SOFTWIJS. Microsoft Windows en Office serie. Excel (c) Softwijs, November Speciale Editie

SOFTWIJS

Microsoft Windows en Office serie

Excel 2003

(c) Softwijs, November 2011

Speciale Editie

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

MICROSOFT WINDOWS EN OFFICE SERIE

Excel 2003 Speciale Editie


 Softwijs Julianastraat 17 • 7161 CP Neede Tel. 0545-295813 Website: http://www.softwijs.nl E-mail: [email protected] Excel 2003 Speciale Editie van Softwijs Neede is in licentie gegeven volgens een Creative Commons Naamsvermelding-NietCommercieel-GeenAfgeleideWerken 3.0 Nederland licentie Softwijs.

© Softwijs, November 2011

pag. i

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Inhoudsopgave 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Beginnen met Excel ...................................................................... 1 Opstarten van Excel ............................................................................... 2 Werkblad ................................................................................................. 3 Statusbalk ............................................................................................... 4 Werkbalken ............................................................................................. 4 Snelmenu’s ............................................................................................. 5 Documenten openen en sluiten ............................................................. 5 Selecteren met de muis.......................................................................... 7

Gegevens invoeren ..................................................................... 10 Inhoud en Opmaak van cellen ............................................................. 10 Celinhoud invullen ................................................................................ 11 Celinhoud wijzigen................................................................................ 14 Wijzigingen ongedaan maken.............................................................. 16 Kopiëren van gegevens........................................................................ 16

Gegevens opmaken .................................................................... 18 Kolombreedte en rijhoogte ................................................................... 18 Uitlijning ................................................................................................. 20 Vet, cursief en onderstreept ................................................................. 23 Getalopmaak ........................................................................................ 24 Opmaak kopiëren en wissen................................................................ 27

(c) Softwijs, November 2011 4.

Formules ...................................................................................... 28

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Formules invoeren ................................................................................ 28 Auto-SOM functie ................................................................................. 30 Opzetten van een calculatie ................................................................. 31 Kopiëren van formules ......................................................................... 31 Functies gebruiken ............................................................................... 34 4.5.1 Statistische functies ....................................................................................36 4.5.2 Datum en tijdfuncties ..................................................................................37 4.5.3 Wiskundige functies ...................................................................................38 4.5.4 Financiële functies ......................................................................................39 4.5.5 Logische functies ........................................................................................39 4.5.6 Tekstfuncties ...............................................................................................42 4.6 Naamgeving van cellen ........................................................................ 42 4.6.1 Naam bepalen via menu Invoegen ...........................................................42 4.6.2 Een aantal namen tegelijk toekennen .......................................................43 4.6.3 Naam toekennen via naamvak op formulebalk ........................................44 4.6.4 Namen gebruiken .......................................................................................44 4.6.5 Namen verwijderen ....................................................................................45 4.6.6 Overzicht maken van alle namen ..............................................................45


pag. ii

E X C E L

5.

Grafieken ...................................................................................... 51 Grafiek maken en verwijderen ............................................................. 51 Grootte en plaats bepalen .................................................................... 54 Grafiek bewerken ................................................................................. 54 Grafiek op een apart werkblad ............................................................. 56 Series toevoegen.................................................................................. 57

Lijsten ........................................................................................... 58

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

8.

E D I T I E

Lettertype .............................................................................................. 46 Lijnen en kaders ................................................................................... 46 Kleuren .................................................................................................. 47 Automatische opmaak .......................................................................... 48 Opmaakprofielen .................................................................................. 48 Kolommen en rijen invoegen ............................................................... 50

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

7.

S P E C I AL E

Werkblad opmaken ..................................................................... 46

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

6.

2 0 0 3

Wat is een lijst? ..................................................................................... 58 Lijsten maken ........................................................................................ 58 Automatisch filter .................................................................................. 60 Aangepast Automatisch filter ............................................................... 61 Sorteren van gegevens ........................................................................ 62

Afdrukken..................................................................................... 63

8.1 8.2

Voorbeeld op scherm ........................................................................... 63 Pagina instellingen................................................................................ 63

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 9.11

Staafdiagram......................................................................................... 68 Kolomdiagram....................................................................................... 69 Lijndiagram ........................................................................................... 70 Cirkeldiagram ........................................................................................ 70 Spreidingsdiagram (XY) ....................................................................... 71 Vlakdiagram .......................................................................................... 72 Ringdiagram.......................................................................................... 73 Puntdiagram.......................................................................................... 73 Combinatiediagram .............................................................................. 73 Radardiagram ................................................................................... 74 Stappengrafiek .................................................................................. 75

(c)9. Softwijs, November 2011 Grafieksoorten ............................................................................. 67

10. Meetresultaten verwerken.......................................................... 76 10.1 10.2 10.3 10.4

Inleiding ............................................................................................. 76 Richting en Snijpunt .......................................................................... 77 Trendlijn ............................................................................................. 78 LIJNSCH............................................................................................ 80

11. Draaitabellen ................................................................................ 81 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5

Wat is een draaitabelrapport? .......................................................... 81 Een draaitabelrapport maken. .......................................................... 81 Draaitabelrapport met ingesprongen opmaak ................................. 89 Experimenteren met een draaitabel ................................................. 89 Groeperen ......................................................................................... 91


pag. iii

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

12. Doelzoeken en Oplosser ............................................................ 94 12.1

Doelzoeken ....................................................................................... 94 Een voorbeeld.............................................................................................94 Meer over Doelzoeken ...............................................................................95 Doelzoeken in een grafiek .........................................................................96 12.2 Oplosser ............................................................................................ 97 12.2.1 Voorbeeld 1.................................................................................................97 12.2.2 Altijd een oplossing?.................................................................................102 12.2.3 Voorbeeld 2...............................................................................................104 12.1.1 12.1.2 12.1.3

13. Data tabellen .............................................................................. 105 13.1 13.2

Data tabel met één invoercel .......................................................... 105 Data tabel met twee invoercellen ................................................... 107

14. Scenariobeheer ......................................................................... 111 14.1 14.2

Voorbeeld koffiebar ......................................................................... 111 Samenvattingrapport genereren..................................................... 115

15. Functies vervolg........................................................................ 116 15.1 15.2 15.3

Functies en argumenten ................................................................. 116 Invoeren van functies ...................................................................... 117 Een aantal functies besproken ....................................................... 118 15.3.1 Aantal.Als ..................................................................................................118 15.3.2 Som.Als .....................................................................................................119 15.3.3 NU() ...........................................................................................................120 15.3.4 Datum() .....................................................................................................120 15.3.5 Dagen360() ...............................................................................................120 15.3.6 Afschrijvingsfuncties .................................................................................121 15.3.7 Functies voor leningen .............................................................................123 15.3.8 Vert.Zoeken ..............................................................................................124 15.3.9 Horiz.Zoeken ............................................................................................126


16. Matrixformules .......................................................................... 127 16.1 16.2

Eenvoudige matrixformules ............................................................ 127 Complexere matrixformules............................................................ 128

17. Databases .................................................................................. 130 17.1 17.2

Dataformulier ................................................................................... 130 Zoeken met dataformulier ............................................................... 131


pag. iv

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Softwijs Vanaf 1993 produceert Softwijs cursusboeken voor de Microsoft Office programma's: Access, Excel, Powerpoint en Word. De auteurs van de cursusboeken hebben vele jaren ervaring met het geven van cursussen en trainingen voor de programma's. Met het uitkomen van Office 2007 is het didactische model en het productieproces volledig veranderd. De bestaande onderwerpen zijn grotendeels hetzelfde gebleven en er zijn nieuwe onderwerpen bijgekomen. De belangrijkste kenmerken van het nieuwe cursusmateriaal voor Office 2007 en Office 2010 zijn:

 Alle onderdelen zijn onderling onafhankelijke onderdelen.  Drie soorten onderdelen: concepten, taken en referenties.  Concentratie op uit te voeren taken.  Filtering van inhoud op doelgroepen (bijv. student/docent of beginner/gevorderd) is mogelijk.

 Samenstelling van een cursusboek is klantspecifiek (maatwerk). Er is dus geen vaste samenstelling van een cursusboek meer.

(c) Softwijs, November  Meerdere uitvoerformaten beschikbaar: pdf,2011 epub, mobi, chm, xhtml, eclipse help, scorm

Neem contact op voor een cursusboek op maat, dat precies datgene bevat waarnaar u op zoek bent. Naast MS Office handleidingen ontwikkelt Softwijs volgens hetzelfde principe ook handleidingen voor andere softwareprogramma's, alsmede (technische) documentatie. Gratis voorbeelden hiervan zijn op de website te vinden. Neem contact op voor het ontwikkelen van handleidingen en documentatie voor uw organisatie. De research en ontwikkeling staat niet stil. Softwijs richt zich de komende tijd vooral op het verrijken van de inhoud, waardoor meer dynamiek ontstaat en meer interactie tussen cursist en de leerstof mogelijk wordt. Website: http://www.softwijs.nl Contact: [email protected]


pag. v

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Inleiding In deze cursus wordt gewerkt met de spreadsheet Excel 2003 NL voor Windows. Met dit spreadsheetprogramma kunt u krachtig en complex rekenwerk uitvoeren en uw gegevens beheren, analyseren en in kaart brengen. Deze cursus is een vervolg op de cursus Excel 2003 Basis. Er wordt dan ook van uitgegaan dat u de oefenstof in deze basiscursus beheerst.

 Dit is een praktische opdracht. De lesstof is in twee niveaus verdeeld.  Niveau

Niveau 1 bevat elementaire leerstof. Deze moet u zonder meer doorwerken om succesvol met Excel te kunnen werken.

 Niveau

Niveau 2 bevat leerstof die wat dieper op bepaalde onderwerpen ingaan. Om veel gemak van Excel te hebben moet u deze eigenlijk ook wel door werken. Elk hoofdstuk bestaat uit een aantal paragrafen. Bij elke paragraaf is het niveau volgens bovenstaande lay-out aangegeven. Bij deze cursus hoort een verzameling hulpbestanden. Deze hulpbestanden kunt u downloaden vanaf onze website en moet u in een map op een schijfstation (harddisk, usb stick, diskette) plaatsen.

(c)DezeSoftwijs, November 2011 speciale editie mag zonder kosten gebruikt worden voor persoonlijke

doeleinden. De speciale editie verschilt van het andere Office 2003 cursusmateriaal door het ontbreken van opgaven. Voor gebruik bij cursussen en voor commercieel gebruik, evenals voor de beschikbaarheid van de bijbehorende opgavenverzameling dient u contact op te nemen met Softwijs.


pag. vi

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

1. Beginnen met Excel Excel is een programma voor het maken van spreadsheets, in het Nederlands: rekenbladen of werkbladen. Met Excel kun je dus rekenen. Rij Kolom Cel

Een spreadsheet is een gegevensblad dat ingedeeld is in rijen en kolommen. Het snijpunt van een rij en een kolom heet een cel. cel

cel

cel

cel

cel

cel

rij kolom

Wat kan er allemaal in deze cellen gezet worden?

 teksten  getallen  formules In de formules mogen verwijzingen naar andere cellen voorkomen. Hierdoor kunnen relaties zeer snel doorgerekend worden.

(c)EenSoftwijs, November 2011 spreadsheet kan vergeleken worden met een bijzonder grote tabel, waarbij de

gegevens in willekeurige cellen kunnen worden ingevuld, en waarbij een onderlinge afhankelijkheid gedefinieerd kan zijn. Die afhankelijkheid zorgt ervoor dat, wanneer er op één plaats in het gegevensblad iets gewijzigd wordt, dit automatisch doorwerkt op alle andere plaatsen die ervan afhankelijk zijn. In de eerste plaats zijn spreadsheets bedacht om op bovengenoemde manier verschillende scenario’s door te rekenen. De zogenaamde “Wat als” analyses. Daarnaast is het erg eenvoudig om met spreadsheets mooie grafieken te maken. Excel is het spreadsheetprogramma van Microsoft, en maakt onderdeel uit van het Microsoft Office pakket. Het is één van de belangrijkste programma's in zijn soort.


pag. 1

E X C E L

 Niveau

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

1.1 Opstarten van Excel  Zet de computer aan en laat Windows opstarten Dit cursusboek gaat er vanuit dat u enige ervaring heeft in het werken met Windows. U hoeft echter geen ervaring te hebben in het werken met andere softwarepakketten onder Windows.

 Klik op de Start knop van Windows en kies in het menu Programma's voor Microsoft Excel. Opmerking

Het kan zijn dat Excel op uw computer zich in een ander menu bevindt. Zoek in dat geval het juiste menu op, of start het programma op via “Mijn Computer” of “Verkenner”. Na het opstarten van Excel wordt u geconfronteerd met een leeg werkblad dat er ongeveer uitziet zoals in onderstaande afbeelding.


Het scherm bevat (van boven naar beneden) de volgende onderdelen, die later in de cursus uitvoeriger aan de orde komen:

 De titelbalk, met het pictogram en de naam Excel en daarnaast de naam van het document Map1. Helemaal rechts staan de drie bekende pictogrammen voor het minimaliseren, maximaliseren en afsluiten van het programma.

 De menubalk, waarin de namen van de verschillende menu’s (Bestand, Bewerken, Beeld, Invoegen, Opmaak, …) staan. Met behulp van deze menu’s zijn allerlei handelingen in het werkblad uit te voeren.


pag. 2

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 De werkbalken, waarmee de meest gebruikte menu-opdrachten via een klik op de knop snel opgeroepen kunnen worden. Normaal verschijnen na het opstarten altijd de twee werkbalken Standaard en Opmaak. Een opdracht die via een knop gegeven wordt kan ook via de menu’s gegeven worden. Alleen moet daar vaak verschillende schermen door zodat het langer duurt.

 Onder de werkbalken zit de formulebalk. Hierin verschijnen de gegevens die ingetypt worden. Helemaal links op deze balk wordt het celadres weergegeven van de cel waar de celwijzer zich bevindt. Hier is dat A1.

 Het werkblad, bestaande uit diverse kolommen en rijen tabschuifknoppen naar begin 1 naar links 1 naar rechts naar eind

 De tabbladen, waarmee met verschillende werkbladen gewerkt kan worden. In het voorbeeld zijn 5 werkbladen te zien met de namen Blad1, Blad2, Blad3, Blad4 en Blad5. Bij de standaardinstallatie van Excel maakt Excel altijd 16 werkbladen in een nieuw document aan. Dit aantal kunt u naar eigen voorkeur instellen. Een bepaald werkblad kan geactiveerd worden door op de tab van dat werkblad te klikken. Als u een bepaalde tab niet kunt zien klikt op de tabschuifknoppen.

 De statusbalk, waarmee Excel allerlei nuttige informatie doorgeeft.

Aan de linkerkant staat informatie over de huidige ‘activiteit’ van het (c) Softwijs, November 2011 werkblad. Bijvoorbeeld Gereed. Aan de rechterkant is te zien op welke wijze het toetsenbord is ingesteld. Bijvoorbeeld of Capslock en Numlock aan of uit staan.

 Het taakvenster verschijnt als een smal venster aan de rechterkant van het scherm en bevat invoervakken, knoppen, links enstukjes uitleg. Bij de standaardinstallatie van Excel is in het menu Opties ingesteld dat bij het starten van Excel ook een taak venster gestart wordt. Enkele van deze onderdelen krijgen in de volgende paragrafen een nadere uitleg. De overige onderdelen komen later in de cursus aan bod.

1.2 Werkblad  Niveau

Een werkblad bestaat uit 65.536 rijen, van boven naar beneden genummerd van 1 tot 65536, en 256 kolommen, van links naar rechts genummerd van A tot IV. (Na de 26e kolom, met de letter Z, gaat de nummering verder met AA, AB, AC, enz.)

 Druk op de toets  en houd deze even ingedrukt. Terwijl het zwarte rechthoekje naar beneden wordt verplaatst, beweegt het hele werkblad omhoog. De onderliggende rijen komen hierdoor in beeld. Druk op de toets  tot het aanwijsblokje weer terug is op de eerste rij.


pag. 3

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Druk op de toets  en houd deze even ingedrukt. U ziet nu de overige kolomnummers in beeld verschijnen, terwijl het werkblad naar links rolt. Druk op de toets  tot het aanwijsblokje weer terug is in de eerste kolom. Een cel wordt aangeduid met een celadres dat bestaat uit de kolomletter, gevolgd door het rijnummer. De eerste cel is dus A1, de tweede is B1, enz. De volgende rij heeft de cellen A2, B2... In een nieuw leeg werkblad wordt altijd cel A1 als eerste aangewezen met de celwijzer. Dit is het zwarte rechthoekje dat u zojuist over het werkblad heeft laten lopen. Deze cel heet ook wel de actieve cel. Het celadres van de actieve cel wordt linksboven in het scherm genoemd.

 Beweeg met de pijltjestoetsen de celwijzer nog eens heen en weer, en let op het veranderen van het celadres linksboven in het scherm. Verplaats de celwijzer weer terug naar cel A1.

1.3 Statusbalk  Niveau

De statusregel is de onderste smalle regel van het scherm. Op deze regel staan soms nuttige aanwijzingen en de toestand (aan/uit) van bijzondere toetsen.

(c) Softwijs, November  Druk enkele malen op de toets NumLock. 2011 U ziet dat in de statusregel aangegeven wordt of de NumLock functie aan of uit staat.

Opmerking

Als de NumLock functie aan staat, werken de toetsen aan de rechterzijde van het toetsenbord (het numerieke gedeelte) als cijfers. Op deze wijze kunt u sneller getallen typen dan met de cijfers aan de bovenzijde van het toetsenbord. Als de NumLock functie uit staat, werken de toetsen aan de rechterzijde als pijltjestoetsen.

1.4 Werkbalken  Niveau

De werkbalken bevatten knoppen die gebruikt kunnen worden om veel gebruikte menu-opdrachten snel aan te roepen. Het klikken op een knop werkt meestal sneller dan het selecteren van een menu. In dit cursusboek zal de werking van allerlei knoppen aan de orde komen.

 Houd de muiswijzer stil boven de eerste knop in de bovenste werkbalk. Er verschijnt een korte beschrijving van de knop in een geel kader. Bekijk de beschrijvingen van enkele andere knoppen.


pag. 4

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

1.5 Snelmenu’s  niveau

Normaal gesproken gebruikt u steeds de linker muisknop als u een menukeuze wilt maken of als u op een knop wilt klikken. Als u met de muiswijzer een object (bijv. een cel) in het werkblad aanwijst en u drukt op de rechtermuisknop dan wordt het zogenaamde snelmenu geopend. In het snelmenu staan de meest gebruikte menu-opdrachten waarmee een aantal handelingen zeer snel uitgevoerd kan worden. De opdrachten die in het snelmenu verschijnen hangen af van het soort object dat aangeklikt wordt.

 Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige cel (bijv. A1) in het werkblad. Het snelmenu dat hiernaast te zien is verschijnt.

 Klik met de rechtermuisknop op

een tab

(c) Softwijs, November 2011 zit aan de onderkant van het de tab van het werkblad. Deze tab werkblad. Er verschijnt nu een ander snelmenu:

 Sluit de huidige werkmap via Bestand -> Sluiten. De werkmap hoeft niet bewaard te worden.

1.6 Documenten openen en sluiten  Niveau

Tijdens de cursus werkt u veel met documenten die reeds voor u aangemaakt zijn. Deze hulpbestanden moet u eerst naar een map op een schijfstation kopiëren. In de voorbeelden voor deze cursus is steeds de map “Mijn documenten/cursus” gebruikt

 Kies Bestand → Openen. Openen

Het dialoogvenster Openen verschijnt in beeld.

 Open de de keuzelijst en blader naar de map waar de hulpbestanden openen keuzelijst

staan. Dan krijgt u een overzicht van de inhoud.


pag. 5

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Opmerking

Excel zoekt standaard naar documenten met de extensie .XLS. Wanneer in het dialoogvenster achter bestandstype wat anders staat, moet u dit wijzigen. Wanneer de extensies van de bestandsnamen niet zichtbaar zijn, kunt u dit wijzigen met de “Windows Verkenner”. Kies hierin Beeld → Opties → Beeld. Geef hierin aan dat de bestandsextensies wel moeten worden weergegeven.

(c) Softwijs, November 2011  Klik op de documentnaam LES1.XLS. Klik op de knop Openen. Het document LES1.XLS wordt geopend en verschijnt in beeld.

 Dubbelklik nu op het bestand LES1.XLS Het bestand wordt nu geopend en ziet er als volgt uit:


pag. 6

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Binnen Excel wordt een bestand een werkmap genoemd. In een werkmap kunnen meerdere werkbladen (max. 255) zitten. In bovenstaand voorbeeld zit 1 werkblad in de werkmap. De naam van dit werkblad, Blad1, is op de tab aangegeven. De naam van de werkmap, Les1, is in de titelbalk te zien.

 Controleer of de juiste naam bovenin de titelbalk staat.

sluitknoppen

Rechtsboven in het scherm ziet u twee kleine knoppen met kruisjes. Het bovenste kruisje wordt gebruikt om Word af te sluiten (hetzelfde dus als de menukeuze Bestand → Afsluiten) en het onderste knopje om het actieve document te sluiten (hetzelfde als Bestand → Sluiten).

 Sluit het document LES1.XLS via de juiste sluitknop. U keert terug naar het lege werkblad. Opmerking

Het is mogelijk dat Excel u vraag of de wijzigingen moeten worden opgeslagen. Dit gebeurt altijd wanneer Excel denkt dat er een wijziging in de werkmap heeft plaatsgevonden. U heeft gezien dat er vaak verschillende manieren zijn om dezelfde menuopdracht uit te voeren. Dit cursusboek zal waar mogelijk zowel de menunamen als de bijbehorende knoppen tegelijk noemen. U kan dan zelf bepalen welke mogelijkheid u gebruikt.

(c) Softwijs, November 2011 1.7 Selecteren met de muis  Niveau

Het komt heel veel voor dat een opdracht op een aantal cellen tegelijk moet worden uitgevoerd. U wilt bijvoorbeeld de tekst in een aantal cellen centreren. Het is daarom erg belangrijk om een zekere routine te krijgen in het selecteren van meerdere cellen tegelijk. In de tabel hierna wordt een overzicht gegeven van de meest voorkomende selectiemethodes. gewenste selectie Methode: klik op enkele cel de gewenste cel reeks van cellen de eerste cel en sleep tot de laatste cel enkele kolom de gewenste kolomletter boven de kolom reeks van kolommen de eerste kolomletter en sleep tot de laatste enkele rij het rijnummer links van de rij reeks van rijen op het eerste rijnummer en sleep tot de laatste hele werkblad op het knopje boven de rijnummers Hierna zult u de in de tabel genoemde mogelijkheden uitproberen waarbij u het volgende op zult merken:

 Wanneer u opnieuw een cel (of reeks cellen) selecteert, zal de selectie die u daarvoor gemaakt had worden opgeheven.


pag. 7

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Elke selectie wordt gemarkeerd als een zwart gebied, maar binnen dit gebied bevindt zich telkens weer één witte cel. Dit is de actieve cel, hierin staat de celwijzer en deze behoort gewoon tot de selectie.

 U moet beginnen met selecteren als de vorm van de muiscursor een kruis is (midden in een cel). Begin niet met klikken en slepen als de muiswijzer een pijl is (aan de rand van een cel). U zou dan namelijk een verplaatsingsopdracht uitvoeren! Notatie

Met de notatie Al:B16 wordt een reeks aangeduid. Dit is een selectie van cellen reikend van A1 tot en met B16. Zodra Excel is opgestart, krijgt u direct een nieuw, nog geheel leeg document op uw beeldscherm. Dit document heeft de voorlopige naam Map1 (zie de titelbalk).

Nieuw leeg document

Wanneer alle documenten gesloten zijn, is er geen werkblad aanwezig. Een nieuw en leeg document kan dan via de knop Nieuw op de werkbalk Standaard ingevoegd worden.

