Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti

EU

LEK

PRO

Evropská unie a evropské projektování pro lektory

CENTRUM CELOŽIVOTNÍHO VZDĚLÁVÁNÍ JEZERKA O.P.S.

Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Studijní text

Komplexní vzdělávací program pro lektory zaměřený na Evropskou unii a zpracování evropských projektů

EU

LEK

PRO


CENTRUM CELOŽIVOTNÍHO VZDĚLÁVÁNÍ JEZERKA O.P.S.

Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti Studijní text byl zpracován v rámci projektu „Komplexní vzdělávací program pro lektory zaměřený na Evropskou unii a zpracování evropských projektů“, který je spolufinancován Evropskou unií.

Autoři: Ing. Ondřej Škach PhDr. Tereza Škachová, PhD. Pardubice 2008, aktualizovaná verze

Tento text neprošel redakční ani jazykovou korekturou.

TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti

EU

LEK

PRO


Obsah Obsah.................................................................................................................. 3 Úvod ................................................................................................................... 5 1. Možnosti nespecializované SW podpory projektů ............................................. 7 1.1. MS Office ............................................................................................... 7 1.1.1. MS Office Outlook ............................................................................ 7 1.1.2. MS Office Excel ................................................................................ 9 1.1.3. MS Office Access ............................................................................ 14 1.2. Alternativy k MS Office .......................................................................... 15 1.2.1. OpenOffice.org a odvozené produkty............................................... 15 2. Specializované SW pro řízení projektů ........................................................... 18 2.1. Vybrané specializované programy .......................................................... 18 2.1.1. Primavera ...................................................................................... 18 2.1.2. Instant Team ................................................................................. 20 2.1.3. Psipenta ........................................................................................ 22 2.1.4. MS Office Project............................................................................ 24 3. Podrobněji o MS Office Project ..................................................................... 25 3.1. Práce s MS Office Project....................................................................... 25 3.2. Edice, kompatibilita, soubory MS Office Project ....................................... 25 3.3. Základní nastavení projektu ................................................................... 27 3.3.1. Kalendáře ...................................................................................... 28 3.4. Úkoly a vazby mezi nimi ........................................................................ 30 3.4.1. Osnova projektu............................................................................. 31 3.4.2. Další možné úkoly .......................................................................... 32 3.4.3. Informace o úkolu .......................................................................... 32 3.4.4. Vazby úkolů ................................................................................... 33 3.5. Zdroje .................................................................................................. 36 3.5.1. Informace o zdroji .......................................................................... 37 3.5.2. Přiřazení zdrojů .............................................................................. 39 3.6. Práce s úkoly a zdroji ............................................................................ 41 3.6.1. Omezení úkolů ............................................................................... 41 3.6.2. Vztah mezi prací, dobou trvání a jednotkami přiřazení ...................... 43 3.6.3. Typy úkolů..................................................................................... 44 3.6.4. Funkce Řízení úsilím ....................................................................... 45 3.6.5. Přesčasová práce ........................................................................... 46 3.6.6. Náklady projektu ............................................................................ 47 3.7. Přetížení zdrojů..................................................................................... 47 3.8. Kritická cesta ........................................................................................ 51 3.9. Zobrazení ............................................................................................. 51 3.10. Sledování průběhu projektu................................................................ 54 3.10.1. Nastavení směrného plánu.............................................................. 55 3.10.2. Zadání dat při shodě plánu se skutečností........................................ 56 3.10.3. Zadání dat při rozdílech plánu od skutečnosti ................................... 57 3.10.4. Přeplánování projektu..................................................................... 59 3.10.5. Souhrnné informace ....................................................................... 59 TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti

EU

LEK

PRO


3.11. Výstupy - sestavy .............................................................................. 62 4. Public relations projektu............................................................................... 64 4.1. Identita a prezentace projektu ............................................................... 64 4.1.1. Identita projektu ............................................................................ 64 4.1.2. Prostředky prezentace projektu ....................................................... 65 4.2. Media relations ..................................................................................... 67 4.2.1. Prostředky pro komunikaci s médii .................................................. 67 4.2.2. Tiskový mluvčí ............................................................................... 72 5. Závěr .......................................................................................................... 75 6. Přehled užitých zkratek ................................................................................ 76 7. Literatura a prameny ................................................................................... 77


EU

LEK

PRO


Úvod Cílem studijního materiálu „Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti“ je seznámit účastníky vzdělávacího programu s možnostmi jednoduchých i složitějších softwarových systémů usnadňujících přípravu i realizaci projektů. Tento text počítá již se základními znalostmi projektové problematiky, která je hojně popsána v odborné literatuře (např. Balada, M., Chovancová, G., Skalický, M. Základní principy zpracování a podávání projektů – modul 3, který uvádí definici projektu, nezbytné náležitosti projektu apod.). Laicky bychom projekt mohli charakterizovat jako soubor aktivit, které vytvářejí něco nového, mají jasně vymezený cíl a jejich realizace stojí určitou sumu peněz. Na základě této charakteristiky projektu je zřejmé, že při jeho realizaci je nejdůležitější sledovat financování, časové rozvrhy aktivit a lidských zdrojů (realizátorů aktivit). Specializované programy jsou výhodné svou systemizací všech úkonů projektového managementu (především snadná kontrola vývoje projektu a optimální podmínky pro reporting). Softwarová podpora umožňuje sledovat problémy v projektu, přiřazovat lidské zdroje k jednotlivým úkolům, optimalizovat časový harmonogram, identifikovat kritickou cestu projektu, dále usnadňuje nezbytný reporting projektů apod. Nevýhody těchto systémů jsou pak spatřovány ve vysokých nákladech na jeho pořízení a možné komplikovanosti v případě změn v projektu (jako argumenty proti využití SW nástrojů projektového managementu bývá projektovými manažery uváděna nedůvěra v SW, nedostupnost a neznalost vhodného SW, vysoká cena SW, nedostatek času pro jeho pravidelnou a detailní aktualizaci, vysoké požadavky na důslednost uživatelů, nedostatek zkušeností se SW apod.). Jelikož je uživatelsky velice rozšířeno prostředí MS Windows a balíček aplikací MS Office, lze předpokládat, že i v oblasti softwarové podpory budou nejvíce využívány programy kompatibilní s operačním systémem MS Windows, kterým je MSO Project, ale i další (např. Instant Team, Řešení Primavera). Tuto domněnku


Strana 5

EU

LEK

PRO


potvrzují výzkumy, ze kterých je zřejmé, že MSO Project je u nás nejpoužívanějším SW pro plánování i řízení projektů – viz Graf č. 1/1 a 1/2. Graf č. 1/1: Jaký SW používáte pro plánování projektů? (převzato z http://www.cacio.cz/data/ sharedfiles/Sborniky/sbor-proj-realizace-vcera.pdf)

Graf č. 1/2: Jaký SW používáte pro řízení projektů? (převzato z http://www.cacio.cz/data/sharedfiles/ Sborniky/sbor-proj-realizace-vcera.pdf)

V závěru textu je též věnována pozornost oblasti public relations, která se zaměřuje především na prostředky efektivní prezentace projektu veřejnosti, jelikož právě účinná publicita a prezentace projektu je nezbytným prvkem projektového managementu.


Strana 6

EU

LEK

PRO


1.

Možnosti nespecializované SW podpory projektů Obtížnost sledování základních proměnných (čas, finance, lidské zdroje) je závislá zejména na rozsahu projektu. S rozsahem a charakterem projektu souvisí tedy nároky na technickou podporu projektu. U projektů menšího rozsahu můžeme sledovat realizaci snadno pomocí dostupných univerzální programů, které sice nemají specializované funkce, ale umožní sledování potřebných proměnných.

1.1.

MS Office Nejčastěji užívanou nespecializovanou SW podporou pro řízení projektů jsou

aplikace, jež jsou součástí balíčků MS Office, jenž může obsahovat textový procesor MSO Word, tabulkový kalkulátor MSO Excel, aplikaci pro tvorbu databází MSO Access a aplikaci pro vytváření prezentací MSO PowerPoint. V následujícím textu je, kromě krátkého popisu vybraných aplikací MS Office, uvedeno také několik typů pro jejich využití při řízení projektů.

1.1.1. MS Office Outlook Aplikace Outlook poskytuje integrované řešení pro správu a organizování emailových zpráv, kalendářů, úkolů, poznámek, kontaktů a dalších informací. Ukázka prostředí je na Obrázku č. 1/1.


Strana 7

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 1/1: Uživatelské prostředí MSO Outlook

E-mailové zprávy je možné seskupovat podle data, velikosti, předmětu, důležitosti a dalších kritérií. Pomocí rychlých příznaků je možné doručené e-maily označovat podle priority nebo časového hlediska a vyhledat v libovolné složce, kde se nacházejí. Pravidla a upozornění organizují e-mailové zprávy podle stanovených preferencí a mohou automaticky upozorňovat například na úkoly, které mají být dokončeny, nebo na schůzky, které zanedlouho začnou. Přílohy e-mailových zpráv je možné ukládat do sdílených pracovních prostor, kde ostatní členové týmu mohou získat přístup k nejnovějším verzím a kam mohou ukládat soubory, seznamy úkolů, odkazy apod. MSO Outlook kromě e-mailových zpráv a organizace kontaktů obsahuje též kalendář a úkoly. Máme k dispozici různé druhy zobrazení kalendáře (viz Obrázek č. 1/2 a 1/3), automatické připomínky naplánovaných akcí apod.


Strana 8

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 1/2: Týdenní zobrazení kalendáře

Obrázek č. 1/3: Měsíční zobrazení kalendáře

V aplikaci MSO Outlook je možné získat přístup ke sdíleným kalendářům týmu. Můžeme zobrazit vlastní pracovní a osobní kalendáře nebo kalendáře jiných uživatelů, kteří nám k tomu udělili oprávnění. Pro sdílení kalendářů v týmu je vyžadováno serverové řešení. Přidělené úkoly můžeme v aplikaci MSO Outlook nejen přehledně zapisovat, ale i sledovat časový harmonogram úkolů na časové ose, blížící se úkoly apod. (viz Obrázek č. 1/4 a 1/5). Obrázek č. 1/4: Harmonogram úkolů na časové ose

Obrázek č. 1/5: Seznam úkolů

1.1.2. MS Office Excel Aplikace Excel umožňuje analyzovat data vložená do tabulek a získat tak pohotový přístup k informacím, které jsou potřebné pro rozhodování.


Strana 9

EU

LEK

PRO


Tabulky aplikace Excel je možné ukládat do sdílených datových úložišť, kde mají ostatní členové týmu přístup k nejnovějším verzím a kam mohou ukládat seznamy úkolů, související soubory, odkazy apod. V dalším textu se zaměříme jen na základní možnosti aplikace, které stačí pro vytvoření jednoduché tabulky. Tabulka s předem definovanými vzorci dobře umožní sledování rozpočtu projektu (celkové čerpání rozpočtu, stav čerpání jednotlivých položek rozpočtu, a to jak v reálných částkách, tak i v procentech…). Vzorce jsou rovnice, které vykonají požadované operace. Mohou odkazovat na buňky ve stejném listu, jiných listech stejného sešitu nebo i na buňky v jiném sešitu. Každý vzorec musí být uveden symbolem = , jinak by aplikace považovala výraz za text. Ve vzorcích se používají buď konkrétní čísla nebo odkaz na buňku, která požadovanou hodnotu obsahuje (viz Tabulka č. 1/1). Vzorec vidíme ve stavovém řádku a výsledek se zobrazí v buňce, ve které je vzorec umístěn – viz Obrázek č. 1/6.


Strana 10

EU

LEK

PRO


Tabulka č. 1/1: Přehled základních matematických operací v MSO Excel Operátor

Význam

Příklad

+

Sčítání

5+3

A1+3

A1+B1

-

Odčítání

5-3

A1-3

A1- B1

/

Dělení

5/3

A1/3

A1/ B1

*

Násobení

5*3

A1*3

A1* B1

()

Závorky určují logické celky a upravují priority

2*(5+ 3)

2*(A1+3)

2*(A1 +B1)

Obrázek č. 1/6: Ukázka vkládání vzorce

Za pomoci vzorců, jež pracují se základními matematickými operacemi, můžeme v MSO Excel vytvořit tabulku, která nám umožní sledovat stav rozpočtu. Přehled nezbytných vzorců MSO Excel pro vytvoření takové tabulky je uveden v Tabulce č. 1/2. Tabulka č. 1/2: Přehled základních vzorců Operace

Vzorec

Poznámka

Součet

=SUMA(C8:C10)

Sečíst hodnoty buněk bezprostředně po sobě následujících (sloupec C, řádek 8 až 10)

Součet

=C4+C7+C8+C12+C16

Sečíst hodnoty zapsané v buňkách C4, C7, C8, C1 a C16

Procenta

=E4/C4*100

Vydělit hodnotu v buňce E4 hodnotou v buňce C4 a vynásobit 100 (také lze použít vzorec =E4/C4 a procenta nastavit menu

Formát – Buňky – záložka číslo – Druh: Procenta, který zajistí automaticky násobení 100) Rozdíl

=C13-D13

Odečíst hodnotu zapsanou v buňce D13 od hodnoty buňky C13


Strana 11

EU

LEK

PRO


S uvedenými vzorci můžeme vytvořit pomocníka sledování rozpočtu, takže snadno odhalíme rozpočtové položky, ve kterých přečerpáváme nebo ve kterých nám naopak peníze zbývají (viz Obrázek č. 1/7). Obrázek č. 1/7: Ukázka tabulky pro sledování rozpočtu

Pro vytvoření jednoduché tabulky je, kromě znalosti uvedených vzorců, nutná základní uživatelská dovednost v MSO Excel. V Tabulce č. 1/3 je uveden krátký přehled základních technik, které jsou nezbytné pro tvorbu rozpočtových tabulek. Tabulka č. 1/3: Přehled základních technik při práci s MSO Excel Požadavek

Postup

Vytvořit odkaz na

Kliknout do buňky, do které se bude kopírovat -> do řádku vzorců napsat = -

buňku

> levou myší kliknout do buňky, ze které se bude kopírovat =mzdy!C4 (odkaz na buňku C4 z listu mzdy) =B2 (odkaz na buňku B2 ze stejného listu)

Kopírovat buňku

Kliknout do buňky, ze které se bude kopírovat -> Ctrl+C -> kliknout do

(pouze hodnoty)

buňky, do které se bude kopírovat -> Ctrl+V -> pravé tlačítko myši -> Vložit


Strana 12

EU

LEK

PRO


jinak… - Hodnoty Kopírovat formát buňky Kopírovat vzorec

Označit levou myší výchozí buňku, jejíž formát bude kopírován -> kliknout na ikonu

Kopírovat formát -> kliknout do cílové buňky

Do buňky v bezprostřední vzdálenosti: Označit buňku, ze které bude vzorec kopírován -> chytit za pravý spodní roh a táhnout (Odkaz na řádek se zvýší o tolik, o kolik je cílová buňka níže než buňka zdrojová. Odkaz na sloupec se zvýší o tolik, o kolik je cílová buňka více vpravo než buňka zdrojová.). Do vzdálenější buňky: Označit buňku, ze které bude vzorec kopírován -> v řádku vzorců označit vzorec -> Ctrl+C -> kliknout do buňky, do které bude vzorec kopírován -> Ctrl+V (odkazy se změní jako v prvním případě). Pokud nechceme kopírováním měnit odkazy, musí být původní vzorec „přišpendlen“ na svém místě pomocí znaku $ (příklad =$A$1+B2).

