SOFTWIJS. Microsoft Windows en Office serie. Powerpoint (c) Softwijs, November Speciale Editie

SOFTWIJS

Microsoft Windows en Office serie

Powerpoint 2003 (c) Softwijs, November 2011

Speciale Editie

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

MICROSOFT WINDOWS EN OFFICE SERIE

PowerPoint 2003 Speciale Editie

(c) Softwijs, November 2011

 Softwijs Julianastraat 17 • 7161 CP Neede Tel. 0545-295813 Website: http://www.softwijs.nl E-mail: [email protected] Powerpoint 2003 Speciale Editie van Softwijs Neede is in licentie gegeven volgens een Creative Commons Naamsvermelding-NietCommercieel-GeenAfgeleideWerken 3.0 Nederland licentie Softwijs.

© Softwijs, November 2011

pag. i

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Inhoudsopgave 1.

Beginnen met PowerPoint ........................................................... 1

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

2.

Opstarten van PowerPoint ..................................................................... 1 Het openen en sluiten van presentaties ................................................ 2 Weergave................................................................................................ 4 Een nieuwe presentatie maken.............................................................. 5 Meerdere vensters.................................................................................. 7

Het maken van een presentatie ................................................... 8

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

3.

Werken met voorgedefinieerde presentaties ........................................ 8 Sjablonen bij een presentatie ............................................................... 11 Tekst invoeren en bewerken ................................................................ 12 Niveaus weergeven .............................................................................. 15 Uitwisseling tussen presentaties .......................................................... 16

Opmaak dia’s ............................................................................... 17

3.1 3.2 3.3

4.

Opmaak afzonderlijke dia..................................................................... 17 Modellen................................................................................................ 21 Lay-out dia wijzigen .............................................................................. 22

Tekenen en afbeeldingen ........................................................... 23

4.1 Het teken gereedschap ........................................................................ 23 (c) 4.2 Softwijs, November 2011 Tekenen van lijnen en vormen ............................................................. 23 4.3

Werken met objecten ........................................................................... 26 Uitlijnen........................................................................................................26 Kopiëren ......................................................................................................29 Draaien en spiegelen .................................................................................29 Groeperen ...................................................................................................30 Tekst in objecten.........................................................................................31 Afbeeldingen gebruiken .............................................................................31

4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.3.6

5. 5.1 5.2 5.3 5.4

6. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

Presentatie organiseren ............................................................. 33 Pagina-instellingen ............................................................................... 33 Kop- en voetteksten.............................................................................. 34 Notities en Hand-outs ........................................................................... 36 Afdrukken .............................................................................................. 38

De Diavoorstelling....................................................................... 41 Mogelijkheden tijdens de voorstelling .................................................. 41 Tekenen tijdens de presentatie ............................................................ 41 Dia’s verbergen..................................................................................... 42 Overgangseffecten en tijdinstellingen .................................................. 42 Animatie effecten .................................................................................. 45


pag. ii

P O W E R P O I N T

7. 7.1 7.2 7.3 7.4

8. 8.1 8.2

9.

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Tabellen en Grafieken................................................................. 47 Een tabel maken................................................................................... 47 Microsoft Word tabel invoegen ............................................................ 48 Een grafiek maken................................................................................ 50 Grafiekgegevens uit Excel importeren ................................................. 53

Organigrammen .......................................................................... 55 Een organisatieschema maken ........................................................... 55 Opmaak en indeling organigram.......................................................... 58

Presentatietips............................................................................. 60



pag. iii

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Softwijs Vanaf 1993 produceert Softwijs cursusboeken voor de Microsoft Office programma's: Access, Excel, Powerpoint en Word. De auteurs van de cursusboeken hebben vele jaren ervaring met het geven van cursussen en trainingen voor de programma's. Met het uitkomen van Office 2007 is het didactische model en het productieproces volledig veranderd. De bestaande onderwerpen zijn grotendeels hetzelfde gebleven en er zijn nieuwe onderwerpen bijgekomen. De belangrijkste kenmerken van het nieuwe cursusmateriaal voor Office 2007 en Office 2010 zijn:

 Alle onderdelen zijn onderling onafhankelijke onderdelen.  Drie soorten onderdelen: concepten, taken en referenties.  Concentratie op uit te voeren taken.  Filtering van inhoud op doelgroepen (bijv. student/docent of beginner/gevorderd) is mogelijk.

 Samenstelling van een cursusboek is klantspecifiek (maatwerk). Er is dus geen vaste samenstelling van een cursusboek meer.

(c) Softwijs, November  Meerdere uitvoerformaten beschikbaar: pdf,2011 epub, mobi, chm, xhtml, eclipse help, scorm

Neem contact op voor een cursusboek op maat, dat precies datgene bevat waarnaar u op zoek bent. Naast MS Office handleidingen ontwikkelt Softwijs volgens hetzelfde principe ook handleidingen voor andere softwareprogramma's, alsmede (technische) documentatie. Gratis voorbeelden hiervan zijn op de website te vinden. Neem contact op voor het ontwikkelen van handleidingen en documentatie voor uw organisatie. De research en ontwikkeling staat niet stil. Softwijs richt zich de komende tijd vooral op het verrijken van de inhoud, waardoor meer dynamiek ontstaat en meer interactie tussen cursist en de leerstof mogelijk wordt. Website: http://www.softwijs.nl Contact: [email protected]


pag. iv

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Inleiding In deze cursus wordt gewerkt met het presentatiepakket PowerPoint versie 2003 NL. PowerPoint maakt onderdeel uit van het Microsoft Office pakket en is een van de meest gebruikte programma's voor het maken van professioneel uitziende presentaties. Met PowerPoint kunt u presentaties maken waarin u tekst, grafieken, tabellen, tekeningen, beeldfragmenten en geluid opneemt. Presentaties spelen een steeds belangrijk wordende rol omdat men beelden gebruikt om zijn toehoorders te boeien. Een presentatie gemaakt in PowerPoint kan worden afgespeeld op een PC, of er kunnen overheadsheets van gemaakt worden of ze kunnen afgedrukt worden. PowerPoint is een Windows toepassing en we zijn er bij deze cursus dan ook vanuit gegaan, dat u ervaring heeft met Windows. Door deze basiscursus door te werken leert u hoe PowerPoint uw dagelijkse werkzaamheden kan vereenvoudigen. Het cursusmateriaal is een echt werkboek. Stukjes uitleg worden gevolg door praktische opdrachten welke u altijd in de tekst kunt herkennen door de lay-out:

 Dit is een praktische opdracht. De lesstof is in twee niveaus verdeeld.

 Niveau  Niveau

1 bevat elementaire leerstof. Deze moet u2011 zonder meer doorwerken om (c)Niveau Softwijs, November succesvol met PowerPoint te kunnen werken.

Niveau 2 bevat leerstof die wat dieper op bepaalde onderwerpen ingaan. Om veel gemak van PowerPoint te hebben moet u deze eigenlijk ook wel doorwerken. Elk hoofdstuk bestaat uit een aantal paragrafen. Bij elke paragraaf is het niveau volgens bovenstaande lay-out aangegeven. Bij deze cursus hoort een verzameling hulpbestanden. Deze hulpbestanden kunt u downloaden vanaf onze website en moet u in een map op een schijfstation (harddisk, usb stick, diskette) plaatsen. Deze speciale editie mag zonder kosten gebruikt worden voor persoonlijke doeleinden. De speciale editie verschilt van het andere Office 2003 cursusmateriaal door het ontbreken van opgaven. Voor gebruik bij cursussen en voor commercieel gebruik, evenals voor de beschikbaarheid van de bijbehorende opgavenverzameling dient u contact op te nemen met Softwijs.


pag. v

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

1. Beginnen met PowerPoint In dit hoofdstuk leert u de eerste beginselen van PowerPoint, zoals het opstarten van het programma, het openen en sluiten van presentaties, het maken en bewaren van een presentatie en het afdrukken ervan. In dit gedeelte raakt u vertrouwd met de werkomgeving van PowerPoint. Na het opstarten van de computer kan PowerPoint gestart worden. Een document in PowerPoint bestaat in feite uit een aantal zogenaamde dia’s. Deze dia’s kunnen op het PC-beeldscherm vertoond worden, maar ook op een groter projectiescherm. Een dergelijk PowerPoint document heet daarom ook wel een presentatie en dit is de term die ook in deze cursus gebruikt wordt.

 Niveau

1.1 Opstarten van PowerPoint  Zet de computer aan en laat Windows opstarten. Klik op de knop Start, kies Alle Programma’s → Microsoft Office → Microsoft PowerPoint 2003. Na het opstarten van PowerPoint krijgt u een lege presentatie te zien.



pag. 1

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Het diavenster is de grote werkruimte in het midden waar u een grote lege dia ziet met de tekst "Klik om een titel te maken". In deze ruimte kunt u tekst rechtstreeks op de dia typen. Het gebied waarin u typt is een vak met een gestippelde rand, dat een tijdelijke aanduiding wordt genoemd. Alle tekst die op een dia getypt wordt bevindt zich in dergelijk vakken. Aan de linkerkant staat het tabblad dia’s. Hier staan miniatuurversies van alle dia’s. Door op een miniatuur te klikken kunt u navigeren tussen dia’s. De aangeklikte dia verschijnt in het diavenster en kan dan bewerkt worden. Onder het diavenster staat het notitievenster. Hier kunt u notities intypen die u wilt gebruiken tijdens een presentatie. U kunt de randen van het venster slepen om het notitiegebied groter te maken Het werken met deze onderdelen komt in deze cursus uitvoerig aan bod.

1.2 Het openen en sluiten van presentaties  Niveau

Sluiten

Tijdens de cursus werkt u veel met presentaties die al voor u aangemaakt zijn. Deze hulpbestanden moet u eerst naar een map op een schijfstation kopiëren. In de voorbeelden voor deze cursus is steeds de map “Mijn documenten/cursus” gebruikt. Allereerst gaat u de aanwezige lege presentatie sluiten. Het sluiten van een presentatie wil zeggen dat u de presentatie uit het geheugen van de computer verwijdert.

(c) Softwijs, November 2011  Kies uit het menu Bestand → Sluiten.

De lege presentatie verdwijnt nu. Wanneer er wat ingetypt is krijgt u de vraag of u de wijzigingen op wilt slaan. Opmerking

Met Bestand → Sluiten wordt alleen het document gesloten en blijft het programma PowerPoint open. Met Bestand → Afsluiten wordt niet alleen het document gesloten, maar ook PowerPoint zelf. U keert dan terug in Windows. In plaats van de menu's kunt u voor het sluiten van presentaties ook gebruik maken van knoppen. Knoppen zijn erg handig en snel in gebruik. Voor de meest voorkomende acties is vaak een knop aanwezig. In deze cursus zal waar mogelijk zowel de menukeuzes als de bijbehorende knoppen genoemd worden. U kunt dan zelf bepalen welke mogelijkheid u gebruikt.

Sluitknoppen

Rechtsboven in het scherm ziet u twee kleine knoppen met kruisjes. Het bovenste kruisje wordt gebruikt om PowerPoint af te sluiten (hetzelfde dus als de menukeuze Bestand → Afsluiten) en het onderste knopje om de actieve presentatie te sluiten (hetzelfde als Bestand → Sluiten).


pag. 2

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Kies Bestand → Openen.

Openen

Het dialoogvenster Openen verschijnt in beeld.

 Open de keuzelijst en blader naar de map waar de hulpbestanden staan. Dan krijgt u een overzicht van de inhoud.

openen keuzelijst

Opmerking (c) Softwijs, November 2011

PowerPoint zoekt standaard naar presentaties met de extensie .PPT. Wanneer in het dialoogvenster achter bestandstype wat anders staat, moet u dit wijzigen. Wanneer de extensies van de bestandsnamen niet zichtbaar zijn, kunt u dit wijzigen met de “Windows Verkenner”. Kies hierin Beeld → Opties → Beeld. Geef hierin aan dat de bestandsextensies wel moeten worden weergegeven.