 Begin met een nieuw document en selecteer achtereenvolgens: cel E3, reeks C3:C9, reeks A9:F17, kolom F, de kolommen B:E, rij 5, de rijen 2:6, de reeks B5:P35. Bedenk zelf een aantal oefeningen om de gewenste routine te verkrijgen. Tip (c) Softwijs, November 2011

Het werkt vaak bijzonder prettig om de selectie niet vanaf het begin te maken, maar vanaf het eind. U gaat eerst naar de allerlaatste cel en begint vanaf daar naar linksboven te slepen. Het voordeel is dat het scherm niet verder kan rollen dan kolom A en rij 1. Dan stopt het scrollen vanzelf. De laatste selectie viel buiten het zichtbare gebied. Misschien hebt u wat moeite gehad met het selecteren van dit gebied. In dat geval werkt de volgende methode prettiger. Gebruik SHIFT toets Met behulp van de Shift toets kan zeer eenvoudig een rechthoekig gebied geselecteerd worden. De methode werkt als volgt:

 Klik op de eerste cel (linksboven) van het gebied en laat de muisknop los. Druk de SHIFT toets in en houdt deze ingedrukt. Klik op de laatste cel (rechtsonder) van het gebied en laat SHIFT toets en muisknop los. Maak met behulp van deze techniek de volgende oefening.


pag. 8

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Selecteer de reeks A9:F55. Selecteer de reeks A4:P4. Selecteer de kolommen D:K. Selecteer de rijen 14:34. Gebruik CTRL toets Met gebruik van de CTRL toets kunnen verschillende niet aan elkaar grenzende gebieden geselecteerd worden.

 Selecteer eerste gebied. Druk de CTRL toets in en houdt deze ingedrukt. Selecteer de andere gebieden en laat daarna de CTRL toets los.

 Selecteer achtereenvolgens: B3:D4 en C8:D12 samen, de kolommen B, D en G samen, de rijen 3, 6 en 8 samen.



pag. 9

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

2. Gegevens invoeren In dit hoofdstuk leert u in een werkblad gegevens in te voeren en te bewerken, en u leert hoe u met de toetsen, met de muis en met andere functies door uw gegevens kunt bladeren. 2.1 Inhoud en Opmaak van cellen  niveau

Een cel heeft een inhoud en een opmaak. Het is erg belangrijk dit verschil goed in de gaten te houden! Een slecht begrip hiervan is vaak de bron van fouten. De volgende oefening demonstreert een aantal opmaakmogelijkheden.

 Open het bestand LES2.XLS op dat in de map met uw cursusbestanden staat. De cellen A2 t/m A10 zijn met een speciale opmaak voorbehandeld. Het effect van deze opmaak wordt goed zichtbaar wanneer u in deze cellen steeds hetzelfde getal (bijv. 35551) intypt.

 Typ in de cellen A2 t/m A10 steeds het getal 35551 in. Na intypen krijgt u het volgende te zien:


In al deze cellen staat dus steeds dezelfde inhoud. De opmaak is steeds verschillend. Dat komt omdat in cel reeds een bepaalde opmaak (onzichtbaar voor u) is aangebracht. Opmerking

Wees er op bedacht dat u niet tegelijk met de inhoud ook de opmaak intypt. Inhoud en Opmaak zijn twee verschillende zaken. De beste werkwijze is om eerst voor een goede inhoud van de cel te zorgen en daarna pas de gewenste opmaak. Wanneer de inhoud een percentage of een datum is, kan de opmaak tegelijk ingetypt worden. Gebruik deze methode pas wanneer u wat meer ervaring hebt.


pag. 10

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

2.2 Celinhoud invullen  niveau

De inhoud van een cel kunt u invullen door direct een tekst (of getal) te typen wanneer een cel wordt aangewezen met de celwijzer. Als u een tekst verkeerd heeft getypt, kunt u er gerust (na ENTER) nog eens overheen typen. Belangrijk

Als de cel al een andere inhoud had, wordt deze vorige inhoud overschreven. Het is dus belangrijk dat u eerst de juiste cel selecteert, voordat u begint met typen. Wanneer na het intypen van gegevens in een cel op ENTER gedrukt wordt, gaat de celwijzer automatisch één cel naar beneden. Dit verspringen van de celwijzer bij gebruik van de ENTER toets kan als volgt ingesteld en gewijzigd worden.

 Kies Extra -> Opties. Het dialoogvenster “Opties” verschijnt dan. Selecteer het tabblad Bewerken.


De instelling Selectie verplaatsen na ENTER is standaard aangevinkt. Door deze instelling al dan niet aan te vinken kunt u hier uw persoonlijke instelling aanbrengen. Verder is het ook nog mogelijk om de richting van de verplaatsing (Omlaag, Rechts, Omhoog, Links) aan te geven.

 Laat de standaardinstelling ongewijzigd en sluit via de knop Annuleren het dialoogvenster.


pag. 11

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Tip

Wanneer u in een aaneengesloten gebied de cellen van een inhoud moet voorzien kunt u het beste eerst dat gebied selecteren en daarna beginnen met intypen. Na een druk op Enter verplaatst de celwijzer zich dan automatisch naar de volgende cel in het gebied.

 Begin met een nieuw document. Selecteer het gebied A1:A9 en typ daarna de gegevens uit de figuur linksonder in. In de rechterfiguur staat aangegeven hoe het werkblad er uit komt te zien.

Nieuw leeg document Cel A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9

Intypen hond Supermarkten 89 -123,450 6.5 10% 7-8-06 De omzet in het 1e kwartaal 35000

(c) Softwijs, November 2011 Een aantal opvallende zaken worden hierna besproken.

 Wanneer een tekst te lang is, zoals bij cel A2, wordt gebruik gemaakt van het feit dat de cel rechts ervan (B2) geen informatie bevat. Excel kan dan toch alles tonen dat zich in cel A2 bevindt. Het is belangrijk te begrijpen dat er geen informatie in cel B2 staat. Dit kunt u zelf als volgt controleren:

 Verplaats de celwijzer naar cel A2. U zult in de formulebalk (de witte regel onder de knoppen) de tekst Supermarkten nog eens genoemd zien. Dit betekent dat deze tekst zich bevindt in de aangewezen cel A2. Verplaats de celwijzer naar cel B2 Er staat nu geen tekst in de formulebalk. Dit betekent dat er dus niets in cel B2 staat. Het laatste stukje van Supermarkten valt weliswaar over B2 heen, maar bevindt zich niet in deze cel.

 Typ in cel B2 het getal 10. Nu ziet u dat de tekst Supermarkten afgekapt wordt, vanwege het feit dat B2 nu wel zelf een inhoud heeft. Cel A2 mag daar niet meer overheen lopen. In cel A2 staat echter nog steeds de volledige tekst. Echter de cel is niet breed genoeg om de hele tekst te laten zien. Maak cel B2 de actieve cel en druk op de toets Delete. Cel B2 is weer leeg en A2 loopt er weer overheen.


pag. 12

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Getallen worden automatisch rechts in de cellen uitgelijnd. Teksten worden automatisch links uitgelijnd. U kunt deze uitlijning zelf veranderen, wat later in de cursus ter sprake komt.

 Let op het verschil tussen de komma en de punt. Het getal met de komma werd rechts uitgelijnd en het getal met de punt links. Belangrijk

Het links uitgelijnde getal is geen getal rnaar een tekst. Volgens de Nederlandstalige Excel kan er geen punt in een getal voorkomen, wel een komma. Als u dan toch een punt typt wordt het resultaat dus als een gewone tekst behandeld.

 Typ het links uitgelijnde getal opnieuw, maar nu met een komma. Het getal wordt nu rechts uitgelijnd.

 Wanneer u een getal of een tekst in een bepaald formaat typt, kan dit formaat door Excel herkend worden. In het voorgaande voorbeeld is het procentteken herkend in A6, en de datumopmaak in A7. Die getallen zijn dan ook rechts uitgelijnd. De opmaak die hierdoor automatisch aan deze cellen toegekend is, blijft bewaard, ook wanneer er andere getallen in de cellen getypt worden. Het begrip opmaak wordt later behandeld.


 Typ het getal 10 (zonder % teken) over cel A6 U ziet dat Excel er toch een % teken achter zet. Hoe deze bijzondere opmaak weer uit de cel verwijderd kan worden, komt in een ander hoofdstuk aan de orde. Belangrijk

Wanneer u een getal typt in een cel die reeds een bijzondere opmaak heeft, bijvoorbeeld een datumopmaak, dan kan uw getal op een vreemde manier gepresenteerd worden (in de vorm van een schijnbaar willekeurige datum). Er is dan niets fout met het getal. Wat fout is, is de opmaak. U moet dan ook niet het getal proberen te wijzigen, maar wel de de opmaak.

 Het wordt aangeraden om geen scheidingstekens tussen duizendtallen te typen. Het getal 50000 wordt dus niet als 50.000 getypt. U kunt namelijk later bepalen dat een reeks getallen in een bijzondere opmaak getoond moet worden, met of zonder duizendtalscheiders.


pag. 13

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Nullen die achter een punt worden ingetypt, worden standaard niet in de cel getoond. Het getal -123,450 dat u heeft ingetypt wordt daarom als -123,45 getoond. Met een speciale opmaak kunt u later bepalen met hoeveel nullen achter de punt de getallen moeten worden getoond.

 Het document moet nu in de map met cursusbestanden bewaard worden onder de naam OEF1.XLS Kies Bestand -> Opslaan. Typ achter Bestandsnaam in: Oef1. Voor de extensie .xls achter de naam zorgt Excel zelf.

Druk daarna op de knop Opslaan. Kies daarna voor Bestand -> Sluiten. Er is nu geen document meer beschikbaar terwijl Excel zelf nog steeds actief is. In de volgende oefening zult u leren hoe u een nieuw document maakt. OPDRACHT

Maak een nieuw document aan via de knop Nieuw ( werkbalk. Typ het onderstaande overzichtje.

) op de Standaard

(c) Softwijs, November 2011 Bewaar het nieuwe document als BESTELLING.XLS en sluit het document.

2.3 Celinhoud wijzigen  Niveau

U heeft natuurlijk middelen nodig om cellen te wijzigen, zonder ze helemaal opnieuw in te moeten typen. Dit kan op verschillende manieren.

 Sluit alle openstaande documenten en begin met een nieuw document. Typ de gegevens in de aangegeven cellen in.

Cel A1 A2 A3

Invullen Kwartaaloverzicht Bruto Winst 86000

Nadat u de cellen ingevuld heeft, gaat u wijzigingen aanbrengen. De tekst in de eerste cel moet gewijzigd worden, zodat er een spatie staat tussen Kwartaal en overzicht. Ook moet Overzicht moet met een hoofdletter geschreven worden. Dit doet u als volgt:


pag. 14

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Verplaats de celwijzer zodat A1 de actieve cel wordt. Druk op toets F2. Er staat nu een cursor te knipperen aan het eind van het woord in de cel. Zet m.b.v. de pijltjestoets cursor tussen de letters l en o. Typ een spatie, typ de hoofdletter 0 en druk één keer op Delete om de kleine letter o te verwijderen. Druk tenslotte op Enter. Opmerking

Met nadruk wordt erop gewezen dat u na het wijzigen van een cel op Enter moet drukken. Dit wordt door veel mensen nogal eens vergeten, wat tot gevolg heeft dat veel knoppen en menu's niet beschikbaar zijn, zolang Excel zich nog in de Bewerkenmodus bevindt. Of dit zo is, valt af te lezen in de statusregel aan de linkerzijde, waar Bewerken staat. Een tweede manier om de inhoud van de cel te kunnen wijzigen, is door gebruik te maken van de formulebalk.

 Wijs met de celwijzer de cel A2 aan. Klik met de muis op het woord Bruto Winst, bovenaan in de witte formulebalk.


Nu staat de cursor boven in de formulebalk te knipperen, in plaats van in de cel zelf Deze methode kan prettiger werken wanneer het lange teksten betreft, of teksten met een klein lettertype, die moeilijk handelbaar zijn als u ze in de cel zelf probeert te wijzigen. Wijzig het woord Bruto in Netto. Vergeet niet op Enter te drukken. Tip

De kleine knopjes met het rode kruisje en het groene vinkje zijn een alternatief voor respectievelijk de ESC toets en de Enter toets. Opdracht

 Wijzig de tekst Kwartaal Overzicht in Jaaroverzicht. Wijzig de tekst in Netto Winst in Netto Verlies. Wijzig het bedrag in -84000. Bewaar het document onder OEF2.XLS in de map met uw cursusbestanden en sluit daarna het document.


pag. 15

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

2.4 Wijzigingen ongedaan maken Bij vrijwel elke opdracht die u in Excel kunt geven, is het mogelijk de opdracht weer op te heffen. Dit doet u door gebruik te maken van het menu Bewerken -> Ongedaan maken of de knop Ongedaan maken.

 Niveau

 Begin met een nieuw document en typ een willekeurige tekst in cel A1. Ongedaan maken

Typ daarna een andere willekeurige tekst in cel A1 in. De originele inhoud is overschreven. Klik op de knop Ongedaan maken. De wijziging verdwijnt weer. Dezelfde knop kunt u (en zult u) in het vervolg van de cursus regelmatig gebruiken om allerlei soorten opdrachten op te heffen wanneer ze fout gaan. U kunt bijvoorbeeld de verkeerde opdracht geven, of de juiste opdracht op de verkeerde plaats, of op het verkeerde moment. Gebruik in zo'n geval onmiddellijk de Ongedaan maken knop. Tip

Als u meerdere bewerkingen tegelijk ongedaan wilt maken, klikt u op de pijl rechts van deze knop. Selecteer de gewenste bewerking in de lijst. Deze bewerking en alle bewerkingen die hierboven staan, worden nu ongedaan gemaakt.

(c)Indien Softwijs, u spijt heeft van November het ongedaan maken van 2011 een bepaalde bewerking klikt u Opnieuw

op de knop Opnieuw. Tip

U kunt de toets Delete gebruiken om een cel leeg te maken. En ook deze opdracht kan weer ongedaan gemaakt worden.

 Sluit het document zonder het te bewaren. 2.5 Kopiëren van gegevens  Niveau

De bekendste manier om te kopiëren is de klembord methode. Deze methode kan in nagenoeg alle Windowsprogramma’s worden gebruikt. Bij het kopiëren van gegevens moet u zich steeds twee dingen afvragen:

 Wat moet er gekopieerd worden (één cel of meerdere cellen)?  Waar moeten de gegevens naar toe (cel of cellen) gekopieerd worden?


pag. 16

E X C E L

kopiëren plakken knippen

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

U kunt gegevens kopiëren met behulp van de opdrachten Kopiëren en Plakken uit het menu Bewerken, of uit het snelmenu (rechtermuisknop). In plaats van het menu kunt u ook de knoppen op de werkbalk gebruiken. De opdracht Kopiëren zorgt er voor dat de geselecteerde gegevens op het klembord geplaatst worden. Via Plakken wordt de inhoud van het klembord in andere cellen geplaatst.

 Begin met een leeg werkblad. Typ in A1:A3 achtereenvolgens in: Jan, Piet en Klaas. Selecteer A1:A3. Geef opdracht Kopiëren. Er gaat nu een stippellijntje om de geselecteerde cellen lopen. Selecteer cel C5. Geef de opdracht Plakken. De stippellijn blijft zichtbaar tot u een andere opdracht geeft of op Escape drukt. knippen

gaat op dezelfde manier als kopiëren, 2011 met als verschil dat u nu moet (c)Verplaatsen Softwijs, November kiezen voor Knippen i.p.v. Kopiëren.

 Verplaats de gegevens van C5:C7 naar A5:A7. De inhoud van cellen kan ook gekopieerd en verplaatst worden door ze te verslepen. Dit is vaak de snelste manier.

 Selecteer A5:A7. Beweeg de muis naar de dikke zwarte rand tot de muiscursor een witte pijl wordt i.p.v. een wit kruis. Druk op dat moment de linker muisknop in en houdt deze ingedrukt en sleep de inhoud naar C5:C7. Kopiëren gaat op dezelfde wijze, alleen moet u dan de CTRL toets ingedrukt houden.

 Selecteer C5:C7. Druk de CTRL in en houdt deze ingedrukt. Beweeg de muis naar de dikke zwarte rand tot de muiscursor een witte pijl wordt i.p.v. een wit kruis. Druk op dat moment de linker muisknop in en houdt deze ingedrukt. Boven de muiscursor komt nu een klein plusje (+) te staan. Dit betekent dat er gekopieerd gaat worden. Sleep de inhoud naar A5:A7. Sluit het document zonder te bewaren.


pag. 17

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

3. Gegevens opmaken De gegevens die u in een werkblad intypt zien er zonder bijzondere opmaak nogal kaal uit. In dit hoofdstuk leert u hoe u de wijze waarop kolommen, rijen, cellen en hun celinhoud getoond worden kunt verfraaien. 3.1 Kolombreedte en rijhoogte  Niveau

De breedte van de kolommen wordt bepaald met het menu Opmaak -> Kolom -> Breedte. Deze breedte kunt u wijzigen voor kolommen die u van tevoren selecteert.

 Open het bestand BESTELLING.XLS. (U hebt dit bestand eerder gemaakt, zie pag. 14) De tekst in E2 en E3 past niet in de cel. De breedte van kolom E moet daarom aangepast worden. Dit gaat als volgt: Selecteer kolom E. Kies Opmaak -> Kolom -> AutoAanpassen aan selectie. De kolombreedte kan ook op andere manieren worden aangepast. Zie het kader hiernaast.

(c) Softwijs, November 2011  Gebruik de techniek die hiernaast beschreven is om de breedte van de andere kolommen aan te passen. Experimenteer hiermee. Maak de breedte van de kolommen groter en kleiner tot u de techniek beheerst. Het maakt niet uit of u afzonderlijke cellen selecteert of volledige kolommen. Een cel kan niet afzonderlijk van breedte veranderen, dus dit gebeurt altijd met volledige kolommen. Ook maakt het niet uit hoeveel cellen of kolommen u in één keer selecteert. Een derde manier om de breedte van kolommen te wijzigen is door de breedte als getal op te geven. De volgende oefening demonstreert dat.


pag. 18

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Selecteer de kolommen A:E. Kies uit het menu: Opmaak -> Kolom -> Breedte. Typ 15 in en klik daarna op OK. Hef de selectie op door ergens anders in het werkblad te klikken. Tip

U kunt de kolombreedte ook wijzigen met het snelmenu. Selecteer daartoe eerst de volledige kolommen, en klik daarna met de rechtermuisknop binnen één van die kolommen. In het snelmenu zult u de opdracht Kolombreedte terugvinden. Het veranderen van de rijhoogte gaat op precies dezelfde wijze, alleen wordt de rijhoogte gemeten in puntgrootte.

 Via Opmaak -> Rij -> Hoogte.

 Via slepen rijkop

(zie figuur hiernaast). (c) Softwijs, November 2011

 Verander de hoogte van rij 1 in 25. Maak de hoogte van de rijen 2:4 wat groter door slepen. Experimenteer hiermee tot u de techniek beheerst. Zet rijhoogte van de rijen 2:4 als volgt terug: Opmaak -> Rij -> AutoAanpassen.


pag. 19

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

3.2 Uitlijning  niveau

Standaard worden teksten door Excel links uitgelijnd en getallen rechts. Uiteraard kunt u dit wijzigen.

 Selecteer de cellen A1:E4 (de hele tabel dus). Links Centreren Rechts

Klik op de knop Rechts uitlijnen. Alle tekst en getallen zijn nu rechts uitgelijnd. Selecteer de cellen A1:D4. Klik op de knop Centreren. De tekst en de getallen staan nu gecentreerd in de cel. Selecteer E1:E4. Klik op de knop Links uitlijnen. De tekst in de cellen is nu links uitgelijnd. Belangrijk

Alle cellen in de tabel, ook de lege cellen, hebben nu een eigen instelling gekregen voor de uitlijning. Deze instelling gaat voor de standaardinstelling (teksten links en getallen rechts). Als u een willekeurige cel aanwijst, ziet u aan de ingedrukte toestand van één van de drie knoppen wat de huidige uitlijning is.


U kunt een uitlijning ongedaan maken door de cel(len) te selecteren en de ingedrukte knop in de knoppenbalk nogmaals aan te klikken. Uitlijnen over meerdere kolommen Het centreren gebeurt standaard binnen één cel. Het is echter ook mogelijk een tekst te centreren boven een aantal cellen naast elkaar.

 Voordat we met deze oefening beginnen moet eerst een lege rij boven de tabel worden ingevoegd. Het handigste gaat dit als volgt: Selecteer rij 1. Kies Invoegen. De hele tabel schuift nu 1 rij naar beneden en de eerste rij is nu een lege rij geworden.

 Typ in A1 in: Bestelgegevens Klanten. Samenvoegen en centreren

Selecteer de cellen A1:E1. Klik op de knop Samenvoegen en centreren. De vijf geselecteerde cellen zijn nu samengevoegd tot één cel. De inhoud van cel A1 is gecentreerd in deze samengevoegde cel. Dit is een uitstekende methode om gecentreerde kopjes boven tabellen te maken.


pag. 20

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Belangrijk

De tekst “Bestelgegevens Klanten” staat nog steeds in cel A1, en niet in cel C1, zoals het resultaat u misschien wil doen geloven.

 Bewaar het document via Bestand -> Opslaan als onder de naam BESTEL2.XLS in de map met uw cursusbestanden en sluit daarna het document. Opmerking

Een samenvoeging van cellen kan ongedaan gemaakt worden via het menu Opmaak -> Celeigenschappen -> tabblad Uitlijning. Schakel hier het selectievakje “Cellen samenvoegen” uit.  Niveau

Er zijn nog meer vormen van uitlijning mogelijk. Deze mogelijkheden zitten niet onder knoppen, maar zijn te bereiken via het menu: Opmaak -> Celeigenschappen -> tabblad Uitlijning.


Verschillende vormen van horizontale en verticale uitvulling zijn hiermee in te stellen. Het tabblad uitlijning bevat een aantal vakken. De verschillende keuzes worden in de tabel hierna toegelicht.


pag. 21

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

vak

keuze

toelichting

Horizontaal

Standaard

Standaard uitlijning: tekst links en getallen rechts

Links (inspringen)

Links uitgelijnd, met de mogelijkheid tot inspringen.

Gecentreerd

Centrering gegevens

Rechts

Rechts uitgelijnd

Vullen

De inhoud van de cel wordt zo vaak herhaald als de breedte toelaat.

Uitvullen

De tekst wordt tussen de linker en de rechter rand van de cel uitgevuld

Centreren over selectie

De tekst wordt gecentreerd over een aantal geselecteerde kolommen

Boven

In een cel waarvan de hoogte is vergroot wordt de tekst boven in de cel geplaatst

Gecentreerd

In een cel waarvan de hoogte is vergroot wordt de tekst in het midden van de cel geplaatst

Verticaal

Onder November In een cel waarvan de hoogte is vergroot (c) Softwijs, 2011 wordt de tekst onder in de cel geplaatst

Uitvullen

De tekst wordt tussen de bovenrand en de onderrand van de cel uitgevuld

Stand

De inhoud van de cel kan gedraaid worden volgens het aangegeven voorbeeld

Terugloop

Deze optie zorgt er voor dat lange regels tekst die niet in één cel passen toch in één cel geplaatst worden

Tekst passend Tekst die te breed is voor de cel wordt verkleind tot de tekst in de maken cel past. Cellen samenvoegen

Cellen worden samengevoegd tot één cel. Dit kan zowel in horizontale als in verticale richting

Tip

Bij het intypen van tekst die in één cel geplaatst moet worden kan terugloop geforceerd worden door tijdens het intypen op ALT ENTER te drukken voor een overgang naar een nieuwe regel.


pag. 22

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

3.3 Vet, cursief en onderstreept  niveau

Net als bij Word kunt u met behulp van knoppen er voor zorgen dat tekst of getallen vet, cursief of onderstreept worden.

