SOFT SKILLS. Time management pro uchazec e o zame stna ní

VYSOKÁ ŠKOLA CHEMICKO-TECHNOLOGICKÁ V PRAZE Katedra učitelství a humanitních věd

SOFT SKILLS Time management pro uchazece o zamestnaní

PhDr. Václava Nývltová, CSc. 2014

Vzdělávání rodičů – příprava vstupu nebo návratu rodičů s malými dětmi na trh práce – EduRo

Obsah 1.

Time management ............................................................................................................... 3

2.

Individuální rozdíly v time managementu........................................................................... 4

3.

Plánování činností a času .................................................................................................... 6 3.1 Uvědomění si hlavních životních cílů a priorit ............................................................ 6 3.2 Rámcové plány ............................................................................................................. 7 3.3 Operativní, krátkodobé plány (týdenní, denní) ............................................................ 8

4.

Dovednosti usnadňující tvorbu operativních plánů činnosti ............................................. 10 4.1 Třídění pracovních úkolů ........................................................................................... 10 4.1.1 Třídění podle důležitosti a naléhavosti pracovních úkolů .............................. 10 4.1.2 Třídění podle subjektivního postoje k pracovním úkolům............................. 11 4.2 Vytváření časové rezervy, zlepšování odhadu času ................................................... 12 4.3 Sebepoznání, předvídání svého psychického stavu ................................................... 12 4.4 Respektování individuálního biorytmu ...................................................................... 13 4.5 Vytváření návyků pro vykonávání rutinních činností ................................................ 14 4.6 Písemné seznamy a přehledy ..................................................................................... 14 4.7 Identifikace „vnějších zlodějů“ času .......................................................................... 15 4.8 Identifikace „vnitřních zlodějů“ času ......................................................................... 16 4.9 Zpětná vazba, uvědomění si opakovaných chyb ........................................................ 17

5.

Osobnost typu A ................................................................................................................ 18 5.1 Projevy osobnosti typu A ........................................................................................... 18 5.1.1 Syndrom časové urgence ................................................................................ 19 5.1.2 Vícefázové chování ........................................................................................ 19 5.1.3 Soutěživost ..................................................................................................... 20 5.1.4 Nedostatek plánování a promýšlení pracovních postupů ............................... 20

6.

Prokrastinace ..................................................................................................................... 22 6.1 Druhy prokrastinace ................................................................................................... 23 6.1.1 Aktivní, racionální, funkční prokrastinace ..................................................... 23 6.2 Projevy pasivní prokrastinace .................................................................................... 26 6.3 Příčiny prokrastinace .................................................................................................. 27

6.3.1 Důsledek stresu .............................................................................................. 28 6.3.2 Ztráta pracovní motivace ................................................................................ 28 6.3.3 Důsledek psychické poruchy .......................................................................... 28 6.3.4 Rys osobnosti ................................................................................................. 29 6.3.5 Důsledek výchovy, nápodoby chování rodičů, návyk .................................... 29 6.4 Překonávání prokrastinace ......................................................................................... 30 6.4.1 Sebeuvědomění .............................................................................................. 30 6.4.2 Úprava základních tělesných a psychických předpokladů pro výkon práce .. 31 6.4.3 Zahájení práce (studia) i v případě velké nechuti a nízké motivace .............. 31 6.4.4 Hledání významu, důležitosti, přínosu dané činnosti ..................................... 31 6.4.5 Uvědomění si příčiny prokrastinace, neuvědomovaných motivů .................. 32 6.4.6 Rozložení úkolu do menších celků ................................................................. 32 6.4.7 Prokládání nepříjemné činnosti příjemnějšími, uvolňujícími ........................ 32 6.4.8 Sebeodměňování za jakýkoliv pokrok ve vykonání nepříjemné činnosti ...... 33 6.4.9 Krátkodobé, nepříjemné úkoly plnit co nejdříve ............................................ 33 6.4.10 Nestresování se vědomím nedostatku času .................................................... 33 6.4.11 Vnější psychická podpora .............................................................................. 33 6.4.12 Aktivní vyhledávání vhodných vzorů k nápodobě ......................................... 34 Literatura .................................................................................................................................. 35

Seznam obrázků Obr. 1. Eisenhowerův princip. ................................................................................................. 10 Obr. 2. Důsledky prokrastinace. ............................................................................................... 25

Time management pro uchazeče o zaměstnání

1.

Time management

Time management

Specifickým stresorem mnoha lidí v současné době je nedostatek času a přemíra povinností v pracovní i soukromé sféře. Většina lidí nemá pocit, že jsou pány svého času a života. Naopak žijí s pocitem, že někdo jiný určuje, co budou dělat, čemu se budou věnovat, čemu se musí přizpůsobit. Časový stres je stejně škodlivý jako kterýkoliv jiný stresor, snaha přizpůsobit se nadměrným požadavkům a tempu doby může vést k vážným zdravotním a psychickým komplikacím, případně i celkovému kolapsu. V zaměstnání se lidé často dostávají do situace, kdy vzhledem k objemu práce nejsou schopni pracovat dobře. Aby zvládli množství úkolů, musí se jejich plnění věnovat velmi povrchně a rychle, nemají čas na jejich promyšlení a klidné dokončení. Pak se samozřejmě nedostavuje psychické uspokojení a radost z vykonané práce. Lidé jsou frustrováni, znechuceni, ztrácejí pracovní motivaci, mohou se objevit psychické problémy i neuvědomovaná obrana – jedna z forem prokrastinace. Na pracovištích, kde je časový stres běžně přítomen, je dokonce možné setkat se s jevem, že důležitost a nepostradatelnost jednotlivých pracovníků je paradoxně posuzována právě podle míry pracovního přetížení a pracovního stresu. Jednotliví zaměstnanci pak vystavují na obdiv své přeplněné diáře, výčet pracovních úkolů, svoji únavu a přepracování. Upevňují si tak sami před sebou i ostatními spolupracovníky svoji důležitost a oddanost firmě. Časový stres je také někdy mylně považován za nejlepší motivaci k vyššímu pracovnímu výkonu. Často můžeme slyšet výroky: „Vše nechávám záměrně na poslední chvíli, protože pak udělám vše rychleji“. Možná, že se daná práce skutečně zvládne rychleji, ale zároveň povrchněji a se všemi negativními důsledky stresu. Problematika time managementu je dnes velmi populární. Někdy se však vychází z mylného předpokladu, že postačí naučit pracovníky hospodařit s časem, naučit je racionálně plánovat pracovní úkoly, a problém tak bude vyřešen. Nezbytnou součástí time managementu je i dovednost odmítat nadměrné pracovní požadavky, odstraňovat tak ze svého života vnější i vnitřní „zloděje“ času, vzepřít se jim a dopřát si dostatek odpočinku. O time managementu nelze uvažovat u všech pracovních pozic. Time management je aktuální pouze u těch pracovních pozic a druhů práce, kde daný pracovník má určitou míru svobody. Alespoň u části pracovních úkolů se tedy může sám rozhodovat, co udělá dříve, co později, které úkoly jsou naléhavé, důležité apod. Lidé, jejichž pracovní náplň je tvořena strukturovanými pracovními úkoly (tj. je přesně stanoveno, co je nutné udělat, v jakém pořadí, kdy, kde a jak), zpravidla s time managementem v pracovní oblasti problémy nemají.

3


2.

Individuální rozdíly v time managementu


Mezi lidmi jsou velké individuální rozdíly v osobnosti, chování, zvycích, preferencích atd. Obdobné rozdíly mezi lidmi jsou i v oblasti time managementu. Někdo potřebuje detailní plánování a rozpis činností, včetně pravděpodobného odhadu času, někomu k úspěšnému zvládání úkolů stačí pouze rámcové ujasnění si priorit a životního směřování. Proto i k doporučovaným principům time managementu není možné přistupovat dogmaticky. Jde jen o určité návody, z nichž je nutné vybírat a přizpůsobovat je svým individuálním potřebám a zvláštnostem. Ani dokonalý time management není zárukou pracovního a životního úspěchu, i když v mnohém nám může život usnadnit. Často se hovoří o tom, že time management je z větší části self-management. Problémy lidí, kteří mají vážné problémy v time managementu, často nespočívají v nedostatku specifických dovedností v hospodaření s časem a plánování úkolů, ale ve velmi nízké seberegulaci (sebeuvědomění, sebeovládání, sebeřízení). Trénink v oblasti time managementu často vyžaduje prioritně zlepšení v oblasti self-managementu (zejména sebeuvědomění), teprve později je možné zaměřit se na specifické dovednosti v oblasti řízení času. Relativně největší problémy s time managementem mají lidé, kteří se vyznačují níže uvedenými charakteristikami: 

Lidé, kteří nedokáží postupovat „krok za krokem“, „kousek po kousku“. Hlavním problémem těchto lidí je nedostatek předběžného promýšlení pracovních postupů. Zastavení se a zamyšlení se nad tím, co a jak dělat dál, často považují za ztrátu času. Nemají dostatek trpělivosti sami se sebou, jednají a rozhodují se živelně. Promyšlení dalšího postupu vyžaduje dobrou vizuální představivost, člověk si další postup i cílový výsledek musí umět představit. Vizuální představivost bývá u těchto lidí slabinou. Pro zlepšení organizačních schopností a time managementu je proto někdy nutné, nejprve zlepšit speciálními cvičeními vizuální představivost. Současně je nutné, trénovat se v dovednosti postupovat „krok za krokem“.



Lidé, kteří opakovaně a dlouhodobě nedokončují činnosti, nemají dostatek trpělivosti a nedokáží se na danou činnost delší dobu soustředit. Na nízké úrovni mají i sebeovládání. Hlavním problémem těchto lidí bývá porucha pozornosti. Pokud se podaří tento problém zlepšit speciálními cvičeními, pak se automaticky u daného člověka zlepší i jeho dovednosti v oblasti time managementu.



Lidé, kteří trpí chronickou únavou a depresí. Pokud je člověk chronicky unaven, má špatnou náladu a nedostatek energie, pak samozřejmě nemá chuť cokoliv plánovat a aktivně se pouštět do pracovních a studijních úkolů. I v tomto případě je nutné prioritně řešit problém s depresí a únavou, teprve pak nácvik specifických dovedností v oblasti hospodaření s časem. 4





Lidé nesamostatní, kteří si s řadou běžných problémů nevědí rady. Nevědí, co mají dělat, jak to mají dělat, kdy to mají dělat a někdy dokonce ani kde to mají dělat. I v relativně banálních záležitostech potřebují vedení a konzultace. Nesamostatnost v rozhodování se jen velmi obtížně odstraňuje, často jde o celoživotní osobnostní charakteristiku.



Lidé, kteří se snadno nechají jinými lidmi zlákat k jiným činnostem, než jsou jejich životní priority. Často to bývají lidé, kteří jsou příliš extravertní, závislí na společnosti jiných lidí, kteří neumějí být sami. To, co dělají, potřebují neustále s někým sdílet. Tato kategorie lidí stráví také v pracovní době i v soukromém životě neúměrně mnoho času planými hovory, telefonováním, mailováním, pobytem na sociálních sítích atd. Vzhledem k tomu, že jde o osobnostní – temperamentovou vlastnost, je velmi obtížné jej měnit. Cesta ke zlepšení vede jedině přes sebeuvědomění.