Nastavit formát

Označit levou myší buňku, ve které se bude upravovat formát čísla -> menu

čísel

Formát - Buňky - záložka číslo - Druh: číslo -> nastavení počtu desetinných míst a oddělování číslic po 1000

Nastavit formát

Výšku řádku můžeme upravit tažením za spodní čáru v prostoru identifikace

tabulky

řádku nebo zadáním pomocí menu Formát - Řádek – Výška… - okně Výška

řádku nastavit výšku v počtech topografických bodů Přesunout a

Poklepat na záložku listu pravým tlačítkem myši -> Přesunout nebo

kopírovat listy

zkopírovat -> vybrat v zobrazeném okně místo, kam má být list přesunut (případně zaškrtnout možnost vytvořit kopii)

Přidat, odebrat,

Vložit řádek nebo sloupec můžeme označením řádku nebo sloupce, před

skrýt a zobrazit

který chceme vkládat a v menu Vložit – zvolit Řádek (Sloupec).

řádky a sloupce

Odstranit řádek nebo sloupec můžeme označením řádku (sloupce) nebo pole řádků (sloupců) a v menu Úpravy - Odstranit. Další možností je označit řádek nebo sloupec -> pravé tlačítko myši -> Odstranit. Skrýt řádky nebo sloupce můžeme příkazem z menu Formát - Řádek - Skrýt. Zobrazit řádky nebo sloupce můžeme příkazem z menu Formát - Řádek –

Zobrazit. Ukotvit příčky

Označit buňku podle jejíž hranic (levý a horní okraj) budou příčky ukotveny > menu Okno - Ukotvit příčky

Zaměnit sloupce za

Zkopírovat tabulku do schránky (Ctrl+C) -> přemístit kurzor do cílové oblasti

řádky

-> vložit tabulku (Ctrl+V) -> pravé tlačítko myši -> Vložit jinak -

Transponovat tabulku Rozložení na

Menu Soubor - Vzhled stránky - v záložkách Stránka a Okraje nastavit

stránce

požadavky


Strana 13

EU

LEK

PRO


1.1.3. MS Office Access Další možností, jak si usnadnit práci na projektu, je pomocí databáze. V praxi se můžeme setkat s řešeními založenými na MSO Access, které tvoří kompletní provázaný firemní systém (od poptávek, přes objednávky, skladové hospodářství, řízení zakázek na projektové úrovni, až po účetnictví a výstupní reporty). V tomto textu se omezíme pouze na několik vět o základním principu. V MSO Access je možné pracovat jak na samostatných databázích, tak s databázovými servery. V aplikaci jsou data zadávána do tabulek, které jsou základem pro další práci s daty. Tabulky lze vzájemně propojovat pomocí relací (vztahů). Každá tabulka musí obsahovat primární klíč, což je jednoznačné označení záznamu tabulku. Data jsou tedy oddělená od grafických výstupů a výpočtů. Pro ty nám slouží dotazy, formuláře a sestavy. Formuláře využíváme pro vytváření uživatelských rozhranní, například pro zadávání nových dat do tabulek. Pro tiskové výstupy se využívají sestavy. S využitím dotazů je možné spojovat data z více tabulek, vybírat jen potřebné sloupce a data z nich a doplňovat sloupce pracující se zvolenými daty, případně můžeme měnit obsah a strukturu databáze. Ukázka prostředí MSO Access je na Obrázku č. 1/8. Obrázek č. 1/8: MSO Access - příklad sestavy, formuláře a dotazu


Strana 14

EU

LEK

PRO


1.2.

Alternativy k MS Office Při tvorbě tabulek, textů, prezentací či databází potřebných pro projektovou

činnost se nemusíme spoléhat pouze na MS Office. Na trhu existuje velké množství aplikací, které obsahují velmi podobné funkce. Příkladem je Corel WordPerfect Office nebo OpenOffice.org. MS Office má dominantní postavení na trhu, alternativní produkty se proto snaží maximálně implementovat podporu formáty souborů MS Office (XLS, DOC, PPT) a je potřeba při jejich výběru na toto hledisko brát ohled. Bohužel žádný z nabízených produktů není prozatím schopen zajistit plnou kompatibilitu s MS Office. Pomocí několika základních pravidel se nám může podařit používat dokumenty v obou aplikacích prakticky bez větších problémů. S nástupem MS Office 2007 došlo k otevření formátů MS Office a tak snad postupně odpadnou i problémy s kompatibilitou. Zajímavým produktem je OpenOffice.org, který zaujme nejen množstvím funkcí, snahou maximálně podporovat formáty MS Office, ale i tím, že je zcela zdarma, a to i pro komerční použití. Proto se budeme OpenOffice.org v následující kapitole stručně věnovat.

1.2.1. OpenOffice.org a odvozené produkty OpenOffice.org OpenOffice.org obsahuje textový procesor Writer, který je vhodný nejen pro psaní krátkých dopisů, ale i textů s obrázky, křížovými odkazy, obsahem, rejstříky, seznamy použité literatury, sloupci apod. K dispozici je automatické dokončování slov, automatické formátování a automatická kontrola pravopisu. Pro práci s čísly slouží tabulkový kalkulátor Calc, který má nástroje potřebné při výpočtech, analýzách, souhrnech nebo při prezentaci dat v tabulkách či grafech. Integrovaná nápověda ulehčuje práci se vzorci. S pomocí „Průvodce daty“ je možné zpracovávat externí data, třídit je, filtrovat, vytvářet mezisoučty a statistické analýzy. Calc umožňuje výběr z třinácti kategorií 2D a 3D grafů, obsahující grafy čárové, sloupcové, koláčové, síťové a další. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti

Strana 15

EU

LEK

PRO


Impress je nástroj pro tvorbu multimediálních prezentací a obsahuje nástroje pro zvláštní efekty, animace a obrázky. V Draw pak můžeme vytvářet vše od jednoduchých diagramů až po trojrozměrné obrázky a zvláštní efekty. Práci s databázovými daty umožňuje Base, který vytváří a upravuje tabulky, formuláře, dotazy a sestavy buď z vlastní databáze a nebo přímo z vestavěného HSQL databázového stroje. Od verze 2.0 používá OpenOffice.org jako výchozí formát souborů otevřený standard OASIS OpenDocument. Tento XML formát je nezávislý na dodavateli a aplikaci, tudíž je možné zaručit úplnou kompatibilitu i v jiných aplikacích. Kromě toho nám nabízí export do rozšířeného formátu PDF, již zmíněnou podporu formátů MS Office nebo možnost vytvářet prezentace v multimediálním formátu Shockwave Flash (SWF). Formát souborů OASIS OpenDocument patří k formátům doporučeným Evropskou komisí. Dokumentace je dostupná v elektronické podobě (uživatelský manuál, průvodce instalací, manuál pro přechod z MS Office atd.). Samotnou aplikaci je možné stáhnout zdarma z webových stránek. Ukázka je na Obrázku č. 1/9. Výhodou je také nezávislost na platformě, OpenOffice.org lze tudíž použít v různých operačních systémech (kromě MS Windows také např. Linux, MAC OS). Kladem je také velké množství jazykových mutací včetně češtiny. Obrázek č. 1/9 Ukázka vizuální podoby textového a tabulkového procesoru sady OpenOffice.org


Strana 16

EU

LEK

PRO


Jak již bylo zmíněno, pro zajištění maximální kompatibility s MS Office a OpenOffice.org je potřeba dbát na několik základní pravidel:

využívat při tvorbě dokumentů styly v maximální možné míře,

omezit používání maker, formulářových polí a prvků WordArt a Písmomalby,

myslet na omezenou funkčnost vkládaných OLE objektů (grafy v textovém editoru, tabulky apod.),

používat formátování odstavců,

používat formátování mezer mezi odstavci a obtékání textu místo ručního zalamování a formátování,

nepoužívat velké množství tabulátorů a mezerníků pro mezery, raději definovat vlastní tabulátory,

používat všeobecně rozšířené typy písem,

používat pro uložení dokumentů formáty MS Office 97/2000/XP.

Kromě bezplatné OpenOffice.org existují také její komerční verze, které za určitý poplatek nabízejí rozšíření možností nebo služeb. Příkladem je český balík 602Office od firmy, která vytvořila legendární textový editor T602. 602Office V balíku 602Office je navíc, kromě všech aplikací OpenOffice.org, obsažena licence relačního databázového systému 602SQL, e-mailový program Mozilla Thunderbird, instalační média, tištěná podrobná česká dokumentace a nárok na technickou podporu. Užitečnými doplňky jsou desítky šablon (např. právních smluv nebo pozadí prezentací) a galerie s více než 8000 bitmapovými a vektorovými obrázky. 602 Office je doplněna o podporu VBA maker tabulkového kalkulátoru MSO Excel.


Strana 17

EU

LEK

PRO


2.

Specializované SW pro řízení projektů Spektrum možností softwarové podpory je velké, na trhu existuje nepřeberné množství specializovaných aplikací určených pro řízení projektů různé kvality (např. Borland Tempo TM, Spider project, Fast track schedule, ACE Project, @task, apod.). Text se krátce věnuje vybraným programům s českou lokalizací - Primavera, Instant Team a Psipenta. Podrobný popis je z důvodu dostupnosti a rozšířenosti zaměřen pouze na aplikaci MSO Project, ale základy práce s MSO Project lze použít obecně, jelikož SW podporující řízení projektů pracují na podobných principech. Základním stavebním prvkem je zde úkol, přičemž soubor úkolů představuje strukturu projektu. Důležité úkoly bývají označovány za milníky. K úkolům dále přiřazujeme zdroje a časové plány úkolů. Mezi úkoly můžeme nastavovat vazby (předchůdce – následník), které určují posloupnost úkolů. SW pak může automaticky kontrolovat konflikty v plánu (přetížení zdrojů, úkoly začínající dříve než končí jejich předchůdci apod.), vypočítat časové rezervy projektu a vyznačit kritické cesty, jež je třeba nejvíce sledovat, aby nedošlo ke zpoždění projektu. Specializovaný sw též může sloužit jako úložiště potřebných dokumentů k projektu, pokud nemáme k tomuto účelu zřízeny např. interní webové stránky organizace. Specializovaný sw oceníme zejména pro reporting a monitoring, jelikož umožňuje různé výstupy v podobě variabilních sestav, tabulek, grafů apod.

2.1.

Vybrané specializované programy

2.1.1. Primavera Řešení Primavera, jak zní celý název aplikace, podporuje současnou práci mnoha uživatelů při plánování a řízení velkého počtu rozsáhlých projektů a skládá se ze souboru několika modulů: modul pro správu systému (Primavera Project Management), modul pro správu předloh projektů (Primavera Methodology Management), modul pro analýzu a srovnání projektů z pohledu času a zdrojů (Primavera Portfolio Analyst), web aplikace pro sledování a řízení portfolií projektů


Strana 18

EU

LEK

PRO


včetně spolupráce členů pracovních týmů a řízení dokumentace (myPrimavera), web aplikace pro výkaz práce s prvky spolupráce členů pracovních týmů (Timesheets). Integraci Řešení Primavera s dalšími systémy podporuje Primavera API Integration. Řešení Primavera je dostupné v české verzi. Řešení Primavera nabízí možnosti pro:

efektivní vytváření projektů a sítě činností,

strukturalizaci projektů a činností,

efektivní využití projektových zdrojů,

využití možnosti spolupráce,

řízení rizik a zvládání problémů v realizaci projektů,

řízení práv a přístupů jednotlivých uživatelů systému.

Další aplikace Kromě Řešení Primavera je v nabídce firmy také Primavera Contractor, která slouží pro řízení menších a středních projektů. Jedná se o jednouživatelskou aplikaci, která se vyznačuje přehledným a snadným použitím s jednoduchým ovládáním. Primavera Contractor obsahuje zcela shodné nástroje pro plánování a řízení projektů, reporting a analýzu projektů jako Řešení Primavera. Produkt Primavera Contractor je dostupný také v české verzi. Ukázka prostředí aplikace je na Obrázku č. 2/1. Primavera Expedition je nástrojem pro plánování a řízení projektů s prvky, které jsou typické pro CRM systémy (systémy pro řízení vztahu se zákazníky). Primavera Expedition umožňuje efektivní řízení dodávek a výstupů při realizaci projektů spolu s příslušnou dokumentací a poskytuje prostředky pro efektivní řízení nákladů. Primavera Cost Manager analyzuje trendy a statistické informace o postupu realizace prací na projektech, analyzuje náklady a dosaženou hodnotu.


