SOP PENGAJUAN BIAYA PERBAIKAN KENDARAAN OPERASIONAL CABANG & HO Divisi Bagian Seksi
: FAD : :
No Revisi Tgl Eff Halaman
: : : :
MM- SOP-FAD-002 1 16 Nopember 2015 1 dari 4
1
TUJUAN
:SOP ini dibuat untuk memperlancar dan memperjelas proses dan prosedur pengajuan biaya perbaikan kendaraan operasional baik Cabang maupun operasional HO.
2
RUANG LINGKUP
:Ruang lingkup SOP ini adalah dari PIC pemakai kendaraan operasional (Pemohon) menyampaikan permohonan perbaikan / service kepada Service Manager, estimasi biaya, sampai unit dikerjakan.
3
Penanggung jawab dari SOP ini secara keseluruhan adalah FAD Manager. Semua implementasi/penerapan SOP ini dilakukan dengan menggunakan sistem HRIS.
4
DEFINISI 4.A Definisi Bagan Alir = Proses
= Dokumen
= Keputusan
= Alur Proses
= Proses awal/akhir
= Arah Alur Proses
= Multi Dokumen
= Arah Alur Proses ke bagian lain
4.B Definisi Kata / Kalimat / Singkatan HO HRIS MD OM GA FAD SA Estimasi Verifikasi 5
Head Office. Human Resource Information System. Managing Director. Operation Manager. General Affair. Finance & Accounting Division. Service Advisor. Perkiraan. Pengecekan untuk memastikan.
Dokumen yang digunakan : 5.1 5,2 5,3
6
= = = = = = = = =
Formulir Estimasi ................................................................ E-mail ........................................................................... HRIS .............................................................................
Penjelasan Bagan Alir untuk setiap proses serta penanggung jawab dari masing-masing proses bisa dilihat pada halaman 3 s/d 4.
TGL :
DIBUAT OLEH
DIPERIKSA OLEH
DISETUJUI OLEH
DISETUJUI OLEH
TEAM KAIZEN
FAD MANAGER
OPERATION MANAGER KALSEL
OPERATION MANAGER KALTENG
TGL :
TGL :
TGL :
SOP PENGAJUAN BIAYA PERBAIKAN KENDARAAN OPERASIONAL CABANG & HO Pemohon
Service Manager
HCD Manager
Operation Manager
No Revisi Tgl Eff Halaman
FAD Manager
: : : :
MM- SOP-FAD-002 1 16 Nopember 2015 2 dari 4
Managing Director
MULAI
1PH
Pengajuan Perbaikan
HRIS
2PH
Minta Estimasi Biaya
HRIS
1SM
Terima Permintaan HRIS 2SM
Berikan Estimasi Biaya HRIS
CABANG HEAD OFFICE (HO) 1HM
Konfirmasi
1OM
Konfirmasi HRIS
HRIS
2HM
Verifikasi
2OM
Verifikasi
HRIS
NO
SETUJU?
HRIS
NO
SETUJU? YES
YES 3HM
Lanjutkan Permohonan HRIS
3OM
Lanjutkan Permohonan HRIS > 2 Juta
≤ 2 Juta 1FAD
Terima Permohonan
1MD
Terima Permohonan HRIS
HRIS
2FAD
Verifikasi
2MD
Verifikasi HRIS
NO
SETUJU?
YES 3FAD
Lanjutkan Permohonan
4SM
Disribusi Unit
SELESAI
3MD
Lanjutkan Permohonan HRIS
Terima Permohonan HRIS
NO
SETUJU?
YES
3SM
HRIS
HRIS
SOP PENGAJUAN BIAYA PERBAIKAN KENDARAAN OPERASIONAL CABANG & HO NO
1PH
URAIAN PENJELASAN PENGAJUAN PERBAIKAN Pemohon mengajukan perbaikan terhadap unitnya.
No Revisi Tgl Eff Halaman
DOKUMEN
PIC
HRIS
Pemohon
HRIS
Pemohon
MINTA ESTIMASI BIAYA 2PH
Pemohon meminta estimasi biaya perbaikan atas unitnya terhadap Service Manager.
1SM
TERIMA PERMINTAAN Service Manager menerima permintaan dari Pemohon.
HRIS
Service Manager
2SM
BERIKAN BIAYA ESTIMASI Service Manager mengeluarkan Estimasi Biaya perbaikan unit.
HRIS
Service Manager
HRIS
Pemohon
HRIS
Pemohon
HRIS
HCD Manager
HRIS
Operation Manager
VERIFIKASI HCD Manager memverifikasi permintaan perbaikan dari Pemohon.
HRIS
HCD Manager
NO Apabila tidak disetujui maka dikembalikan kepada Pemohon.
HRIS
HCD Manager
YES Apabila disetuji lanjutkan permohonan.
HRIS
HCD Manager
HRIS
Operation Manager
NO Apabila tidak disetujui maka dikembalikan kepada Pemohon.
HRIS
Operation Manager
YES Apabila disetuji lanjutkan permohonan.