 Open de presentatie NACHTEGAAL. Navigeren

Deze presentatie bestaat uit drie dia’s. Dat is allereerst te zien doordat in het tabblad dia’s 3 miniatuurdia’s zichtbaar zijn. Verder is linksonder in de statusbalk te zien: Dia 1 van 3. Navigeren door de dia’s kan op een aantal manieren

 Via het tabblad dia’s.  Via de bladerknoppen rechts onderaan in het diavenster. Vorige/Volgende

 Via het toetsenbord met de toetsen PgUp en PgDn. (toets HOME = eerste dia, toets END = laatste dia)

 Gebruik de verschillende navigatiemogelijkheden om door de presentatie te bladeren.


pag. 3

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

1.3 Weergave  Niveau

De presentatie kan op verschillende manieren op het scherm worden weergegeven. Onderstaande weergave knoppen zitten linksonder in het venster. De actieve knop is lichter van kleur. knop

menu Beeld → Normaal Beeld → Diasorteerder Beeld → Diavoorstelling

weergave Normale weergave Diasorteerderweergave Diavoorstelling

Daarnaast kan via het venster aan de linkerkant gekozen worden voor tab Overzicht Dia’s

weergave Tekstweergave met niveaus van de dia’s Miniaturen van de dia’s

 Activeer de eerste dia. Klik op de tab Overzicht. Deze weergave is handig om snelle teksten te kunnen invoeren en te bewerken. In het diavenster blijft u de afbeelding van de dia zien.

(c) Softwijs, November 2011  Klik op de knop Diasorteerder. U krijgt nu de drie dia’s van deze presentatie verkleind naast elkaar te zien. Deze weergave is, zoals de naam al aangeeft, handig om een verandering in de volgorde van de dia’s aan te brengen.

 Klik op de knop Diavoorstelling. De presentatie wordt nu gestart. Klik steeds met de linker muisknop om de volgende dia te laten verschijnen. Sluit daarna de presentatie.


pag. 4

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

1.4 Een nieuwe presentatie maken  Niveau

Nieuwe lege presentatie

Zodra PowerPoint is opgestart, krijgt u direct een nieuwe, nog lege presentatie op uw beeldscherm. Deze presentatie heeft de voorlopige naam Presentatie1. Wanneer alle presentaties gesloten zijn, is er geen werkblad aanwezig. Met een nieuwe presentatie kan dan via de knop Nieuw op de werkbalk begonnen worden.

 Begin met een nieuwe lege presentatie Controleer dat u in de normale weergave (menu Beeld) zit en dat ook het tabblad dia’s geactiveerd is.

(c) Softwijs, November 2011 Op het tabblad dia’s ziet u één miniatuur. Deze dia wordt altijd standaard aan een nieuwe lege presentatie toegevoegd en is de titeldia. De titeldia vormt het begin van een presentatie. Er zijn twee gebieden: voor een titel en een ondertitel.

 Klik nu in het gebied voor de titel en typ in: Mijn eerste presentatie Klik in het gebied voor de ondertitel en typ daarin uw naam. De zojuist gemaakte presentatie gaan we nu bewaren onder de naam EERSTE.

 Kies in het menu Bestand -> Opslaan. Het dialoogvenster “Opslaan als” verschijnt. Klik (indien noodzakelijk) in het vakje achter “Opslaan in” en selecteer de map voor uw cursusbestanden. Plaats de cursor in het invulveld Bestandsnaam en typ als naam: Eerste. Druk daarna op ENTER. Het bestand heeft nu de nieuwe naam EERSTE.PPT. U ziet dat PowerPoint automatisch de extensie .ppt achter de naam van een presentatie zet. De nieuwe naam staat bovenin de titelbalk.


pag. 5

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Opmerking

De naam van een document kan uit maximaal 255 tekens bestaan, inclusief spaties. De volgende tekens mogen echter NIET in een naam voorkomen: \?:*“<>| Nieuwe dia’s toevoegen

Het toevoegen van een nieuwe dia kan op verschillende manieren.

 Klik in het tabblad dia’s op de titeldia en druk op ENTER. Er wordt nu een nieuwe dia toegevoegd. Merk op dat de indeling anders is dan die van de titeldia. De titel is wat hoger in de dia geplaatst en de tekst daaronder wordt voorzien van opsommingsymbolen. Dia-indelingen kunnen van elkaar verschillen. Aan de rechterkant van het venster wordt een nieuw taakvenster geopend met de naam Dia-indeling. Hiermee kunt u de indeling van dia’s regelen. Het werken hiermee komt later aan de orde. Desgewenst kan deze functie uitgeschakeld worden door onder aan het taakvenster het selectievakje Weergeven bij nieuwe dia's uit te schakelen.

 Typ een zelfbedachte titel in en ook wat tekst bij het opsomgedeelte. (c) Softwijs, November 2011  U gaat nu via een andere methode een nieuwe dia toevoegen. Klik met de rechtermuisknop in het tabblad dia’s op de laatste miniatuur en kies in het snelmenu voor Nieuwe dia. De nieuwe dia heeft dezelfde indeling als de vorige. Bedenk zelf weer een titel en tekst en typ deze in.

 Voeg nu een volgende dia via de knop Nieuwe dia op werkbalk Opmaak. Typ hier ook weer wat tekst in. Bewaar de presentatie en sluit deze dan. U hebt nu drie manieren leren kennen om een nieuwe dia toe te voegen.


pag. 6

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

1.5 Meerdere vensters  niveau

Voor het maken van een nieuwe presentatie kunt u gebruik maken van dia’s in eerder gemaakte presentaties. Deze presentaties kunnen allemaal tegelijkertijd geopend zijn. Het is dan ook handig om te weten hoe u tussen deze presentaties kunt wisselen.

 Open de presentatie TRAIN. Open nu ook de presentatie TOEPASSING (Zonder Train te sluiten!). Klik in de menubalk op Venster. Onderaan in dit menu ziet u de namen staan van de documenten die op dat moment geopend zijn. Het document dat op uw scherm te zien is, is gemarkeerd met een vinkje. Door een van de andere namen aan te klikken verschijnt het desbetreffende document in beeld.

 Klik op Train. Wissel nog een keer tussen de presentaties. Sluit beide presentaties.



pag. 7

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

2. Het maken van een presentatie Als u in PowerPoint een presentatie gaat maken heeft u de volgende keuze:

 Beginnen met voorgedefinieerde lay-outs en achtergronden  Beginnen met blanco dia’s. Voordeel is dat u nu alles geheel naar eigen inzicht op kunt zetten.

2.1 Werken met voorgedefinieerde presentaties  niveau

Het maken van een nieuwe presentatie gaat snel en gemakkelijk met de Wizard Autoinhoud. Deze wizard levert een aantal voorgedefinieerde dia’s die als basis gebruikt kunnen worden voor een presentatie. U hebt de mogelijkheid om de dia’s naar eigen inzicht aan te passen.

 Kies Bestand -> Nieuw. Het taakvenster Nieuwe presentatie verschijnt aan de rechterkant.

(c) Softwijs, 2011 Kies van wizardNovember AutoInhoud. Het volgende scherm verschijnt:

Als u met de Wizard aan het werk gaat hoeft u de volgorde zo als die is aangegeven in dit venster (Starten, Presentatietype, Presentatiestijl, Opties voor presentaties) niet aan te houden.


pag. 8

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Door op een van de opties aan de linkerkant te klikken kunt u er mee aan het werk. Wilt u de presentatie geheel door werken dan klikt u op Volgende of Vorige. Wilt u dat niet klikt u op het blokje naar keuze.

 Klik nu op het blokje Presentatietype. Het volgende venster verschijnt.

In het middelste vak staan een aantal categorieën en in rechtervak staat een korte omschrijving van de mogelijke presentaties uit de categorie.

(c) Softwijs, November 2011  Selecteer categorie Algemeen en de presentatie Generiek. Klik op Volgende.

 Kies in het volgende scherm voor de eerste optie, Presentatie op het scherm. Deze optie is waarschijnlijk al gemarkeerd met een zwart rondje.


pag. 9

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Kies nu Volgende. Vul in het volgende scherm de titel in zoals aangegeven. Tik in het vak en klik op Volgende.

 Klik in het volgende scherm op Voltooien.


De presentatie wordt gemaakt en verschijnt op het scherm. De presentatie bestaat uit 9 dia’s die de opzet van de presentatie weergeven. De teksten op de dia’s kunt u nu vervangen door eigen teksten. En uiteraard kunt u nieuwe dia’s toevoegen. Het voordeel van deze methode is dat er snel een basisstructuur voor een presentatie staat.

 Sla de presentatie op onder de naam OEF-01 en sluit daarna de presentatie.


pag. 10

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

2.2 Sjablonen bij een presentatie  niveau

De Wizard Autoinhoud die u zojuist gebruikt heeft, is één van de mogelijkheden om snel een presentatie in elkaar te zetten. Een andere is het toepassen van sjablonen. Bij de installatie van PowerPoint worden een aantal ontwerpsjablonen meegeleverd. Als u de optie Ontwerpsjablonen gebruikt krijgt u een aantal sjablonen te zien die de basis kunnen vormen van een nieuwe presentatie.

 Kies Bestand -> Nieuw. Het taakvenster Nieuwe presentatie verschijnt aan de rechterkant. Kies voor de optie Vanuit ontwerpsjabloon. Het taakvenster Diaontwerp komt nu.

(c)VanSoftwijs, November 2011 de drie onderdelen in dit taakvenster is de eerste geselecteerd. De beschikbare ontwerpsjablonen staan daaronder als kleine plaatjes weergegeven. Zodra u er eentje aanklikt wordt deze direct toegepast op de presentatie.

 Klik een aantal ontwerpsjablonen aan om het ontwerp beter te kunnen zien. Selecteer tenslotte het ontwerpsjabloon Bergtop. Typ in het bovenste vak en in het onderste vak uw eigen naam.

 Voeg via een van de in paragraaf 1.4 besproken methodes een nieuwe dia toe. Typ wat tekst in en bewaar de presentatie onder de naam OEF-02. Sluit daarna de presentatie.


pag. 11

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Een ontwerpsjabloon kan ook op een bestaande presentatie worden toegepast. U kunt dus altijd op een later moment het ontwerp wijzigen.

 Open de eerder gemaakte presentatie OEF-01. Kies de normale weergave en aan de linkerkant het tabblad Dia’s. Selecteer op het tabblad Dia’s een willekeurige miniatuurdia. Klik in het taakvenster Diaontwerp op het sjabloon Vuurwerk. Bewaar de presentatie onder dezelfde naam en sluit deze daarna.

(c) Softwijs, November 2011 2.3 Tekst invoeren en bewerken

 niveau

Het bewerken van de tekst op de dia’s gaat vrijwel op dezelfde manier als in Word. De volgende mogelijkheden zijn er:

 De DELETE-toets verwijdert één teken rechts van de cursor  De BACKSPACE-toets verwijdert één teken links van de cursor  De combinatie CTRL+DELETE verwijdert één woord rechts van de cursor

 De combinatie CTRL+BACKSPACE verwijdert één woord links van de cursor Er zijn een aantal manieren om tekst te selecteren: Gewenste selectie Één (of meerdere) lettertekens. Één zin Alle regels die bij een dia horen Meerdere regels of dia’s


Methode Klik voor de eerste letteren sleep tot voorbij de laatste letter. Klik voor de zin. Klik op of voor het nummer van de dia. Klik op de eerste dia, regel, houd SHIFT ingedrukt en klik op de laatste diaregel.

pag. 12

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Als u in PowerPoint tekst wilt selecteren dan kunt u dat het beste doen door met de Overzichtsweergave werken.