Strana 19

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 2/1: Primavera Contractor (převzato z http://www.primavera.com/products/contractor.asp)

2.1.2. Instant Team Aplikace

Instant

Team

je

založena

na

ukládání

dat

projektu

na

zabezpečených serverech, které spravuje přímo firma vyvíjející aplikaci a které jsou pravidelně zálohovány. Na počítač uživatele se automaticky stahují potřebná data, která zde zůstávají k dispozici a při jejich změně se stejně automaticky aktualizují. Systém je optimalizován i pro efektivní komunikaci přes pomalé připojení k internetu. Instant Team je nástroj pro všechny členy projektového týmu. Kromě licencí podle počtu uživatelů je Instant Team nabízen i s licencí pro neomezený počet uživatelů. Projekty mohou být organizovány hierarchicky a jejich počet není omezen. Navíc přístupová práva jednotlivých uživatelů se mohou projekt od projektu lišit. V rámci projektových týmů je možno sdílet dokumenty (např. zápisy z kontrol a porad, výstupy projektu apod.). Rozpis práce je reprezentován stromovou strukturou úkolů. K jednotlivým úkolům je možno přiřadit zdroje, odhadnout jejich pracnost a plánované datum


Strana 20

EU

LEK

PRO


započetí a skončení práce na úkolu. Vazby mezi úkoly je možno vyjádřit vztahem předchůdce-následník. Každý uživatel má k dispozici sadu sestav pro náhled na své aktuální a plánované úkoly včetně zobrazení úkolů formou denního, týdenního, měsíčního, čtvrtletního či ročního kalendáře. Vedoucí projektu mají k dispozici nástroje pro sledování stavu projektu, schvalování dokončených úkolů, ruční nebo automatickou aktualizaci plánu projektu a analýzu pokroku projektu v čase. Systém automaticky kontroluje případné konflikty v plánu, jako jsou přetížené zdroje, úkoly začínající dříve než skončí jejich předchůdci apod. Je možno také využít automatické

vytěžování

zdrojů.

V takovém

případě

systém

sám

aktualizuje

předpokládané datum započetí a skončení práce na úkolech podle předpokládaného data ukončení práce na předchůdcích úkolu, odhadované pracnosti úkolu a volné kapacitě uživatele, kterému je úkol přiřazen. Aktuální plán projektu je k dispozici ve formě přehledného Ganttova grafu, který názorně ukazuje plánovaný začátek a konec úkolů, vztahy předchůdcenásledník mezi úkoly a přiřazení zdrojů k úkolům. Obsah všech sestav lze exportovat ve formátu CSV, který je kompatibilní s většinou aplikací, například s aplikací MSO Excel. Ze stejného formátu lze data i importovat. Ukázka prostředí aplikace je na Obrázku č. 2/2. Aplikace Instant Team není pro uživatele svazující, jelikož je zde mnoho funkcí, které můžeme nastavit podle potřeb daného projektu. Jsou to především:

přizpůsobitelné sestavy (včetně filtrování, seskupování, zobrazování časových řad, grafů a srovnávání časových řad),

přizpůsobitelná přístupová práva (včetně vytváření nových rolí, omezení přístupu ke konkrétním polím a sestavám a definice přístupových práv pomocí datových filtrů),

přizpůsobitelná

pole

(včetně

přizpůsobení

výběrových

seznamů,

vypočítávaných polí, agregací, polí s více hodnotami a polí propojujících jednotlivé databáze).


Strana 21

EU

LEK

PRO


přizpůsobitelné

obrazovky

(včetně

vytváření

nových

záložek

a

přeskupování stávajících),

přizpůsobitelné databáze (včetně možnosti vytváření zcela nových typů záznamů a jejich propojování se stávajícími záznamy).

Instant Team je v současnosti dostupný pro systémy Windows a Linux, přičemž funkce, ovládání a vzhled aplikace jsou na obou systémech totožné. Systém včetně plné dokumentace a podpory je k dispozici v češtině. Obrázek č. 2/2: Instant Team – Ganttův diagram (Převzato z http://www.instantteam.com/funkcionalita/sejmute-obrazovky?set_language=cs&cl=cs)

2.1.3. Psipenta Psipenta

Řízení

projektů

je

systém

ke

strukturování,

plánování

a vyhodnocování komplexních projektů se značným množstvím vazeb mezi procesy a zdroji. Aplikace Psipenta Řízení projektů je dostupná v české verzi. Ukázka z aplikace je na Obrázku č. 2/3.


Strana 22

EU

LEK

PRO


Systém Psipenta Řízení projektů umožňuje různé funkce, které usnadňují práci na projektu, např.:

projekty a poznámky lze rozesílat přes internet,

plně grafické založení komplexních projektů, s libovolně hlubokou strukturou,

libovolně definovatelné závislosti mezi jednotlivými procesy,

archivace, kopírování a vkládání projektů a jejich komponent,

možnost propojení mezi síťovými grafy,

modelování a termínování projektů na základě metody síťových grafů,

výpočet časových rezerv a kritické cesty,

správa strukturovaných zdrojů s libovolně hlubokou hierarchií,

aktivní systém poznámek a milníků,

integrované plánování nákladů a rozpočtu,

hlášení o postupu plnění, aktualizace projektu s automatizovanou prognózou,

komfortní založení a správa komplexních filtrů,

grafická vizualizace postupu plnění projektu,

jednouživatelský nebo víceuživatelský systém pro řízení více projektů.

Stejně jako ostatní SW pro řízení projektů, umožňuje Psipenta různé druhy zobrazení:

grafické vyhodnocení projektů v diagramech a tabulkách,

Ganttové zobrazení projektu - skládá se z tabulkové části a Ganttova diagramu s grafickým vyobrazením průběhu projektu ve formě sloupcového diagramu,

zobrazení všech objektů projektu v tabulce,

tabulka a diagram nákladů na projekt,

zobrazení Master-Gantt: přehled všech projektů v jednom Ganttově diagramu,

tabulka s poznámkami,

diagram a tabulky vytížení zdrojů i v rámci více projektů,

uživatelská konfigurace vzhledu oken a tiskových sestav.


Strana 23

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 2/3 Psipenta – Ganttův a síťový diagram (převzato z http://www.isb.cz/download/PSI PENTA_rizeni_projektu.pdf)

2.1.4. MS Office Project MS Office Project je rozšířený nástroj pro komplexní správu projektů. Používá se pro řízení malých, ale i rozsáhlých projektů či skupin projektů. Umožňuje je pružně plánovat, analyzovat z různých hledisek, upozorňovat na problémy, sledovat jejich průběh či vytvářet výstupy použitelné pro všechny účastníky, nezaručí však sám o sobě úspěšné provedení projektu, je pouze nástrojem pro podporu řízení. Podrobněji se MSO Project věnuje kapitola 3.


Strana 24

EU

LEK

PRO


3.

Podrobněji o MS Office Project Cílem kapitoly je přiblížit konkrétní základní možnosti a postupy při tvorbě projektu pomocí aplikace MSO Project. Text je zaměřen na tvorbu vlastního projektu v rámci edice MSO Project Standard a jen okrajově se dotkne problematiky sdílení dat přes serverové řešení. Z kapacitních důvodů není uveden kompletní popis funkcí všech edic, což je náplní specializovaných publikací.

3.1.

Práce s MS Office Project Při vytváření plánu projektu pracujeme z hlediska SW realizace se dvěma

základními komponenty. Jsou to úkoly a zdroje, které musejí být vzájemně provázány a dohromady tvoří celek. Výsledek plánování tvoří tzv. směrný plán, což je důležitý srovnávací pilíř pro sledování průběhu projektu. Postupně projdeme jednotlivé kroky při jeho tvorbě:

zadání základních parametrů projektu,

úprava kalendáře projektu,

zadání úkolů,

zadání vazeb úkolů,

zadání zdrojů,

ladění plánu,

nastavení směrného plánu.

Následuje sledování průběhu projektu, které je spojeno se zadáváním informací o jeho průběhu, a tvorba výstupů pro prezentaci projektu.

3.2.

Edice, kompatibilita, soubory MS Office Project Jako každá aplikace prochází i MSO Project vývojem. Nejnovější verzí je MSO

Project 2007, která je k dispozici v několika česky lokalizovaných edicích:

MSO Project Standard 2007,

MSO Project Professional 2007,

MSO Project Server 2007,


Strana 25

EU

LEK

PRO


MSO Project Web Access.

MSO Project Standard obsahuje všechny potřebné nástroje pro řízení projektu (od tvorby, přes sledování až po reporty). Je určena pro práci jednotlivce či malého týmu, jelikož neobsahuje ani nástroje pro týmovou spolupráci ani přístup k MSO Project Server a možnost automaticky rozesílat úkoly jako e-mailové zprávy. Sdílení informací je založeno na poskytování souboru s projektem spolupracovníkům (sdílení v adresáři na serveru či specializovaných datových úložištích). MSO Project Professional obsahuje kromě všech nástrojů řízení projektu z edice MSO Project Standard také prostředky pro komunikaci se serverem MSO Project Server. Tato edice je určena pro vedoucího projektu, který vytváří projekt. Ve spojení s MSO Project Server a MSO Project Web Access je vhodná pro velké týmy nebo organizace. MSO Project Server je serverová aplikace, kde jsou uloženy všechny informace projektu. Usnadňuje a automatizuje komunikaci a sdílení informací mezi uživateli. Pro svoji činnost potřebuje také databázový server. MSO Project Web Access je webové rozhraní zobrazitelné v prohlížeči pro přístup k MSO Project Server pro jednotlivé členy týmu nebo vedení. Umožňuje zobrazovat, analyzovat a zpracovávat data, zadávat stav plánu, vytvářet návrhy či pracovat se zdroji. Společnost Microsoft nabízí speciální (zlevněné) licence pro školství, státní správu a neziskové organizace. Vybrané edice je možné po omezenou dobu bezplatně vyzkoušet. První verze MS Project byla uvedena na trh v roce 1990 a od jejího vzniku přišlo

na

svět

několik

souborových

formátů,

což

je

problém

z hlediska

kompatibility. Obecně se v novější verzi podaří otevřít soubory verzí starších, ať už přímo nebo přes formát MPX. Opačným postupem ztrácíme všechny nově přidané vlastnosti vyšší verze a navíc musíme soubory ukládat ve formátu vhodném pro starší verze. Základním souborem projektu je soubor s příponou MPP, kde jsou uloženy všechny informace k danému projektu. Dále je možno pracovat se šablonou projektů,


Strana 26

EU

LEK

PRO


která má příponu MPT. Je umožněn export a import dat do jiných formátů i z jiných formátů (např. XLS, DBF, TEXT atd.).

3.3.

Základní nastavení projektu Pracovní prostředí aplikace zapadá do rámce MS Office. Užitečnou pomůckou

při tvorbě projektu je Průvodce projektem, který pomocí hypertextových odkazů postupně provede uživatele všemi fázemi projektu. Vyvolání je možné přes menu

Nástroje – Možnosti – záložka Rozhraní – Zobrazit průvodce projektem. Po otevření nového projektu nejprve zadáme základní parametry projektu. V menu Projekt – Informace o projektu (viz Obrázek č. 3/1):

Nastavíme metodu plánování (od data zahájení nebo ukončení projektu) a příslušné datum zahájení nebo dokončení projektu. Rozhodneme podle toho, zda víme, kdy projekt začne, nebo víme, kdy musí skončit. Každý projekt musí mít pevný začátek nebo konec.

Nastavíme kalendář projektu (Standardní – pracovní dny 9-18h, pauza 13-14h), podle kterého bude práce probíhat.

Datum stavu určuje termín, ke kterému (po uložení směrného plánu) sledujeme rozpracovanost projektu.

Priorita (rozmezí 0-999) definuje pozici projektu vůči ostatním projektům.


Strana 27

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 3/1: Okno Informace o projektu

Další důležitá nastavení se provádějí v menu Nástroje – Možnosti:

Na záložce Zobrazení nastavíme formát data (lze nastavit včetně hodin). Zvolíme také, zda chceme zobrazovat souhrnné úkoly a souhrnný úkol projektu (vytvoří 0 řádek v tabulce úkolů).

Na záložce Kalendář určíme začátek týdne, začátek fiskálního roku a délku pracovního dne (8), týdne (40) a měsíce (20).

Na záložce Plán určíme Zobrazení jednotek přiřazení. Zdroj s 10 pracovníky se bude při volbě V procentech zobrazovat jako Pracovníci

[1000%]. Zvolíme-li Desetinné číslo bude se zobrazovat Pracovníci [10].

Na záložce Výpočty nastavíme časovou rezervu pro kritický úkol (takový úkol, při jehož zpoždění dojde ke zpoždění celého projektu).

3.3.1. Kalendáře Přejdeme k úpravě kalendáře projektu. Kalendáře ovlivňují plánování projektu a nastavují se v menu Nástroje – Změnit pracovní čas (viz Obrázek č. 3/2). Vždy je potřeba ručně definovat svátky (tabulka Výjimky).


Strana 28

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 3/2: Okno Změnit pracovní čas

V MSO Project máme tři druhy kalendářů, které se rozlišují podle toho, s čím jsou svázány. Jsou to:

kalendář projektu,

kalendář zdrojů,

kalendář úkolů.

Každý projekt musí mít definovaný kalendář projektu, který určuje výchozí pracovní a nepracovní čas pro úkoly a zdroje, pokud nemají přiřazeny vlastní kalendář. V kalendáři zdrojů je vhodné upravit odchylky v podobě dovolených nebo pracovních směn. Tímto postupem vytvoříme přesnější plán. Použití kalendářů zdrojů je možné jen pro pracovní zdroje. Také úkolům můžeme přiřazovat kalendáře úkolů. To v případě, že je kalendář úkolu odlišný od kalendáře projektu nebo přiřazeného zdroje. Příkladem může být situace, kdy úkol plní pracovník na stroji, který potřebuje každou první středu v měsíci pravidelnou údržbu. V případě přiřazení zdroje k úkolu může být práce plánována s respektováním nebo ignorováním kalendáře zdroje. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti

Strana 29

EU

LEK

PRO


3.4.