Lidé s rozporuplnou motivací, kteří nemají jasno v tom, kam směřují, co musí dělat, co chtějí nebo nechtějí atd. V jejich životě panuje chaos, věku nepřiměřené experimentování, střídání aktivit atd. I v tomto případě se může situace zlepšit za pomoci sebeuvědomění a postupným tréninkem v ujasňování si životních cílů.

5


3.

Plánování činností a času


Základem time managementu je smysluplné plánování činností a racionální využívání času. Cílem není pouze to, abychom stihli a zvládli vše, co je od nás očekáváno, ale také to, aby se z našeho života nevytratila radost a příjemný pocit, abychom byli se svým životem spokojeni.

3.1

Uvědomění si hlavních životních cílů a priorit

Efektivně využívat čas a dobře si organizovat svůj život tak, abychom nejen splňovali požadavky a povinnosti, ale abychom zároveň měli i radost a potěšení z práce i ze života, vyžaduje mít jasno v životních prioritách a cílech. Podle stanovených životních cílů si pak celý svůj život organizujeme tak, abychom těchto cílů mohli dosáhnout. Bez stanoveného cíle nevíme, kam jdeme a nemáme svůj život pod kontrolou. Životní priority lze považovat za základní pilíře života, na nichž závisí naše štěstí, spokojenost a bezproblémový průběh života. Pro většinu lidí jsou těmito základními pilíři života zdraví, vzdělání, práce, rodina a materiální zajištění. Do kategorie „rodina“ je možné zařadit i partnerské vztahy a další důležité interpersonální vztahy. Do kategorie „zdraví“ je možné zařadit vše, co k tělesnému a psychickému zdraví přispívá (např. odpočinek, rekreace, sport aj.). Rozumný člověk se snaží svůj vymezený čas naplňovat takovými činnostmi, které mu napomáhají udržovat zdraví, získat a udržovat vzdělání, získat a udržet si práci (zdroj příjmu, někdy i smysl života, radost z činnosti), založit a udržet si rodinu (smysl života, pocit sounáležitosti, psychická opora a sdílení svého života, zázemí). Pro některé mladé lidi výše uvedené pilíře života nepředstavují nijak atraktivní hodnotu. Jsou pro ně samozřejmostí, pro některé dokonce představují nepříjemný závazek (např. profesní rozvoj, manželství, výchova dětí), který jim brání ve svobodném „užívání si“ života. S přibývajícím věkem však každý člověk začíná chápat, že jde skutečně o základní životní hodnoty, bez jejichž naplnění člověku v životě něco chybí a necítí se šťastný. Při plánování svého života, pracovních a soukromých činností bychom již v mladém věku měli organizovat vše tak, abychom vybudovali dobré základy pro uvedené životní pilíře. V pozdějším věku je následně nutné dbát na rovnováhu, tj. na rovnoměrné rozložení svého času mezi uvedené hlavní oblasti života. Dlouhodobě nelze např. pracovat na úkor zdraví, věnovat se rodině na úkor vzdělání, věnovat se práci na úkor rodiny atd. Disproporce v rozložení času mezi hlavní oblasti života vždy dříve nebo později způsobí problémy takového rázu (zdravotní, psychické, vztahové, výkonnostní, finanční), že se pak člověk nemůže naplno věnovat ani té oblasti, kvůli které zanedbával vše ostatní.

6



Z vymezení dlouhodobých, životních cílů by mělo vycházet veškeré další plánování a hospodaření s časem.

Cvičení: Napište si své nejdůležitější cíle v hlavních „pilířích“ života. V které životní oblasti máte své cíle nejméně vyhraněné a jasné? Jsou vaše životní oblasti v rovnováze? Je třeba z právě provedeného zjištění vyvodit nějaký závěr?

3.2

Rámcové plány

Při ujasňování si životních priorit a cílů (viz výše) pracujeme hlavně s hodnotami a cílovými stavy. K jejich dosažení je nutné realisticky uvažovat i o cestě vedoucí k jejich dosažení. Životních cílů zpravidla nelze dosáhnout ihned, jde o dlouhodobou záležitost. Je nutné postupně vytvářet podmínky k jejich dosažení. Proto bývá nutné si vytyčit více dílčích cílů, jejichž dosažení nás postupně dovede k hlavnímu cíli. Je doporučováno si tyto dílčí cíle zahrnout do rámcových, dlouhodobějších plánů činností (např. ročních, půlročních, měsíčních). Rámcové cíle nebývají podrobné ani přesně časově ohraničené, neboť u dlouhodobějších plánů nejsme schopni předvídat všechny okolnosti, které mohou nastat a nepříznivě ovlivnit realizaci naplánovaných aktivit. Většina lidí má také proměnlivou výkonnost a není schopna předvídat svůj fyzický a psychický stav, zda budou vůbec schopni naplánovanou činnost realizovat. Detailní rozpis rámcových plánů se obtížně dodržuje, člověk je pak frustrován a může mít pocity viny z jejich nesplnění. Výjimkou jsou velké organizační akce, které samozřejmě musí být naplánovány do všech detailů s dlouhodobým předstihem. Přes všechna úskalí podrobného rozpisu u rámcových plánů je vhodné (tam, kde je to možné) si stanovit alespoň přibližný termín, do kterého má být daná činnost dokončena. Stanovení termínu má výrazný motivační vliv na každého člověka, zvláště je-li nám termín stanoven někým jiným. Mnoho výkonných lidí z vlastní zkušenosti uvádí, že bez stanoveného termínu by snad nikdy nic nedokončili. I když rámcové plány činnosti nebývají podrobné, měla by jim však předcházet rozvaha o tom, co k naplánované činnosti budeme potřebovat a jaké podmínky si musíme vytvořit. Měli bychom také uvažovat o přibližných termínech přípravných činností, tj. do kdy musí být dílčí kroky hotovy, event. kdy je nutné s danou činností začít apod. Příkladem rámcového plánu je plán činností, které jsou nezbytné k úspěšnému zvládnutí studia na vysoké škole v daném semestru. Student si již na začátku semestru musí udělat rámcovou rozvahu o tom, co všechno bude muset postupně udělat, co bude potřebovat k jednotlivým zápočtům, zkouškám, k vypracování semestrálních prací, kdy musí

7



s jednotlivými činnosti přibližně začít atd. Musí si udělat celkovou, hrubou představu o tom, co všechno bude muset zvládnout. Na základě toho si pak musí stanovit dílčí kroky (např. stanoví si počet stránek v učebnici, které by měl každý den přečíst, pokud chce vše zvládnout do zkouškového období). Rámcové plány by se samozřejmě neměly týkat jen pracovních nebo studijních povinností. Měly by zahrnovat plánování činností ve všech oblastí života, tedy i činnosti příjemné, odpočinkové. Vždy je nutné dbát na rovnováhu, vyváženost života. Díky plánování příjemných a odpočinkových činností se pak máme na co těšit, což nám dodává sílu při setrvání u činností méně příjemných.

3.3

Operativní, krátkodobé plány (týdenní, denní)

Na uvědomění si životních cílů a rámcové plány navazují operativní, krátkodobé plány činností, zpravidla týdenní a denní plány aktivit. Krátkodobé plány by již měly být podrobné. Měly by obsahovat i konkrétní časové údaje. Podrobnější plány má většinou smysl dělat maximálně na týden, protože jde o časový úsek, v němž jsme schopni již přesněji předvídat různé vnější okolnosti, svůj pravděpodobný tělesný a psychický stav aj. V týdenním časovém intervalu také lépe odhadujeme, jak dlouho nám bude daná činnost trvat. Krátkodobé plány jsme většinou již schopni důsledněji dodržovat. Týdenní plány činnosti bychom si měli navyknout dělat na konci předchozího týdne, současně s rekapitulací a hodnocením právě uběhlého týdne. Výhodou týdenního plánování s několikadenním předstihem je to, že se postupně smíříme s myšlenkou, že budeme muset v následujícím týdnu udělat i nějaký nepříjemný úkol, kterému bychom se raději vyhnuli. I při realizaci týdenních plánů běžně dochází k přesunům podle momentálních okolností. Ani k týdenním plánům není možné přistupovat rigidně. Na týdenní plány pak navazují denní plány aktivit. Při jejich tvorbě již jednotlivé činnosti seřazujeme do optimálního sledu. Vycházíme při tom nejen z charakteristik a závažnosti dané činnosti, ale také ze svých individuálních zvláštností (viz dále). Veškeré úkoly, které jsou zařazovány do týdenních a denních plánů činností, by měly být tzv. „SMART“ (Pacovský, 2012), což jsou začáteční písmena vlastností zapisovaných úkolů. Každý úkol by měl být: 

Specifikovaný

Každý úkol by měl být formulován konkrétně, aby bylo zcela jasné, o jakou aktivitu jde (co, kdy, kde). Není vhodný např. zápis „více cvičit“, vhodné je uvést konkrétní hodinu a druh cvičení (např. „čtvrtek, 16,00 – 17,00 hod, lekce čchi-kung, Sokolská 24, Praha 8“). Již při pohledu na konkrétní zápis pociťujeme nutkání danou aktivitu vykonat. 8





Měřitelný

Úkol by měl být formulovaný tak, aby nebylo pochyb o tom, zda byl nebo nebyl splněn. Pokud je úkol formulován konkrétně, pak zpravidla automaticky bývá i měřitelný. 

Akceptovatelný

Někdy se stává, že jsou od nás požadovány pracovní úkoly, které jsou pro nás nepřijatelné (např. z etických důvodů, daná činnost může vyvolávat extrémní strach, může být silně stresující apod.). Takové činnosti jsou pro nás neakceptovatelné. Pak je rozumnější takové činnosti odmítnout. Někteří lidé si neakceptovatelné úkoly zadávají i v soukromém životě, pak se obviňují z jejich nesplnění. Takové úkoly si stanovují často jenom proto, že by bylo z různých důvodů žádoucí se dané činnosti věnovat, ale nepočítají se svým negativním postojem k dané aktivitě. 

Reálný

Stanovované úkoly by měly být vzhledem k našim možnostem, zvláštnostem i životním podmínkám reálné a splnitelné. Například by jistě bylo ideální každý týden přečíst několik nových odborných knih, každý týden chodit na nějakou kulturní akci apod., ale vzhledem k podmínkám, v nichž žijeme, jde většinou o nereálné přání. 

Termínovaný

V krátkodobých, operativních plánech by u každého úkolu měl být uveden i časový údaj (den, hodina – začátek, konec), pokud je to možné. Stanovený termín má motivační sílu. U termínovaného úkolu máme menší sklon k prokrastinaci.

Cvičení: Pokuste se sestavit svůj plán činnosti na následující týden tak, aby jednotlivé úkoly byly pokud možno „SMART“.

9


4.

Dovednosti usnadňující tvorbu operativních plánů činnosti


Dovedností pro tvorbu operativních plánů činnosti je celá řada. Zde jsou vybrány jen některé z nich.