 Open de presentatie SPEELGOED. Kies de normale weergave en links het tabblad Overzichtsweergave. Ga naar de tweede dia en verander "Speelgod" in "Speelgoed". Ga naar dia 6 en verander "Speelgoed verliest interesse" in "Computerspeelgoed veroudert snel". Sluit de presentatie zonder deze te bewaren. Ook het invoeren van tekst gaat het eenvoudigst in de Overzichtsweergave. De tekst is toch vaak het belangrijkste deel van de presentatie.

 Open de presentatie INFOTRAIN. Kies de normale weergave en links het tabblad Overzichtsweergave. Erg handig is het gebruik van de werkbalk Overzicht. De betekenis van de knoppen is hiernaast te zien.

Niveau verhogen Niveau verlagen Alinea omhoog Alinea verlagen Selectie samenvouwen Selectie uitvouwen Alles samenvouwen Alles uitvouwen

(c) Softwijs, November 2011  Maak de werkbalk Overzicht Samenvattingdia zichtbaar via Beeld → Werkbalken → Overzicht. Standaard verschijnt de werkbalk aan de linkerkant.

Opmaak weergeven/verbergen

 Verplaats de cursor in het tabblad Overzicht naar het eind van de laatste regel (achter het woord PowerPoint) en druk op Enter.

 De cursor verplaatst zich naar een Niveau verhogen

nieuwe regel. Klik op de knop Niveau verhogen. Hierdoor wordt een nieuwe dia aangemaakt. Typ in: Tijdsoverzicht. Druk op Enter. Hierdoor ontstaat weer een nieuwe dia. Een dia kent dus niveaus, waarvan de dia(titel) het hoogste niveau is. Wanneer op het hoogste niveau tekst wordt ingetypt, dan wordt dat de titel van de dia.


pag. 13

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Plaats de cursor achter

. Klik op de knop Niveau verlagen. Er verschijnt nu geen nieuwe dia, maar opsommingsteken op de vorige (tweede) dia.

 Typ de volgende gegevens in:

 Als de gegevens er staan klikt u op de knop Niveau verhogen. De regel met opsomteken verandert daardoor in een nieuwe dia. Zet de cursor in de tekst van de tweede dia en klik op de knop Diaweergave. De volgende dia verschijnt:


Opmerking

Bij het invoeren van de tekst zal elke regel hetzelfde niveau houden tot u dit verandert met de knoppen Niveau verhogen of Niveau verlagen. Behalve deze knoppen kunt u ook de TAB-toets gebruiken om het niveau te verlagen en Shift-TAB om het niveau te verhogen.

 Sluit de presentatie en bewaar deze onder de naam OEF-03.


pag. 14

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

2.4 Niveaus weergeven In een aantal gevallen is het handig om snel een overzicht van de presentatie op de verschillende niveaus te hebben.

 niveau

 Open de presentatie Alles samenvouwen

SPEELGOED. Kies de normale weergave en links het tabblad Overzichtsweergave. Maak indien nodig de werkbalk Overzicht zichtbaar. Klik op de knop Alles samenvouwen. Alleen de titels zijn nu zichtbaar.

 Klik nu op de knop Alles uitvouwen. Alle details zijn weer terug.

Alles uitvouwen

 Klik op Selectie samenvouwen.

Selectie samenvouwen Selectie uitvouwen

De gegevens op de geselecteerde dia verdwijnen.

 Klik op Selectie uitvouwen om ze terug te krijgen.


Opmaak weergeven/verbergen

 Klik op Opmaak weergeven/verbergen.

Alle regels hebben nu hetzelfde lettertype en opmaak. Als u deze optie kiest ziet u vaak meer tekst op het scherm. Druk nogmaals op deze knop. De opmaak verschijnt weer. Sluit de presentatie zonder deze te bewaren.


pag. 15

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

2.5 Uitwisseling tussen presentaties  niveau

Het is eenvoudig om gegevens tussen verschillende presentaties snel te kunnen uitwisselen. Dit spaart tijd en een hoop moeite. Veel gebruikers van PowerPoint maken ook gebruik van andere programma’s zoals Excel. In dit hoofdstuk gaan we deze mogelijkheden eens bekijken.

 Open de presentatie NACHTEGAAL. Activeer de Diasorteerweergave. Open de presentatie Grafiek. Activeer de Diasorteerweergave. Kies Venster -> Alle vensters. U hebt nu beide presentaties in beeld:

(c) Softwijs, November 2011 U gaat nu de omzetgegevens toevoegen aan de presentatie Nachtegaal.

 Houdt de Ctrl-toets ingedrukt en sleep de eerste dia van de presentatie Grafiek naar de presentatie Nachtegaal, achter dia 3. Laat nu eerst de muisknop los en dan pas de Ctrl-toets. De dia wordt nu gekopieerd. Er verschijnt nu een melding dat de dia aangepast wordt aan het ontwerp van de presentatie Nachtegaal. Met deze methode kunt u ook een tekening kopiëren naar een andere presentatie. Als u dat gaat doen moet een denkbeeldig vak om de tekening slepen en dan kopiëren naar de nieuwe presentatie.

 Sluit beide presentaties zonder deze te bewaren.


pag. 16

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

3. Opmaak dia’s Een presentatie wordt echt aantrekkelijk als deze er goed verzorgd uitziet. U moet dus niet alleen aandacht besteden aan de tekst, maar ook aan het uiterlijk van de presentatie. Door het onderliggende diamodel te veranderen kan het uiterlijk van alle dia’s op dezelfde manier veranderd worden. Maar de lay-out van een afzonderlijke dia kan natuurlijk ook gewijzigd worden. Dat laatste komt in dit hoofdstuk aan bod en is voor een groot hetzelfde als in de andere Office programma’s zoals bijvoorbeeld Word.

3.1 Opmaak afzonderlijke dia Met de uitlijning regelt u hoe de teksten op het scherm moeten staan:

 Niveau

 Open de presentatie TRAIN. Selecteer de tweede dia met de tekst "Chronologisch Overzicht". Deze tekst is op dit moment gecentreerd.

Links Centreren Rechts

Klik op de knop Links uitlijnen (of kies in het menu Opmaak -> Uitlijning -> Links). De tekst wordt nu links uitgelijnd.

(c) Softwijs, November 2011 Klik op de knop Centreren (of kies deze optie in het menu Opmaak). De tekst wordt nu gecentreerd. Klik op de knop Rechts uitlijnen (of kies deze optie in het menu Opmaak). De tekst wordt nu rechts uitgelijnd. Laat de titel rechts uitgelijnd. Opmaak tekst

U kunt in PowerPoint op verschillende manieren de letteropmaak van tekst op een dia wijzigen.

 Ga naar de derde dia in de presentatie Train. vet cursief onderstrepen

Selecteer de regel “tekst invoeren, opmaken”. Klik op de knop Vet. De tekst wordt vet afgedrukt. Zet de vette instelling uit door nogmaals op de knop Vet te klikken. Om de tekst Cursief of Onderstreept te krijgen gaat u op dezelfde manier te werk. Gebruik daarvoor de knoppen Cursief en Onderstrepen. Het lettertype en de lettergrootte kunt u instellen via twee afrolmenu’s in de werkbalk Opmaak.

 Maak de geselecteerde tekst op in Arial 32 punts.


pag. 17

P O W E R P O I N T

Grotere tekengrootte Kleinere tekengrootte

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Een andere mogelijkheid om de grootte van het lettertype te wijzigen is het gebruik van de knoppen Grotere tekengrootte en Kleinere tekengrootte.

 Selecteer op de tweede dia alle tekst in het grote tekstvak. Wijzig de tekst met de knoppen kleinere tekengrootte en grotere tekengrootte. Meer mogelijkheden voor het uiterlijk van de tekst hebt u door gebruik te maken van het dialoogscherm Lettertype, wat opgeroepen kan worden via het menu Opmaak → Lettertype.

 Selecteer op de derde dia de tekst “tabellen maken”. Kies nu Opmaak → Lettertype (of klik met rechts op de tekst en kies Lettertype uit het snelmenu). Het dialoogscherm Lettertype verschijnt:

(c) Softwijs, November 2011  Kies het lettertype Comic Sans MS (indien niet aanwezig kies dan een ander lettertype), Vet, 24. Klik op OK.

In het zojuist gebruikte dialoogvenster vindt u ook de instellingen Schaduw en Reliëf, die speciale effecten aan de letters geven.

 Probeer beide instellingen. Met de knop Tekstkleur kunt u teksten van een andere kleur voorzien. Tekstkleur

 Kies een kleur uit die goed bij de achtergrond past. Let erop dat u wel eerst de tekst moet selecteren.

 Verander de tekst op de tweede dia als volgt Lettertype titelgebied: Bookman Old Style Lettertype objectgebied: Arial, rood Opsommings tekens

Met de knop Opsommingtekens kunt u per regel de opsommingtekens aan– en uitzetten.

 Klik op de tweede dia in de tekst beginnend met “Dag 1 …”. Klik op de knop Opsommingtekens. De opsomming verdwijnt.


pag. 18

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Klik opnieuw op de knop Opsommingtekens. De opsomming verschijnt weer. Selecteer nu alle tekst in dit tekstvak. Klik op de knop Opsommingtekens. Nu verdwijnt de opsomming voor de hele tekst. Breng de opsomming weer aan door opnieuw op de knop Opsommingtekens te klikken. In de volgende oefening gaat u het opsommingsymbool wijzigen.

 Klik nu op de eerste regel met een opsommingsteken. Kies nu in het menu Opmaak ->Opsommingtekens en nummering.


U kunt een van de aanwezige tekens kiezen. Via de knop Aanpassen kan een ander symbool voor de opsomming gekozen worden.

 Klik op de knop Aanpassen.


pag. 19

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Tip

Als in deze lijst op een teken klikt, krijgt u het vergroot te zien.

(c)In het Softwijs, November 2011 dialoogvenster Symbool kunt u uit verschillende lettertypes kiezen. U kunt een set kiezen door middel van het pijltje voor de keuzelijst. De meest interessante sets zijn: Monotype Sorts, Webdings en Wingdings.

 Selecteer een symbool dat u aanspreekt en klik dan op OK. Het is ook mogelijk de kleur van het opsommingsteken te veranderen door in het dialoogvenster Opsommingtekens en nummering op de keuzepijl bij Kleur te klikken. Door daarna op Meer kleuren te klikken kunt u nagenoeg elke kleur uitkiezen.

 Open het dialoogvenster Opsommingtekens en nummering. Klik op de keuzepijl bij Kleur en kies een kleur die u aanspreekt. Sluit de presentatie zonder deze te bewaren. De grootte van het opsommingsteken bepaalt u via het onderdeel Punten. De grootte wordt weergegeven in een percentage van de tekstgrootte.


pag. 20

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

3.2 Modellen  niveau

Wanner u op alle dia’s in de presentatie dezelfde ontwerpwijziging wilt aanbrengen, dan moet u het diamodel gebruiken. Daarmee hoeft u de wijziging maar eenmaal aan te brengen en kunt u zichzelf een hoop werk besparen. Elke presentatie is altijd op een ontwerpsjabloon gebaseerd. In het vorige hoofdstukken heeft u geleerd hoe u een ontwerpsjabloon kunt aanbrengen. Wanneer u een ontwerpsjabloon op dia’s toepast dan .wordt er een set van twee modellen, een titelmodel en een diamodel, aan de presentatie toegevoegd. Deze modellen bevatten stijlen en doen op de achtergrond hun werk.

 Open de presentatie TRAIN. Open de modelweergave via het menu Beeld → Model → Diamodel.

