SOLUSI KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA DIVISI IT PT. ALTO NETWORK. Pandu Andika Priambodo, Win Ce

SOLUSI KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA DIVISI IT PT. ALTO NETWORK

Pandu Andika Priambodo, Win Ce

Laporan Teknis

Jakarta, 01 Oktober 2013  Menyetujui:           

Pembimbing 1 :

(Win Ce, S.Kom., MM)

SOLUSI KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA DIVISI IT PT. ALTO NETWORK

Pandu Andika Priambodo - 1122201250 Jalan Swakarya No32 RT008/RW04 Meruya Selatan, Jakarta Barat. Email: [email protected]

_________________________________________________________________

ABSTRAK Penulisan tesis yang berjudul Solusi Knowledge Management pada divisi IT PT.ALTO NETWORK bertujuan untuk merancang suatu knowledge management system yang dapat membantu perusahaan untuk menangkap dan menyimpan semua informasi yang ada diperusahaan. Informasi didapat melalui observasi, dan wawancara kebeberapa petinggi di perusahaan. Dari hasil wawancara didapatkan beberapa inti permasalahan seperti belum semua pengetahuan yang ada pada divisi IT Development dikelola dengan baik, terlihat bila ada karyawan yang resign maka perusahaan tidak dapat menangkap semua pengetahuan yang ada pada karyawan tersebut, sehingga tidak jarang terjadi perbedaan pengetahuan yang cukup besar untuk karyawan yang menggantikan. Lalu ketidaktahuan karyawan mengenai prosedure development atau implementation untuk member baru yang ingin bergabung dengan perusahaan. Sehigga pada saat proses migrasi di production sering mengalami kendala. Dengan dibangunnya KMS dan penerapan KM di perusahaan maka diharapkan perusahaan akan dapat menangkap semua pengetahuan yang ada di perusahaan, sehingga pengetahuan tersebut dapat dibagikan kepada seluruh karyawan yang bersangkutan.

Kata Kunci: Knowledge, Knowledge Management, Solution Knowledge Management System

1 

2   

1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi akhir-akhir ini telah merubah pola pikir dari berbagai perusahaan, yang berorientasikan pada pekerja. Perubahan yang terjadi searah dengan perkembangan teknologi dan komunikasi. Hal ini mendorong semakin pentingnya informasi. Kebutuhan perusahaan akan informasi dari dalam maupun dari luar perusahaan menjadi sesuatu yang sangat penting. Berubahnya pola pikir tersebut menunjukan bahwa upaya perusahaan meningkatkan kualitas dan kuantitas informasi untuk memberikan pelayanan kepada public. Menurut Ruli Abdullah & Mohd Hasan Selamat (2008) manager di berbagai negara menyadari bahwa pengetahuan dalam bentuk keahlian dan kompetensi adalah aset perusahaan yang paling penting serta ketersediaan kualitas yang dapat membantu perusahaan dalam mengahadapi persaingan dengan kompetitor lain. PT. ALTO NETWORK merupakan perusahaan yang menyediakan jasa koneksi atau jaringan antar bank. Dalam mendukung proses bisnisnya, perusahaan membutuhkan informasi yang secara keseluruhan dapat di akses oleh seluruh karyawan yang ada pada PT. ALTO NETWORK. Tetapi pada kenyataannya pendokumentasian untuk permasalahan-permasalahan yang terjadi pada perusahaan belum terdokumentasikan dengan baik.

Selain itu sering terjadinya ketidakmampuan karyawan yang

menggantikan tugas atau dalam menyelesaikan dan menggantikan tugas dari salah seorang karyawan yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut. Belum tersedianya wadah yang berfungsi sebagai pusat untuk mengumpulkan data dan informasi menjadi pemicu terjadinya kesimpangsiuran dalam memperoleh informasi yang berdampak buruk terhadap sedikitnya pengetahuan yang didapat oleh karyawan sehingga kesalah pahaman antar divisi tidak dapat dihindari. Dampak negative yang terjadi yaitu sangat menurunnya kinerja yang diberikan oleh karyawan, yang seharusnya penurunan kinerja ini dapat di minimalisasikan.