4.1

Třídění pracovních úkolů

Při vytváření pracovních plánů je vhodné úkoly třídit do kategorií vytvořených podle zvolených kritérií. Zvolená kritéria mohou být různá. Každý si může vytvořit své vlastní kategorie podle vlastních kritérií. V oblasti time managementu bývá nejčastěji užíváno třídění podle důležitosti a naléhavosti pracovních úkolů, dále pak třídění podle subjektivního postoje k pracovním úkolům. 4.1.1 Třídění podle důležitosti a naléhavosti pracovních úkolů Téměř ve všech monografiích o time managementu (např. Konoblauch a kol., 2012; Pacovský, 2006 aj.) je doporučováno před samotným plánováním pracovních úkolů provést jejich zhodnocení z hlediska důležitosti a naléhavosti, jedná o tzv. Eisenhowerův princip (Obr. 1). V běžném životě se lidé údajně věnují prioritně úkolům, které jsou naléhavé, případně naléhavé a důležité. Pracovní den většinou začínají menšími, naléhavými úkoly, kterých může být tolik, že se k důležitým záležitostem vůbec nedostanou. Důležité úkoly, na nichž z dlouhodobého hlediska závisí jejich životní úspěšnost, pak třeba neustále dlouhodobě odkládají.

Důležité

Důležité, Naléhavé

Důležité Nenaléhavé

Naléhavé

Nedůležité

Naléhavé

Nenaléhavé

Nedůležité

Obr. 1. Eisenhowerův princip.

10



Je doporučováno prioritně se věnovat úkolům důležitým pro pracovníka samotného (z hlediska pracovní kariéry a životního úspěchu). Jen výjimečně tyto úkoly bývají zároveň naléhavé. U úkolů, které nejsou ani naléhavé ani důležité, je doporučováno se jimi vůbec nezabývat. Zhodnocení a zařazení pracovních úkolů do uvedených kategorií není vždy jednoduché. Kritéria důležitosti a naléhavosti jsou značně subjektivní. Mohou být u různých lidí zcela rozdílná, rozdíl může být i mezi pohledem zaměstnance a zaměstnavatele. Naléhavost lidé většinou neposuzují podle objektivních důsledků a souvislostí, ale podle sankcí, které jim hrozí v případě nesplnění daného úkolu. V posuzování důležitosti se lidé mohou značně mýlit. Často až s odstupem času (s přibývajícím věkem) zjišťují, co bylo v jejich životě opravdu důležité. Není vzácností, že to, co se zpočátku jevilo jako nedůležité a nenaléhavé, se časem jeví jako mimořádně důležité s dalekosáhlými dopady na náš život. Kritéria důležitosti a naléhavosti se mohou u daného jedince také proměňovat v čase. Například odpočinek nebo i některé úkoly se mohou jevit v určitých fázích života jako nedůležité a nenaléhavé, v jiných fázích života však mohou být vnímány opět jako naléhavé a důležité. Otázkou je, zda běžná racionální úvaha při denním a týdenním plánování činností není vhodnější než pracné hodnocení činností a jejich zařazování do kvadrantů podle naléhavosti a důležitosti.

Cvičení: Zamyslete se nad tím, kterým pracovním činnostem věnujete nejvíce času v pracovní oblasti i ve svém soukromí. Pokuste se procentuálně vyjádřit, kolik svého času věnujete jednotlivým kategoriím. Jste s výsledným hodnocením spokojeni? Bylo by žádoucí něco změnit?

4.1.2 Třídění podle subjektivního postoje k pracovním úkolům Mnohým lidem více vyhovuje třídění pracovních úkolů do kategorií „musím to udělat“ – „měl/-a bych to udělat“ – „chci to udělat“. Mezi jednotlivými kategoriemi nemusí být propastný rozdíl. Ideální je, když to, co musíme udělat, zároveň chceme udělat, daná činnost nás baví a považujeme ji za významnou. Do kategorie „musím to udělat“ spadají úkoly, které v daný den (týden) nutně musíme udělat a nelze je odložit. Jsou to nejrůznější povinnosti, termínované úkoly aj., které mohou být jak příjemné, tak i nepříjemné, důležité i nedůležité, ale vždy jsou naléhavé. Mohou to být i činnosti, ke kterým jsme dříve neměli odvahu nebo jsme je neustále odkládali. Úkoly z kategorie „musím to udělat“ by v plánovaném časovém intervalu (dnu, týdnu) měly být provedeny co nejdříve, abychom se nedostali do nepříjemností.

11



Do kategorie „měl/-a bych to udělat“ spadají činnosti, které v plánovaném časovém úseku zatím nejsou naléhavé, ale naléhavými se mohou časem stát. Častěji v této kategorii bývají úkoly důležité, jejichž důležitost si uvědomujeme, ale stále se k nim nemůžeme dostat, neboť pořád řešíme záležitosti, které se jeví jako naléhavější nebo nemáme dostatek motivace, optimální podmínky aj. Do kategorie „chci to udělat“ spadají úkoly, ke kterým nás z vnějšku nic a nikdo nenutí, ale sami bychom se dané činnosti rádi věnovali (např. projít nové články ze svého oboru, přečíst si zajímavou knihu, pohovořit s kolegou o jeho práci, jít do divadla, jít si zacvičit apod.). I v této kategorii mohou být úkoly, které jsou jak důležité, tak i nedůležité, naléhavé i nenaléhavé. Podle subjektivního zhodnocení je jim pak přidělována vhodná časová dotace.

Cvičení: Pokuste se udělat si časový plán pracovních nebo studijních činností na následující den (event. týden) podle výše uvedených kritérií. Snažte si uvědomit, zda doporučované hodnocení úkolů je pro vás v něčem přínosem nebo je spíše obtěžující.

4.2

Vytváření časové rezervy, zlepšování odhadu času

Naprostá většina lidí má velmi špatný časový odhad na to, jak dlouho jim určitá činnost bude trvat. Odhad času se zpravidla nelepší ani s přibývajícím věkem a zkušenostmi, pokud se člověk v této oblasti záměrně netrénuje. Při odhadování času jsou lidé přílišnými optimisty a přeceňují se. Většina činností (hlavně duševních) nám trvá mnohem déle, než jsme původně předpokládali. Při vytváření plánů činnosti (rámcových, týdenních, denních) je proto nutné neustále si nechávat určitou časovou rezervu. Časová rezerva je nutná nejen z důvodu špatného odhadu času, ale také z důvodu nepředvídatelných okolností, které náš časový plán mohou narušit.

Cvičení: Pokuste si uvědomit, v jakém druhu činností je váš odhad času nejhorší. O kolik procent času více na tyto činnosti reálně potřebujete ve srovnání se svým původním odhadem?

4.3

Sebepoznání, předvídání svého psychického stavu

V oblasti time managementu nelze mechanicky přejímat doporučované zásady a postupy. Vše musíme přizpůsobit svým potřebám, možnostem, zvláštnostem. Vždy musíme zvažovat, zda daný postup je nebo není pro nás vhodný. Individuální zvláštnosti je nutné brát hlavně v úvahu při optimálním sledu činností v průběhu dne, příp. týdne. Úvahy o individuálních

12



zvláštnostech by se měly týkat hlavně uvědomění si pravděpodobného psychického stavu po vykonání určité činnosti. Při plánování sledu činností je nutné brát v úvahu jejich náročnost a důsledky. Většina lidí není schopna ihned během několika minut přeladit mozek z jedné náročné duševní činnosti na druhou. Při plánování je proto nutné brát v úvahu i okolnost, to znamená v jakém emočním a psychickém stavu budeme po skončení určité činnosti. Například vysokoškolský učitel po několikahodinové přednášce pravděpodobně nebude schopen se věnovat tvůrčímu psaní, náročnému interpersonálnímu jednání apod. Jeho mozek nebude schopen se rychle přeladit z jedné náročné duševní činnosti do druhé. Obdobně student, který celý den vysedává na přednáškách a cvičeních, těžko bude schopen ještě večer studovat náročný odborný text apod. Také po náročném, energeticky vyčerpávajícím týdnu nemůžeme od sebe očekávat, že budeme mít motivaci pracovat i o víkendu. Tyto skutečnosti je nutné brát v úvahu již při plánování činností. Po psychicky náročné, vyčerpávající činnosti je nutné zařadit činnost méně náročnou, rutinní, event. odpočinkovou. Racionálního plánování činností, včetně jejich dopadu na psychiku, je člověk zpravidla schopen až po získání určitých zkušeností se sebou samým v rozmanitých situacích. Sebepoznání a sebeuvědomění se však lze naučit.

Cvičení: Snažte si uvědomit, jak se obvykle cítíte po hlavních pracovních nebo studijních činnostech. Které činnosti jste schopni vykonávat bezprostředně po jejich skončení?

4.4

Respektování individuálního biorytmu

Významnou individuální zvláštností pro plánování činností je náš osobní biorytmus. Každý člověk má trochu jinak nastaveny své vnitřní biologické hodiny. Někdo má větší nebo menší potřebu spánku, někomu se lépe pracuje ráno a dopoledne, jinému zase odpoledne a v podvečer atd. Biologické biorytmy je vhodné respektovat, ale v žádném případě není vhodné věnovat se duševní práci v noci. Při noční práci dochází k narušení optimálního průběhu biochemických procesů, což se po určité době projeví nejprve depresivní náladou a chronickou únavou, poté nastupují další tělesné a psychické komplikace. V denní době s největší psychickou výkonností je samozřejmě vhodné se věnovat náročnějším mentálním aktivitám. Při respektování svého biorytmu je také žádoucí dodržovat určitou pravidelnost denního a týdenního životního rytmu (tj. pravidelné probouzení se a usínání, pravidelné stravování, pravidelné časové intervaly pracovní a odpočinkové činnosti apod.). Při pravidelném životním rytmu náš organismus lépe udržuje vnitřní biochemickou rovnováhu, snáze se vyrovnává

13



s nenadálými stresovými situacemi, také nedochází k nežádoucím výkyvům v psychické výkonnosti a emočním prožívání.

Cvičení: Během které denní doby jste psychicky nejvýkonnější? Které vaše zvyklosti jsou v souladu s vaším biorytmem, které naopak vašemu biorytmu nevyhovují? V čem můžete zlepšit pravidelnost vašeho života?

4.5

Vytváření návyků pro vykonávání rutinních činností

Neustálé přemýšlení o tom, co uděláme dříve, co později, co je důležité, naléhavé atd. je energeticky vyčerpávající a zabírá část mentální kapacity, kterou bychom mohli věnovat něčemu jinému. Každý den vykonáváme ve svém soukromém i pracovním životě řadu opakujících se, zpravidla jednodušších, ale nezbytných činností. U těchto činností je zbytečné neustále přemýšlet, v jakém pořadí je vykonáme, kdy a jak je vykonáme atd. Je vhodné si z těchto rutinních činností vytvořit pevný návyk (rituál), nad jehož vykonáním pak nemusíme příliš přemýšlet, protože sled i vykonání daných činností je automatizováno. Jde většinou o různé sebeobslužné, administrativní a organizační úkoly.

Cvičení: Zamyslete se nad tím, které činnosti ve svém životě máte převedeny do formy automatizovaného návyku. Je možné do formy návyku převést ještě další činnosti?