Úkoly a vazby mezi nimi Práci potřebnou ke splnění projektu rozdělíme na jednotlivé úkoly. Ty jsou

základním prvkem každého projektu. Vždy je nutno uvážlivě volit rozsah úkolů. Není vhodné zadávat nenáročné snadno zpracovatelné úkoly, které nezajistí vývoj projektu, protože zbytečně zhoršují přehlednost plánu. Také příliš obsáhlé úkoly nejsou vhodné, protože mohou zastínit dílčí úkoly, které je vhodné sledovat samostatně. Při definici úkolu musíme zadat minimálně jeho název a vytvořit tak prvotní strukturu. Úkoly se zadávají do tabulky úkolů dostupné přes menu Zobrazit - Ganttův

diagram, rozložení Tabulka: Zadávání obdobně jako v MSO Excel. Vložení nového úkolu se provádí v menu Vložit - Nový úkol nebo klávesou Insert, úkol se vloží nad aktuální řádek. Označení úkolu se provádí kliknutím na číslo řádku, pro vícenásobné označení standardně fungují klávesy Shift a Ctrl. Označené úkoly lze dle libosti přetahovat myší na požadované místo. Nově definovaný úkol přebírá úroveň osnovy úkolu nad ním (viz kapitola 3.4.1). Každému úkolu je třeba přiřadit dobu trvání. K dispozici máme minuty (zkratka m), hodiny (h), dny (d), týdny (t), měsíce (měs). Chceme-li zadat dobu 50 dnů, zapisujeme 50d. Máme možnost využívat také uplynulé jednotky (zkratky um, uh, ud, ut, uměs), které vyjadřují stálé trvání procesu 24h denně bez ohledu na pracovní dobu příslušného kalendáře. Příkladem je zrání betonu nebo schnutí barvy. Jednotky lze v projektu libovolně kombinovat, vždy s ohledem na přehlednost. Otazník u doby trvání vyjadřuje hodnotu předpokládanou. Příklad je na Obrázku č. 3/3. Obrázek č. 3/3: Výřez z tabulky pro zadávání úkolů


Strana 30

EU

LEK

PRO


3.4.1. Osnova projektu Osnovu (strukturu) projektu lze efektivně vytvořit pomocí souhrnných úkolů. Ty se sestávají z dílčích úkolů a vytvářejí jejich sumarizaci. Oba typy se vytvářejí z obyčejného úkolu. Parametry souhrnných úkolů, jako doba trvání apod., jsou převzaty z dílčích úkolů. Tvorba osnovy spočívá v označení budoucích dílčích úkolů a jejich přesunu na požadovanou (prakticky libovolnou) úroveň ikonami Zvětšit nebo Zmenšit odsazení

, které najdete také v menu Projekt - Osnova. Postup

vzniku souhrnného úkolu malování a třech dílčích úkolů je znázorněn na Obrázku č. 3/4. Obrázek č. 3/4: Postup při tvorbě osnovy

Hierarchii úkolu v projektu představuje kód WBS (Work Breakdown Structure struktura rozpisu práce). Existují dva typy této struktury:

neměnné číslo osnovy, které můžeme před názvem úkolu zobrazit pomocí menu Nástroje - Možnosti - Zobrazení – Zobrazit číslo osnovy.

vlastní kód WBS, který je možné pomocí šablony definovat dle standardů organizace v menu Projekt – Kód WBS – Definovat kód. Pokud Kód WBS nezměníme, je totožný s číslem osnovy. V tabulce úkolů je možné zobrazit kód přidáním sloupce (viz Obrázek č. 3/5).

Obrázek č. 3/5: Výřez z tabulky úkolu s přidaným sloupcem Kód WBS


Strana 31

EU

LEK

PRO


3.4.2. Další možné úkoly Pro pravidelně opakované akce můžeme také vkládat opakované úkoly a to v menu Vložit – Opakovaný úkol. Jsou vhodné např. pro kontrolní dny, odevzdávání monitorovacích zpráv apod. Dalším typem úkolu jsou milníky, které označují důležité body v projektu (např. dokončení stavby). Milník vytvoříme, zadáme-li k úkolu dobu trvání 0. Jako milník můžeme označit i jiný důležitý úkol s delší dobou trvání (okno Informace o

úkolu – záložka Upřesnit).

3.4.3. Informace o úkolu Informace o úkolu jsou dostupné přes menu Projekt – Informace o úkolu nebo dvojklikem na úkol (viz Obrázek č. 3/6). Najdeme zde záložky:

Obecné – základní informace o úkolu jako časové vymezení úkolu, stupeň dokončení (zadává se až při sledování), priorita úkolu,

Předchůdci – tabulka pro zadávání předchůdců, typů vazeb a prodlevy nebo předstihu,

Zdroje – tabulka pro přiřazení zdrojů k úkolu,

Upřesnit – volba typu úkolu, zadání časových omezení úkolu, volba funkce Řízení úsilím, kalendáře, označení úkolu milníkem, kód WBS,

Poznámky – pole pro doplnění popisu úkolu, možno vkládat i objekty (soubory),

Vlastní pole - pro správu hodnot k vlastním polím a kódům osnovy úkolu.


Strana 32

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 3/6: Okno informace o úkolu, záložky Obecné a Poznámky

Úkolu lze přiřadit také hypertextový odkaz a to v menu Vložit – Hypertextový

odkaz, klávesovou zkratkou CTRL+K nebo ikonou

. Součástí projektu se stane jen

odkaz, nikoliv informace, na které odkazuje.

3.4.4. Vazby úkolů Pro efektivní práci s MSO Project nestačí pouze zadat jednotlivé úkoly, musíme mezi nimi nadefinovat také vazby. Při prvotní tvorbě je začátek úkolu nastaven na počátek projektu. Definováním vazeb vytvoříme strukturu, která určuje pořadí úkolů. Aplikace na základě vazeb mezi úkoly rozvrhne a změní počáteční a koncová data. Pracuje se zde s pojmy předchůdce a následník:

Předchůdce je úkol, který musí být zahájen (nebo dokončen) dříve, než může být zahájen (nebo dokončen) jiný úkol.

Následník úkol, který nesmí být zahájen (nebo dokončen) dříve, než bude zahájen (nebo dokončen) jiný úkol.

K dispozici jsou čtyři typy vazeb:

Dokončení – Zahájení (FS): úkol začne po dokončení předchůdce,

Obrázek č. 3/7: Znázornění vazby Dokončení – Zahájení

Zahájení - Zahájení (SS): úkol začne shodně s předchůdcem,


Strana 33

EU

LEK

PRO



Dokončení - Dokončení (FF): úkol skončí shodně s předchůdcem,


Zahájení - Dokončení (SF): úkol skončí po zahájení předchůdce.


Pořadí úkolů tedy není dáno jejich pořadím v tabulce, nýbrž vazbami mezi nimi. Jednotlivé úkoly můžou mít i více předchůdců. Zadávání vazeb provádíme pomocí:

Ikony Vytvořit Vazby mezi úkoly

- označit úkoly (Pro vícenásobný

výběr použijeme klávesy SHIFT a CTRL) a kliknout na ikonu, čímž se automaticky nastaví typ Dokončení – Zahájení. Chceme-li nastavit jiný typ vazby, musíme ji přenastavit. Zrušení vazby je naopak možné provést ikonou Odstranit vazbu mezi úkoly

.

Okna Informace o úkolu – záložka Předchůdci – je možné zadat předchůdce úkolu včetně typu vazby a prodlevy nebo předstihu (viz Obrázek č. 3/11). Zde je také možné změnit typ vazby nebo odstranit předchůdce.


Strana 34

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 3/11: Okno Informace o úkolu, záložka Předchůdci

Natažení vazby myší v diagramu (síťový, Ganttův). Dvojklikem na grafické znázornění vytvořené vazby se otevře okno Závislost mezi

úkoly, kde lze také měnit typ vazby a nastavit prodlevu nebo předstih (viz Obrázek č. 3/12). Obrázek č. 3/12: Grafické znázornění vazby v Ganttově diagramu a okno Závislost mezi úkoly

Vazby mezi úkoly můžeme upřesnit pomocí prodlevy nebo předstihu. Prodlevou nastavíme zpoždění mezi úkoly, předstihem zajistíme překryv úkolů. Prodlevu a předstih zadáváme v okně Informace o úkolu – Předchůdci nebo v okně

Závislost mezi úkoly a to absolutně v jednotkách času nebo v procentech trvání předchůdce. Předstih se zadává jako záporné číslo. Grafické znázornění je na Obrázku č. 3/13.


Strana 35

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 3/13: Znázornění prodlevy a předstihu v Ganttově diagramu

3.5.

Zdroje Pro sestavení plánu je nutné definovat zdroje, které zabezpečí provedení

úkolů. Ty se posléze přiřazují k jednotlivým úkolům. K dispozici máme tři typy zdrojů:

Pracovní – zdroj určený pro pracovníky, vybavení nebo stroje, které mají omezenou kapacitu a nejsou při úkolu spotřebovány. Jen pro tento typ zdroje je možné nastavit kalendář.

Materiál – zdroj určený pro spotřebovávaný materiál (např. písek, papír).

Náklady – zdroj nezávislý na množství práce v úkolu nebo na trvání úkolu (např. pevné náklady - náklady na cestu, pořízení majetku).

Zdroje můžeme zadávat v tabulce zdrojů (menu Zobrazit – Seznam zdrojů,

Tabulka: Zadávání). Zadávání je opět podobné jako v MSO Excel. Mezi základní parametry patří:

Název zdroje,

Typ zdroje – dle výše uvedených typů,

Popisek materiálu – používá se u materiálových zdrojů pro jednotky (např. litr),

Maximální počet jednotek – označuje kapacitu (mohutnost) pracovního zdroje,

Standardní sazba – určuje náklady během pracovní doby povolené kalendářem,

Přesčasová sazba – určuje náklady v případě povolení přesčasové práce pracovnímu zdroji,

Náklady na použití – náklady na použití jednotky bez ohledu na délku použití zdroje,


Strana 36

EU

LEK

PRO


Nabíhání nákladů – lze zvolit průběžné, na začátku nebo na konci,

Základní kalendář – volba základního kalendáře pro pracovní zdroje.

Na obrázku 3/14 je naznačeno, které sloupce je možné pro daný typ zdroje zadat. Obrázek č. 3/14: Tabulka zdrojů

Zdroje nemusí být definovány pouze lokálně. V edici Standard se nám nabízí možnost použití fondu zdrojů, což je soubor MPP obsahující zdroje. Pomocí menu

Nástroje – Sdílení zdrojů – Sdílet zdroje se můžeme ve více projektech odkázat na jeden fond zdrojů a nemusíme definovat lokální zdroje pro každý projekt zvlášť. Výhodou je možnost centrální aktualizace údajů o zdroji, sledování vytížení zdroje přes více projektů nebo využití kalendáře vytvořeného ve fondu zdrojů.

3.5.1. Informace o zdroji Informace o zdroji jsou dostupné přes menu Projekt – Informace o zdroji (viz Obrázek č. 3/15) nebo dvojklikem na zdroj. Najdeme zde záložky obdobné nebo stejné jako u úkolu:

Obecné – základní a doplňkové informace o zdroji (název, e-mail, iniciály, skupina, typ), odkaz na definici kalendáře zdroje, v tabulce

Dostupnost zdroje máme možnost pro pracovní zdroje definovat různou dostupnost zdroje v závislosti na čase, zvolit typ rezervace (zdroj je potvrzený nebo navržený).


Strana 37

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 3/15: Okno Informace o zdroji – záložka Obecné

Náklady – kromě základní nákladové tabulky je možno definovat až čtyři další tabulky nákladových sazeb (viz Obrázek č. 3/16). Toho lze využít např. při vykonávání různě placených činností jedním pracovníkem. V každé tabulce lze také několik sazeb rozlišit volbou data účinnosti zvolené sazby, čehož se využívá např. při změně mzdy pracovníka. Zadávání nákladů pro nákladové zdroje není v záložce Náklady umožněno a je probráno v kapitole 3.5.2 - přiřazení zdrojů.

Obrázek č. 3/16: Okno Informace o zdroji – záložka Náklady


Strana 38

EU

LEK

PRO


Poznámky – pole pro doplnění popisu zdroje, do kterého je možné vkládat i objekty (soubory).

Vlastní pole – je určeno pro správu hodnot vlastních polí a kódů osnovy zdroje.

Je možné přidat hypertextový odkaz jako u úkolu.

3.5.2. Přiřazení zdrojů Přiřazení zdrojů k úkolům se provádí přes okno Přiřadit zdroje dostupné ikonou

Přiřadit zdroje

nebo přes menu Nástroje – Přiřadit zdroje nad tabulkou s úkoly.

K více úkolům lze přiřadit stejný zdroj, k jednomu úkolu více zdrojů. Při přiřazování nejprve označíme jeden či více úkolů (s pomocí kláves Shift nebo Ctrl) a poté vyvoláme okno Přiřadit zdroje (viz Obrázek č. 3/17). Zde označíme jeden nebo více zdrojů, které přidělíme k úkolům volbou Přiřadit. V tabulce ve stejném okně můžeme také zadat počet jednotek zdroje, které se budou podílet na úkolu. Obrázek č. 3/17: Okno Přiřadit zdroje

Dále okno nabízí možnosti:


Strana 39

EU

LEK

PRO


Odebrat zdroje – po označení úkolů můžeme odebrat zvolený zdroj. Je zde nutné zamyslet se nad funkcí Řízení úsilím (viz kapitola 3.6.4).

Nahradit zdroje – po označení úkolů můžeme nahradit zvolený zdroj pomocí okna Nahradit zdroj (viz Obrázek č. 3/18).

Obrázek č. 3/18: Okno Nahradit zdroj

Grafy… - grafické znázornění informací o dostupnosti a využití zdrojů

Filtrovat zdroje – vybereme zdroje s požadovanou vlastností.

Přidat zdroje – přidáme zdroje z jiných databází.

Přiřadíme-li pracovní zdroj k souhrnnému úkolu, je přiřazen i k dílčím úkolům, je proto vhodné přiřazovat pracovní zdroje pouze k dílčím úkolům. Zdroje lze přiřazovat a odebírat i jinými cestami, např. přes okno Informace o

úkolu. Nákladová sazba (A, B, …, E) definovaná u pracovního nebo materiálového zdroje se změní v okně Informace o přiřazení – záložka Obecné (dostupné přes zobrazení Používání zdrojů (úkolů) pomocí dvojkliku na úkol (zdroj) nebo přes menu Projekt – Informace o přiřazení) - viz Obrázek č. 3/19.


Strana 40

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 3/19: Okno Informace o přiřazení pro pracovní zdroj

Pro zadání nákladů nákladového zdroje se použije také okno Informace o

přiřazení (viz Obrázek č. 3/20). Na záložce Obecné je možno zadat plánované náklady. Pro zadání nákladů lze použít i okno Přiřadit zdroje nebo Informace o úkolu. Obrázek č. 3/20: Okno Informace o přiřazení v případě nákladového zdroje

3.6.