3    Dengan tersedianya suatu wadah yang digunakan perusahaan untuk menampung knowledge yang ada, maka pemerataan informasi pada karyawan untuk mepermudah dalam mengatasi dan mengetahui permasalahan dan penyelesaian masalah dari karyawan lain. 1.2 Rumusan Masalah Perumusan masalah akan difokuskan pada perancangan Knowledge Management System pada PT. Alto Network. Dengan perumusan masalah sebagai berikut : 1. Apakah Karyawan dapat lebih cepat dalam menyelesaikan pekerjaan atau permasalahan yang sedang berjalan atau yang akan datang jika tidak adanya tutorial atau dokumentasi atas solusi dan alur dari sistem yang ada? 2. Masih banyakkah informasi yang belum di turunkan dengan baik sehingga informasi-informasi penting seputar troubleshooting incident, dan pembaharuan aplikasi masih tersimpan pada masing-masing individu ? 3. Seberapa banyak karyawan mendapat informasi mengenai perusahaan sehingga karyawan mengerti bisnis dari perusahaan dan mengenal semua produk-produk yang ada pada perusahaan ini ? 4. Dengan tingginya tacit Knowledge yang ada pada karyawan, bagaimana cara perusahaan mendapatkan informasi tersebut sehingga perusahaan tidak kehilangan knowledge perusahaan? 5. Apakah ada cara untuk meningkatkan kinerja karyawan pada PT. Alto Network ? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari Internship Project ini adalah :

1. Merancang Knowledge Management sebagai saran untuk penyimpanan knowledge yang dimilik karyawan dan perusahaan.

4    1.4 Manfaat Penelitian 1. Meningkatkan kesadaran pentingnya penggunaan knowledge management sebagai salah satu strategi bisnis bagi perusahaan. Manfaat untuk perusahaan adalah: a. Meningkatkan kinerja karyawan sehingga meningkatkan kemampuan kompetitif perusahaan b. Menjadikan nilai bagi perusahaan sehingga menjadi daya saing dalam menghadapi competitor dalam bisnis yang sama. c. Memeratakan pengetahuan bagi para karyawan. d. Memudahkan proses rotasi dan regenerasi karyawan. 1.5 Ruang Lingkup Lingkup dari perancangan pembangunan system Knowledge Management pada PT. Alto Network meliputi : 1. Mencakup pembahasan pada divisi IT pada PT. Alto Network, yang berkesinambungan terhadap divisi Bisnis Development, divisi IT Implementation, dan divisi IT Development.

2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Knowledge Menurut Modi Lakulu, Mohd Hasan Selamat (February 2010) knowledge adalah campuran dari pengalaman, value, informasi kontekstual, dan wawasan yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman baru dan informasi. Ada 2 tipe dari knowledge, yaitu explicit dan emplicit.

5    - Explicit knowledge Menurut Modi Lakulu, Mohd Hasan Selamat (February 2010) explicit knowledge didefinisikan sebagai knowledge yang dapat di bagikan dan di sharing kan kepada yang lain dengan mudah, selain itu dapat disusun dan di simpan kedalam suatu database. Menurut Debowski (2006, pp17-18) explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat dibagikan dengan orang lain. Juga dapat di dokumentasikan, diilustrasikan kepada orang lain melalui demonstrasi atau penjelasan. - Tacit Knowledge Menurut Modi Lakulu, Mohd Hasan Selamat (February 2010) tacit knowledge didefinisikan sebagai knowledge yang ada di kepala seseorang yang sulit untuk membagikan atau membagikan kepada yang lain. Menurut Debowski (2006, pp17-18) tacit knowledge merupakan pengetahuan yang diperoleh dari akumulasi pengalaman dan pembelajaran dari seseorang yang sulit untuk di bagikan kepada orang lain. 2.2 Kompenen Knowledge Management Terdapat 3 komponen Knowledge Management oleh Dilip Bhatt seorang konsultan Knowledge Management dalam artikelnya yang berjudul EFQM Excellence Model and Knowledge, antara lain (Bhatt, D. 2000):

Gambar 1. People, Process, Technology (Sumber: Bhatt, D. 2000)

6    2.3 Pilar Knowledge Management Menurut Rusli Abdulah, Samsul bin Shahabidin (2007) Knowledge Management adalah suatu strategi, proses, dan teknologi yang digunakan secara bersama-sama untuk meningkatkan kemampuan pribadi, juga untuk memecahkan masalah, dan untuk membantu dalam mengambil keputusan. KM juga dapat di definisikan sebagai sistematika proses dalam creates, capture, share, dan analyzes knowledge yang berguna bagi kemajuan perusahaan. Menurut Debowski (2006, p16) knowledge management adalah proses mengidentifikasikan, mendapatkan, mengorganisasikan, dan menyebarkan asset intelektual yang penting bagi performa jangka panjang sebuah organisasi. 2.4 Knowledge Management System Knowledge Management System merupakan sebuah strategi unutk meningkatkan efektifitas dan peluang pengembangan kompetensi. (Ningky,2001). Dalam penelitian Mohamad dan Jalal (2011) mengatakan bahwa infrastruktur IT, human resource, knowledge sharing, dan budaya dalam suatu organisasi berdampak kepada pengambilan keputusan.

