. YES Apabila sesuai maka dilanjutkan ke proses selanjutnya.
6PR
TANDA TANGAN PIC Part Room tanda tangan pada Form Serah Terima pada saat sudah tidak ada selisih antara barang yang keluar dan barang yang kembali.
23SA
TANDA TANGAN Service Advisor/Foreman tanda tangan pada Form Serah Terima pada saat sudah tidak ada selisih antara barang yang keluar dan barang yang kembali.
19SA
INPUT KE SISTEM (SDMS) Service Advisor/Foreman melakukan penginputan ke dalam sistem (SDMS) berdasarkan SPK & Nota Manual dari Service Point. CETAK FAKTUR MAKSIMAL 5 HARI
20SA
Service Advisor/Foreman mencetak faktur berdasarkan SPK & Nota Manual maksimal 5 hari setelah melakukan Service Point.
: : : :
MM-SOP-SER-001 0 16 November 2015 6 dari 6 KETERANGAN
CONTOH SURAT PERINTAH KERJA (SPK)
No Revisi Tgl Eff Halaman
: : : : 1 dari 1
CONTOH NOTA MANUAL
No Revisi Tgl Eff Halaman
: : : : 1 dari 1
No Revisi Tgl Eff Halaman
FORM SERAH TERIMA SPARE PART SERVICE POINT NO
NO. PART
NAMA
HARGA
SERAH TERIMA SAAT BERANGKAT Banjarmasin,.............. Pukul : Diserahkan
(
) PIC PART ROOM
Diterima
( ) SERVICE ADVISOR/FOREMAN
QTY KELUAR SELISIH AWAL AKHIR
SERVICE MANAGER
KETERANGAN
Banjarmasin,.............. Pukul : Diserahkan
( ) SERVICE ADVISOR/FOREMAN
Diterima
(
) PIC PART ROOM
Mengetahui,
)
F-SER-001 0 16 November 2015 1 dari 1
SERAH TERIMA SAAT KEMBALI
Mengetahui,
(
: : : :
(
) SERVICE MANAGER