Vet

Cursief

Onderstreept

Deze knoppen werken als schakelknoppen. Door er op te klikken wordt de opmaak aangebracht. Door er nogmaals op te klikken verdwijnt de opmaak. Opdracht

 Begin met een nieuw document en maak hierin onderstaand werkblad. Let op de aangebrachte opmaakkenmerken.


 Bewaar het document onder de naam BIER.XLS in uw map met cursusbestanden.


pag. 23

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

3.4 Getalopmaak  niveau

Getallen kunnen op allerlei manieren worden weergegeven, met of zonder cijfers achter de komma, met diverse scheidingstekens, in datum- en tijdnotaties, enz. Een aantal van deze mogelijkheden vindt u in deze paragraaf.

 Open het bestand BESTEL2.XLS. Selecteer de getallen onder Prijs C3:C5. Kies het menu Opmaak -> Celeigenschappen -> tabblad Getal. Selecteer bij de optie Categorie het woord Getal.


Bij “Decimalen” staat 2 ingevuld. Dit is prima, want u bent de opmaak voor prijzen aan het selecteren, en prijzen hebben twee cijfers achter de komma. Er hoeven geen duizendtalscheiders gebruikt te worden, dus “Scheidingsteken voor duizendtallen” hoeft niet aangezet te worden. Bij “Negatieve getallen” kan gekozen worden hoe negatieve getallen eruit moeten zien. Ook die instelling is prima.

 Klik op OK. De prijzen in kolom C worden nu allemaal getoond met precies twee cijfers achter de komma. Dit wordt namelijk dwingend voorgeschreven door de getalnotatie die u zojuist gekozen heeft. meer / minder decimalen

Tip

Wanneer u alleen het aantal decimalen wilt wijzigen kunt u ook gebruik maken van de knoppen op de knoppenbalk. Herhaald aanklikken van de betreffende knop zorgt voor meer of minder decimalen.


pag. 24

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

In plaats van het menu Opmaak -> Celeigenschappen kunt u ook gebruik maken van het snelmenu. Als u een aantal cellen geselecteerd heeft, klikt u met de rechtermuisknop binnen het geselecteerde gedeelte. Het snelmenu dat vervolgens verschijnt, bevat de opdracht Celeigenschappen. Natuurlijk kunt u bij de volgende opdrachten dit snelmenu steeds gebruiken in plaats van het normale menu.

 Selecteer nogmaals de cellen met

Valuta opmaak

de prijzen. Kies Opmaak -> Celeigenschappen -> tab Getal -> categorie Valuta. Klik op OK. Er wordt nu een valutateken voor de getallen gezet. Tip

valutanotatie

Een valutanotatie kan zeer snel aangebracht worden met de daarvoor bestemde knop op de knoppenbalk.

(c) Softwijs, 2011  Selecteer de cellenNovember met de percentages, dus D3:D5.

Percentage opmaak

Procentnotatie

Kies Opmaak -> Celeigenschappen -> tab Getal -> categorie Percentage. Zet het aantal decimalen hier op 1 en klik op OK. De percentages worden netjes met 1 decimaal getoond. Tip

Een procentnotatie kan zeer snel aangebracht worden met de daarvoor bestemde knop op de knoppenbalk. Desgewenst daarna het aantal decimalen aanpassen. Datum opmaak

U kunt in een cel ook een datum of een tijd invoeren. In Excel worden datums en tijden als getallen verwerkt. In Excel worden dagen genummerd vanaf het begin van de eeuw. Het getal 1 voor datums komt overeen met de datum 1 januari 1900. Elke datum wordt als een geheel getal opgeslagen. Elke tijd als een breuk tussen 0 en 1. Zo stelt 1/3 de tijd 08:00:00 voor en staat ½ voor 12:00:00 uur. De manier waarop een datum of tijd in uw werkblad worden weergegeven, is afhankelijk van de getalnotie van de cel. Gewoonlijk hebben de cellen in een werkblad de standaardgetalnotatie. Wanneer u een datum of tijd typt die als zodanig wordt herkend, krijgt de cel een van de ingebouwde datum- of tijdnotaties.


pag. 25

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Welke notatie wordt gebruikt, is afhankelijk van de manier waarop u de datum of tijd invoert. Als de datum- of tijdnotatie niet worden herkend, worden de datum of tijd ingevoerd als tekst.

 Selecteer de cellen B3:B5. Kies Opmaak -> Celeigenschappen -> tab Getal -> categorie Datum. Kies de weergave waarbij twee cijfers voor de dag en drie letters voor de maand gebruikt worden. Klik op OK. De notatie van de datum is aangepast. Bewaar het werkblad via Bestand -> Opslaan als onder naam BESTEL3.XLS in de map met uw cursusbestanden. Sluit het document. Standaard opmaak

Als u de getalopmaak bij een aantal cellen weer wilt verwijderen, kunt u Standaard kiezen in het lijstje categorieën. De getalopmaak wordt dan verwijderd, maar andere opmaak, zoals uitlijning en lettertype, blijft behouden. Opmerking

Er zijn nog veel meer opmaakmogelijkheden. Zo is er opmaak voor breuken, tijden en wetenschappelijke opmaak. U kunt zelfs een eigen opmaak maken. Raadpleeg de Help voor deze mogelijkheden.

(c) Softwijs, November 2011 OPDRACHT

 Begin met een nieuw document.

Maak onderstaand werkblad zo nauwkeurig mogelijk na. Zet de breedte van de kolommen A t/m D op 10 en de breedte van kolom E op 15. Let er bij de datumgegevens op dat u de opmaak later aanbrengt. Dus 1 maart 2001 intypen als 1-3-2001. Bewaar het document onder de naam OEF3.XLS in de map met uw cursusbestanden..


pag. 26

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

3.5 Opmaak kopiëren en wissen De opmaak van een cel wordt anders behandeld dan de inhoud van een cel. Het kopiëren en wissen van cellen kan gebeuren met alleen de inhoud, met alleen de opmaak, of met allebei tegelijk.

 niveau

U heeft inmiddels de toets DELETE waarschijnlijk een aantal keer gebruikt om de inhoud van één of meer cellen te wissen. Wat deze toets niet doet is het wissen van de opmaak van een cel. De opmaak (lettertype, kleuren, uitlijning, getalopmaak, enz.) blijft gewoon in een lege cel staan.

Opmaak wissen

 Begin met een leeg werkblad. Typ in cel A1 in: huis Centreer de inhoud en maak deze vet. Selecteer A1 en druk op DELETE om de inhoud te verwijderen. U zult in de knoppenbalk zien dat de knop Vet en de knop Centreren nog steeds ingedrukt zijn. Typ een nieuwe tekst in de cel Deze tekst wordt onmiddellijk vet en gecentreerd. Hoe kunt u dan toch de opmaak van de cel verwijderen?

 Selecteer A1. Kies Bewerken -> Wissen -> Opmaak. Alle opmaak is uit de cel gehaald, maar de inhoud blijft aanwezig. Selecteer A1 opnieuw. Kies nu Bewerken -> Wissen -> Alles. Nu zijn zowel de opmaak als de inhoud verdwenen.

Opmaak kopiëren


opmaak kopiëren/plakken

 Begin met een leeg werkblad.

Typ in A1 t/m A4 achtereenvolgens in: computer, monitor, muis, diskette. Geef kolom A een breedte van 12. Maak de inhoud van A1 vet, cursief en gecentreerd. Selecteer A1 en klik op de knop Opmaak -> kopiëren/plakken. Er gaat een stippellijn lopen om de cel en de muiscursor verandert in een wit kruis met een kwastje er naast. Selecteer A2:A4. De opmaak is nu al geplakt. Opmerking

Bijzondere plakacties, waaronder ook het kopiëren van de opmaak, zijn uit te voeren via Bewerken -> Plakken speciaal.

 Sluit het document zonder te bewaren.


pag. 27

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

4. Formules Dit hoofdstuk behandelt één van de belangrijkste aspecten van een spreadsheet: het rekenen met formules. 4.1 Formules invoeren  Niveau

Een formule is een berekening die uitgevoerd wordt op getallen of op de inhoud van één of meer cellen. Een formule begint altijd met een = teken. Daarna typt u een berekening zoals u die op een rekenmachine zou intypen. In plaats van getallen kunnen ook celadressen worden ingetypt. Met de getallen die in die cellen staan wordt dan gerekend. In plaats van de celadressen in te typen kunnen ze ook met de muis aangewezen worden. Hieronder staat een eenvoudige berekening. In deze berekeningen komen formules voor. Wanneer het inkoopbedrag, het winstpercentage of btw-percentage veranderen, wordt automatisch de rest van de getallen opnieuw berekend. Juist aan dit soort mogelijkheden ontlenen de spreadsheetprogramma’s hun kracht.


 Begin zo nodig met een nieuw werkblad. Typ de tekst in kolom A in. Wijzig de breedte van de kolom zodat alle tekst er in past. Typ de percentages in kolom B in. Zorg zo nodig voor een juiste opmaak. Typ in C1 het inkoopbedrag van 4000 in. Let nog niet op de opmaak, dat komt later wel. In cel C2 moet het winstbedrag via een formule berekend worden. Typ de volgende formule in: =B2*C1 In cel C4 komt de optelling van het inkoopbedrag en de winst.Dat gaat weer via een formule: =C1+C2

 In cel C5 moet het BTW bedrag berekend worden met de formule: =B5*C4


pag. 28

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Tot slot moet in cel C7 het verkoopbedrag inclusief BTW berekend worden met de formule: =C4+C5

valutanotatie

Tot slot moeten de getallen in kolom C nog als geldbedragen opgemaakt worden. Het snelst gaat dit door de cellen C1:C7 te selecteren en dan op de knop valutanotatie op de werkbalk te klikken. Het kan zijn dat in kolom C hekjes (###) verschijnen. Dit betekent dat de kolom niet breed genoeg is om het getal weer te geven. Pas in dat geval de breedte van de kolom aan. Bewaar het document onder de naam WINST.XLS in de map met uw cursusbestanden.

 Experimenteer nu met andere waarden voor inkoop Excel. en de twee percentages. Let er op dat bij wijziging de getallen in de andere cellen automatisch mee veranderen. In formules kunt u de volgende symbolen voor berekeningen gebruiken: symbool

betekenis

voorbeeld

uitkomst

+

optellen

=4+5

9

-

aftrekken

=29-6

23

/

delen

=6/2

3

^

machtsverheffen

=2^3

8

()

haakjes voor volgorde

=30-(4+6)

20

(c) Softwijs, November=7*8201156 * vermenigvuldigen

Opdracht

 Maak onderstaand document. Bereken bedrag en totaal via formules. Bewaar het document onder de naam UREN.XLS in de map met uw cursusbestanden en sluit daarna het document.


pag. 29

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

4.2 Auto-SOM functie  Niveau

Excel kent zeer veel ingebouwde functies. Een handige en veel gebruikte functie is Auto-SOM.

 Begin met een nieuw document en typ de volgende gegevens in:

 Om de totalen te bepalen gaan we nu Auto-Som

gebruik maken van de functie Auto-Som. Selecteer cel B9 en klik op Auto-Som. Excel probeert nu te raden welke getallen opgeteld moeten worden. U ziet om de cellen B5:B8 een dun stippellijntje verschijnen. Verder komt in B9 de volgende formule te staan: =SOM(B5:B8) Druk op Enter. Het antwoord 7598 verschijnt onmiddellijk.


SOM(B5:B8) is hetzelfde als B5+B6+B7+B8, maar veel korter.

 Maak nu met dezelfde techniek de formules voor C9 en D9. Ook horizontaal kan de Auto-Som toegepast worden. Maak met behulp hiervan de formules voor E5, E6, E7, E8 en E9. Het resultaat ziet er uit zoals hieronder. Bewaar het document onder de naam BANKET.XLS in de map met uw cursusbestanden en sluit daarna het document.


pag. 30

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

4.3 Opzetten van een calculatie  niveau

Met behulp van Excel kunt u allerlei berekeningen maken. Om een wat grotere berekening te maken moet u eerst zelf een rekenschema ontwerpen. Wanneer de berekening niet al te complex is kunt u volstaan met een opzet in uw hoofd te maken. Worden de berekeningen ingewikkelder dan is een ontwerp op papier aan te bevelen. Bij het opzetten van een berekening moet u met de volgende zaken rekening houden: 1. Getallen die in een berekening voorkomen en die kunnen veranderen

(winstmarge, BTW %, prijs, …) moeten niet als een vast getal in de berekening worden opgenomen, maar als een variabele. Deze getallen moeten in een aparte cel worden gezet. 2. Getallen die in meerdere berekeningen voorkomen moeten in een

aparte cel geplaatst worden. 3. Het verdient de voorkeur om cellen waarin variabelen staan van een

logische naam te voorzien. In de formules kunnen dan die namen gebruikt worden i.p.v. onleesbare celadressen. 4. Een werkblad moet overzichtelijk en duidelijk worden opgezet, zodat

ook anderen er mee kunnen werken. Opdracht

 Een project bestaat uit 5 activiteiten. Voor het uitvoeren van elke (c) Softwijs, activiteit zijn eenNovember bepaald aantal uren nodig.2011 Gedurende de uitvoering

van het project kunnen deze uren worden bijgesteld. Het uurtarief voor alle activiteiten is altijd gelijk en bedraagt op dit moment 150 Euro,-. De projectleider wil een werkblad maken waarin de gegevens worden bijgehouden en waarin in een oogopslag te zien is wat de kosten voor de verschillende activiteiten en voor het totale project zijn. Bedenk een opzet voor deze berekening en maak een werkblad hiervoor. Bewaar het document onder de naam PROJECT.XLS in de map met uw cursusbestanden en sluit daarna het document.

4.4 Kopiëren van formules  niveau

Een van de belangrijkste voordelen van een spreadsheet is dat een formule gekopieerd kan worden naar andere cellen. Rekent de oorspronkelijke formule met getallen uit zijn omgeving, dan rekent de kopie op dezelfde manier met getallen uit de omgeving van de kopie. Dit kan het handigste gedemonstreerd worden aan de hand van de volgende opdracht.

Opdracht


pag. 31

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Een verzekeringsagent wil een lijst met cataloguswaarde en bijbehorende bruto premie maken. De lijst begint bij een cataloguswaarde van f 15000,-. Hierbij hoort een bruto premie van f 675,-. Bij elke 1000 gulden stijging van de cataloguswaarde neemt de premie met f 45,- toe. Zie het voorbeeld hiernaast.

 Begin met een leeg werkblad en typ de gegevens in A1, A2, B1 en B2 in. Omdat elke volgende cataloguswaarde 1000 meer is dan zijn voorganger gebruiken we hiervoor formules.

 Typ de volgende formules in: A3 B3

=A2+1000 =B2+45

In de cellen A4:B12 moeten gelijksoortige formules komen. U kunt nu de formules uit A3:B3 naar dit gebied kopiëren. Dit kan via het klembord met de opdrachten Kopiëren en Plakken. Eenvoudiger is het om dit met de muis te doen.

 Selecteer A3:B3 Breng de cursor naar de rechteronderhoek waar zich een klein vierkantje bevindt, de vulgreep geheten. De cursor verandert dan van een groot wit kruis in een kleiner zwart kruis.

(c) Softwijs, November 2011 Druk dan de linker muisknop in, houdt deze ingedrukt en sleep naar B12. Laat de muisknop los en klik ergens buiten de selectie. Ga na dat in A4:B12 de juiste formules zijn komen te staan. Bewaar het werkblad onder de naam VERZEKER.XLS. Bij het maken van kopieën past Excel de formules van de cellen zodanig aan dat de verwijzingen correct blijven. In feite wordt dus de struktuur van de formule gekopieerd, waarbij de celadressen in de formules variabel zijn. Dit heet relatief kopiëren. Celadressen kunnen ook absoluut zijn. Er wordt dan een dollarteken ($) voor één of beide delen van het celadres geplaatst. Bij het kopiëren hiervan worden de celadressen niet gewijzigd, vandaar absoluut. Voorbeelden van dergelijke adressen zijn: $B5, B$5, $B$5 Kopieerregels

 Bij het naar links of naar rechts kopiëren wordt de kolomletter verlaagd of verhoogd.

 Bij het naar boven of naar beneden kopiëren wordt het rijnummer verlaagd of verhoogd.


pag. 32

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Het is erg belangrijk het verschil tussen relatieve en absolute adressen goed te begrijpen. Het is een veel voorkomende bron van fouten. Bestudeer daartoe onderstaande voorbeelden. Formule

Kopieeractie

Resultaat

=SOM(A1:B2)

1 cel naar rechts 1 cel naar beneden 1 cel naar rechts en 1 cel naar beneden 1 cel naar rechts 1 cel naar beneden 1 cel naar rechts en 1 cel naar beneden 1 cel naar rechts 1 cel naar beneden 1 cel naar rechts en 1 cel naar beneden alle acties

=SOM(B1:C2) =SOM(A2:B3) =SOM(B2:C3)

=SOM(A$1:B$2)

=SOM($A1:$B2)

=SOM($A$1:$B$2)

=SOM(B$1:C$2) =SOM(A$1:B$2) =SOM(B$1:C$2) =SOM($A1:$B2) =SOM($A2:$B3) =SOM($A2:$B3) =SOM($A$1:$B$2)

Tip

U kunt de dollartekens zelf intypen, maar het is handiger om de dollartekens te plaatsen met de functietoets F4. U kunt direct na het intypen van een adres op F4 drukken. Ook achteraf is deze actie mogelijk. U moet dan wel eerst het adres selecteren. Verder kunt u meerdere keren op F4 drukken om te wisselen tussen de verschillende soorten celadressen.


Opdracht

Bij import van artikelen uit Zwitserland moet eerst de Zwitserse prijs worden vermenigvuldigd met de koers en daarna opgehoogd met het percentage invoerrechten. Zie de figuur. Maak een werkblad waarbij deze berekening wordt uitgevoerd. Bewaar het document onder de naam KOERS.XLS in de map met uw cursusbestanden en sluit daarna het document..


pag. 33

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

4.5 Functies gebruiken  niveau

De som functie bent u in dit hoofdstuk al tegengekomen. Excel kent zeer veel ingebouwde functies voor het uitvoeren van allerlei berekeningen. Deze functies zijn in een aantal categorieën verdeeld.

 Financieel  Datum en tijd  Wiskunde en trigonometrie  Statistisch  Zoeken en verwijzen  Database  Tekst  Logisch  Info Met de ingebouwde functies van Excel kunt u allerlei berekeningen uitvoeren. De waarden waarop deze bewerkingen worden uitgevoerd, worden argumenten genoemd. De waarden die de bewerkingen uiteindelijk opleveren, worden resultaten genoemd.


Alle functies in Excel hebben dezelfde opbouw (syntax). De functie begint met het “=” teken., gevolgd door de functienaam, haakje openen, de argumenten (gescheiden door een puntkomma) en haakje sluiten. Ronde haken geven aan waar argumenten beginnen. Zorg ervoor dat u altijd een ronde haak openen en een ronde haak sluiten gebruikt en dat u voor en na de ronde haken geen spaties typt. Argumenten kunnen bestaan uit getallen, tekst en expressies. De opgegeven argumenten moeten resulteren in geldige waarden voor die argumenten. Ook constanten of formules kunnen als argument worden gebruikt en de formules kunnen andere functies bevatten. Een functie die als argument in een andere functie is opgenomen, wordt een geneste functie genoemd. In Excel kunt u functies nesten tot zeven niveaus.


pag. 34

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Opmerking

In plaats van argumenten die door een puntkomma zijn gescheiden kunt u in veel gevallen ook een reeks opgeven, bijv. =SOM(A3:A8) Wanneer u de functie en de bijbehorende syntax kent, kunt u de functie gewoon in de cel intypen. Meestal is het handiger om van de Wizard Functies gebruik te maken. Deze Wizard kunt u op twee manieren oproepen:

 Via het menu Invoegen -> Functie.  Door klikken op het symbool Functie invoegen in de adresbalk. In beide gevallen verschijnt het dialoogvenster Functie invoegen.


Voor het snel vinden van de juiste functie is het handig om eerst de categorie van functies te selecteren. Dat kan door op de selectiepijl in het vak te klikken. In het uitrolvenster verschijnen de categorieën. Door een functie te selecteren en daarna op OK te klikken komt u dan bij de volgende stap waar u de argumenten kunt opgeven. Welk(e) argument(en) u moet gebruiken is afhankelijk van de functie die u heeft geselecteerd.


pag. 35

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Tip

Door op F1 (= Help) te drukken) kunt u na een aantal keuzes te maken toelichting bij de geselecteerde functie krijgen. Vaak met een voorbeeld erbij.

4.5.1 Statistische functies

 Open het bestand FUNCTIES.XLS. Selecteer het werkblad Statistisch. In B1:B8 staan een aantal getallen. Deze reeks wordt nu als argument voor een aantal wiskundige functies gebruikt.

 Selecteer B10 en klik op in de adresbalk op het symbool Functie invoegen. Selecteer categorie Wiskunde en trigonometrie Selecteer functie SOM Klik op OK Het venster voor de functieargumenten verschijnt nu. In het invulvak achter Getal1 is reeds geselecteerd B1:B9. Dit moet gewijzigd worden in B1:B8. Uiteraard kunt u dit intypen, maar het is vaak handiger om het gebied in het werkblad te selecteren. Excel vult dan zelf de juiste adressen in het venster in.


Schuif eerst met de muis het dialoogvenster aan de kant zodat u het gebied B1:B8 kunt selecteren. Selecteer daarna het gebied. Het reeksadres verschijnt ook achter het eerste argument. Ook is de uitkomst al te zien (= 425).

 Klik op OK. In B10 staat nu de functie =SOM(B1:B8).


pag. 36

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Bereken nu in B11:B14 achtereenvolgens: GEMIDDELDE (categorie Statistisch) AANTAL (categorie Statistisch) MIN (categorie Statistisch) MAX (categorie Statistisch) (Antwoorden: Som=425; Gemiddelde=53,1; Aantal=8; Min=2; Max=96) 4.5.2 Datum en tijdfuncties Op pag. 25 is reeds uitgelegd hoe Excel met datum en tijd omgaat. Met datums en tijden kan Excel ook rekenen. Vandaar dat hiervoor een aantal ingebouwde functies beschikbaar zijn.

 Open zo nodig eerst het document FUNCTIES.XLS op. Selecteer het tabblad Datum Plaats nu de volgende functies in het werkblad: in B1: =VANDAAG() en in B2: =NU() De functie VANDAAG() plaatst de systeemdatum in de cel. De functie NU() zet naast deze systeemdatum ook de systeemtijd in de cel. Na enige tijd is de tijd die in de cel staat niet meer de actuele tijd. Door op toets F9 te drukken kunt u opdracht geven om het werkblad opnieuw door te rekenen. De tijd in de cel zal dan aangepast worden.

(c) Softwijs, November 2011 Opmerking

Beide functies hebben geen argumenten nodig. Vandaar dat er niets tussen de haakjes staat. De haakjes mogen niet weggelaten worden!

 Voer in B4 uw geboortedatum in. Bereken in B5 uw leeftijd in dagen door uw geboortedatum van de systeemdatum af te trekken. Let er op dat u de cel waarin de aftrekking staat nog de juiste opmaak geeft, zodat u de leeftijd als een getal te zien krijgt!

 Typ in B7 het aanvangstijdstip van deze cursus in (bijv. 17:30) Zet in B8 de huidige tijd (bijv. 18:45). De cellen B7:B8 moeten nu nog in de gewenste tijdopmaak gezet worden. Selecteer B7:B8 Kies Opmaak -> Celeigenschappen -> tab Getal -> Categorie Tijd. Kies als type een weergave waarin uren en minuten (hh:mm) worden weergegeven. Bereken in B9 de verstreken tijd door B7 van B8 af te trekken.


pag. 37

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

4.5.3 Wiskundige functies Er zijn veel ingebouwde wiskundige functies in Excel beschikbaar.. Een aantal veel gebruikte functies zullen kort besproken worden. GEHEEL Kapt een getal af tot een geheel getal Voorbeeld door het decimale deel van het getal te =GEHEEL(3,4) verwijderen. =GEHEEL(3,7) =GEHEEL(-8,9)

Resultaat 3 3 -8

AFRONDEN Rondt een getal af op het opgegeven aantal decimalen. Deze functie heeft twee argumenten. De eerste is het af te ronden getal en het tweede is het aantal decimalen waarop afgerond moet worden.