2.5 Zack Framework Michael H. Zack meyakini bahwa faktor yang paling penting dalam menuntun knowledge management adalah strategi bisnis, zack menggambarkan hubungan antara strategy knowledge dan strategy organisasi.

     Gambar 2. Gap Analysis Zack Framework (Sumber: Tiwana, 2002, p.103)

7    Gap analysis dilakukan dengan menggunakan Zack framework dari Michael H. Zack (1999), yang membandingkan poin-poin tentang pengtahuan yang dimiliki perusahaan terhadap poin-poin yang harus dikerjakan. Pengetahuan maupun apa yang dikerjakan masing-masing dibagi kedalam dua bagian yaitu, apa yang telah diketahui atau telah dikerjakan dan poin yang kedua adalah apa yang harus diketahui dan dikerjakan. Dari poin-poin tersebut dapat dilakukan analisa gap yang terjadi antara pengetahuan dan apa yang harus dilakukan. 2.6 The Balanced Scorecard Method Metode

Balanced

Scorecard

(BSC)

adalah

pengukuran

dan

manajemensistem

yang

memungkinkan organisasi untuk menjelaskan visi dan strategi serta menerjemahkannya ke dalam tindakan. Menyediakan umpan balik pada kedua bisnis internal proses dan hasil eksternal untuk terus meningkatkan strategis kinerja dan hasil. BSC adalah suatu kerangka kerja konseptual untuk menerjemahkan visi organisasi ke dalam satu set indikator kinerja didistribusikan di antara empat dimensi: Finansial, Konsumen, Proses Bisnis Internal, dan Pembelajaran dan Pertumbuhan. Indikator didigunakan untuk mengukur organisasi kemajuan menuju pencapaian visi; indikator lain digunakan untuk mengukur pendorong keberhasilan jangka panjang. Melalui BSC, organisasi monitor baik kinerja saat ini (keuangan, kepuasan pelanggan, dan Hasil proses bisnis) dan upaya untuk memperbaiki proses, memotivasi dan mendidik karyawan, dan meningkatkan kemampuan sistem informasi untuk belajar dan berkembang((Dalkir Kimiz, 2005, p.290-292).

8   

Gambar 3. Balance Scorecard BSC menerjemahkan organisasi strategi ke dalam empat dimensi dengan melihat keseimbangan antara: 1. Pengukuran internal dan eksternal 2. Pengukuran obyektif dan subyektif 3. Hasil kinerja dan pendorong hasil di masa mendatang. Financial dimension biasanya meliputi langkah-langkah seperti pendapatan operasional, return on capital employed, dan economic value added. Customer dimension berhubungan dengan langkah-langkah seperti kepuasan pelanggan, retensi, dan pangsa pasar pada segmen yang ditargetkan. Internal business process dimension

mencakup tindakan seperti biaya dan kualitas. learning and growth dimension

dialamatkan untuk mengukur kepuasan karyawan, retensi, dan keahlian. 2.7 Knowledge Management Assessment Tools (KMAT) Menurut Andersen (1999), knowledge management assessmenet tools (KMAT) merupakan sebuah instrument untuk mengevaluasi dan menilai sejauh mana suatu perusahaan keuntungan dan peluang yang didapatkan dari mengelola pengetahuan yang persahaan miliki. Demikian pula menurut Probst, rt al (2000) dimana salah satu tehnik untuk menganalisa pengetahuan yang ada di perusahaan

9    adalah menggunakan KMAT yang dikembangkan oleh ARTHUR ANDERSEN yang bekerjasama dengan AMERICAN PRODUCTIVITY AND QUALITY CENTER. Ada 5 dimensi yang ada didalam model KMAT yang terdiri dari leadership, culture, measurement, technology, dan prosess yang masing-masing dimensinya berperan penting dalam membantu proses pengaturan knowledge di perusahaan. Dalam bukunya Kai Mertins, Peter Heisig and Jens Vorbeck yang berjudul Knowledge Management: Concepts and Best Practices (2nd edition (August 5, 2003), page 48) mengatakan bahwa KMAT berusaha untuk mencapai 2 hal yaitu : 1. Untuk menilai bagaimana tingkat pengimplementasian Knowledge Management diperusahaan. 2. Untuk mengevaluasi efisiensi Knowledge Management dalam proses sharing, create, identify, collect, and organize. 3. Kerangka Pikir