4.6

Písemné seznamy a přehledy

Pracovní a studijní úkoly je vhodné si písemně zaznamenat, a to nejen ty, které nezbytně nutné musíme splnit, ale i ty, kterým bychom se rádi věnovali. Písemné seznamy nebo jiné formy písemných záznamů pracovních úkolů (uspořádaných do zvolených kategorií) mají několik předností: Písemný záznam přispívá k lepší motivaci. To, co napíšeme, má relativně větší váhu a důraznost, než to, o čem jen přemýšlíme. U všeho, co si písemně zapíšeme jako pracovní úkol, je větší pravděpodobnost, že to také splníme. Písemným záznamem zároveň uvolňujeme místo v mentální kapacitě. Je menší pravděpodobnost, že na něco zapomeneme. Na úkoly a termíny nemusíme neustále myslet, dostáváme se tak do větší pohody a lepšího soustředění na to, co právě děláme. Teprve pohledem na písemný seznam získáváme skutečný přehled a nadhled nad tím, co musíme a co bychom chtěli udělat. Lépe si uvědomíme časové souvislosti, nezbytné začátky a konce jednotlivých činností atd. Schematický přehled snadno udržíme v hlavě, snáze si

14



zapamatujeme i klíčové termíny atd. Tento přehled pak může být doplněn v diáři o detaily v denních plánech.

Cvičení: Snažte si uvědomit, která forma písemných záznamů (papír, diář, počítač a jiné elektronické pomůcky) pracovních úkolů vám nejvíce vyhovuje? Jaká grafická forma vám nejlépe vyhovuje?

4.7

Identifikace „vnějších zlodějů“ času

S „vnějšími zloději“ času má nepochybně každý člověk bohaté zkušenosti. Jde o rozmanité neočekávané události a situace. Nejčastěji to bývají mimořádné pracovní úkoly, které musí být neodkladně vyřízeny, nezvané návštěvy, nesjednané schůzky, přílišná touha některých spolupracovníků komunikovat, přemíra telefonátů, e-mailů, ale i chaos na pracovišti a zbytečné organizační zmatky, zdlouhavé hledání dokumentů a pomůcek z důvodu nepořádku aj. Ačkoliv jde o vnější zloděje času, mnohé z nich můžeme dostat pod kontrolu a nebýt jejich obětmi. Většina telefonátů lze vyřídit velice rychle, na řadu e-mailů není nutné odpovídat, v dokumentech si lze udělat pořádek, abychom nemuseli neustále něco hledat, pro neplánovaná pracovní jednání lze vyčlenit jednu až dvě hodiny denně a tento časový interval vyvěsit na dveře místnosti atd. Obtížnější je ubránit se dominantním, upovídaným kolegům, neboť jakoukoliv omluvu a náznak odmítnutí často vnímají jako gesto nepřátelství a neochoty. Člověk se pak snadno může na pracovišti dostat do nepříjemné pozice. Ale i to se dá zvládnout. Nejhorší situace je, když vnějším zlodějem času je organizační nekompetentnost a prokrastinace samotného vedoucího pracoviště. Na pracovišti pak vládne chaos, zmatek, vše se řeší na poslední chvíli, nikdo pořádně neví, kdo je za co zodpovědný, zadávání úkolů je velmi proměnlivé, lidé nevědí, co je od nich očekáváno, ani co je v delším časovém horizontu čeká, z chování vedoucího nelze vyvodit závěry týkající se důležitosti jednotlivých úkolů atd. Pod takovým vedoucím pracoviště se pak těžko racionálně hospodaří s pracovním časem a stanovují priority. Každému však pomůže, když si plně uvědomí, co a kdo jsou jeho vnější zloději času a zamyslí se nad tím, jak by se jim mohl bránit.

Cvičení: Napište si seznam vašich nejčastějších a největších vnějších zlodějů vašeho času. Pokuste si uvědomit, v kterých dnech (event. hodinách) a za jakých okolností je jejich výskyt nejčastější? Zamyslete se nad tím, čím

15



vy podporujete vnější zloděje času, čím jim dáváte příležitost k využívání vašeho času. Zamyslete se nad tím, jak se můžete vůči vnějším zlodějům času bránit.

4.8

Identifikace „vnitřních zlodějů“ času

Ještě horší než vnější zloději času jsou „vnitřní zloději“, kteří mají podobu nevhodných vzorců chování nebo neproduktivních psychických návyků a reakcí, jimiž sami sebe připravujeme o spoustu času. Například mnozí lidé nezačínají pracovat ihned po dosednutí k pracovnímu stolu, ale pracovní den začínají neproduktivním vzorcem chování, kterým ztratí hodně času. Nejprve se pomalu rozjíždějí (popíjení kávy, četba novin nebo novinek na internetu, přivítání se a poklábosení s kolegy apod.) a teprve pak se opět pustí do práce. Téměř každý člověk by u sebe nalezl nějaký podobný neproduktivní vzorec chování, který by bylo možné odstranit. Hůře se identifikují a ještě hůře odstraňují neproduktivní psychické návyky a reakce. Některé vnitřní zloději času jsou zároveň vnitřními stresory (viz učební text věnovaný stresu). Snad největším vnitřním zlodějem času je neproduktivní vnitřní řeč. Vnitřní řeč jsou monology event. i fantazijní dialogy, které vedeme sami se sebou. Vnitřní řeč je normálním psychickým projevem, z řady aspektů je i užitečná. Díky vnitřní řeči si lépe uvědomujeme, co si vlastně myslíme, jaké emoce prožíváme apod. Mnohé z toho, co se v nás odehrává, zjistíme jedině převedením do verbální podoby. Vnitřní řeč nám také pomáhá v organizování činností, v sebeovládání, kdy pomocí vnitřní řeči sami sobě dáváme nejrůznější příkazy a sami k sobě promlouváme. Ve vnitřní řeči si také znovu přehráváme to, co nás potkalo v interpersonálních vztazích a v komunikaci s lidmi. Nejčastěji to bývají traumatizující nebo konfliktní události, ale i události extrémně příjemné. Vždy však jde o události a situace, které jsou pro nás z nějakého důvodu významnější než řada jiných. Pokud se toto odehrává v přiměřené míře, jde o příznivý jev. Při opětném přehrávání si nepříjemných událostí, které nás potkaly, se učíme. Jde také o určitou formu psychoterapie. Dodatečně si uvědomujeme, co jsme udělali špatně, co jsme řekli nevhodného, uvědomujeme si, co jsme v dané situaci prožívali (tím dochází k neutralizaci negativních emocí), lépe si uvědomíme i motivaci druhých lidí, získáváme nad situací nadhled, uvědomujeme si, na co si musíme dát příště pozor, čeho se vyvarovat, promýšlíme si další postup apod. Po určité době (zpravidla do následujícího dne) toto vnitřní znovuprožívání dané události samovolně zmizí. Za určitých okolností se však vnitřní řeč může stát velmi neproduktivním jevem, který obtížně zvládáme. Zvýšený a dlouhotrvající výskyt neproduktivní vnitřní řeči bývá nejčastěji způsoben přemírou interpersonálních i jiných stresorů. Řešením je odstranění těchto stresorů,

16



překrytí stereotypních myšlenek záměrným přijímáním příjemných podnětů z vnějšího prostředí (film, četba, rozhovor, sport, manuální činnost, relaxační metody aj.). Mnozí lidé si dokážou i sami sobě zakázat myslet na určité věci.

Cvičení: Pokuste si uvědomit své vnitřní zloděje času. Zamyslete se nad tím, zda byste mohli některé z nich odstranit.

4.9

Zpětná vazba, uvědomění si opakovaných chyb

Nikdo není dokonalý, je proto přirozené, že při plánování činností a využívání času děláme chyby; občas jde o nedodržení toho, co jsme si předsevzali, máme na sebe nerealistické požadavky, při plánování nebereme v úvahu významné okolnosti, máme špatný odhad času atd. Důležité však je, si tyto chyby uvědomit a snažit se jich v budoucnu vyvarovat bez zbytečného sebeobviňování a navozování pocitů viny. Při každém týdenním (event. denním) plánování bychom se měli na chvilku zamyslet nad tím, co jsme v uplynulém týdnu v oblasti time managementu udělali dobře nebo špatně, co jsme přecenili nebo podcenili, co opakovaně nedodržujeme atd. Z této úvahy bychom měli sami pro sebe vyvodit konkrétní závěr, v čem jsme dobří, v čem se potřebujeme zlepšit. Uvědoměním si opakovaných chyb sami sebe lépe poznáváme, máme pak na sebe realističtější požadavky, což nám pomůže ve zlepšení výkonu a lepším využívání času. Při zpětném hodnocení svého time managementu bychom neměli sledovat jen to, zda jsme vhodně plánovali a vše splnili. Velmi důležitý je i náš pocit, zda se cítíme dobře nebo špatně. Když jsme vše zvládli a přesto se cítíme špatně, nemáme z dosažených úspěchů radost, je zřejmé, že něco stále děláme špatně.

Cvičení: Co jsou v oblasti time managementu vaše silné a slabé stránky?

17


5.

Osobnost typu A

Osobnost typu A

Termín „osobnost typu A“ není psychologický pojem. Jako první ho začali užívat lékaři v druhé polovině 20. století k označení lidí, kteří sami sebe stresují vysokými ambicemi a nekompetencí v oblasti time managementu. V důsledku nadměrného stresu se pak u nich častěji objevují kardiovaskulární nemoci. Lidé s osobností typu A bývají lidé, kteří jsou velmi ctižádostiví, stanovují si vysoké cíle, chtějí v životě hodně dosáhnout a zvládnout. Bývají na sebe přísní. Dále to bývají lidé, kteří jsou velmi soutěživí, neustále se srovnávají s jinými lidmi. Toto srovnávání jim jen málokdy přináší klid a uspokojení. Mnoho činností v pracovním i soukromém životě nedělají proto, že je daná činnost baví a přináší jim uspokojení, ale proto, aby byli první, dosáhli vysněné kariérové pozice, navázali potřebné kontakty, byli ostatními lidmi obdivováni, vydělali hodně peněz apod. V jejich chování je patrný neustálý spěch. Z důvodu neustálého spěchu nemají čas se zastavit a důkladně si promyslet své další kroky. V oblasti time managementu se osobnost typu A vyznačuje nedostatečným promýšlením konkrétního pracovního postupu, nedostatečnou přípravou na výkon, špatnou organizací práce a špatným odhadem času. Osobnosti typu A sice mají plány činnosti (alespoň ve své hlavě), ale protože chtějí stihnout co nejvíce a mají špatný odhad času, vše si naplánují tak, že se to nedá stihnout. Jsou proto neustále ve skluzu, něco nestíhají, jsou nedochvilní, nedodržují sliby, neustále musí něco operativně měnit podle momentální situace. Jsou tak neustále ve stresu a silně stresují i své okolí. I přes relativně vysokou výkonovou motivaci si člověk s osobností typu A neustále způsobuje řadu nepříjemností. Pokud se člověk s osobností typu A stane vedoucím pracoviště, záhy zavládne na tomto pracoviště stres, spěch, organizační chaos, demotivace podřízených, nízká výkonnost apod. Opakem osobnosti typu A je člověk, který má sice relativně nižší výkonovou motivaci, ale k pracovním činnostem přistupuje klidně, uvolněně, nenechává se vmanipulovat do časové tísně, vůči ostatním lidem není soutěživý, dokáže lépe spolupracovat.