Voorbeeld

Resultaat

=AFRONDEN(123,645;2)

123,65


123,6


124

Als het 2e argument groter dan 0 is, =AFRONDEN(123,645;-1) wordt getal afgerond op het =AFRONDEN(123,645;-2) opgegeven aantal decimalen. Is het gelijk aan 0, dan wordt getal afgerond op het dichtstbijzijnde gehele getal. Is het kleiner dan 0, dan wordt afgerond op tientallen (-1), honderdtallen (-2), enz.

120


100

Opmerking

Excel kent nog een aantal andere afrondfuncties zoals Afronden.Naar.Beneden, Afronden.Naar.Boven.. Raadpleeg de Help voor uitleg hierover.

 Vraag zo nodig eerst het document FUNCTIES.XLS op. Selecteer het tabblad Wiskunde. Met het getal in B1 moeten een aantal berekeningen worden uitgevoerd. In B3 WORTEL, de vierkantswortel. (Antwoord: 2,3) In B4 GEHEEL, zonder decimalen. (Antwoord: 5) In B5 AFRONDEN, op 1 decimaal. (Antwoord: 5,3)


pag. 38

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

4.5.4 Financiële functies

 Vraag zo nodig eerst het document FUNCTIES.XLS op. Selecteer het tabblad Financieel. In B1:B3 kunnen hypotheekbedrag, looptijd en rentepercentage worden ingevuld. In B5 en B6 wordt de te betalen annuïteit berekend. Ga na hoe de functie in B5 in elkaar steekt. Gebruik de Help bij deze functie om de betekenis van de argumenten te achterhalen.

 niveau

4.5.5 Logische functies Een veel voorkomend probleem is dat gekeken moet worden of aan een bepaalde voorwaarde voldaan wordt. Afhankelijk van de uitkomst hiervan volgt dan een bepaalde handeling. Excel kent hiervoor de functie ALS. Deze functie kent achtereenvolgens drie argumenten, te weten:

 Een voorwaarde (logische test) met als uitkomst WAAR of ONWAAR.

 Een deel dat wordt uitgevoerd als aan de voorwaarde voldaan wordt (WAAR).

 Een deel dat wordt uitgevoerd als niet aan de voorwaarde voldaan wordt (ONWAAR).

(c)Dus:Softwijs, November 2011 =ALS(voorwaarde ; wat indien waar ; wat indien onwaar). De voorwaarde moet een uitdrukking zijn die als uitkomst uitsluitend WAAR of ONWAAR oplevert. Om een dergelijke uitdrukking te maken wordt gebruik gemaakt van zogenaamde logische operatoren. Operator

Betekenis

=

is gelijk aan

<>

is niet gelijk aan

<

is kleiner dan

<=

is kleiner dan of gelijk aan

>

is groter dan

>=

is groter dan of gelijk aan

EN()

aan meerdere voorwaarden tegelijk voldoen

OF()

aan een van meerdere voorwaarden voldoen

NIET()

Niet de volgende voorwaarde


pag. 39

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Een eenvoudig voorbeeld ter demonstratie. De leeftijd moet ingetypt worden. Afhankelijk van deze leeftijd moet 60 worden vastgesteld of de persoon Leeftijd (jaren) Recht op AOW? Nee wel of geen recht op AOW heeft Aantal jaren van AOW verwijderd 5 en zo nee hoeveel jaren het nog duurt. In beide gevallen dient gekeken te worden of het ingevulde kleiner is dan 65. Zo ja, dan heeft men geen recht op AOW. Zo nee, de leeftijd is dan 65 of meer, dan heeft men wel recht op AOW. Het aantal jaren dat het nog duurt kan bepaald worden door de leeftijd van 65 af te trekken.

 Vraag zo nodig eerst het document FUNCTIES.XLS op. Selecteer het tabblad Logisch. Vul in B1 een leeftijd in, bijv. 60. Selecteer cel B2. Start Functie invoegen. Kies categorie Logisch, functie Als en klik op OK. Het dialoogscherm voor de tweede stap verschijnt. De cursor staat al in het tekstvak Logische-test. Typ in: B1<65. Klik in het tekstvak waarde-als-waar. Typ in: Nee. Klik in het tekstvak waarde-als-onwaar. Typ in: Ja. Klik op OK. In B2 staat nu de formule: =ALS(B1<65;"Nee";"Ja"). Opmerking (c) Softwijs, November 2011

Zoals u ziet heeft de Wizard van Excel automatisch dubbele aanhalingstekens (") om de tekst gezet. Wanneer u de formule zelf gaat intypen moet u er aan denken om deze dubbele aanhalingstekens ook in te typen!

Tip

In plaats van het celadres (hier B1) in te typen kunt u ook het celadres in het werkblad aanklikken. Excel plaatst dan automatisch het adres in het tekstvak.

 Breng nu zelf m.b.v. de Wizard Functies de juiste formule in B3 aan. Deze formule is: =ALS(B1<65;65-B1;"") Let op het laatste argument. Dit is twee keer een dubbele aanhalingsteken met niets er tussen. Dit houdt in dat wanneer niet aan de voorwaarde voldaan wordt, er niets in de cel gezet wordt!


pag. 40

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Opdracht  niveau

 In F2:F4 staan de prijzen van schouwburgkaartjes. Zorg voor een formule in B5 die de prijs van een kaartje berekend welke hoort bij de in B1 ingevulde leeftijd. Test de berekening door in B1 alle relevante leeftijden in te vullen en te controleren of de berekende prijs klopt. (Aanwijzing: binnen de ALS functie komt als argument een nieuwe ALS functie) Opdracht

 niveau

De OZB belasting bestaat uit twee delen: een eigenaarsdeel en een gebruikersdeel. Bewoont de eigenaar zelf het pand, dan moet hij beide delen betalen. Het OZB tarief voor 1996 in een bepaalde gemeente bedraagt voor de eigenaar f 9,08 en voor de gebruiker f 7,27 per f 5000,- waarde van het pand. Maak een spreadsheet waarbij de waarde van het pand ingevuld moet worden. Ook moet (via het invullen van j of n) worden aangegeven of men eigenaar en gebruiker is. Het aantal eenheden van f 5000,- waarover betaald moet worden wordt altijd naar beneden afgerond. Hieronder ziet u een model van het spreadsheet. Op de formules na kunt u dit vinden in het werkblad OZB van het document FUNCTIES.XLS.



pag. 41

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

4.5.6 Tekstfuncties Voorbeeld

 niveau

Resultaat

LENGTE : Bepaalt het aantal =LENGTE("dit is een test") tekens in een tekenreeks.

15

LINKS : Geeft het linkerdeel van =LINKS("dit is een test";6) een opgegeven lengte van een tekenreeks.

dit is

RECHTS : Geeft het rechterdeel =RECHTS("dit is een test";4) van een opgegeven lengte van een tekenreeks.

test

 Bestudeer de voorbeelden in het tabblad “Tekst” van het document FUNCTIES.XLS.

4.6 Naamgeving van cellen  niveau

Hoe groter en moeilijker een werkblad wordt, des te moeilijker wordt het om terug te vinden met welke getallen een formule of functie werkt. Het is dan erg handig om een cel of een cellenreeks een naam te geven. In de formules wordt dan met die naam gewerkt i.p.v. met het celadres. een aantal manieren om cellen een naam te geven, te benoemen. (c)Er zijn Softwijs, November 2011 4.6.1 Naam bepalen via menu Invoegen

 Vraag zo nodig eerst het document FUNCTIES.XLS op. Selecteer het tabblad Namen. We willen nu cel B1 de naam Opbrengst geven. Selecteer B1. Kies Invoegen -> Naam -> Definiëren Op het scherm verschijnt het dialoogvenster “Naam bepalen”.


pag. 42

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Excel stelt zelf al de naam Opbrengst voor. Dit gebeurt omdat in de voorgaande cel A1 het woord Opbrengst staat.

 De voorgestelde naam is goed. Klik op Toevoegen en Sluiten. In het naamvak van de formulebalk verschijnt nu i.p.v. het celadres (B1) de naam van de cel. 4.6.2 Een aantal namen tegelijk toekennen Als u veel namen toe moet kennen is de voorgaande methode erg omslachtig. In bepaalde gevallen kunt u een aantal namen tegelijk toekennen. Deze namen moeten dan wel in cellen van het werkblad staan.

 Stel u wilt aan de cellen B3:B5 in één keer de namen toekennen die in de cellen er voor staan, dus in A3:A5. Selecteer A3:B5 Kies Invoegen -> Naam -> Maken. Het dialoogvenster “Naam maken” verschijnt. De opties in dit venster hebben de volgende betekenis:

(c) Softwijs, November 2011 Bovenste rij

De cellen krijgen de naam van de tekst in de bovenste rij van de selectie.

Linkerkolom

De cellen krijgen de naam van de tekst in de linkerkolom van de selectie.

Onderste rij

De cellen krijgen de naam van de tekst in de onderste rij van de selectie.

Rechterkolom

De cellen krijgen de naam van de tekst in de rechterkolom van de selectie.

Excel geeft een voorstel (hier Linkerkolom), afhankelijk van de selectie die u heeft gemaakt.

 Accepteer het voorstel (Linkerkolom) en druk op OK. Controleer dat de namen zijn aangebracht door achtereenvolgens B3, B4 en B5 te selecteren en daarbij steeds naar het naamvak in de formulebalk te kijken.


pag. 43

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

4.6.3 Naam toekennen via naamvak op formulebalk

 Selecteer cel B7. Klik nu in het naamvak op de formulebalk. Het celadres B7 wordt nu geselecteerd. Typ in: Kosten en druk op ENTER. Tip

Via het naamvak kunt u snel naar een cel met naam gaan, door deze naam te selecteren uit de keuzelijst.

 Klik op de lijstpijl in het naamvak en selecteer Opbrengst. De celwijzer springt nu onmiddellijk naar deze cel. 4.6.4 Namen gebruiken Nadat u namen heeft gedefinieerd kunt u deze namen in formules gebruiken. In plaats van een celadres voegt u gewoon de naam van de cel in. Uiteraard kan de naam gewoon ingetypt worden, maar een naam kan ook via het naamvak in een formule geplakt worden. Dit laatste wordt in de volgende oefening gedemonstreerd.

(c) Softwijs,  Selecteer cel B9. November 2011

De netto winst is het verschil van de opbrengst en de kosten De formule moet beginnen met =. Typ dit symbool in. Klik dan op cel B1. Excel voegt dan zelf de naam Opbrengst in. Typ in het symbool voor aftrekken (-) en klik op B7. Druk op ENTER. De formule in B9 luidt nu: =Opbrengst-Kosten. Vaak zijn in een werkblad al formules ingevoerd en worden in een later stadium namen gedefinieerd. In de bestaande formules worden de celadressen echter niet automatisch door hun namen vervangen. Dit moet u zelf achteraf doen.

 In B7 staat een formule om de Kosten te berekenen. In deze formule moeten de celadressen vervangen worden door de celnamen. Selecteer B7. Kies Invoegen -> Naam -> Toepassen. Op het scherm verschijnt het dialoogvenster “Naam gebruiken”.


pag. 44

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 De te gebruiken namen zijn reeds door Excel geselecteerd. Mocht dit niet het geval zijn, dan kunt u zelf de namen selecterene door ze aan te klikken. Sluit af met OK. De formule wordt nu: =Salaris+Inventaris+Reklame. 4.6.5 Namen verwijderen Een naam kan verwijderd worden via Invoegen -> Naam -> Definiëren. Daarna moet de te verwijderen naam geselecteerd worden. Door op de knop Verwijderen te klikken wordt de naam dan verwijderd. Overzicht maken van alle namen (c)4.6.6 Softwijs, November 2011 Erg handig, zeker voor documentatiedoeleinden is de mogelijk om automatisch een overzicht van alle namen en hun celverwijzingen te maken. Let er op dat u deze lijst altijd laat ontstaan op een deel van het werkblad waar geen andere gegevens staan, omdat anders deze gegevens worden overschreven.

 Selecteer cel E1. Kies Invoegen -> Naam -> Plakken -> Lijst plakken. Verdeeld over twee kolommen verschijnt nu een alfabetische lijst met alle namen en hun celverwijzingen: Het eerste deel van de celverwijzing is altijd de naam van het werkblad. Namen van werkbladen in celverwijzingen moeten altijd eindigen met het uitroepteken (!).


pag. 45

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

5. Werkblad opmaken In dit hoofdstuk leert u hoe de lay-out van een werkblad veranderd kan worden. Denk daarbij aan zaken als lettertype, kleuren, lijnen, etc. 5.1 Lettertype  Niveau

Net als in Word is het ook in Excel mogelijk om een bepaald lettertype en grootte te kiezen voor het presenteren van de gegevens.

 Vraag zo nodig het bestand BANKET.XLS op. vet cursief onderstrepen

Selecteer de cellen A1:A2 en klik op de knop Vet. De gegevens worden nu vet weergegeven. Selecteer de cellen B4:E4 en klik op de knop Cursief. U kunt bij de meeste lettertypen elke combinatie van de knoppen vet, cursief en onderstrepen gebruiken. Het lettertype zelf en de puntgrootte kunt u instellen via de twee afrolmenu’s links op de werkbalk opmaak.

 Selecteer cel A1.

(c) Softwijs, November 2011 Times New Roman.

Klik op het pijltje achter lettertype en kies uit de lijst het lettertype Klik op het pijltje achter de puntgrootte en selecteer de grootte 18. Maak cel A2 op met 12 punts Times New Roman Maak de cellen B4:E4 en A9 op in het lettertype Times New Roman, 10 punts, vet en cursief.

5.2 Lijnen en kaders  niveau

Tabellen zijn pas echt af als ze versierd zijn met enkele goedgeplaatste lijnen en kaders.

 Selecteer de cellen A9:E9 en klik op het pijltje aan de Werkbalk Randopmaak

rechterkant van de knop Werkbalk Randopmaak. Er wordt nu een lijst met vakjes uitgeklapt. Met elk van de vakjes kan een set van lijnen en kaders aan het geselecteerde gebied worden toegekend. Selecteer het laatste vakje van de middelste rij. Er is een enkele lijn boven en een dubbele lijn onder de geselecteerde cellen verschenen. De 12 vakjes met lijn instellingen geven aan elke cel dezelfde opmaak. Alleen de laatste twee vakjes doen dit niet. Die geven de opmaak alleen aan de buitenste cellen in het geselecteerde gebied.


pag. 46

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Met het eerste vakje kunt u de lijnen en kaders weghalen.

5.3 Kleuren  niveau

Aan vier onderdelen van een cel zijn kleuren toe te kennen: aan de achtergrond, aan de inhoud, aan de rand en aan een patroon.

 Selecteer de cellen A1:A2. Tekstkleur

Klik op de pijl aan de rechterzijde van de knop Tekstkleur. Er klapt een venster uit met kleuren. Kies het derde hokje op de tweede rij. Klik ergens buiten de selectie om het resultaat goed te zien. De geselecteerde teksten hebben de gekozen kleur gekregen. Geef een andere kleur aan de cellen A5:A8. Door als tekstkleur Automatisch te kiezen, haalt u de kleur van een tekst weg (maar niet de tekst zelf). Via het menu Opmaak -> Celeigenschappen -> tab Lettertype -> optie Kleur krijgt u hetzelfde kleurenoverzicht te zien.

randkleur

Om de rand van een cel een kleur te geven, moet u een rand aanbrengen en daarbij een bepaalde kleur opgeven.

 Selecteer de cellen B4:E4. Kies Opmaak -> Celeigenschappen -> Rand. Selecteer bij Lijn een dikke lijn en bij Kleur een willekeurige kleur. Klik nu op Omtrek. en daarna op OK.

(c)DoorSoftwijs, November 2011 als randkleur Automatisch te kiezen, haalt u de kleur van een lijn weg.  Selecteer de cellen B5:E8. Opvulkleur

Klik op het pijltje aan de rechterzijde van de knop Opvulkleur. Er klapt een venstertje uit met allerlei kleuren. Kies een willekeurige lichte kleur. Klik ergens buiten de selectie om het resultaat goed te zien. Tip

Als u nu nog eens dezelfde kleur wilt gebruiken voor een paar andere cellen, klikt u niet op het pijltje aan de zijkant van de knop, maar op het gekleurde vierkantje in de knop.


pag. 47

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

5.4 Automatische opmaak  niveau

Net als in tekstverwerkers is het ook in Excel mogelijk een opmaakprofiel te definiëren. Een opmaakprofiel is een verzameling van opmaakinstellingen, die onder een naam wordt opgeslagen. Deze totale opmaak kan dan telkens in één keer aan cellen worden toegewezen. Een mogelijke toepassing is het definiëren van een soort huisstijl, die op deze wijze consequent en snel gebruikt kan worden. Excel heeft al een aantal handige en veel gebruikte opmaakprofielen bij de hand. Via automatische opmaak kunt u deze opmaakprofielen toepassen.

 Selecteer het gebied A4:E9. Kies uit het menu voor Opmaak -> AutoOpmaak. Het dialoogvenster Automatische opmaak verschijnt dan.


 Kies het profiel Klassiek 2 en druk op OK. Selecteer opnieuw het gebied A4:E9. Pas via AutoOpmaak het profiel Kleurrijk 2 toe. Stel de breedte van de kolommen A:E op 7 in. Bewaar het document onder de naam BANKET2.XLS in de map met uw cursusbestanden.

5.5 Opmaakprofielen  niveau

Net als in Microsoft Word is het ook in Excel mogelijk een opmaakprofiel te definiëren. Een opmaakprofiel is een verzameling van opmaakinstellingen, die onder een naam wordt opgeslagen.


pag. 48

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Deze totale opmaak kan dan telkens in één keer aan cellen worden toegewezen. Een mogelijke toepassing is het definiëren van een soort huisstijl, die op deze wijze consequent en snel gebruikt kan worden. Iedere werkmap die u opent bevat standaard een aantal opmaakprofielen. Deze opmaakprofielen staan in het dialoogvenster dat u kunt oproepen met de menukeuze Opmaak -> Opmaakprofiel.

 Open de werkmap BESTEL3.XLS en kies Opmaak -> Opmaakprofiel.

Het opmaakprofiel Standaard verschijnt. U ziet hier staan wat de kenmerken zijn van dit opmaakprofiel. Via Wijzigen kunt u deze instellingen veranderen.


Door op de pijl achter Naam opmaakprofiel te klikken opent u een rolmenu waarin de opmaakprofielen voor deze werkmap staan. U gaat nu een nieuw opmaakprofiel met de naam Tekst maken.

 Tik in het tekstvak achter Naam opmaakprofiel in: Tekst. Klik op de knop Wijzigen. Breng de wijzigingen aan zoals in de figuur is aangegeven. Klik op de knop Toevoegen en dan op OK. Het zojuist gemaakte opmaakprofiel kan nu toegepast worden op de namen van de klanten.


pag. 49

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Selecteer de namen van de klanten (E2:E4) Kies Opmaak -> Opmaakprofiel Open het rolmenu Naam opmaakprofiel Kies het opmaakprofiel Tekst en klik op OK De opmaakkenmerken zijn aangebracht. Sluit het document zonder te bewaren. Tip

De door een opmaakprofiel aangebrachte wijzigingen kunt u verwijderen door het opmaakprofiel Standaard aan te brengen. De definitie van een opmaakprofiel kan verwijderd worden door de menukeuzes Opmaak -> Opmaakprofiel. Dan het te verwijderen opmaakprofiel kiezen. En vervolgens kiezen voor Verwijderen.

 niveau

5.6 Kolommen en rijen invoegen  Open de werkmap BESTELLING.XLS. Selecteer kolom A. Kies het menu Invoegen -> Kolommen. Er wordt een nieuwe kolom ingevoegd. Kolom A wordt kolom B. Tip (c) Softwijs, November 2011

Het invoegen van een kolom gaat sneller via het snelmenu met de rechtermuisknop. Ook dan eerst de kolom selecteren waarvoor een kolom moet worden ingevoegd.

 Selecteer de kolommen A en B. Klik op rechtermuisknop binnen het geselecteerde gebied Kies Invoegen. Er worden nu 2 kolommen voor kolom A ingevoegd. Het invoegen van rijen gaat op dezelfde manier.. U moet ook hier eerst de rij(en ) selecteren waarvoor ingevoegd moet worden.

 Voeg drie lege rijen voor de eerste rij in. Het verwijderen van kolommen en rijen gaat even gemakkelijk. Selecteer eerst de rijen (kolommen) die verwijderd moeten worden. Kies dan uit het snelmenu voor Verwijderen.

 Verwijder de ingevoegde rijen en kolommen en sluit het document zonder te bewaren.


pag. 50

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

6. Grafieken Een grafiek maakt meestal sneller duidelijk welke conclusies u kunt trekken dan een serie getallen. Met Excel kunt u prachtige grafieken maken., van eenvoudige lijngrafiek tot een fraaie 3-D staafdiagram. 6.1 Grafiek maken en verwijderen Een nieuwe grafiek is het snelst te maken met de Wizard Grafieken. In enkele stappen geeft u op van welke gegevens de grafiek getekend moet worden en hoe deze grafiek er uit moet komen te zien.

 Niveau

 Vraag het bestand BANKET.XLS op. Wizard Grafieken

Selecteer het gebied A4 t/m D8. Klik op de knop Wizard Grafieken. De eerste stap van de Wizard verschijnt.


 Kies het grafiektype Kolom en als subtype de eerste. Klik op Volgende.


pag. 51

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

In stap 2 wordt de gegevensbron getoond. Omdat het gebied A4:D8 van tevoren geselecteerd was, is dit reeds ingevuld. Ook moet er op gelet worden of de reeks in Rijen of Kolommen staat. Excel maakt lang niet altijd de juiste keuze.

(c) Softwijs, November 2011  Selecteer Kolommen en klik op Volgende.

In het nu verschijnende dialoogvenster kunt u de verschillende opties voor de grafiek instellen. De opties zijn op de diverse tabbladen terug te vinden.

 Vul de aangegeven tekst bij de titels in en laat de rest van de opties ongewijzigd. Klik op Volgende.


pag. 52

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

In de laatste stap kan aangegeven worden waar de grafiek moet komen te staan. Er zijn twee mogelijkheden: of in een nieuw speciaal grafiekenblad of als plaatje (object) in een bestaand blad.

 Laat de instelling ongewijzigd en klik op Voltooien. De grafiek wordt nu geplaatst op hetzelfde blad als waar de gegevens ook staan.


Om de grafiek zitten nog zogenaamde handgrepen. Dit zijn kleine vierkantjes op de hoekpunten en in het midden van de kaderlijnen. Via deze handgrepen kunt u de afmetingen van de grafiek wijzigen. Ook kunt u de grafiek op een andere plaats zetten door deze met de muis te verslepen. Aan het verschijnen van deze handgrepen is te zien dat de grafiek geselecteerd is. Door ergens in het werkblad buiten de grafiek te klikken verdwijnen de handgrepen. Opmerking

Een grafiek kan verwijderd worden door deze eerst te selecteren en daarna op de Delete toets te drukken.


pag. 53

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

6.2 Grootte en plaats bepalen  niveau

De plaats van de grafiek en de afmetingen zijn eenvoudig te veranderen.

 Versleep met de muis de grafiek naar een andere plaats. Zet de cursor op de handgreep midden onderaan tot de muiswijzer in een pijl verandert (zie figuur). Sleep nu de handgreep een eindje naar beneden.

 Onderzoek zelf de effecten van het slepen aan de andere handgrepen.