Práce s úkoly a zdroji

3.6.1. Omezení úkolů Omezení úkolů se nastavuje v okně Informace o úkolu – záložka Upřesnit (viz Obrázek č. 3/21). Rozlišujeme dva základní typy omezení úkolů. Úkoly mohou být omezeny pružně nebo pevně. Pevně omezené úkoly ještě dělíme na částečně a pevně ukotvené. Pružné omezení není ukotvené v čase a má dvě varianty:


Strana 41

EU

LEK

PRO


Co nejdříve – úkol bude zahájen co nejdříve po dokončení předchůdců, datum omezení se nezadává (výchozí varianta pro projekt plánovaný od data zahájení),

Co nejpozději – úkol bude zahájen co nejpozději, datum omezení se nezadává (výchozí varianta pro projekt plánovaný od data ukončení).

Částečně ukotvené pevné omezení má čtyři varianty:

Dokončit po dni (včetně) – úkol je dokončen k zadanému datu nebo po něm (pro plánování od data zahájení),

Zahájit po dni (včetně) – úkol je zahájen k zadanému datu nebo po něm (pro plánování od data zahájení),

Dokončit před dnem (včetně) – úkol je dokončen k zadanému datu nebo před ním (pro plánování od data ukončení),

Zahájit před dnem (včetně) – úkol je zahájen k zadanému datu nebo před ním (pro plánování od data ukončení).

Pevně ukotvené pevné omezení má dvě varianty, úkol se stává kritickým:

Musí být zahájen – úkol musí být zahájen k zadanému datu,

Musí být dokončen - úkol musí být zahájen k zadanému datu.

Je vhodné minimalizovat zadávání pevných omezení, abychom zachovali možnost pružně reagovat na změny v projektu. V případě použití pevných omezení je lépe volit úkoly částečně ukotvené.


Strana 42

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 3/21: Okno Informace o úkolu – záložka Upřesnit a možné typy omezení

Konečné termíny úkolů se nastavují na stejné záložce jako omezení a mají funkci hlídací, takže je vhodné je do projektu zařadit. Nemají vliv na plánování, při nedodržení termínu je u úkolu zobrazen indikátor

(červený kosočtverec

s vykřičníkem, viz Obrázek č. 3/22). V Ganttově diagramu je konečný termín vždy indikován šipkou

(viz Obrázek č. 3/23).

Obrázek č. 3/22: Indikátor nedodržení konečného termínu

Obrázek č. 3/23: Šipka konečného termínu

3.6.2. Vztah mezi prací, dobou trvání a jednotkami přiřazení Před přiřazením prvních zdrojů je s úkolem spojená doba trvání a nikoliv práce. Ta se vypočítá v okamžiku prvního přiřazení zdroje nebo zdrojů. Práce je definována jako množství času stráveného zdrojem nebo zdroji na splnění úkolu.

Používá se základní vzorec: Práce = Doba trvání * Jednotky přiřazení. V jiném tvaru: Doba trvání = Práce / Jednotky přiřazení.


Strana 43

EU

LEK

PRO


Při úkolu trvajícím 1 den vznikne přiřazením zdroje se 100% jednotek celkem 8h práce (při nastavení 8h denně práce menu Nástroje – Možnosti – Kalendář).

3.6.3. Typy úkolů Změna přiřazení zdroje může mít vliv (dle vzorce Práce = Doba trvání * Jednotky přiřazení) na uvedené proměnné ve vzorci. Např. při změně jednotek přiřazení se změní práce, doba trvání úkolu nebo obojí. Aby bylo jasné, která proměnná se mění, jsou definovány tři typy úkolů:

Pevná doba trvání,

Pevné jednotky,

Pevná práce.

Přepočítávané veličiny pro jednotlivé typy úkolů uvádí tabulka 3/1. Například když při úkolu typu (1.) Pevná doba trvání změníme (2.) Práci, aplikace přepočítá (3.) Jednotky přiřazení. Tab. č. 3/1: Přepočítávané veličiny pro jednotlivé typy úkolů 2. Změníme

1. Při typu úkolu

Dobu trvání

Jednotky přiřazení

Práci

Pevná doba trvání

Práci

Práci


Pevné jednotky

Práci

Dobu trvání

Dobu trvání

Pevná práce


Dobu trvání

Dobu trvání

3. aplikace poté přepočítá

V praxi se nejčastěji používá typ Pevné jednotky. Typy úkolů se nastavují v okně Informace o úkolu – záložka Upřesnit (viz Obrázek č. 3/24). Na stejné záložce existuje ještě volba Řízený úsilím, která situaci více zkomplikuje (viz kapitola 3.6.4).


Strana 44

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 3/24: Okno Informace o úkolu – záložka Upřesnit a volba Typu úkolu

3.6.4. Funkce Řízení úsilím Funkce Řízení úsilím neboli plánování podle vynaložené námahy zajišťuje zachování konstantního celkového množství práce na úkolu. Uplatňuje se po přiřazení druhého a dalších zdrojů k úkolu nebo jejich odebrání. Při prvotním přiřazení se zadá jeden nebo více zdrojů bez uplatnění této funkce. Změny při použití funkce zobrazuje Tabulka č. 3/2. Například při úkolu typu (1.) Pevné jednotky se přiřazením dalších zdrojů (2.) zkrátí doba trvání úkolů. Tabulka č. 3/2: Změny proměnných při použití funkce Řízení úsilím pro jednotlivé typy úkolů 2. se přiřazením dalších zdrojů

1. Při typu úkolu

Pevná doba trvání

sníží vytížení jednotek zdrojů

Pevné jednotky

zkrátí doba trvání úkolů

Pevná práce

zkrátí doba trvání úkolů

Typ úkolu Pevná práce se nedá použít bez funkce Řízení úsilím. Naopak u souhrnných úkolů a vložených projektů nelze funkci zapnout.


Strana 45

EU

LEK

PRO


Použití je vhodné jen v některých situacích. Funkce je ve výchozím stavu pro nové úkoly zapnuta, vypnutí je možné přes menu Nástroje – Možnosti – Plán – Nové

úkoly jsou řízené úsilím. Příklad je na Obrázcích č. 3/25 a 3/26. Obrázek č. 3/25: Výchozí stav - úkolu typu Pevné jednotky je přiřazen zdroj

Obrázek č. 3/26: Stav po přidání dalšího zdroje - celková práce se nezměnila (16h), ale zkrátila se doba trvání úkolu

3.6.5. Přesčasová práce Pro jednotlivé úkoly můžeme také naplánovat přesčasovou práci zdroje, která bude počítána dle přesčasové sazby. Zadání lze například provádět přes tabulku dostupnou v menu Zobrazit – Používání zdrojů, Tabulka: Práce ve sloupci Přesčasy Změna po zadání přesčasů je znázorněna na Obrázku č. 3/27. Obrázek č. 3/27: Tabulka zdrojů se sloupcem Přesčasy Úkol 40h práce – bez přesčasů – hotovo za 5 dní

Úkol 40h práce – celkem 8h přesčasů – hotovo za 4 dny


Strana 46

EU

LEK

PRO


3.6.6. Náklady projektu Náklady, které zadáváme do projektu, budeme moci později porovnávat se skutečnými náklady projektu. Celkové náklady projektu jsou vypočítány ze dvou složek:

pevných nákladů jednotlivých úkolů,

nákladů na zdroje přiřazené úkolům.

Náklady na zdroje byly popsány v kapitole 3.5.1. Sestávají se z pevných nákladů na použití zdroje, standardních sazeb u materiálových zdrojů nebo také přesčasových nákladů u pracovních zdrojů. V případě nákladových zdrojů se jedná o pevnou položku. U pracovních nebo materiálových zdrojů můžeme zadávat změnu sazeb v průběhu projektu nebo definovat více typů sazeb v závislosti na složitosti úkolu. Další možností je přiřadit pevné náklady jednotlivým úkolům. Jsou to náklady na úkol, které nejsou ovlivněny délkou trvání úkolu ani přiřazeným zdrojem. Zadání lze provést v tabulce úkolů přes rozložení Zobrazit – Tabulka: Náklady. Do sloupce Pevné náklady zadáme požadovanou hodnotu a ve sloupci

Nabíhání pevných nákladů způsob nabíhání nákladů. Jak ukazuje Obrázek č. 3/28, pevné náklady je možné přidělovat i souhrnným úkolům. Sčítání se provádí až ve sloupci celkové náklady, kde jsou již uvedeny obě složky nákladů. Obrázek č. 3/28: Tabulka úkolů se sloupcem Pevné náklady

3.7.

Přetížení zdrojů Při plánování projektu může dojít k situaci, že některé zdroje budou přetíženy,

tj. množství práce požadované po zdroji je větší než jeho kapacita. Tento stav může


Strana 47

EU

LEK

PRO


vzniknout například při přiřazení zdroje více současným úkolům nebo snížením kapacity zdroje. Identifikace přetížení je možná:

v seznamu zdrojů (Zobrazit – Seznam zdrojů) - zdroj je zvýrazněn, může být zobrazen indikátor

(žlutý kosočtverec s vykřičníkem) - viz

Obrázek č. 3/29, Obrázek č. 3/29: Zvýraznění přetíženého zdroje v seznamu zdrojů

v diagramu zdrojů (Zobrazit – Diagram zdrojů) - viz Obrázek č. 3/30,

Obrázek č. 3/30: Diagram zdrojů – znázorněno využití (přetížení) a dostupnost zdroje (černá tlustá čára začínající u 100% jednotek)


Strana 48

EU

LEK

PRO


v zobrazení používání zdrojů (Zobrazit – Používání zdrojů) viz Obrázek č. 3/31.

Obrázek č. 3/31: Zvýraznění přetíženého zdroje v tabulce používání zdrojů

Přetížení zdrojů je možné řešit ručně nebo automaticky s pomocí algoritmů aplikace. Také indikátor nás může navádět na automatické vyrovnání zdrojů. Při automatickém vyrovnání sice ušetříme čas, ale nemáme plnou kontrolu nad prováděnými akcemi, čímž ztrácíme částečně přehled o projektu a samotná aplikace nemusí účinně vyřešit všechny problémy. Při ručním řešení si udržujeme kontrolu nad všemi prováděnými kroky. Můžeme použít například tyto postupy:

přiřadit další zdroj pro rychlejší odvedení práce (zvýšení max. počtu jednotek zdroje),

nahradit stávající zdroj nevytíženým zdrojem,

změnit rozvrh práce přetíženého zdroje,

zpozdit úkol, rozdělit úkol nebo upravit typ vazby mezi úkoly,

zadat přesčasy,

změnit intenzitu používání zdroje,

Automatické vyrovnání je dostupné přes menu Nástroje - okno Vyrovnat

zdroje. Pracuje na principu zpožďování a rozdělování úkolů. V dialogovém oknu máme k dispozici tyto volby (viz Obrázek č. 3/32):

Přepočítávat vyrovnání můžeme ručně (tj. jednorázově přes tlačítko

Vyrovnat) nebo automaticky (tj. aplikace průběžně vyrovnává přetížení zdrojů a nastavení Automaticky platí pro všechny otevřené projekty).

Hledat přetížení můžeme po zvoleném časovém úseku (např. den po

dni) – příklad: přiřadíme-li zdroji (s pracovní dobou 8h denně, 40h týdně) první den práci na 10h a další na 1h denně, bude po volbě Den TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti

Strana 49

EU

LEK

PRO


po dni vyrovnán. Při volbě Týden po týdnu ale vyrovnán nebude, protože týdenní pracovní nasazení je 14 h (u zdroje také nebude indikátor

).

Před vyrovnáním je možné vymazat údaje vygenerované při předchozích vyrovnáních.

Můžeme zvolit časový úsek pro vyrovnání.

Můžeme nastavit pořadí vyrovnání na Pouze číslo ID (vyrovnání jen dle ID čísel - použití pro úkoly bez vazeb), Standardní (zohlední vazby, data zahájení, omezení, časové rezervy, priority a ID čísel) nebo Priorita,

Standardní (nejprve dle priority úkolu, poté jako u Standardní).

Vyrovnat pouze v rámci časové rezervy zajistí, že nedojde k posunutí data ukončení projektu. Při Vyrovnání může změnit jednotlivá přiřazení

úkolu je možné jednotlivým zdrojům úkolu přiřadit zpoždění nezávisle. Vyrovnání může rozdělit zbývající práci umožňuje přerušit práci na úkolu. Vyrovnat zdroje s navrhovaným typem rezervace vyrovná i zdroje pouze navrhnuté (tedy zatím nepotvrzené zdroje). Obrázek č. 3/32: Okno Vyrovnání zdrojů

Obrázek č. 3/33: Levelling Gantt

Změny

provedené

vyrovnáním

vůči

původním

hodnotám

si

můžeme

prohlédnout ve vyrovnaném Ganttově diagramu (Zobrazit – Další zobrazení –

Levelling Gantt – viz Obrázek č. 3/33). TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti

Strana 50

EU

LEK

PRO


3.8.

Kritická cesta Pro řízení projektu je důležitá znalost kritické cesty. Pod pojmem kritická cesta

se skrývá úkol nebo častěji sada úkolů, která je rozhodující pro datum dokončení projektu. Pro kritickou cestu, která existuje v každém projektu, jsou charakteristické následující vlastnosti:

kritické úkoly a přiřazené zdroje přímo ovlivňují včasné dokončení projektu,

pro zkrácení projektu je třeba zkrátit kritickou cestu (práce přesčas, přiřazení

dalších

zdrojů,

optimalizace

závislostí

úkolů,

nastavení

předstihů apod.),

kritická cesta se může měnit v průběhu projektu (např. zpožděním původně nekritických úkolů, urychlením kritických úkolů).

Kritická cesta je dobře patrná z upraveného Ganttova diagramu, kde je znázorněna červeně. K úpravě diagramu se použije Průvodce Ganttovým diagramem z menu Formát, kde si v druhém kroku vybereme Kritickou cestu. Diagram bez kritické cesty je na Obrázku č. 3/34 a výsledek s kritickou cestou je na Obrázku č. 3/35. Obrázek č. 3/34: Ganttův d. bez kritické cesty

3.9.