5.1

Projevy osobnosti typu A

Hlavní projevy osobnosti typu A popsali ve své práci Helleriegel, Slocum, Woodman (1989) již před mnoha lety. Všechny projevy rozdělili do čtyř základních kategorií, které nazvali takto: syndrom časové urgence, vícefázové chování, soutěživost, nedostatek plánování a promýšlení pracovních postupů.

18


Osobnost typu A

5.1.1 Syndrom časové urgence Relativně pozitivním rysem lidí s osobností typu A je, že mají vysokou výkonovou motivaci a vysoké životní aspirace. Mají snahu stihnout toho co nejvíce věcí a něčeho v životě dosáhnout. V běžném životě bývají tito lidé označováni za ctižádostivé. Z důvodu vysoké výkonové motivaci se člověk s osobností typu A snaží ke zvládání rozmanitých úkolů přehnaně využívat každé chvilky, sám sebe popohání k činnosti, i když k tomu není objektivní důvod, a to i v situacích, kdy je přirozené odpočívat (např. o víkendu, dovolené). Osobnost typu A neumí odpočívat. Při odpočinku trpí pocity viny ze zahálčivosti. K projevům zahálčivosti a náznakům lenosti u jiných lidí je také velmi netolerantní. Problémem je, že přeceňuje své možnosti, nemá reálný odhad časové náročnosti jednotlivých úkolů. Pokud si vůbec pracovní aktivity plánuje, plánuje si je tak, že se nedají zvládnout. Je proto pod chronickým tlakem času, pořád něco nestíhá. Stále má před sebou nějaký nesplněný úkol, nedostavuje se tak u něho přirozené uvolnění po dokončení úkolů. Z nestíhání a nezvládání jednotlivých aktivit prožívá pocit viny. Osobnost typu A nemá téměř nikdy na nic čas. Přitom nejde ani tak o objektivní nedostatek času, ale o výsledek vlastní organizace života. Pokud osobnost typu A naplánované úkoly zvládá, pak je to zpravidla za cenu vyčerpání. Subjektivní prožívání permanentního nedostatku času se u osobnosti typu A projevuje téměř ve všech vnějších projevech (v rychlých pohybech a chůzi, v rychlejším tempu řeči, v neochotě někomu naslouchat, pomáhat aj.). Osobnost typu A není workoholikem. Workoholik je závislý na práci, která mu přináší radost a příjemné pocity. Osobnost typu A je spíše závislá na cílech, kterých nedosahuje. 5.1.2 Vícefázové chování Vícefázové chování znamená dělání více věcí najednou. Častěji jde o střídavé vykonávání více činností (např. vaření, uklízení, dívání se na televizi a četba učebnice). Vícefázové chování také zahrnuje nedokončování úkolů, zahajování dalších úkolů, aniž by předchozí byly řádně dokončeny. Do vícefázového chování spadá i tendence dělat různé věci v nevhodnou nebo v neobvyklou dobu. Někteří lidé mají k vícefázovému chování větší sklon. Občas se tak chovají i lidé, kterým takové chování není vlastní. Zpravidla jsou k tomu donuceni vnějšími okolnostmi (např. špatnou organizací práce na pracovišti, chaotickým rodinným životem aj.). Vícefázové chování je psychicky nepříjemné, protože s nedokončenými pracovními úkoly v člověku přetrvává pocit vnitřního napětí a pocit viny, nenastává potřebné uspokojení a uvolnění.

19


Osobnost typu A

5.1.3 Soutěživost S přehnanou ctižádostivostí, touhou po uznání a zaujímání společenských pozic je spojena soutěživost. Soutěživost pramení z přílišného srovnávání se s jinými lidmi a vnitřní nejistoty. Jedinec s osobností typu A má intenzivní potřebu vyhrávat, vítězit. Může také mít silnou potřebu uznání, pozitivního hodnocení a touhu po dokonalosti. V oblasti, která je pro daného člověka dominantní, chce být „jedničkou“. Pokud se člověku s osobností typu A nedostává potřebného uznání, obdivu, nepatří k nejlepším, pak rychle ztrácí náladu i motivaci. Ke svému okolí se pak může začít chovat nepříjemně, mohou se objevit prvky neverbální i verbální agresivity. 5.1.4 Nedostatek plánování a promýšlení pracovních postupů Člověk s osobností typu A nemá dostatek trpělivosti, nerad postupuje dlouhodobě „krok za krokem“. Plánování a důkladné promýšlení pracovních postupů často považuje za ztrátu času. Nepromyšleně se vrhá do jednotlivých činností, vhodný postup hledá spíše pokusem a omylem, vyjasňuje si ho až v průběhu samotné činnosti.

Cvičení: V níže uvedeném dotazníku u každé položky zvažte, zda se daný výrok na vás vztahuje nebo nevztahuje. Za každou odpověď A nebo B si započtěte 1 bod. Pokud získáte 5 a více bodů, máte pravděpodobně několik rysů osobnosti typu A i slabiny v oblasti time managementu. A = souhlasím, B= spíše souhlasím, C = spíše nesouhlasím, D = nesouhlasím

Syndrom časové urgence 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Nerad/a čekám na jiné lidí, než dokončí svoji práci, pokud kvůli tomu nemohou pokračovat v tom, co právě dělám. A, B, C, D Nesnáším jakékoliv čekání. A, B, C, D Většinou mám pocit viny, pokud nepracuji či nestuduji a dělám něco jiného. A, B, C, D Stále něco nestíhám, čas je můj největší nepřítel. A, B, C, D Jsem netolerantní k jakémukoliv zpoždění, nedochvilnosti, i když sám/-a dochvilný/-á nejsem. A, B, C, D Sám/sama sebe poháním k činnosti, k práci, ke studiu, i když to není nezbytně nutné. A, B, C, D

20


Osobnost typu A

Syndrom soutěživosti 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Snadno vzplanu, rozčílím se, pokud nehraji tzv. „první housle“, pokud nemám rozhodující slovo. A, B, C, D Rád/a se zapojuji do činností a her, v nichž můžu vyhrát, být lepší než ostatní. A, B, C, D Lidé mi říkají, že mám špatnou náladu, když se ocitnu v soutěživé situaci. A, B, C, D I když si to nerad/a přiznávám, toužím být téměř ve všem lepší než ostatní. A, B, C, D Abych poznal svou vlastní hodnotu, musím se pořád s někým srovnávat. A, B, C, D I když to neříkám nahlas, opovrhuji lidmi, kteří v životě ničeho nedosáhli, nemají význačné společenské postavení. A, B, C, D

Syndrom vícefázového chování 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Když jedu na dovolenou nebo prázdniny, obvykle si s sebou beru nějakou práci. A, B, C, D Snažím se stihnout co nejvíce, pokud je to možné dělám i více činností (úkolů) najednou. A, B, C, D Jen zcela výjimečně práci na novém projektu, úkolu začínám teprve po dokončení předchozího. A, B, C, D Pokud je to potřeba, klidně se učím nebo pracuji i v noci, o víkendu, o svátcích a dovolené. A, B, C, D Nevadí mi učit se nebo pracovat v době, kdy se většina jiných lidí baví a užívá si života. Lidé mi často říkají, že dělám něco v nevhodnou dobu. A, B, C, D Řadu věcí dělám jakoby mimochodem, na okraji svých hlavních aktivit. A, B, C, D Syndrom nedostatečného promýšlení postupů A, B, C, D Mám tendenci pustit se do práce, aniž bych předem přesně věděl/-a, co budu potřebovat k jejímu dokončení. A, B, C, D Když udělám chybu (zmýlím se), je to hlavně proto, že jsem byl/-a při práci rušen/-a. Jen málokdy je to moje vina. A, B, C, D Mám raději jednorázové akce a činnosti než dlouhotrvající práce a projekty. A, B, C, D Nerad/a si něco plánuji, více mi vyhovuje pracovat podle momentálních okolností, nápadů, možností. A, B, C, D Snažím se, abych vše měl/a co nejdříve hotovo, ale neustále se při tom potýkám s mnoha nenadálými překážkami, problémy, rušivými elementy. A, B, C, D

21


6.

Prokrastinace

Prokrastinace

Slovo prokrastinace pochází z latinského „procrastinatus“ (pro = po, ve prospěch; crastinus = zítřejší). Volně přeloženo slovo prokrastinace znamená „odložit na zítřek“. O prokrastinaci se hovoří hlavně v souvislosti s nadměrným, opakovaným odkládáním úkolů a povinností. V české literatuře se objevuje snaha termín prokrastinace překládat jako „odsouvatida“ (Knoblauch, J. a kol. 2013, překlad Helekal, D.). Většina odborníků se domnívá, že užívání anglického termínu prokrastinace je vhodnější a libozvučnější i v češtině. Za české ekvivalenty slova prokrastinace lze částečně považovat slova lenost, váhání, liknavost, laxnost, netečnost nebo zpoždění. Tato slova však mají většinou užší význam a nevystihují vše, co pojem prokrastinace v sobě zahrnuje. Váhání a nerozhodnost jsou pouze jednou, kognitivní částí prokrastinace. Ani lenost, za kterou bývá prokrastinace často považována, nevystihuje její podstatu. Lenost se vztahuje k nečinnosti a odpočívání, zatímco při prokrastinaci člověk často volí jinou, náhradní činnost, které se může věnovat s velkou intenzitou. Věnuje se něčemu jinému, než tomu, čemu by se zrovna věnovat měl. Obdobné je to i s dalšími českými termíny. Termín prokrastinace je velmi široký, zahrnuje specifický způsob uvažování, myšlení, emocí i chování. S prokrastinací měli někteří lidé problémy nepochybně již v dávné minulosti. Svědčí o tom i některá přísloví (např. „Co můžeš udělat dnes, neodkládej na zítra“). V příslovích se také odráží i terapeutický přístup k nadměrnému přetěžování prací (např. „Práce není zajíc, neuteče.“, „Zítra je také den.“ apod.). Na prokrastinaci je v současnosti někdy pohlíženo jako na „nemoc“ moderní doby, kdy dochází k neustálému stupňování požadavků na zvýšení pracovního výkonu. V pracovním i soukromém životě každého člověka (i dětí) se zvyšují povinnosti, které nezávisle na své vůli a přání musí zvládat. V technologicky vyspělých zemích je pracující člověk svázán řadou závazků, povinností, pevných termínů a plánů, které je nezbytné dodržovat. V souvislosti s výkonem prací v zaměstnání jsou dnes lidé mnohem více stresováni nedostatkem času, než tomu bylo v minulosti. Pravděpodobně neexistuje pracující člověk, který nemá s prokrastinací alespoň občas nějaký problém. Téměř každý člověk v souvislosti s tématem prokrastinace přiznává, že stále něco odkládá na pozdější dobu. Umění dobrého time managementu však nespočívá v tom, že žádný pracovní úkol neodsuneme, ale v tom, že nakonec vždy vše stihneme udělat, navíc v dobré kvalitě a s přiměřeným psychickým uspokojením. Výraznější odborný zájem o prokrastinaci se objevuje teprve až kolem roku 2010. Ve výkladových slovnících a encyklopediích se také tento pojem objevuje až po uvedeném roce.