Klik daarna buiten de grafiek in het werkblad om de selectie van de (c) Softwijs, November 2011 grafiek op te heffen. Bewaar het bestand onder de naam BANKET3.XLS.

6.3 Grafiek bewerken  niveau

Vaak wilt u achteraf de grafiek nog wijzigen. Bijvoorbeeld een ander type grafiek of de legenda op een andere plaats. Het handigste gaat dit via de werkbalk Grafiek. Deze werkbalk verschijnt automatisch wanneer een grafiek geselecteerd wordt. Erg handig is de knop waarmee onderdelen van de grafiek (grafiekobjecten) geselecteerd kunnen worden. tekst naar boven draaien tekst naar beneden draaien

grafiekobject selecteren op kolom grafiekgebied opmaken

op rij

grafiektype legenda

gegevenstabel

Ook via het snelmenu en het gewone menu kan de grafiek bewerkt worden.


pag. 54

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Grafiektype wijzigen Stel u wilt de staafgrafiek wijzigen in een lijndiagram.

 Selecteer de grafiek door er op te klikken. Om de grafiek verschijnt nu weer de rand met de handgrepen. Klik in de werkbalk Grafiek op de knop Grafiektype en selecteer een Lijndiagram. Legenda verplaatsen Standaard wordt een legenda rechts naast de grafiek geplaatst. Door de legenda eerst te selecteren, kan deze naar elke gewenste plaats gesleept worden. Ook zijn dan via de handgrepen de afmetingen van de legenda te wijzigen. Verder kan een geselecteerde legenda eenvoudig verwijderd worden door op de knop Legenda van de werkbalk Grafieken te klikken. Door opnieuw op deze knop te klikken wordt de legenda weer zichtbaar.

 Selecteer de legenda (of door er op te klikken, of via de het keuzevak Grafiekobject van de werkbalk Grafieken). Er verschijnen dan handgrepen rond de legenda. Sleep de legenda naar een andere plaats toe en pas zo nodig de afmetingen wat aan.

(c) Softwijs, November 2011 Wijzigingen van lettertype, patroon en rand van een legenda is mogelijk door de legenda eerst te selecteren. Klik dan met de rechtermuisknop binnen de legenda en kies voor Legenda opmaken. U komt dan in een dialoogscherm waarmee het mogelijk is de gewenste wijzigingen aan te brengen. Titels wijzigen Zowel de grafiektitel als de titels bij de X-as en Y-as kunnen eenvoudig aangepast worden. De procedure is voor alle titels hetzelfde

 Selecteer de grafiektitel. Deze wordt nu omgeven door een zwart kader met handgrepen. Klik op de tekst in het kader. De tekstcursor knippert nu in de titel zodat de tekst gewijzigd kan worden. Verplaats de tekstcursor naar het begin van de titel en wijzig de titel in “Omzet Bakkerij ’t Soesje”. Klik buiten de titel om de selectie op te heffen. Ook opmaak van de titels is mogelijk, net als bij de legenda.

 Selecteer de grafiektitel. Klik met de rechtermuisknop binnen de selectie en kies Grafiektitel opmaken. Selecteer het tabblad Lettertype. Maak de tekenstijl Vet en Cursief en geef het lettertype een andere kleur. Klik op OK en dan ergens buiten de titel om de selectie op te heffen.


pag. 55

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Tekengebied wijzigen De werkwijze voor het wijzigen van andere onderdelen (assen, rasterlijnen, ..) is steeds hetzelfde: Eerst onderdeel selecteren en dan via (snel)menu wijzigingen aanbrengen.

 Selecteer het Tekengebied. Roep het snelmenu op en kies Tekengebied opmaken. Het dialoogscherm verschijnt. Kies bij Vlak voor Geen en daarna OK. De grijze achtergrond van het tekengebied verdwijnt dan. Sluit het document en bewaar het onder dezelfde naam.

6.4 Grafiek op een apart werkblad  niveau

Het is soms fraaier om de grafiek op een apart werkblad te zetten. Opdracht In onderstaande tabel staan de gemiddelde aandelenkoersen van vier ondernemingen gedurende vier maanden.


 Begin met een nieuw document en zet deze gegevens in een werkblad. Selecteer de gegevens Klik op de Wizard Grafieken. Vul de verschillende opties zodanig in dat de hierna volgende grafiek verkregen wordt. Kies bij de laatste stap van de Wizard er voor dat de grafiek in een nieuw blad verschijnt. Pas zo nodig achteraf de opmaak van de grafiekonderdelen aan. Bewaar het document onder de naam AANDELEN.XLS in de map met uw cursusbestanden.


pag. 56

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Aanwijzingen: Lijngrafiek. Reeks in kolommen. Horizontaal gestippelde rasterlijnen. Geen achtergrondkleur. Grafiektitel 18 pnt vet. Schaal Y-as aanpassen: primaire eenheid 10, maximum 160. Legenda verplaatsen en formaat aanpassen. Y-as snijdt de X-as niet tussen de categorieën.

(c)6.5Softwijs, November 2011 Series toevoegen  niveau

Op eenvoudige wijze kan een nieuwe serie worden toegevoegd.

 Open zonodig het document AANDELEN.XLS. Voeg aan het werkblad de volgende serie toe: mei

159 47 131  Selecteer deze 5 cellen. Geef de opdracht tot Kopiëren. Selecteer het tekengebied van de grafiek. Geef de opdracht tot Plakken.

85

De grafiek is nu uitgebreid met mei. Sluit het document en bewaar het onder dezelfde naam. Tip

Wanneer de grafiek als object op hetzelfde blad als de gegevens staat kan een nieuwe reeks/serie eenvoudig toegevoegd worden door de nieuwe gegevens te selecteren en ze dan in de grafiek te slepen.


pag. 57

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

7. Lijsten Een van de dingen die u in Excel erg handig kunt uitvoeren is het sorteren, selecteren en beheren van lijsten met gegevens, databases in een werkblad dus. Uit een onderzoek van Microsoft blijkt dat dit een van de meest voorkomende werkzaamheden met Excel is. 7.1 Wat is een lijst?  niveau

Een lijst is een georganiseerde verzameling van gegevens. Hieronder is een voorbeeld van een lijst. klantnr H104 K102 G566

datum 4-12-96 6-12-96 9-12-96

prijs 400 395 375

korting naam 0% Hendriks & Zn 1% Klaassen B.V. 5% Gemeente

De gegevens die verzameld worden staan in kolommen. In de eerste rij van een lijst staan de kolomlabels (tekst) die aangeven wat de informatie in de kolom voorstelt. De kolomlabels worden ook wel veldnamen genoemd. De rijen die na de eerste rij komen bevatten de gegevens (getallen, tekst of formules). Deze rijen worden ook wel records genoemd. En elk record bestaat uit een aantal velden. Bovenstaand voorbeeld heeft dus 5 velden en 3 records.


Een database ziet er in feite net zo uit. Microsoft gebruikt echter de term lijst voor een database die in een werkblad is opgeslagen en de naam database voor een extern bestand. In deze syllabus wordt daarom ook de term lijst gebruikt.

7.2 Lijsten maken  niveau

Gegevens kunnen op drie manieren aan een lijst worden toegevoegd:

 Handmatig, door ze gewoon in te typen.  Importeren of kopiëren uit een ander bestand.  Via een invulformulier (dialoogvenster). De eerste manier spreekt voor zich zelf. De tweede manier valt buiten het bestek van deze cursus. De derde methode wordt nu aan de hand van een voorbeeld uitgelegd.

 Sluit eventueel alle openstaande documenten. Open het bestand LIJST.XLS.


pag. 58

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

In het werkblad staat het begin van een lijst:

In F2 en G2 staan formules, in de andere velden staan constante waarden. Het toevoegen van nieuwe records via een invulformulier gaat zeer eenvoudig. Het enige dat u hoeft te doen is ergens in de lijst te gaan staan en dan via het menu te kiezen voor Data → Formulier. Excel analyseert dan de omvang en inhoud van de uw lijst en maakt een daarbij passend invulformulier! Velden waarvan de inhoud uit een formule bestaat krijgen geen invulveld in het formulier. Het is daarom dan ook belangrijk om bij het ontwerpen van een lijst het eerste record handmatig in te vullen.

 Klik op een willekeurige cel in de lijst. Kies Data -> Formulier. Het volgende invulformulier met het eerste record verschijnt:


 Klik op de knop Nieuw om een nieuw record toe te voegen. Voeg de gegevens uit onderstaande tabel toe. Ga via de TAB toets (of de muis) telkens naar het volgend veld. Gebruik de ENTER toets alleen na het laatste veld, want hiermee gaat u naar een nieuw record. Klik na invullen van het laatste record op Sluiten.


pag. 59

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Het wijzigen van gegevens via een formulier is ook erg eenvoudig.

 Klik op een willekeurige cel in de lijst. Kies Data -> Formulier. Blader via de knop Volgende zoeken of via de schuifbalk naar het 3e record en verander het aantal Zyxel modems in 3. Klik op Sluiten. Bewaar het document onder de naam LIJST2.XLS in de map met uw cursusbestanden en sluit daarna het document. Tip

Het invulformulier kunt u ook gebruiken om in grote lijsten naar bepaalde gegevens te zoeken. Gebruik daarvoor de knop Criteria op het formulier.

7.3 Automatisch filter  niveau

Het filteren van een lijst is een proces waarbij alleen records worden getoond die aan bepaalde voorwaarden voldoen. De andere records worden verborgen. Via filteren is snel bepaalde informatie te vinden. In deze cursus wordt alleen het automatisch filter besproken. Daarnaast kent Excel ook nog een uitgebreid filter.

(c) Softwijs, November 2011  Open het bestand PERSONEEL.XLS. Selecteer een willekeurige cel in de lijst. Kies Data -> Filter -> Autofilter.

Hierna verschijnen er pijlen naast de kolomlabels in de lijst zodat u snel het item kunt selecteren dat u wilt weergeven. Het scherm ziet er dan als volgt uit:

Om alleen de records van de divisie Kopieerapp. te zien gaat u als volgt te werk

 Klik op de pijl naast de veldnaam Divisie. Er verschijnt een lijst met criteria voor het filter. Kies hieruit Kopieerapp. Alleen de records voor de divisie Kopieerapp. worden nu weergegeven. De filterpijl in de kolom Divisie heeft nu een blauwe kleur gekregen. De andere filterpijlen zijn nog steeds zwart. Drie opties staan altijd in elke lijst: (Alle categorieën), (Top 10…) en (Aangepast). Wanneer in een kolom ook lege cellen staan komen er twee categorieën bij: (Lege cellen) en (Niet lege cellen).


pag. 60

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Verfijn de selectie door nu te filteren op de afdeling Accounting. Er worden 5 records getoond. Laat alle records weer zien via: Data -> Filter -> Alles weergeven. Het is mogelijk records te tonen die niet één bepaalde waarde hebben, maar die behoren tot de 10 records met bijv. het hoogste salaris.

 Klik op de filterpijl naast Salaris en kies (Top 10…). Het dialoogscherm hieronder verschijnt. Druk daarna op OK.

Een variatie hierop is om bijv. de onderste 5% van de records met het laagste salaris te tonen.

 Klik op de filterpijl naast Salaris en kies (Top 10…). Wijzig het dialoogscherm zoals hieronder. Druk daarna op OK.


7.4 Aangepast Automatisch filter  niveau

Wanneer u bijv. personen wilt zoeken die voor 1 juli 1980 in dienst getreden zijn moet u gebruik maken van een Aangepast Automatisch filter.

 Laat eerst alle records weer zien via Data -> Filter -> Alles weergeven. Klik op de filterpijl naast “Begindatum” en kies als criterium (Aangepast…). Vul het dialoogscherm in zoals hierna aangegeven en klik op OK.


pag. 61

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Opmerking

Als u wilt filteren aan de hand van twee criteria, klikt u op "En" of "Of". Selecteer vervolgens in het tweede operatorvak en het tweede kolomlabelvak respectievelijk de gewenste operator en de gewenste waarde.

7.5 Sorteren van gegevens

 niveau

(c)NaastSoftwijs, 2011 filteren is sorteren November een veel voorkomende actie bij lijsten. Om snel een lijst in oplopende of aflopende volgorde te sorteren, klikt u op een willekeurige cel in de kolom waarop gesorteerd moet worden.

 Sorteer de lijst achtereenvolgens eerst oplopend op Achternaam en Sorteren

dan aflopend op Salaris. Sluit daarna het document zonder te bewaren. Opmerking

Sorteren op meerdere kenmerken kan door op een willekeurige cel in de lijst te klikken en dan kiezen voor Data -> Sorteren. Vervolgens het dialoogscherm invullen.


pag. 62

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

8. Afdrukken Bij het afdrukken naar de printer heeft u een aantal opties tot uw beschikking om de pagina-opmaak aan te passen. Zo kunt u kopen voetteksten aangeven, marges instellen, staand of liggend afdrukken, enz. 8.1 Voorbeeld op scherm  niveau

afdrukvoorbeeld

Het is nuttig om, voordat u echt gaat afdrukken, eerst een afdrukvoorbeeld op het scherm te bekijken. Het aanpassen van instellingen kan direct vanuit het afdrukvoorbeeld. Afdrukvoorbeeld kan op het scherm gezet worden via Bestand -> Afdrukvoorbeeld of via de daarvoor bestemde knop.

 Open het bestand PERSONEEL.XLS en klik op afdrukvoorbeeld.

knoppen spreken voor zich en een aantal mogelijkheden zullen in de volgende (c)De Softwijs, November 2011 paragrafen besproken worden. Met de knoppen Volgende en Vorige kunt u naar eventuele pagina's van de afdruk gaan.

 niveau

8.2 Pagina instellingen  Sluit eventueel eerst het scherm Afdrukvoorbeeld. Kies daarna Bestand -> Pagina-instelling.


pag. 63

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

De meeste instellingen spreken hier voor zich zelf. Erg handig zijn de keuzes in het gedeelte onder Schaal. Via verkleinen/vergroten kan handmatig het aantal pagina's worden aangepast, variërend van 10% tot 400% van de normale grootte. Ook is het mogelijk om dit automatisch door Excel te laten doen door op te geven op hoeveel pagina's de afdruk moet plaatsvinden. Marges Op het tabblad “Marges” zijn de afmetingen in te stellen van de bovenmarge, ondermarge, linker- en rechtermarge.

(c) Softwijs, November 2011 Aanvullend hierop kan afstand tot de rand van de kopen voettekst opgegeven worden. Deze afstanden moeten kleiner zijn dan de corresponderende marges omdat anders de kopen voetteksten een overlap geven met de gewone afdruk. Kop- en voetregels Kop- en voetteksten hebben elk drie secties: links, midden en rechts. In elke sectie kan bepaalde informatie gezet worden. In het voorbeeld hierna zijn de kopen voetteksten van het werkblad te zien.


pag. 64

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Door op de pijltjes in de vakken voor kopen voettekst te klikken zijn een aantal voorgedefinieerde teksten uit te kiezen. Hier zit ook de keuze (geen) bij wanneer u geen kop- of voettekst wilt. Wanneer geen van de voorgedefinieerde teksten geschikt is kunt u zelf een aangepast tekst maken door op de desbetreffende knop te klikken.

Met het dialoogscherm dat dan verschijnt kan tekst in elk van de drie secties gezet worden. Klik gewoon met de cursor in de juiste sectie en typ de tekst in.

Om variabele informatie in de tekst te zetten, zoals de systeemdatum of het paginanummer, kan gebruik gemaakt worden van de knoppen op het dialoogscherm. Knop

Omschrijving Lettertype instellen voor geselecteerde tekst Voegt paginanummer in

Voegt nummer laatste pagina in (c) Softwijs, November 2011 Voegt huidige datum in Voegt huidige tijd in Voegt bestandsnaam in Voegt naam van het werkblad (tab) in.


pag. 65

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Bladinstellingen Het tabblad Blad van het dialoogscherm Pagina-instelling heeft de volgende mogelijkheden:

Wanneer het werkblad groter dan 1 pagina is, kan het van belang zijn dat bepaalde rijen en kolommen van het werkblad op elke afdruk moeten verschijnen. Dit kunt u hier opgeven.

(c)OokSoftwijs, November 2011 interessant is dat u hier aan kunt geven dat de rasterlijnen van het werkblad moeten worden afgedrukt.


pag. 66

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

9. Grafieksoorten Excel heeft veel mogelijkheden om professionele grafieken te maken. In dit hoofdstuk wordt de basis en het gebruik van de verschillende vormen uitgelegd. Met behulp van de grafiekmogelijkheden van Excel kunt u gegevens visualiseren. In wezen zijn er vijf grondvormen die u hieronder kunt zien:

 Niveau

Bij elk van deze grondvormen horen vele varianten zodat u in het begin snel in verwarring raakt. Het is zaak om het goede grafiektype uit te kiezen om de gegevens weer te geven. Wat moet de grafiek vertellen? Welke feiten moeten vergeleken worden? Pas op om alleen maar bonte fantasievolle plaatjes te maken van zaken die helemaal niet vergeleken kunnen worden. De grondvormen en een aantal varianten hierop komen hierna aan bod. Buiten de grondvormen kent Excel vele varianten, elk met zijn eigen toepassingen. Een paar er van worden hier besproken.

(c) Softwijs, November 2011 Praktische tips Snelmenu

1. Het bewerken van grafieken wordt een stuk eenvoudiger wanneer u

Werkbalk Grafiek

2. Een andere mogelijkheid om grafiekonderdelen te bewerken is via de

zich aanleert veel gebruik van het snelmenu te maken. Selecteer daartoe eerst het te bewerken grafiekonderdeel (X-as, Y-as, legenda, titel, …) en druk dan op de rechtermuisknop. werkbalk Grafieken. Deze werkbalk verschijnt automatisch wanneer een grafiek geselecteerd wordt. Vooral handig bij het selecteren van grafiekobjecten. tekst naar boven draaien tekst naar beneden draaien

grafiekobject selecteren op kolom grafiekgebied opmaken

op rij

grafiektype legenda


gegevenstabel

pag. 67

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Het is de bedoeling dat u de opdrachten in de volgende paragrafen zelf gaat maken. Een uitwerking van alle opdrachten is te vinden in het bestand DIAGRAM.XLS.

9.1 Staafdiagram Meer, minder of evenveel? Winst of Verlies? Wanneer u dergelijke vergelijkingen moet maken dan is een staafdiagram de eerste keuze. Een voorbeeld. Bij een tevredenheidsonderzoek onder kopers van nieuwe PC’s is o.a. de vraag gesteld of ze hun PC weer opnieuw zouden kopen. Het resultaat is in de tabel te zien. Rechts daarvan ziet u een staafdiagram.

 Maak het volgende staafdiagram (zie ook de aandachtspunten). Leverancier

% ja

%ja stemmen

Hewlett Packard 88% Dell

85%

Compaq

80%

Siemens

79%

IBM

72%

Escom

61%

0%

10% 20% 30% 40%

50% 60% 70% 80% 90% 100% 88%

Hewlett Packard

85%

Dell

80%

Compaq

79%

Siemens 72%

IBM 61%

Escom Vobis

56%

56% November 2011 (c)VobisSoftwijs,

Aandachtspunten

 Sorteer het cijfermateriaal eerst, het hoogste percentage bovenaan. Standaard staat echter in de grafiek het hoogste percentage onderaan. Om er voor te zorgen dat de winnaar ook in de grafiek bovenaan komt gaat u als volgt te werk: Selecteer de verticale as. Roep het snelmenu op. Kies As opmaken -> tabblad Schaal. Aanvinken: Categorieën in omgekeerde volgorde.

 Gegevenslabels kunnen als volgt toegevoegd worden: Selecteer de reeks. Roep het snelmenu op. Kies Gegevensreeks opmaken -> tabblad Gegevenslabels. Aanvinken: Waarde weergeven.

 Wanneer slechts één gegevensreeks op de verticale as wordt uitgezet is het vaak aan te bevelen om de staven met verschillende kleuren weer te geven. Selecteer de reeks. Roep het snelmenu op. Kies Gegevensreeks opmaken -> tabblad Opties. Aanvinken: Kleuren variëren per punt. Op hetzelfde tabblad kunt u de breedte van de ruimte tussen de kolommen instellen.


pag. 68

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

9.2 Kolomdiagram Kolomdiagrammen worden vooral gebruikt wanneer tijdseenheden als jaren, kwartalen, maanden, weken en dagen een rol spelen. Een typische vraag waarop het antwoord goed met een kolomdiagram te visualiseren is, luidt: Hoe hebben de omzetten van de drie filialen zich in het laatste kwartaal ontwikkeld?

 Verwerk de gegevens in de

Omzet/Filiaal in KW1 (x 1000 gld) Filiaal Filiaal A Filiaal B Filiaal C

Januari 100 60 150

Februari 120 100 130

Maart 150 130 200

tabel tot onderstaande grafiek. Omzetontwikkeling kwartaal 1

150 100 50 Januari Filiaal A

Februari Filiaal B

Maart

x 1000 gld

200

0

Filiaal C

 Grafiektype is een Gegroepeerde kolom met 3D-effect (c) Softwijs, November 2011

Aandachtspunten

 De draaiing van de kolommen kan als volgt geregeld worden. Selecteer Grafiekgebied. Snelmenu: 3D-Weergave. Zet “Draaihoek” op 345.

 De afstand tussen de kolommen moet niet te groot zijn. Een goede vuistregel is ongeveer de helft van de breedte. De afstanden zijn als volgt in te stellen: Selecteer een kolom. Snelmenu: Gegevensreeks opmaken -> tabblad Opties. Diepte tussenruimte: 0, Breedte tussenruimte: 50, Diepte grafiek: 120.

 Geef bij dit soort grafieken niet teveel gegevenspunten weer. Vijf tot zes waarden zijn nog goed te overzien. Wanneer meer dan 6 waarden op de horizontale as uitgezet moet worden kan beter voor een lijndiagram gekozen worden


pag. 69

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

9.3 Lijndiagram Een lijndiagram wordt meestal gekozen wanneer relatief veel waarden met een continu verloop over een langere tijd uitgezet moeten worden. In de tabel hiernaast staan de maandelijkse voorraadkosten van een bepaald produkt. Deze gegevens zijn daarna in een 3D-lijn diagram weergegeven.


Aandachtspunten

 Er kunnen meerdere lijnen in een grafiek geplaatst worden. Beperk het aantal tot maximaal 4 à 5 lijnen.

 Zorg er voor dat een lijn niet vrij in de ruimte zweeft. Door de schaal van de assen aan te passen kan voor aansluiting bij de assen gezorgd worden.

9.4 Cirkeldiagram Cirkeldiagrammen worden vooral gebruikt voor het weergeven van procentuele aandelen, zoals het weergeven van verkiezingsresultaten. Een cirkeldiagram kan slechts de verdeling binnen één gegevensgroep weergeven. Teveel aan informatie maakt een diagram onoverzichtelijk. Meer dan 6 à 7 sectoren moet een cirkeldiagram niet hebben. Worden echter twee diagramtypen gecombineerd, dan kan een veelzeggend resultaat ontstaan.


pag. 70

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 In de tabel staan de (fictieve) verkiezingsresultaten. Alle partijen in één cirkeldiagram weergeven zou tot teveel sectoren leiden. Vandaar dat gekozen wordt voor een cirkeldiagram waarbij de kleinste waarden in een gestapeld kolomdiagram worden uitgelicht. Maak onderstaande grafische weergave. CDA

Groen Links D'66

Overig

VVD

SP

Klein Rechts Bejaarden Splinterpartijen PVDA

Aanwijzingen

Ongeldig

 Maak een cirkeldiagram met als subtype Staaf-van-cirkel.  De splitsing welk deel in de groep Overig wordt ondergebracht gaat als

(c) Softwijs, November 2011 volgt:

Selecteer de gegevensreeks (Reeks 1) door op een van de sectoren te klikken. Kies dan uit het snelmenu voor Gegevensreeks opmaken -> tabblad Opties. Geef hier aan dat de tweede tekening de laatste 6 waarden moet bevatten. Maak ook via dit tabblad de tweede tekening wat groter, alsmede de onderlinge afstand tussen beide tekeningen.