Obrázek č. 3/35: Ganttův d. s kritickou cestou

Zobrazení Údaje o projektu je možné získávat pomocí různých zobrazení, která nám

předkládají určitou podmnožinu informací. K dispozici máme tyto základní:


Strana 51

EU

LEK

PRO


Tabulkové zobrazení – zobrazení obsahuje pouze tabulky s informacemi, příkladem je Seznam zdrojů nebo Seznam úkolů (dostupné přes menu

Zobrazit).

Zobrazení s diagramy nebo grafy – zobrazení obsahuje grafické vyjádření informací, například Síťový diagram nebo Kalendář. Někdy je kombinováno s tabulkou, příkladem je Ganttův diagram (vše dostupné přes menu Zobrazit).

Formulářová zobrazení – doplňková zobrazení k výše uvedeným typům, prezentující informace o úkolu či zdroji (dostupné přes menu Zobrazit –

Další zobrazení). Uvedená zobrazení je možné kombinovat horizontálním rozdělením okna v menu Okno – Rozdělit. V horní polovině můžeme mít např. Ganttův diagram, ve spodní formulář úkolů (viz Obrázek č. 3/36). Obrázek č. 3/36: Kombinované zobrazení - Ganttův diagram a formulář úkolů

Pro tabulky v různých zobrazeních můžeme volit některé z předdefinovaných rozložení sloupců, které je vhodné pro námi požadovanou činnost. Například tabulka s rozložením sloupců Zadávání je vhodná pro zadávání úkolů (viz Obrázek č. 3/37), při rozložení Náklady můžeme naopak sledovat náklady (viz Obrázek č. 3/39). Volbu rozložení lze provádět přes menu Zobrazit – Tabulka: nebo kliknutím pravým tlačítkem na levý roh tabulky (viz Obrázek č. 3/38). Do tabulek můžeme také vkládat další sloupce dle našich potřeb.


Strana 52

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 3/37: Tabulka úkolů v rozložení Zadávání

Obrázek č. 3/38: Volba rozložení

Obrázek č. 3/39: Tabulka úkolů v rozložení Náklady

Dále jsou uvedeny příklady vybraných zobrazení:

Ganttův diagram – patří k nejpoužívanějším zobrazením. Na levé straně je tabulka s úkoly, vpravo samotný graf zobrazující provázané úkoly (ve formě pruhů s popisem) zasazené do časové osy (viz Obrázek č. 3/40).

Obrázek č. 3/40: Zobrazení Ganttův diagram

Ganttův sledovací diagram – (zobrazení vycházející z Ganttova diagramu) je určen pro porovnávání skutečně zadaných hodnot oproti směrnému (původnímu) plánu (viz Obrázek č. 3/44).

Síťový diagram – znázorňuje úkoly a vazby mezi nimi bez časového zařazení (viz Obrázek č. 3/41).


Strana 53

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 3/41: Zobrazení Síťový diagram

Kalendář – zobrazuje úkoly ve formě kalendáře bez vzájemných vazeb

Používání úkolů a používání zdrojů – zobrazují informace o úkolech (zdrojích) a jim přiřazených zdrojích (úkolech) jako čísla zasazená do časové osy (viz Obrázek č. 3/42).

Obrázek č. 3/42: Zobrazení Používání úkolů

Diagram zdrojů – grafické znázornění informací o zdrojích (jako je vytížení zdroje nebo jeho dostupnost) zasazené do časové osy (viz Obrázek č. 3/30).

Seznam zdrojů – tabulka se zdroji a informacemi o nich, která je často využívaná pro zadávání údajů.

Dále jsou k dispozici také možnosti řazení úkolů či zdrojů, filtrování dle zadaných kritérií nebo seskupování do definovaných skupin. Pomocí těchto metod, dostupných přes menu Projekt, můžeme rychle získat námi požadované přehledy.

3.10.

Sledování průběhu projektu

Doposud byly popisovány kroky vedoucí k sestavení plánu projektu. Se zahájením vlastní práce na projektu začíná fáze sledování. Sledování průběhu projektu je postaveno na směrném plánu, který obsahuje data z původního plánu a tvoří základnu pro vyhodnocování průběhu a změn projektu. Druhým pólem je pravidelné doplňování údajů o reálném stavu projektu.


Strana 54

EU

LEK

PRO


Porovnáním směrného plánu se zadanými údaji dle skutečného průběhu získáme informace o aktuálním vývoji projektu a můžeme případně plán upravit.

3.10.1.

Nastavení směrného plánu

Směrný plán se nastaví po dokončení všech plánovacích prací a před zadáním první skutečné hodnoty. V okamžiku nastavení směrného plánu se jeho data shodují s aktuálním plánem. Nastavení směrného plánu se provede přes menu Nástroje –

Sledování – v okně Nastavit směrný plán (viz Obrázek č. 3/43), které nám dává možnost uložit směrný plán pro celý projekt nebo jen pro vybrané úkoly. Můžeme nastavit až 11 směrných plánu. Okno také nabízí možnost uložení pomocného plánu (obsahuje data zahájení a dokončení úkolu). Obrázek č. 3/43: Okno Nastavit směrný plán

Směrný plán (i pomocný) je také možno smazat přes menu Nástroje –

Sledování – Smazat směrný plán. Pro porovnání aktuálního plánu se směrným je určeno zobrazení Sledovací

Ganttův diagram (menu Zobrazit - viz Obrázek č. 3/44), které je provedeno pomocí dvou pruhů. V číselné podobě je porovnání uvedeno např. v tabulce úkolů v rozložení

Tabulka: Odchylka.


Strana 55

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 3/44: Ganttův sledovací diagram spolu s tabulkou odchylek

3.10.2.

Zadání dat při shodě plánu se skutečností

Pokud se všechny úkoly plní podle plánu, je možné aktualizovat celý plán a to v menu Nástroje – Sledování – Aktualizovat projekt nebo jednotlivé úkoly pomocí ikony Aktualizovat podle plánu

z panelu Sledování (zvolené úkoly musíme nejprve

označit). Okno Aktualizovat projekt je na Obrázku č. 3/45 a je v něm potřeba zadat volbu Aktualizovat práci ke dni: s příslušným datem a volbu Pro: Celý projekt. Můžeme si také vybrat, zda chceme nastavit k úkolům jakékoliv procento dokončení z intervalu 0 – 100% (Nastavit 0% - 100% dokončených) nebo jen 100% u dokončených úkolů a datum zahájení u ostatních (Nastavit právě 0% nebo 100%

dokončených). Obrázek č. 3/45: Okno Aktualizovat projekt

Je možné také postupně aktualizovat všechny úkoly. V tomto případě zadáváme procenta dokončení pro každý úkol individuálně. Je-li procento dokončení různé od nuly, aplikace provede aktualizaci vybraných polí jako Skutečné datum

zahájení, Skutečná doba trvání atd. Zadávat do položky Dokončeno % můžeme například:

v okně Informace o úkolu – záložka Obecné (menu Projekt - Informace o úkolu),


Strana 56

EU

LEK

PRO


v okně Aktualizovat úkoly (menu Nástroje – Sledování – Aktualizovat

úkoly nebo pomocí ikony Aktualizovat úkoly podle plánu

z panelu

Sledování – viz Obrázek č. 3/46), Obrázek č. 3/46: Okno Aktualizovat úkoly

pomocí ikon Dokončeno .. %

v tabulce úkolů v rozložení Tabulka: Sledování .

3.10.3.

z panelu Sledování,

Zadání dat při rozdílech plánu od skutečnosti

Nastane-li případ, kdy se plán odkloní od skutečnosti, můžeme do projektu zadat následující skutečné hodnoty:

skutečné datum zahájení nebo ukončení úkolu,

skutečná a zbývající doba trvání úkolu,

skutečná a zbývající práce.

Pro zadávání hodnot je k dispozici např. zmíněné okno Aktualizovat úkoly nebo tabulky. Je třeba vybrat vhodnou tabulku (např. rozložení Tabulka: Sledování – nad tabulkou úkolů - (viz Obrázek č. 3/47) nebo si do tabulky přidat potřebné sloupce jako Skutečné zahájení, skutečné dokončení, Skutečná práce atd. Aplikace dopočítá data podle toho, jakou informaci zadáme. Může tedy dojít např. k posunutí nebo přepočítání doby trvání úkolu. Obrázek č. 3/47: Tabulka úkolů s rozložením Sledování


Strana 57

EU

LEK

PRO


Jestliže mají úkoly přiřazené zdroje, je možné zadávat skutečnou a zbývající práci a to jak k úkolům, tak k přiřazeným zdrojům. Situace se liší podle počtu přiřazených zdrojů.

Při jednom zdroji pracujícím na úkolu jsou přiřazené hodnoty skutečné práce při zadání k úkolu i zdroji stejné.

Při více zdrojích se skutečná práce přidaná k úkolu rozloží poměrně ke všem zdrojům (viz Obrázek č. 3/48). Při zadání skutečné práce ke zdroji zůstanou ostatní zdroje bez změny (viz Obrázek č. 3/49).

Obrázek č. 3/48: Tabulka Používání úkolů (rozložení Práce) – zadání práce k úkolu (uklízeč má zadáno max. 100% jednotek, malíř má max. 50% jednotek)

Obrázek č. 3/49: Tabulka Používání úkolů (rozložení Práce) – zadání práce ke zdroji

Pro

přiřazení

práce

se

používá

upravené

zobrazení

Používání úkolů

s rozložením Tabulka: Práce (viz Obrázek č. 3/48 a 3/49), kdy do podrobností v pravé části obrazovky přidáme pravým tlačítkem myši řádek Skutečná práce. Pro vyvolání tohoto zobrazení lze využít průvodce projektem. Ve stejném zobrazení můžeme také zadávat skutečnou práci přímo do

Podrobností v pravé části. Tímto postupem dosáhneme nejpřesnějšího zadání pro důležité úkoly.


Strana 58

EU

LEK

PRO


Nakonec do zmíněného zobrazení můžeme ke zdrojům (po doplnění sloupců resp. řádků Skutečná přesčasová práce) zadávat také skutečné přesčasy (viz Obrázek č. 3/50). Obrázek č. 3/50: Tabulka Používání úkolů (rozložení Práce) s přidanými políčky pro přesčasy

Aktualizace dat se implicitně provádí k datu stavu projektu (dostupné přes okno Informace o projektu), které je ve výchozím případě stejné jako aktuální datum.

3.10.4.

Přeplánování projektu

Můžeme se dostat do situace, kdy je plán projektu potřeba přeplánovat. To je možné pomocí menu Nástroje – Sledování – Aktualizovat projekt nebo pomocí ikony

Upravit plán práce V okně

z panelu Sledování.

Aktualizovat

projekt

vybereme

možnost

Znovu

naplánovat

nedokončenou práci a zvolíme datum, ke kterému chceme akci provést (viz Obrázek č. 3/45). Přeplánování se týká jen nehotové části projektu.

3.10.5.

Souhrnné informace

Aplikace nám nabízí několik výstupů pro porovnání skutečně odvedených činností a aktuálního plánu vůči směrnému plánu:

Základní informace o projektu jsou v oknu Statistika projektu (menu

Projekt – Informace o projektu – tlačítko Statistika nebo ikona Statistika projektu

z panelu Sledování – viz Obrázek č. 3/51).


Strana 59

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 3/51: Okno Statistika projektu

Grafické porovnání směrného a aktuálního plánu včetně skutečného plnění zobrazíme pomocí zmíněného Sledovacího Ganttova diagramu (menu Zobrazení - Sledovací Ganttův diagram), který můžeme doplnit např. tabulkou v rozložení Tabula: Odchylka pro číselné vyjádření odchylek (viz Obrázek č. 3/44). V Ganttově diagramu můžeme také použít Ukazatele průběhu (menu Nástroje – Sledování –Ukazatele

průběhu), což je grafické vyjádření průběhu projektu. Ukazatele průběhu spojují probíhající úkoly, čímž je vyjádřena práce zaostávající za plánem či práce v předstihu.

Další možností je zobrazení nákladů. Ty lze sledovat pro zdroje i úkoly přes tabulku v rozložení Tabulka: Náklady, kterou lze nastavit např. v zobrazení

Používání úkolů nebo Používání zdrojů (vše menu

Zobrazení). Získáme tak informace o pevných nákladech (v případě úkolů), celkových nákladech (skutečné + zbývající), celkových nákladech ze směrného plánu, odchylce (celkové náklady - směrný plán), skutečných

nákladech

na

projekt

(doposud

naběhnutých)

nebo

zbývajících (na základě zbývající práce). Příklad je na Obrázku č. 3/52.


Strana 60

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 3/52: Tabulka Používání úkolů s rozložením Náklady

K dispozici je také analýza vytvořené hodnoty. Je to vyjádření míry plnění projektu pomocí několika ukazatelů. Jejich přehled pro zvolený úkol nebo celý projekt je v okně Vytvořená hodnota (menu Nástroje –

Vlastní nastavení – Formuláře – Vytvořená hodnota) - viz Obrázek č. 3/53. Typy ukazatelů jsou:

BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) - plánované náklady plánovaných prací,

BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) - plánované náklady provedených prací,

ACWP (Actual Cost of Work Performed) - skutečné náklady provedených prací,

EAC (Estimate at Completion) - odhad nákladů v okamžiku dokončení,

BAC (Budget at Completion) - náklady podle směrného plánu,

SV (Schedule Variance) – odchylka plánování,

CV (Cost Variance) – odchylka nákladů,

Odchylka – odchylka při dokončení.


Strana 61

EU

LEK

PRO


Obrázek č. 3/53: Okno Vytvořená hodnota

3.11.