(c) Softwijs, November 2011 De modelweergave lijkt op de normale weergave en heeft links ook een deelvenster met diaminiaturen en rechts een diagebied. De miniaturen komen overeen met het diamodel en het titelmodel. Van de twee modellen verschijnt het diamodel altijd boven het diamodel. Het geselecteerde model wordt in het diagebied weergegeven. Hier kunt u dan de wijzigingen aanbrengen. Diamodel

Het diamodel wordt altijd bovenaan weergegeven. De stijlen uit dit model hebben betrekking op alle dia's behalve titeldia's. De stijlen uit het diamodel hebben betrekking op de titeltekst en de hoofdtekst (maximaal 5 niveaus), het ontwerp van de achtergrond en de indeling (de plaatsing van de gestippelde vakken).

Titelmodel

Het titelmodel is de onderste miniatuur. De stijlen in dit model hebben betrekking op de titel, subtitel, achtergrondontwerp en de indeling.

 Wijs met de muis achtereenvolgens de miniaturen voor het diamodel en het titelmodel aan en lees daarbij de bijbehorende scherminfo: model diamodel titelmodel

scherminfo


pag. 21

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Selecteer het titelmodel (onderste miniatuur) Selecteer in de dia de titeltekst en breng de volgende wijzigingen aan: Uitlijning: Links Lettertype: Verdana, vet, 40 pt

 Selecteer het diamodel (onderste miniatuur) Geef hier de titeltekst dezelfde opmaak als bij de titeldia. Selecteer in het vak eronder de tekst van het eerste niveau. Breng een ander opsommingsymbool aan.

 Bij het tonen van de modellen is ook de werkbalk Diamodelweergave verschenen. Klik hierin op de knop om de modelweergave te sluiten. Sluit de presentatie zonder deze te bewaren.

3.3 Lay-out dia wijzigen  Niveau

Bij het maken van een dia wordt deze gebaseerd op een van de bestaande indelingen. U kunt altijd achteraf nog de indeling wijzigen.

 Open het document TOEPASSING.

(c) Softwijs, November 2011 Gebruik de normale weergave, tabblad dia’s. Selecteer de tweede dia van de presentatie. Hier ziet u een titel en een opsomming.

Het is mogelijk om op deze pagina een figuur te plaatsen. U kunt zelf de ruimte creëren die u voor de figuur nodig hebt, maar u zou ook de juiste voorgedefinieerde indeling kunnen gebruiken.

 Klik met de rechtermuis op de dia en kies uit het snelmenu voor Dia-indeling. Het bijbehorende taakvenster verschijnt. Kies de indeling “Titel, tekst en illustratie”. Er wordt direct ruimte gemaakt voor een plaatje en de tekst die er al stond komt nu in een smaller kader te staan. Sluit de presentatie zonder deze te bewaren.


pag. 22

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

4. Tekenen en afbeeldingen De lay-out heeft tot doel om de aandacht vast te houden of opnieuw te trekken. Uw verhaal, wat wilt u zeggen is, en blijft, het belangrijkst. Denk eerst goed na over de inhoud en dan pas over de lay-out. Afbeeldingen en tekeningen kunnen een presentatie verlevendigen. 4.1 Het teken gereedschap  niveau

Het tekenengereedschap staat in de werkbalk Tekenen. Objecten selecteren

Vrij draaien

Lijn

Recht hoek

Pijl

Opvul kleur

Tekst vak

Ovaal

WordArt invoegen

Tekst kleur

Lijn kleur

Lijn stijl

streep stijl

Pijl stij

Scha duw

3D

Standaard is PowerPoint zo ingesteld, dat direct na het tekenen van een object de knop Objecten selecteren weer actief wordt. U kunt dan met de muis een object selecteren en niet tekenen. Let dus goed op welke knop ingedrukt is. Nadat een knop aangeklikt is kan er mee getekend worden.


Eerst gaat u een aantal tekenoefeningen doen om gevoel te krijgen hoe een en ander werkt.

 niveau

4.2 Tekenen van lijnen en vormen  Begin met een nieuwe lege presentatie. Een lege dia is het handigste om het tekenen mee te oefenen. Kies in het taakvenster Dia-indeling voor een lege indeling.

 Klik op de knop Lijn Lijn

Als u de muiswijzer nu boven de lege dia beweegt, ziet u dat deze de vorm heeft van een zwart kruisje. Laat de muisknop pas los als u tevreden bent over de positie, lengte en richting van de lijn. Het resultaat is een lijn, waarvan de uiteinden gemarkeerd worden met een klein rondje. Dit is een teken, dat het object geselecteerd is. Klik ergens naast de lijn. De selectie wordt nu opgeheven.


pag. 23

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Tip

Het tekenen van een rechte lijn vereist enige oefening. Er is echter een handigheidje waardoor u op eenvoudige wijze een regelmatige vorm kunt tekenen. Als u tijdens het slepen de Shifttoets ingedrukt houdt krijgt u regelmatige vormen: een rechte lijn, een cirkel of een vierkant. U kunt deze lijn weer verwijderen door eerst de lijn te selecteren en dan op DELETE te drukken. U gaat nu oefenen met enkele andere objecten. De eerste is een rechthoek.

 Klik op de knop Rechthoek. Klik ergens in de pagina en sleep een rechthoek. De rechthoek is nu waarschijnlijk gevuld met een gekleurd patroon. Dit kunt u straks aanpassen. Probeer dit ook met de knop Ovaal. Naast het gebruik van figuren die u helemaal zelf moet tekenen zijn er ook voorgedefinieerde vormen. Deze figuren kunt u vinden onder de knop Autovormen die in de werkbalk tekenen staat.

(c) Softwijs, 2011en vervolgens op  Klik op de knop November Autovormen en daarna op Basisvormen de figuur met de vorm van een hartje. Sleep over de pagina en de voorgedefinieerde figuur ontstaat.

 Klik op de knop Autovormen, daarna op Lijnen en vervolgens op de knop Vrije vorm. Met deze optie kunt u zelf een vorm tekenen. Probeer deze optie uit. Om te stoppen met het tekenen moet u dubbelklikken.


pag. 24

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Een andere handige optie is het gebruik van een tekstvak. Een voordeel van een tekstvak is dat het op elke willekeurige positie op de pagina gezet kan worden. Men kan het vak verslepen en daarna plaatsen.

 Klik op de knop Tekstvak. Klik ergens op de pagina en sleep een tekstvak. Typ uw eigen naam in het vak.

Tekstvak

Afmeting en Plaats De afmeting en de plaats van bestaande objecten kunnen gewijzigd worden. Dit geldt niet alleen voor getekende figuren, maar voor praktisch alle objecten zoals wijzigen teksten, afbeeldingen, tabellen en grafieken. U kunt een geselecteerd object verplaatsen door het aan de rand te verslepen.

 Selecteer een bestaand ovaal. (Zo nodig teken deze dan eerst.) Versleep het ovaal een stukje; U kunt het geselecteerde object ook vergroten of verkleinen. Om dit te doen moet u een van de zogenaamde formaatgrepen verslepen. Formaatgreep

Plaats de muiswijzer op een van de formaatgrepen en houd de linkermuisknop nu ingedrukt en verander de grootte van het ovaal.


Als u een van de formaatgrepen op de hoeken gebruikt verandert zowel de hoogte als de breedte van het object. Om de verhoudingen in stand te houden moet u tijdens het verslepen van een van de hoekpunten de Shifttoets ingedrukt houden. Tijdens dit vergroten of verkleinen komt het middelpunt van het object ergens anders te liggen. Wilt u dat voorkomen dan moet u de Ctrl-toets ingedrukt houden tijdens het slepen. De verhoudingen blijven nu gehandhaafd en het middelpunt blijft op dezelfde plek liggen.

 Probeer beide mogelijkheden (Shift en Ctrl) uit op het ovaal.  Wis de dia via Bewerken → Alles selecteren. Druk op de Delete toets. Opmaken objecten

 Teken een lijn van willekeurige lengte en dikte. Zorg ervoor dat de lijn geselecteerd is. Kies nu in het menu Opmaak -> Autovorm (of klik met de rechtermuisknop op de lijn en kies Autovorm opmaken uit het snelmenu)


pag. 25

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Kies in de afrollijst achter Kleur voor blauw. (c) Softwijs, November Kies bij Stijl een dikkere lijn. Kies bij Streepjes2011 een stippellijn. Kies bij Pijlen één van de pijlsoorten. Klik op OK. Sluit daarna de presentatie zonder te bewaren.

De instellingen die u zojuist gedaan heeft kunt u ook doen met behulp van de knoppen in de knoppenbalk Tekenen. De knoppen bevinden zich aan de rechterkant in de knoppenbalk.

4.3 Werken met objecten  niveau

U kunt op de getekende objecten een aantal handelingen u toepassen die het tekenen vereenvoudigen. 4.3.1 Uitlijnen Het is mogelijk om meerdere objecten tegelijkertijd te selecteren door het gebruik van de Shifttoets. Hebt u een object te veel geselecteerd hou dan de Shifttoets in gedrukt en klik nog eens op het object. De andere manier van selecteren is een denkbeeldig vak om het object heen te trekken. Welke manier het handigst is hangt sterk van de situatie af. U leert in deze cursus beide methodes gebruiken.


pag. 26

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Open de presentatie OBJECT-1. Klik op de eerste kleine cirkel. Hou nu de Shifttoets ingedrukt en klik op de tweede cirkel. Beide cirkels zijn nu geselecteerd. Selecteer nu de derde cirkel. Om de andere manier te oefenen moet deze selectie eerst opgeheven worden.

 Klik buiten de tekening. Er zijn nu geen objecten meer geselecteerd. Trek nu met de muis een denkbeeldig vak om de drie cirkels. Het beeld ziet er nu uit zoals hiernaast te zien is. Laat de linker muisknop los en alle drie de cirkels zijn geselecteerd.

 Klik nu op de knop Tekenen →`Uitlijnen of verdelen → Onder uitlijnen.


Hierdoor staan de onderkanten van de drie kleine cirkels gelijk.

 Klik knop Tekenen → Uitlijnen of verdelen → Horizontaal verdelen. D ruimte tussen de drie cirkels is nu gelijk verdeeld. Sluit de presentatie zonder te bewaren. Raster

Er is nog een handige methode om objecten uit te lijnen in PowerPoint . Deze methode maakt gebruik van een raster. Als dit raster aan staat worden de objecten als het ware naar het raster toe getrokken. Op deze manier zijn objecten heel gemakkelijk op gelijke afstand te zetten. Vaak staat het raster standaard al aan, dit is niet zichtbaar op het scherm. U gaat eerst controleren of het raster inderdaad aan staat en daarna gaat u met de objecten schuiven


pag. 27

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Open de presentatie OBJECT-1. Kies in het menu Beeld → Raster en hulplijnen. (of in de werkbalk Tekenen op Tekenen → Raster en hulplijnen). Het dialoogscherm Raster en hulplijnen verschijnt. Stel de opties in zoals aangegeven.

Om het effect van het tekenen op een raster goed zichtbaar te maken wordt de afstand tussen de rasterlijnen wat aan de grote kant gezet.

 Probeer nu met behulp van het raster de drie kleine cirkels op gelijke

hoogte en met gelijke onderlinge afstand te 2011 zetten. (c) Softwijs, November

 Probeer de werking van de rasterlijnen uit door te experimenteren met grotere en kleinere afstanden tussen de rasterlijnen. Eindig door de begininstelling terug te zetten. Dit is 5 rasters per cm, ofwel een afstand van 0,2 cm tussen de rasterlijnen. Sluit de presentatie zonder deze te bewaren.