9.5 Spreidingsdiagram (XY) Een betere naam voor spreidingsdiagram is XY-diagram. Het is het enige grafiektype waarbij ook de X-as numeriek kan worden weergegeven. In het voorbeeld hieronder is het verschil met een lijndiagram duidelijk aangegeven.

 Van een aantal jaren zijn de omzetgegevens in de tabel weergeven. Wanneer deze gegevens in een lijndiagram worden gezet, dan is de afstand op de X-as tussen de jaarmarkeringen steeds even groot, terwijl het aantal jaren dat er tussen ligt niet even groot is. Een lijndiagram is hier dan ook een fout type! In het spreidingsdiagram wordt wel rekening gehouden met de onderlinge verschillen.


pag. 71

E X C E L

Jaar

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Omzet (x 100.000)

1950 1954 1965 1974 1983 1989 1990 1991 1992 1993 1994

5,5 7,9 12,5 18,9 25,5 29,4 30,2 32,0 32,8 34,1 35,1

In het lijndiagram lijkt het alsof de ontwikkeling in de eerste jaren een forse groei doormaakt en de laatste jaren stagneert. Dit is onjuist. De correcte ontwikkeling is in het spreidingsdiagram te zien!

(c) Softwijs, November 2011 9.6 Vlakdiagram

Vlakdiagrammen zijn lijndiagrammen met gevulde vlakken. Wanneer de vlakken elkaar overlappen, dan is dit diagram onbruikbaar. De 3D-variant is dan nog wel te gebruiken.

 In de volgende tabel staat het aantal personen dat in 1992-1994 actief een van de volgende sporten beoefent: tennis, golf, skiën. Geef deze gegevens in een 3D-vlak diagram weer.


pag. 72

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

9.7 Ringdiagram Een ringdiagram lijkt wel wat op een cirkeldiagram. Dit type kan bijv. handig zijn om de laatste verkiezingsresultaten te vergelijken met de voorgaande verkiezingen. Met een cirkeldiagram lukt dit niet, omdat maar één gegevensreeks weergegeven kan worden. In een ringdiagram worden de gegevensreeksen ringvormig geordend.

9.8 Puntdiagram Bij een puntdiagram staan de relaties tussen de afzonderlijke gegevenspunten op de voorgrond. Een typisch toepassingsvoorbeeld zijn de schommelingen van de aandelenkoersen.

Datum Max 1-1-98 210 2-1-98 212 3-1-98 200 4-1-98 195


Min Sluitkoers 185 205 200 207 175 195 180 193

LET OP: Het grafiektype is een spreidingsdiagram.

9.9 Combinatiediagram Excel kan meerdere gegevensreeksen in één grafiek verschillend qua type weergeven. Het resultaat is dan een combinatiediagram. Een dergelijke combinatie kan gebruikt worden wanneer de waarden tussen de gegevensreeksen grote verschillen vertonen. Zonder een combinatiediagram zouden de kleinste waarden niet meer af te lezen zijn. Een combinatiediagram gebruikt daarom twee waardeassen (Y-assen).


pag. 73

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 I n de tabel is de hoeveelheid personeel in de bakkerijsector, werkend en werkloos, weergegeven. De grootte van de getallen in beide reeksen verschilt sterk. Vandaar de keuze voor een combinatiediagram. Maak dit diagram.

9.10 Radardiagram Radardiagrammen zijn eigenlijk een soort subtype van het lijndiagram. In plaats van twee assen gebruikt een netdiagram stralen vanuit een middelpunt. Dit soort diagrammen is relatief moeilijk te lezen en worden hoofdzakelijk in de wetenschap gebruikt. Hierbij een voorbeeld

 In een bepaald gebied wordt jaarlijks het aantal vliegenzwammen (c) Softwijs, November 2011 geteld. In de tabel is het aantal vliegenzwammen per hectare voor de verschillende jaren weergegeven. Zet deze gegevens uit in een radardiagram.


pag. 74

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

9.11 Stappengrafiek Hieronder ziet u een voorbeeld van een stappengrafiek. De basis voor het maken van een dergelijke grafiek is een goede data lay-out.

 Voer de data in het spreadsheet in zoals hiernaast is aangegeven. Selecteer A1:I9 en maak m.b.v. de “Wizard grafieken” een lijndiagram zonder legenda en zonder rasterlijnen.


 Verwijder de grijze achtergrondkleur van het tekengebied. Selecteer het eerste lijnstukje (Reeks 1) en kies uit het snelmenu: Gegevensreeks opmaken -> tabblad Opties -> Aanvinken: Hoog/laag lijnen. Verander de kleuren van alle lijnen in zwart. Selecteer horizontale as en zorg dat de waardeas snijdt tussen categorieën.


pag. 75

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

10. Meetresultaten verwerken 10.1 Inleiding  niveau

Bij het uitvoeren van metingen wordt de waarde van één parameter steeds gewijzigd (de onafhankelijke variabele, de x) en wordt de waarde van een andere parameter (de afhankelijke variabele, de y) gemeten. In dit hoofdstuk wordt steeds een lineair verband verondersteld, zodat het verband tussen de twee variabelen weergegeven kan worden met de vergelijking: y = mx + b y

is de afhankelijke variabele

x

is de onafhankelijke variabele

m

is een constante (de richtingscoëfficiënt)

b

is een constante (snijpunt met y-as; het punt (0,b))

De grafiek van y = mx + b is een rechte lijn. In de praktijk beschikt u na het uitvoeren van een aantal metingen over een aantal x-waarden en een even groot aantal bijbehorende y-waarden. Het gaat er dan om een rechte lijn te berekenen die zo goed mogelijk bij de gegevens past. De methode om de vergelijking van deze lijn te berekenen staat bekend als de kleinste kwadratenmethode.

(c) Softwijs, November 2011 14 12 10 8 6 4 2 0 0

1

2

3

Excel beschikt over een aantal manieren om uit de meetresultaten de vergelijking van de rechte lijn te bepalen.


4

X

5

6

pag. 76

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

10.2 Richting en Snijpunt Deze twee functies zijn het handigste in het gebruik. RICHTING(y-bekend; x-bekend)

Berekent de richtingscoëfficiënt van een lineaire regressielijn.

SNIJPUNT(y-bekend; x-bekend)

Berekent het snijpunt met de y-as van de lineaire regressielijn

waarbij y-bekend

is het gebied met de waarden van de afhankelijke variabele.

x-bekend

is het gebied met de waarden van de onafhankelijke variabele

 Voer tabel op de vorige pagina in een werkblad in. De waarde van de richtingscoëfficiënt (m) en het snijpunt met de y-as (b) wordt nu berekend. Zet deze in respectievelijk de cellen E1 en E2. In de schermafdrukken hierna zijn de in te vullen parameters te zien.


Uit de antwoorden kan nu afgelezen worden dat de vergelijking van de rechte lijn luidt: y = 2,061811192 x + 0,850111064. Nu de vergelijking van de rechte lijn bekend is kunt voor elke waarde van x de bijbehorende waarde van y berekenen.

 Bereken in de cellen C2:C7 met behulp van de vergelijking van de lijn de waarde van y die hoort bij de x-waarden in A2:A7.

 Neem een cel in het werkblad als invoercel voor de waarde van x en een andere cel waarin de formule komt te staan om de waarde van y uit te rekenen. Bereken nu welke waarde van y hoort bij een x=4. (antwoord: 9,10)


pag. 77

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Opmerking

Om waarden uit de vergelijking van de lijn te berekenen kunt u ook de functie TREND gebruiken. Zie in de help bij TREND voor meer informatie over dit onderwerp. Het voordeel hiervan is dat de berekening met slechts één functie uitgevoerd kan worden. Het nadeel is dat de uitkomsten voor de richtingscoëfficiënt en snijpunt niet zichtbaar worden. Opdracht In een houtfabriek wordt een groot aantal gelijksoortige artikelen gefabriceerd, die hoofdzakelijk verschillen vertonen in hun afmetingen. In verband met de planning van de fabrieksbezetting wil men graag een indruk hebben van de tijd die voor het bewerken van ieder artikel benodigd is. Deze bewerkingstijd hangt lineair af van het gewicht van het artikel. In de tabel staan van een aantal geproduceerde artikelen het gewicht en de bewerkingstijd.

gewicht (kg) 7,1 8,3 10,7 9,4 12,6 11,1 10,3 13,1 9,6 12,4

bewerkingstijd (min) 62 66 74 74 82 76 72 79 68 74

de vergelijking van de lijn. (c)Bepaal Softwijs, November 2011

(Antwoord: Bewerkingstijd (min) = 2,81585 * gewicht (kg) + 43,24625)

10.3 Trendlijn Wanneer de meetresultaten in een grafiek worden weer te geven (aan te bevelen) kan ook een lineaire trendlijn aan de grafiek worden toegevoegd. Via de opties van de trendlijn kan dan aangegeven worden om ook de vergelijking van de trendlijn af te beelden. Het voordeel is dat meteen de vergelijking zelf zichtbaar wordt. Het nadeel is dat de waarden van m en b niet voor verdere berekeningen te benaderen zijn. U moet in dat geval eerst deze waarden aflezen en dan in een cel intypen.

 Maak een grafiek van de x-y waarden uit de tabel in par. 10.1. (type spreiding, subtype losse punten). Selecteer met de linker muisknop een van de punten en activeer het snelmenu (rechter muisknop).


pag. 78

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Kies hieruit voor Trendlijn toevoegen … Er verschijnt een dialoogscherm waaruit het type regressielijn gekozen kan worden. Kies voor Lineair.

 Selecteer in hetzelfde dialoogscherm nu het tabblad Opties en vink aan Vergelijking in de grafiek weergeven.


Hierna verschijnt de vergelijking van de lijn in de grafiek.

 Opdracht Maak bij de opdracht op de vorige pagina een grafiek en laat een lineaire trendlijn in de grafiek invoegen. Vergelijk het antwoord met het eerder gevonden antwoord.


pag. 79

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

10.4 LIJNSCH Een andere methode om de vergelijking van de lijn te bepalen is door gebruik te maken van de functie LIJNSCH. Deze geeft als resultaat een matrix en heeft dus als nadeel dat met een extra functie (INDEX) de afzonderlijke waarden voor m en b uit de matrix gehaald moeten worden. Het voordeel is dat indien gewenst ook extra regressiegrootheden bepaald kunnen worden. De methode wordt verder niet besproken. Raadpleeg zo nodig de Help.



pag. 80

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

11. Draaitabellen Draaitabellen (pivot tables) vormen een van de meest krachtige gereedschappen in Excel. Met een draaitabel kunt u snel grote hoeveelheden gegevens samenvatten en analyseren. 11.1 Wat is een draaitabelrapport?  niveau

Een draaitabelrapport is een interactieve tabel waarmee u snel grote hoeveelheden gegevens kunt samenvatten.


Wanneer u de gegevens goed geordend in een Excel werkblad heeft staan kunt u met een draaitabel snel gegevens tegen elkaar uitzetten. In het voorbeeld kunt u duidelijk zien hoe de golfverkopen van het derde kwartaal in cel F5 zich verhouden tot de verkopen voor een andere sport of een ander kwartaal, of tot de totale verkoop. Omdat een draaitabel interactief is, kunt u steeds de weergave van de gegevens wijzigen om meer details te zien of om andere samenvattingen te maken. Een draaitabel is vooral erg geschikt wanneer een variabele uitgezet moet worden tegen een andere variabele, waardoor je antwoorden kunt krijgen op vragen als: welk produkt levert de hoogste winstbijdrage, welke verkoper maakt de hoogste omzet, welke afdeling maakt de meeste kosten, enz.

11.2 Een draaitabelrapport maken. Als u een draairapport wilt maken gebruikt u de wizard "Draaitabel- en draaigrafiekrapport" om op te geven welke brongegevens u wilt analyseren en om de rapportindeling te maken. Daarna kunt u met de werkbalk "Draaitabel" de gegevens rangschikken binnen die indeling.

 Open het document DRAAITABEL.XLS.


pag. 81

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Het werkblad bevat een lijst met omzetgegevens.

Een vraag waarop u met draaitabellen een antwoord kunt krijgen is: Wat is het totale omzet per maand en per product?

 Selecteer een cel ergens in de lijst, bijv. C3. Kies Data -> Draaitabel- en draaigrafiekrapport. De Wizard Draaitabel en draaigrafiek verschijnt.


 Laat de instellingen staan en kies Volgende. Stap 2 van de wizard verschijnt.


pag. 82

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

In dit venster kan het gegevensgebied van de lijst worden ingevuld. Excel vult dit al automatisch voor u in.

 Kies Volgende. Stap 3 van de wizard verschijnt. Hier kan aangegeven worden waar de draaitabel moet komen te staan. Kies voor Bestaand werkblad en klik daarna in het werkblad op een cel in kolom G, bijv. in cel G4.

 Klik dan op de knop Indeling. Het volgende dialoogvenster verschijnt:


De velden van de lijst verschijnen als knoppen aan de rechterkant. Deze knoppen kunnen naar de juiste plek in de draaitabel gesleept worden.


pag. 83

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

In een draaitabel worden ten minste twee gegevens tegen elkaar uitgezet, bijvoorbeeld Product tegen Maand. Het ene gegeven zet je dan in het kolomveld en het andere gegeven in het rijveld. Daarnaast moet nog een gegeven waarvan je de resultaten wilt zien in het gegevensveld geplaatst worden. In zijn geheel werkt een draaitabel met vier velden: Veld Kolom

Horizontaal geplaatst. Neem hiervoor een gegeven waar er niet zoveel van zijn, anders wordt de draaitabel onoverzichtelijk breed.

Rij

Verticaal geplaatst.

Gegevens

Van dit gegeven worden de berekende resultaten getoond. Er kan een keuze gemaakt worden uit som, gemiddelde, aantal, minimum en maximum.

Pagina

Hier kan eventueel een gegevensoort geplaatst worden op basis waarvan de gegevens in de tabel gefilterd worden.

 Het slepen van de velden naar de juiste plek wordt hierna via een andere weg uitgevoerd. Klik daarom op OK. U zit weer in Stap 3 van de Wizard. Klik op Voltooien.

werkblad verschijntNovember nu een schematische voorstelling van de draaitabel. (c)In het Softwijs, 2011


pag. 84

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Verder verschijnt een werkbalk Draaitabel (waarover later meer) en een dialoogvenster Lijst met draaitabelvelden.

 Sleep de knop “Maand” naar de locatie “Rij”. Sleep “Product” naar de locatie “Kolom”. Sleep “Omzet” naar de locatie “Gegevens”. Deze knop krijgt nu de naam “Som van Omzet”.

De resultaten worden meteen getoond.

(c) Softwijs, November 2011 Tip

Wanneer u een veldknop naar de verkeerde locatie gesleept hebt kunt u deze weer verwijderen door deze veldknop uit de draaitabel te slepen.

Opmerking

Bij het slepen naar het gegevensgebied past Excel standaard de functie SOM toe op numerieke gegevens en AANTAL op nietnumerieke gegevens. Dit kunt u desgewenst veranderen. Het dialoogvenster Lijst met draaitabelvelden is alleen maar zichtbaar wanneer een cel in de draaitabel geselecteerd is. Wanneer u buiten de draaitabel klikt verdwijnt het venster en zodra u weer in de draaitabel klikt verschijnt het venster weer. Ook de opties op de werkbalk Draaitabel zijn alleen maar actief wanneer een cel in de draaitabel geselecteerd is.


pag. 85

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

De betekenis van de knoppen op de werkbalk staat hieronder. Keuzemenu Rapport opmaken Wizard Grafieken Detail verbergen Details weergeven Gegevens vernieuwen Verborgen items in totalen toevoegen Items altijd weergeven Veldinstellingen Lijst met velden verbergen

 Klik op de keuzepijl bij de knop Draaitabel en kies voor Tabelopties. Er verschijnt dan een dialoogvenster waarmee een aantal opties voor de draaitabel in te stellen zijn. Zo kan aan de draaitabel een naam toegekend worden en kan aangegeven worden of de eindtotalen voor de rijen en kolommen moeten worden weergegeven. Sluit het venster via Annuleren.



pag. 86

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Een draaitabel is geen statisch object. De inhoud en opmaak kan steeds gewijzigd worden. Let op

Wanneer de brongegevens wijzigen wordt niet automatisch de draaitabel gewijzigd. Daarvoor moet op de knop “Gegevens vernieuwen” geklikt worden. Brongegevens tonen

In een draaitabel worden gegevens samengevat. Het kan dus voorkomen dat een resultaat zichtbaar is waarvan u niet weet uit welke individuele waarden het is samengesteld. Deze individuele waarden kunt u zeer eenvoudig oproepen door dubbel te klikken op het samengestelde resultaat in de draaitabel. Excel voegt dan een nieuw werkblad in met daarin de individuele waarden.

 De totale vleesomzet van Nienhuis in de maand mei bedroeg 17.578 Euro. Uit welke waarden is dit samengesteld? Klik dubbel op 17578. Excel zet in een nieuw werkblad het volgende resultaat:

Twee rijvelden


 Pas de indeling van de draaitabel aan volgens onderstaande afbeelding: Verwijder eerst de oude gegevensvelden en sleep daarna vanuit het venster Lijst met draaitabelvelden de nieuwe velde naar de juiste bestemming. Bij de rijvelden moet eerst Product worden toegevoegd en daarna Verkoper.

Bij dit voorbeeld is Regio een Paginaveld. Dit paginaveld werkt als een filter. In het voorbeeld is Regio een paginaveld dat u kunt gebruiken om het rapport op regio te filteren. Hiermee kunt u bijvoorbeeld alleen de samengevatte gegevens weergeven voor de regio Zuid, of voor de regio Noord.


pag. 87

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Klik in de keuzepijl achter Regio en kies voor Noord. Toon daarna de gegevens voor de regio Oost. Selecteer daarna weer Alle categorieën.

 Selecteer in de Veldinstellingen

draaitabel een willekeurige cel met Omzet. Klik op de knop Veldinstellingen. Selecteer in het dialoogscherm Draaitabelveld Gemiddelde.

(c) Softwijs, 2011  Klik daarna op deNovember knop Getal. Maak het getal op in het formaat Financieel, met eurosymbool en 2 decimalen. Klik 2 keer op OK om weer naar het werkblad terug te keren.

 Wijzig het draaitabelrapport zodat weer de som van de omzet weergegeven wordt. Bij de opmaak van de gegevensvelden moet het aantal decimalen op 0 gezet worden. Bewaar het werkblad onder de naam DRAAITABEL-1.


pag. 88

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

11.3 Draaitabelrapport met ingesprongen opmaak In een draaitabelrapport springen de gegevens voor elk rijveld in volgens een indeling vergelijkbaar met inspringen die met een tekstverwerker gemaakt zijn. Met deze indeling zijn alle samengevatte waarden voor een gegevensveld af te lezen in één kolom. Dat is erg handig voor lange rapporten of voor rapporten die op papier afgedrukt moeten worden. De ingesprongen indeling is een automatische opmaak die toegepast kan worden nadat eerst een gewoon draairapport gemaakt is. De kolomvelden worden dan rijvelden en ook wordt een andere teksten celopmaak toegepast. In de volgende oefening wordt dit voorbeelrapport gemaakt.

 Omdat de gegevens eerst per Product worden samengevat, moet dit

veld het kolomveld worden. Maand en Verkoper worden de rijvelden. (c) Softwijs, November 2011 Wijzig de dtraaitabel volgens deze indeling.

 Klik in de werkbalk "Draaitabel" op de knop Opmaken. Rapport opmaken

Het dialoogvenster "AutoOpmaak" verschijnt. Kies voor de indeling "Rapport 2" en klik op OK.

11.4 Experimenteren met een draaitabel In deze paragraaf worden een aantal managementvragen beantwoord door allereerst een draaitabel te maken en dan daarop een aantal acties los te laten.

 Open het bestand SUPERMARKT.XLS. Maak een draaitabelrapport en kies er in stap 3 van de wizard voor om deze op een nieuw werkblad te laten beginnen.


pag. 89

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Wat is de totale omzet van elke kassa per artikelgroep?

 De variabele Kassa wordt in het kolomveld geplaatst (rijveld mag ook). De variabele Omzet moet in het gegevensveld geplaatst worden. Standaard wordt hiervan de som bepaald en dat is ook de bedoeling.

Wat is de totale omzet van elke kassa per artikelgroep?

 De variabelen Artikelgroep enKassa moeten in het rijveld en kolomveld geplaatst worden. Het maakt niet uit welke variabele en welk van deze twee velden geplaatst wordt. De variabele Omzet moet in het gegevensveld geplaatst worden.

Wat is de totale omzet van elke kassa per artikelgroep in

Almelo? (c) Softwijs, November 2011

 Er zijn meerdere oplossingen mogelijk. Het hangt er maar vanaf hoe je de onderlinge resultaten wilt vergelijken. Een optie is om alles in één totaaloverzicht te tonen. Hieruit zijn dan de resultaten van Almelo in het bovenste deel af te lezen.

 Veel handiger is misschien om vooruit te lopen op een mogelijke vervolgvraag waarin dezelfde gegevens voor Enschede en dan voor Almelo getoond moeten worden. Je zou in dat geval kunnen denken om op een filiaal te filteren. In dat geval moet de variabele Filiaal in het paginaveld geplaatst worden.


pag. 90

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Welke artikelgroep loopt het beste in welk filiaal en is dit nog afhankelijk van de maand?

 Ook hier zijn weer meerdere oplossingen mogelijk. Wanneer je eenvoudig per maand wilt kunnen vergelijken kun je het handigste de artikelgroep als eerste rijvariabele nemen en de datum als tweede rijvariabele.


 Experimenteer ook eens door artikelgroep en datum onderling te verwisselen en dan te kijken wat het handigste is om te vergelijken.

11.5 Groeperen Het is mogelijk om gegevens te groeperen, bijvoorbeeld door op basis van een datumveld overzichten per kwartaal te maken. Dit terwijl het kwartaal geen veld is in de oorspronkelijke brongegevens.

 Open het bestand FACTUREN.XLS. Maak in een nieuw werkblad een draaitabel waarin de totale factuurbedragen per verkoper worden berekend. Zorg dat de getallen in de financiële notatie worden opgemaakt.


pag. 91

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Om nu de verkopen van de verkopers per kwartaal te kunnen vergelijken moet eerst een datumveld aan de draaitabel worden toegevoegd.

 Voeg de factuurdatum aan de rijvelden toe. Zorg er daarbij voor dat de factuurdatum het buitenste rijveld wordt en de verkoper het binnenste rijveld. Hieronder een stukje van de nieuwe uitvoer:


De verkopen worden nu per dag weergegeven. Deze informatie moet nu gegroepeerd worden zodat de verkopen per kwartaal worden weergegeven.

 Selecteer in de draaitabel een willekeurige factuurdatum. Roep met een rechtermuisklik het snelmenu op en kies hierin Overzicht en details → Groeperen.


pag. 92

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 In het dialoogvenster Groeperen staat Maanden geselecteerd. Klik op Maanden om deze selectie op te heffen en daarna op Kwartalen om deze te selecteren. Klik dan op OK.

De verkopen worden nu per kwartaal weergegeven.