Výstupy - sestavy

Aplikace nám nabízí několik možností jak prezentovat data projektu. K dispozici máme standardní možnost tisku aktuálních stránek přes menu Soubor –

Tisk, která funguje na stejném principu jako v ostatních aplikacích MS Office. Další variantou jsou sestavy, což jsou tabulkové výstupy informací z projektu. Jsou dostupné přes menu Sestava – Sestavy. V zobrazeném okně (viz Obrázek č. 3/54) se nám nabídnou základní kategorie. Po výběru některé z nich máme možnost zvolit konkrétní sestavu (viz Obrázek č. 3/55) nebo vytvořit vlastní. Všechny sestavy je možno pouze tisknout (s použitím doplňkového SW také do PDF). Obrázek č. 3/54: Okno Sestavy

Obrázek č. 3/55: Okno Sestavy probíhajících

činností

Aplikace umožňuje také uložit informace z aktuálního zobrazení formou obrázku, který je možno využít např. pro tvorbu prezentace. Funkce je dostupná z menu Sestava – Kopírovat obrázek. Na základě dat v projektu je také možné vytvářet nebo využívat zabudované šablony vizuálních sestav (menu Sestava - Vizuální sestavy) pro aplikace TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti

Strana 62

EU

LEK

PRO


MSO Excel a MSO Visio nebo ukládat data sestavy ve formě databáze. Na Obrázku č. 3/56 je příklad jedné ze sestav v prostředí MSO Excel. Obrázek č. 3/56: Souhrnná sestava práce zdrojů v MSO Excel


Strana 63

EU

LEK

PRO


4.

Public relations projektu Public relations (zkratka PR) volně přeloženo z angličtiny označuje vztahy a vazby s veřejností. Jsou to tedy techniky a nástroje, pomocí kterých organizace či firma udržuje vztahy s veřejností a s okolím. Možnosti marketingu obecně zahrnují reklamu, PR, prodej apod., přičemž úkolem je podporovat dobré jméno společnosti a rozvíjet povědomí a zájem o produkty. Ve školství nebo obecně mimo komerční sféru nejde při komunikaci s médii o typickou PR aktivitu, většinou se jedná spíše o společenskou aktivitu než marketing produktu. Na rozdíl od reklamy jde v PR o oboustrannou komunikaci, je to tedy nejen poskytování informací veřejnosti a propagace projektu, ale i získávání zpětných vazeb od veřejnosti.

4.1.

Identita a prezentace projektu

4.1.1. Identita projektu Aby byl projekt atraktivní pro veřejnost, musí mít realizátor projektu přesnou představu o jeho smysluplnosti. Dále bychom měli pamatovat na to, zda je projekt pro potencionální účastníky rozpoznatelný a zda jeho vizuální podoba vzbuzuje pozitivní asociace. Analýzu silných a slabých stránek projektu je vhodné zhotovit nejen pro úspěšnou realizaci projektu. Silné stránky spolu s cíli projektu nás mohou inspirovat k vytvoření loga, sloganu a klíčových vět, které vhodně doplní název projektu a které budeme využívat při každé prezentaci projektu. Profesionálně též působí jednotný vizuální styl. Není tedy na škodu vytvořit pravidla používání písma, loga, sloganu, barev apod. Vytvoření textových šablon usnadní tvorbu veškerých písemností projektu.


Strana 64

EU

LEK

PRO


4.1.2. Prostředky prezentace projektu Prezentačním metodám a technikám je věnován studijní text Modulu 1 Knoll, J., Miletín, R.: Prezentační a komunikační dovednosti, zde se tedy zaměříme pouze na prostředky prezentace projektu. Mezi základní prostředek propagace projektu patří práce s médii, jako jsou tiskové zprávy, tiskové konference nebo pravidelné zasílání stručných informací do tisku (viz kapitola 4.2 Media relations). Kromě těchto masových prostředků máme mnoho dalších možností, jak projekt prezentovat. Pro inspiraci některé z nich uvádíme:

Dopis a informace elektronickou poštou cílové skupině: Dopis obsahuje základní informace o projektu a závazný termín přihlášení. Dopis je vhodné odeslat ve dvou vlnách – nejprve informační s časovým předstihem a poté těsně před termínem přihlašování. Přílohami dopisu mohou být: přihláška, informace o všech možnostech vstupu do projektu, kontakt a představení realizačního týmu, popřípadě lektorů apod. Po přihlášení účastníka může následovat děkovný dopis za zapojení do projektu.

Prezentace projektu: Je vhodné mít k dispozici prezentaci v elektronické podobě a v tištěných materiálech, jako je propagační leták, kopie publikovaných textů v tisku apod.

Odkaz na projekt na webové stránce organizace: Dobře viditelný odkaz na projekt umožní seznámení s aktuálními informacemi o projektu – realizaci

dosavadních

etap,

přípravě

dalších

kroků,

s pokyny

pro účastníky v projektu apod. Odkaz na projekt je vhodné umístit též na „tematicky spřízněných“ portálech, pokud to konkurenční prostředí dovolí.

Informace od účastníků již zapojených v projektu: Zde se nabízí využití výpovědí absolventů akcí realizovaných projektem pro propagaci aktivit realizovaných projektem, které můžeme zveřejnit prostřednictvím webu či tiskových zpráv apod.


Strana 65

EU

LEK

PRO


Prezentace projektu na akcích organizace: Stručnou informaci o projektu může dostat každý účastník akcí, které organizace realizuje (nejlépe základní informace verbálně předané s odkazem na web a s využitím propagačních a informačních materiálů – např. „skládačky“ atd.).

Konference, semináře, setkávání v rámci projektu, vydání sborníků: Je vhodné zajistit setkávání účastníků v průběhu realizace projektu a navazující setkání/setkávání i po skončení účasti pro potřeby získávání dalších

zkušeností,

komunikovat

s

místní

správou

a

veřejností

a podporovat pravidelné kontakty na oficiální i neoficiální úrovni, s využitím

např. i odbornosti lektorů. Publicitu projektu podpoří

např. prezentace závěrečných prací účastníků nebo studijních textů vytvořených v rámci projektu ve sborníku či jiné formě tištěné i elektronické. Na závěr celého projektu je možné uspořádat konferenci, která bude mít především hodnotící charakter a jejímž účelem bude shromáždit a diskutovat podněty pro aktualizaci a inovaci projektu nebo pro potřeby realizace dalších projektů.

Monitorovací zprávy projektu: Základní informace o stavu projektu jsou obsaženy v monitorovacích zprávách projektu, které realizátor povinně zpracovává a odevzdává subjektu, který rozhoduje o dalším financování projektu. Vybrané části monitorovací zprávy je též možno zveřejnit prostřednictvím webových stránek, informačního bulletinu apod.

Propagační akce: projekt je vhodné propagovat na všech akcích v rámci kraje ale i celé ČR, které slouží k prezentaci podobných aktivit.

Propagační předměty projektu: jsou většinou uznatelným nákladem projektu a pokud vybereme užitečné věci, na které necháme vkusně natisknout

logo

projektu,

mohou

být

velmi

účinným

nástrojem

propagace.

Označení kanceláří a dalších prostor projektu, propagační tabule apod.


Strana 66

EU

LEK

PRO


4.2.

Media relations Všechny akce a činy nabývají na síle v okamžiku, kdy se o nich dozví

veřejnost.

Z tohoto

důvodu

jsou

média

nejdůležitějším

nástrojem

PR.

Máme na vybranou média, která mají masivní dopad (televize, rozhlas, celostátní deníky), ve kterých je ale bohužel velmi těžko prosaditelná zpráva malého rozsahu, pokud není okořeněná skandálem. Zprávy v těchto médiích mívají podobu krátkého šotu a mohou být tudíž zkresleny. Vhodnější možností se jeví média, jež jsou oborově zaměřena (web. stránky, odborné časopisy), ve kterých máme možnost prezentovat relativně podrobné informace. Než svou zprávu nabídneme médiím, je vhodné podívat se na ní z pozice obyčejného čtenáře a zhodnotit, zda je zpráva skutečně mediálně zajímavá. Atraktivitu zprávy můžeme zvýšit, když zdůrazníme dosah aktivity (koho všeho se týká), když na konkrétním příběhu demonstrujeme obecný stav věcí nebo když v kauze figuruje nějaká známá osobnost (vhodné využít citaci této osoby).

4.2.1. Prostředky pro komunikaci s médii Mezi prostředky pro komunikaci s médii můžeme zařadit tiskové zprávy, rozhovory, tiskové konference, tiskové materiály, neformální setkání s novináři, exkurze, výroční zprávy apod. Podrobněji se věnujeme tiskovým konferencím, neformálnímu setkání s novináři a tiskové zprávě. Tisková zpráva Pro styk s médii je vhodné nejprve si vytvořit databázi vhodných médií, a pak je pravidelně informovat krátkými zprávami. Tiskovou zprávu je vhodné vydávat k příležitosti významnějšího mezníku projektu. Pro informování veřejnosti o projektu využívejme ta média, která čtou zájmové skupiny, kterým je zpráva určena (zde lze doporučit hlavně regionální a specializovaná periodika). S tím souvisí i směřování tiskové zprávy těm novinářům, kteří jsou např. oborově specializovaní a které může zpráva potencionálně zajímat. Jedna tisková zpráva by měla obsahovat jedno sdělení, dejme tedy pozor na tříštění


Strana 67

EU

LEK

PRO


obsahu zprávy. Do tiskové zprávy je vhodné připojit stručnou charakteristiku celého projektu a poslání organizace. Tisková zpráva by měla mít zajímavý titulek, aby novináře zaujala. Nejdůležitější informace je nutno umístit na úvod textu. Čelo zprávy je jedním stručným a maximálně výstižným odstavcem, které obsahuje jádro sdělení a musí být srozumitelné bez dalšího textu. Obsahuje odpovědi na základní otázky – kdo, co, kdy a kde. Tělo zprávy si přečtou jen ti novináři, které zaujalo čelo. Tělo může obsahovat doplňkové informace, jako jsou odpovědi na otázky jak a proč, vykreslení souvislostí a citace názorů autorit. Tělo by mělo být členěno do tematických odstavců, aby byla usnadněna další práce s textem. Na pravé straně zprávy je možné heslovitě shrnout každý odstavec. Vzhledem k tomu, že s textem bude nadále pracováno, není třeba věnovat příliš mnoho času na složité formátování, které novinářům při dalších úpravách jen přidělává práci. Dále uvádíme volně upravený vzor tiskové zprávy, který je dostupný na: www.papir.arnika.org/soubory/vzorova_TZ%20.rtf. Hlavička, jméno organizace a kontakty Tisková zpráva organizace XY (např. sdružení ARNIKA) Dne X. Y. Titulek (například: Obecní úřad v Chlumci odmítá recyklovaný papír) - hlavní, stručné a výstižné sdělení článku, v případě, že nestačí, můžete se uchýlit k podtitulku. Čelo zprávy - tedy shrnutí nejdůležitějších faktů, např.: Takový a makový úřad

v Horních Kotěhůlkách dosud nezavedl recyklovaný papír. Místní úředníci o jeho používání ani do budoucna neuvažují. Zjistili to členové organizace XY, když úřad oslovili v rámci kampaně sdružení ARNIKA šetrné papírování. Na úřadě se přitom spotřebuje tolik a tolik papíru ročně. Na výrobu toho množství je třeba pokácet tolik a tolik stromů (zjistíte výpočtem: na výrobu 1t papíru padne zhruba 17 stromů) Používáním recyklovaného papíru na makovém úřadě by se zachránilo minimálně 70% stromů, uspořilo by se zhruba 64% energie, 35% vypouštěných odpadních vod a 75% plynných emisí. V dalším odstavci je možné uvést vyjádření úředníků proč TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti

Strana 68

EU

LEK

PRO


papír nepoužívají či používají, v jakém rozsahu, proč je tomu tak a ne jinak, zda mají nádoby na tříděný odpad a podobně a co hodlají dělat do budoucna pro zmenšení zátěže životního prostředí. Po vyčerpání všech informací z konkrétní lokality je možné použít text obecnějšího zaměření (tělo zprávy).

Když třeba úředník bude argumentovat, že recykl ničí kopírky, můžete kontrovat např. citátem Soni Hykyšové. „Mezi veřejností stále panují předsudky vůči používání recyklovaného papíru, ačkoliv je jeho výroba energeticky úspornější, vzniká při ní méně škodlivých emisí, odpadních vod a šetří se naše přírodní bohatství – lesy. Obavy z širšího používání recyklovaného papíru udržují argumenty poukazující na jeho nevhodnost do tiskáren a kopírek. Recyklovaný papír je však nejen levnější, ale produkuje se u nás i v kvalitě srovnatelné s nerecyklovaným papírem. Argument, že ničí kopírovací stroje či tiskárny je vyvrácen samotnými výrobci těchto zařízení. Doba, kdy byl k dostání pouze šedě vyhlížející papír, už dávno pominula,“ uvedla Ing. Soňa Hykyšová, vedoucí kampaně „Šetrné papírování“. Vše tak závisí jenom na nás – spotřebitelích, zaměstnancích úřadů a kanceláří podniků. Kampaň „Šetrné papírování“ je novou kampaní sdružení ARNIKA. Jejím cílem je povinné používání recyklovaného papíru na státních úřadech. Součástí bude i oslovování krajských a městských úřadů po celé republice. „Věříme, že v tomto snažení nezůstaneme osamoceni,“ dodala Soňa Hykyšová. ARNIKA v těchto dnech též oslovila politické strany a s jejich reakcemi v nejbližších době seznámí veřejnost. Používání recyklovaného papíru není jenom gestem, je i počátkem cesty ke strategii tzv. "nulového odpadu" (Zero Waste), která je moderní cestou nakládání s odpady a zavádí ji řada světových měst či dokonce celé státy. Šetrné využívání obnovitelných přírodních zdrojů, surovin a energie by se mělo stát samozřejmostí pro každého jednotlivce i skupiny, které berou v úvahu potřeby budoucích generací. V těle tiskové zprávy můžeme uvést hyperaktivní odkazy, kde by novinář, v případě zájmu, nalezl doplňující informace. Na závěr zprávy můžeme připojit stručnou charakteristiku firmy a tiskový kontakt (jméno, příjmení a kontakt na osobu zodpovědnou za kontakt s médii), pokud jsme tyto informace neuvedli již v hlavičce.


Strana 69

EU

LEK

PRO


Přílohy tiskové zprávy mohou obsahovat fotografie, prospekty, brožury apod. Vše by však mělo být v náležité technické kvalitě, aby bylo možno loga, obrázky a fotografie dále použít. V případě, že naše tisková zpráva nebyla uveřejněna, může být na vině některá z následujících skutečností:

Špatný výběr redakce – naše téma bylo vyhodnoceno jako nezajímavé pro čtenáře konkrétního časopisu, serveru či novin.

Malá organizace – větší a významnější organizace dostanou většinou přednost.