22


Prokrastinace

První monografie na téma prokrastinace byla vydána teprve v roce 1995. Do této doby byla prokrastinace považována spíše za běžnou lenost a nespolehlivost, nedostatek sebekázně aj.

6.1

Druhy prokrastinace

Prokrastinace může být selektivní, člověk častěji odkládá jen některé pracovní úkoly a povinnosti. Může být i celková, může se týkat nejrůznějších pracovních úkolů, a to jak v pracovní, tak i v soukromé sféře. Pokud je prokrastinace v životě daného člověka běžným jevem, týká se většího okruhu činností a dochází k ní na základě iracionálního uvažování, event. nezávisle na vůli daného jedince, pak samozřejmě jde o vážnější problém. V extrémním případě může jít i o psychickou poruchu. Prokrastinace může být někdy i racionální dovedností time managementu, kdy člověk správně odhadne, co je možné (někdy dokonce i vhodné) odložit a získat tak více času na jiné úkoly nebo na samotný odložený úkol. Může být i účinnou obranou před nadměrným zatížením malichernostmi. V odborné literatuře nalezneme různé způsoby třídění a pohledů na prokrastinaci. Relativně nejčastěji je prokrastinace dělena na aktivní (funkční) a pasivní (dysfunkční). 6.1.1 Aktivní, racionální, funkční prokrastinace Při aktivní prokrastinaci jde o záměrné, ale zpravidla zároveň výběrové odkládání pracovních úkolů. Při aktivní prokrastinaci se člověk většinou nedostává do nepříjemností a konfliktů kvůli neplnění pracovních úkolů, neboť nakonec vše zvládne v požadovaném čase. Aktivní prokrastinace také není doprovázena nepříjemnými subjektivními pocity (např. pocitem viny, výčitkami, emoční rozladěností aj.), neboť jde o vědomé, racionální, záměrné rozhodování. Racionálně a realisticky bývají posuzovány i sankce, které by mohly nastat v případě nesplnění povinností. Mnoho lidí běžně odkládá problémy, které vyžadují tvůrčí řešení a generování nápadů, které jsou mentálně náročnější. Již na základě zkušenosti vědí, že takové úkoly vyžadují rozvahu, že je nelze vyřešit ihned na počkání. Záměrně bývají také často odkládány úkoly zcela opačného rázu. Úkoly, které bývají daným člověkem považovány za malicherné, obtěžující, zbytečné. Jejich odložením daný jedinec může prověřovat jejich důležitost, nutnost jejich vykonání. Špatným odhadem a nevykonáním těchto drobných úkolů si však můžeme způsobit nepříjemnosti. O funkční a racionální prokrastinaci lze hovořit i v těch případech, kdy zjišťujeme, že nemáme optimální podmínky pro vykonání daného pracovního úkolu. Nevyhovující podmínky mohou být jak na straně jedince (např. lehčí nemoc, únava aj.), mohou také

23


Prokrastinace

spočívat v situačních, pracovních podmínkách (nedostatek pomůcek, informací, dočasné rušivé podněty aj.). Pak je účelnější splnění úkolu raději odložit a splnit ho později s větší efektivitou. Aktivní prokrastinace se může týkat kteréhokoliv pracovního úkolu. Může jít o činnosti, která nás baví i nebaví, důležité i nedůležité, naléhavé i nenaléhavé. Obecně platí, že úkoly, které máme tendenci odkládat, se vyznačují těmito charakteristikami: 

Jsou psychicky „ubíjející“, nerozvíjející, nic nového se při jejich vykonávání nedozvídáme.



Nechápeme jejich význam, považujeme je za nesmyslné, zbytečné, nedůležité.



Jde o úkoly, které jsou myšlenkově náročné, nevíme si s nimi rady, vyžadují dlouhodobější úsilí, jsou časově náročné.



Při plnění úkolu je nutné jednat s nepříjemnými lidmi, s nimiž se obtížně komunikuje, kteří nemají motivaci k vyřešení problému.



Pasivní, iracionální, dysfunkční prokrastinace.

Pasivní, dysfunkční prokrastinace nebývá volbou daného jedince. Týká se těch pracovních úkolů, o nichž daný jedinec ví, že je nezbytné je udělat, ale nemůže se přinutit k jejich provedení, event. je sice začne dělat, ale nevydrží v nich pokračovat až k jejich zdárnému dokončení. Pasivní prokrastinace bývá doprovázena řadou nepříjemných pocitů, které nepřispívají k psychické vyrovnanosti daného člověka. Psychické problémy, které bývají hlavní příčinou tohoto druhu prokrastinace, se opakovanou prokrastinací zpravidla ještě zhorší. Při prokrastinaci člověk prožívá vnitřní psychický konflikt. Neustále bojuje s nutkáním nepříjemnou činnost vykonat a nutkáním ji odložit na pozdější dobu. Samotné odložení činnosti je pak provázeno špatnou náladou, výčitkami svědomí a pocity viny z nevykonání úkolu, případně i strachem z možných negativních důsledků na pracovišti nebo v soukromém životě. Při pasivní prokrastinaci je člověk téměř „obětí“ svého sklonu odkládat úkoly a povinnosti. Svým neadaptivním návykem se dostává do řady problémů a nepříjemností, před svým okolím i sám před sebou se vymlouvá na nepříznivé okolnosti, může začít lhát, podvádět aj. Pasivní prokrastinací se jedinec dostává do bludného kruhu. Jeho vnitřní i vnější problémy se postupně stále více zhoršují (obr. 2). Pro jedince trpící pasivní prokrastinací bývá často typické i nedokončování činností, živelnost v chování a rozhodování, nedostatek plánování životních aktivit a cílů, snadná ovlivnitelnost

24


Prokrastinace

momentálními vnitřními popudy a vnějšími podněty, nepořádnost, chaotičnost v jednání a rozhodování aj. Pasivní prokrastinace představuje vážný problém a vždy je nutné hledat jeho příčiny. Jeho řešení by mělo začít dříve, než se objeví sekundární problémy způsobené prokrastinací.

Cvičení: Pokuste si uvědomit, u kterých činností se projevuje vaše aktivní nebo pasivní prokrastinace. Co mají činnost v dané kategorii společné? Lze z toho vyvodit nějaký závěr?

nízká motivace, odpor k činnosti

odložení činnosti

zesílení odporu, touha po úniku

pocit viny, výčitky

sankce, problémy, neúspěch

snížení sebedůvěry, deprese Obr. 2. Důsledky prokrastinace.

25


6.2

Prokrastinace

Projevy pasivní prokrastinace

Hrubou představu o konkrétních projevech pasivní prokrastinace je možné získat v níže uvedeného dotazníku.

Cvičení: U každé položky se pokuste na desetibodové stupnici označit intenzitu daného projevu u vás. Na základě získaných výsledků si pak si položte otázku, zda by nebylo vhodné ve vašem chování něco změnit.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

12.

13. 14. 15. 16. 17.

Často se mi stává, že se do něčeho pustím s nadšením, ale danou činnost nedokončím. Je pro mne typické, že téměř vše nechávám na poslední chvíli. Stále něco hledám, není mým zvykem dávat věci hned zpět na své místo. K plánování činností a života mám odpor, své plány rychle měním. Někdy jsem tak unaven/-a, energeticky vyčerpán/-a, že mi nezbývá nic jiného, než všechny svoje povinnosti odložit na pozdější dobu. Spolužáci, kolegové, kteří přesně vědí, co budou dělat zítra, za týden, za měsíc mi nejsou příliš sympatičtí. Při rozhodování se řídím hlavně momentální náladou, svým stavem, momentální touhou, popudem. Pokud mě kamarád/-ka vyzve k účasti na nějaké akci, zpravidla mě nemusí dlouho přemlouvat. Klidně všeho nechám a jdu s nimi. Často některé činnosti neustále odkládám, nemůžu se přinutit je udělat. K jejich vykonání mě nedonutí ani hrozba trestu a nepříjemností. Na schůzky, jednání, porady, přednášky apod. chodím většinou pozdě. Včas přicházím jen zcela výjimečně. Pokud někam cestuji, věci potřebné na cestu si připravuji zpravidla na poslední chvíli. Na nádraží a letiště také zpravidla přicházím na poslední chvíli. Již se mi také stalo, že mi dopravní prostředek ujel. Mám špatný odhad času, nedokážu přesně odhadnout, kolik času mi určitá činnost zabere. V tomto směru jsem nenapravitelný optimista. Činnosti zpravidla vyžadují více času, než jsem předpokládal/-a. Příliš neberu v úvahu, že svým sklonem nechávat věci na poslední chvíli komplikuji život jiným lidem, že je stresuji. Při plánování činností zpravidla neberu v úvahu, jak se budu daný den cítit, v jaké budu tělesné a psychické formě. Často se mi stává, že jen tak sedím, bezmyšlenkovitě se dívám před sebe a nic nedělám. Při učení nebo duševní práci se často přistihnu, že se v myšlenkách a ve své vnitřní řeči zabývám úplně něčím jiným. Můžu o sobě říci, že mám slabou vůli, výdrž, nedokážu jít systematicky za svým cílem. 26


Prokrastinace

32.

Neustále mám nějaké resty, nesplněné úkoly, které měly být již dávno hotovy. Stává se mi, že se nedostanu na nějaký atraktivní koncert, představení, sportovní zápas apod. jenom proto, že si včas nekoupím lístky. Ve škole jsem běžně dělal/-a domácí úkoly až o přestávkách. Když mám před sebou nějaký náročnější úkol, zpravidla předem nepřemýšlím o tom, co k jeho vykonání budu potřebovat a nic si předem nepřipravuji. Ráno mi trvá dost dlouho, než se proberu a donutím se vstát z postele. Na e-maily a zmeškané telefonáty zpravidla hned nereaguji. Lidé si o mně většinou myslí, že jsem nespolehlivý/-á. Dodržování slibů a termínů nepatří k mým silným stránkám. Často se musím omlouvat za jejich nedržení. Někdy se mi stává, že při odchodu z domova něco zapomenu a musím se vracet. Je pro mne typické, že dělám něco jiného než bych měl/-a. Navíc sám/sama sebe přesvědčuji a uklidňuji, že náhradní, nedůležitou činnost musím také udělat. Čas vymezený na důležitý úkol tak ztrácím vykonáváním nedůležitých a nenaléhavých činností jen proto, že jsou pro mne příjemnější. Včasné placení účtů a složenek je v mém případě problém, i když mám dostatek peněz na jejich zaplacení. Ještě se mi nestalo, že bych měl/-a něco hotové mnohem dříve, před stanoveným termínem odevzdání. Není mým zvykem si každý den večer udělat jasnou představu o tom, co budu dělat zítra (event. tento týden). Mám nízké sebevědomí, nevěřím si, což se projevuje i na mém přístupu k pracovním úkolům. Často mám strach, že něco nezvládnu podle představ šéfa, učitele aj. Takovým úkolům se pak raději vyhýbám, raději se věnuji méně náročným úkolům. Projevy prokrastinace nepovažuji za žádný problém.