10   

Gambar 7. Kerangka Pikir 4. HASIL ANALISA DAN PERANCANGAN 4.1 Evaluasi Current Condition Observasi yang dilakukan kurang lebih selama 2 bulan, dengan mengamati secara langsung teknologi, prosedur , culture dan proses-proses yang ada pada Divisi IT. Selain itu penulis melakukan wawancara terhadap beberapa Divition Head dan Manajer yang ada di Pt Alto Network. Dari kuesioner KMAT yang disebarkan dapat disimpulkan bahwa nilai implementasi KM pada perusahaan ini dapat dikatakan cukup rendah, sehingga implementasi KM diperusahaan ini diperlukan. Gambar table dibawah ini menunjukkan hasil dari kuesioner KMAT. Tabel 4.1 Kuesioner KMAT Kriteria Proses Kepemimpinan Budaya Teknologi

Nilai Perusahaan

Nilai Sempurna

10 9 17 12

25 20 25 30

11    1. People Pada sisi people haruslah memahami kondisi saat ini mengenai struktur organisasi, wewenang dan tanggung jawab pekerjaan, serta budaya yang ada di divisi IT. Sehingga dapat dijadikan sebagai landasan dibentuknya perancangan prototype KMS. 2. Process Pada sisi process ini penulis melihat kondisi saat ini yang sedang berjalan pada divisi IT untuk dapat melihat rentangan dan memberikan solusi dalam penulisan tesis ini. 3. Technology Pada sisi technology dengan melihat kondisi saat ini apakah telah memiliki infrastruktur yang baik, aplikasi, dan lain sebagainya yang ada dalam divisi IT. 4.2 Menyelaraskan Knowledge management dengan Strategi Bisnis 1. Strategi Bisnis Untuk dapat mencapai Visi dan Misi perusahaan, maka PT. Alto Network memiliki strategi perusahaan sebagai berikut: -

Menjadi Switching yang memberikan pelayanan terbaik.

-

Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga mereka selalu dapat focus dalam melakukan semua tanggung jawab yang telah ditetapkan. Seperti bagian Monitoring, Business development, IT Development, IT Implementation, dan supporting kepada semua member perusahaan.

2. Zack Framework Berikut ini adalah analisa yang dilakukan oleh penulis: ƒ

What Divition IT PT. Alto Knows.

Prosedur divisi IT

Pengetahuan prosedur yang ada pada divisi IT mengenai core system, infrastructure, BCP, DRC, settlement reporting, keamanan jaringan dan produk dan aplikasi yang sudah akan dikembangkan maupun yang sudah ada

12    di production. IT Development dan IT Implementasi Management Proyek IT Development

Pengetahuan mengenai teknikal dari pengembangan aplikasi dan infrastructure. Pengetahuan mengenai memanage aplikasi yang sedang dikembangkan dan yang sudah berjalan. Dokumentasi yang ada pada divisi IT, baik mengenai

Dokumentasi

prosedur IT, dokumentasi teknik, user manual, sejarah pengembangan aplikasi, training dsb. Pengetahuan tentang karakteristik dari masing-masing

Member

member

yang

sudah

bergabung menjadi

member

perusahaan

ƒ

What Divisition IT Pt Alto Can Do

Meningkatkan kualitaslayanan Perusahaan.

Peningkatan kualitas pelayanan perusahaan kepada member-member bank. Bisa meliputi : membantu menyelesaikan permasalahan suspect transaksi, masalah message antar bank, settlement, reporting transaksi, serta memberikan penyediaan layanan solusi perbankan bagi bank-bank baru. Mengefisiensi dan mengefektifkan proses pelayanan

Meningkatkan efisiensi dan efektifitas Perusahaan

perusahaan. Meliputi : meningkatkan semua proses klaim, reporting dan measuring transaksi,

dan

investgasi

permasalahn. Meningkatkan pengetahuan dan history dari permasalahn Mempercepat pemecahan masalah perusahaan.

yang

telah

terjadi

sebelumnya.

mempercepat

proses

identifikasi

Sehingga dan

dapat

pengambilan

13    keputusan dalam menyelesaikan masalah. Meningkatkan kewaspadaan dan kedisiplinan baik dari Meningkatkan keamanandata yang ada di perusahaan.

dalam perusahaan maupun dari luar, dalam hal menjaga kerahasiaan dan keamanan data-data penting member bank.

ƒ

What Divisition IT Pt Alto Must Do

Memberikan pelayanan yang terbaik

Menjadi tenaga profesional yang memberikan pelayanan terbaik sehingga pada akhirnya dapat menambah kepuasan pada pengguna jasa jaringan Alto. Dalam hal ini diharapkan member-meber dapat semakin nyaman dalam melakukan kegiatan bisnis mereka. Inovasi dan kreatifitas perusahaan dalam mengembangkan

Meningkatkan kreatifitas dalam mengembangkan teknologi

teknologi dan aplikasi dapat menjadi daya saing bagi perusahaan.