Raster weergeven verbergen

Tip

Het weergeven en verbergen van het raster kan snel met een knop op de werkbalk Standaard. Soms is het lastig om de objecten met de muis op één lijn te krijgen. U kunt ze dan met behulp van het toetsenbord verplaatsen. Als het object geselecteerd is kunt u de pijltjestoetsen gebruiken om het object te verplaatsen. Met deze methode blijft u altijd op een rechte lijn. Als het raster aan staat wordt het object in stappen van 2 mm opgeschoven. Houdt u daarbij de Ctrl-toets ingedrukt, dan zijn de stappen slechts 0,3 mm groot.


pag. 28

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

4.3.2 Kopiëren Objecten die men getekend heeft kunnen ook gekopieerd worden en wel op verschillende manieren.

 Open de presentatie OBJECT-2. Klik op de middelste kleine cirkel. Kies Bewerken → Kopiëren. Kies Bewerken → Plakken. Een kopie van de cirkel wordt er schuin onder gezet. Sleep deze kopie naar een plek onder de derde kleine cirkel. Een andere mogelijkheid is om te kopiëren via het snelmenu.

 Selecteer de eerste kleine cirkel. Zet de muiswijzer op de geselecteerde cirkel en klik rechts. Kies in het snelmenu Kopiëren. Doe nu hetzelfde en kies dan Plakken.

 De derde mogelijkheid is via de Werkbalk. Kopiëren Plakken

Gebruik daarvoor de knoppen Kopiëren en Plakken. Tip

De laatste en zeer snelle methode is via de toetsencombinatie Ctrl + D. De geselecteerde figuur wordt nu snel gekopieerd. U kunt de combinatie net zo vaak gebruiken tot dat u het gewenste aantal kopieën hebt.


4.3.3 Draaien en spiegelen De stand van een getekend object kan gewijzigd worden door te roteren en te spiegelen.

 Selecteer in de presentatie OBJECT-2 de cilinder. Klik op de knop Vrij draaien aan de bovenkant van de selectie (een groen rondje) en sleep deze wat naar rechts en omlaag. De cilinder draait hierdoor.

→

Als u een figuur precies 90 linksom of rechtsom wilt laten draaien, klik dan op de knop Tekenen →Draaien of spiegelen → 900 linksom draaien / 900 rechtsom draaien.


pag. 29

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Deze menukeuze kunt u ook gebruiken om een object te spiegelen.

 Selecteer de gedraaide cilinder. Kies Tekenen → Draaien of spiegelen → Horizontaal spiegelen. Kies nu Tekenen → Draaien of spiegelen → Verticaal spiegelen. Sluit de presentatie zonder deze te bewaren. 4.3.4 Groeperen Soms is het noodzakelijk om van een aantal afzonderlijke objecten één object te maken. Dit heet groeperen. Na het groeperen zijn de onderdelen niet meer afzonderlijk te benaderen. Wanneer u dat wilt moet eerst de groepering weer opgeheven worden.

(c)Bij Softwijs, November 2011 het groeperen is het belangrijk dat de volgorde van de objecten juist is. U moet er opletten dat objecten elkaar bijvoorbeeld niet ongewild overlappen. We gaan nu de volgorde instellen voor een figuur.

 Open presentatie GROEP. Selecteer de grootste (oranje) rechthoek. Kies nu in het menu Tekenen → Volgorde → Naar achteren. (Of klik met de rechter muisknop en gebruik het snelmenu). De rechthoek komt nu onder de tweede te liggen. Zorg ervoor dat het figuur er als volgt uit komt te zien: Het is mogelijk dat u soms een aantal keren Naar voren of Naar achteren moet kiezen. Soms gaat het sneller met de optie Naar achtergrond en Naar voorgrond. Deze opties zorgen ervoor dat het geselecteerde object meteen het hoogste of laagste niveau krijgt.

 Selecteer eerste alle rechthoeken. Kies in het menu Tekenen → Groeperen → Groeperen (of klik rechts en gebruik het snelmenu).


pag. 30

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Verplaats het gehele object een stukje naar beneden en dan weer terug. Merk op dat de objecten nu als één object behandeld worden Hef de groepering nu weer op met Tekenen → Groeperen → Groep opheffen. 4.3.5 Tekst in objecten Er is een eenvoudige manier om tekst in objecten te plaatsen, namelijk door dubbel te klikken in een object. Voorwaarde is wel dat de groepering ongedaan gemaakt is.

 Klik op de middelste rechthoek en tik Objecten. Het kan zijn dat de tekst niet in de rechthoek past, maar dat wordt zo opgelost.

groter / kleiner lettertype tekstkleur

U gaat nu de grootte van de letters kleine maken. In de werkbalk Opmaak vindt u de knoppen Groter lettertype en daarnaast Kleiner lettertype. Deze knoppen zorgen ervoor dat de lettergrootte in stappen wordt aangepast. Met de knop Tekstkleur in de werkbalk Tekenen kunt u de kleur van de tekst veranderen. Klikt u op deze knop dan verschijnt er een palet waarin u de kleur van de tekst kunt veranderen.

 Selecteer de tekst “Objecten”. Klik op de knop Kleiner lettertype. Zorg ervoor dat de tekst binnen de rechthoek past. Verander de tekstkleur. Kies daartoe zelf een kleur. Sluit de presentatie zonder deze te bewaren.

(c) Softwijs, November 2011 4.3.6 Afbeeldingen gebruiken Om uw presentatie te verfraaien kunt u afbeeldingen toevoegen. Bij de installatie van PowerPoint kunt u er voor kiezen op een verzameling illustraties (cliparts) te installeren. Om ruimte op de harde schijf te besparen wordt dat vaak nagelaten. In dat geval krijgt u het verzoek om de CDROM te plaatsen. Maar u kunt ook ingescande afbeeldingen toevoegen of digitale foto’s. Kortom keus genoeg.

 Begin met een nieuwe lege presentatie en neem voor de dia-indeling een lege dia. Kies Invoegen → Afbeelding → Illustratie. Met het taakvenster Illustraties kan een afbeelding gezocht worden.

 Typ in het tekstvak Zoeken naar: toverstaf. Laat de rest van de opties ongewijzigd en klik op Zoeken. Hopelijk zijn op uw systeem de standaard illustraties geïnstalleerd. Zoniet, dan kunt u de oefeningen in deze paragraaf niet verder uitvoeren. Ga in dat geval verder met de volgende paragraaf.


pag. 31

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Loop de zoekresultaten langs en kijk of u nevenstaande afbeelding kunt vinden. Wanneer de afbeelding bij de zoekresultaten staat, klik er dan op. De afbeelding wordt op de dia geplaatst. De ingevoegde afbeelding kan verplaatst, vergroot en verkleind worden. Maak de dia leeg door alles te verwijderen. Wanneer u ingescande afbeeldingen of digitale foto’s wilt invoegen, dan moet u kiezen staan deze meestal ergens op een schijf moet u deze als bestand toevoegen.

 Kies het menu Invoegen -→ Afbeelding → Uit bestand. Blader naar de map met uw cursusbestanden en voeg DUIN.JPG toe. Sluit de presentatie zonder deze te bewaren.



pag. 32

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

5. Presentatie organiseren Om een goede presentatie te maken komen nog andere zaken kijken die we in de vorige hoofdstukken nog niet behandeld hebben. Denk aan kop- en voetteksten, nummers op dia’s, notities en hand-outs. 5.1 Pagina-instellingen  Niveau

Net zoals bij de andere Office toepassingen kunt u ook in PowerPoint een aantal opties meegeven aan de pagina. Voorbeelden daarvan zijn: de kop- en voetteksten.

 Open de presentatie TRAIN. Kies nu Bestand -> Pagina-instelling. Het dialoogvenster Pagina-instelling verschijnt:

(c) Softwijs, November 2011  Kies bij Diaformaat aanpassen aan: voor de optie A4 (210x297mm). Met deze optie kiest u de verhoudingen voor de hoogte en breedte. Welke verhoudingen u kiest hangt af van uw uiteindelijke presentatiemiddel: PC, overheadsheets of beamer. De hoogte en breedte zijn ook handmatig aan te passen als u een afwijkend papierformaat gebruikt. Het is handig om de dia’s in een presentatie te laten nummeren. Dit gebeurt automatisch. Wilt u de nummering niet bij 1 laten beginnen, dan kunt het gewenste nummer opgeven bij Dia’s nummeren vanaf: Wilt u de nummering daadwerkelijk zien, dan moet u deze aanzetten via de kop- en voetteksten.


pag. 33

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Opmerking

Het is standaard niet mogelijk om automatisch het nummer van de laatste dia te laten bepalen om bijvoorbeeld in de voettekst iets te laten opnemen als dia 1 van #. Wilt u iets dergelijks, dan zult u handmatig het nummer van de laatste dia moeten intypen.

5.2 Kop- en voetteksten De kop- en voetteksten vormen een belangrijk onderdeel van de presentatie. Ze kunnen geplaatst worden op zowel de dia’s als het afgedrukte materiaal (hand-outs, notities en overzichten). Meestal wordt in de kop- en voetteksten opgenomen:

 Nummer (dianummer voor dia’s, paginanummer voor afgedrukt materiaal)

 Datum (en tijd)  Specifieke tekst (naam bedrijf, logo bedrijf, naam gebeurtenis waarvoor de presentatie bedoeld is, naam auteur, …) plaats en de opmaak van de kop- en voetteksten wordt bepaald in het Diamodel. (c)De Softwijs, November 2011 Om de tekst zelf in te voeren hoeft u geen gebruik te maken van het diamodel.

 Ga in deze oefening verder met de presentatie TRAIN. Selecteer de tweede dia. Kies in het menu Beeld -> Koptekst en voettekst.


pag. 34

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Het dialoogvenster heeft twee tabbladen: een voor dia’s en een voor notities en hand-outs. Eerst worden de opties voor dia’s besproken.

 Zet een vinkje in het vakje bij Datum en Tijd. Kies voor Automatisch bijwerken. Deze laatste optie zorgt ervoor dat op de dia’s altijd de datum (en tijd) wordt weergegeven waarop de presentatie wordt geopend. Door op de keuzepijl naast de datum te klikken krijgt u een aantal keuzes voor de wijze waarop datum (en tijd) wordt weergegeven.

 Plaats ook een vinkje bij Dianummer. Dianummers beginnen standaard bij de eerste dia van de presentatie. Plaats ook een vinkje bij Voettekst. Typ onder Voettekst uw eigen naam.

 Klik op Overal toepassen. De kop- en voetteksten komen nu op elke dia terecht.

(c) Softwijs, November 2011 Tip

Wilt u dat de voettekst alleen op de huidige dia terechtkomt, dan kiest u voor Toepassen in plaats van Overal toepassen.

Tip

Door aanvinken van de optie Niet weergeven op titeldia worden pas vanaf dia 2 de voetteksten weergegeven. In het dialoogvenster Koptekst en voettekst staat aan de rechterkant onder Voorbeeld een kleine weergave van de dia. De zwart gevulde vakjes geven de plekken aan waar op de dia de voetteksten worden weergegeven. Dia’’s hebben maar één gebied voor tekst. Dit gebied bevindt zich meestal in de voettekst. Waar dit gebied zich precies bevindt op de dia wordt bepaald door de toegepaste ontwerpsjabloon.

 Bekijk het Diamodel met Beeld -> Model -> Diamodel.


pag. 35

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Onderin dit model staan drie voettekstgebieden. Elke voettekst bevindt zich in wat heet een tijdelijke aanduiding. Dit is het gestippelde vak dat de grenzen ervan markeert. Door deze gebieden te selecteren kunt u ze verplaatsen en de opmaak ervan veranderen.

 Wijzig de drie tekstvakken als volgt: Lettertype: Bookman Old Style, grootte: 18 Maak de code voor Datum/tijd: Vet Geef de voettekst een blauwe omlijning. Verplaats de tekstvakken zonodig een stukje omhoog om ze niet over de rand van de achtergrond te laten vallen. Bekijk het resultaat in de Diaweergave. Sluit de presentatie niet af, maar gebruik deze voor de volgende oefening.