6.3

Příčiny prokrastinace

18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27.

28. 29. 30. 31.

Aktivní prokrastinace může být užitečná, může být i projevem dobrého time managementu. Nad příčinami pasivní prokrastinace bychom se však vždy měli zamyslet, neboť se nejedná o racionální, funkční chování. Příčiny pasivní prokrastinace mohou být rozmanité, mohou se i vzájemně prolínat. Příčiny prokrastinace zpravidla představují komplex behaviorálních, kognitivních a emocionálních komponent. Při hledání příčin prokrastinace je nutné uvažovat o tom, zda se týká všech nebo jen některých pracovních úkolů, zda jde o trvalé, dlouhodobé chování nebo o relativně nové chování, zda se projevuje nejen v pracovním, ale v soukromém životě apod.

27


Prokrastinace

Obecně se nejčastěji uvažuje o níže uvedených příčinách pasivní prokrastinace: 

důsledek dlouhodobého stresu, přepracování a vyčerpání,



ztráta pracovní motivace,



důsledek psychické poruchy,



rys osobnosti,



důsledek výchovy, návyk, nápodoba.

6.3.1 Důsledek stresu Stres je relativně častou příčinou pasivní prokrastinace. Dlouhodobý stres (v pracovním nebo rodinném životě) vede k celkovému vyčerpání, chronické únavě a nežádoucím tělesným i psychickým změnám. Bývá doprovázen i ztrátou pracovní motivace a prudkým snížením výkonnosti. Člověk pak podvědomě touží po jediném odpočinout si. Pasivní prokrastinace pak bývá jen logickým důsledkem stresu, kdy člověk nemá sílu ani chuť pouštět se do řady pracovních úkolů a raději je odkládá na pozdější dobu s naivní nadějí, že se snad jeho stav zlepší. 6.3.2 Ztráta pracovní motivace Jak bylo již uvedeno, ke ztrátě pracovní motivace dochází téměř vždy při dlouhodobém stresu a syndromu vyhoření. Kromě těchto příčin může dojít u některých lidí ke ztrátě pracovní motivace a potěšení z práce i z jiných příčin. Je to v těch případech, kdy jim práce již nepřináší žádné nové podněty, stimuly, výzvy, nové učení, kdy mají pocit, že se při práci již nerozvíjejí. Při nízké pracovní motivaci má člověk samozřejmě sklon vyhýbat se některým pracovním úkolům nebo je odkládat v naději, že je třeba nebude muset udělat. Ztráta pracovní motivace může také být prvním symptomem, předzvěstí počínající vážné tělesné nemoci. 6.3.3 Důsledek psychické poruchy Pasivní prokrastinace bývá některými odborníky sama o sobě považována za psychickou poruchu. Dosavadní výzkumy však spíše naznačují, že pasivní prokrastinace (sklon odkládat plnění povinností a úkolů) není samostatnou psychickou poruchou, ale součástí (event. důsledkem) jiných psychických poruch. Sklon k odsouvání činností se automaticky objevuje u těžších depresí, u úzkostných poruch, obsedantně kompulzivních poruch, u poruchy přizpůsobení, u posttraumatické stresové poruchy. Sklon k odsouvání povinností mají také hyperaktivní, impulzivní jedinci (ADHD) nebo lidé s poruchou a pozornosti.

28


Prokrastinace

6.3.4 Rys osobnosti Osobnost člověka se utváří v průběhu celého života. Většina osobnostních vlastností má sice dědičný základ, ale proměňuje se a dotváří se pod vlivem prostředí. U lidí, kteří mají větší sklon k prokrastinaci, je zjišťován častější výskyt některých osobnostních charakteristik. Samotná prokrastinace je spíše naučeným vzorcem chování, který však může být podmíněn některými osobnostními charakteristikami. U prokrastinace je zjišťována hlavně korelace s temperamentovými a seberegulačními vlastnostmi osobnosti. Pasivní prokrastinaci snáze podléhají lidé plaší, ostýchaví, zvýšeně emočně reagující. Jakákoliv nepříjemnost je snadno rozhodí, déle jim trvá, než se dostanou do optimální pracovní pohody, více předvídají i možné negativní důsledky a negativní reakci sociálního prostředí. Snadno u nich naskakuje strach a úzkost, které je ochromují v podávání optimálního výkonu. Dále pak prokrastinaci snáze podléhají lidé se špatnými seberegulačními dovednostmi. Problém může být ve všech třech složkách (v sebeuvědomění, sebehodnocení i sebeovládání). Lidé s nízkou sebedůvěrou rovněž prožívají strach a úzkost z náročnějších úkolů, podvědomě nevěří, že úkol uspokojivě zvládnou, mají strach ze selhání. V těchto případech je nutné prioritně změnit postoj daného jedince k sobě samému, naučit se pracovat s negativními emocemi a poté si začít osvojovat principy time managementu. Podle dosavadních výzkumů je výskyt prokrastinace nejvyšší ve věku 18–25 let, tj. na přelomu adolescence a rané dospělosti. Potom výskyt prokrastinace postupně klesá (Sliviaková, 2011). Největší výskyt prokrastinace je tedy ve věku, kdy na mladé lidi jsou již kladeny požadavky jako na dospělé osoby, ale zatím nemají na potřebné úrovni seberegulační dovednosti, ještě ostře nerozlišují záležitosti životně důležité od méně důležitých aj. Navíc jde o vývojové období, v němž mladý člověk experimentuje se svým životem, pouští se do rozmanitých činností, které si potřebuje vyzkoušet, touží vše poznat, zkusit atd. Do mnoha aktivit se lehce pustí, ale stejně snadno je záhy opustí. Největší výskyt prokrastinace právě v tomto vývojovém období se proto zdá být logický. Mladí lidé mají také vyšší odolnost vůči stresu, který prokrastinace přináší. S přibývajícím věkem se odolnost vůči stresu stále snižuje, což může být rovněž jedním z důvodů, proč lidé ve středním a starším věku méně prokrastinují a jsou relativně zodpovědnější. Nepříjemnosti spojené s prokrastinací hůře snášejí. 6.3.5 Důsledek výchovy, nápodoby chování rodičů, návyk Prokrastinace často bývá také důsledkem výchovy v rodině a pouhým návykem osvojeným již v dětství a dospívání. Na utváření našich osobnostních rysů a pracovních návyků má

29


Prokrastinace

nepochybně velký vliv chování rodičů a ostatních členů rodiny, kteří na nás cíleně působí nebo slouží jen jako vzor k nápodobě vzorců chování. I rodiče jsou jen lidé, kteří mají také své slabiny. Není proto divu, že pokud dítě žije obklopeno lidmi, kteří žijí živelně, principy time managementu je neoslovují, nedodržují závazky ani sliby, prokrastinují téměř ve všech oblastech života, pak si dítě zcela přirozeně osvojí prokrastinaci jako běžný vzorec chování, prokrastinace je pro něho hluboce osvojeným návykem, který v pozdějším životě jen těžce odstraňuje. Kompenzací prokrastinujícího rodinného prostředí může být pro mnohé děti škola, v níž panuje pevný řád, normy, důraz na zodpovědnost a včasné plnění úkolů. Mnozí lidé se naučili plánovat úkoly, rozvrhnout čas a základní principy time managementu právě ve škole.

Cvičení: Zamyslete se nad vážností a příčinami vašich projevů prokrastinace. Šlo by něco ve vašem chování změnit? Chcete něco změnit?

6.4

Překonávání prokrastinace

Cest a prostředků k překonávání prokrastinace je mnoho. Mezi lidmi jsou velké individuální rozdíly jak v příčinách prokrastinace, tak i v prostředích, které jim mohou pomoci v jejím překonání. I když výsledné chování je u různých lidí stejné, příčiny tohoto chování však mohou být velmi rozmanité. Podle pravděpodobných příčin by pak měly být hledány formy překonávání prokrastinace. Níže jsou uvedeny jen některé náměty ke zlepšení. 6.4.1 Sebeuvědomění Abychom se dokázali vypořádat s prokrastinací, musíme sami sebe dobře znát. Pro překonání prokrastinace, stejně jako pro optimální plánování pracovní činnosti, je důležité sebeuvědomění a realistické zhodnocení sebe (svého tělesného a psychického stavu, obvyklých výkyvů ve výkonnosti a emočním vyladění, svých návyků, reakcí na stresory, uvědomění si svých potřeb týkajících se pracovních podmínek a pracovních postupů aj.). Velmi často se stává, že pokud pracovní činnost a podmínky pro její vykonávání přizpůsobíme svým individuálním potřebám a zvláštnostem, nechuť k vykonání daného úkolu i intenzita prokrastinace se výrazně zmírní. Přirozenou lidskou tendencí je, vidět sebe v lepším světle. Nechceme si připustit, že za naprostou většinou životních problémů si můžeme sami, že problémy jsou jen logickým důsledkem našeho chování a přístupu k životu. V hledání příčin prokrastinace proto musíme být sami k sobě kritičtí a připustit si i nepříjemné skutečnosti. Jedině tak pak můžeme s naší prokrastinací něco udělat.

30


Prokrastinace

6.4.2 Úprava základních tělesných a psychických předpokladů pro výkon práce Každý člověk má občas chuť odložit vykonání třeba i atraktivních činností jenom proto, že je unavený, nevyspalý, přesycený podněty, přepracovaný apod. V uvedených situacích (pokud nejde o zcela mimořádnou, naléhavou záležitost) nemá význam silou vůle překonávat svoji nechuť k vykonání určité činnosti. Násilné nucení se do dané činnosti zpravidla ještě více prohloubí odpor, nechuť a prokrastinaci. Pokud se nám podaří silou vůle úkol dokončit, nastane sice uvolnění i radost z toho, že úkol již máme hotový, ale zvýší se náš odpor vykonávat obdobnou činnost někdy v budoucnu. V uvedených situacích je daleko rozumnější nejprve si dostatečně odpočinout a „vypnout“. Tím se zpravidla automaticky zmírní i prokrastinace a zvýší se pracovní event. studijní motivace. 6.4.3 Zahájení práce (studia) i v případě velké nechuti a nízké motivace Pokud máme k vykonávání některé činnosti nechuť (hlavně duševní), neustále ji odkládáme, i když ji musíme udělat a hrozí nám sankce, pak je vhodné s danou prací přeci jen začít. Ale nezačínáme řešit ty nejtěžší problémy. Začínáme s drobnými „přípravnými“ činnostmi, při nichž se pracovně vyladíme a jejich vykonání nám urychlí vykonání pozdějších, navazujících úkolů (např. úklid pracovního stolu, příprava pomůcek a podkladových materiálů, sepsání prvotních nápadů, udělání výpisků, příprava grafiky textu apod.). Pokud jde o pracovní úkol, při němž pracujeme na počítači, pak velmi pomáhá pouhé psaní všemi deseti prsty. Poklepávající pohyby prstů mají příznivý vliv na aktivizaci mozku. Po třiceti minutách psaní na klávesnici se únava i nechuť zpravidla oslabí, začíná se dostavovat mírná radost z toho, že již malý kousek nepříjemné práce máme hotový. U náročnější duševních prací je zpravidla nejhorší začátek. Většinou nám trvá několik hodin (někdy i několik dnů) než se do dané práce „ponoříme“. Po „ponoření“ se do práce začnou člověku v hlavě naskakovat dobré nápady, které posilují jeho motivaci k pokračování v práci. Někdy se i dokonce stává, že nás původně nepříjemná, odpuzující práce zaujme, „chytne“ a začneme naopak pociťovat nutkání se k ní zase co nejdříve vrátit. 6.4.4 Hledání významu, důležitosti, přínosu dané činnosti Mezi odkládanými činnostmi jsou často ty, které považujeme za nevýznamné, zbytečné, nesmyslné, které nás nebaví, event. dokonce můžeme být přesvědčeni, že vykonávání dané činnosti nám škodí (hlavně psychicky). Pokud danou činnost opravdu musíme vykonat, pak nám nezbývá nic jiného, než si u dané činnosti nalézt nějaký přínos, význam. Někdy k posílení motivace pomohou i zdánlivé maličkosti. Např. si říkáme: „Naučím se lépe soustřeďovat pozornost; naučím se lépe ovládat; posílím svoji vůli; výsledek mé práce je důležitý pro…" apod.