Mengembangkan suatu aplikasi sistem sebagai saran Mengembangkan Knowledge Management System

penyimpanan, pengelolaan, dan penyebaran pengetahuan di dalam perusahaan. Semua log problem serta penyelesaiannya di kumpulkan

Mendokumentasikan log problem, problem solution,dan best practice kedalam suatu aplikasi penyimpanan

dan disimpan ke dalam sebuah aplikasi penyimpanan sehingga dapat dikelola dan di sebarkan kepada karyawan yang membutuhkan.

14    ƒ

What Divisition IT Pt Alto Must Know

History masalah & solusi, dan update data terbaru

Dokumentasi semua kegiatan perusahaan (log problem, solusi,best practice)

Perusahaan harus memahami bahwa informasi mengenai problem management menjadi element penting dalam meningkatkan kinerja dan efisiensi karyawan. Dan juga informasi yang di dapat harus terupdate sehingga mengurangi terjadinya fatal erorr dalam penanganan. Mendokumentasikan semua kegiatan yang ada di perusahaan sehingga bisa memaksimalkan dalam menjaga keberlangsungan informasi yang ada pada di perusahaan. Mengetahui fungsi dan content yang sesuai dengan

Mengerti dan memahami kemauan pengguna.

keninginan pengguna juga untuk meningkatkan proses bisnis perusahaan. Perusahaan harus dapat mengembangkan suatu aplikasi

Mengembangkan Knowledge Management System

internal yang dapat digunakan sebagai sarana penyebaran pengetahuan baik tacit maupun explisit. Sehingga memudahkan proses penyebaran pengetahuan.

4.4 Knowledge Management Goals Normative Knowledge Goals ƒ

Mengidentifikasikan dan mengembangkan aplikasi KM sebagai langkah awal untuk mempermudah proses pertukaran pengetahuan.

ƒ

Mengisi pengetahuan kedalam aplikasi.

ƒ

Meningkatkan pemerataan pengetahuan antar sesama karyawan.

ƒ

Meningkatkan perkembangan pengetahuan dan kemampuan setiap karyawan.

15    Strategic Knowledge Goals ƒ

Memanfaatkan pengetahuan yang tersimpan dengan baik sehingga dapat menunjang dan menambah produktivitas karyawan.

ƒ

Menambah kesempatan karyawan untuk lebih berinovatf dalam bekerja.

ƒ

Meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan.

ƒ

Tetap menjaga budaya sharing dan pengembangan pengetahuan untuk meningkatkan kualitas karyawan.

Operatioanl Knowledge Goals ƒ

mempermudah pengaksesan pengetahuan sesuai dengan hak aksesnya masing-masing.

ƒ

Meningkatkan budaya untuk mendokumentasikan dan mengupdate pengetahuanpengetahuan serta best practice kedalam aplikasi penampungan pengetahuan.

ƒ

Meningkatkan

keikutsertaan

dengan

berpartisipasi

menggunakan

mendokumentasikan pengetahuan karyawan. 4.5 Grand Design KMS . 1. Identify KMS Requirements & Clarify KMS Spesification No 1

2

Permasalahan Belum adanya pengelolaan mengenai dokumentasi sistem aplikasi yang telah dibangun atau di modifikasi. Belum ada pengelolaan notulen rapat.

3

IT Administrator masih menginput dokumen PPSA ke dalam Log Book.

4

Dokumen sistem dan aplikasi disimpan oleh masing-masing karyawan.

Solusi Yang diusulkan Membuat suatu repository terpusat yang dapat diakses oleh seluruh karyawan. Menambahkan kedalam prosedure untuk selalu mencatat notulen rapat. Mengganti tempat pencatatan dari log book menjadi kesuatu repository terpusat yang dapat diakses oleh seluruh karyawan Membuat suatu prosedure yang memaksa karyawan untuk menyimpan dokumen- dokumen kedalama suatu repository terpusat

serta

16    Pembagian project dilakukan di dalam suatu aplikasi sehingga dapat dipantau dengan baik load work dari setiap karyawan Memberikan sarana teknologi berupa aplikasi yang dapat membantu dalam proses kolaborasi dan penyebaran pengetahuan serta membuat suatu prosedure untuk mewajibkan setiap karyawannya untuk melakukan sharing wajib setiap bulan.

5

Pembagian Project masih dilakukan secara lisan

6

Masih banyak Tacit knowledge yang ada di perusahaan.

7

Manual untuk Migrasi Aplikasi belum dikelola dengan baik

Menambahkan kedalam prosedure untuk selalu melampirkan manual step sebagai syarat layak migrasi

8

Pencatatan Lokasi ATM dilakukan dan disimpan oleh bagian operational.