5.3 Notities en Hand-outs  Niveau

Als u een presentatie voorbereidt of moet geven, is het handig om de dia’s in verkleinde vorm bij de hand te hebben en deze van aantekeningen te voorzien. PowerPoint biedt hiervoor ondersteuning door de mogelijkheid om notities aan een dia toe te voegen. Op de notitiepagina’s staan zowel de dia als de hierbij gemaakte notities en deze vormen zo een handig hulpmiddel voor de spreker.


Hand-outs zijn pagina’s waarop één of meerdere dia’s verkleind staan afgebeeld en die aan het publiek worden uitgedeeld. Behalve dat men dan over een afgedrukte kopie van de presentatie beschikt geeft dit ook de mogelijkheid om hierop tijdens de presentatie aantekeningen bij de dia te maken. Het verstrekken van hand-outs wordt meestal zeer gewaardeerd. De pagina’s met notities en hand-outs kunnen andere kopteksten en voetteksten krijgen dan de dia’s.

 Open zo nodig de presentatie TRAIN. Selecteer de eerste dia. Kies in het menu Beeld -> Koptekst en voettekst. Selecteer het tweede tabblad Notities en hand-outs. Dit dialoogscherm geeft grotendeels dezelfde mogelijkheden als bij Dia, maar heeft als extra een tekstvak voor Koptekst. Vul het scherm in zoals in de afbeelding hierna is aangegeven (of kies voor eigen teksten). Eindig met klikken op Overal toepassen.


pag. 36

P O W E R P O I N T

Notities

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Selecteer de eerste dia. Kies in menu Beeld -> Notitiepagina. Er verschijnt een tekstkader in het scherm, terwijl de dia verkleind bovenin zichtbaar is. In het tweede vak kunt u de aantekeningen tikken die bij deze dia horen. De aantekeningen verschijnen niet op de dia tijdens de presentatie.

(c) Softwijs, November 2011  Klik in het tekstkader en tik de onderstaande tekst in.

Door de hele notitiepagina te bekijken ziet u waarschijnlijk ook dat de koptekst en voettekst teveel tegen de randen van het papier staan. Veel printers hebben er moeite mee om dit af te drukken. Het is verstandig om deze onderdelen wat verder van de papierrand te plaatsen. Dit kan door wijzigingen in het model van de notitiepagina aan te brengen.

 Kies Beeld → Model → Notitiemodel. Bovenaan zijn de kaders voor het koptekstgebied en het Datumgebied te zien.


pag. 37

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Selecteer een gebied, maak deze kleiner en verplaats deze verder van de papierrand af.

 Ga op dezelfde manier te werk voor het voettekstgebied en het nummergebied aan de onderkant van de pagina. Sluit daarna het notitiemodel. Tip

Om voldoende ruimte te maken voor de kopteksten en voetteksten kunnen ook de kaders voor het diagebied en notitiegebied verkleind worden.


Ook voor de opmaak van hand-outs is een speciaal opmaakmodel beschikbaar. Er zijn indelingen voor één dia of meerdere dia’s (2, 3, 4, 6, 9) per pagina.

 Pas via Beeld → Model → Hand-outmodel. De plaats en afmeting van de kopteksten en voetteksten aan, zodat ook deze wat verder van de paginaranden af komen te staan.

5.4 Afdrukken  Niveau

Meestal wilt u de presentatie, of delen daarvan, ook op papier bekijken of gebruiken. U kunt een afzonderlijke dia afdrukken, maar ook de hele presentatie.

 Open de presentatie TRAIN. Kies nu Bestand -→ Afdrukken. Opmerking

In de werkbalk is de knop Afdrukken aanwezig. Als u deze knop gebruikt wordt het printen onmiddellijk begonnen. Alleen via het menu Bestand krijgt u de mogelijkheid om de onderstaande instellingen te verrichten. Werk dus altijd via het menu Bestand.


pag. 38

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

(c)In het Softwijs, November dialoogvenster “Afdrukken” ziet u boven in2011 de naam van de printer staan.

Naam/type moet overeen komen met die van de printer waarop u wilt gaan afdrukken. U kunt een andere printer kiezen door op de pijl achter de keuzelijst Naam te klikken. U kunt alleen uit geïnstalleerde printers kiezen. Bij Afdrukken kunt u kiezen of u dia’s, notities, hand-outs of het overzicht wilt afdrukken. Met het Afdrukbereik kunt u opgeven welke dia’s u wilt afdrukken. De volgende mogelijkheden heeft u:

 Alle Dia’s: De hele presentatie wordt afgedrukt.  Huidige dia: Alleen de die waarin u de cursor heeft staan wordt afgedrukt.

 Dia’s: U kunt zelf een reeks dia’s opgeven die afgedrukt moeten worden. Het afbreekstreepje en de komma worden gebruikt om afzonderlijke reeksen op te geven. Enkele voorbeelden van een reeks zijn: Notatie

Reeks

-7

Alle dia’s tot en met nummer 7


pag. 39

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

2,6,9

De dia’s met de nummers 2, 6 en 9

3,5-9

De dia met nummer 3 en de dia’s 5 t/m 9

4-7,12,15

De dia’s 5 t/m 7 en de dia’s 12 en 15

De volgende opdrachten kunt u alleen uitvoeren wanneer u de beschikking over een printer heeft.

 Druk de eerste twee dia’s af.  Druk de notitiepagina voor de eerste dia af. (Selecteer bij Afdrukken: Notitiepagina’s)

 Druk een hand-out voor de eerste drie dia’s af. Kies hierbij voor drie dia’s per pagina. (Selecteer bij Afdrukken: Hand-outs)



pag. 40

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

6. De Diavoorstelling Een met PowerPoint gemaakt presentatie wordt meestal via een beamer op een scherm geprojecteerd. Het is natuurlijk ook mogelijk om deze op een monitor te tonen.

6.1 Mogelijkheden tijdens de voorstelling  niveau

De meest eenvoudige presentatie bestaat uit het simpelweg achter elkaar tonen van de dia’s in de presentatie. Elke dia verschijnt pas als u er opdracht toe geeft. Deze manier van presenteren is te vergelijken met het tonen van een serie “normale” serie dia’s. Als de presentatie gestart wordt, begint deze bij de dia die op dat moment op het scherm te zien is. U moet er dus voor zorgen dat altijd de eerste dia van de presentatie op het scherm staat.

 Open de presentatie TRAIN. Diavoorstelling

Zorg ervoor dat de eerste dia op het scherm staat. Klik op de Diavoorstelling onderin het scherm. De eerste dia van de presentatie wordt volledig in beeld gebracht. Tijdens de presentatie heeft u een aantal mogelijkheden om de presentatie te regelen:

(c)ActieSoftwijs, November 2011 Resultaat Muisklik, spatie, ↓, →, of PgDn Backspace, ↑, ←, PgUp Nummer typen gevolgd door Enter Home of beide muisknoppen 2 seconden indrukken Z W A Esc Rechtermuisknop

Naar de volgende dia Naar de vorige dia Naar de dia met het opgegeven nummer Naar de eerste dia Zwart scherm (aan/uit) Wit scherm (aan/uit) Aanwijzer linksonder in scherm (aan/uit) Presentatie beëindigen Snelmenu met aantal mogelijkheden

 Start de presentatie en probeer elk van de mogelijkheden uit de tabel. 6.2 Tekenen tijdens de presentatie Het is mogelijk dat u tijdens uw presentatie de aandacht op een bepaald onderwerp wilt vestigen. Om dit te doen kunt u tijdens de voorstelling met de muis lijnen tekenen over de dia’s

 Zorg dat de presentatie TRAIN geopend is. Start de Diavoorstelling.


pag. 41

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Druk op Ctrl +P of klik met de rechtermuisknop en kies Pen uit het snelmenu.

 Behalve met de rechtermuisknop kunt u ook klikken op het figuurtje dat links onder in het scherm verschijnt als u tijdens de voorstelling de muis beweegt. De muiswijzer is nu een pen geworden waarmee u kunt tekenen. Trek een lijn onder één van de woorden op het scherm. Tip

Als je met de pen een rechte lijn wilt tekenen, houd dan de Shifttoets ingedrukt.

 Haal de getekende lijn weg door op E te drukken Alles wat u tijdens de presentatie op de dia zet kunt u zo weer weghalen.

 Oefen op de volgende dia’s nog een keer met het tekenen van lijnen. Schakel de penfunctie uit door Ctrl+A te gebruiken of Pijl te kiezen in het snelmenu. Sluit daarna de presentatie zonder deze te bewaren.

(c)6.3Softwijs, November 2011 Dia’s verbergen Vaak wordt een presentatie meerdere keren gebruikt. Soms wilt u wel aan aantal dia’s uit de presentatie laten zien, maar niet de gehele presentatie herschikken. Wat u dan kunt doen is bepaalde dia’s verbergen. De presentatie blijft in takt, maar bepaalde dia’s worden niet getoond.

 Open de presentatie SPEELGOED. Dia verbergen

Kies Diasorteerweergave en selecteer de 4e dia. Klik op de knop Dia verbergen die u kunt vinden in de werkbalk. (Rechter muisknop en dan kiezen uit het snelmenu kan ook) Door het dianummer is een streep gezet:

 Start de voorstelling vanaf de eerste dia en u zult merken, dat de 4e dia niet getoond wordt. De dia kan weer in de voorstelling opgenomen worden door in de Diasorteerweergave de dia te selecteren. Klik nu weer op de knop Dia verbergen, de dia wordt weer getoond.

6.4 Overgangseffecten en tijdinstellingen  niveau

U kunt een diavoorstelling levendiger maken door verschillende effecten aan te brengen. De overgang tussen twee dia’s kan bijvoorbeeld vloeiender gemaakt worden. U kunt voor elke dia een overgangseffect en een tijdinstelling kiezen.


pag. 42

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Opmerking

Het automatisch afspelen met specifieke tijdsintervallen is alleen handig als u van tevoren weet hoeveel seconden elke dia in beeld moet komen. Een voorbeeld is een diavoorstelling die continu op een computer afgespeeld wordt zonder dat er een spreker bij aanwezig is.

 Open zonodig de presentatie SPEELGOED. Schakel over naar de Diasorteerweergave. Selecteer de eerste dia. Kies het menu Diavoorstelling -→ Diaovergang. Aan de rechterkant verschijnt het taakvenster Diaovergang.


Wanneer in de keuzelijst op een overgangseffect geklikt wordt, dan wordt dit effect meteen op de geselecteerde dia getoond. Dit tonen van het effect kan ook door klikken op de knop Afspelen.

 Klik achtereenvolgens op een aantal overgangseffecten en bekijk op de dia hoe dit effect eruit ziet. Selecteer uiteindelijk een effect dat u leuk lijkt. Bij Snelheid zijn de keuzemogelijkheden: Langzaam, Gemiddeld en Snel. Stel de snelheid van de overgang in op Gemiddeld. Stel de overgang naar een volgende dia in op Bij muisklik.

 Selecteer de 2e t/m 4e dia. Kies een ander effect met snelheid gemiddeld. Stel weer een ander effect in voor de 5e t/m 8e dia.


pag. 43

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Tip

Door klikken op de knop Toepassen op alle dia’s, wordt de geselecteerde instelling op alle dia’s toegepast. Het is ook mogelijk om een dia tijdens de presentatie gedurende een vooraf opgegeven tijd op het scherm te laten verschijnen waarna de volgende dia verschijnt. In het voorbeeld hiernaast wordt de dia gedurende 5 sec. op het scherm getoond. Tevens is er nog de mogelijkheid om de volgende dia eerder, via een muisklik, te laten verschijnen. Wanneer bij een dia een overgang is ingesteld verschijnt in de diasorteerweergave links onder de dia het symbool dat hier rechts is afgebeeld. Is ook een tijdsinterval opgegeven, dan wordt deze ook vermeld. Bij het gebruik van de tijdsinstellingen is het van belang dat u in de gaten houdt hoe lang een bepaalde dia in beeld moet blijven. Dit is voornamelijk afhankelijk van de hoeveelheid tekst die op dia staat. Het publiek moet immers de kans krijgen om de tekst te lezen. U kunt de tijdsinstelling zelf bepalen door de diavoorstelling een keer af te spelen en zelf aan te geven wanneer de volgende dia in beeld moet komen. De tijdsduur per dia wordt door PowerPoint onthouden en kan dan later precies worden nagespeeld bij een echte presentatie. In de werkbalk Diasorteerder zit een knop om deze try-out te starten.