31


Prokrastinace

6.4.5 Uvědomění si příčiny prokrastinace, neuvědomovaných motivů Prokrastinace může mít řadu rozmanitých příčin. Tyto příčiny mohou být v charakteru práce, v nevyhovujících pracovních podmínkách, ale i v nás samotných. Uvědomění si hlavní příčiny prokrastinace nám pak umožní zvolit nejvhodnější strategii k jejímu překonání. Jinak budeme problém řešit, pokud příčinou prokrastinace je problémový člověk, s nímž musíme úkol řešit, jinak budeme postupovat, pokud příčinou je chronická deprese a nedostatek energie, jinou strategii budeme volit, pokud je prokratinace způsobena naší bezradností apod. Příčiny prokrastinace častěji tkví v psychice daného člověka než ve vnějších podmínkách nebo charakteru práce. Patologický sklon k prokrastinaci se zpravidla projevuje všude bez ohledu na druh činnosti a charakter situace. Člověk, který odbývá pracovní úkoly, nedodržuje termíny jejich odevzdání, event. je neprovede vůbec, zpravidla zároveň nedodržuje termíny schůzek ve svém soukromí, nedodržuje sliby, častěji mu ujíždějí dopravní prostředky apod. Někdy je příčinou prokrastinace u některých pracovních úkolů strach ze selhání a nízké sebevědomí. Jde o motivy, které si neradi přiznáváme, ale jejich přiznáním a racionálním přehodnocením situace lze mnohé vyřešit. 6.4.6 Rozložení úkolu do menších celků U časově i obsahově náročnějších pracovních úkolů se může stát, že máme nutkání je odložit. Tento pocit vzniká mimo jiné proto, že si uvědomujeme psychickou i fyzickou náročnost úkolu pro náš organismus. Představa, že celý den (někdy i několik týdnů, měsíců) budeme vykonávat nepříjemnou a náročnou činnost, nás může stresovat. V tomto případě je vhodné rozložit si úkol do menších časových úseků, které jsou pro nás z hlediska času a náročnosti přijatelnější. 6.4.7 Prokládání nepříjemné činnosti příjemnějšími, uvolňujícími V průběhu plánování činností bychom měli plánovat nejen úkoly, které je nutné vykonat, ale i přestávky, které jsou nezbytné pro načerpání energie. Pokud si během práce neodpočineme, hrozí nám úplné vyčerpání energetických zásob, které má za následek delší časový výpadek, kdy skutečně již odpočívat musíme. Během tohoto nuceného znovuzískávání energie dochází zpravidla k zesílení prokrastinace. Vkládání přestávek a krátkého odpočinku do hlavní činnosti má proto hlavně preventivní význam. Pro každého člověka je ideální přestávkou a ideálním odpočinkem něco jiného. Někdo si potřebuje na chvíli lehnout a úplně se uvolnit. Jinému stačí proložit hlavní činnost jinou, příjemnější, méně náročnou činností, například manuální prací, krátkým díváním se na televizi apod. Každopádně činnost, která je vkládána do hlavní činnosti, by měla zaměstnávat jiné části neuronové sítě a mozku.

32


Prokrastinace

6.4.8 Sebeodměňování za jakýkoliv pokrok ve vykonání nepříjemné činnosti Nejlepší odměnou je tzv. vnitřní, psychická odměna, která nastává automaticky po úplném dokončení nepříjemného pracovního úkolu. Někomu však v boji s prokrastinací pomáhá naordinování si materiálních a jiných odměn již v průběhu vykonávání nepříjemné činnosti (např. v podobě dobrého jídla, krátkého dívání se na televizi, poslechu hudby, telefonického hovoru s blízkou osobou apod.). Odměnou samozřejmě může být také již jen krátká přestávka nebo střídání činností. 6.4.9 Krátkodobé, nepříjemné úkoly plnit co nejdříve Odkládání pracovních úkolů a povinností (v případě pasivní prokrastinace) bývá doprovázeno velmi nepříjemnými pocity. Člověk zpravidla prožívá neustálý vnitřní psychický konflikt mezi nutkáním věnovat se nepříjemnému úkolu a nutkáním úkol odložit. Prožívá výčitky svědomí a pocit viny z toho, že se danému úkolu nevěnuje. Tíží ho i hrozba sankcí z nevykonání dané povinnosti. Naopak při dokončení nepříjemného úkolu pociťujeme uvolnění, máme radost z toho, že jsme se ho zbavili. Naplno si pak užíváme činnosti, které pro nás nepříjemné nejsou. Někdy zbytečně odkládáme i úkoly (např. administrativního rázu) časově nenáročné. V zájmu vlastní psychické pohody bychom tyto krátkodobé, nepříjemné úkoly měli splnit co nejdříve a co možná nejrychleji. 6.4.10 Nestresování se vědomím nedostatku času Na náročnějších pracovních pozicích lidé mají velmi rozsáhlou pracovní náplň, která zahrnuje škálu rozmanitých pracovních úkolů (od triviálních administrativních banalit až po náročné, tvůrčí úkoly). Často se pak stává, že člověk je zavalen spoustou drobných úkolů, které ho spíše obtěžují a nemá tak dostatek času na to, co je opravdu důležité a náročné. Pokud se k náročnějšímu úkolu konečně dostane, potýká se s vědomím nedostatku času na jeho promyšlení a klidné hledání řešení. Vědomí nedostatku času je tak stresující, že pracuje jen s velkými obtížemi, povrchně a samozřejmě sílí i tendence takový úkol odložit. Velkým uměním proto je, dokázat se v takovýchto situacích „odříznout“ od vnějších okolností a ponořit se do řešení úkolu za všech okolností. Tato dovednost vyžaduje delší trénink, ale výsledky jsou velmi přínosné. Díky dovednosti plného soustředění a ignorování rušivého kontextu je práce mnohem efektivnější a rychlejší. 6.4.11 Vnější psychická podpora Vše co člověk dělá, dělá s větším nadšením a úsilím, pokud se mu dostává zpětné vazby a pozitivní odezvy od lidí, mezi nimiž žije. Pokud se nám povede úspěšně s prokrastinací bojovat, je vhodné svěřit se svému okolí, které nás dokáže náležitě ocenit a povzbudit při dalším boji.

33


Prokrastinace

6.4.12 Aktivní vyhledávání vhodných vzorů k nápodobě I time managementu a optimální organizaci svého života se člověk musí učit. Jedním z nejefektivnějších způsobů učení je učení nápodobou. Prokrastinující jedinec by proto měl aktivně vyhledávat vzory k nápodobě, tj. osoby, které nemají problémy s prokrastinací a jsou dobrými manažery svého života. Měl by si všímat i drobných detailů v jejich chování a způsobu myšlení. Může se jich i na řadu věcí aktivně dotazovat.

34


Literatura

Literatura ALLEN, D. Jak hravě zvládat pracovní a životní výzvy. Brno: Jan Melvil Publishing, 2009. ISBN 978-80-87270-00-4. ALLEN, D. Mít vše hotovo – jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře. Brno: Jan Melvil Pubishing, 2008. ISBN 978-80-903912-8-4-3. COVEY, S., R. To nejdůležitější na první místo. Praha: Management Press, 2008. ISBN 978-80-7261-187-4. FIORE, N. Snadná cesta z prokrastinace. Praha: Grada, 2014. ISBN 978-80-247-5083-5. FORSTER, M. Praha: Udělej to zítra. Praha: Grada, 2013. ISBN 978-80-247-4526-8. FRANK, G., STROCH, M. Řekněte si maňána! I výkonní lidé potřebují pauzu. Praha: Computer Press, 2012. ISBN 078-80-264-0027-1. GRUBER, D. Time management – efektivní hospodaření s časem. Praha: Management Press, 2009. ISBN 978-807-2612-11-6. GRUBER, D. Time management. Praha: Management Press, 2012. ISBN 978-80-7261-211-6. HINDLE, T. Jak si plánovat čas. Praha: Slovart, 2002. ISBN 80-7209-400-9-2. KNOBLAUCH, J. a kol. Time management. Praha: Grada, 2012. ISBN 978-80-247-4431-5. KNOBLAUCH, J. Cíle v pracovním i osobním životě. Praha: Portál, 2013. ISBN 978-80-2620346-9. PACOVSKÝ, P. Člověk a čas – Time management IV. generace. Praha: Grada Publishing, 2012. ISBN 80-247-1701-8. TRACY B., TRACY S. CH. Polibte tu žábu! 12 skvělých způsobů, jak změnit postoje v životě a práci z negativních na pozitivní. Olomouc: Anag, 2013. ISBN 978-80-7263-816-1. UHLIG, B. Time management – staňte se pánem svého času. Praha: Gada Publishing, 2008. ISBN 978-80-247-2661-8. VEBER, J. Management – základy, moderní manažerské přístupy, výkonnost a prosperita. Praha: Management Press, 2009. ISBN 978-80-7261-200-0. WOLFF, J. Soustřeď se. Síla cíleného myšlení. Brno: Computer Press, 2011. ISBN 978-80-251-2974-6.

35

Učební text vznikl za podpory projektu Vzdělávání rodičů – příprava vstupu nebo návratu rodičů s malými dětmi na trh práce – EduRo (Registrační číslo projektu: CZ.2.17/2.1.00/35151) v rámci OPPA. Pozn. Publikace neprošla odborným posouzením.

PhDr. Václava NÝVLTOVÁ, CSc. SOFT SKILLS – TIME MANAGEMENT PRO UCHAZEČE O ZAMĚSTNÁNÍ Vydala:

Vysoká škola chemicko-technologická v Praze, Technická 5, 166 28 Praha 6 v roce 2014

Jazyková korektorka:

Bc. Michaela Hrabánková

Technický redaktor:

Ing. Ladislav Nádherný

Počet stran:

35 (37)

Vydání:

první

SOFT SKILLS. Time management pro uchazec e o zame stna ní

Recommend Documents