Menginput pengetahuan tentang ATM kedalam repositori terpusat yang daat diakses oleh seluruh karyawan

9

10

11

Minimnya pengetahuan tentang ATM (maintenance & develop) Belum tersedianya Informasi terlengkap mengenai Produkproduk apa saja yang ada di perusahaan. Belum ada pencatatan mengenai troubleshooting serta solusi yang digunakan.  

Mengadakan training berkaitan tentang ATM Dengan membuat satu pengetahuan tentang produk-produk yang ada diperusahaan dan disimpan kedalam satu repository terpusat Mengelola problem management dari setiap aplikasi yang ada di perusahaan

Tabel 1. Pemetaan Masalah dan Solusi yang di ajukan 2. Select the best Component

Pemilihan software Alfresco. Alfersco adalah pemrograman open sources berbasis JAVA yang menggunakan Jboss sebagai application server dan Apache Tomcat sebagai web server. Serta pemilihan hardware untuk computer client dan server yang dapat menunjang proses implementasi pada perusahaan.

17    3. Networking Koneksi local (LAN) yang menghubungkan semua komputer karyawan yang ada di perusahaan. 4.6 Deployment Knowledge Management. 1. People •

Penambahan struktur organisasi Dalam rangka mendukung proses berjalannya Knowledge Management di perusahaan maka akan dibentuk satu divisi atau pun penambahan tanggung jawab kepada salah satu atau beberapa orang untuk mengelola knowledge management yang ada di perusahaan. Dengan adanya pihak di dalam perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola knowldge manaegemt maka diharapkan akan memberikan dampak yang baik dalam proses penerapan dalam merubah budaya perusahaan.

•

Membentuk Comunity Sharing of Practice Membangun sebuah kegiatan yang menitikberatkan kepada proses diskusi sehingga memicu karyawan untuk saling memberikan pendapat dan pengalamannya masing-masing. Dengan mengumpulkan karyawan dalam divisi yang sama serta di dampingin oleh manager dan para senior di bidangnya maka proses diskusi diharapkan akan berjalan sangat baik. Untuk memicu setiap karyawan dalam berpartisipasi pada kegiatan ini maka masing-masing karyawan akan mendapat gilirian setiap minggunya secara bergantian harus melakukan sharing mengenai pengalaman pekerjaan atau best practice yang dia lakukan didalam pekerjaannya atau pun pengetahuan yang dapat menambah pengetahuan karyawan dalam menunjang pekerjaan mereka. Kegiatan ini diharapkan akan meningkatkan kesadaran dal;am melestarikan budaya sharing knowledge pada perusahaan.

18    •

Menerapkan sistem points & reward

Semua karyawan yang aktif memberikan inputan pengetahuan yang baik dan pengetahuan yang di sharingkan di dalam portal benar-benar dari best practice dan pengalaman maka nantinya karyawan tersebut akan mendapatkan penghargaan dan poin tertentu yang nantinya akan menjadi salah satu indikator dalam proses penilaian dalam kenaikan bonus atau pendapatan. •

Training

Akan diberikan pelatihan dalam menggunakan aplikasi KMS ini, agar seluruh karyawan divisi IT dapat menggunakan aplikasi ini dalam menunjang pekerjaannya. Selain itu akan diadakan training-training mengenai soft skill lainnya untuk meningkatkan kemampuan dan pengetrahuan dari karyawan. Training bisa di dibawakan oleh senior-senior yang dapat membagikan pengalaman atau dapat memanggil tenaga ahli untuk membagikan dan memberikan pengetahuannya untuk karyawan pada perusahaan ini. •

Sosialisasi mengenai pentingnya mengelola pengetahuan

Perubahan budaya yang ada akan selalu memicu terjadinya penolakan dalam menerapkan budaya tersebut. Sehingga dibutuhkan sosialisasi dan pendekatan yang maksimal kepada karyawan. Pendekatan yang dilakukan akan menitik beratkan kepada pentingnya berbagi pengetahuan antara satu karyawan dengan karyawan lain, sehingga dapat meningkatkan kemampuan individu mereka masing-masing. Sosialisasi ini perlu dukungan dari para manajer dan head IT, dengan dukungan dari mereka maka sosialisasi ini mempunyai power yang

19   

cukup untuk memaksa semua karyawan dalam melaksanakan dan menerapkan budaya baru tentang KM. 2. Process •

Pengembangan Aplikasi

Jika sebelumnya proses penunjukan staff IT Development untuk mengerjakan sebuah project dilakukan secara lisan dan hanya di catat oleh Supervisor IT Development

pada

catatan

pribadinya.