 Onjuist is echter nog dat in de eerste kolom als tekst factuurdatum staat. Selecteer deze cel en wijzig de tekst in Kwartaal.


pag. 93

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

12. Doelzoeken en Oplosser Met behulp van Doelzoeken kunt u er achter komen welke waarde in een formule moet worden ingevuld om een bepaalde gewenste uitkomst te verkrijgen. Met de oplosser kunt u problemen oplossen welke de doelzoeker niet aankan. De oplosser is waarschijnlijk een van de moeilijkste gereedschappen van Excel.. Zowel de Oplosser als Doelzoeken behoren tot de groep van van functies waarmee “Wat als” analysrs uitgevoerd kunnen worden.  Niveau

12.1 Doelzoeken Een formule is uit een of meerdere variabelen opgebouwd. Normaliter wilt u de uitkomst van de formule berekenen bij bepaalde waarden van de variabelen. Deze waarden voor de variabelen zijn dus bekend, de uitkomst van de formule niet. Maar wat wanneer u precies weet hoe het resultaat er uit moet zien, maar de waarden van de variabelen niet kent? Dan kunt u Doelzoeken gebruiken. Met Doelzoeken wordt de waarde in een bepaalde cel gewijzigd totdat een formule die afhankelijk is van die cel het gewenste resultaat geeft. Een voorbeeld (c)12.1.1 Softwijs, November 2011 Stel u wilt een koffiestand in een voetbalstadion runnen. De maandelijkse kosten voor huur, personeel en diversen zijn bekend. U weet ook wat uw inkoop- en verkoopprijs voor een kop koffie is. Wat u graag wilt weten is hoeveel koppen koffie u maandelijks moet verkopen om quitte te spelen. Dit eenvoudige voorbeeld kunt u gemakkelijk met de hand uitrekenen. Echter op dergelijke vraagstukken kunt u “Doelzoeken” van Excel gebruiken.

 Begin met een nieuw bestand en voer het voorbeeld in. Gebruik formules op de daarvoor bestemde plaatsen (B7 en B17). Kies Extra -> Doelzoeken.


pag. 94

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Vul het dialoogscherm “Doelzoeken” in zoals hiernaast is aangegeven.

 Klik op OK. Excel gaat aan het werk en komt na korte tijd met het antwoord 562,5. Aangezien er geen halve koppen koffie bestaan zult u zelf het antwoord moeten wijzigen in 563. 12.1.2 Meer over Doelzoeken Excel kan niet altijd het antwoord vinden voor het door u gewenste resultaat. Soms is het mogelijk dat een oplossing helemaal niet bestaat. In een dergelijke situatie verschijnt het dialoogscherm Doelzoekstatus en informeert u hierover (zie figuur). Het is echter ook mogelijk dat een oplossing wel bestaat, terwijl Excel rapporteert dat een oplossing niet gevonden kan worden. U kunt dan het volgende proberen: 1. Verander de waarde van de te wijzigen cel in een waarde die dichter bij

de oplossing ligt en start Doelzoeken opnieuw. 2. Kies Extra -> Opties -> tabblad Berekenen. (c) Softwijs, November 2011

Verhoog het maximale aantal iteraties. Start Doelzoeken opnieuw. 3. Controleer uw oplosmethode en controleer of de doelcel wel afhangt

van de te wijzigen cel. Voorwaarden

De in te stellen moet altijd een formule of een functie bevatten De te wijzigen cel moet altijd een waarde bevatten en geen formule of functie.

Beperkingen

Doelzoeken is alleen geschikt voor problemen met één variabele. Bij doelzoeken laat Excel de waarde in 1 cel variëren totdat een formule die van deze cel afhankelijk is, het gewenste resultaat oplevert. Met doelzoeken kunt u dus een bepaalde waarde vinden voor een bepaalde cel, door de waarde van slechts één andere cel aan te passen. Een alternatief is de Oplosser .


pag. 95

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

12.1.3 Doelzoeken in een grafiek U kunt ook doelzoeken in een grafiek door de gegevenspunten in een grafiek te slepen.

 Op 1 jan. 1998 wordt 1000 Euro op een spaarrekening gezet. De renteopbrengst is 7% op jaarbasis. De rente wordt op 1 januari van het nieuwe jaar op de spaarrekening gestort. Bereken het spaarbedrag voor de eerste tien jaar volgens nevenstaand voorbeeld. Zet jaar en waarde in een kolomdiagram.

(c) Softwijs, November 2011 Stel dat u nu wilt weten hoe hoog het bedrag is dat gestort moet worden om na 10 jaar een bedrag van 2500 Euroop de spaarrekening te hebben.

 Selecteer de laatste datakolom in de grafiek. Ga met de muisaanwijzer naar de top van de kolom en let er op dat de muisaanwijzer in een dubbele pijl verander. Sleep dan de kolom wat omhoog. Let op de verandering in het veld dat bij de cursor verschijnt. Blijf slepen tot de waarde precies 2500 is en laat dan de muisknop los. Excel antwoordt met het dialoogscherm Doelzoeken. Merk op dat twee velden al zijn ingevuld.

 Vul voor de te wijzigen cel in: B1 en klik op OK. Excel berekent nu de waarde in B1. Het antwoord is 1271.


pag. 96

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

12.2 Oplosser  Niveau

De Oplosser van Excel kunt u gebruiken als 1. u een optimale waarde (minimum of maximum) voor een bepaalde cel

zoekt. 2. de waarde van meerdere cellen aangepast moet worden (dus bij meer

dan 1 variabele) 3. als u beperkingen (restricties, constraints) wilt aanbrengen in een of

meer waarden die bij de berekening zijn betrokken. 12.2.1 Voorbeeld 1 Een ontwerper van dure leren jacks heeft twee ontwerpen gemaakt voor het nieuwe seizoen, een lang en een kort jack. Voor het maken van een kort jack is 1 uur werktijd op de snijafdeling en 3 uur werktijd op de naaiafdeling nodig. Voor een lang jack zijn deze tijden respectievelijk 2 uur en 4 uur. Deze ontwerper moet het gebruik van beide afdelingen delen met andere ontwerpers. Om deze reden is de beschikbare capaciteit op de snijafdeling 32 uur per week en op de naaiafdeling 84 uur per week. De marktvraag naar lange leren jacks is beperkt. Niet meer dan 12 lange leren jacks kunnen per week afgezet worden. De winst op een kort jack is 90 Euro en op een lang jack 144 Euro. Hoeveel jacks van elk type moeten per week gemaakt worden om een zo groot mogelijke winst te krijgen?

(c)Doelfunctie Softwijs, November 2011

Stel K is het aantal korte jacks en L het aantal lange jacks dat per week geproduceerd wordt. De winst per week kan dan berekend worden met: W =K*90+ L*144 Het doel is om deze waarde zo groot mogelijk te krijgen. Vandaar dat deze functie ook wel de doelfunctie genoemd wordt. Het is soms erg lastig om een probleem zo te formuleren dat één doelfunctie verkregen wordt. Restricties (Beperkingen, Constraints) Wanneer alleen wiskundig naar deze vergelijking gekeken wordt, kan de winst zo groot gemaakt worden als wenselijk is. Je hoeft alleen maar de waarden voor K en L groter te maken. Echter elke fabrikant, zowel groot als klein, heeft een beperkte productiecapaciteit. Deze capaciteit wordt beperkt door beschikbare hoeveelheid grondstof, beschikbaar aantal mensen en machines, beperkte vraag, enz. Deze beperkingen worden gewoonlijk aangeduid als constraints. Constraint snijafdeling snijtijd voor korte + snijtijd voor lange <= jacks per week jacks per week 1*K + 2*L <=


max. beschikbare snijtijd 32

pag. 97

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Constraint naaiafdeling naaitijd voor korte + naaitijd voor lange <= jacks per week jacks per week 3*K + 4*L <=

max. beschikbare naaitijd 84

Constraint marktvraag Er kunnen niet meer dan 12 lange jacks per week afgezet worden. Aangezien niet op voorraad geproduceerd wordt moet het geproduceerde aantal lange jacks L <= 12 Constraint niet-negatieve waarden Vaak worden deze constraints over het hoofd gezien. Het aantal te maken jacks kan nooit negatief zijn, dus: K >= 0 L >= 0 Constraints gehele waarden Ook hier wordt vaak niet opgelet. Het aantal jacks moet een geheel getal (= integer) zijn, dus: K = integer L = integer Model in Excel Het is vaak erg lastig om het probleem goed te modelleren zodat het geschikt is voor een handige verwerking met Excel.


 Voor onderstaand model in Excel in en bestudeer het model. Zorg er voor dat in F2:H4 de juiste formules staan. In E2:E3 staan startwaarden voor het zoekproces.

 De doelcel die geoptimaliseerd moet worden is H4. Hierin staat de totale winst welke zo groot mogelijk moet worden. Dit moet bereikt worden door de juiste aantallen in E2:E3 in te vullen.

 Selecteer de doelcel H4 en start de oplosser wordt via: Extra -> Oplosser. Het dialoogscherm “Parameters Oplosser” verschijnt.


pag. 98

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Controleer dat in het vak bij “Cel bepalen” is ingevuld: $H$4. Controleer dat bij “Gelijk aan” is geselecteerd: Max. Vul in bij “Door verandering cel” $E$2:$E$3. Klik op Toevoegen bij het vak “Restricties”.

(c) Softwijs, November 2011 Celverwijzing Hier geeft u de cel of het cellenbereik op met de waarden waaraan u restricties wilt opleggen. Restrictie

Hier geeft u de restrictie op die u wilt opleggen aan de inhoud van het vak "Celverwijzing". Selecteer de gewenste relatie (<=, =, >= of Int) tussen de cel of het bereik waarnaar wordt verwezen en de restrictie en typ de restrictie in het vak aan de rechterkant. De restrictie kan een getal, een verwijzing naar een cel of een cellenbereik, of een formule zijn.

Toevoegen

Hiermee voegt u een restrictie toe zonder terug te keren naar het dialoogvenster Parameters Oplosser.

 Voeg onderstaande restricties toe. Klik na invoeren steeds op Toevoegen. Wanneer de laatste restrictie is toegevoegd klikt u op Annuleren. $F$4 <= $F$5 $G$4 <= $G$5 $E$3 <= 12 $E$2:$E$3 >= 0 $E$2:$E$3 Int Integer


pag. 99

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Klik op Oplossen. Na korte tijd verschijnt het resultaatscherm van de oplosser:

(c) Softwijs, November 2011 U heeft nu een aantal mogelijkheden: Oplossing behouden

De oorspronkelijke waarden in de veranderende cellen worden vervangen door de waarden die de oplosser gevonden heeft.

Oorspronkelijke waarden herstellen Rapporten

U kunt 1 tot 3 rapporten maken waarin staat wat de oplosser gedaan heeft. (Gebruik de Shift toets om meer dan 1 rapport te selecteren). Elk rapport wordt op een afzonderlijk werkblad gezet.

Scenario opslaan

De oplossing kan als een scenario onder een naam worden opgeslagen. Hiermee kan de scenario manager (zie later) aan de slag.

 Selecteer bij “Rapporten” Antwoord en klik op OK.


pag. 100

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Bekijk het werkblad “Antwoordrapport 1”.

Oplossing De maximale winst per week is 2664 door 20 korte jacks (K=20) en 6 lange jacks (L=6) per week te maken. het gedeelte “Restricties” kunt u zien welke restricties bindend zijn. Dit (c)Bij Softwijs, November 2011 betekent dat de grenzen van de restrictie bereikt zijn en er geen speling meer is. Te zien valt dat beide capaciteitsrestricties bindend zijn. De maximale snij- en naaitijd wordt gebruikt. Opmerking

Het verdient aanbeveling om de belangrijke cellen een zinvolle naam te geven. De formules in de werkbladen en de antwoordrapporten worden dan beter leesbaar.


pag. 101

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

12.2.2 Altijd een oplossing? Het komt regelmatig voor dat de Oplosser rapporteert dat geen oplossing gevonden kan worden, zelfs wanneer u er zeker van bent dat een oplossing bestaat. Wat kunt u in dat geval doen? 1. Wijzig de startwaarden van de veranderende cellen. 2. Verander een of meer van de opties van de oplosser.

In het dialoogscherm “Parameters Oplosser” zit een knop Opties. Wanneer u hierop klikt verschijnt:

(c) Softwijs, November 2011 Dit dialoogvenster biedt uitgebreide mogelijkheden om het oplossingsproces te besturen. Ook kunt u hier de specificaties voor een bepaald probleem laden of opslaan en parameters definiëren voor zowel lineaire als niet-lineaire problemen. Elke optie heeft een standaardinstelling die geschikt is voor de meeste problemen. Max tijd

Hier geeft u de maximale tijd (in sec.) op die de oplosser mag besteden aan het probleem. De standaardwaarde van 100 (seconden) is voldoende voor de meeste kleine problemen, maar u kunt een waarde opgeven tot 32.767. Wanneer de oplosser rapporteert dat de toegestane tijd wordt overschreden kunt u hier de waarde verhogen.

Iteraties

Het maximale aantal iteraties (tussentijds berekeningen). Ook hier is de standaardwaarde van 100 meestal voldoende. Het aantal kunt u verhogen tot max. 32.767 wanneer geen antwoord gevonden kan worden.


pag. 102

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Precisie

Het getal dat u opgeeft wordt gebruikt om te bepalen of de celwaarde van een restrictie aan een bepaalde voorwaarde voldoet of aan een bepaalde boven- of ondergrens die u hebt opgegeven. Het getal moet een breuk zijn tussen 0 en 1. Hoe minder decimalen u opgeeft, hoe lager de precisie wordt.. Hoe hoger de precisie is, hoe langer het zal duren voordat Oplosser met oplossingen komt.

Tolerantie

Het maximale foutpercentage dat nog is toegestaan bij integer oplossingen. Allen van belang wanneer een integer restrictie aanwezig is. Bij verhogen van dit getal verloopt het zoekproces sneller.

Uitgaan van lineair model

Hiermee wordt het oplossingsproces versneld als alle relaties in het model lineair zijn en u een lineair optimaliseringprobleem oplost of een lineaire benadering van een niet-lineair probleem.

Iteratieresultaat tonen

Na elke iteratie stopt de oplosser en geeft het resultaat weer.

Schaal automatisch aanpassen

Hiermee wordt de schaal automatisch aangepast. Dit is handig als de invoeren uitvoergegevens veel verschillen in grootte, bijv. als u het winstpercentage van een miljoeneninvestering wilt maximaliseren.

Schattingen Afgeleiden Zoeken ….

Hiermee kunt u een aantal technische aspecten van het oplosproces besturen. In de meeste gevallen hoeft u de instellingen niet te wijzigen. Raadpleeg de Help voor meer informatie.

Model laden

Hiermee wordt het dialoogvenster “Model laden” weergegeven, waarin u de verwijzing naar het model dat u wilt laden, kunt opgeven.

Model opslaan

Hiermee wordt het dialoogvenster “Model opslaan” weergegeven, waarin u het bereik kunt opgeven waar het model moet worden opgeslagen. Klik alleen op deze knop als u meer dan één model van Oplosser bij het werkblad wilt opslaan. Het eerste model wordt automatisch opgeslagen.



pag. 103

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

12.2.3 Voorbeeld 2

 Voer het werkblad hiernaast in. Hierin wordt de opbrengst van drie producten berekend. Kolom D bevat formules! Iedereen kan zien dat de grootste winst per eenheid van product C afkomstig is. Een voor de hand liggende oplossing is dus om alleen product C te produceren. Echter zoals in de meeste situaties zijn er beperkingen in het bedrijf:

 De totale produktiecapaciteit is 300 eenheden/dag.  Er moeten minimaal 50 eenheden van product A en 40 eenheden van product B gemaakt worden om bestaande orders uit te kunnen voeren.

 Vanwege de beperkte marktvraag naar product C is de max. produktie 40 stuks.  Voor welke aantallen van A, B en C wordt de grootste winst gemaakt? Welke restricties zijn dan bindend? Voer het model in de oplosser in en start deze.


Het goede antwoord is: 50 stuks A, 210 stuks B en 40 stuks C. De winst is in dat geval 10.620 Euro.


pag. 104

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

13. Data tabellen Een van de manieren om het “Wat als …” proces te automatiseren is het maken van data tabellen.  Niveau

Met behulp van het commando Data -> Tabel kunt u overzichtelijke tabellen maken met daarin uitkomsten van formules. Er zijn twee mogelijkheden: met één of met twee invoercellen.

13.1 Data tabel met één invoercel Wanneer u voor een formule met één variabele voor verschillende waarden van die variabele de uitkomst van die formule wilt berekenen kunt u dat doen door een kolommetje met waarden voor de variabele te maken en in het kolommetje daarnaast de formule te zetten. Hiernaast ziet u een eenvoudig voorbeeld voor de formule y = 2*x -1. Veel handiger is het om in die gevallen een datatabel met 1 invoercel te maken.

x 1 2 3 4 5

y =2*A2-1 =2*A3-1 =2*A4-1 =2*A5-1 =2*A6-1

De algemene lay-out van een dergelijke tabel ziet er als volgt uit:


 De linker kolom bevat de waarden voor de variabele. Deze waarden moeten dus achtereenvolgens in de invoercel worden ingevuld.

 De bovenste rij bevat formules of, wat vaker voorkomt, verwijzingen naar formules.

 De linkerbovencel van de cel wordt niet gebruikt.  De invoercel mag een willekeurige cel op het werkblad zijn. Deze cel gebruikt Excel als een tijdelijke opslagplaats. In de gebruikte formules moet een verwijzing naar deze cel staan.


pag. 105

E X C E L

Voorbeeld 1

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Voer het werkblad hiernaast in. In cel B7 moet de volgende formule staan: =B5*(B3-B4). De gebruikte invoercel is hier dus B5. De waarden die Excel straks hier gaat invullen staan in A8:A17.

 Selecteer de gehele tabel, dus inclusief de linkerbovencel! In dit geval dus A7:B17. Kies Data -> Tabel. Het dialoogscherm Tabel verschijnt. Klik in het vak bij Kolominvoercel en klik dan op cel B5 in het werkblad.

(c) Softwijs, November 2011  Klik op OK. Het resultaat wordt nu berekend.

 Selecteer een willekeurige cel in de reeks B8:B17. Merk op dat in de formulebalk een matrixformule is gebruikt: {=TABEL(;B5)}


pag. 106

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Voorbeeld 2

 Hieronder ziet u een wat uitgebreider voorbeeld van het gebruik van de data tabel met 1 invoercel. Cel B1 wordt hier als invoercel gebruikt. Hierin wordt door Excel de verschillende waarden voor x ingevuld. Deze invoerwaarden voor x staan in B4:B8. In C2:F2 staat in tekstvorm de te gebruiken formules. Voer in C3:F3 deze formules in, waarbij x steeds vervangen moet worden door de invoercel voor x, B1 dus. Zo is dus de formule in C3 gelijk aan =2*B1-1. Selecteer daarna de tabel B3:F8. Kies Data -> Tabel en gebruik voor de kolominvoercel B1. Het antwoord is hieronder te zien.

(c) Softwijs, November 2011 13.2 Data tabel met twee invoercellen Bij een data tabel met 2 invoercellen kunnen waarden voor 2 variabelen in een formule worden gesubstitueerd. De ene invoercel heet de kolom invoercel, de andere de rij invoercel. De algemene lay-out lijkt veel op een data tabel met 1 invoercel, maar heeft een paar belangrijke verschillen.

 Bij een data tabel met 1 invoercel kunnen meerdere formules geëvalueerd worden, bij 2 invoercellen kan uitsluitend van 1 formule de resultaten getoond worden.

 De eerste rij bevat niet de formules, maar de waarden voor de rij invoercel.

 De cel linksboven bevat nu de formule of een verwijzing naar de formule.


pag. 107

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Als voorbeeld nemen we weer het model voor de verhuur van een zomerhuisje. Behalve het aantal verhuurde weken wordt nu ook de opbrengst per week gevarieerd.


 Voer bovenstaand werkblad in. In cel A7 moet de volgende formule staan: =B5*(B3-B4). Selecteer A7:F17. Kies Data -> Tabel en vul de adressen voor de invoercellen in en daarna OK. Rij-invoercel= $B$3 Kolominvoercel = $B$5 Het resultaat ziet er als volgt uit:


pag. 108

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Voorbeeld Reclamecampagne Een bedrijf wil een reclamecampagne voeren door folders via direct mail aan potentiële klanten te sturen. In een werkblad wil men de verwachte winst van deze reclamecampagne berekenen. Het model gebruikt 2 variabelen: het aantal te versturen folders (lopend van 100.000 tot 300.000) en het responspercentage (lopend van 1,50% tot 3,00%). De opzet van het werkblad is hieronder weergegeven.


De drukkosten per stuk (0,35) en verzendkosten per stuk (0,55) zijn vaste gegevens, evenals de verwachtte opbrengst per respons (44). De andere cellen moeten via formules berekend worden.


pag. 109

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Aantal terug (respons):

=ResponsPercentage*Aantal_Verstuurd

Opbrengst totaal:

=Respons*Opbrengst_PerRespons

Kosten totaal:

=Aantal_Verstuurd*(Drukkosten_PerStuk+Verzendkosten_PerStuk)

Winst:

=Opbrengst_Totaal-Kosten_Totaal

 Zet al deze gegevens in een werkblad. Zorg voor een duidelijke opmaak van de getallen en voorzie de belangrijke cellen van een naam. Gebruik deze namen in de formules. Omdat in de data tabel de winst moet worden berekend, wordt in de cel linksboven (A12) een verwijzing naar de winstberekening (B10) gezet. Dus inhoud A12: =B10. Maak verder de data tabel af. Het resultaat ziet er als volgt uit:



pag. 110

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

14. Scenariobeheer De “Wat als …”analyse is het hart van menig spreadsheetmodel. Met behulp van Scenariobeheer kunt u meerdere van deze analyses in één werkmap samenvoegen. U kunt eenvoudig switchen tussen de verschillende scenario’s en de uitwerking zien van de diverse aannames.  Niveau

Met Scenariobeheer van Excel kunt u gemakkelijker de “Wat als …” modellen automatiseren. Verschillende waarden voor verschillende sets invoervariabelen (Excel noemt dit veranderende cellen) kunnen onder een naam worden opgeslagen. Zo’n set kan dan geselecteerd worden waarna Excel deze waarden in het werkblad gebruikt. Ook kunnen samenvattingsrapporten worden gemaakt waarin de verschillende effecten nog eens duidelijk getoond worden. Elk scenario wijzigt de waarden in het werkblad. Het is verstandig om altijd de huidige situatie op te slaan, bijv. onder de naam Huidig. Met scenariobeheer kunt u vele scenario’s vastleggen.

14.1 Voorbeeld koffiebar In het nu volgende voorbeeld zult u zien hoe de eigenaar van een kleine koffiebar scenariobeheer gebruikt om verschillende alternatieven door te rekenen m.b.t. gemiddelde opbrengsten en kosten.


In het werkblad ziet u de gemiddelde prestatie van de koffiebar over het afgelopen jaar.

 Voer bovenstaande gegevens in een werkblad in en geef de cellen zinvolle namen. Denk ook aan de volgende formules: Bruto winst per bestelling = C3-C4. Bruto winst totaal (per week) = C5*C6. Bruto winst totaal (per jaar) = C7*52. Subtotaal = SOM(D8:D11).


pag. 111

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

De eigenaar wil nu verschillende alternatieven doorrekenen om tot een betere prestatie te komen. In de verschillende alternatieven wijzigen de waarden van de grijs gekleurde cellen. Er worden twee scenario’s bekeken. De eerste is de huidige situatie. Het tweede scenario omvat een verhoging van de prijzen, een vermindering met 5% van de uitgaven voor reclame, een vermindering van het totale salarisbedrag

 Kies Extra -> Scenariobeheer. Klik in het venster op Toevoegen.

 Vul in het dialoogvenster de “Scenarionaam” en de “Veranderende cellen” volgens onderstaand voorbeeld in.


 Klik op OK. Het dialoogscherm “Scenariowaarden” verschijnt nu. Hierin kunt u eventueel de waarden veranderen. U gaat dit echter niet doen omdat u de huidige situatie wilt vastleggen.


pag. 112

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Klik op OK. In het beheervens ter dat dan weer verschijnt kunt u de aanwezige scenario’s zien. Nu nog uitsluitend “Huidig”.

(c) Softwijs, November 2011 Klik op Toevoegen om een nieuw scenario in te voeren.

 Typ onderstaande naam in en klik op OK.