(c) Softwijs, November 2011  Klik op de knop Try-out voor Try-out voor tijdsinstellingen

tijdsinstellingen. De werkbalk try-out verschijnt. Klik op de Volgende wanneer de volgende dia in beeld moet komen. Klik op Herhalen wanneer u vindt dat een dia herhaald moet worden, zodat u opnieuw de tijdsduur kunt bepalen. u ziet twee tijdsindicaties in de werkbalk try-out. De linker geeft de tijd voor de huidige dia en de rechter geeft de totale tijd. Na de laatste dia verschijnt een dialoogvenster waarmee u de nieuwe tijdsinstellingen vast kunt leggen. Leg de tijdsinstellingen vast en bekijk daarna de presentatie.

 Sluit de presentatie zonder deze te bewaren.


pag. 44

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

6.5 Animatie effecten  niveau

Animatieschema

Met animatie-effecten kunt u beweging toevoegen aan tekst, afbeeldingen en tekenobjecten. Animatie-effecten verlevendigen de presentatie, maar u kunt hiermee ook de aandacht van het publiek op belangrijke zaken vestigen. Zorg er wel voor dat het geen kermis wordt met een overvloed aan verrassingseffecten. In deze basiscursus wordt de eenvoudigste manier uitgelegd om animaties toe te voegen door gebruik te maken van zogenaamde animatieschema’s. Een animatieschema is een vooraf gedefinieerde reeks van effecten. PowerPoint wordt geleverd met een groot aantal animatieschema’s welke op dia’s kunnen worden toegepast. Het zelf maken van een animatieschema komt in deze cursus niet aan bod. Om animatie-effecten aan te brengen moet u werken vanuit de diasorteerweergave of de normale weergave (tabblad dia’s).

 Open de presentatie SPEELGOED. Kies de normale weergave en daarbij het tabblad dia’s. Selecteer de tweede dia. Kies Diavoorstelling → Animatieschema’s. Het taakvenster Diaontwerp – Animatieschema’s verschijnt dan. Selecteer onder Subtiel de keuze “Weergeven en lichter kleuren”.

(c) Softwijs, November 2011 Selecteer nu de dia’s 3 t/m 8.

Selecteer het schema “Een voor een laten invloeien”.

 Selecteer nu de eerste dia en start de diavoorstelling. De titeldia heeft geen effect. Klik met de muis om dia 2 te laten verschijnen. Alleen de titel van de dia verschijnt. Klik opnieuw om het eerste agendapunt te laten verschijnen. Klik opnieuw, het tweede agendapunt verschijnt en het eerste agendapunten wordt lichter gekleurd. Bekijk de rest van de presentatie. Het wissen van alle effecten gaat eenvoudig.

 Selecteer een willekeurige dia. Selecteer in het taakvenster de keuze”Geen animatie”. Klik onderaan in het taakvenster op de knop Toepassen op alle dia’s. Aangepaste animatie

De standaard animatieschema’s zijn erg handig om snel bepaalde effecten aan te brengen. Hierin kunt u dan weer wijzigingen aanbrengen in de onderdelen van het schema die u wat minder bevallen. Hiervoor gebruikt u het taakvenster Aangepaste animatie.

 Selecteer de tweede dia en breng hierop het animatieschema “Laten invloeien en lichter kleuren” aan.


pag. 45

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Roep het taakvenster Aangepaste animatie” op via de menukeuze Diavoorstelling → Aangepaste animatie of via de keuzepijl bovenaan in het taakvenster.

In het taakvenster kunt u het volgende zien: 1: Lijst met effecten, opgesplitst in de onderdelen van de dia. 2: Het getal voor het effect geeft de afspeelvolgorde aan.

muispictogram betekent dat dit effect wordt2011 gestart met een muisklik. (c)3: Een Softwijs, November 4: Stersymbolen geven het type effect aan. Een groene ster staat voor starteffect.

 Selecteer het eerste effect (met volgnummer 0). Klik op de knop Wijzigen. Kies Ingang → Binnenvliegen. Verander daarna de richting en snelheid.

 Experimenteer hiermee door ook de andere dia’s een animatieschema te geven die u desgewenst aanpast. Sluit de presentatie. U kunt deze desgewenst onder een andere naam bewaren.


pag. 46

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

7. Tabellen en Grafieken Om bepaalde gegevens overzichtelijk te laten zien, kunt u ze opnemen in een tabel. Of de gegevens in een grafiek afbeelden. Met een grafiek kunt u het publiek soms beter laten zien waar het om gaat. Er zijn veel soorten grafieken. Belangrijk is dat u goed nadenkt over wat u wilt laten zien.

 niveau

7.1 Een tabel maken  Begin met een nieuwe lege presentatie. Kies de normale weergave en daarbij het tabblad dia’s. Klik met de rechter muisknop op de eerste dia en kies uit het snelmenu voor Dia-indeling en wijs aan deze dia het model Tabel toe.

 In het model van de dia is ruimte voor een titel en een tabel. Dubbelklik op het vak dat de positie voor de tabel aangeeft. Er verschijnt nu een dialoogvenster waarin u het aantal kolommen en rijen kunt opgeven waaruit de tabel moet bestaan. Maak een tabel met 4 rijen en 3 kolommen.


Om van de ene cel naar de andere te komen zijn er drie manieren:

 Met behulp van de muis. Klik in cel.  Met behulp van de TAB-toets. Deze toets werkt nu niet op de tabinstelling. U springt er mee van cel naar cel. Met de Tab-toets springt u altijd één cel naar rechts. Gebruikt u Shift-tab, dan gaat u één cel terug.

 Met de Pijltjestoetsen. De tekst in de tabel kan met op de bekende manier geselecteerd, verwijderd, opgemaakt en uitgelijnd worden. Ook kan de kolombreedte en rijhoogte


pag. 47

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

eenvoudig veranderd worden door de muis op de rand te plaatsen zodat deze in een dubbele pijl verandert. Daarna kan de rand versleept worden. Om tekst die te groot is voor een cel in die cel te laten passen is het vaak voldoende om het lettertype te verkleinen.

 Vul de gegevens in zoals in het voorbeeld hiernaast is aangegeven. Maak de kolomkoppen Vet en centreer de gegevens in de laatste twee kolommen. De opmaak van de tabel kan het handigste gewijzigd worden via de knoppen op de werkbalk Tabellen en randen.

U kunt de vorm van de tabel geheel naar eigen inzicht aanpassen door het verwijderen en toevoegen van rijen, kolommen en cellen. Voor aanpassingen aan de tabel, bijvoorbeeld het toevoegen van rijen en/of kolommen, kunt u het beste gebruik maken van de knop Tabel op de werkbalk.

 Klik in een van de cellen (c) Softwijs, in de onderste rij.November 2011

Klik op de knop Tabel en kies dan uit het menu voor Rijen onder invoegen. Typ in de nieuwe rij van links naar rechts in: SMS 0,10 0,05 Wijzig de opmaak van de tabel zodat deze goed op de dia past.

7.2 Microsoft Word tabel invoegen  niveau

De hiervoor beschreven manier om een tabel te maken is goed te gebruiken als u een eenvoudige tabel wilt maken. Als u wilt beschikken over meer opmaakmogelijkheden kunt u een Wordtabel invoegen.

 Voeg een nieuwe dia toe en pas hierop de indeling “Alleen titel” toe. Kies in het menu Invoegen → Object.


pag. 48

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Het dialoogvenster Object Invoegen verschijnt:

Selecteer Nieuw en als objecttype Microsoft Worddocument en klik vervolgens op OK. Opmerking

Als u een Microsoft Word document binnen PowerPoint bewerkt, wordt er een Wordmenu en Wordknoppen weergegeven, die zijn geïntegreerd in de Microsoft PowerPoint-menu's

 Kies Tabel → Invoegen→ Tabel. (c) Softwijs, 2011 Kies 3 kolommenNovember en 4 rijen.

Typ dezelfde gegevens in als de eerder gemaakte tabel voor Kosten Telefonie. Maak de tekst in de tabel op met Arial 16pt. Kies nu Tabel -> Tabelgalerie en selecteer als opmaakprofiel Klassieke tabel 2 en klik op Toepassen. Klik buiten de tabel om terug te gaan naar Microsoft PowerPoint. Sluit de presentatie zonder deze te bewaren.


pag. 49

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

7.3 Een grafiek maken  niveau

Als u een grafiek wilt maken zult u eerst de gegevens moeten hebben die u wilt gebruiken om de grafiek van te maken. Deze getallen moet u invoeren in een gegevensblad.

 Begin met een nieuwe lege presentatie. Wijs aan de eerste dia de indeling Titel en grafiek toe.

 In het model voor de dia is ruimte voor een titel en voor een grafiek. Geef de dia als titel: Omzetgegevens verkopers. Dubbelklik op het grafiekgedeelte. Een venster met het Gegevensblad opent. Onder dit venster staat een staafgrafiek. Boven in het scherm is nieuwe knoppenbalk verschenen. Zet de muiswijzer op de grafiek en druk op de Delete toets. U kunt (c) Softwijs, November 2011 zich nu geheel met het gegevensblad bezig houden. Het venster van het gegevensblad kan op de bekende manier vergroot, verkleind en verplaatst worden. De vakjes waar de gegevens in staan worden Cellen genoemd. Het gegevensblad lijkt veel op een Excel werkblad. De manier van invullen is dan ook precies hetzelfde. Het is echter geen Excel. Het programma dat in PowerPoint de grafieken maakt heet Microsoft Graph. rij 1

cel A1

kolom C

Een cel maakt deel uit van een Rij (horizontaal) en een Kolom (verticaal). De kolommen worden aangegeven met een letter, de rijen met een nummer. Een cel heeft door het kolomnummer en het rijnummer samen te nemen een celadres. De cel B2 bevat het getal 38.6.


pag. 50

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Verwijder nu alle voorbeeld gegevens door te klikken op het grijze vlakje linksboven (= alles selecteren) en daarna op Delete te drukken. Tekst wordt automatisch links uitgelijnd en getallen automatisch rechts. Als u een cel wilt selecteren klikt u op de cel. Met de cursortoetsen verplaatst u de cursor tussen de cellen. De kolommen kunnen ook breder of smaller gemaakt worden. Dit gaat op een soortgelijke manier als bij de tabellen. Plaats de muiswijzer op het verticale streepje tussen twee kolommen en sleep naar links of rechts.

 Tik de onderstaande gegevens in de cellen. De muiswijzer heeft nu de vorm van een dik kruis. Terwijl u tikt ziet u de staafgrafiek ontstaan.

 De knop Gegevensblad weergeven in de werkbalk is op dit moment

Gegevensblad weergeven

ingedrukt (grijs), November wat inhoudt dat het gegevensblad zichtbaar is. (c) Softwijs, 2011 Klik op deze knop, het gegevensblad verdwijnt. De grafiek blijft uiteraard wel zichtbaar. Klik buiten het grafiekgedeelte op een wit deel van de dia. U bent nu weer terug in PowerPoint. Als u één keer op de grafiek klikt wordt deze omgeven door handgrepen (witte blokjes). Klikt u dubbel op de grafiek, dan gaat u weer naar Microsoft Graph, zodat u de grafiek verder kunt bewerken.

Grafiektype

Het grafiektype kan eenvoudig gewijzigd worden.