HRIS
Operation Manager
HRIS
HCD Manager
HRIS
Operation Manager
HRIS
FAD Manager
HRIS
Managing Director
HRIS
FAD Manager
TERIMA ESTIMASI 3PH
4PH
Pemohon menerima estimasi biaya yang telah diberikan oleh Service Manager. MINTA PERSETUJUAN Pemohon meminta persetujuan untuk melakukan perbaikan unit sesuai dengan estimasi pada HCD Manager (HO), atau Operation Manager (Cabang). KONFIRMASI
1HM
HCD Manager mengkonfirmasi permintaan yang diajukan oleh Pemohon dari Head Office
1OM
Operation Manager mengkonfirmasi permintaan yang diajukan oleh Pemohon dari Cabang.
KONFIRMASI
2HM
VERIFIKASI 2OM
Operation Manager memverifikasi permintaan perbaikan dari Pemohon.
LANJUTKAN PERMOHONAN 3HM
HCD Manager melanjutkan permohonan kepada FAD Manager untuk biaya perbaikan ≤ 2 juta, atau pada Managing Director untuk biaya perbaikan > 2 juta.
3OM
Operation Manager melanjutkan permohonan kepada FAD Manager untuk biaya perbaikan ≤ 2 juta, atau pada Managing Director untuk biaya perbaikan > 2 juta.
1FAD
FAD Manager Menerima Permohonan yang sudah disetujui oleh HCD Manager/Operation Manager aoabila permintaan biaya perbaikan ≤ 2 juta.
1MD
Managing Director menerima Permohonan yang sudah disetujui oleh HCD Manager/Operation Manager apabila biaya perbaikan > 2 juta.
2FAD
FAD Manager memverifikasi permintaan pengajuan biaya dari Pemohon.
LANJUTKAN PERMOHONAN
TERIMA PERMOHONAN
TERIMA PERMOHONAN
VERIFIKASI
: : : :
MM- SOP-FAD-002 1 16 Nopember 2015 3 dari 4 KETERANGAN
SOP PENGAJUAN BIAYA PERBAIKAN KENDARAAN OPERASIONAL CABANG & HO NO
URAIAN PENJELASAN
No Revisi Tgl Eff Halaman
DOKUMEN
PIC
NO Apabila tidak disetujui maka dikembalikan kepada Pemohon.
HRIS
FAD Manager
YES Apabila disetujui konfirmasi ke Pemohon.
HRIS
FAD Manager
HRIS
Managing Director
NO Apabila tidak disetujui maka dikembalikan kepada Pemohon.
HRIS
Managing Director
YES Apabila disetujui konfirmasi ke Pemohon.
HRIS
Managing Director
HRIS
FAD Manager
HRIS
Managing Director
HRIS
Service Manager
-
Service Manager
VERIFIKASI 2MD
Managing Director memverifikasi permintaan perbaikan dari Pemohon.
LANJUTKAN PERMOHONAN 3FAD
FAD Manager mengkonfirmasi bahwa permintaan telah disetujui pada Service Manager.
3MD
Managing Director mengkonfirmasi bahwa permintaan telah disetujui pada Service Manager.
3SM
Service Manager menerima permohonan pengerjaan unit dari Pemohon yang disetujui oleh HCD Manager/Operation Manager dan FAD Manager/Managing Director.
KONFIRMASI
TERIMA PERMOHONAN
4SM
DISTRIBUSI UNIT Service Manager mendistribusikan unit kepada Teamnya.
: : : :
MM- SOP-FAD-002 1 16 Nopember 2015 4 dari 4 KETERANGAN
PT. MITRA MEGAH PROFITAMAS - BANJARMASIN II (09)
HAL : 1 / 1
JL. JEND. A. YANI KM. 5,5 NO. 1 RT. 22
TGL : 07-Nov-
BANJARMASIN
JAM : 09:58:5
PID : SvRpTrn PERKIRAAN BIAYA PERBAIKAN Kepada Yth :
PT.MITRA MEGAH PROFITAMAS JL. A. YANI KM. 2,5 NO. 6 RT/RW. 28 BANJARMASIN KAL-SEL 081390003624
Nomor Tanggal No Polisi Model/Tipe
: : : :
Bersama ini kami sampaikan perkiraan biaya perbaikan kendaraan Bapak/Ibu dengan perincian sbb : No. Kode Keterangan Jasa Perbaikan 1 PB35000
PERAWATAN BERKALA 35.000 KM
Potongan Pemakaian Material 1 2222 2 3333
PARFUME
3 99000B99208N208
ENGINE OIL SAE 5W-30 208LT (DRUM)
TISUE
Potongan Penggantian Spare Parts 1 16510-61J00-000 2 40428
OIL FILTER
3 40429 4 40430
FLUSHER RED
5 40431
AIR ACCU
FLUSHER BLUE BATTERY REVIVE
Potongan Jumlah PPN (10.00 %) Total
BANJARMASIN, 07-Nov
Note : Perkiraan harga tersebut di atas sewaktu-waktu dapat berubah tanpa pemberitahuan lebih dahulu
(EKO YULIADI) SERVICE MANAGER
HAL : 1 / 1 TGL : 07-Nov-2015 JAM : 09:58:55 PID : SvRpTrn00101
EST/15/000366 7-Nov-15 DA8815AS AVI414
perincian sbb : Total
105.000 105.000
Potongan
:
0
1 1 196.362 196.364
Potongan
:
0
31.818 52.000 43.636 36.363 9.090 172.907
Potongan Jumlah PPN (10.00 %) Total
: : : :
13.200
461.071 46.107 507.178
BANJARMASIN, 07-Nov-2015 (EKO YULIADI) SERVICE MANAGER