Maka

sekarang

pembelajaran budaya baru supervisor IT Dev dapat

dalam

rangka

melakukan pembagian

project kepada staff dengan cara lisan dan membuat task jobs menggunakan fitur KMS. •

Prosedure baru penggunaan KMS Dalam memaksimalkan penggunaan KMS pada perusahaan, maka dibuatlah sebuah standart operasional prosedure dalam menggunakan KMS. Semua dokumen mengenai manual book system, dokumen standart operasional prosedure, best practice harus disimpan kedalam satu tempat penampungan yang dapat di akses melalui KMS. Serta mewajibkan seluruh stakeholder yang terlibat untuk menggunakan KMS.

•

Usulan prosedure baru untuk mengupdate ke dalam KMS bila terjadi perubahan atau penambahan PPSA Sekarang ini proses pencatatan PPSA dan Change Management yang dilakukan ole IT Admin masih dilakukan seacara manual yaitu dengan menulis pada Log Book PPSA. Maka sekarang pencatatan PPSA dan Change Management dapat di lakukan dengan menginput atau mengupload kedalamnya satu repository yang terpusat dan terintegrasi kepada semua karyawan yang dapat diakses melalui KMS. Dengan menggunakan KMS sebagai tempat penyimpanan akan memudahkan perusahaan dalam menyebarkan

20    informasi sekaligus dapat menghemat biaya print out menggunakan kertas putih atau sering disebut paperless 3. Technology •

Kesiapan Infrastruktur Dari semua yang dibutuhkan, dibawah ini terlampir list dari kesiapan infrastrukture yang dibutuhkan untuk mengembangkan KMS pada perusahaan ini. Tabel 4.4 Checklist Infrastructure Infrastructure

•

Ready

Database Server Web Server

√ √

Client Workstation

√

LAN Software

√ √

Development Platform

√

User Guide dan manual Book

Memeriksa

aplikasi

Prototype

Knowledge

Management

System

dan

mempersiapkan untuk menjalankan sistem tersebut kedalam server dalam Group Quality & Surveillance. 4.7 Evaluation Pengukuran dilakukan menggunakan KM Score Card yang diadopsi dari Balance Score Card. Dimana terdapat 4 aspek yang dinilai yaitu Financial Perspective, Knowledge Preservation Perspective, Knowledge Creation Perspective, Knowledge Distribution Perspective. Dari keempat perspective tersebut akan di ukur dan dinilai secara berkala, dari penilaian perminggu, perbulan, dan pertahun sesuai dengan pandangan dan tolak ukur yang sudah di sesuaikan. Hasil dari penilaian ini akan memberikan gambaran keberhasilan penerapan knowledge management di PT. Alto Network.

21    Tabel 4.5 Tabel KM_ScoreCard

Perspectif

Pencapaian Saving Cost.

Saving Cost di tiap proses operasional yang membutuhkan biaya dokumen

Perubahan biaya operational dan administrative Total Keseluruhan

Description Persentase pengurangan anggaran atau biaya yang dikeluarkan pasca implementasi KMS Pengurangan biaya yang terjadi di tiap proses operasional yang membutuhkan biaya kertas, tinta, pengelolaan printer, dll. Setelah implementasi KMS. Perubahan biaya administratif dan operational setelah Implentasi KMS

Hasil

Pengukuran

Target

-

Persentase

60%

-

Persentase

60%

-

Persentase

60%

Financial Perspectif

0%

Modifikasi dokument

Berapa persen dari semua dokumen yang sudah diubah ke digital.

15%

Per Tahun

50%

Update frekuensi

Berapa banyak content dan pengetahuan baru yang di submit di dalam KMS

5

Per Bulan

30

Penerimaan budaya KM

Seberapa sering karyawan mengakses KMS dalam kurun waktu 1 bulan, dapat dijadikan tolak ukur untuk keberhasilan penerimaan budaya KM di perusahaan.

72

Per Minggu

150 Log

Total Keseluruhan

Knowledge PreservationPerspectif

20%

22   

Knowledge Sharing session

Berapa banyak sesi sharing dalam kurun waktu 1 bulan

2

Per Bulan

10 Sesi

Keaktivan staff dalam mengikuti training KMS

Berapa banyak staff yang menghadiri training dan sesi KM

50%

Persentase

85%

Kontribusi Staff

Berapa banyak posting yang sudah dilakukan oleh staff

7

Per Minggu

10

Knowledge Creation Perspectif Diskusi dan Berapa banyak diskusi sahring dan sharing yang pengalaman yang dilakukan dalam kurun dilakuakn waktu 1 bulan Keberlangsungan budaya KM pada Keberlangsungan perusahaan, dilihat dari Mentoring dan keaktifan dan pengajaran best kepatuhan staff terhadap prosedure practice yang ada dan dukungan dari management Seberapa banyak staff yang mensahringkan Improvisasi suatu informasi dan pengetahuan pengalaman yang diamiliki melalui KMS Knowledge Total Keseluruhan Distribution Perspectif Total Keseluruhan