 Klik dubbel op de grafiek en kies in het menu Grafiek -> Grafiektype. Er verschijnt en lijst met grafiektypen.


pag. 51

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Kies 3D-cirkeldiagram. (c) Softwijs, November Bekijk het resultaat en maak er daarna weer2011 een kolomdiagram van. Grafiek aanpassen

U gaat de grafiek nu verder aanpassen.

 Het is mogelijk om in de grafiek zelf ook de waarden af te beelden. Zorg ervoor dat u in de bewerkingsmodus voor de grafiek zit. Kies Grafiek -> Grafiekopties. Kies het tabblad Gegevenslabels. Vink aan: Waarde. Klik op OK.

 Kies nu Grafiek -> Grafiekopties. Kies in het dialoogvenster voor Titels. Typ onder Grafiektitel: Nachtegaal B.V. Typ onder Waardeas (Y): Omzet. Klik op OK.

 Selecteer de titel “Nachtegaal B.V.”. Er staat dan een kader met handgrepen om de titel. Kies Opmaak -> Geselecteerde grafiektitel. Het dialoogvenster Grafiektitel opmaken verschijnt.


pag. 52

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Kies de tab Lettertype, zet de puntgrootte op 16 en kleur rood. Zet de titel nu aan de linkerzijde in de grafiek. U kunt de titel verslepen door het aan de rand te slepen. Sluit de presentatie en bewaar deze desgewenst.

(c) Softwijs, November 2011 Tip

Als u een onderdeel uit de grafiek wilt verwijderen, dan selecteert u het onderdeel en drukt op Delete.

7.4  niveau

Grafiekgegevens uit Excel importeren

Veel gegevens die tijdens een presentatie gebruikt worden, zijn al verwerkt in andere programma's zoals Excel. Deze gegevens hoeven dan niet opnieuw ingevoerd te worden, maar kunnen eenvoudig naar het gegevensblad van de grafiek in PowerPoint gekopieerd worden.

 Begin met een nieuwe lege presentatie. Wijzig de indeling van de dia in Bestand importeren

de indeling Grafiek. Voer als titel in Beurskoersen. Klik dubbel op het grafiekgedeelte. Klik op de knop Bestand importeren of kies het menu Bewerken → Bestand importeren. Kies de map met hulpbestanden voor deze cursus en open het bestand BEURS.XLS (de extensie .xls hoeft niet zichtbaar te zijn).


pag. 53

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Het volgende venster verschijnt. U hoeft alleen Blad1 te importeren. Klik nu op OK. De gegevens staan nu in de datasheet van PowerPoint en ook de grafiek is aangepast. U kunt nu altijd nog het grafiektype wijzigen. De gegevens uit de spreadsheet nu ingelezen.



pag. 54

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

8. Organigrammen Een organigram is een schematische voorstelling van de structuur van een organisatie. Hiermee kun je bijvoorbeeld aangeven wie welke positie binnen een bedrijf heeft. PowerPoint is geschikt voor het maken van niet te grote en niet te ingewikkelde organigrammen. Is een organigram groter en complexer, dan kan beter Microsoft Visio gebruikt worden. 8.1 Een organisatieschema maken  niveau

In een organigram worden de mensen en hun relatieve positie binnen een organisatie weergegeven. In de eerste oefening worden de mogelijkheden en de relaties uitgelegd.

 Begin met een nieuwe lege presentatie. Wijs aan de eerste dia de indeling Organigram toe.

 In het model voor de dia is ruimte voor een titel en voor een organigram.

(c) Softwijs, November 2011 Geef de dia als titel: Relaties in een organigram.

Klik nu dubbel in het gedeelte van de dia waar het organigram moet komen. De galerie voor diagrammen verschijnt.


pag. 55

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Organigram Voor de weergave van hiërarchische relaties. Cyclusdiagram Voor de weergave van een proces met een continue cyclus. Radiaaldiagram Voor de weergave van relaties van een kernelement. Piramidediagram Voor de weergave van constructieve relaties. Venn-diagram Voor de weergave van overlappende gebieden tussen elementen. Doeldiagram Voor de weergave van stappen naar een doel.

 Kies voor het maken van een Organigram. Er wordt nu een standaardorganigram getekend welke maar een paar vormen bevat: een vorm bovenaan voor de hoogst geplaatste en drie vormen voor medewerkers op het niveau daaronder


Het organigram kan verder uitgebouwd worden met de volgende vormen:

 Ondergeschikte Wordt geplaatst onder de leidinggevende van deze persoon.

 Collega Wordt naast iemand anders geplaatst. Collega’s hebben dezelfde leidinggevende.


pag. 56

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Assistent Een staffunctionaris, wordt geplaatst op een lager niveau dan de leidinggevende en op een hoger niveau dan de ondergeschikte.

 Klik in de bovenste vorm en typ hierin: Hoofd Typ in de andere drie vormen van links naar rechts: Ondergeschikte, Collega en nog eens Collega.

Nieuwe vormen kunnen worden toegevoegd via de werkbalk Organigram.

Wanneer een nieuwe vorm toegevoegd moet worden, dan moet eerst de vorm geselecteerd worden waarmee de nieuwe vorm verbonden moet worden. Daarna op de werkbalk klikken op de keuzepijl Vorm invoegen en dan kiezen uit de mogelijke vormen: Ondergeschikte, Collega, Assistent.


 Selecteer de vorm Hoofd door erop te klikken en voeg dan een assistent toe. Typ in de nieuwe vorm de tekst Assistent. Maak het organigram verder af zodat onderstaand schema ontstaat. Sluit de presentatie en bewaar deze desgewenst.

Naarmate meer vormen toegevoegd worden, worden de vormen en de tekst automatisch kleiner zodat ze in het tekengebied van het organigram passen.


pag. 57

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

Een vorm kan eenvoudig verwijderd worden door deze aan te klikken en dan op de Delete toets te drukken. Tip

Wanneer de tekst te groot is voor de vorm, klik dan in de werkbalk Organigram op de knop Tekst aanpassen. De tekst wordt dan passend gemaakt.

8.2 Opmaak en indeling organigram  niveau

Het organisatieschema is nu qua inhoud klaar. De leesbaarheid kan soms bevorderd worden door een andere indeling, andere kleuren en ander lettertype te kiezen.

 Open de presentatie ORGANISATIE. Klik op het organisatieschema om deze te selecteren voor bewerking. Het gearceerde tekengebied met handgrepen wordt zichtbaar. Stel via de werkbalk Opmaak het lettertype in op Bookman Antiqua 10 pt.


Voor de overzichtelijkheid in grote schema’s kan het handig zijn om verschillende kleuren voor verschillende functieniveaus te gebruiken.

 Selecteer het vak van de vorm Assistent. Klik met de rechtermuis en Autovorm opmaken uit het snelmenu. Kies tabblad Kleuren en lijnen en stel de Opvulling in op Lavendel.

 Selecteer de vorm van “P. Raban”. Klik nu in de werkbalk Organigram op de keuzepijl Selecteren en kies Niveau. Hiermee worden alle vormen geselecteerd die op hetzelfde niveau zitten als de huidige. In dit geval worden dus alle directeuren geselecteerd. Stel de opvulling van deze vormen op Rood. Geef ook de hoofdvorm (de algemeen directeur) een rode opvulling. Geef de drie vormen op het laagste niveau een lichtgele opvulling.


pag. 58

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

 Selecteer alle verbindingslijnen m.b.v. de keuzepijl Selecteren op de werkbalk. Roep het snelmenu op, kies Autovorm opmaken, tabblad Kleuren en lijnen. Stel de lijnsoort in op stippen met een dikte van 2pt. Bij een volledig 'horizontale' organigramstructuur worden vooral de verschillende niveaus in de organisatie zichtbaar, in de vorm van duidelijke rijen. Dit is de Standaard indeling. Een nadeel is dat er snel ruimtegebrek kan ontstaan wanneer u van links naar rechts werkt. Daarom kan het soms handig zijn om bepaalde niveaus verticaal te laten vertakken. Deze indelingen heten Links verkeerdom en Rechts verkeerd-om. Tevens kan gebruik hiervan zorgen voor wat variatie in het schema. Om een bepaald niveau een andere indeling te geven, moet de bovenliggende vorm geselecteerd worden. Daarna kan via de keuzepijl Indeling op de werkbalk Organigram de gewenste indeling voor het onderliggende niveau gekozen worden.

(c) Softwijs, 2011  Selecteer de vormNovember van “F.E. van Ophoven”. Klik op de keuzepijl Indeling en kies Rechts verkeerd-om.

Selecteer de vorm van “M Ubbinkma”. Klik op de keuzepijl Indeling en kies Links verkeerd-om. Sluit de presentatie en bewaar deze desgewenst onder een andere naam. Automatische opmaak In plaats van handmatig allerlei veranderingen aan te brengen kan ook gekozen worden voor een snelle automatische opmaak.

 Open de presentatie ORGANISATIE. AutoOpmaak

Selecteer het organigram en klik op de knop AutoOpmaak in de werkbalk Organigram. Het dialoogvenster Galerie voor organigramstijlen verschijnt. Experimenteer hiermee door een diagramstijl uit te kiezen en toe te passen.


pag. 59

P O W E R P O I N T

2 0 0 3 S P E C I AL E

E D I T I E

9. Presentatietips  Niveau

1. Gebruik

voor uw presentatie één achtergrond. Meerdere achtergronden werken storend. Indien uw organisatie of bedrijf een standaardsjabloon voor presentaties heeft, gebruik dan deze.

2. Zorg voor een consistent en eenduidig uiterlijk door de lay-out altijd te

wijzigen via het diamodel en niet door afzonderlijke dia’s te wijzigen. 3. Gebruik niet meer dan één of twee lettertypen voor presentatie. Veel

lettertypen leiden af en geven de presentatie een rommelige indruk. Gebruik voor het leggen van accenten liever opmaakmogelijkheden als lettergrootte, vet en cursief. 4. Zorg voor goede kleurkeuzes die voor een behoorlijk contrast tussen

de achtergrond en de teksten zorgen. Bij een presentatie op een scherm moeten dia’s van achter uit de zaal leesbaar zijn. 5. Gebruik op de dia’s korte zinnen. De uitleg moet u immers geven. Zet

dus niet te veel tekst op de dia’s. Verdeel liever de tekst over meerdere dia’s. 6. De aandacht van het publiek gaat in eerste instantie naar de

gepresenteerde dia uit. Zorg dus dat deze de aandacht trekt. Gebruik eerder grafieken dan tabellen met getallen. Zet afbeeldingen op het scherm wanneer dat zinvol is.


7. Wilt u van uw presentatie overheadsheets maken, maak dan de

achtergrond niet te donker. Let ook goed op het contrast tussen de tekst en de achtergrond. Gebruikt u een geheel nieuwe combinatie probeer deze dan eerst uit. Een projectie via de overhead ziet er vaak heel anders uit dan op het beeldscherm. 8. Als u een fraai overgangseffect hebt gevonden, gebruik dit dan voor

alle dia’s. Maak slechts in bijzondere gevallen een uitzondering. Gebruik als snelheid voor de overgang Gemiddeld of snel. De overgang zelf mag niet teveel tijd en aandacht vergen. 9. Gebruik bij het spreken niet de pen, maar de muiswijzer als aanwijzer. 10. Controleer de tijdsinstellingen terdege voor u de presentatie geeft.

Literatuur

Een goed boek om te leren presenteren is: “Spreken in het openbaar”, Klaas Wiertzema en Patricia Jansen, Pearson Education, ISBN 90-430-0894-X. Hierin wordt ook veel aandacht aan het gebruik van PowerPoint gegeven.


pag. 60

SOFTWIJS. Microsoft Windows en Office serie. Powerpoint (c) Softwijs, November Speciale Editie

Recommend Documents