Wijzig de volgende waarden: Opbrengst_Per Bestelling: =1,05*3,65 Salarissen: 225000 Reclame: 50000

 Klik op OK. Omdat in een cel een formule i.p.v. een waarde staat komt Excel met de waarschuwing dat de formule vervangen zal worden door de uitkomst ervan.


pag. 113

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Klik op OK. U keert weer terug in het scherm “Scenariobeheer”.

(c) Softwijs, November 2011 U kunt nu met dit dialoogvenster op het scherm, een van de scenario’s selecteren en dan op Weergeven klikken om het scenario uit te voeren en de resultaten in het werkblad te zetten.

 Selecteer het scenario “Hogere prijzen, minder salaris en reclame” en klik dan op Weergeven. Let op het resultaat in de kolommen C en D. Herhaal voorgaande voor het scenario “Huidig”.

 Maak nog een derde scenario onder de naam “Hogere prijzen, lagere kosten” met de volgende wijzigingen t.o.v. Huidig: Opbrengst_PerBestelling: 3,75. Kosten_PerBestelling: 1,80. Bekijk het effect van dit scenario.


pag. 114

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

14.2 Samenvattingrapport genereren Het is erg eenvoudig om een rapport te laten maken met daarin een samenvatting van de belangrijkste resultaten.

 Klik in het dialoogvenster “Scenariobeheer” op Samenvatting. Het dialoogvenster “Scenariosamenvatting” verschijnt dan. Kies als “Rapporttype” voor Scenario-samenvatting en neem cel D13 (de Bedrijfswinst) als “Resultaatcel”. Klik daarna op OK.



pag. 115

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

15. Functies vervolg  Niveau

Excel kent meer dan 300 ingebouwde functies. Daarnaast kunt u ook nog eens uw eigen functies maken met behulp van de macroprogrammeertaal Visual Basic for Applications (VBA). Dat laatste komt hier niet aan bod. Een aantal nuttige functies die niet in de basiscursus Excel behandeld zijn zullen hier besproken worden.

15.1 Functies en argumenten aantal argumenten

Alle functies gebruiken de ronde haakjes (). De informatie die tussen deze haakjes staat wordt een argument genoemd. Functies verschillen in het aantal argumenten. De volgende mogelijkheden zijn aanwezig: 1. Functies zonder argumenten.

Voorbeeld: =NU() 2. Functies met een vast aantal argumenten (één of meer).

Voorbeeld: =ABS(-3) =HERHALING("test";3) 3. Functies met een onbepaald aantal argumenten.

Voorbeeld: =SOM(1;2) =SOM(1;2;3) 4. Functies met optionele argumenten.

Voorbeeld: =LINKS("test") =LINKS("test";2)

scheiding argumenten vorm argumenten

(c)Wanneer Softwijs, November 2011 een functie meer dan één argument heeft, worden de argumenten in de Nederlandstalige Excel gescheiden door een puntkomma (bij de Engelstalige Excel is dat een komma). De argumenten kunnen op verschillende manieren ingevoerd worden. Een aantal mogelijkheden: 1. Waarden direct intypen.

Voorbeeld: =SOM(1;2;3) =DEEL("test";2;2) 2. Celadressen gebruiken.

Voorbeeld: =SOM(A1:A5) 3. Namen van celadressen gebruiken.

Voorbeeld: =LINKS(voornaam;1) Mits er een cel met de naam voornaam is! 4. Expressies gebruiken, dus een soort formule binnen een formule..

Voorbeeld: =SOM(2*3;4*5) 5. Andere functies als argument. Bij gebruik van functies binnen andere

functies wordt ook wel gesproken van geneste functies. Voorbeeld: =SIN(RADIALEN(A1))


pag. 116

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

15.2 Invoeren van functies Er zijn een paar mogelijkheden om functies in te voeren. Handmatig

Wanneer u de naam van de functie en de argumenten kent, kunt u de functie gewoon intypen. Dit is vaak de snelste weg, maar vereist wel enige ervaring. Wanneer u de naam van de functie met kleine letters intypt, vertaalt Excel deze automatisch naar hoofdletters. Dit kan handig zijn om met name typefouten te herkennen. Immers volgt niet de automatische vertaling naar hoofdletters, dan herkent Excel de functie niet.

Functie invoegen geneste functies

Wanneer u onbekend bent met het gebruik van een bepaalde functie is het gebruik van de knop Functie plakken aan te bevelen. Deze knop zit op de formulebalk. U kunt functies ook als argumenten voor andere functies gebruiken. Een formule kan tot zeven niveaus van geneste functies bevatten. Wanneer Functie B als argument in Functie A wordt gebruikt, is Functie B een functie op het tweede niveau. Als Functie B Functie C als argument heeft, is Functie C een functie op het derde niveau. Als voorbeeld hoe u een geneste functie kunt invoeren wordt de formule hierboven in cel B1 van een werkblad ingevoerd. Deze functie berekent de sinus van een hoek waarvan de hoekgrootte in A1 in graden staat.

 Begin met een leeg werkblad. (c) Softwijs, November 2011 Typ in cel A1 in: 45. Selecteer cel B1 en klik op de knop Functie invoegen. Selecteer bij categorie: Wiskunde en trigonometrie. Selecteer bij functie: SIN.


pag. 117

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Klik op OK. Het venster Functieargumenten voor de volgende stap verschijnt nu.

 Klik op de keuzepijl achter de functienaam op de formulebalk (zie figuur). Er verschijnt een uitklapvenster. Klik hierin op Meer functies …. Het bekende venster Functie plakken verschijnt. Selecteer hierin de gewenste functie RADIALEN. In de formule verschijnt RADIALEN() als argument binnen SIN().

(c) Softwijs, November 2011 Tevens verschijnt het venster Functieargumenten om de hoek op te geven. Vul voor de hoek A1 in (intypen of aanklikken in werkblad).

Na OK verschijnt het resultaat in het werkblad.

15.3 Een aantal functies besproken 15.3.1 Aantal.Als Syntax AANTAL.ALS(bereik; criterium) bereik Is het cellenbereik waarvan u de niet-lege cellen wilt tellen. criterium Is het criterium in de vorm van een getal, expressie of tekst dat bepaalt welke cellen zullen worden geteld.


pag. 118

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Tip

De functie Aantal.Als is zeer handig bij het maken van frequentieverdelingen.

 Voer de gegevens in de kolommen A, B en D in. In E2:E5 moeten formules komen waarmee de aantallen geteld worden. In E2 staat de volgende formule: =AANTAL.ALS( B:B;D2).

(c) Softwijs, November 2011 eerste argument naar de hele kolom B verwijst. Wanneer nu aan de Merk op dat het

onderkant nieuwe namen worden toegevoegd worden de frequenties automatisch aangepast.

15.3.2 Som.Als Syntax SOM.ALS(bereik; criterium; optelbereik) bereik Is het bereik van cellen dat u wilt evalueren. criterium Is het criterium in de vorm van een getal, expressie of tekst waarmee u opgeeft welke cellen u wilt optellen. optelbereik Optioneel. Zijn de feitelijke cellen die moeten worden opgeteld. De cellen in optelbereik worden alleen opgeteld als de corresponderende cellen in bereik aan de criteria voldoen. Als u optelbereik weglaat, worden de cellen in bereik opgeteld. Deze functie werkt op ongeveer dezelfde wijze als de Aantal.Als functie.

 Lees het bestand KOFFIE.XLS in. Zet in G2:G5 de juiste formules neer. Zo zou de formule in G2 kunnen luiden:


pag. 119

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

=SOM.ALS(C:C;F2;D:D) Opmerking

Een optelling zoals in dit voorbeeld is veel eenvoudiger te realiseren met behulp van draaitabellen (zie hoofdstuk 1)

15.3.3 NU() Converteert de huidige datum en tijd naar een serieel getal.

 Typ in een willekeurige cel de volgende functie in: =Nu() U krijgt een uitkomst in de vorm zoals hier aangegeven. De uitkomst verandert alleen wanneer het werkblad opnieuw doorgerekend wordt. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer ergens in een of andere cel iets ingetypt of gewijzigd wordt. Opmerking

Door op F9 te drukken wordt handmatig de opdracht (c) Softwijs, November 2011 herberekening gegeven.

tot

15.3.4 Datum() Converteert een bepaalde datum naar een serieel getal. Syntaxis jaar maand dag

DATUM(jaar; maand; dag) is een getal tussen 1900 en 2078. is een getal dat de maand van het jaar aangeeft. is een getal dat de dag van de maand aangeeft.

 Voer in een cel met deze functie een willekeurige datum in. 15.3.5 Dagen360() Het resultaat van de functie is het aantal dagen tussen begindatum en einddatum. Syntaxis begindatum einddatum methode

DAGEN360(begindatum; einddatum; methode) begindatum, bijv. “1-1-98” einddatum, bijv. “21-3-98 Facultatief. Geeft aan of de Europese of Amerikaanse methode voor dagentelling moet worden gebruikt bij de berekening.


pag. 120

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Deze functie gaat er van uit dat een jaar bestaat uit 12 maanden van elk 30 dagen. Deze functie is van belang bij berekeningen in het betalingsverkeer, waar deze regel vaak gehanteerd wordt.

 Typ in een willekeurige cel de volgende functie in: =Dagen360(“1-1-98”; “21-3-98”) Het antwoord is 80. 15.3.6 Afschrijvingsfuncties Excel kent 5 functies om afschrijvingen te berekenen. Welke functie u moet gebruiken hangt van de methode van afschrijven af. Functie

Afschrijvingsmethode

LIN.AFSCHR(kosten; restwaarde; duur)

lineair

DB(kosten; restwaarde; duur; termijn; [maand])

vaste degressieve afschrijving (fixed Declining Balance)

DDB(kosten; restwaarde; duur; [termijn]; [factor])

dubbele degressieve afschrijving (Double Declining Balance)

SYD(kosten; restwaarde; duur; termijn)

Sum of the Years Digits

VDB(kosten; restwaarde; duur; begin-periode; einde-periode; [factor]; [geen-omschakeling])

variabele degressieve afschrijving (Variable Declining Balance)



pag. 121

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Een investering van 25.000 Euro wordt in 8 jaar afgeschreven. De restwaarde aan het eind van de afschrijvingsperiode is f 2.000,-. Men wil nu de 5 verschillende afschrijvingsmethodes met elkaar vergelijken. Open het bestand AFSCHRIJVINGEN.XLS. In deze werkmap worden de afschrijvingsbedragen voor elk van de 8 jaren berekend wordt. Maak onderstaande grafiek waarin de waarde na afschrijving voor elk van de 5 methodes in de tijd wordt uitgezet.



pag. 122

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

15.3.7 Functies voor leningen Er zijn 7 functies die te maken hebben met berekeningen aan leningen en annuïteiten, te weten: Functie

Berekening van

TW(rente; aantal-termijnen; bet; [hw]; [type_getal])

toekomstige waarde investering.

HW(rente; aantal-termijnen; bet; [tw]; [type_getal])

huidige waarde van een investering.

BET(rente; aantal-termijnen; hw; [tw]; [type_getal])

periodieke betaling van een annuïteit.

PBET(rente; aantal-termijnen; hw; [tw]; [type_getal])

afbetaling op hoofdsom.

IBET(rente; aantal-termijnen; hw; [tw]; [type_getal])

rentebetaling voor investering.

RENTE(aantal-termijnen; bet; hw; [tw]; [type_getal]; [schatting])

periodiek rentepercentage annuïteit.

NPER(rente; bet; hw; [tw]; [type_getal])

aantal termijnen van een investering.

Deze functies gebruiken vaak dezelfde argumenten. Vandaar dat hieronder deze argumenten kort toegelicht worden. argument

betekenis

rente

rentepercentage per termijn

aantal-termijnen

totaal aantal betaaltermijnen

(c) Softwijs, November 2011 bet

betaling die per termijn wordt gedaan (meestal hoofdsom + rente)

hw

huidige waarde van de totaalsom van toekomstige betalingen

tw

toekomstige waarde (het te bereiken saldo na laatste betaling)

type_getal

0 indien betalingen aan het eind van de termijn gedaan worden 1 indien betalingen aan het begin van de termijn gedaan worden

schatting

schatting van het rentepercentage

 Maak een model om de maandelijkse annuïteit van een hypotheek te berekenen. Ingevoerd moet kunnen worden: hypotheekbedrag, rentepercentage en het aantal jaren. Bereken voor elke maand naast de annuïteit (met functie BET) ook het aandeel van de rente (met IBET) en de aflossing (met PBET) en het restant van de lening. In het voorbeeld hierna kunt een mogelijke opzet zien. Cel C7 D7 E7


Inhoud =BET(Jaarrente/12;Aantal_Jaren*12;-Bedrag_Lening) =IBET(Jaarrente/12;B7;Aantal_Jaren*12;-Bedrag_Lening) =PBET(Jaarrente/12;B7;Aantal_Jaren*12;-Bedrag_Lening)

pag. 123

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Verfraai het model zodanig dat in de rijen vanaf 7 alleen maar gegevens staan als dat nodig is. M.a.w. er moet rekening gehouden worden met het aantal jaren. Bestudeer daartoe onderstaande aanwijzingen voor de cellen A8, B8 en C8. Maak het werkblad verder op deze manier af.

cel inhoud November 2011 (c) Softwijs, A8

=ALS(B8<>"";AFRONDEN.NAAR.BOVEN(B8/12;0);"")

B8

=ALS(Aantal_Jaren*12>B7;B7+1;"")

C8

=ALS(B8<>"";BET(Jaarrente/12;Aantal_Jaren*12;-Bedrag_Lening);"")

15.3.8 Vert.Zoeken Excel kent 15 functies in de categorie “Zoeken en verwijzen”. De verticale en horizontale zoekfunctie zijn daarvan wel de meest gebruikte. Syntax zoekwaarde tabelmatrix kolomindex_getal benaderen

VERT.ZOEKEN(zoekwaarde; tabelmatrix; kolomindex_getal; benaderen) De te zoeken waarde welke in de eerste kolom van de tabelmatrix moet staan. De gegevenstabel waarin gezocht moet worden. Het nummer van de kolom in tabelmatrix waaruit u de gezochte waarde wilt ophalen Optioneel. Logische waarde die aangeeft of wel of niet exact overeenkomende waarden gezocht moeten worden.


pag. 124

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Maak het volgende werkblad na. Gebruik hierbij de volgende namen: C2 Zoeknr B10:E17 ZoekLijst Formule in C4: =VERT.ZOEKEN(Zoeknr;ZoekLijst;2) Bedenk zelf de formules in C5 en C6. Controleer de werking door in C2 andere bestaande artikelnummers in te voeren.

(c) Softwijs, November 2011  Wanneer in voorgaand voorbeeld een niet bestaand artikelnummer wordt ingevoerd, verschijnt de volgende foutmelding: #N/B. Vang deze foutmelding met een ALS functie af. Wanneer het artikelnummer niet bestaat moet de tekst “Niet gevonden” in de cellen C4:C6 verschijnen. Om dit voor elkaar te krijgen moet de functie ISFOUT als geneste functie binnen de ALS functie verschijnen. Raadpleeg de Help voor het gebruik van ISFOUT.


pag. 125

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

15.3.9 Horiz.Zoeken Het gebruik van deze functie lijkt erg veel op die van Vert.Zoeken. Bij de laatste functie alleen in de eerste kolom naar de te zoeken waarde gezocht. Echter bij de functie HORIZ.ZOEKEN wordt alleen in de eerste rij gezocht. Syntax

HORIZ.ZOEKEN(zoekwaarde; tabelmatrix; rij-index_getal;benaderen) zoekwaarde De te zoeken waarde welke in de eerste rij van de tabelmatrix moet staan. tabelmatrix De gegevenstabel waarin gezocht moet worden. rij-index_getal Het nummer van de rij in tabelmatrix waaruit u de gezochte waarde wilt ophalen benaderen Optioneel. Logische waarde die aangeeft of wel of niet exact overeenkomende waarden gezocht moeten worden.  Voer onderstaand werkblad in. Gebruik hierbij de volgende namen: C2 Zoeknaam C8:E11 Personeel Formule in C4: =HORIZ.ZOEKEN(Zoeknaam;Personeel;2) Bedenk zelf de formules in C5 en C6. Controleer de werking door in C2 andere bestaande artikelnummers in te voeren.



pag. 126

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

16. Matrixformules  Niveau

Matrixformules zijn formules die meerdere waarden als uitkomsten kunnen geven. Het resultaat is dan een rijtje of een kolommetje getallen. Ook kunnen matrixformules bewerkingen uitvoeren op data die in een tabel (rijen en kolommen) zijn gerangschikt. Om matrixformules te gebruiken moet u zelf van tevoren bedenken hoeveel uitkomsten er zijn en hoe deze uitkomsten zijn gerangschikt (rijtje of kolommetje).

16.1 Eenvoudige matrixformules  Maak het werkblad hiernaast na. Om in D2 de som van de getallen in A2 en B2 te bepalen kunt u een eenvoudige formule intypen: = A2+B2. Vervolgens kan deze formule naar beneden gekopieerd worden, zodat in D3 en D4 ook de som berekend wordt. U kunt dit ook met matrixformules berekenen. En wel als volgt. Omdat het resultaat bestaat uit een kolommetje van drie getallen selecteert u D2:D4. Typ nu in: =A2:A4+B2:B4. Druk NIET op ENTER maar op CTRL-SHIFT-ENTER.


Het antwoord verschijnt nu in de cellen D2:D4 en in het invoervenster is te zien dat accolades om de formule geplaatst zijn.

Klik achtereenvolgens op de cellen D2, D3 en D4. U zult steeds dezelfde formule zien: {=A2:A4+B2:B4}


pag. 127

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

Let op

Accolades om matrixformules nooit intypen. Altijd aanbrengen door op CTRL-SHIFT-ENTER te drukken.

 Bereken met een matrixformule het product van de getallen in kolom A en kolom B.

 Maak onderstaande vermenigvuldiging m.b.v. een matrixformule.


 Voer de volgende matrixvermenigvuldiging uit en verklaar het resultaat.

Hier wordt een rijtje van drie getallen vermenigvuldigd met een enkele waarde. Excel breidt dan het tweede deel uit tot een rijtje van drie dezelfde getallen (4). De uitkomst is dus een rijtje van drie getallen.

16.2 Complexere matrixformules In de figuur hiernaast ziet u een fictief percentage stemmen voor de drie partijen die samen een coalitie vormen. Om te weten te komen hoeveel de coalitie er op vooruit of achteruit gaat moet u zowel Oud als Nieuw optellen en dan de resultaten van elkaar aftrekken. totaal

Oud Nieuw Verschil 61,1% 62,7% 1,5%

Veel eenvoudiger gaat dit met een matrixformule.


pag. 128

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Voer de gegevens in een werkblad in. Bereken het resultaat van de coalitie met de volgende matrixformule: {=SOM(C2:C4-B2:B4)}

 Voer de gegevens hiernaast in een werkblad in. Bereken met een matrixformule het gemiddeld verschil tussen Toets 2 en Toets 1. In het volgende voorbeeld ziet u een zeer krachtige toepassing van de matrixformules.

 Voer de waarden in kolom A in. U wilt nu van de positieve en de negatieve waarden afzonderlijk het aantal en het gemiddelde uitrekenen. Met matrixformules gaat dit zeer eenvoudig.


De formule in D3 luidt: {=AANTAL(ALS($A$1:$A$10>0;$A$1:$A$10;""))} De ALS functie in deze formule controleert van elk element in het invoergebied (A1:A10) of deze groter dan 0 is. Zo ja, dan zet de ALS functie de waarde in het invoergebied. Zo nee, dan wordt een lege string in het invoergebied gezet. Het resultaat is een kolommetje getallen waarbij de negatieve waarden door een lege string vervangen zijn. Omdat de functie AANTAL lege strings overslaat worden alleen de positieve waarden geteld.


pag. 129

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

17. Databases Het is vrij gemakkelijk om in Excel eenvoudige databases te maken.  Niveau

Een database is een verzameling bij elkaar behorende gegevens. Een database bestaat uit rijen en kolommen. Zie het voorbeeld hierna: Voornaam Jan Piet

Achternaam Jansen Pietersen

Adres Janstraat 1 Pietlaan 2

Postcode 1234 AB 5678 CD

Woonplaats Jansdorp Pietstad

velden

In de kolommen staan de gegevens die bijgehouden worden. Deze gegevens heten ook wel velden. De velden krijgen een naam. In het voorbeeld zijn 5 velden aanwezig: Voornaam, Achternaam, Postcode en Woonplaats.

records

De rijen heten ook wel records en bevatten de gegevens over één persoon. In het voorbeeld zijn 2 records afgebeeld.

17.1 Dataformulier Het maken van een database is vrij eenvoudig. Op de eerste rij typt u de veldnamen in. Op de rijen daarna de records.

 Typ in een nieuw werkblad onderstaande gegevens in. (c) Softwijs, November 2011 Formule F2:=D2*E2 Formule G2: = 0,19*F2 Formule H2: =F2 + G2

Voor het eerste record hebt u de veldwaarden rechtstreeks in de cellen ingetypt. Het is echter ook mogelijk hiervoor een invulformulier te nemen. tip

Om er voor te zorgen dat Excel kan bepalen welke velden berekend moeten worden is het nodig om het eerste record gewoon in te typen.

 Selecteer een willekeurige cel in rij 1 of 2. Kies Data -> Formulier. Er verschijnt een invulformulier: Op dit formulier staan aan de linkerkant de 8 veldnamen. Bij 6 van de 8 veldnamen staan invulvakken. Bij de velden “btw” en “totaalprijs” kunnen geen waarden worden ingevuld. Dat is ook wel logisch omdat in die velden een formule staat. De waarden in die velden worden berekend.


pag. 130

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

De volgende records kunnen het handigst via het invulformulier worden toegevoegd.

 Klik op de knop Nieuw. Vul de database aan met onderstaande gegevens. Maak hierbij gebruik van de Tab toets (of de muis) om naar het volgende veld te gaan. Gebruik niet de Enter toets, want hiermee gaat u naar het volgende record!

(c) Softwijs, November 2011 opmerking

De berekende velden worden niet onmiddellijk tijdens het intypen uitgerekend. Dat gebeurt pas als u naar een volgend record gaat of afsluit. U kunt door de database bladeren met de schuifbalk of met de knoppen “Vorige zoeken” of “Volgende zoeken”

17.2 Zoeken met dataformulier Met het dataformulier kunt u ook zoeken naar records die aan bepaalde criteria voldoen.

 Open het bestand PERSONEEL.XLS. Selecteer een willekeurige cel binnen deze database. Kies Data -> Formulier -> knop Criteria. Het formulier maakt plaats voor een lege versie.


pag. 131

E X C E L

2 0 0 3

S P E C I AL E

E D I T I E

 Vul het formulier in zoals hieronder is aangegeven. U gaat nu zoeken naar personen die werken op de afdeling Accounting van de divisie Printers.

 Klik een aantal keren op “Volgende zoeken” en “Vorige zoeken”. Er zijn 5 personen die aan deze criteria voldoen.

(c) Softwijs, 2011 Klik op Criteria enNovember verwijder de aanwezige criteria.

Typ bij achternaam in: Ja Er wordt nu gezocht naar personen waarvan de achternaam met Ja begint. Controleer dat 2 personen hieraan voldoen. Klik op Criteria en verwijder de aanwezige criteria. Typ bij achternaam in: *os U gaat nu zoeken naar personen bij wie in de achternaam de lettercombinatie "os" voorkomt. Klik op Criteria en verwijder de aanwezige criteria. Typ bij salaris in: >70000 U gaat nu zoeken naar personen met een salaris groter dan 70.000. Klik op Criteria en verwijder de aanwezige criteria. Typ bij begindatum in: >=1-1-92 U gaat nu zoeken naar personen die 1992 of later in dienst zijn getreden


pag. 132

SOFTWIJS. Microsoft Windows en Office serie. Excel (c) Softwijs, November Speciale Editie

Recommend Documents