40%

1

Per Bulan

10

15%

Persentase

75%

40%

Persentase

75%

45%

5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan 1. Proses Knowledge Management Terdapat kebijakan dan prosedur baru sehubungan dengan adanya implementasi Prototype Knowledge Management System. Hal ini mendukung adanya perubahan prosedur dalam penyimpanan

23    Knowledge menjadi terpusat yang dapat di input kedalam aplikasi Prototype Knowledge Management System, seperti halnya untuk dokumentasi prosedur dan user manual, dokumentasi hasil project, file, pengetahuan baru, hasil diskusi, update technology project, monitor jaringan. 2. Budaya Knowledge Management Budaya sharing dan learning merupakan hal yang ingin ditekankan dalam Knowledge Management pada Group Quality & Surveillance, dimana pengetahuan didalam group dapat disebarkan secara merata sehingga mengurangi ketergantungan kepada orang-orang tertentu dan juga pemecahan masalah atau kasus akan menjadi lebih cepat untuk diselesaikan. 3. Implementasi Prototype Knowledge Management System Prototype Knowledge Management System yang telah diimplementasikan dapat mendukung adanya bentuk dokumentasi dan penyebaran Knowledge yang lebih baik untuk seluruh individu, mendukung sharing knowledge dan kolaborasi antar setiap individu yang ada dalam group. Repository Knowledge yang sebelumnya tersebar dalam masing-masing individu, sekarang menjadi terpusat kedalam satu repository dan dapat diakses dengan mudah oleh individu atau karyawan berdasarkan roles-nya masing-masing. 5.2 Saran 1.Penerapan KM pada seluruh divisi PT Alto Network Diharapkan kedepannya nanti perusahaan dapat menerpakan KM kepada seluruh divisinya. Sehingga semua pengetahuan yang ada di perusahaan dapat tersimpan dengan baik, dan dapat digunakan kembali oleh perusahaan dalam menentukan strategi maupun menjadi kekuatan dan kelebihan bagi perusahaan. 2.Menigkatkan dukungan dari management dalam penerapan KM di perusahaan.

24    Tidak dipungkiri perubahan budaya yang terjadi diperusahaam tidak mudah. Oleh sebab itu dukungan dari management sangat diperlukan dalam mengimplemntasikan budaya KM pada perusahaan. Sehingga dalam proses berjalannya mendapatkan kekuatan untu menekan karywan dalam mengikuti dan melaksanakan budaya KM yang ada di perusahaan. 3.Membangun atau mencari aplikasi yang lebih baik dibanding aplikasi Afresco yang penulis rekomendasikan melalui penelitian ini. Dengan segala keterbatasan dari aplikasi Afresco ini, penulis memberikan saran agar kelak akan diadakan pembaharuan dan pengembangan aplikasi Afresco yang digunakan sebagai aplikasi KMS. Sebab di dalam aplikasi Afresco ini belum memberikan fitur diskusi yang seperti forum diskusi kebanyakan seperti Forum Indowebster, Forum Zend Frame Work yang dapat membuat kategori-kategori dan subkategori didalamnya lagi.

Daftar Pustaka aRusli Abdullah, bShamsul bin Shahabudin (2007). Developing Knowledge Management System for Public Higher Learning in Collaborative Environment :

IJCSNS International Journal of

Computer Science and Network Security, VOL.7 No.7,331. An-Pin Chen and Mu-Yen Chen (2005). Measurement Practices for Knowledge Management:An Option Perspective: O. Pastor and J. Falcão e Cunha (Eds.): CAiSE 2005, LNCS 3520, pp. 387 – 399, 2005. Herbert Nold III (2011). Merging Knowledge Creation Theory with the Six-Sigma Model for Improving Organizations: The Continuous Loop Model. International Journal of Management Vol. 28 No. 2, 469 Kai Mertins, Peter Heisig and Jens Vorbeck (2nd edition, August 5, 2003). Knowledge Management: Concepts and Best Practices. 1Rusli Abdullah, Mohd Hasan Selamat (2008). An Empirical Study of Knowledge Management System Implementation in Public Higher Learning Institution. IJCSNS International Journal of Computer Science and Network Security, VOL.8 No.1 Modi Lakulu (2010). A Framework of Collaborative Knowledge Management System in Open Source Software Development Environment :www.ccsenet.org/cis

25    Probst, G, Raub, S, Romhardt,K. (2000) Managing Knowledge,Wiley, London Wu, K. (2011). Enhancing product development capabilities via knowledge management: A case study of

wistron.

Journal

of

Global

Business

Management,

http://search.proquest.com/docview/896551988?accountid=31532

7(2),

1-21.