Špatné zpracování tiskové zprávy a informace nehodící se do tiskové zprávy.

Nesprávná adresa redakce, doručení zprávy po uzávěrce apod.

Stane se něco důležitějšího, redakce je zahlcena tiskovými zprávami.

Tisková konference Oproti tiskové zprávě je tisková konference pro média oživením, protože na tiskové konferenci jsme k dispozici naživo. Tiskové konference ovšem pořádáme pouze v případě, kdy chceme sdělit něco opravdu důležitého, přičemž důležitost sdělení nemůžeme posuzovat podle nás, ale podle toho, jaký význam má pro potencionální čtenáře. Není radno zahrávat si s trpělivostí novinářů, pozveme-li je dvakrát kvůli nějaké banalitě, potřetí již nepřijdou. Tiskové konference tedy pořádáme, když chceme prezentovat zajímavé nebo zásadní zjištění, zahajujeme dlouhodobý

projekt,

chceme

představit

zajímavého

hosta

nebo

reagujeme

na aktuální událost či útok na nás v médiích. Při plánování tiskové konference je vhodné poradit se s redaktorem ČTK, který se věnuje

našemu tématu, abychom věděli, že se naše plánovaná konference

nekryje s nějakou třeba významnější akcí. Začátky tiskové konference plánujeme mezi 8 a 11 hodinou dopolední, nejlépe však v 9 hodin. Co se výběru dne v týdnu týče, hodí se nejlépe úterý, středa nebo čtvrtek. Tiskovou konferenci pořádáme většinou v centru města v místě, kam jsou


Strana 70

EU

LEK

PRO


novináři zvyklí chodit, pokud nemáme pro konferenci vybrané nějaké exotické místo, které ovšem souvisí s tématem konference. Konferenci oznamujeme prostřednictvím tiskového oznámení, které by mělo být co nejkratší a musí obsahovat všechny důležité údaje, tj. místo, čas, téma, vystupující osoby a kontakt na zodpovědnou osobu (tiskového mluvčího). Konferenci oznamujeme prostřednictvím ČTK či dalších tiskových agentur nejlépe ve čtvrtek, nejpozději v pátek předcházejícího týdne. Pozvánku na konferenci je dobré poslat všem „spřízněným“ novinářům, se kterými jsme zvyklí spolupracovat. Není od věci před konáním konference vybraným novinářům událost připomenout (nikoliv však přemlouvat k účasti) pomocí mailu či telefonu. Co je třeba připravit pro tiskovou konferenci:

Tiskovou zprávu: TZ není dobré posílat před konáním konference, vystavujeme se tím nebezpečí, že novináři nepřijdou.

Cedulky se jmény vystupujících: cedulky postavíme na stůl před vystupující, takže text by měl být čitelný i z několika metrů. Uvádíme jména, tituly a funkce.

Prezenční listinu: která je opatřena hlavičkou organizace, popřípadě logem projektu, datem a názvem setkání, s kolonkami na jméno, redakci, e-mail a mobil.

Občerstvení: obvyklé je káva čaj a minerálka. Pokud nám to finance dovolí, můžeme přidat koláčky, chlebíčky a ovoce.

Materiály k rozdávání: informace o organizaci (leták, výroční zpráva), informace o projektu (leták, skripta apod.), obrazové materiály (CD s fotkami či videem – vše pouze v použitelné kvalitě), propagační materiály (jelikož etický kodex nepovoluje novinářům přijímat jakékoliv úplatky,

přistupujte

opatrně

k dárkovým

předmětům.

Propagační

předmět projektu, který je použitelný, by snad neměl nikoho pobouřit.). Vždy je nutné určit osobu, která bude tiskovou konferenci moderovat. Mělo by se jednat o osobu, která má již s moderováním zkušenosti, je totiž třeba, aby udělovala a brala slovo, hlídala čas a řídila celý průběh konference. Pokud toho není v naší organizaci nikdo schopen, je možné najmout profesionála. TEXT Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti

Strana 71

EU

LEK

PRO


Tiskovou konferenci začínáme včas bez ohledu na počet přítomných a snažíme se dodržet scénář a časový rozvrh (uvítání, smysl konference, představení vystupujících a hostů, seznámení s programem, proslovy vystupujících – vše do 30 minut a dotazy – 20 minut, poděkování za účast). Neformální setkání s novináři Pokud nechceme pořádat náročné tiskové konference, můžeme novináře pozvat na některou z akcí projektu, kde poznají realitu, o které mají psát, a kde získají autentický materiál a kontakty např. na účastníky projektu. Novináři by i na takovýchto setkáních měli získat informace o cíli projektu, současném stavu a průběhu etap projektu, o postavení projektu mezi projekty podobného druhu, jeho pozitivech, dopadech, užitečnosti pro cílové skupiny apod. Jasný rámec informacím o projektu dodají též jasné a stručné informace o organizaci.

4.2.2. Tiskový mluvčí Pokud situace v instituci umožňuje delegovat práci s médii na jednoho člověka, je dobré tuto možnost využít. Média si zvyknou obracet se na konkrétní osobu, která může s novináři navázat dobré pracovní vztahy. Tiskový mluvčí nemusí vědět o organizaci úplně všechno, musí však vědět, kde to najít nebo na koho dotaz delegovat (koordinátora projektu, vedoucího programu apod.). Na odborné dotazy totiž nemusí odpovídat nutně pouze tiskový mluvčí. Pokud se rozhodneme obsadit v organizaci roli tiskového mluvčího, musíme mu pevně vymezit rozsah jeho činnosti. Níže uvádíme přehled činností, které mívá na starosti běžný tiskový mluvčí a ze kterých můžeme při stanovování jeho pracovní náplně vybírat (volně podle Vašků, V.: Jak spolupracovat s médii):

Prezentace

v médiích

-

vystupuje

jménem

organizace

v médiích,

poskytuje rozhovory pro tisk, rádia, televize.

Tiskové zprávy - píše tiskové zprávy a dohlíží na jejich konečnou podobu. Kontroluje jejich úroveň, jazyk, styl a spolu s odborným pracovníkem i věcnou správnost. Rozesílá TZ médiím.


Strana 72

EU

LEK

PRO


Tiskové konference - připravuje a vede tiskové konference (moderování konference, oznámení médiím, výběr hostů a odborníků, zajištění místnosti, občerstvení, tiskových materiálů, audiovizuální techniky, fota, videa atd.).

Korektury - má dohled nad konečnou podobou tiskových materiálů, které jdou na veřejnost (úroveň, jazyk, styl, grafická úprava). Zajišťuje pro ostatní korektury důležitých textů (dopisy významným osobnostem atd.).

Styk s médii - vytváří a udržuje seznam novinářů, shromažďuje kontakty na novináře a udržuje přehled o tom, která média se na organizaci obracela a s jakými otázkami. Na základě osobních kontaktů utváří dobré vztahy s novináři a domlouvá konkrétní výstupy pro tisk, rádia, televize atd.

Monitoring médií - udržuje přehled o tom, jak se o organizaci píše, upozorňuje na zajímavé věci kolegy, reaguje na nesprávné údaje a fakta. Dle potřeby kampaní, projektů vytváří výtahy a hodnocení mediálních ohlasů.

Publikace - podílí se na vydávání časopisu, letáků a dalších tiskovin, které organizace vydává. Mluvčí často bývá také jejich hlavním (a většinou jediným) redaktorem.

Foto a video - má na starosti vše, co se týká fotografie, videa a obrazového

archivu.

Organizuje

práce

spojené

s

vytvářením

obrazových a zvukových materiálů, spolupracuje s redakcemi a nabízí jim materiál pro jejich vlastní články a pořady, zajišťuje smlouvy, spravuje foto a videoarchiv atd.

Internet - má na starosti internetové stránky. Stará se přitom hlavně o aktualizaci jejich obsahu, plní je texty a fotografiemi, dohlíží na jejich funkčnost (fungující odkazy) a kontinuitu.

Pomoc při projektech, kampaních a fundraisingu - vytváří mediální strategie k jednotlivým projektům, kampaním a programům. Pomáhá při přípravě nejrůznějších akcí a organizuje jejich mediální zajištění.


Strana 73

EU

LEK

PRO


Při výběru tiskového mluvčího musíme počítat s tím, že se stane vizitkou organizace. Měl by mít tedy příjemný hlas, milý vzhled a důstojné vystupování. Samozřejmostí by měla být verbální pohotovost a schopnost formulovat jasné a srozumitelné věty. Vnitřně by měl být klidný, vyrovnaný a v případě nutnosti rázný a neústupný. K vnější image tiskového mluvčího patří slušné a elegantní oblečení. K přednostem tiskového mluvčího můžeme dodat schopnost udělat na vhodném místě dobrý vtip a hezky se usmát. Ideální je, pokud má námi zvolený tiskový mluvčí již praxi jako redaktor, protože má jasnou představu, jak média fungují a jaké požadavky na tiskové mluvčí redaktoři mají.


Strana 74

EU

LEK

PRO


5.

Závěr Uvedený přehled práce s MSO Project není vyčerpávající, pracujeme zde pouze se základními funkcemi tohoto SW. Pro další informace užitečné při práci s MSO Project odkazujeme na literaturu (zejména publikaci KALIŠ, J., HYNDRÁK, K., TESAŘ,V. Microsoft Project - Kompletní průvodce pro verze 2003 a 2002), která podrobně popisuje možnosti práce s MSO Project. Taktéž výčet dalších programů určených pro plánování a řízení projektů není vyčerpávající.

Ukazuje

však,

že

na

trhu

je

mnoho

specializovaných

i nespecializovaných programů, které mohou pomoci s tvorbou a realizací projektů. Mějme však na paměti, že softwarová podpora projektů by měla uživateli jeho práci ulehčovat a ne mu další problémy přidělávat. Proto bychom při volbě vhodného SW měli brát v úvahu charakter a rozsah projektu a naše schopnosti programy ovládat. Jedině tak může být SW manažerovi projektu skutečně oporou při náročné práci řízení projektu. Oblasti public relations se text věnuje pouze okrajově, může však podat základní přehled možností, jak medializovat projekt a zajistit tak širší informovanost o smyslu a dopadu projektu, který realizujeme. Media nejsou nazývána velmocí náhodou, je totiž bohužel pravidlem, že co není dostatečně medializováno, jako by ani neexistovalo. Není tedy možné, aby se management projektu zaměřil pouze na realizaci projektu, je třeba zajistit i jeho dobrou propagaci.


Strana 75

EU

LEK

PRO


6.

Přehled užitých zkratek API

Application Programming Interface

CRM

Customer Relationship Management

CSV

Comma-Separated Values

CTK

Česká tisková kancelář

DOC

Document Word

FF

Finish-to-Finish

FS

Finish-to-Start

MPP

Microsoft Project Project

MPT

Microsoft Project Template

MPX

Microsoft Project Exchange

MS

Microsoft

MSO

Microsoft Office

OASIS

Organization for the Advancement of Structured Information Standards

OLE

Object Linking and Embedding

PDF

Portable Document Format

PPT

PowerPoint Presentation

PR

Public relations

SF

Start-to-Finish

SQL

Structured Query Language

SS

Start-to-Start

SW

Software

SWF

ShockWave Flash

TZ

Tisková zpráva

VBA

Visual Basic for Applications

XLS

Excel Sheet

XML

eXtended Markup Langure


Strana 76

EU

LEK

PRO


7.

Literatura a prameny BALADA, M., CHOVANCOVÁ, G., SKALICKÝ, M. Základní principy zpracování a podávání projektů – modul 3. Projekt EUPROLEK. Pardubice: CCVJ, 2007. BROŽ, M. Mistrovství v Microsoft Excel 2000. Praha: Computer Press, 2000. ISBN 80-7226-270-X. DOLANSKÝ, V., MĚKOTA, V., NĚMEC, V. Projektový management. Praha: Grada, 1996. ISBN 80 – 7169-287-5. KALIŠ, J. Řídíme projekty s programem Microsoft Project 2002. Praha: Computer Press, 2002. ISBN 80-7226-776-0. KALIŠ, J., HYNDRÁK, K., TESAŘ,V. Microsoft Project - Kompletní průvodce pro verze 2003 a 2002. Brno: Computer Press, 2003. ISBN 80-251-0074-X. KERZER, H. Project Management: A system Approach to Planning, Scheduling and Controlling. New York: John Wiley & Sons, 2000. ISBN 047139470X. NĚMEC,V. Projektový management. Praha: Grada Publishing, 2002. ISBN 80-247-0392-0. Polouček J.: Práce s médii, Agnes 2003. Dostupné na http://www.tretipatro.cz/ ROSENAU, M. D. Řízení projektů. Praha: Computer Press, 2000. ISBN 80-7226-218-1. ŠUBRT, T., LANGROVÁ, P. Systémová podpora projektů. Praha: ČZU 2003. SVOZILOVÁ, A. Projektový management. Praha: Grada Publishing, 2006. ISBN 80- 247-1501-5. TAHA, H. A. Operations Research. New York: Macmillan, 2002. ISBN 0023463910. TURBAN, E., ARONSON, J. Decision Support Systems and Inteligent Systems. New Jersey: Printice Hall, 2001. ISBN 0-13-089465-6. Vašků, V. Jak spolupracovat s médii - Praktický manuál pro neziskové organizace. Dostupné na http://press-servis.ecn.cz/manual/ World wide web: http://office.microsoft.com/cs-cz World wide web: http://orms.czu.cz World wide web: http://papir.arnika.org/soubory/vzorova_TZ%20.rtf World wide web: http://www.602office.cz World wide web: http://www.abecedapc.cz World wide web: http://www.cacio.cz


Strana 77

EU

LEK

PRO


World wide web: http://www.datron.cz World wide web: http://www.i.cz World wide web: http://www.instant-team.com World wide web: http://www.ipma.cz World wide web: http://www.microsoft.cz World wide web: http://www.mvcr.cz World wide web: http://www.openoffice.cz World wide web: http://press-servis.ecn.cz World wide web: http://www.projectmanagement.com World wide web: http://www.projektoverizeni.cz World wide web: http://www.systemonline.cz World wide web: http://www.techportal.cz World wide web: http://www.unicorn.eu


Strana 78

Softwarová podpora a public relations při projektové činnosti

Recommend Documents